LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
Sự cần thiết của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.1.1 Quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, trong đó khách hàng nhận phần lớn lợi ích và rủi ro liên quan, đồng thời thực hiện thanh toán hoặc đồng ý thanh toán cho sản phẩm đó.
Xác định kết quả bán hàng là quá trình so sánh doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng với chi phí bán hàng, bao gồm giá vốn hàng bán và các chi phí liên quan Theo học thuyết kinh tế chính trị của Mac-Lê nin, những người sản xuất có mức hao phí cá biệt thấp hơn mức hao phí lao động xã hội sẽ thu được nhiều lãi và có khả năng mở rộng kinh doanh Ngược lại, những người có mức hao phí cá biệt cao hơn sẽ gặp khó khăn, thua lỗ và có thể dẫn đến phá sản Do đó, việc xác định kết quả bán hàng đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Bán hàng và xác định kết quả bán hàng có mối quan hệ chặt chẽ trong kinh doanh, với việc xác định kết quả bán hàng là yếu tố then chốt cho các quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc doanh nghiệp có tiếp tục bán hàng hay không Bán hàng không chỉ là công cụ thực hiện mục tiêu kết quả mà còn là phương tiện thiết yếu để doanh nghiệp đưa ra những quyết định quan trọng.
1.1.2 Yêu cầu của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Doanh nghiệp cần thiết lập các yêu cầu chung trong quản lý quá trình bán hàng, xuất phát từ mối quan hệ thực tiễn và vai trò quan trọng của quá trình này Những yêu cầu này có thể thay đổi tùy theo hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, nhưng vẫn bao gồm những yếu tố cốt lõi cần thiết.
Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ các phương thức bán hàng, hình thức thanh toán, loại mặt hàng tiêu thụ và từng khách hàng để đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng, tránh tình trạng hàng tồn kho và nợ xấu kéo dài.
Doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động bán hàng một cách nghiêm túc và thận trọng, đồng thời tính toán và xác định chính xác kết quả của từng hoạt động Việc xây dựng cơ chế phân phối lợi nhuận hợp lý và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Doanh nghiệp cần xác định rõ định hướng và các khoản chi phí cho hoạt động bán hàng, đồng thời quản lý các yếu tố làm giảm doanh thu như giảm giá và hàng trả lại Ngoài ra, việc thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ thuế như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế VAT và thuế môi trường là rất quan trọng Định hướng đúng đắn và thực hiện các vấn đề này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền nhanh chóng và hiệu quả, từ đó thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh phát triển.
1.1.3 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Nhận thức rõ vai trò thiết yếu của hoạt động bán hàng và tác động đến kết quả kinh doanh, các doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ kế toán có chuyên môn vững vàng và kinh nghiệm phong phú Kế toán bán hàng không chỉ quan trọng đối với doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến các cá nhân liên quan và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Để nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh bán hàng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán hàng hóa cần thực hiện tốt các nhiệm vụ quan trọng.
Ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình hiện tại cũng như sự biến động của từng loại thành phẩm và hàng hóa, dựa trên các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu cũng như chi phí của từng hoạt động Đồng thời, việc theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu từ khách hàng cũng rất quan trọng để duy trì dòng tiền ổn định.
Phản ánh và tính toán chính xác kết quả từ từng hoạt động là rất quan trọng để giám sát việc thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, đồng thời theo dõi tình hình phân phối kết quả các hoạt động này.
Cung cấp thông tin kế toán là yếu tố quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính, đồng thời hỗ trợ phân tích định kỳ hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng và xác định, phân phối kết quả.
Việc thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ quản lý hàng hoá và kết quả bán hàng là vô cùng quan trọng Để đạt được điều này, kế toán cần nắm vững quy trình tổ chức công tác kế toán và đáp ứng một số yêu cầu cần thiết.
Để lập báo cáo bán hàng chính xác và kịp thời, cần xác định thời điểm hàng hóa được coi là tiêu thụ Việc báo cáo thường xuyên về tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng giúp giám sát chặt chẽ số lượng và chủng loại hàng hóa đã bán ra.
Khái quát cơ bản nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.1 Khái quát cơ bản kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng.
1.2.1.1 Các phương thức bán hàng và hình thức thanh toán
Trong lĩnh vực bán hàng, các doanh nghiệp có nhiều phương thức phân phối hàng hóa đến tay người tiêu dùng Tuy nhiên, có thể phân chia thành hai hình thức chính: bán buôn và bán lẻ, để đưa sản phẩm vào lưu thông.
Bán buôn là một hình thức kinh doanh có những đặc điểm riêng, mang lại cả ưu điểm và nhược điểm cho doanh nghiệp Để tối ưu hóa lượng hàng hóa bán ra, doanh nghiệp cần áp dụng phương thức này một cách hợp lý, cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố liên quan.
Bán buôn hàng hóa là hình thức cung cấp sản phẩm cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất, với đặc điểm là hàng hóa vẫn trong quá trình lưu thông và chưa đến tay người tiêu dùng Hàng hóa thường được giao dịch theo lô hoặc với số lượng lớn, và giá bán thường phụ thuộc vào số lượng hàng hóa và phương thức thanh toán Các kênh phân phối trong bán buôn đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối nhà sản xuất với các thương nhân.
- Bán buôn qua kho: là phương thức bán buôn hàng hóa, trong đó hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp.
Bán buôn hàng hóa qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức:
Hình thức giao hàng trực tiếp cho phép bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng Doanh nghiệp sẽ xuất kho và giao hàng hóa trực tiếp cho đại diện này Sau khi nhận đủ hàng, đại diện bên mua sẽ thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận hình thức thanh toán, lúc này hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ.
Hình thức chuyển hàng dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, trong đó doanh nghiệp xuất kho hàng hóa và sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc địa điểm theo yêu cầu Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua kiểm nhận và thanh toán, lúc này quyền sở hữu mới được chuyển giao Chi phí vận chuyển sẽ được thỏa thuận trong hợp đồng; nếu bên bán chịu chi phí, nó sẽ được tính vào chi phí bán hàng, ngược lại, nếu bên mua chịu, bên bán sẽ thu tiền từ bên mua.
