TỔNG QUAN VỀ MS WORD 2013
C ÁCH MỞ VÀ GIỚI THIỆU GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH
Có nhiều cách thức khác nhau để mở được chương trình Microsoft Word 2013 (MS Word
2013), khi chương trình Word đã được mở, một văn bản trống sẽ xuất hiện để ta có thể nhập nội dung theo ý muốn của mình
Cách 1 : Sử dụng menu All Programs của hệ điều hành Windows qua các bước:
1 Trên thanh TaskBar của Windows, chọn nút Start , nhấn tiếp vào All Programs, một danh sách các ứng dụng đã được cài đặt sẽ xuất hiện
2 Tìm và nhấp chuột trái vào mục Microsoft Office 2013
3 Nhấp tiếp chuột trái vào mục Word 2013, chương trình MS Word 2013 sẽ được mở và một tài liệu trống xuất hiện
Cách 2 : Nhắp Shortcut trên màn hình nền (Desktop) của Windows
Nếu bạn đã cài đặt MS Word 2013 trên máy tính, hãy tạo một biểu tượng (shortcut) trên màn hình Desktop Nhấp đúp chuột trái vào biểu tượng đó để mở chương trình MS Word 2013.
Giao diện của MS Word 2013 được thiết kế với các công cụ giúp người dùng tạo tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả Nó bao gồm những khu vực chính hỗ trợ cho quá trình làm việc.
1 Title Bar - thanh tiêu đề: hiển thị tên chương trình và tên tài liệu
2 Quick Access Toolbar: gồm các nút chức năng chính thường xuyên được sử dụng, ví dụ như: Nút Save - ghi tài liệu, Undo – Hủy thao tác vừa thực hiện…
3 Ribbon: hệ thống menu chứa các lệnh được tổ chức thành ba thành phần: các thẻ (Tab), các nhóm (Group) và các lệnh (Command) Các thẻ đại diện cho các hành động phổ biến mà ta sử dụng trong MS Word 2013, chúng xuất hiện ở phần trên Ribbon và chứa các nhóm lệnh Một nhóm được tổ chức thành một khối gồm các lệnh có liên quan đến nhau, các tên nhóm được hiển thị bên dưới từng nhóm trên thanh Ribbon Các lệnh được thể hiện thành các nút chức năng xuất hiện trong mỗi nhóm
4 Dialog Box Launcher: đây là các nút nhỏ xuất hiện ở góc dưới bên phải mỗi nhóm, khi ta nhấp chuột trái vào nút này, một hộp thoại hoặc một bảng lựa chọn chức năng tương ứng với nhóm sẽ được xuất hiện
5 Scroll Bar: có 2 loại thanh trượt (trượt ngang và trượt dọc), sử dụng các thanh trượt này để thay đổi vị trí của ô cửa sổ văn bản đang được hiển thị
6 Document Area-vùng văn bản: đây là vùng cho phép nhập nội dung tài liệu Có một con trỏ màn hình (thanh dọc nhấp nháy) thể hiện vị trí nơi văn bản xuất hiện khi ta gõ nội dung văn bản
7 Status Bar - thanh trạng thái: nằm ở phía dưới ô cửa sổ văn bản, bên phải cung cấp các thông tin căn bản của văn bản (số trang, số từ, kiểu ngôn ngữ …); bên trái có các nút chức năng thay đổi chế độ hiển thị, phóng to thu nhỏ…
Ribbon là phần giao diện trên cùng của màn hình Word, hầu hết các chức năng cơ bản của
Word hiển thị các nút chức năng trên Ribbon, với tám thẻ mặc định, mỗi thẻ chứa nhiều nút chức năng được sắp xếp thành các nhóm.
Một số nút chức năng có biểu tượng mũi tên xổ xuống bên cạnh; khi nhấn chuột trái vào mũi tên này, menu hoặc danh sách lựa chọn liên quan sẽ hiển thị trên màn hình.
Hầu hết các nhóm đều có một Dialog Box Launcher, biểu thị bằng mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải Khi nhấn vào mũi tên này, người dùng sẽ thấy một hộp thoại hoặc danh sách chức năng mới, cho phép thiết lập thêm các tùy chọn cho các chức năng trong nhóm.
Khi di chuyển chuột đến các nút trên Ribbon, hãy giữ chuột trong khoảng một giây để hiển thị nhãn mô tả gọi là ScreenTip Nhãn này cung cấp thông tin về tên chức năng, phím tắt (nếu có) và một mô tả ngắn gọn về tác dụng của chức năng đó.
Backstage View là một giao diện độc đáo trong MS Word 2013, cho phép người dùng thực hiện các chức năng cơ bản như mở, đóng, lưu file, bảo mật, quản lý phiên bản và kiểm tra lỗi Để truy cập Backstage View, chỉ cần chọn thẻ File trên thanh Ribbon.
Giao diện này gồm 3 phần:
- Phần bên trái: danh sách các chức năng cơ bản làm việc với file
- Phần ở giữa: các chức năng cao cấp làm việc với văn bản
- Phần bên phải: các thông tin về các thuộc tính của file.
C ÁCH MỞ VÀ CÁC THAO TÁC CĂN BẢN VỚI NỘI DUNG TÀI LIỆU
1.2.1 M ở tài liệ u a) Mở một tài liệu có sẵn
Nếu máy tính của bạn đã cài đặt MS Word 2013, việc mở file tài liệu định dạng *.docx rất dễ dàng Chỉ cần mở Windows Explorer, tìm đến thư mục chứa tài liệu và nhấp đúp chuột trái vào tên file Nếu MS Word 2013 đang chạy, bạn cũng có thể mở tài liệu bằng cách thực hiện một số bước đơn giản.
2 Chọn mục Open Hộp thoại Open sẽ xuất hiện trên màn hình
3 Di chuyển đến thư mục chứa file tài liệu cần mở
4 Chọn file tài liệu cần mở để chọn
5 Chọn nút Open File tài liệu sẽ được mở, nội dung của file được hiển thị trong cửa sổ chương trình MS Word 2013
G ợi ý: Có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+O để mở tài liệu có sẵn b) Tạo mới một tài liệu mặc định
Chức năng tạo mới tài liệu cho phép người dùng tạo ra một tài liệu hoàn toàn trống rỗng, với các thiết lập mặc định sẵn có.
3 Nhấp đúp chuột trái vào mục Blank document
Ngoài việc tạo tài liệu mới với thiết lập mặc định, người dùng có thể sử dụng các mẫu (Template) có sẵn để tiết kiệm thời gian và công sức trong việc định dạng và bố trí tài liệu Những mẫu này đã được thiết lập trước về màu sắc, nội dung và cấu trúc, giúp người dùng không phải thực hiện lại các thao tác như nhập thông tin cơ bản như tiêu đề, tên công ty hay tên phòng ban Ví dụ, khi sử dụng mẫu báo cáo tài chính đã được công ty chuẩn bị, người dùng chỉ cần nhập các nội dung cần thiết mà không cần chỉnh sửa nhiều.
Nhấp chuột vào thẻ File Nhấp tiếp vào mục New
Ngoài mục Blank document, bạn có thể chọn một mẫu khác
Nhấp đúp chuột trái vào mục đã chọn để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn
1.2.2 Các thao tác cơ bả n v ớ i n ội dung tài liệ u a) Nhập nội dung tài liệu
MS Word 2013 cho phép người dùng nhập nội dung tài liệu một cách dễ dàng và linh hoạt thông qua việc gõ trên bàn phím Khi nhập văn bản nhiều dòng, Word tự động tính toán thời điểm bắt đầu dòng mới dựa trên kích thước và loại font chữ, giúp người dùng không cần nhấn Enter trừ khi muốn tạo dòng mới hoặc thêm nhiều dòng trống.
MS Word 2013 cho phép người dùng xóa nội dung tài liệu một cách dễ dàng bằng cách sử dụng phím Delete hoặc phím Backspace trên bàn phím, tùy thuộc vào vị trí của con trỏ Ngoài ra, người dùng cũng có thể chèn dòng trống vào nội dung văn bản để cải thiện bố cục tài liệu.
Chúng ta có thể sử dụng các dòng trống trong tài liệu để chỉ ra đoạn văn bản mới, hoặc áp dụng ngắt dòng (Line Break) để bắt đầu một dòng mới mà không cần khởi đầu một đoạn văn bản mới.
Chèn dòng trống để tạo đoạn văn bản mới:
1 Đưa con trỏ màn hình đến vị trí ta muốn bắt đầu một Paragraph mới
Nhấn phím Enter trên bàn phím để Word chèn một biểu tượng ẩn đánh dấu đoạn văn, đồng thời chuyển toàn bộ nội dung bên phải con trỏ xuống dòng mới, tạo thành một đoạn văn bản mới.
3 Lặp lại bước 1 và bước 2 đối với mỗi vị trí chèn dòng trống mới
Chèn dòng trống với Line Break:
4 Chọn vị trí ta muốn bắt đầu một dòng mới
Nhấn phím Shift+Enter trên bàn phím để chèn một Line Break trong Word, giúp chuyển tất cả nội dung bên phải con trỏ thành một dòng mới, nhưng vẫn giữ nguyên trong cùng đoạn văn bản với dòng phía trên.
Tính năng Undo trong Word cho phép người dùng khôi phục các hành động đã thực hiện trong tài liệu Mỗi lần sử dụng tính năng này, Word sẽ hoàn tác hành động cuối cùng, giúp người dùng dễ dàng sửa chữa lỗi và cải thiện hiệu suất làm việc.
Để khôi phục hành động sai, bạn có thể chọn nút Undo hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z Nếu muốn hủy bỏ hành động đã khôi phục, hãy nhấn vào nút Redo.
Trước khi thực hiện thao tác như xóa, chỉnh sửa hoặc định dạng một khối nội dung văn bản, việc đầu tiên cần làm là chọn (bôi đen) khối nội dung đó.
Đưa con trỏ màn hình đến vị trí đầu hoặc vị trí cuối của khối văn bản cần lựa chọn
Sử dụng tổ hợp phím trên bàn phím để lựa chọn văn bản một cách hiệu quả Để chọn một ký tự bên phải hoặc bên trái con trỏ, bạn có thể sử dụng Shift + → hoặc Shift + ← Nếu muốn chọn một từ, hãy dùng Shift + Ctrl + → hoặc Shift + Ctrl + ← Để lựa chọn dòng phía trên hoặc dưới, sử dụng Shift + ↑ hoặc Shift + ↓ Để chọn từ vị trí con trỏ đến đầu hoặc cuối đoạn văn, bạn có thể áp dụng Shift + Ctrl + ↑ hoặc Shift + Ctrl + ↓ Để lựa chọn từ vị trí con trỏ đến đầu hoặc cuối dòng, hãy sử dụng Shift + Home hoặc Shift + End Để chọn từ vị trí con trỏ đến đầu hoặc cuối toàn bộ văn bản, sử dụng Shift + Ctrl + Home hoặc Shift + Ctrl + End Để lựa chọn từ vị trí con trỏ đến trên hoặc dưới một trang văn bản, bạn có thể dùng Shift + PageUp hoặc Shift + PageDown Cuối cùng, để chọn toàn bộ nội dung văn bản, chỉ cần nhấn Ctrl + A.
Đưa con trỏ màn hình đến vị trí đầu hoặc vị trí cuối của khối văn bản cần lựa chọn
Để lựa chọn văn bản bằng chuột, bạn có thể thực hiện các thao tác sau: Để chọn một khối văn bản, nhấn và giữ chuột trái, kéo chuột theo hướng mong muốn để chọn từ vị trí ban đầu đến vị trí hiện tại Để chọn một từ, chỉ cần đưa con trỏ chuột đến từ đó và nhấp đúp chuột trái Nếu bạn muốn chọn một đoạn văn bản, hãy đặt con trỏ chuột vào bất kỳ vị trí nào trong đoạn và nhấp chuột trái ba lần liên tiếp.
Sử dụng kết hợp giữa chuột và bàn phím:
Đưa con trỏ màn hình đến vị trí đầu hoặc vị trí cuối của khối văn bản cần lựa chọn
Để lựa chọn văn bản hiệu quả, bạn có thể sử dụng kết hợp giữa bàn phím và chuột Để chọn một khối văn bản, hãy di chuyển con trỏ chuột đến vị trí mong muốn, giữ phím Shift và nhấn chuột trái; lúc này, khối văn bản sẽ được chọn từ vị trí ban đầu đến vị trí hiện tại của chuột Để chọn một đoạn văn bản, chỉ cần đưa con trỏ chuột đến bất kỳ vị trí nào trong đoạn văn, giữ phím Ctrl và nhấp chuột trái.
Lựa chọn nhiều đoạn văn bản hoặc nhiều đối tượng ở các vị trí khác nhau:
Lựa chọn một đoạn văn bản hoặc một đối tượng
Giữ phím Ctrl, sử dụng chuột để lựa chọn các đoạn văn bản hoặc đối tượng khác.
C ÁCH LƯU / ĐÓNG TÀI LIỆU / CHƯƠNG TRÌNH
Sau khi hoàn thành việc soạn thảo tài liệu, việc lưu lại file là rất quan trọng để sử dụng cho những lần sau Nếu quên lưu, bạn có thể mất toàn bộ nội dung đã làm trong nhiều giờ, vì vậy hãy thường xuyên thực hiện việc lưu tài liệu để đảm bảo an toàn cho công việc của mình.
Chức năng Save và Save As trong thẻ File cho phép người dùng lưu nội dung của file văn bản Khi lưu file, bạn có thể đặt tên, chọn định dạng và xác định vị trí lưu cho tài liệu của mình.
Chương trình MS Word 2013 cung cấp nhiều định dạng file khác nhau để lưu tài liệu, bao gồm một số định dạng cơ bản sau: Định dạng Mô tả
docx Định dạng mặc định của file văn bản Word 2013
docm Định dạng của file lưu trữ các đoạn lệnh macro của Word 2013
doc Định dạng của file văn bản phiên bản Word 2003-2007
dotx Định dạng của file Template phiên bản Word 2013
dot Định dạng của file Template phiên bản Word 2003-2004
pdf Định dạng của file Adobe – Acrobat (PDF- Portable Document Format)
xps Định dạng file do hãng Microsoft phát triển, tương tự như định dạng file PDF
htm; html Định dạng của file lưu trữ dưới dạng Website
rtf Định dạng của file văn bản cho phép lưu trữ nội dung với định dạng đơn giản
txt Định dạng cơ bản cho phép lưu file văn bản không có cấu trúc a) Lưu file lần đầu tiên
Khi lưu một tài liệu lần đầu tiên, mặc dù Word đã cung cấp tiêu đề mặc định, bạn nên đặt tên file mới, chọn định dạng file phù hợp và xác định vị trí lưu trữ.
0 Chọn thẻ File, chọn Save, hộp thoại Save As xuất hiện
1 Chọn vị trí lưu file
2 Nhập tên file vào mục File name
3 Chọn Save để kết thúc
Sau khi tài liệu được lưu lần đầu, nó sẽ có tên và vị trí lưu trữ cụ thể Trong các lần lưu tiếp theo, khi sử dụng chức năng Save, toàn bộ nội dung sẽ tự động được cập nhật mà không cần phải đặt lại tên hay vị trí lưu.
G ợi ý: có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + S để ghi file tài liệu
Cách khác: Chọn biểu tượng Save trên thanh Quick Access Toolbar b) Ghi file với tên/vị trí khác
Mặc dù tài liệu đang soạn thảo đã có tên và vị trí lưu, bạn vẫn có thể lưu lại tài liệu này dưới một tên file hoặc vị trí khác Để thực hiện điều này, hãy làm theo các bước hướng dẫn sau.
4 Chọn thẻ File, chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện
5 Chọn vị trí mới để lưu file (nếu cần thiết)
6 Nhập tên file mới vào mục File name
7 Chọn Save để kết thúc c) Lưu file với định dạng file khác
Tài liệu trong MS Word 2013 sẽ được lưu theo định dạng mặc định là *.docx Người dùng có thể chuyển đổi file sang các định dạng khác như *.pdf, *.rtf, hoặc *.html, và tên file sẽ thay đổi theo định dạng đã chọn.
8 Chọn thẻ File, chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện
9 Chọn vị trí mới để lưu file (nếu cần thiết)
10 Chọn mục Save as type, danh sách các kiểu định dạng file xuất hiện, chọn kiểu định dạng mới cần sử dụng để lưu file
11 Nhập tên file mới vào mục File name (nếu cần thiết)
1.3.2 Đóng tài li ệu và đóng chương trình Word 2013
Việc đóng tài liệu đồng nghĩa với việc thoát khỏi nó, đồng thời cửa sổ soạn thảo sẽ được đóng lại Để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện một số bước đơn giản.
13 Chọn nút Close, tài liệu đang mở sẽ đóng lại, chương trình MS Word 2013 vẫn hoạt động
Chú ý rằng nếu bạn đã chỉnh sửa nội dung tài liệu trong Word trước khi đóng mà chưa lưu, hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại hỏi bạn có muốn lưu lại những thay đổi đó hay không.
Có 3 phương án thực hiện như sau: a Chọn Save: lưu lại những thay đổi của file tài liệu và thoát chương trình b Chọn Don’t Save: không lưu lại file tài liệu và thoát chương trình c Chọn Cancel: hủy bỏ việc đóng chương trình, file tài liệu không được lưu lại, chương trình vẫn tiếp tục hoạt động
G ợi ý: có thể dùng tổ hợp phím Atl + F4 hoặc nhấn chuột vào nút ở góc trên bên phải ô cửa sổ Word để đóng văn bản và chương trình.
I N ẤN TÀI LIỆU
MS Word 2013 cho phép người dùng in tài liệu trực tiếp bằng máy in, với điều kiện máy in phải được bật, kết nối với máy tính và cài đặt chương trình điều khiển máy in.
14 Mở tài liệu cần in, chọn thẻ File để mở giao diện Backstage View
Khi chọn mục In, hộp thoại in sẽ xuất hiện với hai phần chính: Phần Tùy Chọn In cho phép thiết lập các lựa chọn in tài liệu, trong khi Phần Màn Hình Xem Trước hiển thị cách nội dung tài liệu sẽ xuất hiện trên giấy sau khi in.
Nhấp chuột trái vào nút mũi tên xổ xuống trong khu vực Máy in để hiển thị danh sách các máy in đã được cài đặt trên máy tính Sau đó, chọn máy in mà bạn muốn sử dụng để in tài liệu.
Có thể bỏ qua bước này nếu Word đã hiển thị đúng máy in mà ta cần sử dụng
Để lựa chọn nội dung in ấn, nhấp chuột trái vào nút mũi tên xổ xuống của nút "Print All Pages" trong phần Cài đặt, bạn sẽ thấy danh sách các kiểu nội dung in Có bốn tùy chọn chính: a "Print All Pages" để in toàn bộ tài liệu; b "Print Selection" chỉ in phần văn bản đã được bôi đen; c "Print Current Page" để in trang hiện tại; và d nếu bạn muốn in những trang cụ thể, hãy nhập số trang vào ô "Pages", ví dụ: 3, 4, 7-10 để in trang 3, trang 4, và từ trang 7 đến trang 10.
18 Lựa chọn khổ giấy in: ta nên đặt khổ giấy in giống như khổ giấy đã thiết lập trong tài liệu (thông thường là kiểu A4)
19 Xác định số lượng bản in: nhập số bản cần in vào ô Copies
20 Nhấn nút Print để bắt đầu in tài liệu.
SOẠN THẢO VĂN BẢN
D I CHUYỂN VÀ TÌM KIẾM TRONG TÀI LIỆU
Do kích thước màn hình hạn chế, chúng ta thường xuyên phải sử dụng các phương pháp khác nhau để di chuyển vùng hiển thị, giúp tiếp cận vị trí cần làm việc trong tài liệu.
2.1.1 S ử d ụ ng chu ột và thanh cuộn để di chuy ể n
MS Word 2013 cung cấp thanh trượt ngang và dọc, giúp người dùng dễ dàng di chuyển vị trí hiển thị tài liệu Chỉ cần nhấn và giữ chuột trái vào thanh trượt, sau đó di chuyển chuột, vị trí thanh trượt sẽ thay đổi và màn hình sẽ hiển thị nội dung tài liệu tương ứng.
2.1.2 S ử d ụng bàn phím để di chuy ể n
Ta có thể sử dụng các phím trên bàn phím theo bảng dưới đây để di chuyển trong tài liệu:
← Sang trái một ký tự
→ Sang phải một ký tự
Page Up Lên một trang
Page Down Xuống một trang
Ctrl+← Sang trái một từ
Ctrl+→ Sang phải một từ
Ctrl+↑ Về đầu Paragraph (đoạn văn bản)
Ctrl+↓ Về cuối Paragraph (đoạn văn bản)
Ctrl+Home Về đầu tài liệu
Ctrl+End Về cuối tài liệu
Navigation Pane là một tính năng nổi bật trong MS Word 2013, cho phép người dùng dễ dàng duyệt tài liệu theo các đề mục và trang, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm hiệu quả trong nội dung tài liệu.
Pane sẽ không duyệt theo đề mục tiêu đề (heading) nếu tài liệu của ta không có các thiết lập Heading Style
Thao tác mở tính năng Navigation Pane:
22 Nhấp chuột trái đánh dấu vào mục Navigation Pane trong nhóm Show
23 Navigation Pane có 3 chế độ chức năng được mô tả theo bảng sau:
Trong tài liệu, các thẻ thể hiện cho từng tiêu đề chính được sắp xếp theo các Heading style, cho phép người dùng dễ dàng tổ chức, di chuyển và phân cấp các tiêu đề một cách hợp lý.
Browse the pages Cho phép ta xem dạng toàn trang của tất cả các trang có trong tài liệu
Khi tìm kiếm thông tin, hệ thống sẽ liệt kê các phần tài liệu liên quan đến nội dung bạn cần Những phần văn bản này không chỉ bao gồm nội dung tìm kiếm mà còn cung cấp thêm thông tin xung quanh, giúp bạn dễ dàng lựa chọn kết quả mong muốn.
2.1.4 Tìm ki ếm trong tài liệ u
Bạn có thể sử dụng Navigation Pane để dễ dàng tìm kiếm nội dung trong tài liệu, nhưng nếu cần các tính năng tìm kiếm nâng cao, hãy sử dụng chức năng Find.
24 Chọn thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn nút Advanced Find Hộp thoại Find and Replace sẽ được hiển thị
25 Trong thẻ Find của hộp thoại Find and Replace vừa được hiển thị, nhập nội dung cần tìm kiếm vào mục Find what
26 Chọn tiếp Find Next để bắt đầu tìm kiếm
27 Nếu ta muốn tìm kiếm theo font chữ, cỡ chữ, định dạng… chọn More để thiết lập các thuộc tính tìm kiếm cao cấp
2.1.5 Thay th ế n ội dung trong tài liệ u
Chức năng Tìm và Thay thế cho phép người dùng tìm kiếm và thay thế từ hoặc cụm từ trong văn bản Ngoài ra, chức năng này cũng hỗ trợ tìm và thay thế các định dạng như màu chữ, kiểu chữ, chữ đậm và chữ nghiêng.
28 Chọn thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn nút Replace Hộp thoại Find and Replace sẽ được hiển thị
Browse the headings Browse the pages Browse the results
29 Nhập nội dung cần tìm kiếm vào ô Find what
30 Nhập nội dung cần thay thế vào ô Replace with
Để tự động tìm kiếm và thay thế nội dung trong Word, bạn chọn "Replace All" sau khi đã nhập nội dung cần tìm trong ô "Find what" và nội dung thay thế trong ô "Replace with" Một hộp thoại sẽ hiển thị thông báo về số lượng nội dung đã được tìm kiếm và thay thế, bạn chỉ cần nhấn "OK" để hoàn tất quá trình.
Trong trường hợp nâng cao, chọn More để mở rộng phần tìm kiếm bổ sung và các tùy chọn thay thế
Chọn nút Format, một danh sách sổ xuống cho phép ta lựa chọn các định dạng về Font, Paragraph …
G ợi ý: Có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + H để mở nhanh hộp thoại Find and Replace
Lựa chọn tìm kiếm bổ xung
2.1.6 Đánh dấu và di chuyển nhanh trong tài liệu dài
Trong các tài liệu lớn, việc tìm đến vị trí cần làm việc có thể tốn nhiều thời gian Chức năng Bookmark giúp đánh dấu các vị trí quan trọng, cho phép người dùng di chuyển nhanh chóng và dễ dàng đến những phần cần thiết trong tài liệu.
1 Chọn vị trí trong văn bản cần đánh dấu
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Links chọn nút Bookmark Hộp thoại Bookmark sẽ xuất hiện
1 Điền tên Bookmark trong ô Bookmark name
2 Chọn nút Add, Word sẽ lưu lại điểm đánh dấu này và đóng hộp thoại Bookmark
Tìm và di chuyển đến vị trí đánh dấu bằng chức năng Go to:
1 Chọn thẻ Home, trong nhóm Group Editing, chọn nút Find, chọn Go To
2 Trong mục Go to what chọn Bookmark
3 Trong mục Enter bookmark name chọn tên Bookmark cần di chuyển đến
S AO CHÉP , CẮT , DÁN NỘI DUNG
Bạn có thể sao chép nội dung văn bản trong tài liệu bằng cách sử dụng chức năng Copy, sau đó dán (Paste) vào vị trí khác Ngoài ra, bạn cũng có thể di chuyển nội dung văn bản đến vị trí mới bằng chức năng tương ứng.
Cách thực hiện bằng nút chức năng:
4 1 Lựa chọn khối văn bản cần sao chép hoặc di chuyển
5 2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Clipboard, để sao chép chọn nút Copy , để di chuyển
6 3 chọn nút Cut (nội dung văn bản lựa chọn sẽ bị mất)
7 4 Chọn vị trí mới trong tài liệu mà ta mong muốn sao chép hoặc dịch chuyển nội dung văn bản tới
8 6 Chọn nút Paste , nội dung văn bản sẽ được hiển thị ở vị trí mới
Gợi ý: dùng tổ hợp phím Ctrl + C để Copy, Ctrl + X để Cut, Ctrl + V để Paste
Cách thực hiện dùng chuột:Drag and Drop
9 1 Lựa chọn đoạn văn bản cần sao chép hoặc di chuyển
10 2 Di chuyển con trỏ chuột và trong vùng văn bản đã lựa chọn (hình dạng con trỏ chuột sẽ chuyển từ thành )
Để di chuyển vùng văn bản, bạn chỉ cần nhấn và giữ chuột trái, sau đó kéo con trỏ đến vị trí mong muốn và thả nút chuột Nếu bạn muốn sao chép văn bản, hãy thực hiện tương tự nhưng nhớ nhấn và giữ thêm phím Ctrl.
2.2.1 Sử dụng các ký tự đặc biệt và công thức toán học trong tài liệu
2.2.1.1 Chèn ký tự đặ c bi ệt vào văn bả n - Symbol
Chức năng Symbol cho phép chèn thêm các ký tự đặc biệt (không có trên bàn phím) vào trong tài liệu
1 Di chuyển con trỏ màn hình đến vị trí cần chèn ký tự đặc biệt
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Symbols, chọn nút Symbol
3 Một danh sách các ký tự đặc biệt thường sử dụng được hiển thị, chọn một ký tự mà ta cần sử dụng để chèn vào tài liệu
4 Nếu trong danh sách trên không có ký tự ta cần sử dụng, chọn tiếp vào nút More
Symbols, hộp thoại Symbol sẽ xuất hiện
5 Trong hộp thoại Symbol, chọn ký tự cần sử dụng
6 Chọn nút Insert để chèn ký tự đã chọn vào văn bản
7 Chọn nút Close để đóng hộp thoại
8 Chọn nút Close để đóng hộp thoại Symbol
2.2.2.2 Chèn công thức toán học (Equation) vào văn bả n
Để chèn các công thức toán học vào tài liệu, chúng ta cần sử dụng chức năng Equation, vì không thể thực hiện điều này bằng cách soạn thảo thông thường.
12 Di chuyển con trỏ màn hình đến vị trí cần chèn công thức toán học
13 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Symbols, chọn nút Equation Trên thanh Ribbon xuất hiện một thẻ ngữ cảnh Equation Tools, đồng thời một khung trống nhập công thức toán học sẽ xuất hiện
Sử dụng các nút chức năng thanh Tab Equation Tools để chọn loại công thức để nhập nội dung công thức toán học
Thanh công cụ để soạn thảo xuất hiện, và bạn bắt đầu thiết kế các công thức Ta có các group:
Tool: Chèn và định dạng các mẫu công thức có sẵn
Structures: Các cấu trúc công thức có sẵn
ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU
Đ ỊNH DẠNG KÝ TỰ
3.1.1 Thay đổ i ki ể u ch ữ, kích thước, màu sắc ký tự - Font, Size, Color
Ta có thể thay đổi kiểu chữ xuất hiện trong tài liệu bằng cách thay đổi Font chữ MS Word
Năm 2013, nhiều loại font chữ đa dạng đã được giới thiệu, mỗi loại mang tên gọi và kiểu hiển thị riêng biệt Việc thay đổi font chữ không chỉ làm phong phú tài liệu mà còn giúp người đọc dễ dàng tiếp nhận và hiểu rõ nội dung hơn.
Và hầu hết các định dạng văn bản thường gặp cũng đã được liệt kê trong nhóm lệnh Font của Tab Home:
Ta cũng có thể thay đổi kích cỡ (Size -đơn vị Point) cũng như màu sắc (Color) của các ký tự
14 1 Lựa chọn khối văn bản cần thay đổi Font Nếu ta muốn bắt đầu nhập một khối văn bản mới thì bỏ qua bước này
15 2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, chọn lựa kiểu Font cần sử dụng
17 1 Lựa chọn khối văn bản cần thay đổi Size Nếu ta muốn bắt đầu nhập một khối văn bản mới thì bỏ qua bước này
18 2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, chọn lựa Size cần sử dụng
G ợi ý: có thể dùng tổ hợp phím Ctrl+[ hoặc Ctrl+] để tăng/giảm Size
19 1 Lựa chọn khối văn bản cần thay đổi Color Nếu ta muốn bắt đầu nhập một khối văn bản mới thì bỏ qua bước này
20 2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, chọn nút Font Color để chọn lựa màu sắc cần sử dụng
Nhấn mạnh các ký tự
Ta có thể nhấn mạnh các ký tự bằng một trong những thuộc tính chức năng: Bold (in đậm);
Italic (nghiêng); Underline (gạch chân); hoặc đồng thời cả 3 chức năng trên
21 1 Lựa chọn khối nội dung văn bản cần nhấn mạnh Nếu ta bắt đầu nhập một khối nội dung văn bản mới thì bỏ qua bước này
22 2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, chọn lựa kiểu nhấn mạnh cần sử dụng
G ợi ý: có thể dùng tổ hợp phím Ctrl+B (Bold), Ctrl+I (Italic), Ctrl+U (Underline) để nhấn mạnh ký tự
3.1.2 Ch ỉ s ố trên / chỉ s ố dướ i, ch ế độ g ạ ch ngang
3.1.2.1 Chỉ số trên/ chỉ số dưới
Trong văn bản, để tạo nội dung có vị trí cao hơn hoặc thấp hơn so với dòng văn bản chính, chẳng hạn như ký hiệu bản quyền ©, ta cần sử dụng chức năng Superscript (chỉ số trên) hoặc Subscript (chỉ số dưới).
23 1 Lựa chọn khối văn bản cần thiết lập Nếu ta muốn bắt đầu nhập một khối nội dung văn bản mới thì bỏ qua bước này
24 2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, chọn kiểu chỉ số cần sử dụng (dưới/trên)
G ợi ý: có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + = (chỉ số dưới), Ctrl+Shift + = (chỉ số trên)
3.1.2.2 Chế độ gạch ngang – Strikethrough
Trong tài liệu, khi cần đánh dấu một phần nội dung văn bản để ghi nhớ việc cần loại bỏ, chức năng gạch ngang (Strike through) sẽ được sử dụng.
25 1 Lựa chọn khối nội dung văn bản cần gạch ngang
26 2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, chọn nút Strike though
3.1.3 Áp dụ ng hi ệ u ứ ng – Text Effect và tô màu nền ký tự
3.1.3.1 Áp dụng hiệu ứng TextEffect
Khi cần tạo hiệu ứng đẹp mắt cho văn bản, ta có thể áp dụng các chức năng Text Effect như: phác thảo, đổ bóng, phản xạ, phát sáng …
27 1 Lựa chọn khối nội dung văn bản cần thiết lập Nếu ta muốn bắt đầu nhập một khối nội dung văn bản mới thì bỏ qua bước này
28 2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, chọn nút Text Effect Thư viện các loại hiệu ứng sẽ xuất hiện
29 3 Chọn 1 loại hiệu ứng mà ta muốn sử dụng
3.1.3.2 Tô màu nền ký tự Để tạo ra điểm nổi bật trong một tài liệu, hướng sự chú ý của người đọc vào văn bản, ta có thể sử dụng các màu sắc để tạo màu nền cho ký tự
31 1 Lựa chọn khối nội dung văn bản cần thiết lập
32 2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, chọn nút Text Highlight Color
33 3 Chọn nút bên cạnh nút Text Highlight Color để hiển thị thêm danh sách màu sắc
34 4 Trong danh sách màu, lựa chọn màu cầu sử dụng
3.1.4 Các chế độ chuy ển đổ i ch ữ hoa / ch ữ thườ ng
Chức năng Change Case cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi văn bản từ chữ thường (lowercase) sang chữ hoa (UPPERCASE) và ngược lại.
1 Lựa chọn khối nội dung văn bản cần chuyển đổi
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, chọn nút Change Case , một danh sách chuyển đổi được sổ xuống
3 Chọn loại chức năng chuyển đổi: lowercase (chuyển thành chữ thường), UPPERCASE
(chuyển thành chữ hoa), Capitalize Each Word (viết hoa ký tự đầu tiên của mỗi từ)
3.1.5 Sao chép đị nh d ạng và thiế t l ập đị nh d ạ ng m ặc định cho toàn bộ tài liệ u
3.1.5.1 Sao chép định dạng bằng Format Painter
Trong tài liệu, các đoạn văn bản có thể có các cách hiển thị khác nhau Chức năng Format
Painter được sử dụng để sao chép định dạng của đoạn văn bản này sang các đoạn văn khác Cách thực hiện:
1 Lựa chọn đoạn văn bản gốc cần sao chép định dạng
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Clipboard, chọn nút Format Painter , trong trường hợp ta muốn sao chép định dạng sang nhiều đoạn văn bản khác thì ta nhấp đúp chuột Khi di chuyển, con trỏ chuột sẽ chuyển thành hình:
3 Lựa chọn đoạn văn bản mới cần được áp dụng định dạng, đoạn văn bản mới đó sẽ có định dạng giống như đoạn văn bản gốc
4 Lựa chọn đoạn văn bản mới cần được áp dụng định dạng, đoạn văn bản mới đó sẽ có định dạng giống như đoạn văn bản gốc
3.1.5.2 Thiết lập định dạng mặc định cho toàn bộ tài liệu
Để thiết lập toàn bộ nội dung văn bản trong tài liệu theo một định dạng mặc định như font chữ, kích cỡ và màu sắc từ lần soạn thảo này trở đi, bạn cần thực hiện các bước sau.
36 1 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, mở hộp thoại Font
37 2 Trong hộp thoại Font mới được mở, ta thiết lập kiểu font, size, color… theo ý muốn của mình
38 3 Chọn nút Set As Default, một hộp thoại mới hiện ra hỏi ta sẽ áp dụng các định dạng này cho văn bản hiện tại hay không?
39 4 Chọn nút OK để đồng ý và kết thúc việc thiết lập mặc định.
Đ ỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN
3.2.1 Thi ế t l ập đị nh d ạng cho đoạn văn bả n a) Các kiểu căn lề - Alignment
Căn lề là chức năng thiết lập hình thức căn ngang cho các đoạn văn bản trên trang in, giúp cải thiện hiệu quả hiển thị nội dung Trong MS Word 2013, người dùng có thể lựa chọn từ 4 kiểu căn lề khác nhau để tùy chỉnh văn bản.
Tùy chọn căn lề Nút Phím tắt Mô tả
Ctrl+L Căn toàn bộ đoạn văn bản sát cạnh trái trang in
Ctrl+E Căn toàn bộ đoạn văn bản ở giữa trang in
Ctrl+R Căn toàn bộ đoạn văn bản sát cạnh phải trang in
Ctrl+J Căn toàn bộ đoạn văn bản vừa vặn khổ trang in
0 Chọn một vị trí bất kỳ trong đoạn văn bản cần căn lề
40 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, chọn nút chức năng căn lề cần sử dụng b) Thiết lập thụt lề - Indent
Thụt lề là khoảng cách giữa đoạn văn bản và lề trái hoặc lề phải của trang in Người dùng có thể điều chỉnh thụt lề cho toàn bộ đoạn văn hoặc chỉ áp dụng cho dòng đầu tiên của đoạn Việc thụt lề giúp tạo sự rõ ràng và phân chia các ý tưởng trong tài liệu.
Cách thực hiện bằng ký hiệu trên thanh Ruler ngang:
MS Word 2013 cung cấp 4 biểu tượng đánh dấu thanh Ruler ngang để điều chỉnh độ thụt lề đoạn văn bản
First Line Indent Điều chỉnh độ thụt lề của dòng đầu tiên trong đoạn văn bản
Hanging Indent Điều chỉnh độ thụt lề của các dòng sau dòng đầu tiên trong đoạn văn bản
Left Indent Điều chỉnh độ thụt lề bên trái của tất cả các dòng trong đoạn văn bản
Right Indent Điều chỉnh độ thụt lề bên phải của tất cả các dòng trong đoạn văn bản
Để thiết lập thụt lề cho đoạn văn bản, bạn chỉ cần đưa con trỏ đến vị trí cần chỉnh, sau đó nhấn giữ chuột vào biểu tượng thụt lề và di chuyển chuột sang trái hoặc phải để điều chỉnh độ thụt lề Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện việc này thông qua hộp thoại Paragraph.
0 Chọn đoạn văn bản cần thụt lề
41 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, mở hộp thoại Paragrpah
First Line Indent Hanging Indent
42 Trong hộp thoại Paragraph, trong phần Indentation, nhập khoảng cách thụt lề vào 2 mục Left và Right để thụt lề trái/phải
43 Trong mục Special, chọn First line hoặc Hanging, đồng thời điền khoảng cách để thụt lề dòng đầu tiên hoặc tất cả các dòng
44 Chọn nút OK để kết thúc c) Tô màu nền đoạn văn bản – Shading
Shading là tính năng giúp tô màu nền cho đoạn văn bản nhằm nhấn mạnh và thu hút sự chú ý của người đọc Để thực hiện, bạn chỉ cần chọn đoạn văn bản cần làm nổi bật và áp dụng màu nền phù hợp.
0 Chọn đoạn văn bản cần tô màu
45 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp chuột vào biểu tượng bên cạnh nút Shading
Bảng danh sách các màu sắc sẽ xuất hiện
46 Chọn màu sắc cần sử dụng, màu này sẽ được dùng để tô màu nền cho toàn bộ đoạn văn bản đã chọn d) Tạo khung viền cho đoạn văn bản – Border
Ta có thể tạo sự chú ý cho các đoạn văn bản bằng cách thêm đường viền bao quanh cho đoạn văn bản đó Cách thực hiện:
1 Lựa chọn một hoặc nhiều đoạn văn bản cần thêm đường viền
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp chuột vào biểu tượng bên cạnh nút
Outside Border Bảng danh sách đường viền sẽ xuất hiện
3 Chọn loại đường viền được cung cấp sẵn hoặc chọn Border and Shading để thiết lập các thuộc tính đường nâng cao Hộp thoại
4 Border and Shading sẽ được hiển thị
4 Trong hộp thoại Border and Shading, chọn Box trong phần Setting
5 Chọn loại đường viền trong phần Style
6 Chọn màu sắc đường viền trong phần Color
7 Chọn độ rộng cho đường viền trong phần Width
8 Chọn nút OK để kết thúc
3.2.2 Thi ế t l ậ p ch ế độ giãn dòng và khoảng cách giữa các đoạn văn bả n a) Giãn dòng trong đoạn văn bản – Line Spacing Đối với đoạn văn bản có nhiều dòng, việc thiết lập độ giãn dòng giữa các dòng trong một đoạn văn bản là điều cần thiết Cách thực hiện bằng nút chức năng:
1 Chọn đoạn văn bản cần thiết lập độ giãn dòng
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, chọn nút chức năng Line and Paragraph Spacing Danh sách các độ giãn dòng sẽ xuất hiện
4 Chọn một giá trị độ giãn dòng
Cách thực hiện bằng hộp thoại Paragraph:
1 Chọn đoạn văn bản cần thiết lập độ giãn dòng
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, mở hộp thoại Paragraph
3 Trong hộp thoại Paragraph, tại phần Line Spacing chọn một trong những loại giãn dòng sau: Single, 1.5 lines, Double, At least, Exactly, Multiple
4 Chọn OK để kết thúc b) Khoảng cách giữa các đoạn văn bản – Paragraph Spacing
Khoảng cách giữa các đoạn văn bản là khoảng cách của một đoạn văn bản so với đoạn văn bản phía trên và phía dưới Cách thực hiện:
1 Chọn đoạn văn bản cần thiết lập độ giãn dòng
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, mở hộp thoại Paragraph
3 Trong hộp thoại Paragraph, tại phần Spacing điền giá trị khoảng cách với đoạn văn bản phía trên (Before) và phía dưới (After)
4 Chọn OK để kết thúc
4.1.1 T ạo danh sách liệt kê hoa thị ho ặ c ki ể u s ố - Bullet và Numbering
Khi cần soạn thảo các nhóm tương tự nhau theo kiểu danh sách, ta có thể dùng chức năng
Bullets (dấu hoa thị) hoặc Numbering (chuỗi số) Cách thực hiện:
1 Chọn vùng dữ liệu cần tạo danh sách liệt kê
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, tùy theo nhu cầu tạo danh sách dùng dấu hoa thị, chuỗi số hoặc danh sách nhiều cấp độ, thì chọn biểu tượng bên cạnh các nút Bullets , nút
Numbering , hoặc nút Multilevel List
3 Trong danh sách các loại danh sách, chọn một loại theo nhu cầu sử dụng
4.1.2 Thi ế t l ập và tùy chỉ nh Tabs
Trong quá trình soạn thảo văn bản, để chia một dòng văn bản thành nhiều đoạn cách nhau bằng khoảng trống, bạn có thể sử dụng chức năng Tab Để thiết lập Tab, hãy sử dụng thanh Ruler.
Để nhanh chóng đặt Tab trong tài liệu, bạn chỉ cần nhấn vào nút Tab selector ở giao điểm giữa Ruler dọc và Ruler ngang ở góc trên bên trái Sau khi chọn kiểu Tab mong muốn, hãy nhấn chuột vào các vị trí trên Ruler ngang để đặt Tab Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, bạn có thể sử dụng các loại Tab khác nhau.
Tab căn trái là công cụ giúp xác định vị trí bắt đầu cho đoạn văn bản Khi bạn nhập liệu, đoạn văn sẽ tự động di chuyển sang phải từ vị trí đã đặt Tab, giúp tạo sự gọn gàng và dễ đọc cho văn bản.
- Tab căn giữa : đặt vị trí chính giữa đoạn văn bản Đoạn văn bản sẽ nằm giữa vị trí đặt
Tab khi ta nhập liệu
Tab căn phải được đặt ở vị trí bên phải cuối đoạn văn bản, giúp đoạn văn tự động di chuyển sang trái khi nhập liệu từ vị trí đã chọn.
Tab thập phân cho phép người dùng đặt vị trí cố định cho dấu chấm phân cách giữa phần thập phân và phần nguyên khi nhập số thập phân.
- Bar Tab : Xác lập đường kẻ dọc trên văn bản tại vị trí đặt Tab
1 Chọn các dòng trong tài liệu mà ta muốn đặt thêm Tab
2 Sử dụng Tab Selector để chọn loại Tab cần sử dụng
3 Nhấn chuột trái vào các vị trí muốn đặt Tab trên thanh Ruler ngang Trên thanh Ruler ngang sẽ xuất hiện kí hiệu tại các vị trí Tab
4 Sau khi đã định vị trí cho các Tab, ta chọn vị trí cần tách đoạn trên một dòng, rồi nhấn phím Tab, tất cả nội dung phía bên phải con trỏ màn hình sẽ bị di chuyển đến vị trí Tab gần nhất bên tay phải của con trỏ màn hình b) Thiết lập Tab bằng hộp thoại Tab
Hộp thoại Tab cho phép người dùng thiết lập vị trí Tab một cách chính xác trong văn bản, đồng thời cung cấp các tùy chọn nâng cao liên quan đến Tab.
1 Chọn các dòng trong văn bản mà ta muốn đặt thêm Tab
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph mở hộp thoại Paragraph Trong hộp thoại Paragraph chọn Tabs, hộp thoại Tab sẽ xuất hiện
4 3 Nhập vị trí đặt Tab tại phần Tab stop position
5 4 Chọn kiểu Tab tại phần Alignment
6 5 Chọn kiểu gióng ngang giữa các Tab (chấm, gạch nối, nét liền) trong phần Leader
7 6 Chọn nút Set để xác nhận đã thực hiện xong việc thiết lập một Tab
8 7 Nếu ta muốn thiết lập thêm các Tab khác thì lặp lại các bước 3 - 6
9 8 Nhấn nút OK để kết thúc
3.2.1 Đị nh d ạng theo các phong cách đị nh s ẵ n - Style
Trong quá trình soạn thảo tài liệu, việc áp dụng nhiều loại định dạng cho các đối tượng là cần thiết Thay vì thực hiện lại các thao tác định dạng hoặc sử dụng Format Painter, MS Word 2013 cung cấp chức năng Style Chức năng này cho phép người dùng tạo ra một tập hợp các thuộc tính định dạng dưới một tên duy nhất, giúp dễ dàng áp dụng cho các đối tượng khác nhau, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
Đ ỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN
3.3.1 Làm việ c v ới các chủ đề - Themes
MS Word 2013 cung cấp đa dạng các chủ đề tài liệu (Themes), bao gồm các định dạng, màu sắc, font chữ và hiệu ứng đã được thiết lập sẵn.
Việc thay đổi định dạng tài liệu theo các Theme cho phép ta thay đổi sự hiển thị tổng thể của tài liệu Cách thực hiện:
2 Trong nhóm Document Formatting, bấm nút Themes Bảng danh sách các Theme xuất hiện
3 Chọn Theme cần sử dụng
2 3 Đối với mỗi một Theme, ta có thể thay đổi màu sắc, font chữ hoặc hiệu ứng của chính
Cách thực hiện trên tài liệu đã được định dạng theo Theme:
2 Trong nhóm Document Formatting, chọn một trong những nút: Color (màu sắc);
Fonts (font chữ); Effects (hiệu ứng) Bảng danh sách các lựa chọn tương ứng xuất hiện
3 Chọn color, font chữ hoặc hiệu ứng cần sử dụng
3.3.2 Thi ế t l ập Headers và Footers
Chức năng Headers and Footers trong MS Word 2013 cho phép người dùng tạo vùng thông tin tiêu đề đầu trang (Header) và cuối trang (Footer), giúp nhập nội dung như tiêu đề tài liệu và số trang Nội dung trong Header và Footer sẽ được áp dụng cho tất cả các trang trong tài liệu, đảm bảo tính đồng nhất Đặc biệt, người dùng có thể dễ dàng chèn số trang vào Header hoặc Footer để quản lý tài liệu hiệu quả hơn.
Tài liệu thường gồm nhiều trang văn bản, việc đánh số trang là cần thiết để người đọc có thể theo dõi được thứ tự nội dung tài liệu
Số trang thường được đặt ở tiêu đề đầu trang (header) hoặc cuối trang (footer), nhưng Word cũng cho phép người dùng đặt số trang ở lề văn bản hoặc bất kỳ vị trí nào theo ý thích.
2 Trong nhóm Header & Footer, chọn nút Page Number, danh sách vị trí đặt số trang sẽ được hiển thị Tùy vào vị trí ta muốn đặt số trang mà ta chọn một trong những phần sau đây: a) Top of Page: đặt số trang ở đầu trang văn bản (header ) b) Bottom of Page: đặt số trang ở cuối trang văn bản (footer) c) Page margins: đặt số trang lề trang văn bản (footer) d) Curent Position: đặt số trang tại vị trí hiện tại của con trỏ màn hình
Tương ứng với mỗi lựa chọn trên, sẽ có danh sách các vị trí đặt số trang xuất hiện
3 Chọn kiểu đánh số trang cần sử dụng
Mặc định, số trang trong tài liệu được hiển thị theo dạng "1,2,3,…" Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi định dạng hiển thị số trang thành "a,b,c…", "I, II, III,…" hoặc theo yêu cầu cụ thể Ngoài ra, số trang có thể bắt đầu từ một giá trị khác thay vì giá trị 1, tùy thuộc vào cài đặt của người soạn.
1 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Header & Footer, chọn nút Page Number, chọn Format Page Numbers, hộp thoại Page Number Format sẽ xuất hiện
2 Chọn mục Number format để thay đổi dạng số trang
3 Nếu ta muốn hiển thị số trang kèm theo thông tin về số chương, ta có thể thiết lập trong phần
4 Thiết lập Start at trong phần Page numbering để quy định số trang sẽ bắt đầu từ giá trị bao nhiêu
5 Nhấn Ok để kết thúc b) Tạo nội dung cho Header và Footer
Cách thực hiện tạo Header:
2 Trong nhóm Header & Footer, chọn nút Header, danh sách thư viện các loại header sẽ được hiển thị
3 Chọn loại Header cần sử dụng Tài liệu sẽ được chèn thêm một Header vào đầu trang văn bản Header mới được chèn này sẽ có bố cục và phần mục nội dung tương ứng với loại header đã chọn
4 Chọn vào một phần mục nội dung, sau đó nhập nội dung ta cần hiển thị
5 Chọn nút Close Header and Footer để hoàn thành việc tạo nội dung Header Các trang văn bản trong tài liệu sẽ xuất hiện phần Header với nội dung như ta đã tạo
Cách thực hiện tạo Footer:
2 Trong nhóm Header & Footer, chọn nút Footer, danh sách thư viện các loại header sẽ được hiển thị
3 Chọn loại Footer cần sử dụng Tài liệu sẽ được chèn thêm Footer vào cuối trang văn bản Footer mới được chèn này sẽ có bố cục và phần mục nội dung tương ứng với loại footer đã chọn
4 Chọn vào một phần mục nội dung, sau đó nhập nội dung ta cần hiển thị
5 Chọn nút Close Header and Footer để hoàn thành việc tạo nội dung Footer Các trang văn bản trong tài liệu sẽ xuất hiện phần Footer với nội dung như ta đã tạo c) Chèn thêm các các đối tượng vào Header hoặc Footer
MS Word 2013 cho phép người dùng chèn thông số thời gian, hình ảnh và ClipArt vào Header và Footer Để chèn thời gian hệ thống vào Header, bạn có thể thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.
1 Nhấp đúp chuột trái vào vùng Header, hoặc chọn thẻ Insert, chọn nút Header, chọn Edit Header Vùng Header sẽ được hiển thị và cho phép soạn thảo, đồng thời trên thanh Ribbon xuất hiện Tab ngữ cảnh Header&Footer Tools
2 Trong nhóm Insert của Tab ngữ cảnh Header & Footer Tools, chọn nút Date&Time, hộp thoại Date and Time sẽ xuất hiện
3 Trên hộp thoại Date and Time, chọn loại định dạng thời gian cần sử dụng
4 Nếu ta không muốn tự động cập nhật thông số thời gian thì bỏ đánh dấu trong phần
5 Chọn OK để kết thúc d) Xóa bỏ Header và Footer
Nếu trong tài liệu của ta đang có sẵn phần Header và Footer, ta hoàn toàn có thể xóa bỏ các Header và Footer này
1 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Header&Footer, chọn nút Header hoặc Footer (tùy theo ta muốn xóa cái gì)
2 Chọn Remove Header hoặc Remove Footer Header hoặc Footer sẽ bị xóa khỏi tài liệu của ta
4.3.1 S ử d ụ ng Quick Parts a) Sử dụng Built-In Building Blocks
Building blocks là một tổ chức thư viện nội dung được sắp xếp theo các thể loại khác nhau
Sử dụng Building blocks ta có thể chèn thêm các Cover Page, Header, Footer, Page number… đã được thiết kế sẵn một cách nhanh chóng, thuận tiện
Mở tài liệu ta muốn thêm Building blocks Tùy từng loại Building blocks muốn sử dụng, ta cần di chuyển con trỏ màn hình đến vị trí thích hợp
1 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Text, chọn nút Quick Parts
2 Chọn tiếp nút Building Blocks Organizer Hộp thoại Building Blocks Organizer sẽ xuất hiện
3 Tìm và chọn một Building Block cần sử dụng Ta có thể nhấn vào phần tên của mỗi cột để danh sách các Building Block được sắp xếp theo thứ tự, điều này sẽ giúp ta tìm kiếm nhanh hơn
4 Chọn nút Insert để chèn Building Block đã chọn vào tài liệu b) Chèn các trường thông tin bằng Quick Parts
Chèn 1 đoạn văn bản dựng sẵn (AutoText):
1 Chọn vị trí cần chèn đoạn văn bản dựng sẵn
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Text, chọn nút Quick Parts, chọn tiếp nút Auto text Danh sách các đoạn văn bản dựng sẵn được hiển thị
3 Chọn đoạn văn bản dựng sẵn cần sử dụng để chèn vào tài liệu
Chèn một trường thông tin:
1 Chọn vị trí cần chèn trường thông tin
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Text, chọn nút Quick Parts
3 Chọn tiếp nút Field Hộp thoại Field sẽ xuất hiện
4 Chọn một trường thông tin cần sử dụng để chèn vào tài liệu Thông thường mỗi trường thông tin sẽ có các thuộc tính (properties) và các tùy chọn (options), ta có thể sẽ phải thiết lập thêm các thuộc tính và tùy chọn tương ứng với trường thông tin đó
5 Chọn OK để kết thúc và chèn trường thông tin vào tài liệu
5.3.1 Đị nh d ạ ng n ền văn bả n – Page Background a) Tạo màu nền văn bản – Page Color
Tạo màu nền cho tài liệu là cách độc đáo để thể hiện nội dung Bạn có thể phân biệt các trang bằng cách sử dụng màu nền khác nhau cho mỗi trang Quan trọng là chọn màu nền phù hợp với nội dung và màu chữ để đảm bảo tính thẩm mỹ và dễ đọc.
1 Chọn trang văn bản cần tạo màu nền
2 Chọn thẻ Design, trong nhóm Page Background, chọn nút Page Color Danh sách bảng màu sẽ được hiển thị
3 Chọn một màu sắc cần sử dụng
Ngoài việc sử dụng màu nền đơn giản, chúng ta có thể định dạng màu nền văn bản với nhiều hiệu ứng phong phú như hòa trộn hai màu, tạo đổ bóng và chèn ảnh nền để tăng tính thẩm mỹ và thu hút người đọc.
Cách thực hiện định dạng màu nền văn bản:
1 Chọn thẻ Design, trong nhóm Page Background, chọn nút Page Color, chọn tiếp nút
Fill Effects Hộp thoại Fill Effects sẽ xuất hiện
2 Trong hộp thoại Fill Effects, có nhiều Tab tương ứng các loại hiệu ứng khác nhau
(Gradient, Texture, Pattern, Picture) Ta có thể lựa chọn loại hiệu ứng cũng như các tùy chọn cần sử dụng b) Tạo khung viền cho văn bản – Page Border
Q UẢN LÝ LUỒNG NỘI DUNG VĂN BẢN
5.4.1 Trình bày trang văn bả n - Page Layout a) Thiết lập lề trang văn bản - Page Margin
Lề trang in, hay còn gọi là margin, là khoảng trống xung quanh văn bản trên các trang in Có bốn loại lề cơ bản: lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left) và lề phải (Right) Độ rộng của các lề này được đo từ mép trang in đến vị trí canh lề.
1 Đặt con trỏ màn hình tại bất kỳ vị trí nào trong tài liệu hoặc vùng văn bản (Section - xem thêm tại mục 6.2.2)
2 Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup chọn nút Margins Danh sách các loại
Margin do Word thiết lập sẵn được hiển thị
3 Chọn loại Margin mà ta muốn áp dụng cho tài liệu, hoặc ta muốn tự thiết lập thì chọn
Custom Margins, hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện
4 Thiết lập các giá trị khoảng cách cho các mục Top, Bottom, Left, Right trong phần
5 Nếu tài liệu của ta không chia thành các Section thì tại phần Apply To sẽ đặt giá trị mặc định là Whole Document (áp dụng cho toàn bộ tài liệu), ta có thể thay đổi thành giá trị
This section (chỉ áp dụng cho vùng văn bản hiện tại)
6 Chọn OK để kết thúc
The unit of measurement for distance can be either centimeters or inches, depending on the selected unit in Word, which defaults to inches Additionally, it is important to choose the page orientation for displaying the document.
MS Word 2013 mặc định hiển thị tài liệu theo chiều dọc (Portrait), nhưng bạn có thể dễ dàng thay đổi sang chiều ngang (Landscape) để phù hợp với mục đích trình bày của mình.
1 Đặt con trỏ màn hình tại bất kỳ vị trí nào trong tài liệu hoặc vùng văn bản (Section – xem thêm tại mục 5.2.2)
2 Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup chọn nút Orientation
3 Chọn loại chiều hiển thị tài liệu ta cần sử dụng: Portrait hoặc Landscape
3 c) Lựa chọn kích thước trang văn bản - Page size
Khi tạo mới văn bản trong Word, kích thước trang mặc định là khổ giấy Letter (8,5 inch x 11 inch) Tuy nhiên, ở Việt Nam, khổ giấy A4 (8,27 inch x 11,69 inch) là phổ biến hơn, vì vậy cần chọn kích thước trang phù hợp với nhu cầu sử dụng.
1 Đặt con trỏ màn hình tại bất kỳ vị trí nào trong tài liệu hoặc vùng văn bản (Section – xem thêm tại mục 5.2.2)
2 Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup chọn nút Size Danh sách các loại kích thước trang in được hiển thị
3 Chọn khổ giấy in ta cần sử dụng d) Thiết lập cột văn bản - Column
MS Word 2013 mặc định hiển thị tài liệu dưới dạng một cột, với độ rộng cột tương ứng với độ rộng trang Để hiển thị tài liệu theo kiểu cột báo, tức là chia trang thành nhiều cột, người dùng cần sử dụng chức năng chia cột văn bản có sẵn trong Word.
1 Chọn vùng văn bản ta muốn hiển thị theo kiểu chia cột
2 Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup chọn nút Columns Danh sách các loại số cột được hiển thị
3 Chọn loại số cột ta cần sử dụng, nếu ta muốn tự thiết lập thì chọn nút More Columns, hộp thoại Columns sẽ xuất hiện
4 Trong hộp thoại Columns, chọn số lượng cột trong phần Presets
5 Nếu ta muốn có một đường kẻ dọc phân chia giữa các cột thì đánh dấu vào ô Line between
6 Thay đổi động rộng của các ô theo nhu cầu của ta Mặc định độ rộng các ô là bằng nhau (ô Equal column width được đánh dấu)
7 Nhấn OK để kết thúc
5.4.2 Các chế độ ng ắt trang văn bả n - Break
Khi soạn thảo tài liệu trong Word 2013, chương trình tự động chèn các dấu ngắt trang ẩn nếu tài liệu dài hơn một trang Tuy nhiên, có lúc bạn cần ngắt trang theo ý muốn, và để làm điều đó, bạn cần sử dụng chế độ ngắt văn bản.
Để hiển thị các ký hiệu ngắt văn bản trong tài liệu, bạn cần nhấn nút Show/Hide trong nhóm Paragraph của thẻ Home Đặc biệt, để chèn ngắt trang, bạn có thể sử dụng chức năng Page Break.
Ta có thể chèn một Page Break (ngắt trang) để buộc Word bắt đầu văn bản trên một trang mới
1 Di chuyển con trỏ màn hình đến vị trí văn bản mà ta muốn chèn Page Break
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Pages, chọn nút Page Break Word sẽ tự động chèn thêm
1 kí hiệu Page Break, và sẽ chuyển tất cả các ký tự đằng sau kí hiệu Page Break sang 1 trang mới
7 b) Chèn ngắt vùng văn bản - Section Breaks
Sử dụng Section Breaks trong tài liệu giúp tạo ra các vùng văn bản khác nhau, cho phép thiết lập định dạng trang riêng biệt cho từng vùng Chẳng hạn, vùng văn bản đầu tiên có thể được định dạng với khổ giấy A4 và hướng Portrait, trong khi vùng văn bản thứ hai có khổ giấy Letter và hướng Landscape.
Vị trí chèn ngắt trang
Next Page Chèn kí hiệu Section Break, một vùng văn bản mới được tạo trên trang mới
Continuous Chèn kí hiệu Section Break, một vùng văn bản mới được tạo trên cùng trang
Even Page Chèn kí hiệu Section Break, một vùng văn bản mới được tạo trên trang có số thứ tự chẵn
Odd Page Chèn kí hiệu Section Break, một vùng văn bản mới được tạo trên trang có số thứ tự lẻ
1 Chọn vị trí văn bản mà ta muốn chèn Section Break
2 Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Pages Setup, chọn nút Breaks, danh sách các loại Break sẽ xuất hiện
3 Chọn loại Section Break cần sử dụng Word sẽ tự động chèn thêm một kí hiệu Section
Break (ẩn) tương ứng với loại Break đã chọn, và sẽ chuyển tất cả các ký tự đằng sau kí hiệu Section Break sang một vùng văn bản mới
5.4.3 Ki ểm soát sự phân trang
Một tài liệu khi được tổ chức và định dạng tốt sẽ duy trì được sự chú ý và khả năng năm bắt nội dung của người đọc
Một trong những cách tổ chức hiệu quả là kiểm soát sự phân trang, đảm bảo toàn bộ một đoạn văn bản hiển thị trên cùng một trang mà không bị chia ra thành hai trang Điều này giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu nội dung hơn.
Chức năng này đảm bảo rằng tất cả các dòng trong một đoạn văn sẽ luôn hiển thị trên cùng một trang, không bị tách rời giữa hai trang.
Vị trí chèn ngắt section
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, mở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Line and
Page Breaks trong hộp thoại Paragraph mới xuất hiện
3 Đánh dấu vào ô Keep lines together
4 Nhấn OK để kết thúc Tất cả các dòng của đoạn văn bản ban đầu sẽ luôn được hiển thị trên cùng một trang văn bản b) Hiển thị hai đoạn văn bản kế tiếp nhau trên cùng một trang
Chức năng này cho phép hai đoạn văn bản liên tiếp nhau sẽ luôn xuất hiện cùng nhau trên cùng một trang văn bản Cách thực hiện:
1 Chọn đoạn văn bản cần phải hiển thị cùng trang văn bản với đoạn văn bản tiếp theo
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, mở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Line and
Page Breaks trong hộp thoại Paragraph mới xuất hiện
3 Đánh dấu vào ô Keep with next
4 Nhấn OK để kết thúc Cả hai đoạn văn bản sẽ luôn được hiển thị trên cùng một trang văn bản c) Chèn một trang trống vào văn bản - Blank Page
Chức năng này giúp ta chèn thêm một trang văn bản trống mà không cần phải sử dụng nhiều lần phím Enter trên bàn phím Cách thực hiện:
1 Chọn vị trí ta muốn bắt đầu một trang văn trống
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Pages, chọn nút Blank Page, một trang văn bản trống sẽ được chèn vào vị trí đã chọn
Chương 4 LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU VÀ ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA
L ÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU
Bảng biểu là tập hợp các ô được sắp xếp theo hàng và cột, rất hữu ích cho việc trình bày thông tin văn bản và dữ liệu số Trong Word, người dùng có thể tạo bảng trống, chuyển đổi văn bản thành bảng và áp dụng nhiều kiểu định dạng khác nhau cho các bảng hiện có.
5 Chọn vị trí cần tạo bảng
6 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Tables, chọn nút Table, danh sách chức năng tạo bảng được hiển thị
7 Trong vùng Insert Table , khi ta di chuột sẽ tạo ra lưới ô mô tả bảng với số lượng cột và hàng thay đổi tùy thuộc vào vị trí chuột Đồng thời trên trang văn bản cũng hiển thị một bảng có số lượng cột và hàng tương ứng
8 Sau khi đã xác định được số lượng hàng và cột của bảng cần tạo, ta nhấp chuột trái để xác nhận việc tạo bảng
9 Có thể đặt điểm chèn vào bất cứ nơi nào trong bảng để thêm văn bản
Tạo bảng bằng hộp thoại
Việc tạo bảng trực quan bằng chuột rất tiện lợi, nhưng khi cần số lượng cột và hàng lớn, vùng hiển thị sẽ bị giới hạn Để khắc phục điều này, chúng ta có thể sử dụng chức năng tạo bảng qua hộp thoại, cho phép nhập chính xác số lượng cột (tối đa 63) và hàng (tối đa 32767) Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể thiết lập độ rộng cho bảng theo ý muốn.
1 Di chuyển con trỏ màn hình đến vị trí cần tạo bảng
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Tables, chọn nút Table, chọn tiếp Insert Table, hộp thoại
Insert Table sẽ xuất hiện
3 Nhập số lượng cột và hàng trong vùng Table size
4 Thiết lập độ rộng của bảng (nếu cần thiết) trong vùng AutoFit behavior: a Chọn Fixed column width, và xác định độ rộng tiêu chuẩn của các cột b Chọn AutoFit to contents để thiết lập kích thước cột vừa khít với nội dung bên trong Độ rộng của bảng có thể nhỏ hơn độ rộng trang văn bản c Nhấn AutoFit to window để tạo bảng vừa khít với lề của trang văn bản và được chia thành các cột bằng nhau
5 Nhấn OK để kết thúc việc tạo bảng
Chuyển đổi văn bản sang dạng bảng
Tính năng Convert Text to Table cho phép chuyển đổi văn bản thành bảng một cách dễ dàng, sử dụng Tab hoặc ký tự đặc biệt để phân chia dữ liệu thành các cột.
1 Chọn văn bản cần chuyển đổi
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Tables, chọn nút Table, chọn tiếp Convert Text to Table, xuất hiện hộp thoại chuyển đổi
3 Chọn số cột và kí tự phân tách thích hợp
Chức năng này cho phép ta xóa bỏ một bảng trong tài liệu Có nhiều cách khác nhau để thực hiện chức năng xóa bảng:
Cách thực hiện bằng nút chức năng:
1 Chọn bất kỳ vị trí nào trong bảng cần xóa Trên thanh Ribbon xuất hiện thẻ ngữ cảnh
2 Chọn thẻ Layout, trong nhóm Rows&Columns, chọn nút Delete, danh sách chức năng mới được hiển thị, chọn tiếp Delete Table Bảng được lựa chọn sẽ bị xóa khỏi tài liệu
Cách thực hiện bằng chuột:
1 Nhấn chuột phải vào biểu tượng xuất hiện ở góc trái trên của bảng, một menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn dòng Delete Table
Để làm cho bảng biểu trở nên sinh động và thu hút sự chú ý của người đọc, chúng ta có thể sử dụng tính năng Table Styles và Table Style Options để điều chỉnh cấu trúc và áp dụng các phong cách hiển thị phù hợp với tổng thể tài liệu.
Các loại Style của bảng trong MS Word 2013 là những mẫu bảng đã được định sẵn với các thuộc tính như đường viền, màu tô, căn chỉnh ô, font chữ và màu chữ Việc sử dụng Style giúp người dùng nhanh chóng thay đổi cách hiển thị và định dạng bảng.
1 Chọn bảng cần thay đổi Style bằng cách nhấn chuột trái vào một vị trí bất kỳ trong bảng
2 Chọn thẻ Design, trong nhóm Table Styles, chọn nút More
3 Trong thư viện Quick Style, chọn lựa một Style cần sử dụng
Khi sử dụng Quick Style để áp dụng kiểu cho bảng, cần chú ý đến các tùy chọn để kiểm soát chính xác định dạng Các tùy chọn Table Style cho phép bật hoặc tắt các thành phần trong bảng mà kiểu sẽ ảnh hưởng đến.
- Header Row (hàng tiêu đề): Hàng đầu tiên của bảng
- Total Row: Hàng cuối cùng của bảng
- Banded Rows: phân biệt hàng chẵn và hàng lẻ
- First Column: Cột đầu tiên của bảng
- Last Column: Cột cuối cùng của bảng
- Banded Columns: phân biệt cột chẵn và cột lẻ
1 Chọn một bảng đã được áp dụng một Style nào đó trong Quick Style
2 Chọn thẻ Design, đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu từng mục trong nhóm Table Style Options và theo dõi sự thay đổi giao diện của bảng đã chọn
9.1.2 Các thao tác làm việc và quản lý bả ng
Để di chuyển giữa các ô trong bảng, người dùng có thể sử dụng chuột để chọn vị trí ô cần chuyển đến hoặc sử dụng bàn phím để di chuyển giữa các ô một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Hướng di chuyển Thao tác bằng bàn phím
Sang phải một ô Nhấn phím Tab, hoặc phím mũi tên sang phải →(tùy từng tình huống)
Sang trái một ô Nhấn tổ hợp phím Shift+Tab, hoặc phím mũi tên sang trái ←(tùy từng tình huống)
Lên một dòng Nhấn phím mũi tên lên ↑
Xuống 1 dòng Nhấn phím mũi tên xuống ↓
Khi con trỏ chuột ở ô cuối cùng của bảng, việc nhấn phím Tab sẽ thêm một dòng mới vào cuối bảng.
Để chọn một hoặc nhiều ô trong bảng, di chuyển chuột đến cạnh trái của ô cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên, sau đó nhấn chuột trái để chọn Bạn có thể giữ chuột trái và kéo để chọn nhiều ô, hoặc nhấn phím Ctrl để chọn các ô không liền kề Một cách khác là nhấp chuột trái liên tiếp ba lần vào một ô để chọn ô đó.
Để chọn một hoặc nhiều cột trong bảng, bạn chỉ cần di chuyển chuột đến tiêu đề của cột cho đến khi con trỏ biến thành hình mũi tên, sau đó nhấn chuột trái để chọn toàn bộ cột Nếu muốn chọn nhiều cột liên tiếp, giữ chuột trái và kéo sang các cột bên cạnh Để chọn các cột không liền kề, hãy nhấn giữ phím Ctrl trong khi chọn.
Để chọn một hoặc nhiều hàng trong bảng, bạn di chuyển chuột đến mép ngoài bên trái của hàng cần chọn và nhấn chuột trái Để chọn nhiều hàng liền kề, giữ chuột trái và kéo lên hoặc xuống Nếu muốn chọn nhiều hàng không liền kề, hãy nhấn giữ phím Ctrl trong khi chọn.
Để chọn toàn bộ một bảng, bạn chỉ cần di chuột qua bảng; khi đó, ở góc trên bên trái của bảng sẽ xuất hiện một ký hiệu Nhấn vào ký hiệu đó để lựa chọn toàn bộ bảng một cách dễ dàng.
Thay đổi kích thước hàng và cột -Resizing
Thay đổi độ cao tương đối của một hàng:
1 Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong bảng để chọn bảng
L ÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA
4.2.1 Làm việ c v ớ i ảnh (Picture) trong tài liệ u
Chèn ảnh lưu trong máy tính Để chèn ảnh đã lưu trong máy tính vào tài liệu ta làm như sau:
1 Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn ảnh
2 Vào thẻ Insert chọn lệnh Insert Picture from Files
3 Hộp thoại Insert Picture From Files xuất hiện, chọn ảnh cần chèn và nhấn Insert để chèn ảnh vào tài liệu
Chèn ảnh trực tuyến (Online)
Nếu không có hình ảnh sẵn có trên máy tính, bạn có thể tìm kiếm hình ảnh trực tuyến để chèn vào tài liệu Một trong những tùy chọn tìm kiếm hình ảnh trực tuyến trong Word 2013 là Bing Image Search.
1 Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn ảnh
2 Trên thẻ Insert nhấn chọn Online Pictures, xuất hiện hộp thoại Insert Picture
3 Nhập từ khóa tìm kiếm ảnh trong Bing Image Search
4 Nhấn chọn ảnh cần chèn và nhấn Insert
Thay đổi kích thước ảnh - Size
Khi chèn ảnh vào tài liệu, kích thước thực của ảnh có thể không phù hợp với bố cục, do đó cần điều chỉnh kích thước ảnh cho phù hợp.
Cách thực hiện thay đổi kích thước tương đối bằng chuột:
1 Chọn ảnh cần thay đổi kích thước Xuất hiện một hình khối bao quanh ảnh
2 Hình khối bao quanh ảnh sẽ có các điểm đánh dấu: 4 góc của ảnh ; 4 điểm giữa cách cạnh của hình khối Khi ta di chuyển đến các điểm này, con trỏ chuột sẽ chuyển thành các hình dạng tương ứng: , , , Ta nhấn và giữ chuột trái, sau đó kéo chuột theo các hướng khác nhau, kích thước của ảnh sẽ thay đổi theo vị trí của chuột
Cách thực hiện thay đổi kích thước chính xác:
1 Chọn ảnh cần thay đổi kích thước
2 Chọn thẻ Format, trong nhóm Size, mở hộp thoại Layout
3 Khi thay đổi kích thước, nếu không muốn kích thước chiều ngang và chiều dọc của ảnh tự động thay đổi kích thước nhằm duy trì tỉ lệ cùng nhau, thì ta bỏ đánh dấu trong mục Lock aspect ratio
4 Nhập giá trị chiều cao vào phần Height, chiều rộng vào phần Width
5 Nhấn OK để kết thúc
Một bức ảnh thường được hiển thị ở dạng nằm ngang, nhưng chúng ta có thể xoay bức ảnh ở các góc khác nhau để nâng cao hình thức hiển thị của nó.
Cách thực hiện xoay ảnh tương đối bằng chuột:
1 Chọn ảnh cần xoay, xuất hiện một hình khối bao quanh ảnh đã chọn
2 Ở chính giữa cạnh trên của hình khối bao quanh ảnh có một điểm hình tròn màu xanh Khi ta di chuyển đến điểm này, con trỏ chuột sẽ chuyển thành hình dạng Ta nhấn và giữ chuột trái, sau đó kéo chuột theo các hướng khác nhau, ảnh sẽ được xoay theo phương của vị trí chuột
Cách thực hiện xoay ảnh qua hộp thoại:
2 Chọn thẻ Format, trong nhóm Size, mở hộp thoại Layout
3 Nhập giá trị góc xoay vào mục Rotation
4 Nhấn OK để kết thúc Áp dụng phong cách ảnh - Style
Ta có thể áp dụng các phong cách hiển thị khác nhau cho ảnh
1 Chọn ảnh cần áp dụng style
2 Chọn thẻ Format, trong nhóm Picture Styles, chọn nút More , thư viện các loại Style được hiển thị
3 Chọn loại Style cần sử dụng
4 Nếu ta muốn tạo thêm hiệu ứng cho ảnh, chọn nút Picture Effect trong nhóm Picture Styles, danh sách các nhóm hiệu ứng được hiển thị, chọn một nhóm hiệu ứng rồi chọn tiếp loại hiệu ứng cần sử dụng
Tùy chỉnh màu sắc, độ sáng, độ tương phản - Color,
Độ sáng, màu sắc và độ tương phản của ảnh trong tài liệu có thể không phù hợp Chúng ta hoàn toàn có khả năng điều chỉnh những thông số này để cải thiện chất lượng hình ảnh.
Cách thay đổi độ sáng, độ tương phản:
1 Chọn ảnh cần thay đổi
2 Chọn thẻ Format, trong nhóm Adjust, chọn nút Corrections, thư viện các loại mẫu điều chỉnh độ sáng - độ tương phản được hiển thị Hoặc chọn nút Color, thư viện các loại mẫu màu sắc cũng được hiển thị
3 Chọn một loại mẫu cần sử dụng
4 Nếu ta muốn thay đổi chính xác độ sáng - độ tương phản, thì nhấp chuột phải vào bức ảnh, menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Format Picture, trong hộp thoại Format Picture mới xuất hiện, chọn phần Picture Corrections, sau đó thay đổi chỉ số độ sáng - độ tương phản theo ý muốn của mình
Sử dụng các hiệu ứng nghệ thuật - Artistic Effects
Với hiệu ứng nghệ thuật, ta sẽ có thể mang lại khả năng hiển thị bất ngờ cho ảnh của mình trong tài liệu Cách thực hiện:
1 Chọn ảnh cần sử dụng hiệu ứng nghệ thuật
2 Chọn thẻ Format, trong nhóm Adjust , chọn nút Artistic Effects, thư viện các loại mẫu hiệu ứng nghệ thuật sẽ xuất hiện
3 Chọn loại mẫu hiệu ứng cần sử dụng
Khi chèn ảnh vào tài liệu, kích thước lớn của ảnh gốc có thể làm tăng dung lượng tài liệu đáng kể Để khắc phục vấn đề này, chúng ta có thể nén ảnh sau khi chèn, nhưng điều này có thể dẫn đến việc giảm chất lượng hiển thị của ảnh.
2 Chọn thẻ Format, trong nhóm Adjust , chọn nút Compress Pictures, hộp thoại mới được hiển thị
3 Chọn một loại phương thức nén ảnh cần sử dụng
4 Nhấn OK để kết thúc
4.2.2 Làm việ c v ới Shapes, Word Art và Smart Graphic
4.2.2.1 Làm việc với các hình khối - Shapes
MS Word 2010 cung cấp đa dạng hình khối như đường, hình chữ nhật, hình tròn, và các khối mũi tên, giúp người dùng dễ dàng chèn vào tài liệu Người dùng có thể tùy chỉnh hình dạng, màu sắc, kích thước, phong cách và nội dung của các hình khối này để phù hợp với nhu cầu sử dụng.
1 Chọn vị trí cần chèn thêm một hình khối
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, chọn nút Shapes, danh sách các loại hình khối được hiển thị, chọn 1 loại hình khối cần sử dụng
3 Hình dạng của con trỏ chuột sẽ trở thành hình , di chuyển trỏ chuột đến vị trí cần chèn hình khối (tưởng tượng đây là góc trên bên trái của hình khối), nhấn và giữ chuột trái
4 Kéo chuột theo hướng xuống dưới bên phải, hình khối sẽ được hiển thị trên văn bản, kích thước của hình khối sẽ thay đổi theo vị trí của con trỏ chuột Khi ta thả nút chuột trái, hình khối chính thức được chèn thêm vào tài liệu của ta
Trong Word, người dùng có thể dễ dàng chèn nội dung văn bản vào bên trong các hình khối Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn đơn giản.
1 Chọn hình khối muốn chèn nội dung
2 Nhập nội dung cần chèn
3 Chọn một vị trí bất kỳ bên ngoài hình khối để kết thúc việc nhập nội dung cho hình khối Định dạng hình khối
Khi chọn một hình khối, trên thanh Ribbon sẽ xuất hiện thêm một thẻ ngữ cảnh Drawing
Tools, ta có thể sử dụng các chức năng được cung cấp trong thẻ này để định dạng cho hình khối
