Newwind Tech JSC - 1 - TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I. TÓM LƯỢC VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC HIỆN ĐẠI PHẦN II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ PHẦN III. GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Tài liệu được biên soạn bởi các giảng viên đại học ngành Quản trị nhân sự và công ty Newwind Hệ thống thông tin Quản trị Nguồn nhân lực Newwind Tech JSC - 2 - Mục lục I CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC .6 I.1 Khái niệm và các lĩnh vực của quản trị nguồn nhân lực 6 II.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực .6 II.1.2 Phân tích và thiết kế công việc .6 II.1.3 Tuyển mộ và lựa chọn 7 II.1.4 Đánh giá thành tích 7 II.1.5 Đào tạo và phát triển 7 II.1.6 Thù lao .7 I.2 NHỮNG XU HƯỚNG CHỦ YẾU CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC .8 II.1.7 Tiếp cận chiến lược 8 II.1.8 Tính chất quốc tế hoá của quản trị nguồn nhân lực .8 II.1.9 Duy trì hành vi và những chuẩn mực .8 II.1.10 Định chuẩn và đánh giá kết quả nguồn nhân lực .9 II HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC .10 II.1 Khái niệm .10 II.2 LẬP KẾ HOẠCH CÁC CHƯƠNG TRÌNH NGUỒN NHÂN LỰC .10 II.3 Hoạch định tiếp nối quản trị .11 III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 12 III.1 Khái niệm .12 IV TUYỂN DỤNG 13 IV.1 Khái niệm .13 IV.2 Tiến trình 13 V ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH .16 VI ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC 18 VI.1 Khái niệm .18 VI.2 Chiến lược và phát triển nguồn nhân lực .19 VII THÙ LAO TRONG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 20 VII.1 Khái niệm thù lao .20 VII.2 Ý nghĩa của thù lao trong doanh nghiệp 20 VII.3 Thiết kế hệ thống thù lao 21 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ NGUÔN NHÂN LỰC 23 I. Dữ liệu và thông tin trong quản trị nguồn nhân lực .23 II. Các vấn đề về quản lý thông tin trong quản trị nguồn nhân lực 23 III. Các chức năng và yêu cầu của một hệ thống thông tin quản trị nhân sự .25 IV. Các hệ thống thông tin hiện nay trên thị trường 26 V. Hệ thống thông tin Quản trị Nguồn nhân lực N .26 3.1. Chức năng tra tìm thông tin: 29 3.1.1.Mục đích ý nghĩa : .29 3.1.2. Phương pháp thực hiện: .30 3.2. Chức năng quản lý phòng ban: .30 3.2.1.Mục đích ý nghĩa : .30 3.2.2.Phương pháp thực hiện: .30 3.3. Chức năng khối quản trị danh mục 31 3.3.1. Danh mục nhân thân .31 Hệ thống thông tin Quản trị Nguồn nhân lực Newwind Tech JSC - 3 -  Mục đích ý nghĩa : .31  Biện pháp thực hiện : .32 3.3.2. Danh mục đào tạo 33  Mục đích ý nghĩa: 33  Biện pháp thực hiện .33 3.3.3. Danh mục Ngạch bậc lương .34  Mục đích ý nghĩa : .34  Biện pháp thực hiện : .34 3.3.3. Danh mục Chức vụ 35  Mục đích ý nghĩa 35  Biện pháp thực hiện .35 3.3.4 Danh mục khác 35  Mục đích ý nghĩa 35  Biện pháp thực hiện .35 Vào hệ danh mục chọn Danh mục khác 35 3.4. Chức năng khối quản trị thông tin nhân sự .36 3.4.1. Cập nhật thông tin nhân sự .36 3.4.2. Cập nhật thông tin quá trình lưu chuyển công tác .37 3.4.3. Cập nhật thông tin quá trình bồi dưỡng .38 3.4.4. Cập nhật thông tin đào tạo .39 3.4.5. Cập nhật thông tin nhân thân 40 3.4.6. Cập nhật thông tin quá trình lương 40 3.4.7. Cập nhật thông tin quá trinh bảo hiểm .41 3.4.8. Cập nhật thông tin quá trình khen thưởng 41 3.4.9. Cập nhật thông tin quá trình kỷ luật .42 3.4.10. Cập nhật thông tin thực hiện nghĩa vụ quân sự .42 3.5. Khối chức năng kết xuất báo cáo thông kê .43 Chức năng kết xuất báo cáo cho phép kết xuất ra các định dạng khác nhau. Bao gồm 8 mẫu báo cáo 43 Hệ thống thông tin Quản trị Nguồn nhân lực Newwind Tech JSC - 4 - Quản trị nguồn nhân lực là thiết kế các chính sách và thực hi ện các lĩnh vực hoạt động nhằm làm cho con người đóng góp giá trị hữu hiệu nhất cho t ổ chức, bao gồm các lĩnh vực nh ư hoạch định nguồn nhân lực, phân tích và thiết kế công việc, chiêu m ộ và l ựa chọn, đánh gi á thành tích, đào tạo và phát triển, t hù lao, sức khoẻ và an toàn nhân vi ên, và tương quan lao động,, ”. Với quy tắc vàng: "C on người là tài sản quý giá nhất ", ngày nay vấn đề quản trị nguồn nhân lực được đưa l ên hàng đầu t rong công tác xây dựng và phát triển các tổ chức. Trong các công ty hay đơn vị hành chính, bộ phần quản lý nhân sự được bổ sung kiến thức cũng như công cụ hiện đại để làm tốt công việc này. Phạm vi của quản trị nguồn nhân lực rất rộng, tạo ra khối l ượng dữ liệu lớn. Tính cấp thiết đặt ra ở đây l à lưu gi ữa làm chủ và khai thác được kho dữ liệu này, thực sự lấy từ chúng thông tin và tri thức S ự xuất hi ện của Tin học đã t ạo m ột bước đột phá rất lớn trong sự phát t riển của khoa học và công nghệ. C hính vì vậy, ngày nay, trong tất cả các ngành, các lĩnh vực ở mọi cấp độ và quy mô khác nhau vai trò ứng dụng của Tin học là vô cùng quan trọng và t ất yếu. Việc tin học hoá Tổ chức quản lý nhân sự m ang lại nhiều lợi ích h ơn so với quản lý thủ công. Quản lý thông tin về cán bộ, công nhân viên là một bài toán quan trọng và có nhi ều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhân l ực, chính sách cán bộ . nhằm đưa ra các quyết định trong lĩnh vực xây dựng đội ngũ lao động đủ khả năng và trình độ đáp ứng các nhu cầu trong giai đoạn mới. Để hệ thống quản lý thông tin nhân sự thật sự là gi ải pháp tự động hoá quản lý nhân sự, giúp khối cơ quan tổ chức không những chỉ quản lý thông tin cá nhân đơn thuần của nhân viên, mà còn quản lý được các quá trình tuyển dụng và đào tạo; xây dựng quy trình quản lý, tính lương, xét chế độ khen thưởng, kỷ luật một cách chuyên nghiệp và hi ệu quả nhất thì cần phải có một hệ thống được thiết kế dựa t rên một kiến trúc hi ện đại theo định hướng m ở, có khả năng tùy biến cao và không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính. Hệ thống thông tin Quản trị Nguồn nhân lực Newwind Tech JSC - 5 - PHẦN I. TÓM LƯỢC VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC HIỆN ĐẠI Hệ thống thông tin Quản trị Nguồn nhân lực Newwind Tech JSC - 6 - I CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC I.1 Khái niệm và các lĩnh vực của quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực là thiết kế các chính sách và thực hi ện các lĩnh vực hoạt động nhằm làm cho con người đóng góp giá trị hữu hiệu nhất cho tổ chức, bao gồm các lĩnh vực nh ư hoạch định nguồn nhân lực, phân tích và thiết kế công việc, chiêu mộ và lựa chọn, đánh giá thành tích, đào tạo và phát triển, t hù lao, sức khoẻ và an toàn nhân vi ên, và tương quan lao động,, ”. Các hoạt động quản trị nguồn nhân lực như thế nào tuỳ thuộc vào quy mô và nhu cầu của tổ chức. Quản trị nguồn nhân lực được phân thành các hoạt động được t rình bày dưới đây II.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực Quá trình hoạch định nhằm đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực cho tổ chức t rong bối cảnh tác động của các yếu t ố môi trường ki nh doanh. Quá trình hoạch đị nh bao gồm dự báo nhu cầu nguồn nhân l ực và phát triển các chương trình nhằm đảm bảo sự sẵn sàng về số lượng của các loại và với chất l ượng mong m uốn về nguồn nhân lực cho tổ chức ởđúng nơi và vào đúng l úc. Quản lý một tổ chức phụ thuộc vào các tình huống có thể có trong t ương lai về nhu cầu nguồn nhân lực, yếu tố nhân khẩu học, tình hình nền