Bán buôn vận chuyển thẳng là phương thức kinh doanh trong đó doanh nghiệp mua hàng và chuyển thẳng cho bên mua mà không cần lưu kho Phương thức này có thể được thực hiện qua hai hình thức khác nhau.
Hình thức giao hàng trực tiếp (giao tay ba) diễn ra khi doanh nghiệp mua hàng và giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho của người bán Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hóa được coi là đã tiêu thụ.
Hình thức chuyển hàng là quá trình mà doanh nghiệp sau khi mua và nhận hàng sẽ sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng đến địa điểm đã thỏa thuận với bên mua.
Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi nhận được thanh toán từ bên mua hoặc giấy báo xác nhận đã nhận hàng Chỉ khi đó, hàng hóa mới được xác định là đã tiêu thụ.
Bán lẻ là hình thức kinh doanh trực tiếp đến tay người tiêu dùng, nơi hàng hóa đã được tiêu thụ và giá trị sử dụng được thực hiện Phương thức này thường cung cấp sản phẩm theo số lượng nhỏ hoặc đơn chiếc với giá cả ổn định Bán lẻ có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau.
Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung là phương thức bán hàng mà trong đó việc thu tiền và giao hàng được tách biệt Mỗi quầy hàng có nhân viên thu tiền chịu trách nhiệm thu tiền và phát hành hóa đơn cho khách hàng, sau đó khách sẽ nhận hàng từ nhân viên bán hàng Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên bán hàng dựa vào hóa đơn và biên nhận để kiểm kê hàng hóa và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền sẽ lập giấy nộp tiền và chuyển số tiền thu được cho thủ quỹ.
Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp là quy trình trong đó nhân viên bán hàng thu tiền và giao hàng trực tiếp cho khách hàng Sau mỗi ca làm việc hoặc vào cuối ngày, nhân viên sẽ lập giấy nộp tiền và chuyển tiền cho thủ quỹ Đồng thời, họ cũng tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho để xác định số lượng hàng đã bán trong ca hoặc trong ngày, từ đó lập báo cáo bán hàng chi tiết.
Hình thức bán lẻ tự phục vụ cho phép khách hàng tự chọn hàng hóa và thanh toán tại quầy thu ngân Nhân viên thu ngân sẽ kiểm tra hàng hóa, tính tiền và lập hóa đơn cho khách Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách và bảo quản hàng hóa tại quầy của mình Phương thức này rất phổ biến tại các siêu thị.
Hình thức bán trả góp cho phép người mua thanh toán hàng hóa thành nhiều lần, trong đó doanh nghiệp thu thêm lãi suất từ việc trả chậm Mặc dù quyền sở hữu hàng hóa chỉ chuyển giao khi người mua hoàn tất thanh toán, nhưng về mặt hạch toán, hàng hóa bán trả góp được coi là đã tiêu thụ ngay khi giao hàng, và bên bán ghi nhận doanh thu.
Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ mà doanh nghiệp sử dụng máy bán hàng tự động chuyên dụng để cung cấp hàng hóa tại các địa điểm công cộng Người tiêu dùng chỉ cần bỏ tiền vào máy, và hàng hóa sẽ được tự động đưa ra, mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng trong việc mua sắm.
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp
1.3.1 Các nhân tố chi phối tới tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp.
1.3.1.1 Các nguyên tắc kế toán cơ bản
Nguyên tắc cơ sở dồn tích yêu cầu mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí phải được ghi nhận vào sổ kế toán tại thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở dồn tích sẽ phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và dự báo cho tương lai.
Nguyên tắc hoạt động liên tục yêu cầu báo cáo tài chính phải được lập với giả định doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động bình thường trong tương lai gần Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không có ý định hoặc không bị buộc phải ngừng hoạt động hay thu hẹp quy mô đáng kể Nếu tình hình thực tế khác với giả định này, báo cáo tài chính cần được lập trên cơ sở khác và phải giải thích rõ ràng về cơ sở đó.
Nguyên tắc giá gốc yêu cầu tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc, tức là số tiền đã trả hoặc giá trị hợp lý của tài sản tại thời điểm ghi nhận Giá gốc này không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong các chuẩn mực kế toán cụ thể.
Nguyên tắc phù hợp yêu cầu rằng doanh thu và chi phí phải được ghi nhận đồng thời Khi ghi nhận doanh thu, cần phải ghi nhận chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí này có thể bao gồm chi phí trong kỳ tạo ra doanh thu, chi phí của các kỳ trước, hoặc chi phí phải trả liên quan đến doanh thu của kỳ hiện tại.
Nguyên tắc nhất quán yêu cầu rằng các chính sách và phương pháp kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn phải được áp dụng một cách đồng nhất trong suốt ít nhất một kỳ kế toán năm Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
Khi có sự thay đổi trong chính sách và phương pháp kế toán đã được lựa chọn, cần phải giải trình rõ ràng lý do và tác động của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh của báo cáo tài chính.
Nguyên tắc thận trọng yêu cầu việc xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra các ước tính kế toán chính xác trong bối cảnh không chắc chắn.
Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:
1/ Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;
2/ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
3/ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; d/ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí
Thông tin được coi là trọng yếu khi sự thiếu sót hoặc không chính xác của nó có thể dẫn đến sai lệch lớn trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng Tính trọng yếu phụ thuộc vào kích thước và bản chất của thông tin, cũng như các sai sót trong bối cảnh cụ thể Đánh giá tính trọng yếu cần xem xét cả khía cạnh định lượng và định tính của thông tin.
1.3.1.2 Các cơ sở kế toán a.Cơ sở dồn tích:
Theo chuẩn mực kế toán số 1 năm 2002, nguyên tắc kế toán dồn tích là một trong những nguyên tắc cơ bản trong kế toán doanh nghiệp Nguyên tắc này yêu cầu mọi giao dịch kinh tế liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí phải được ghi nhận tại thời điểm phát sinh giao dịch, bất kể thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền.
Doanh thu bán hàng có thể được ghi nhận tại thời điểm phát hành hóa đơn hoặc giao hàng, thay vì khi thu tiền, đặc biệt trong trường hợp doanh thu bán chịu Tương tự, trong kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí được ghi nhận trước khi thanh toán lương cho nhân viên quản lý Mặc dù cách ghi nhận này hỗ trợ trong việc xác định kết quả bán hàng, nhưng cũng có nhược điểm là doanh nghiệp có thể phải nộp thuế thu nhập trước khi nhận được tiền từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Lợi nhuận theo cơ sở dồn tích được xác định bằng cách tính chênh lệch giữa doanh thu và chi phí, từ đó báo cáo tài chính (BCTC) và báo cáo kết quả kinh doanh (BCKQKD) được lập để phản ánh đầy đủ các giao dịch kinh tế trong kỳ Điều này giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp một cách hợp lý Hơn nữa, do không có sự trùng khớp giữa tiền thu vào và doanh thu, cũng như sự khác biệt giữa chi phí ghi nhận và tiền chi ra, kế toán theo cơ sở dồn tích cho phép theo dõi các giao dịch kéo dài qua các kỳ khác nhau như nợ phải thu, nợ phải trả, khấu hao và dự phòng.
Kế toán theo cơ sở tiền khác biệt hoàn toàn so với kế toán theo cơ sở dồn tích, vì nó chỉ cho phép ghi nhận các giao dịch khi có sự phát sinh bằng tiền.
Lợi nhuận và dòng tiền từ hoạt động kinh doanh trong một kỳ sẽ bằng nhau nếu được xác định theo cơ sở tiền Tuy nhiên, kế toán theo cơ sở tiền hiện nay chỉ được áp dụng để lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ, đặc biệt là báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập theo phương pháp trực tiếp.
Kế toán theo cơ sở tiền mang lại ưu điểm nổi bật về tính khách quan trong việc trình bày thông tin tài chính Các hoạt động thu chi tiền mặt là "hữu hình", với số tiền và ngày giao dịch được xác định rõ ràng, không bị ảnh hưởng bởi ý kiến chủ quan của nhà quản trị doanh nghiệp.
Tổ chức hệ thống Sổ kế toán: Kế tbán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.4.1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
- Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung:
Mở sổ Nhật ký chung là bước quan trọng trong việc ghi chép các bút toán hạch toán, giúp theo dõi các nghiệp vụ phát sinh một cách có hệ thống Việc ghi chép này cần được thực hiện theo thứ tự thời gian và dựa trên mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
+ Số liệu ghi vào Sổ cái là căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi, chứ không phải từ chứng từ gốc.
Các loại sổ kế toán bao gồm Sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản, trong đó có Sổ Cái TK 511, TK 632, TK 911, và nhiều loại khác.
Các Nhật ký chuyên dụng, chẳng hạn như sổ Nhật ký bán hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính Ngoài ra, sổ chi tiết cũng rất đa dạng, được mở theo từng đối tượng kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị Thông thường, các sổ chi tiết này bao gồm sổ chi tiết doanh thu bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người mua, giúp theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính hiệu quả.
1.4.2 Tổ chức kế toán bán hàng trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin (kế toán máy)
Hiện nay, sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã dẫn đến việc ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực kế toán trở nên phổ biến và hiện đại Các phần mềm kế toán không chỉ giúp tăng tốc độ công việc mà còn nâng cao độ chính xác và tính dễ dàng trong quá trình kế toán.
Kế toán máy là việc sử dụng máy tính và phần mềm kế toán để hỗ trợ và thay thế một phần công việc của nhân viên kế toán trong một tổ chức.
Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
SƠ ĐỒ 1 2: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN MÁY
:Nhập số liệu hàng ngày : In sổ sách, báo cáo cuối năm : Kiểm tra, đối chiếu Ưu điểm và hạn chế
Kế toán máy mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm tính năng tự động giúp liên kết các phần hành công việc kế toán một cách kịp thời và dễ dàng Khi thông tin ban đầu được cung cấp chính xác, các báo cáo và sổ sách liên quan sẽ thể hiện đầy đủ và đúng đắn Hơn nữa, kế toán máy còn giảm thiểu khối lượng bút toán cuối kỳ, phân bổ và kết chuyển, từ đó hạn chế sai sót và chênh lệch thông tin giữa các phần hành kế toán.
Một trong những nhược điểm của việc sử dụng phần mềm kế toán là yêu cầu kế toán viên phải có trình độ chuyên môn cao để vận hành hiệu quả Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đầu tư vào hệ thống máy tính và chi phí mua bản quyền phần mềm kế toán, điều này có thể tạo gánh nặng tài chính cho các tổ chức nhỏ.
1.5 Tổ chức cung cấp thông tin về doanh thu chi phí và kết quả bán hàng trong doanh nghiệp.
Trong xã hội hiện nay, nhiều đối tượng cần thông tin từ kế toán, bao gồm các nhà quản lý doanh nghiệp, những người có quyền lợi tài chính trực tiếp và cả những người có quyền lợi tài chính gián tiếp liên quan đến doanh nghiệp.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm điều hành và đạt được các mục tiêu của tổ chức Để thành công, các nhà quản lý cần đưa ra quyết định chính xác dựa trên thông tin giá trị và kịp thời, trong đó hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng thông qua báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Các nhà đầu tư và chủ nợ là những đối tượng có quyền lợi tài chính trực tiếp trong doanh nghiệp Nhà đầu tư quan tâm đến kết quả kinh doanh và tiềm năng lợi nhuận, trong khi thông tin từ báo cáo kế toán giúp họ đánh giá viễn cảnh tương lai Để hoạt động, doanh nghiệp thường sử dụng vốn vay và có mối quan hệ với các tổ chức tín dụng Chủ nợ, bao gồm cả những người cho vay tiền và cung ứng hàng hóa, lo lắng về khả năng hoàn trả nợ của doanh nghiệp Họ nghiên cứu khả năng thanh toán, tình hình biến động tiền mặt và khả năng tạo ra tiền của doanh nghiệp trước khi quyết định cho vay.
Các cơ quan thuế là những người sử dụng thông tin kế toán có quyền lợi gián tiếp, đại diện cho Nhà nước trong việc thu thuế từ các doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp phải nộp các loại thuế khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực và loại hình hoạt động Việc khai thuế và nộp thuế thường rất phức tạp và ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính phục vụ cho mục đích tính thuế Ngoài ra, các cơ quan thống kê và các cơ quan chức năng cũng là những người sử dụng thông tin kế toán, vì các doanh nghiệp và tổ chức phải nộp báo cáo định kỳ để tổng hợp thông tin kinh tế cho địa phương hoặc toàn quốc.
Trong quản lý, thông tin kinh tế, đặc biệt là từ tài liệu kế toán, đóng vai trò quan trọng Hệ thống thông tin kế toán thu thập dữ liệu từ các chứng từ kế toán, nhưng thông tin này thường chỉ mang tính đơn lẻ và độc lập Để thông tin trở nên hữu ích, cần phải xử lý và tổng hợp chúng qua các tài khoản kế toán Việc tổng hợp số liệu trong kỳ kinh doanh là cần thiết, và phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán được áp dụng Sau mỗi kỳ kinh doanh, việc lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh là rất quan trọng, giúp các bên liên quan nắm rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra quyết định chính xác.
Tổ chức sử dụng thông tin kế toán về Doanh thu, Chi phí và kết quả kinh
Dù mục tiêu của tổ chức là gì, nhiệm vụ của các nhà quản lý là đảm bảo hoàn thành các mục tiêu đó thông qua ba hoạt động cơ bản Đầu tiên, lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu và cách thức đạt được, giúp liên kết các bộ phận trong doanh nghiệp Tiếp theo, trong quá trình thực hiện kế hoạch, nhà quản lý cần kết nối các yếu tố, con người và nguồn lực để đạt hiệu quả cao nhất, đồng thời giám sát hoạt động hàng ngày Cuối cùng, đánh giá và ra quyết định là quá trình kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và đưa ra những lựa chọn hợp lý, là chức năng xuyên suốt trong mọi giai đoạn quản lý, từ lập kế hoạch đến tổ chức thực hiện và đánh giá kết quả.
Quyết định trong doanh nghiệp được phân thành ngắn hạn và dài hạn, trong đó quyết định ngắn hạn thường được xem xét nhanh chóng và thường xuyên hơn Những quyết định này liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong khoảng thời gian một năm và chủ yếu ảnh hưởng đến thu nhập ngắn hạn Do đó, khi lựa chọn phương án cho quyết định ngắn hạn, doanh nghiệp cần tập trung vào lợi nhuận và doanh thu dự kiến trong năm nay hoặc năm tới, đảm bảo cao hơn so với các phương án khác Đặc biệt, trong việc sử dụng năng lực sản xuất hiện tại, quyết định ngắn hạn không yêu cầu doanh nghiệp phải mua sắm hay trang bị thêm tài sản cố định để gia tăng năng lực hoạt động.
Các quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp thường bao gồm việc chấp nhận hoặc từ chối đơn đặt hàng đặc biệt với giá giảm, lựa chọn tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết sản phẩm, quyết định ngừng hay tiếp tục sản xuất một mặt hàng, và xác định nên bán ngay dưới dạng bán thành phẩm hay tiếp tục chế biến thành phẩm Những quyết định này liên quan trực tiếp đến việc bán hàng và tiêu thụ sản phẩm, có ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh là thông tin quan trọng cho quản trị doanh nghiệp, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động Những thông tin này hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp, nhằm tối ưu hóa kết quả và duy trì sự ổn định, phát triển bền vững cho doanh nghiệp Do đó, việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ngày càng trở nên cần thiết.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU HÀ NỘI
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý sản xuất kinh doanh
2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty
Tên, địa chỉ của tổng công ty
Tên hợp pháp: Công ty Cổ Phần Cao Su Hà
Tên giao dịch tiếng Anh: Ha Noi Rubber joint stock company
Tên viết tắt: HARCO Địa chỉ: Số 59 - Tổ 13 - P Cầu
Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
Tài khoản số: 710A-00106 mở tại ngân hang Công Thương Việt Nam
Công ty Cổ Phần Cao Su Hà Nội được thành lập theo quyết định số 1606 ngày 05/04/2005 của UBND thành phố Hà Nội và giấy phép kinh doanh số
0103007543 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 12/04/2005, thay đổi lần 2 ngày 19/06/2014.
Công ty Cổ phần Cao Su Hà Nội là doanh nghiệp được đồng sở hữu bởi Nhà nước, với 31% vốn điều lệ do Công ty Giầy Thượng Đình quản lý, dựa trên cơ sở cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà nước Tổng vốn điều lệ của công ty đạt 26.500.000.000 VNĐ, trong đó vốn nhà nước chiếm 8.215.000.000 VNĐ.
*Người đại diện theo pháp luật của Công ty:
Họ và tên: Phạm Hồng Việt
Chức danh: Giám Đốc Quốc tịch: Việt Nam
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Tiền thân của công ty là sự hợp nhất giữa hai doanh nghiệp nhà nước: Xí nghiệp Cao Su Thống Nhất, được thành lập vào tháng 12 năm 1959, và Xí nghiệp Cao Su Hà Nội, thành lập vào tháng 1 năm 1960 Vào năm 1985, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đã ban hành quyết định số 1909/QĐ – TC vào ngày 17 tháng 6 năm 1985, chính thức hợp nhất hai xí nghiệp này và đặt tên là Xí Nghiệp Cao Su Thống Nhất.
Vào năm 1993, Nghị định 338/HĐBT được triển khai, dẫn đến việc thành lập Xí Nghiệp Cao Su Thống Nhất Ngày 30/03/1993, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đã ký quyết định số 1318/QĐ – UB, chính thức thành lập Công ty Cao Su Hà Nội.
Năm 2005, theo quyết định số 1606/QĐ – UB ngày 05/04/2005 Công ty Cao Su Hà Nội đã được chuyển thành Công ty Cao Su Hà Nội.
Sau khi Cổ Phần hóa năm 2005, Công ty cũng đã được tặng nhiều danh hiệu và giải thưởng:
Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội tặng bằng khen: đã có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua năm 2006
Đạt cúp vàng topten sản phẩm tấm EVA do Ban tổ chức Thương Hiệu Việt chứng nhận năm 2006
Năm 2007: Đạt cúp vàng vinh quang vì sự nghiệp xanh phát triển bền vững Quốc tế - Việt Nam do hội Khoa học & Kỹ thuật Việt Nam tổ chức.
Năm 2008: Được Hội đồng giải thưởng “Doanh nghiêp hội nhập và phát triển” chứng nhận đạt chuẩn
Năm 2009: Đạt huy chương vàng về sản phẩm giầy vải thời trang V&D và tấm trải sàn cao su xốp HARCO
2.1.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, với chỉ huy trực tuyến, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc Các chức năng trong công ty được chuyên môn hóa và phân chia thành các phòng ban và phân xưởng, đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
Hội đồng quản trị trong công ty sẽ được sự giúp đỡ của ban giám đốc và ban kiểm soát, sau đó là phòng ban, phân xưởng.
Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược phát triển của công ty và đại diện cho công ty trong mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và mục tiêu của công ty Họ cũng có trách nhiệm đưa ra các phương án đầu tư và giải pháp phát triển thị trường cũng như công nghệ.
Ban kiểm soát thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, cùng với ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính Ngoài ra, ban cũng thẩm định báo cáo hàng năm của công ty, kiểm tra các vấn đề liên quan đến quản lý và điều hành hoạt động Dựa trên kết quả kiểm tra, ban kiến nghị các biện pháp bổ sung, sửa đổi và cải cách cơ cấu tổ chức quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Giám đốc điều hành là người quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ được giao.
Phó giám đốc sản xuất có nhiệm vụ điều hành, giám sát và đôn đốc tất cả các hoạt động sản xuất của công ty Vị trí này chịu trách nhiệm toàn diện trước công ty về mọi hoạt động sản xuất diễn ra.
Công ty có 6 phòng và 4 phân xưởng thực hiện các công việc quản lí và sản xuất được giao
2.1.4 Đặc điểm tổ chức hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty
Công ty Cổ Phần Cao Su Hà Nội chuyên sản xuất giày dép, tổ chức quy trình sản xuất qua 4 phân xưởng chính Mỗi phân xưởng đảm nhận một số bước cụ thể trong chuỗi sản xuất, tạo thành một dây chuyền khép kín Quá trình sản xuất diễn ra liên tục, từ khâu cung cấp vật liệu cho đến khi hoàn thiện sản phẩm, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và phân xưởng.
Phân xưởng cắt đảm nhận hai khâu đầu tiên trong quy trình công nghệ, bao gồm bồi tráng và cắt vải bạt Nguyên vật liệu chủ yếu là vải bạt các màu, vải lót, mút xốp, mếch, và bìa carton Các nguyên vật liệu này được chuyển đến máy bồi, nơi chúng được kết dính với nhau bằng một lớp keo dính Vải được bồi trên máy với nhiệt độ lò sấy từ 180-200°C và trải qua ba lớp: lớp mặt, lớp lót và lớp giữa Sau khi hoàn tất quá trình bồi, các tấm vải sẽ được chuyển đến bộ phận cắt, và sau khi cắt xong, sản phẩm sẽ được chuyển đến phân xưởng may để lắp ráp mũ giày.
Quá trình sản xuất mũ giày bắt đầu bằng việc nhận sản phẩm từ phân xưởng cắt và phụ liệu từ kho Nguyên vật liệu chính trong công đoạn này bao gồm vải và các phụ kiện như chỉ, ôzê, dây trang trí, và chun Trong quá trình may, các thao tác kỹ thuật liên tiếp như can góc, may nẹp, và kẻ chì được thực hiện để tạo ra bán thành phẩm hoàn chỉnh, đó là mũ giày.
Có nhiệm vụ chế biến các hóa chất, sản xuất đế giày bằng cao su.
Phân xưởng này sử dụng nguyên vật liệu chính là cao su cùng với các hóa chất như Benzen, xăng công nghiệp và các loại bột màu Tại đây, sản phẩm bán thành phẩm được tạo ra là các đế giày, sau đó được chuyển đến phân xưởng gò để thực hiện lắp ráp giày.
Phân xưởng Gò là giai đoạn cuối trong quy trình sản xuất giày, nơi tạo ra những đôi giày hoàn chỉnh Quá trình bắt đầu khi mũ giày và đế giày được chuyển đến bộ phận quét keo, sau đó qua dàn nhiệt, công nhân sẽ gò hình giày theo phom Tiếp theo, giày được dán đế và dán viền, trước khi được đưa vào bộ phận lưu hóa ở nhiệt độ khoảng 130°C trong 3-4 giờ để đảm bảo độ bền Cuối cùng, sau khi hoàn tất quá trình lưu hóa, giày sẽ được chuyển đến bộ phận đóng gói để thực hiện các công đoạn sâu dây và đóng hộp.
Khái quát tổng quan về hệ thống kế toán tại công ty cổ phần cao su Hà Nội
2.2.1 Khái quát về hệ thống kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam 2.2.2 Khái quát về hệ thống kế toán tại công ty cổ phần cao su Hà Nội 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Cao Su Hà Nội
*/Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung, đảm bảo lãnh đạo thống nhất trong công tác kế toán.
*/ Bộ máy kế toán tại công ty
Sơ đồ 2.3 - Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
- Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trưởng, hay trưởng phòng tài chính kế toán, có trách nhiệm tổ chức và thực hiện toàn bộ thông tin kế toán, đồng thời phụ trách chung hoạt động kế toán của đơn vị Vị trí này hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của nhân viên trong phòng, đồng thời là đầu mối liên hệ với các cục thuế, cơ quan tài chính ngân hàng và các cơ quan chức năng liên quan Ngoài ra, kế toán trưởng còn theo dõi tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định và các hoạt động đầu tư.
Kế toán tổng hợp tiền lương và thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các công tác kế toán tổng hợp, theo dõi các khoản lương, thưởng và bảo hiểm Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm thực hiện kê khai và báo cáo thuế một cách chính xác và kịp thời.
Kế toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ, dụng cụ (CCDC) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vật tư Nghiệp vụ kế toán này bao gồm việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư, đồng thời thực hiện quyết toán sử dụng vật tư một cách chính xác và hiệu quả.
Kế toán tiền mặt và thanh toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và đảm bảo tính hợp pháp của các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tạm ứng và phải thu từ khách hàng Nhiệm vụ này bao gồm việc lập báo cáo tổng hợp tình hình thanh toán của khách hàng, cũng như quản lý và thực hiện công nợ một cách hiệu quả.
Kế toán NVL, công cụ dụng cụ, TSCĐ
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hang, thanh toán công nợ
Kế toán tổng hợp, tiền lương, thủ quỹ
Tại phòng Tài chính kế toán, các chính sách kế toán chung được áp dụng để kiểm tra, phân loại và xử lý chứng từ ban đầu Kế toán ghi sổ và hệ thống hóa số liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý Dựa trên các báo cáo kế toán, phòng Tài chính tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, hỗ trợ lãnh đạo công ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, phù hợp với bộ máy kế toán.
+ Công ty áp dụng chính sách kế toán Việt Nam theo thông tư 200/2014/TT-BTC kết hợp với các biểu mẫu theo quyết định 15/2006.
+ Niên độ kế toán được xác định năm (bắt đầu từ ngày 1/1/N và kết thúc vào ngày 31/12/N)
+ Sử dụng đơn vị VNĐ trong ghị chép kế toán.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong việc hạch toán hàng tồn kho Hàng tồn kho được định giá theo giá gốc, trong khi giá hàng xuất kho và hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền nửa năm.
Phương pháp ghi nhận tài khoản tiền và tương đương tiền trong các giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ được thực hiện bằng cách chuyển đổi sang VNĐ theo tỷ giá thông báo của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm phát sinh.
+ Thực hiện hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
+ Phương pháp tính giá thành phẩm theo phương pháp tính giá thực tế + Phương pháp tính giá NVL theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
* Thuế GTGT hàng xuất khẩu: 0%
* Thuế GTGT hàng nội địa: 10%
* Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định của Nhà nước tính trên thu nhập chịu thuế
* Các loại thuế khác theo quy định hiện hành
Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán "Kế toán máy" để phục vụ công tác hạch toán kế toán, nhằm nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong quản lý tài chính.
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy MISA do Công ty thuê viết riêng.
Mức độ áp dụng trong công tác kế toán: Tất cả các phần hành kế toán ở Công ty (trừ kế toán thuế).
- Công ty áp dụng phần mềm kế toán máy với hình thức Nhật Ký Chung.
- Hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty đăng ký kết xuất theo hình thức thủ công là Nhật Ký Chung:
Các sổ kế toán chi tiết
Sổ tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 2.4 - Trình tự cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán máy
*/ Hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm báo cáo tài chính năm, được lập và gửi đến Cục Thống kê thành phố Hà Nội, các tổ chức tín dụng và Cục Thuế thành phố Hà Nội.
Báo cáo tài chính năm bao gồm có:
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 - DN
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 - DN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 - DN
Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 - DN
Phần mềm kế toán MISA
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo kế toán quản trị
-Báo cáo tài chính Máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Giao diện màn hình chính phần mềm kế toán Misa.net.2015
Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần cao su Hà Nội
2.3.1 Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần cao su Hà Nội
2.3.1.1 Khái quát thực trang doanh thu bán hàng tại công ty
Công ty cổ phần cao su Hà Nội chuyên sản xuất và cung cấp hàng gia dụng từ cao su, linh hoạt áp dụng cả hình thức bán buôn và bán lẻ để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Công ty áp dụng phương thức bán buôn qua kho với hai hình thức giao hàng tại kho và chuyển hàng Đối với bán lẻ, công ty thiết lập các cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại nhiều địa điểm, nhằm quảng bá và thu hút nguồn khách hàng mới.
Công ty hỗ trợ cả hai phương thức thanh toán là tiền mặt và chuyển khoản Hiện tại, hệ thống ngân hàng cùng các cơ chế pháp lý đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu thanh toán của khách hàng.
Chính sách bán hàng của công ty tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ hậu mãi, nhằm thúc đẩy doanh số hiệu quả Nhân viên bán hàng luôn ghi nhớ rằng “Khách hàng là thượng đế”, do đó, khách hàng khi đến với các cửa hàng hoặc đại lý của công ty sẽ nhận được sự chăm sóc và tư vấn tận tình nhất.
Hiện tại, công ty đang nỗ lực mở rộng danh mục sản phẩm và thị trường bằng cách cung cấp những mặt hàng thiết yếu trong cuộc sống, có vòng đời thay đổi nhanh chóng Điều này giúp doanh thu của công ty duy trì sự ổn định, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển bền vững.
Tuy nhiên do chưa có nhiều chính sách phù hợp như khuyến mại cho bán lẻ, nên việc tối đa hóa lợi nhuận chưa thật sự tốt
2.3.1.2 Kế toán doanh thu bán hàng tại công ty
Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để nộp thuế GTGT, do đó doanh thu bán hàng được ghi nhận là giá bán chưa bao gồm thuế GTGT.
