NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG
Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là hệ thống chương trình máy tính tự động xử lý thông tin kế toán, bao gồm lập chứng từ gốc, phân loại, ghi chép sổ sách và xử lý thông tin theo quy trình kế toán Nó hỗ trợ in sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán
Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
Phần mềm cần lựa chọn sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Hệ thống thiết bị tin học cần được trang bị phù hợp với yêu cầu và trình độ của cán bộ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên kế toán.
Trước khi triển khai chính thức, đơn vị cần thực hiện quá trình sử dụng thử nghiệm phần mềm kế toán Nếu phần mềm đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu kế toán của đơn vị, thì mới có thể áp dụng chính thức.
Để xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, cần quản lý máy chủ (nếu có), quản lý dữ liệu và kiểm tra, kiểm soát thông tin đưa vào hệ thống Ngoài ra, việc thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và phân quyền cho các máy nhập liệu và xử lý số liệu cũng rất quan trọng.
Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác kế toán, cần thiết phải có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng và kỹ năng tin học cần thiết.
Có kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác kế toán trên phần mềm một cách cụ thể.
Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu trên máy tính, cần quy định rõ trách nhiệm và yêu cầu bảo mật cho từng người dùng trong hệ thống Cần ban hành quy chế quản lý dữ liệu, xác định chức năng và quyền hạn của từng nhân viên, đồng thời quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
Để đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán, việc xây dựng kế hoạch công tác là rất quan trọng Kế hoạch này giúp các phần hành kế toán được thực hiện một cách trôi chảy và thuận lợi, đồng thời cho phép kiểm tra tiến độ thực hiện Qua đó, công tác điều chỉnh và phối hợp công việc diễn ra nhanh chóng, góp phần tăng cường năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.
1.1.2 Những đặc điểm cơ bản của phần mềm kế toán
Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Dữ liệu đầu vào Xử lý Báo cáo đầu ra
Hình 1.1: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:
Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào:
Trong giai đoạn này, người dùng cần tự phân loại các chứng từ phát sinh từ hoạt động kinh tế và nhập liệu thủ công vào hệ thống, tùy thuộc vào tính năng của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu
Công đoạn này liên quan đến việc lưu trữ và tổ chức thông tin, đồng thời thực hiện các phép tính liên quan đến thông tin tài chính kế toán dựa trên dữ liệu từ các chứng từ đã được nhập.
Cân đối thử công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau
Sau khi người dùng quyết định ghi thông tin chứng từ vào nhật ký, phần mềm sẽ trích lọc các thông tin cốt lõi từ chứng từ để ghi vào các nhật ký và sổ chi tiết liên quan Đồng thời, phần mềm cũng thực hiện các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối cho từng tài khoản.
Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra:
Dựa trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán ở giai đoạn 2, phần mềm tự động tạo ra báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết và các báo cáo thống kê, phân tích Người dùng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị, cũng như kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Người dùng có thể điều chỉnh các báo cáo trong phần mềm kế toán để phù hợp với nhu cầu quản trị của đơn vị, tùy thuộc vào yêu cầu thực tế và khả năng của từng phần mềm.
Mô hình hoạt động cho thấy rằng việc nhập chứng từ vào hệ thống không đảm bảo chúng sẽ được hạch toán, mà hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của con người Điều này phản ánh khá chính xác quy trình ghi chép của kế toán thủ công.
Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán
Do gắn liền với công tác hạch toán kế toán của đơn vị, phần mềm kế toán có những đặc trưng cơ bản sau:
- Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành.
Sử dụng phần mềm kế toán giúp áp dụng các phương pháp kế toán thực tế, bao gồm phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, và phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán Những phương pháp này không chỉ đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép số liệu mà còn hỗ trợ việc quản lý tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán cần có tính mềm dẻo để linh hoạt thích ứng với quy trình quản lý của doanh nghiệp, điều chỉnh theo sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành và đáp ứng các yêu cầu mới từ doanh nghiệp.
Nhận thức chung về kế toán doanh thu bán hàng
1.2.1 Những khái niệm cơ bản về kế toán kế toán doanh thu bán hàng
Kế toán là nghệ thuật thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và hoạt động tài chính của doanh nghiệp Mục tiêu của kế toán là cung cấp thông tin hữu ích để hỗ trợ quyết định kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp.
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm và hàng hoá, đồng thời chuyển giao lợi ích và rủi ro cho khách hàng Đây là giai đoạn cuối trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nơi vốn từ hình thái sản phẩm, hàng hoá được chuyển đổi thành vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán.
Doanh thu bán hàng là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần tăng cường vốn chủ sở hữu.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được từ các giao dịch, bao gồm việc bán hàng hóa, sản phẩm và cung cấp dịch vụ.
Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản làm giảm tổng doanh thu bán hàng.
Các loại doanh thu: Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh bao gồm:
+Doanh thu cung cấp dịch vụ.
+Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia.
Ngoài ra còn có các khoản thu nhập khác.
Khi hạch toán doanh thu và thu nhập khác lưu ý các quy định sau:
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đáp ứng các điều kiện theo Chuẩn mực “Doanh thu và thu nhập khác” cho các loại doanh thu như bán hàng, cung cấp dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức Nếu không thỏa mãn các điều kiện này, doanh thu sẽ không được hạch toán.
Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính.
Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụ tương tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu.
Cần theo dõi chi tiết từng loại doanh thu và doanh thu theo từng mặt hàng, sản phẩm, đồng thời ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần Việc này nhằm cung cấp thông tin chính xác cho kế toán quản trị doanh nghiệp và phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính.
Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu Những khoản này là cơ sở để xác định doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán Để đảm bảo tính chính xác, các khoản giảm trừ doanh thu cần được hạch toán và theo dõi chi tiết trên các tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính.
Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giữa giá bán và giá niêm yết, được áp dụng cho người mua hàng khi họ mua sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ với khối lượng lớn Khoản chiết khấu này được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng.
Doanh thu hàng bán bị trả lại đề cập đến số lượng sản phẩm hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu nhưng sau đó bị khách hàng trả lại Nguyên nhân của việc trả lại có thể do vi phạm các điều kiện trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành, chẳng hạn như hàng hóa kém chất lượng, không đúng quy cách hoặc sai chủng loại.
Giảm giá hàng bán là khoản tiền mà doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho bên mua hàng trong những trường hợp đặc biệt Điều này thường xảy ra khi hàng hóa không đạt chất lượng, không đúng quy cách hoặc không được giao đúng thời hạn như đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp: Thuế
GTGT là loại thuế gián thu, áp dụng cho giá trị gia tăng của hàng hóa và dịch vụ trong quá trình sản xuất, lưu thông và tiêu dùng.
Thuế tiêu thụ đặc biệt là loại thuế áp dụng cho doanh thu của các doanh nghiệp sản xuất những mặt hàng mà nhà nước không khuyến khích, nhằm hạn chế tiêu thụ vì không phục vụ nhu cầu thiết yếu của người dân Các mặt hàng này bao gồm rượu, dược phẩm, thuốc lá, vàng mã, và bài lá Bên cạnh đó, hàng hóa và dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt còn phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Quản lý nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng là yêu cầu thiết yếu trong giai đoạn cuối của quá trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện tái sản xuất của doanh nghiệp.
Yêu cầu đối với quá trình bán hàng của doanh nghiệp:
Tăng doanh thu, tăng lợi nhuận.
Quản lý chặt chẽ các khoản thu từ khâu bán hàng, thu hồi đầy đủ kịp thời tiền bán hàng, công nợ của khách hàng.
1.2.2 Nhiệm vụ kế toán doanh thu bán hàng
Kế toán là nghệ thuật thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ việc ra quyết định kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả hoạt động Để đáp ứng nhu cầu quản lý thành phẩm và bán hàng, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ yêu cầu.
Ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình và sự biến động của từng loại thành phẩm, bao gồm các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
THỰC TRẠNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ VIỆT SING
Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing
Tên Công ty : Công ty Cổ Phần Thiết Bị Y Tế Việt Sing Tên viết tắt : VIETSINGMEDICAL., JSC
Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài :VIETSING MEDICAL DEVICES JOINT STOCK COMPANY
Mã số doanh nghiệp : 0102255092 Loại hình doanh nghiệp : Công ty cổ phần Vốn điều lệ : 3.000.000.000 VNĐ( ba tỷ đồng) Ngày thành lập: 14/05/2007 Điện thoại : 043 5563418 Fax: 043 5563416
Email: info@vietsingmedical.com Trụ sở chính : Phòng 101, Tòa nhà Viễn Đông, số 36 Hoàng Cầu, P Ô Chợ Dừa, Q Đống Đa, TP Hà Nội
- Mua bán hóa chất xét nghiệm (Trừ hóa chất Nhà Nước cấm)
- Tư vấn đào tạo, và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử tin học.
- Dịch vụ lắp đặt, sửa chữa, bảo trì các loại máy móc Công ty kinh doanh.
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa (Không hoạt động môi giới, đấu giá)
- Mua bán lương thực, thực phẩm (bao gồm cả thực phẩm bổ sung dinh dưỡng).
- Mua bán các thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng, thiết bị viễn thông.
- Mua bán máy móc, thiết bị y tế, dụng cụ y tế thông thường.
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh.
- Tư vấn, đào tạo và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực thiết bị y tế, viễn thông
- Cho thuê các loại máy móc Công ty kinh doanh.
Kể từ khi thành lập, Công ty đã không ngừng tìm kiếm và giới thiệu các sản phẩm công nghệ tiên tiến nhất trong lĩnh vực chấn thương chỉnh hình, phối hợp với các nhà sản xuất để áp dụng tại Việt Nam.
- Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật cột sống của hãng Paradigm Spine - Đức từ tháng 06/2007 cho đến nay.
- Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật chỉnh hình khớp gối, khớp háng và nội soi khớp của hãng Smith & Nephew -
Mỹ từ tháng 05/2008 cho đến nay.
- Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật chỉnh hình cột sống của hãng Scient’X - Pháp từ tháng 08/2008 cho đến nay.
- Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm xi măng ngoại khoa của hãng Heraeus - Đức từ tháng 12/2008 cho đến nay.
- Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật chỉnh hình cột sống của hãng Alphatec Spine – Mỹ từ tháng 08/2010 cho đến nay.
Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức, Bệnh viện TW Quân đội 108, Bệnh viện Saint Paul- Hà Nội: Cung cấp hàng hoá từ năm 2007 đến nay.
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội: Cung cấp hàng hoá từ năm 2008 đến nay
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ: Cung cấp hàng hoá từ năm 2009 đến nay
Bệnh viện Bưu điện - Hà Nội: Cung cấp hàng hoá từ năm 2010 đến nay
Bệnh viện 198 – Bộ Công An: Cung cấp hàng hoá từ năm 2011
Bệnh viện Đà Nẵng: Cung cấp hàng hoá từ năm 2008 đến nay.
Bệnh viện C Đà Nẵng: Cung cấp hàng hoá từ năm 2010 đến nay.
Bệnh viện Đa khoa Khánh Hòa, Bệnh viện 199 – Bộ Công An, Quân y
Bệnh viện Chấn thương Chỉnh hình, Bệnh viện 175 - Bộ Quốc phòng, Bệnh viện Nhân dân 115, Bệnh viện Nhân Dân Gia Định và Bệnh viện Triều An đã cung cấp hàng hóa từ năm 2008 đến nay, góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ y tế tại các cơ sở này.
Bệnh viện Ngoại Thần kinh Quốc tế, Bệnh viện Đại học Y Dược TP HCM, Bệnh viện Chợ Rẫy và Bệnh viện Nguyễn Tri Phương đã cung cấp hàng hóa từ năm 2009 đến nay, khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực y tế tại Việt Nam.
Các bệnh viện khác như:, Củ Chi, Thống Nhất, 30.4, ĐK Đồng Nai,STO Phương Đông, Trưng Vương, Pháp Việt, BV 7A – Bộ Công An, Hồng Đức, Thủ Đức…
2.1.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Trợ lý Tổng Giám đốc
Phòng Hành chính - Nhân sự
Phòng Kế hoạch- Tổng hợp
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing là một doanh nghiệp độc lập, có khả năng hạch toán kinh tế riêng, sở hữu tài khoản và con dấu riêng, đồng thời có quyền tự quyết trong tất cả các hoạt động kinh tế và tài chính của mình.
Vai trò quan trọng của quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả của Công ty mà còn tác động đến sự phát triển của nền kinh tế.
Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing chú trọng tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý và khoa học Bộ máy kế toán của công ty được thiết kế theo hình thức vừa phân tán vừa tập trung, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.
Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, phân tích hoạt động kinh tế, và hướng dẫn sử dụng nguồn vốn và dự án Để đảm bảo lãnh đạo tập trung từ Kế toán trưởng, cán bộ kế toán cần chuyên môn hóa và báo cáo không chỉ cho Hội đồng quản trị mà còn cho Tổng Công ty và các đối tượng liên quan Khối lượng công việc lớn đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ nghiệp vụ, kinh nghiệm, cùng với đam mê và nhiệt huyết, giúp phòng kế toán luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính, hỗ trợ quản lý doanh nghiệp Qua đó, phòng kế toán thực hiện kiểm tra tình hình kinh doanh, quản lý việc sử dụng vật tư, lao động, tiền vốn và các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Điều này giúp thúc đẩy việc tuân thủ chính sách chế độ, hạch toán kinh tế và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xử lý nghiệp vụ kinh tế hàng ngày và thực hiện quyết toán định kỳ hàng tháng, quý, năm là nhiệm vụ quan trọng Quá trình này bao gồm đối chiếu, kiểm kê và chuẩn bị số liệu để phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời, cần so sánh với các năm trước để đưa ra các kết luận phù hợp, phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả.
Phòng kế toán đảm nhận nhiệm vụ đôn đốc công nợ từ khách hàng và chuẩn bị vốn cho hoạt động kinh doanh Đồng thời, phòng cũng thực hiện việc kiểm tra, giám sát thu chi tài chính và hạch toán các chi phí sản xuất một cách hiệu quả.
Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty :
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban Lãnh đạo Công ty trong việc tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống kê và hạch toán tại chi nhánh Họ đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước và thực hiện kiểm tra, kiểm soát hiệu quả mọi hoạt động của đơn vị.
Kế toán tổng hợp là quá trình kiểm tra và tổng hợp tất cả các hoạt động kế toán của đơn vị, nhằm lập sổ tổng hợp và báo cáo kế toán định kỳ theo quy định hiện hành.
Kế toán lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và đảm bảo việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ đúng quy định Việc này không chỉ giúp tính toán chính xác tiền lương mà còn đảm bảo thanh toán đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội cho công nhân viên trong công ty.
Kế toán TSCĐ đóng vai trò quan trọng trong việc lập và theo dõi tài sản cố định tại chi nhánh, phân loại theo nguồn vốn đầu tư và từng đơn vị sử dụng Nhiệm vụ này bao gồm việc nắm bắt và phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm của TSCĐ cho từng bộ phận, đồng thời thực hiện tính khấu hao chính xác cho các tài sản này.
Kế toán vật tư đảm nhiệm việc kiểm tra các thủ tục và chứng từ liên quan đến việc nhập kho và xuất kho nguyên liệu Họ xác định số lượng và giá trị tồn kho, đồng thời theo dõi, cập nhật và lập báo cáo về các khoản nợ phải thu và nợ phải trả của từng khách hàng.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và hạch toán các giao dịch tài chính, bao gồm thanh toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Chuyên viên kế toán này chịu trách nhiệm kiểm tra các chứng từ thanh toán, cập nhật số liệu kịp thời và cung cấp thông tin cần thiết cho Ban Lãnh đạo cũng như kế toán trưởng.
Kế toán công nợ : theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng.
Mỗi quý, việc đối chiếu và xác nhận công nợ là cần thiết để lập báo cáo gửi cho kế toán trưởng và Ban Lãnh đạo chi nhánh, nhằm đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý tiền mặt Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý và các giấy tờ tài chính như trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu Người này phải báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng và Ban Lãnh đạo Chi nhánh về tình hình tài chính của Công ty.
Đánh giá phần mềm kế toán tại Công ty
Qua quá trình nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing, tôi đã đưa ra một số đánh giá quan trọng về hiệu quả và tính chính xác của hệ thống này.
2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người Ưu điểm:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức một cách hợp lý, nhằm đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý liên quan đến tài chính và kế toán.
Bộ phận kế toán của Công ty được trang bị đầy đủ máy tính làm việc, với mỗi kế toán viên sử dụng một máy tính riêng Hệ thống máy tính của Công ty đã được kết nối mạng internet, đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Bộ phận kế toán của Công ty gặp khó khăn do chưa nắm rõ các ứng dụng tin học trong kế toán, dẫn đến công tác kế toán gặp nhiều trở ngại Khối lượng công việc, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán doanh thu bán, rất lớn và cần được cải thiện.
Công ty chúng tôi chuyên phân phối thiết bị y tế TK TK 632 với nhiều mẫu mã và chủng loại đa dạng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng ứng dụng tin học trong kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực doanh thu bán hàng, cần xây dựng một kế hoạch đào tạo bài bản nhằm bồi dưỡng và nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán.
2.3.2 Hình thức kế toán áp dụng Ưu điểm :
Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, chỉ cần nhập một lần cho chứng từ gốc.
Việc đối chiếu và kiểm tra số liệu kế toán cho từng đối tượng kế toán có thể thực hiện liên tục, giúp cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý.
Lượng ghi chép tương đối nhiều có thể gây ra việc ghi trùng lặp.
Giải pháp khắc phục : Cần có sự chuyên môn hóa việc nhập chứng từ và các bảng bằng các phần mềm kế toán tránh được sự trùng lặp.
2.3.3 Tài khoản sử dụng Ưu điểm :
Công ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing sử dụng các tài khoản tổng hợp trong kế toán doanh thu bán hàng, tạo nên một hệ thống tài khoản đơn giản Kết cấu và nội dung các tài khoản này được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Công ty chủ yếu phục vụ các bệnh viện lớn, có mối quan hệ lâu dài và thường xuyên đặt hàng với số lượng lớn Tuy nhiên, bộ phận kế toán chưa theo dõi hiệu quả khoản chiết khấu thương mại dành cho những khách hàng tiềm năng này.
+ Công ty chưa mở sổ chi tiết 156 cho từng loại sản phẩm sẽ rất khó để theo dõi tính hình tiêu thụ của mỗi sản phẩm.
Khi khách hàng thực hiện mua sắm với số lượng lớn, thanh toán nhanh, hoặc là những khách hàng tiềm năng và đã có mối quan hệ lâu dài với Công ty, kế toán cần mở tài khoản 521 “chiết khấu thương mại” để theo dõi các giao dịch này.
Nợ TK 521: chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng (chi tiết cho khách hàng)
Nợ TK 3331: thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112, 131: số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho khách hàng
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại cho khách hàng sang
TK 511 “Doanh thu bán hàng”
Để quản lý chi tiết doanh thu bán hàng theo từng tài khoản, cần phân tách Tài khoản 511 thành ba cấp, trong đó Tài khoản 5111 sẽ được chia theo từng loại hàng hóa.
+ Cần mở sổ chi tiết TK 156: để phản ánh chi tiết giá trị của từng sản phẩm chi tiết
2.3.4 Các chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan đến bán hàng và xác định doanh thu được lập theo trình tự hợp lý, đảm bảo các yếu tố pháp lý như chữ ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ và nội dung kinh tế rõ ràng Chứng từ được đánh số thứ tự liên tục và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ Việc lập chứng từ có sự độc lập tương đối và kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau Chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế phù hợp, cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý công tác bán hàng của Công ty Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
2.3.5 Tổ chức bộ sổ kế toán Ưu điểm :
Hệ thống sổ kế toán đơn giản giúp cho việc ghi sổ kế toán dễ dàng
Khối lượng giao dịch lớn của Công ty dẫn đến tình trạng ghi chép bị trùng lặp, ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất hoạt động và hiệu quả công tác kế toán.
Để khắc phục vấn đề, kế toán viên và kế toán trưởng cần phải thực hiện việc đối chiếu và xác nhận số liệu giữa chứng từ ghi sổ của mình với chứng từ do các đồng nghiệp ở các phần hành kế toán khác lập Việc này phải được thực hiện trước khi ghi vào Sổ nhật ký chung, nhằm đảm bảo tính chính xác và nhất quán của thông tin kế toán.
2.3.6 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Ưu điểm :
Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing được thiết kế một cách hợp lý và rõ ràng, tuân thủ đầy đủ các quy chuẩn của Bộ Tài chính.
