Trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên Đề Tốt Nghiệp Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty 20 Lời nói đầu Trong tiến trình xây dựng đất nớc theo đờng CNXH với kinh tế thị trờng có điều tiết nhà nớc, doanh nghiệp chủ thể hoạt động kinh doanh, viêc nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh vấn đề qua trọng định tồn phát triển doanh nghiệp Do đòi hỏi doanh nghiệp phải động, mềm dẻo việc điều chỉnh kịp thời phơng hớng kinh doanh, sư dơng cã hiƯu qu¶ ngn lùc hiƯn có, đặc biệt nguồn nhân lực Trong điều kiện này, mà khoa học kỹ thuật công nghệ trở thành yếu tố ảnh hởng trực tiếp có tính định tồn phát triển doanh nghiệp, doanh nghiệp muốn hoạt động thành công phải quan tâm đặc biệt đến đội ngũ cán quản lý, khai thác hết tiềm năng, trí lực cán vào trình sản xuất kinh doanh công ty 20, việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý đà đợc Đảng uỷ, ban lÃnh đạo công ty đặc biệt quan tâm có vai trò quan trọng góp phần tăng suất lao động, nâng cao chất lợng sản phẩm để nâng cao hiệu kinh doanh, mở rộng thị trờng, nâng cao u thúc đẩy phát triển công ty Mặc dầu nhng máy quản lý công ty tồn thiếu sót cần điều chỉnh cho hợp lý Qua thời gian thực tập công ty 20, sở khảo sát thực trạng tổ chức quản lý công ty, nhận thấy tổ chức máy phù hợp, thích ứng với hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc thực mục tiêu doanh nghiệp Vì em đà chọn đề cho chuyên đề tốt nghiệp Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty 20 Nói chung chuyên đề gồm phần: Phần I: Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy doanh nghiệp Phần II: Thực trạng máy quản lý công ty 20 Phần III: Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện cấu máy quản lý công ty 20 Sinh viên: Ngô Thị Thuỳ Trang Trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên Đề Tốt Nghiệp Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hớng dẫn thực tập: TS Nguyễn Thị Thiêng ban lÃnh đạo cán công nhân viên phòng ban khác công ty 20 đà tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt chuyên đề Song giới hạn thời gian hiểu biết, chắn đề tài có nhiều thiếu sót nội dung hình thức Em mong đợc đóng góp ý kiến, hớng dẫn quý quan, thầy cô giáo giảng dạy, cô giáo hớng dẫn để em có điều kiện củng cố nâng cao trình độ, hiểu biết để hoàn thành tốt chuyên đề sau Phần I Cơ sở lý luận cấu t ổ chức máy quản lý doanh nghiệp I Bản chất cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Một số khái niệm quản lý a) Khái niệm lý: Sinh viên: Ngô Thị Thuỳ Trang Trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên Đề Tốt Nghiệp Các nhà quản lý thời cần am hiểu kiến thức nghiệp vụ chuyên môn mà phải am hiểu quản lý, cách thức tổ chức cho có hiệu Có nhiều quan điểm khác khái niệm quản lý: - Theo quan điểm Taylo Quản lý hiểu biết đợc xác điều bạn muốn ngời khác làm sau hiểu đợc họ đà hoàn thành công việc cách tốt rẻ - Theo quan điểm nhà quản lý tiếng Liter Drucher Quản lý kinh doanh nhiệm vụ thích ứng mà nhiệm vụ sáng tạo Tạo điều kiện kinh tế thay đổ chúng cần thiết thích ứng với chúng cách thụ động - Theo quan điểm khác Quản lý tác dụng chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu đề điều kiện biến động môi trờng (Giáo trình quản lý nhà nớc kinh tế) b) Mục đích quản lý thực chất quản lý doanh nghiệp - Mục đích quản lý doanh nghiệp phát triển sản xuất số lợng chất lợng với chi phí thấp hiệu kinh tế cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện điều kiện lao động nâng cao đời sống cho thành viên doanh nghiệp Thực chất quản lý doanh nghiệp quản lý ngời yếu tố lực lợng sản xuất Quy mô doanh nghiệp mở rộng vai trò quản lý ngày nâng cao thực trở thành nhân tố quan trọng để tăng suất lao động tăng hiƯu qu¶ kinh tÕ cđa s¶n xt kinh doanh c) Khái niệm tổ chức cấu tổ chức máy quản lý - Tổ chức chức hoạt động quản lý Quá trình tổ chức thực nối liền chức hoạch định với chức khác hoạt động quản lý, làm nhiệm vụ biến kế hoạch thành thực thông qua xếp, bố trí, phân công công việc cho cá nhân đơn vị - Tổ chức liên kết cá nhân, trình, hoạt động hệ thống ®Ĩ thùc hiƯn mơc tiªu ®· ®Ị cđa hƯ thống dựa sở quy tắc, quy định định Sinh viên: Ngô Thị Thuỳ Trang Trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên Đề Tốt Nghiệp - Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng hợp phận khác có mối liên hệ chặt chẽ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá đợc giao trách nhiệm, quyền hạn định đợc bố trí theo cấp nhằm thực chức quản lý doanh nghiệp bao gồm hệ thống phòng ban chức có nhiệm vụ giúp giám đốc doanh nghiệp quản lý, huy điều hành trình sản xuất kinh doanh Do cấu tổ chức máy quản lý hình thức phân công lao động lĩnh vực quản lý, có tác động đến trình hoạt động máy, mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt khác có tác dụng trở lại việc phát triển sản xuất Chức quản trị kinh doanh vai trò máy quản lý hạot động doanh nghiệp a) Chức quản trị doanh nghiệp Chức quản trị kinh doanh hình thức biểu tác ®éng cã chđ ®Ých cđa chđ doanh nghiƯp lªn ®èi tợng khách thể kinh doanh Là tập hợp nhiệm vụ khác mà chủ doanh nghiệp phải tiến hành trình kinh doanh Nh thực chất chức quản trị kinh doanh lý tồn hoạt động quản trị kinh doanh Việc nghiên cứu phân loại chức quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa quan träng vỊ lý ln vµ thùc tiƠn Tríc hÕt viƯc xác định đắn chức quản lý tiền đề cần thiết khách quan quản lý doanh nghiệp có hiệu Hơn muốn tổ chức bbộ máy doanh nghiệp theo hớng chuyên, tịnh, gọn, nhẹ có hiệu lực không phân tích phù hợp cấu máy quản lý với chức quản lý b) Phân laọi chức quản trị kinh doanh - Chức định hớng: Định hớng trình ấn định nhiệm vụ, mục tiêu phơng pháp tốt để thực mục tiêu nhiệm vụ Việc định hớng phải nhằm thiết lập môi trờng tốt để cá nhân làm việc với doanh nghiệp, thực nhiệm vụ có hiệu Định hớng việc lựa chọn phơng án hành động tơng lai cho doanh nghiệp Nó bao gồm lựa chọn mục tiêu doanh nghiệp phận, xác định phơng thức để đạt đợc mục tiêu Sinh viên: Ngô Thị Thuỳ Trang Trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên Đề Tốt Nghiệp - Chức tổ chức phân phối: Nhiều ngời làm việc với nhóm để đạt đến mục đích phải đóng góp vai trò định Một vai trò ngụ ý rằng: công việc mà ngời làm có mục đích mục tiêu định, hoạt động họ nằm phạm vi mà họ biết rõ mục tiêu công việc họ nh với nỗ lực nhau, họ có quyền lợi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ Chính điều nảy sinh chức tổ chức phối hợp thể thông qua việc xây dựng đợc cấu tổ chức hợp lý quy chế làm việc có hiệu thích nghi với biến động môi trờng cạnh tranh bên - Chức điều khiển: Điều khiển chức quản lý, trình tác động lên ngời doanh nghiệp cách có chủ đích để họ tự nguyện nhiệt tình phấn đấu đạt đợc mục tiêu đề doanh nghiệp Trong chức điều khiển mình, chủ doanh nghiệp phải thực nhiệm vụ định tổ chức thực - Chức kiểm tra: Kiểm tra chức chức trách chủ doanh nghiệp Kiểm tra đo lờng chân việc thực nhằm đảm bảo cho mục tiêu doanh nghiệp kế hoạch vạch để đạt đợc mục tiêu Thực chất việc kiểm tra doanh nghiệp khả sửa chữa tối đa số lợng sai lầm lớn thời gian tối thiểu doanh nghiệp - Chức điều chỉnh: Điều chỉnh thờng xuyên theo dõi vận động hệ thóng để kịp thời phát rối loạn tổ chức luôn cố gắng trì mối quan hệ bình thờng phận chấp hành Muốn điều chỉnh đạt hiệu phải thờng xuyên thu nhận tài liệu chênh lệch hệ thống thông số đà cho thông qua khâu kiểm tra - Chức sản xuất: Là việc sử dụng nguồn nhân lực nhằm tác động để chế biến yếu tố đầu vào khác (bao gồm hàng hoá dịch vụ cho xà hội) phù hợp với nhu cầu mà doanh nghiệp đà phát trớc thị trờng Đây trình tốn Sinh viên: Ngô Thị Thuỳ Trang Trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên Đề Tốt Nghiệp thời gian chuỗi hoạt động kinh doanh dễ trở thành bị lạc hậu không theo kịp với biến động thị trờng - Chức quản trị nhân sự: Quản trị nhân việc bố trí hợp lý ngời lao động với máy móc thiết bị, công nghệ sản xuất nguồn nhiên nguyên vật liệu cách có hiệu Quản trị nhân lực bao gồm việc: + Quản lý ngời: Đó công việc quản lý hàng ngày ngời tập thể ngời lao động, công việc xây dựng kíp đợc điều động, điều phối phản ứng tạo cho doanh nghiệp có khả phát sai sót vỊ mỈt kinh tÕ, kü tht + Tèi u hoá nguồn nhân lực: Đó công việc đặt ngời có trách nhiệm, kỹ thuật cụ thể công cụ để nắm đợc thông số khác việc làm, đào tạo, tiền lơng - Chức quản lý tài chính: Tổ chức sản xuất tốt, quản trị nhân cha phải đà đủ, doanh nghiệp phải đối phó với biến động thị trờng để đứng vững phát triển Muốn làm đợc điều doanh nghiệp phải làm tốt chức quản trị tài Quản trị tài giúp cho chủ doanh nghiệp biết đợc có tiền, đà thu đợc tiền gì, đà tiêu tiền tiêu nh nào, huy động nguồn vốn từ đâu, phải dừng hoạt động kinh doanh lại? Nói cách khác quản lý tài doanh nghiệp việc quản trị mối quan hệ tài phát sinh trình kinh doanh doanh nghiệp; bao gồm mối quan hệ (thu-chi-lỗ-lÃi )và mối quan hệ tài doanh nghiệp với thị trờng tài bên (ổn định, tăng trởng, phát triển, suy thoái, lÃi suất, ) - Chức thơng mại: Chức thơng mại chức hoà nhập vào thị trờng doanh nghiệp để tồn phát triển mà mục tiêu chủ yếu doanh nghiệp phải tìm đợc phân đoạn thị trờng tơng ứng với tiềm năng, vị trí trình cạnh tranh bên thị trờng sản phẩm loại với sản phẩm doanh nghiệp c) Vai trò máy quản lý hoạt động doanh nghiệp Sinh viên: Ngô Thị Thuỳ Trang Trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên Đề Tốt Nghiệp Xuất phát từ đặc điểm quản lý ta thấy máy quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng việc tồn tại, phát triển hay phá sản doanh nghiệp Là tổ chức đầu lÃo, máy quản lý doanh nghiệp phân tích xu phát triển dự báo tình hình chung chất lợng, số lợng, sở vật chất có, hiệu sản xuất kinh doanh đơn vị thông qua thông tin mà cán nắm bắt đợc Bộ máy quản lý hợp lý, khoa học có mối quan hệ ngang dọc không khăng khít qua lại dễ nắm bắt đợc nhiều thông tin cần thiết, quan trọng Để đạt đợc hiệu kinh tế, tổ chức máy quản lý phải đủ số lợng, mạnh chất lợng bố trí hợp lý, cân đối, hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng hoàn thành tốt mục tiêu doanh nghiệp đề Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp hợp lý có hệ thống; tổ chức, điều hành tính toán, lựa chon hình thức phơng pháp tổ chức sản xt kinh doanh tèt sÏ gióp doanh nghiƯp sư dơng tốt tiềm sẵn có Đồng thời tạo điều kiện để kết hợp tốt công nghệ đại giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhịp nhàng có hiệu Cơ cấu máy tổ chức doanh nghiệp theo dõi sát sao, đánh giá xác việc thực kế hoạch sản xuất kinh doanh, từ có biện pháp điều chỉnh phù hợp; chọn lựa phơng án tối u để góp phần nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thực tốt mục tiêu doanh nghiệp đà đề ra; tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ phát triĨn cđa nỊn kinh tÕ níc nhµ cịng nh phï hợp với xu phát triển kinh tế nớc Những yêu cầu cấu tổ chức quản trị nhân tố ảnh hởng đến cấu máy quản trị Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức quản trị phải đảm bảo yêu cầu sau: a) Phải đảm bảo tính tối u Giữa khâu cấp quản trị thiết lập mối quan hệ hợp lý; thiết kế cho số lợng cấp quản lý nhất, không thừa, không thiếu phận nào, không chồng chéo nhiệm vụ phòng ban; cho nhiệm vụ quyền hạn phải tơng xứng Sinh viên: Ngô Thị Thuỳ Trang Trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên Đề Tốt Nghiệp Cấp quản trị nhiều, cồng kềnh làm cho thông tin dễ bị sai lệch Vì máy quản lý cần phải gọn nhẹ, linh hoạt có khả thích ứng với thị trờng Trong kinh doanh, trớc thắng Khi thị trờng biến động nhiệm vụ doanh nghiệp phải thay đổi theo Nếu máy quản lý không linh hoạt Trâu chậm uống nớc đục Và thị trờng, cầu đà vợt cung mà doanh nghiệp sản xuất bị thua lỗ b) Đảm bảo tính linh hoạt tin cậy - Cơ cấu tổ chức quản trị phải dảm bảo tính xác tất thông tin đợc sử dụng doanh nghiệp nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận doanh nghiệp - Cơ cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy doanh nghiệp nh môi trờng c) Đảm bảo tính kinh tế Cơ cấu máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu cao nhÊt Mét tỉ chøc cã hiƯu qu¶ nã đợc xây dựng để giúp cho việc hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp với chi phí tối thiểu Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu mối tơng quan chi phí dự định bỏ kết thu d) Thiết kế máy phải đảm bảo nguyên tắc chế độ thủ trởng Quyền định thuộc kinh tế, kỹ thuật, tổ chức, hành chính, đời sống phạm vi toàn doanh nghiệp phận phải đợc giao cho ngời thủ trởng Ngời có nhiệm vụ quản lý toàn diện mặt hoạt động đơn vị mình; đợc trao trách nhiệm quản lý quyền hạn định Nhiều quyền đợc giao phải tơng xứng với khả hoàn thành kết đà định Nếu quyền đợc giao nhỏ khả không tận dụng hết lựcvà nhiệt tình ngời thực Cả hai trờng hợp làm giảm hiệu công tác máy quản trị Thủ trởng sư dơng bé m¸y cè vÊn, gióp viƯc, tranh thđ ý kiÕn dãng gãp cđa cÊp díi Quan hƯ b¸o cáo cấp dới cho cấp hoàn hảo mâu thuẫn thị trách nhiệm cá nhân cao Nhng ngời định cuối giám đốc (thủ trởng) Mọi giám đốc uỷ quyền cho cấp dới, nhng phải chịu trách nhiệm liên đới Sinh viên: Ngô Thị Thuỳ Trang Trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên Đề Tốt Nghiệp Mọi ngời doanh nghiệp phận phải nghiêm chỉnh thực mƯnh lƯnh cđa thđ trëng TÝnh tÊt u ph¶i tiÕn hành chế độ thủ trởng xuất phát từ nguyên tắc tập trung dân chủ quản lý kinh tế, xuất phát từ chuyên môn hoá lao động sâu sắc hiệp tác lao động xẩy ra, yêu cầu hợp tác cịng ph¶i cã sù chØ huy thèng nhÊt Trong trêng hợp doanh nghiệp lớn, thủ trởng cấp dới phải phục tïng nghiªm chØnh mƯnh lƯnh cđa thđ trëng cÊp trªn, trớc hết thủ trởng cấp trực tiếp Thủ trởng phận có toàn quyền định trớc vấn đề phận chịu trách nhiệm, trớc giám đốc Có cấp phó ngời giúp việc cấp trởng Để làm rõ thêm nguyên tắc ta có bảng sau: Các chức thủ trởng vị trí mối quan hệ chức danh: STT Chức thủ trởng Vị trí chức Giám đốc Thủ trởng cấp doanh nghiệp Thđ trëng cÊp cao nhÊt ph©n xëng Thđ trëng cÊp cao nhÊt ca lµm viƯc Thđ trëng cÊp cao nhÊt tỉ Thđ trëng cÊp cao nhÊt phòng (ban) Quản đốc Dốc công Tổ trởng công tác Trởng phòng (ban) chức Phạm vi phát huy tác dụng Toàn doanh nghiệp Toàn xởng phân Ngời giúp việc thủ trởng Các phó giám đốc Ngời dới quyền Các phó quản đốc Mọi ngời phân xởng Toàn ca làm việc Mọi ngời doanh nghiƯp Mäi ngêi ca Toµn tỉ Tỉ phó Mọi ngời tổ Toàn phòng (ban) Phó phòng (ban) Mọi ngời phòng (ban) Các kiểu cấu tổ chức quản trị Cùng với phát triển sản xuất đà hình thành kiểu tổ chức quản trị khác Mỗi kiểu chứa đựng đặc điểm, u điểm, nhợc điểm đợc áp dụng điều kiện cụ thể định Sau số cấu tổ chức quản lý thờng gặp a) Cơ cấu chức năng: Sinh viên: Ngô Thị Thuỳ Sơ đồ 1: Trang Trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp I Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp II `N - Đặc điểm: Nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho đơn vị quản lý riêng biệt theo chức quản trị hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá, đảm nhận thực chức định Mối liên hệ nhân viên tổ chức phức tạp, ngời thừa hành nhiệm vụ cấp dới nhận mệnh lệnh từ ngời lÃnh đạo doanh nghiệp mà từ ngời lÃnh đạo chức khác - Ưu điểm: Chuyên môn hoá quản lý theo chức cách sâu sắc Giảm bớt gánh nặng quản lý cho ngời lÃnh đạo doanh nghiệp Tận dụng đợc tài quan chức - Nhợc điểm: Một cấp dới phải chịu đạo nhiều cấp trực tiếp Hay xảy định khác ngời lÃnh đạo quản lý chung ngời lÃnh đạo chức b) Cơ cấu tổ chức trực tuyến Sơ đồ 2: Sinh viên: Ngô Thị Thuỳ Trang 10 B