Bài giảng Khái niệm đàm phán trong quản lý dự án - TS. Lưu Trường Văn

Bài giảng Khái niệm đàm phán trong quản lý dự án - TS. Lưu Trường Văn

KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG

QUẢN LÝ DỰ ÁN

TRUNG TÂM CPA

Đại học Mở TP.HCM

CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÀM PHÁN

Khái niệm: Đàm phán được xem như là nghệ thuật của việc đạtđến hiểu biết chung thông qua sự mặc cả trên những yếu tố

cần thiết của hợp đồng như là các đặc điểm kỹ thuật, giá cả, thời gian thi công…v.v

Đàm phán xuất hiện khi hai bên với các quan điểm và mục tiêukhác nhau tìm kiếm một thỏa thuận hài lòng lẫn nhau

Quá trình đàm phán bao gồm:

• Trình bày lập trường của mỗi bên

• Phân tích và đánh giá lập trường của bên kia

• Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh mục tiêu và lợi ích của bên mình càng theo mục tiêu và lợi ích của bên kia càng tốt

(hiểu theo nghĩa hẹp là nhượng bộ bên kia)
Điều này nói dể nhưng khó làm!

CÁC THÀNH PHẦN CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN

• Sự hợp tác : tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán

không phải là một tiến trình cạnh tranh

• Một điều gì đó cho mọi người : mỗi bên phải chuẩn bị sẳn sàng nhượng bộ để bên kia nhận được một cái gì đó.

• Các mối quan tâm chung : Đàm phán đỏi hỏi hai bên phải cùng tìm kiếm các mối quan tâm chung

• Một sự tiến triển của hành vi : Mỗi bên nên cảm thấy rằng sự nhượng bộ mà họ đang đánh đổi là cân bằng xấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, không phải nhượng

Các phương pháp ñàm phán

Cùng tìm ki ế m l ợ i ích

Tr ọ ng ñ i ể m ñặ t ở l ợ i ích ch ứ không ở l ậ p

Không tín nhi ệ m

ñố i tác Tín nhi ệ m ñố i tác

M ứ c ñộ tín

nhi ệ m

Phân tích công vi ệ c và quan h ệ ñể trao ñổ i

H ế t s ứ c tránh tính nóng n ả y

Kiên trì

V ạ ch ra nhi ề u ph ươ ng án

cho 2 bên l ự a ch ọ n

Tìm ra ph ươ ng án

mà mình ch ấ p thu ậ n

Tìm ra ph ươ ng án ñố i tác có th ể ch ấ p thu ậ n

Ơng Lê Văn Minh: Tôi chỉ muốn nhận được đúng mức mà tôi có thể

được đền bù Tôi biết rằng có ngôi nhà giống như của tôi, người ta ra giá 300 triệu cộng với thuế trước bạ và chi phí khác giá lên đến 330 triệu.

- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Những 330 triệu cơ à, thế là quá

nhiều.

Ơng Lê Văn Minh: Tôi không muốn đòi 330 triệu, hay 200 triệu hay 400 triệu mà chỉ là một khoản bồi thường xứng đáng thôi Tôi phải được đền bù số tiền đủ để mua được ngôi nhà như của tôi chứ, các ông có nghĩ thế không?.

- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Thôi được, tôi sẽ thanh toán cho ông

300 triệu Đấy là mức cao nhất đấy.

Ơng Lê Văn Minh: Các ông cho số tiền như vậy là thế nào?

- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Đấy là mức tiền cao nhất mà ông

được lãnh, lãnh hay không là tùy ông Đó là quyết định của công ty.

Ơng Lê Văn Minh: Tôi cũng chẳng biết là 300 triệu là có hợp lý hay không Nhưng nếu ông không đưa ra các tiêu chuẩn khách quan để giải thích tại sao tôi được lãnh số tiền đó, thì chắc tôi phải đưa vấn đề này hỏi ở toà án Tại sao chúng ta không xem xét lại vấn đề một lần nữa rồi hãy thương lượng Tám giờ sáng ngày thứ hai chúng ta lại gặp nhau lần nữa, có tiện cho ông không?.

Thứ hai, hai bên gặp nhau.

- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Này ông Minh, chúng tôi có tờ quảng cáo

bán ngôi nhà giống như nhà của ông với giá 310 triệu đây.

Ơng Lê Văn Minh : Ngôi nhà đó có khoảng sân đằng trước như nhà tôi không?

- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Không

Ơng Lê Văn Minh : Thế nếu có thêm sân như nhà tôi thì nhà của tôi tăng thêm bao nhiêu?.

- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Để tính xem nào, tăng thêm 15 triệu.

Ơng Lê Văn Minh : Như vậy, nếu lấy giá 310 triệu làm cơ sở thì nhà tôi sẽ có giá là 325 triệu Thế nhà đó cách đường lớn bao nhiêu?

- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: cách 20m.

Ơng Lê Văn Minh : Thế nếu nhà tôi cách đường lớn chỉ 10m thì nhà tôi được bao nhiêu nữa thưa ông?

- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: 10 triệu

Ơng Lê Văn Minh : Thế tất cả là bao nhiêu thưa ông?.

- NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: 335 triệu.

Và sau đó ông Lê Văn Minh ra về với số tiền là 335 triệu.

CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN

• Xác định các mục tiêu

• Xác định cái gì có thể nhượng bộ

• Ước lượng các nhu cầu thực sự của bên kia và các ràng buộc

• Chuẩn bị một chương trình nghị sự sơ bộ cho cuộc đàm phán

• Xác định các giải pháp cho sự lựa chọn

Sự thực hành: Giúp nhận dạng những khó khăn mà ngườiđàm phán sẽ phải đối mặt; diễn tập và phát triển các kỹnăng trong thực hành

CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CỦA ĐÀM PHÁN Để đạt được một lợi thế chiến lược trên đối tác trong mọi cuộcđàm phán, nên quan tâm đến các nguyên lý sau:

• Kiên định với mục tiêu đã dự định

• Hiêu chỉnh để thích hợp với cái trung bình mà bạn có thể đạt được

• Khai thác hướng đi tối thiểu hóa các chống đối từ đối tác

• Duy trì một kế hoạch của bạn mà có thể thích nghi đến sự thay đổi của hoàn cảnh.

• Không đặt nặng cái gì cả đằng sau cách tiếp cận trong khi mà đối tác đang đề phòng

• Tiếp tục “một sự công kích” theo các hướng như nhau hoặc trong dạng thức giống nhau nếu đã thất bại một lần

CÁC KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN

Kỹ thuật đàm phán là những kỹ thuật mà giúp người đàmphán đạt được mục tiêu đàm phán và tránh những

nhượng bộ không mong đợi

Các nội dung chính:

• Xác định các nội dung

• Sự thiết lập quyền của mỗi bên tham gia

• Xây dựng một thiện chí

• Tìm kiếm sư chấp thuận của người vắng mặt

• Tìm kiếm quyền lực cao hơn

• Ngắt những phát biểu chệch hướng

• Đảm bảo các cam kết

KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN ĐỂ GIẢM GIÁ DỰ THẦU

• Bạn đang muốn chọn nhà thầu có giá cao nhất nhưng lại

muốn nhà thầu này giảm giá (lẽ tất nhiên là trong phạm vi chophép), hãy thử làm theo quy trình như sau:

 Bước 1: Chọn ra từ 2 đến 3 nhà thầu tiềm năng để đàm phángiá cả

 Bước 2: Mời nhà thầu có giá thấp nhất đến để đàm phán vàkhéo léo đề nghị họ giảm giá Bạn nên cố ý cho nhà thầu cógiá cao hơn thấy rằng bạn vừa làm việc xong với nhà thầu cógiá thấp hơn

 Bước 3: Mời nhà thầu có giá cao nhất đến để đàm phán và

khéo léo đề nghị họ giảm giá

 Bước 4: Nếu nhà thầu (mà bạn muốn chọn) vẫn chưa giảm giáđến mức mà bạn mong muốn, hãy công bố giá của nhà thầuthấp nhất và nói rõ nếu cao hơn giá này họ sẽ bị loại và nhà

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI

 Đưa ra đề nghị ban đầu

 Những lời hứa

 Những lời đe dọa

 Những lời khuyên

 Những lời cảnh báo

 Thưởng và phạt

 Những cam kết

 Các câu hỏi

 Các mệnh lệnh

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)

 “Chê bai” : Sử dụng khi muốn giảm yêu cầu của đối tác

 “ Giả vờ rút lui”: Sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu quá cao

 “ Hỏi ý kiến cấp trên”: Khi cần chúng ta muốn rút lui,

hoặc bạn lúng túng trong ra quyết định

 “ Yêu cầu thêm”: Sử dụng khi yêu cầu của chúng ta

đãđược thỏa mãn

 “ Chia đôi chênh lệch”: Khi yêu cầu của hai bên khác biệt nhau mà nếu không chia đôi thì có thể dẫn đến bế tắc.

 “ Siết ốc”: Sử dụng đối tác có khuyết điểm nhỏ & chúng ta gần đạt yêu cầu

Dùng các thông lệ”: Đưa ra những thông lệ (lẽ tất nhiên

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)

 Đưa ra đề nghị ban đầu : Thường các đề nghị này là rất

hấp dẫn trong tương lai để đối tác nhựng bộ chúng ta trong hiện tại

 “ Chia rẽ đối tác”: Sử dụng khi không thuyết phục được toàn bộ đối tác

 “ Gỉa vờ nóng giận”: Có thể sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu bất hợp lý, nhưng phải cẩn thận khi áp dụng

 “ Sự đã rồi”: Cứ im lặng mà làm, khi bị phát hiện thì giả vời không biết và nhận lỗi

 “ Đánh trống lãng”: Sử dụng khi bị đối tác đưa ra đúng

yếu điểm của ta

 “ Ping pong”: Dùng cách hỏi lại đối tác với những vấn đề mà chúng ta không tiện trả lời

NHỮNG KỶ XẢO KHÔNG BẰNG LỜI NÓI

 Im lặng

 Nhìn chằm chằm vào mặt

 Tiếp xúc, va chạm

 “Ngôn ngữ cơ thể”

NHỮNG NGÔN NGỮ CỦA CƠ THỂ

1 Trong vòng một giây mà chớp mắt liên tục thì ñây là biểu hiệntinh thần thoải mái, có hứng thú với mọi sự vật, sự việc, có khi lại

ñược hiểu là cảm giác khó chịu, sợ sệt, không dám nhìn thẳng ñối

phương; mở to mắt nhìn biểu thị sự thích thú

2 Mắt nhấp nháy liên tục, thường ñược hiểu như che giấu một

hành ñộng nào ñó hay tính cách không thành thật

3 Con ngươi mắt biến ñổi chứng tỏ rất có ý chí ñể khống

chế mọi việc Khi con người ở vào trạng thái khẳng ñịnh, vui

mừng, thích thú thì con ngươi mắt mở to, ánh mắt có thần; khi ởtrong trạng thái phủ ñịnh, ñau khổ, căm ghét thì con ngươi mắt

nhỏ lại, ánh mắt không ñược sáng Thời cổ ngày xưa, thương gia Chu Ngọc rất quan tâm tới vấn ñề này, ông có thể nhìn vào con ngươi mắt của khách mà biết ñược rằng ñối phương có thích hàng hoá hay không, ñể từ ñó ñịnh mức giá cả cao thấp

Vì vậy mà có một số người thường ñeo một chiếc kính ñổi màu ñểche ñi những khuyết ñiểm của mình

NHỮNG NGÔN NGỮ CỦA CƠ THỂ

không muốn nói chuyện với người khác; hơi ngẩng ñầu, tay

ñặt trên ghế hay trên bàn, hai chân ñể ra trước, hai mắt

nhìn ñối phương ñiều này biểu thị cảm giác thích thú ñược trò

chuyện

5 Lưng thẳng, ñằng trước và sau luôn ở trạng thái thẳng,

ñiều này có nghĩa là cảm xúc của người này rất dồi dào, tự tin,

năng lực mạnh mẽ Ngược lại, hai vai trùng xuống, biểu hiệncảm xúc mệt mỏi, thất vọng, bị ñộng, tiêu cực

6 Khi hút thuốc, thổi khói lên trên là biểu hiện sự tích cực, tựtin, ñầu ngẩng cao Khi khói thuốc bay xuống dưới, ñó là

biểu hiện của thái ñộ tiêu cực, kém ý chí, có sự hoài nghi lo

NHỮNG NGƠN NGỮ CỦA CƠ THỂ

mâu thuẫn, phức tạp hay nơn nĩng bất an

ðiều này chính là những biểu hiện khơng cĩ ý

chí hay tâm lí bất an.

cảm xúc hay suy nghĩ căng thẳng.

muốn kết thúc cuộc nĩi chuyện hoặc hạ quyết tâm.

ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT

o Hiểu rõ hơn về người đàm phán của đối tác

o Cân nhắc các chi tiết cụ thể của tình huống

o Quyết định làm thế nào để vượt qua những khó

khăn thực tế

o Có hiểu biết về tính động của quá trình đàm phán

và ảnh hưởng của văn hóa

o Sự “tự hiệu chỉnh” vừa phải có thể sẽ hiệu quả

Nguyên nhân gây ra bế tắc

• Chưa hiểu biết lẫn nhau

• Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau

• Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc

về quan ñiểm lập trường và sẽ không nhượng bộ ngay cả ñể giữ cho một cuộc ñàm phán tồn tại.

• Vì một chiến thuật thận trọng trong ñàm phán ñể bắt ép phía bên kia xem xét lại quan ñiểm của họ

và nhượng bộ

Xử lý bế tắc

• Quay trở lại những thông tin thu ñược và tạo sự hiểu

biết ñể tạo thêm những lựa chọn bổ sung

• Tìm ra phương án khác ñề cùng ñạt ñược mục ñích

• Thông báo cho phía bên kia về hậu quả nếu không ñạt

ñược một giải pháp nào cả

• Chuyển sang thảo luận một vấn ñề khác ít quan trọng hơn cả 2 bên có thể thỏa thuận

• Nhượng bộ một ñiểm nào ñó không quan trọng

• Tạo ra thời gian ngừng ñàm phán ñể suy nghĩ vấn ñề và

Xử lý bế tắc

• Chuyển từ ñàm phán song phương sang ñàm phán ña phương và thông báo cho ñối tác biết về việc này

• Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngoài hành

ñộng như là một người hòa giải, người dàn xếp hay

người trọng tài

• Bỏ bàn ñàm phán ñể bên kia liên hệ lại Sử dụng khi:

– Phía bên kia không muốn ký kết thỏa thuận

– Bên kia muốn ký kết thỏa thuận mà ta không chấp nhận nổi.– Bên kia ñưa ra những thỏa thuận mà ta không hề dự kiến– Khi có những số liệu ñược cung cấp khiến cho việc ñi ñếnthỏa thuận không còn có lợi với ta nữa

Bài tập: ðột phá thế găng

• Tình huống mua bán Công ty cổ phần Bình Minh có kế hoạch

xây dựng ở ngoại ô một nhà máy dệt, chọn địa điểm đất thuộc ấpMỹ Tho sở hữu Công ty bằng lòng bỏ ra 800 triệu để mua quyềnsử dụng, mà ấp Mỹ Tho lại kiên trì đòi 900 triệu Qua mấy vòngđàm phán, giá công ty Bình Minh ra lên tới 820 triệu, còn giá ấpMỹ Tho chịu hạ xuống 880 triệu Hai bên cũng lại không thể

nhượng bộ nữa, đàm phán sa vào thế găng Ấp Mỹ Tho kiên trìlập trường bảo vệ lợi ích cho nông dân, bởi vì nông dân lấy ruộngđất làm gốc, mất đi quyền sử dụng mảnh đất canh tác, họ khôngcó quá nhiều lựa chọn, chỉ muốn bán nhiều tiền hơn một chút đểtổ chức một xưởng cơ khí, hay một cơ sở sản xuất gì đó để nôngdân có công ăn việc làm Mà công ty Bình Minh đứng trên lập

trường của mình, nhượng bộ đến 820 triệu là cùng, họ muốn trong

Bài tập: ðột phá thế găng

• Yêu cầu: Bạn hãy phân tích lập trường của

hai bên? Lợi ích của hai bên là gì? Bạn hãy đưa ra phương án mà có thể làm cho hai bên hài lòng để đột phá thế găng

Xin cảm ơn!

Chúc các bạn, các anh chị đạt nhiều thành quả tốt trong công tác !