Ôn Tập 1.Word: chọn font chữ Times New Roman ,Với văn bản không có định dạng gì đặc biệt Hãy nhập văn bản từ trái sang phải với một cỡ chữ sau khi nhập xong sẽ tiến hành định dạng Tạo văn bản dạng bảng Cách tạo bảng, các thao tác đối với bảng, định dạng bảng Cách copy bảng từ Word vào Excel và ngược lại 2.EXCEL ôn tất cả các hàm,đặc biệt chú trọng hàm if, hàm tìm kiếm có dùng if để chọn cột(dòng),cách lập miền đk để lọc  Kiểm tra xem định dạng ngày tháng máy của mình bằng cách nhìn vào góc phải màn hình để nhập dữ liệu ngày tháng cho chính xác (nhập theo yêu cầu của máy) 1.NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG chọn font chữ Times New Roman Các dãy ký tự số muốn nhập dưới dạng chuỗi phải nhập vào dấu nháy đơn ‘ trước Nháy kép nháy đơn Chẳng hạn muốn nhập dãy số 00113 ta nhập ‘00113 dữ liệu nhập vào sẽ định dạng bên trái ô Các loại số sau khi nhập có thể chuyển đổi qua lại lẫn nhau nhờ phần định dạng số Số Ngày tháng số $,% Định dạng ký Định dạng tự đường biên Căn chỉnh dữ liệu trong ô Hợp nhất ô Chỉ hợp nhất các ô ngoài CSDL chính Định dạng dữ liệu số Muốn chuyển sang số chọn General Muốn chuyển sang ngày tháng Chọn Short Date 2.CÁC HÀM THÔNG DỤNG Tổng quát: Tên hàm(các thành phần của hàm thường cách nhau bằng dấu phẩy) Tên hàm do excel đặt , viết chữ thường cũng được và chữ in cũng được excel coi là như nhau Khi học phải nắm được hàm có bao nhiêu thành phần và mỗi thành phần là gì RANK(x, bảng tham chiếu$, 0): Dùng để xếp thứ( gồm 3 thành phần) vd: Căn cứ vào điểm trung bình hãy điền vào cột xếp thứ 1 Cách sắp xếp Điểm TB của người đầu tiên Điểm TB của cả lớp(nhập vào và ấn F4)  Sum(địa chỉ của vùng): tính tổng giá trị các ô trong vùng  Average(địa chỉ của vùng): tính giá trị trung bình của các ô trong vùng  Hàm round(M,n): Làm tròn số M đến n chữ số thập phân Biểu thức Vd: Điểm trung bình=( toán*2+ tin *3)/5 sau đó làm tròn đến hai chữ số thập phân muốn Làm tròn Lấy 2 số Thập phân Các hàm ngày tháng : dữ liệu ngày tháng gồm có ngày, tháng, năm muốn lấy riêng rẽ ta phải dùng hàm Day(địa chỉ ô) lấy ngày, month(địa chỉ ô) lấy tháng, year(địa chỉ ô) lấy năm.Hàm ngày tháng cho ta giá trị số, khi viết trong công thức không được rào trong dấu nháy kép DAY(C335)=30, MONTH(C335)=1, YEAR(C335)=1978 Hàm INT(m/n): Lấy phần nguyên của phép chia m cho n 2 MOD(m,n): Lấy phần dư của phép chia số m cho số n Các hàm xử lý đối với chuỗi    RIGHT(địa chỉ của ô chứa chuỗi,n): lấy n ký tự của chuỗi từ bên phải sang LEFT(Địa chỉ của ô chứa chuỗi,n): lấy n ký tự của chuỗi từ trái sang MID(địa chỉ của ô chứa chuỗi,m,n): Lấy n ký tự của chuỗi bắt đầu từ ký tự thứ m tính từ trái sang      Value(chuỗi số):chuyển các ký tự số ở dạng chuỗi sang số Value(“098”)=98 AND(),OR(): Dùng để kết hợp nhiều điều kiện đơn lại với nhau AND(ĐK1, ĐK2, ĐKn): cho giá trị đúng nếu tất cả các điều kiện đều đúng AND(6>2,8>1)=TRUE Nếu đk là 18,3>1)=TRUE   Hàm IF: Dùng để điên giá trị vào môt ô trông căn cư vào giá trị của các ô khác cùng dong vơi nó Nếu nhiêu điêu kiện ta lồng các hàm IF vào nhau Sô hàm IF phải sử dụng bằng sô điêu kiện -1 IF(ĐK1,gt1,IF(ĐK2,gt2,IF(ĐK3,gt3,IF(ĐK4,gt4,gt5)))) (chu y sử dụng bao nhiêu hàm if thì đóng bấy nhiêu ngoăc ơ cuôi cùng) Nếu là giá trị chuỗi thì để trong dấu nháy kép “ “ Như vây đối với hàm if ta chỉ cần lâp được đk , đk ở đây làm môt biểu thức logic (>=,=8 là loại giỏi, ĐTB>=6.5 khá,ĐTB>=5 Trung bình con lại là kém ( có 4 giá trị đã cho là “giỏi”,”khá”,”trung bình”,”kém” dùng 3 hàm if, đk ở đây liên quan tới ĐTB ở ô D2 cho nên mang D2 đi gán lần lượt với các giá trị yêu cầu) Điên vào cột học bổng căn cư vào xếp loại nếu xếp loại giỏi học bổng là 500000, nếu khá 300000 con lại là 0 ( có 3 giá trị đã cho cần điền vào cột cho nên dùng 2 hàm if, ô điều kiện là E2, mang E2 đi gán lần lượt các giá trị) Điều kiện đơn có sử dụng các hàm LEFT,RIGHT,MID: ô địa chỉ liên quan chứa nhiều ký tự chuỗi nhưng chỉ có một số ký tự có liên quan tới điều kiện Để lập điều kiện ta phải dùng các hàm xử lý chuỗi cắt lấy điều kiện sau đó mới mang đi gán giá trị Vd:  Căn cư vào 2 ky tự đầu của sô lô hàng hãy điên vào cột tên hàng Nếu 2 ky tự đầu là tv thì tên hàng là Ti vi, nếu 2 ky tự đầu là tl thì điên vào tủ lạnh nếu 2 ky tự đầu là dh thì điên là Điều hòa (Sử dụng 2 if, ô 4 C63 có 5 ký tự nhưng chỉ có 2 ký tự đầu quyết định tên hàng cho nên để lập đk chúng ta phải xử dụng hàm Left(c63,2) cắt lấy 2 ký tự đầu sau đó lần lượt gán với các điều kiện đã cho)  Căn cư vào 2 ky tự cuôi của sô lô hàng hãy điên vào cột hãng sx nếu 2 ky tự cuôi là sn thì điên Sony nếu là pn điên panasonic nếu tb điên toshiba nếu là el điên là electrolux (sử dụng 3 if, liên quan tới 2 ký tự cuối cho nên dùng hàm Right(c63,2) cắt gán lần lượt) Điêu kiện kép: Điêu kiện liên quan tơi nhiêu giá trị, nhiêu ô trên cùng dong Để lập đk ta dùng các hàm AND,OR để kết hợp các điều kiện đơn lại với nhau AND(đk1,đk2,đk3, ,đkn): Hàm and đúng khi tất cả các điều kiện đơn đúng OR(đk1,đk2,đk3, ,đkn): Hàm OR đúng khi ít nhất 1 điều kiện đơn đúng Ví dụ:   Điền vào cột khen thưởng nếu ký tự đầu của mã khen là A hoặc B và ký tự cuối là 2 thì điền vào là “khen thưởng” , còn lại điền ” -“ Điền vào cột ghi chú nếu có số năm công tác > 10 và Mã khen bắt đầu bằng A thì ghi "Tuyên dương", nếu số năm công tác >13 hoặc số công vượt 28, thì ghi "Xem xét", còn lại bỏ trống 5 Chú ý : ở đây ký tự số 2 cắt ở chuỗi ra vẫn là dữ liệu chuỗi cho nên phải để trong dấu nháy kép “2” HÀM TÌM KIẾM: DÙNG ĐỂ LẤY GIÁ TRỊ ĐÃ CHO TẠI BẢNG PHỤ VLOOKUP(X,Bảng phụ $,n,0) : X: giá trị mang đi tìm kiếm,thường là địa chỉ của một ô trên bảng CSDL có thể kèm thêm các hàm xử ly chuỗi (left, right,mid)(chu y giá trị mang đi tìm kiếm và cột chưa giá trị trên bảng phụ phải cùng một loại dữ liệu) được lập ơ ngoài bảng CSDL chính có cột tận cùng bên trái chưa các giá trị tìm kiếm,các cột con lại bên phải chưa giá trị muôn lấy.Cột tìm kiếm được coi có sô thư tự là 1 các cột khác tính từ cột 1 trơ đi Địa chỉ là địa chỉ tuyệt đôi( nhập địa chỉ sau đó ấn phím F4 trên bàn phím) Cách dò( mặc định là 0) n: sô thư tự cột chưa giá trị muôn lấy Trong trường hợp giá trị muôn lấy nằm trên nhiêu cột thì ta thay vào đó bằng các hàm if để lựa chọn cột Giá trị tìm kiếm xuất hiện theo cột Quan hệ bảng chính bảng phụ là Cột-Cột Ví dụ: Căn cứ vào số lô hàng bảng phụ hãy điền vào cột tên hàng, số lượng, đơn giá Cột số lô hàng trên bảng chính và cột số lô hàng trên bảng phụ có quan hệ với nhau nhờ đó mà ta biết được tên hàng , số lượng , đơn giá 6 Vd 2: căn cứ vào 3 ký tự cuối của mã sp và bảng phụ hãy điền vào cột sp và giá ở đây mã sp có 5 ký tự nhưng chỉ cần 3 ký tự cuối là quyết định tên sản phẩm và giá cho nên giá trị mang đi tìm chỉ là 3 ký tự cuối cho nên X= right(B2,3) Cột thứ 3 tính từ cột mã sp của bảng phụ Cột thứ 2 tính từ cột mã sp của bảng phụ VLOOKUP(x,bảng phụ,IF,0): Giá trị cần lấy nằm trên nhiêu cột( phụ thuộc vào 2 điều kiện) Dùng 1 đk đóng vai tro X, điêu kiện con lại gán cho hàm if để chọn cột Ví dụ: điên vào cột đơn giá ơ bảng phía dươi ơ đây đơn giá nằm trên 3 cột Phụ thuộc vào 2 yếu tô: ky tự đầu của mã hàng và tháng bán hàng Dùng ky tự đầu của mã hàng đóng vai tro tìm kiếm X=Left(B2,1) Tháng bán hàng sẽ dùng làm đk cho hàm if dùng để chọn cột( nếu tháng 1 lấy trên cột 2, tháng 2 lấy trên cột 3 con lại lấy trên cột 4) Toàn bộ các hàm if đóng vai tro chọn cột 7 Chọn cột Chu y: khi nhập địa chỉ của bảng phụ cột tìm kiếm phải là cột đầu tiên ơ bên trái ,các cột con lại ơ bên phải chưa các giá trị cần lấy b.HLOOKUP(X,BẢNG TÌM KIẾM$,n,0): giá trị tìm kiếm xuất hiện theo dong: các thành phần và cách làm cũng tương tự như Vlookup nhưng quan hệ bảng chính -bảng phụ là cột-dong VD: Căn cứ vào số lô hàng bảng phụ hãy điền vào cột tên hàng, số lượng và đơn giá Giá trị tìm kiếm xuất hiện theo dòng Chu y: Khi nhập bảng phụ phải nhập sao cho dong chưa giá trị do tìm phải là dong trên cùng của bảng con các dong ơ phía dươi chưa giá trị cần lấy LỌC DỮ LIỆU:Từ bảng CSDL chính , đưa ra các bản ghi thỏa mãn điều kiện cho trước 8 Muốn lọc dữ liệu phải lập miền đk Cách lập miền đk: Tối thiểu có 2 dòng Dòng đầu là dòng tiêu đề, các dòng dưới là điều kiện Miền điều kiện lập ngoài vùng CSDL chính Vùng tiêu chuẩn gián tiếp: gồm 2 ô  Ô tiêu đề là giá trị chuỗi và ≠ với tên trường đã có trongbảng csdl chính  Ô dưới bắt đầu bằng dấu = , thường sử dụng các hàm left, right,mid,month,day,year và and,or để kết hợp các đk trong đó chỉ được sử dụng các địa chỉ bản ghi đầu tiên của csdl để gán điều kiện.Sau khi nhập công thức ấn enter ô đó sẽ hiển thị chữ TRUE hoặc FALSE tùy thuộc vào bản ghi ban đầu đúng hay sai VD: đưa ra mặt hàng là tiểu thuyết bán trong tháng 3 với số lượng >300 Bản ghi đầu tiên nằm trên dòng thứ 3 cho nên tất cả các ô điều kiện đều nằm trên dòng 3 Ô tiêu đề Sau khi lập xong miền đk thì tiến hành lọc Cách làm: nháy chuột vào Data/advanced xuất hiện hộp thoại nhập dữ liệu vào các ô như hình dưới Bôi đen bảng csdl chính Bôi đen miền đk Chọn 1 ô địa chỉ để đặt các bản ghi lọc được Danh sách lọc được 9 Các hàm CSDL DSUM(vùng csdl,N,vùng đk): tính tổng trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk Daverage(vùng csdl,N,vùng đk): tính giá trị trung bình trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk DMAX(vùng csdl,N,vùng đk): đưa ra giá trị lớn nhất trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk DMAX(vùng csdl,N,vùng đk): đưa ra giá trị nhỏ nhất trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk Dcount(vùng csdl,N,vùng đk): đếm ô số trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk Dcounta(vùng csdl,N,vùng đk): đếm ô chứa dữ liệu trên cột thứ N của những bản ghi thỏa mãn đk 10 ... đơn giá Giá trị tìm kiếm xuất theo dòng Chu y: Khi nhập bảng phụ phải nhập cho dong chưa giá trị tìm phải dong bảng dong phía dươi chưa giá trị cần lấy LỌC DỮ LIỆU:Từ bảng CSDL , đưa ghi thỏa mãn... gián tiếp: gồm  Ơ tiêu đề giá trị chuỗi ≠ với tên trường có trongbảng csdl  Ô bắt đầu dấu = , thường sử dụng hàm left, right,mid,month,day,year and,or để kết hợp đk sử dụng địa ghi csdl để... nhập địa sau ấn phím F4 bàn phím) Cách dị( mặc định 0) n: sơ thư tự cột chưa giá trị muôn lấy Trong trường hợp giá trị mn lấy nằm nhiêu cột ta thay vào hàm if để lựa chọn cột Giá trị tìm kiếm