CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết phải có các yếu tố cơ bản đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Nguyên vật liệu là đối tượng tượng lao động và được coi là yếu tố cơ bản ở khâu sản xuất của doanh nghiệp Vậy nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm
Xét về hình thái hiện vật thì nguyên vật liệu được xét vào loại tài sản lưu động còn xét về hình thái giá trị thì nguyên vật liệu là một bộ phận vốn lưu động của doanh nghiệp Đặc điểm của nguyên vật liệu xét về hình thái hiện vật thì nó chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định, bị tiêu dùng hoàn toàn và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để hình thành nên thực thể sản phẩm Về mặt giá trị do chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định nên khi tham gia vào chu kì sản xuất giá trị của nguyên vật liệu sẽ được chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì.
1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố vật chất chiếm một vị trí quan trọng nhất trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm Nguyên vật liệu chính là yếu tố đầu vào không thể thiếu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục đúng tiến độ và có hiệu quả Nguyên vật liệu của công ty chiếm một tỉ trọng lớn trong cơ cấu sản phẩm hoàn thành Vậy có thể nói số lượng và chất lượng nguyên vật liệu có tác động trực tiếp, có tính chất quyết định đến số lượng và chất lượng sản phẩm tạo ra Nguyên vật liệu có tầm quan trọng không chỉ trong quá trình sản xuất mà còn ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Nên việc phấn đấu hạ giá thành đồng nghĩa với việc giảm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý thì lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ tăng, đồng thời với một lượng nguyên vật liệu không đổi có thể làm ra được nhiều sản phẩm nhất tức là hiệu quả sử dụng đồng vốn được nâng cao Nếu như việc đảm bảo số lượng nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp thì việc đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu lại quyết định đến chất lượng sản phẩm Như vậy, nguyên vật liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng không thể phủ nhận được trong quá trình sản xuất.
1.1.3 Yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu
Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của ngyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu cụ thể, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu theo từng chủng loại, từng nguồn nhập và từng mục đích sử dụng Quan trọng hơn doanh nghiệp cần phải bám sát để quản lý sự vận động của nguyên vật liệu trong từng khâu và yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý là không giống nhau.
Khâu thu mua: Đòi hỏi quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá cả hợp lý Phải lựa chọn nguồn thu mua sao cho nguyên vật được cung cấp đầy đủ thường xuyên và kịp thời.
Khâu bảo quản : Phải có hệ thống kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cấn thiết như cân, đong, đo, đếm,… thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu phù hợp với tính chất của chúng để tránh hư hỏng, mất mát Ngoài ra cần bố trí nhân viên bảo vệ kho tàng bến bãi, thủ kho thực hiện việc ghi chép nguyên vật liệu nhập xuất ở kho.
Khâu dự trữ : Phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu của từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ngừng trệ, gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu Đồng thời cũng nên tránh dự trữ quá nhiều dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, vốn chậm luân chuyển.
Khâu sử dụng : Phải sử dụng hợp lý tiết kiệm dựa trên cơ sở các định mức sử dụng vật liệu, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm Vì vậy, trong khâu này doanh nghiệp cần tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng trong quá trình sản xuất.
Từ những yêu cầu được đặt ra cho thấy việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu là cần thiết, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên cải tiến phương pháp quản lý cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
1.1.4 Vai trò và chức năng nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
1.1.4.1 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu.
Từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu được tốt thì công tác kế toán nguyên vật liệu là việc làm không thể thiếu được, là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Hạch toán nguyên vật liệu phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời về tình hình nhập, xuất, tồn và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật Căn cứ vào thực tế để lập kế hoạch cung ứng vật tư, lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất Ngoài ra, việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu chính xác, kịp thời không những là cơ sở cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành sản phẩm mà còn giúp các nhà quản trị doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động.
1.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Đáp ứng yêu cầu quản lý và là công cụ quản lý có hiệu quả, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ :
- Việc tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tính giá thành sản phẩm
- Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng từ đó phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tượng tập hợp chi phí.
- Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để hạn chế đến mức tối đa thiệt hại.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ quy định, tham gia phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là việc dựa trên những tiêu thức nhất định để sắp xếp những nguyên vật liệu có cùng một tiêu thức vào một loại, một nhóm.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh Nhờ có sự phân loại nguyên vật liệu này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu có thể cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ các loại nguyên vật liệu.
- Nguyên vật liệu chính : Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, là những nguyên vật liệu mà khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm được sản xuất ra như : sắt, thép trong công nghiệp chế tạo máy…; xi măng, gạch, ngói, trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản ; vải trong công nghiệp may mắc ; hạt giống, phân bón trong nông nghiệp ; giấy mực trong doanh nghiệp in ấn …
- Vật liệu phụ : Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, chế tạo sản phẩm nó có thể kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm như các loại tút bản, chổi tút, sữa rửa bản
… trong doanh nghiệp in ấn bao bì và vật liệu đóng gói sản phẩm, …
- Nhiên liệu : Là loại vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lượng hoặc tạo nguồn năng lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, cho hoạt động của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, hơi đốt, than, củi ….
- Phụ tùng thay thế : Bao gồm các loại thiết bị phụ tùng, chi tiết máy dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp như : vòng bi, vòng đệm, săm lốp
- Phế liệu : Là các loại vật liệu đã mất hết hoặc một phần lớn giá trị phế liệu sử dụng ban đầu và các vật liệu này thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản như : sắt, thép vụn, gỗ vụn, gạch vỡ, ngói vỡ, phôi bào
- Vật liệu khác : Là những vật liệu không nằm trong những vật liệu kể trên, như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng …
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà mỗi loại vật liệu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách,
Tác dụng : Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại vật liệu trong quá trình tạo ra sản phẩm và là cơ sở để xác định định mức tiêu hao dự trữ cho từng loại, từng thứ vật liệu Hơn thế nữa, nó còn là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu trong doanh nghiệp.
Căn cứ vào mục đích cũng như nội dung qui định phản ánh chi phí nguyên vật liệu vào các tài khoản kế toán thì nguyên vật liệu được chia thành:
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh :
+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như đem góp vốn liên doanh, đem biếu tặng, nhượng bán.
Tác dụng : Cách phân loại này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản để ghi chép, phản ánh chi phí nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ và tính toán chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng chịu chi phí một cách chính xác. Cách phân loại này còn giúp cho doanh nghiệp thấy rõ khoản chi phí nguyên vật liệu trong chi phí sản xuất sản phẩm, từ đó có biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả
Căn cứ vào tính chất lý, hoá tính của vật liệu để phân loại vật liệu thành những nhóm sau :
- Nhóm kim loại (đen, màu).
- Nhóm hoá chất (chất ăn mòn, chất nổ).
- Nhóm thảo mộc (đồ gỗ ).
- Nhóm thuỷ tinh, sành sứ. Để tiện trong quản lý, phân loại vật liệu theo cách này được mã hoá và được thống nhất trong toàn đơn vị hạch toán hay trong toàn ngành.
Tác dụng : Cách phân loại này giúp cho việc thống nhất được giá, ký hiệu được các loại vật liệu giúp cho việc quản lý vật liệu tốt Tổ chức kho bãi hợp lý, khoa học góp phần bảo quản tốt vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, thiệt hại khi rủi ro
Ngoài 3 cách phân loại chủ yếu trên, Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất còn có thể được phân loại căn cứ vào nguồn gốc của chúng thành các loại :
- Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài
- Nguyên vật liệu nhập kho do doanh nghiệp tự gia công chế biến
- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh
- Nguyên vật liệu được ngân sách nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp hoặc được viện trợ, biếu, tặng
Tác dụng : Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu đồng thời là căn cứ xác định chi phí cấu thành trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định về vật tư Chứng từ kế toán vừa là vật mang tin, vừa là vật truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Kế toán chi tiết nguyên vật liệu dùng các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành như sau:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 –VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 –VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 –VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 08 –VT)
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu
- Hoá đơn GTGT (Mẫu 01.GTGT – 2LN)
- Hoá đơn bán hàng (Mẫu 02.GTGT – 2LN)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
- Hoá đơn cước phí vận chuyển
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 – VT)
- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05 – VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 – VT)
Các chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số kiệu trên các tài khoản, sổ kế toán vật liệu.
1.3.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, cần tuỳ thuộc vào các phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ kế toán chi tiết sau:
- Sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu : Tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày về mặt số lượng, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào.
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng lần nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả mặt lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài ra còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng ,kịp thời.
1.3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.3.3.1 Phương pháp ghi thẻ song song
- Ở kho : Thủ kho tiến hành việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng kí thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu thực tế phát sinh, thủ kho thực hiên việc thu phát nguyên vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu và vào thẻ kho của thứ nguyên vật liệu có liên quan Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng nguyên vật liệu tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu về phòng kế toán
- Ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng thứ vật liệu Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Và để có số liệu kiểm tra, đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng nhóm loại vật liệu
Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh không thường xuyên, trình độ của nhân viên kế toán chưa cao Đây là phương pháp ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu quản lý chặt chẽ vật liệu Nhưng khối lượng ghi chép lớn ,ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho
Sơ đồ 1: Sơ đồ minh hoạ trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song:
Nguyễn Thuỳ Dương – LTTCĐH KT2-K1 Luận văn tốt nghiệp
Bảng kê tổng hợp N-X-T VL
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng
Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán - Kiểm toán
1.3.3.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
- Ở kho: Thủ kho tiến hành việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng kí thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu thực tế phát sinh, thủ kho thực hiên việc thu phát nguyên vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu và vào thẻ kho của thứ nguyên vật liệu có liên quan Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng nguyên vật liệu tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu về phòng kế toán
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng
- Ở phòng kế toán : kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho Sổ được mở cho cả năm và được ghi vào cuối mỗi tháng, theo dõi các chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do thủ kho định kì gửi lên Cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ 2: Sơ đồ minh hoạ trình tự kế toán theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp này thích hợp đối với những doanh nghiệp có khối lượng chủng loại vật liệu ít, không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu Đây là phương pháp có khối lượng ghi chép được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng Tuy nhiên, việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuôí tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán
1.3.3.3 Phương pháp ghi sổ số dư
- Ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗi tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho
- Ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ số dư dùng cho cả năm theo từng kho để ghi số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật liệu vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên ,kế toán căn cứ vào số tồn kho ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra số tồn kho của từng thứ ,nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu gía trị để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư
Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu
1.4.1 Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
TK 154 Xuất cho sản xuất trực tiếp
TK 627, 641, 642 Xuất dùng ở phân x ởng, cho bộ phận bán hàng, quản lý
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu, sản phẩm, hàng hoá… trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có chứng từ nhập, xuất kho vật liệu Việc xác định trị giá vật liệu xuất dùng căn cứ vào chứng từ xuất kho, khi đã được tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán Phương pháp này được áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp sản xuất thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị cao.
1.4.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu kế toán sử dụng TK152 - Nguyên liệu vật liệu.
Tài khoản này có thể được mở thành các TK cấp 2, 3 Chi tiết theo từng loại, nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cụ thể:
TK 1521 - Nguyên vật liệu chính
TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ
TK 1524 - Phụ tùng thay thế
Kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111, 112, 151,
1.4.1.2 Trình tự một số các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán tăng giảm vật liệu
Trường hợp doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Nguyễn Thuỳ Dương – LTTCĐH KT2-K1 Luận văn tốt nghiệp
NVL mua ®i ® êng kú tr íc vÒ nhËp kho
Tự sản xuất, gia công chÕ biÕn, nhËp kho
Góp vốn vào công ty liên kết, đầu t ngắn hạn, tham gia liên doanh Đánh giá giảm Đánh giá tăng
TK 3387 Phần lợi ích của DN trong liên doanh Phần các bên khác trong LD
TK 1381,136,632 Hàng thiếu khi mua, xuất cho vay, cho nội bộ, trả l ơng
TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại
CKTM, giảm giá, trả lại
TK 1331 Thuế GTGT t ơng ứng với phần CKTM, giảm giá, trả lại
NVL thiếu khi kiểm kê
Phế liệu thu hồi, NVL tăng do đ ợc tặng, viện trợ
Nhận góp vốn, đ ợc cấp phát
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
Thuế nhập khẩu phải nộp Thuế GTGT hàng nhập khẩu
NVL thừa khi kiểm kê kho cuối kỳ, khi mua về
Nhận lại vốn góp bằng NVL
NVL mua ®i ® êng kú tr íc
Tự sản xuất, gia công chÕ biÕn, nhËp kho
TK 154 Xuất cho sản xuất trực tiếp
Xuất dùng ở phân x ởng, cho bộ phận bán hàng, quản lý
TK 241, 154 Xuất cho XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ
Phần lợi ích của DN trong liên doanh TK 3387
NVL thiếu khi kiểm kê
Phế liệu thu hồi, NVL tăng do đ ợc tặng, viện trợ
Hàng thiếu khi mua, xuất cho vay, cho nội bộ, trả l ơng
Phần các bên khác trong LD
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
Chênh lệch giảm do đánh giá lại Đánh giá giảm
Nhận góp vốn, đ ợc cấp phát
CKTM, giảm giá, trả lại
Thuế nhập khẩu phải nộp
NVL thừa khi kiểm kê kho cuối kỳ, khi mua về
Xuất thuê ngoài gia công, chế biến
Góp vốn vào công ty liên kết, đầu t ngắn hạn, tham gia liên doanh
Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán - Kiểm toán
Sơ đồ 5: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu DN tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
1.4.2 Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi, phản ánh thường
TK 151 Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ
KÕt chuyÓn NVL mua ®i ® êng ®Çu kú
Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ
KÕt chuyÓn NVL ®ang ®i ® êng cuèi kú
Phương pháp này chỉ áp dụng đối với các xí nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hệ thống quản lý nghiệp vụ tương đối chặt chẽ.
1.4.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng
TK 152 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ vào
TK 611 dùng để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ Tài khoản này cuối kỳ không có số dư Ngoài ra kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác giống như phương pháp kê khai thường xuyên.
Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu.
Sơ đồ 6: Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Nguyễn Thuỳ Dương – LTTCĐH KT2-K1 Luận văn tốt nghiệp
Thuế nhập khẩu phải nộp
Nhận góp vốn, đ ợc cấp phát, tăng do đánh giá lại
NVL đ ợc biếu, tặng, phế liệu thu hồi
Nhận lại vốn góp bằng NVL
NVL tăng do đi vay, đ ợc cấp nội bộ
Giá trị NVL xuất cho sản xuất
Giá trị NVL xuất dùng cho phân x ởng, bán hàng, quản lý
Giá trị NVL xuất cho gia công, chế biến
CKTM, giảm giá, trả lại hàng mua
Thuế GTGT t ơng ứng với CKTM, giảm giá, trả lại
1.4.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
1.4.3.1 Hình thức kế toán: Nhật ký - sổ cái
Loại hình kinh doanh là đơn nhất, thường dùng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Hoá đơn bán hàng (bên bán lập)
- Hoá đơn c ớc vận chuyển
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Quy mô nhỏ, dùng ít tài khoản, có ít nghiệp vụ phát sinh.
Trình độ quản lý và kế toán thấp.
* Loại sổ sử dụng: một quyển sổ nhật ký - sổ cái Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán phân loại và ghi trên một dòng vào phần nhật ký (theo thời gian) và phần sổ cái (theo đối tượng).
* Ưu điểm: Dễ ghi, dễ đối chiếu, không cần phân công lao động kế toán.
* Nhược điểm: Dễ trùng lặp, nếu quy mô kinh doanh của đơn vị tăng thì không đáp ứng được yêu cầu về kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra
1.4.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Nếu lao động thủ công: Loại hình doanh nghiệp đơn giản, quy mô vừa và nhỏ Trình độ quản lý thấp Số lượng kế toán ít và trình độ thấp.
- Nếu áp dụng kế toán máy: hình thức này phù hợp cho mọi doanh nghiệp với mọi quy mô hoạt động.
- Sổ nhật ký chung: phân loại chứng từ theo thời gian để ghi sổ.
- Sổ nhật ký đặc biệt: mở cho các đối tượng có tính trọng yếu, có mật độ phát sinh dày và cần có sự quản lý thường xuyên Thường có bốn loại nhật ký đặc biệt được mở là nhật ký thu - chi tiền mặt, nhật ký mua - bán hàng.
- Sổ cái: ghi định kỳ theo chứng từ gốc và cho từng đối tượng.
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp nhập -xuất-tồn NVL
Sổ nhật ký đặc biệt mua hàng Sổ nhật ký chung
Bảng cân đối số phát sinh
Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra
1.4.3.3 Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ.
- áp dụng cho các loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn.
- Trình độ quản lý cao, yêu cầu thông tin nhiều và nhanh.
- áp dụng có hiệu quả trong điều kiện kế toán thủ công.
- Tiết kiệm được một nửa khối lượng kế toán.
- Thuận lợi cho công tác đối chiếu kiểm tra giữa kênh hạch toán chi tiết và tổng hợp của một hay nhiều đối tượng.
- Có thể lập nhanh báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ.
* Nhược điểm: hệ thống sổ quá phức tạp, có nhiều nội dung không phù hợp với trình độ kế toán.
Bảng phân bổ VL – CCDC số 2
Bảng kê chi phí số 4, 5, 6
Nhật ký chứng từ số 7 (có TK 152, 153)
Nhật ký chứng từ có liên quan (1, 2, 4, 10)
Bảng kê tính giá số 3
Nhật ký chứng từ số 5 (331)
Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.4.3.4 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
* Điều kiện áp dụng: Thích hợp với mọi loại quy mô, mọi đơn vị sản xuất kinh doanh cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp Phù hợp với cả hình thức kế toán máy và kế toán thủ công.
* Loại sổ sử dụng: Chứng từ ghi sổ: dùng để tập hợp chứng từ gốc, xác định quan hệ đối ứng và là căn cứ để ghi vào sổ cái.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: dùng để quản lý chứng từ ghi sổ, liên quan đến số hiệu của chứng từ ghi sổ, là căn cứ để đối chiếu với bảng cân đối tài khoản cuối kỳ, cuối năm Hình thức ghi đơn.
- Sổ cái: mở theo chế độ kế toán, ghi hàng ngày, định kỳ hay cuối kỳ căn cứ vào chứng từ ghi sổ.
* Hướng mở chứng từ ghi sổ:
- Theo loại chứng từ gốc.
Chứng từ kế toán (Bảng kê chứng từ)
Lập chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ thẻ kế toán chi tiết TK152
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Theo đối tượng hoặc tài khoản.
- Theo chỉ tiêu hạch toán và quản lý.
Thời điểm lập chứng từ ghi sổ căn cứ vào mật độ phát sinh các nghiệp vụ hoặc theo yêu cầu thông tin.
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra
1.4.3.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính
* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo một nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiện thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
* Các loại sổ của hình thức kế toán máy trên máy vi tính:
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ kế toán chi tiết
- Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán trên máy vi tính
- Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày
In, báo cáo cuối tháng, cuối năm §èi chiÕu, kiÓm tra
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH IN THƯƠNG MẠI ĐỨC HUY
TẠI CÔNG TY TNHH IN THƯƠNG MẠI ĐỨC HUY
2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH In Thương mại Đức Huy.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH In thương mại Đức Huy
Công ty TNHH In Thương mại Đức Huy là doanh nghiệp tư nhân được thành lập vào ngày 24/08/2000 sau khi tách ra từ Công ty TNHH Bách Khuê.Trụ sở chính của Công ty là số 34C Tập thể Dệt Kim Đông Xuân – P.Đồng
Nhân – Q.Hai Bà Trưng – Hà Nội Số vốn điều lệ của Công ty là 2.500.000
000 VND với các thành viên : Nguyễn Thị Phương (60%) và Nguyễn Duy Khánh (40%).
Hiện nay, Công ty TNHH In Thương mại Đức Huy là chủ thể kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập và hoạt động theo luật doanh nghiệp Giấy phép kinh doanh số : 0102028868 đã quy định Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty hiện nay là In và các dịch vụ liên quan đến in: in bao bì nhãn mác hàng hóa, tờ rơi, tờ gấp, Catologe giới thiệu sản phẩm, hướng dẫn sử dụng hàng hóa, giới thiệu doanh nghiệp và các dịch vụ, ấn phẩm, xuất bản phẩm Để tồn tại trong cơ chế thị trường, Công ty đã mở rộng địa bàn hoạt động ra toàn quốc đồng thời mạnh dạn đầu tư hệ thống trang thiết bị mới hiện đại.
Với sự quan tâm giúp đỡ của Nhà nước và sự nỗ lực không ngừng sáng tạo trong sản xuất kinh doanh, trong những năm qua, Công ty hoạt động tương đối hiệu quả thể hiện qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau:
Nhìn vào bảng số 1 ta thấy:
- Doanh thu bán hàng của Công ty đã tăng 1.711.821.293đ so với năm
2007 tương ứng với tốc độ tăng 11% chứng tỏ Công ty đã tiêu thụ được nhiều hàng hoá hơn so với năm 2007 Điều này có thể là do Công ty đã thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc đã có các chế độ đãi ngộ hơn đối với khách hàng nên đã thu hút được nhiều khách hàng hơn dẫn đến số lượng tiêu thụ tăng lên.
Bảng số 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty TNHH In Thương mại Đức Huy Đơn vị tính: đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch
2 Doanh thu thuần về BH 8.559.106.447 10.270.927.740
4 Lợi nhuận gộp về BH 1.320.007.067 1.584.008.490 264.001.423
5 Doanh thu hoạt động TC 5.192.092 5.368.623 176.531 3,4
8 Chi phí quản lý DN 456.074.999 441.663.029 -14.411.197 -3,2
9 Lợi nhuận thuần từ HĐKT 871.129.651 976.230.792 105.101.141 12,1
14 Các khoản nộp ngân sách 120.925.675 156.681.766 35.756.091
16 Tổng số cán bộ CNV 100 102
17 Thu nhập bình quân(người/tháng) 2.020.000 2.220.000 200.000 9,9
- Trong khi đó chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính năm 2008 đều giảm so với năm 2007 Điều này có thể là do Công ty đã tìm cách giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, góp phần làm tăng lợi nhuận
- Năm 2008 Công ty đã nộp ngân sách 156.681.766đ tăng hơn 2007 là 35.756.091đ chứng tỏ Công ty đã thực hiện tốt nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
- Thu nhập bình quân đầu người/tháng CBCNV đã tăng lên 200.000đ/người điều này cho thấy Công ty đã tăng tiền lương bình quân cho người lao động, điều này đã khuyến khích người lao động làm việc tốt hơn.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH In Thương mại Đức Huy
2.1.2.1 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty TNHH
In Thương mại Đức Huy. Đặc điểm nổi bật của hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH
In Thương mại là Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng Việc dự toán chi phí cũng như xác định giá thành và kết quả kinh doanh đều dựa trên các hợp đồng kinh tế Do vậy, quá trình sản xuất là quá trình chủ đạo trong hoạt động của Công ty Để có được một sản phẩm in hoàn chỉnh thì quá trình sản xuất phải trải qua quy trình công nghệ như sơ đồ 1:
Hiện nay công ty sử dụng công nghệ in OFF-SET tờ dời, đây là công nghệ in thông dụng nhất và đạt chất lượng cao Với trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng bộ như vậy đòi hỏi trình độ tay nghề của công nhân tương đối cao đảm bảo được yêu cầu sản xuất sản phẩm.
Quy trình công nghệ in được khái quát theo sơ đồ sau:
Sắp chữ vi tính tách màu điện tử
In Hoàn thiện sản phẩm
Sơ đồ 12: Sơ đồ quy trình công nghệ in của Công ty In Thương mại
+ Sắp chữ vi tính, tách màu điện tử: Từ những trang bản thảo của khách hàng, bộ phận vi tính sẽ đánh máy vi tính, sắp xếp, trình bày và lựa chọn màu sắc theo yêu cầu của khách hàng.
+ Lập maket: Trên cơ sở những trang đánh máy, bộ phận lập maket sẽ tiến hành bố trí các trang in, trang ảnh, phụ bản và chế độ trình bày khác.
+ Bình bản: Từ các maket tài liệu, bộ phận bình bản tài liệu làm nhiệm vụ sắp xếp, bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh (dán khuôn) trên các đế phim bằng mica theo từng trang in.
+ Chế bản khuôn in: Trên cơ sở các bản đế phim được bình bản xong, bộ phận chế bản sẽ làm nhiệm vụ chế bản vào bản kẽm hoặc bản nhôm bằng cách phơi bản và hiện lên bản kẽm hoặc bản nhôm.
+ In: Khi nhận được các bản kẽm hoặc bản nhôm do bộ phận chế bản chuyển sang, lúc này bộ phận in offset sẽ tiến hành lên khuôn in và in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó.
+ Hoàn thiện sản phẩm: Khi nhận được các trang in của máy in chuyển sang, bộ phận thành phẩm (phân xưởng hoàn thiện sách) sẽ tiến hành gấp các trang in thành trang, thành các tay sách và đóng thành quyển, sau đó đóng bìa xén gọn ba mặt sách cho đẹp, cuối cùng là kiểm tra, đóng gói sản phẩm để xuất giao cho khách hàng.
Trên đây là sơ đồ khái quát chung về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm in tại Công ty TNHH In thương mại Đức Huy Quy trình công nghệ này được sử dụng để sản xuất các loại sản phẩm Tuy nhiên tuỳ từng mặt hàng cụ thể thực hiện theo từng bước thi công khác nhau do còn phụ thuộc vào yêu cầu kĩ thuật khác nhau của từng sản phẩm.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Công ty In Đức Huy.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH IN
3.1 Nhận xét chung về tổ chức quản lý và hạch toán Nguyên vạt liệu tại Công ty TNHH In Thương mại Đức Huy
Trong những năm vừa qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc Công ty cùng sự nỗ lực tận tình của của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã đạt được một số thành tựu nhất định : lợi nhuận hàng năm của Công ty luôn có xu hướng tăng lên, đới sống của cán bộ công nhân viên được nâng cao,… Công ty không ngừng mở rộng thị trường, chú trọng đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh với các Công ty in khác. Để đạt được những thành tựu trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán tại Công ty, trong đó phải kể đến công tác kế toán nguyên vật liệu.
Là một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, nó tạo nên 60% giá thành sản phẩm Việc tăng cường quản lý cũng như hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đã và đang được Công ty chú ý quan tâm.
Sau một thời gian nghiên cứu thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty in Thương mại Đức Huy, em rút ra được những vấn đề sau đây.
* Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Trong cơ chế mới hiện nay, để có thể đứng vững trên thị trường thì Công ty luôn phải tìm ra những biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh, trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng Cụ thể, Công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản cho đến khâu sử dụng.
- Đối với khâu thu mua nguyên vật liệu: Nhìn chung, Công ty đã thực hiện tốt công tác thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Với khối lượng nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại, mẫu mã nhưng Công ty vẫn cung cấp đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất Công ty có đội ngũ cán bộ vật tư có trình độ chuyên môn, có sự am hiểu về từng loại nguyên vật liệu, luôn tìm kiếm được các nguồn cung ứng nguyên vật liệu tốt nhất, giá cả hợp lý nên luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
- Đối với khâu dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu: Công ty đã xây dựng được một hệ thống kho tàng được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản nguyên vật liệu tốt, phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu Bên cạch đó, thủ kho là người có trình độ quản lý, có kinh nghiệm, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về nguyên vật liệu Do trên thị trường hiện nay nguyên vật liệu sử dụng trong ngành in rất sẵn nên Công ty không dự trữ nhiều nguyên vật liệu trong kho mà khi nào ký được hợp đồng, cán bộ phòng vật tư mới liên hệ với các nhà cung cấp và được vận chuyển đến tận kho.
- Đối với khâu sử dụng nguyên vật liệu: Với nguyên vật liệu chính là giấy thì Công ty đã theo dõi được theo từng đơn đặt hàng Còn với những nguyên vật liệu khác, khi có nhu cầu sử dụng, các bộ phận sử dụng làm Phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, phòng kinh doanh ký xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất mà vẫn tránh được tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu. Ngoài ra, Công ty đã lập được Sổ danh điểm nguyên vật liệu một cách khoa học Sổ này sẽ thống nhất tên gọi, mã số, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu, giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty được tốt hơn.
* Về công tác hạch toán nguyên vật liệu
Công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty nhìn chung được thực hiện tương đối toàn diện từ việc hạch toán ban đầu, hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp.
- Về hệ thống chứng từ sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu: Hệ thống chứng từ được sử dụng tại Công ty đảm bảo đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định của chế độ kế toán hiện hành về nguyên vật liệu như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, kiểm kê, …
- Phương pháp tính giá nguyên vật liệu: Đối với nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá gốc (theo chuẩn mực số 2 về hàng tồn kho), như vậy Công ty đã phản ánh được chính xác giá trị nguyên vật liệu nhập kho Đối với nguyên vật liệu xuất kho, Công ty sử dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước để tính giá xuất Phương pháp này được đánh giá là phù hợp với Công ty vì số lượng danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập kho nguyên vật liệu không nhiều.
- Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Với đặc điểm là một Công ty có số lượng danh điểm nguyên vật liệu không nhiều thì việc áp dụng phương pháp này là rất phù hợp.
- Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Hiện nay, hình thức sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung Hình thức sổ này khá phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quy mô sản xuất vừa và nhỏ của Công ty Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, Công ty thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên Với phương pháp này, nguyên vật liệu của Công ty được quản lý một cách chặt chẽ và Công ty cũng nắm được tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu một cách thường xuyên và kịp thời.
- Đặc biệt, Công ty đã trang bị máy tính cho phòng tài chính để phục vụ cho công tác kế toán Việc áp dụng máy tính vào hạch toán nguyên vật liệu giúp giảm nhẹ khối lượng công tác ghi chép của kế toán, đảm bảo độ chính xác cao, đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin về nguyên vật liệu bất cứ lúc nào khi có nhu cầu
Nhìn chung, công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty in Thương mại Đức Huy được thực hiện khá tốt, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện sản xuất - kinh doanh của Công ty, về cơ bản cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong Công ty
Bên cạnh những ưu điểm, Công ty vẫn còn có những thiếu sót trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cần được khắc phục.
* Về tổ chức quản lý nguyên vật liệu
- Công ty chưa xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất. Ngoài giấy in thì các nguyên vật liệu khác đều được xuất kho theo nhu cầu của các phân xưởng, dẫn đến tình trạng sử dụng nguyên vật liệu không đúng mục đích, gây lãng phí, từ đó làm tăng chi phí và giá thành sản phẩm.
