THỰC tập tốt NGHIỆP dự án CDP (CUSTOMER DATA PLATFORM) của CÔNG TY TMA SOLUTIONS BÌNH ĐỊNH

Mục tiêu nghiên cứu

Công ty cần đánh giá hoạt động thu mua hàng hóa dựa trên thời gian và số lượng nhập-xuất, từ đó đề xuất các hướng phát triển và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả thu mua Đối với sinh viên thực hiện đề tài báo cáo, đây là cơ hội để tích lũy kinh nghiệm và đưa ra giải pháp cho sự phát triển bền vững của công ty.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp phân tích thống kê giúp tổng hợp số liệu và đánh giá sơ bộ tình hình kinh doanh của công ty, đồng thời phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thu mua Việc áp dụng các kỹ thuật phân tích này không chỉ cung cấp cái nhìn tổng quát về hiệu quả kinh doanh mà còn xác định những nhân tố quyết định đến quy trình thu mua, từ đó hỗ trợ công ty đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

Kết cấu của đề tài

Chương 1: Giới thiệu về công ty.

Chương 2: Hoạt động thu mua của công ty TNHH TM và DV HMPChương 3: Giải pháp và kiến nghị.

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

Tổng quan về công ty

Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÓA CHẤT HOÀNG MINH PHÁT

Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hóa chất Hoàng Minh Phát (HOANG MINH PHAT CTS CO., Ltd) có trụ sở chính tại 56/14A Trần Bình Trọng, phường 5, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty TNHH Một Thành Viên được thành lập và cấp chứng nhận đăng ký doanh nghiệp vào năm 2017, do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 20 tháng 11.

Chức năng hoạt động của công ty

Chúng tôi cung cấp sản phẩm hóa chất chất lượng cao và phân phối hàng hóa đến các đại lý Cam kết đồng hành cùng khách hàng để xây dựng mối quan hệ bền chặt, phát triển thịnh vượng và góp phần tạo ra một môi trường xanh, sạch cho cộng đồng.

HMP hướng tới mục tiêu trở thành một công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp hóa chất và thiết bị y tế công nghệ cao Với cấu trúc tổ chức gọn nhẹ, tài chính vững mạnh và hoạt động kinh doanh ổn định, HMP áp dụng phương pháp quản trị doanh nghiệp hiện đại dựa trên công nghệ thông tin.

Sự hài lòng của khách hàng là yếu tố quan trọng hàng đầu, thể hiện qua từng dịch vụ và sản phẩm mà công ty cung cấp Để đạt được điều này, công ty đã xây dựng những nguyên tắc phục vụ khách hàng rõ ràng và hiệu quả.

 Đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng.

 Đảm bảo sự hoạt động liên tực đối với các dịch vụ mà Công ty cung cấp.

 Đảm bảo sự cung cấp dịch vụ với giá cả hợp lý và sức cạnh tranh cao.

 Luôn quan tâm đến chính sách đào tạo nhân viên để đảm bảo tính chuyên môn cao.

Ngành nghề hoạt động

Công ty hiện đang tập trung chuyên môn và nguồn lực tài chính cho các lĩnh vực hoạt động sau:

Chúng tôi cung cấp hóa chất cho nhiều lĩnh vực như dệt nhuộm, xử lý nước thải, y tế, xây dựng và hệ thống bán lẻ Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp thiết bị y tế bao gồm thiết bị khử khuẩn, vật tư y tế tiêu hao, đồng phục bệnh viện và các đồ bảo hộ như khẩu trang, nhiệt kế.

Dịch vụ vận chuyển: Vận chuyển hàng hóa và cho thuê xe tại tp.HCM; sản phẩm dịch vụ sửa chữa, phụ kiện xe.

Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng các phòng ban

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu của tổ chức

Hình 1.1 Sơ đồ phòng ban (theo cấp độ từ cao đến thấp) công ty HMP

1.4.2 Chức năng của các phòng ban

Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế theo mô hình chiến lược của Ban Giám đốc, với tiêu chí "Đơn giản – Hiệu quả" Công ty chú trọng đến việc phối hợp chặt chẽ giữa các trung tâm chức năng và các phòng ban hỗ trợ để tối ưu hóa hoạt động.

Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế theo mô hình thông tin hai chiều tương tác, giúp các mệnh lệnh từ cấp cao nhất được truyền đạt một cách ngắn gọn và rõ ràng đến tất cả nhân viên Công ty cũng áp dụng hệ thống quản trị trực tuyến, ưu tiên công việc và đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra.

Ban giám đốc là thành phần chủ chốt của công ty, bao gồm Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc và Giám đốc tư vấn Đây là bộ phận đảm nhận vai trò định hướng chiến lược và đưa ra quyết định cho các phòng ban dưới.

Thiết lập một hệ thống quản trị phù hợp với văn hóa công ty là rất quan trọng, bao gồm việc xây dựng một khuôn khổ vững chắc dựa trên các chính sách và quy định được thiết lập bởi phòng dự án và phòng hành chính.

Giám sát và điều khiến những báo cáo tổng hợp các phòng ban đưa ra.

Lập kế hoạch cho sự phát triển bền vững, lâu dài của công ty.

Ra quyết định đồng ý, hoặc bãi bỏ những nhu cầu của phòng ban, nhân viên.

Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với giới truyền thông là rất quan trọng, bao gồm việc chỉ định nhân viên phù hợp để đại diện cho công ty trên các kênh báo chí Đồng thời, cần có những phương án ứng phó hiệu quả khi gặp phải thông tin xuyên tạc có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hình ảnh của công ty.

Kết nối với bộ phận Marketing và Phòng Kỹ thuật để quản lý hiệu quả trang web, Fanpage và sự hiện diện của công ty trên mạng xã hội Bộ phận này cũng có trách nhiệm lập kế hoạch cho các sự kiện, tổ chức MC, buổi diễn thuyết và tạo điều kiện cho các đối tác tham quan công ty.

Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

Báo cáo tình trạng hoạt động của hệ thống máy tính công ty và đề xuất giải pháp khắc phục sự cố là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, việc điều hành và quản lý hoạt động của các server cũng như quản lý tổng thể hoạt động CNTT là cần thiết để đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả.

Lên kế hoạch tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc công ty về các vấn đề thực hiện quá trình, thực hiện các dự án.

Tổng hợp thông tin liên quan đến doanh nghiệp để xây dựng hồ sơ năng lực cho doanh ngiệp khi tham gia đấu thầu.

Cuối năm nay, công ty sẽ tách nhóm Thu mua thành một bộ phận riêng biệt nhằm đáp ứng nhu cầu tối thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

Kết hợp với phòng Kinh doanh về phân tích hành vi khách hàng, các chiến lược phát triển doanh thu.

Xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm hiệu quả, quản lý đa kênh và khám phá các phương án thu hút khách hàng là những yếu tố quan trọng Đồng thời, việc đánh giá hiệu quả các chiến dịch truyền thông của Phòng ban Truyền thông cũng cần được thực hiện để tối ưu hóa kết quả.

Kết hợp với Phòng web/SEO để tối ưu hóa cách truyền thông công ty trên thị trường.

Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, cung cấp các sản phẩm của công ty phù hợp với thị hiếu của họ.

Góp phần vào chiến lược Marketing, đưa các biện pháp kinh doanh theo từng thời điểm.

Theo dõi, hối thúc tiến độ hoàn thành đơn hàng của các phòng ban liên quan

 Bộ phận Chăm sóc Khách hàng

Lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng định kỳ là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt với họ Cần tổ chức, thực hiện và giám sát kế hoạch một cách chặt chẽ, đồng thời điều chỉnh khi cần thiết Ghi nhận ý kiến của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến dịch vụ và sản phẩm, từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng là một bước quan trọng trong việc cải thiện dịch vụ Cần tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến những đánh giá không tích cực từ khách hàng để xác định các vấn đề cần khắc phục Dựa trên những phân tích này, đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng cường sự hài lòng.

 Phòng kế toán-tổng hợp

Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước

Theo dõi sự vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.

Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.

Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài chính,…

Phòng KT hiện có Nhóm thu mua hàng hóa, đảm nhiệm việc chuẩn bị hồ sơ và đơn hàng để ký kết với các nhà cung cấp uy tín Nhóm này còn trình bày các phương án mua hàng với giá ưu đãi nhằm tiết kiệm chi phí cho công ty Đồng thời, Nhóm mua hàng cũng phối hợp với phòng kinh doanh để lập các chứng từ cần thiết cho hoạt động thu mua.

Dự kiến vào năm 2022, công ty sẽ thành lập một phòng ban thu mua riêng biệt để nâng cao hiệu quả hoạt động này, nhằm gia tăng doanh thu tổng thể.

 Phòng hành chính-nhân sự:

Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp.

Tiếp khách, xử lý các công văn mà khách hàng gửi tớiTổ chức sắp xếp hội thảo, hội nghị cho công ty

Lưu trữ và phát hành văn bản, con dấu, đồng thời chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tính pháp lý của chúng Ngoài ra, cần đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh trong công ty, đồng thời lên kế hoạch tổ chức các buổi tập huấn về bảo hộ lao động để nâng cao ý thức và kỹ năng cho nhân viên.

Tổ chức kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động

Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

Công ty thông báo đến nhân viên các quy định và chính sách quan trọng, bao gồm ca làm việc, tài khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm và quy định về nghỉ phép.

Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc.

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020-2021

Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty 2020-2021

STT Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2020 So sánh

CP quản lý doanh nghiệp

(Nguồn: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021)

Theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021, công ty ghi nhận lợi nhuận sau thuế đạt 4.189 tỷ đồng, tăng 810.714 triệu đồng (tương đương 24%) so với năm 2020, khi lợi nhuận chỉ đạt 3.379 tỷ đồng Sự gia tăng này được thúc đẩy bởi nhiều yếu tố.

Doanh thu bán hàng năm 2021 đạt 67,376,468 tỷ đồng, tăng 8,821,275 tỷ đồng so với năm 2020, cho thấy sự tăng trưởng tốt mặc dù gặp khó khăn do dịch bệnh kéo dài Sự điều chỉnh trong chiến lược bán hàng đã giúp công ty vượt qua kỳ vọng doanh thu.

Chi phí bán hàng đã giảm mạnh trong năm 2021, từ 989,562,000 triệu đồng xuống còn 854,781,111 triệu đồng, tương đương 86,37% so với năm 2020 Công ty đã áp dụng các chính sách như loại bỏ một số thủ tục và linh hoạt trong phương thức vận chuyển hàng hóa nhằm hạn chế chi phí bán hàng.

Chi phí tài chính đã giảm 44.377 triệu đồng nhờ vào sự chênh lệch tỷ giá, lãi suất gửi ngân hàng, và chi phí lãi vay cũng giảm do biến động của thị trường thế giới.

Quản lý doanh nghiệp hiệu quả phụ thuộc vào các chính sách nhân sự hợp lý, bao gồm việc phân bổ nhân viên một cách hợp lý và thực hiện các biện pháp cắt giảm nhân sự cần thiết để tối ưu hóa chi phí quản lý hàng năm.

2021 là 658.922 triệu đồng, thấp hơn so với cùng kỳ năm 2020 (889.562 triệu đồng)

Mặc dù chịu ảnh hưởng từ dịch bệnh Covid-19, công ty TNHH TM DV HMP đã linh hoạt trong hoạt động, cắt giảm chi phí và chuyển đổi sang hình thức trực tuyến, dẫn đến mức lợi nhuận sau thuế tăng đáng kể.

Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty

Công ty đã xây dựng nền tảng vững chắc thông qua việc ứng dụng công nghệ tiên tiến trong quản trị hàng hóa và nhân lực Các dự án đầu tư được thực hiện theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo chất lượng và tiến độ giao hàng cho khách hàng Đội ngũ tư vấn và chuyên viên của công ty được đào tạo chuyên môn cao, cam kết mang lại dịch vụ tốt nhất.

Linh hoạt phương án bán hàng qua các thời kỳ, tận dụng những cơ hội tiềm năng và bán hàng mới mức giá hợp lý

Từ khi thành lập vào năm 2017, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát đã thiết lập nhiều mối quan hệ đối tác với các nhà cung cấp uy tín như Nhà máy Hóa chất Biên Hòa và Công ty CP Mía đường sông Lam Công ty đang mở rộng hợp tác với các đối tác lớn hơn, với mục tiêu trong năm 2022 sẽ liên kết thêm 3-5 doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng trong ngành hóa chất, nhằm nâng cao uy tín trên thị trường Đồng thời, công ty cũng đang hợp tác hiệu quả với các bệnh viện lớn tại thành phố Hồ Chí Minh.

Từ Dũ, bệnh viện Chợ Rẫy, và là nhà cung cấp đáng tin cậy của họ kể từ khi thành lập.

Công tác mua hàng của công ty Hoàng Minh Phát dựa trên nguyên tắc bình đẳng, với 90% đối tác là các nhà cung ứng lâu dài Nhiều nhà cung cấp cũng áp dụng chính sách ưu đãi hấp dẫn, giúp công ty nhận được mức chiết khấu cao cho những đơn hàng lớn, đặc biệt vào đầu tháng 1 và giữa năm từ tháng 6 đến tháng 8.

Quá trình chuyển đổi sang công nghệ hóa đã nâng cao tính chuyên nghiệp và độ chính xác trong việc kiểm kê hàng hóa tại kho và giao nhận, giúp đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn cho khách hàng.

Công ty sở hữu nguồn vốn vững mạnh, đủ khả năng thanh toán cho các đơn hàng lớn với tỷ lệ nhận và lấy hàng đạt 98% Các nhà cung cấp luôn tin tưởng và hỗ trợ công ty trong việc thực hiện công nợ trong vòng 90 ngày kể từ ngày đặt hàng, mà không cần huy động hay vay mượn từ các tổ chức tài chính.

Công ty Hoàng Minh Phát hiện đang hợp tác với các đối tác trong nước, đảm bảo nguồn hàng đáng tin cậy Trong tương lai, sau khi hoàn tất giai đoạn cơ bản của hệ thống, công ty sẽ mở rộng hợp tác với các nhà cung cấp lớn trên thị trường quốc tế.

Công ty cam kết minh bạch trong các chính sách bảo hiểm và bảo hành sản phẩm, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng khi hàng hóa gặp lỗi hoặc không thể sử dụng trong quá trình ký kết hợp đồng thương mại.

Từ đó, kịp thời phát hiện những sản phẩm không đảm bảo chất lượng và trả về nhà cung cấp.

Công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát, mặc dù đã đạt được nhiều thành tích đáng khen, vẫn gặp phải một số khó khăn cả về nội bộ lẫn khách quan, điều này đã ảnh hưởng đến lượng hàng thu mua và doanh thu mà công ty nhận được.

Hoạt động xây dựng kế hoạch gặp nhiều phức tạp do chuyển đổi từ quy trình truyền thống sang hệ thống máy tính Ngành hàng hóa có tính đặc thù, khiến việc nắm bắt nhu cầu thị hiếu trở nên khó khăn, do đó cần nhiều thời gian cho việc phân tích hành vi khách hàng Phòng kinh doanh chỉ yêu cầu bộ phận mua hàng khi cần thiết, dẫn đến tình trạng thiếu hàng và phải mua ngoài với giá cao Hệ quả là cơ cấu nguồn hàng chưa đa dạng, hạn chế sự phục vụ cho nhóm khách hàng.

Một số nhà cung cấp vẫn chưa thiết lập được mối quan hệ bền vững, dẫn đến việc thông tin thường xuyên thay đổi Hiện tại, khả năng đánh giá thông tin từ các nhà cung cấp này chưa đạt hiệu quả cao.

Chi phí vận chuyển và giao dịch đang ở mức cao, đặc biệt đối với các đơn hàng xa Việc phát sinh đơn hàng lớn nhưng đội ngũ giao nhận gặp khó khăn do kẹt đơn hàng hoặc quản lý xe không hiệu quả đã khiến công ty phải sử dụng dịch vụ vận chuyển bên ngoài, dẫn đến tình trạng hao hụt chi phí vận chuyển.

Việc phối hợp giữa bộ phận Mua hàng, Kho và Giao nhận hàng hóa vẫn chưa được thực hiện một cách đồng bộ, dẫn đến tình trạng thông tin đơn hàng đôi khi bị bỏ sót, gây nguy cơ ảnh hưởng đến doanh thu của công ty.

Dù nhân viên có trình độ cao, nhưng sự thiếu thống nhất trong cách điều phối giữa các phòng ban đã dẫn đến hiểu lầm và khó khăn trong quy trình làm việc Việc xử lý đơn hàng còn nhiều bước phức tạp, gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu gốc Hơn nữa, số lượng nhân viên trong bộ phận Thu mua hạn chế, đôi khi tạo áp lực công việc lớn, làm giảm năng suất lao động.

1.6.3 Định hướng lĩnh vực hoạt động:

 Tìm kiếm các sản phẩm tối ưu nhất

 Chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu

 Xây dựng, tổ chức chương trình, sự kiện truyền thông…

 Quảng cáo biển tấm lớn, tập trung mảng Marketing cho Fanpage(sắp thành lập)

 Cung cấp các thiết bị y tế chất lượng tốt nhất, nhà cung cấp uy tín

HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH

Phân tích về hoạt động thu mua của công ty

2.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của ngành thu mua

Thu mua, hay còn gọi là Purchasing, là một hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư và nguyên vật liệu cho sản xuất cũng như hàng hóa cho các hoạt động hàng ngày Quy trình thu mua bao gồm việc chuẩn bị và xem xét nhu cầu, tiếp nhận và thanh toán, nhằm duy trì hoạt động hiệu quả của công ty.

 Xác định các tiêu chuẩn

 Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp

 Quản lý hợp đồng cung cấp

 Thanh toán và sau thanh toán Đặc điểm:

 Đảm bảo được các yếu tố: chi phí thấp, thời gian cung ứng nhanh, chất lượng

 Có thể sử dụng trực tiếp nguồn nhân lực, hoặc thuê ngoài (Outsource).

 Linh hoạt trong việc đàm phán về chất lượng, giá cả hàng hóa.

Có hai hình thức thu mua hàng hóa chính là thu mua hàng hóa trực tiếp và thu mua hàng hóa không trực tiếp (MRO-Purchasing), trong đó MRO đề cập đến việc thu mua các thiết bị và vật tư cần thiết cho bảo trì, sửa chữa và vận hành Công việc chính của hai hình thức này là đảm bảo cung cấp đầy đủ các thiết bị và vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất.

Bộ phận thu mua tại công ty HMP đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí và tiết kiệm thời gian Hoạt động của phòng thu mua cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác nhằm hoàn thiện quy trình và nâng cao hiệu quả mua hàng, từ đó mang lại hiệu suất cao cho toàn bộ chuỗi cung ứng.

 Hỗ trợ hoàn thiện yêu cầu mua hàng: Xem xét và hỗ trợ các phòng ban hoàn thiện các trường thông tin như số lượng, chất lượng sản phẩm,

Quản lý quy trình mua hàng hiệu quả là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu suất làm việc Để đạt được điều này, cần thường xuyên đánh giá và cải thiện các quy trình nội bộ, bao gồm việc phê duyệt đơn mua hàng và tăng cường trao đổi thông tin giữa các phòng ban.

 Quản lý nền tảng cung ứng

2.1.2 Quy trình thu mua của Công ty

Các bước làm việc được thực hiện theo bảng mô tả sau:

Bảng 2.1 Bảng quy trình mua hàng công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát

Bước thực hiện Nội dung công việc thực hiện

Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng

Sản lượng xuất khẩu trong kỳ trước, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong kỳ hiện tại, cùng với tồn kho thực tế và tồn kho định mức (bao gồm tồn tối thiểu và tồn tối đa) là những yếu tố quan trọng cần được xem xét để đảm bảo hiệu quả trong quản lý hàng hóa.

Phòng mua hàng thực hiện kế hoạch mua hàng trong kỳ trên hệ thống.

Hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý số lượng hàng hóa vật tư, nguyên vật liệu, kế hoạch mua trong kỳ theo công thức sau

- Kế hoạch mua trong kỳ = Tồn tối thiểu - Tồn đầu kỳ + kế hoạch sử dụng

- Kế hoạch sử dụng được tính dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng bán hàng và kế hoạch bán hàng.

Bước 2: Lập đơn hàng mua hàng

Dựa trên kế hoạch mua hàng hoặc nhu cầu đột xuất từ các phòng ban qua email hoặc phiếu yêu cầu, phòng mua hàng sẽ tiến hành lập đơn hàng mua (P/O - Purchasing Order) trên hệ thống.

Bước 3: Phê duyệt đơn hàng – hỏi giá

Thực hiện việc tiếp nhận đơn hàng:

Dựa trên lượng tồn kho, nhu cầu sản xuất và kế hoạch sản xuất, nhân viên có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt số lượng đơn hàng mua hàng theo quy định thẩm quyền.

- Phân loại yêu cầu theo nhu cầu

Để đảm bảo quy trình báo giá hiệu quả, cần lập yêu cầu báo giá với đầy đủ thông tin như tên hàng và số lượng Sau đó, gửi yêu cầu này đến các nhà cung cấp tiềm năng Đồng thời, hãy tạo bảng phân tích giá để so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.

Lập bảng giá vốn, gửi cho phòng kế toán kiểm tra và gửi lại cho bộ phận kinh doanh của công ty

Bước 4: Nhập kho theo đơn hàng

Sau khi đơn hàng được phê duyệt và đặt tại nhà cung cấp, hàng hóa sẽ được nhập kho theo đơn đặt hàng Tiếp theo, quy trình sẽ bao gồm thanh toán và cấp phát vật tư, sau đó là quy trình bán hàng cho các phòng ban khác.

Thông báo cho kho về số lượng và thông tin chi tiết hàng hóa thông qua Phiếu Nhập Kho Đồng thời, yêu cầu bộ phận Giao nhận tiến hành nhận các mặt hàng về kho và thu thập hóa đơn (nếu có) để đưa về phòng.

Trong trường hợp hàng đổi trả, người mua lô hàng cần thảo luận với nhà cung cấp về đơn hàng mới và quy trình vận chuyển trả lại Điều này đặc biệt quan trọng khi hàng hóa bị lỗi hoặc hư hỏng do bảo quản không đúng cách trước khi vận chuyển.

Bước 5: Kế toán phê duyệt phiếu nhập kho

Sau khi nhận được chứng từ hóa đơn đầu vào, kế toán sẽ phê duyệt phiếu nhập kho, hạch toán giá mua, công nợ, kê thuế và tiến hành quy trình thanh toán.

Để thực hiện thanh toán cọc trước, PMH cần gửi đề nghị thanh toán kèm theo ghi chú đơn hàng và bổ sung hóa đơn (hóa đơn lẻ hoặc VAT) cho bộ phận Kế toán.

Để thực hiện tạm ứng mua hàng, cần lập phiếu tạm ứng và ghi rõ số đơn hàng cùng mã hàng Sau khi nhận hàng, cần đề nghị hoàn ứng và bổ sung hóa đơn (bao gồm hóa đơn lẻ hoặc hóa đơn VAT).

Bộ phận Mua hàng cần lập đề nghị thanh toán cho công nợ, trong đó ghi rõ thông tin chuyển khoản và đính kèm hóa đơn (bao gồm hóa đơn lẻ hoặc VAT) để Bộ phận Kế toán lưu trữ cho từng đối tác doanh nghiệp.

Bước 6: Thanh toán – Lưu hồ sơ

Kết quả hoạt động thu mua hàng hóa của công ty năm 2020-2021

2.2.1 Thực trạng thu mua hàng hóa của công ty năm 2021

 Về xác định nhu cầu và số lượng hàng

Bộ phận kinh doanh sẽ xác định các yêu cầu mua hàng dựa trên nhu cầu của khách hàng hoặc nhu cầu bổ sung hàng hóa cho kho của bộ phận kho-giao hàng.

Kết quả mua hàng sẽ được Trưởng phòng Kinh doanh phê duyệt và gửi yêu cầu đến phòng Kế toán-Tổng hợp để chờ xác nhận Trưởng phòng Kế toán sẽ xem xét khả năng tài chính của công ty, điều chỉnh giá trị đơn hàng và chờ Giám đốc phê duyệt kết quả cuối cùng.

 Thực trạng Nhà cung cấp của công ty TNHH TM DV HMP

Công ty hiện không sử dụng nguồn hàng truyền thống và thường xuyên thay đổi nhà cung cấp do phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng Điều này dẫn đến việc các nhà cung cấp cũ đôi khi không đáp ứng được yêu cầu Mỗi năm, công ty phát hiện thêm nhiều nhà cung cấp tiềm năng mới, mang đến sự đa dạng về hàng hóa và chế độ ưu đãi.

Nhà cung ứng hiện tại chưa hoàn toàn đáp ứng nhu cầu đa dạng về chủng loại hàng hóa mà công ty mong muốn nhập khẩu, mặc dù về khối lượng và thời gian giao hàng, họ luôn thực hiện tốt.

Năng lực tài chính của nhà cung cấp hiện tại đủ khả năng đáp ứng các đơn hàng vừa và nhỏ của công ty Tuy nhiên, công ty vẫn đang tìm kiếm nhà cung cấp mới để đáp ứng nhu cầu số lượng lớn Việc thay đổi nhà cung cấp có thể gây ra một số bất lợi ban đầu, và đôi khi công ty phải chấp nhận rủi ro để có cơ hội kinh doanh bền vững trong tương lai.

2.2.2 Chỉ tiêu đánh giá công tác quản trị mua hàng, tồn kho của công ty

2.2.2.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu mua hàng.

Công ty Hoàng Minh Phát cam kết kiểm tra kỹ lưỡng số PO và yêu cầu từ phòng kinh doanh, chỉ thực hiện mua hàng khi các yêu cầu này được phê duyệt, giúp đạt tỷ lệ đơn hàng bán ra với doanh thu lý tưởng trên 90%.

2.2.2.2 Chỉ tiêu đảm bảo nguồn vốn doanh nghiệp

Các hoạt động mua bán cần được ghi chép và kiểm kê thường xuyên để đảm bảo số lượng hàng hóa thu mua không bị thiếu hụt hoặc thừa thãi, nhằm tránh phát sinh chi phí lưu trữ và bảo quản cho doanh nghiệp.

2.2.3 Phân tích chung về lượng hàng thu mua của công ty

Bảng 2.1 Tình hình hoạt động thu mua của công ty 2020-2021.

Năm Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ

Nguồn: Tài liệu nội bộ công ty TNHH TM DV Hóa chất HMP

Nhận xét và phân tích:

Vào năm 2021, lượng hàng hóa tồn đầu kỳ đạt 1.477.300 sản phẩm, tăng 138,11% so với năm 2020 với 620.431 sản phẩm Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này là do các chính sách quản lý tồn kho và chiến lược kinh doanh gặp khó khăn, khiến hàng tồn đọng nhiều vào cuối năm trước Bên cạnh đó, hoạt động nhập khẩu từ các nhà cung cấp lâu năm cũng bị ảnh hưởng, khi quá trình thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu bị trì trệ Thêm vào đó, tâm lý người tiêu dùng ưu tiên hàng nhập khẩu hơn hàng nội địa đã góp phần làm tăng lượng hàng tồn kho của Công ty.

Vào năm 2021, tổng số lượng hàng thu mua giảm mạnh, chỉ đạt 3.311.455 sản phẩm, tương đương 33,92% so với 9.762.394 sản phẩm mua vào năm 2020 Nguyên nhân của sự sụt giảm này cần được phân tích kỹ lưỡng.

Năm 2021, mặc dù đã dự đoán trước tình hình dịch bệnh và giảm lượng hàng nhập, công ty vẫn đảm bảo mức tồn kho hợp lý Kết quả là, tồn kho của công ty đã giảm rõ rệt so với năm 2020 vào cuối kỳ.

Công ty đang mở rộng lĩnh vực kinh doanh bằng cách bổ sung ngành vận tải và các sản phẩm liên quan Trong giai đoạn giãn cách xã hội từ tháng 6 đến tháng 9 năm 2021, công ty đã tăng cường hoạt động vận chuyển hàng hóa thiết yếu Tuy nhiên, lượng hàng hóa nhập khẩu trong thời gian này giảm do nhu cầu từ khách hàng không cao.

Công ty đã hợp tác lại với một số nhà cung cấp không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và tăng cường kiểm tra nguồn hàng nhập kho Nhận thấy nhu cầu hàng ngoại ngày càng tăng, công ty đã phân bổ đồng đều lượng hàng hóa từ cả nguồn gốc nước ngoài và trong nước.

 Về lượng hàng xuất ra, năm 2021 công ty xuất 4106763 sản phẩm, tức chiếm

Trong năm 2020, thị trường ghi nhận tỷ lệ 46.11%, tương đương với 8,905,525 sản phẩm Nguyên nhân chính của sự sụt giảm này là do thay đổi thị hiếu người dùng và lượng hàng nhập khẩu không đáng kể, chủ yếu tập trung vào việc cung cấp cho các bệnh viện lớn và các tổ chức, khách hàng lâu năm.

Công ty đã linh hoạt mở rộng lĩnh vực kinh doanh dịch vụ để phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, giảm thiểu tồn kho so với năm 2020 Bằng cách nắm bắt nhu cầu hàng hóa vào các thời điểm cụ thể và đầu tư vào sản phẩm chủ lực theo từng quý, số lượng hàng hóa bị trả về đã giảm đáng kể, cho thấy sự nỗ lực trong việc chuyển mình sang công nghệ số.

2.2.4 Phân tích sản lượng thu mua theo mặt hàng

Phương trình kinh tế: ∑ Q n = ∑ Q Tổngcác mặt hàng (sản phẩm)

2.2.4.1 Phân tích sản lượng theo loại hàng Hóa chất

Bảng 2.2.Lượng hàng thu mua năm 2020-2021 theo loại hàng Hóa chất