HỆ THỐNG HÓA CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYỂN PHÁT NHANH QUỐC TẾ
Khái quát về chuyển phát nhanh quốc tế
1.1.1 Khái niệm hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế
Khái niệm về chuyển phát nhanh
Chuyển phát nhanh là phương thức vận chuyển hàng hóa nhanh nhất, sử dụng các phương tiện như đường hàng không, đường thủy và đường bộ Khách hàng sẽ phải trả thêm phí vận chuyển, với thời gian giao hàng từ 24 đến 72 giờ tùy thuộc vào khoảng cách Giá cước cho dịch vụ này thường cao hơn so với các hình thức vận chuyển khác.
Theo Nghị định số 128/2007/NĐ-CP, chuyển phát nhanh là dịch vụ chuyển phát với tốc độ nhanh và độ tin cậy cao Dịch vụ này bao gồm nhiều yếu tố giá trị gia tăng như thu gom hàng tại địa chỉ người gửi, phát tận tay người nhận, khả năng truy tìm và định vị, cũng như thay đổi địa chỉ nhận trong quá trình vận chuyển.
Theo Hiệp hội các quốc gia thành viên ASEAN, Malaysia định nghĩa "Chuyển phát nhanh" là các hoạt động tích hợp liên quan đến việc thu thập, truyền và gửi thư, phong bì, gói nhỏ, bưu kiện, bao bì, công-te-nơ hoặc hàng hóa Dịch vụ này đảm bảo việc thu gom, chuyển tải và giao hàng nhanh chóng, đồng thời cung cấp các tính năng cao cấp như bảo mật, theo dõi, chữ ký, chuyên môn hóa và cá nhân hóa, cùng với xác nhận thời gian giao hàng đã cam kết.
Khái niệm chuyển phát nhanh quốc tế
Chuyển phát nhanh quốc tế là dịch vụ vận chuyển hàng hóa an toàn và đúng thời gian từ Việt Nam ra nước ngoài hoặc giữa các quốc gia Với sự phát triển toàn cầu hiện nay, dịch vụ này ngày càng trở nên quan trọng và được ưa chuộng.
Nam đang tích cực hội nhập kinh tế quốc tế và mở rộng giao thương với nhiều quốc gia Đặc biệt, trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của ngành thương mại điện tử, hình thức vận chuyển này ngày càng trở nên phổ biến.
1.1.2 Phân loại hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế
Chuyển phát nhanh quốc tế được chia thành hai loại chính: chuyển phát nhanh trong khu vực và chuyển phát nhanh giữa các châu lục Chuyển phát nhanh trong khu vực đề cập đến việc vận chuyển hàng hóa nhanh chóng giữa người gửi và người nhận trong cùng một khu vực, như ASEAN hay Liên minh Châu Âu Trong khi đó, chuyển phát nhanh giữa các châu lục là hoạt động vận chuyển hàng hóa từ người gửi ở một quốc gia thuộc châu lục này đến người nhận ở một quốc gia thuộc châu lục khác.
Hàng hóa chuyển phát nhanh quốc tế được chia thành hai loại chính Loại đầu tiên bao gồm các chứng từ và tài liệu thương mại, không bị đánh thuế và thường không cần làm thủ tục hải quan khi vận chuyển ra nước ngoài Loại thứ hai là kiện hàng, gói hàng và bưu kiện, thường phải chịu thuế và cần thực hiện các thủ tục hải quan khi xuất khẩu.
Theo hình thức vận tải gồm có chuyển phát nhanh bằng đường hàng không và chuyển phát nhanh kết hợp các phương thức vận tải
Chuyển phát nhanh quốc tế bằng đường hàng không là phương thức vận chuyển hàng hóa và bưu phẩm qua máy bay, giúp đưa hàng từ quốc gia này sang quốc gia khác một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Chuyển phát nhanh kết hợp là hình thức vận chuyển sử dụng đồng thời hai hoặc nhiều phương thức, chẳng hạn như kết hợp giữa vận tải đường bộ và đường hàng không Phương pháp này giúp đảm bảo kết nối hàng hóa hiệu quả, rút ngắn thời gian giao hàng, đồng thời tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình chuyển phát.
1.1.3 Đặc điểm của hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế
Chuyển phát nhanh quốc tế hay vận chuyển hàng hóa quốc tế nhanh có một số đặc điểm khác với vận chuyển hàng hóa thông thường như:
Chuyển phát nhanh quốc tế là quá trình vận chuyển hàng hóa với tốc độ tối ưu, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng Hoạt động này bao gồm thu gom, phân loại và chuyển phát tài liệu, bưu phẩm đến tay người nhận, khác biệt so với vận chuyển hàng hóa thông thường Để đạt được hiệu quả, chuyển phát nhanh thường sử dụng các phương tiện chuyên chở như máy bay và ô tô.
Chuyển phát nhanh không chỉ nổi bật với khả năng vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, mà còn đảm bảo an toàn và độ chính xác cao hơn so với phương thức vận chuyển hàng hóa truyền thống.
Thời gian vận chuyển của dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế được công khai và rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi lịch trình nhận hàng Thời gian này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quốc gia gửi hàng, khoảng cách địa lý, quy trình thông quan và các quy định pháp lý của từng nước.
Chuyển phát nhanh là dịch vụ vận chuyển hàng hóa cao cấp, thường có giá thành cao hơn so với các hình thức vận chuyển thông thường Do đó, nhu cầu sử dụng dịch vụ này có tính co giãn, đặc biệt nhạy cảm với mức giá trên thị trường Khi giá dịch vụ giảm, nhu cầu sẽ tăng lên, và ngược lại.
Khi vận chuyển hàng hóa quốc tế, cần tuân thủ quy định của luật quốc tế và luật lệ riêng của từng quốc gia, bao gồm các quy định về hàng cấm, hàng quý hiếm và các mặt hàng hạn chế Hầu hết các mặt hàng đều có quy định nghiêm ngặt về trọng lượng tối đa, kích thước, phí vận chuyển và các loại hàng hóa không được phép gửi Các mặt hàng thường được vận chuyển nhanh bao gồm vắc xin, tài liệu, hợp đồng, trang sức, mỹ thuật và một số hàng hóa khác.
Chuyển phát nhanh quốc tế yêu cầu phải đăng ký và thực hiện thủ tục vận chuyển hàng hóa tại cơ quan Hải quan, điều này khác biệt so với các hình thức vận chuyển hàng hóa khác.
1.1.4 Các chứng từ được sử dụng trong hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế
Thông thường, trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không sẽ cần các chứng từ sau:
Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế
1.2.1 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường hàng không chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố, đặc biệt là các yếu tố khách quan như môi trường pháp lý, chính trị, công nghệ và thời tiết, cùng với đặc điểm của hàng hóa Trong đó, yếu tố pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc xác định quy trình và thủ tục cần thiết cho việc giao nhận hàng.
Phạm vi hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế bao gồm nhiều quốc gia, do đó, pháp luật áp dụng không chỉ liên quan đến quốc gia gửi hàng mà còn cả quốc gia trung chuyển và quốc gia nhận hàng, cùng với pháp luật quốc tế Mọi thay đổi trong các quy định pháp luật như thông tư, nghị định của Chính phủ hay các Công ước quốc tế đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động chuyển phát nhanh Vì vậy, việc nắm vững các nguồn luật khác nhau, đặc biệt là từ các quốc gia khác, là rất quan trọng để công ty chuyển phát nhanh có thể thực hiện vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.
Thứ hai, yếu tố về chính trị
Sự ổn định chính trị của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển mà còn thúc đẩy hợp tác quốc tế Biến động chính trị tại các quốc gia liên quan có ảnh hưởng lớn đến quy trình chuyển phát nhanh quốc tế Những thay đổi này có thể dẫn đến việc xây dựng các trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho bên vận chuyển hàng hóa.
Thứ ba, yếu tố về về văn hóa, độ tuổi, thói quen tiêu dùng
Hoạt động chuyển phát nhanh có sự phổ biến khác nhau giữa các quốc gia, phụ thuộc vào truyền thống văn hóa, thói quen và phong tục tập quán riêng biệt Trình độ văn hóa và thói quen tiêu dùng của người dân cũng ảnh hưởng đáng kể đến việc sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế Đặc biệt, độ tuổi của người tiêu dùng là yếu tố quan trọng trong việc quyết định cách thức và tần suất sử dụng dịch vụ này.
Thứ tư, yếu tố kinh tế
Khi nền kinh tế phát triển, thu nhập của người dân tăng cao, kéo theo đời sống được cải thiện Sự gia tăng này dẫn đến nhu cầu tiêu dùng cũng tăng, với chi tiêu cho hàng hóa và dịch vụ ngày càng nhiều hơn Do đó, nhu cầu về dịch vụ chuyển phát nhanh cũng gia tăng đáng kể.
Nền kinh tế phát triển của một quốc gia sẽ cải thiện sức cạnh tranh trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế Hoạt động thương mại trong nước có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoặc hạn chế dịch vụ chuyển phát nhanh, vì nó quyết định chu trình lưu thông hàng hóa cả trong nước và toàn cầu Biến động của nền kinh tế thế giới cũng tác động trực tiếp đến thị trường chuyển phát nhanh, ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh vận chuyển hàng hóa.
Giá nhiên liệu đầu vào, bao gồm xăng dầu và giá hàng hóa, có tác động đáng kể đến hoạt động của các doanh nghiệp chuyển phát nhanh quốc tế.
Hệ thống cơ sở hạ tầng phát triển có ảnh hưởng lớn đến hoạt động chuyển phát nhanh, từ nghiên cứu thị trường đến thực hiện hợp đồng và vận chuyển Cơ sở hạ tầng tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa, giúp giảm chi phí cho đơn vị chuyển phát nhanh và hạ giá phí chuyển phát nhanh quốc tế Ngược lại, cơ sở hạ tầng kém sẽ gây khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa.
Sự sẵn có và chất lượng cơ sở hạ tầng đóng vai trò quyết định trong môi trường chuyển phát nhanh của một quốc gia Hiện nay, hoạt động chuyển phát nhanh vẫn gặp nhiều hạn chế về năng lực và khả năng, bao gồm hiệu quả vận chuyển kém, điều kiện lưu trữ không đảm bảo, cấu trúc thuế phức tạp, tỷ lệ áp dụng công nghệ thấp, và kỹ năng của người giao hàng chưa đáp ứng yêu cầu.
Cơ sở hạ tầng giao thông đường bộ yếu kém và tình trạng tắc nghẽn giao thông ở đô thị đang ảnh hưởng nghiêm trọng đến dịch vụ chuyển phát nhanh Sự tập trung dân số tại các khu vực đô thị làm gia tăng thách thức trong việc vận chuyển hàng hóa nội địa Bên cạnh đó, vận chuyển hàng không đóng vai trò quan trọng trong việc giao nhận bưu kiện quốc tế, và sự thiếu hụt về khả năng vận chuyển hàng không có thể dẫn đến việc giao hàng bị chậm trễ Hơn nữa, việc thiếu mã bưu chính ở nhiều quốc gia và sự phụ thuộc vào các mốc địa phương làm cho các công ty vận chuyển gặp khó khăn trong việc giao bưu kiện thành công.
Thiếu hụt nhân lực, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin kém và sự phụ thuộc vào thanh toán tiền mặt (CoD) là những yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của ngành chuyển phát nhanh ở nhiều quốc gia Những vấn đề này được cho là sẽ cản trở sự tăng trưởng của thị trường chuyển phát nhanh trong tương lai.
Sự hòa nhập và hội nhập với nền kinh tế khu vực và toàn cầu, cùng với việc giao thương với các quốc gia và tham gia vào các tổ chức thương mại như AFTA, APEC, WTO, sẽ ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế.
Thứ năm, yếu tố về điều kiện tự nhiên, khí hậu
Thời tiết có ảnh hưởng đáng kể đến quy trình giao hàng và chuyển phát nhanh hàng hóa, tác động trực tiếp đến tốc độ và thời gian giao nhận Những điều kiện thời tiết xấu có thể gây hư hại cho phương tiện vận chuyển, làm chậm quá trình giao hàng và dẫn đến những hậu quả kinh tế cho các bên liên quan.
Thứ sáu, về yếu tố cạnh tranh
Cạnh tranh là một yếu tố vừa tích cực vừa tiêu cực trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế Mặt tích cực của cạnh tranh thúc đẩy doanh nghiệp đầu tư, nâng cao hoạt động xuất nhập khẩu và tăng doanh thu Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thể cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của họ, thậm chí dẫn đến tình trạng phá sản.
1.2.2 Yếu tố bên trong doanh nghiệp Đây là yếu tố thuộc về doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể kiểm soát và điều chỉnh nó theo hướng tích cực nhằm phục vụ cho hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế, giao nhận hàng hóa của mình, từ đó giúp mang lại doanh thu và lợi nhuận cho công ty Một số yếu tố bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế gồm:
Thứ nhất, cơ chế tổ chức của Công ty
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHUYỂN PHÁT NHANH QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI BLUELIGHT GIAI ĐOẠN
Giới thiệu về Công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight
Tên giao dịch quốc tế: Bluelight Trading Investment Company Limited Tên viết tắt: BLUELIGHT TNV CO.,LTD
Ngày thành lập: Tháng 10 năm 2015
Trụ sở chính: Lầu 19, Khu A, Tòa nhà Indochina Park Tower, 4 Nguyễn Đình Chiểu , Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Chi nhánh tại Hà Nội: Tầng 3, số 167 Xuân Thủy, phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 02432010076 Email: info@bluelight.com.vn
Website: https://bluelight.com.vn/
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight, được thành lập vào tháng 10 năm 2015, đã nhanh chóng khẳng định uy tín của mình trong ngành dịch vụ logistics Chỉ sau một thời gian ngắn hoạt động, công ty đã nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ theo hướng chuyên nghiệp hóa, nhận được sự tin tưởng từ khách hàng trong và ngoài nước Từ năm 2016, BlueLight đã cung cấp giải pháp chuyển phát nhanh quốc tế qua các đối tác lớn như DHL, FedEx và UPS, và trở thành một trong những đại lý uy tín của DHL tại Việt Nam.
2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty
Chức năng của Công ty BlueLight
Công ty BlueLight chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển, giao nhận, chuyển phát nhanh, xuất nhập khẩu hàng hóa, cũng như tư vấn và đại lý cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước Chúng tôi cam kết hỗ trợ các hoạt động liên quan đến vận chuyển, giao nhận và xuất khẩu hàng hóa một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Công ty BlueLight chuyên tổ chức vận chuyển và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm hàng tiêu dùng, hàng quá cảnh, hàng triển lãm, hàng tư nhân, tài liệu và chứng từ, thông qua sự phối hợp với các tổ chức trong và ngoài nước.
Công ty cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về giao nhận, vận tải, kho hàng và các vấn đề liên quan, đáp ứng nhu cầu của tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
Công ty BlueLight không chỉ là đại lý cho các hãng tàu và vận tải nước ngoài mà còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho tàu biển quốc tế cập cảng Việt Nam Với vai trò là đối tác thân thiết của các hãng tàu lớn trên thế giới, BlueLight chuyên cung cấp các dịch vụ như đóng gói, xếp dỡ hàng hóa, vận chuyển, phân phối và dịch vụ hải quan.
Lĩnh vực hoạt động của Công ty
BlueLight cam kết cung cấp giải pháp vận chuyển chất lượng cao, nhanh chóng và chi phí hợp lý, nhằm trở thành đối tác lâu dài và hỗ trợ sự phát triển bền vững của khách hàng.
Công ty BlueLight chuyên cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh, vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong lĩnh vực logistics.
Các lĩnh vực hoạt động chính của Công ty:
BlueLight là một công ty nổi bật trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế qua DHL với đa dạng hàng hóa như thư từ, tài liệu, và hàng hóa tư nhân Dịch vụ chuyển phát nhanh nội địa của BlueLight cũng phát triển mạnh mẽ, bao gồm chuyển phát nhanh hỏa tốc, chuyển phát nhanh thư và tài liệu, dịch vụ thu tiền hộ (COD), cùng với dịch vụ chuyển phát cho khách hàng thương mại điện tử.
Trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa bằng đường biển (SEA CARGO), các hoạt động chủ yếu bao gồm xử lý hàng hóa đến và đi tại các cảng biển, cũng như thực hiện các hình thức giao nhận hàng như DDU, DDP, EXW, FOB và CIF.
BlueLight cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, đảm bảo sự tin cậy cho khách hàng thông qua mối quan hệ với các đại lý trong và ngoài nước Các dịch vụ bao gồm giao nhận hàng hóa từ kho đến sân bay xuất khẩu, xử lý hàng lẻ xuất khẩu và nhập khẩu, đóng hàng vào pallet hoặc UCL, cùng với dịch vụ nộp thuế, khai báo hải quan và giao nhận nội địa BlueLight cũng hỗ trợ hàng hóa LCL/FCL quốc tế và xử lý theo các hình thức DDU/DDP/EXW/FOB/CIF Công ty có kinh nghiệm phong phú trong việc xử lý hàng hóa giữa nhiều quốc gia, đặc biệt là các nước châu Á như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản và Singapore.
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight
Nguồn: Báo cáo thường niên của Công ty BlueLight
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight hoạt động với quy mô vừa, sở hữu nhiều bộ phận và phòng ban đa dạng, mỗi bộ phận thực hiện các chức năng riêng nhưng luôn đồng nhất trong mục tiêu phát triển Sự phối hợp này giúp công ty đạt được kết quả tối ưu cho các nhiệm vụ đã đề ra.
Giám đốc là người đại diện cho công ty, chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động diễn ra và là người điều hành chính trong công việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Phòng hành chính nhân sự bao gồm Bộ phận Kế toán và Bộ phận Nhân sự Bộ phận Kế toán đảm nhận việc hạch toán kế toán, giám sát thu chi tài chính, quản lý trả lương thưởng và thanh toán các khoản chi của Công ty Trong khi đó, Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm quản lý nhân sự, tuyển dụng nhân viên và thực hiện các chính sách chế độ của Nhà nước.
Phòng Nghiệp vụ Logistics tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight bao gồm ba bộ phận chính: Khách hàng, Kho vận và Hải quan Bộ phận Khách hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, nhận đơn đặt hàng và giới thiệu dịch vụ cùng quyền lợi cho khách hàng Các hoạt động của họ bao gồm lập bộ chứng từ, xử lý và truy xuất đơn hàng Kho vận là bộ phận thiết yếu, đảm nhiệm việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa, phân loại chính xác, phát hiện sai sót, đóng gói đúng quy cách và giao hàng kịp thời Cuối cùng, Bộ phận Hải quan là đầu mối cho việc thông quan và xuất khẩu hàng hóa, với nhiệm vụ cung cấp giấy tờ xuất khẩu nhanh chóng và chính xác theo tiêu chí just in time, đảm bảo đúng mặt hàng, địa điểm và thời gian.
Phòng Marketing của Công ty BlueLight gồm ba bộ phận: Bộ phận Kỹ thuật,
Bộ phận Kỹ thuật và Bộ phận Content của Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút khách hàng tìm kiếm dịch vụ logistics Khi khách hàng tìm kiếm thông tin trên internet, họ sẽ xem xét kỹ lưỡng nội dung và đánh giá doanh nghiệp qua website Do đó, bộ phận kỹ thuật cần xây dựng một website mượt mà và trực quan để hỗ trợ người dùng Đồng thời, bộ phận Content chịu trách nhiệm tạo nội dung hấp dẫn trên các trang mạng xã hội như Facebook, cùng với việc thiết kế hình ảnh và video, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện thương hiệu của Công ty.
Bộ phận Planning, thực hiện các công việc liên quan đến lập kế hoạch, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng
Thực trạng hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight
2.2.1 Quy trình hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế của Công ty BlueLight
Chuyển phát nhanh quốc tế là dịch vụ vận chuyển hàng hóa, bưu phẩm và bưu kiện giữa các quốc gia, tương tự như chuyển phát nhanh trong nước Tuy nhiên, dịch vụ này phức tạp hơn do yêu cầu về mạng lưới hoạt động rộng lớn và các quy định hải quan khác nhau.
Quy trình chuyển phát nhanh quốc tế của Công ty BlueLight bao gồm 9 bước chính: nhận thông tin từ khách hàng, kiểm tra và tư vấn thủ tục cùng giấy tờ cần thiết, nhận và kiểm tra hàng hóa, booking đơn hàng trên hệ thống webship của BlueLight, điều phối xe đến kho BlueLight Express để lấy hàng, khai thác hàng hóa tại kho trung chuyển, nộp hàng tại kho cho DHL, theo dõi quá trình vận chuyển và cuối cùng, chuyển hàng hóa đến tay người nhận.
Sơ đồ 2.2 Quy trình thực hiện chuyển phát nhanh quốc tế của Công ty
Nguồn: Báo cáo thường niên của Công ty BlueLight Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng
Khách hàng có thể liên hệ với công ty BlueLight qua hotline trên website, Facebook, hoặc điền thông tin vào form yêu cầu trên website Nhân viên phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầu và chuyển tiếp đến bộ phận phù hợp Đối với hàng hóa chuyển phát nhanh, bộ phận Khách hàng của phòng Nghiệp vụ Logistics sẽ liên hệ với khách hàng qua điện thoại, email, hoặc fax Quy trình sẽ đơn giản hơn cho những khách hàng đã hợp tác lâu dài, do thủ tục đã được thực hiện nhiều lần trước đó.
Bước 2: Kiểm tra, tư vấn thủ tục và giấy tờ
Sau khi tiếp xúc với khách hàng, đội ngũ nhân viên bộ phận Khách hàng của Công ty BlueLight sẽ tiến hành tư vấn và tiếp thị, cung cấp thông tin chi tiết về các thủ tục hải quan và cước phí vận chuyển.
Nhận thông tin từ khách hàng
(1) Kiểm tra thủ tục giấy tờ
Khai thác hàng hóa tại kho trung chuyển
Vận chuyển hàng hóa đến Kho bãi của DHL
Nhận hàng hóa và kiểm tra
Booking đơn hàng trên hệ thống Webship Điều phối xe đến lấy hàng hóa
Vận chuyển hàng hóa đến người nhận chuyển, cước phí làm thủ tục hải quan,… qua email
Nếu khách hàng chấp nhận các mức phí liên quan đến thủ tục hải quan và vận chuyển, nhân viên công ty BlueLight sẽ lập vận đơn và liên hệ với Nhà vận chuyển DHL để đảm bảo giá cả và lịch trình phù hợp với yêu cầu của khách hàng Là đại lý nhượng quyền của DHL tại Việt Nam, BlueLight sẽ thông báo cho DHL về đơn hàng.
Bước 3: Nhận hàng và kiểm hàng
Sau khi nhân viên Bộ phận Khách hàng hoàn tất việc lập vận đơn, thông tin khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, loại và số lượng hàng hóa sẽ được chuyển cho Bộ phận Kho bãi của Phòng Nghiệp vụ Logistics Bộ phận này sẽ liên hệ với đơn vị vận chuyển BlueLight Express để lấy hàng hóa từ địa điểm của khách hàng Khách hàng có hai lựa chọn về phương thức nhận hàng: Thứ nhất, khách hàng cá nhân hoặc đại lý có thể trực tiếp mang hàng đến văn phòng đại diện của BlueLight Thứ hai, đối với khách hàng doanh nghiệp, họ có thể đóng gói hàng hóa tại địa chỉ của mình và sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa BlueLight Express để chuyển hàng về kho của hãng.
Bước 4: Booking đơn hàng trên hệ thống webship của BlueLight
Sau khi đơn vị vận chuyển của BlueLight tiếp nhận hàng hóa từ khách hàng, Bộ phận Kho sẽ xác nhận việc nhận hàng và tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa.
Khách hàng sẽ lên kế hoạch đặt hàng qua hệ thống webship của BlueLight, nơi nhân viên sẽ điền đầy đủ và chính xác thông tin đơn hàng để đảm bảo quá trình DHL đến lấy và trả hàng diễn ra thuận lợi.
Khách hàng có thể tự thực hiện booking hàng hóa sau khi nhận báo giá từ nhân viên BlueLight Nhân viên sẽ hướng dẫn quy trình booking trên webship của BlueLight hoặc DHL, vì BlueLight là đại lý nhượng quyền của DHL tại Việt Nam Điều này áp dụng cho những lần booking đầu tiên của khách hàng.
Công ty BlueLight sẽ gửi hóa đơn hàng hóa, vận đơn hàng không (Airway Bill), hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng hóa đến khách hàng qua email Điều này giúp khách hàng dễ dàng đối chiếu và nắm rõ thông tin về đơn hàng của mình thông qua website Tracking của DHL.
Bước 5: Điều phối xe đến kho BlueLight Express lấy hàng
Sau khi hoàn tất thủ tục đặt hàng, nhân viên BlueLight sẽ thông báo cho khách hàng về tình hình đơn hàng để đảm bảo khách hàng yên tâm Xe vận chuyển của BlueLight sẽ đến các kho của BlueLight Express để lấy hàng hóa và chuyển đến kho trung chuyển của BlueLight.
Bước 6: Khai thác hàng hóa tại kho trung chuyển
Kho trung chuyển là nơi lưu trữ hàng hóa tạm thời, phục vụ cho việc bảo quản và chuyển giao Tại đây, hàng hóa được quản lý và kiểm tra về số lượng, đồng thời được đóng gói và phân loại theo từng khu vực cụ thể.
Bước 7: Nộp hàng tại kho cho DHL
Sau khi hoàn tất kiểm tra và phân loại hàng hóa tại kho trung chuyển, hàng hóa sẽ được chuyển giao đến kho của DHL tại cảng cạn Long Biên để chuẩn bị cho việc vận chuyển sang nước ngoài.
Trước khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, khách hàng cần hoàn tất thủ tục hải quan và khai báo hải quan Đối với các mặt hàng nhỏ nhẹ, giá trị thấp và phi mậu dịch như quà biếu, hàng mẫu không thanh toán, hoặc hàng hóa của cơ quan đại diện ngoại giao, DHL hoặc BlueLight sẽ hỗ trợ khách hàng trong việc thực hiện các thủ tục này.
Sau khi nộp hàng cho DHL, nhân viên BlueLight sẽ theo dõi lộ trình và tình trạng hàng hóa, thông báo cho khách hàng để kịp thời phát hiện rủi ro như thất thoát hoặc chậm trễ trong gửi – nhận hàng Khách hàng cũng có thể tự theo dõi đơn hàng qua website DHL, DHL etrack hoặc ứng dụng trên điện thoại mà không cần qua BlueLight Mỗi phiếu gửi hàng của dịch vụ chuyển phát nhanh DHL đều có một mã số 10 chữ số nằm trên mã vạch lớn, dùng để xác định hàng hóa và bưu phẩm.
Bước 9: Vận chuyển hàng hóa đến người nhận
Đánh giá thực trạng hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế tại Công ty
BlueLight giúp tăng cường nhu cầu và thuận lợi cho việc bán hàng, từ đó gia tăng doanh số Đội ngũ tư vấn chuyển phát nhanh quốc tế của công ty dễ dàng hơn trong việc chốt đơn khi khách hàng đã tin tưởng và biết đến uy tín của doanh nghiệp.
2.4 Đánh giá thực trạng hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế tại Công ty BlueLight
2.4.1 Thành công đã đạt được
Sau hơn 5 năm hoạt động, công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight đã khẳng định vị thế trên thị trường chuyển phát nhanh hàng hóa Với ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm và chiến lược quản lý hiệu quả, công ty đã đạt được nhiều mục tiêu quan trọng và phát triển bền vững Hệ thống phòng ban liên kết chặt chẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đóng góp vào thành công chung Đặc biệt, lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế đã được công ty chú trọng phát triển, mang lại doanh thu ấn tượng trong những năm gần đây, từ 2017 đến nay.
2021 không ngừng tăng lên (doanh thu chuyển phát nhanh quốc tế năm 2017 đạt
Doanh thu của công ty đã tăng từ 331,7 triệu đồng lên 6797,8 triệu đồng vào năm 2021, bất chấp ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 Sự tăng trưởng này đã giúp công ty xây dựng được lòng tin với hãng vận chuyển hàng đầu quốc tế DHL, khi được chọn làm đại lý uy tín tại Việt Nam Điều này không chỉ tạo sự tin tưởng cho khách hàng mà còn giúp công ty cạnh tranh hiệu quả với nhiều doanh nghiệp khác.
Sự nhạy bén và khả năng linh hoạt trong tầm nhìn của ban lãnh đạo công ty đã giúp giảm thiểu ảnh hưởng từ dịch bệnh COVID-19 Trong năm 2020, khi nhiều ngành nghề và doanh nghiệp gặp khó khăn, công ty đã nhanh chóng nắm bắt xu hướng "Thương mại điện tử" và nhu cầu khách hàng, từ đó đẩy mạnh lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế Sự hợp tác với Hãng vận chuyển hàng đầu DHL đã góp phần giúp doanh số công ty tiếp tục tăng trưởng.
Công ty BlueLight, với đội ngũ hơn 30 nhân viên, cung cấp dịch vụ chất lượng cho khách hàng trên toàn Việt Nam và các khu vực quốc tế trọng điểm Chúng tôi chú trọng tuyển dụng và đào tạo nhân sự để đảm bảo mang lại dịch vụ tốt nhất Đội ngũ trẻ trung, năng động và nhiệt tình, luôn sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau, giúp công việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả, từ đó tạo sự hài lòng và tin cậy cho khách hàng Nhân viên của chúng tôi có khả năng làm việc dưới áp lực, biết cách tối ưu hóa thời gian để tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất công việc cho công ty.
Văn phòng công ty được trang bị đầy đủ máy móc như máy in, fax, photocopy và máy scan, nhằm phục vụ khách hàng một cách hiệu quả Đặc biệt, toàn bộ hệ thống đều kết nối internet, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin quan trọng như dữ liệu thị trường, địa chỉ và giờ bay.
Công ty liên tục đầu tư vào việc nâng cấp dịch vụ giao nhận, bao gồm việc sở hữu đội ngũ xe vận chuyển riêng, giúp dễ dàng điều động để lấy hàng và giao cho khách hàng Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí thuê xe ngoài mà còn đảm bảo giao hàng đúng địa điểm và thời gian nhờ vào đội ngũ nhân viên thành thạo đường đi.
Công ty không chỉ là đại lý cho DHL mà còn nỗ lực xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các đại lý giao nhận trong và ngoài nước, cũng như các hãng tàu, hải quan và hãng bay như FedEx, UPS Điều này giúp cho quy trình làm việc trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn.
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại BlueLight đã mở rộng thị trường chuyển phát nhanh quốc tế, bao gồm Singapore, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và Australia Trong bối cảnh ngành chuyển phát nhanh gặp khó khăn do chiến tranh thương mại và ảnh hưởng của dịch Covid-19, nhiều hàng hóa không thể vận chuyển ra nước ngoài Dù đối mặt với thách thức, sự lãnh đạo sáng suốt và tầm nhìn sắc bén của ban lãnh đạo đã giúp công ty vượt qua giai đoạn khó khăn, đạt được lợi nhuận và doanh thu cao.
Công ty BlueLight cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, từ đó nâng cao hình ảnh và uy tín trong mắt đối tác và khách hàng Điều này không chỉ tạo thiện cảm mà còn giúp giữ chân khách hàng cũ và thu hút thêm nhiều khách hàng mới Sự tin tưởng và thoải mái của khách hàng khi giao dịch với nhân viên tư vấn của công ty ngày càng tăng, góp phần làm tăng số lượng đơn hàng đến với BlueLight.
Công ty BlueLight cam kết thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ đối với khách hàng trong quá trình chuyển phát nhanh quốc tế Nhờ vào sự tuân thủ này, hình ảnh và uy tín của công ty ngày càng được nâng cao trong mắt đối tác và khách hàng, dẫn đến việc gia tăng số lượng đơn hàng Nhiều khách hàng đã thể hiện sự tin tưởng và thoải mái khi giao dịch hoặc trao đổi với nhân viên tư vấn của BlueLight.
2.4.2 Những hạn chế còn tồn tại
Mặc dù công ty BlueLight đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động Thị phần của BlueLight còn hạn chế cả trong nước lẫn quốc tế, khiến thương hiệu BlueLight Express chưa được nhiều khách hàng biết đến Trong bối cảnh thương mại điện tử tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ và việc hội nhập kinh tế quốc tế gia tăng, nhiều công ty giao nhận hàng hóa như Viettel Post và J&T Express đã nổi lên, với Viettel Post chiếm 52% thị phần tại thành phố.
Hà Nội chiếm 28% thị trường tại thành phố Hồ Chí Minh, nhưng giá cước chuyển phát nhanh quốc tế của Công ty BlueLight cao, là một hạn chế lớn Việc mở rộng giao thương và hội nhập kinh tế đã thu hút nhiều hãng vận chuyển uy tín như UPS, FedEx vào thị trường, với mức giá cước thấp hơn Điều này làm tăng mức độ cạnh tranh và gây khó khăn cho Công ty trong việc giữ vững vị thế.
Công ty TNHH BlueLight là một doanh nghiệp vừa và có vốn đầu tư hạn chế, do đó, để tồn tại trong ngành chuyển phát nhanh quốc tế, cần có nỗ lực lớn từ từng cá nhân Công ty cần theo kịp xu hướng kinh tế thị trường và thực hiện các khoản đầu tư hợp lý, đặc biệt trong bối cảnh ngành chuyển phát nhanh đang phát triển mạnh mẽ Để duy trì sức cạnh tranh, BlueLight phải đối mặt với sự gia tăng của nhiều công ty chuyển phát nhanh mới, cũng như sự tham gia của các công ty logistics và doanh nghiệp B2B vào giai đoạn cuối của quá trình chuyển phát.
Thời gian chuyển phát nhanh là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự cạnh tranh của công ty Tuy nhiên, hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế của công ty vẫn gặp hạn chế, dẫn đến nhiều đơn hàng bị giao chậm trễ và không đúng lịch trình đã cam kết với khách hàng Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu và uy tín của công ty.
