báo cáo thực tập tốt nghiệp thư viện trường đại học sư phạm kỹ thuật tp. hcm

Thư viện trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật là nơi cung cấp thông tin, kiến thức,tài liệu, đáp ứng yêu cầu cần thiết trong học tập và giảng dạy, nghiên cứu của sinhviên và giảng viên trong

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC

- -BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

KỸ THUẬT TP HCM

LỜI CẢM ƠN

Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo thư viện Trường Đại học

Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho phép em cùng các thànhviên trong nhóm được đến thực tập tại thư viện, để hoàn thành tốt đợt thực tập này

Em cũng xin chân thành cảm ơn đến thầy Vũ Trọng Luật cùng các thầy, cô và tất cảcác anh, chị trong thư viện đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong đợt thực tập đểnắm bắt được các khâu hoạt động của thư viện, giúp em có được một hành trangvững chắc để có thể tự tin hòa nhập với công việc sau này của bản thân

Em cũng xin gữi lời cảm ơn đến cô Đoàn Thị Thu và cô Lê Thị Hồng Hiếu đạidiện khoa Thư viện - Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn

TP HCM hướng dẫn em trong đợt thực tập này

Cuối cùng em xin kính chúc Ban giám đốc cùng tập thể cán bộ thư việnTrường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP HCM, quý Thầy Cô khoa Thư viện - Thôngtin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP HCM lời chúc sức khỏe,hạnh phúc và thành công trong cuộc sống

Em chân thành cảm ơn !

LỜI NÓI ĐẦU

Tri thức luôn đồng hành với chúng ta trên mỗi bước đường thành công, ở bất

cứ nơi nào trên thế giới cũng như trong mọi thời đại Kiến thức, thông tin luôn đượcquan tâm rất nhiều Ngày nay với sự bùng nổ của công nghệ thông tin kéo theo sựphát triển của đất nước, bên cạnh đó không thể thiếu tri thức Thư viện đang trênđường phát triển theo hướng hiện đại Dần trở thành những thư viện số hóa, liên kếtcác thư viện hiện đại tạo thành chuỗi thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu của con người

về chia sẽ và trao đổi thông tin giữa các thư viện trên toàn cầu Các thư viện đang ápdụng các mô hình đào tạo cũng như quản lý thư viện tiên tiến, đổi mới các trang thiết

bị truyền thống sang hiện đại để ứng dụng trong công việc của ngành, đây chính là

xu hướng chung của các thư viện hiện nay Thư viện trường Đại học Sư phạm Kỹthuật không là ngoại lệ

Thư viện trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật là nơi cung cấp thông tin, kiến thức,tài liệu, đáp ứng yêu cầu cần thiết trong học tập và giảng dạy, nghiên cứu của sinhviên và giảng viên trong toàn trường

Để đáp ứng nhu cầu học tập và tự đánh giá lại chính mình, được sự giới thiệucủa Khoa và sự chấp thuận của Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp.HồChí Minh, em được về thực tập tại Thư viện Đại học Sư phạm Kỹ thuật từ ngày 12tháng 11 đến ngày 28 tháng 12 năm 2012

Thực tập tốt nghiệp có một vị trí hết sức quan trọng trong chương trình đào tạo.Đây là giai đoạn không thể thiếu trong quá trình thực tập nhằm gắn liền nhà trườngvới xã hội, lý thuyết với thực tiễn giúp sinh vên cũng cố lại những kiến thức đã học,biết vận dụng những kiến thức ấy vào thực tiển Đồng thời tạo điều kiện để sinh viênlàm quen với những công việc thực tế, tiếp thu những kinh nghiệm, giúp cho sinhviên càng thêm yêu ngành nghề của mình hơn.

Bước vào môi trường mới với nhiều khó khăn vì còn bỡ ngỡ, chưa làm quenđược với công việc cũng như giao tiếp với các cán bộ trong Thư viện Sau một thờigian, được sự giúp đỡ, quan tâm của quý thầy cô, các anh chị trong Thư viện nên em

đã ngày một tiến bộ và làm việc có hiệu quả hơn

Bài Báo cáo là những kiến thức mà em thu được sau gần 2 tháng thực tập tạiThư viện Trường Đại học Sư pham Kỹ thuật Tp.Hồ Chí Minh Trong quá trình thựctập và hoàn thành bài báo cáo, mặc dù em đã cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiếnthức còn hạn chế nên không thể tránh khỏi nhữnh thiếu sót Mong nhận được sự góp

ý chân thành của quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn Em xinchân thành cảm ơn

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ

PHẠM KỸ THUẬT TP.HỒ CHÍ MINH

1 Lịch sử hình thành

Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật.TPHCM nằm tại khu A- lầu 1

của Trường ĐHSPKT Tp.HCM số 1, Võ Văn Ngân, phường Linh Chiểu, quận ThủĐức, Tp HCM

Được thành lập sau ngày thống nhất (27/06/06/1976) trên cơ sở Thư Viện Đạihọc Thủ Đức với diện thích ban đầu 760,5m2 và có 4 cán bộ, hình thức phục vụ banđầu là mượn về nhà và hệ thống kho sách chưa được tổ chức, phân loại theo một hệthống nào cả

Đến năm1980 để phát triển thư viện, nhà trường đã bổ sung thêm cán bộ thưviện có trình độ chuyên môn, từ 4 cán bộ Thư viện ban đầu đã tăng lên 14 cán bộ còncác kho sách đã được xử lý kỹ thuật theo chuyên môn nghiệp vụ và đưa vào phục vụ

có hệ thống

Đến năm1999 để mở rộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường đã chonâng tầng thư viện với diện tích từ 760.5m2 tăng lên 1521m2 Lúc này thư viện đã tổchức phòng đọc và phòng mượn,vốn tài liệu cũng được phát triển phong phú hơn vềmôn loại tri thức

Hiện nay được sự quan tâm, chỉ đạo của Ban giám hiệu, với đội ngũ nhân sự

có trình độ chuyên môn cùng với cơ sở vật chất và trang thiết bị, phương tiện hoạtđộng tương đối tiên tiến thư viện ngày càng đáp ứng được nhu cầu học tập, giảng dạy

và nghiên cứu của nhà trường Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư việnđiện tử LIBOL version 5.0 cùng với việc nối mạng Lan, mạng Internet làm cho mọihoạt động lao động của Thư viện trở nên khoa học và có chiều sâu, công tác phục vụcũng ngày càng đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm thông tin của độc giả Tập thể cán

bộ thư viện luôn gương mẫu tổ chức tốt các phong trào thi đua, xây dựng tập thểđoàn kết vững mạnh, làm việc với tinh thần tự giác, ý thức trách nhiệm, năng nổ đảm

bảo ngày giờ công cao và tinh thần thái độ phục vụ tốt, với phương châm “Nhiệt tình-vui vẻ, tạo mọi điều kiện dễ dàng cho bạn đọc đến thư viện” Để nâng cao

chất lượng phục vụ thư viện luôn tìm cách đổi mới phương thức phục vụ bằng cách

mở rộng và tăng cuờng các hình thức phục vụ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăngcủa bạn đọc

Vốn tài liệu của thư viện bao gồm: Tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử được

chia sẻ trên trang web của thư viện: http:www.tvspkt.edu.vn, các cơ sở dữ liệu trực

tuyến dạng có phí và miễn phí; tài liệu sách điện tử đã download về, giáo trình bàigiảng do các giảng viên của trường biên soạn

2 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện :

Giúp Hiệu Trưởng tổ chức xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hóa khoa học,

kỹ thuật, phục vụ công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học

Cung cấp các loại hình tài liệu như giáo trình, sách báo, tạp chí, tài liệu khoahọc kỹ thuật, khoa học giáo dục và các loại sách khác phục vụ cho công tác đào tạo,NCKH, sản xuất

Xây dựng và đưa vào khai thác cổng thông tin thư viện điện tử nhằm hiện đạihóa và đa dạng hóa các hình thức đáp ứng nhu cầu thông tin tư liệu.

Phát triển các sản phẩm thông tin thư viện theo yêu cầu của độc giả phục vụcho nhu cầu nghiên cứu học tập và đưa ra ứng dụng thực tiễn, chủ động tư vấn, xâydựng và phát triển hỗ trợ độc giả

Liên kết với các thư viện trong và ngoài nước để đẩy mạnhh quá trình trao đổi tưliệu, kiến thức khoa học phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập củatoàn trường

Thời gian phục vụ tại thư viện:

Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần.

Trong những năm gần đây, với quy mô đào tạo ngày càng mở rộng của nhà trường đãlàm cho số lượng sinh viên đầu vào hàng năm tăng lên đáng kể, số lượng giảng viên,cán bộ quản lý, nhân viên hành chính nghiệp vụ cũng tăng.

Tính đến ngày 31/03/2012 số lượng bạn đọc hiện đang sử dụng thư viện là: 17.164

CHƯƠNG II: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

Hình 1 Sơ đồ tổ chức của thư viện

Thư viện trường thuộc sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu nhà trường.Căn cứ vào đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thư viện được tổ chứcthành các bộ phận chức năng sau:

Trưởng Thư viện

Phó trưởng thư viện

Phụ trách Phục vụ

Phó trưởng thư viện Phụ trách CNTT

CB phòng

Đọc

CB phòng DVTT

CB phòng

CB phòng nghiệp vụ

1 Trưởng thư viện

Trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnh đạo, lập kếhoạch và phương hướng hoạt động của đơn vị

- Quản lý, điều hành toàn đơn vị

- Xây dựng, quản lý và khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả, tổ chức và phâncông công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện

- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện

- Xây dựng và triển khai các sản phẩm thông tin phục vụ dạy và học

- Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả

- Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện có tinh thần đoàn kết, tạo mọi điềukiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sáng tạo của cán bộ thư việntrong công tác; để nâng cao trình độ chính trị, khoa học của cán bộ thư viện

- Phụ trách công tác kiểm kê trong toàn đơn vị

Quyền hạn:

- Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường các hướng phát triển thư viện, nângcao chất lượng phục vụ của thư viện

- Xây dựng định hướng phát triển đơn vị

- Đề xuất tuyển dụng và quản lý nhân sự của đơn vị

- Tổ chức, điều động phân công công tác cán bộ trong đơn vị

- Bình xét, đề cử cán bộ cho các danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật và các chứcdanh trong đơn vị

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng ĐH hoặc trên ĐH về thư viện

- Am hiểu và có năng lực quản lý, có khả năng tập hợp, thuyết phục, động viên CBhoàn thành thành tốt công việc được giao

- Biết sử dụng ngoại ngữ tương đương trình độ B

- Tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B)

1.1 Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ

Trách nhiệm:

- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động phục vụ trong đơn vị

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển, xử lý côngtác phục vụ vốn tài liệu thư viện

- Tổ chức và phân công lao động trong công tác phục vụ, công tác bạn đọc và hoạtđộng tra cứu của thư viện

- Tư vấn và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về công tác tuyển dụng nhân sự

- Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ

- Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơn vị

Quyền hạn:

- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phân công

- Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác

- Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự

- Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng ĐH hoặc trên ĐH về thư viện.

- Có kinh nghiệm trong công tác quản lý

- Am hiểu và có năng lực quản lý

- Biết sử dụng ngoại ngữ (ưu tiên tiếng Anh)

1.2 Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin

Trách nhiệm:

- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động trong đơn vị

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển công nghệthông tin trong hoạt động thư viện

- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử

- Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ sở dữ liệuđiện tử

- Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử

- Phát triển ứng dụng và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầu của độc giả

- Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng trong việc quản lý tư liệu cá nhân, tư liệuphục vụ nghiên cứu khoa học

- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ trong công tác thưviện

- Thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng của thư viện

- Phụ trách mảng công tác ISO trong đơn vị

Quyền hạn:

- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT

- Điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác thuộc mảng công nghệ.

- Đề xuất việc bổ sung nhân sự

- Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị

- Vận hành hệ thống mạng máy tính trong đơn vị

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng ĐH hoặc trên ĐH về thư viện hoặc công nghệ thông tin

- Am hiểu và có năng lực quản lý

- Sử dụng thành thạo ngoại ngữ (ưu tiên tiếng Anh) tương đương trình độ B

- Nắm vững và có khả năng quản trị CSDL, thiết kế và quản trị trang web của Thưviện

2 Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ

- Quản lý, Tổ chức, phân công và điều hành công việc Phòng Nghiệp vụ

- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển mảng nghiệp vụ thư viện

Quyền hạn:

- Tổ chức, phân công nhân sự và điều hành công việc trong Tổ Nghiệp vụ

- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công táccủa Tổ.

- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của thưviện

- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liênthông, liên kết với các thư viện bạn để hỗ trợ cùng phát triển chuyên môn

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng ĐH hoặc cao hơn về thư viện

- Sử dụng thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ từ trình độ B trở lên (ưu tiên Tiếng Anh)

- Tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B)

- Có kinh nghiệm công tác nghiệp vụ từ 2 năm trở lên

b) Cán bộ phòng nghiệp vụ

Trách nhiệm:

- Trực tiếp thực hiện công tác biên mục tài liệu và các công tác xử lý kỹ thuật

- Thu thập, xử lý và biên mục nguồn tài liệu điện tử

Quyền hạn:

- Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến công việc

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng ĐH hoặc trên ĐH về thư viện

- Sử dụng thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ từ trình độ B trở lên (ưu tiên Tiếng Anh)

- Tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B)

- Quản lý, Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc.

- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc

- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng

Quyền hạn:

- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc

- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công táccủa của Phòng Đọc

- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng CĐ thư viện trở lên

- Sử dụng ít nhất 1 ngoại ngữ (ưu tiên Tiếng Anh, tối thiểu trình độ A)

- Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B)

- Có kỹ năng giao tiếp tốt; có khả năng phân công, điều hành nhân sự và công việccủa Tổ

b) Cán bộ phòng đọc

- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác.

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng trung cấp thư viện trở lên

- Anh văn, tin học trình độ A trở lên

- Có kỹ năng giao tiếp

- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn

- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của hoạt động mượn trả tàiliệu

- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng

Quyền hạn:

- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn

- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công táccủa Phòng Mượn.

- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động mượn trả tài liệu củathư viện trong phạm vi Phòng Mượn

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng CĐ thư viện trở lên

- Sử dụng ít nhất 1 ngoại ngữ (ưu tiên Tiếng Anh, tối thiểu trình độ A)

- Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B)

- Có kỹ năng giao tiếp tốt; có khả năng phân công, điều hành nhân sự và công việccủa Tổ

b) Cán bộ phòng mượn

Trách nhiệm:

- Phục vụ mượn tài liệu tham khảo và giáo trình

- Nhận trả tài liệu

- ổn định kho tư liệu

- Gia cố, bảo quản tài liệu cũ

Quyền hạn:

- Xử lý những công việc và vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Mượn

- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác của phòng

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng trung cấp thư viện trở lên

- Anh văn, tin học trình độ A trở lên

- Có kỹ năng giao tiếp.

- Cung cấp thông tin và xử lý thông tin theo yêu cầu của bạn đọc

- Theo dõi, xử lý và cập nhật thông tin bạn đọc

Quyền hạn:

- Thu thập, điều tra nhu cầu thông tin và đề xuất hướng thực hiện nhằm cải tiến, nângcao chất lượng công tác

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng ĐH hoặc trên ĐH về thư viện

- Sử dụng thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ từ trình độ B trở lên (ưu tiên Tiếng Anh)

- Tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B)

- Kỹ năng giao tiếp tốt

2.5 Phòng tra cứu thông tin

Phục vụ người dùng tin truy cập tài liệu và các thông tin trong CSDL Thư viện vàtrên Internet, liên quan đến việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập, giải trí,…

a) Cán bộ phòng tra cứu thông tin

Trách nhiệm:

- Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện

- Tổ chức hoạt động phục vụ tra cứu tại Phòng Tra cứu Thông tin.

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong phòng

Quyền hạn:

- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng

- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng caochất lượng phục vụ

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng CĐ hoặc cao hơn về công nghệ thông tin hoặc thư viện

- Sử dụng thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ (ưu tiến Tiếng Anh, trình độ B hoặc caohơn)

- Năng động, sáng tạo và chủ động trong việc nghiên cứu xây dựng thư viện điện tử

và sưu tầm bổ sung tài liệu điện tử

b) Cán bộ kỹ thuật viên mạng và hệ thống

Trách nhiệm:

- Tổ chức, quản lý và khai thác phòng máy (Phòng Tra cứu Thông tin)

- Sưu tầm, tổ chức và xây dựng nguồn tài liệu điện tử

- Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong đơn vị

Quyền hạn:

- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng

- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng caochất lượng phục vụ

- Nghiên cứu, đề xuất hướng bổ sung nguồn tài liệu điện tử.

- Nghiên cứu đề xuất các giải pháp an ninh mạng

- Xây dựng và phát triển sản phẩm thông tin

Tiêu chuẩn chức danh:

- Có bằng CĐ hoặc cao hơn về công nghệ thông tin

- Sử dụng thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ (ưu tiến Tiếng Anh, trình độ B hoặc caohơn)

- Năng động, sáng tạo và chủ động trong việc nghiên cứu xây dựng thư viện điện tử

và sưu tầm bổ sung tài liệu điện tử

- Nắm vững và có khả năng triển khai và bảo trì hệ thống mạng máy tính và hệ quảntrị dữ liệu của thư viện

CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC TẬP

Thư viện sử dụng khung phân loại Dewey (DDC 14) và (DDC 22) để phân loạitài liệu Tuy nhiên thư viện có một số thay đổi để phù hợp với kho tài liệu vídụ như: Nhãn của sách tham khảo không có năm xuất bản, còn nhãn của sáchgiáo trình có năm xuất bản nhằm phân biệt giữa sách tham khảo và sách giáotrình ( ở phòng mượn) Phòng đọc cũng có sự khác nhau như sách ngoại vănthì nhãn sách có thêm năm xuất bản còn sách việt văn thì không có năm xuấtbản (phòng đọc) để thuận tiện cho việc thanh lý

tố để bạn đọc có thể tra cứu tài liệu trong Cơ sở dữ liệu của thư viện nhằm tìm

ra tài liệu thích hợp, đúng nội dung, chủ đề mà bạn đọc cần Đề mục được xácđịnh phải gắn liền nội dung tài liệu Đối với những tài liệu mà nội dung nóchứa nhiều đề tài thì việc xác định đề mục cho tài liệu đó là xác định xem chủ

đề nào được nói đến nhiều nhất để xác định đề mục cho tài liệu đó

- Sau khi xác định xong đề mục ta cần xác định số Cutter của tài liệu Việc xácđịnh số Cutter của tài liệu mã hóa theo họ và tên tác giả nếu tài liệu đó là tácgiả cá nhân

- Còn với trường hợp tài liệu đó là tác giả tập thể thì số Cutter được xác địnhtheo tên nhan đề Số Cutter được mã hóa bởi chữ đầu tiên của họ và chữ cáiđầu tiên của tên tác giả cộng thêm 3 chữ số mã hóa theo bảng Cutter ( OCLCDewey Cutter Program V1.10.6 )

- Ví dụ : Giáo trình tin học đại cương / Đào Đức Mận

Ví dụ: Kế toán đại cương / Khoa Kinh tế Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh

Số Cutter : K24

Một số trường hợp đặc biệt như :

- Những tên tác giả, nhan đề tài liệu bắt đầu bằng các chữ K, O, Y thì mã hóa 2chữ số theo bảng Cutter của thư viên Quốc hội Hoa Kỳ

- Những tên tác giả, nhan đề tài liệu bắt đầu bằng các chữ Q, X thì mã hóa theobảng Cutter của thư viên Quốc hội Hoa Kỳ

 Còn họ Ngô lấy số Cutter là : N569

 Còn họ Nguyễn lấy số Cutter là : N573

Một Số quy tắc biên mục:

 Mã hóa:

- Đối với sách một tác giả thì mã hóa theo tác giả, sách có từ bốn tác giả trở lên

và tác giả tập thể thì mã hóa theo nhan đề

 Mô tả:

+ Trường 100: Chỉ mô tả tác giả chính

+ Tác giả dịch, sưu tầm, biên soạn, thì đưa về mô tả bổ sung trường 700.+ Trường 245:

- Nếu tác giả tập thể thì mô tả 3 tác giả đầu tiên, sau đó dùng dấu ba chấm ( )