Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu 3
Nguyên vật liệu là yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất, đóng vai trò là cơ sở cấu thành sản phẩm mà doanh nghiệp tạo ra Chúng bao gồm các đối tượng lao động vật lý như cát, sỏi, và xi măng trong ngành xây dựng; gỗ và sắt trong ngành đóng tàu; hay cá trong ngành chế biến thủy sản Nguyên vật liệu được xếp vào nhóm hàng tồn kho và là một phần quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp.
* Đặc điểm của nguyên vật liệu:
Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định.
Khi tham gia vào quá trình sản xuất, lao động bị tiêu hao hoàn toàn và giá trị tiêu hao này sẽ được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất trong kỳ.
Bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Phân loại nguyên vật liệu 3
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất rất đa dạng và có nhiều công dụng kinh tế cũng như tính năng lý hóa khác nhau Để phục vụ cho việc quản lý và hạch toán, nguyên vật liệu được phân loại dựa trên các tiêu thức phù hợp Việc phân loại này giúp chia nguyên vật liệu thành từng loại, nhóm và thứ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức và kiểm soát trong doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu thường được phân loại dựa trên vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất, điều này thể hiện tầm quan trọng của từng loại nguyên vật liệu Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu được chia thành nhiều loại khác nhau.
Chuyên đề thực tập Kế toán
Nguyên liệu và vật liệu chính là các thành phần quan trọng trong quá trình sản xuất, bao gồm nguyên liệu chưa qua chế biến như cát và sỏi, cùng với vật liệu đã qua chế biến công nghiệp như xi măng, thép và gang Những yếu tố này tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm, bao gồm cả bán thành phẩm được mua vào.
Vật liệu phụ là những thành phần hỗ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng cùng với nguyên vật liệu chính nhằm nâng cao tính năng và chất lượng sản phẩm Chúng không chỉ đảm bảo công cụ lao động hoạt động hiệu quả mà còn phục vụ các nhu cầu kỹ thuật và quản lý Ví dụ về vật liệu phụ bao gồm hương liệu, xà phòng, thuốc nhuộm và dầu nhờn.
Nhiên liệu là vật liệu phụ thiết yếu cung cấp nhiệt lượng cho sản xuất các loại như than bùn, củi, xăng, dầu, hơi đốt và khí đốt Vai trò của nhiên liệu trong nền kinh tế là rất quan trọng, đòi hỏi các yêu cầu kỹ thuật quản lý riêng biệt so với những vật liệu phụ thông thường khác.
Phụ tùng thay thế là các vật tư cần thiết cho việc sửa chữa và bảo dưỡng tài sản cố định, bao gồm các loại như bulông, đinh vít, cờ lê, và mỏ lết.
Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị và vật liệu thiết yếu phục vụ cho hoạt động xây lắp, như các công cụ, khí cụ, và vật liệu lắp đặt hoặc không cần lắp Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng, đảm bảo hiệu quả và chất lượng công trình.
Phế liệu là những vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc thanh lý tài sản cố định, bao gồm các loại như vải vụn, mùn cưa, phôi bào, và sắt vụn, có thể tái sử dụng hoặc bán ra ngoài.
Ngoài ra, nguyên vật liệu có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện sản xuất kinh doanh và đặc thù của từng doanh nghiệp.
Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn gốc giúp doanh nghiệp xác định nguồn cung cấp, từ đó lập kế hoạch đặt hàng hiệu quả và kịp thời, đặc biệt trong bối cảnh biến động giá cả Nguyên vật liệu được chia thành các loại khác nhau dựa trên nguồn nhập khẩu.
Nguyên vật liệu mua ngoài.
Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Nguyên vật liệu tự gia công chế biến.
Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác (được cấp phát, được viện trợ, biếu tặng, nhận góp vốn liên doanh liên kết).
Chuyên đề thực tập Kế toán
Nguyên vật liệu được phân loại theo mục đích sử dụng để xác định tác dụng của từng loại trong quá trình sản xuất thành phẩm Phân loại này giúp hiểu rõ hơn về vai trò và ứng dụng của các nguyên vật liệu khác nhau.
Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm.
Nguyên vật liệu dùng cho quản lý sản xuất.
Nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu dùng cho khâu bán hàng.
Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác
Nếu phân loại theo tính chất thương phẩm thì nguyên vật liệu được chia thành nguyên vật liệu tươi sống và nguyên vật liệu thô.
Mã hóa nguyên vật liệu 5
Để nhận diện và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hiệu quả, việc mã hóa nguyên vật liệu là cần thiết Điều này không chỉ giúp dễ dàng phân loại các nhóm, loại nguyên vật liệu mà còn thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy và mã vật tư trong công tác kế toán.
Mã hóa nguyên vật liệu là quy định phân loại từng loại nguyên vật liệu theo nhóm, mỗi loại sẽ được gán một ký hiệu riêng bằng hệ thống chữ số kết hợp với chữ cái Điều này giúp thể hiện tên gọi, quy cách và phẩm cấp của nguyên vật liệu một cách rõ ràng và hiệu quả.
Mã hóa vật tư cần được áp dụng đồng nhất cho tất cả các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự nhất quán trong việc theo dõi và quản lý tài sản.
Mỗi doanh nghiệp có thể có cách mã hóa vật tư riêng nhưng phải đảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ nhớ, khụng trựng lắp.
Tài khoản nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán doanh nghiệp được ký hiệu là TK 152 Doanh nghiệp có thể sử dụng ký hiệu này để phân loại nguyên vật liệu dựa trên vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó thực hiện mã hóa nguyên vật liệu một cách hiệu quả.
TK 152 - nguyên liệu, vật liệu ( ký hiệu TK cấp 1)
TK 1521 - nguyên liệu, vật liệu chính (ký hiệu TK cấp 2)
TK 1522 - vật liệu phụ (ký hiệu TK cấp 2)
Có thể kí hiệu cỏc nhúm nguyên vật liệu trong loại nguyên liệu, vật liệu chính là
15211, 15212, 15213,…hoặc 152101, 152102, 152103,… Tùy thuộc vào số lượng nhóm vật liệu trong một loại vật liệu nhiều hay Ýt mà kí hiệu nhóm có thể là 6 số (ví
Chuyên đề thực tập Kế toán liên quan đến việc phân loại nhóm vật liệu theo quy định Cụ thể, nếu số lượng nhóm vật liệu trong một loại nằm trong khoảng từ 2 đến 9, mã hiệu nhóm vật liệu sẽ là 5 số Ngược lại, nếu số lượng nhóm vật liệu trong một loại nằm trong khoảng từ 10 đến 99, mã hiệu sẽ là 6 số.
Với cách mã hóa này thì từng thứ vật liệu trong mỗi nhóm thuộc loại nguyên liệu, vật liệu chính được kí hiệu 152111, 152112, 152113,…hoặc 1521101, 1521102,
Mã vật tư được xác định dựa vào số lượng thứ vật liệu trong mỗi nhóm và số lượng nhóm vật liệu trong mỗi loại Số lượng chữ số trong mã vật tư có thể khác nhau, tùy thuộc vào cấu trúc này Doanh nghiệp có thể kết hợp chữ số và chữ cái trong mã hóa vật tư, ví dụ như mã 152111A, đại diện cho thứ vật liệu 1 trong nhóm 1 thuộc loại vật liệu chính ở kho A, đặc biệt khi cùng một thứ vật liệu được lưu trữ ở nhiều kho khác nhau.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu 6
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giảm giá thành, từ đó nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường Quản lý nguyên vật liệu bao gồm các khâu thu mua, sử dụng, cất trữ và bảo quản.
Yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu:
Quản lý nguyên vật liệu được xem như một loại tài sản ngắn hạn, yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, chủng loại và chất lượng của vật liệu Thông tin này rất quan trọng để đảm bảo việc dự trữ, cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu diễn ra hiệu quả.
Quản lý nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong quản lý tài sản ngắn hạn, vì chúng là loại tài sản có thể định mức và có tính chu chuyển nhanh Việc cung cấp thông tin về nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vốn lưu động và đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục.
Quản lý số lượng và chất lượng nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vì nó chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí Để phân bổ chi phí một cách chính xác, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ quá trình tính giá vật liệu xuất dùng Do đó, để quản lý tốt nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp hiệu quả và hệ thống quản lý phù hợp.