Công ty chủ yếu hoạt động bán hàng qua kho theo hai hình thức, bao gồm bán buôn và bán lẻ Do đó, thời điểm ghi nhận doanh thu sẽ được xác định khi bên mua nhận hàng và thực hiện thanh toán, hoặc khi bên mua đồng ý thanh toán.
Các chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng có: hóa đơn giá trị gia tăng, giấy báo có, phiếu thu……
*Tài khoản kế toán sử dụng bao gồm
Tk 511- Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, trong đó có các tài khoản chi tiết
TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm
TK 33311- Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp
TK 111, 112,131 tương ứng với từng hình thức thanh toán của khách hàng
*Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu tại công ty
- Bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt
Nợ TK 1111: Tổng tiền thanh toán
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
- Bán hàng thu tiền ngay bằng chuyển khoản qua ngân hàng
Nợ TK 1121 (chi tiết ngân hàng): Tổng số tiền thanh toán
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
- Bán hàng khách hàng thanh toán sau
Nợ TK 131: Tổng số tiền thanh toán
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Khi khách hàng thanh toán tiền hàng:
Nợ TK 1111/1121 (chi tiết ngân hàng): Tổng số tiền thanh toán
Công ty hạch toán doanh thu bán hàng chung vào tài khoản 5111 mà không mở tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng, dẫn đến tổng số tiền thanh toán được ghi nhận trên tài khoản 131.
Công ty theo dõi công nợ khách hàng thông qua Mã khách hàng trên phần mềm, thay vì mở tài khoản chi tiết cho từng khách Do đó, toàn bộ nợ phải thu từ khách hàng được hạch toán chung vào tài khoản 131.
*Trình tự kế toán doanh thu bán hàng trên máy tính về ví dụ nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay
Ví dụ: Ngày 16/11/2015 công ty có bán 125 giầy đinh loại H196A(38-
43) và 125 giầy đinh loại H196B(38-43) cho khách hàng lẻ, tổng số tiền thanh toán là 13.750.000(VNĐ) đã thanh toán ngay bằng tiền mặt ( bao gồm 10% thuế VAT)
Kế toán định khoản nghiệp vụ bán hàng như sau:
Có TK 33311: 1.250.000 Công ty không mở tài khoản chi tiết cho sản phẩm giầy H196A mà sử dụng chung tài khoản 5111 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Sau khi khách hàng tham khảo sản phẩm qua catalog hoặc tại cửa hàng, nhân viên bán hàng sẽ hỗ trợ khách hàng trong việc lập đơn đặt hàng dựa trên giá sản phẩm và số lượng mà khách hàng mong muốn.
Sau khi hoàn tất đơn đặt hàng, nhân viên sẽ chuyển giao cho kế toán bán hàng Dựa trên đơn đặt hàng, nhân viên kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên Tại công ty cổ phần cao su Hà Nội, hóa đơn GTGT đã được đặt in sẵn, vì vậy chỉ cần điền thông tin vào hóa đơn có sẵn.
Kế toán bán hàng sẽ kiểm tra tính chính xác của hóa đơn, bao gồm loại mặt hàng, số lượng và ngày tháng Sau khi xác nhận, hóa đơn sẽ được chuyển cho khách hàng ký tên vào phần người mua hàng, sau đó được trình lên giám đốc để ký và đóng dấu.
Kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn thành 3 liên trong đó:
Liên 1: giữ tại quyểnLiên 2: giao cho khách hàngLiên 3: kế toán bán hàng giữ làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán
Sau khi khách hàng hoàn tất việc ký hóa đơn, kế toán bán hàng sẽ thu tiền và lập phiếu thu để khách hàng ký Phiếu thu này sau đó sẽ được chuyển cho kế toán trưởng để xác nhận và ký Cuối cùng, phiếu thu sẽ được lưu trữ tại bộ phận kế toán bán hàng.
Họ tên người nộp: Khách lẻ Địa chỉ: HN
Lý do thu tiền: Thu tiền bán giầy
(Viết bằng chữ): mười ba triệu bẩy trăm năm mươi nghìn
Kèm theo: Chứng từ gốc:
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên )
Mẫu số 01-TT Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU HÀ
Dựa vào liên 3 hóa đơn GTGT số 000301, kế toán bán hàng sẽ nhập liệu vào phần mềm kế toán MISA, phân chia thành hai trường hợp: Bán hàng thu tiền ngay và Bán hàng chưa thu tiền Với khách hàng là khách lẻ và thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán sẽ thực hiện hạch toán vào phần bán hàng thu tiền ngay.
Với vai trò kế toán bán hàng kế toán bán hàng sẽ hạch toán dựa trên báo giá theo các bước sau
Bước 1: Lập báo giá gửi cho khách hàng và điền các thông tin như hình sau
Để thêm mã hàng H196A và H196B, bạn chỉ cần nhấn vào "thêm mới" trong phần mã hàng Phần mềm kế toán sẽ tự động điền mã hàng và tên hàng dựa trên sản phẩm đã được lưu trữ trong hệ thống.
-Ở phần số lượng điền số lượng ở cả 2 dòng là “125”
-Ở phần thông tin khách hàng điền khách lẻ
GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU HÀ NỘI
Nhận xét, đánh giá về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần cao su Hà Nội
3.1.1 Nhận xét chung về kế toán tại công ty cổ phần cao su Hà Nội
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, đảm bảo hiệu quả công việc với đội ngũ kế toán viên được phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ và khả năng Nhân viên kế toán đều được đào tạo bài bản, có tinh thần trách nhiệm cao và thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật kế toán mới để phục vụ công việc.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Misa sme.net 2015 để hỗ trợ công việc kế toán, giúp giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, ghi sổ, in ấn và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả.
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC, kết hợp với các mẫu biểu của quyết định 15/2006, cho thấy sự phù hợp và linh hoạt trong hoạt động kế toán Đến năm 2016, công ty đã chuyển sang sử dụng các mẫu biểu của thông tư 200, chứng tỏ nỗ lực hoàn thiện bộ máy kế toán Hạch toán kế toán đã tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam, đảm bảo nguyên tắc cơ bản, đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời và tin cậy cho quản lý, cũng như cung cấp thông tin tài chính đầy đủ cho các đối tượng quan tâm.
3.1.2 Nhận xét đánh giá về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần cao su Hà Nội a.Ưu điểm
Công ty có tổ chức tiêu thụ hàng hóa hiệu quả và ổn định, với quy trình bán hàng đơn giản và nhanh chóng cho cả phương thức bán buôn và bán lẻ Mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp hàng hóa đầu vào và một lượng khách hàng quen thuộc đã giúp công ty duy trì sự phát triển bền vững.
Trước mỗi đơn hàng lớn, công ty luôn tiến hành xem xét kỹ lưỡng và chuẩn bị nguồn cung tốt, giúp đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về chủng loại, số lượng và chất lượng Nhờ đó, công ty hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa bị trả lại hoặc giảm giá do vi phạm hợp đồng.
Phần hành kế toán bán hàng được quản lý bởi một kế toán phụ trách riêng, giúp hạch toán các nghiệp vụ bán hàng một cách tập trung Điều này đảm bảo tính thống nhất và độ chính xác cao trong quá trình ghi chép và báo cáo.
Phần mềm kế toán Misa sme.net 2015 cung cấp nhiều tính năng đa dạng cho phần hành bán hàng, bao gồm hạch toán bán hàng thu tiền ngay và bán hàng chưa thu tiền, đồng thời hỗ trợ lập phiếu thu, giúp công tác kế toán bán hàng trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.
Vào thứ năm, công ty tiến hành xác định kết quả kinh doanh theo quý, điều này hỗ trợ cho công tác quản lý và điều hành được thực hiện một cách kịp thời và liên tục Nhờ đó, công ty có thể đưa ra những quyết định phù hợp đúng thời điểm.
Vào thứ Sáu, công ty đã triển khai các mức chiết khấu ưu đãi cho giá bán và chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm Tuy nhiên, công ty cổ phần cao su Hà Nội gặp hạn chế trong việc quản lý doanh thu và giá vốn hàng bán Mặc dù kinh doanh nhiều loại mặt hàng như giầy dép, tấm trải sàn và tấm nhựa, công ty chỉ sử dụng một tài khoản 5111 để ghi nhận doanh thu và một tài khoản 632 cho giá vốn chung, mà không mở tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng Điều này dẫn đến việc không thể theo dõi riêng biệt kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, gây khó khăn trong việc lập kế hoạch mua hàng phù hợp với tình hình tiêu thụ.
Công ty sẽ gặp khó khăn trong việc xác định nhóm mặt hàng có tình hình tiêu thụ tốt và khách hàng ưa chuộng, từ đó không thể điều chỉnh chiến lược nhập hàng một cách hiệu quả Điều này dẫn đến việc không biết mặt hàng nào có doanh thu thấp để giảm lượng hàng nhập hoặc có kế hoạch giảm giá phù hợp Hơn nữa, nếu không tách biệt kết quả kinh doanh của từng nhóm mặt hàng, công ty sẽ không nắm được tình hình lãi lỗ cụ thể, gây ra sự đánh giá sai lệch về hiệu quả kinh doanh trong kỳ.
Công ty áp dụng mức lương cố định cho nhân viên bán hàng, dựa trên số ngày công thực tế, dẫn đến việc nhân viên không nhận được ưu đãi từ doanh số Hạn chế này không khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả, vì kết quả bán hàng không ảnh hưởng đến mức lương, khiến họ trở nên thụ động trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng.
Các chi phí liên quan đến mua hàng, vận chuyển, bảo quản hàng hóa và lương nhân viên mua hàng đều được ghi nhận vào chi phí bán hàng (Nợ TK 641), không được tập hợp trên TK 156 “Chi phí mua hàng” để phân bổ cho hàng bán cuối kỳ Việc này dẫn đến việc giá vốn trong kỳ không được phản ánh chính xác, và chi phí cùng kết quả kinh doanh không tuân thủ nguyên tắc phù hợp.
Công việc kế toán tại công ty đang gia tăng đáng kể với lưu lượng lớn, trong khi chỉ có 4 nhân viên kế toán đảm nhiệm Điều này dẫn đến khối lượng công việc mà mỗi nhân viên phải xử lý trở nên nặng nề, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung của bộ phận kế toán.
Vào thứ năm, nhiều công ty vẫn áp dụng phương pháp ghi sổ Nhật ký chung trong công việc kế toán, dẫn đến việc ghi chép trở nên phức tạp và tốn thời gian hơn.
Vào thứ Sáu, việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban diễn ra chậm và chưa kịp thời Kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ là điều kiện pháp lý quan trọng, nhưng tại công ty, quy trình này chưa được thực hiện thường xuyên Điều này dẫn đến những sai sót, như việc chứng từ đến khâu cuối cùng thiếu chữ ký của người nhận hoặc thủ trưởng đơn vị.
Giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại công
Kế toán ngày nay không chỉ đơn thuần là ghi chép tài sản và nguồn vốn, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp thông tin một cách chính xác và kịp thời Chức năng của kế toán là cung cấp dữ liệu cần thiết cho nhà quản lý, giúp họ đưa ra quyết định phù hợp Hiệu quả hoạt động của kế toán ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Mặc dù công tác kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán bán hàng xác định kết quả, đã đạt được nhiều ưu điểm, nhưng vẫn còn tồn tại những vấn đề cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Sau thời gian thực tập tìm hiểu tình hình công ty em xin đề xuất một số ý kiến như sau.
Bộ Tài Chính đã ban hành văn bản TT200/2014 để thay thế cho QĐ 48 và QĐ 15, do đó Công ty cổ phần cao su Hà Nội cần nhanh chóng cập nhật và áp dụng TT200/2014 vào chế độ kế toán của mình.
