TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CỦA VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ MEGAWAY VIỆT NAM
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, Việt Nam đang tích cực tham gia vào nhiều tổ chức kinh tế và ký kết các hiệp định với nhiều quốc gia, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh tế, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận quốc tế Ngành này hứa hẹn sẽ đóng góp một tỷ lệ phần trăm lớn vào GDP của quốc gia trong tương lai, với nhiều triển vọng phát triển và mang lại kết quả tích cực cho nền kinh tế.
Cơ hội cho các doanh nghiệp dịch vụ giao nhận vận tải đang ngày càng lớn, nhưng thách thức cũng không kém phần nghiêm trọng Sự gia tăng doanh nghiệp trong và ngoài nước đã tạo ra một môi trường cạnh tranh khốc liệt Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược rõ ràng và xác định giá trị cốt lõi của mình Chất lượng dịch vụ tốt là yếu tố tiên quyết mà mỗi doanh nghiệp cần có, vì nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của ngành.
Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải tại Việt Nam Tuy nhiên, trong bối cảnh phát triển kinh tế và hội nhập quốc tế, công ty đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, nhưng kết quả vẫn chưa đạt được như mong đợi Để góp phần nâng cao chất lượng giao nhận vận tải hàng hóa, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam” làm chuyên đề cho khóa luận của mình.
Tổng quan nghiên cứu
Cho đến nay, tôi đã nghiên cứu một số công trình liên quan đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không, bao gồm các đề tài nghiên cứu quan trọng.
Nguyễn Đức Hoàng Nam đã nghiên cứu để hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường không tại chi nhánh Kintetsu World Express Việt Nam Đồng thời, Đỗ Thị Hải Yến cũng đề xuất giải pháp cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH dịch vụ giao nhận - thương mại Trường Phú.
Bài viết này đã phân tích thực trạng và giải pháp cho quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, tuy nhiên vẫn chủ yếu liệt kê các chứng từ cần thiết trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Mặc dù nêu bật những thành công của công ty, nhưng chưa đi sâu vào phân tích toàn bộ quy trình thực hiện nghiệp vụ này.
Hoàng Thị Yến: “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải hàng xuất khẩu đường biển của Công ty cổ phần Bee Logistics”.
Lê Thị Hà Giang: “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng nhập khẩu đườn hàng không của công ty cổ phần Dolphin Logistics”.
Với 2 bài viết này, tuy cũng có đề cập đến quy trình giao nhận vận tải nhưng lại không nhắm đến đối tượng là hàng hóa xuất khẩu hoặc hàng đi bằng đường hàng không.
Bài khóa luận của em là độc đáo và không trùng lặp với bất kỳ nghiên cứu nào trước đây Nó sẽ phân tích chi tiết quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không tại Công ty Megaway Việt Nam, đồng thời đề xuất những định hướng mới cho ngành vận tải hàng không tại Việt Nam và cho công ty.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
- Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty Megaway Việt Nam.
- Đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại cppng ty Megaway Việt Nam.
Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam
Thực trạng áp dụng của quy trình: Những thành công, tồn tại và nguyên nhân mà công ty gặp phải.
Phạm vi nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu tập trung vào quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không, với trọng tâm là Trụ sở chính của công ty Megaway tại Hà Nội Trong nghiên cứu này, Megaway được xem như đại lý và người gom hàng, nhằm phân tích các bước và hiệu quả trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu.
Phạm vi nghiên cứu về không gian
Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã chú trọng vào việc cải thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không tại công ty Megaway Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu về thời gian
Khóa luận này tập trung vào việc nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không của công ty Megaway Việt Nam từ năm 2014 đến nay, nhằm phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động logistics của công ty trong lĩnh vực xuất khẩu.
Phương pháp nghiên cứu
a Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng cách quan sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và theo dõi quy trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường hàng không của các nhân viên trong công ty.
Dùng phương pháp phỏng vấn trực tiếp, thu thập thông tin, tra cứu số liệu, tài liệu và tham gia vào quá trình làm việc tại Công ty.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các tài liệu về thủ tục trong quá trình hoạt động tại công ty Megaway Việt Nam.
Thư viện chứa đựng nhiều luận văn nghiên cứu về giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không, cùng với các sách giáo trình liên quan, phục vụ cho nhu cầu học tập và nghiên cứu trong lĩnh vực này.
Dữ liệu được thu thập thông qua tìm kiếm trên Internet và tài liệu từ các tổ chức hiệp hội trong ngành vận tải, đặc biệt là vận tải hàng không Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu sẽ được áp dụng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc rút ra thông tin cần thiết.
Bài nghiên cứu này áp dụng các phương pháp phân tích số liệu như thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh, tính chỉ số và tỷ lệ để đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh Ngoài ra, phương pháp định lượng được sử dụng làm chủ đạo, kết hợp với phương pháp định tính, nhằm xác định mục tiêu và hướng phát triển cho những năm tới.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận được chia làm 4 phần:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công Ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam.
Chương 2: Cơ sở lí luận về giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
Chương 3: Thực trạng áp dụng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công Ty Megaway Việt Nam.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất kiến nghị để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công Ty Megaway Việt Nam.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa
Sự khác biệt về quốc tịch giữa các chủ thể trong thương mại quốc tế yêu cầu hàng hóa xuất nhập khẩu phải được vận chuyển qua biên giới của ít nhất một quốc gia Để hàng hóa đến tay người mua, cần thực hiện nhiều công việc như thông quan xuất nhập khẩu, chuẩn bị giấy tờ, thuê phương tiện vận chuyển và bốc xếp hàng hóa lên phương tiện.
Trước kia, giao nhận hàng hóa có thể do người gửi, người nhận hoặc người chuyên chở thực hiện Tuy nhiên, với sự phát triển của buôn bán quốc tế và chuyên môn hóa ngày càng cao, giao nhận đã trở thành một ngành nghề chuyên nghiệp do các tổ chức và tập đoàn giao nhận đảm nhiệm.
Dịch vụ giao nhận theo quy tắc mẫu của FIATA bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa, như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp tư vấn về các vấn đề liên quan, bao gồm hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
2.1.2 Khái niệm xuất khẩu hàng hóa
Xuất khẩu là quá trình chuyển giao hàng hóa và dịch vụ từ một quốc gia sang quốc gia khác Trong lĩnh vực marketing, xuất khẩu được xem là một phương thức thâm nhập thị trường nước ngoài với ít rủi ro và chi phí thấp Mục tiêu chính của hoạt động xuất khẩu là tận dụng lợi thế so sánh của từng quốc gia trong bối cảnh phân công lao động quốc tế.
Theo Luật thương mại 1998, hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa là quá trình mua bán giữa thương nhân Việt Nam và thương nhân nước ngoài thông qua các hợp đồng Hoạt động này bao gồm cả tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập và chuyển khẩu hàng hóa.
Hoạt động xuất khẩu diễn ra đa dạng trên nhiều lĩnh vực và hình thức, từ hàng hóa tiêu dùng đến máy móc, công nghệ và nguyên vật liệu sản xuất Dù dưới hình thức nào, mục đích chính của xuất khẩu là mang lại lợi ích cho quốc gia Xuất khẩu không bị giới hạn về không gian hay thời gian, có thể diễn ra trong thời gian ngắn hoặc kéo dài hàng thập kỷ, và có thể chỉ trong phạm vi lãnh thổ quốc gia hoặc mở rộng ra nhiều quốc gia khác.
2.1.3 Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm các nghiệp vụ liên quan đến vận tải hàng không, nhằm chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Quá trình này không chỉ tổ chức chuyên chở mà còn giải quyết các thủ tục cần thiết liên quan đến vận chuyển hàng hóa.
Dịch vụ giao nhận hàng không có thể được thực hiện bởi nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm chủ hàng, các hãng hàng không, người giao nhận chuyên nghiệp, hoặc bất kỳ ai có liên quan đến quá trình này.
Dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không hiện nay thường được thực hiện bởi đại lý hàng hoá hàng không và người giao nhận hàng không Đại lý hàng hoá hàng không đóng vai trò trung gian giữa người chuyên chở (các hãng hàng không) và chủ hàng (người xuất khẩu hoặc nhập khẩu) Thường được biết đến với tên gọi đại lý IATA, đây là loại đại lý tiêu chuẩn nhất, được đăng ký bởi hiệp hội vận tải hàng không quốc tế Các hãng hàng không là thành viên của IATA chỉ định và cho phép đại lý này đại diện cho họ trong quá trình giao nhận hàng hoá.
Người giao nhận hàng không là những chuyên gia cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa qua đường hàng không Họ có thể là đại lý IATA hoặc không phải là đại lý IATA Dịch vụ chính mà người giao nhận hàng không thường cung cấp là dịch vụ gom hàng, giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển và phân phối hàng hóa.
* Dịch vụ vận tải hàng không thường áp dụng đối với các lô hàng:
- Hàng hoá đòi hỏi giao ngay, an toàn và chính xác.
- Hàng hoá có giá trị cao.
- Hàng hoá có cự ly vận chuyển dài.
Lý thuyết về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường hàng không
Quy trinh giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không gồm các bước cơ ban sau:
Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng và ký hợp đồng.
Khách hàng gửi yêu cầu đến bộ phận cung cấp dịch vụ giao nhận tại công ty.
Sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ phân tích và hỗ trợ khách hàng chọn dịch vụ phù hợp Sau khi công ty và khách hàng thảo luận và thống nhất quyết định, hợp đồng sẽ được ký kết.
Bước 2: Tìm hiểu và hoàn thiện hồ sơ của lô hàng.
Xác nhận thông tin trên các chứng từ của lô hàng từ bên khách hàng cung cấp.
Liên hệ với các hãng vận chuyển để cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, đồng thời nhanh chóng xử lý và cập nhật, chỉnh sửa các chứng từ khi có sai sót hoặc yêu cầu mới từ khách hàng.
Một số chứng từ nhận được từ khách hàng:
Hợp đồng thương mại / Sales contract.
Hóa đơn thương mại / Commercial invoice.
Bản kê chi tiết hàng hóa / Packing list.
Giấy chứng nhận xuất xứ, kiểm dịch (nếu có)
Bước 3: Tiến hành các thủ tục giao hàng.
Lưu khoang máy bay và lập booking note với hãng hàng không là những bước quan trọng để nắm bắt thông tin về thời gian chuyến bay, hành trình tuyến đường bay và mức cước phí vận chuyển.
Lập house airway bill (HAWB), master airway bill (MAWB) và bản lược khai hàng hóa (Air Cargo Manifest) nếu gom hàng với các chủ hàng khác
Lập phiếu cân, làm thủ tục hải quan, mở tờ khai hàng xuất, thông quan.
Đưa hàng vào kho để xếp lên máy bay
Gửi bộ chứng từ theo hàng và các giấy tờ liên quan nếu nước nhập khẩu có bắt buộc riêng.
Bước 4: Lên chi phí cho lô hàng.
Tiến hành thống kê lại các thu chi, phụ phí, các phí phát sinh, phí chi hộ… kết toán tổng chi phí cho lô hàng xuất khẩu
Bước 5: Hoàn tất thủ tục và thông báo chi phí cho khách hàng
Sau khi hoàn tất các thủ tục với kho hàng tại sân bay và thanh toán các chi phí liên quan đến lô hàng, người giao nhận sẽ thông báo cho người xuất khẩu và thu phí dịch vụ.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Megaway Việt Nam
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty gồm có 4 bước:
Nhận hàng từ người gửi hàng.
Lập bộ chứng từ và kết toán chi phí.
Tổ chức giao hàng lên tàu.
2.3.1 Nhận hàng từ người gửi hàng
Megaway Việt Nam sở hữu một đội ngũ Sales chuyên nghiệp, có nhiệm vụ tìm kiếm và giới thiệu dịch vụ tới khách hàng tiềm năng Đội ngũ này sẽ sắp xếp các cuộc hẹn để xây dựng mối quan hệ tin cậy nhằm đảm bảo sự hợp tác lâu dài Khi khách hàng đồng ý hợp tác, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng vận chuyển Đặc biệt, trong trường hợp các lô hàng đầu tiên, khách hàng có thể lựa chọn không ký hợp đồng; thay vào đó, Megaway sẽ cung cấp giấy biên nhận để xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa và đảm bảo trách nhiệm vận chuyển.
Người xuất khẩu có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty Nhân viên Sales và Customer Service phối hợp để tiếp nhận hàng, dán tem thông quan lên từng lô hàng Hàng hóa sẽ được vận chuyển về kho để bảo quản hoặc chuyển thẳng ra cảng hàng không Trong trường hợp nhận hàng tại kho của chủ hàng, hàng sẽ được đưa về kho công ty, đóng gói và thực hiện các thủ tục kiểm hóa, kiểm dịch theo thỏa thuận và hợp đồng đã ký với khách hàng Mỗi kiện hàng sẽ được đánh dấu và dán nhãn rõ ràng, bao gồm thông tin về vận đơn, hàng dễ hư hỏng, dễ vỡ, hàng nguy hiểm và động vật sống.
Công ty Megaway sẽ cung cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng (Forwarder’s Certificate of Receipt), xác nhận chính thức việc công ty đã nhận hàng hóa.
Công ty sẽ duy trì việc cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu (Forwarder’s Warehouse Receipt) khi hàng hóa được lưu trữ tại kho của công ty trước khi được gửi đi cho hãng hàng không.
Cuối cùng, hàng hóa sẽ được đưa vào kho chờ để chuẩn bị xếp lên máy bay Trong trường hợp chủ hàng giao hàng tại sân bay, họ sẽ tự chịu trách nhiệm về vận chuyển nội địa Công ty chỉ thực hiện việc thu gom toàn bộ hàng hóa và hồ sơ tại sân bay, tiến hành kê khai hải quan, kiểm hóa, dán nhãn kiện hàng, lưu khoang máy bay và gửi bộ chứng từ theo hàng hóa.
Bộ phận Operation hàng Air tiến hành xin giá, so sánh giá của các hãng bay khác nhau Mẫu xin giá của công ty gồm có:
Đối với hàng hóa dễ vỡ, dễ hư hỏng và không thể xếp chồng, cần ghi chú rõ ràng trên bao bì Đối với hàng hóa chất và hàng nguy hiểm, yêu cầu phải kèm theo bảng chỉ dẫn về an toàn hàng hóa (MSDC).
- Term, AOL, AOD: Điều kiện giao hàng theo Incoterm, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng.
- Khối lượng cân, kiện tính theo kg.
- Dimension: Kích thước của hàng hóa, dài – rộng – cao tính theo cm.
Sau khi xác định giá cả, công ty sẽ tiến hành đặt chỗ với hãng hàng không và kiểm tra lịch trình bay Dựa trên báo giá đã gửi cho khách hàng, công ty sẽ thực hiện việc đặt chỗ với bên hãng hàng không, đồng thời có thể lựa chọn các phương án vận chuyển hàng hóa phù hợp.
+ Tuyến đường đi thẳng (Direct flight - non stop)
Tuyến đường qua trung tâm chuyển tải của Đại lý giao nhận nước ngoài là giải pháp hiệu quả cho việc vận chuyển hàng hóa Phương thức gom hàng giúp tối ưu hóa quá trình chuyển phát, đặc biệt khi hàng cần đến những điểm chưa có chuyến bay trực tiếp Việc sử dụng trạm chung chuyển đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và nhanh chóng đến đích cuối cùng.
+ Tuyến đường theo chuyến bay nối tiếp (connecting flight) của cùng một hãng hàng không (thường là để tiếp nhiên liệu).
Báo cáo lại với khách hàng và đại lý đầu nhận hàng để chốt thông tin từ 1 đến
Hai ngày trước khi tàu khởi hành, công ty sẽ cập nhật thời gian đóng cho khách hàng và nhân viên Việc này giúp tối ưu hóa hoạt động tại sân bay, đảm bảo chuẩn bị phương tiện và tiếp nhận hàng hóa một cách chủ động.
2.3.3 Lập bộ chứng từ và kết toán chi phí
Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng.
Sau khi nhận được các thỏa thuận, nhân viên sales sẽ gửi yêu cầu đến bộ phận booking để lấy Booking Note và chuyển thông tin từ hãng bay đến khách hàng để xác nhận Khi thông tin trên Booking Note được kiểm tra và xác nhận chính xác, khách hàng sẽ cung cấp chi tiết về lô hàng để công ty tiến hành lập Draft Bill.
Kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ
Khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng tính thống nhất và hợp lệ của các chứng từ Việc này rất quan trọng vì nếu có sai lệch hoặc không hợp lệ, hải quan sẽ từ chối đăng ký tờ khai, dẫn đến việc điều chỉnh chứng từ mất thời gian và chi phí Bộ chứng từ hàng xuất bao gồm nhiều thành phần quan trọng.
- Hợp đồng thương mại - Sales contract
- Phiếu đóng gói - Packing list
- Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice
- Lưu cước hàng không - Booking note
- Giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of Origin (C/O)
- Giấy chứng nhận chất lượng - Certificate of Quality
- Giấy chứng nhận kiểm dịch - Certificate of Phytosanitary and Veterinary
- Vận đơn hàng không Master Airway Bill và Vận đơn của người gom hàng House Airway Bill
- Các chứng từ khác theo yêu cầu với lô hàng đặc biệt (nếu có)
Bộ chứng từ không cần phải có đầy đủ tất cả các loại chứng từ, mà còn phụ thuộc vào loại hàng hóa và các yêu cầu quy định của nước nhập khẩu.
Bộ chứng từ được coi là hợp lệ khi tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa trên các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại và bản kê chi tiết đều phải nhất quán với nhau Các thông tin cần thống nhất bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại của bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không và số chuyến bay.
Nếu khách hàng tự mở tờ khai, vui lòng gửi lại hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói, hoặc hướng dẫn làm vận đơn để bộ phận hàng xuất có đủ thông tin cần thiết cho việc làm vận đơn.
Vận chuyển hàng hóa từ kho khách hàng đến địa điểm tập kết hàng xuất tại sân bay theo thời gian quy định.
Tại sân bay, bộ phận hiện trường tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển, thực hiện việc bốc xếp, cân nhắc, dán nhãn và kiểm tra hải quan nếu cần Ngoài ra, hàng hóa có thể được đưa về kho để đóng gói lại hoặc thêm đá khô cho hàng đông lạnh, tùy thuộc vào tính chất lô hàng và dịch vụ đã chào cho khách hàng.
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY MEGAWAY VIỆT NAM
Giới thiệu về công ty
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam.
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: Viet Nam Megaway International Trading Service Joint Stock Company.
Tên công ty viết tắt: Megaway Vietnam, JSC.
Mã số doanh nghiệp 0105768060 có trụ sở chính tại Căn D7, dự án nhà bán Xuân La, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội, Việt Nam Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại đến số +84 4 37593355/66/77 hoặc gửi fax đến số +84 - 04- 37 592 96.
Email: info@megaway.com.vn Người đại diện pháp lý: Giám đốc Vũ Việt Phương.
Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam, thành lập năm 2006, có trụ sở chính tại Hà Nội cùng hai chi nhánh ở Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong nước và quốc tế.
Công ty Megaway Việt Nam, với khát vọng tiên phong và chiến lược đầu tư bền vững, cam kết trở thành tập đoàn dịch vụ tiếp vận và khai thác hàng hóa hàng đầu tại châu Á, hướng tới việc xây dựng thương hiệu Việt Nam có đẳng cấp quốc tế.
Cơ cấu tổ chức
Công ty Megaway Việt Nam có cấu trúc tổ chức đơn giản và gọn nhẹ, với mỗi phòng ban được phân chia trách nhiệm và chức năng rõ ràng Sự phân chia này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh mà còn thúc đẩy sự phối hợp chặt chẽ và thống nhất giữa các phòng ban trong công ty.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Megaway Việt Nam.
Nhân lực của công ty
Công ty hiện có hơn 100 nhân viên, phân bố tại các chi nhánh ở Hà Nội, Hải Phòng và TP HCM Đặc biệt, trụ sở chính tại Hà Nội có số lượng nhân viên đông nhất với 54 người, hầu hết đều đã tốt nghiệp đại học và trên đại học.
Cơ sở vật chất kỹ thuật
Sau 10 năm hoạt động kinh doanh và phát triển ở Việt Nam, Công ty đã có 3 văn phòng đại diện tại các thành phố lớn: Hà Nội, Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh.
Các trụ sở và chi nhánh của công ty được trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, máy chiếu và wifi, đảm bảo mọi nhân viên có đủ vật dụng cần thiết Hệ thống phòng họp cũng được trang bị các thiết bị hiện đại Công ty còn sở hữu 3 kho hàng và một đội xe tải đa dạng, phục vụ cho việc dự trữ và vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
Tài chính của công ty
Công ty có vốn điều lệ là 22 tỷ VNĐ.
Sau 10 năm hoạt động, công ty Megaway Việt Nam đã có những bước phát triển nhất định Tổng tài sản của công ty hiện nay lên tới 78,89 tỷ VNĐ (năm 2016). Điều này cho thấy sự đầu tư và sử dụng vốn của công ty đang ngày một phất triểu và lớn mạnh.
Hoạt động kinh doanh của công ty kinh doanh
Công ty tự định hướng cho mình là một doanh nghiệp logistics 3PL hoạt động
Dịch vụ khai báo hải quan hàng hóa XNK, hàng mậu dịch/ phi mậu dịch/ quá cảnh…
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa XNK bằng đường biển và đường hàng không.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK.
Dịch vụ gom hàng và đóng gói hàng lẻ.
Đại lý hãng tàu, hãng bay.
Vận chuyển đồ dùng gia đình, hành lý cá nhân.
Dịch vụ kho bãi và phân phối hàng hóa.
Hàng dự án. a Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2016.
Quá trình hoạt động của công ty Megaway Việt Nam là một quá trình phát triển liên tục và tăng trưởng khá ổn định qua các năm
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Megaway Việt Nam giai đoạn 2014 – 2016
Tăng so với năm trước (%)
Tăng so với năm trước (%)
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty các năm 2014, 2015, 2016)
Công ty đã khẳng định vị thế vững mạnh trên thị trường trong và ngoài nước, với sự phát triển cả về số lượng lẫn chất lượng Quy mô hoạt động được mở rộng và đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, đồng thời nâng cao cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ kinh doanh Hoạt động logistics đã được mở rộng ra toàn cầu, nhờ vào sự đầu tư và đổi mới liên tục Trong những năm gần đây, công ty đã duy trì hoạt động ổn định trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh, điều này được thể hiện qua báo cáo doanh thu của từng lĩnh vực.
Bảng 3.2: Doanh thu từng lĩnh vực của công ty Megaway Việt Nam giai đoạn
Giao nhận vận tải đường biển 9,81 10,48 12,29
Giao nhận vận tải đường hàng không 2,25 2,46 2,9
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty các năm 2014, 2015, 2016) b Khái quát hoạt động giao nhận hàng hóa XNK.
Giao nhận là lĩnh vực then chốt đóng góp lớn vào doanh thu của công ty Megaway Việt Nam, đồng thời là hoạt động kinh doanh truyền thống gắn liền với sự phát triển của công ty từ những ngày đầu Với đội ngũ chuyên gia tận tâm và giàu kinh nghiệm cùng mạng lưới đại lý toàn cầu, Megaway Việt Nam cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao, an toàn, nhanh chóng và đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Về đường biển, công ty cung cấp các dịch vụ:
+ Dịch vụ xuất nhập khẩu FCL/LCL thông thường, hàng nguy hiểm, hàng lạnh.
+ Dịch vụ xuất nhập khẩu FCL/LCL hàng thường, tách bill và hàng chỉ định + Dịch vụ giao nhận hàng tặn nơi door to door.
+ Đại lý bảo hiểm hàng hóa vận chuyển bằng đường biển.
Về đường hàng không, công ty cung cấp các dịch vụ:
+ Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.
+ Dịch vụ giiao nhận hàng từ sân bay đến sân bay hoặc trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
+ Dịch vụ thông quan hàng hóa.
+ Dịch vụ đóng gói, kho bãi, phân phối.
Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải đa dạng cho thị trường nội địa, bao gồm vận chuyển, giao nhận và gom hàng qua các phương thức như đường bộ, đường biển, đường sắt và đường hàng không Với khả năng vận tải đa phương thức, công ty phục vụ nhiều loại hàng hóa phong phú Ngoài ra, công ty còn tham gia vào các hoạt động giao nhận quốc tế, mở rộng ra nhiều thị trường toàn cầu.
Các tuyến đường chính kết nối Việt Nam với Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Singapore, Ấn Độ và các quốc gia trong khu vực Đông Nam Á, Châu Âu, Trung Mỹ và Nam Mỹ.
Công ty hiện đang hợp tác lâu dài với hơn 30 hãng tàu lớn như HMM, NYK, Heung A, YML, Vietnam Airlines, Singapore Airlines, và Thai Airways Với hệ thống hơn 100 đại lý hàng container và hàng lẻ mạnh trên toàn cầu, công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển đa dạng bao gồm tàu chở container, tàu chở hàng khô, hàng rời, hàng đông lạnh và dầu thô Nhờ vào mạng lưới đại lý ngày càng hoàn thiện, lượng hàng hóa xuất nhập khẩu mà công ty giao nhận đã tăng trưởng đáng kể.
Thực trạng áp dụng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường hàng không của công ty Meagaway Việt Nam
Để phân tích thực trạng áp dụng quy trình giao nhận hàng hóa đường hàng không của công ty Megaway Việt Nam, tôi sẽ sử dụng số liệu từ các cuộc khảo sát phản hồi khách hàng trong 3 năm gần đây cùng với kết quả phỏng vấn trực tiếp nhân viên Mặc dù công ty đã hoạt động nhiều năm, nhưng hàng năm vẫn tiến hành khảo sát để hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng, xây dựng mối quan hệ thân thiết và nắm bắt điểm mạnh, yếu của công ty Từ đó, công ty có thể nhanh chóng đưa ra các giải pháp khắc phục và định hướng phát triển mới Phân tích này sẽ dựa trên kết quả khảo sát từ hơn 100 khách hàng có hoạt động xuất khẩu đường hàng không trong các năm 2014, 2015 và 2016.
3.2.1 Nhận hàng từ người gửi hàng
Bảng 3.3: Bảng đánh giá chất lượng dịch vụ tiếp nhận hàng hóa do khách hàng đánh giá đối với công ty Megaway Việt Nam
Tốc độ thời gian tiếp nhận hàng 5 6 6.5
Thái độ phục vụ khách hàng 4.5 5 5.5
(Nguồn: Công ty Megaway Việt Nam)
Số điểm trung bình (đã được làm tròn) trên đây được tính từ phản hồi khảo sát của hơn 100 khách hàng có hoạt động xuất khẩu đường hàng không đang hợp tác với công ty Megaway Việt Nam.
Chất lượng dịch vụ tiếp nhận hàng hóa của công ty được khách hàng đánh giá tương đối tốt, với tất cả các tiêu chí đạt trên mức trung bình 7 trong nhiều năm Tuy nhiên, năm 2014 ghi nhận sự chậm trễ trong tốc độ tiếp nhận và thái độ phục vụ chưa cao, có thể do sự không hiệu quả trong hoạt động của bộ phận sale và sự trùng lặp với marketing, dẫn đến mất nhiều thời gian trong giao dịch và ký kết hợp đồng Mặc dù bộ phận Operation có nghiệp vụ tốt trong việc chuẩn bị chứng từ và tiếp nhận hàng hóa, nhưng sự phối hợp với bộ phận sale vẫn chưa hiệu quả Đến năm 2016, các điểm yếu này đã được cải thiện rõ rệt, khi cả ba tiêu chí đều nhận được đánh giá cao từ khách hàng, cho thấy công ty đã chú trọng phát triển kỹ năng và thái độ phục vụ của nhân viên cũng như nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban.
3.2.2 Chuẩn bị phương tiện Đối với bước này, công ty tiến hàng khảo sát, thăm dò ý kiến của chính các nhân viên thực hiện nhiệm vụ về năng lực của công ty đối với các hãng vận tải hàng không.
Bảng 3.4: Bảng đánh giá vị thế, năng lực của công ty đối với các hãng hàng không quốc tế
Khả năng book được chỗ với hãng hàng không 85 85 90 Khả năng deal giá xuống 5% trên 1kg hàng hóa 70 75 75 Khả năng deal giá xuống 10% trên 1kg hàng hóa 50 55 65
(Nguồn: Công ty Megaway Việt Nam)
Dựa vào bảng trên, có thể nhận thấy rằng công ty Megaway Việt Nam sở hữu năng lực và vị thế mạnh mẽ trong lĩnh vực vận tải hàng không quốc tế.
Khả năng đặt chỗ trên các chuyến bay vận tải của công ty đạt trên 85%, thậm chí lên tới 90% Hầu hết các chuyến hàng đều có thể đặt chỗ đúng theo lịch trình và cước phí đã thỏa thuận, hiếm khi xảy ra trường hợp hủy lô hàng do không book được chỗ, ngay cả trong mùa cao điểm Điều này không chỉ giúp công ty xây dựng lòng tin với khách hàng mà còn nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Trong những năm gần đây, công ty đã duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhiều hãng vận tải hàng không quốc tế như CZ, AK, KE, OZ, D7, FD, phục vụ các thị trường toàn cầu như Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ, Châu Âu, và Úc Công ty đang mở rộng ra những khu vực cạnh tranh khó khăn như Nga, Trung Đông và Châu Phi Mối quan hệ tốt với các hãng hàng không giúp công ty có nhiều lựa chọn và phương án dự phòng khi gặp sự cố Ví dụ, trong mùa cao điểm, khi hãng CA từ chối vận chuyển do hết chỗ, công ty đã kịp thời tìm được chỗ với hãng bay khác, mặc dù phải thương lượng với khách hàng về chi phí phát sinh do thay đổi gấp.
Trước khi tiến hành đặt vé vận tải, bộ phận cus & docs sẽ thực hiện đàm phán giá với hãng hàng không nhằm giảm giá xuống mức thấp nhất để đảm bảo lợi nhuận cho công ty Theo đánh giá, khả năng giảm giá đầu vào 10% trên 1 kg hàng là 65%, trong khi khả năng giảm 5% là 75%, tùy thuộc vào trọng lượng lô hàng và kỹ năng đàm phán của người giao dịch Giá vận chuyển hàng không được tính dựa trên trọng lượng, với các mức cân cụ thể là Min; +45kg; +100kg; +300kg.
Khi khối lượng hàng hóa tăng lên, đơn giá trên mỗi kg sẽ giảm, đặc biệt là với hàng hóa nặng trên 1 tấn, khả năng thương lượng giảm giá đầu vào có thể lên tới 10% Ngược lại, với khối lượng thấp, đơn giá sẽ cao hơn và việc thương lượng với các hãng hàng không trở nên khó khăn hơn, đòi hỏi nhân viên giao dịch cần có kỹ năng đàm phán tốt và mối quan hệ chặt chẽ với các hãng.
3.2.3 Lập bộ chứng từ và kết toán chi phí Đây là khâu mà công ty phải kết hợp các phòng ban để thực hiện nhiều công việc một lúc như tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, kiểm tra, sửa chữa và hoàn thiện bộ chứng từ, kết toán các chi phí và gửi hóa đơn yêu cầu khách hàng thanh toán.
Những đánh giá, phản hồi của khách hàng trong những năm gần đây cũng để lại cho công ty nhiều điểm đáng phải chú ý, xem xét:
Bảng 3.5 trình bày đánh giá chất lượng dịch vụ từ khách hàng đối với bộ phận chứng từ (Cus & Docs) và bộ phận kế toán của công ty.
Tốc độ thời gian hoàn thiện bộ chứng từ 5 5.5 5.5
Tốc độ thời gian kết toán chi phí 4.5 5 5
Kỹ năng - nghiệp vụ của bộ phận chứng từ 6 6.5 5.5
Kỹ năng – nghiệp vụ của bộ phận kế toán 5.5 6 6
(Nguồn: Công ty Megaway Việt Nam)
Với thang điểm 7, đội ngũ cán bộ nhân viên thể hiện sự chuyên nghiệp và ổn định qua các năm, với tất cả các tiêu chí đạt trên mức trung bình Điều này chứng tỏ họ có kiến thức chuyên môn vững vàng, kỹ năng nghiệp vụ mạnh mẽ và kinh nghiệm phong phú.
Bộ phận chứng từ nhận được đánh giá từ khách hàng với điểm số 5 - 5.5 trên 7 cho tốc độ tiếp nhận và hoàn thiện chứng từ, cho thấy còn nhiều điều cần cải thiện Thực tế, bộ phận này thường gặp khó khăn khi xử lý các giấy tờ không nhất quán từ khách hàng, như sai mã HS hoặc thiếu MSDS cho hàng hóa nguy hiểm Trong những tình huống này, bộ phận chứng từ phải liên hệ trực tiếp với khách hàng để giải thích và hoàn thiện chứng từ chính xác hơn Thông thường, nếu không có sai sót, thời gian hoàn thiện chứng từ chỉ mất từ 1 đến 2 ngày Tuy nhiên, trong năm 2016, công ty đã ghi nhận 4 vụ sai sót nghiêm trọng trong bộ chứng từ, trong đó có một vụ gây thiệt hại 30 triệu VNĐ cho khách hàng và xử phạt nhân viên 10 triệu VNĐ.
Bộ phận kế toán của công ty hoạt động với tính chất đặc thù, không liên quan nhiều đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu hay giao nhận vận tải Khách hàng đánh giá năng lực nghiệp vụ của nhân viên kế toán là khá ổn, với các chi phí được tính toán cẩn thận và chính xác Mỗi hóa đơn thanh toán đều được kiểm tra ít nhất hai lần trước khi gửi cho khách hàng, giúp hạn chế sai sót do biến động tỷ giá hay lỗi chính tả Tuy nhiên, thời gian kết toán chi phí thường kéo dài do cần phải tính toán và kiểm tra nhiều lần, nhằm đảm bảo độ chính xác và tin cậy cho khách hàng.
3.2.4 Tổ chức giao hàng lên tàu Đây là bước cuối cùng của quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, là bước quan trọng nhất và cũng là bước khó nhất của quy trình, nó bao gồm một chuỗi các khâu, các công việc liên tiếp nhau như: Đưa hàng vào kho của cảng hàng không, kiểm tra hàng, cân hàng, soi chiếu, thanh lý tờ khai, theo dõi và xử lý tình huống…
Bảng 3.6: Bảng đánh giá chất lượng dịch vụ của công tác tổ chức giao hàng lên tàu do khách hàng đánh giá đối với công ty Megaway Việt Nam
Tốc độ thời gian làm thủ tục giao hàng lên tàu 5.5 6 6
Kỹ năng - nghiệp vụ của nhân viên
Operation tại sân bay Nội Bài 6 6 6.5
Khả năng giải quyết các tình huống phát sinh 5 5.5 6.5
Mức độ follow tình hình chuyến hàng 4 4.5 5
Mức độ hài lòng của khách hàng sau mỗi chuyến hàng 5.5 6 6
(Nguồn: Công ty Megaway Việt Nam)
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT KIEENS NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẲNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY MEGAWAY VIỆT NAM
Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
a Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ và gia nhập nhiều tổ chức thương mại quốc tế, cho thấy sự mở cửa ngày càng lớn của nền kinh tế quốc dân Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu gia tăng, cùng với việc mở rộng mối quan hệ quốc tế, đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của buôn bán toàn cầu Điều này mở ra tiềm năng lớn cho dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế tại Việt Nam trong những năm tới Mặc dù vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không chỉ chiếm thị phần nhỏ, nhưng lại đóng góp tới 25% giá trị thương mại vận chuyển của Việt Nam.
Trong chiến lược phát triển ngành giao thông vận tải, Việt Nam dự kiến sẽ có 26 sân bay vào năm 2020 và hiện tại đang tiến hành mở rộng 2 sân bay căn cứ.
Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh sẽ cùng với sân bay quốc tế Long Thành mới đi vào hoạt động trong năm 2020, theo dự báo của IATA về sự phát triển của ngành hàng không trong tương lai.
Năm 2017, Việt Nam đứng thứ 7 trong số những thị trường phát triển nhanh nhất toàn cầu, với tăng trưởng vận chuyển hành khách quốc tế đạt 6,9% và vận chuyển hàng hóa quốc tế tăng 6,6%.
Việt Nam sở hữu mạng lưới giao thông đa dạng, bao gồm đường bộ, đường sắt và đường biển, kết nối với các nước trong khối ASEAN và trên toàn thế giới Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của ngành vận tải hàng không và dịch vụ giao nhận hàng hóa Công ty Megaway Việt Nam, cùng với các công ty giao nhận vận tải khác, có cơ hội mở rộng dịch vụ giao nhận và vận tải ngoại thương Để phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, Megaway cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình logistics.
Để nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng, cần ổn định nhân sự và nâng cao trình độ nghiệp vụ thông qua việc cử cán bộ đi đào tạo Đồng thời, xây dựng một bộ máy làm việc gọn nhẹ và hiệu quả là yếu tố quan trọng trong quá trình này.
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống, các hãng hàng không then chốt, chiến lược nhằm lấy được giá tốt để cung cấp cho khách hàng.
Kintesu World Express tiếp tục nâng cao chất lượng và hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận, khẳng định đây là một trong những thế mạnh truyền thống của công ty.
Nâng cấp cơ sở hạ tầng là cần thiết để cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng, đảm bảo sử dụng các phương tiện phân phối đáng tin cậy Đồng thời, việc đa dạng hóa các tùy chọn dịch vụ sẽ giúp khách hàng có nhiều lựa chọn phù hợp với nhu cầu của họ.
Đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp là yếu tố then chốt để cung cấp dịch vụ thân thiện, chu đáo và chính xác Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững với khách hàng.
- Phân cấp quản lý, quá trình giao nhận hợp lý với chất lượng dịch vụ cao, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế.
- Lắng nghe những ý kiến quý báu của khách hàng để hoàn thiện hơn những dịch vụ chưa hoàn thiện và phát huy tốt hơn những dịch vụ hoàn hảo.
Các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty Megaway Việt Nam
a Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra hàng
Trong quy trình xuất khẩu và nhập khẩu, việc kiểm tra chất lượng hàng hoá là vô cùng quan trọng Công ty cần thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng để phát hiện bất kỳ sai sót nào về phẩm chất, chất lượng và số lượng Nếu phát hiện vấn đề, công ty phải ngay lập tức thông báo cho khách hàng để họ nắm rõ tình trạng hàng hoá trước khi tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình.
Nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ hồ sơ khi đến nhận hàng của khách và đề nghị bổ sung nếu có thiếu sót Việc này giúp tránh tình trạng mất hàng hoặc thiếu hàng, đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian, nhân viên dịch vụ khách hàng cần ghi lại số điện thoại của những khách hàng yêu cầu báo cân trước khi xuất hàng, nhằm thông báo kịp thời cho họ về lô hàng.
Nhân viên giao nhận cần chú ý giao hàng đúng giờ để tránh tình trạng giao hàng sát giờ cắt (cut-off), điều này có thể làm chậm trễ thủ tục xuất hàng và khiến hàng hóa bị để lại Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình giao nhận, họ nên luôn trang bị đầy đủ các vật dụng cần thiết như nhãn dán xác định loại dịch vụ, vận đơn, phiếu ký nhận phát hàng và phiếu ghi nhận hành trình công tác hàng ngày.
Trước khi nhận hàng, cần kiểm tra kỹ lưỡng các vấn đề liên quan đến hàng hóa để có biện pháp xử lý kịp thời khi xảy ra tình huống bất ngờ Đặc biệt, cần chú ý đến hồ sơ Hải quan mà khách hàng cung cấp, bao gồm cả hồ sơ hàng mậu dịch, và yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc sửa chữa nếu cần thiết để đảm bảo quá trình thông quan hàng diễn ra nhanh chóng Đồng thời, cần hoàn thiện các công tác làm thủ tục Hải quan để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Nhân viên cần nắm rõ yêu cầu của Hải Quan đối với mặt hàng nhạy cảm như sách báo, băng đĩa, đá quý và các mặt hàng xuất khẩu có điều kiện Đồng thời, cần chú ý đến yêu cầu an ninh hàng không và quy định của hãng hàng không đối với hàng hóa nguy hiểm như bệnh phẩm, chất bột và dung dịch Việc khai hải quan cần được thực hiện một cách hợp lý để tránh tình trạng hàng hóa không được phép mang lên hoặc gặp vướng mắc trong quá trình làm thủ tục tại các trạm trung chuyển, nhằm đảm bảo hàng hóa không bị giữ lâu gây ảnh hưởng đến tỉ lệ giao hàng đúng lịch.
Khâu vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hàng hoá Việc chằng buộc hàng hoá không đúng cách có thể dẫn đến hư hỏng và giảm chất lượng sản phẩm Do đó, nhân viên làm hàng và lái xe cần có kiến thức vững về hàng hoá để bảo vệ chất lượng Việc làm hàng vội và thiếu kiểm tra kỹ lưỡng có thể gây ra sai sót trong quá trình xếp hàng, ảnh hưởng đến bao bì và chất lượng Nhân viên giao nhận cần giám sát chặt chẽ từ khâu bao gói đến xếp dỡ, đảm bảo chằng buộc hàng hoá phù hợp với đặc tính riêng của từng loại hàng.
Công ty cần cung cấp hướng dẫn chi tiết cho nhân viên về đặc điểm của từng loại hàng hóa, cũng như quy trình xếp dỡ và chằng buộc phù hợp Đồng thời, cần hoàn thiện quy trình chuẩn bị chứng từ để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc vận chuyển hàng hóa.
Khâu chuẩn bị chứng từ đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường không, vì cần nhiều loại chứng từ khác nhau như chứng từ hàng hoá, chứng từ vận tải, và giấy tờ hải quan, thuế Việc không kiểm tra kỹ chứng từ thường dẫn đến lỗi và mất thời gian Để cải thiện quy trình, có thể phân loại chứng từ và phân công trách nhiệm cho từng người, giúp giảm chồng chéo công việc và tăng hiệu quả chuẩn bị và kiểm tra chứng từ Mỗi người sẽ trở nên quen thuộc và có kinh nghiệm trong việc phát hiện lỗi sai trong loại chứng từ mà họ phụ trách.
Biện pháp phân tán công việc trong chuẩn bị chứng từ có thể dẫn đến sự không khớp giữa các bộ chứng từ, làm chậm tiến độ Để khắc phục, nên chia nhân viên thành nhóm và có trưởng nhóm giám sát Nhân viên cần được lưu ý về đặc điểm hàng hóa và điều kiện xuất nhập khẩu khác nhau, dẫn đến việc cần nhiều loại chứng từ như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, và các văn bản cho phép xuất nhập khẩu Để nâng cao hiệu quả làm việc, công ty cần cơ cấu lại nhân sự, phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận.
Để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, cần tạo điều kiện cho họ phát triển sự tự tin và quyết đoán, từ đó giúp họ xử lý công việc một cách độc lập và hiệu quả.
Rèn luyện tính kỷ luật và nghiêm túc trong công việc là yếu tố then chốt quyết định chất lượng công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty Đối với nhân viên, đặc biệt là nhân viên nghiệp vụ, việc nắm vững giờ bay và lịch trình của các hãng hàng không là rất cần thiết Họ cũng cần báo giá chính xác cho khách hàng để tạo thuận lợi trong quá trình làm hàng và tránh sai sót trong lập vận đơn cũng như địa chỉ giao hàng.
Giao nhận là lĩnh vực phức tạp, liên quan đến nhiều vấn đề như luật pháp, hải quan và tài chính, vì vậy, ngay cả những sai sót nhỏ cũng có thể tốn nhiều công sức và không đạt được kết quả mong muốn của khách hàng Để đảm bảo hiệu quả trong công tác giao nhận và vận tải hàng hóa, nhân viên cần có kiến thức sâu rộng, giỏi ngoại ngữ và nắm vững các thủ tục của nhiều quốc gia Công ty có thể nâng cao nghiệp vụ và trách nhiệm của nhân viên thông qua việc áp dụng các biện pháp đào tạo chuyên sâu và cải tiến quy trình làm việc.
Công ty tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học ngoại ngữ, vi tính, luật pháp, và đặc biệt là khóa học về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.
- Cử cán bộ được đi nước ngoài học hỏi kinh nghiệm ngay từ Tập đoàn chính của công ty tại Nhật Bản.
Megaway chú trọng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên trẻ chưa có kinh nghiệm thông qua các lớp ngắn hạn về nghiệp vụ giao nhận Những lớp học này được giảng dạy bởi các nhân viên có năng lực và kinh nghiệm trong công ty, góp phần xây dựng uy tín và niềm tin từ khách hàng, đồng thời tạo dựng hình ảnh tốt đẹp cho Megaway.