Xõy dùng một hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu.
Hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác
Chuyên đề thực tập Kế toán tương ứng với quy cách, chủng loại của nguyên vật liệu để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý.
Xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu là cần thiết để tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt Điều này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch thu mua và quản lý tài chính hiệu quả, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục và tiết kiệm vốn.
Để xây dựng hệ thống kho tàng và bến bãi đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, cần bố trí nhân viên thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn cao Việc này giúp quản lý kho bãi hiệu quả và thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất kho một cách chính xác Đồng thời, cần tránh việc kiêm nhiệm chức năng thủ kho với kế toán vật tư để giảm thiểu hư hao và mất mát nguyên vật liệu dự trữ.
Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 7
Để đảm bảo quản lý nguyên vật liệu hiệu quả trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện đầy đủ và chính xác các nhiệm vụ cơ bản.
Ghi chép, phản ánh, tính toán chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế từng loại, thứ nguyên vật liệu nhập kho.
Tập hợp và phản ánh chính xác số lượng cũng như giá trị nguyên vật liệu xuất kho, đồng thời kiểm tra việc tuân thủ các định mức tiêu hao nguyên vật liệu một cách kịp thời.
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý nguyên vật liệu, cần vận dụng đúng các phương pháp hạch toán và tính giá nguyên vật liệu nhập, xuất kho Đồng thời, việc hướng dẫn và thực hiện kiểm tra các bộ phận, phòng ban trong việc tuân thủ nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu là rất quan trọng Điều này giúp thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán, từ đó nâng cao tính minh bạch và chính xác trong công tác quản lý tài chính.
Mở các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu theo đúng chế độ, phương pháp quy định
Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
Để quản lý hiệu quả nguyên vật liệu tồn kho, cần tính toán và phản ánh chính xác số lượng cũng như giá trị của chúng Việc phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng và kém phẩm chất là rất quan trọng, giúp đưa ra biện pháp xử lý nhanh chóng nhằm hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
Tham gia kiểm kê và đánh giá NVL theo chế độ quy định của Nhà Nước.
Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho 8
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho
- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Chi phí thu mua nguyên vật liệu bao gồm nhiều yếu tố như chi phí vận chuyển, bốc xếp, hao hụt trong định mức và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua.
Giá thực tế nhập nguyên vật liệu
Giá mua ghi trên HĐ
+ Chi phÝ thu mua + ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã)
ChiÕt khÊu th ơng mại và giảm giá (nếu cã) -
Giá thực tế nhập nguyên vật liệu =
Giá mua ghi trên HĐ
+ Chi phÝ thu mua+ ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã)
ChiÕt khÊu th ơng mại và giảm giá (nếu cã) -
Chuyên đề thực tập Kế toán
Giá thực tế nguyên vật liệu gia công chế biến khi nhập lại kho bao gồm giá thực tế của vật liệu đã xuất đi gia công, cùng với các chi phí liên quan như chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển và bốc dỡ.
Đối với nguyên vật liệu được sử dụng để góp vốn liên doanh hoặc cổ phần, giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho sẽ được xác định dựa trên giá trị mà các bên tham gia góp vốn thừa nhận.
Đối với nguyên vật liệu được vay hoặc mượn tạm thời từ các đơn vị khác, giá thực tế của nguyên vật liệu khi nhập kho sẽ được xác định theo giá thị trường hiện tại của loại nguyên vật liệu đó.
Giá trị của phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh được xác định dựa trên giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, có thể là giá theo đánh giá thực tế hoặc giá bán trên thị trường.
Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho 9
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất thường được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau và vào các thời điểm khác nhau, dẫn đến giá nhập kho nguyên vật liệu không đồng nhất Do đó, kế toán cần tính giá vốn thực tế khi xuất kho vật tư theo một phương pháp nhất định, đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán Việc xác định giá trị vật tư xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ được thực hiện theo các phương pháp cụ thể.
Phương pháp tính theo giá đích danh: theo phương pháp này vật tư nhập theo giá nào được xuất theo giỏ đú gắn liền với từng lô hàng nhập
Ưu điểm: tớnh giỏ nguyên vật liệu kịp thời, theo dõi được thời gian bảo quản của nguyên vật liệu.
