TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU
1.1.1 Khái niệm về thông tin
Thông tin là tập hợp dữ liệu được tổ chức để tạo ra giá trị gia tăng so với dữ liệu gốc Để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có ích, cần áp dụng các quy tắc và mối quan hệ giữa các dữ liệu Quá trình này bao gồm các công việc logic nhằm đạt được kết quả mong muốn Thông tin được xem là dữ liệu đã được biến đổi thành dạng có giá trị sử dụng thông qua tri thức Thông tin quản lý là loại thông tin mà các nhà quản lý cần để hỗ trợ quyết định của mình, bao gồm dữ liệu đã được lựa chọn, tổ chức và xử lý một cách hợp lý Mỗi tổ chức đều cần thông tin cho các mục đích khác nhau.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán một lô hàng nào đó sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu về:
- Số lượng hàng hoá bán
1.1.2 Khái niệm về dữ liệu
Dữ liệu là các sự kiện hoặc quan sát về hiện tượng vật lý và giao dịch kinh doanh, phản ánh khách quan thuộc tính của thực thể như con người, địa điểm và sự kiện Dữ liệu có thể tồn tại dưới dạng số hoặc văn bản, mang lại giá trị thông tin Khi được tổ chức một cách có nghĩa, dữ liệu chuyển hóa thành thông tin hữu ích.
Dữ liệu có 2 loại chính là Structured VS Unstructured data
• Structured data (Dữ liệu có cấu trúc)
- Thường được gọi là dữ liệu định lượng
- Là dạng dữ liệu và số liệu khách quan
- Được lưu trữ trong Excel, SQL, Google Sheet
- Dễ dàng thu thập, truy xuất, lưu trữ và sắp xếp
- Dễ dàng trích xuất thông tin
Ví dụ : con số, họ tên, ngày tháng, địa chỉ thông tin giao dịch
• Unstructured data (Dữ liệu không có cấu trúc)
- Thường được gọi là dữ liệu định tính
- Nó có thể là các ý kiến chủ quan và đánh giá thương hiệu của bạn dưới dạng văn bản
- Chỉ ở dưới dạng văn bản
- Có thể được lưu trữ trong các tài liệu Word, Elasticsearch hoặc Solr, nơi có thể thực hiện các truy vấn tìm kiếm từ và cụm từ
- Khó có thể thu thập, gây khó khăn cho việc xuất, lưu trữ và sắp xếp trong cơ sở dữ liệu thông thường
- Không thể kiểm tra các phương pháp và công cụ phân tích dữ liệu
Ví dụ: phản hồi khảo sát nhận xét trên Social Media, nhận xét blog phản hồi email
1.1.3 Khái niệm về thông tin quản lý cách sao cho trên cơ sở đó có thể ra được những quyết định đúng đắn Tất cả các tổ chức đều cần thông tin phục vụ các mục đích khác nhau
Để lập kế hoạch hiệu quả, cần nắm rõ thông tin và hiểu biết về các nguồn lực hiện có Việc phân bổ các nguồn lực hạn chế có thể diễn ra theo nhiều kịch bản khác nhau, do đó, thông tin chính xác là yếu tố quan trọng hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Kiểm soát là bước quan trọng sau khi triển khai kế hoạch, nhằm đánh giá kết quả thực hiện so với dự kiến Thông tin thu thập được sẽ giúp xác định liệu kế hoạch có diễn ra đúng hướng hay có sự sai lệch không mong muốn Dựa trên thông tin kiểm soát, cần thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo kế hoạch đạt hiệu quả tối ưu.
Việc ghi nhận các giao dịch là rất quan trọng vì nó cung cấp thông tin giá trị như minh chứng, đáp ứng yêu cầu pháp lý và hỗ trợ cho công tác kiểm soát.
• Đo lường năng lực: Thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận,… cho phép đo lường năng lực kinh doanh của các tổ chức doanh nghiệp
Hỗ trợ ra quyết định là một yếu tố quan trọng trong quản lý, vì thông tin chất lượng giúp người quản lý đưa ra các quyết định hiệu quả và chính xác hơn.
1.1.4 Các thuộc tính của thông tin Đặc trưng của thông tin có giá trị: Để có giá trị sử dụng đối với những người làm công tác quản lý và ra quyết định, thông tin cần phải có những thuộc tính sau:
Thông tin chính xác là những dữ liệu không có lỗi, trong khi thông tin không chính xác thường xuất phát từ việc nhập liệu sai vào hệ thống.
Thông tin đầy đủ là yếu tố quan trọng trong báo cáo đầu tư, bao gồm tất cả dữ liệu thiết yếu Một báo cáo sẽ bị coi là không đầy đủ nếu không liệt kê các chi phí liên quan.
• Tính kinh tế: Thông tin được xem là kinh tế khi giá trị của nó mang lại cao hơn chi phí tạo ra nó
Tính mềm dẻo của thông tin cho phép sử dụng dữ liệu cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như thông tin hàng tồn kho có thể hỗ trợ quản lý bán hàng, đồng thời mang lại giá trị cho quản lý sản xuất và tài chính.
Tính tin cậy của thông tin được xác định bởi nhiều yếu tố, bao gồm phương pháp thu thập dữ liệu và nguồn gốc thông tin Việc đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin là rất quan trọng trong quá trình nghiên cứu và ra quyết định.
Tính phù hợp của thông tin là yếu tố quyết định đối với người ra quyết định, thể hiện qua việc thông tin đó có nhắm đúng đối tượng nhận tin hay không và liệu nó có mang lại giá trị sử dụng cho họ hay không.
Thông tin nên được trình bày một cách đơn giản và dễ hiểu, tránh sự phức tạp không cần thiết Việc cung cấp quá nhiều thông tin có thể gây khó khăn cho người sử dụng trong việc lựa chọn và tiếp nhận thông tin một cách hiệu quả.
• Tính kịp thời: Thông tin được coi là kịp thời nếu nó đến với người sử dụng vào thời điểm cần thiết
Tính kiểm tra được của thông tin là yếu tố quan trọng, cho phép người dùng xác minh độ chính xác của nó bằng cách đối chiếu với nhiều nguồn khác nhau Điều này đảm bảo rằng thông tin nhận được là hoàn toàn chính xác và đáng tin cậy.
HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.2.1 Khái niệm về hệ thống
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử liên kết với nhau, tạo thành một tổng thể thống nhất Định nghĩa này có thể được mở rộng hoặc thu hẹp tùy thuộc vào mục đích mô tả, đặc biệt là trong bối cảnh hệ thống thông tin.
Hệ thống là tập hợp các thành phần liên kết với nhau, hoạt động hướng tới mục tiêu chung thông qua việc tiếp nhận và xử lý các yếu tố đầu vào, từ đó sinh ra các yếu tố đầu ra trong một quá trình có tổ chức.
Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:
• Các yếu tố đầu vào (Inputs)
• Xử lý, chế biến (Processing)
• Các yếu tố đầu ra (Outputs)
Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:
• Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong);
• Hệ thống con của hệ thống;
• Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở, nếu nó có quan hệ với môi trường…
1.2.2 Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin đến những người dùng cần thiết.
Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:
Độ tin cậy phản ánh tính xác thực và chính xác của thông tin Khi thông tin thiếu độ tin cậy, tổ chức có thể phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng.
Thông tin đầy đủ là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt và xử lý các vấn đề một cách hiệu quả Việc sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định và hành động không phù hợp với thực tế, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả công việc.
Thông tin cần phải rõ ràng và dễ hiểu, phù hợp với đối tượng nhận Tránh lạm dụng từ viết tắt và từ đa nghĩa để giảm thiểu rủi ro trong việc tạo ra thông tin không cần thiết hoặc đưa ra quyết định sai lầm do thiếu thông tin quan trọng.
Thông tin là một tài sản quý giá đối với tổ chức, do đó, việc bảo vệ thông tin là vô cùng cần thiết Chỉ những cá nhân có quyền hạn mới được phép truy cập vào thông tin này, nhằm đảm bảo an toàn và bảo mật cho nguồn lực quan trọng này.
Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức
Thông tin cần phải được cung cấp kịp thời để trở nên hữu ích Dù thông tin có thể đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn, nhưng nếu không được chuyển đến người sử dụng đúng lúc, nó sẽ không mang lại giá trị thực tiễn.
Hiện nay, hệ thống thông tin (HTTT) áp dụng các công cụ tính toán điện tử và phương pháp chuyên dụng để chuyển đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả.
1.2.3 Các bộ phận của hệ thống thông tin
Trong hệ thống thông tin, đầu vào là quá trình thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống Ví dụ, để tính toán và in phiếu trả lương cho nhân viên, cần phải thu thập và nhập số giờ công lao động của từng nhân viên vào hệ thống.
Hình 1.1 Các bộ phận của hệ thống thông tin
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 6 học, các giảng viên phải trả điểm thì mới có sơ sở để tính điểm tổng kết và gửi điểm thi cho các sinh viên Đầu vào có thể tồn tại ở nhiều dạng khác nhau nhưng trong bất cứ hệ thống nào, dạng của dữ liệu đầu vào đều phụ thuộc vào kết quả đầu ra mong muốn
Trong hệ thống tính lương, đầu vào là thẻ thời gian của nhân viên, trong khi hệ thống điện thoại khẩn cấp sử dụng cuộc gọi đến làm đầu vào Tương tự, đầu vào của hệ thống thông tin marketing có thể là kết quả khảo sát thị trường hoặc phỏng vấn khách hàng Dữ liệu đầu vào có thể được nhập thủ công, bán tự động hoặc tự động hoàn toàn Nhập liệu thủ công là việc gõ chứng từ vào máy tính, trong khi quét mã vạch hàng hóa trong siêu thị là hình thức bán tự động thông qua hệ thống POS Nhập liệu tự động xảy ra khi dữ liệu được chuyển vào hệ thống qua mạng Dù phương pháp nhập liệu là gì, tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo thông tin đầu ra đạt yêu cầu.
Trong hệ thống thông tin, xử lý dữ liệu là quá trình chuyển đổi thông tin đầu vào thành các kết quả hữu ích Quá trình này bao gồm các thao tác như tính toán, so sánh và lưu trữ dữ liệu để sử dụng sau này Xử lý dữ liệu có thể được thực hiện bằng tay hoặc với sự hỗ trợ của máy tính.
Trong một hệ thống thông tin, đầu ra (output) tạo ra thông tin hữu ích dưới dạng tài liệu và báo cáo, như phiếu trả lương cho nhân viên, báo cáo cho nhà quản lý, và thông tin cho cổ đông, ngân hàng, cũng như các cơ quan nhà nước Đầu ra của một hệ thống có thể trở thành đầu vào cho hệ thống khác, chẳng hạn như đầu ra của hệ thống xử lý đơn hàng là đầu vào cho hệ thống thanh toán Kết quả đầu ra có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, với máy in và màn hình là thiết bị xuất chuẩn trong hệ thống máy tính, hoặc có thể được thực hiện thủ công thông qua các báo cáo và tài liệu viết tay.
Trong hệ thống thông tin, phản hồi là kết quả đầu ra giúp điều chỉnh các hoạt động nhập liệu và xử lý Khi phát hiện lỗi trong đầu ra, cần hiệu chỉnh dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi quy trình làm việc Chẳng hạn, nếu nhập sai số giờ công lao động của nhân viên từ 40 thành 400, hệ thống sẽ nhận diện giá trị này vượt quá giới hạn cho phép và thông báo lỗi Thông tin phản hồi này sẽ được sử dụng để kiểm tra và điều chỉnh lại số liệu đầu vào cho đúng.
KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống tích hợp bao gồm con người, quy trình, cơ sở dữ liệu và thiết bị, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.
Các hệ thống thông tin quản lý đã được phát triển từ những năm 1960 để cung cấp báo cáo quản lý hiệu quả Chúng hỗ trợ các hoạt động quản lý ở nhiều cấp độ trong tổ chức, dựa vào cơ sở dữ liệu từ hệ thống xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu bên ngoài.
(Nguồn Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS Lê Thị Ngọc Diệp)
1.3.2 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý
Sự bùng nổ của mạng Internet và sự tiến bộ trong công nghệ tính toán đã thúc đẩy hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) dựa trên máy tính phát triển mạnh mẽ, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức.
HTTT quản lý mang lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức bằng cách nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nhờ đó, tổ chức có thể giảm chi phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa hoặc dịch vụ Những lợi ích cụ thể này giúp tổ chức phát triển bền vững và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.
Công việc và vị trí làm việc ngày càng tách rời nhờ vào sự phát triển của mạng máy tính Làm việc từ xa giúp giảm chi phí di chuyển và mở rộng phạm vi tuyển dụng nhân sự toàn cầu Hơn nữa, các nhà kho có thể trở nên không cần thiết khi nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến xưởng sản xuất ngay khi có yêu cầu.
Giảm bớt các cấp quản lý trung gian giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian chờ đợi trong việc phê duyệt yêu cầu công việc Các tổ chức có nhiều cấp thường gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhanh chóng do sự chồng chéo trong trách nhiệm quản lý Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý (HTTT) hỗ trợ nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và kiểm soát công việc cho người quản lý, từ đó tạo ra một cấu trúc quản lý “thoáng” hơn Trong cấu trúc này, người quản lý được trao nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, giúp họ quản lý thực tế và xử lý công việc một cách nhanh chóng thông qua quy trình và thủ tục ngắn gọn.
Tổ chức lại các luồng công việc thông qua việc áp dụng hệ thống thông tin tự động hóa, giúp thay thế các xử lý thủ công bằng quy trình chuẩn hóa trên máy tính Điều này không chỉ giảm thiểu giấy tờ và số bước thực hiện trong quy trình mà còn hạn chế sai sót do con người, cắt giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức, cung cấp nhiều giải pháp để đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ xã hội Một trong những phương án hiệu quả là việc chuyển giao một phần hoặc toàn bộ sản phẩm đặc thù của khách hàng cho các đối tác có năng lực hơn thông qua hình thức outsourcing.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến các hoạt động kinh doanh, giúp người quản lý xác định và khắc phục các quy trình kém hiệu quả Ngoài ra, các hệ thống này còn cho phép tổ chức cung cấp dịch vụ "số hóa" 24/24 giờ cho khách hàng toàn cầu thông qua thương mại điện tử (ecommerce), mở ra nhiều cơ hội mới mà trước đây không thể thực hiện.
Xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng và nhà cung cấp là rất quan trọng Hệ thống thông tin hỗ trợ việc mua bán và cung cấp sản phẩm một cách nhanh chóng và thuận tiện, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
(Nguồn Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS Lê Thị Ngọc Diệp)
1.3.3 Chức năng của hệ thống thông tin quản lý
Các loại báo cáo như báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo siêu liên kết đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản lý và lãnh đạo nâng cao hiệu quả và tính kịp thời trong quá trình ra quyết định.
Nói chung, các HTTT quản lý đều thực hiện các chức năng cơ bản sau đây:
• Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo
• Cung cấp các báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý
• khác nhau có thể sử dụng cùng một báo cáo cho nhiều mục đích khác nhau
Chúng tôi cung cấp báo cáo dưới hai dạng: sao cứng và sao mềm Phần lớn các báo cáo quản lý được in ra giấy (sao cứng), trong khi một số khác được hiển thị trên màn hình (sao mềm) Bên cạnh đó, báo cáo còn có thể được gửi dưới dạng tệp để phục vụ cho việc xử lý tiếp theo trong các phần mềm khác mà không cần phải nhập lại dữ liệu.
Các báo cáo quản lý chủ yếu dựa vào dữ liệu nội bộ được lưu trữ trong hệ thống máy tính, với nguồn dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) Một số ít hệ thống thông tin quản lý cũng sử dụng dữ liệu bên ngoài, bao gồm thông tin về đối thủ cạnh tranh, thị trường và các vấn đề liên quan khác.
(Nguồn Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS Lê Thị Ngọc Diệp)
HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
2.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
2.1.1 Khái niệm Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, "tài nguyên" đề cập đến bất kỳ phần mềm, phần cứng hoặc dữ liệu nào thuộc hệ thống có thể được truy cập và sử dụng Việc áp dụng hệ thống ERP trong quản trị doanh nghiệp yêu cầu các doanh nghiệp phải chuyển đổi nguồn lực của mình thành tài nguyên hữu ích.
Hoạch định là một khái niệm quan trọng trong quản trị kinh doanh, và hệ thống ERP đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng kế hoạch hiệu quả Hệ ERP giúp tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch, cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định và tăng cường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một tập hợp các mô đun phần mềm tích hợp, cung cấp một cơ sở dữ liệu chung cho phép chia sẻ thông tin giữa các quy trình kinh doanh và các lĩnh vực chức năng khác nhau trong tổ chức.
Mục tiêu chính của hệ thống này là đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính, thông qua việc áp dụng các công cụ hoạch định và lập kế hoạch hiệu quả.
Hệ thống ERP thu thập và lưu trữ dữ liệu từ nhiều quy trình nghiệp vụ khác nhau trong doanh nghiệp, tạo ra một kho dữ liệu tổng thể Điều này cho phép các bộ phận khác nhau dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin đã được tập hợp.
ERP là chữ viết tắt của từ Enterprise Resource Planning
Hệ thống ERP là một công nghệ cách mạng, được hình thành từ việc kết hợp các chữ cái đầu tiên của nhiều thuật ngữ Trong quá trình phát triển, một số từ viết tắt như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM đã gây ra sự nhầm lẫn trong ngành công nghiệp.
Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:
• MRP: Material Requirements Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
• MRPII: Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất
• ERP: Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
• ERM: Enterprise Resource Management – Quản trị nguồn lực doanh nghiệp
Vào thập niên 1950 bắt đầu xuất hiện khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản của quá trình quản lý sản xuất bao gồm:
• Số lượng đặt hàng kinh tế (Economic order quantity - EOQ)
• Lượng tồn kho an toàn (Safety Srock)
• Danh sách nguyên liệu (Bill of Materials - BOMP)
• Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)
Vào thập niên 1960, hệ thống MRP được hình thành từ việc tích hợp các chức năng cơ bản trong quản lý sản xuất.
Vào những năm 1975, hệ thống MRP đã được định nghĩa và hiểu rõ hơn, từ đó dẫn đến sự hình thành của hệ thống MRPII Sự nhầm lẫn giữa MRPII và MRP bắt đầu xuất hiện ngay sau khi MRPII được giới thiệu, đặc biệt trong quá trình đào tạo.
Hình 2.1 Miêu tả sự tiến hóa của hệ thống ERP hiện đại ngày nay
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 12 và định nghĩa chung chung về MRP và MRPII Khi những chuyên gia tư vấn các nhà hoạch định sử dụng thuật ngữ MRP thì họ cảm thấy không rõ ràng khi thảo luận MRP và MRPII Đến những năm 1990, điều gì đã xuất hiện khái niệm ERP? Đó chính là công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đã góp phần xây dựng khái niệm ERP dựa trên hệ thống MRPII
Hệ thống ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning, là phần mềm hỗ trợ tối ưu hóa các hoạt động sản xuất và kinh doanh, giúp tăng cường hiệu quả và tính toàn diện trong quản lý doanh nghiệp.
2.1.3 Đặc trưng của ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn
ERP là hệ thống phần mềm tích hợp, hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp bằng cách cung cấp công cụ tra cứu và phân tích dữ liệu quá khứ, từ đó đưa ra dự báo và phán đoán cho tương lai Hệ thống này có những đặc trưng riêng biệt, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và ra quyết định trong doanh nghiệp.
• ERP là phần mềm đóng gói
• Tích hợp các quy trình nghiệp vụ chính của doanh nghiệp thành một thể thống nhất
• Xử lý các giao dịch chính của các tổ chức
• Sử dụng một kho dữ liệu
• Cho phép truy cập dữ liệu “thời gian thực”
• Tích hợp hoạt động xử lý giao dịch và hoạt động lập kế hoạch
Hệ thống ERP tự động cung cấp tài chính và thông tin nghiệp vụ dựa trên dữ liệu quá khứ, loại bỏ sự cần thiết phải có hướng dẫn từ con người.
• Rất khó có thể thay đổi sau khi hệ thống ERP được triển khai
• Hệ thống ERP cần mềm dẻo để có thể đáp ứng việc thay đổi yêu cầu của tổ chức
Hệ thống ERP sở hữu kiến trúc mở, cho phép các phân hệ hoạt động độc lập hoặc được gỡ bỏ mà không làm ảnh hưởng đến các phân hệ khác.
2.1.4 Cấu trúc của một hệ thống ERP
Một hệ thông ERP tiêu chuẩn sẽ gồm các phân hệ sau:
Bảng 2.1 Các chức năng của phân hệ trong hệ thống ERP
STT PHÂN HỆ TÍNH NĂNG/MODULE
Sổ cái Phải thu/Phải trả
Kế toán tài sản cố định Tổng hợp báo cáo
Lập kế hoạch, lập ngân sách và quản trị đầu tư
Dự đoán, mô phỏng và tính toán khấu hao Kiểm soát tổng chi phí phải trả
Kế toán chi phí trung tâm Đơn đặt hàng phải thanh toán Tính chi phí theo hoạt động
Kế toán chi phí sản phẩm Kiểm soát đối tượng chi phí Phân tích lợi nhuận
Quản lý tiền mặt Quản lý ngân sách Quản lý rủi ro thị trường Quản lý quỹ
2 Quản trị nguồn nhân lực
Danh mục nhân viên Quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin Tuyển dụng
Quản lý nghỉ mát Quản lý phúc lợi Quản lý tiền lương
Quản lý cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức Lịch công tác
Mô tả công việc Lập kế hoạch Lập kế hoạch chi phí nhân sự
Kế toán tổng/thực Tính năng history Khả năng dialog Khả năng đa đơn vị tiền tệ Các giải pháp quốc tế
Quản lý thời gian làm việc:
Lập kế hoạch ca làm việc
Kế hoạch công việc Ghi nhận thời gian Khẳng định vắng mặt
Lập kế hoạch công việc và thế hệ kế tiếp
So sánh hồ sơ Đánh giá khả năng Quyết định đào tạo thêm Đào tạo và quản lý sự kiện
Lập kế hoạch nguyên liệu và năng lực Kiểm soát điều đồ sản xuất
Quản trị sản xuất Quản lý chất lượng
Sản xuất đúng lúc/có tính chất lặp Quản lý chi phí
Quản lý dữ liệu kỹ thuật Kiêm soát thay đổi kỹ thuật Quản lý cấu hình
Kiểm soát hàng theo đợt/lô Gia công
4 Quản lý nguyên vật liệu
Các hoạt động trước khi mua hàng Mua hàng Đánh giá nhà cung cấp Quản lý kho
Kiểm tra nguyên liệu và hóa đơn
Lập kế hoạch chất lượng Kiểm tra chất lượng Kiểm soát chât lượng Quản lý chất lượng sử dụng máy tính
6 Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị
Kiểm soát bảo trì phòng ngừa Quản lý thiết bị
Quản lý thành phần Theo dõi điều chỉnh bảo dưỡng máy móc Yêu cầu bảo hành máy móc thiết bị Theo dõi – quản lý
2.1.5 Phân loại phần mềm ERP
Phần mềm đặt hàng được phát triển bởi một nhóm lập trình viên trong nước, thường là theo yêu cầu riêng của công ty Dù có vẻ như đây là giải pháp tiết kiệm chi phí, nhưng rủi ro liên quan đến việc thuê lập trình viên bên ngoài hoặc từ chính công ty là rất cao, có thể dẫn đến phát sinh thêm chi phí không mong muốn.
HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
2.2.1 Hệ thống doanh nghiệp làm việc như thế nào?
Hệ thống doanh nghiệp bao gồm một bộ Module tích hợp phần mềm và cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép chia sẻ dữ liệu giữa các quy trình kinh doanh và các khu chức năng khác nhau trong toàn bộ doanh nghiệp.
2.2.2 Phần mềm doanh nghiệp Được xây dựng dựa trên hàng ngàn những quy trình kinh doanh được xác định trước thông qua các thực hành công việc tốt nhất
• Tài chính và kế toán
• Bán hàng và tiếp thị Để thực hiện, doanh nghiệp cần:
• Chọn chức năng của hệ thống mà họ muốn sử dụng
• So sánh quy trình kinh doanh với các quy trình của phần mềm
• Sử dụng bản cấu hình phần mềm cho sự điều chỉnh
2.2.3 Các thành phần hệ thống và hoạt động của ERP
2.2.3.1 Hệ thống hoạt động trong giai đoạn triển khai ERP
Triển khai dự án tin học bắt đầu từ giai đoạn phân tích của đội dự án, cho đến khi cài đặt hoàn tất và được doanh nghiệp chấp nhận Đây là giai đoạn quan trọng trong việc thực hiện một dự án công nghệ thông tin.
Bài viết phân tích các thành phần của hệ thống ERP từ góc nhìn WS và đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng đối với hệ thống ERP Trong đó, “doanh nghiệp” đề cập đến các tổ chức đang triển khai giải pháp ERP, trong khi “nhà cung cấp” là những đơn vị cung cấp giải pháp ERP cho doanh nghiệp Vai trò của nhà cung cấp bao gồm phân tích hoạt động của doanh nghiệp, thiết kế giải pháp ERP phù hợp, cũng như cài đặt và hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp.
Bảng 2.2 Các thành phần trong giai đoạn triển khai ERP
Work system ERP Mức độ ảnh hưởng đến ERP
Sản phẩm và dịch vụ
Kết quả dự án ERP, phần mềm ERP được chấp nhận và triển khai
Chất lượng sản phẩm quyết định sự thành công hay thất bại của các giai đoạn sau này
Quá trình phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm việc đánh giá yêu cầu quản lý và thông tin từ người sử dụng, tìm hiểu hệ thống thông tin hiện tại Mục tiêu là đưa ra quyết định tái cấu trúc quy trình kinh doanh và quản lý, đồng thời lựa chọn hệ thống ERP và nhà cung cấp phù hợp Quy trình cài đặt và hướng dẫn sử dụng ERP đã được lựa chọn sẽ được thực hiện sau đó.
Nền tảng cốt lõi cho sự thành công của dự án Ảnh hưởng tới thành phần này chủ yếu là thành phần
Người tham gia trong quá trình triển khai ERP không chỉ là nhà cung cấp giải pháp mà còn là đại diện quản lý của doanh nghiệp Rủi ro lớn nhất trong việc triển khai ERP thường xuất phát từ quy trình thực hiện của nhà cung cấp.
(Participants) Đội dự án của nhà cung cấp
Nhân viên từ các phòng ban trong doanh nghiệp tham gia vào quá trình phân tích hệ thống Ban quản lý cấp cao sẽ xem xét và đưa ra quyết định chấp thuận hoặc từ chối các dự án ERP.
Nền tảng cốt lõi cho sự thành công của dự án ERP là trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ dự án trong việc phân tích và đưa ra giải pháp Chất lượng dự án sẽ được quyết định bởi khả năng giải quyết các vấn đề liên quan Đối với doanh nghiệp, việc triển khai dự án ERP thường đòi hỏi một khoản đầu tư tài chính lớn, tiêu tốn thời gian và có thể gây ra sự xáo trộn trong hoạt động.
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 19 thay đổi qui trình quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy sự quyết tâm theo đuổi hay ngưng dự án của ban quản lý là nhân tố có tính cốt lõi của sự thành công dự án
Dữ liệu cần thiết về hoạt động kinh doanh và quản lý hiện hành của doanh nghiệp
Thông tin đầy đủ và chính xác là yếu tố quan trọng giúp đội dự án và ban quản lý doanh nghiệp đánh giá tình hình một cách chính xác, từ đó đưa ra quyết định phù hợp để đảm bảo chất lượng dự án Chất lượng thông tin phụ thuộc vào kiến thức, kinh nghiệm, thái độ của các thành viên tham gia và chất lượng cơ sở hạ tầng.
Hệ thống thu thập, xử lý thông tin phục vụ dự án
Quan trọng vì nó góp phần tạo chất lượng thông tin thu thập để phân tích và chất lượng giải pháp
Việc xác định rõ yêu cầu và chấp nhận dự án là rất quan trọng Thành phần này có thể được liên kết với thành phần "người tham gia" để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án.
Văn hóa doanh nghiệp và sự hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp
Quy định quản lý và thái độ tuân thủ trong doanh nghiệp là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của dự án Sự hợp tác vì mục tiêu chung không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện mà còn tác động trực tiếp đến những người tham gia.
Chiến lược phát triển dự án cần xác định tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp, mức độ ưu tiên và phạm vi dự án để đảm bảo phù hợp với ngân sách và thời gian thực hiện.
Rất quan trọng vì nó quyết định mức độ thành công hay thất bại của dự án Nó ảnh hưởng trực tiếp tới thành phần “người tham gia” cũng
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 20 như “thực hiện công việc” và “sản phẩm”
Tất cả các vấn đề về tổ chức cơ sở dữ liệu, hệ thống kỹ thuật hiện hành
Quan trọng, có tính hỗ trợ nhằm giúp dự án có dữ liệu lưu trữ đầy đủ về hệ thống
(Nguồn “ Tạp chí khoa học Trường Đại học Mở TP.HCM số 6(3) 20211
Kết luận từ phân tích các thành phần hệ thống trong giai đoạn triển khai cho thấy, tất cả các yếu tố đều đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án Tuy nhiên, các nhân tố liên quan đến chiến lược phát triển hệ thống, ban quản lý cấp cao và nhà cung cấp là những yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công Bên cạnh đó, môi trường văn hóa hợp tác, sự tuân thủ trong doanh nghiệp cùng với kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên tham gia cũng có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình phát triển dự án.
2.2.3.2 Hệ thống hoạt động trong giai đoạn sử dụng và vận hành ERP
Bảng 2.3 Các thành phần trong giai đoạn vận hành ERP
Work system ERP Mức độ ảnh hưởng tới ERP
Thông tin kinh doanh; thông tin tài chính kế toán phục vụ các người sử dụng liên quan
Quyết định sự thành công và chấp nhận của người sử dụng hệ thống ERP
Quy trình thu thập, nhập liệu và xử lý thông tin trong các phân hệ của hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là các bước kỹ thuật, mà còn đóng vai trò quan trọng trong quản lý và thực hiện các hoạt động kinh doanh, bao gồm việc xét duyệt và triển khai các quyết định.
Nền tảng cốt lõi của ERP đóng vai trò quyết định trong việc thành công của doanh nghiệp, giúp đạt được quy trình quản lý hiệu quả nhằm cắt giảm chi phí, cải thiện khả năng phục vụ khách hàng, tăng lợi nhuận và kiểm soát chi phí Hệ thống này còn nâng cao tự động hóa trong việc trao đổi thông tin, tăng tốc độ xử lý dữ liệu và đảm bảo tính chính xác, tin cậy và kịp thời của thông tin.
Nhân viên các bộ phận thực hiện hoạt động kinh doanh và đưa dữ liệu về hoạt động
Nền tảng cốt lõi quyết định sự thành công của ERP Người tham gia phải có kỹ
XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC
XU HƯỚNG DÙNG ERP THAY THẾ CÁC PHẦN MỀM KHÁC
Trong những năm gần đây, sự phát triển của Công nghệ thông tin đã thúc đẩy ERP trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư mạnh mẽ nhờ vào những lợi ích to lớn mà nó mang lại Tại Việt Nam, tốc độ tăng trưởng hàng năm cao và nhu cầu nâng cao năng lực quản lý, bao gồm cả ERP, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp cung cấp giải pháp này Đây cũng phản ánh xu hướng chung của các nước đang phát triển, nơi mà nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế ngày càng tăng.
3.1.1 Sự khác biệt giữa ERP với kế toán truyền thống
• Ghi nhận bằng bút toán hạch toán
Trong quy trình sản xuất kinh doanh, mỗi thao tác nghiệp vụ đều được ghi nhận qua bút toán hạch toán trên hệ thống Các nghiệp vụ kế toán được phân chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau, tương ứng với từng công đoạn của quy trình Hệ thống ERP quản lý các cặp bút toán này bằng cách định nghĩa các tài khoản liên kết và quy tắc hạch toán ngầm định, nhằm đảm bảo tính thống nhất giữa các cặp bút toán liên quan.
Để duy trì sự ổn định cho bảng cân đối kế toán mà không làm gia tăng số liệu so với phương pháp hạch toán truyền thống, doanh nghiệp có thể thiết lập các tài khoản trung gian không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình.
Hạch toán tự động là một trong những điểm khác biệt lớn giữa ERP và các phần mềm kế toán khác, với bút toán được sinh ra tự động và được kiểm soát qua nhiều tầng phê duyệt Điều này giúp giảm thiểu tối đa sai sót về định khoản trong quá trình kế toán.
Hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ bút toán nào đã được hạch toán, mà chỉ cho phép thực hiện bút toán đảo để điều chỉnh.
Hệ thống được thiết kế để quản lý theo quy trình, vì vậy việc cắt đứt bất kỳ công đoạn nào sẽ làm mất đi chức năng kiểm soát của hệ thống Điều này dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát số liệu kế toán.
Trong trường hợp cần cắt rời một số quy trình để duy trì kiểm soát, việc tạo ra các đối tượng liên kết và thiết lập quy tắc thực hiện bên ngoài là rất quan trọng, nhằm đảm bảo người dùng phải tuân thủ.
• Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt
Ngoài hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính Việt Nam quy định, chúng ta có khả năng phát triển một hệ thống tài khoản đa chiều thông tin phù hợp với yêu cầu của đơn vị quản lý.
• Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên
Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các
DN sở hữu nhiều chi nhánh dễ dàng tiếp cận, cho phép người dùng truy vấn dữ liệu sẵn có thông qua các công cụ do hệ thống cung cấp.
• Hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống
Hệ thống số liệu kinh tế (KT) phản ánh chính xác và kịp thời các hoạt động sản xuất kinh doanh tại từng khâu trong hệ thống Trong hệ thống ERP, KT đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống cung cấp.
3.1.2 Ưu – Nhược điểm của ERP
- Tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý
- Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài
- Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh cao: khoảng 15 triệu USD
- Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách thay đổi
3.1.3 Lợi ích khi sử dụng ERP
3.1.3.1 Đối với bản thân doanh nghiệp
Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp và áp dụng công cụ công nghệ thông tin trong quản lý giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và tích hợp chúng vào sản xuất - kinh doanh.
Để tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay, việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là yếu tố quan trọng không thể thiếu.
• Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế hiện nay
Việc áp dụng công nghệ thông tin và các giải pháp ERP tiêu chuẩn quốc tế giúp cung cấp thông tin tài chính minh bạch, từ đó tạo dựng niềm tin vững chắc cho các đối tác trong và ngoài nước, cũng như thu hút các nhà đầu tư chứng khoán vào doanh nghiệp.
Việc áp dụng các thành tựu công nghệ thông tin trong quản lý không chỉ tạo tiền đề cho doanh nghiệp mà còn nâng cao khả năng cung cấp dịch vụ gia tăng Điều này giúp các doanh nghiệp tăng cường khả năng thích nghi với thị trường, mở rộng đa dạng loại hình dịch vụ cho khách hàng và cải thiện khả năng tiếp cận với thị trường cũng như khách hàng.
3.1.3.2 Đối với nhà quản lý
Tăng cường khả năng quản lý và giám sát doanh nghiệp bằng cách sử dụng các công cụ hiện đại giúp nhà quản lý truy cập thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện, từ đó nâng cao hiệu quả điều hành công việc.
• Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành
• Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh
KẾT LUẬN
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa nguồn lực và xử lý thông tin hiệu quả Với những lợi ích và vai trò quan trọng, ERP đã được ứng dụng rộng rãi trên toàn cầu, bao gồm cả Việt Nam Tuy nhiên, việc triển khai và áp dụng ERP không phải lúc nào cũng đạt được thành công.
Có nhiều nghiên cứu về các nhân tố thành công (CSFs) và rủi ro liên quan đến triển khai ERP, tuy nhiên, sự đa dạng trong cách tiếp cận rủi ro có thể gây khó khăn cho việc kiểm soát Do đó, việc tìm kiếm một khái niệm nền tảng để đánh giá hệ thống hoặc dự án một cách toàn diện là rất quan trọng Mô hình Work System trong phân tích hệ thống ERP giúp xác định và phân loại các nhân tố thành công cũng như rủi ro ở từng giai đoạn phát triển, từ đó hỗ trợ việc quản lý hiệu quả hơn.
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 30 thống Từ đó, việc xây dựng các mô hình nghiên cứu cũng dễ dàng hơn Giai đoạn triển khai hệ thống ERP cần tập trung vào các nhân tố như nhà cung cấp, ban quản lý cấp cao doanh nghiệp và chiến lược phát triển hệ thống Trong khi đó, giai đoạn sử dụng cần tập trung nghiên cứu các nhân tố về qui trình xử lý kinh doanh, người tham gia qui trình xử lý kinh doanh và các chiến lược về an toàn hệ thống, kiểm soát hệ thống cũng như xây dựng văn hóa hợp tác trong doanh nghiệp Ngoài ra cũng cần lưu ý nghiên cứu các nhân tố liên quan mức độ hài lòng và tin cậy của đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp
Nhóm 1 nhận thấy bài nghiên cứu còn nhiều hạn chế do kiến thức hạn chế và sự tìm hiểu chưa đầy đủ Chúng em hy vọng giảng viên phụ trách, TS Trần Thảo An, sẽ chấp nhận những thiếu sót này Chúng em rất mong nhận được ý kiến góp ý, bổ sung và nhắc nhở từ cô để cải thiện bài nghiên cứu.
