Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance Document Number: 01-RD-OTH-SW-UG-04 Revision Number: 1.2 Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Giới thiệu • iAttendance ứng dụng chức đa cho phép công ty điểm danh, chấm công nhân viên hay khách mời cách sử dụng phận quét vân tay GPS điện thoại, máy tính bảng • iAttendance cho phép công ty quản lý tài sản, quản lý kiện mà cơng ty tổ chức • Cách thức sử dụng đơn giản: công ty tạo mã QR nơi cần điểm danh cổng vào… Khách mời hay nhân viên cần dùng điện thoại, máy tính bảng… quét mã QR để điểm danh (check-in, check- out) Lưu ý: • • • • • • 1.1 Để sử dụng ứng dụng iAttendance, điện thoại cần cho phép ứng dụng truy xuất GPS yêu cầu truy xuất Camera Khi thoát, ứng dụng ngừng truy xuất GPS Khi hoạt động, ứng dụng tự động thu thập vị trí bạn để phục vụ cho check -in/check-out, chúng tơi lưu trữ vị trí bạn bạn thực checkin/check-out Chúng không lưu trữ thông tin sinh trắc (dấu vân tay…) người dùng máy chủ Thông tin sinh trắc người dùng lưu trữ thiết bị (như điện thoại, máy tính bảng…) người dùng Chương trình hoạt động tối ưu với trình duyệt web chromium Google Chrome, Microsoft Edge Với người dùng iPhone, iPAD điểm danh dấu vân tay hỗ trợ từ iOS 14, iPad OS 14 trình duyệt Google Chrome, Microsoft Edge Hãy kiểm tra thư mục thư rác, spam, junk, promotions bạn không nhận email kích hoạt hay thơng báo Cài Đặt Ứng Dụng Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Người dùng cài ứng dụng iAttendance từ cửa sổ gợi ý truy xuất vào website https://iattendance.co cách nhấn nút Install hình bên hay nhấn vào nút dấu + bên phải URL: Sau cài đặt thành công, biểu tượng ứng dụng hiển thị sau (trên Android OS) Gỡ bỏ ứng dụng (Android OS) 1.2 Cho phép Cookie Chương trình hoạt động trình duyệt bạn cho phép cookie ứng dụng https://iattendance.co Tùy theo hệ điều hành trình duyệt mà bạn sử dụng, có cách cho phép Cookie khác Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Dưới ví dụ cho phép cookie hệ điều hành Android trình duyệt Chrome: Nếu cookie bị cấm, chương trình thơng báo lỗi Chương trình yêu cầu bạn cho phép cookie để hoạt động bình thường Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 1.3 • • 01-RD-OTH-SW-UG-04 Cho phép GPS Khi hoạt động, chương trình yêu cầu bạn cho phép xác định vị trí bạn Vui lịng cho phép, ngược lại bạn khơng thể check-in/check-out Dưới ví dụ u cầu cho phép định vị trình duyệt Chrome 1.4 Cho phép truy xuất camera Một số cổng yêu cầu người dùng chụp lại hình lúc check-in/check-out Chương trình yêu cầu bạn cho phép truy xuất camera Vui lòng cho phép, ngược lại bạn check-in/check-out Dưới cài đặt cho phép Camera trình duyệt Chrome Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Trình duyệt hỏi bạn cần truy xuất camera Vui lòng cho phép sau: 1.5 Ghi nhớ thông tin người đăng nhập Để tiện lợi cho việc đăng nhập, bạn nên lưu lại email cho lần đăng nhập sau (ví dụ trình duyệt Chrome): Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Nếu bạn không chọn lưu email cho www.iattendance.co trước đó, chọn lưu lại cách xóa history (lịch sử) trình duyệt cho phép lưu email password trở lại sau: Lưu ý: Nếu bạn đăng nhập dấu vân tay không muốn lưu password trình duyệt ghi vào ô password chuỗi bất kỳ, password bạn Sau đăng nhập dấu vân tay thành cơng, chương trình hỏi bạn có cập nhật password, bạn chọn Cập nhật/ Update để lưu email password (giả) Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Trình duyệt Chrome ngăn khơng cho bạn lưu password nghi ngờ password bạn bị tiết lộ bên (như bạn chia sẻ password cho người khác…) Một cảnh báo thị sau: Để chặn cảnh báo này, bạn nên đổi password chặn cảnh báo cách vào setting Chrome tắt cảnh báo sau” Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 1.6 01-RD-OTH-SW-UG-04 Quản trị, người vận hành người dùng Quản trị (admin) người có quyền quản lý người dùng (user), tạo mã QR, xem xuất báo cáo hoạt động user Quản trị đăng nhập vào trang riêng cơng ty/ tổ chức cách nhấn vào nút “Company” bên Một quản trị đồng thời có vai trị user (người dùng) Một email admin tổ chức, cơng ty Ngồi admin, cịn có operator (người vận hành) người quyền thấp admin Operator đăng nhập vào tài khoản cơng ty xem, xuất báo cáo khơng có quyền thay đổi thông tin tài khoản, chỉnh sửa users Tài khoản Operetor tạo admin, xem mục 2.1 Một email operator nhiều tổ chức, cơng ty khác Người dùng (user) người thực việc check-in/check-out Người dùng tạo thêm vào admin công ty, tổ chức, xem mục 2.1 Người dùng có trang riêng cách nhấn vào nút “User” bên Một Email User nhiều tổ chức, công ty khác Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Một người (email) vừa đồng thời có nhiều vai trị (role) khác như: user tổ chức A, Operator tổ chức B admin tổ chức C Login vào trang User để xem chi tiết Hình ví dụ cho user có vai trị (role) công ty khác nhau: Khi login vào tài khoản công ty, danh sách công ty email đưa ra, nhấn double-click vào công ty cần login để login vào trang công ty 1.7 Tạo tài khoản cho cơng ty, tổ chức bạn Bạn cần tạo tài khoản bạn admin công ty Người dùng (user) bạn không cần đăng ký tài khoản Khi bạn thêm người dùng vào công ty bạn, tài khoản tự động tạo cho người dùng email gửi thông báo cho người dùng bạn Hãy lưu ý người dùng bạn kiểm tra thư mục rác (Spam/ Junk) họ không nhận email thơng báo Người dùng bạn nhân viên công ty hay khách mời kiện (event) công ty, tổ chức bạn Truy cập vào website www.iattendance.co để đăng ký tài khoản Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 10 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance • • 01-RD-OTH-SW-UG-04 Vân tay (Fingerprint): người dùng quét vân tay chụp hình để check-in/ check-out cho cổng/ vị trí Vân tay hình ảnh (Fingerprint with photo): người dùng quét vân tay chụp hình để check-in/ check-out cho cổng/ vị trí b Mã bưu (post code): tùy chọn vị trí, đia điểm, gồm 12 kí tự Đây mã bưu điện cho vị trí cổng/ vị trí, thơng tin tùy chọn Ở Việt Nam, mã bưu tham khảo ở: https://vpostcode.vn c Mã cổng (Gate ID) Đây mã số cổng/vị trí, bạn nên đặt tên dễ nhớ khơng trùng lặp với cổng/vị trí khác d Vị trí (Location) Vị trí tọa độ GPS cổng/vị trí bạn nhấn nút “Lấy vị trí” để lấy vị trí GPS (nên lấy điện thoại để độ xác cao, khơng sai lệch) e Loại QR (QR Type): người dùng chọn loại QR cho cổng/ vị trí ➢ Điểm danh (Normal iAttendance) ➢ Sự kiện (Event) ➢ Vé điện tử (E-Ticket) Sau nhấn nút “Tạo QR Cho cổng” để tạo cổng/vị trí check-in/out 3.2 Thêm nhân viên khách mời vào cổng (QR) Nhấn đúp vào cổng (QR) tạo bên Tất nhân viên (đã tạo mục “Nhân Viên”) hiển thị Chọn mà bạn cho phép check-in/ check-out cổng/ vị trí Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 20 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Lưu Ý: Trong “Thêm nhân viên vào QR” • Số lượng điểm danh (check-in) tối đa): tối đa số lần check-in/ check-out mà người phép (0 = không giới hạn) Ngày bắt đầu: Ngày hiệu lực để người phép check-in/checkout cổng • Ngày kết thúc: Ngày hết hạn, sau ngày người dung khơng phép check-in/ check-out cổng Qr • • Ghi nhân viên: ghi cho nhân viên Khi admin them nhân viên vào cổng mới: nhân viên nhận thông báo tài khoản cá nhõn check-in/ check-out cng no ã Publication â The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 21 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 3.3 01-RD-OTH-SW-UG-04 Tạo QR code cho vị trí check-in/ check-out Nhấn nút “Tạo QR” để tạo QR code cho cổng/vị trí Dán mã QR cổng/vị trí cần check-in/ chek-out Nhân viên/ khách mời quét mã “QR code” điểm danh Lưu ý: Một QR (cổng) gắn với kiện thời gian thực chạy (real time event, mục 5,6) user check-in/ check-out QR theo kiểu điểm danh thời gian thực theo cài đặt event (sự kiện) Ngược lại event dừng QR khơng gắn với event người dung check-in/ check- out theo kiểu thông thường (điểm danh) xem mục 4 Điểm danh thông thường (Normal Attendance): chấm cơng Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 22 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 • Tạo cổng QR cho vị trí hướng dẫn mục 3.3 Dán mã “QR code” cổng/ vị trí cần điểm danh • Khách mời/nhân viên (gọi chung user) sử dụng điện thoại có cài sẵn ứng dụng quét mã QR ứng dụng “QR Drroid” để check-in/ check-out Khi check-in/ check-out, user dùng email, mật hay vân tay đăng ký để điểm danh vào hay cổng • • Khi check-in/ check-out thành công, người dùng chuyển tới sau để xác nhận Dữ liệu check-in/ check-out nhân viên/ khách mời xem mục “Báo Cáo”, xem mục Lưu ý: • Nếu cổng/vị trí (QR) u cầu xác thực vân tay chụp hình nhân viên cần chụp hình trước, xác thực vân tay Sau điểm danh thành cơng, hình ảnh lưu lên máy chủ admin kiểm tra phần “Báo Cáo” mục Điểm danh thời gian thực (dành cho kiện) Để quản lý check-in/ check-out khách mời/ nhân viên kiện theo thời gian thực, check-in/ check-out phải xác nhận qua email, mật khẩu, dấu vân tay Admin tạo event (sự kiện) sau: Bước 1: Vào mục “Giám sát điểm danh” (Attendance Manager) Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 23 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Bước 2: vào mục “Quản Lý Sự Kiện” (Event Manager), chọn mục nhân viên nnhu7 bên hình Tên kiện: đặt tên cho kiện Loại kiện: kiểu điểm danh cho kiện • Nhân Viên - Khơng Cần Xác Nhận (Staff- Skip 2nd verification): yêu cầu nhân viên/ khách mời phải điểm danh mật khẩu, hình ảnh hay vân tay tùy theo kiểu QR gắn vào event Người dùng check-in/ check-out với email, mật mà admin thêm cổng • Nhân Viên - Yêu Cầu Xác Nhận (Staff- Request 2nd verification): yêu cầu nhân viên/ khách mời phải điểm danh mật khẩu, hình ảnh hay vân tay tùy theo kiểu QR gắn vào event Người dùng check-in vào cổng phải có đồng ý “chấp nhận” “không chấp nhận” bạn giám sát Danh sách cổng: cổng mà bạn chọn để khách mời điểm danh kiện Cổng bạn tạo mục Mỗi cổng (QR) gắn vào event Một kiện bạn chọn nhiều cổng Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 24 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Ngày bắt đầu -> ngày kết thúc: Ngày diễn kiện mà bạn cài đặt cho kiện Ngưỡng Điểm Danh Ngày Hiện Tại (Current day Check-in Threshold): cho phép tối đa khách mời vào kiện, nhiều hình cảnh báo màu đỏ ➢ Sau điền đầy đủ thông tin bảng, nhấn nút “TẠO SỰ KIỆN” để tạo kiện lúc trang thái (status) kiện MỚI hình Chỉnh sửa kiện: admin vào để chỉnh sửa thông tin cần Tiếp theo, nhấn đúp vào event tạo nhấn nút “Giám sát kiện” để bắt đầu điểm danh/ khách mời Lúc trạng thái (status) kiện ĐANG CHẠY Bạn dừng event cách vào “Chỉnh sửa kiện” để chuyển trạng thái (status) kiện thành DỪNG Sau event tạo, người dùng sử dụng điện thoại để quét QR để check-in/ check-out với email, mật hay vân tay tạo trước (mục 2.1) Lưu ý: Tạo QR cho kiện: gắn QR vào cổng cho kiện Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 25 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Màn hình check-in/ check-out sau: Nếu cổng (QR) yêu cầu chụp hình quét vân tay hình check-in/ check-out sau Để ý có nút check-in/ check-out Khi đó, bạn cần chụp hình trước cách nhấn nút “CHỤP HÌNH”, xác nhận vân tay sau Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 26 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Sau check-in/check-out thành công, thông tin tự động hiển thị trực tiếp hình người quản lý Và lưu trữ hệ thống máy chủ, truy xuất dễ dàng file excel Admin trích xuất báo cáo check-in/ check-out users tham gia kiện cách nhấn nút “Trích xuất kiện bảng tính” gắn với event cần trích xuất Hoặc xem trực tiếp, bấm vào nút “Xem báo cáo” Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 27 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Lưu ý: Tùy vào tải hệ thống mà thời gian cập nhật thơng tin real time chậm 10-20 giây Admin nhấn nút “Tải lại”(Reload) để cập nhật thơng tin tức thời • Sau check-in event, khách mời phải check-out muốn check-in event trở lại, khơng hình cảnh báo số đếm người hình thống kê khơng tăng lên Tương tự với check-out event • Thông tin check-in/ check-out kiện cập nhật vào” báo cáo” mục • Khi cổng/ vị trí (QR) gán vào kiện (event) event chạy (status/trạng thái = START) chương trình cho phép điểm danh thông thường (mục 4) điểm danh cho event Nghĩa admin xuất thơng tin check-in/ check-out event thông tin check-in/ check-out thơng thường (điểm danh), (mục 7) • Quản lý đám đông (dành cho kiện) Chức để quản lý đám đơng mà admin khơng có thông tin khách mời hệ thống Mục đích để kiểm sốt số lượng khách vào cổng (cho hội chợ, kiện đó…) Tạo QR cho kiện: gắn QR vào cổng cho kiện Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 28 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Tương tự điểm danh thời gian thực mục Admin tạo event (sự kiện) sau (người dùng sử dụng email.password, hình ảnh): • • Khách-khơng u cầu xác nhận (Visitor-Skip 2nd Verification): yêu cầu khách mời phải điểm danh mật khẩu, hình ảnh tùy theo kiểu QR gắn vào event Người dùng check-in/ check-out không cần với email, pass Khách- yêu cầu xác nhận (Visitor-Request 2nd Verification): yêu cầu khách mời phải điểm danh mật khẩu, hình ảnh tùy theo kiểu QR gắn vào event Người dùng check-in vào cổng phải có đồng ý “chấp nhận” “không chấp nhận” bạn giám sát ➢ Tạo kiện điểm danh tương tự “mục 5” ➢ Sau event tạo, người dùng sử dụng điện thoại để quét QR để check-in/ check-out với email, password tạo trước ➢ Khi user quét cổng (QR) để check-in/ check-out hình bên Email thơng tin mà người dùng nhập vào hay để trống Người vận hành hệ thống có trách nhiệm xác thực thơng tin mà khách mời cung cấp hệ thống khơng có thơng tin khách mời ẩn danh.Thơng tin sau Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 29 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Sau check-in/check-out thành công, thông tin tự động hiển thị trực tiếp hình người quản lý Và lưu trữ hệ thống máy chủ, truy xuất dễ dàng file excel Admin xuất báo cáo excel cách nhấn nít “Trích xuất kiện bảng tính” gắn với event chạy để biết thông tin thời gian, số lng người vào cổng, số người cịn bên kiện Bạn dừng event cách vào “Chỉnh sửa kiện” để chuyển trạng thái (status) event thành DỪNG Chức check-in/ check-out ẩn danh hữu ích nơi tổ chức kiện có nhiều cổng ra, vào người quản trị khơng cần thông tin chi tiết cá nhân khách mời cần kiểm soát số lượng người bên kiện Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 30 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Các báo cáo (report) 7.1 Báo cáo (report) cho điểm danh thông thường Vào thẻ Thống kê (Statistics), admin xem trích xuất báo cáo excel Có nhiều kiểu báo cáo mà admin tùy chọn Và admin “Truy vấn” (Query) để truy xuất bảng excel Tùy theo kiểu xác thực mà admin xem lại ảnh nhân viên lúc điểm danh Admin nên truy xuất “Trích xuất bảng tính” bảng báo cáo file excel lưu trữ riêng Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 31 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Lưu ý ➢ Chấm công nhân viên - Tổng làm, bao gồm nghỉ: hệ thống chấm công dựa vào thời điểm check-in thời điểm check-out cuối ngày ➢ Chấm công nhân viên - Tổng làm, khơng tính nghỉ: hệ thống chấm công dựa vào thời điểm check-in/ check-out nhân viên vơ cổng Ví dụ: nhân viên check-in vào cổng để làm việc, sau check-out để nghỉ trưa, sau check-in để vào làm việc tiếp (khoảng thời gian nghỉ trưa 1,5h), tan ca check -out Lúc hệ thống chấm công khoảng thời gian làm việc, không tính 1,5h nghỉ trưa ➢ Admin quy định cổng check-in/ check-out cho phù hợp (ở số cơng ty, văn phịng… có nhiều cổng vào, quy định cổng dành cho chấm cơng) Vì vậy, q trình trích xuất file excel cần chọn cổng cho xác để tránh số liệu bị sai 7.2 Báo cáo (report) cho kiện nhân viên/ khách mời • Bước 1: vào mục “giám sát điểm danh” Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 32 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance • 01-RD-OTH-SW-UG-04 Bước 2: vào “Quản lý kiện” truy xuất liệu file excel Thông Tin Sản Phẩm iAttendance (www.iattendance.co) sản phẩm quyền công ty cổ phần công nghệ The LE Company (www.lecompany.co) Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 33 Hướng Dẫn Sử Dụng iAttendance 01-RD-OTH-SW-UG-04 Lịch sử cập nhật Date (Y/M/D) Revision Description Author 2020/06/30 1.0 - Initial version The Le Company 2020/07/24 1.1 - add section 1.1-1.6 The Le Company 2021/06/12 1.2 - Update for new UI design The Le Company Publication © The LE Company, 2021 – www.lecompany.co Page 34