Phương pháp này có nhược điểm là chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có khả năng bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu tồn kho Nó thích hợp cho những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư hoặc các chủng loại vật tư ổn định, có tính tách biệt, giá trị đơn vị lớn và dễ dàng nhận diện.
Phương pháp bình quân gia quyền tính giá trị vật tư dựa trên giá trị trung bình của từng loại vật tư tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Theo phương pháp này, giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ được xác định bằng công thức cụ thể.
Trong đó, giá đơn vị bình quân được tính dựa theo mét trong hai cách sau:
Cách 1: giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ
Giá thực tế vật xuất kholiệu
Số l ợng vật liệu xuất kho * Giá đơn vị b×nh qu©n
Giá đơn vị b×nh qu©n cả kỳ dự trữ
= Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhËp trong kú
Số l ợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhËp trong kú
Chuyên đề thực tập Kế toán
Cách tính này đơn giản và dễ thực hiện, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu (NVL) Tuy nhiên, độ chính xác không cao vì không phản ánh kịp thời tình hình biến động của NVL trong kỳ, và việc tính toán dồn vào cuối tháng có thể ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung.
Cách 2: giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
Cách tính này khắc phục những nhược điểm của phương pháp trước, mang lại độ chính xác cao và thông tin cập nhật, mặc dù yêu cầu nhiều thời gian và công sức do phải thực hiện nhiều lần tính toán.
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) giả định rằng vật tư được nhập trước sẽ được xuất trước, và chỉ khi hết số nhập trước mới đến số nhập sau, dựa trên giá trị thực tế từng lô hàng xuất Vật tư còn lại vào cuối kỳ là những lô hàng nhập kho gần thời điểm đó Theo phương pháp này, giá trị vật tư xuất kho được tính theo giá của lô vật tư ở đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, trong khi giá trị vật tư tồn kho được tính theo giá của vật tư nhập kho ở cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ.
Ưu điểm: cho phép tớnh giỏ nguyên vật liệu xuất kho kịp thời.
Phương pháp này yêu cầu nhiều thời gian và công sức vì cần tính toán giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và hạch toán nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá.
+ Chi phí kinh doanh của DN không phản ánh kịp thời tình hình biến động giá cả thị trường của NVL.
Chỉ nên áp dụng trong tình huống giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, dành cho những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và tần suất nhập kho không cao.
Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) giả định rằng vật tư nhập sau sẽ được xuất trước Theo phương pháp này, toàn bộ số lượng nhập sau sẽ được xuất hết trước khi tiến hành xuất lô vật tư nhập trước Giá trị vật tư xuất kho được xác định dựa trên giá của lô vật tư mới nhất.
Giá đơn vị b×nh qu©n sau mỗi lần nhập
= Giá trị thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhËp
Số l ợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhËp
Trong chuyên đề thực tập kế toán, giá trị vật tư tồn kho được xác định dựa trên giá của vật tư tồn đầu kỳ hoặc vật tư nhập vào gần đầu kỳ Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý và đánh giá tài sản vật tư của doanh nghiệp.
+ Tớnh giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời.
+ Chi phí kinh doanh của DN phản ánh kịp thời với những biến động trong giá cả thị trường của NVL.
Phương pháp này yêu cầu đầu tư nhiều thời gian và công sức, vì cần tính toán giá nguyên vật liệu theo từng danh điểm và hạch toán tồn kho nguyên vật liệu theo từng loại giá.
Phương pháp này chỉ thích hợp khi có lạm phát và áp dụng cho các doanh nghiệp có ít danh mục nguyên vật liệu cùng với số lần nhập kho không nhiều.
Chuyên đề thực tập Kế toán
Tổ chức kế toán nguyên vật liệu
1.4.1 Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu và các phương pháp tổ chức kế toán chi tiết NVL
1.4.1.1 Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu a) Cơ sở lý thuyết
Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu là quá trình xây dựng và thiết kế danh mục các chứng từ cần thiết, cùng với chương trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp Quá trình này diễn ra trong khoảng thời gian xác định và theo các chỉ tiêu cụ thể, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong quản lý nguyên vật liệu.
