CƠ SỞ LÝ LUẬN LIÊN QUAN ĐẾN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Tổng quan về dịch vụ giao nhận
1.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận
Giao nhận là một hoạt động thiết yếu trong lĩnh vực phân phối và lưu thông hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh Chức năng chính của giao nhận là chuyển giao hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng giữa hai quốc gia khác nhau, góp phần quan trọng vào quá trình xuất nhập khẩu.
Theo Quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm tư vấn và các vấn đề liên quan như hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Tại Việt Nam, dịch vụ giao nhận hàng hoá, hay còn gọi là dịch vụ Logistics, được quy định tại điều 233 Luật Thương mại năm 2005 Theo đó, dịch vụ logistics bao gồm nhiều hoạt động thương mại như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, và tư vấn khách hàng Các dịch vụ này được thực hiện theo thỏa thuận với khách hàng nhằm mục đích hưởng thù lao.
Dịch vụ giao nhận hàng hoá bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm mục đích di chuyển hàng hoá từ người gửi đến người nhận.
1.1.2 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là một loại hình dịch vụ đặc thù, mang những đặc điểm riêng như hàng hóa vô hình, không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất và không thể lưu trữ Quá trình sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời, do đó chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận của khách hàng Bên cạnh đó, dịch vụ giao nhận hàng hóa còn có những đặc điểm nổi bật khác cần được lưu ý.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa không sản xuất ra sản phẩm vật chất mà chỉ thay đổi vị trí của hàng hóa trong không gian Hình thức này không can thiệp vào kỹ thuật hay tính chất của hàng hóa, chỉ đơn thuần thực hiện việc vận chuyển.
Hoạt động giao nhận hàng hóa mang tính thời vụ do phụ thuộc vào xuất nhập khẩu, mà hoạt động này thường không ổn định trong suốt cả năm Nếu các quốc gia có thể duy trì cường độ xuất nhập khẩu đều đặn, dịch vụ giao nhận sẽ trở nên ổn định hơn Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhu cầu về hàng hóa của mỗi quốc gia thay đổi theo từng thời điểm, dẫn đến sự không đồng đều trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Hoạt động này có tính chất thụ động, chịu ảnh hưởng bởi nhu cầu của khách hàng, quy định pháp luật của các quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu, cũng như thể chế của chính phủ Đặc biệt, ở các nước phát triển, nhu cầu của khách hàng thường cao hơn so với các nước khác.
Dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế phụ thuộc vào cơ sở vật chất kỹ thuật và kinh nghiệm của người giao nhận Quy trình này bao gồm nhiều nghiệp vụ liên kết và hỗ trợ lẫn nhau Các doanh nghiệp có đủ điều kiện về vật chất như tàu thuyền, kho bãi và kho trung chuyển sẽ mang lại chất lượng dịch vụ cao hơn nhờ sự liên kết chặt chẽ mà không cần bên thứ ba Để hoàn thành công việc hiệu quả, người kinh doanh dịch vụ giao nhận cần có trình độ, bản lĩnh và kinh nghiệm dày dạn.
1.1.3 Các yếu tố cấu thành dịch vụ giao nhận
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm ba yếu tố chính: hàng hóa, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực Hàng hóa cần vận chuyển như thực phẩm, máy móc, và đồ điện tử có nhu cầu ngày càng cao trong bối cảnh hội nhập toàn cầu Cơ sở vật chất bao gồm đội tàu biển quốc tế, tàu thủy nội địa, hãng hàng không, cảng biển, sân bay, và hệ thống giao thông đường bộ, đường sắt Nguồn nhân lực bao gồm nhà cung cấp hàng hóa, người gửi hàng, công nhân dịch vụ, tài xế, và nhân viên hải quan Các yếu tố này kết hợp chặt chẽ để tạo thành một hệ thống giao nhận hàng hóa hoàn chỉnh, có thể hoạt động qua nhiều quốc gia và chịu sự quản lý của các luật lệ xuất nhập khẩu của từng nước.
1.1.4 Các loại hình dịch vụ giao nhận
Ngành giao nhận hàng hóa quốc tế được phân chia thành nhiều loại dựa trên các tiêu chí khác nhau Các hình thức vận tải trong dịch vụ giao nhận này bao gồm giao nhận bằng đường biển, đường sông, đường hàng không, đường bộ, đường sắt, đường ống, và các phương thức vận tải kết hợp.
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là phương thức phổ biến nhất, cho phép vận chuyển khối lượng lớn và các mặt hàng cồng kềnh Phương thức này giảm thiểu nguy cơ va chạm trong quá trình vận chuyển, đảm bảo an toàn cho hàng hóa và giảm thiểu khả năng hư hỏng Tuy nhiên, giao nhận bằng đường biển thích hợp cho các chuyến đi dài hạn và không bị giới hạn về thời gian.
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là một phương thức phổ biến, phù hợp cho các lô hàng nhỏ, giá trị cao và cần vận chuyển nhanh Hai hình thức chính bao gồm máy bay chở khách và máy bay chở hàng, mặc dù chi phí cao hơn và thường phải kết hợp với các phương tiện khác để giao hàng đến đích cuối cùng Trong khi đó, giao nhận bằng đường bộ là lựa chọn lý tưởng cho các tuyến đường ngắn hoặc quốc tế qua cửa khẩu, với tính linh hoạt cao và không bị ràng buộc bởi thời gian Thời gian vận chuyển được hai bên tự thỏa thuận, giúp dễ dàng lựa chọn loại xe phù hợp với kích thước và số lượng hàng hóa.
Hiện nay, nhiều tuyến đường sắt đã được xây dựng để rút ngắn thời gian vận chuyển và tăng khối lượng hàng hóa Tuy nhiên, thời gian vận chuyển phụ thuộc vào lịch tàu chạy, không thể linh hoạt thay đổi Một hạn chế lớn của vận tải đường sắt là chỉ hoạt động trên các tuyến cố định, không thể đưa hàng hóa đến tận nơi cuối cùng Do đó, chi phí vận chuyển qua loại hình này cũng không thấp, bao gồm các khoản phí duy trì đường xá, khấu hao cơ sở hạ tầng và thiết bị nhà ga.
Giao hàng qua đường ống là phương thức vận chuyển không phổ biến, chủ yếu được áp dụng bởi các công ty đa quốc gia và tập đoàn nhà nước Phương thức này thường được sử dụng để vận chuyển các hàng hóa đặc thù như dầu mỏ, khí hóa lỏng và khí đốt.
Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
1.2.1 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển không chỉ mang những đặc điểm chung của dịch vụ giao nhận mà còn có những đặc trưng riêng biệt.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là phương thức hiệu quả với khả năng chuyên chở lớn, cho phép nhiều tàu hoạt động đồng thời trên cùng một tuyến đường Phương thức này thích hợp cho hầu hết các loại hàng hóa trong thương mại quốc tế, đặc biệt là các mặt hàng cồng kềnh và có khối lượng lớn nhưng giá trị thấp như than đá, ngũ cốc Đây là lựa chọn lý tưởng cho việc vận chuyển hàng hóa với khối lượng lớn và cự ly dài mà không yêu cầu thời gian gấp.
Giá thành vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là thấp nhất trong các phương thức vận tải như đường thủy, đường bộ, đường hàng không và đường sắt Điều này nhờ vào trọng tải lớn của tàu và mức tiêu thụ nhiên liệu thấp, chỉ cao hơn một chút so với vận tải đường sông Hơn nữa, các tuyến đường vận tải quốc tế thường là những tuyến giao thông tự nhiên, giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển tiềm ẩn nhiều rủi ro như mắc cạn, đắm tàu và cướp biển, đồng thời chịu ảnh hưởng lớn từ điều kiện thiên nhiên và hàng hải Do đó, thời gian vận chuyển qua đường biển thường kéo dài và có sự biến động nhiều hơn so với các phương thức vận tải khác.
Tốc độ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển thường chậm hơn so với máy bay và tàu hỏa, mặc dù có thể chế tạo tàu với tốc độ cao hơn Tuy nhiên, trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế, việc sử dụng tàu tốc độ lớn không được ưa chuộng do ảnh hưởng đến chi phí.
1.2.2 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Sự mở rộng giao lưu và hợp tác thương mại giữa các quốc gia đã làm tăng tầm quan trọng của giao nhận hàng hoá, đặc biệt là giao nhận hàng hoá nhập khẩu qua đường biển Dưới đây là bốn vai trò chính nổi bật trong lĩnh vực này.
Giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp không chỉ hoạt động trong nước mà còn kết nối với thương nhân nước ngoài Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, phương thức giao nhận này đã thúc đẩy sự trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia, giúp tăng cường sự luân chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hình thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí do có chi phí vận hành thấp Chi phí là yếu tố quan trọng mà hầu hết các doanh nghiệp quan tâm, và việc giảm chi phí sẽ dẫn đến tăng lợi nhuận Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hạ giá thành sản phẩm và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Vì lý do này, nhiều doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thường ưu tiên lựa chọn vận tải đường biển.
Phương thức giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí đầu tư Việc sử dụng các tuyến đường vận tải quốc tế, chủ yếu là các tuyến giao thông tự nhiên, giúp tiết kiệm chi phí do không cần sửa chữa hay bảo trì.
Hình thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa đặc biệt, đặc biệt là những loại hàng nặng và cồng kềnh Các con tàu lớn có khả năng vận chuyển nhiều container, giúp giải quyết những khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa qua đường bộ hoặc hàng không Do đó, vận tải đường biển không chỉ đáp ứng nhu cầu vận chuyển mà còn đa dạng hóa mặt hàng trong xuất nhập khẩu.
Tổng quan về chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
1.3.1 Khái niệm chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Chất lượng là một khái niệm quen thuộc từ thời cổ đại, nhưng ý nghĩa của nó thay đổi tùy thuộc vào đối tượng sử dụng Sự khác biệt trong cách hiểu về chất lượng dịch vụ giữa các nền văn hóa và con người trên thế giới phản ánh sự đa dạng trong nhận thức và giá trị của mỗi cộng đồng.
Chất lượng là một khái niệm phức tạp với nhiều định nghĩa khác nhau, tùy thuộc vào lĩnh vực và mục đích sử dụng Mặc dù có nhiều quan điểm đa dạng về chất lượng, nhưng một định nghĩa được công nhận rộng rãi trên toàn cầu vẫn tồn tại.
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) định nghĩa chất lượng theo điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005 là "mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có" Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thỏa mãn các yêu cầu và đặc điểm để đạt được chất lượng.
Chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được xác định bởi khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Do đó, bất kỳ sản phẩm hay dịch vụ nào không thỏa mãn yêu cầu của khách hàng sẽ bị đánh giá là kém chất lượng.
Chất lượng dịch vụ được định nghĩa là sự hài lòng của khách hàng khi họ cảm thấy giá trị đồng tiền bỏ ra tương xứng với những gì được cung cấp Mỗi khách hàng có nhận thức và nhu cầu riêng, dẫn đến cảm nhận về chất lượng dịch vụ cũng khác nhau Sự tốt hay không của dịch vụ phụ thuộc vào thái độ, hành vi, tinh thần phục vụ, cũng như sự hiểu biết và cách tiếp cận khách hàng của người cung cấp dịch vụ.
Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển được đánh giá qua khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ hải quan, mua bảo hiểm và thu thập chứng từ cũng là những yếu tố quan trọng trong quá trình này.
1.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển a) Các yếu tố bên trong
Các yếu tố bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc triển khai và nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa Do đó, chất lượng dịch vụ chủ yếu được hình thành từ các dịch vụ hiện có của công ty.
Thứ nhất là nguồn nhân lực:
Chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả hoạt động của công ty, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Trình độ, tác phong, tinh thần làm việc và kinh nghiệm của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ, từ sự chậm trễ đến chi phí và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng Do đó, để vận hành hiệu quả chuỗi hoạt động này, đội ngũ lao động cần có kỹ thuật và chuyên môn cao, được đào tạo bài bản và có kiến thức sâu rộng về dịch vụ giao nhận cũng như quản lý chuỗi hoạt động.
Một người có kinh nghiệm và hiểu biết trong lĩnh vực sẽ xử lý thông tin một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng hàng hóa nhờ vào kinh nghiệm làm việc với nhiều loại sản phẩm khác nhau Để đạt được điều này, nhân viên cần nỗ lực và không ngừng học hỏi trong suốt quá trình làm việc.
Thứ hai là cơ sở vật chất hạ tầng, trang thiết bị, máy móc:
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển Các yếu tố như văn phòng, kho hàng, phương tiện bốc dỡ và vận chuyển, cùng với hệ thống thông tin liên lạc, hỗ trợ hiệu quả cho quy trình giao nhận Để hoạt động giao nhận diễn ra thuận lợi trong bối cảnh hiện đại hóa, cần trang bị máy móc hiện đại cho việc gom hàng và kiểm tra hàng hóa Hệ thống kho bãi và xe vận chuyển tiên tiến không chỉ bảo quản hàng hóa tốt hơn mà còn giảm thiểu hư hỏng, tăng tốc độ xếp dỡ và tiết kiệm chi phí vận chuyển, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm giá thành.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận hiện nay có khả năng quản lý mọi hoạt động cùng thông tin khách hàng và hàng hóa qua hệ thống máy tính và truyền dữ liệu điện tử (EDI) Nhờ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại, người giao nhận ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó duy trì mối quan hệ lâu dài và bền vững.
Thứ ba là nguồn lực tài chính:
Vốn là yếu tố then chốt cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh và gia tăng lợi nhuận Năng lực tài chính không chỉ phụ thuộc vào quy mô vốn mà còn vào cơ cấu vốn và khả năng khai thác nguồn lực tài chính hiện có Để nâng cao chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp cần có tiềm lực tài chính mạnh mẽ và quản lý tài chính hiệu quả, từ đó khẳng định vị thế trên thị trường, mở rộng quy mô và gia tăng thị phần.
Thứ nhất là các yếu tố thuộc về môi trường vĩ mô:
Các yếu tố kinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc xác định kết quả và hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận Những yếu tố chính bao gồm tốc độ tăng trưởng GDP, lãi suất vay và gửi ngân hàng, tỷ lệ lạm phát, tỷ giá hối đoái, mức độ thất nghiệp, cán cân thanh toán, chính sách tài chính và tín dụng, cũng như kiểm soát giá cả và tiền lương tối thiểu Sự biến động và tốc độ thay đổi của những yếu tố này tạo ra cả cơ hội lẫn thách thức cho doanh nghiệp.
11 yếu tố kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ mà còn có thể làm thay đổi mục tiêu, phương hướng và chiến lược của doanh nghiệp.
Trong kinh doanh hiện đại, các yếu tố chính trị và pháp luật đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Nền kinh tế thị trường hiện nay được điều tiết bởi Nhà nước, và để thành công, doanh nghiệp cần nắm vững cả luật pháp trong nước lẫn quốc tế Ngoài ra, sự ổn định chính trị cũng ảnh hưởng lớn đến khả năng chủ động trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển bao gồm 10 bước quan trọng, bắt đầu từ việc tìm kiếm khách hàng, báo giá và ký kết hợp đồng Sau đó, tiếp nhận thông tin lô hàng, kiểm tra chứng từ, lấy lệnh giao hàng và khai báo hải quan Cuối cùng, quá trình kết thúc bằng thông quan và nhận hàng tại cảng để vận chuyển đến tay khách hàng Mỗi bước trong quy trình này đều liên kết chặt chẽ với nhau, yêu cầu sự chính xác từ mỗi bộ phận để tránh sai sót, vì bất kỳ vấn đề nào ở một mắt xích cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình, dẫn đến chi phí phát sinh và thời gian giao hàng kéo dài.
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Tìm kiếm khách hàng là yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp giao nhận Để thu hút khách hàng mới, doanh nghiệp cần quảng bá hình ảnh qua báo chí và internet Đồng thời, nhân viên kinh doanh nên chủ động liên hệ với những khách hàng có nhu cầu cấp bách để tư vấn và hỗ trợ trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Bước 2: Báo giá và ký kết hợp đồng dịch vụ
Nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành thỏa thuận và báo giá cho khách hàng Khi hai bên đồng ý về giá cả, hợp đồng dịch vụ sẽ được ký kết, bao gồm các điều khoản đã thỏa thuận bằng văn bản và có chữ ký, dấu của cả hai bên Hợp đồng sẽ được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản Nếu có thay đổi về các điều khoản sau này, việc thỏa thuận sẽ được thực hiện qua fax, email hoặc điện thoại.
Bước 3: Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ
Sau khi ký hợp đồng giao nhận với khách hàng, bước tiếp theo là nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ Chủ hàng sẽ gửi bộ chứng từ cho Công ty qua email, fax hoặc giao trực tiếp Bộ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu của Công ty khách hàng, Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận tải đơn, Giấy thông báo hàng đến, và có thể kèm theo giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận bảo hiểm, và các giấy tờ khác nếu có.
Khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng, việc kiểm tra chi tiết từng chứng từ là rất quan trọng Mỗi chứng từ có chức năng riêng nhưng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Nhân viên chứng từ cần đảm bảo tính hợp lệ và tính thống nhất của các chứng từ để quy trình làm thủ tục diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Ngoài các giấy tờ bắt buộc cần kiểm tra, nếu bộ chứng từ còn có các giấy tờ khác theo quy định của Bộ Công Thương 2018 như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận hun trùng và giấy kiểm định chất lượng, công ty giao nhận vẫn cần thực hiện việc kiểm tra các loại giấy tờ này Bước tiếp theo là lấy lệnh giao hàng (D/O), trong đó D/O và B/L phải có dấu của đại lý.
Khi ngày tàu đến gần, nhân viên giao nhận chủ động liên hệ với hãng tàu để xác nhận thời gian cập cảng Sau khi tàu cập cảng, nhân viên sẽ liên hệ với kế toán để ứng tiền và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như vận đơn và giấy thông báo hàng đến Khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu để lấy D/O, nhân viên cần đóng phí, với mức phí khác nhau tùy theo từng hãng Sau khi nhận D/O, nhân viên phải kiểm tra nội dung D/O với vận đơn để phát hiện và sửa chữa sai sót kịp thời.
16 hãng tàu là: Tên tàu, số vận đơn, tên và địa chỉ người gửi, tên địa chỉ người nhận, tên hàng, loại hàng, cảng bốc, cảng dỡ
Nếu có sai sót, hãng tàu cần chỉnh sửa và đóng dấu “Correct” vào các chỗ sửa đổi, hoặc hủy bản cũ để phát hành bản mới Sau khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận sẽ thực hiện thủ tục hải quan Tuy nhiên, khi đã có đủ chứng từ, việc lấy D/O không nhất thiết phải diễn ra trước thủ tục hải quan Nhân viên giao nhận có thể linh hoạt giữa các bước để tiết kiệm thời gian và chi phí, miễn là đảm bảo tiến trình công việc.
Bước 5: Khai báo hải quan điện tử và hoàn tất chứng từ hải quan cho lô hàng nhập khẩu
Lên tờ khai hải quan điện tử là thủ tục bắt buộc, bao gồm khai báo hải quan, xuất trình hàng hóa và thực hiện các quy định của hải quan Để thực hiện, cần có các chứng từ như vận tải đơn, hợp đồng, hóa đơn thương mại và các chứng từ khác theo quy định pháp luật cho từng lô hàng Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUSS và đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký trên hệ thống hải quan Việt Nam.
Bước : Nhận kết quả phân luồng hải quan và thông báo thuế
Khi nhận kết quả phân luồng từ hải quan, có ba trường hợp: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ, phản ánh mức độ thuận lợi của hồ sơ Đối với luồng xanh, doanh nghiệp chỉ cần xuất trình một số chứng từ theo yêu cầu của hải quan, và nếu phù hợp, hàng hóa sẽ được thông quan trên toàn hệ thống, cho phép doanh nghiệp lấy hàng Hàng hóa thường được phân luồng xanh nếu doanh nghiệp tuân thủ tốt luật hải quan và đáp ứng hai điều kiện: không thuộc danh mục cấm nhập khẩu hoặc không yêu cầu giấy phép, và không phải nộp thuế ngay Hàng hóa trong luồng xanh sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, chỉ cần lấy tờ khai thông quan Cuối cùng, nhân viên giao nhận sẽ nộp phiếu tiếp nhận tại bộ phận trả tờ khai hải quan để lấy tờ khai và hoàn tất việc đóng lệ phí hải quan và thuế (nếu có).
Bước 7: Tiến hành nhận hàng tại cảng và điều xe giao hàng
Nhân viên giao hàng chuẩn bị xe kho và liên lạc với chủ hàng thông báo về ngày giờ dự tính sẽ giao hàng
Trong quy trình nhập khẩu, nhân viên giao nhận cần thực hiện các bước sau: điều xe ra bãi container, lấy phiếu EIR tại phòng thương vụ và xuất trình D/O cùng mã số thuế và tên công ty Sau khi nhận được phiếu EIR, nhân viên sẽ điều động công nhân và xe nâng để tiến hành bốc hàng lên xe Sau khi hoàn tất, nhân viên giao nhận sẽ viết phiếu gửi hàng, giữ một bản và gửi một bản cho chủ xe Đối với các lô hàng lẻ, cần dẫn xe vào kho Container Freight Station và thực hiện các thao tác nghiệp vụ cần thiết.
Để thực hiện quy trình "phiếu xuất kho" tại thương vụ, đầu tiên cần trình D/O và yêu cầu kiểm tra hàng hóa Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận sẽ bốc hàng lên xe và viết phiếu gửi hàng cho chủ xe thành hai bản, một bản giữ lại Sau khi hoàn tất việc nhận hàng, nhân viên phải lấy lệnh để đóng tiền tại thương vụ và in EIR hoặc phiếu xuất kho nhằm hoàn tất nghĩa vụ nhận hàng từ cảng Cuối cùng, thực hiện thanh lý hải quan tại cảng.
Bước 8: Thanh lý hải quan tại cảng yêu cầu thực hiện các thủ tục khác nhau tùy thuộc vào loại hàng hóa Đối với hàng giao nguyên cont, cần trình tờ khai hải quan, phiếu EIR và lệnh giao hàng tại hải quan giám sát cổng Trong trường hợp hàng giao lẻ, nếu có rút ruột tại bãi, nhân viên giao nhận cần vào phòng thương vụ hoặc phòng điều độ để trình D/O và yêu cầu phiếu ra cổng, sau đó mang phiếu này đến hải quan để thanh lý hàng.
Bước 9: Giao hàng cho khách
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận sẽ cung cấp phiếu EIR và giấy trả công rỗng cho tài xế, đồng thời lập phiếu “xác nhận giao chứng từ kéo cont” để làm bằng chứng cho việc giải quyết khiếu nại sau này Tiếp theo, nhân viên sẽ liên hệ với khách hàng để hẹn thời gian và địa điểm giao hàng theo yêu cầu của chủ hàng, và lập biên bản giao hàng cho người nhận.
Bước 10: Ra Debit Note và thu tiền phí dịch vụ
Sau khi hoàn tất giao hàng, nhân viên lập giấy đề nghị thanh toán chi tiết kèm theo các giấy tờ chứng minh và gửi đến khách hàng để yêu cầu thanh toán phí dịch vụ Sau khi nhận được tiền từ khách hàng, thông tin sẽ được lưu trữ và chuyển giao cho bộ phận chăm sóc khách hàng Như vậy, quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty đã gần như hoàn tất.
THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ EWORLD
Giới thiệu về công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld
Tên giao dịch: Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: Eworld international Trading and Technology company limited
Tên viết tắt: Eworld T&T CO.,LTD
Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld được thành lập ngày 13/02/2014 được quản lý bởi Chi cục Thuế quận Đống Đa
Mã số thuế 010 44 394 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là Lại Minh Tùng Địa chỉ đăng ký kinh doanh là tầng 03, số 32, ngõ 133 đường Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.
Văn phòng tại Hà Nội: Tầng 7, tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
Văn phòng tại Hồ Chí Minh: Số 23B Yên Thế, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Email: Eworlds.co@gmail.com
2.1.2 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld, thành lập vào ngày 13/02/2014, đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc Sau hơn 8 năm phát triển, Eworld đã xây dựng được niềm tin vững chắc từ khách hàng và không ngừng mở rộng hoạt động, với nhiều chi nhánh tại TP.HCM và Hà Nội Công ty cung cấp đa dạng dịch vụ giao nhận và vận tải đường bộ, đường biển với mức giá cạnh tranh, ngoại trừ các mặt hàng cấm và vi phạm pháp luật.
Hiện nay, công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld có hai chi nhánh lớn tại Hà Nội và Hồ Chí Minh mang tên Tomahawk Chi nhánh TMH được thành lập vào ngày 01/01/2017, hoạt động như một công ty con trong hệ thống liên kết đa lĩnh vực của tập đoàn, bao gồm logistics và thương mại điện tử.
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại
(Nguồn: Phòng HCNS - Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Ban Giám Đốc là cơ quan lãnh đạo chủ chốt của công ty, có nhiệm vụ quản trị và chỉ đạo mọi hoạt động theo quy định pháp luật Tổ chức này đảm bảo điều hành các dịch vụ một cách hiệu quả, nhằm mang lại lợi ích cho công ty cả trong hiện tại và tương lai.
Phòng Kinh doanh có trách nhiệm duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới Bộ phận này cũng tư vấn để khách hàng hiểu rõ về các dịch vụ của công ty, giải thích những thắc mắc liên quan đến dịch vụ và chính sách của công ty.
Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của công ty, đảm bảo cân đối các nguồn vốn và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tài chính, kế toán và kiểm toán.
Tiến hành thanh toán các khoản thu chi, các chứng từ xuất nhập khẩu trong hợp đồng
Lập và trình bày báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm cho giám đốc, đồng thời thực hiện báo cáo thống kê định kỳ về các hoạt động tài chính cho Nhà nước.
Giao dịch với ngân hàng; Tính lương, thưởng, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên
Bộ phận chứng từ chịu trách nhiệm lập và quản lý bộ chứng từ hải quan cùng các tài liệu liên quan để hỗ trợ bộ phận giao nhận Đồng thời, bộ phận này cũng phối hợp chặt chẽ với bộ phận giao nhận, kịp thời điều chỉnh và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Bộ phận chứng từ có nhiệm vụ theo dõi thường xuyên các thay đổi trong chính sách của Nhà nước và cập nhật những văn bản luật mới nhất liên quan đến xuất nhập khẩu Đồng thời, bộ phận này cũng đảm bảo việc lưu trữ và quản lý các chứng từ của công ty một cách hiệu quả.
Bộ phận này có trách nhiệm liên lạc với hãng hàng tàu, công ty vận tải và khách hàng khi cần thiết, nhằm tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến hàng hóa.
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện giao nhận và làm thủ tục thông quan cho hàng hóa Bộ phận này không chỉ theo dõi tình hình thực tế tại cảng mà còn thông báo kịp thời, đồng thời phối hợp chặt chẽ với bộ phận chứng từ để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận Mục tiêu của bộ phận là hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo hiệu quả và sự thông suốt trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Kho Trung Quốc đảm nhận việc tiếp nhận hàng hóa và có trách nhiệm bao gói để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển Chúng tôi thực hiện cân đo, kiểm đếm hàng hóa, đóng gỗ và chống sốc theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời hỗ trợ bốc hàng lên xe hoặc tàu xuất khẩu về Việt Nam.
Kho Việt Nam cung cấp dịch vụ nhận và dỡ hàng từ các phương tiện vận chuyển như tàu, xe hoặc container Chúng tôi kiểm tra, phân chia hàng hóa và vận chuyển đến tay khách hàng Bên cạnh đó, chúng tôi còn xử lý các vấn đề phát sinh như hàng lỗi, hàng hỏng, hàng quá hạn sử dụng, hàng bị khách trả lại và hàng tồn kho.
Phòng HCNS đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự, bao gồm quản lý hợp đồng lao động và thực hiện nội quy của công ty Phòng cũng lên kế hoạch và triển khai các hoạt động tuyển dụng, đào tạo nhân viên, điều chuyển công tác và sắp xếp kỳ nghỉ phép hàng năm cho nhân viên.
Phòng CSKH: Tiếp nhận phản hồi, xử lý các trường hợp khiếu nại của khách
Cơ sở vật chất kỹ thuật được xem như là bộ mặt của công ty Nó có vai trò rất quan trọng nhằm giới thiệu năng lực công ty
Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Eworld sở hữu trang thiết bị và cơ sở vật chất hiện đại, đáp ứng tối ưu nhu cầu kinh doanh Chúng tôi trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng như hệ thống máy vi tính kết nối Internet, máy Fax, máy Photocopy và máy in, nhằm hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động của doanh nghiệp.
Quy trình hoạt đ ng giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại quốc tế Eworld
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại quốc tế Eworld
(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu - Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld)
Bước 1: Ký kết hợp đồng dịch vụ
Theo quy trình giao nhận của công ty, khách hàng bắt đầu bằng việc gửi thông tin lô hàng cho nhân viên kinh doanh để ký hợp đồng dịch vụ Sau khi đánh giá, nhân viên sẽ thỏa thuận giá cả và các điều khoản thanh toán có lợi cho cả hai bên, sau đó soạn thảo hợp đồng dịch vụ và gửi cho khách hàng để ký Khi hợp đồng được ký, khách hàng cần cung cấp tất cả các chứng từ cần thiết và giấy giới thiệu cho công ty, giúp hoàn tất các thủ tục hải quan để nhận và giao hàng theo quy định đã thỏa thuận.
Bước 2: Nhận và kiểm tra chứng từ, thông tin từ khách hàng nhập khẩu
Sau khi ký hợp đồng giao nhận với khách hàng, bước tiếp theo là tiếp nhận thông tin về lô hàng và kiểm tra các chứng từ liên quan Khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ cho công ty qua email, fax hoặc giao trực tiếp.
Bộ hồ sơ chứng từ cần thiết bao gồm: Giấy giới thiệu của công ty khách hàng, Hợp đồng thương mại (Sale contract), 2 tờ khai nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (Commercial invoice), Phiếu đóng gói (Packing list), Vận đơn đường biển (Bill of Lading), và Giấy báo hàng đến (A/N).
Một số giấy tờ khác nếu có như: Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurrance document),…
Sau khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên chứng từ cần kiểm tra chi tiết để đảm bảo tính hợp lệ và thống nhất Đây là một bước quan trọng trong toàn bộ quy trình xử lý chứng từ.
Các khoản mục cần kiểm tra trên bộ chứng từ:
Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
Trong hợp đồng thương mại, nhân viên chứng từ của công ty sẽ kiểm tra các thông tin quan trọng như số và ngày ký hợp đồng, thông tin bên bán và bên mua, chi tiết hàng hóa bao gồm tên hàng, số lượng, tổng giá trị, xuất xứ, cảng dỡ và cảng bốc Ngoài ra, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng theo Incoterms 2010 cũng sẽ được xác nhận.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Kiểm tra số, ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá
Phiếu đóng gói (Packing list)
Trong Packing list, cần kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện và cách đóng gói Bảng mô tả hàng hóa chi tiết là yếu tố quan trọng giúp người mua đối chiếu và xác nhận xem hàng hóa nhận được có đúng với đơn hàng đã đặt hay không.
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Khi nhân viên đến nhận A/N, họ cần mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu của công ty Sau khi nhận giấy báo hàng, nhân viên chứng từ phải kiểm tra kỹ thông tin như tên và địa chỉ của người bán và người nhận, cảng bốc và cảng dỡ, thời gian dự kiến tàu chạy (ETD) và thời gian dự kiến tàu cập (ETA) Đồng thời, họ cũng cần xác nhận số lượng hàng, số kiện, tên hàng và công dụng để áp mã HS phù hợp, chuẩn bị cho việc khai báo hải quan.
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Khi có vận đơn nhân viên cần phải kiểm tra các thông tin sau:
Thông tin shipper (người bán), consignee (bên nhận), Notify party (bên được thông báo), ngày phát hành B/L (Date of issue)
Thông tin tên tàu (Vessel), số chuyến (Voy.No), cảng bốc (Port of loading), cảng dỡ (Port of discharge)
The original bill of lading (B/L) includes essential details such as the number of original copies issued, the total number of packages, a description of the goods, the gross weight including packaging, and the net weight of the items.
Nếu bộ chứng từ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, nhân viên chứng từ sẽ thông báo cho nhân viên kinh doanh để yêu cầu khách hàng bổ sung và chỉnh sửa cho đến khi hoàn thiện.
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order)
Sau khi nhận giấy báo hàng đến từ hãng tàu, nhân viên giao nhận cần mang theo vận đơn gốc, giấy báo hàng đến và giấy giới thiệu từ khách hàng nhập khẩu để lấy lệnh giao hàng (D/O) Để lấy D/O, công ty phải thanh toán các khoản phí như phí D/O, phí vệ sinh container và phí xếp dỡ hàng Nhân viên hãng tàu sẽ cung cấp hóa đơn các khoản phí này cho nhân viên Eworld, và nhân viên Eworld sẽ kiểm tra tính chính xác của tên công ty, địa chỉ và mã số thuế.
Sau khi nhận D/O, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin như tên và địa chỉ người nhận, tên tàu, số chuyến, số cont, ngày và cảng đến, cũng như tên hàng, và đối chiếu với B/L Nếu phát hiện sự không khớp giữa các chứng từ, nhân viên sẽ yêu cầu điều chỉnh cho phù hợp.
Bước 4: Lập tờ khai và khai báo hải quan
Để chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan, bạn cần có tờ khai hải quan điện tử, hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành và C/O Bên cạnh đó, cũng nên chuẩn bị các chứng từ khác như hợp đồng ngoại thương, danh sách đóng gói và chứng nhận chất lượng để có thể xuất trình khi cần thiết Sau khi hải quan kiểm tra xong, bạn cần nộp các khoản phí cần thiết như lệ phí tờ khai.
Bước 5: Nhận kết quả phân luồng hải quan và thông báo thuế
Khi nhận kết quả phân luồng từ hải quan, có ba trường hợp: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ, tương ứng với mức độ thuận lợi của hồ sơ Đối với luồng xanh, công ty chỉ cần xuất trình một số chứng từ theo yêu cầu của hải quan; nếu hồ sơ phù hợp, hàng hóa sẽ được thông quan và có thể lấy hàng ngay Hàng hóa thường được phân luồng xanh khi doanh nghiệp tuân thủ tốt luật hải quan và đáp ứng hai điều kiện: không nằm trong danh mục cấm nhập khẩu hoặc không yêu cầu giấy phép, giám định, phân tích; và không thuộc diện phải nộp thuế ngay Hàng hóa thuộc luồng xanh sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, chỉ cần lấy tờ khai thông quan Cuối cùng, nhân viên giao nhận sẽ nộp phiếu tiếp nhận tại bộ phận trả tờ khai hải quan để nhận tờ khai và đóng lệ phí hải quan cùng thuế (nếu có).
Hình 2.3 Kết quả phân luồng
(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu - Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld)
Bước 6: Lấy hàng ra khỏi kho và thanh lý tờ khai hải quan
Kho sẽ thu phí dựa trên hợp đồng với bên thuê, đồng thời phối hợp với Hải quan để quản lý xuất nhập hàng hóa theo quy chế chung, chờ hoàn tất thủ tục hải quan.
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan tại kho, nhân viên giao nhận sẽ xuất phiếu kho và mã vạch, đồng thời thông báo cho tài xế về số kho và cửa kho để lấy hàng Đối với hàng giao nguyên container, cần thực hiện thanh lý cổng tại hải quan giám sát bằng cách trình tờ khai hải quan, phiếu EIR và lệnh giao hàng Trong trường hợp hàng giao lẻ, nếu thực hiện rút ruột tại bãi, nhân viên giao nhận sẽ vào phòng thương vụ hoặc phòng điều độ để trình D/O và yêu cầu phiếu ra cổng, sau đó mang phiếu này ra hải quan để thanh lý hàng.
Bước 7: Giao hàng cho khách hàng
Thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại quốc tế Eworld
2.3.1 Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld a) Nguồn nhân lực của công ty
Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld chi nhánh Hà Nội sở hữu đội ngũ khoảng 90 nhân viên trẻ trung, năng động Tất cả nhân viên đều có trình độ từ Cao đẳng trở lên, đảm bảo kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với từng vị trí công việc.
Chi nhánh Hà Nội hiện đang triển khai lộ trình đào tạo nhân viên một cách bài bản, với đội ngũ trẻ trung, năng động, góp phần tạo ra những thành công ấn tượng cho công ty qua từng năm Thời gian làm việc tại chi nhánh là 8 tiếng mỗi ngày, từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7, kèm theo nhiều chính sách phúc lợi cho nhân viên như đóng bảo hiểm đầy đủ, hỗ trợ thai sản và ốm đau Ngoài ra, chế độ lương tại Chi nhánh Hà Nội được điều chỉnh dựa trên kinh nghiệm làm việc, với các chính sách tăng lương hàng năm và thưởng lễ Tết, bao gồm cả tháng lương thứ 13.
Bảng 2.4 Trình độ nhân sự của Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế
Eworld chi nhánh Hà Nội năm 2021
Phòng ban Trình đ Số lượng nhân viên Trình đ Số lượng nhân viên
Phòng Kế toán Đại học 5 Cao đẳng 1
Phòng CSKH Đại học 4 Cao đẳng 3
Phòng Kinh doanh Đại học 27 Cao đẳng 2
Phòng Xuất nhập khẩu Đại học 20 Cao đẳng 1
Phòng HCNS Đại học 4 Cao đẳng 1
Phòng Kho vận Đại học 10 Cao đẳng 12
(Nguồn: Phòng HCNS - Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld)
Biểu đồ 2.2 minh họa rõ ràng cơ cấu nhân viên của Chi nhánh Hà Nội trong năm 2021, thuộc công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế.
Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld có cơ cấu nhân viên đa dạng, trong đó phòng kinh doanh chiếm tỷ lệ cao nhất với 32%, chịu trách nhiệm tìm kiếm và phát triển khách hàng Phòng Kho vận và phòng Xuất nhập khẩu cần nhân viên có kinh nghiệm và yêu cầu di chuyển nhiều, lần lượt chiếm 24% và 23% tổng số nhân viên Các phòng kế toán, CSKH và nhân sự có số lượng ít hơn, lần lượt chiếm 7%, 8% và 6% trong tổng thể cơ cấu nhân sự của công ty.
Cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty giao nhận, đặc biệt là giao nhận đường biển Các yếu tố cơ sở vật chất bao gồm hệ thống kho bãi, tàu chở hàng, container, xe tải, thiết bị bốc xếp và văn phòng Hiện tại, Chi nhánh Hà Nội đang gặp khó khăn trong việc đầu tư vào cơ sở vật chất do quy mô nhỏ và nguồn vốn hạn chế.
Hệ thống cơ sở vật chất của Chi nhánh Hà Nội hiện đang thiếu hiện đại và còn nhiều hạn chế, đặc biệt là về thiết bị như xe tải, container và kho bãi Vào cuối năm, nhu cầu nhập hàng tăng cao buộc công ty phải thuê thêm bên ngoài, dẫn đến chi phí tăng và giảm lợi nhuận Điều này cũng ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.
Khách hàng đóng vai trò thiết yếu trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vì họ là nguồn thu nhập chính Để duy trì hoạt động, các công ty cần không ngừng tìm kiếm khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại Trong hơn 8 năm hoạt động, Chi nhánh Hà Nội đã xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với nhiều khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc.
2.3.2 Thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld
Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế bằng đường biển đang phát triển mạnh mẽ, với nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng Điều này buộc các công ty giao nhận phải nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh hiệu quả Nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động này, công ty Eworld đã chú trọng đầu tư vào lĩnh vực giao nhận vận tải Doanh thu từ hoạt động giao nhận cũng vì thế mà gia tăng đáng kể.
Trong những năm gần đây, công ty đã đạt được kết quả khả quan trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển, với doanh thu tăng trưởng ổn định qua từng năm, góp phần quan trọng vào tổng doanh thu của công ty Dưới đây là bảng thể hiện rõ kết quả hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
Bảng 2.5 Doanh thu giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld năm 2019 - 2021 Đơn vị: (triệu VNĐ)
Doanh thu vận tải biển 19.544 20.588 23.078
Doanh thu vận tải đường b 31.544 32.589 35.079
Tổng doanh thu giao nhận 51.088 53.177 58.157
(Nguồn: Phòng kế toán - Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế
Từ bảng 2.5 ta có biểu đồ thể hiện giá trị giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty như sau:
Biểu đồ 2.3 Giá trị giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld năm 2019 - 2021
(Nguồn: Phòng kế toán - Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế
Doanh thu giao nhận hàng hóa bằng đường biển đã tăng đều qua các năm, với tỷ trọng đạt 38,25% trong năm 2019, hơn 19 tỉ đồng, và tăng lên 38,71% vào năm 2020 với gần 1,1 tỉ đồng Năm 2021 ghi nhận mức tăng trưởng cao nhất với tỷ lệ 39,68% và giá trị hơn 23 tỉ đồng Điều này cho thấy giao nhận hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò quan trọng, nhờ khả năng chuyên chở khối lượng lớn và chi phí thấp Mặc dù doanh thu từ giao nhận đường biển vẫn thấp hơn so với đường bộ, công ty dự kiến sẽ tập trung phát triển loại hình này trong tương lai Để tăng doanh thu, công ty cũng đang điều chỉnh và nâng cao năng lực cho nhân viên nhằm đạt hiệu quả tối ưu về doanh thu và lợi nhuận.
Bảng 2.6 Tổng sản lượng giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của
Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld
Sản lượng giao nhận nhập khẩu bằng đường biển 696.067 913.046 1.152.051
Tổng sản lượng giao nhận 1.792.135 2.226.092 2.704.103
(Nguồn: Phòng kế toán - Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế
Trong những năm gần đây, sản lượng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đã tăng trưởng mạnh mẽ, đặc biệt từ năm 2019 đến 2021 Năm 2021, sản lượng nhập khẩu đạt mức cao nhất từ trước đến nay và dự báo sẽ tiếp tục tăng trong thời gian tới Cụ thể, năm 2019, sản lượng giao nhận đạt 696.067 tấn, tăng lên 913.046 tấn vào năm 2020.
Năm 2021, công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld đã ghi nhận khối lượng giao nhận đạt 1.152.051 tấn Công ty sử dụng hai phương thức giao nhận chính là đường biển và đường bộ, với ưu thế là đường bộ do thị trường giao nhận chủ yếu nằm trong nước và Trung Quốc Tuy nhiên, đường biển cũng được chú trọng phát triển mạnh mẽ Dữ liệu cho thấy giao nhận bằng đường biển và đường bộ đang có xu hướng ngang bằng nhau với sự chênh lệch không lớn Đến năm 2022, công ty sẽ tập trung mở rộng hoạt động giao nhận qua đường biển.
Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld chuyên nhập khẩu hàng hóa qua đường biển, bao gồm các mặt hàng nhẹ và nặng Chúng tôi tập trung vào việc cung cấp các sản phẩm có giá trị từ cao đến thấp, như quần áo, linh kiện điện tử và đồ gia dụng.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển, chủ yếu tập trung vào cảng Hải Phòng và cảng Cát Lái Đặc biệt, hàng nhập khẩu chiếm hơn 95% tổng khối lượng hàng hóa mà công ty xử lý.
Biểu đồ 2.4 Mức độ tăng trưởng của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 2019 - 2021
(Nguồn: Tổng hợp từ Bảng tổng sản lượng giao nhận hàng hoá bằng đường biển của
Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld)
Đánh giá chung về chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại quốc tế Eworld
Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại quốc tế Eworld, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận, đã khẳng định uy tín và đạt được những thành công nhất định Tuy nhiên, do còn là một doanh nghiệp non trẻ, công ty cũng đang phải đối mặt với không ít khó khăn trong quá trình phát triển.
Chăm sóc khách hàng tốt:
Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong môi trường kinh doanh và là đối tượng phục vụ chính của doanh nghiệp Số lượng khách hàng của công ty đã tăng đều qua các năm, chứng tỏ vị thế ngày càng cao của công ty trong thị trường giao nhận Sự trung thành và tín nhiệm của khách hàng chính là tài sản vô giá của doanh nghiệp.
Khách hàng thường nhận thấy sự tận tâm và chuyên nghiệp trong dịch vụ mà các nhân viên công ty cung cấp Mỗi khách hàng khi sử dụng dịch vụ đều được chăm sóc chu đáo, tạo cảm giác hài lòng và tin tưởng.
Tại 45, mỗi khách hàng sẽ được hỗ trợ bởi một nhân viên chăm sóc và tư vấn 1:1 trong suốt quá trình giao dịch và cả sau khi hoàn tất đơn hàng Nhân viên này sẽ hướng dẫn khách hàng từ khâu tư vấn, thực hiện các thủ tục đến vận chuyển và giao nhận, giúp khách hàng theo dõi tình hình lô hàng của mình Đội ngũ nhân viên được phân chia theo từng khu vực, đảm bảo việc chăm sóc khách hàng được tận tình và chu đáo hơn Mỗi khách hàng sẽ được gán cho một nhân viên riêng, tạo sự tập trung và quan tâm cụ thể Khách hàng có thể dễ dàng tìm đến nhân viên tư vấn của mình bất cứ khi nào có thắc mắc.
Doanh thu, lợi nhuận tăng qua các năm:
Trước đây, công ty chỉ cung cấp dịch vụ đơn lẻ, nhưng hiện nay, với sự phát triển của sản xuất và giao thương quốc tế, khách hàng yêu cầu đa dạng hơn trong dịch vụ giao nhận vận tải Để đáp ứng nhu cầu này, công ty đã mở rộng dịch vụ giao nhận vận tải biển, mang lại nhiều lợi ích như giảm chi phí, thời gian làm hàng và nâng cao sức cạnh tranh Mặc dù năm 2021 gặp nhiều khó khăn, nhưng nhờ nỗ lực của Ban lãnh đạo và toàn thể CBCNV, công ty đã hoàn thành chỉ tiêu lợi nhuận và doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển đã tăng đáng kể, chứng tỏ sự lớn mạnh và khả năng cạnh tranh ngày càng cao của công ty trên thị trường.
Khảo sát cho thấy khách hàng hiện tại rất hài lòng với dịch vụ của công ty Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào thị trường toàn cầu, nhu cầu nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ dự kiến sẽ gia tăng trong thời gian tới.
Sự gia tăng nhu cầu dịch vụ giao nhận tạo ra nhiều cơ hội cho công ty trong việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng về dịch vụ trọn gói, công ty không ngừng hoàn thiện và phát triển, áp dụng công nghệ tiên tiến cùng các kỹ thuật hiện đại nhất trên thế giới Điều này giúp tạo ra một chuỗi cung ứng hoàn thiện, tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng.
46 nhất là trong điều kiện hoạt động giao nhận vận tải biển của chúng ta vẫn còn yếu kém
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều kết quả tích cực, vẫn còn một số vấn đề và hạn chế cần được khắc phục trong những năm tới.
Về chất lượng nguồn nhân lực và đội ngũ nhân viên
Mặc dù nguồn nhân lực của công ty có trình độ từ cao đẳng trở lên, nhưng vẫn chưa đủ để cung cấp dịch vụ chất lượng cho khách hàng Kiến thức cơ bản được trang bị, nhưng khi đối mặt với tình huống cụ thể, nhân viên gặp nhiều vướng mắc Hiện nay, chưa có trường đại học nào đào tạo chuyên sâu về dịch vụ giao nhận, khiến kiến thức tại các trường còn mơ hồ và không sát thực tế Điều này gây khó khăn cho nhân viên trong việc xử lý tình huống mới, ảnh hưởng đến việc chăm sóc khách hàng và chất lượng dịch vụ Ngoài ra, nhân viên cũng chưa nắm vững các quy định pháp luật, luật quốc tế, cũng như các lĩnh vực như ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, dẫn đến hạn chế trong khả năng tư vấn và kỹ năng marketing, bán hàng Điều này làm cho khách hàng cảm thấy chưa hài lòng về sự chuyên nghiệp của nhân viên và doanh nghiệp.
Đội ngũ nhân viên trẻ của công ty, mặc dù năng động và ham học hỏi, nhưng thiếu kinh nghiệm trong ngành Phòng giao nhận đang gặp khó khăn do số lượng nhân viên ít, đặc biệt là ở bộ phận kho bãi, dẫn đến tình trạng quá tải và áp lực thời gian giao hàng Điều này khiến cho nhân viên thường xuyên cảm thấy mệt mỏi và năng suất lao động chưa đạt yêu cầu Hơn nữa, việc phân công công việc chưa hợp lý cũng là một nguyên nhân, khi mà số lượng nhân viên ở khâu “tổng hợp” nhiều nhưng công việc lại ít, dẫn đến thời gian rảnh rỗi không được sử dụng hiệu quả.
Về chất lượng dịch vụ còn nhiều hạn chế:
Dịch vụ giao nhận của công ty hiện vẫn chủ yếu tập trung vào các hoạt động truyền thống, chưa kết hợp hiệu quả các hình thức vận tải và điểm chuyển tải, dẫn đến thời gian chết cho hàng hóa Công tác giao hàng từ kho và bãi container còn nhiều sai sót, với tình trạng hàng hóa bị nhầm lẫn, thiếu hụt, hư hỏng và đỗ vỡ vẫn xảy ra Hơn nữa, việc thiếu quy trình hoàn thiện cho hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu đã gây ra nhiều khó khăn và tốn kém trong thủ tục khai hải quan, làm giảm hiệu quả hoạt động tổng thể của công ty.
47 hoạt động kinh doanh của công ty có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty, dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.
Công ty đã đầu tư vào phương tiện vận tải, nhưng số lượng phương tiện mới vẫn hạn chế, dẫn đến việc phải sử dụng các phương tiện cũ, làm giảm năng suất Trang thiết bị kho bãi chưa hiện đại và thiếu đồng bộ, chỉ có một số thiết bị như xe nâng và cần trục Nhiều máy móc phục vụ nhân viên, như máy tính và máy in, cũng đã cũ Dù kho bãi được trang bị tương đối đầy đủ, đội xe của công ty vẫn thiếu, đặc biệt là xe tải nhỏ cho việc thu gom và trả hàng lẻ Điều này khiến công ty phải thuê xe ngoài khi hàng hóa về nhiều, làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến doanh thu Việc sử dụng phương tiện chưa hợp lý, ví dụ như phải sử dụng xe lớn cho các lô hàng nhỏ, gây lãng phí Diện tích kho bãi cũng còn nhỏ, không đáp ứng nhu cầu khách hàng, đặc biệt trong mùa cao điểm vào cuối năm, gây tổn thất cho công ty.
Công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan thường gặp nhiều khó khăn và sai sót, dẫn đến việc tốn thời gian Những sai sót này có thể xuất phát từ bộ phận chứng từ do không kiểm tra kỹ lưỡng, hoặc khách hàng gửi thiếu tài liệu Ngoài ra, một số trường hợp do nhân viên hiện trường làm mất chứng từ Dù nguyên nhân là gì, những vấn đề liên quan đến chứng từ không chỉ gây chậm trễ mà còn ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng và có thể phát sinh thêm chi phí như sửa chứng từ hay lưu kho.
Để phát triển thành một công ty giao nhận lớn mạnh, cần mở rộng quy mô hoạt động và thị trường ra các nước tiềm năng như Mỹ, Nhật Bản và Hàn Quốc Việc này sẽ giúp công ty tăng trưởng bền vững và mang lại giá trị lớn hơn trong tương lai.
Việc ứng dụng khoa học công nghệ thông tin chưa thực sự được chú trọng
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY
Định hướng và mục tiêu hoạt đ ng của công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại quốc tế Eworld
Thương Mại quốc tế Eworld
3.1.1 Định hướng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Trong những năm tới, công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại quốc tế Eworld dự báo sẽ đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức, nhưng vẫn kiên trì phấn đấu để phát triển Để duy trì hiệu quả kinh doanh và nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, ban lãnh đạo công ty đã xây dựng những chiến lược quản trị vững chắc và định hướng phát triển rõ ràng Trong năm 2022, công ty sẽ tập trung nâng cao năng lực hoạt động và khả năng cạnh tranh, đồng thời phát huy những thế mạnh hiện có.
52 cam kết mang đến sự chuyên nghiệp trong tổ chức hoạt động, đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ, cùng với phong cách phục vụ chu đáo và nhiệt tình để hướng đến khách hàng một cách tốt nhất.
Công ty đã xác định phương hướng và mục tiêu cho 5 năm tới, với chiến lược phát triển dài hạn nhằm trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics 3PL và 4PL Đồng thời, công ty sẽ củng cố những thành tựu trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa nhập khẩu qua đường biển và đường bộ, cũng như mở rộng kinh doanh dịch vụ kho bãi Chất lượng dịch vụ luôn được công ty đặt lên hàng đầu, với nỗ lực không ngừng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, kể cả những khách hàng khó tính nhất.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng đã đề ra những định hướng ngắn hạn:
Mở rộng thị trường trong và ngoài nước, đặc biệt là tại châu Á với các quốc gia như Hàn Quốc và Nhật Bản, đồng thời tiến vào thị trường châu Âu, là một chiến lược quan trọng để phát triển hoạt động kinh doanh.
Tích cực tìm kiếm các đại lý mới với giá cả cạnh tranh hợp lý, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với các đại lý và khách hàng cũ cũng như các hợp đồng đã ký Cần loại bỏ những đại lý và cộng tác viên không đủ năng lực, thiếu tin cậy hoặc có vấn đề về công nợ.
Để nhanh chóng tạo ra nguồn khách hàng mới, công ty sẽ tiếp tục mở rộng đội ngũ nhân sự bằng cách tuyển dụng thêm nhân viên có kinh nghiệm Đồng thời, cần tăng cường quản lý và thống nhất mô hình tổ chức trong toàn công ty nhằm tránh tình trạng cạnh tranh cục bộ, điều này có thể dẫn đến sự rạn nứt trong quan hệ nội bộ và làm giảm uy tín với khách hàng.
Để nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên và giảm thiểu sai sót, cần thực hiện phương châm vừa học vừa làm, kết hợp đào tạo ngắn hạn và dài hạn Ưu tiên bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kinh doanh tinh thông về nghiệp vụ kho vận ngoại thương, có hiểu biết về địa lý kinh tế, luật lệ và tập quán quốc tế, đồng thời thành thạo ít nhất một ngoại ngữ, đặc biệt là Tiếng Anh, để phục vụ cho các hoạt động giao dịch hiệu quả Ngoài ra, cần đầu tư nâng cao chất lượng trang thiết bị văn phòng và củng cố cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác giao nhận thông qua vốn ngân sách, vốn tự có và vốn liên doanh liên kết.
Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng công nghệ trong chiến lược kinh doanh là rất quan trọng, đặc biệt trong việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới Đưa ra chiến lược giá linh hoạt và có khả năng thương lượng cho từng giao dịch sẽ giúp tối ưu hóa sự phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng khách hàng.
Công ty chúng tôi cung cấp 53 dịch vụ đa dạng, bao gồm các chiến lược tiếp thị và xúc tiến kinh doanh, nhằm nâng cao hiệu quả quảng cáo và giới thiệu thương hiệu đến khách hàng trong nước và quốc tế.
Mọi doanh nghiệp đều cần xác định mục tiêu để phấn đấu đạt được Dựa trên các phương hướng đã đề ra, Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Quốc tế Eworld đã tổ chức họp bàn để thiết lập mục tiêu và truyền đạt đến các phòng ban trong công ty.
Mục tiêu năm 2022 của doanh nghiệp:
• Về doanh thu chung của toàn công ty: Đạt mức 190 tỷ đồng
• Về doanh thu đối với hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển: Đạt mức doanh thu là 30 tỷ đồng
• Về nhân sự: Tuyển dụng thêm 2 nhân viên hiện trường, 2 nhân viên kinh doanh
• Về chi phí: Duy trì mức chi phí là 80% để nâng cao lợi nhuận
• Về doanh thu: tăng trưởng nhanh chóng, đặt mục tiêu năm 2025 là 70 tỷ đồng với hoạt động hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
• Về nhân viên: tăng số lượng nhân viên lên 40 nhân viên
Chúng tôi đang đầu tư vào cơ sở vật chất bằng cách xây dựng kho bãi mới, mở rộng văn phòng và bổ sung một phòng đào tạo nhằm nâng cao trình độ nhân viên.
Công ty sẽ tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới thông qua chiến lược mở rộng thị trường và nâng cao chất lượng nhân sự Đồng thời, công ty cam kết cải thiện dịch vụ khách hàng nhằm đảm bảo sự hài lòng và khuyến khích khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ của mình.
Công ty đang nỗ lực tăng vốn điều lệ nhằm mở rộng quy mô kinh doanh và hoàn thiện website Với quyết tâm cao từ ban lãnh đạo và nhân viên Chi nhánh Hà Nội, doanh nghiệp hy vọng đạt được những thành công tốt đẹp trong thời gian tới.
Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển của công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại quốc tế Eworld
3.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự
Để tạo ra nguồn nhân lực chất lượng cao, cần chú trọng vào việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ và kỹ năng ứng xử Việc cải thiện nghiệp vụ không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao hiệu quả công việc, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.
54 không đáng có trong quá trình làm việc Từ đó, giúp công ty phát triển, tăng sức cạnh tranh với các công ty lớn hơn trong lĩnh vực này
Để nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, cần tập trung vào các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa đường biển, thanh toán quốc tế và ngoại ngữ Điều này giúp đảm bảo giao tiếp hiệu quả, tư vấn chính xác cho khách hàng, đọc hiểu chứng từ thương mại và thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp Mỗi bộ phận sẽ có chương trình đào tạo và huấn luyện phù hợp để đáp ứng nhu cầu cụ thể.
Việc thường xuyên cập nhật và phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật cùng những thay đổi trong chính sách của Nhà nước liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu và giao nhận là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp cán bộ nhân viên nắm rõ luật pháp để thực hiện đúng quy định, tránh sai sót, mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí, từ đó đẩy nhanh quy trình giao nhận hàng hóa cho khách hàng.
Xây dựng hệ thống tiêu chí tuyển dụng thông minh và đầy đủ để đảm bảo nguồn nhân sự đầu vào
Tạo ra một văn hóa công sở thoải mái và năng động là điều cần thiết để xây dựng sự gắn bó và yêu thương giữa các nhân viên trong công ty Môi trường làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự kết nối và năng lượng tích cực trong công việc.
Công ty cần thực hiện đánh giá năng lực nhân viên để xây dựng phương án phát triển phù hợp Việc tổ chức các buổi huấn luyện và đào tạo với sự tham gia của chuyên gia trong công ty hoặc từ bên ngoài sẽ giúp nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên.
Phổ biến tiêu chí tuyển dụng là cần thiết cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là phòng tuyển dụng Nhân viên có thể tham gia các buổi đào tạo để cải thiện kỹ năng nếu nhận thấy mình còn thiếu sót Phòng tuyển dụng cần hiểu và thực hiện các tiêu chí này, vì họ trực tiếp tham gia vào quá trình sàng lọc ứng viên từ tìm kiếm đến phỏng vấn và phê duyệt, dưới sự chỉ đạo của giám đốc Đối với nhân sự mới, việc hướng dẫn từng bước cụ thể là rất quan trọng để họ nhanh chóng thích nghi với công việc.
Công ty nên tổ chức hàng năm các chuyến dã ngoại hoặc du lịch cho toàn thể nhân viên cùng gia đình, nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết và tạo cơ hội cho mọi người hiểu biết lẫn nhau hơn.
3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải a) Hoàn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển, nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải và phân phối hàng hoá của doanh nghiệp
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển là một nghiệp vụ ngoại thương phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực như hải quan, luật pháp và bảo hiểm Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến niềm tin của khách hàng Nếu không xây dựng được sự tin tưởng, khách hàng có thể tự tổ chức giao nhận, dù phải chịu chi phí cao hơn Do đó, công ty cần áp dụng các biện pháp phù hợp và yêu cầu cán bộ nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao đối với hàng hóa.
Xây dựng một chính sách thưởng phạt rõ ràng và cụ thể về tinh thần trách nhiệm là cần thiết để khuyến khích cán bộ công nhân viên nâng cao ý thức trách nhiệm và đảm bảo mọi người cùng tuân thủ.
Mời các chuyên gia có kinh nghiệm trong nước và quốc tế đến giảng dạy, trau dồi kinh nghiệm thực tế để áp dụng vào thực tế
Có chính sách thích hợp về sử dụng cán bộ sau khi đào tạo từ nước ngoài về
Bổ sung các chính sách đãi ngộ nhân viên phù hợp với năng lực và đóng góp cho công ty
Quản lý vận tải và phân phối hàng hóa là quá trình đảm bảo vận chuyển và phát phát hàng hóa đúng thời hạn, an toàn, với khối lượng và chất lượng đầy đủ Các doanh nghiệp logistics cần áp dụng những phương pháp hiệu quả để giải quyết các vấn đề liên quan Khi lựa chọn phương thức vận tải, các tiêu chí như chi phí, tốc độ, tính linh hoạt, khối lượng và khả năng tiếp cận cần được xem xét Tất cả dịch vụ logistics đều hướng tới việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, bao gồm cả người sản xuất và người tiêu dùng Trong chuỗi cung ứng, nhiều khâu như giao nhận, xếp dỡ và lưu kho phải được quản lý chặt chẽ để tránh thiệt hại cho doanh nghiệp Việc cải thiện phương tiện vận tải và cơ sở vật chất, xác lập kênh phân phối, chọn thị trường tiêu thụ, và thiết lập các trung tâm logistics là những giải pháp cần thiết để tối ưu hóa quy trình này.
Ngoài nguồn nhân lực, công cụ lao động là yếu tố sản xuất quan trọng trong giao nhận hàng hóa Để nâng cao chất lượng dịch vụ và tiếp cận trình độ tiên tiến toàn cầu, công ty cần đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng cũ, hiện đại hóa trang thiết bị hiện có và mua sắm thiết bị mới Điều này sẽ giúp cải thiện hiệu quả trong công tác giao nhận hàng hóa và quản lý của công ty.
Để nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực logistics, cần đầu tư xây dựng và mở rộng các kho bãi container riêng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đóng hàng và giao nhận Đồng thời, các kho bãi đã được xây dựng từ lâu cần được cải tạo và nâng cấp theo hướng hiện đại, đảm bảo an toàn và tối ưu hóa hiệu quả kinh tế.
Hiện đại hóa phương tiện và trang thiết bị trong công tác giao nhận hàng hóa đường biển bằng Container là rất cần thiết, yêu cầu sự đồng bộ giữa cầu, bến, phương tiện bốc dỡ và vận chuyển Đầu tư vào phương tiện vận chuyển nội địa, bao gồm ô tô và xe nâng Container, sẽ đảm bảo sự thông suốt trong quá trình giao nhận Đối với kho hàng, việc trang bị máy móc tự động hóa và hệ thống điều hành bằng máy vi tính sẽ nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong quản lý Bên cạnh đó, cần hoàn thiện quy trình khai báo Hải quan và áp mã HS để tối ưu hóa hoạt động logistics.
Nguồn lực nhân viên giao nhận còn trẻ, dẫn đến việc chưa nắm rõ các thông tư, nghị định và chính sách nhập khẩu mới, gây khó khăn trong xử lý chứng từ hải quan Tình trạng này không chỉ làm mất thời gian mà còn dẫn đến chi phí phát sinh không cần thiết và giao hàng chậm trễ cho khách hàng Do đó, nhóm giải pháp này sẽ giúp cải thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi hơn cho công ty.
Các n i dung của giải pháp này bao gồm:
Nâng cao nghiệp vụ khai báo Hải quan cho nhân viên giao nhận nhằm giúp tăng thêm kinh nghiệm cho nhân viên để tránh những tình huống không hay
Việc áp mã HS phải thật chính xác
Tạo mối quan hệ tốt với cơ quan Hải quan Từ đó giúp việc thông quan hàng hóa dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn
M t số kiến nghị
Kiến nghị với Nhà nước
Việc tăng cường các chính sách hợp tác quốc tế về kinh tế, chính trị và văn hóa xã hội là cần thiết trong bối cảnh hội nhập toàn cầu hiện nay Tham gia vào các hiệp định thương mại tự do (FTA) và TPP mang lại lợi ích lớn cho nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam Khi trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) và tham gia các hiệp định FTA, kinh tế Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Việt Nam hiện đang có ít quốc gia thiết lập quan hệ kinh tế, vì vậy việc xây dựng mối quan hệ hợp tác hai bên cùng có lợi với các nước trên toàn cầu là rất cần thiết.
Từ đó sẽ góp phần vào đẩy mạnh các dịch vụ giao thương quốc tế, và dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển cũng được đẩy mạnh
Nhà nước cần nhanh chóng thành lập một tổ chức quản lý hoạt động logistics, kết nối chặt chẽ với sản xuất thương mại và xuất nhập khẩu Đồng thời, cần có sự thống nhất và minh bạch trong các quy định pháp luật liên quan đến dịch vụ logistics, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động này và thúc đẩy sự phát triển của các ngành kinh tế khác.
Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán, phù hợp với điều kiện kinh tế trong nước và quốc tế là rất cần thiết Cần loại bỏ những điều luật rườm rà, dư thừa nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Nhà nước cần chú trọng hỗ trợ doanh nghiệp về vốn thông qua hệ thống ngân hàng, giúp các doanh nghiệp thực hiện thanh toán và chuyển tiền nhanh chóng hơn.
Nhà nước cần chú trọng đầu tư và phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng, bao gồm xây dựng cầu, đường và mở rộng các tuyến đường Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của dịch vụ giao nhận, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam đang trong thời kỳ hội nhập và hoạt động giao thương với các đối tác quốc tế ngày càng phát triển mạnh mẽ.
Kiến nghị với Tổng cục Hải quan
Hiện nay, tình trạng tham ô và nhũng nhiễu qua phong bì vẫn rất phổ biến, khiến nhiều cá nhân và tổ chức tin rằng phải có tiền để được ưu tiên Điều này tạo ra một môi trường tiêu cực, làm giảm tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp Để khắc phục tình trạng này, cần thiết lập các cơ chế và chế tài chặt chẽ nhằm ngăn chặn nhũng nhiễu và hành vi đi cửa sau Đồng thời, việc thành lập các cơ quan giám sát là cần thiết để theo dõi và đảm bảo không xảy ra tình trạng hối lộ.
Cơ quan hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật Đồng thời, cơ quan này cũng xem xét các trường hợp để áp dụng hình thức phạt cảnh cáo hoặc xử lý hành chính khi cần thiết.
Cơ quan hải quan cần nhanh chóng xử lý các vấn đề và nhiệm vụ để giảm thiểu thời gian chết và lãng phí, từ đó ảnh hưởng tích cực đến tiến độ hoạt động của doanh nghiệp Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí lưu kho lưu bãi Do đó, việc đơn giản hóa các thủ tục hải quan, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, là rất cần thiết.
Theo dõi và quản lý chặt chẽ hoạt động của nhân viên Hải quan là rất quan trọng để tránh gây khó khăn cho các doanh nghiệp, từ đó đảm bảo hoạt động giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Nghiên cứu và triển khai các hệ thống thông quan hiện đại nhằm tối ưu hóa quy trình giao nhận, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí cho các thủ tục thông quan.
Chương 3 đã phân tích những thuận lợi và khó khăn của công ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld, đồng thời đề xuất các định hướng phát triển và giải pháp khắc phục nhược điểm hiện tại Chương này nhấn mạnh việc tận dụng điểm mạnh và cơ hội để nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Ngoài ra, chương 3 cũng đưa ra kiến nghị với Nhà nước và Cơ quan Hải quan nhằm hỗ trợ dịch vụ giao nhận quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của ngành giao nhận và công ty Eworld.
