§oµn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Quèc gia B¸o c¸o thùc tËp LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khố thực tập với đề tài: "Thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành Nhà nước Uỷ ban nhân dân huyện Kiến Xương" Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới: - Thầy, cô giáo Khoa Văn Công nghệ hành - Cán bộ, cơng chức Uỷ ban nhân dân huyện Kiến Xương - Thái Bình Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn Thị Hà, người ân cần bảo, tận tình hướng dẫn em viết hoàn thành báo cáo thực tập Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia B¸o c¸o thùc tËp MỞ ĐẦU Cải cách hành nhiệm vụ quan trọng mà Đảng, Nhà nước nhân dân ta xác định Để thực nhiệm vụ này, nhà nước ta xây dựng chương trình cải cách tổng thể hành giai đoạn 2001 - 2010 với bốn nội dung lớn, là: cải cách máy hành nhà nước, cải cách người hành chính, cải cách tài cơng cải cách thể chế hành Cải cách thể chế hành cải cách thủ tục hành coi khâu đột phá Là sinh viên năm thứ Học viện Hành Quốc Gia, thực phương châm “học đôi với hành” Học viện thực tập với thời gian hai tháng UBND huyện Kiến Xương – Thái Bình Thời gian thực tập UBND huyện, nỗ lực tìm hiểu nghiên cứu tài liệu quan sát hoạt động tác nghiệp cán bộ, công chức, nhân viên Uỷ ban thực nhiệm vụ cải cách hành chính, tơi nhận thấy cơng việc hành phong phú đa dạng, đặc biệt công tác soạn thảo ban hành văn Hiện nay, công tác soạn thảo ban hành văn nhà nước, quan, doanh nghiệp nói chung quan tâm Công việc UBND cấp quyền sở lại cần thiết Bằng kiến thức mà học nhà trường giúp quan sát, đánh giá công việc thực tế cách xác đầy đủ Và phải nói cơng tác soạn thảo văn cấp quyền sở cịn nhiều hạn chế nhiều khía cạnh yếu tố ngôn ngữ, thể thức nội dung chưa xác tơi học Xuất phát từ nhu cầu thực tế nêu trên, chọn đề tài cho báo cáo thực tập là: "Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nước UBND huyện Kiến Xương - Thái Bình” Báo cáo tốt nghiệp ngồi phần mở đầu kết luận chia làm hai chương: Sinh viªn: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia B¸o c¸o thùc tËp Chương I: Khái quát chung UBND huyện Kiến Xương Chương II: Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý nh nc ti UBND huyn Kin Xng Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo c¸o thùc tËp CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG I UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG Kiến Xương huyện đồng thuộc vùng hạ lưu sông Hồng với diện tích đất tự nhiên 21313,39 ha, chiếm 13,9% diện tích đất tự nhiên tỉnh Thái Bình Vị trí địa lý huyện tỉnh xác định sau: - Phía đơng giáp huyện Tiền Hải - Phía Tây giáp huyện Vũ Thư Thị xã Thái Bình - Phía Nam giáp tỉnh Nam Định - Phía Bắc giáp huyện Đơng Hưng Thái Thụy Với vị trí địa lý điều kiện địa hình tương đối phẳng đất đai màu mỡ khí hậu đậm nét nhiệt đới gió mùa ẩm điều kiện thuận lợi để Kiến Xương trở thành huyện trọng điểm lúa tỉnh Thái Bình Quá trình hình thành phát triển UBND huyện Kiến Xương UBND huyện Kiến Xương quan hành nhà nước địa phương bầu lên HĐND huyện, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Quyết HĐND Huyện UBND huyện có trụ sở đặt trung tâm huyện Kiến Xương nơi làm việc gần 100 cán bộ, công chức nhà nước nơi đón tiếp, giải vấn đề nhân dân đồng thời tổ chức, đạo, thực sách, pháp luật Đảng Nhà nước Từ thành lập đến nay, UBND huyện trở thành máy hoạt động có hiệu quả, đem lại lợi ích to lớn cho nhân dân Nhà nước Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Kiến Xương Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia B¸o c¸o thùc tËp - Căn vào Quyết Định số: 13/2005/QĐ - UBND ban hành ngày 10 tháng 01 năm 2005 UBND tỉnh Thái Bình tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố - Căn vào văn hướng dẫn số: 78/HD – SNV ban hành ngày 25 tháng 02 năm 2005 sở Nội vụ tỉnh Thái Bình việc hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố - Căn vào Quy chế làm việc UBND huyện Kiến Xương nhiệm kỳ 2004-2009 ban hành kèm theo Quyết định số: 433/2004/QĐ - UBND ngày 10 tháng năm 2004 UBND huyện UBND huyện Kiến Xương có cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau: a Cơ cấu tổ chức + Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Kiến Xương gồm 13 phịng ban chun mơn đơn vị nghiệp SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG UBND HUYỆN Các phịng ban chun mơn Các đơn vị nghiệp Phòng ban chuyên mơn Các đơn vị nghiệp - Văn phịng HĐND UBND - Sự nghiệp Giáo dục - Phòng nội vụ - LĐ thương binh xã hội - S nghip Y t Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia - Phịng tài - Kế hoạch B¸o c¸o thùc tËp - Sự nghiệp Văn hóa- Thơng tin - Phịng văn hố - Thơng tin - Thể thao - Phòng y tế - Phòng tư pháp - Phịng tài ngun mơi trường - Phịng Hạ tầng Kinh tế - Phịng Cơng thương - Phịng Nơng nghiệp phát triển nơng thơn - Phịng tra - UB Dân số gia đình trẻ em - Phòng giáo dục + Cơ cấu nhân Tổng số cán bộ, công chức, nhân viên UBND huyện Kiến Xương 98 người với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chuyên môn nghiệp vụ khác Bộ máy lãnh đão UBND gồm: Chủ tịch , Phó Chủ tịch, Uỷ viên phụ trách lãnh đạo điều hành phịng ban chun mơn trưởng phòng SƠ ĐỒ CƠ CẤU NHÂN SỰ UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG CHỦ TỊCH CÁC PHÓ CHỦ TỊCH CC U VIấN TRNG PHềNG TRNG PHềNG Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D TRNG PHềNG Đoàn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia B¸o c¸o thùc tËp b Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Kiến Xương + Chức UBND huyện quan hành nhà nước địa phương quan chấp hành HĐND huyện, HĐND huyện bầu ra, chịu giám sát, tín nhiệm HĐND huyện UBND huyện có chức sau: - Quản lý mặt, lĩnh vực đời sống xã hội địa phương - Cung cấp dịch vụ công + Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Kiến Xương UBND huyện Kiến Xương thực nhiệm vụ có quyền hạn lĩnh vực sau: - Trên lĩnh vực kinh tế tài chính: Xây dựng kế hoạch phát triển KT- XH hàng năm, lập dự toán ngân sách, dự toán thu chi ngân sách địa phương, phê chuẩn kế hoạch phát triển KT – XH xã, thị trấn - Trên lĩnh vực nông - lâm - ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai: Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất địa phương, đạo xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế nông nghiệp nông thôn, xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, cống đập -Trên lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: Xây dựng, phát triển quản lý sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn, tổ chức phát triển làng nghề truyền thống, sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất - Trên lĩnh vực giao thông vận tải: Tổ chức lập, trình duyệt quy hoạch phát triển mạng lưới giao thông đường vận tải thuỷ, địa bàn huyện, quản lý việc xây dựng, cấp phép xây dựng kiểm tra việc thực Pháp luật xõy dng Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập - Trờn lĩnh vực thương mại dịch vụ, du lịch: Xây dựng kiểm tra, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn huyện - Trên lĩnh vực Văn hoá Giáo dục, xã hội, đời sống: Xây dựng chương trình, đề án phát triển nghiệp giáo dục, y tế, văn hoá, thể thao, tổ chức thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục tiểu học, trung học sở, xóa mù chữ, thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, qui chế thi cử - Trên lĩnh vực Khoa học Công nghệ, tài nguyên môi trường: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương, tổ chức thực bảo vệ mơi trường, phịng chống, khắc phục hậu thiên tai bão lụt - Trên lĩnh vực quốc phòng: Tổ chức phong trào toàn dân tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân, tổ chức thực chế độ nghĩa vụ quân sự, thực sách hậu phươngvới quân đội - Trên lĩnh vực an ninh trật tự, an toàn xã hội: Thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an tồn xã hội, thực biện pháp phòng ngừa phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội địa phương, tuyên truyền giáo dục, vận động nhân dân tham gia bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội - Trên lĩnh vực thực sách dân tộc, sách tơn giáo: Tổ chức tun truyền, giáo dục, phổ biến sách pháp luật dân tộc tơn giáo, đạo việc thực sách dân tộc tôn giáo địa phương, kiểm tra, ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng tơn giáo để làm trái qui định pháp luật, sách nhà nước - Trên lĩnh vực thi hành pháp luật: đạo công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, pháp luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND huyện, định xử phạt vi phạm hành theo qui định pháp luật - Xây dựng quyền, quản lý nhà nước tổ chức kinh tế quản lý địa giới hành chính: tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo qui định Pháp luật, quy định tổ chức máy nhim v Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập quyn hn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND huyện theo hướng dẫn UBND tỉnh, quản lý hồ sơ, đồ địa giới hành huyện II PHÒNG NỘI VỤ - LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Quá trình hình thành phát triển Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh Xã hội phịng chun mơn trực thuộc UBND huyện, chịu quản lý trực tiếp, toàn diện UBND huyện đạo hướng dẫn chuyên mơn nghiệp vụ ban tổ chức quyền Sở Nội vụ Sở Lao động- Thương binh Xã hội Phòng sử dụng dấu riêng tài khoản riêng để hoạt động Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh Xã hội huyện Kiến Xương thành lập tháng năm 1988 sở sát nhập phòng Phòng Tổ chức quyền huyện, Phịng Lao động Thương binh Xã hội Thực Nghị định số: 172/2004/NĐ- CP Thủ tướng Chính phủ việc xếp lại phịng ban chuyên môn biên chế quản lý nhà nước UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, từ tháng năm 2005 phòng đổi tên Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh Xã hi Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành chÝnh Quèc gia B¸o c¸o thùc tËp Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Nội vụ lao động -Thương binh Xã hội a Cơ cấu tổ chức + Cơ cấu tổ chức máy Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh Xã hội bao gồm phận sau: Bộ phận tổ chức cán bộ: Thuộc quản lý điều hành trực tiếp Trưởng phịng, có nhiệm vụ quản lý xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đội ngũ cán bộ, cơng chức Bộ phận tổ chức quyền: Theo dõi hoạt động máy quan, hướng dẫn nghiệp vụ bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND cấp theo qui định pháp luật Bộ phận lao động việc làm: Thực quản lý đào tạo nghề cho người lao động, hợp đồng xây dựng xúc tiến việc làm nước xuất lao động Bộ phận sách ưu đãi người có cơng: Thực lập tiếp nhận hồ sơ đối tượng trình Sở Lao động - Thương binh Xã hội định giải chế chớnh sỏch Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 10 Đoàn số - 2006 - Học viƯn Hµnh chÝnh Qc gia Quyết định Chỉ thị Cơng văn Thơng báo Mời họp Tờ trình Báo cáo B¸o c¸o thùc tËp 377 37 28 50 70.5 0.19 6.92 1.12 5.23 9.35 1.5 Trên ưu điểm thể thức kỹ thuật trình bày văn công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kiến Xương uư điểm góp phần đảm bảo truyền đạt, trao đổi thơng tin phịng ban với nhân dân từ mà nâng cao hiệu hoạt động quản lý nhà nước địa phương b Hạn chế Bên cạnh thành tựu đạt được, công tác soạn thảo văn bản, ban hành nhiều tồn cần khắc phục, hoàn thiện thể thức kỹ thuật trình bày văn Qua khảo sát 300 văn quy phạm pháp luật 1000 văn quản lý hành nhà nước, chúng tơi thấy văn UBND huyện Kiến Xương mắc phải lỗi sau thể thức kỹ thuật trình bày Sơ đồ Tỷ lệ % sai thể thức văn quy phạm pháp luật % Văn quy phạm pháp luật Tên Quốc Tên Địa Số Tên Nơi Thể Số loại hiệu quan danh ký loại nhận thức lượng ban ngày hiệu trích hành Quyết 96.61 84.75 tháng 33.90 yếu 67.79 84.75 100 100 100 định Chỉ 60 20 60 100 100 100 100 Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 100 ký 18 Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập th Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 19 Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập S đồ Tỷ lệ % sai thể thức văn hành thơng thường văn cá biệt Văn hành thơng thường - văn cá biệt Tên Số loại lượng hiệu Địa danh Số Tên Nơi Thể quan ngày ký loại nhận thức ban Quyết 100 Quốc Tên tháng hiệu trích 100 100 74.30 hành 100 15.72 14.30 yếu 68.2 để ký định cá biệt Công 100 95.1 96.9 20.0 98.5 59.3 100 100 văn kế 100 99.5 100 15.7 10.1 30 100 100 hoạch Giấy 100 100 100 10.0 50.5 49.8 100 100 mời Thông 100 100 100 25.4 20.0 75,9 100 100 báo Tờ 100 100 100 16.9 90.4 98.3 100 100 trình Việc phân tích lỗi tơi khơng theo trình tự Thơng tư liên tịch mà yếu tố có lỗi phân tích Vì thứ tự khơng khớp với Thơng tư liên tịch,ví dụ: Yếu tố lỗi số mà phân tích yếu tố lỗi theo tỷ lệ mắc lỗi nhiều, yếu tố thể thức Quốc hiệu Theo quy định Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT - VPCP - BNV dịng chữ “ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trỡnh Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 20 Đoàn số - 2006 - Học viện Hành chÝnh Quèc gia B¸o c¸o thùc tËp bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 - 13, kiểu chữ đứng đậm, “ Độc lập - Tự Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm, chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch ngang nhỏ phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ Song, hầu hết văn Uỷ ban ban hành phần trình bày Quốc hiệu chưa kiểu chữ in hoa, chữ đứng khơng đậm Dưới dịng tiêu ngữ văn bản, thay vào đường kẻ ngang, nét liền đường kẻ nét đứt trình bày văn hoa như: Độc lập - Tự - Hạnh phúc -**** -2 Tên quan, tổ chức ban hành Qua khảo sát gần 1000 văn cho thấy, phần trình bày yếu tố văn UBND huyện Kiến Xương cịn nhiều thiếu sót văn có quan chủ quản tên quan chủ quản lẫn tên quan ban hành trình bày kiểu chữ đứng đậm Ở số văn khác lại trình bày kiểu chữ đứng không đậm, cỡ chữ không đảm bảo quy định thống văn Nhiều văn cịn tồn tại, tình trạng viết tắt tên quan ban hành khơng theo quy định Ngồi việc thay đường kẻ nét đứt, ngắn phía tên quan ban hành cho đường kẻ ngang, nét liền có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ gặp hầu hết văn VD: UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIẾN XƯƠNG Số, ký hiệu văn Yếu tố thể thức văn yếu tố thể thức trình bày khơng qui định rõ Thể sau: Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 21 Đoàn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia B¸o c¸o thùc tËp Ở văn quy phạm pháp luật thường không ghi năm ban hành vào phần số ký hiệu VD: Số 43/QĐ - UBND Có văn hành thơng thường phần số, ký hiệu trình bày sau: VD: Số …… GM/NV - LĐ Đối với Công văn, loại văn khơng có tên loại, theo quy định trình bày theo mẫu: Số: …/tên quan ban hành - tên đơn vị soạn thảo hầu hết công văn UBND huyện Kiến Xương trình bày giống văn có tên loại khác VD: Số 19/CV - HD Địa danh, ngày, tháng, năm Phần trình bày yếu tố thể thức văn yếu tố sai sót, nhiên số văn hạn chế để kiểu chữ nghiêng đậm thêm số "0" đằng trước chữ số ngày tháng cách tuỳ tiện VD: Kiến Xương, ngày 21 tháng 04 năm 2006 Tên loại trích yếu nội dung văn - Thực tế, nhiều văn huyện Kiến Xương soạn thảo, người soạn thảo quên ghi phần trích yếu văn dẫn đến nhiều văn thiếu yếu tố Hạn chế thường gặp văn hành thông thường như: Giấy mời, Kế hoạch, Công văn… Đặt phần trích yếu chưa cân đối so với trang văn yếu tố thể thức khác văn bản, chí số văn có tên loại phần trích yếu lại đặt yếu tố số, kí hiệu Theo quy định chữ “về việc” công văn viết tắt “v/v” văn khác Uỷ ban sử dụng tối đa chữ viết tắt Dưới trích yếu văn có tên loại, thường khơng có đường kẻ ngang, nét liền tiêu chuẩn, có đường kẻ nét đứt ngắn VD: QUYẾT ĐỊNH CA UBND HUYN Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 22 Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập V/v thành lập ban quản lý dự án xử lý khắc phục Đê kè sau bão số (Đợt III) - Lỗi sai trình bày tên loại văn lỗi không đảm bảo cỡ chữ ghi chi tiết cụ thể VD: THÔNG BÁO LỊCH Ở văn quy phạm pháp luật, tên loại văn trình bày theo quy định cũ VD: QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN Trong số văn có tên loại lại không cho tên loại vào VD: Số 01/KH – BCĐ Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền Khi trình bày hình thức đề ký khơng quy định, ví dụ: Ký “TM” thay “T/M” “T.M”, ký “KT” thay “K/T” Các chữ viết tắt “TM”, “KT”, “TL” quyền hạn chức vụ người kí chưa trình bày đồng chữ in hoa, cỡ chữ, kiểu chữ đứng đậm Thường trình bày sau: T/M UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN K/T chủ tịch Phó chủ tịch Họ tên người ký trình bày kiểu chữ khác nhau, lúc chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng Trong văn khác chữ in thường, chữ đầu viết hoa, có văn họ tên người kí đánh tất chữ in hoa rơi VD: PHẠM VĂN AN Nơi nhận Các văn UBND huyện Kiến Xương có hạn chế rõ phần xác định yếu tố thể thức văn hầu hết văn hành thơng thường có tên loại có phần nơi nhận “Kính gửi” giống Cơng văn Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 23 §oµn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Quèc gia B¸o c¸o thùc tËp VD: Trong văn Mời họp số: 06/MH - UBND ban hành 16 tháng 01 năm 2006 sau phần tên loại văn “Mời Họp” khơng có phần trích yếu văn bản, thay vào dịng: “Kính gửi” Nhìn chung, văn phịng ban chun mơn văn Uỷ ban từ “Nơi nhận” không đảm bảo yêu cầu Ở họ thường trình bày theo cỡ chữ khác nhau: lúc 12, lúc 13, kiểu chữ đứng không đậm kẻ đường kẻ có độ dài độ dài dịng chữ Ở số văn khác “Nơi nhận” chuyển thành “Nơi gửi” VD: Văn Giấy mời số: 01/GM - NVLĐTB XH ban hành ngày 17 tháng năm 2006 Một số văn bản, phần liệt kê quan nhận văn đầu dịng có gạch ngang theo qui định thay dấu "+" , cuối dịng khơng có dấu Dịng cuối “Lưu: VT” qui định trình bày : "Lưu: VT" trình bày "Lưu phịng" hay "Lưu vp" Ở nhiều văn khác, phần liệt kê quan, đơn vị, cá nhân nhận văn trình bày lùi cm so với từ " Nơi nhận" VD: Nơi nhận + huyện: thành phần + UBND xã, thị trấn + Lưu VP Dấu Tình trạng đóng dấu mờ, nh cịn phổ biến văn c Nguyên nhân Việc soạn thảo văn nhiều tồn thể thức kỹ thuật trình bày văn trở thành vấn đề nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều quan, cá nhân tổ chức quan tâm Bởi lẽ, thực trạng thể thức , kỹ thật trình bày văn khơng với qui định Nhà nước không diễn số quan, đơn vị mà thực tế nhiều quan, đặc biệt quan nhà nước Những hạn chế thể thức, kỹ thật trình bày văn khơng làm vẻ thẩm mĩ văn mà quan trọng ảnh hưởng khơng tốt Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 24 Đoàn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia B¸o c¸o thùc tËp tới hiệu cơng tác quản lý Nhà nước quan Để khắc phục tồn tại, Nhà nước ban nhành nhiều văn qui định tiêu chuẩn, mẫu văn việc áp dụng nhiều hạn chế chưa khắc phục Nguyên nhân dẫn đến hạn chế có nhiều nguyên nhân khác nhau, có nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan * Nguyên nhân khách quan - Những qui định thể thức kỹ thuật trình bày văn có tiêu chuẩn chung làm lại thiếu thống cấp ngành nhiều năm - Sự thay đổi thường xuyên tiêu chuẩn, qui định Nhà nước thể thức , kỹ thuật trình bày văn người soạn thảo văn hình thành kỹ soạn thảo theo tiêu chuẩn cũ * Nguyên nhân chủ quan - Những người có thẩm quyền soạn thảo, ban hành, ký thông qua văn chưa hiểu nắm yêu cầu, tiêu chuẩn thể thức, kỹ thuật trình bày văn Bên cạnh quan điểm , thái độ xem nhẹ, chủ quan yếu tố thể thức văn phổ biến phận cán công chức nguyên nhân quan trọng cần khắc phục - Tình trạng chậm cập nhật thơng tin từ văn pháp luật Nhà nước qui định thể thức, kỹ thuật trình bày văn những nguyên nhân dẫn đến thiếu sót người làm cơng tác soạn thảo văn - Soạn thảo văn theo mẫu trở thành lý dẫn đến trình bày sai yếu tố thể thức văn nhiều mẫu văn cũ so với qui định thân mẫu sai - Chủ thể quản lý hình thành thói quen kỹ soạn thảo khó sửa để phù hợp với qui định Các nguyên nhân từ phía nhận viên đánh máy: - Nhiều người chưa hình thành kỹ tin học hành văn phịng dẫn đến việc trình bày thể thức văn máy cũn nhiu lỳng tỳng hn ch Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 25 Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thùc tËp - Nhiều nhân viên đánh máy phịng ban chun mơn tuyển dụng khơng chun mơn, họ khơng đào tạo qui kiến thức tin học văn phòng, nghiệp vụ văn thư Một số nhân viên đánh máy tuyển người tốt nghiệp trường trung cấp, cao đẳng thuộc khối kinh tế nhà nước Cho nên, đánh văn họ không gọi tên yếu tố thể thức văn nên trình bày chỉnh sửa mỏy cũn rt b ng, mỏy múc Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 26 Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo c¸o thùc tËp III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP Kiến nghị Thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn UBND huyện Kiến Xương giúp tơi lựa chọn hồn thành đề tài báo cáo thực tập “Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nước” Tuy nhiên, sở tìm hiểu thực trạng đó, tơi xin mạnh dạn đưa đề xuất việc hoàn thiện kỹ năng, nghiệp vụ công tác soạn thảo ban hành văn - Lãnh đạo Uỷ ban cần quan tâm tới việc thẩm định văn - Cần tuyển nhân viên có chun mơn, đào tạo qui hành văn phịng, tin học văn phịng - Từng bước hồn thiện kỹ soạn thảo ban hành văn lãnh đạo nhân viên quan, đặc biệt kỹ thể thức, kỹ thuật trình bày văn Giải pháp Nhận thức tồn tại, thiếu sót cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, đặc biệt trình bày thể thức văn cán bộ, công chức UBND huyện Kiến Xương thực lựa chọn số giảp pháp sau: - Cử nhân viên học lớp bồi dưỡng kỹ soạn thảo văn bản, lớp đại học chức hành chính, lớp nghiệp vụ văn thư - Từng bước đại hoá sở vật chất, trang thiết bị đặc biệt trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn phịng ban chun mơn ( máy in, máy vi tính…) - Tuyển nhân viên trẻ có kỹ sử dụng máy vi tính - Phổ biến văn Pháp luật quy định thể thức, kỹ thuật trình bày đến cán bộ, nhân viên đơn vị quan - Khuyến khích nhân viên ham học hỏi cơng tác soạn thảo, trình bày văn đồng thời kịp thời uốn nắn vi phạm thể thức soạn thảo, đánh máy, in ấn văn Sinh viªn: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 27 Đoàn số - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia B¸o c¸o thùc tËp - Lãnh đạo thường xuyên việc kiểm tra, hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn phòng ban chuyên môn Nhờ thực giải pháp mà hạn chế thể thức, kỹ thuật trình bày văn UBND huyện Kiến Xương phần no c khc phc Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 28 Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập KẾT LUẬN Văn có vai trị quan trọng trình lưu giữ truyền đạt thông tin quan quản lý nhà nước Bởi lẽ, sản phẩm cơng cụ hoạt động quản lý Nhà nước văn Nhưng để đảm bảo cho văn thực trở thành công cụ trợ giúp đắc lực công tác quản lý Nhà nước cịn phụ thuộc vào nhiều yếu tố Trong yếu tố văn bản, nội dung thể thức văn đánh giá cao Nếu có nội dung hồn chỉnh đến đâu mà việc trình bày thể thức văn khơng phù hợp, khơng tiêu chuẩn quy định văn khó hồn thiện Như vậy, việc trình bày thể thức văn có ý nghĩa quan trọng việc thể truyền tải nội dung văn Song, thực tế soạn thảo văn nhiều cá nhân, đơn vị, quan xem nhẹ yếu tố thể thức văn nên dẫn đến thực trạng nhiều văn quan cịn thiếu sót, tồn trình bày thể thức văn Chọn viết báo cáo thực tập với đề tài “Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nước” sau hồn thành khố thực tập UBND huyện Kiến Xương, tơi muốn góp phần cơng sức nhỏ bé giúp cán bộ, cơng chức Uỷ ban việc hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành văn Song, qua thời gian thực tế, nghiên cứu tài liệu phục vụ cho viết báo cáo nhận thấy công tác soạn thảo, ban hành văn hoạt động khó khăn, đòi hỏi kỹ nghiệp vụ cao Để văn có hiệu lực, hiệu thực tế giải công việc nhà nước, nhân dân văn phải có kết hợp hài hồ yếu tố nội dung, hình thức, ngơn ngữ văn phong Với kiến thức hạn chế, đề tài đề cập đến “Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nước” Rất mong bạn yêu thích môn Kỹ thuật xây dựng Ban hành văn tiếp tục khai thác thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn đề tài ca cỏc bn sp ti Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 29 Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tËp TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn PGS – TSKH Nguyễn Văn Thân – TS Lưu Kiếm Thanh, nhà xuất Đại Học Quốc Gia Hà Nội Soạn thảo xử lý văn quản lý hành nhà nước Nguyễn Văn Thâm – CTQG, 2003 Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý Hành nhà nước TS Lưu Kiếm Thanh Soạn thảo, ban hành quản lý văn quản lý nhà nước Tạ Hữu Ánh : CTQG 1999 Ban hành văn quản lý nhà nước – H: CAND 1996 Tiêu chuẩn Việt nam TCVN:2002 Văn quản lý nhà nước Mẫu trình bày Cơng văn VPCP số 3546/ VPCP – HC ngày tháng năm 1999 việc thống mẫu văn quản lý Hành quan ban hành Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT –VPCP –BNV ban hành ngày tháng năm 2005 thể thức kỹ thuật trình bày bn Bỏo cỏo thc Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 30 Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo c¸o thùc tËp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG I UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG Quá trình hình thành phát triển UBND huyện Kiến Xương II PHÒNG NỘI VỤ - LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Quá trình hình thành phát triển CHƯƠNG 13 THỰC TRẠNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIẾN XƯƠNG 13 I KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 13 Khái niệm 13 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kiến Xương 14 II THỰC TRẠNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG 15 THỂ THỨC, CÁC YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN .15 Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nước UBND huyện Kiến Xương 16 PHÓ CHỦ TỊCH 23 III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP 27 KIẾN NGHỊ 27 GIẢI PHÁP 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Líp KH3D 31 ... LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG 15 THỂ THỨC, CÁC YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN .15 Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý. .. viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tËp CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIẾN XƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Khái... BNV ban hành ngày 06 tháng năm 2005 Văn phịng Chính phủ Bộ Nội vụ việc quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn II THỰC TRẠNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC