TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1 Khái quát chung về đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1.1 Khái niệm, phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế, hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như: thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh, nhận viện trợ, biếu tặng…theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao.
Hoạt động của các đơn vị HCSN rất đa dạng và phức tạp, chủ yếu phục vụ lợi ích xã hội Do thường không có nguồn thu hoặc thu không đủ cho chi tiêu, các khoản chi chủ yếu được trang trải bằng kinh phí nhà nước Vì vậy, các đơn vị HCSN cần lập dự toán thu chi và đảm bảo chi tiêu đúng theo dự toán được duyệt, tuân thủ các tiêu chuẩn và định mức do nhà nước quy định.
Có thể phân loại đơn vị HCSN theo một số cách sau đây:
Căn cứ vào chức năng hoạt động: bao gồm các đơn vị như sau:
- Cơ quan hành chính thuần tuý: như các các cơ quan công quyền, cơ quan quản lý kinh tế, xã hội … (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND…)
- Đơn vị sự nghiệp (Sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dực, sự nghiệp y tế…)
- Các tổ chức, đoàn thể xã hội (Các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội…)
Dựa trên phân cấp tài chính, đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách để đảm bảo thực hiện ngân sách hiệu quả Các đơn vị HCSN được chia thành ba cấp, trong đó đơn vị sự toán cấp I bao gồm các cơ quan chủ quản ngành hành chính sự nghiệp thuộc Trung ương và địa phương như Bộ, tổng cục, Sở, ban Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm trực tiếp làm việc với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí được cấp phát.
+ Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới.
+ Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới.
+ Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành.
+ Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới.
Đơn vị dự toán cấp II là một phần thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu trách nhiệm trực tiếp về tài chính và quản lý quan hệ cấp phát vốn từ đơn vị dự toán cấp trên.
I Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp.
Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quản lý cấp phát vốn Đây là đơn vị thực hiện dự toán cuối cùng, trực tiếp sử dụng kinh phí ngân sách và tuân thủ các chính sách chi tiêu cũng như hạch toán Đơn vị này có trách nhiệm tổng hợp chi tiêu và báo cáo định kỳ lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp Các đơn vị dự toán (HCSN) có thể được tổ chức thành một hoặc hai cấp; nếu chỉ có một cấp, đơn vị này thực hiện nhiệm vụ của cả cấp I và cấp III, trong khi các đơn vị hai cấp phân chia nhiệm vụ giữa cấp trên (cấp I) và cấp dưới (cấp III).
1.1.1.2 Đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính là một bộ phận cấu thành bộ máy nhà nước, do đó cũng mang đầy đủ các đặc điểm chung của bộ máy nhà nước Cụ thể:
Cơ quan nhà nước hoạt động dưới quyền lực nhà nước và tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ Chúng là bộ phận thiết yếu của bộ máy nhà nước, đại diện cho nhà nước trong các quan hệ pháp luật để thực hiện quyền và nghĩa vụ hợp pháp.
Mỗi cơ quan nhà nước hoạt động theo quy định pháp luật, đảm nhận chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể, đồng thời thiết lập mối quan hệ phối hợp trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Cơ quan nhà nước có chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được quy định bởi pháp luật, bao gồm tổng thể quyền và nghĩa vụ cụ thể mang tính quyền lực Những quyền hạn này được nhà nước trao cho cơ quan để thực hiện nhiệm vụ và chức năng của mình một cách hiệu quả.
Các cơ quan nhà nước hoạt động dựa trên pháp luật, có quyền ban hành quyết định hành chính dưới dạng văn bản pháp quy và văn bản cá biệt Chúng được thành lập theo quy định của hiến pháp, luật, pháp lệnh hoặc theo chỉ đạo của cơ quan cấp trên Các cơ quan này hoạt động độc lập nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ và quyền lực phục tùng, đồng thời phải chịu sự giám sát và kiểm tra từ cơ quan quyền lực cùng cấp, báo cáo hoạt động định kỳ.
1.1.1.3 Hoạt động tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp
Hoạt động tài chính là yếu tố then chốt trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong vận hành Nó bao gồm việc sử dụng nguồn kinh phí, quản lý vốn, thực hiện các hoạt động và theo dõi tình hình thu chi cũng như quyết toán Cơ chế quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc định hình và kiểm soát dòng tiền, từ đó hỗ trợ theo dõi và cải thiện hoạt động tài chính của đơn vị.
Khi xem xét hoạt động tài chính cần xem xét nguồn tài chính và cách thức phân bổ nguồn tài chính.
Nguồn tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp:
Nguồn tài chính cho các cơ quan hành chính Nhà nước chủ yếu đến từ ngân sách nhà nước (NSNN), có thể là toàn bộ hoặc một phần Để duy trì hoạt động và phát triển, các cơ quan này cần nguồn tài chính ổn định, vì chúng phục vụ lợi ích công mà không yêu cầu người dân trả tiền cho dịch vụ Do đó, NSNN phải cấp phát kinh phí để đảm bảo hoạt động của các tổ chức công Mặc dù các tổ chức này có thể thu phí, lệ phí và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật để bổ sung nguồn kinh phí, nhưng nhìn chung, ngân sách nhà nước vẫn là nguồn tài chính chủ yếu cho hoạt động của họ.
Nguồn tài chính (kinh phí) của đơn vị HCSN được hình thành từ các nguồn:
Ngân sách nhà nước, hay nguồn kinh phí nhà nước, được cấp theo dự toán đã được phê duyệt Hàng năm, các đơn vị HCSN lập dự toán theo hướng dẫn của Bộ Tài chính Dựa trên dự toán này, cơ quan tài chính sẽ xem xét và cấp nguồn kinh phí nhà nước theo quy định hiện hành.
Các khoản đóng góp cho đơn vị HCSN được ghi nhận dựa trên nguyên tắc không bồi hoàn hoặc bồi hoàn không trực tiếp, tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN bao gồm việc áp dụng Luật kế toán, Luật Ngân sách, và các quy định liên quan để phản ánh tình hình tài chính của đơn vị Điều này nhằm đảm bảo thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, cũng như cung cấp thông tin cần thiết Tổ chức công tác kế toán còn thể hiện mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán và những người có chuyên môn trong lĩnh vực này, thông qua hình thức kế toán phù hợp cho từng đơn vị cụ thể.
Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức công tác kế toán:
Để thực hiện hiệu quả công tác kế toán tài chính trong đơn vị, cần tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý Việc này bao gồm việc phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng bộ phận, phần hành, cũng như từng kế toán viên trong bộ máy kế toán.
Tổ chức thực hiện các nguyên tắc và phương pháp kế toán, cùng với hình thức kế toán và trang thiết bị cần thiết, nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của thông tin kinh tế Đồng thời, áp dụng kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán tài chính liên quan để nâng cao khối lượng và chất lượng dữ liệu kế toán.
Tổ chức cung cấp hướng dẫn cho mọi người về việc nắm vững và tuân thủ các quy định liên quan đến quản lý kinh tế tài chính, đặc biệt là các chế độ kế toán.
Tổ chức cung cấp thông tin chính xác và chất lượng cho đúng đối tượng, đáp ứng yêu cầu cần thiết, nhằm hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý kế toán tài chính của đơn vị.
Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và các bộ phận chức năng khác trong đơn vị là rất quan trọng, đặc biệt trong các công việc liên quan đến công tác kế toán Sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán và các phòng ban như nhân sự, sản xuất, và bán hàng giúp đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin tài chính Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn cho sự phát triển của đơn vị.
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.
1.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Để phục vụ công tác quản lý theo chiều dọc từ trung ương tới địa phương, từ cơ quan tài chính tới các đơn vị dự toán, vận dụng luật Tổ chức chính quyền, luật Kế toán, luật Ngân sách… nhằm đưa ra những quy định chung trong quá trình công tác kế toán liên quan đến trình bày thông tin kế toán, phương pháp kế toán, đối tượng kế toán…Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN cần đảm bảo những nguyên tắc sau:
Để đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và yêu cầu quản lý của nhà nước, tổ chức kế toán cần tạo sự tương đồng trong bộ máy kế toán và thông tin kế toán Các thông tin này phải được trình bày theo mẫu, biểu, sổ đã quy định, đồng thời phải có con dấu và trách nhiệm rõ ràng của kế toán viên trong quá trình hạch toán Sản phẩm kế toán cần có tính phổ quát để thuận tiện cho việc tổng hợp, phân tích và so sánh với các đơn vị khác, cũng như đáp ứng yêu cầu thông tin từ cấp quản lý.
Để đảm bảo sự thống nhất trong nội dung và phương pháp kế toán, cần tuân thủ các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước Những chế độ này phản ánh chính sách của Nhà nước, phù hợp với thực tiễn kế toán qua từng giai đoạn và quy định chung cho tất cả các đối tượng Đây là cơ sở quan trọng để kế toán viên thực hiện hạch toán chính xác Kế toán viên cần tuân thủ quy trình tiếp nhận, tổng hợp, hạch toán và ghi chép thông tin theo chế độ kế toán hiện hành, đồng thời phân loại thông tin qua ghi chép ban đầu.
Để đảm bảo sự phù hợp với đặc thù của từng đơn vị HCSN, cơ cấu tổ chức kế toán cần phản ánh vị trí, vai trò và nhiệm vụ riêng biệt của từng đơn vị Nguyên tắc tổ chức kế toán không chỉ phải tuân thủ các quy định chung mà còn cần linh hoạt áp dụng cho từng trường hợp cụ thể, nhằm tối ưu hóa hiệu quả công tác kế toán và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Để đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả trong công tác kế toán, cần tổ chức thu gọn và hợp lý hóa quy trình, loại bỏ các khâu và quy định không cần thiết Điều này không chỉ giúp nâng cao năng suất lao động trong khu vực công mà còn thực hiện đúng chủ trương của Nhà nước về quản lý kinh phí hành chính.
1.2.3 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp
Tổ chức kế toán khoa học và hợp lý trong đơn vị HCSN quyết định đến chất lượng công tác kế toán, đồng thời là yếu tố quan trọng trong việc quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị Điều này giúp nâng cao vai trò của kế toán như một công cụ quản lý tài chính hiệu quả trong tổ chức.
Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN cần đáp ứng nhu cầu sau:
- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị
- Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có.
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí hạch toán.
Công việc tổ chức kế toán ở đơn vị HCSN thuộc trách nhiệm của phụ trách kế toán đơn vị (trưởng phòng tài chính kế toán hoặc kế toán trưởng).
1.2.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị HCSN thường bao gồm việc xác định số lượng nhân viên, yêu cầu về trình độ nghề nghiệp, và phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên Ngoài ra, cần thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán và các bộ phận khác liên quan, cũng như xây dựng kế hoạch công tác và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch.
Để tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả, cần xem xét hình thức tổ chức công tác kế toán (tập trung, phân tán hoặc kết hợp), đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, tình hình phân cấp quản lý, cũng như khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính Ngoài ra, yêu cầu và trình độ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán cũng là yếu tố quan trọng cần được cân nhắc.
Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) phải phù hợp với cơ cấu quản lý của đơn vị, bao gồm quy mô và các đơn vị phụ thuộc, cũng như cấu trúc các phòng ban và bộ phận tài chính kế toán.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG THANH TRA CHÍNH PHỦ
Khái quát chung về Văn phòng Thanh tra Chính phủ
Văn phòng Thanh tra Chính phủ (VPTTCP) là một bộ phận quan trọng của Thanh tra Chính phủ, hoạt động như một Vụ trong cơ quan ngang bộ VPTTCP được thành lập theo Nghị định số 15-CP ngày 02/3/1993, quy định nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ, cơ quan ngang bộ trong quản lý Nhà nước Kể từ khi thành lập, tổ chức và bộ máy của VPTTCP đã được liên tục hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước, điều này được thể hiện qua các quyết định thay thế và bổ sung.
- Nghị đinh 86/2012/NĐ-CP ngày 05 tháng 11 năm 2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ và cơ quan ngang Bộ.
- Nghị định 65/2008/NĐ-CP ngày 20/5/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thanh tra Chính phủ.
- Nghị đinh 83/2012/NĐ-CP ngày 09/10/2012 thay thế nghị định 65/2008/NĐ-CP.
Sự phát triển của Văn phòng Thanh tra Chính phủ (VPTTCP) liên quan chặt chẽ đến sự tiến bộ của ngành Thanh tra, đặc biệt là từ khi Pháp lệnh Thanh tra năm 1990 được ban hành Pháp lệnh này đã tạo nền tảng vững chắc cho ngành Thanh tra, đồng thời nâng cao vai trò của VPTTCP trong việc triển khai các hoạt động của Thanh tra Chính phủ.
Hiện nay, VPTTCP có trụ sở tại Lô D29, khu đô thị mới Trần TháiTông, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Thanh tra Chính phủ
Về chức năng, VPTTCP có chức năng giúp Bộ trưởng-Tổng Thanh tra
Chính phủ có trách nhiệm tổng hợp và điều phối các hoạt động của Thanh tra Chính phủ theo chương trình và kế hoạch đã đề ra, đồng thời thực hiện công tác hành chính quản trị đối với các hoạt động của Bộ.
Nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng Thanh tra Chính phủ bao gồm:
Chúng tôi tổng hợp và xây dựng chương trình cũng như kế hoạch công tác định kỳ của bộ, đồng thời theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các chương trình này Ngoài ra, chúng tôi cũng lập báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của bộ.
- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng của bộ;
- Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành các văn bản của bộ;
- Giúp Bộ trưởng-Tổng Thanh tra Chính phủ trong việc cung cấp thông tin đối với các phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân;
- Bảo đảm trật tự kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan;
Quản lý cơ sở vật chất và bảo đảm các phương tiện cũng như điều kiện làm việc cho cơ quan bộ là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, việc quản lý tài sản và kinh phí hoạt động của cơ quan bộ cũng cần được chú trọng để đảm bảo hiệu quả và tính bền vững trong công việc.
- Văn phòng có con dấu riêng, hoạt động theo quy định của pháp luật.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy tại Văn phòng Thanh tra Chính phủ
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, với nguyên tắc tập trung và dân chủ, nhằm đảm bảo sự chỉ đạo và điều hành thống nhất từ Chánh Văn phòng Tất cả các hoạt động của văn phòng đều tuân thủ quy định pháp luật và các chỉ đạo của Thanh tra Chính phủ.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy VPTTCP
(Nguồn: Văn phòng Thanh tra Chính phủ)
Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận tại VPTTCP:
Chánh Văn phòng là người đứng đầu, quản lý và điều hành Văn phòng, có trách nhiệm báo cáo trước Tổng Thanh tra Chính phủ và Phó Tổng Thanh tra Chính phủ phụ trách Văn phòng về tất cả các hoạt động của Văn phòng.
Phó Chánh Văn phòng hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc quản lý và điều hành hoạt động của văn phòng Người này được Chánh Văn phòng giao trách nhiệm phụ trách một số phòng ban và đơn vị trực thuộc Phó Chánh Văn phòng có quyền đại diện và sử dụng quyền hạn của Chánh Văn phòng để giải quyết các công việc trong lĩnh vực được phân công, đồng thời chịu trách nhiệm về những quyết định và hoạt động trong phạm vi nhiệm vụ của mình.
Thư ký Tổng Thanh tra Chính Phủ
Phòng Hành chính- Tổng Hợp
Phòng Quản lý phương tiện Đại diện Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh
Phó Chánh Văn phòng nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao.
- Thư ký Tổng Thanh tra Chính phủ có trách nhiệm:
+ Chấp hành sự chỉ đạo, phân công công tác của Chánh Văn phòng, dự các cuộc họp chủ chốt của Văn phòng.
Phối hợp chặt chẽ với thư ký của các Phó Tổng Thanh tra Chính phủ nhằm tạo đầu mối nắm bắt công việc, từ đó hỗ trợ Tổng Thanh tra Chính phủ trong việc điều hành hiệu quả.
+ Báo cáo công việc được giao có liên quan đến Văn phòng cho Chánh Văn phòng từ Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ.
Phòng Hành chính-Tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị chương trình công tác tuần cho lãnh đạo Thanh tra Chính phủ và xây dựng kế hoạch công tác của Văn phòng Sự tổ chức và lập kế hoạch hiệu quả giúp đảm bảo hoạt động của cơ quan diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.
Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cùng các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao cho các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.
Tổng hợp và xây dựng các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo kết quả công tác của Văn phòng, cùng với các báo cáo khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.
Quản lý và sử dụng con dấu của VPTTCP phải tuân thủ các quy định hiện hành Cần hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý cũng như sử dụng con dấu tại các đơn vị thuộc VPTTCP để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong các hoạt động liên quan.
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản của Thanh tra Chính phủ.
+ Thực hiên nhiệm vụ khác theo phân công của Chánh Văn phòng.
- Vai trò của Phòng quản trị:
+ Mở sổ theo dõi, quản lý toán bộ tài sản cố định của cơ quan và thực hiện tu bổ, sửa chữa thường xuyên theo kế hoạch.
Tổng hợp yêu cầu từ cục, vụ và đơn vị nhằm lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, phương tiện làm việc Quản lý việc sử dụng các tài sản này và tổ chức mua vé máy bay, vé tàu, vé xe cho cán bộ, công chức khi đi công tác tại địa phương.
+ Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các buổi làm việc của lãnh đạo Thanh tra Chính phủ.
+ Thực hiện các yêu cầu khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.
- Vai trò của Phòng Tài vụ:
Tổ chức thực hiện quản lý chi tiêu kinh phí được giao là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả của các cục, vụ, và đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ Điều này cần tuân thủ các quy định của Nhà nước cũng như Quy chế chi tiêu nội bộ của Thanh tra Chính phủ.
+ Quản lý việc mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác đảm bảo thực hiện đúng quy định của Nhà nước.
+ Lập dự toán, quyết toán thu hàng năm; thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước.
+ Lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.
+ Quản lý quỹ, bảo quản vật tư và tiền mặt của cơ quan theo đúng nguyên tắc, chế độ của nhà nước.
+ Phối hợp với phòng Quản trị tổ chức việc kiểm kê định kỳ tài sản của cơ quan theo quy định.
+ Quản lý, hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ của bộ phận Tài vụ thuộc đại diện văn phòng tại thành phó Hồ Chí Minh.
- Vai trò của phòng quản lý phương tiện:
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Thanh tra Chính phủ
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại VPTTCP được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, với mọi công việc kế toán được tập hợp tại phòng Tài vụ Dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng, bộ phận kế toán bao gồm 07 người, trong đó có 05 người phụ trách các phần hành kế toán, thủ quỹ và kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tổ chức bộ máy kế toán được xây dựng dựa trên các phần hành kế toán phát sinh.
- Kế toán tiền lương, phụ cấp
- Kế toán phụ trách theo dõi thu tiền sai phạm qua thanh tra
- Kế toán theo dõi các khoản thu, chi qua ngân hàng và kho bạc nhà nước
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại VPTTCP
(Nguồn: Văn phòng Thanh tra Chính phủ)
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành bộ máy kế toán, chỉ đạo lập dự toán và quyết toán kinh phí, đồng thời đề xuất các vấn đề tài chính với Chánh Văn phòng Họ cũng phân tích tình hình tài chính của đơn vị và báo cáo cấp trên về công việc được giao Các kế toán viên sẽ theo dõi từng phần hành kế toán, lập và tập hợp chứng từ, cũng như ghi sổ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành họ phụ trách.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt và ghi sổ quỹ
Khảo sát năng lực của cán bộ kế toán trong phòng Tài vụ cho thấy tất cả các kế toán đều là nữ, có trình độ Đại học trở lên Trong số này, có 3/7 người sở hữu trình độ thạc sĩ, với độ tuổi từ 28 đến 46.
Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng
Kế toán tiền lương, phụ cấp
Kế toán theo dõi thu hồi tiền sai phạm qua thanh tra
Công tác tổ chức nhân sự kế toán cần tuân thủ Nghị định 130/2005/NĐ-CP, nhằm đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ và nâng cao trách nhiệm cá nhân Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về sản phẩm kế toán, việc đào tạo cán bộ nắm vững công nghệ thông tin là rất cần thiết Bên cạnh đó, cần có chuyên gia công nghệ thông tin phụ trách chuyển giao công nghệ, nhưng điều này vẫn chưa được thực hiện Mặc dù các khóa tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn được tổ chức định kỳ, công tác tổ chức kế toán tại đơn vị vẫn cần được chú trọng để đáp ứng yêu cầu thông tin hiện đại.
2.2.2 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu Để tổ chức công tác thu nhận thông tin ban đầu kế toán tại VPTTCP đã tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của nhà nước Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại VPTTCP được quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn Thực tế tại VPTTCP, tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số lượng nghiệp vụ mà kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp Việc thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị thể hiện ở 4 chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu về lao động tiền lương bao gồm một số chứng từ như: bảng chấm công (mẫu C01-aHD), bảng thanh toán tiền lương (Mẫu C02a-HD)
Chỉ tiêu vật tư bao gồm các chứng từ quan trọng như phiếu nhập kho (Mẫu C20-HD), phiếu xuất kho (Mẫu C21-HD), và giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ (Mẫu C22-HD).
- Chỉ tiêu tiền tệ bao gồm một số chứng từ như: Phiếu chi (Mẫu C31- BB); Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu C32-HD); Giấy đề nghị mua vé máy bay…
- Chỉ tiêu tài sản cố định bao gồm những chứng từ như: Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu C52-HD); Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu C53-HD)…
Qua thực tiễn quan sát, công tác vận dụng hệ thống chứng từ kế toán được luân chuyển qua 04 bước chính theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ tại VPTTCP
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán.
Theo khảo sát thực tế về việc áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 185/2010/TT-BTC, tại cơ quan kế toán đã sử dụng 32/54 loại chứng từ, chủ yếu tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công tác phí như bảng chấm công, giấy báo làm thêm giờ, giấy đề nghị tạm ứng và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng Ngoài ra, còn có các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như bảng tính hao mòn và khấu hao tài sản cố định, cùng với các chứng từ khác như bảng kê séc và giấy rút dự toán ngân sách.
Nội dung chứng từ kế toán cần được lập rõ ràng và chính xác, phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Mỗi chứng từ kế toán phải ghi rõ trách nhiệm của từng cá nhân liên quan, bao gồm người lập và người ký, nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính.
Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Kiểm tra , ký chứng từ kế toán
Phân loại sắp xếp, định khoản kế toán, ghi sổ kế toán
Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý và đúng chế độ kế toán hiện hành Các chứng từ này là cơ sở để thực hiện các phần hành kế toán và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Đặc điểm của cơ quan nhà nước, đặc biệt là VPTTCP, là có nhiều nghiệp vụ thanh toán và tạm ứng, do đó, Thanh tra Chính phủ đã ban hành quy trình thanh toán, nhấn mạnh tính hợp lệ của chứng từ Cụ thể, chứng từ mua hàng phải tuân thủ quy định của Bộ Tài chính và các chứng từ liên quan đến quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân cần có chữ ký của thủ trưởng và dấu của đơn vị phát hành.
Mặc dù đơn vị đã áp dụng hình thức kế toán máy và cho phép tiếp nhận chứng từ máy, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ địa phương liên hệ với Phòng Tài vụ để tạm ứng và thanh toán từ xa qua chuyển khoản ngân hàng, nhưng hình thức này vẫn chưa được triển khai rộng rãi do nhiều nguyên nhân Hiện tại, chứng từ kế toán vẫn chủ yếu sử dụng phương pháp thủ công với các mẫu in sẵn.
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán.
Sau khi lập chứng từ kế toán, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ của các chỉ tiêu, đồng thời xác minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi trên chứng từ Họ cũng đối chiếu chứng từ với các tài liệu liên quan Kế toán trưởng sẽ thực hiện kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Chánh Văn phòng phê duyệt.
Qua quan sát thực tế, chứng từ kế toán tại VPTTCP đều được kiểm tra hai lần
Kiểm tra lần đầu là bước quan trọng trong quy trình kế toán, nơi chứng từ được tiếp nhận bởi kế toán phòng tài vụ Kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của chứng từ, tham khảo ý kiến kế toán trưởng, xem xét các chứng từ liên quan và đối chiếu với định mức kinh phí đã được ban hành Giai đoạn này đảm bảo rằng các chi phí được chi đúng mục đích và phù hợp với công việc, nhiệm vụ được giao.
Việc kiểm tra chứng từ kế toán tại phòng Tài vụ hiện nay chỉ tập trung vào nội dung nghiệp vụ và các chỉ tiêu giá trị, số lượng, mà chưa chú trọng đến tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ Hơn nữa, khi lập chứng từ trên máy vi tính, có thể xảy ra nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí và mục lục NSNN, nhưng những sai sót này thường không được phát hiện kịp thời Tuy nhiên, vấn đề này có thể được khắc phục thông qua lần kiểm tra thứ hai.
Kiểm tra lần hai là quá trình mà chứng từ phát sinh được chuyển cho Vụ Kế hoạch-Tài Chính và Tổng hợp để xem xét và đối chiếu với các quy định về chỉ tiêu, định mức, và mục đích sử dụng Vụ này sẽ tổng hợp, xem xét và đưa ra ý kiến phản hồi cho phòng Tài vụ Ngoài ra, Vụ Kế hoạch-Tài chính và Tổng hợp có quyền yêu cầu giải trình từ cán bộ, nhân viên đối với những nghiệp vụ có dấu hiệu nghi ngờ cao.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán.
Sau khi kiểm tra, chứng từ kế toán được phân loại và sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau, chủ yếu dựa trên nội dung kinh tế của nghiệp vụ tại VPTTCP Các chứng từ kế toán thường được chia thành hai loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp, với tỷ trọng chứng từ gốc ngày càng lớn do việc tin học hóa công tác kế toán Việc sắp xếp và phân loại hợp lý giúp các chứng từ có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, trong khi việc ghi sổ chi tiết và tổng hợp phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán của từng đơn vị.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Thanh tra Chính phủ
2.3.1 Những kết quả đạt được
Dựa trên thực tế tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, có thể nhận thấy những kết quả tích cực đã đạt được trong việc cải thiện quy trình kế toán, nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong công việc, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan.
Đơn vị đã áp dụng quy định của Luật Kế toán và chế độ kế toán hiện hành để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, từ đó thực hiện ghi chép ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị.
Ngoài ra trong quá trình hoạt động, Phòng Tài vụ đã bổ sung các chứng từ kế toán cần thiết để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh.
Đơn vị đã chủ động nghiên cứu và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán một cách hợp lý, tuân thủ chế độ kế toán Các tài khoản kế toán đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ NSNN, vốn và quỹ công, đồng thời phục vụ cho việc quản lý và sử dụng kinh phí của đơn vị Ngoài ra, kế toán đã linh hoạt mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để hạch toán chi tiết các khoản thu, chi phù hợp với điều kiện và yêu cầu quản lý.
Thứ ba, đơn vị đã vận dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-
Sổ cái kế toán được thiết kế phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị, giúp hệ thống hóa thông tin kế toán từ các chứng từ theo từng đối tượng và chỉ tiêu kinh tế tài chính Điều này không chỉ phục vụ kịp thời cho quản lý mà còn thúc đẩy hiệu quả hoạt động của đơn vị Các kế toán thực hiện phân công và ghi chép sổ sách theo đúng nhiệm vụ được giao, đảm bảo mở đầy đủ sổ kế toán để đáp ứng nhu cầu lập báo cáo tài chính Như vậy, các đơn vị đã áp dụng quy định về hệ thống sổ kế toán một cách hiệu quả.
Vào thứ tư, các đơn vị cần lập báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách một cách đầy đủ và đúng mẫu theo quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính cùng với Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010.
Công tác tự kiểm tra kế toán được tiến hành định kỳ hàng năm, giúp giảm thiểu sai sót trong hạch toán, củng cố kỷ cương ngân sách và đảm bảo giám sát tài chính minh bạch.
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với cơ cấu quản lý của đơn vị, giúp thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ Việc phân công công việc rõ ràng và xác định trách nhiệm của từng nhân viên kế toán tạo ra mối quan hệ hiệu quả giữa các bộ phận Nhờ đó, bộ máy kế toán đã thực hiện thành công nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, phục vụ cho công tác quản lý tài sản và sử dụng kinh phí trong đơn vị.
Vào thứ bảy, đơn vị đã áp dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán trong công tác kế toán Tại VPTTCP, hầu hết các chứng từ và sổ sách kế toán đã được thực hiện trên hệ thống máy tính, giúp hỗ trợ hiệu quả cho nhân viên kế toán trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ.
2.3.2 Những tồn tại, hạn chế
Mặc dù tổ chức công tác kế toán tại VPTTCP đã đạt được nhiều thành tựu và ưu điểm, nhưng vẫn còn một số tồn tại cần được khắc phục trong thời gian tới.
Mặc dù quy trình hạch toán kế toán và luân chuyển chứng từ được thống nhất, nhưng vẫn tồn tại những bất cập như nhiều chứng từ không phù hợp với thực tế Chẳng hạn, việc thanh toán chi phí công tác cho cán bộ ở vùng sâu vùng xa gặp khó khăn do thiếu giấy tờ chứng minh chi phí phát sinh Hơn nữa, nhiều định mức chưa hợp lý khiến kế toán phải xử lý chênh lệch tài chính để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị.
Vào thứ hai, đơn vị đã cập nhật các tài khoản kế toán chi tiết để phù hợp với cấu trúc tổ chức và chức năng nhiệm vụ Tuy nhiên, một số tài khoản tài sản vẫn được thiết kế để theo dõi khấu hao hàng tháng, trong khi cuối năm ngân sách mới tiến hành tổng kiểm kê tài sản Điều này đã dẫn đến sự chênh lệch giữa số liệu kế toán trên máy, báo cáo kế toán quý và số liệu thực tế.
Hệ thống báo cáo tài chính hiện nay còn nhiều hạn chế về tính pháp lý và khả năng cung cấp thông tin đầy đủ Thuyết minh báo cáo tài chính chưa làm rõ các vướng mắc trong việc sử dụng kinh phí, trong khi việc công khai báo cáo vẫn chỉ dừng lại ở mức hình thức.
Việc phân tích báo cáo tài chính còn thực hiện hình thức, chưa phản ánh hiệu quả công tác sử dụng kinh phí.
Tổ chức bộ máy kế toán hiện tại chưa hợp lý, khi kế toán tổng hợp phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ liên quan đến các bộ phận khác Điều này dẫn đến tình trạng công việc bị dồn ứ, đặc biệt vào thời điểm chốt sổ cuối năm và quyết toán ngân sách của đơn vị.
Vào thứ năm, tiến trình kiểm tra kế toán vẫn diễn ra chậm, với kế toán tổng hợp phải gánh vác nhiều phần hành khác nhau Sau khi kiểm tra, vẫn phát hiện ra những sai sót trong quá trình quyết toán Ngoài ra, kiểm tra kế toán còn chịu áp lực về thời gian, không chỉ đơn thuần phụ thuộc vào khối lượng công việc.
Vào thứ Sáu, Phòng Tài vụ gặp khó khăn trong việc áp dụng công nghệ thông tin cho tổ chức kế toán do thiếu cán bộ chuyên trách để nâng cấp và bảo dưỡng hệ thống phần mềm Mặc dù đội ngũ nhân viên chủ yếu là nữ và có nhiều năm kinh nghiệm, nhưng họ vẫn gặp hạn chế trong việc tiếp cận công nghệ và sử dụng các công cụ kế toán hiệu quả.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG THANH TRA CHÍNH PHỦ
Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng
Trong những năm gần đây, Việt Nam đã có những tiến bộ đáng kể trong việc cải thiện hệ thống pháp luật, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán Các quy định pháp lý mới được ban hành nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi tiêu công và tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động công Tuy nhiên, cơ chế quản lý tài chính hiện tại đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) vẫn còn nhiều bất cập, dẫn đến công tác kế toán chưa chặt chẽ và hợp lý Với sự ra đời của Luật Ngân sách 2015 và Luật Kế toán 2015, yêu cầu về chuẩn mực hóa thông tin kế toán ngày càng cao, đòi hỏi các đơn vị HCSN cần chú trọng hoàn thiện công tác kế toán để đáp ứng những thay đổi trong chính sách tài chính và kế toán.
Với vai trò là cơ quan cấp Bộ, VPTTCP cần quản lý tài chính và tổ chức kế toán với tiêu chuẩn cao hơn các đơn vị khác Để hoàn thiện bộ máy tổ chức và tăng cường quản lý, nhiều văn bản hướng dẫn đã được ban hành Tuy nhiên, trong bối cảnh mới, việc cải tiến cơ chế quản lý tài chính, đặc biệt là tổ chức kế toán, cần được duy trì liên tục và đồng bộ Để đạt được điều này, cần giải quyết các vấn đề đã nêu trong chương 2, tìm ra giải pháp từ nguyên nhân khách quan và chủ quan, đồng thời khắc phục những hạn chế từ chính sách, chế độ, phát huy khả năng nội tại của đơn vị và phù hợp với sự phát triển của xã hội.
Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Thanh tra Chính phủ
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần phải phù hợp với xu thế cải cách tài chính công trong bối cảnh hội nhập toàn diện Sự biến chuyển sâu sắc của các đơn vị HCSN, đặc biệt là VPTTCP, đòi hỏi công tác quản lý tài chính và tổ chức kế toán phải đổi mới, nhằm hỗ trợ các đơn vị hoàn thành nhiệm vụ trong giai đoạn mới.
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của nhà nước về Luật kế toán, Luật ngân sách và các chế độ, định mức hiện hành Đồng thời, cần có những đề xuất sửa đổi cho phù hợp với đặc thù của từng đơn vị, vì không phải tất cả các đơn vị đều có chức năng, vai trò và cơ cấu tổ chức giống nhau Việc này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh Việt Nam triển khai tổng kế toán nhà nước, nhằm quản lý hiệu quả các đơn vị sử dụng ngân sách và nâng cao kỷ luật tài chính quốc gia.
Thứ ba , hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm, vai trò và tình hình hoạt động của đơn vị
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, cần phải điều chỉnh phù hợp với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán và tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.
Vào thứ năm, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị cần dựa trên việc kế thừa và phát huy những ưu điểm của hệ thống kế toán cũ, đồng thời khắc phục những hạn chế và tồn tại của bộ máy kế toán hiện tại.
Vào thứ Sáu, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị cần được thực hiện một cách toàn diện và đồng bộ, đảm bảo tích hợp tất cả các yếu tố trong tổ chức công tác kế toán.
Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán Đối với mỗi đơn vị HCSN, bộ máy kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, đảm bảo sự vận hành chung cả bộ máy và ảnh hưởng tới quyết định của nhà quản lý Để hoàn thiện hơn nữa tổ chức bộ máy kế toán tại VPTTCP, trong quá trình xây dựng bộ máy cần quan tâm tới các chỉ tiêu sau:
Tại VPTTCP, việc xác định khối lượng công việc kế toán là rất quan trọng, bao gồm các nghiệp vụ cơ bản và những nghiệp vụ đặc thù của đơn vị Đối với các công việc phức tạp, cần nhân sự có kinh nghiệm và trách nhiệm cao, như kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán và kế toán theo dõi thu hồi tiền sai phạm Ngược lại, những vị trí có khối lượng công việc lớn nhưng quy trình đã rõ ràng có thể bố trí nhân sự mới để họ có cơ hội học hỏi và phát triển.
Để đảm bảo hiệu quả công việc, cần xác định số lượng và chất lượng đội ngũ kế toán tại từng bộ phận hợp lý Các cán bộ kế toán tại VPTTCP đều có trình độ và kinh nghiệm lâu năm, đủ khả năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau Tuy nhiên, do chính sách kế toán thường xuyên thay đổi để phù hợp với thực tiễn, việc bồi dưỡng nhân lực kế toán là rất cần thiết, đặc biệt trong việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào tổ chức công tác kế toán.
3.3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu Đối với lập, lưu chuyển chứng từ: Trước hết, các đơn vị cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh
Ngoài ra, trong khâu lập chứng từ, đơn vị cần có những lưu ý cụ thể như sau:
VPTTCP cần làm rõ trách nhiệm của người kiểm soát trên các chứng từ kế toán để đảm bảo việc kiểm tra thông tin được thực hiện một cách khách quan và chính xác.
- Khi ứng dụng phần mềm kế toán cần hoàn thiện các nội dung cơ bản về chứng từ và hạch toán ban đầu như sau:
Xây dựng danh mục chứng từ kế toán là cần thiết để quy định rõ hạch toán ban đầu, yêu cầu ghi đầy đủ nội dung trên chứng từ hoặc bổ sung thông tin cần thiết cho quản lý Chứng từ bắt buộc phải theo mẫu quy định, trong khi chứng từ hướng dẫn có thể được thiết kế mẫu và phương pháp lập phù hợp với từng đơn vị Kế toán cũng cần phân loại và mã hóa chứng từ theo từng nội dung công tác kế toán để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý.
Bộ phận kế toán có thể phân công nhiệm vụ theo hai cách: một cá nhân thực hiện toàn bộ quy trình từ xử lý chứng từ, nhập dữ liệu đến khai thác và kết xuất báo cáo, hoặc tổ chức một cá nhân chuyên trách xử lý chứng từ và nhập dữ liệu, trong khi các bộ phận khác chỉ tập trung vào việc khai thác số liệu và kết xuất báo cáo Đối với khâu kiểm tra chứng từ, việc phân công rõ ràng giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công tác kế toán.
Khâu kiểm tra chứng từ đã được cải thiện đáng kể, nhưng kế toán vẫn cần chú trọng vào việc tập hợp và phân tích các sai sót phát sinh trong quá trình kiểm tra.
Để giảm thiểu sai lệch thông tin kế toán, cần khắc phục kịp thời các sai sót hệ thống lặp lại trong quy trình kế toán Đặc biệt, việc lưu trữ và bảo quản chứng từ cũng cần được chú trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán, các đơn vị cần lưu trữ toàn bộ thông tin từ chứng từ trên các thiết bị như đĩa CD-ROM và USB, đồng thời thực hiện chế độ bảo quản hợp lý Kế toán viên tại VPTTCP cần nắm vững quy định lưu trữ tài liệu theo Luật Kế toán để xử lý và tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.
3.3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán tại VPTTCP đã đáp ứng yêu cầu quản lý và phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài chính Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng, một số vấn đề chưa hợp lý đã xuất hiện Để cải thiện, cần sửa đổi và bổ sung hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho quản trị nội bộ Các đơn vị cần hiểu rõ nội dung kinh tế của từng tài khoản để sử dụng đúng quy định Đặc biệt, VPTTCP cần mã hóa các đối tượng kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý và tối ưu hóa hiệu quả phần mềm kế toán, đảm bảo sử dụng tài khoản đúng quy định đối với các tài khoản không yêu cầu quản lý chi tiết và thực hiện quản lý chi tiết cho các tài khoản cần thiết.
Dựa vào yêu cầu hạch toán chi tiết để lập và trình bày báo cáo tài chính, cần cung cấp thông tin đầy đủ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan cấp trên và đơn vị Việc này được thực hiện thông qua mã hóa chi tiết các tài khoản kế toán.
- Liệt kê các yêu cầu quản lý chi tiết của từng tài khoản kế toán theo mối quan hệ của chúng.
Việc mã hóa tài khoản kế toán dựa trên nguyên tắc bố trí tài khoản theo Chế độ Kế toán HCSN hiện hành, kết hợp với các bộ mã độc lập, mỗi bộ mã chứa thông tin khác nhau phục vụ cho quản lý Danh mục chi tiết cho từng bộ mã sẽ được điều chỉnh theo yêu cầu thực tế Các giá trị mã số của các bộ mã được cấp một lần và duy nhất trong hệ thống, trừ một số trường hợp đặc biệt.
Các bộ mã được xây dựng và thiết kế phù hợp với yêu cầu quản lý và chức năng, nhiệm vụ, nội dung hoạt động.
Một số bộ mã được xây dựng để theo dõi nguồn kinh phí thường xuyên trong năm nay bao gồm Tài khoản 46121, mã Vụ, Cục, mã Phòng, ban và mã Cán bộ công chức.
3.3.4 Giải pháp hoàn thiện hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
VPTTCP hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký Chung kết hợp với tin học hóa, phù hợp với yêu cầu công nghệ thông tin và có cách ghi chép đơn giản, thích hợp cho mọi quy mô Tuy nhiên, phần mềm kế toán hiện tại còn thiếu sót, không đáp ứng được yêu cầu so sánh và phân loại thông tin, đồng thời vẫn giữ cách phân loại mẫu sổ truyền thống mà chưa chú trọng đến việc theo dõi thông tin cho quản lý nội bộ Do đó, VPTTCP cần nâng cấp phần mềm hiện có hoặc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp hơn.
3.3.5 Giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính, phân tích và công khai báo cáo tài chính
Hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính
Điều kiện thực hiện giải pháp
3.4.1 Về phía nhà nước, cơ quan chủ quản
- Thực hiện đổi mới cơ chế tài chính đối với đơn vị HCSN nói chung và
TTCP nhấn mạnh việc giao quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm cho các tổ chức, bao gồm cả tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quản lý nhân lực, tài chính và tài sản Điều này nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu của xã hội.
Cần hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật để thúc đẩy cơ chế tự chủ cho các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN), đồng thời khuyến khích sự tham gia và đóng góp của tập thể cán bộ nhân viên trong từng đơn vị.
Nhà nước giữ vai trò chủ đạo trong việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho các hoạt động công cơ bản Đồng thời, cần thực hiện cơ cấu lại chi thường xuyên ngân sách nhà nước đối với các cơ quan hành chính công để nâng cao hiệu quả hoạt động.
3.4.2 Về phía Văn phòng Thanh tra Chính phủ
VPTTCP căn cứ vào đặc điểm hoạt động và chế độ tài chính của các đơn vị HCSN để tổ chức công tác kế toán phù hợp, nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực Quy chế chi tiêu nội bộ cần tuân thủ hướng dẫn tại Thông tư liên tịch 71/2014/TTLT-BTC-BNV ngày 30/05/2014, đảm bảo vai trò hỗ trợ Thủ trưởng đơn vị trong việc quyết toán và sử dụng nguồn tài chính, đồng thời là cơ sở pháp lý cho KBNN trong việc kiểm soát chi.
Lãnh đạo và cán bộ kế toán cần thay đổi nhận thức về công nghệ thông tin (CNTT) và phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả công việc Nếu chỉ duy trì phương pháp kế toán thủ công truyền thống và sử dụng máy tính một cách đơn giản, sẽ tạo ra rào cản lớn cho sự phát triển của đơn vị trong bối cảnh hiện nay.
Để phát triển một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, các đơn vị cần chú trọng đến việc nâng cao kỹ năng chuyên môn và tin học cho nhân viên Đồng thời, việc xây dựng quy định phân công, phân quyền và quản lý mạng lưới cũng rất quan trọng Các tổ chức nên áp dụng các nguyên tắc chung và sử dụng phần mềm kế toán để xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán theo công việc được giao.
