TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1 Khái quát chung về đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1.1 Khái niệm, phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế, hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như: thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh, nhận viện trợ, biếu tặng…theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao.
Hoạt động của các đơn vị HCSN rất phong phú và phức tạp, chủ yếu phục vụ lợi ích xã hội Thông thường, các đơn vị này không có nguồn thu đủ để đáp ứng nhu cầu chi tiêu, do đó, chi phí chủ yếu được trang trải từ nguồn kinh phí nhà nước Vì vậy, các đơn vị HCSN cần lập dự toán thu chi và thực hiện chi tiêu đúng theo dự toán đã được phê duyệt, tuân thủ các tiêu chuẩn và định mức của nhà nước.
Có thể phân loại đơn vị HCSN theo một số cách sau đây:
Căn cứ vào chức năng hoạt động: bao gồm các đơn vị như sau:
- Cơ quan hành chính thuần tuý: như các các cơ quan công quyền, cơ quan quản lý kinh tế, xã hội … (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND…)
- Đơn vị sự nghiệp (Sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dực, sự nghiệp y tế…)
- Các tổ chức, đoàn thể xã hội (Các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội…)
Theo phân cấp tài chính, đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) được tổ chức thành ba cấp nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách Đơn vị sự toán cấp I bao gồm các cơ quan chủ quản ngành HCSN thuộc Trung ương và địa phương như Bộ, tổng cục, Sở, ban, và có trách nhiệm trực tiếp làm việc với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát.
+ Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới.
+ Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới.
Tổ chức hạch toán kinh tế và quản lý vốn trong toàn ngành là rất quan trọng Cần tổng hợp các báo biểu kế toán và thực hiện kiểm tra kế toán cũng như kiểm tra tài chính đối với các đơn vị cấp dưới để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Đơn vị dự toán cấp II là một phần trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt tài chính và quản lý quan hệ cấp phát vốn từ đơn vị dự toán cấp I.
I Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp.
Đơn vị dự toán cấp III là một phần của đơn vị dự toán cấp II, chịu sự quản lý trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn từ đơn vị dự toán cấp II.
Đơn vị dự toán H là cấp cuối cùng thực hiện dự toán, trực tiếp sử dụng ngân sách và tuân thủ các chính sách chi tiêu Đơn vị này báo cáo chi tiêu lên cấp II và cơ quan tài chính theo định kỳ Đơn vị dự toán có thể được tổ chức thành một hoặc hai cấp; nếu chỉ có một cấp, đơn vị đó sẽ thực hiện nhiệm vụ của cả cấp I và cấp III Trong trường hợp có hai cấp, đơn vị cấp trên đảm nhiệm vai trò của cấp I, trong khi đơn vị cấp dưới thực hiện nhiệm vụ của cấp III.
1.1.1.2 Đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính là một bộ phận cấu thành bộ máy nhà nước, do đó cũng mang đầy đủ các đặc điểm chung của bộ máy nhà nước Cụ thể:
Cơ quan nhà nước hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ và thể hiện quyền lực nhà nước, đóng vai trò quan trọng trong bộ máy nhà nước Những cơ quan này nhân danh nhà nước để tham gia vào các quan hệ pháp luật, nhằm thực hiện các quyền và nghĩa vụ hợp lý.
Mỗi cơ quan nhà nước hoạt động theo quy định của pháp luật, đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể, đồng thời có mối quan hệ phối hợp trong việc thực hiện công việc được giao.
Cơ quan nhà nước hoạt động dựa trên quy định của pháp luật, đảm nhận các chức năng và nhiệm vụ cụ thể, đồng thời có quyền hạn ban hành quyết định hành chính dưới dạng văn bản pháp quy và văn bản cá biệt Những cơ quan này được thành lập theo quy định của hiến pháp, luật và pháp lệnh, thể hiện quyền lực và nghĩa vụ của nhà nước trong việc thực thi pháp luật.
Theo quy định của cơ quan nhà nước cấp trên, tổ chức này hoạt động dưới sự giám sát và kiểm tra của cơ quan quyền lực cùng cấp Đồng thời, tổ chức cũng phải báo cáo hoạt động của mình trước cơ quan quyền lực tương ứng Mặc dù có tính độc lập, tổ chức vẫn phải tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ và nguyên tắc quyền lực phục tùng.
1.1.1.3 Hoạt động tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp
Hoạt động tài chính là yếu tố then chốt trong đơn vị hành chính sự nghiệp, giúp đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong công việc Nó bao gồm việc sử dụng nguồn kinh phí, quản lý vốn, thực hiện các hoạt động và theo dõi tình hình thu chi, quyết toán Để quản lý hiệu quả hoạt động tài chính, cơ chế quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc định hình cách thức luân chuyển dòng tài chính Khi đánh giá hoạt động tài chính, cần chú ý đến nguồn tài chính và phương pháp phân bổ nguồn lực.
Nguồn tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp:
Nguồn tài chính cho hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước chủ yếu đến từ ngân sách nhà nước (NSNN), có thể là toàn bộ hoặc một phần Để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của các cơ quan này, cần có nguồn tài chính ổn định Các cơ quan hành chính phục vụ lợi ích công, do đó, người dân không phải trả tiền cho dịch vụ và hàng hóa mà họ cung cấp Vì vậy, NSNN phải cấp kinh phí để duy trì hoạt động của các tổ chức công Mặc dù các tổ chức công được phép thu phí, lệ phí và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật, nhưng nguồn kinh phí chủ yếu vẫn đến từ ngân sách nhà nước.
Nguồn tài chính (kinh phí) của đơn vị HCSN được hình thành từ các nguồn:
Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp
Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN liên quan đến việc áp dụng Luật kế toán, Luật Ngân sách và các quy định hướng dẫn để phản ánh tình hình tài chính Điều này bao gồm việc tổ chức kiểm tra kế toán, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, cũng như cung cấp thông tin cần thiết Tổ chức công tác kế toán thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán và những người có chuyên môn, thông qua hình thức kế toán phù hợp với từng đơn vị cụ thể.
Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức công tác kế toán:
Để thực hiện hiệu quả công tác kế toán tài chính trong đơn vị, cần tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với việc phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng bộ phận, phần hành và kế toán viên.
Tổ chức thực hiện các nguyên tắc và phương pháp kế toán, cùng với hình thức kế toán và trang thiết bị cần thiết, nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế Kỹ thuật tính toán và ghi chép được áp dụng để thực hiện các chế độ kế toán tài chính liên quan, đảm bảo khối lượng thông tin đầy đủ và chính xác.
Tổ chức cung cấp hướng dẫn cho mọi người về việc quán triệt và tuân thủ các quy định liên quan đến quản lý kinh tế tài chính, đặc biệt là các chế độ kế toán.
Tổ chức cung cấp thông tin chính xác và chất lượng, đáp ứng đúng nhu cầu của đối tượng, nhằm hỗ trợ hiệu quả công tác quản lý kế toán tài chính của đơn vị.
Bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị, đảm bảo thông tin kế toán được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời Sự liên kết này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hỗ trợ ra quyết định Việc xác định rõ mối quan hệ này là cần thiết để xây dựng một hệ thống kế toán minh bạch và hiệu quả, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.
1.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Để phục vụ công tác quản lý theo chiều dọc từ trung ương tới địa phương, từ cơ quan tài chính tới các đơn vị dự toán, vận dụng luật Tổ chức chính quyền, luật Kế toán, luật Ngân sách… nhằm đưa ra những quy định chung trong quá trình công tác kế toán liên quan đến trình bày thông tin kế toán, phương pháp kế toán, đối tượng kế toán…Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN cần đảm bảo những nguyên tắc sau:
Để đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và yêu cầu quản lý của nhà nước cũng như đơn vị, tổ chức kế toán cần có sự tương đồng trong công tác tổ chức bộ máy kế toán Thông tin kế toán phải được trình bày theo các mẫu, biểu, sổ đã quy định, cùng với con dấu và trách nhiệm rõ ràng của kế toán viên trong quá trình hạch toán Sản phẩm kế toán cần có tính phổ quát, nhằm phục vụ cho việc tổng hợp, phân tích và so sánh với các đơn vị khác, cũng như đáp ứng yêu cầu thông tin của cấp quản lý.
Để đảm bảo sự thống nhất trong nội dung và phương pháp kế toán, cần tuân thủ các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước Chế độ kế toán này phản ánh chính sách của Nhà nước, phù hợp với thực tiễn kế toán ở từng giai đoạn, đồng thời quy định các yêu cầu chung cho mọi đối tượng Đây là cơ sở cho kế toán viên thực hiện hạch toán chính xác trong thực tế Kế toán viên phải tuân thủ quy trình tiếp nhận, tổng hợp, hạch toán và ghi chép thông tin theo chế độ kế toán hiện hành, dựa trên đặc điểm phân loại thông tin qua ghi chép ban đầu.
Để đảm bảo sự phù hợp với đặc thù của từng đơn vị HCSN, cơ cấu tổ chức kế toán cần phản ánh vị trí, vai trò và nhiệm vụ riêng biệt của mỗi đơn vị Nguyên tắc tổ chức kế toán HCSN không chỉ phải tuân thủ các quy định chung mà còn phải linh hoạt áp dụng cho từng đơn vị, nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Để đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả trong công tác kế toán, cần tổ chức thu gọn và hợp lý hóa quy trình, loại bỏ những khâu và quy định không cần thiết Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn phù hợp với chủ trương của Nhà nước về quản lý kinh phí hành chính, đồng thời nâng cao năng suất lao động trong khu vực công.
1.2.3 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp
Tổ chức kế toán khoa học và hợp lý trong đơn vị HCSN là yếu tố quyết định cho chất lượng công tác kế toán, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị Điều này giúp kế toán thực hiện hiệu quả vai trò là công cụ quản lý tài chính.
Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN cần đáp ứng nhu cầu sau:
- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị
- Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có.
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí hạch toán.
Công việc tổ chức kế toán ở đơn vị HCSN thuộc trách nhiệm của phụ trách kế toán đơn vị (trưởng phòng tài chính kế toán hoặc kế toán trưởng).
1.2.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị HCSN bao gồm việc xác định số lượng nhân viên và yêu cầu trình độ nghề nghiệp, cùng với việc bố trí và phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên Ngoài ra, cần thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán và các bộ phận khác liên quan, đồng thời lập kế hoạch công tác và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch.
Để tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả, cần dựa vào hình thức tổ chức công tác kế toán (tập trung, phân tán hoặc kết hợp), đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, tình hình phân cấp quản lý, cũng như khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính Đồng thời, cần xem xét yêu cầu và trình độ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong hoạt động kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị HCSN cần phải phù hợp với cơ cấu quản lý của đơn vị, bao gồm quy mô và các đơn vị phụ thuộc, cũng như cấu trúc các phòng ban Việc thiết lập cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế toán là rất quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và đồng bộ trong toàn bộ hệ thống.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG THANH TRA CHÍNH PHỦ
Khái quát chung về Văn phòng Thanh tra Chính phủ
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Văn phòng Thanh tra Chính phủ
Văn phòng Thanh tra Chính phủ (VPTTCP) là bộ phận thuộc Thanh tra Chính phủ, hoạt động như một Vụ trong cơ quan ngang bộ VPTTCP được thành lập theo Nghị định số 15-CP ngày 02/3/1993, quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của các bộ, cơ quan ngang bộ Từ khi thành lập, tổ chức bộ máy của VPTTCP đã liên tục được hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, thông qua các quyết định thay thế và bổ sung.
- Nghị đinh 86/2012/NĐ-CP ngày 05 tháng 11 năm 2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ và cơ quan ngang Bộ.
- Nghị định 65/2008/NĐ-CP ngày 20/5/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thanh tra Chính phủ.
- Nghị đinh 83/2012/NĐ-CP ngày 09/10/2012 thay thế nghị định 65/2008/NĐ-CP.
Sự phát triển của Văn phòng Thanh tra Chính phủ (VPTTCP) gắn liền với sự tiến bộ của Thanh tra Chính phủ và ngành Thanh tra Kể từ khi có Pháp lệnh Thanh tra năm 1990, vai trò của VPTTCP trong việc triển khai các hoạt động của Thanh tra Chính phủ đã được nâng cao đáng kể.
Hiện nay, VPTTCP có trụ sở tại Lô D29, khu đô thị mới Trần Thái Tông, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Thanh tra Chính phủ
Về chức năng, VPTTCP có chức năng giúp Bộ trưởng-Tổng Thanh tra
Chính phủ thực hiện việc tổng hợp và điều phối hoạt động của các tổ chức thuộc Thanh tra Chính phủ theo chương trình và kế hoạch đã đề ra, đồng thời quản lý công tác hành chính đối với các hoạt động của Bộ.
Nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng Thanh tra Chính phủ bao gồm:
Tổng hợp và xây dựng chương trình cùng kế hoạch công tác định kỳ của bộ, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các chương trình này, đồng thời lập báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của bộ.
- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng của bộ;
- Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành các văn bản của bộ;
- Giúp Bộ trưởng-Tổng Thanh tra Chính phủ trong việc cung cấp thông tin đối với các phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân;
- Bảo đảm trật tự kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan;
Quản lý cơ sở vật chất và bảo đảm các phương tiện cùng điều kiện làm việc cho cơ quan bộ là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, việc quản lý tài sản và kinh phí hoạt động của cơ quan bộ cũng đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hiệu quả hoạt động của tổ chức.
- Văn phòng có con dấu riêng, hoạt động theo quy định của pháp luật.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy tại Văn phòng Thanh tra Chính phủ
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, tuân thủ nguyên tắc tập trung và dân chủ, nhằm đảm bảo sự chỉ đạo và điều hành thống nhất từ Chánh Văn phòng trong các lĩnh vực công tác Tất cả hoạt động của văn phòng đều phải tuân theo quy định pháp luật và hướng dẫn của Thanh tra Chính phủ.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy VPTTCP
(Nguồn: Văn phòng Thanh tra Chính phủ)
Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận tại VPTTCP:
Chánh Văn phòng là người đứng đầu, quản lý và điều hành Văn phòng, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng Thanh tra Chính phủ và Phó Tổng Thanh tra Chính phủ về các hoạt động của Văn phòng.
Phó Chánh Văn phòng hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc quản lý và điều hành văn phòng, đồng thời được phân công phụ trách một số phòng và đơn vị trực thuộc Người này có quyền đại diện và sử dụng quyền hạn của Chánh Văn phòng để giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được giao, và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được phân công.
Phòng Hành chính- Tổng Hợp
Phòng Quản lý phương tiện Đại diện Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh
H nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao.
- Thư ký Tổng Thanh tra Chính phủ có trách nhiệm:
+ Chấp hành sự chỉ đạo, phân công công tác của Chánh Văn phòng, dự các cuộc họp chủ chốt của Văn phòng.
Phối hợp với thư ký của các Phó Tổng Thanh tra Chính phủ để nắm bắt công việc, nhằm hỗ trợ Tổng Thanh tra Chính phủ trong việc điều hành hiệu quả.
+ Báo cáo công việc được giao có liên quan đến Văn phòng cho Chánh Văn phòng từ Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ.
- Vai trò của Phòng Hành chính-Tổng hợp
+ Chuẩn bị chương trình công tác tuần cho lãnh đạo Thanh tra Chính phủ; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng
Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cùng các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao cho các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng.
Tổng hợp và xây dựng các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, cũng như báo cáo kết quả công tác của Văn phòng theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.
Quản lý và sử dụng con dấu của VPTTCP cần tuân thủ các quy định hiện hành Để đảm bảo việc này, cần hướng dẫn và kiểm tra quy trình quản lý cũng như sử dụng con dấu tại các đơn vị thuộc VPTTCP.
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản của Thanh tra Chính phủ. + Thực hiên nhiệm vụ khác theo phân công của Chánh Văn phòng.
- Vai trò của Phòng quản trị:
+ Mở sổ theo dõi, quản lý toán bộ tài sản cố định của cơ quan và thực hiện tu bổ, sửa chữa thường xuyên theo kế hoạch.
Tổng hợp yêu cầu từ các cục, vụ và đơn vị để lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, phương tiện làm việc Quản lý việc sử dụng các tài sản này và tổ chức mua vé máy bay, vé tàu, vé xe cho cán bộ, công chức trong các chuyến công tác tại địa phương.
+ Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các buổi làm việc của lãnh đạo Thanh tra Chính phủ.
+ Thực hiện các yêu cầu khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.
- Vai trò của Phòng Tài vụ:
Tổ chức quản lý chi tiêu kinh phí được giao nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả của các cục, vụ và đơn vị thực hiện chức năng quản lý Nhà nước thuộc Thanh tra Chính phủ, tuân thủ quy định của Nhà nước và Quy chế chi tiêu nội bộ của Thanh tra Chính phủ.
+ Quản lý việc mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác đảm bảo thực hiện đúng quy định của Nhà nước.
+ Lập dự toán, quyết toán thu hàng năm; thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước.
+ Lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.
+ Quản lý quỹ, bảo quản vật tư và tiền mặt của cơ quan theo đúng nguyên tắc, chế độ của nhà nước.
+ Phối hợp với phòng Quản trị tổ chức việc kiểm kê định kỳ tài sản của cơ quan theo quy định.
+ Quản lý, hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ của bộ phận Tài vụ thuộc đại diện văn phòng tại thành phó Hồ Chí Minh.
- Vai trò của phòng quản lý phương tiện:
Quản lý và bảo quản hiệu quả phương tiện, xăng dầu, thiết bị và dụng cụ sửa chữa theo quy định của nhà nước là rất quan trọng Cần xây dựng định mức tiêu hao xăng dầu để lãnh đạo Văn phòng phê duyệt, đảm bảo sử dụng tài nguyên một cách hợp lý và tiết kiệm.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Thanh tra Chính phủ
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại VPTTCP được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, với tất cả công việc kế toán được tập hợp tại phòng Tài vụ Dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng, bộ phận kế toán gồm 07 người, trong đó có 05 người phụ trách các phần hành kế toán, thủ quỹ, và Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Cấu trúc bộ máy kế toán được thiết lập dựa trên các phần hành kế toán phát sinh.
- Kế toán tiền lương, phụ cấp
- Kế toán phụ trách theo dõi thu tiền sai phạm qua thanh tra
- Kế toán theo dõi các khoản thu, chi qua ngân hàng và kho bạc nhà nước
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại VPTTCP
(Nguồn: Văn phòng Thanh tra Chính phủ)
Kế toán trưởng điều hành bộ máy kế toán, chỉ đạo lập dự toán và quyết toán kinh phí, đồng thời phân tích tình hình tài chính và đề xuất với Chánh Văn phòng về công tác tài chính Các kế toán viên theo dõi từng phần hành kế toán, lập và tập hợp chứng từ, ghi sổ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Thủ quỹ đảm nhiệm việc thu, chi tiền mặt và ghi sổ quỹ.
Khảo sát năng lực của các cán bộ kế toán trong phòng Tài vụ cho thấy tất cả đều là nữ với trình độ Đại học trở lên Trong số đó, có 3/7 người sở hữu trình độ thạc sĩ, và độ tuổi của họ dao động từ 28 đến 46.
Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng
Kế toán tiền lương, phụ cấp
Kế toán theo dõi thu hồi tiền sai phạm qua thanh tra
Công tác tổ chức nhân sự kế toán theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP nhằm đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ và nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về sản phẩm kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin, việc đào tạo cán bộ làm chủ công nghệ là rất cần thiết Cần có chuyên gia công nghệ thông tin phụ trách chuyển giao công nghệ, nhưng điều này vẫn chưa được thực hiện Mặc dù các khóa tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn được tổ chức thường xuyên, nhưng công tác tổ chức kế toán tại đơn vị vẫn cần được chú trọng và phát triển để đáp ứng yêu cầu thông tin.
2.2.2 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu Để tổ chức công tác thu nhận thông tin ban đầu kế toán tại VPTTCP đã tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của nhà nước Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại VPTTCP được quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn Thực tế tại VPTTCP, tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số lượng nghiệp vụ mà kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp Việc thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị thể hiện ở 4 chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu về lao động tiền lương bao gồm một số chứng từ như: bảng chấm công (mẫu C01-aHD), bảng thanh toán tiền lương (Mẫu C02a-HD)
Chỉ tiêu vật tư bao gồm các chứng từ quan trọng như Phiếu nhập kho (Mẫu C20-HD), Phiếu xuất kho (Mẫu C21-HD) và Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ (C22-HD).
- Chỉ tiêu tiền tệ bao gồm một số chứng từ như: Phiếu chi (Mẫu C31- BB); Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu C32-HD); Giấy đề nghị mua vé máy bay…
- Chỉ tiêu tài sản cố định bao gồm những chứng từ như: Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu C52-HD); Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu C53-HD)…
Qua thực tiễn quan sát, công tác vận dụng hệ thống chứng từ kế toán được luân chuyển qua 04 bước chính theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ tại VPTTCP
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán.
Theo khảo sát thực tế về việc áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 185/2010/TT-BTC, tại cơ quan, kế toán sử dụng 32/54 chứng từ, chủ yếu liên quan đến công tác phí như bảng chấm công, giấy báo làm thêm giờ, và các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như ô tô, máy văn phòng Nội dung chứng từ kế toán được lập rõ ràng, đúng với từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, và ghi rõ trách nhiệm của từng người liên quan như người lập và người duyệt.
Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Kiểm tra , ký chứng từ kế toán
Phân loại sắp xếp, định khoản kế toán, ghi sổ kế toán
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
H quản lý trực tiếp và chủ tài khoản cần ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo tính pháp lý cao và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Đây là căn cứ để thực hiện các phần hành kế toán và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Cơ quan nhà nước, đặc biệt là VPTTCP, thường phát sinh nhiều nghiệp vụ thanh toán và tạm ứng, cùng với các quy trình và định mức kèm theo Thanh tra Chính phủ đã quy định quy trình thanh toán và tạm ứng cho tất cả nghiệp vụ, nhấn mạnh rằng chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng phải tuân theo quy định của Bộ Tài chính và chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân cần có chữ ký của thủ trưởng và dấu của đơn vị phát hành.
Một điểm đáng chú ý là mặc dù đơn vị đã áp dụng kế toán máy và cho phép tiếp nhận chứng từ điện tử, điều này giúp cán bộ địa phương dễ dàng liên hệ với Phòng Tài vụ để thực hiện tạm ứng và thanh toán từ xa qua chuyển khoản ngân hàng Tuy nhiên, hình thức này vẫn chưa được áp dụng rộng rãi do nhiều nguyên nhân, trong khi đó, chứng từ kế toán vẫn phải sử dụng thủ công theo mẫu in sẵn.
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán.
Sau khi lập chứng từ kế toán, kế toán phần hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ của các chỉ tiêu, đồng thời xác minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi trên chứng từ Họ cũng đối chiếu chứng từ với các tài liệu liên quan Kế toán trưởng sẽ thực hiện kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Chánh Văn phòng xem xét.
Qua quan sát thực tế, chứng từ kế toán tại VPTTCP đều được kiểm tra hai lần
Kiểm tra lần đầu: chứng từ được kế toán phòng tài vụ tiếp nhận, kế
Hóa toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra chứng từ kế toán, tham khảo ý kiến từ kế toán trưởng, và xem xét các chứng từ liên quan Quy trình này bao gồm việc đối chiếu với định mức kinh phí đã được ban hành, nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, trung thực và chi đúng mục đích cho công việc và nhiệm vụ được giao.
Việc kiểm tra chứng từ kế toán tại phòng Tài vụ chủ yếu tập trung vào nội dung nghiệp vụ và các chỉ tiêu giá trị, số lượng, mà chưa chú trọng đến tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ Thêm vào đó, việc lập chứng từ trên máy vi tính đôi khi gặp phải sai sót về định khoản, nguồn kinh phí và mục lục NSNN, nhưng những sai sót này chưa được phát hiện kịp thời Tuy nhiên, vấn đề này sẽ được khắc phục thông qua lần kiểm tra thứ hai.
Kiểm tra lần hai là quá trình mà chứng từ phát sinh sẽ được Vụ Kế hoạch-Tài chính và Tổng hợp xem xét lại, đối chiếu với các quy định về chỉ tiêu và định mức, nhằm đảm bảo tính đúng mục đích và nhiệm vụ Vụ này cũng có trách nhiệm tổng hợp, xem xét và đưa ra ý kiến phản hồi cho phòng Tài vụ Ngoài ra, Vụ Kế hoạch-Tài chính và Tổng hợp có quyền yêu cầu giải trình từ cán bộ, nhân viên đối với những nghiệp vụ có tính nghi ngờ cao.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán.
Sau khi kiểm tra, chứng từ kế toán được phân loại và sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của từng đơn vị Tại VPTTCP, tiêu thức phân loại chủ yếu dựa vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ Các chứng từ kế toán thường được chia thành hai loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp, trong đó chứng từ gốc hiện chiếm tỷ trọng lớn do đơn vị đã tin học hóa công tác kế toán Việc sắp xếp và phân loại hợp lý giúp chứng từ có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, và cách ghi sổ chi tiết hay tổng hợp phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán của từng đơn vị.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Tại VPTTCP, các chứng từ kế toán hàng tháng được ghi sổ hoặc nhập vào máy tính sẽ được đóng thành tập Mỗi tập chứng từ được ghi rõ thông tin về thời gian và số hiệu bên ngoài, sau đó được lưu trữ và bảo quản theo quy định.
Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Thanh tra Chính phủ
2.3.1 Những kết quả đạt được
Từ thực tế tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, có thể ghi nhận những kết quả đáng kể như: cải thiện tính chính xác của báo cáo tài chính, tăng cường khả năng kiểm soát chi phí, và nâng cao hiệu quả trong việc quản lý tài sản Những thành tựu này không chỉ giúp đơn vị đáp ứng tốt hơn các yêu cầu pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định chiến lược.
Đơn vị đã căn cứ vào quy định về hệ thống chứng từ theo Luật Kế toán và chế độ kế toán hiện hành để áp dụng hệ thống chứng từ kế toán, thực hiện ghi chép ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị Trong quá trình hoạt động, Phòng Tài vụ cũng đã bổ sung các chứng từ kế toán cần thiết để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh.
Thứ hai, đơn vị đã chủ động nghiên cứu và vận dụng hệ thống tài
Hệ thống kế toán đã được thiết lập một cách hợp lý và tuân thủ các quy định hiện hành, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn và quỹ công Đồng thời, kế toán cũng linh hoạt trong việc mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để ghi chép chi tiết các khoản thu, chi, phù hợp với điều kiện và đặc điểm quản lý của đơn vị.
Thứ ba, đơn vị đã vận dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-
Sổ cái được thiết kế phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị, giúp hệ thống hóa thông tin kế toán từ các chứng từ theo từng đối tượng và chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý Các kế toán thực hiện phân công và ghi chép sổ kế toán đúng nhiệm vụ được giao, đảm bảo mở đầy đủ sổ để hạch toán và lập báo cáo tài chính Như vậy, các đơn vị đã áp dụng quy định về hệ thống sổ kế toán một cách hiệu quả.
Vào ngày thứ tư, các đơn vị đã lập báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách một cách đầy đủ và đúng mẫu theo quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính cùng với Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010.
Công tác tự kiểm tra kế toán được thực hiện hàng năm, giúp hạn chế sai sót trong hạch toán, thắt chặt kỷ cương ngân sách và nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính.
Vào thứ Sáu, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với cơ cấu quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị Sự phân công công việc rõ ràng giúp xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cán bộ, nhân viên kế toán, đồng thời củng cố mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong quá trình tổ chức và thực hiện công tác.
Các đơn vị đã hoàn thành nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế liên quan đến hoạt động của mình, nhằm hỗ trợ công tác quản lý tài sản và sử dụng ngân sách hiệu quả trong đơn vị.
Vào thứ bảy, đơn vị đã áp dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả công tác kế toán Tại VPTTCP, hầu hết các chứng từ và sổ sách kế toán đã được thực hiện trên hệ thống máy tính, giúp hỗ trợ tích cực cho nhân viên kế toán trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ.
2.3.2 Những tồn tại, hạn chế
Mặc dù tổ chức công tác kế toán tại VPTTCP đã đạt được nhiều kết quả tích cực và có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số vấn đề cần được khắc phục trong thời gian tới.
Quy trình hạch toán kế toán và luân chuyển chứng từ tuy thống nhất nhưng vẫn tồn tại nhiều bất cập, như việc nhiều chứng từ không phản ánh đúng tình hình thực tế Chẳng hạn, khi thanh toán chi phí công tác cho cán bộ ở vùng sâu, vùng xa, họ thường gặp khó khăn do thiếu giấy tờ chứng minh chi phí phát sinh Ngoài ra, nhiều định mức chưa phù hợp, khiến kế toán phải xử lý chênh lệch dôi dư hoặc thiếu hụt tài chính để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị.
Vào thứ hai, đơn vị đã cập nhật các tài khoản kế toán chi tiết để phù hợp với cấu trúc tổ chức và chức năng nhiệm vụ Tuy nhiên, một số tài khoản tài sản vẫn theo dõi khấu hao hàng tháng, trong khi tổng kiểm kê tài sản chỉ được thực hiện vào cuối năm ngân sách Điều này gây ra sự sai lệch giữa số liệu kế toán trên máy, báo cáo kế toán quý và số liệu thực tế.
Hệ thống báo cáo tài chính hiện nay có tính pháp lệnh cao, tuy nhiên vẫn còn một số điểm chưa đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ Thuyết minh báo cáo tài chính chưa làm rõ các vướng mắc trong quá trình sử dụng kinh phí, điều này cần được cải thiện để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
H khai báo cáo tài chính hiện nay chủ yếu tuân theo nguyên tắc hình thức, dẫn đến việc phân tích báo cáo tài chính cũng chỉ dừng lại ở mức độ hình thức mà chưa thực sự phản ánh hiệu quả trong việc sử dụng kinh phí.
Bộ máy kế toán hiện tại chưa được tổ chức hợp lý, khiến cho kế toán tổng hợp phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ từ các bộ phận khác Điều này dẫn đến tình trạng công việc bị dồn ứ, đặc biệt vào thời điểm chốt sổ cuối năm và quyết toán ngân sách.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG THANH TRA CHÍNH PHỦ
Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng
Trong những năm gần đây, Việt Nam đã có những tiến bộ đáng kể trong việc hoàn thiện hệ thống pháp luật, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán Các quy định pháp lý mới được ban hành nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi tiêu công và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động công Tuy nhiên, cơ chế quản lý tài chính hiện tại đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) vẫn còn nhiều bất cập, dẫn đến công tác kế toán chưa được thực hiện chặt chẽ Trước yêu cầu đa dạng hóa và chuẩn mực hóa thông tin kế toán, cùng với sự ra đời của Luật Ngân sách 2015 và Luật Kế toán 2015, công tác kế toán tại các đơn vị HCSN cần được cải thiện và chú trọng hơn nữa.
Với vai trò là cơ quan cấp Bộ, VPTTCP hỗ trợ Tổng Thanh tra Chính phủ trong việc quản lý tài chính và tổ chức kế toán Yêu cầu quản lý tại đây rất cao, đòi hỏi tiêu chuẩn và quy định nghiêm ngặt hơn so với các đơn vị khác Để đáp ứng yêu cầu này, nhiều văn bản hướng dẫn đã được ban hành nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức và tăng cường quản lý Tuy nhiên, trong bối cảnh mới, việc hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính, đặc biệt là tổ chức kế toán, cần được duy trì một cách liên tục và đồng bộ.
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán theo hướng đổi mới và hiệu quả, cần giải quyết các vấn đề đã nêu trong chương 2, tìm ra giải pháp từ nguyên nhân khách quan và chủ quan gây vướng mắc trong công tác kế toán tại VPTTCP Đồng thời, cần khắc phục những hạn chế từ chính sách và chế độ, phát huy khả năng nội tại của đơn vị, phù hợp với sự phát triển của xã hội.
Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Thanh tra Chính phủ
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần phải phù hợp với xu thế cải cách tài chính công trong bối cảnh hội nhập toàn diện Sự biến chuyển sâu sắc về vị trí và vai trò của các đơn vị HCSN, đặc biệt là VPTTCP, yêu cầu công tác quản lý tài chính và tổ chức kế toán phải đổi mới để đáp ứng nhu cầu hoàn thành các nhiệm vụ trong thời kỳ mới.
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của nhà nước về Luật kế toán, Luật ngân sách và các chế độ, định mức hiện hành Đồng thời, việc đề xuất sửa đổi các quy định này là cần thiết, vì không phải đơn vị nào cũng có chức năng, vai trò và cơ cấu tổ chức giống nhau Điều này càng trở nên quan trọng khi Việt Nam triển khai tổng kế toán nhà nước, nhằm quản lý toàn diện các đơn vị sử dụng ngân sách và nâng cao kỷ luật tài chính quốc gia.
Thứ ba , hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm, vai trò và tình hình hoạt động của đơn vị
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần phải phù hợp với tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán tại đơn vị.
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, cần kế thừa và phát huy những ưu điểm của hệ thống kế toán cũ, đồng thời khắc phục các hạn chế còn tồn tại trong bộ máy kế toán.
Vào thứ sáu, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị cần được thực hiện một cách toàn diện và đồng bộ, đảm bảo rằng tất cả các yếu tố trong tổ chức công tác kế toán được tích hợp chặt chẽ với nhau.
Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán Đối với mỗi đơn vị HCSN, bộ máy kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, đảm bảo sự vận hành chung cả bộ máy và ảnh hưởng tới quyết định của nhà quản lý Để hoàn thiện hơn nữa tổ chức bộ máy kế toán tại VPTTCP, trong quá trình xây dựng bộ máy cần quan tâm tới các chỉ tiêu sau:
Để xác định khối lượng công việc kế toán tại VPTTCP, cần phân loại các nghiệp vụ cơ bản và đặc thù của đơn vị HCSN Những công việc phức tạp, yêu cầu kinh nghiệm và trách nhiệm cao, như kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán và kế toán theo dõi thu hồi tiền sai phạm, cần nhân sự có kinh nghiệm lâu năm Ngược lại, những vị trí có khối lượng công việc lớn nhưng đã có quy trình rõ ràng có thể bố trí nhân sự mới để học hỏi và phát triển kỹ năng.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác kế toán, cần xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ kế toán tại từng bộ phận Các cán bộ kế toán tại VPTTCP đều có trình độ và kinh nghiệm phong phú, đủ khả năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau Tuy nhiên, do chính sách kế toán thường xuyên thay đổi để phù hợp với thực tiễn, việc bồi dưỡng nhân lực kế toán là rất cần thiết, đặc biệt là trong việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào tổ chức kế toán.
3.3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu Đối với lập, lưu chuyển chứng từ: Trước hết, các đơn vị cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh
Ngoài ra, trong khâu lập chứng từ, đơn vị cần có những lưu ý cụ thể như sau:
VPTTCP cần làm rõ trách nhiệm của người kiểm soát trên các chứng từ kế toán, nhằm đảm bảo việc kiểm tra thông tin thu thập được diễn ra một cách khách quan và chính xác.
- Khi ứng dụng phần mềm kế toán cần hoàn thiện các nội dung cơ bản về chứng từ và hạch toán ban đầu như sau:
Xây dựng danh mục chứng từ kế toán là rất quan trọng, yêu cầu hạch toán ban đầu phải ghi đầy đủ thông tin trên chứng từ theo quy định Các chứng từ bắt buộc phải tuân theo mẫu quy định, trong khi chứng từ hướng dẫn có thể được thiết kế mẫu và phương pháp lập phù hợp với nhu cầu quản lý Kế toán cần phân loại và mã hóa chứng từ theo từng nội dung công tác kế toán để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
+ Phân công nhiệm vụ bộ phận kế toán và luân chuyển chứng từ trong kế
Hệ thống kế toán có thể hoạt động theo hai cách: một là từng cá nhân thực hiện toàn bộ quy trình từ xử lý chứng từ, nhập dữ liệu đến khai thác và kết xuất báo cáo; hai là tổ chức bộ máy kế toán với một cá nhân chuyên trách xử lý chứng từ và nhập dữ liệu, trong khi các bộ phận khác chỉ tập trung vào việc khai thác số liệu và kết xuất báo cáo Đối với khâu kiểm tra chứng từ, việc đảm bảo tính chính xác và hợp lệ là rất quan trọng.
Khâu kiểm tra chứng từ đã được hoàn thiện, nhưng kế toán cần tập hợp và phân tích các sai sót phát sinh trong quá trình kiểm tra Nếu phát hiện sai sót hệ thống lặp lại, cần khắc phục quy trình kế toán kịp thời để giảm thiểu sai lệch thông tin Đối với khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ, việc thực hiện đúng quy trình là rất quan trọng.
Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán, các đơn vị nên lưu trữ toàn bộ thông tin từ chứng từ lên các thiết bị như đĩa CD-ROM và USB, đồng thời thực hiện chế độ bảo quản thích hợp Kế toán viên cần nắm rõ quy định về lưu trữ tài liệu theo Luật Kế toán để xử lý tiêu hủy các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ.
3.3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán tại VPTTCP đã đáp ứng các yêu cầu quản lý và phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị, tuy nhiên vẫn tồn tại một số vấn đề trong việc áp dụng và phương pháp hạch toán thực tế Để cải thiện và cung cấp thông tin hữu ích hơn cho quản trị nội bộ, cần sửa đổi và bổ sung một số nội dung trong hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép.
Để phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế trên tài khoản kế toán, các đơn vị cần hiểu rõ nội dung của từng tài khoản nhằm sử dụng đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành Hệ thống tài khoản kế toán cần được vận dụng linh hoạt để đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ và phù hợp với đặc điểm quản lý của Thanh tra Chính phủ Để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán, VPTTCP cần thực hiện mã hóa các đối tượng kế toán Cụ thể, với các tài khoản không yêu cầu quản lý chi tiết, cần tuân thủ quy định về tài khoản kế toán; trong khi đó, các tài khoản có yêu cầu quản lý chi tiết cần được quản lý một cách cụ thể và hiệu quả hơn.
Để lập và trình bày báo cáo tài chính một cách chính xác, cần thực hiện hạch toán chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý từ cơ quan cấp trên và đơn vị Việc mã hóa chi tiết các tài khoản kế toán là yếu tố quan trọng giúp cung cấp thông tin đầy đủ và minh bạch.
- Liệt kê các yêu cầu quản lý chi tiết của từng tài khoản kế toán theo mối quan hệ của chúng.
Việc mã hóa tài khoản kế toán dựa trên nguyên tắc bố trí theo Chế độ Kế toán HCSN hiện hành, kết hợp với các bộ mã độc lập chứa đựng thông tin quản lý cụ thể Danh mục chi tiết cho từng bộ mã sẽ được điều chỉnh theo yêu cầu thực tế, với mã số được cấp một lần và duy nhất, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt Các bộ mã này được thiết kế để phù hợp với yêu cầu quản lý, chức năng và nhiệm vụ trong hoạt động kế toán.
Ví dụ: Một số bộ mã có thể xây dựng như: theo dõi nguồn kinh phí
H thường xuyên năm nay Vụ Tổ chức Cán bộ đã sử dụng bao gồm Tài khoản 46121; Mã Vụ, Cục; Mã Phòng, ban; Mã Cán bộ công chức.
3.3.4 Giải pháp hoàn thiện hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
VPTTCP hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký Chung kết hợp với công nghệ thông tin, phù hợp với điều kiện công nghệ và quy mô của nhiều đơn vị HCSN Tuy nhiên, phần mềm kế toán hiện tại còn thiếu sót trong việc hệ thống hóa và phân loại thông tin, không đáp ứng đủ yêu cầu so sánh và theo dõi thông tin phục vụ quản lý nội bộ Do đó, VPTTCP cần nâng cấp phần mềm hiện tại hoặc lựa chọn phần mềm kế toán mới phù hợp hơn.
3.3.5 Giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính, phân tích và công khai báo cáo tài chính
Hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính
VPTTCP thiết lập hệ thống báo cáo theo chế độ kế toán hiện hành, giúp công tác lập báo cáo trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhờ công nghệ thông tin Tuy nhiên, nhiều đơn vị gặp phải tình trạng phải điều chỉnh báo cáo sau khi nộp, nguyên nhân chủ yếu là do áp lực thời gian và khối lượng công việc thủ công trong kiểm tra, đối chiếu số liệu Để khắc phục, kế toán cần tập trung vào việc lập báo cáo sớm và kiểm tra, đối chiếu số liệu định kỳ để tránh tình trạng dồn việc.
H việc đến sát ngày nộp báo cáo.
Về công tác phân tích báo cáo tài chính.
Điều kiện thực hiện giải pháp
3.4.1 Về phía nhà nước, cơ quan chủ quản
- Thực hiện đổi mới cơ chế tài chính đối với đơn vị HCSN nói chung và
TTCP nói riêng: Giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm đồng bộ cả về tổ
H chức thực hiện nhiệm vụ, nhân lực, tài chính, tài sản khi cung cấp dịch vụ gắn với nhu cầu của xã hội
Cần hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thúc đẩy cơ chế tự chủ của các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) Đồng thời, việc khuyến khích sự tham gia và đóng góp của tập thể cán bộ nhân viên trong từng đơn vị là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nhà nước vẫn giữ vai trò chủ đạo trong việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho các hoạt động công cơ bản Đồng thời, cần thực hiện cơ cấu lại chi thường xuyên ngân sách nhà nước đối với các cơ quan hành chính công.
3.4.2 Về phía Văn phòng Thanh tra Chính phủ
VPTTCP tổ chức công tác kế toán dựa trên đặc điểm hoạt động, phân cấp quản lý và kế toán của đơn vị, cũng như chế độ tài chính áp dụng cho các đơn vị HCSN, nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực Quy chế chi tiêu nội bộ cần tuân thủ hướng dẫn tại Thông tư liên tịch 71/2014/TTLT-BTC-BNV ngày 30/05/2014, đảm bảo thực hiện tốt vai trò là căn cứ cho Thủ trưởng đơn vị trong việc điều hành quyết toán và sử dụng nguồn tài chính, đồng thời là cơ sở pháp lý cho KBNN trong việc kiểm soát chi.
Lãnh đạo và cán bộ kế toán cần thay đổi nhận thức về công nghệ thông tin (CNTT) và phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả công việc Việc chỉ dựa vào kế toán thủ công truyền thống và sử dụng máy tính một cách đơn giản sẽ cản trở sự phát triển của đơn vị trong bối cảnh hiện nay.
Để phát triển một đội ngũ kế toán xuất sắc, không chỉ cần có chuyên môn vững vàng mà còn phải thành thạo về công nghệ thông tin Các đơn vị cần thiết lập quy định rõ ràng về phân công, phân quyền, cũng như quản trị mạng và quản trị người dùng trong tổ chức kế toán, dựa trên những nguyên tắc chung và các phần mềm kế toán hiện đại.
H toán nhằm cụ thể hóa các chức năng, nhiệm vụ của các kế toán phần hành theo công việc được phân công.