* í nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu:
Tạo lập hệ thống chứng từ hợp pháp, hợp lý.
Tạo cơ sở để ghi sổ kế toán những số liệu chính xác, khách quan, kịp thời.
Tạo cơ sở pháp lý cho việc quản lý NVL trong giải quyết các tranh chấp kinh tế.
* Nguyên tắc tổ chức chứng từ :
Nguyên tắc thống nhất: phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán đã ban hành đặc biệt là với các chứng từ bắt buộc.
Để xác định loại chứng từ cần thiết, phương pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển, doanh nghiệp cần dựa vào những đặc thù riêng biệt của mình.
Nguyên tắc bằng chứng yêu cầu đảm bảo tính khách quan, độ tin cậy và tính hợp pháp của chứng từ Điều này rất quan trọng trong việc thiết kế khối lượng hạch toán ban đầu trên chứng từ và phân công lao động kế toán.
Nguyên tắc hiệu quả: phải đảm bảo được yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi chép kế toán
* Theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, chứng từ kế toán vật tư bao gồm:
Phiếu nhập kho (mẫu số 01 - VT)
Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 - VT)
Chuyên đề thực tập Kế toán
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 - VT)
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (mẫu số 07 - VT)
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 08 - VT)
Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH)
Các chứng từ liên quan đến chỉ tiêu bán hàng như hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng cần được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, theo quy định của kế toán trưởng doanh nghiệp Việc này nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán trong trường hợp kế toán thủ công hoặc nhập dữ liệu vào máy tính đối với kế toán điện tử Ví dụ về trình tự luân chuyển chứng từ nhập nguyên vật liệu cũng cần được thực hiện một cách chính xác để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
* Nghiệp vụ về nhập nguyên vật liệu
Mua vật liệu phục vụ sản xuất
Tự sản xuất nguyên vật liệu
Thu hồi nội bộ nguyên vật liệu
Nhận cấp phát, góp vốn liên doanh bằng nguyên vật liệu
Sơ đồ 1.1: Tổ chức chứng từ nhập nguyên vật liệu
Phô trách bé phËn cung ứng
KÕ toán nguyê n vËt liệu
KÕ hoạch cung ứng nguyê n vËt liệu (mua, sản xuÊt )
Khai thác nguyê n vËt liệu (mua, sản xuÊt)
LËp chứng tõ nhËp kho (PNK + H§ khác SL nhËp theo yêu cÇu, giá/
Ký chứng tõ nhËp kho NVL
Thủ tôc nhËp kho: kiÓm tra, nhËp kho, ghi sổ
Ghi sổ theo chứng tõ: Z H§, Z sx , chi phÝ thu mua
Chuyên đề thực tập Kế toán
Thời gian luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp thường được quy định từ 3 đến 5 ngày, tùy thuộc vào yêu cầu tiến độ hoạt động sản xuất kinh doanh Ví dụ, trình tự luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu sẽ được thực hiện theo quy định này để đảm bảo hiệu quả trong quy trình làm việc.
* Nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu
Xuất cho sản xuất sản phẩm
Xuất góp vốn hoặc cấp phát
Xuất thanh toán thay tiền
Xuất do thiếu hụt kho (bù đắp chênh lệch điều chỉnh sổ kế toán)
Sơ đồ 1.2: Tổ chức chứng từ xuất nguyên vật liệu
Thủ tr ởng, kÕ toán tr ởng
Bé phËn cung (phònứng g kinh doan h)
LËp phiÕu xuÊt kho (h×nh thức chứng mẫu tõ )
Thủ tục xuÊt kho: kiÓm nghiệm, ghi chứng tõ theo sè thùc tÕ
CT, ghi sổ NVL, Z xuÊt, thành tiÒn, sè NVL tồn kho tr÷, L u bảo quản
Chuyên đề thực tập Kế toán
1.4.1.2 Các phương pháp tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Để đáp ứng yêu cầu của tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL), cần cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư Cụ thể, thông tin này phải được phân loại theo từng thứ, nhóm và loại vật tư, cũng như theo từng địa điểm bảo quản và sử dụng Việc hạch toán chi tiết vật tư cần đảm bảo tính chính xác và minh bạch về cả chỉ tiêu hiện vật lẫn chỉ tiêu thành tiền.
Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư ở từng kho và ở bộ phận kế toán của DN.
Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứ vật tư cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền.
Đảm bảo tính chính xác giữa số liệu kế toán chi tiết và số liệu hạch toán chi tiết tại kho, cũng như giữa số liệu kế toán chi tiết và số liệu kế toán tổng hợp vật tư là rất quan trọng.
Cung cấp kịp thời thông tin cần thiết hàng ngày và định kì về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư theo yêu cầu quản lý của DN.
Quản lý nguyên vật liệu (NVL) trong doanh nghiệp là trách nhiệm của nhiều bộ phận, nhưng việc trực tiếp kiểm soát nhập, xuất và tồn kho NVL chủ yếu thuộc về thủ kho và kế toán hàng tồn kho Do đó, sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán là rất cần thiết trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo hạch toán chi tiết NVL đúng yêu cầu.
Tùy thuộc vào phương pháp hạch toán mà doanh nghiệp áp dụng, kế toán sẽ sử dụng các sổ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) phù hợp Quyết định này còn phụ thuộc vào loại hình và số lượng NVL, mật độ nhập xuất, cách tổ chức kho tàng (tập trung hay phân tán, chuyên dùng hay tổng hợp), cũng như trình độ quản lý và kế toán NVL của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần chọn phương pháp hạch toán chi tiết NVL phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của mình.
* Các phương pháp tổ chức kế toán chi tiết NVL: a) Phương pháp ghi thẻ song song
Chuyên đề thực tập Kế toán
Sơ đồ 1.3: Tổ chức kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho là thủ kho phân loại chứng từ để ghi lại số lượng thực nhập và thực xuất vào thẻ kho Thẻ kho sẽ được lập dựa trên đối tượng ghi, cụ thể là theo danh điểm vật tư.
Kế toán thực hiện ghi sổ chi tiết để theo dõi vật liệu, bao gồm ba chỉ tiêu nhập, xuất và tồn theo giá trị và hiện vật Sổ chi tiết được mở theo thẻ kho, với cơ sở ghi sổ là các chứng từ nhập xuất Số lượng sổ chi tiết tương ứng với danh mục vật tư sử dụng.
Cuối kỳ, kế toán cần đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết dựa trên số lượng nguyên vật liệu Nếu phát hiện sự sai lệch giữa hai sổ, kế toán sẽ điều chỉnh sổ chi tiết theo thông tin từ sổ kho để đảm bảo tính chính xác.
Bước 4: Lập bảng tổng hợp NXT cho từng kho và toàn bộ kho, trong đó mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng Bảng tổng hợp có thể được tạo riêng cho việc nhập, xuất hoặc cả hai, với các chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
* Ưu điểm: việc ghi sổ (thẻ) đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin cung cấp
Việc ghi chép khối lượng lớn, đặc biệt là đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật tư và thường xuyên thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư, gây ra sự trùng lặp trong việc ghi chép số lượng giữa thủ kho và kế toán.
Ghi hàng ngày Ghi định kì
Sổ chi tiÕt vËt liệu
Chuyên đề thực tập Kế toán
Việc kiểm tra và đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chi tiết vật tư thường chỉ được thực hiện vào cuối kỳ, điều này không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời về tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng ngày, hàng tuần cho từng loại vật tư theo yêu cầu quản trị.
* Điều kiện áp dụng: Ýt loại vật tư, kho tàng tập trung, mật độ nhập xuất dày đặc, có khả năng quản lý và kế toán vật tư.
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Kho sè : Đơn vị tính :
Chứng từ Diễn giải Đơn giá
SH NT SL TT SL TT SL TT
Kế toán vật tư Kế toán trưởng
Quy cách, chất lượng : Đơn vị tính :
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi
Sè Ngày Nhập Xuất Tồn chó
Chuyên đề thực tập Kế toán
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
SL Đơn giá TT SL Đơn giá TT SL Đơn giá TT SL Đơn giá TT
Kế toán vật tư Kế toán trưởng b) Phương pháp ghi sổ số dư
Sơ đồ 1.4: Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư