LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
Sự cần thiết của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.1.1 Bán hàng, kết quả bán hàng và yêu cầu quản lý quá trình bán hàng
1.1.1.1 Bán hàng, kết quả bán hàng
Quá trình bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động thương mại Nú chớnh là quá trình chuyển giao quyền sở hữư về hàng hoá từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền của người mua. Đú chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh Ngoài quá trình bán hàng ra bên ngoài doanh nghiệp còn có thể phát sinh nghiệp vụ bán hàng nội bộ doanh nghiệp theo yêu cầu phân cấp quản lý và tiêu dùng nội bộ.
Sau quá trình bán hàng doanh nghiệp sẽ thu được tiền hay sẽ phải thu về tiền hàng Số tiền này dùng để bù đắp các khoản chi phí bỏ ra và hình thành nên lợi nhuận của doanh nghiệp.
1.1.1.2 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng Để thực hiện tốt hoạt động bán hàng có hiệu quả, không ngừng nâng cao lợi nhuận, doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ quá trình bán hàng theo các chỉ tiêu: Doanh thu, giá cả hàng hoá, số lượng và chất lượng cụ thể, tình hình công nợ.
- Theo dõi hàng hoá trên cả ba chỉ tiêu: số lượng, chất lượng, giá trị
- Quản lý doanh thu: Xác định doanh thu một cách đúng đắn, chính xác
- Quản lý về giá cả hàng bán: Nhà quản lý phải xây dựng biểu giá cho từng mặt hàng, nhóm hàng, từng phương thức bán, quản lý việc thực hiện giá bán hàng hoá.
- Doanh nghiệp cần quan tâm đến việc xác định giá vốn hàng bỏn trờn cơ sở đó xác định giá bán hàng hoá Lựa chọn phương thức và hình thức bán hàng phù hợp, nắm vững tình hình và nhu cầu thị trường.
- Quản lý tình hình công nợ: Để đảm bảo thu hồi tiền bán hàng một cách nhanh chóng, đầy đủ nhà quản lý cần quản lý tốt tình hình thanh toán tiền hàng khi đến hạn để tiếp tục SXKD, đảm bảo quay vòng vốn nhanh, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Việc quản lý công tác bán hàng rất quan trọng, nó sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp quyết định mở rộng hay thu hẹp quy mô kinh doanh Nó cung cấp thông tin một cách chính xác kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin.
1.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả
1.1.2.1 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả
Hoạt động bán hàng có vai trò rất quan trọng đối với toán xã hội nói chung và đối với doanh nghiệp thương mại nói riêng Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện.
- Đối với doanh nghiệp thương mại: Trong doanh nghiệp thương mại nếu hoạt động bán hàng không thực hiện tốt thì doanh nghiệp khó có thể tồn tại và phát triển Thông qua bán hàng vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị đó là tiền tệ Doanh nghiệp thu hồi được vốn để bù đắp các khoản chi phí và hình thành lợi nhuận, tiếp tục tái sản xuất mở rộng kinh doanh. Nếu thực hiện tốt công tác bán hàng thì sẽ quay vòng được vốn nhanh, tăng thị phần tiêu thụ trên thị trường, củng cố vị trí và uy tín của doanh nghiệp, lợi nhuận kinh doanh tăng lên, tăng sức cạnh tranh trên thị trường Hoạt động bán hàng thuận lợi tạo điều kiện doanh nghiệp thực hiện phân phối hài hoà giữa ba lợi ích: Doanh nghiệp, nhà nước và người lao động.
- Đối với xã hội: Bán hàng là khâu quan trọng nhất trong quá trình lưu thông hàng hoá Bán hàng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, nâng cao đời sống vật chất tinh thần của người tiêu dùng và điều hoà giữa sản xuất với tiêu dùng, giữa hàng hoá với tiền tệ và tạo công ăn việc làm
Nói tóm lại, bán hàng có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội và nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội.
1.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả Để phục vụ quản lý chặt chẽ, thúc đẩy hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác, tiến hàng phân phối kết quả kinh doanh đảm bảo các lợi ích kinh tế, kế toán cần hoàn thành các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt chẽ và tình hình hiện có sự biến động của loại hàng hóa về các mặt số lượng, quy cách chất lượng và giá trị.
- Theo dõi, phản ánh, kiểm soát chặt chẽ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính và các hoạt động khác Ghi nhận đầy đủ kịp thời và các khoản chi phí thu nhập của từng địa điểm kinh doanh, từng mặt hàng, từng hoạt động.
- Xác định kết quả từng hoạt động trong doanh nghiệp, phản ánh và kiểm tra, giám sát tình hình phân phối kết quả kinh doanh đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN.
Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
1.2.1 Các phương thức bán hàng
Bán hàng là một quá trình thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hoá thông qua trao đổi hàng hoá – tiền tệ Bán hàng là một khâu rất quan trọng trong quá trình kinh doanh và mở ra một chu kì mới Hiện nay, DNTM thường áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau như: Bán buôn, bán lẻ, ký gửi, nhận đại lý Mỗi phương thức bán lại có thể thực hiện dưới nhiều hình thức bán khác nhau như: Giao hàng trực tiếp, chuyển hàng…
Bán buôn hàng hoá là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại khác hoặc bán cho các đơn vị sản xuất để tiếp tục sản xuất Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hoá chưa đến tay người tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện đầy đủ Hàng được bán theo lô hàng hoặc bán ra với số lượng lớn và giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán.
Trong bán buôn bao gồm 2 phương thức:
Phương thức bán buôn qua kho: Nghĩa là hàng hoá đã được nhập vào kho của doanh nghiệp sau đó mới xuất bỏn, cú 2 phương thức giao hàng qua kho:
+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, khách hàng sẽ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp hàng hoá được xác định là tiêu thụ khi bên mua đã nhận được hàng và ký vào hoá đơn mua hàng.
Phương pháp hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Phương pháp hạch toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp
Bỳt toán (1): Phản ánh giá vốn của hàng xuất bán
Bỳt toán (2): Phản ánh doanh thu của hàng đó bỏn
Bỳt toán (3): Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả kinh doanh
Bỳt toán (4): Kết chuyển doanh thu để xác định kết quả kinh doanh
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hoỏ dựng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó do bên mua quy định Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào bên mua kiểm nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toỏn thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ Chi phí
(4) (2)(3) vận chuyển do doanh nghiệp chịu hoặc bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên.
Phương pháp hạch toán được thể hiện ở sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 1.2: Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng
Bỳt toán 1: Phản ánh hàng gửi bán
Bỳt toán 2: Phản ánh giá vốn của hàng gửi bán khi được chấp nhận
Bỳt toán 3: Phản ánh doanh thu của hàng bán
Bỳt toán 4: Chi phí phát sinh trong quá trình gửi bán
Bỳt toán 5: Kết chuyển giá vốn của hàng gửi bán
Bỳt toán 6: Kết chuyển doanh thu để xác định kết quả kinh doanh
Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng nhận hàng mua không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phương thức này có thể thực hiện dưới hai hình thức:
+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp ( Hình thức giao tay ba): Theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán Sau khi giao nhận đại diện bên mua ký nhận đủ hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hoá được xác định là tiêu thụ.
Phương pháp hạch toán được thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp
Bỳt toán 1: Phản ánh hàng mua bán thẳng tay ba.
Bỳt toán 2: Phản ánh doanh thu
Bỳt toán 3: Phản ánh giá vốn xuất bán kết chuyển xác định kết quả
Bỳt toán 4: Phản ánh doanh thu kết chuyển xác định kết quả
+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này doanh nghiệp sau khi mua hàng nhận hàng mua dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài vận chuyển hàng đến địa điểm nào đó do bên mua quy định, hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi nhận được tiền hoặc giấy báo bên mua đã nhận được hàng chấp nhận thanh toán thì hàng chuyển đi mới xác định là tiêu thụ.
Phương pháp hạch toán được thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4: Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng
Bỳt toán 1: Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển đi cho bên mua
Bỳt toán 2: Phản ánh trị giá mua của hàng được chấp nhận
Bỳt toán 3: Phản ánh doanh thu của hàng được chấp nhận
Bỳt toán 4: Kết chuyển doanh thu sang xác định kết quả
Bỳt toán 5: Kết chuyển giá vốn sang xác định kết quả
1.2.1.2 Phương thức bán lẻ Đây là phương thức bán hàng thông thường cho người tiêu dùng hoặc cho các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Đặc điểm của phương thức này là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định.
Các phương thức bán lẻ:
+ Bán lẻ thu tiền tập trung: Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hoá đơn thu tiền và giao cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh số bán. Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hoá đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với số hàng hoá hiện còn để xác định số hàng thừa thiếu
+ Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời kiểm kê hàng hoá tồn ở quầy để xác định số lượng hàng đó bỏn trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng.
+ Hình thức bán lẻ tự phục vụ ( tự chọn ): Theo hình thức này khách hàng tự chọn lấy hàng hoá.
Phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán lẻ
Sơ đồ hạch 1.5: Nghiệp vụ bán lẻ
Bỳt toán 1: Phản ánh doanh thu của hàng bán lẻ
Bỳt toán 2: Phản ánh thiếu nhân viên bán hàng phải bồi thường
Bỳt toán 3: Số tiền thừa cho vào thu nhập khác
Bỳt toán 4: Phản ánh giá vốn hàng xuất bán
Bỳt toán 5a, 5b: Kết chuyển doanh thu sang xác định kết quả
Bỳt toán 6: Kết chuyển giá vốn sang xác định kết quả
1.2.1.3 Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi
Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng Bên nhận đại lý, ký gửi sẻ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán.
Phương pháp hạch toán bán hàng đại lý:
Sơ đồ 1.6: Bán hàng đại lý.
Bỳt toán 1a: xuất kho chuyển giao cho bên đại lý
Bỳt toán 1b: Mua hàng chuyển giao cho bên nhận đại lý
Bỳt toán 2: Phản ánh giá vốn của hàng đã tiêu thụ
Bỳt toán 3: Phản ánh doanh thu của hàng bán
Bỳt toán 4: Phản ánh số hoa hồng về ký gửi
Bỳt toán 5: Kết chuyển giá vốn
Bỳt toán 6: Kết chuyển doanh thu
1.2.1.4 Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm
Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp thương mại danh cho người mua ưu đãi được trả tiền hàng trong nhiều kỳ Doanh nghiệp thương mại được hưởng thêm khoảng chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán thông thường theo phương thức trả tiền ngay gọi là lãi trả góp Tuy nhiên khoản lãi trả góp chỉ được phân bổ dần vào doanh thu hoạt động tài chính vào nhiều kỳ sau giao dịch bán.
Phương pháp hạch toán bán hàng trả góp, trả chậm
Sơ đồ 1.7: Bán hàng trả góp, trả chậm
Bỳt toán 1: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng đó bỏn
Bỳt toán 2: Phản ánh doanh thu
Bỳt toán 3: Kết chuyển doanh thu
Bỳt toán 4: Kết chuyển giá vốn
Bỳt toán 5: Kỳ tiếp theo phản ánh lãi trả góp vào từng kỳ tiếp theo
Bỳt toán 6: Kết chuyển sang kết xác định kết quả
1.2.2 Các phương thức thanh toán
- Có hai phương thức thanh toán đó là:
+ Phương thức thanh toán trực tiếp: Đây là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được di chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hàng hoá được chuyển giao Theo phương thức này sự vận động của hàng hoá gắn liền với sự vận động tiền tệ.
+ Phương thức thanh toán chậm trả: Theo phương thức này, quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian kể từ thời điểm giao quyền sở hữu về hàng hoá cho người mua, người mua không thanh toán ngay mà ký nhận nợ Từ đó hình thành khoản công nợ phải thu của người mua, hết thời gian tín dụng theo thoả thuận bên mua có nghĩa vụ phải thanh toán hết số tiền hàng cho bên bán. Hình thức này áp dụng trong trường hợp hai bên có mối quan hệ tín nhiệm lẫn nhau.
1.2.2.1 Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
Theo hình thức này, khi doanh nghiệp bán sản phẩm hàng hóa cho khách hàng và được khách hàng thanh toán trả trực tiếp bằng tiền mặt.
1.2.2.2 Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH Kiên và Kiên
Khái quát chung về công ty TNHH Kiên và Kiên
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Kiên và Kiên
Công ty TNHH Kiên và Kiên tiền thân là Công ty TNHH Thương mại Linh Anh hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực: thiết bị điện, vật liệu ngành hàn, kim khí Quy mô hoạt động cũng như số lượng lao động tại Công ty còn nhỏ Số lượng lao động ban đầu có từ 9-10 người.
Năm 2006, căn cứ theo Quyết định số 046/2006/QĐ-LIAN của Chủ tịch Hội đồng thành viên Công ty TNHH Thương mại Linh Anh Quyết định chuyển Công ty TNHH Thương mại Linh Anh thành Công ty TNHH Kiên và Kiên
Công ty TNHH Kiên và Kiên là một trong 10 Công ty thuộc Tập đoàn Kim Tín với thương hiệu “Que hàn điện Kim Tớn” Với quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng lớn mạnh và tạo được chỗ đứng trên thị trường Hiện nay, lượng lao động tại Công ty đã lên đến gần 100 người với trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao
Tờn giao dịch: Công ty TNHH Kiên và Kiên Trụ sở: B7 Khu đô thị mới Trung Hoà Nhân Chính Thanh Xuân Hà Nội Điện thoại: 04.62511713
Có thể tóm tắt kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong ba năm gần đây thông qua bảng sau:
Bảng 2.1.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
5 LN thuần từ hoạt động KD 24.061.300 58.047.151 61.583.296
(Ghi chú.: Trích số liệu trong Báo cáo tài chính từ năm 2006 đến năm 2008 của phòng tài chính kế toán Công ty)
Thông qua một số chỉ tiêu sau có thể đánh giá khai quát tình hình hoạt động của Công ty trong 3 năm gần đây:
Bảng 2.2– Bảng chỉ tiêu chất lượng kinh doanh
1 Phân tích tình hình tài chính :
1.1 Tài sản cố định/Tổng tài sản.
1.2 Tài sản lưu động/Tổng tài sản.
1.3 Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn.
1.4 Nguồn vốn Chủ sở hữu/Tổng nguồn vốn
2.1 Tỷ suất lợi nhuận/Doanh thu.
- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/Doanh thu.
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Doanh thu.
2.2 Tỷ suất lợi nhuận/Tổng tài sản.
- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/Tổng tài sản.
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Tổng tài sản.
2.3.Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Nguồn vốn CSH
(Ghi chú.: Trích số liệu trong Báo cáo tài chính từ năm 2006 đến năm 2008 của phòng tài chính kế toán Công ty)
Nhìn khái quát chung thì tình hình tài chính của doanh nghiệp trong 3 năm không được tốt lắm vì khả năng tự tài trợ bằng vốn CSH của doanh nghiệp khá thấp năm 2006 là 12.74% , năm 2007 là 16.46% và năm 2008 là 14.55% điều này cũng đồng nghĩa với việc mức độ trang trải cho tài sản bằng vốn chiếm dụng hoặc đi vay của công ty lớn chiờ́m trờn 80% tổng nguồn vốn Điều này cũng hợp lý khi đây là thời gian mà công ty mới chuyển đổi từ công ty TNHH Thương mại Linh Anh sang công ty cổ TNHH Kiên và Kiên việc đi vay để kinh doanh là hợp lý nhưng doanh nghiệp cần phải cẩn trọng vì nguồn vốn chủ yếu là chiếm dụng hoặc đi vay, nó thể hiện tình hình tài chính của doanh nghiệp là không tốt
Khả năng sinh lời của doanh thu (ROS) của doanh nghiệp khá thấp Cứ mụ ̣t đụ̀ng doanh thu doanh nghiệp chỉ thu được 0.0136 đồng lợi nhuần năm 2006, 0.0166 đồng năm 2007 và năm 2008 là 0.0088 đồng
Tỷ suất sinh lời của tài sản (ROA) thể hiện các khoản lãi được tạo ra từ lượng vốn đầu tư Tài sản của công ty được tạo thành từ vốn vay và vốn chủ sở hữu.
Cả hai nguồn vốn này được sử dụng để tài trợ cho các hoạt động của công ty Hiệu quả của việc chuyển vốn đầu tư thành lợi nhuận được thể hiện qua ROA Tỷ suất ROA càng cao thì càng tốt vì doanh nghiệp khi đó sẽ kiếm được tiền nhiều hơn trên lượng đầu tư ít hơn Từ số liệu trên ta thấy tỷ suất ROA của doanh nghiệp khá thấp đạt 1,62% năm 2006, đạt 2,22% năm 2007 và năm 2008 chỉ đạt 0,78% Điều này thể hiện việc chuyển vốn đầu tư của công ty thành lợi nhuận của công ty không được tốt
Tiêu chuẩn phổ biến nhất mà người ta thường dùng để đánh giá tình hình hoạt động tài chính của các nhà đầu tư và các nhà quản lý cao cấp là tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên nguồn vốn chủ sở hữu Chỉ số này là thước đo chính xác để đánh giá một đồng vốn bỏ ra và tích luỹ tạo ra bao nhiêu đồng lời Tỷ lệ ROE càng cao chứng tỏ công ty sử dụng đồng vốn hiệu quả có nghĩa là công ty đã cân đối một cách hài hoà giữa vốn cổ đông với vốn đi vay để khai thác lợi thế cạnh tranh của mình trong quá trình huy động vốn, mở rộng quy mô Trong 3 năm thì ta thấy rằng năm 2007 chỉ số này là cao nhất đạt 13,51% , năm 2006 là 12,74 % và năm 2008 chỉ số này là thấp nhất chỉ đạt 5,38%
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Kiên và Kiên
2.1.2.1 Kết cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Kiên và Kiên
Sơ đồ 2.1.Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Kiên và Kiên
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty TNHH Kiên và Kiên
Công ty được tổ chức theo các bộ phận chuyên môn hóa cụ thể theo chức năng và nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban.Cụng ty thực hiện chế độ lãnh đạo một thủ trưởng với sự tư vấn của các bộ phận chức năng Theo những đặc điểm trên, bộ máy của Công ty chia thành cỏc phũng ban sau:
PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH
PHÒNG KINH DOANH GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
Hội đồng Quản trị Công ty: Là cơ quan cao nhất của Công ty Hội đồng quản trị quyết định phương hướng sản xuất, phương hướng tổ chức cơ chế quản lý của Công ty.
Giám đốc điều hành: chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước Hội đồng quản trị vể mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đồng thời Giám đốc có trách nhiệm điều hành chung hoạt động sản xuất, hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động kinh doanh của Công ty dưới sự trợ giúp của hai Phó Giám đốc và cỏc phũng ban.
Phòng Kinh doanh: Có chức năng xây dựng chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh của Công ty Liên hệ trực tiếp và mật thiết với khách hàng Hiện nay, Công ty có 3 phòng kinh doanh, mỗi phòng có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, giới thiệu và bán sản phẩm, chăm sóc khách hàng trên khu vực mình phụ trách.
Phòng Kế toán: Có chức năng hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác, kip thời đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định hiện hành Xác định chi phí kết quả hoạt động kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo quy định Công ty và pháp luật Kiểm soát tình hình công nợ khách hàng, giá bán sản phẩm theo quy định Công ty Theo dõi việc thực hiện trả nợ, lãi vay theo các điều kiện, quy định trong hợp đồng tín dụng với tổ chức tín dụng Xây dựng và thực hiện các chiến lược vốn nhằm sử dụng một cách hiệu quả các nguồn vốn mà công ty có thể sử dụng Lập kế hoạch tài chính và kiểm soát thực hiện kế hoạch tài chính Công ty.
Phòng Xuất Nhập khẩu: Có chức năng liên hệ tìm kiếm đối tác theo đúng quy trình Xuất nhập khẩu Đảm bảo chỉ tiêu số lượng hàng nhập khẩu và phù hợp với nhu cầu kinh doanh Kiểm tra giám sát quá trình nhận hàng tại cảng của nhân viên giao nhận Kịp thời xử lý các phát sinh về chứng từ tại Cảng Khiếu nại về sự cố hàng hóa đúng nơi, đúng hạn định Đảm bảo dư nợ L/C không vượt quá mức quy định cho phép và không quá 45 ngày trước ngày hàng về.
Phòng Kho vận: Quản lý sắp xếp kho bãi hàng hóa Quản lý đội xe tải Công ty Điều phối hàng hóa, phương tiện vận tải theo lệnh giao hàng một cách chính xác,đúng hạn và hiệu quả.
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Kiên và Kiên
2.2.1 Các phương thức bán hàng, hình thức thanh toán và thủ tục chứng từ 2.2.1.1 Đặc điểm của hàng hoá và các phương thức bán hàng
* Đặc điểm của hàng hoá
Sản phẩm mà Kiên và Kiên cung cấp cho thị trường là chủ yếu là các sản phẩm về que hàn và dây hàn Về que hàn, Công ty đang có: Que hàn sắt gồm các loại như: KT6013, KT421, KT3000, KT N48, GL48(Tiờu chuẩn: AWSE 6013).Được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn sắt, xây dựng, chế tạo máy, công nghiệp đóng tàu…Que hàn gang thép: GL52(Tiờu chuẩn AWS E7016), GL78(AWSE7018), GH600 được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực đóng tàu, cầu cảng, bồn áp lực, hàn đắp các thiết bị hao mòn Que hàn Inox: có loại G308 (AWS E308) được sử dụng trong việc hàn các đồ dung trang trí nội thất, bồn Inox, thiết bị y tế, máy móc, đóng tàu… Về dây hàn, Công ty đang có loại GEMINI GM70S, dây hàn chịu lực EH 12;EH 14;EL 12 với các kích cỡ khác nhau, là sản phẩm được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn Công nghiệp, cầu đường, đóng tàu với nhu cầu sử dụng rất lớn Tất cả các sản phẩm này đã được Cục Đăng Kiểm Việt Nam cấp Giấy chứng nhận Đăng Kiểm chất lượng Vật liệu hàn Ngoài ra Công ty Kiên và Kiên còn cung cấp ra thị trường các mặt hàng ngành thiết bị điện như: Quạt thông gió; Cáp hàn; cáp điều khiển, cáp mạ do Cty trong và ngoài nước sản xuất.
* Các phương thức bán hàng
Với sản phẩm phong phú và đa dạng như vậy cho nên Công ty TNHH Kiên và Kiên đã áp dụng cả 2 phương thức tiêu thụ chủ yếu trong các doanh nghiệp thương mại đó là bán buôn và bán lẻ.
- Bán buôn hàng hóa là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại khác hoặc bán cho các đơn vị sản xuất để tiếp tục sản xuất Đặc điểm của nghiệp vụ này là hàng chưa đến tay người dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện đầy đủ
Hiện nay công ty TNHH Kiên và Kiên sử dụng hai phương thức bán buôn : + Bán hàng qua kho: Tất cả hàng hóa đã được nhập về kho của công ty rồi xuất bán cho các đơn vị kinh doanh.
+ Bỏn hàng không qua kho : là phương thức bán thẳng hàng húa đó mua cho khách hàng tại kho người bán hoặc sử dụng phương tiện vận tải chuyển hàng cho khách hàng mà không nhập hàng qua kho của Công ty.
Theo phương thức bán buôn các khách hàng lấy số lượng lớn theo chính sách của Công ty đưa ra sẽ được hưởng chiết khấu mức chiết khấu nhất định
(Ví dụ : Nếu Khách hàng ký hợp đồng chiết khấu với Công ty khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu ngay 400đ/1kg đối với que hàn thường và sẽ tiếp tục được chiết khấu thêm nếu mua đạt các mức sản lượng: 1.500kg/ lần lấy là 150đ/kg; 3.000kg ;200đ/kg )
- Bán lẻ hàng hóa: Khách hàng mua lẻ các mặt hàng kinh doanh của Công ty chủ yếu là bán hàng thu bằng tiền mặt, và thường hàng hóa giao cho khách và thu tiền tại một thời điểm Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi hàng hóa giao cho khách Lượng khách hàng mua nhỏ lẻ này không ký hợp đồng chiết khấu với Công ty nên không được hưởng chiết khấu mà phải thanh toán ngay và lấy bằng giá niêm yết của Công ty.
- Chứng từ sử dụng : Kế toán tiêu thụ hàng hóa liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, tuy nhiên, dù là loại chứng từ gỡ thỡ cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán.
Chứng từ kế toán sử dụng liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hóa.
+ Phiếu đề nghị xuất hàng
+ Giấy báo của ngân hàng
* Phiếu đề nghị xuất hàng được Công ty đặt in theo mẫu công ty quy định có đánh số quyển và số thứ tự Mỗi nhân viên kinh doanh được giữ một quyển, lỳc lờn đơn hàng phiếu này được lập làm 2 liên đặt giấy than viết một lần, có chữ ký của nhân viên kinh doanh: 1 liên giao cho Thư ký bán hàng, 1 liên giữ lại quyển.
* Phiếu xuất kho, phiếu thu, hóa đơn GTGT được sử dùng theo mẫu quy định chung của Bộ Tài Chính Cả 3 loại phiếu này đều được viết làm 3 liên đặt giấy than viết 1lần: Liên 1 chuyển cho phòng kế toán, liên 2 chuyển cho khách hàng và liên 3 giữ lại quyển.Cỏc phiếu này có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo, kế toán trưởng, người nhận hàng, thủ quỹ
* Biên bản giao hàng: Mẫu này cũng do Công ty đặt in theo mẫu của công ty quy định Mỗi nhân viên giao nhận được giữ một quyển, Phiếu này được lập làm 3 liờn: Liờn 1 giao cho thứ ký bán hàng , liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để lại quyển, khi đi giao hàng nhân viên giao nhận ghi đầy đủ thông tin từ phiếu xuất kho như : tên người mua địa chỉ giao hàng, quy cách hàng hóa, giá cả, thành tiền Sau khi giao hàng xong yêu cầu khách hàng ký vào biên bản giao hàng để xác nhận hàng đó đỳng và đủ theo đơn đặt hàng.
2.2.1.3 Các hình thức thanh toán
-Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
Theo hình thức này, khi doanh nghiệp bán sản phẩm hàng hóa cho khách hàng và được khách hàng thanh toán trả trực tiếp bằng tiền mặt.
- Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng
Là quá trình khách hàng mua hàng của doanh nghiệp nhưng không trả trực tiếp bằng tiền mặt mà chấp nhận thanh toán bằng các hình thức khác như chuyển khoản tiền gửi, séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, thư tín dụng, hồi phiếu, thẻ thanh toỏn…trong đú NHTM đóng vai trò làm trung gian.
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
* Tài khoản (TK) 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”:
TK này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ.
Bên Nợ: Phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp trong kỳ và kờ́t chuyờ̉n doanh thu thuõ̀n đờ̉ xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.
Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán.
TK 511 không có số dư cuối kỳ.
* Kế toán chi tiết các nghiệp vụ bán hàng
A, Đối với phương thức bán buôn qua kho :
Nhân viên kinh doanh đi thị trường nhận đơn hàng từ khách hàng làm phiếu đề nghị xuất hàng chuyển cho bộ phận hành chính bán hàng, Thư ký chuyên trách từng loại mặt hàng sẽ tiến hành rà soát lại các điều kiện xuất hàng như: Tồn kho, giá bán, công nợ, hình thức giao hàng, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán, yêu cầu viết hóa đơn….Nếu đủ điều kiện sẽ chuyển phiếu Đề nghị giao hàng tới phòng
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH KIấN VÀ KIấN
Ưu điểm
Kể từ khi mới thành lập cho đến nay, Công ty TNHH Ki ờn v à Ki ờn luôn là một trong những Công ty hàng đầu về lĩnh vực cung cấp các sản phẩm que hàn, vật liệu hàn và kim khí với tính năng ổn định cao Nền kinh tế thị trường là nhân tố tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển Tuy nhiên đi bên cạnh những điều kiện thuận lợi các doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường Công ty TNHH Ki ờn v à Ki ờn cũng không nằm ngoài quy luật đó Tính đến nay trên toàn quốc đã xuất hiện hơn 10 nhà cung ứng que hàn cùng cạnh tranh với sản phẩm que hàn Kim Tín Là một doanh nghiệp ra đời sau, nhưng Công ty TNHH Ki ờn v à Ki ờn với nỗ lực không ngừng áp dụng những công nghệ kỹ thuật hiện đại trong sản xuất và trong quản lý nên Công ty đã nhanh chóng khẳng định được vị thế của mỡnh trờn thị trường, tạo được uy tín với khách hàng Với mạng lưới kinh doanh rộng khắp cả nước, sản phẩm que hàn với thương hiệu ‘ Que hàn điện Kim Tớn’ đó cú thị phần lớn nhật Việt Nam hiện nay Một số những ưu điểm mà công ty đạt được:
Thứ nhất: Về bộ máy quản lý, kế toán
Cùng với bộ máy quản lý gọn nhẹ, có sự phân công rõ ràng chức năng của từng bộ phận, những cán bộ đầy nhiệt huyết với nghề nghiệp, có trình độ quản lý, Công ty đã và đang từng bước trẻ hóa đội ngũ cán bộ nhằm một mục đích chung là đưa Công ty tiến hành sản xuất kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả cao.
Trong công tác kế toán, Công ty chủ động xây dựng bộ máy kế toán theo quy mô vừa tập trung vừa phân tán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của Công ty Việc phân chia nhiệm vụ giữa các phần trong bộ máy kế toán có tính khoa học cao, đảm bảo sự hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận, phản ánh kịp thời các thông tin kế toán tài chính cho việc ra quyết định Phòng tài chính kế toán theo đúng như tên gọi của nó thực hiện đồng thời hai chức năng; tổ chức ghi chép sổ sách kế toán đồng thời quản trị tài chính cho doanh nghiệp Đội ngũ nhân viên kế toán giàu kinh nghiệm, có trình độ, nhiệt tình và trung thực trong công tác tài chính chính là điểm mạnh của bộ máy kế toán Điều đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy vị tính trong công tác kế toán cũng như việc kiêm nhiệm công việc Mỗi cán bộ kế toán có thể kiêm một số phần hành kế toán đã góp phần làm giảm nhẹ quy mô bộ máy kế toán
Thứ hai: Về trình tự hạch toán kế toán
Công tác kế toán tại công ty được tin học hóa kế toán bằng phần mềm kế toán AC Soft- phần mềm kế toán doanh nghiệp sản xuất công nghiệp dùng chung cho Tập đoàn Kim Tín Nhờ sự trợ giúp của máy tính khối lượng ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh được giảm đáng kể với độ chính xác cao đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh cho bộ máy quản lý nhằm đưa ra những quyết định chính xác kịp thời Để phù hợp với việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán, Công ty đã áp dụng hình thức luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung Đây là hình thức kế toán phù hợp với chế độ kế toán mà Công ty áp dụng, đồng thời tạo điều kiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra theo từng chứng từ Cuối mỗi năm kế toán đều in các sổ nhật ký, sổ chi tiết và sổ Cái để lưu trữ, bảo quản tránh được những sự cố xảy ra không mong muốn làm mất hết dữ liệu trờn mỏy đảm bảo được nguyên tắc thận trọng trong kế toán
Thứ ba: Về mó hoỏ đối tượng quản lý
Công ty bán rất nhiều mặt hàng que hàn, dây hàn… gây khó khăn trong việc quản lý nhưng công ty đã có hệ thống mó hoỏ cỏc sản phẩm để thuận tiện cho việc công tác quản lý, hạch toán và theo dõi Đồng thời với các khách hàng quen thuộc thì công ty cũng có hệ thống mó hoỏ thông tin khách hàng để công tác kế toán được nhanh gọn và chính xác.
Thứ tư: Về nghiệp vụ kế toán
Kế toán phản ánh các nghiệp vụ và sử dụng các tài khoản tương đối chính xác với chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
Thứ năm: Chính sách chiết khấu Đối với tất cả các DN, lợi nhuận luôn là mục tiêu lớn nhất, Lợi nhuận = DT – Chi phí Để lợi nhuận tối đa thì DT phải lớn và chi phí phải nhỏ DT lớn tức là phải đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá, chính sách mà hầu hết các DN áp dụng để tăng lượng hàng hoá tiêu thụ là chính sách chiết khấu thương mại, tức là đối với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn sẽ được hưởng một khoản chiết khấu Với chính sách này sẽ khuyến khích khách hàng mua nhiều hơn để đạt được mức được hưởng chiết khấu thương mại
Công ty đó cú những chính sách chiết khấu thương mại, điển hình là công ty đã lập một bảng chính sách chiết khấu thương mại, đối với khách hàng mua hàng với giá trị bao nhiêu Để đảm bảo công bằng với tất cả các khách hàng và đảm bảo uy tín của công ty Ngoài ra, chiết khấu thanh toán để thúc đẩy quá trình tiêu thụ cũng như việc nâng cao số vòng quay của vốn kinh doanh Ví dụ như nếu khách hàng thanh toán ngay tức là thanh toán trong vòng 7 ngày khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán tuỳ theo từng mặt hàng như đối với mặt hàng que hàn thường sẽ được hưởng 200đ/kg , 300đ/kg đối với que hàn đặc trưng, 1500đ/kg với que hàn inox…
Thứ sáu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Ki ờn v à Ki ờn được tiến hành hạch toán một cách gọn nhẹ, dễ theo dõi Mọi đơn hàng đều được kế toán bán hàng cập nhật hàng ngày, ghi chép liên tục theo trình tự thời gian và đối chiếu hàng với Thư ký bán hàng Điều đó khẳng định rằng mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xem xét phân tích kỹ lưỡng, phát hiện kịp thời các sai sót và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với chế độ tài chính quy định Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định và phù hợp với các yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế Chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng lô hàng, từng hợp đồng, vì vậy thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
Có thể nói rằng việc tổ chức cụng tỏc kế toán tại Công ty TNHH Ki ờn v à
Ki ờn là tương đối hợp lý, phản ánh chính xác kịp thời và trung thực các thông tin kinh tế tài chính Bên cạnh những ưu điểm trong công tác kế toán tại công ty vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế cần được khắc phục kịp thời đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và Xác định kết quả kinh doanh.
Tồn tại
Bên cạnh những thành công mà công ty đạt được, công tác kế toán nói chung, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn còn những tồn tại cần khắc phục
Thứ nhất Những tồn tại trong công tác quản lý.
Hiện nay, Công ty TNHH Ki ờn v à Ki ờn Miền Bắc có 09 kho hàng trực thuộc Vùng Đông Bắc gồm tỉnh Hải Dương, Hải Phòng, Bắc Giang Vùng Tây Bắc gồm các tỉnh Thỏi Nguyờn, Việt Trì, Sơn La Vùng Nam Sông Hồng gồm các tỉnh Nam Định, Thanh Hóa, Vinh Vì vậy việc quản lý, kiểm tra giám sát mọi hoạt động tại các chi nhánh là rất hạn chế, nhất là việc kiểm soát về giá cả do thị trường biến động về nguyên liệu đầu vào và Công ty tiến hành đẩy giá cao lên cho số khách hàng lấy thường được đặt hàng theo sản lượng bình quân trước lúc tăng giá, nếu lấy quá sản lượng đó sẽ phải đặt tiền 100% số lượng vượt đó.
Thứ hai : Về việc lập dự phòng phải thu khú đũi.
Trong điều kiện hiện nay, thiếu vốn kinh doanh luôn là vấn đề nhức nhối đối với mỗi doanh nghiệp mà nguyên nhân quan trọng là sự chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các chủ thể kinh doanh
Mặc dù có quy định thời hạn thanh toán đối với từng loại khách hàng nhưng cũng như các doanh nghiệp khác, công ty cũng không thể tránh khỏi việc có những khách hàng làm ăn không tốt hoặc bị đóng cửa đã không thanh toán tiền hàng cho công ty Tuy nhiên hiện nay công ty vẫn chưa có biện pháp xử lý nào để xử lý những khoản nợ đó mà công ty vẫn giữ nguyên công nợ của những khách hàng đó trên tài khoản 131 như vậy là không hợp lý Ở Công ty TNHH Ki ờn v à Ki ờn hiện nay có 2 loại khách hàng, thứ nhất là khách lẻ với số lượng ít, những khách hàng này thường thanh toán ngay sau mỗi lần mua hàng Dạng khách hàng thứ hai là những khách lớn mua hàng với khối lượng nhiều, những khách hàng này được ưu đãi trong thanh toán tức là có thể thanh toán50% khi thực hiện hợp đồng số còn lại thanh toán sau khi đã thực hiện chuyển giao hết số hàng đã ký kết Như vậy trong hoạt động kinh doanh của công ty loại khách hàng thứ hai này chiếm một vị trí rất quan trọng nhưng cũng là khách hàng luôn chiếm dụng vốn của công ty, điều này sẽ làm cho công ty bị hạn chế vốn dẫn đến kinh doanh kém hiệu quả.
Tuy công ty đó cú chính sách về chiết khấu thanh toán là đẩy nhanh việc thu hồi công nợ Tuy nhiên, sự rủi ro về khách hàng dây dưa công nợ, chiếm dụng vốn dẫn đến tình trạng thiếu vốn kinh doanh là tất yếu nhưng công ty vẫn không sử dụng tài khoản 1592 “ Dự phòng phải thu khú đũi” để giảm rủi ro tiềm tàng mà vẫn bảo toàn vốn cho doanh nghiệp.
Thứ tư: Về phương pháp tính giá hàng xuất kho
Là một doanh nghiệp thương mại với đặc điểm là mua vào bán ra, đồng thời công ty cũng kinh doanh nhiều mặt hàng, nên khối lượng hàng xuất trong kỳ là lớn, chủng loại đa dạng nên mật độ nhập xuất trong kỳ khá cao Tuy nhiên, công ty lại sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ, vì vậy công tác kế toán bị dồn vào cuối kỳ, dẫn đến hạn chế trong việc ra quyết định nhanh chóng trong kỳ.
Thứ năm: Về kế toán quản trị
Tại công ty chưa có bộ phận này, và kế toán bán hàng tại công ty cũng chưa thực hiện được điều này Kế toán mới chỉ nhập số liệu và đưa ra các báo cáo bán hàng, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá để ban giám đốc xem xét chứ chưa đưa ra được các dự toán, phân tích được tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty để dự báo hướng kinh doanh của công ty nên tăng mặt hàng nào và giảm mặt hàng nào.
Một số ý kiến đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty TNHH Kiên Và Kiên
3.3.1 Quan điểm – Phương hướng - Mục tiêu của việc hoàn thiện
Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, sự cạnh tranh giữa các DN đang diễn ra hết sức gay gắt Muốn tồn tại và phát triển trong điều kiện như hiện nay đòi hỏi bộ máy kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu, điều kiện cụ thể của DN Nói cách khác, sự thành bại trong kinh doanh của DN phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán Công việc kế toán diễn ra ở hầu hết các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra tại DN Kế toán cung cấp những thông tin về sự vận động và tuần hoàn của vốn trước, trong và sau quá trình kinh doanh của DN một cách đầy đủ để có những quyết định kinh doanh phù hợp nhất Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm (khách hàng, các nhà đầu tư, các cơ quan nhà nước…) về tình hình tài chính, triển vọng kinh doanh của DN để có những quyết định hợp lý như hỗ trợ, đầu tư đúng đắn từng thời kỳ Với tầm quan trọng như vậy, việc phải hoàn thiện và không ngừng cập nhật, đổi mới công tác kế toán là rất cần thiết, hoàn thiện sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong thị trường hiên nay là một bài toán khá nan giải.
Trong hoạt động sản xuất - kinh doanh, phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là phần hành rất quan trọng Việc hoàn thiện phần hành kế toán này thực sự rất cần thiết, vì:
- Việc hạch toán tiêu thụ đúng đắn sẽ phản ánh được toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, điều đó cho thấy bộ máy kế toán cung cấp thông tin, số liệu chính xác cho nhà quản trị trong DN trong việc ra quyết định hợp lý, cũng như các cơ quan nhà nước giám sát việc thực hiện nghĩa vụ của DN.
- Để công tác tổ chức hạch toán kế toán ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, đảm bảo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán Việt nam thì công tác tổ chức hạch toán kế toán cần phải hoàn thiện hơn nữa Mục tiêu hoàn thiện tổ chức hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là biện pháp mang tính khả thi, có hiệu quả cao đòi hỏi một khoản chi phí thấp, hợp lý Vì vậy quan điểm cơ bản của việc hoàn thiện là phải dựa vào nguồn nhân lực, vật lực hiện có cũng như dựa vào bộ máy quản lý hiện có phù hợp với quy mô của công ty
Xuất phát từ những mục tiêu và quan điểm như trên, để hoàn thiện hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Ki ờn v à Ki ờn cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải hoàn thiện trên cơ sở tuân thủ chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, các nguyên tắc kế toán, áp dụng theo các thông tư hướng dẫn của bộ tài chính trong việc hạch toán DT, chi phí, kết quả.
- Hoàn thiện hạch toán trên cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty nhằm mang lại hiệu quả cao nhất
- Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải đặt trong mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích đạt được, phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty hoạt động đều và có hiệu quả vì mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả công tác, đồng thời nâng cao lợi nhuận của công ty.
- Hoàn thiện công tác kế toán phải hướng tới hiện đại hoá, chuyên môn hoá và đảm bảo chính xác, kịp thời và cần thiết của các thông tin kế toán cho việc ra quyết định kinh doanh.
Sau quá trình thực tập tại Công ty TNHH Ki ờn v à Ki ờn, kết hợp với những kiến thức đã học được ở trường, dưới góc độ là một sinh viên em mạnh dạn đề xuất một số giải pháp với mong muốn được góp một phần nhỏ công sức của mình vào việc hũan thiện công tác quản lý cũng như công tác hạch toán nói chung và kế toán bán hàng và tiêu thụ hàng hóa nói riêng Để từ đó làm cho kế toán không ngừng nâng cao tầm quan trọng của mình trong quản lý kinh doanh và thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế có hiệu lực nhất.
3.3.2 Các giải pháp để hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Ki ờn v à Ki ờn
Thứ nhất: Về hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty nên thường xuyên mở những lớp đào tạo cho đội ngũ kinh doanh của mình, đào tạo đội kinh doanh tiếp thị nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, nờn cú những khoản ưu đãi khách hàng để tạo cho khách hàng sự thoải mái và yên tâm khi mua hàng của công ty.
Thứ hai: Về việc quản lý và hạch toán các khoản phải thu của khách hàng.
Công ty phải có biện pháp xử lý đối với các khoản phải thu đã quá hạn mà khách hàng không chịu thanh toán, không chỉ dừng lại ở việc thông báo cho khách hàng qua điện thoại mà cần có những biện pháp cứng rắn hơn như nếu khách hàng không thanh toán thì sẽ không tiếp tục bán hàng cho khách hàng đó nữa Còn đối với khoản phải thu khú đũi trong nhiều năm thì công ty phải làm thủ tục bán nợ cho công ty mua bán nợ, hoặc xoá nợ cho khách hàng. Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì công ty phải lập dự phòng phải thu khú đũi vỡ hiện tại công ty không lập khoản dự phòng này.
Theo thông tư số 228/2009 có quy định về mức trích lập dự phòng như sau:
“ Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khú đũi nói trên Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành ỏn thỡ doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng
