Giao hàng cho khách hàng
Sau khi hoàn tất quy trình nhận hàng nhập khẩu, công ty giao nhận sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được quy định trong hợp đồng để giao hàng cho khách hàng.
Thanh lý hợp đồng
- Thanh toán các chi phí liên quan đến giao nhận như chí phí lưu kho, lưu bãi, bốc xếp, vận chuyển,
- Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dở (nếu có)
- Theo dõi kết quả nhận hàng của người nhận, giải quyết khiếu nại về hàng hoá (nếu có).
2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng nhập bằng đường biển
2.4.1 Các yếu tố bên trong
Hoạt động giao nhận vận tải biển của công ty chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố nội tại, bao gồm nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ chế quản lý sản xuất kinh doanh, chính sách đối với nhân viên và khách hàng, cũng như trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ nhân viên Những yếu tố này có vai trò quyết định đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển.
Doanh nghiệp thành công khi sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu các tuyến đường và mức cước dịch vụ trên thị trường Họ cần nắm vững luật pháp, hiểu biết về tính chất hàng hóa và có khả năng thuyết phục khách hàng.
Doanh nghiệp trang bị hệ thống kho bãi hiện đại, thiết bị tiên tiến và ứng dụng công nghệ thông tin, không ngừng mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng hoạt động, sẽ đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Một nguồn tài chính ổn định giúp doanh nghiệp trở thành lựa chọn ưu tiên của khách hàng, tạo niềm tin và sự chủ động trong thanh toán Điều này cũng cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động và đầu tư vào trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho hoạt động giao hàng xuất khẩu.
2.4.2 Các yếu tố bên ngoài
Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có mối quan hệ chặt chẽ với giao nhận hàng hóa, chịu ảnh hưởng từ biến động kinh tế toàn cầu và nhu cầu tiêu dùng trong nước Sự tham gia vào các hiệp hội và tổ chức quốc tế cũng góp phần tăng cường lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Kể từ khi gia nhập WTO, giao lưu kinh tế giữa Việt Nam và các quốc gia khác đã gia tăng, tạo cơ hội phát triển cho ngành giao nhận.
- Môi trường chính trị - pháp luật
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia, đòi hỏi hiểu biết về môi trường pháp lý của cả quốc gia gửi hàng, quốc gia trung chuyển và quốc gia nhận hàng, cùng với luật pháp quốc tế Việc nắm vững các nguồn luật khác nhau, đặc biệt là từ các quốc gia khác, sẽ giúp công ty giao nhận thực hiện quy trình giao hàng nhập khẩu một cách hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
Trong hoạt động vận tải, yếu tố thời tiết và điều kiện khí hậu đóng vai trò quan trọng Khi chuyên chở hàng hóa trên biển, thời tiết thuận lợi giúp đảm bảo an toàn cho hàng hóa Ngược lại, trong trường hợp gặp bão, động đất, núi lửa, sóng thần, hoặc mưa to gió lớn, nguy cơ hư hỏng và tổn thất hàng hóa sẽ gia tăng đáng kể.
- Môi trường văn hóa – xã hội
Thói quen và văn hóa kinh doanh nhỏ lẻ của người Việt Nam đã dẫn đến những hạn chế trong ngành Logistics, gây ra tình trạng trì trệ và phát triển manh mún.
Công ty không thể đảm nhiệm toàn bộ các khâu trong chuỗi logistics, vì vậy việc hợp tác giữa các công ty logistics là cần thiết để tạo ra lợi ích chung Tuy nhiên, thực tế cho thấy sự liên kết này còn yếu kém, dẫn đến chi phí không được tiết kiệm và hiệu quả dịch vụ chưa được nâng cao, từ đó ảnh hưởng đến niềm tin của khách hàng.
Trong những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của ngành Logistics tại Việt Nam đã thúc đẩy nhu cầu đổi mới công nghệ trong vận tải đường biển Các trang web của các cơ quan chuyên ngành Logistics đã giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan nhanh chóng và thuận tiện hơn Hiện nay, ngành vận tải hàng hóa đường biển chứng kiến sự ra đời của nhiều thế hệ tàu mới, hiện đại và lớn hơn so với các tàu cũ Việc sử dụng các phương tiện và thiết bị kỹ thuật tiên tiến không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tạo dựng niềm tin từ khách hàng, đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao.
