ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CHẤT LƯỢNG VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM
Quy mô lao động của công ty
Để đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của thị trường và xã hội, cạnh tranh ngày càng gay gắt, lao động của công ty không ngừng ra tăng cả về số lượng và chất lượng Đồng thời để dáp ứng quy mô hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 100 người.
Dưới đây là bảng thống kê số lượng công nhân viên trong công ty.
Biểu 1.1:Thống kê đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn công ty
Stt Phòng ban Số người
3 Phòng tài chính kế toán 5
Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự
Cơ cấu lao động của công ty
Với tổng số 100 cán bộ công nhân viên của công ty được phân bổ cho các bộ phận, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ được sắp xếp đồng đều ở các phòng ban và các đội Ở mỗi phòng ban số lao động nhiều hay ít cũng phải phụ thuộc vào nhiệm vụ sản xuất, trình độ trang thiết bị kỹ thuật và trình độ tổ chức sản xuất Trưởng các phòng ban đều có trình độ đại học và có kinh nghiệm ít nhất bốn năm trong lĩnh vực chuyên môn sau đó mới được đảm nhiệm vị trí quản lý Đội ngũ công nhân vận tải, kỹ thuật đều có tay nghề cao, có kinh nghiệm trong việc thực hiện kinh doanh các sản phầm phần mềm, thiết bị tin học Hàng năm, công ty có tổ chức các khóa đào tạo nâng bậc tay nghề cho đội ngũ công nhân kho vận, vận tải, công nhân kỹ thuật, công nhân hóa sinh,… Từ đó, làm căn cứ nâng lương và xét khen thưởng cho cán bộ công nhân viên.
Biểu 1.2: Thống kê trình độ và cơ cấu tuổi của cán bộ công nhân viên
Stt Cán bộ công nhân viên Dưới 30 Từ 30-
Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự
Tỷ lệ của độ tuổi dưới 30 là 40% và độ tuổi 30-40 là 55% còn độ tuổi từ44-45 chiếm có 5 % Hầu hết ở độ tuổi trẻ đang sung sức cả về trí tuệ lẫn thể chất Đây là một dấu hiệu rất đáng khả quan, là thành phần giúp công ty không ngừng phát triển mạnh mẽ Đội ngũ này có trên dưới 5 năm kinh nghiệm nên họ có thể nắm bắt nhanh nhạy những kỹ thuật, những máy móc thiết bị tiên tiến hơn Và bên cạnh đó không thể không kể đến những người có thâm niên công tác rất dày dặn kinh nghiệm trên 5 năm đến 10 năm Họ là một đội ngũ rất quan trọng với công ty vì chính họ là người hướng dẫn và truyền đạt kinh nghiệm trong công việc cho đội ngũ cán bộ công nhân viên mới vào công ty Với kiến thức kết hợp với kinh nghiệm chỉ cho họ những hướng đi đúng đắn và làm công việc được giao một cách tốt nhất.Vì vậy, nhìn vào cơ cấu độ tuổi của Công ty là đem lại lợi nhuận tối đa cho Doanh Nghiệp. Để tạo điều kiện cho Ban giám đốc quản lý tình hình kế hoạch lao động, tính lương và trả lương theo đúng chế độ, Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam có tiến hành phân loại công nhân viên thành 2 loại:
- Công nhân viên trong danh sách.
- Công nhân viên ngoài danh sách.
Công nhân viên trong danh sách là toàn bộ số người đó đăng ký trong danh sách lao động của công ty, thuộc phạm vi quản lý của công ty và được công ty trả lương hàng tháng.
Công nhân viên ngoài danh sách là những công nhân viên làm việc và hưởng lương theo hợp đồng của công ty và công ty chỉ quản lý họ trong thời gian thực hiện hợp đồng và trả lương theo sản phẩm họ làm ra tại thời điểm theo hợp đồng Thường là những công nhân thuê ngoài mà công ty tuyển vào làm khi có yêu cầu về công việc phải hoàn thành theo kế hoạch.
CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG CỦA CÔNG TY
Tiền lương và cách tính lương tại Công ty
Qua quá trình hoạt động Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam đã hình thành lên 2 hình thức trả lương phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian và theo sản phẩm Tiền lương của công ty phân ra làm 2 bộ phận riêng biệt:
+ Hình thức lương theo thời gian trả cho công nhân viên trong danh sách nhân viên của công ty.
+ Hình thức lương theo sản phẩm trả cho công nhân viên ngoài danh sách của công ty.
Phương pháp tính lương là rất quan trọng đối với một doanh nghiệp Phương pháp tính lương cần đúng, hiệu quả và phù hợp với nguyện vọng của người lao động Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam đã xây dựng một phương pháp tính lương khá đơn giản, dễ hiểu và phù hợp với nguyện vọng của người lao động cũng như nguyện vọng của Hội đồng quản trị Cụ thể phương pháp tính lương cũng xây dựng trên cơ sở 2 hình thức trả lương là trả lương theo thời gian và theo sản phẩm như sau:
- Phương pháp tính lương theo thời gian
Tổng tiền lương theo thời gian của người lao động được tính như sau:
V tháng : Tổng tiền lương người lao động được nhận hàng tháng
V1 : Tiền lương cơ bản được hưởng theo thời gian làm việc.
- Tiền lương V 1 : Là tiền lương cố định theo cấp bậc được xác định theo thang lương, bảng lương do công ty quy định đối với mỗi vị trí công việc.
Công ty quy định cách tính lương V 1 như sau:
+ TL cb : Là tiền lương cấp bậc của mỗi cán bộ công nhân viên theo thang bảng lương do công ty quy định được ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm
+ Số ngày công trong tháng : là số ngày công làm việc trong tháng mà công ty quy định Công ty quy định một tháng có 26 ngày công.
+ Số ngày công làm thực tế trong tháng : Số ngày công thực tế người lao động đi làm trong tháng.
Cụ thể lương của nhân viên Đỗ Mạnh An – Phòng vật tư
Số ngày công trong tháng là : 26 ngày
Số ngày công thực tế đi làm : 26 ngày
Vậy nên lương V1 của Đỗ Mạnh An =2.100.000 x 26 = 2.100.000đ
- Tiền phụ cấp V 2 : Là các khoản phụ cấp cho công nhân viên tùy vào vị trí công việc như phụ cấp xăng xe, phụ cấp điện thoại, phụ cấp thêm giờ…Đối với mỗi vị trí công việc có mức phụ cấp khác nhau Căn cứ vào quyết định kế toán tính vào lương cho người lao động.
* Đối với phụ cấp làm thêm giờ, ca đêm được tính như sau:
+ Thời gian làm thêm ngày thường từ 17h00 đến 21h00
Số ngày công trong tháng thực tế trong tháng
+ Thời gian làm thêm giờ ngày thường từ 21h00 đến 5h00
+ Đối với phụ cấp làm thêm giờ ngày nghỉ thì sẽ được tính bằng 150% mức lương giờ của ngày công làm việc chính thức
Ngày nghỉ ở đây được hiểu là các chủ nhật trong tuần đối với văn phòng và bốn ngày bất kỳ được ban chỉ huy công trình cho phép nghỉ trong tháng đối với công trường.
+ Đối với phụ cấp làm thêm giờ vào ngày lễ được nghỉ có hưởng lương sẽ được tính bằng 200% mức lương giờ của ngày công làm việc chính thức.
Ghi chú : Ngày lễ là những ngày được Nhà nước quy định
Số giờ làm việc trong tháng = Số ngày làm việc trong tháng x số giờ làm việc trong ngày.
Số giờ làm việc trong ngày được quy định là: 8h/ ngày
Thêm giờ = x số giờ làm thêm x 125%
Ngày thường số giờ làm việc trong tháng
Thêm giờ = x số giờ làm thêm x 150 %
Ngày thường số giờ làm việc trong tháng
Thêm giờ = x số giờ làm thêm x 150 %
Ngày nghỉ số giờ làm việc trong tháng
Thêm giờ = x số giờ làm thêm x 200 %Ngày lễ số giờ làm việc trong tháng Đối với phiếu giao việc cho Nguyễn Thanh Tùng thì phụ cấp thêm giờ được tính như sau:
Phụ cấp làm thêm giờ = 2 600 000 x 3 x 125% = 46.875 đ
Phương pháp tính lương theo sản phẩm
Công ty quy định cách tính lương như sau:
Vn: Tiền lương tính theo sản phẩm trả cho người lao động m : Khối lượng công việc người lao động thực hiện Căn cứ vào biên bản nghiệm thu công việc của chỉ huy trưởng công trình với người lao động g : Đơn giá tính cho khối lượng công việc Căn cứ vào hợp đồng của công ty ký với người lao động.
Ví dụ: Công ty thuê 02 công nhân dọn dẹp kho Nguyễn Phong Sắc Đơn giá tiền lương 1 ngày của một công nhân từ 8h sáng đến 17h là 120.000 đồng/ngày/người Căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành Thời gian thực hiện của 2 công nhân là 10 ngày Tiền lương của 01 công nhân là:
Tiền lương 1 công nhân = 120.000 * 10 = 1.200.000 đồng
Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của công ty được sử dụng để chi trả tiền lương hàng tháng, thanh toán lương hàng quý và quyết toán lương toàn công ty.
Quỹ tiền lương công ty bao gồm: quỹ tiền lương của người lao động và quỹ tiền lương của Hội đồng quản trị và ban giám đốc.
Nguồn hình thành quỹ tiền lương của công ty từ các hoạt động sản xuất kinh doanh Hàng tháng thực hiện trả đủ 100% quỹ tiền lương tạm ứng hàng tháng cho người lao động.
Cuối mỗi quý sau khi xác định được quỹ tiền lương hiệu quả quý của người lao động sẽ thực hiện thanh toán như sau:
+ Trích 2% quỹ tiền lương hiệu qủa của quý để làm quỹ khen thưởng của Ban giám đốc nhằm động viên khen thưởng kịp thời các cá nhân, phòng ban có thành tích tốt, hiệu quả sản xuất kinh doanh cao.
+ 100% quỹ lương hiệu quả quý còn lại dùng để thanh toán cho người lao động.
CHẾ ĐỘ TRÍCH LẬP, NỘP VÀ SỬ DỤNG CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CHẤT LƯỢNG VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM
Các khoản trích theo lương
Quỹ BHXH là khoản tiền được tạo ra bằng cách trích theo tỷ lệ phần trăm trên tiền lương phải thanh toán cho người lao động để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ tiền lương người lao động Từ thời điểm 01/01/2013 đến 31/12/2014 tỷ lệ đóng BHXH là 24% tổng quỹ lương đóng BHXH trong đó 17% tính vào chi phmáyí sản xuất kinh doanh, 7% khấu trừ vào lương của người lao động Theo quy định, từ 01/01/2014 thì tỷ lệ đóng BHXH là 26% trong đó 18% tính vào chi phí kinh doanh và 8% khấu trừ vào lương của người lao động Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động
Các chế độ BHXH được hưởng cụ thể như sau:
Chế độ trợ cấp ốm đau: được hưởng là 75% lương cơ bản, thời gian hưởng trợ cấp tuỳ thuộc vào từng ngành nghề, thời gian đã đóng bảo hiểm bao lâu
Khi con ốm phải nghỉ được hưởng trợ cấp BHXH áp dụng đối với trẻ ?
- Chế độ thai sản: được BHXH trả thay lương trong 4 tháng và trợ cấp thêm 1 tháng tiền lương đóng bảo hiểm khi sinh Nếu có nhu cầu người lao động có thể nghỉ thêm (với sự đồng ý của Công ty) nhưng không được hưởng trợ cấp.
- Chế độ trợ cấp tai nạn lao động: được hưởng trợ cấp bằng 100% tiền lương trong thời gian điều trị, trợ cấp chi phí khám chữa bệnh cho người lao động Tuỳ vào mức suy giảm khả năng lao động có các mức phụ cấp cụ thể phù hợp.
- Chế độ hưu trí: được áp dụng với điều kiện nam đủ 60 tuổi, nữ đủ 55 tuổi và có thời gian đóng BHXH đủ 20 năm trở lên Lương hưu hàng tháng được tính theo số năm đóng BHXH và mức lương tháng bình quân làm căn cứ đóng BHXH Nếu thời gian đóng BHXH đủ 15 năm thì lương hưu được tính bằng 45% mức lương tháng bình quân làm căn cứ đóng BHXH, sau đó cứ thêm mỗi năm đóng BHXH lương hưu sẽ được tính thêm 2% nhưng mức lương hưu tối đa là 75% lương tháng bình quân làm căn cứ đóng BHXH và mức lương hưu thấp nhất cũng bằng lương tối thiểu.
- Chế độ tử tuất: khi người lao động đang làm việc, nghỉ việc chờ giải quyết hay nghỉ hưu bị chết thì người lo mai táng được nhận một khoảng bằng
8 tháng lương tối thiểu Nếu người chết đã có thời gian đóng bảo hiểm đủ 15 năm thì thân nhân là con chưa đủ 15 tuổi, bố mẹ già đã hết tuổi lao động thì được hưởng tiền tuất tháng Tiền tuất tháng bằng 50% lương tối thiểu, trường hợp nhân thân không có nguồn thu nàokhác thì được hưởng 70% lương tối thiểu Nếu nhân thân không thuộc diện hưởng tiền tuất tháng thì được nhận tiền tuất một lần bằng 6 tháng lương hiện hưởng.
Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ qui định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ Theo chế độ hiện nay thì tỷ lệ này là 4,5% trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1,5% trừ vào lương của người lao động Quỹ BHYT được chi tiêu trong trường hợp: khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang.
Hiện nay Công ty không trích lập kinh phí công đoàn từ chi phí sản xuất, kinh doanh của Công ty mà quỹ này có được là do sự đóng góp của cán bộ công nhân viên công ty. Đối với quỹ BHTN thì bắt đầu từ tháng 01 năm 2010 Công ty mới tiến hành trích lập Mức trích lập cụ thể như sau: Tổng quỹ bảo hiểm thất nghiệp của Công ty là 2% trên tổng số lương cơ bản, trong đó Công ty chịu 1%,người lao động đóng góp 1%.
Tình hình nộp và sử dụng các khoản trích lập theo lương
Việc tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp mà người lao động phải chịu thì tính trừ vào lương hàng tháng của người lao động Sau đó công ty tiến hành nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan Bảo hiểm xã hội hàng tháng bao gồm cả quỹ mà công ty trích lập theo quy định của Nhà nước Khi phát sinh các trường hợp ốm đau, thai sản, tại nạn lao động được hưởng BHXH thì mang các chứng từ hợp lý, hợp lệ đến để thanh toán. Đối với khoản Kinh phí công đoàn thì việc trích lập được tiến hành theo từng quý Sau đó, toàn bộ số tiền quỹ Kinh phí công đoàn được nộp cho cơ quan công đoàn cơ sở là Công đoàn quận Hoàng Mai
Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam rất chú trọng quan tâm đến đời sống và quyền lợi của công nhân viên Công ty ý thức được rằng việc đáp ứng đủ các quyền lợi trên là động lực thúc đẩy lao động hiệu quả và sáng tạo Chính vì vậy, công ty luôn hoàn thành đủ, nhanh và kịp thời các chế độ đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cơ quan trức năng để việc thanh toán các chế độ đó cho người lao động một cách đầy đủ.
TỔ CHỨC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CHẤT LƯỢNG VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM
Tổ chức tuyển dụng, sắp xếp lao động trong công ty
Công tác tuyển dụng nhân sự thuộc nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức hành chính bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ như quản lý, tuyển dụng nhân sự, hồ sơ nhân sự Lên kế hoạch quản lý lao động, định hướng và đào tạo cho cán bộ công nhân viên Giám sát và nhắc nhở kịp thời tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện đúng nội quy, quy chế công ty Báo cáo lãnh đạo những trường hợp vi phạm nội quy, quy chế công ty để kịp thời chấn chỉnh nhằm bảo đảm nền nếp của công ty Đồng thời, khen thưởng những cá nhân xuất sắc hoàn thành nhiệm vụ cũng như nội quy, quy chế của công ty.
- Tổ chức tuyển dụng nhân sự
Các bộ phận khi có yêu cầu cần tuyển nhân sự cho vị trí nào đó thì phải có đề nghị gửi trưởng phòng tổ chức hành chính Trưởng phòng tổ chức hành chính đề xuất lên Hội đồng quản trị và ban giám đốc Được sự phê duyệt củaHội đồng quản trị và ban giám đốc thì trưởng phòng tổ chức hành chính tổ chức tuyển dụng : đăng thông tin tuyển dụng, lọc hồ sơ, tổ chức hẹn phỏng vấn…
Ban tuyển dụng bao gồm Chủ tịch hội đồng quản trị, trưởng phòng tổ chức hành chính và trưởng bộ phận ví trí tuyển dụng
Công nhân viên được tuyển dụng sẽ có quyết định từ phòng tổ chức hành chính Sau đó, công nhân viên đó vào làm việc dưới sự quản lý và phân công công việc của trưởng phòng chức năng Đồng thời, làm việc theo nội quy và quy chế chung của công ty.
- Tổ chức sắp xếp lao động
Hội đồng quản trị và Ban giám đốc trực tiếp điều hành, chỉ đạo sản xuất kinh doanh Bộ máy quản lý của công ty khá gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo có sự chỉ đạo trực tiếp từ trên xuống dưới, có liên hệ từ các phòng ban với nhau nhằm mục đích quản lý, giám sát có hiệu quả công tác sản xuất, kinh doanh Hàng ngày, có tổ trưởng chấm công, theo dõi số lượng lao động, theo dõi chất lượng làm việc của công nhân viên.
Việc phân loại lao động giúp cho đơn vị sử dụng lao động được hợp lý, đúng mục đích, đúng ngành nghề Tính toán lương đúng với công sức lao động, tạo điều kiện kích thích người lao động không ngừng nâng cao tay nghề, thoải mái, hứng thú trong khi làm việc, chất lượng của ngày công được tăng lên.
Trong một số trường hợp đặc biệt cần có sự hỗ trợ của các phòng ban với nhau thì phòng tổ chức hành chính đóng vai trò trung gian để sắp xếp điều phối nhân sự
Trưởng phòng bộ phận cần hỗ trợ nhân sự sẽ đề xuất cho trưởng phòng tổ chức hành chính Sau đó, trưởng phòng tổ chức hành chính xin ý kiến chỉ đạo của Hội đồng quản trị hoặc Ban giám đốc để xin người hỗ trợ từ bộ phận nào phù hợp với tình hình thực tế thời điểm đó Làm phiếu điều động chuyển cho trưởng bộ phận chỉ định để trưởng bộ phận bố trí người hỗ trợ phòng ban yêu cầu hỗ trợ.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CHẤT LƯỢNG VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CHẤT LƯỢNG VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM
2.1 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CHẤT LƯỢNG VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM
Công ty sử dụng nhiều chứng từ để tính lương cho công nhân viên Đối với mỗi phần việc phát sinh đều có chứng từ kèm theo Hệ thống chứng từ chính công ty thường sử dụng bao gồm :
- Bảng chấm công : Công ty theo dõi và ghi chép thời gian lao động của từng cán bộ công nhân viên ở từng đơn vị phòng ban của Công ty thông qua bảng chấm công Bảng chấm công phản ánh đầy đủ thời gian lao động của công nhân viên Đây là chứng từ cơ bản quan trọng đối với toàn thể cán bộ công nhân viên thuộc danh sách của công ty (Biểu 2.1)
- Bảng tạm ứng lương kỳ I : Hàng tháng công ty có một đợt thanh toán tạm ứng cho công nhân viên Vào ngày 15 hàng tháng Công ty quy định chung là tất cả công nhân viên đều được ứng một mức là 1.000.000 Đồng cho một người nhân viên.(Biểu 2.3)
- Phiếu giao việc : Khi có phát sinh công việc đột xuất thì người được phân công công việc sẽ kèm chứng từ này với bảng chấm công để làm căn cứ tính lương thêm giờ ( Biểu 2.2 )
- Phiếu chi: Kế toán thanh toán tiền cho cán bộ công nhân viên, kèm theo bảng lương đối với nhân viên trong công ty, hoặc kèm theo chứng từ nghiệm thu công việc hoàn thành đối với công nhân ngoài danh sách nhân viên trong công ty để thanh toán lương bằng tiền mặt cho họ ( Biểu 2.8 )
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành : Dùng để xác nhận khối lượng công việc hoàn thành của công nhân ngoài danh sách làm cơ sở tính lương ( Biểu 2.5 )
- Bảng thanh toán tiền lương :Đây là bảng tổng hợp thể hiện số tiền thanh toán cho người lao động Bao gồm tổng hợp tất cả các khoản lương và phụ cấp có tính chất lương và các khoản giảm trừ từ tạm ứng, từ trừ nợ, trừ do bị phạt.( Biểu 2.4 ) Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam
Bộ phận: Phòng kho vận
Ngày trong tháng Cấp bậc Tổng
Nguyễn Văn Thịnh + + + + + + + + + + P + + + + + + + + + + + + + + + TP 26 Đỗ Văn Huy + + + + + + + + + + + + + + + + + + + Ô Ô Ô + + + + NV 23 Đỗ Mạnh An + + + + + + + + + + + + + + + + P + + + + + + + + + NV 26
Ngày 31 tháng 5 năm 2014 Người chấm công Phụ trách bộ phận Phó tổng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu )
Ký hiệu: - Làm việc + - Nghỉ khác K
- Nghỉ phép P - Con ốm Co
Biểu 2.2: Phiếu giao việc Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam
Bộ phận: Phòng kinh doanh
Số: 05 Ngày 2/5/2014 Bên giao việc: Ông Đặng Văn Nam – Trưởng phòng KD
Bên nhận việc:ÔngNguyễn Thanh Tùng – Nhân viên P.KD
Nội dung: Hoàn thành hồ sơ đầu thầu kỹ thuật
Nhân viên tiếp nhận phiếu giao việc có trách nhiệm hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch.
Người giao việc Người nhận việc
( ký, ghi rõ họ tên ) ( ký, ghi rõ họ tên )
Xác nhận công việc: Tôi Đặng Văn Nam xác nhận nhân viên Nguyễn Thanh Tùng hoàn thành công việc được giao từ 18h - 21h00 ngày 2/5/2014.
( ký, ghi rõ họ tên )
Các phòng ban trong Công ty thực hiện chấm công hàng ngày Vào trước ngày cuối tháng hàng tháng trưởng bổ phận có trách nhiệm hoàn tất bảng chấm công và phiếu giao việc (nếu có) chuyển cho kế toán làm lương Kế toán làm lương căn cứ vào bảng chấm công để làm lương chính cho người lao động Nếu có phiếu giao việc thì căn cứ vào phiếu giao việc để tính phụ cấp thêm giờ cho người lao động.
Ngoài ra cứ định kỳ hàng tháng vào ngày 15( ngày giữa tháng) kế toán làm lương sẽ lập bảng tạm ứng lương kỳ I cho cán bộ công nhân viên các phòng ban. Bảng tạm ứng lương cũng được lập riêng cho mỗi phòng ban để tiện cho việc theo dõi và hạch toán.
Biểu 2.3: Mẫu bảng thanh toán tạm ứng Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam
Bộ Phận: Phòng kho vận
BẢNG TẠM ỨNG LƯƠNG KỲ I
THÁNG 5/2014 Đơn vị tính: đồng
Stt Họ và tên Tạm ứng lương kỳ I Trừ nợ Thực lĩnh Ký nhận
Người lập Kế toán trưởng P Tổng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, đóng dấu)
Bảng tạm ứng lương kỳ I thể hiện toàn bộ mức tạm ứng lương của từng cán bộ công nhân viên Khi phát tạm ứng thì họ phải ký nhận vào mục ký nhận theo đúng số tiền thực nhận và vị trí tên của mình.
Dựa vào các chứng từ liên quan như bảng chấm công, phiếu giao việc, bảng thanh toán tạm ứng và một số chứng từ khác, kế toán tiền lương làm lương tổng hợp thành một bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên để ra một số tiền mà người lao động còn được nhận Bảng lương này dùng để quyết toán lương hàng tháng cho công nhân viên Bảng thanh toán lương cũng được lập riêng cho từng phòng ban bộ phận.
Sau đây là biểu mẫu bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên công ty:
Biểu 2.4: Bảng thanh toán lương Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam
Bộ phận: Phòng vật tư
Stt Họ và tên Mức lương và ngày công
Các khoản giảm trừ khác
Người lập Kế toán trưởng Phó Tổng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký họ tên, đóng dấu)
2.1.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng tài khoản sau:
- Tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên” Kế toán phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên trong doanh nghiệp về tiền lương, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên.
+ Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên.
+ Tiền lương và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức.
Dư có: tiền lương và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức.
Dư nợ (nếu có): số trả thừa cho công nhân viên chức.
Công ty áp dụng mở tài khoản chi tiết theo từng nội dung thanh toán lương và các khoản thanh toán khác như sau:
Tài khoản 3341 : Phải trả công nhân viên trong công ty
Tài khoản 3342 : Phải trả công nhân viên ngoài danh sách công ty
Tài khoản 334 là tài khoản chính để theo dõi việc thanh toán lương cho công nhân viên, còn việc hạch toán lương kế toán hạch toán theo đúng quy định và sử dụng các tài khoản liên quan như tài khoản 154– Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang; tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp; và các tài khoản khác.
2.1.3 Quy trình kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam
2.1.3.1 Hình thức ghi sổ kế toán tiền lương
Công ty đăng ký sử dụng các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của bộ tài chính ban hành Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản, việc xây dựng lên hình thức sổ sách kế toán thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hoá và sử lý thông tin ban đầu.
Công ty quy định áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ đối với tất cả các bộ phận kế toán trong Công ty Vì vậy, kế toán tiền lương cũng hạch toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Do yêu cầu công việc phát sinh nhiều nên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và ghi sổ hàng ngày Quy trình ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ sau:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CHẤT LƯỢNG VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CHẤT LƯỢNG VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN
Từ những ngày đầu bước vào sản xuất kinh doanh với nỗ lực phấn đấu của ban lãnh đạo và đội ngũ công nhân viên của toàn công ty, cũng như sự quan tâm của chính quyền địa phương, Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam luôn xứng đáng là một trong những doanh nghiệp phát triển có nhiều đóng góp to lớn Công ty luôn là lá cờ đầu trong mọi phong trào sản xuất kinh doanh cùng hàng loạt các phong trào xã hội khác Có được những thành tựu trên đó cũng chính là sự thể hiện một khối thống nhất toàn cán bộ công nhân viên trong công ty Tuy nhiên, vẫn còn một số khuyết điểm trong bộ máy quản lý, nhưng ban lãnh đạo công ty đã nhận thức được tầm quan trọng một cách đúng đắn trong cơ cấu quản lý, xác định được thực tế hơn nữa mục đích phát triển trong nền kinh tế thị trường, rút ra những bài học kinh nghiệm chủ trương sửa chữa một cách có hiệu quả Do đó, góp phần đưa công ty đi lên đúng hướng, phát triển vững mạnh
Quá trình hoạt động sản xuất của công ty đó đạt được những kết quả đáng khích lệ.Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả bề rộng lẫn chiều sâu Để đạt được trình độ quản lý như hiện nay và được những kết quả vừa qua đã là cả một quá trình phấn đấu liên tục của ban lãnh đạo, tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty Trở thành đòn bẩy mạnh mẽ, thúc đẩy quá trình phát triển của công ty Việc vận dụng sáng tạo các quy luật kinh tế thị trường đồng thời thực hiện các chủ trương quản lý kinh tế và các chính sách kinh tế của nhà nước đã giúp công ty hoạt động có hiệu quả Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với ngân sách
Nhà nước và các đơn vị chủ quản, không ngừng nâng cao điều kiện làm việc cũng như nâng cao hơn nữa đời sống cán bộ công nhân viên.
Trong thời gian thực tập tại công ty, việc nghiên cứu đề tài về Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đem lại cho em nhiều điều bổ ích, những vấn đề lý thuyết thực hành khi còn ngồi trên ghế nhà trường Sau đây, em xin mạnh dạn đưa ra ý kiến đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty.
* Về tổ chức bộ máy quản lý lao động của công ty
Là một doanh nghiệp mới thành lập nhưng công ty đã xây dựng được một bộ máy quản lý chặt chẽ, nhiều cấp quản lý có phân chia trách nhiệm cụ thể nên hệ thống các công việc được giải quyết khá xuyên suốt giữa các bộ phận, không để bỏ sót nhiệm vụ
* Về tình hình lao động
Công ty hiện có một lực lượng lao động có kiến thức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao Đội ngũ công nhân trải qua nhiều năm lao động cũng như kinh nghiệm thực tế có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ quản lý không ngừng bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ Công ty thường xuyên mở lớp đào tạo và gửi cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên môn đi học lên bậc cao hơn Nhờ vậy mà đáp ứng được nhiệm vụ quản lý sản xuất kinh doanh của mình.Kể từ ngày thành lập và đi vào hoạt động, công ty luôn quan tâm đầu tư đến trình độ chuyên môn Nhờ đó tạo được một lực lượng công nhân cán bộ nòng cốt có tay nghề cao, tận tình và trách nhiệm đối với công việc.
* Về bộ máy kế toán của công ty
Bộ máy kế toán gọn nhẹ được tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững và không ngừng được trang bị thêm kiến thức mới Việc phân công giữa các bộ phận kế toán cũng phù hợp với trình độ của kế toán viên, đảm bảo mối duy trì liên quan chặt chẽ, phối hợp công việc để đạt hiệu quả tốt nhất.Kế toán tiền lương luôn nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý chi phí nhân công, hạ giá thành sản phẩm Kế toán tiền lương đã phân công trách nhiệm và hướng dẫn các tổ trưởng, phụ trách các tổ đội sản xuất quản lý tốt các chứng từ ban đầu của công tác kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương như bảng chấm công, bảng nghiệm thu khối lượng công việc thực hiện…Nhìn chung kế toán tiền lương đó vận dụng tốt lý luận vào thực tiễn công việc của công ty.
*Về hình thức tiền lương
Nhìn chung công tác tiền lương đã đi vào nề nếp đáp ứng được yêu cầu quản lý mà công ty đề ra Công ty chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách về tiền lương mới của nhà nước đảm bảo việc phân phối quỹ lương và trả lương gắn với năng suất, chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh, làm cho thu nhập của người lao động phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của họ tạo ra thu nhập hợp lý giữa những người lao động Việc quản lý và phân phối quỹ tiền lương của công ty đảm bảo tính công khai, dân chủ, rõ ràng, có sức gắn kết tiền lương, tiền thưởng với hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao.
* Về hệ thống sổ kế toán và phương pháp hạch toán
Công ty đó sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ theo đúng quy định về một loại sổ sách duy nhất Đồng thời, việc áp dụng nhanh nhạy các thành tựu tiến bộ của khoa học kỹ thuật giúp phần giảm nhẹ số lượng công việc Công ty đã trang bị cho phòng tài chính kế toán hệ thống máy vi tính, giúp cập nhật các thông tin, nâng cao tính kịp thời các số liệu kế toán
Hằng ngày số liệu được cập nhật đầy đủ vào máy.Cuối tháng (quý) kế toán in vào các loại sổ, báo cáo đó được thực hiện trên máy ra giấy, đối chiếu các chứng từ gốc và các phần kế toán có liên quan cho đúng, khớp chính xác sau đó đóng dấu lưu trữ.Tất cả các nghiệp vụ kế toán đều được phòng tài chính kế toán thực hiện khá tốt nên đã giúp ban lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định kịp thời, đúng đắn cho quá trình sản xuất kinh doanh Mặt khác, phòng tài chính kế toán cũng xây dựng hệ thống sổ hạch toán, cách thức ghi chép hạch toán một cách hợp lý, khoa học, phù hợp với yêu cầu, mục đích của chế độ kế toán mới hiện hành, tổ chức công tác kế toán quản trị, kế toán tài chính rõ ràng khoa học
Sử dụng thông dụng các công cụ kế toán, kết hợp với lưu giữ số liệu chính xác trên máy tính Bộ phận kế toán có thể cập nhật và cân đối một cách nhanh chóng, đáp ứng thông tin kịp thời, hữu dụng đối với từng yêu cầu quản lý của công ty và các đối tượng liên quan khác, cụ thể là:
- Công ty mở sổ tạm ứng theo dõi cho từng đối tượng tạm ứng nên không để xảy ra tình trạng hoàn ứng sai cho công nhân viên Do việc lập các sổ chi tiết theo đối tượng tạm ứng nên tạo điều kiện cho kế toán trưởng cùng lãnh đạo công ty cùng theo dõi dễ dàng, thuận tiện trong việc quản lý.
Việc tập hợp các chứng từ và luân chuyển chứng từ, sổ sách nhìn chung là nhanh chóng, đầy đủ kịp thời nên giúp cho việc tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương được đảm bảo đầy đủ, nhanh chóng và chính xác.
* Về công tác quản lý lao động
Quản lý lao động dưới góc độ thời gian làm việc được xác định thông qua " Bảng chấm công " chỉ theo dõi được ngày công làm việc mà không theo dõi được số giờ làm việc Do vậy, việc trả lương chưa so với thời gian thực tế đi làm của người lao động
Công tác quản lý lao động của công ty chưa được hiệu quả tại các bộ phận công trường, dẫn đến tình trạng nhân viên kế toán tại các đội kế toán phụ thuộc hay bị thay đổi Do đó, ảnh hưởng đến công tác thu thập chứng từ để theo dõi trả lương cho công nhân viên tại từng bộ phận Đặc biệt, khi có yêu cầu công việc cao tại các đội phụ thuộc thì kế toán tại phòng phải đi hỗ trợ làm ảnh hưởng đến tổ chức kế toán tại phòng kế toán.Tuy nhiên, phòng hành chính đã xây dựng chế độ tốt và tìm được những người phù hợp về sức khỏe và điều kiện nên tình trạng bị thay đổi nhân viên đang được khắc phục.
* Thời gian thanh toán lương
Bên cạnh những thế mạnh, thành tựu về công tác tiền lương, công ty còn gặp một số vướng mắc trong quá trình hoạt động sản xuất Đó là việc trả chậm lương cho cán bộ công nhân viên Tuy nhiên, đó không phải là vấn đề thường xuyên của công ty.Thực trạng này không chỉ có Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng truyền thông Việt Nam nói riêng mà rất nhiều doanh nghiệp khác cũng trong tình trạng này.
* Chưa xây dựng được quy chế thưởng phạt rõ ràng
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CHẤT LƯỢNG VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM
3.2.1 Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương
Các doanh nghiệp căn cứ vào phương thức sản xuất và tổ chức lao động để ra chính sách tiền lương phù hợp, mỗi phương thức tổ chức lao động đều có một cơ chế tiền lương tương ứng Tổ chức lao động càng chặt chẽ, khoa học, chính sách quản lý tiền lương càng hiệu quả và ngược lại Công ty tổ chức hình thức lương theo thời gian và theo sản phẩm cho cán bộ công nhân viên là khá hiệu quả Tuy nhiên, lại trả theo bộ phận cán bộ công nhân viên tách biệt mà chưa có sự kết hợp giữa hai hình thức đó để trả cho một cán bộ công nhân viên Vì hình thức trả lương theo sản phẩm kết hợp với trả lương theo thời gian nhằm khuyến khích công nhân nâng cao năng xuất lao động.
Công tác tiền lương, tiền thưởng không chỉ có tác dụng là một bộ phận trong tiền lương, tăng thu nhập cho người lao động mà c ̣n là một đòn bẩy quan trọng thúc ðẩy ngýời lao ðộng làm việc tốt hõn Có nhiều hình thức thưởng lương hợp lư có thể khuyến khích người lao động làm việc chăm chỉ, sáng tạo trong sản xuất để cải tiến kỹ thuật Coi tiền thưởng là một đòn bẩy kinh tế quan trọng sau tiền lương có tác dụng khuyến khích cán bộ công nhân viên trong công ty làm việc hăng hái, nhiệt tình hơn, tự mình phấn đấu để không ngừng nâng cao năng xuất lao động, nâng cao công tác quản lý, tiết kiệm chi phí sản xuất đem lại nguồn lợi cho công ty. Áp dụng nhiều hình thức tiền thưởng như : thưởng sáng kiến kỹ thuật, cải tiến tổ chức sản xuất cho cán bộ kỹ thuật và cán bộ quản lý …
3.2.2 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Chứng từ của các phòng ban để chuyển về cho kế toán làm lương là khá nhanh và kịp thời Nên thêm bảng tổng hợp sau kèm theo bảng chấm công và phiếu giao việc…
Biểu 3.1: Bảng tổng hợp chấm công Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam
Stt Họ và tên Số công làm thực tế Số công ốm Số giờ làm thêm 125% Số giờ làm thêm 150%
Bảng tổng hợp có thể thêm mục hoặc bớt mục tùy theo phòng ban miễn là thể hiện được các chỉ tiêu tổng hợp cho kế toán làm lương thực hiện công việc tính lương được dễ dàng và nhanh chóng.
Hiện tại, công ty chưa có chế độ nghỉ phép cho người lao động Do đó, ngày nghỉ phép công nhân viên không được tính lương Chỉ khi nghỉ ốm có giấy xác nhận của bệnh viện hoặc cơ sở y tế thì người lao động được thanh toán tiền nghỉ ốm
Công ty cần cho phòng hành chính xây dựng chế độ nghỉ phép cho người lao động Phân công người theo dõi và lên báo cáo ngày nghỉ phép đó cho cán bộ công nhân viên Đây cũng là một yếu tố mà công ty cần quan tâm để nâng cao chế độ hưởng quyền lợi cho cán bộ công nhân viên Từ đó, tạo được sự thoải mái và gắn bó của người lao động với công ty.
Khi đó bảng lương cần thêm cột lương nghỉ phép Đồng thời cũng cần lập bảng theo dõi ngày nghỉ phép và ngày nghỉ ốm cho công nhân viên.
Biểu 3.2: Bảng theo dõi ngày nghỉ ốm, phép Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam
BẢNG TỔNG HỢP THEO DÕI NGÀY PHÉP, ỐM Đến ngày…….
Stt Họ và tên Phòng ban
Số công ốm cộng dồn
Số công nghỉ ốm còn được hưởng
Số công nghỉ phép cộng dồn
Số công nghỉ phép còn được hưởng
3.2.3 Về sổ sách kế toán
Hiện nay, công ty rất ít các sổ theo dõi chi tiết các công việc phát sinh để lên báo cáo tổng hợp các chi phí và thuận tiện cho công tác đánh giá hiệu quả công việc cho cán bộ công nhân viên Công ty nên mở thêm sổ nhật ký báo việc
Biểu 3.3: Sổ nhật ký báo việc
Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam
Stt Nội dung công việc
Khối lượng CV hoàn thành Xác nhậc của
Người quản lý Người thực hiện công việc Đối với sổ này thì có tác dụng giúp cho người quản lý trực tiếp và ban giám đốc có thể đánh giá được người lao động Tránh để xảy ra tình trạng đi làm có mặt để chấm công.Từ sổ này thì cuối tháng kế toán có thể tổng kết được giá trị công việc của từng người công nhân.
3.2.4 Về báo cáo kế toán liên quan
Khi báo cáo cấp hội đồng quản trị thì kế toán tiền lương nên thêm vào báo cáo một cột tỷ lệ phần trăm lương của các bộ phận so với quỹ lương.Có thêm cột này thì hội đồng quản trị và ban giám đốc sẽ dễ dàng có sự so sánh phân tích quỹ lương của từng bộ phận với tổng quỹ lương Từ đó, biết được cơ cấu lương có hợp lý hay không, nên thay đổi hay thêm bớt nhân sự cho hợp lý Mẫu biểu báo cáo tổng hợp lương như sau:
Biểu 3.4: Báo cáo tổng hợp lương tháng 5/12
Công ty Cổ phần Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam Địa chỉ: Số 368 đường Lạc Long Quân, phường Xuân La, quận Tây Hồ, Tp Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG THÁNG 5/2014 Đơn vị tính: đồng
STT Họ và tên Tổng lương bộ phận Tỷ lệ % Ghi chú
Người lập Kế toán trưởng Tổng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, đóng dấu)
Phòng kế toán, đặc biệt là kế toán tiền lương càng phải hoàn thiện hệ thống thanh quyết toán lương cho người lao động, báo cáo về tình hình thanh toán lương và tình hình mức lương trả cho người lao động với hội đồng quản trị và ban giám đốc Cập nhật các chính sách và hình thức trả lương phù hợp để đề xuất ban giám đốc thực hiện theo Đồng thời, có lợi cho công ty và đảm bảo quyền lợi cho người lao động Để người lao động có ý thức trách nhiệm cao trong công việc, làm việc hết mình nhằm tăng năng suất và ý thức lao động Trên cơ sở đó Công ty Cổ phần
Tư vấn chất lượng và truyền thông Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ khẳng định và vững vàng hơn nữa trong nền kinh tế thị trường.
