KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Tràng An, được thành lập từ việc cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước với sự góp vốn tự nguyện của các cổ đông, hoạt động độc lập theo luật doanh nghiệp Sau gần 40 năm phát triển, Tràng An đã vươn lên trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sản xuất bánh kẹo tại Việt Nam Sản phẩm bánh kẹo Tràng An ngày càng được người tiêu dùng ưa chuộng, và thương hiệu Tràng An đã khẳng định được uy tín và chất lượng trên thị trường Quá trình hình thành và phát triển của công ty trải qua nhiều giai đoạn quan trọng.
- Giai đoạn từ 1975 đến 1989: Công ty được thành lập theo quyết định số:
Vào ngày 29 tháng 3 năm 1974, Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội đã ban hành quyết định 35/QĐ-UB, thành lập "Xí nghiệp kẹo Hà Nội", trực thuộc Sở Công nghiệp, với trụ sở chính đặt tại số 204 Đội Cấn, quận Ba Đình, Hà Nội.
Nhiệm vụ chính của xí nghiệp trong giai đoạn đầu là sản xuất kẹo để phục vụ nhu cầu của người dân thủ đô và các vùng lân cận, tập trung vào hai loại sản phẩm chủ yếu là kẹo cứng và kẹo mềm Xí nghiệp được tổ chức thành hai phân xưởng chính để đảm bảo hiệu quả sản xuất.
Phân xưởng sản xuất kẹo mềm tọa lạc tại Đội Cấn, Hà Nội, trong khi phân xưởng sản xuất kẹo cứng nằm ở Dịch Vọng, Hà Nội Khi mới thành lập, xí nghiệp chỉ có 312 lao động, nhưng đến năm 1989, số lượng lao động đã tăng lên 470 người Đặc biệt, sản lượng sản xuất đã đạt 1200 tấn/năm vào năm 1989.
Giai đoạn 1989-1992 đánh dấu sự chuyển mình từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, mở ra nhiều cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp sản xuất Để tận dụng những cơ hội và đối phó với thách thức, các doanh nghiệp cần đổi mới và nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua việc cải tiến sản phẩm, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cũng như mở rộng quy mô sản xuất Trong bối cảnh này, Xí nghiệp kẹo cần có những chiến lược phù hợp để thích ứng và phát triển.
Vào ngày 29/12/1989, Hà Nội đã hoàn tất thủ tục xin phép sát nhập với xí nghiệp chế biến bột mì Nghĩa Đô, dẫn đến việc Xí nghiệp kẹo Hà Nội được chuyển đổi thành nha máy kẹo Hà Nội Trụ sở chính của nha máy kẹo Hà Nội được đặt tại Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội theo quyết định số 169/QĐ-UB của ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.
Nhà máy hiện có tổng cộng 1.068 công nhân viên, với cơ cấu tổ chức sản xuất bao gồm 4 phân xưởng sản xuất chính.
Phân xưởng kẹo tổng hợp: có nhiệm vụ chuyên sản xuất các loai kẹo cứng, kẹo mềm.
Phân xưởng kẹo giá cao: chuyên sản xuất các loại kẹo mềm cao cấp Phân xưởng kẹo bọc đường xuất khẩu
Phân xưởng sản xuất rượu và nước giải khát
- Giai đoạn 1992 tới tháng 9 năm 2004: căn cứ quyết định số 3128/QĐ-
Vào ngày 08/12/1992, UBND thành phố Hà Nội đã công nhận nhà máy bánh kẹo Hà Nội đủ tiêu chuẩn để chuyển đổi thành công ty bánh kẹo Tràng An Công ty này có trụ sở tại đường Phùng Chí Kiên, Phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, Hà Nội, theo nghị định số 388/CP của chính phủ.
Từ ngày 01/10/2004, căn cứ theo quyết định số 3182/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội và số 86/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, công ty bánh kẹo Tràng An đã thực hiện cổ phần hoá, giữ lại 51% vốn nhà nước và bán 49% cho cán bộ công nhân viên Công ty đã chuyển đổi thành công ty cổ phần Tràng An, có trụ sở tại số 1 đường Phùng Chí Kiên, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội, nhằm nâng cao sức mạnh cạnh tranh và hiệu quả sản xuất.
Tràng An luôn hướng tới mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất kẹo chất lượng cao Nỗ lực này được thể hiện rõ qua những thành tích tiêu biểu mà doanh nghiệp đã đạt được trong thời gian qua.
- Trong xuốt 10 năm liền, từ năm 1989 đến năm 2007 công ty CP Tràng
An liên tục dành được danh hiệu “ Hàng Việt nam chất lượng cao” do người tiêu dùng bình chọn
Doanh nghiệp đã vinh dự nhận nhiều huy chương vàng, bạc và đồng tại các kỳ Hội chợ quốc tế hàng công nghệ với các sản phẩm bánh kẹo nổi bật như kẹo Gốm, Sôcôla và Sữa.
- Năm 2005, Tràng An đã chính thức áp dụng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm HACCP Code 2003 và được chứng nhận bởi tổ chức TQCSL.
- Trong hội chợ thương hiệu nổi tiếng diễn ra vào tháng 10/2005 Tràng
An đã dành giảI thưởng” Thương hiệu uy tín chất lượng”.
Công ty CP Tràng An đã vinh dự nhận cúp vàng từ UBND thành phố Hà Nội trong hội chợ "Doanh nghiệp hướng tới tương lai" Giải thưởng này khẳng định Tràng An là doanh nghiệp tiêu biểu của Hà Nội năm 2005.
Năm 2006, sản phẩm của chúng tôi đã vinh dự nhận cúp vàng thương hiệu Việt, một giải thưởng uy tín về chất lượng, do bạn đọc mạng thương hiệu Việt và Tạp chí Thương mại - Tin tức Sở hữu trí tuệ bình chọn.
Giải vàng chất lượng an toàn thực phẩm đã được trao tặng cho các sản phẩm kẹo Chewy (sản phẩm công nghệ mới) và bánh quế bởi Hội Khoa Học Kỹ Thuật An Toàn Thực Phẩm Việt Nam, cùng với mạng truyền thông chất lượng an toàn thực phẩm Việt Nam.
- Cúp vàng top ten sản phẩm thương hiệu uy tín chất lương 2006 với 2 sản phẩm là bánh pháp và bánh quế.
- Ngày 02/09/2006, thương hiệu Tràng An đa vinh dự được trao giai thưởng” Sao vàng đất Việt 2006” tại hội truờng Ba Đình, Hà Nội.
Các giải thưởng không chỉ ghi nhận nỗ lực của tập thể nhân viên mà còn khẳng định thương hiệu Trang An đã trở thành tên tuổi uy tín trong lòng người tiêu dùng Với nền tảng hiện có, công ty tự tin phát huy sức mạnh trong quá trình gia nhập tổ chức thương mại quốc tế (WTO).
Đặc điểm tổ chức của công ty
Tràng An hướng đến việc trở thành doanh nghiệp hàng đầu không chỉ trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo tại Việt Nam mà còn trong việc cung cấp dịch vụ đầu tư và chuyển giao công nghệ cho ngành công nghiệp này Các mục tiêu cụ thể của Tràng An minh chứng cho cam kết mạnh mẽ của họ trong việc phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ.
Chúng tôi chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm công nghiệp thực phẩm vi sinh, đồng thời xuất khẩu nguyên liệu, hương liệu, phụ gia, thiết bị và phụ tùng liên quan đến ngành công nghiệp thực phẩm vi sinh Trở thành doanh nghiệp cổ phần, chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ đầu tư và tư vấn, hỗ trợ tạo nguồn vốn đầu tư, nghiên cứu và đào tạo, chuyển giao công nghệ, cũng như thiết kế, chế tạo và lắp đặt các thiết bị và công trình chuyên ngành trong lĩnh vực công nghiệp thực phẩm.
- Kinh doanh khách sạn , chung cư, nhà hàng, đại lý, và cho thuê văn phòng, dịch vụ, hội chợ, triển lãm, thông tin quảng cáo.
- Tham gia mua bán cổ phiếu trên thị trường chứng khoán.
Hiện nay, Tràng An đang trong giai đoạn đầu của quá trình cổ phần hóa và tập trung vào lĩnh vực sản xuất bánh kẹo để phát triển bền vững Công ty chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm với nhiều chủng loại và mẫu mã phong phú, nhằm đáp ứng nhu cầu thị hiếu trong và ngoài nước Các sản phẩm nổi bật của Tràng An bao gồm kẹo Chewy, kẹo cứng hoa quả-lollipop, bánh quế (sản phẩm bánh quế số 1 tại Việt Nam), Snack teppy, bánh quy Golden coin, và bánh trứng nướng Prari Pancake.
Trong những năm gần đây, sự mở cửa hội nhập đã dẫn đến sự bùng nổ của nhiều công ty sản xuất bánh kẹo mới, như Công ty Kinh Đô và Công ty bánh kẹo Hải Hà, cùng với sự xuất hiện của các thương hiệu nước ngoài, tạo ra một cuộc cạnh tranh khốc liệt tại thị trường Tràng An Để đối phó với thách thức này, công ty đã không ngừng nỗ lực đầu tư cải tiến dây chuyền máy móc và thiết bị với công nghệ sản xuất hiện đại, nhằm nâng cao chất lượng và mẫu mã sản phẩm Điều này được thể hiện rõ nét qua các khoản đầu tư vào dây chuyền sản xuất bánh kẹo tiên tiến.
Dây chuyền sản xuất kẹo sữa hiện đại, có tổng giá trị đầu tư trên 10 tỷ đồng, là một trong những dây chuyền tiên tiến nhất thế giới Công nghệ sản xuất sử dụng sữa tươi nguyên chất, nấu trong điều kiện kho chân không với màn siêu mỏng, kết hợp cùng các hương liệu tự nhiên Điều này không chỉ giúp sản phẩm giữ được các chất dinh dưỡng mà còn tạo ra nhiều hương vị tự nhiên khác nhau.
Dây chuyền bánh Pháp - French pancake được đầu tư theo công nghệ tiên tiến từ Pháp, mang đến những sản phẩm bánh thơm ngon và đa dạng về hương vị Sự chất lượng của bánh đã nhanh chóng thu hút sự yêu thích của người tiêu dùng ngay từ những mẻ bánh đầu tiên.
Dây chuyền sản xuất bánh quế của Trang An được đầu tư theo công nghệ Indonesia, giúp sản phẩm nhanh chóng trở thành bánh quế số một tại Việt Nam.
Dây chuyền sản xuất bánh Snack, được phát triển bởi Công hòa Pháp, sử dụng công nghệ đùn ép không qua chiên dầu ở nhiệt độ cao, mang lại sự an toàn cho người tiêu dùng Với công suất lớn, dây chuyền này hoạt động liên tục 3 ca/ngày, đáp ứng hiệu quả nhu cầu thị trường.
Dây chuyền bánh quy là hệ thống sản xuất công suất lớn, có khả năng tạo ra nhiều loại bánh quy chất lượng cao với mẫu mã đa dạng.
1.2.3 Quy trình công nghệ sản xuất:
Quy trình sản xuất bánh kẹo là một chu trình công nghệ khép kín, bắt đầu từ việc cho nguyên liệu vào nấu đến khi sản phẩm hoàn thiện Các bước trong quy trình này bao gồm: chuẩn bị nguyên liệu, nấu chảy, tạo hình, làm nguội và đóng gói sản phẩm.
Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất các loại kẹo và bánh ở công ty CP Tràng An
Trong giai đoạn hòa đường, đường, nha và nước được trộn lẫn theo tỷ lệ nhất định để tạo thành dung dịch sirô đồng nhất ở nhiệt độ từ 100°C đến 110°C Đối với kẹo cứng, đường chiếm 70-90% và nha chiếm 10-30% Trong khi đó, đối với kẹo mềm, tỷ lệ giữa nha và đường thường tương đương nhau, chiếm khoảng 50-60% Bất kỳ sự thay đổi nào về tỷ lệ này đều có thể dẫn đến sản phẩm không đạt yêu cầu về chủng loại mong muốn.
Giai đoạn nấu là quá trình cô đặc dung dịch kẹo, trong đó độ ẩm của kẹo giảm từ 20% xuống còn 1-3%, tùy thuộc vào từng sản phẩm và trang thiết bị của phân xưởng Đối với kẹo mềm, nhiệt độ cô đặc dao động từ 110°C đến 125°C, trong khi kẹo cứng yêu cầu nhiệt độ từ 140°C đến 165°C.
Vuốt thoi Đóng thùng Đóng túi
Gói Làm nguội Định hình
Giai đoạn làm nguội là bước quan trọng sau khi nấu kẹo, khi dung dịch kẹo được cô đặc thành dạng dẻo quánh và được đổ ra bàn để làm nguội Tùy thuộc vào loại sản phẩm kẹo, người ta sẽ thêm vào các hương vị và màu sắc khác nhau cùng với các chất phụ gia thích hợp Mục đích chính của giai đoạn này là hạ nhiệt độ của kẹo xuống còn 80-90°C, giúp kẹo không bị dính khi đưa vào khâu định hình.
Giai đoạn tạo hình bao gồm bốn bước chính: lăn cộn, vuốt thoi, định hình và làm nguội Tại các phân xưởng, quy trình này được thực hiện bằng máy móc, trong đó máy sẽ trộn đều các thành phần một lần nữa trước khi tiến hành lăn cộn và vuốt thoi.
Đặc điểm tổ chức quản lý công ty
Công ty CP Tràng An là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân tại Việt Nam, hoạt động độc lập với chế độ hạch toán kinh tế riêng, sử dụng con dấu và tài khoản ngân hàng riêng, tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty.
1.3.2 Bộ máy tổ chức quản lý:
Sơ đồ 2: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty CP Tràng An ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
P Kiểm soát chất lượng và quy cách
P.Kiểm tra thiết bị cơ điện
1.3.3 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của từng bộ phận
Đại hội cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty, có trách nhiệm quyết định các vấn đề quan trọng như thông qua điều lệ công ty, phê duyệt phương án phát triển sản xuất kinh doanh, và bầu Hội đồng quản trị cùng ban kiểm soát.
Hội đồng quản trị có quyền lực toàn diện để đại diện cho công ty trong việc quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
Tổng giám đốc là người đại diện hợp pháp cho công ty, đảm nhận việc điều hành các hoạt động sản xuất hàng ngày và phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về quyền hạn và nghĩa vụ của mình.
- Phó tổng giám đốc: bao gồm Phó Tổng Giám Đốc kinh doanh và Phó Tổng Giám Đốc kỹ thuật.
Phó Tổng Giám Đốc kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm tìm kiếm nguồn hàng và nguyên liệu, nghiên cứu mở rộng thị trường, cũng như thành lập các chi nhánh, đại lý bán hàng và văn phòng đại diện mới.
Phó Tổng Giám Đốc kỹ thuật: chuyên trách việc điều hành giám sát hoạt động sản xuất và các chương trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới
Kế toán trưởng là người điều hành và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến kế toán trong công ty Họ có trách nhiệm tập hợp và xử lý mọi thông tin tài chính, đồng thời lập các báo cáo kế toán chính xác và kịp thời.
Phòng nghiên cứu và marketing chịu trách nhiệm thực hiện các nghiên cứu chiến lược liên quan đến sản phẩm, marketing, thị trường và đối thủ cạnh tranh Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm các hoạt động liên hệ xã hội như tài trợ, xúc tiến bán hàng, quảng cáo, tổ chức hội chợ, xử lý đơn đặt hàng từ đại lý, quản lý bán hàng theo vùng, tổ chức trưng bày sản phẩm và cung cấp dịch vụ sau bán hàng.
Phòng kế hoạch sản xuất chuyên trách quản lý kế hoạch điều độ sản xuất, phân tích và tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, đồng thời đảm nhiệm việc cấp phát và thanh quyết toán nguyên vật liệu, vật tư.
Phòng kế toán tài vụ chịu trách nhiệm thực hiện hạch toán kế toán, quản lý tài chính và ngân sách, cũng như tiến hành kiểm tra kiểm toán và các nhiệm vụ liên quan đến tài sản.
- Phòng văn thư lưu trữ: quản lý lưu trữ các loại công văn, giấy tờ và các loại hồ sơ
Phòng tổ chức chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, giải quyết chế độ cho người lao động và nghiên cứu xây dựng chiến lược phát triển nguồn lực Đơn vị này cũng đảm bảo cơ cấu nhân sự và quản lý phù hợp với hoạt động của công ty trong từng giai đoạn, đồng thời dự kiến đề bạt hoặc miễn nhiệm cán bộ theo quy định Ngoài ra, phòng còn thực hiện tuyển dụng lao động và thường trực công tác thi đua khen thưởng.
- Phòng bảo vệ: làm công tác bảo vệ, đảm bảo an ninh trật tự trong toàn doanh nghiệp.
- Phòng y tế: thực hiện việc chăm sóc sức khỏe cho toàn bộ công nhân viên.
- Ban nhà ăn: tổ chức tiệc ăn ca cho công nhân viên.
Phòng kiểm tra thiết bị cơ điện đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hoạt động đồng bộ của các máy móc, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho công tác sản xuất.
Phòng kiểm soát chất lượng và quy cách đảm nhận vai trò quan trọng trong việc giám sát quy trình sản xuất theo các tiêu chuẩn ISO Nơi đây thực hiện kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào, đảm bảo thành phẩm đạt yêu cầu và kiểm soát chất lượng hàng hóa trong kho Đồng thời, phòng cũng lưu mẫu thành phẩm để phục vụ cho các mục đích kiểm tra và đối chiếu sau này.
1.3.3.3 Các xí nghiệp sản xuất:
- Xí nghiệp kẹo 1: sản xuất kẹo tổng hợp và các loại kẹo cứng như kẹo gừng, kẹo khế, kẹo tuýp
- Xí nghiệp kẹo 2: sản xuất kẹo mềm cao cấp
- Xí nghiệp bánh 1: sản xuất các loại bánh snack
- Xí nghiệp bánh 2: sản xuất các loại bánh quy
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN.14 2.1 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Đặc điểm bộ máy kế toán
Công ty Tràng An đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung nhằm đáp ứng khối lượng công việc kế toán lớn và yêu cầu quản lý chặt chẽ Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán tài chính, trong khi các xí nghiệp không có bộ máy kế toán riêng Thay vào đó, nhân viên kinh tế tại các xí nghiệp thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập thông tin, kiểm tra chứng từ và xử lý sơ bộ các tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất, trước khi gửi về phòng tài chính kế toán để thực hiện các công việc kế toán cần thiết.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức nhằm đảm bảo xử lý và tổng hợp thông tin tài chính một cách hiệu quả, tổ chức hạch toán nội bộ, cân đối vật tư, điều hành vốn, và theo dõi việc thực hiện các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính Điều này giúp thông tin được cung cấp đầy đủ, kịp thời, tránh tình trạng chồng chéo và trùng lặp.
Phòng kế toán hiện tại có sáu thành viên, bao gồm một Kế toán trưởng và năm nhân viên Tất cả nhân viên đều hoạt động dưới sự điều hành và giám sát của Kế toán trưởng.
Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán
Phân công lao động kế toán:
Mỗi thành viên trong phòng kế toán được phân công công việc như sau:
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình tài sản cố định (TSCD), bao gồm việc quản lý sự tăng giảm và khấu hao TSCD Họ cũng có trách nhiệm lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, và thuyết minh báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm Ngoài ra, kế toán trưởng còn phụ trách toàn bộ công tác kế toán và tài chính của công ty, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính.
Kế toán Nguyên vật liệu là quá trình theo dõi tình hình Nhập- Xuất- Tồn của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh Công việc này bao gồm việc phân bổ hợp lý các chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng tập hợp chi phí và cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán trưởng.
- Kế toán Công cụ dụng cụ: theo dõi sự biến động của công cụ dụng cụ sử dụng tại Công ty.
Kế toán trưởng kiêm kế toán Tổng hợp và TSCD
Kế toán nguyên vật liệu
Kế toán công cụ dụng cụ
Nhân viên kinh tế xí nghiệp
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi biến động kho thành phẩm, giám sát quá trình tiêu thụ sản phẩm, và phản ánh chính xác các khoản chi phí bán hàng cũng như doanh thu Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, bao gồm việc lập phiếu thu – chi tiền mặt dựa trên chứng từ gốc Ngoài ra, kế toán cũng theo dõi các giao dịch thu chi qua Ngân hàng, lập ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi, cũng như mở thư tín dụng (L/C) để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính.
- Thủ quỹ: đảm nhận các nghiệp vụ thu chi tiền mặt taị quỹ của đơn vị.
Nhân viên kinh tế tại các xí nghiệp chịu trách nhiệm tập hợp và kiểm tra chứng từ, đồng thời xử lý sơ bộ các tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Họ cũng thực hiện hạch toán ban đầu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.
Hệ thống sổ sách kế toán
2.1.2.1 Chính sách kế toán chung:
Hiện nay, doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 20/03/2006 Hệ thống này sử dụng tài khoản cấp 3 nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giám sát.
Niên độ kế toán của doanh nghiệp diễn ra từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm, với việc sử dụng đồng Việt Nam đồng làm đơn vị tiền tệ cho hạch toán Doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tháng, đồng thời cũng áp dụng kỳ kế toán theo quý và năm để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được doanh nghiệp sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên
- Doanh nghiệp tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao theo đường thẳng chia đều cho khoảng thời gian sử dụng.
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra công tác kế toán và lập báo cáo kế toán theo quy định hiện hành.
Để đảm bảo việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời, công ty đã lựa chọn hình thức Sổ Nhật ký – Chứng từ trên phần mềm kế toán, phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất của mình.
Với khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục, việc áp dụng máy tính vào quản lý hạch toán kế toán là cần thiết và mang lại hiệu quả cao Từ tháng 9 năm 2005, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán EFFECT, cho phép xử lý số liệu từ các chứng từ ban đầu và tạo ra thông tin trên các bảng biểu kế toán, báo cáo theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Ngoài ra, công ty còn sử dụng phần mềm Exel và Word để hỗ trợ tính toán và lập các báo cáo khác.
Kế toán trưởng quy định chế độ ghi chép chứng từ và phân công cụ thể cho từng nhân viên kế toán theo dõi, nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng quy định và thuận tiện cho công tác quản lý của lãnh đạo đơn vị.
Các loại sổ kế toán được dùng bao gồm:
+ Sổ thẻ kế toán chi tiết + Bảng kê
+ Bảng phân bổ + Nhật ký chứng từ + Sổ cái
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị đều được ghi nhận qua chứng từ theo quy định Hàng ngày, kế toán kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các chứng từ gốc, sau đó tiến hành định khoản chi tiết cho từng tài khoản ngay trên chứng từ để nhập liệu vào máy Phần mềm tự động sẽ thực hiện việc kết xuất dữ liệu, tổng hợp, và in ấn sổ kế toán cùng báo cáo kế toán Kế toán chỉ cần lưu giữ chứng từ gốc, sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và báo cáo kế toán.
2.1.2.2 Giới thiệu về phần mềm kế toán của công ty
Phần mềm EFFECT được thiết kế cho hệ điều hành Windows, hỗ trợ giao diện tiếng Việt và tiếng Anh, đồng thời tuân thủ quy định của Bộ Tài chính về hệ thống tài khoản Người dùng có thể in sổ sách bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc cả hai ngôn ngữ Phần mềm mã hóa chi tiết các đối tượng cần quản lý, bao gồm danh mục tài sản cố định, danh mục tài khoản và danh mục khách hàng Mỗi đối tượng quản lý có những đặc điểm riêng, do đó, kế toán viên sẽ theo dõi chứng từ dựa trên các danh mục liên quan đến phần hành kế toán mà họ phụ trách.
Sơ đồ 4: Trình tự hạch toán ở phần mềm EFFECT của công ty
Việc ứng dụng máy tính và phần mềm tin học trong kế toán giúp kế toán viên thực hiện các công việc hàng ngày, đặc biệt là vào cuối tháng và cuối quý, một cách hiệu quả Chẳng hạn, việc tính lương cho cán bộ công nhân viên và trích khấu hao có thể hoàn toàn thực hiện trên máy tính, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Tổng hợp, phân loại chứng từ, kiểm tra, định khoản kế toán
Nhập dữ liệu vào máy
Máy tính xử lý theo yêu cầu
Thẻ, sổ kế toán chi tiết
Bảng kê Bảng phân bổ
Lập bảng sao dữ liệu
Kết chuyển số liệu và khóa sổ kế toán
TSCĐ, tính giá thành sản xuất sản phẩm vào sổ kế toán tổng hợp, chi tiết phần mềm này thể hiện rõ những đặc điểm nổi bật sau:
- Tính giá thành chi tiết đến từng sản phẩm theo các khoản mục chi phí
- Hạch toán chi tiết từng loại, khoản doanh thu của từng mặt hàng, bộ phận sản xuất kinh doanh theo từng hợp đồng
- Tự động trích khấu hao TSCĐ theo từng bộ phận quản lý tài sản, đối tượng tập hợp chi phí
- Thực hiện kết chuyển, phân bổ chi phí theo tiêu chuẩn đã lựa chọn
Quản lý chi tiết vật tư bao gồm theo dõi số lượng và giá trị danh điểm của từng loại vật tư theo yêu cầu Hệ thống cần thường xuyên cập nhật và thông báo số lượng hàng tồn kho tại thời điểm xuất để đảm bảo quản lý hiệu quả.
- Lập báo cáo tổng hợp.
Phần mềm EFFECT nổi bật với sự phong phú trong quản lý, mang lại tính thống nhất trong giao diện dữ liệu Người dùng không cần phải nhớ nhiều phím bấm hay sử dụng nhiều loại màn hình nhập liệu Hệ thống còn tự động kiểm tra dữ liệu khi nhập, như thông báo chứng từ trùng lặp và xác minh tình trạng hàng hóa trong kho.
Ngoài các bảng biểu chi tiết, tổng hợp báo cáo tài chính theo quy định của
Phần mềm kế toán của Bộ Tài chính cho phép doanh nghiệp in các bảng biểu quản trị theo nhu cầu, đồng thời cung cấp hệ thống phân quyền để khai thác thông tin an toàn và bảo mật Kế toán trưởng có khả năng theo dõi người nhập dữ liệu, đánh giá năng suất và xác định trách nhiệm khi có sai sót Quá trình hạch toán máy tính bắt đầu từ việc thu thập, xử lý và phân loại chứng từ, với nhiệm vụ quan trọng là nhập dữ liệu chính xác Thông tin đầu ra như sổ cái, sổ chi tiết và báo cáo kế toán được máy tự động xử lý và in khi cần Để quản lý chi tiết các đối tượng kế toán, tất cả các đối tượng cần quản lý đều được mã hóa phù hợp.
Tổng quát các phần hành kế toán tại công ty
Kế toán quản trị là môn khoa học chuyên thu thập, xử lý và cung cấp thông tin chi tiết, nhằm hỗ trợ việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch trong các hoạt động của doanh nghiệp.
Kế toán quản trị cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản trị doanh nghiệp, giúp họ đưa ra quyết định tài chính chính xác Những thông tin này đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của đơn vị kế toán.
Kế toán tài chính là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế, tài chính, nhằm cung cấp báo cáo tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin từ đơn vị kế toán.
2.2.2.1 Hạch toán kế toán vốn bằng tiền
Để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, cần phản ánh kịp thời các khoản thu chi và thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ.
- Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền
Kế toán ghi chép vốn bằng tiền giúp kiểm soát chi tiêu, phát hiện các trường hợp lãng phí không đúng quy định, xác định chênh lệch và tìm ra nguyên nhân cũng như biện pháp xử lý hiệu quả.
Hạch toán tiền mặt tại quỹ
Tiền tại quỹ của công ty bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ Tất cả các giao dịch thu chi bằng tiền mặt cùng với việc bảo quản tiền mặt tại quỹ đều được thực hiện bởi thủ quỹ của công ty.
Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ gồm:
+ Phiếu chi + Biên lai thu tiền + Bảng kê vàng bạc đá quý + Bảng kiểm kê quỹ
Phiếu thu phiếu chi được kế toán lập thành 3 liên và sau khi hoàn tất các thông tin cần thiết, phiếu sẽ được ký và chuyển cho kế toán trưởng duyệt Tiếp theo, phiếu sẽ được chuyển cho thủ quỹ để làm căn cứ nhập, xuất quỹ Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp (hoặc người nhận tiền), và 1 liên lưu tại nơi lập phiếu Vào cuối ngày, toàn bộ phiếu thu, chi sẽ được thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Kế toán quỹ tiền mặt đảm nhiệm việc mở sổ kế toán để ghi chép liên tục các khoản thu chi, bao gồm tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc và đá quý Công việc này giúp theo dõi số tồn quỹ tiền mặt một cách chính xác tại mọi thời điểm.
Hàng ngày, thủ quỹ cần kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ và sổ kế toán Nếu phát hiện chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý phù hợp.
- TK sử dụng là TK 111 “Tiền mặt” để phản ánh số hiện có và tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ
*Hạch toán tiền gửi ngân hàng:
Chứng từ hạch toán các khoản tiền gửi bao gồm giấy báo có, giấy báo nợ và bản sao kê ngân hàng, kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi và séc chuyển khoản.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng được theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi và chi tiết cho từng ngân hàng để tiện kiểm tra đối chiếu.
- Kế toán tổng hợp sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi ngân hàng.
Các tài khoản liên quan đến vật tư hàng hóa, tài sản cố định, doanh thu và chi phí phải được ghi sổ theo tỷ giá thực tế khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ.
Đối với các tài khoản liên quan đến vốn bằng tiền, nợ phải thu và nợ phải trả, người dùng có thể lựa chọn giữa việc sử dụng tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá hạch toán để ghi sổ.
Công ty có ít giao dịch kinh tế liên quan đến ngoại tệ, vì vậy họ áp dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh để ghi sổ kế toán.
+Ghi tăng vốn bằng tiền nợ phải thu, nợ phải trả theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
+Ghi giảm vốn bằng tiền theo tỷ giá thực tế xuất +Ghi giảm nợ phải thu theo tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải thu.
+Ghi giảm nợ phải trả theo tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải trả.
Các khoản chênh lệch tỷ giá được hạch toán phản ánh vào TK 413
- Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:
+ Thu hồi các khoản phải thu có gốc ngoại tệ:
Nợ TK 111(2), 112(2), 113(2) (ghi theo tỷ giá HT)
Có TK 131, 136, 138, 331, 144 (ghi theo tỷ giá HT) +Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ:
Nợ TK 111(2), 112(2), 113(2) (ghi theo giá HT)
Nợ TK 635 (giá TT > giá HT)
Có TK 515 (giá TT < giá HT)
Có TK 511 (ghi theo giá TT)
Có TK 3331(1) (ghi theo giá TT) +Các khoản nợ gốc là tiền VN nhưng thu bằng ngoại tệ:
Nợ TK 111(2), 112(2),113(2) (ghi theo giá HT)
Nợ TK 635 (giá TT > giá HT)
Có TK 515 (giá TT < giá HT)
Có TK 131, 136, 138, 331 (ghi theo giá TT) + Xuất quỹ bằng ngoại tệ mua vật tư, hàng hóa, TSCD chi cho kinh doanh:
Nợ TK 635 (giá TT < giá HT)
Có TK 515 (giá TT > giá HT) + Cuối năm điều chỉnh lại số dư ngoại tệ hiện có:
Nếu tỷ giá TT > tỷ giá HT khoản chênh lệch ghi:
Có TK 413 Nếu tỷ giá TT < tỷ giá HT khoản chênh lệch ghi ngược lại.
Số chênh lệch tỷ giá ngoại tệ được đánh giá lại vào cuối kỳ sẽ được ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính của công ty Công ty CP Tràng An, có địa chỉ tại Số 1 – PCK – CG – HN, thực hiện quy trình này để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Số đăng ký doanh nghiệp (môn bài) Telefax:
Ban hành theo QĐ số: 5/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính
Họ tên người nhận tiền: Đào Duy Từ Địa chỉ: Công ty TNHH Lam Sơn
Lý do chi: Trả tiền mua nguyên vật liệu
Số tiền (*): 172.343.600 (viết bằng chữ): Một trăm bảy hai triệu ba trăm bốn mươi ba ngàn sáu trăm đồng /
Kèm theo: Chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu
Ký tên và ghi họ tên xác nhận đã nhận đủ số tiền là một trăm bảy mươi hai triệu ba trăm bốn mươi ba ngàn sau trăm đồng.
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) Đơn vị: Công ty CP Tràng An Địa chỉ: Số 1 – PCK – CG – HN
Số đăng ký doanh nghiệp (môn bài) Telefax:
Ban hành theo QĐ số: 5/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính
Họ tên người nhận tiền: Đào Thị Thu Địa chỉ: Công ty Chiến Nga
Lý do thu: Thu tiền bán thành phẩm cho Công ty Chiến Nga.
Số tiền (*): 13.640.000 (viết bằng chữ): Mười ba triệu sáu trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn /
Kèm theo: Chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên, đóng đấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhập đủ số tiền: (viết bằng chữ): Mười ba triệu sáu trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn /
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Tỷ lệ ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)
+ Số tiền quy đổi: Đơn vị: Công ty CP Tràng An BẢNG KÊ SỐ 1 Địa chỉ: Số 1 – Phùng Chí Kiên GHI NỢ TK 111 – TIỀN MẶT
– Cầu Giấy – Hà Nội Tháng 9 năm 2007
STT Ngày Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK Số dư cuối ngày
Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bộ, Tổng cục: Đơn vị: Công ty CP Tràng An
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
GHI CÓ TK 111 – TIỀN MẶT
Ban hành theo TT số 28 ngày 31/5/1995 của Bộ Tài chính
Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK
Cộng 2.240.000 224.000 330.792.720 6.000.000 4.618.392.500 156.247.000 112.485.000 488.712.450 119.200 5.715.212.870 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 9 năm 2007 Ngày 30 tháng 9 năm 2007
Kế toán tổng hợp tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngân hàng công thương Số: 501
Tên tài khoản: Công ty CP Tràng An
Số tiền bằng chữ: Mười triệu ba trăm chín mươi năm ngàn đồng chẵn /
Trích yếu: Trả tiền mua NVL cho Công ty Bao bì Lạng Sơn
Giao dich viên Kiểm soát Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngân hàng công thương Số: 501
Tên tài khoản: Công ty CP Tràng An
Chín trăm chín mươi triệu đồng chẵn /
Trích yếu: Công ty TNHH Song Anh trả nợ bằng chuyển khoản.
Giao dich viên Kiểm soát Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Số tiền: 990.000.000 Đơn vị: Công ty CP Tràng An BẢNG KÊ SỐ 2 Địa chỉ: Số 1 – Phùng Chí Kiên GHI NỢ TK 112 – TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
– Cầu Giấy – Hà Nội Tháng 9 năm 2007
Ghi Nợ TK 112, ghi Có các TK
Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ
Bộ, Tổng cục: Đơn vị: Công ty CP Tràng An
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
GHI CÓ TK 112 – TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Ban hành theo TT số 28 ngày 31/5/1995 của Bộ Tài chính
Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK Số hiệu
Ngày tháng 111 121 152 153 211 1331 331 Cộng Có TK
501 07/04 Trả tiền mua NVL cho công ty bao bì Lạng Sơn 9.450.000 945.000 10.395.000
502 08/04 Trả tiền mua CCDC cho công ty Thái Hoa 54.000.000 5.400.000 59.400.000
04 30/04 Chi trả nợ khách hàng 481.539.231 481.539.231
Cộng 3.524.450.000 54.000.000 357.845.000 4.417.834.231 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 9 năm 2007 Ngày 30 tháng 9 năm 2007
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.2.2 Hạch toán kế toán NVL và CCDC:
* Đặc điểm và nhiệm vụ:
