TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Để xây dựng một đất nước phát triển và thịnh vượng trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động ngoại thương đóng vai trò quan trọng, giúp tăng cường giao lưu hàng hóa và thông thương với các quốc gia trên thế giới Điều này không chỉ giúp khai thác hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của nguồn lực trong nước mà còn từ bên ngoài Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế là một yếu tố không thể thiếu.
Giao nhận bằng đường biển là hình thức phát triển nhất tại Việt Nam nhờ vào nhiều yếu tố như chiều dài đường biển lớn, khả năng vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn với chi phí thấp và quãng đường dài Những ưu điểm này giúp vận tải đường biển vượt trội hơn so với các phương thức vận chuyển khác, đồng thời còn làm thay đổi cơ cấu hàng hóa và thị trường trong buôn bán quốc tế.
Dịch vụ giao nhận đường biển tại Việt Nam vẫn còn mới mẻ, đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là về chất lượng dịch vụ Việc nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ giao nhận để đáp ứng nhu cầu phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa là một câu hỏi quan trọng mà các công ty giao nhận quốc tế cần giải quyết.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam, tôi nhận thấy đây là một doanh nghiệp có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế, đặc biệt là giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Dù sở hữu cơ sở vật chất hiện đại và nhân sự chất lượng, công ty vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn và rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu, dẫn đến việc tốn thời gian và chi phí để khắc phục Do đó, việc phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu của Nissin Logistics và đề xuất các giải pháp cải tiến là rất cần thiết, không chỉ cho công ty mà còn cho hầu hết các doanh nghiệp giao nhận trong bối cảnh hội nhập và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Nhận thức rõ về tầm quan trọng cũng như thực trạng của quy trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt là quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam, tôi đã quyết định tiến hành nghiên cứu về đề tài này.
“Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Dựa trên tính cấp thiết của đề tài và thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam, có thể thấy rằng mọi quy trình, dù đơn giản hay phức tạp, hiện đại hay cơ bản, đều cần được cải tiến và hoàn thiện theo thời gian để phù hợp với từng hoàn cảnh và nhu cầu hiện tại.
Khi chọn đề tài này, tôi đã nghiên cứu một số khóa luận của sinh viên khóa trước và nhận thấy nhiều nghiên cứu tập trung vào việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp.
- Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần thương mại và vận chuyển Châu Giang (Nguyễn Thị Hoài Thanh, năm 2008)
- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển tại công ty TNHH ELS (Nguyễn Thị Hợp, năm 2009)
Các nghiên cứu hiện tại chưa xem xét đầy đủ bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt là sự biến đổi trong hoạt động giao nhận và ngoại thương Hơn nữa, các bài viết chưa đề xuất giải pháp cụ thể để cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, điều này cần thiết để thúc đẩy hoạt động giao nhận một cách hiệu quả hơn.
Nghiên cứu tài liệu và thực tập tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam đã cho thấy rằng việc "Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển" là một đề tài cấp thiết trong bối cảnh hiện nay.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
- Hệ thống được các vấn đề lý thuyết cơ bản về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
Tìm hiểu quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam là cần thiết để đánh giá hiệu quả hoạt động Bài viết phân tích thực trạng quy trình này, từ đó chỉ ra những thành tựu đã đạt được cũng như những vấn đề còn tồn tại trong việc giao hàng xuất khẩu của công ty.
Để hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam, cần đưa ra định hướng phát triển rõ ràng và áp dụng một số giải pháp hiệu quả Những giải pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình logistics, nâng cao hiệu suất và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu
Bài viết này tập trung nghiên cứu quy trình nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam Công ty đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực logistics, hoạt động như một người môi giới hải quan, đại lý và người gom hàng, góp phần tối ưu hóa quy trình xuất khẩu hàng hóa.
Đề tài nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam được thực hiện trong khoảng thời gian ba năm, từ năm 2013 đến nay.
2015 Giải pháp cho đề tài được định hướng áp dụng trong 5 năm, từ 2016- 2020.
Công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam, tọa lạc tại Phòng 201, Tòa Nhà Ocean Park, Số 1 Đào Duy Anh, Quận Đống Đa, Hà Nội, là nơi thực hiện nghiên cứu về không gian.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu này được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:
- Dữ liệu tại thư viện của trường đại học Thương mại: gồm các luận văn chuyên đề về đề tài giao nhận vận tải đường biển
- Các dữ liệu trên internet: trang web của công ty, trang web về hải quan như diễn đàn vietship.com, hoặc trang web về luận văn chuyên đề
- Các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng như một số tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty
Việc tìm kiếm dữ liệu giúp xây dựng cấu trúc khóa luận chính xác, nghiên cứu lý thuyết liên quan đến đề tài và đánh giá tổng quan tình hình hoạt động của công ty.
1.6.2 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu sơ cấp
Nguồn dữ liệu này được nghiên cứu qua 2 phương thức sau:
Quan sát là một phương pháp nghiên cứu quan trọng, giúp người nghiên cứu hiểu rõ quy trình hoạt động của công ty Phương pháp này thường được thực hiện trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, cho phép người thực tập ghi nhận và phân tích các hoạt động diễn ra trong môi trường làm việc thực tế.
Phỏng vấn trực tiếp là phương pháp thiết kế để giúp người nghiên cứu hiểu rõ thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Dữ liệu thu thập được từ phỏng vấn sẽ đóng vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài, với các câu hỏi nhằm khám phá sâu hơn về hoạt động giao hàng xuất khẩu đường biển.
Từ các dữ liệu đã thu thập, chúng ta sẽ tiến hành chắt lọc thông tin một cách chi tiết nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, phù hợp với mục đích nghiên cứu của đề tài.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận bao gồm lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, từ viết tắt và tài liệu tham khảo, với cấu trúc chính gồm 4 chương.
Chương 1: Tổng quan của nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam”
Chương 2: Cơ sở lí luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam
Chương 4: Định hướng phát triển và các giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG
Khái quát về giao hàng xuất khẩu
Trong thương mại quốc tế, khoảng cách giữa người bán và người mua thường rất xa Sau khi ký hợp đồng, người bán cần thực hiện giao hàng, nghĩa là hàng hóa phải được vận chuyển từ nước của người bán đến nước của người mua Để đảm bảo hàng hóa đến tay người mua, cần thực hiện nhiều công việc liên quan như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp dỡ và giao hàng cho người nhận tại địa điểm đến Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao hàng.
Dịch vụ giao nhận, theo Quy tắc mẫu của FIATA, bao gồm mọi hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp các hoạt động tư vấn liên quan, bao gồm vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Luật Thương mại 1997, giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận thực hiện việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, và thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết để giao hàng cho người nhận Dịch vụ này được thực hiện theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các bên giao nhận khác.
Giao hàng là quá trình vận tải hàng hóa từ người gửi đến người nhận, bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan Người giao hàng ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ Dịch vụ giao hàng có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua đại lý và các bên thứ ba khác.
2.1.1.2 Nội dung của việc giao hàng
Thông thường, người giao hàng sẽ đại diện cho người gửi hàng để xử lý các thủ tục và chứng từ cần thiết trong quá trình vận chuyển, cho đến khi hàng hóa được giao tận tay người nhận Tuy nhiên, nếu người gửi hàng muốn, họ có thể tự mình tham gia vào các thủ tục này.
Người giao hàng có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác
Nội dung dịch vụ giao nhận có thể bao gồm các công việc sau đây:
- Các hoạt động tư vấn về đóng gói, tuyến đường, bảo hiểm, thủ tục hải quan, chứng từ vận chuyển,…
Các hoạt động tổ chức chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu và quá cảnh bao gồm dịch vụ gom hàng, vận tải hạng nặng và hàng đặc biệt Đối với hàng xuất khẩu, người giao hàng có trách nhiệm nhận hàng, đóng gói, kẻ mã ký hiệu, lưu cước với người vận chuyển, cấp chứng từ vận tải, giám sát giao hàng, thông báo giao hàng cho khách hàng và thực hiện khai báo hải quan.
2.1.2 Khái niệm, vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu
2.1.2.1 Khái niệm về người giao hàng
Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, người giao hàng là thương nhân có giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh dịch vụ giao hàng hóa.
Trước đây, người giao hàng đóng vai trò là đại lý cho người xuất khẩu, thực hiện các nhiệm vụ như bốc dỡ hàng hóa, lưu kho và sắp xếp vận chuyển hàng hóa trong nước.
Sự phát triển của thương mại quốc tế và các phương thức vận chuyển đa dạng trong những năm qua đã góp phần mở rộng quy mô giao hàng.
Hiện nay, dịch vụ giao hàng đã phát triển vượt bậc, không chỉ dừng lại ở việc đặt chỗ trên tàu hay làm thủ tục hải quan, mà còn bao gồm dịch vụ trọn gói cho toàn bộ quy trình vận tải và phân phối hàng hóa.
Trong nhiều nước, người giao hàng được gọi bằng nhiều tên khác nhau như
Dù được gọi là “Đại lý hải quan”, “Đại lý khai hải quan”, “Người môi giới hải quan” hay “Đại lý gửi hàng và giao hàng”, tất cả đều chỉ là những thuật ngữ khác nhau để chỉ một loại hình dịch vụ Người giao hàng thực chất là người cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa.
2.1.2.2 Vai trò của người giao hàng
Người giao hàng với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu) những công việc sau:
- Lựa chọn truyến đường vận tải
- Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải
Giao hàng hóa kèm theo các chứng từ liên quan như biên lai nhận hàng (Forwarder Certificate of Receipt) và chứng từ vận tải (Forwarder Certificate of Transport) là một phần quan trọng trong quy trình logistics.
Nghiên cứu điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản pháp luật liên quan đến vận chuyển hàng hóa là rất quan trọng Điều này bao gồm việc xem xét quy định của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và các quốc gia chuyển tải hàng hóa Đồng thời, việc chuẩn bị các chứng từ cần thiết cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế.
- Ðóng gói hàng hoá (trừ khi hàng hoá đã đóng gói trước khi giao cho người giao nhận)
- Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá (nếu được yêu cầu)
- Chuẩn bị kho bảo quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần)
Vận chuyển hàng hóa đến cảng bao gồm việc thực hiện các thủ tục liên quan đến lệ phí tại khu vực giám sát hải quan và cảng vụ, sau đó giao hàng hóa cho người vận tải.
- Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu
- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liện hệ với người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài
- Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có)
- Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất mát hay tổn thất của hàng hoá.
2.1.2.3 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao hàng xuất khẩu
- Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lợi ích của khách hàng có lý do chính đáng, có thể tiến hành khác với chỉ dẫn ban đầu của khách hàng Tuy nhiên, cần phải thông báo ngay lập tức cho khách hàng về những thay đổi này.
Sau khi ký kết hợp đồng, nếu có khả năng không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần các chỉ dẫn của khách hàng, cần phải thông báo ngay cho khách hàng để xin chỉ dẫn bổ sung.
Quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển
Quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm các bước quan trọng như nhận yêu cầu từ khách hàng, báo giá và chào giá, liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ, chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu, thực hiện thủ tục thông quan, phát hành vận đơn, thực hiện tờ khai tại chi cục hải quan, gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài, và cuối cùng là lập chứng từ kết toán cùng việc lưu trữ hồ sơ.
2.3.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên sales sẽ thực hiện cuộc gọi để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, hoặc tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng quen thông báo về hàng hóa cần giao Trong quá trình này, nhân viên kinh doanh sẽ thu thập các thông tin chi tiết từ khách hàng về sản phẩm.
Dựa vào loại và số lượng hàng hóa, công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp, như cont lạnh 20’RF hoặc 40’RF cho hàng tươi sống, hoặc cont khô 20’DC, 40’DC, 40’HC cho hàng bách hóa và nông sản Ngoài ra, cần tuân thủ các quy định của nước nhập khẩu, ví dụ như hàng thực phẩm phải có giấy hải quan vệ sinh an toàn thực phẩm và hàng gỗ cần được khử trùng.
Cảng đi và cảng đến là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến cước vận chuyển; khoảng cách vận chuyển ngắn hơn và thời gian nhanh hơn sẽ dẫn đến cước phí thấp hơn.
Nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp, tùy thuộc vào nhu cầu của họ đến cảng nào Đối với những khách hàng quen thuộc với một hãng tàu cụ thể, công ty sẽ xem xét và báo giá cước của hãng tàu đó để khách hàng nắm rõ.
2.3.2 Hỏi giá/ chào giá cho khách hàng
Dựa trên thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để tìm hiểu giá cả và lịch trình tàu chạy phù hợp, vì mỗi hãng tàu có lịch trình và tuyến đường riêng, cũng như sở hữu những thế mạnh khác nhau trên từng tuyến.
Nhân viên kinh doanh dựa vào giá chào từ các hãng tàu để tính toán chi phí và gửi báo giá cho khách hàng Tất cả giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu cần được lưu trữ để đối chiếu khi cần Khi khách hàng chấp nhận giá cước và lịch trình, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking request) cho bộ phận kinh doanh Booking request này sẽ xác nhận thông tin hàng hóa bao gồm người gửi, người nhận, tên hàng, trọng lượng, loại container, địa điểm đóng hàng, cảng hạ container để thông quan xuất khẩu, cảng đến, và ngày tàu chạy.
2.3.3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào Booking note của khách hàng để gửi yêu cầu đặt chỗ đến hãng tàu Sau khi nhận được yêu cầu, hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng cách gửi Booking confirmation cho bộ phận kinh doanh Booking confirmation sẽ cung cấp các thông tin quan trọng như số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng dỡ hàng (port of discharge) và giờ cắt máng.
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển thông tin này cho khách hàng Điều này giúp khách hàng có thể chuẩn bị đóng hàng và thực hiện các thủ tục xuất khẩu cần thiết.
Khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa của công ty cần gửi thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến địa điểm đóng hàng hoặc vận chuyển hàng đến cảng Sau khi hoàn tất, công ty sẽ tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu.
2.3.4 Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu 2.3.4.1 Chuẩn bị hàng hóa
Bước này công ty không làm mà người xuất khẩu làm.
Nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng để cung cấp bộ chứng từ cần thiết cho hàng xuất khẩu, bao gồm các tài liệu quan trọng liên quan.
- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu
- 1 Packing list (bên khách hàng cung cấp)
- 1 Invoice (bên khách hàng cung cấp)
- Định mức (bên khách hàng cung cấp)
Có bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ đưa đến hải quan làm thủ tục hải quan.
Hồ sơ hải quan gồm:
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính ( 1 bản cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Purchase order): 1 bản chính
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính
- Phiếu đóng gói (Packing list): 1 bản chính
- Giấy đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu)
Để tiến hành thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, công ty cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm một bản giấy giới thiệu Nhân viên giao nhận sẽ nộp hồ sơ này tại cơ quan hải quan, nơi nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ của bộ hồ sơ Nếu mọi thứ hợp lệ, họ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký Một sai sót nhỏ trong chứng từ có thể làm chậm tiến độ giao nhận, vì vậy sự cẩn thận và chuyên nghiệp của nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.
Khi hàng đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên hải quan đến vị trí container và tiến hành kiểm tra hàng
2.3.5 Thông quan hàng xuất khẩu
Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ECUSS/ VNACCS” để truyền tải số liệu tờ khai hải quan qua mạng, dựa trên các chứng từ khách hàng cung cấp và thông tin hàng hóa mà công ty thu thập được.
Hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân loại hàng hóa, giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục Nhờ vào cải tiến này, nhân viên hải quan không cần phải nhập lại số liệu trên tờ khai, mang lại hiệu quả cao hơn so với phương pháp thủ công trước đây.
Sau khi nhận được MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ cần kiểm tra và đối chiếu với HB/L để phát hiện và điều chỉnh bất kỳ sự khác biệt nào nếu có.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.4.1 Các yếu tố bên ngoài
Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa gắn liền với dịch vụ giao nhận hàng hóa, chịu ảnh hưởng từ biến động của nền kinh tế quốc tế Sự thay đổi này tác động trực tiếp đến nền kinh tế Việt Nam, làm thay đổi nhu cầu tiêu dùng của người dân Hơn nữa, điều này còn ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa.
- Môi trường chính trị - pháp luật
Biến động trong môi trường chính trị và pháp luật tạo ra cơ hội và rủi ro cho doanh nghiệp Gần đây, tình hình bất ổn chính trị toàn cầu có xu hướng gia tăng, ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa Việt Nam và các quốc gia khác Điều này đặc biệt tác động đến doanh nghiệp xuất nhập khẩu và giao nhận Kể từ khi gia nhập WTO, giao lưu kinh tế giữa Việt Nam và các nước đã tăng trưởng mạnh mẽ, mở ra nhiều cơ hội phát triển cho ngành giao nhận.
Hoạt động giao hàng xuất khẩu tại Việt Nam chịu ảnh hưởng bởi nhiều quy định pháp luật, bao gồm luật Thương mại, luật hàng hải, các Công ước về vận đơn và hợp đồng mua bán hàng hóa Để đảm bảo quy trình giao hàng diễn ra suôn sẻ và tránh sai sót, các doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các văn bản, công văn chính sách mới từ các bộ ngành liên quan.
Đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận là các doanh nghiệp cùng đáp ứng nhu cầu khách hàng, và số lượng doanh nghiệp trong ngành này ngày càng tăng, tạo ra áp lực cạnh tranh khốc liệt Các doanh nghiệp trong nước, với nguồn vốn hạn chế, phải đối mặt với thách thức về số lượng và phương thức kinh doanh, trong khi doanh nghiệp nước ngoài lại đe dọa bởi quy mô và sự chuyên nghiệp Do đó, việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng quy trình giao hàng xuất khẩu là giải pháp quan trọng để vượt qua những thách thức này.
Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong thị trường của doanh nghiệp và ảnh hưởng quyết định đến hoạt động kinh doanh Đặc biệt trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu và cung cấp dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển hoạt động.
2.4.2 Các yếu tố bên trong
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp dịch vụ, đặc biệt trong hoạt động giao hàng xuất khẩu Trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ giao nhận đóng vai trò quan trọng; doanh nghiệp nào sở hữu nhân viên giỏi, thông thạo tuyến đường, hiểu biết mức cước và luật pháp, cùng với kiến thức về tính chất hàng hóa và khả năng thuyết phục khách hàng, sẽ có lợi thế cạnh tranh lớn và đạt được thành công trên thị trường.
Cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong quy mô và chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu Do đó, các doanh nghiệp giao nhận cần đầu tư vào hệ thống kho bãi, trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin để mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng hoạt động, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Nguồn tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng hoạt động giao hàng xuất khẩu, giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong kinh doanh Doanh nghiệp có nguồn tài chính vững mạnh sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn, tạo dựng niềm tin và có khả năng chủ động trong thanh toán Điều này cũng cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô hoạt động, đầu tư vào trang thiết bị cần thiết cho giao hàng xuất khẩu.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NISSIN LOGISTICS VIỆT NAM
Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH
3.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 3.1.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam, với 100% vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập vào ngày 30 tháng 3 năm 2006 Công ty hoạt động theo Giấy phép kinh doanh số 357/GP-HN do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp.
Tên giao dịch Tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NISSIN LOGISTICS VIỆT NAM
Tên giao dịch quốc tế: NISSIN LOGISTICS CO.LTD Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VND
Công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam, có văn phòng chính tại Phòng 201, Tòa Nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, Q Đống Đa, Hà Nội, do Ông Harami Kazuya làm Giám Đốc, là một công ty tư nhân với tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập Với phương châm "Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lượng, mọi lúc mọi nơi, giá cả cạnh tranh", công ty đã xây dựng được vị thế vững chắc trong ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, được nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước tin tưởng lựa chọn.
Công ty hoạt động chủ yếu trong 5 ngành nghề kinh doanh sau:
• Hoạt động vận tải quốc tế đường biển
• Hoạt động vận tải đường không
• Đại lý giao nhận vận tải
• Dịch vụ lưu kho bãi
Nissin Logistics VN là một công ty dịch vụ với đội ngũ nhân sự tối ưu, nơi mỗi thành viên được giao nhiệm vụ cụ thể và kết nối chặt chẽ với nhau Mọi hoạt động đều được Giám đốc chỉ dẫn và giám sát, tạo nên một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả và dễ dàng trong quản lý.
Hình 3.1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU
HẠN NISSIN LOGISTICS VIỆT NAM
(Nguồn: Phòng Nhân sự công ty cung cấp)
* Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Giám Đốc là người chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, bao gồm việc quyết định các chiến lược kinh doanh, tổ chức thực hiện các hoạt động đó, ban hành quy chế quản lý nội bộ, cũng như bổ nhiệm và miễn nhiệm các vị trí quản lý.
Phó giám đốc có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc về các nhiệm vụ được giao Họ chủ động thực hiện và giải quyết những công việc mà giám đốc đã ủy quyền, đồng thời tuân thủ các quy định của nhà nước và điều lệ công ty.
Phòng kinh doanh là bộ phận trung tâm quan trọng nhất trong công ty, chịu trách nhiệm về mua bán cước vận tải cả nội địa và quốc tế Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu từ đại lý và khách hàng, chào giá dịch vụ của công ty, đồng thời đàm phán với các hãng vận tải để đảm bảo lợi ích tốt nhất cho khách hàng.
Phòng nhân sự, kế toán, kinh doanh, giao nhận và chứng từ tàu, hãng hàng không phối hợp để tìm kiếm giá cước tốt nhất cho khách hàng Sau khi xem xét và báo giá, hai bên sẽ thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
Phòng giao nhận thực hiện toàn bộ quy trình kinh doanh xuất nhập khẩu, từ việc lập chứng từ cho đến khi hoàn tất thủ tục xuất hoặc nhập hàng Chúng tôi cam kết giải quyết nhanh chóng và triệt để mọi vướng mắc của khách hàng cho từng lô hàng, đồng thời tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất, nhằm xây dựng uy tín vững chắc với khách hàng.
Phòng chứng từ chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ chứng từ, công văn, cũng như soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan cần thiết để hỗ trợ bộ phận giao nhận hoàn thành nhiệm vụ Đội ngũ thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc với khách hàng để cung cấp thông tin quan trọng về lô hàng Họ cũng theo dõi booking hàng hóa, thông báo cho khách hàng về lịch trình tàu đến và đi, đồng thời đảm nhận việc phát hành vận đơn và lệnh giao hàng.
Phòng kế toán đảm nhiệm việc thu chi của công ty, thực hiện hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh và báo cáo số liệu chính xác định kỳ Phòng cũng theo dõi, tổ chức hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, đồng thời chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác Ngoài ra, phòng kế toán cung cấp các số liệu và thông tin cần thiết cho công tác dự báo.
Các phòng ban trong công ty duy trì mối quan hệ khăng khít và hỗ trợ lẫn nhau, giúp hoạt động giao nhận vận tải diễn ra suôn sẻ Điều này là cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh trong bối cảnh thị trường ngành đang cạnh tranh gay gắt hiện nay.
3.1.1.4 Nhân lực của công ty
Công ty với đội ngũ khoảng 50 nhân viên năng động, giàu kinh nghiệm và có khả năng thích ứng nhanh với môi trường làm việc Nhân viên tại đây sở hữu trình độ lao động và tay nghề cao, luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm lớn lao, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
3.1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Nissin Logistics sở hữu hệ thống cơ sở vật chất đầy đủ với 6 ô tô đầu kéo và rơ móc có khả năng vận chuyển hàng từ 25 tấn đến 400 tấn, cùng với hệ thống cần cẩu từ 16 tấn đến 60 tấn Công ty cũng có gần 10 xe tải với trọng tải từ 500kg đến 1,4 tấn Nissin quản lý hai kho hàng lớn, một tại Phú Thuận Quận 7, Tp.HCM với diện tích 10.000 m2 và một tại Phú Thị, Gia Lâm, Hà Nội với diện tích 4.500 m2 Để hỗ trợ việc bốc dỡ hàng hóa, Nissin trang bị đầy đủ các thiết bị như xe nâng, băng tải, pallet và phần mềm quản lý kho.
3.1.1.6 Tài chính của công ty
Sau gần 10 năm phát triển, công ty đã tăng trưởng mạnh mẽ về nhân lực, tài chính và uy tín, với vốn điều lệ ban đầu là 1.000.000.000 VND.
3.1.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của công ty những năm vừa qua (2013-2015)
Tăng % so với năm trước
Tăng % so với năm trước
2015 121,276,524,000 23.24886 37,525,708,000 40.99815 Bảng 3.1: Bảng kết quả kinh doanh của Công ty (2012-2015)
(Nguồn: Phòng Kế toán cung cấp)
Biểu đồ 3.1: Biểu đồ doanh thu của công ty (2012-2015)
Doanh thu của Công ty Nissin đã tăng trưởng mạnh mẽ qua các năm, đặc biệt với mức tăng 40.84% trong năm 2013 và 23.25% trong năm 2015 Mặc dù phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt trong ngành dịch vụ, ngành đại lý giao nhận vận tải đa phương thức vẫn phát triển nhanh nhưng còn thiếu tính đồng bộ và nguồn nhân lực có trình độ Đa phần các công ty Việt Nam có quy mô nhỏ, chỉ một số ít doanh nghiệp lớn với 200-300 nhân viên có thể cạnh tranh với các công ty phát triển trong khu vực Đông Nam Á Trong bối cảnh khó khăn, đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty đã nỗ lực hết mình và nhờ vào thương hiệu được khách hàng công nhận, Công ty Nissin đã vượt chỉ tiêu doanh thu đề ra Tình hình sản xuất kinh doanh và tài chính của Công ty trong những năm gần đây được đánh giá là khá tốt.
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
3.2.1 Đặc điểm của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam
Giao hàng xuất khẩu đường biển là hoạt động truyền thống và quan trọng của Nissin, đóng góp một phần lớn vào doanh thu của công ty Trong lĩnh vực này, Nissin cạnh tranh với các công ty uy tín như Vinatrans và Viconship, và đã được công nhận là một trong năm doanh nghiệp hàng đầu trong ngành trong nhiều năm Đặc biệt, Nissin đã khẳng định vị thế vững chắc trong dịch vụ thu gom hàng lẻ đóng container chung gửi đến các cảng trên toàn cầu Để hiểu rõ hơn về hoạt động này, cần xem xét sản lượng giao nhận.
Hàng năm, công ty giao nhận hàng hóa qua các cảng biển Việt Nam đạt khối lượng trên 10.000 TEUs, với tốc độ tăng trưởng trung bình 12% mỗi năm.
Trong giai đoạn 5 năm trở lại đây, khối lượng hàng giao nhận đường biển của công ty như sau:
Bảng 3.3: Sản lượng khai thác hàng năm của công ty TNHH Nissin Logistics VN
( Nguồn: Bộ phận kinh doanh )
Trong những năm gần đây, sản lượng giao nhận hàng năm tại các cảng Việt Nam đã tăng đều, với tỷ lệ trung bình từ 9% đến 15% Năm 2013 ghi nhận mức tăng ấn tượng, với lượng hàng nguyên container đạt 19.147 TEUs, tăng khoảng 63,07% so với năm 2012, trong khi lượng hàng lẻ đạt 8.250 tấn, tăng khoảng 15% Sự gia tăng này chủ yếu do lượng container xuất nhập khẩu qua các cảng Việt Nam tăng so với năm trước.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng và sự xuất hiện của nhiều công ty mới, nỗ lực không ngừng của tập thể nhân viên cùng với uy tín vững vàng của công ty đã góp phần quan trọng vào việc đạt được những kết quả khả quan.
Năm 2015, Nissin mặc dù đối mặt với nhiều khó khăn nhưng vẫn duy trì tình hình sản xuất kinh doanh ổn định Sản lượng giao nhận hàng hóa tiếp tục tăng, với lượng hàng nguyên cont đạt 24.866 TEUs, tăng khoảng 9% so với năm 2014, trong khi lượng hàng lẻ đạt 10.042 Tấn, tăng khoảng 3,8% so với năm trước.
Giá trị giao nhận (còn gọi là doanh thu) của dịch vụ này của Nissin trong năm
2013 là 36,2 tỷ, tương đương khoảng 51.7% của tổng doanh thu toàn Công ty năm
2014 là 39,1 tỷ, tương đương khoảng 54.88% của tổng doanh thu toàn Công ty; năm
Năm 2015, doanh thu từ dịch vụ của Nissin đạt 50,1 tỷ, chiếm khoảng 60,49% tổng doanh thu của công ty Trong những năm gần đây, doanh thu này đang có xu hướng tăng mạnh, cho thấy sự phát triển bền vững của Nissin trong lĩnh vực này.
Nissin phục vụ các khách hàng lớn như Nike, Bata, Dainichi Color Việt Nam, Honda Trading Việt Nam, Sumitomo Chemical Việt Nam, Toyota Tsusho, Toyota Motor Vietnam, Yamaha Motor Vietnam, và Yazaki Corporation, với lượng hàng xuất nhập ổn định Đối tượng và địa bàn hoạt động chủ yếu của Nissin là các nhà máy tại các khu công nghiệp lớn ở miền Bắc, miền Trung và miền Nam Việt Nam.
Các thị trường có lượng hàng giao nhận lớn của Nissin như EU, Trung Quốc và Mỹ.
Nissin hiện đang đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa đến các nước Bắc Âu và Đông Âu cho khách hàng lớn tại Đan Mạch Đồng thời, các phòng vận tải đường biển của Nissin cũng đang phối hợp với các đại lý để mở thêm tuyến hàng chung chủ, trực tiếp đến các cảng ở khu vực Châu Á như Jakarta và Port Klang Sau đó, Nissin sẽ tiếp tục tìm kiếm và phát triển thêm các tuyến đến Bắc Âu và Trung Đông.
Nissin không chỉ nhận hàng từ các nước có cảng biển lớn mà còn cung cấp dịch vụ kéo hàng từ cảng vào nội địa, mở rộng thị trường giao nhận của mình.
3.2.2 Thực trạng thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
Sơ đồ 3.2: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
TNHH Nissin Logistics 3.2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên Sales thường sử dụng Fax, email hoặc điện thoại để tiếp cận các công ty xuất nhập khẩu, dựa trên danh sách đã nghiên cứu trước đó hoặc từ Trang Vàng Mục tiêu là tìm hiểu nhu cầu về dịch vụ hải quan và giao nhận hàng hóa, đồng thời cung cấp thông tin về giá cước và lịch tàu chạy cho khách hàng.
Công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki, chuyên sản xuất và phân phối đồng hồ cùng bộ phận đo nhiên liệu cho xe máy, là một khách hàng lâu năm của công ty TNHH Nissin Logistics Khi có nhu cầu xuất hàng, Nippon Seiki sẽ liên hệ với nhân viên Sales của Nissin Logistics để yêu cầu dịch vụ và cung cấp các thông tin cần thiết.
Nippon Seiki chuyên sản xuất và phân phối đồng hồ cùng bộ phận đo nhiên liệu cho xe 2 bánh Dựa vào loại hàng và số lượng hàng, công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp, thường là container khô 20’DC hoặc 40’DC.
1 Nhận yêu cầu từ khách hàng
2 Hỏi giá/ chào gá cho khách hàng
3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
4 Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu
7 Thực xuất tờ khai (chi cục hải quan)
8 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài
Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá cước vận chuyển Khoảng cách vận chuyển càng ngắn và thời gian vận chuyển càng nhanh thì cước phí sẽ càng thấp, ngược lại, nếu khoảng cách và thời gian tăng lên, chi phí vận chuyển sẽ cao hơn.
Hãng tàu đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng tại các cảng Nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng lựa chọn dịch vụ của các hãng tàu uy tín với mức giá cước hợp lý Công ty Nippon Seiki thường xuyên sử dụng dịch vụ của hãng tàu SITC, vì vậy nhân viên Sales của Nissin sẽ cung cấp báo giá cước cho khách hàng để họ có thông tin đầy đủ.
- Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu phù hợp.
Xét một lô hàng cụ thể của Nippon Seiki:
Tên hàng (Commmodity): Đồng hồ đo tốc độ xe máy, Nắp nhựa phía dưới cho đồng hồ đo tốc độ xe máy
Cảng xuất phát là Hải Phòng (Việt Nam) và cảng đến là Laem Chabang (Thái Lan), với thời gian giao hàng dự kiến vào tháng 3/2016 Nissin đã đạt được những thành công đáng kể trong lĩnh vực logistics, khi thu hút được nhiều khách hàng lớn với khối lượng hàng xuất khẩu ổn định, bao gồm các công ty như Dainichi Color Việt Nam, Honda Trading Việt Nam, Sumitomo Chemical Việt Nam, Toyota Tsusho, Toyota Motor Vietnam, Yamaha Motor Vietnam, và Yazaki Corporation.
Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam được thực hiện với chuyên môn hóa cao và sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên, đảm bảo hiệu quả và an toàn trong từng giai đoạn vận chuyển.
Quy trình tách biệt các bộ phận hoạt động ăn khớp với công việc được phân công rõ ràng và không trùng lặp Hệ thống mạng nội bộ hiện đại kết nối ba bên: Nippon Seiki (khách hàng), Nissin (người giao hàng) và hãng tàu, nhằm tối thiểu hóa việc lưu trữ giấy tờ, chứng từ, hóa đơn và các thủ tục phát sinh.
Tất cả nhân viên trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đều trẻ trung, năng động và nhiệt huyết, sẵn sàng cống hiến cho công ty Họ có trình độ chuyên môn và ngoại ngữ tốt, góp phần tạo ra môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả cao.
Công ty Nissin đã xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu lớn như Evergreen, SITC, Hapag Lloyd và CMA, nhờ vào việc thường xuyên tiếp xúc và hiểu rõ thế mạnh của từng hãng Điều này cho phép Nissin nhận biết được uy tín, cước phí hợp lý, tuổi tàu cũng như lịch trình vận chuyển chính xác, từ đó giảm thiểu rủi ro cho hàng hóa Nhờ vậy, công ty có khả năng lựa chọn hãng tàu phù hợp với nhu cầu của khách hàng, đồng thời nhận được giá cả cạnh tranh và hấp dẫn từ các đối tác.
Công ty đã xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhiều khách hàng lớn và trung thành như công ty TNHH Dainichi Color Việt Nam, công ty TNHH Honda Trading Việt Nam, công ty TNHH Sumitomo Chemical Việt Nam và công ty Toyota Tsusho Những khách hàng này đều là những doanh nghiệp lớn với lượng hàng xuất khẩu ổn định.
Công ty đã triển khai khai báo hải quan điện tử ECUSS/VNACCS, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực.
Nhân viên chứng từ của công ty nhanh chóng gửi thông báo mô tả thông tin về lô hàng vận chuyển đến các đại lý liên quan Điều này giúp đại lý dễ dàng theo dõi tiến trình lô hàng tại cảng đến một cách kịp thời và hiệu quả.
- Công ty chưa có các chính sách, biện pháp thích hợp để duy trì khách hàng hiện tại cũng như tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng mới.
Trong quá trình chào giá cho khách hàng, Nissin thường đối mặt với vấn đề giá cả không hợp lý, thường là quá cao, dẫn đến việc không thu hút được khách hàng và thiếu tính cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường.
Công ty Nissin gặp khó khăn trong việc liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ do không xác định được số lượng Booking cần thiết, đặc biệt khi lượng hàng của khách hàng biến động thất thường Hơn nữa, Nissin chưa có biện pháp khắc phục kịp thời trong những giai đoạn cao điểm, dẫn đến tình trạng hãng tàu hết container hoặc hết chỗ Tình huống này dễ dàng gây ra phàn nàn từ khách hàng và có thể làm mất niềm tin của họ vào công ty.
Trong quá trình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ xuất khẩu, nhân viên công ty có thể gặp phải một số thiếu sót như chậm trễ trong việc tiếp nhận hàng hóa hoặc bộ chứng từ, cũng như việc các chứng từ không khớp với nhau Những vấn đề này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến trình xuất khẩu chung.
Trong quá trình khai báo hải quan, nhân viên công ty thường mắc phải nhiều sai sót trong việc nhập số liệu, như sai mã số hàng hóa, mã hợp đồng và hóa đơn thương mại Những lỗi này có thể dẫn đến việc thông quan hàng hóa bị chậm trễ, gây ra chi phí tốn kém cho doanh nghiệp.
Khi phát hành vận đơn, có thể xảy ra tình trạng sai thông tin, đặc biệt là khi thông tin trên HBL và MBL không khớp nhau Những lỗi thường gặp bao gồm thông tin hàng hóa, số kiện, trọng lượng cả bì, cảng đi và cảng đến.
Khi thực hiện xuất tờ khai, công ty thường gặp khó khăn trong việc hợp tác với cán bộ hải quan Một số cán bộ hải quan vì lợi ích cá nhân đã gây khó dễ, yêu cầu thêm lệ phí, làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh và gây trở ngại cho Nissin trong việc hạch toán với khách hàng.
Khi lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ, Nissin gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý tài liệu Việc lưu giữ chứng từ chưa được tổ chức khoa học, thiếu ứng dụng công nghệ thông tin, và không phân loại hợp lý, dẫn đến việc tìm kiếm tài liệu trở nên phức tạp.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH NISSIN LOGISTICS VIỆT NAM
Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics
4.1.1 Định hướng hoạt động giao hàng xuất khẩu của Việt Nam trong những năm tới
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang dần ổn định và phát triển, nhu cầu giao nhận và vận tải quốc tế, đặc biệt là giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, sẽ tiếp tục gia tăng Để tận dụng những cơ hội này và nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận, các doanh nghiệp Việt Nam trong lĩnh vực giao nhận và kho vận cần nhanh chóng xác định các chiến lược cụ thể nhằm theo kịp sự phát triển của ngành giao nhận toàn cầu.
Ngành giao nhận Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam đang hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải nói riêng cần phải:
Để nâng cao năng lực và phẩm chất đạo đức cho cán bộ trong ngành, cần tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi, giúp họ phát huy tối đa khả năng và điểm mạnh của bản thân.
Chúng tôi luôn nỗ lực đổi mới và cải tiến trang thiết bị, nhà xưởng, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để nâng cao chất lượng dịch vụ giao hàng, phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Để đáp ứng sự phát triển của ngành giao nhận vận tải toàn cầu, cần mở rộng và đa dạng hóa các dịch vụ giao nhận, đặc biệt là dịch vụ gom hàng lẻ và dịch vụ giao nhận từ cửa đến cửa Việc này sẽ giúp các doanh nghiệp theo kịp với các phương thức vận chuyển mới và nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.
Mở rộng mối quan hệ với khách hàng và các hãng tàu, cũng như các công ty nước ngoài trong lĩnh vực giao nhận vận tải Học hỏi và rút ra kinh nghiệm từ việc quản lý và điều hành của những công ty và hãng nổi tiếng toàn cầu.
Hoàn thiện quy trình giao nhận quốc tế là rất quan trọng, nhằm tìm ra phương án hoạt động tối ưu nhất Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng mà còn giúp các đối tác kinh doanh dễ dàng hơn trong việc giao dịch với doanh nghiệp.
4.1.2 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics trong 5 năm tới (2016-2020) Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào dù hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật chất hay cung ứng dịch vụ thì việc định hướng phát triển cho công ty là một việc làm hết sức cần thiết và quan trọng Nó đảm bảo cho công ty hoạt động một cách có hiệu quả, từ đó ngày càng tăng uy tín đối với khách hàng, có thêm nhiều khách hàng mới và làm cho doanh thu của công ty ngày càng tăng, từ đó tăng thu nhập cho công nhân viên,…
Ban lãnh đạo công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xây dựng chiến lược phát triển Họ đã tập trung nghiên cứu tình hình nội bộ, xu hướng kinh tế trong và ngoài nước, cũng như sự biến động của thị trường để đưa ra phương hướng phát triển phù hợp.
Mục tiêu của Công ty trong thời gian tới là nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng uy tín với khách hàng và trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty, các đại lý nước ngoài và khách hàng Công ty sẽ giữ vững thị trường hiện tại đồng thời tìm kiếm biện pháp mở rộng hoạt động dịch vụ ra các thị trường quốc tế Để đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn và đảm bảo sự phát triển lâu dài, Công ty cần tập trung vào một số nhiệm vụ quan trọng.
Tiếp tục phát triển mối quan hệ giao dịch quốc tế với các tổ chức giao nhận, đồng thời duy trì mối quan hệ với đại lý, khách hàng và các hợp đồng đã ký Cần chủ động tìm kiếm khách hàng mới, nghiên cứu thông tin và nắm rõ khả năng cũng như yêu cầu ủy thác của khách hàng trong và ngoài nước.
Để phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận hiệu quả, cần chú trọng đến việc nâng cao chất lượng công tác giao nhận, vận tải và bảo quản hàng hóa trong nước Việc củng cố năng lực tổ chức và nâng cao trình độ nghiệp vụ trong ngành giao nhận là yếu tố then chốt để đảm bảo sự vững mạnh và cạnh tranh trong thị trường.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần tăng cường nghiên cứu và ứng dụng công nghệ Marketing, tập trung vào việc phát triển chiến lược dịch vụ mới và áp dụng chiến lược giá cả mềm dẻo, linh hoạt.
Dần dần, chúng ta cần củng cố và tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ hiệu quả cho công tác giao nhận Việc này sẽ được thực hiện thông qua việc sử dụng vốn ngân sách, vốn tự có và vốn từ các liên doanh liên kết.
- Ổn định mức chi phí tiền lương trong khâu kinh doanh dịch vụ giao nhận.
Những chủ trương nói trên của Ban lãnh đạo Công ty được cụ thể hoá bằng các chỉ tiêu như sau:
Bảng 4.1: Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của Nissin Logistics (2016-2020)
( Đơn vị tính: Tỉ đồng )
Để đạt được mục tiêu phát triển ổn định và bền vững từ 2016-2020, Nissin Logistics VN cần khắc phục kịp thời những khó khăn hiện tại và tận dụng tối đa những lợi thế sẵn có.
Công ty sẽ tiếp tục duy trì năng lực tài chính và kinh doanh, đồng thời đầu tư vào cơ sở vật chất và công nghệ thông tin để nâng cao quản lý và chuyên môn Ngoài ra, công ty sẽ chú trọng vào công tác tiếp thị, quảng bá dịch vụ qua các phương tiện thông tin đại chúng, thị trường chứng khoán và kênh thông tin của đối tác nước ngoài Công ty cũng sẽ tham gia các hội nghị, hội thảo trong và ngoài nước để kết nối, mở rộng quan hệ đối tác và thu hút thêm khách hàng.
4.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam
* Giải pháp duy trì khách hàng hiện tại và tìm kiếm, tiếp cận khách hàng mới
Một số kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị đối với Nhà nước
Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ, nhất quán và phù hợp với pháp luật quốc tế là yếu tố then chốt để tạo ra hành lang pháp lý ổn định, thu hút hàng hóa vào Việt Nam Điều này không chỉ mang lại tâm lý an toàn cho các doanh nghiệp vận tải, giao nhận mà còn cho các doanh nghiệp mua bán trong và ngoài nước Do đó, Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật, chính sách thuế, thủ tục hải quan và thủ tục hành chính nhằm thúc đẩy và phát triển hệ thống giao nhận.
- Tăng cường chính sách hợp tác quốc tế về kinh tế, chính trị, văn hóa- xã hội.
Việc Việt Nam gia nhập các tổ chức quốc tế như ASEAN, AFTA, APEC và WTO đã nâng cao vị thế của đất nước trên trường quốc tế và thúc đẩy phát triển kinh tế Tuy nhiên, vẫn còn một số quốc gia và vùng lãnh thổ chưa có mối quan hệ thân thiết, vì vậy cần thiết lập quan hệ tin tưởng, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại để mang lại lợi ích cho cả hai bên Điều này sẽ gián tiếp thúc đẩy xuất nhập khẩu hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giao nhận và vận tải phát triển Hơn nữa, cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài sẽ là động lực cho các doanh nghiệp trong nước phấn đấu và trưởng thành hơn.
Cải cách thủ tục hành chính nhằm đơn giản hóa các giấy tờ và quy trình, đặc biệt tại các cửa khẩu, là cần thiết để tránh những rắc rối liên quan đến nghị quyết và quy định về thủ tục xuất nhập khẩu.
Bộ, Ban, Ngành chồng chéo ảnh hưởng đến quá trình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
Cần quản lý chặt chẽ việc thành lập công ty giao nhận để tránh phát triển manh mún và hạ giá vô tội vạ trong ngành dịch vụ non trẻ tại Việt Nam Điều này sẽ giúp tạo ra sự cân bằng và khuyến khích cạnh tranh trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài có tiềm năng về vốn, công nghệ, kinh nghiệm và nguồn nhân lực.
4.3.2 Kiến nghị đối với cơ quan hải quan
Cơ quan hải quan cần thực hiện các biện pháp xử lý nghiêm ngặt đối với những trường hợp vi phạm để hạn chế tiêu cực ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp Đồng thời, cần kiên quyết chống lại các hành vi tham ô và tham nhũng trong đội ngũ hải quan.
Công chức Hải quan cần hướng dẫn cụ thể và chỉ ra những sai sót của doanh nghiệp, xử lý linh hoạt từ cảnh báo đến phạt hành chính nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và đảm bảo tuân thủ pháp luật Khi được giao nhiệm vụ, công chức Hải quan phải làm việc nhanh chóng để đảm bảo tiến độ, giúp doanh nghiệp xuất nhập hàng trong thời gian ngắn nhất, tránh tình trạng lưu kho kéo dài gây tốn kém thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Thủ tục Hải quan hiện nay gặp nhiều rắc rối và tốn thời gian, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, cần thiết phải đơn giản hóa quy trình Hải quan theo hướng chuyên môn hóa và hiện đại hóa, nhằm tăng cường hiệu quả thông quan hàng hóa, giảm thiểu các sự cố không mong muốn.
Ngành giao nhận hàng hóa đang phát triển mạnh mẽ với mạng lưới dịch vụ đa dạng, tạo nên một ngành công nghiệp hiện đại và có tổ chức chặt chẽ Công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam, với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế, đặc biệt là giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đã đạt được nhiều thành công Tuy nhiên, công ty vẫn gặp phải nhiều khó khăn và rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu Do đó, việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Nissin Logistics trở thành một nhiệm vụ quan trọng và cấp bách đối với ban lãnh đạo và nhân viên công ty.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nissin Logistics, em đã tham gia vào quy trình kinh doanh dịch vụ giao nhận xuất khẩu qua đường biển Nhờ sự hướng dẫn tận tình của các nhân viên, em đã học hỏi và trải nghiệm nhiều điều bổ ích từ các tình huống thực tế Qua đó, em đã có cơ hội so sánh và đánh giá giữa kiến thức học được tại trường và nghiệp vụ thực tế tại công ty Em hy vọng khóa luận của mình sẽ góp phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Nissin Logistics cũng như các doanh nghiệp giao nhận tại Việt Nam.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 PGS.TS Nguyễn Hồng Đàm (chủ biên) – GS TS Hoàng Văn Châu – PGS.TS Nguyễn Như Tiến – TS Vũ Sỹ Tuấn, Vận tải và giao nhận trong ngoại thương, Nhà xuất bàn Giao thông vận tải Hà Nội 2003
2 Bộ môn quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (2015), Giáo trình quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Trường Đại học Thương mại, Khoa Thương mại quốc tế.
3 Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, NXB Chính trị hành chính.
4 Dương Văn Bạo (2014), Giao nhận vận tải quốc tế, NXB Hàng Hải.
5 Nguyễn Thông Thái, An Thị Thanh Nhàn (2011), Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh, NXB Thống kê.
6 Các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam
7 Các chứng từ giao hàng xuất khẩu của công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam
8 http://www.nissin-eu.com/
11 http://vtown.vn/en/company/nissin-logistics.html