kinh t ế, sự thay đổi về công nghệ, mức thành công của t uyển dụng, xác lập lại mục tiêu hay tình huống của chi ến lược công ty. II.1.2 Phân tích và thiết kế công việc Phân tích công việc là quá trình thu thập, phân tích và sắp xếp một cách hệ thống thông tin vềđặc điểm một công việc cụ thể. Phân tích công việc là công cụ cơ sở cho thiết lập hệ thống chọn lựa và chương trình huấn luyện và đảm bảo rằng hệ thống đánh giá và thù lao được xây dựng trên cơ sở nhu cầu công vi ệc. Bước tiếp theo của các lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực l à đảm bảo nguồn nhân lực, đó l à các hoạt động tuyển mộứng vi ên, đánh giá và l ựa chọn các ứng viên tốt nhất; thiết lập Hệ thống thông tin Quản trị Nguồn nhân lực Newwind Tech JSC - 7 - và tri ển khai các chương trình đào tạo và phát triển thích hợp. II.1.3 Tuyển mộ và lựa chọn Nhi ệm vụ của t uyển mộ là xúc tiến các hoạt động nhằm thu hút các ứng viên thích hợp cho tổ chức. Các yêu cầu về sự công bằng và dân chủ trong việc l ựa chọn các ứng viên ngày càng được chú trọng, làm cho quy trình lựa chọn nhân viên ngày càng trở nên chặt chẽ, hợp lý. Quá trình lựa chọn gồm một số bước quan trọng. B ước đầu tiên đó là việc xác định nhu cầu các vị trí mới và xác định những kỹ năng nào cần thi ết để t hực hiện công vi ệc hữu hiệu. Xác định được các năng lực và khả năng cần thiết , các quản trị viên nguồn nhân lực sẽ dễ dàng thiết lập nhiều chiến l ược t uyển mộ khác nhau. Quy trình xem xét và đánh giá để lựa chọn ứng viên có thể gồm có việc đi ền phiếu thông tin ứng viên, phỏng vấn, kiểm tra năng lực. II.1.4 Đánh giá thành tích Đánh gi á t hành tích trở thành yếu tố then chốt trong quá trình quản trị nguồn nhân lực. Đánh giá t hành tích là các hoạt động xác định nhân viên làm tốt như thế nào và m ức thù lao tương ứng như thế nào là hợp l ý. Vai trò của quản trị viên nguồn nhân lực trong đánh giá thành tích là xây dựng một quy t rình đánh giá, hệ thống các chỉ tiêu đánh gi á, làm cơ sởđánh giá thành tích, phát triển hệ thống lương t hích hợp và định hướng cho nỗ lực của nhân viên. Nhi ệm vụ quan trọng khác của đánh gi á thành tích là ki ểm soát quá trình thực hi ện công việc và thành quả của nó. II.1.5 Đào tạo và phát triển Ngày nay cùng với sự phát triển khoa học và công nghệ, kiến thức của loài người trong các lĩnh vực tích luỹ với tốc độ nhanh. Theo ước tính của các nhà khoa học, ngày nay cứ sau 5 năm , ki ến t hức loài người được tí ch luỹ gấp đôi. Và chính do môi trường kinh doanh ngày càng bi ến đổi, cạnh tranh nên sự cần thiết cho đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để thích ứng với môi t rường ngày càng trở nên nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản trị nguồn nhân lực. Đào tạo và phát triển có thểđược triển khai một cách chính hay không chính thức. Hình thức đào tạo chính thức liên quan đến những hướng dẫn cho việc thực hiện một công việc mới hay là đảm bảo đáp ứng những thay đổi về công nghệ và quy trình. Đào tạo chính thức được triển khai bởi các chuyên gia nguồn nhân lực hay có thể là chuyên gia kỹ thuật hay là tổ chức đưa người lao động đào t ạo ở những chương trình đào t ạo của các tổ chức nghề nghi ệp hay các cơ sởđào tạo. Đào tạo không chính t hức thực hiện trong quá trình làm vi ệc, được đảm trách bởi các quản đốc hay các đồng nghi ệp. B ộ phận nguồn nhân lực có thể cung cấp các khoá tựđào t ạo và liên kết các cơ hội đào tạo tại nơi làm việc với các kế hoạch thăng tiến nghề nghiệp cho nhân viên và với các dự báo về nhu cầu nguồn nhân lực. II.1.6 Thù lao Đánh giá t hành tích là cơ sở quan t rọng cho việc phát tri ển hệ thống thù lao thích hợp. Có hai loại là thù lao trực tiếp, tức tiền l ương và thù lao gián tiếp, tức là các dạng lợi ích khác nhau cho người lao động. Ý nghĩa của thù lao không đơn giản còn là yếu tốđảm bảo cho nhân Hệ thống thông tin Quản trị Nguồn nhân lực Newwind Tech JSC - 8 - viên thực hi ện các nhiệm vụ của mình mà thông qua đó, làm động lực cho sự nỗ lực của nhân viên, sựvươn lên khẳng định vai trò của họ vì mục tiêu chung. I.2 NHỮNG XU HƯỚNG CHỦ YẾU CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Có bốn xu hướng l ớn trong các lĩnh vực chức năng của quản t rị nguồn nhân lực, đó là cách tiếp cận chiến lược, toàn cầu hoá của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, sự duy trì tính chất nhân văn và hành vi tổ chức, và sự cần thi ết của đị nh chuẩn, đo l ường và đánh giá hi ệu quảcủa nguồn nhân lực. II.1.7 Tiếp cận chiến lược Các t ổ chức kinh doanh sử dụng những nguồn l ực sẵn sàng của mình để cạnh t ranh với các công ty khác. Đó là những nguồn lực vật lý (như nhà xưởng, thiết bị, công nghệ), những lợi thế của tổ chức (như cấu trúc, hệ t hống liên kết) và nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực được phân bổ và kết hợp nhau để tạo lập lợi thế cạnh tranh cho công ty. Quan đi ểm về các lĩ nh vực chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực không chỉ hoạch định nguồn nhân lực, phân tích và thiết kế công việc, đảm bảo nguồn nhân lực, tạo dựng thành tích và duy trì nguồn nhân lực mà còn sự kết hợp các yếu t ố này với mục tiêu chi ến l ược của tổ chức. Trong bất luận tổ chức nào, sự t hách thức đặt ra là quản trị sự tương tác, ảnh hưởng lẫn nhau của các nguồn lực, trong đó có nguồn nhân lực nhằm tạo lập và duy trì l ợi thế cạnh tranh. II.1.8 Tính chất quốc tế hoá của quản trị nguồn nhân lực Những ảnh hưởng của quá trình toàn cầu hoá nền kinh tế và hội nhập di ễn ra trên thế giới trở nên l ực lượng tác động chủ yếu đến quá trình kinh doanh và quản trị nguồn nhân lực nói riêng. Ngày nay càng ngày càng nhi ều công ty hoạt động trong các lĩnh vực có mối quan hệ với khách hàng và đối tác nước ngoài, cũng như các nhân viên càng có nhiều cơ hội làm việc trong m ôi trường tương t ác với nước ngoài, trong đó có đồng nghiệp của họ. II.1.9 Duy trì hành vi và những chuẩn mực Điều rõ ràng là các nhà quản trị phải có t rách nhiệm bảo vệ l ợi ích hoạt động kinh doanh và các chủ sở hữu. Tuy nhiên trong những thập niên gần đây, t hực tiễn chứng tỏ lợi nhuận không thể là m ục tiêu duy nhất cuả ki nh doanh và các nhà quản trị và các công ty phải có những trách nhiệm thể hi ện hành vi phù hợp với lợi í ch của các giới hữu quan mà các chủ sở hữu chỉ là một bộ phận của nó. C ác giới hữu quan của công ty gồm có khách hàng, công chúng nơi doanh nghi ệp hoạt động, nhân viên và thậm chí là những yếu tố môi trường. Vai trò đặc bi ệt của quản trị viên nguồn nhân lực l à đảm bảo rằng t ổ chức xử sự tốt và chuẩn mực với nhân viên của mình và rằng những nhân viên này xử sự t ốt với nhau, với công ty và với khách hàng. Một số lý thuyết về chuẩn m ực xác định các trách nhiệm mà m ỗi người có bổn phận với tổ chức và những người khác. Mặc dù các tổ chức không nhất thiết phải là đối t ượng cho tất cả các trách nhiệm chuẩn mực đối với các nhân vi ên, nhưng ít nhất những trách nhi ệm này cần thi ết cho kinh doanh và làm hướng dẫn đểứng xử với các nhân viên và ứng viên của nó. Hệ thống thông tin Quản trị Nguồn nhân lực Newwind Tech JSC - 9 - II.1.10 Định chuẩn và đánh giá kết quả nguồn nhân lực Định chuẩn (benchmarking) nguồn nhân lực là quá trình so sánh hoạt động nguồn nhân l ực của m ột tổ chức với các tổ chức khác, kể cảđối thủ cạnh tranh như l à m ột cách thức để nhận diện cách thức t ạo l ập lợi thế cạnh tranh. Đị nh chuẩn là m ột phương pháp qua đó quản trị viên nguồn nhân lực tìm kiếm phương án cách thức thực hành tốt nhất và so sánh các chi phí liên quan đến tuyển chọn, đào tạo và tưởng thưởng nhân viên với những lợi ích thu được bởi những ảnh hưởng của nó. Hệ thống thông tin Quản trị Nguồn nhân lực Newwind Tech JSC - 10 - II HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC II.1 Khái niệm Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm việc dự báo nhu cầu và cung lao động và sau đó lên các chương trình cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đúng số nhân viên với đúng các kỹ năng vào đúng nơi và đúng lúc. Hoạch định nguồn nhân lực liên quan đến dòng nhân viên vào, xuyên suốt và ra khỏi một tổ chức. Bước đầu tiên trong tiến trình hoạch định nguồn nhân l ực là thu thập t hông tin. Hoạch định nguồn nhân lực yêu cầu hai loại thông tin: dữ liệu từ môi trường bên ngoài và dữ liệu bên trong tổ chức Dữ liệu t ừ môi trường bên ngoài bao gồm những thông tin về hoàn cảnh hiện t ại và những thay đổi dự báo về nền kinh tế tổng thể, ki nh tế của m ột ngành cụ thể, công nghệ liên quan và sựcạnh tranh . S ự thay đổi của bất kỳ nhân tố nào trong môi trường bên ngoài cũng có thểảnh hưởng đến các kế hoạch kinh doanh của tổ chức và vì vậy ảnh hướng đến nhu cầu về nguồn nhân lực. II.2 LẬP KẾ HOẠCH CÁC CHƯƠNG TRÌNH NGUỒN NHÂN LỰC Trên cơ sở so sánh dự báo nhu cầu nguồn nhân l ực trong các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn với nguồn nhân lực sẵn có, doanh nghiệp sẽ xây dựng các kế hoạch nguồn nhân l ực nhằm gi úp doanh nghi ệp điều chỉnh, t hích nghi với các yêu cầu m ới. Ví dụ, theo dự báo, doanh nghiệp sẽ có nhu cầu rất cao về thiết kế, tạo mẫu trong ngành thời trang, đồng t hời trên thịtrường số lượng các nhà thiết kế, t ạo mẫu chuyên nghiệp, t ay nghề cao cũng thiếu. Khi đó, doanh nghiệp sẽ quyết định áp dụng một hoặc kết hợp một số biện pháp nh ư: sử dụng chính sách t rảlương cao để t hu hút lao động giỏi có sẵn trên thị trường, tiến hành đào tạo lại một số nhân viên của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải quyết định nên có những chính sách gì phối hợp gi ữa các khâu tuyển dụng, đào tạo và l ương bổng, đãi ngộđể duy trì nguồn lao động giỏi ? Việc chuẩn bị nguồn nhân lực t ương l ai gi úp cho doanh nghi ệp nâng cao tính cạnh tranh và hoạt động ki nh doanh có hiệu quả cao hơn so với vi ệc [...]... công tiến đăng nhập vào tài khoản: nhấp đúp chuột trái vào biểu tượng trên màn hình Để có thể đăng nhập sử dụng phần mềm: nhập t ên và nhập mật khẩu, nhấp chuột vào nút trên giao diện, tiếp tục chỉ chuột trái vào kí hiệu trên giao diện, chọn vai trò của người sử dụng đối với quản trị thì vai trò là Admin, nhấp sẽ hoàn tất quá trình đăng nhập chuột trái vào Hình 1 1 Màn hình đăng nhập Để đăng xuất nhấp... đãi ngộ phi vật chất ngày càng được quan tâm hơn Đó chính là bản thân công việc, và môi trường làm việc B ản thân công việc có hấp dẫn không, có thách đốđòi hỏi sức phấn đấu không, nhân viên có được giao trách nhiệm không, công nhân có cơ hội được cấp trên nhận biết thành tích của mình hay không, họ có cảm giác vui khi hoàn thành công việc hay không, và họ có cơ hội thăng tiến không VII.2 Ý nghĩa . lương........................................................40 3.4.7. Cập nhật thông tin quá trinh bảo hiểm...................................................41 3.4.8. . không, có thách đốđòi hỏi sức phấn đấu không, nhân vi ên có được giao trách nhi ệm không, công nhân có cơ hội được cấp trên nhận