GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NSX
Qúa trình hình thành và phát triển công ty
Ngành xuất nhập khẩu và logistics tại Việt Nam đang có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập các hiệp định quốc tế chiến lược như TPP, AEC, và Hiệp định Việt Nam-EU Hai ngành này có mối liên hệ chặt chẽ, trong đó logistics đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và vận chuyển hàng hóa cho các công ty xuất nhập khẩu Bên cạnh đó, với vị trí địa lý thuận lợi và bờ biển dài cùng nhiều cảng lớn nhỏ, Việt Nam rất phù hợp để phát triển giao thương qua đường biển và hàng không.
Công ty TNHH NSX, được thành lập vào ngày 07/11/2014, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa với đội ngũ thành viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường xuất nhập khẩu, công ty cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu về vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa, cùng với các dịch vụ hỗ trợ như khai báo hải quan và dịch vụ kho bãi.
Công ty cam kết phát triển bền vững và luôn tìm kiếm cơ hội hợp tác lâu dài với khách hàng và đối tác cả trong và ngoài nước.
Qua đó chia sẻ kinh nghiệm trong hoạt động vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế để ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH NSX
- Tên giao dịch: NSX company limited
- Địa chỉ: 15 Đường 23, Phường Tân Quy, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Đại diện pháp luật: Bà Đặng Thị Ngọc Bích
- Email:ops@nsx.com.vn
Hình 1.1 : Logo công ty nsx
(Nguồn: www.nsx.com.vn)
1.1.2 Nguồn vốn và cơ sở vật chất 1.1.2.1 Nguồn vốn: Để tiến hành hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi công ty phải có một lượng vốn tiền tệ nhất định Đó là tiền đề cần thiết cho việc hình thành và hoạt động kinh doanh của công ty Ngoài nguồn vốn điều lệ sẵn có, nguồn vốn còn được bổ sung từ lợi nhuận sau thuế của hoạt động kinh doanh của công ty.
Hệ thống máy tính chuyên dụng và phần mềm quản lý cước vận tải được thiết kế để hỗ trợ giao dịch, quản lý kinh doanh và tư vấn khách hàng Đội ngũ xe vận tải đông đảo, chuyên nghiệp sẵn sàng đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu về giao nhận và kinh doanh cước vận tải.
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp 1.1.3.1 Chức năng:
NSX là công ty chuyên cung cấp dịch vụ quốc tế trong lĩnh vực vận chuyển giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa Chúng tôi hoạt động như đại lý và tư vấn cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước, hỗ trợ họ trong mọi khía cạnh liên quan đến vận chuyển và logistics.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về giao nhận, vận tải kho hàng và các vấn đề liên quan, đáp ứng nhu cầu của tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác kho vận và giao nhận hàng hóa, bao gồm thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải thông qua hợp đồng giao tận nơi (door to door) Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện các dịch vụ liên quan như gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đầy đủ cho người chuyên chở để tiếp chuyển đến địa điểm quy định.
Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam.
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu…
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy định hiện hành là cần thiết để đạt được mục tiêu và chức năng của công ty.
Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của công ty.
Đảm bảo bảo toàn và bổ sung vốn thông qua việc tạo nguồn vốn, đồng thời đảm bảo khả năng tài chính và sử dụng hợp lý, hiệu quả các nguồn vốn theo đúng chế độ Đồng thời, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
Công ty thực hiện giao nhận và chuyên chở hàng hóa thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước, sử dụng các phương tiện tiên tiến và hợp lý để đảm bảo an toàn trên các luồng vận tải Chúng tôi cải tiến quy trình chuyên chở, chuyển tải, lưu kho và giao nhận hàng hóa, đồng thời cam kết bảo đảm an toàn cho hàng hóa trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Nghiên cứu thị trường dịch vụ kho vận và giao nhận là cần thiết để đề xuất cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải theo quy định hiện hành Việc này giúp đảm bảo quyền lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng, từ đó thu hút khách hàng và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
Cơ cấu dịch vụ của công ty
- Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ
- Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice…
Công ty NSX chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, với thế mạnh trong lĩnh vực vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không thông qua hệ thống đại lý đáng tin cậy Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ các dịch vụ liên quan đến chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List và Invoice, và đã được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan Với chứng nhận đại lý hải quan điện tử, NSX có khả năng thay chủ hàng ký tên và đóng dấu trên tờ khai hải quan, giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí thông quan cho khách hàng Điều này khẳng định sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của Công ty NSX trong lĩnh vực khai báo hải quan.
Công ty thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hóa và cử nhân viên đến văn phòng khách hàng lớn để kịp thời giải quyết các nhu cầu mới phát sinh, từ đó xây dựng được lòng tin và sự đánh giá cao từ khách hàng.
Bảng 1.1: Bảng thể hiện doanh thu theo cơ cấu dịch vụ
Doanh Tỉ trọng Doanh Tỉ trọng Doanh Tỉ trọng thu( trđ) (%) thu( trđ) (%) thu( trđ) (%)
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Theo bảng 1.1, công ty hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu, vận tải và tư vấn xuất nhập khẩu Doanh thu từ các dịch vụ này đã tăng trưởng liên tục qua từng năm trong giai đoạn hai tháng cuối năm 2015 và trong năm 2016, 2017.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK: luôn chiếm doanh thu cao nhất qua các năm (1.124,21trđ – 2 tháng cuối năm 2015, 5.28,25trđ- 2016, 5.682,15trđ- 2017).
Sự chênh lệch này xuất phát từ mục tiêu của công ty trong việc xây dựng thế mạnh về giao nhận, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và đông đảo, đảm bảo nghiệp vụ giao nhận thành thạo.
Dịch vụ vận tải đã có sự tăng trưởng qua các năm, nhưng mức tăng không đáng kể Cụ thể, doanh thu năm 2015 đạt 297,83 triệu đồng trong 2 tháng cuối năm, và tăng lên 651,37 triệu đồng vào năm 2016, tương ứng với mức tăng 353,54 triệu đồng Năm 2017, doanh thu chỉ tăng nhẹ lên 668,31 triệu đồng so với năm 2016, với mức tăng 16,94 triệu đồng Sự chênh lệch doanh thu giữa các năm chủ yếu do năm 2015 chỉ tính trong 2 tháng cuối năm, trong khi 2016 và 2017 được tính cho cả 12 tháng, dẫn đến mức tăng không tương xứng với khoảng thời gian.
Công ty cũng cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu và các dịch vụ khác như mua bán máy móc, tư vấn đầu tư trong và ngoài nước Tuy nhiên, các hoạt động này vẫn chưa phát triển mạnh mẽ, dẫn đến doanh thu không ổn định và chiếm tỷ trọng thấp trong tổng doanh thu của công ty Doanh thu từ hoạt động tư vấn xuất nhập khẩu trong giai đoạn 2016 vẫn còn hạn chế.
Năm 2017, số lượng khách hàng giảm 9,84 triệu do công ty chỉ thực hiện tư vấn khi có yêu cầu từ khách hàng mà không quảng bá đến khách hàng tiềm năng Thêm vào đó, với thông tin ngày càng phổ biến, khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến số lượng khách hàng tìm đến dịch vụ tư vấn vẫn còn hạn chế.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty không chỉ là thế mạnh mà còn ngày càng khẳng định uy tín với khách hàng hiện tại, đồng thời thu hút thêm nhiều khách hàng mới.
Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các phòng ban
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ về cơ cấu tổ chức của công ty NSX
Kế toán – chứng Kinh Doanh từ
Phòng Hành chính nhân sự
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban 1.3.2.1 Cấp lãnh đạo
Giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
- Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
- Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với công ty.
Phòng kinh doanh của công ty chủ động tiếp xúc và giao dịch với khách hàng, trình bày dự án nghiên cứu lên giám đốc Họ xử lý các vấn đề nghiệp vụ như giá cước và sự biến động trong quá trình giao nhận hàng Ngoài ra, phòng còn tổ chức tiếp thị, quảng cáo để tìm kiếm đối tác cho công ty và nghiên cứu, tập hợp hệ thống các văn bản pháp quy.
Luật lệ hiện hành có liên quan đến hoạt động của công ty, nghiên cứu, đề xuất các dự án kinh doanh
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra thu nhập cho công ty, thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa theo sự phân công của giám đốc Công việc của bộ phận này bao gồm chuẩn bị chứng từ như C/O, B/L, D/O, và lên tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu Họ cũng chịu trách nhiệm nhận và vận chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu để giao hàng, đồng thời ngược lại đối với hàng nhập Bộ phận giao nhận là đơn vị trực tiếp thực hiện và hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty.
Phòng kế toán – chứng từ
Phòng chức năng có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc trong công tác tài chính kế toán, bao gồm quản lý kế toán, thống kê và báo cáo theo quy định của pháp luật Phòng cũng đảm nhiệm việc duy trì mối quan hệ với ngân hàng và cơ quan thuế, thực hiện quyết toán, thu hồi vốn và theo dõi các khoản nợ Ngoài ra, phòng chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty đối với các tổ chức khác và người giữ con dấu cũng phải báo cáo với giám đốc về mọi vấn đề liên quan đến con dấu.
Phòng hành chính nhân sự
Chúng tôi tổ chức các hoạt động liên quan đến nội quy và chính sách công ty, đồng thời nghiên cứu và phát triển các kế hoạch nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển tương lai của công ty.
1.3.3 Phân tích tình hình nhân sự 1.3.3.1 Cơ cấu nhân sự
Công ty TNHH NSX, với đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm, chú trọng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải hàng hóa NSX cam kết đổi mới, nâng cao chất lượng dịch vụ và phối hợp linh hoạt nhằm tối ưu hóa nguồn lực và phục vụ khách hàng Thông tin về cơ cấu lao động của công ty trong giai đoạn 2014-2017 được thể hiện rõ qua Bảng 1.2.
Bảng 1.2 : Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX giai đoạn 2014 – 2017
Số Tỷ trọng trọng trọng trọng lượng lượng lượng lượng
Trực 7 100 8 88,9 9 75 10 66,7 thức tiếp lao Gián
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Trong bốn năm qua, số lượng lao động của công ty đã có sự biến chuyển rõ rệt và liên tục tăng lên Kể từ khi thành lập cho đến năm 2014, công ty đã duy trì ổn định số lượng nhân viên.
Công ty bắt đầu với 7 nhân viên do gặp khó khăn trong kinh doanh và quản lý, điều này là hợp lý trong giai đoạn đầu Từ năm 2014, công ty đã tăng cường đội ngũ lao động bằng cách thêm một nhân viên trực tiếp mỗi năm Bên cạnh đó, công ty cũng tuyển dụng thêm cộng tác viên để giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên hiện tại, nhờ vào sự phát triển mối quan hệ khách hàng và gia tăng số lượng hợp đồng kinh doanh Việc ưu tiên tuyển dụng cộng tác viên được thực hiện vì phần lớn họ có thể đáp ứng nhu cầu công việc linh hoạt và hiệu quả.
8z viên là sinh viên năm cuối, giúp các bạn có cơ hội trải nghiệm thực tế trước khi được các công ty tuyển dụng chính thức trong tương lai.
Theo giới tính, tỷ lệ lao động nữ trong Công ty đã tăng dần qua các năm, cho thấy sự ổn định trong cân bằng giới tính Sự cân bằng này một phần nhờ vào việc phân chia công việc ưu tiên cho nam và nữ Các vị trí yêu cầu di chuyển nhiều và làm việc ngoài trời, như phòng giao nhận và kinh doanh, thường ưu tiên nam giới Trong khi đó, những công việc đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ, như phòng kế toán - chứng từ và phòng nhân sự, lại tạo nhiều cơ hội hơn cho nữ giới.
1.3.3.2 Chính sách tiền lương và khen thưởng Với mục tiêu tạo mọi điều kiện cho nhân viên an tâm, gắn bó dài lâu và đồng thời tiếp tục duy trì văn hóa công ty NSX, chính vì vậy chính sách đãi ngộ lao động luôn được công ty xem trọng và liên tục hoàn thiện Do đó, tại công ty, nhân viên được hưởng các chế độ tiền lương theo quy chế rõ ràng.
Công ty áp dụng chế độ khen thưởng cho nhân viên dựa trên năng lực làm việc, với các chính sách khen thưởng theo tháng, quý và năm Ngoài ra, công ty còn thực hiện khen thưởng đột xuất cho cá nhân và tập thể có những đóng góp xuất sắc trong việc thực hiện các chính sách, chủ trương và chiến lược đã đề ra.
Kể từ khi thành lập, công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, đồng thời thiết lập bộ máy quản lý với năng lực lãnh đạo và chuyên môn cao Với quy mô nhỏ, cơ cấu phòng ban của công ty được đơn giản hóa, bao gồm Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng chứng từ, phòng giao nhận và phòng hành chính nhân sự.
Kết quả hoạt động và kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016
Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của Công ty NSX giai đoạn 2015-2017 Đơn vị tính: Triệu đồng
Qua bảng 1.3 thể hiện kết quả kinh doanh cả năm của công ty trong giai đoạn
Doanh thu của công ty đã có sự biến động đáng kể trong giai đoạn 2015-2017 Cụ thể, năm 2015 đạt 1.514 triệu đồng, trong khi năm 2016 tăng mạnh lên 5.876 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 4.362 triệu đồng so với năm 2015 Mặc dù năm 2017 doanh thu giảm xuống còn 5.437 triệu đồng, nhưng vẫn cao hơn 4.923 triệu đồng so với năm 2015.
Chi phí đã có sự biến động mạnh mẽ giữa các năm, với năm 2015 ghi nhận 1.237 triệu đồng Năm 2016, chi phí tăng vọt lên 4.592 triệu đồng, tăng 3.355 triệu đồng so với năm 2015 Đến năm 2017, chi phí giảm nhẹ còn 4.462 triệu đồng, nhưng vẫn cao hơn 3.225 triệu đồng so với năm 2015.
Lợi nhuận của công ty đã có sự tăng trưởng đáng kể trong giai đoạn 2015-2017 Cụ thể, năm 2015, lợi nhuận đạt 227 triệu đồng, trong khi năm 2016, con số này tăng lên 1.284 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 1.007 triệu đồng so với năm trước Đến năm 2017, lợi nhuận tiếp tục tăng lên 1.975 triệu đồng, tức là tăng 1.698 triệu đồng so với năm 2015.
Sự chênh lệch trong các chỉ tiêu kinh doanh của công ty xuất phát từ việc công ty được thành lập vào tháng 11/2015 và chỉ hoạt động trong 2 tháng cuối năm 2015, dẫn đến các chỉ số năm 2015 thấp hơn nhiều so với năm 2016 và 2017 Để hiểu rõ hơn về kết quả hoạt động kinh doanh, bảng 1.4 và biểu đồ 1.1 sẽ minh họa vấn đề này thông qua số liệu của 2 tháng cuối năm 2015.
Bảng 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2015-2017 Đơn vị tính: Triệu đồng
Tương Tuyệt đối Tương đối đối đối ( %) ( +,-) ( %)
Biểu đồ 1.1: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng của Công ty giai đoạn 2015-2017
Kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2015-2017 triệu đồng 2500
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Trong giai đoạn 2015-2017, hoạt động kinh doanh của công ty trong hai tháng cuối năm được thể hiện qua bảng 1.4 và biểu đồ 1.1, cho thấy tình hình kinh doanh tương đối ổn định.
Doanh thu: Năm 2017 đạt doanh số cao nhất trong 3 năm là 2.137trđ Năm
2015 đạt doanh số thấp nhất trong 3 năm là 1.514 triệu đồng Nhìn chung doanh thu mỗi năm đều tăng:
- 2015- 2016: năm 2016 doanh thu tăng 24% tức tăng 362trđ so với năm 2015 (1.514 triệu đồng- 2015 và 1.876 triệu đồng- 2016)
- 2016-1017: năm 2017 doanh thu tăng 14% tức tăng 261 triệu đồng so với năm
2016 (1.876 triệu đồng- 2016 và 2.137 triệu đồng- 2017).
Trong giai đoạn 2015-2017, doanh thu của Công ty tăng lên trong hai tháng cuối năm nhờ vào hoạt động giao nhận ổn định và sự phát triển đồng đều của các đơn hàng Thêm vào đó, tình hình thế giới ít biến động đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển này Chiến lược kinh doanh hợp lý không chỉ tạo niềm tin cho khách hàng mà còn thu hút thêm lượng khách hàng mới Tuy nhiên, vẫn tồn tại mức tỷ lệ chênh lệch về doanh thu cần được xem xét.
Trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2016, mức tăng trưởng đạt 362 triệu đồng, nhưng đến năm 2017 so với năm 2016, con số này chỉ còn 261 triệu đồng Sự giảm sút này có thể được lý giải bởi cả những yếu tố khách quan lẫn chủ quan.
Chi phí: Năm 2017 có chi phí cao nhất trong 3 năm là 1.662 triệu đồng Năm
2015 có chi phí thấp nhất là 1.237 triệu đồng Nhìn chung, chi phí qua mỗi năm có xu hướng gia tăng cụ thể:
- 2015- 2016: năm 2016 chi phí tăng 21% tức tăng 255 triệu đồng so với năm
2015 (1.237 triệu đồng- 2015 và 1.492 triệu đồng- 2016).
- 2016-2017: năm 2017 chi phí tăng 11% tức tăng 170 triệu đồng so với năm 2016(1.492 triệu đồng- 2016 và 1.662 triệu đồng- 2017).
Sự gia tăng chi phí của Công ty chủ yếu xuất phát từ việc sử dụng chi phí chưa hiệu quả, dẫn đến nhiều chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh Thêm vào đó, tình hình kinh tế năm 2014 cũng có nhiều biến động, đặc biệt là sự tăng cao của giá xăng dầu thế giới sau thời gian ổn định, cùng với một số chi phí phát sinh khác.
Để đối phó với tình hình chi phí tăng cao, Ban lãnh đạo Công ty đã triển khai các chiến lược ngắn hạn nhằm cải thiện tình hình tài chính Những giải pháp này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các công ty dịch vụ, mà còn giúp nâng cao khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp giao nhận Sự phát triển này càng trở nên khả thi hơn khi các hiệp định thương mại được ký kết, thúc đẩy thương mại và vận tải hàng hóa.
Lợi nhuận: Năm 2017 có lợi nhuận cao nhất trong 3 năm là 475 triệu đồng.
Năm 2015 có lợi nhuận thấp nhất là 277 triệu đồng Nhìn chung, lợi nhuận có xu hướng tăng qua mỗi năm cụ thể như sau:
- 2015-2016: năm 2016 lợi nhuận tăng 39% tức tăng 107 triệu đồng so với năm
2015 (277 triệu đồng- 2015 và 384 triệu đồng- 2016)
- 2016-2017: năm 2017 lợi nhuận tăng 24% tức tăng 91 triệu đồng so với năm
2016 (384 triệu đồng- 2016 và 475 triệu đồng- 2017).
Nguyên nhân chính dẫn đến sự gia tăng lợi nhuận hàng năm là do sự phát triển ổn định trong hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên, mức tỷ lệ chênh lệch lợi nhuận giữa các năm đang có xu hướng giảm, đặc biệt là so với năm 2016.
Năm 2015, tỷ lệ chênh lệch doanh thu đạt 39%, nhưng đến năm 2017, chênh lệch so với năm 2016 chỉ còn 24% Sự giảm sút này chủ yếu do tỷ lệ chênh lệch doanh thu giữa các năm giảm, trong khi tỷ lệ chênh lệch chi phí lại tăng lên.
1.4.2 Doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận
Bảng 1.5: Bảng thể hiện doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận Đơn vị tính: triệu đồng
Doanh thu theo phương thức vận tải
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng trọng Đường biển 423,54 37,67% 1.524,27 29,72% 1.678,53 28,63% Đường hàng
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Biểu đồ 1.2: Biểu đồ tỷ trọng về doanh thu theo phương thức vận tải
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Theo biểu đồ 1.2 và bảng 1.5, doanh thu từ tất cả các phương thức vận tải đều tăng đều qua các năm Cụ thể, doanh thu từ đường hàng không đã tăng từ 546,23 triệu đồng năm 2015 lên 3.124,21 triệu đồng năm 2017, chiếm tỷ trọng cao trong tổng doanh thu của công ty Trong giai đoạn từ cuối năm 2015 đến năm 2017, doanh thu từ vận tải hàng không luôn ở mức cao, với tỷ lệ lần lượt là 48,59% năm 2015, 46,32% năm 2016 và 53,29% năm 2017 Đặc biệt, doanh thu năm 2017 đã tăng 748,86 triệu đồng so với năm 2016.
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không luôn giữ vai trò chủ đạo trong doanh thu của công ty, với doanh thu đạt 3.124,21 triệu đồng vào năm 2017 Trong khi đó, doanh thu từ đường biển có sự biến đổi nhưng không đáng kể, chỉ chênh lệch 154,26 triệu đồng giữa năm 2017 và 2016, với doanh thu năm 2016 là 1.524,27 triệu đồng.
Vào năm 2017, tổng giá trị hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không đạt 1.678,53 triệu đồng, cho thấy sự biến đổi tích cực trong lĩnh vực này Sự phát triển của các hãng hàng không, cùng với việc nâng cấp chất lượng máy bay và dịch vụ, đã làm cho chi phí vận chuyển đường hàng không ngày càng trở nên hợp lý Điều này không chỉ đáp ứng yêu cầu về thời gian trong kinh doanh mà còn góp phần làm tăng khối lượng hàng hóa vận chuyển qua đường hàng không.
Công ty cũng triển khai các phương thức giao nhận khác như đường bộ và đường sắt nội địa; tuy nhiên, những phương thức này thường thiếu sự ổn định và đóng góp giá trị thấp vào tổng doanh thu của công ty.
Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan dến quy trình
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình
Sơ đồ quy trình giao nhận
Sơ đồ quy trình giao nhận:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thực hiện nghiệp vụ giao nhận đường hàng không
Ký hợp đồng dịch vụ với1 khách hàng
Quyết toán tiền cho khách hàng
Giao hàng (4 cho khách hàng
Khai hải quan hàng nhập
Tổ chức nhận hàng tại sân bay
Tóm tắt các bước trong quy trình:
Bước 1: Công ty NSX sẽ kí hợp đồng dịch vụ với công ty TNHH Indochine
Wellness sau khi đã thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng và được sự đồng ý từ hai bên.
Bước 2: Công ty NSX sẽ nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng thông qua các chứng từ:
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Vận đơn đường hàng không (air way bill)
- Thông báo hàng đến (Arrival notice)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Giấy giới thiệu của công ty Indochine Wellness.
- Một sỗ chứng từ liên quan khác.
Công ty NSX thực hiện khai hải quan hàng nhập khẩu qua hệ thống VINACCS/VCI Sau đó, nhân viên giao nhận của công ty TNHH NSX sẽ đến cảng hàng không để nộp thuế và tiến hành các thủ tục hải quan, bao gồm nộp hồ sơ, tiếp nhận kiểm hóa và thanh lý cổng.
Bước 5: Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho công ty
Indochine Wellness theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ.
Nhân viên kế toán của công ty TNHH NSX thực hiện kê khai chi phí cho lô hàng và quyết toán phí dịch vụ, sau đó bàn giao hồ sơ cho công ty TNHH Indochine Wellness.
Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập mặt hàng chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
2.3.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Indochine Wellness gửi thông tin lô hàng cho NSX qua fax và email, đề nghị ký hợp đồng dịch vụ NSX sẽ thay mặt công ty hoàn tất các chứng từ và thủ tục hải quan cần thiết để nhận hàng Sau khi xem xét lô hàng phù hợp, NSX sẽ thỏa thuận về giá cả và các điều khoản hợp đồng nhằm đảm bảo lợi ích cho cả hai bên.
Công ty NSX sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận để gửi cho công ty Indochine Wellness tham khảo, và hợp đồng sẽ được ký khi có sự chấp thuận từ hai bên Theo hợp đồng này, công ty TNHH NSX sẽ đại diện cho công ty TNHH Indochine Wellness thực hiện các chứng từ và thủ tục hải quan cần thiết để nhận hàng, đồng thời đảm bảo giao hàng đúng quy định như đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ.
2.3.2 Nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng 2.3.2.1 Nhận thông tin lô hàng thông qua bộ chứng do khách hàng cung cấp
Nhân viên giao nhận của công ty NSX sẽ đến công ty Indochine Wellness để nhận bộ chứng từ và giấy tờ liên quan đến lô hàng hóa, nhằm thực hiện thủ tục nhận hàng theo hợp đồng Bộ chứng từ mà Indochine Wellness cung cấp cho NSX bao gồm các tài liệu cần thiết để tiến hành giao nhận hàng hóa.
- Hợp đồng mua bán – Sale contract (01 sao y bản chính)
- Phiếu đóng gói – Packing List (01sao y bản chính)
- Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (01sao y bản chính)
- Vận đơn hàng không – Airwaybill (01 sao y chính).
- Thư báo nhận hàng do bên công ty do công ty TNHH DV- HH Tân Sơn Nhất
- Giấy giới thiệu từ công ty Indochine Wellness: 3 bản có dấu mộc
- Một số giấy tờ liên quan khác…
2.3.2.2 Kiểm tra thông tin lô hàng, chứng từ.
Sau khi nhận bộ chứng từ từ công ty Indochine Wellness, nhân viên giao nhận của công ty NSX tiến hành kiểm tra các chứng từ liên quan để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Hợp đồng mua bán – Sale Contract.
Với hợp đồng thương mại, các nội dung cần xem xét:
- Thông tin hợp đồng: Hợp đồng số 1002566, ngày ký hợp đồng 20/3/2017
- Bên nhà xuất khẩu: Người xuất khẩu: CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105
Industrial Park Drive Morrisville, VT 05661 USA.Sđt: + 802.888.6333- 3028. Đại diện nhà xuất khẩu: Ms Kathy Gruber- Sales Manager
Công ty TNHH INDOCHINE WELLNESS, có trụ sở tại 4F1, Crescent Plaza, 105 Tôn Đạt Tiến, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, TP.HCM, Việt Nam, là nhà nhập khẩu uy tín Để biết thêm thông tin, quý khách có thể liên hệ qua số điện thoại +84 8 5413 59973 Đại diện của công ty là ông Ganesh s/o Thanapal, giám đốc điều hành.
- Thông tin hàng hóa, lô hàng: chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền; CONCEPT II MODEL E PM5 INDOOR ROWER (BLACK
Mặt hàng này không yêu cầu xin giấy phép nhập khẩu do không thuộc danh mục hàng hóa "nhạy cảm" theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP Việc xem xét xin giấy phép nhập khẩu là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao nhận hàng và có thể dẫn đến xử phạt theo Nghị định 127/2013/NĐ-CP.
Số lượng hàng hóa là 5 chiếc (pcs), có nguồn gốc từ Mỹ, đạt tiêu chuẩn chất lượng xuất khẩu với tình trạng hàng mới 100% Đơn giá mỗi chiếc là 1.050,00 USD, tổng giá trị lô hàng lên tới 5.250,00 USD Tổng giá trị tính theo điều kiện CIF là 6.336,00 USD, bao gồm phí bảo hiểm 13,66 USD và chi phí khác 1.072,34 USD.
- Qui cách đóng gói: phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu.
Hợp đồng này yêu cầu thanh toán 100% giá trị trước khi giao hàng, vì vậy cần chú ý đến thời hạn thanh toán và ngày hết hạn của hợp đồng để đảm bảo thực hiện đúng quy định.
Thời gian giao hàng sẽ được thực hiện trong vòng 3 tháng kể từ khi nhận được thanh toán Chúng tôi cho phép chuyển tải tại cảng và giao hàng từng phần Phương thức vận chuyển áp dụng là đường hàng không, với cảng xuất phát (POL) tại Mỹ và cảng đến (POD) là sân bay Tân Sơn Nhất (TCS).
Để đảm bảo tính hợp lệ của các chứng từ, cần đối chiếu hợp đồng, phiếu đóng gói, hóa đơn và vận tải đơn dựa trên các thông tin như số hợp đồng, ngày ký, tên hàng và ngày giao hàng Nếu phát hiện bất kỳ sự không hợp lệ nào, nhân viên chứng từ phải yêu cầu nhà nhập khẩu bổ sung và chỉnh sửa ngay lập tức.
Phiếu đóng gói (Packing List)/ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Cần kiểm tra sự khớp nhau giữa thông tin trên phiếu đóng gói hoặc hóa đơn thương mại với hợp đồng để tránh những khó khăn trong quá trình nhận hàng.
18 hàng Nếu có sai ảnh hưởng tới việc nhận hàng thì yêu cầu bên nhà xuất khẩu sửa chữa kịp thời.
Với phiếu đóng gói (Packing List), hóa đơn thương mại (commercial invoice) nội dung cần đối chiếu, so sánh so với hợp đồng:
- Nhà nhập khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax).
- Nhà xuất khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax).
- Mô tả hàng hóa (các thông tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối luợng, kiểu cách đóng gói)
Bảng 2.1: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại với hợp đồng
Phiếu đóng gói/ Hóa Hợp đồng đơn thương mại
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH Công ty TNHH Indochine
Indochine Wellness là địa chỉ chăm sóc sức khỏe và làm đẹp hàng đầu tại TP.HCM Nằm ở lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, số 105 Tôn Dật Tiến, phường Tân Phú, quận 7, Indochine Wellness cung cấp các dịch vụ wellness đa dạng nhằm nâng cao sức khỏe và tinh thần cho khách hàng.
Sđt: +84 8 5413 59973. Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal-giám đốc điều hành.
Nhà xuất khẩu Công ty CONCEPT2, Công ty CONCEPT2, INC.
INC Địa chỉ: 105 Industrial Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT Park Drive Morrisville, 05661 USA.
Sđt: + 802.888.6333- Đại diện nhà xuất khẩu:
3028, fax: (802)888- Ms Kathy Gruber- Sales
Mô tả hàng hóa CONCEPT II MODEL
E PM5 INDOOR ROWER (BLACK COLOR).
Số lượng: 5 cái (PC) Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 USD
Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg
CONCEPT II MODEL E PM5 INDOOR ROWER (BLACK COLOR) Mã hàng: 2761
Số lượng: 5 cái (PC) Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 USD
Phí bảo hiểm: 13,66 USD Tổng giá CIF HCMC:
Số tiền bằng chữ: sáu nghìn ba trăm ba mươi sáu đôla mỹ Đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu
Phiếu đóng gói phải là sao y bản chính và có chữ ký cùng dấu mộc của công ty TNHH Indochine Wellness.
Sau khi so sánh, đối chiếu các thông tin trên packing list (phiếu đóng gói), commercial invoice (hóa đơn thương mại) với hợp đồng là hợp lệ, trùng khớp.
Vận đơn hàng không (Airway bill).
Với vận đơn hàng không, các nội dung cần đối chiếu với hợp đồng, phiếu gói hàng/hóa đơn thương mại, thông báo hàng đến như sau:
Cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên vận đơn hàng không để đảm bảo chúng trùng khớp với các thông tin trong hợp đồng Việc này giúp phát hiện sai sót kịp thời, từ đó sửa chữa để có thể nhận hàng đúng hạn Các nội dung cần đối chiếu bao gồm: tên người gửi, địa chỉ, số lượng hàng hóa và các điều khoản liên quan.
- Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không.
- Thông tin nhà xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không.
- Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý, trùng khớp không Sân bay chuyển tải có được cho phép.
Mô tả hàng hóa cần bao gồm các thông tin quan trọng như mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối lượng và kiểu cách đóng gói Tất cả các thông tin này phải phù hợp và đồng nhất để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.
Bảng 2.2: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng.
Vận đơn hàng không Hợp đồng
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH Công ty TNHH
Indochine Wellness tọa lạc tại lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, địa chỉ 105 Tôn Dật Tiên, phường Tân Phú, quận 7, TP.HCM, Việt Nam.
59973 Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal- giám đốc điều hành.
Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC Công ty CONCEPT2, Địa chỉ: 105 Industrial INC. park drive morrisville, vt Địa chỉ: 105 05661- 8532, USA Industrial Park Drive
Sđt: + 802.888.6333- 3028. Đại diện nhà xuất khẩu: Ms KathyGruber- SalesManager
21 Đóng gói Số kiện, trọng lượng: 10 Hàng hóa được đóng kiện - 193 kg gói trong 10 kiện khối
Tỉ lệ tính phí (đơn giá): lượng tịnh193 kg 4,60 USD
Chi phí khác của đại lý:
148,69 USD Tổng giá trị trả trước:
Vận chuyển và giao hàng Sân bay đi: BOSTON, Sân bay đi: USA
Sân bay đến: TÂN SƠN Sân bay đến: HỒ CHÍ NHẤT, HỒ CHÍ MINH MINH, VIỆT NAM.
Sân bay chuyển tải: TPE Sân bay chuyển tải: cho phép.
Phương tiện: máy bay Phương tiện: máy bay Thời gian đến: Thời gian giao hàng:
04/04/2017 trong vòng 3 tháng kể Chuyến bay số CI0781 từ ngày nhận được tiền thanh toán.
Nhận xét chung về công tác thực hiện
Công ty TNHH NSX thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không một cách chặt chẽ, bắt đầu từ việc tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan.
Quá trình thiết lập tờ khai Hải quan và tiến hành thông quan, giao hàng thành công phụ thuộc vào 35 yếu tố quan trọng, trong đó có những yếu tố cơ bản góp phần vào kết quả thực hiện hiệu quả của quy trình này.
Quy trình làm việc diễn ra hiệu quả nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán chứng từ và giao nhận Với mô hình tổ chức nhân sự đơn giản và phân công rõ ràng, nhân viên có khả năng hợp tác tốt, giải quyết công việc một cách thống nhất và nhanh chóng Điều này giúp chứng từ được xem xét cẩn thận, giảm thiểu sai sót và bảo vệ lợi ích của công ty.
Nhân viên chứng từ tại công ty thường là những người cẩn thận và có kinh nghiệm, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Họ cũng duy trì mối quan hệ tốt với hải quan và các đơn vị liên quan như hãng tàu và cơ quan đăng kiểm, tạo lợi thế cho công ty Đội ngũ nhân viên trẻ và nhiệt tình, mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm, luôn nỗ lực trau dồi nghiệp vụ và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc đúng hạn Mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban như chứng từ, kế toán, kinh doanh và giao nhận giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu, tránh tình trạng một bộ phận phải gánh vác quá nhiều công việc dẫn đến sai sót.
Mặc dù quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty có nhiều thuận lợi, nhưng vẫn tồn tại một số khó khăn cần khắc phục để nâng cao hiệu quả thực hiện.
Mặc dù công ty đã chú trọng đầu tư nâng cấp trang thiết bị, nhưng cơ sở vật chất kỹ thuật của NSX vẫn còn yếu kém, dẫn đến việc không có trạm thu gom hàng lẻ và phải phụ thuộc vào phương tiện của cảng, làm tăng giá dịch vụ và giảm sức cạnh tranh Việc đóng hàng còn bị ảnh hưởng bởi thời tiết và cơ sở vật chất chưa đủ mạnh để giảm thiểu tình trạng chậm trễ khi kéo container Ngoài ra, NSX không có bãi container riêng, phải chuyển container từ hãng tàu về kho hàng của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, thường ở khu công nghiệp Đồng Nai, Bình Dương, gây khó khăn trong việc quản lý thời gian Hơn nữa, phần mềm văn phòng giữa các phòng ban chưa được thống nhất, khiến việc chuyển giao file và số liệu gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến quy trình khai báo hải quan, C/O, S/I và việc gửi nhận dữ liệu giữa các bộ phận.
Đội ngũ nhân viên bao gồm cả những cán bộ nòng cốt có kinh nghiệm lâu năm và những nhân viên trẻ thiếu kinh nghiệm thực tế Điều này dẫn đến việc một số nhân viên gặp khó khăn trong việc xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình Nhiều nhân viên bán hàng mới vẫn cần thời gian để học hỏi và cải thiện kỹ năng.
Sự linh động trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng đã dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc cung cấp dịch vụ Hơn nữa, việc quản lý nhân viên ở các bộ phận như nhân viên hiện trường và nhân viên giao nhận cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để tiếp cận khách hàng mới và tiềm năng, việc nghiên cứu thị trường cần được chú trọng hơn, hiện tại công tác marketing vẫn còn yếu kém do được giao cho phòng kinh doanh, dẫn đến hiệu quả không cao vì khối lượng công việc quá tải Để thâm nhập vào thị trường lớn với những khách hàng khó tính, cần đầu tư kỹ lưỡng vào nghiên cứu thị trường.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY
3.1 Nhận xét chung 3.1.1 Thuận lợi
Công ty TNHH NSX thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không một cách chặt chẽ, từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, thiết lập tờ khai Hải quan cho đến khi thông quan và giao hàng Các yếu tố cơ bản góp phần vào thành công của quy trình này bao gồm sự tuân thủ quy định và hiệu quả trong từng bước thực hiện.
Quy trình làm việc diễn ra nhịp nhàng giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán chứng từ và giao nhận, nhờ vào mô hình tổ chức nhân sự đơn giản và phân công rõ ràng Sự phối hợp hiệu quả giúp nhân viên giải quyết công việc một cách nhanh chóng và thống nhất, đồng thời đảm bảo chứng từ được xem xét cẩn thận, giảm thiểu sai sót có thể gây thiệt hại cho công ty.
Đội ngũ nhân viên chứng từ của công ty chủ yếu là những người cẩn thận và có kinh nghiệm, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Nhân viên giao nhận cũng duy trì mối quan hệ tốt với hải quan và các đơn vị liên quan như hãng tàu và cơ quan đăng kiểm, tạo lợi thế cho công ty Hơn nữa, đội ngũ nhân viên trẻ và nhiệt tình, mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm, luôn nỗ lực học hỏi và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc đúng hạn Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như chứng từ, kế toán, kinh doanh và giao nhận trong toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu giúp giảm thiểu khối lượng công việc cho từng bộ phận, từ đó hạn chế sai sót.
Mặc dù quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty có nhiều thuận lợi, nhưng vẫn tồn tại một số khó khăn cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả thực hiện.
Mặc dù công ty NSX đã chú trọng đầu tư nâng cấp trang thiết bị, nhưng cơ sở vật chất kỹ thuật vẫn còn yếu kém Việc không có trạm thu gom hàng lẻ khiến công ty phải phụ thuộc vào phương tiện của cảng, làm tăng chi phí dịch vụ và giảm sức cạnh tranh Hơn nữa, việc đóng hàng còn bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết và cơ sở vật chất chưa đủ mạnh, dẫn đến tình trạng chậm trễ khi kéo container Trong khâu vận chuyển, do không có bãi container riêng, NSX phải chuyển container từ hãng tàu về kho hàng của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, thường nằm ở các khu công nghiệp Đồng Nai và Bình Dương, gây khó khăn trong việc quản lý thời gian.
Việc sử dụng OpenOffice trong các phòng ban chưa được thống nhất gây khó khăn trong việc chuyển giao file và số liệu qua mạng nội bộ hoặc gửi cho khách hàng, dẫn đến việc phải thao tác nhiều lần mới có thể mở và đọc được file Tình trạng này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình khai báo tờ khai hải quan, khai báo C/O, khai báo SI, cũng như việc gửi và nhận dữ liệu giữa bộ phận xuất hàng, hãng tàu và khách hàng, gây gián đoạn cho các bộ phận khác.
Đội ngũ nhân viên hiện tại bao gồm cả những cán bộ nòng cốt có kinh nghiệm lâu năm và những nhân viên trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, điều này dẫn đến sự lúng túng trong việc xử lý các sự cố phát sinh trong quy trình Nhiều nhân viên Sales mới chưa linh hoạt trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng, gây ra chậm trễ trong việc thỏa mãn nhu cầu của họ Hơn nữa, việc quản lý nhân viên ở một số bộ phận như nhân viên hiện trường và nhân viên giao nhận vẫn chưa được thắt chặt, cần cải thiện để nâng cao hiệu quả công việc.
Để tiếp cận khách hàng tiềm năng hiệu quả, cần đẩy mạnh nghiên cứu thị trường, hiện tại công tác này còn yếu kém do được giao cho phòng kinh doanh với khối lượng công việc quá tải Để thâm nhập vào thị trường lớn mạnh và phục vụ những khách hàng khó tính, việc đầu tư nghiêm túc vào nghiên cứu thị trường là điều cần thiết.
3.2 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường hàng không tại công ty
3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp
Cập nhật Văn bản, quy định mới của cơ quan nhà nước:
Công ty cần cử một nhân viên phụ trách cập nhật thường xuyên các thông tin và nghị định mới từ các bộ ngành liên quan như Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính Nhân viên này sẽ thông báo và cập nhật cho toàn thể nhân viên về các văn bản mới, giúp mọi người nắm rõ quy định Việc này không chỉ đảm bảo quy trình làm việc thông suốt mà còn tiết kiệm thời gian cho toàn bộ công ty.
Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh:
Để duy trì thị trường hiện tại, việc giữ vững mối quan hệ với các đơn vị trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và đối tác kinh doanh là rất quan trọng Đồng thời, cần tích cực tìm kiếm cơ hội hợp tác mới và thiết lập các mối quan hệ thông qua việc tham gia các diễn đàn và hội chợ triển lãm.
Công ty cần củng cố bộ phận bán hàng bằng đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm và năng động để mở rộng hoạt động logistics sang nhiều lĩnh vực khác nhau Việc nghiên cứu thị trường và điều chỉnh giá cả một cách hợp lý là rất quan trọng Đồng thời, công ty cũng nên chú trọng đến việc chăm sóc khách hàng và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với họ.
Xây dựng và nâng cấp website riêng, thường xuyên cập nhật thông tin và hình ảnh về công ty cùng các lĩnh vực hoạt động nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng và quảng bá thương hiệu Điều này không chỉ giúp nâng cao nhận thức về công ty mà còn tạo cơ hội tìm kiếm sự hợp tác mới.
Nâng cao dịch vụ khách hàng:
Công ty cần chủ động thu thập ý kiến và phản hồi từ khách hàng về dịch vụ của mình Việc kiểm tra và đánh giá các ý kiến này sẽ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Công ty sẽ chú trọng đến việc cải thiện các khâu dịch vụ còn hạn chế và giải quyết những vướng mắc trong quy trình, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Trong ngành dịch vụ, giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải sản phẩm đến khách hàng Thái độ và cách tiếp cận của nhân viên không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng mà còn phản ánh chất lượng dịch vụ của công ty Do đó, nâng cao kỹ năng giao tiếp là cần thiết để nhân viên xây dựng sự tin tưởng với khách hàng, thông qua thái độ niềm nở, khả năng lắng nghe và phản hồi phù hợp trong quá trình tương tác.
Giải pháp về việc đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề và hiệu quả công việc cho nhân viên