Đối thủ cạnh tranh là một áp lực liên tục mà các công ty phải đối mặt để duy trì vị thế trên thị trường Hiện nay, số lượng doanh nghiệp Logistics đang gia tăng nhanh chóng, dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt Các công ty trong lĩnh vực này thường áp dụng các chiến lược cạnh tranh như điều chỉnh giá cả, tăng cường quảng cáo và cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng để thu hút khách hàng.
Khách hàng sử dụng dịch vụ Logistics yêu cầu doanh nghiệp cung cấp mức giá cạnh tranh nhất hoặc nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.
Chương 3 : QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM
3.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam
Tên giao dịch quốc tế: Nguyen Dang Viet Nam Co Ltd
Văn phòng chính của công ty đặt tại Số 1, ngõ 329, đường Cầu Giấy phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
Email: cskh@nguyendang.net.vn
Tháng 2/ 2011: Công ty Nguyên Đăng Việt Nam được thành lập, chuyên cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp, mang đến những giá trị gia tăng cho khách hàng.
Năm 2012, Để thuận tiện cho nghiệp vụ tại các cảng, sân bay và các chi cục hải quan,
Chi nhánh Hải Phòng và Nội Bài được thành lập nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa cho khách hàng Năm 2015, công ty mở rộng thị trường vào miền Nam với chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, đạt độ phủ toàn quốc và mở rộng cơ hội kinh doanh Sau 11 năm hoạt động, công ty hiện có 4 chi nhánh trên toàn quốc, cung cấp dịch vụ Logistics hàng đầu tại Việt Nam và trở thành đối tác tiềm năng cho nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận tải biển, bao gồm vận chuyển hàng container FCL và hàng lẻ LCL Chúng tôi hợp tác với các hãng tàu hàng đầu như MAERSK, EVERGREEN, YANGMING, HAPAG-LLOYD và các hãng hàng không lớn như VIETNAM AIRLINE để đảm bảo dịch vụ vận chuyển hiệu quả và đáng tin cậy.
American Airlines và Singapore Airlines kết nối với mạng lưới đại lý NVOCC toàn cầu, cung cấp dịch vụ vận tải biển chất lượng cao Chúng tôi cũng kết hợp vận tải hàng không để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam
3.2.1 Kết quả hoạt động giao nhận vận chuyển của công ty Nguyên Đăng Việt Nam
Công ty TNHH Nguyên Đăng đã có 11 năm xây dựng và phát triển, ghi dấu ấn vững chắc trong lòng khách hàng và khẳng định vị thế trong lĩnh vực giao nhận vận tải tại Việt Nam Tình hình phát triển kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2018 – 2020 là minh chứng rõ ràng cho những thành công này.
Về doanh thu và lợi nhuận:
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2018 – 2020
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch 13,978,888,972 14,077,692,246 21,241,149,275 vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch
Lợi nhuận thuần từ hoạt 150,611,585 726,564,772
Tổng lợi nhuận kế toán
Lợi nhuận sau thuế thu
Nguồn: Phòng kế toán nhân sự– Công ty TNHH Nguyên Đăng
Bảng 2 2: Tỷ lệ doanh thu, lợi nhuận và chi phí của công ty từ 2018 – 2020
Chênh lệch Tỷ lệ Chênh lệch Tỷ lệ
Nguồn: Phòng kế toán nhân sự – Công ty TNHH Nguyên Đăng
Từ bảng số liệu 2.1 và 2.2, ta có thể thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty
Công ty TNHH Nguyên Đăng đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng qua các năm, với doanh thu tăng 98,903,274 VNĐ và lợi nhuận sau thuế tăng 12,5% từ năm 2018 đến 2019 Đặc biệt, giai đoạn 2019-2020 đánh dấu bước đột phá với doanh thu tăng 50,9%, chênh lệch đạt 7,162,457,029 VNĐ và lợi nhuận tăng gần 395% Sự phát triển này được cho là nhờ khả năng nắm bắt cơ hội và tìm ra giải pháp hiệu quả để vượt qua những thách thức do COVID-19, từ đó củng cố lòng tin của khách hàng và nâng cao vị thế cạnh tranh của Nguyên Đăng trong ngành giao nhận.
Trong ba năm qua, công ty đã liên tục đạt doanh thu vượt kế hoạch đề ra, thể hiện nỗ lực vượt bậc của toàn thể nhân viên trong bối cảnh khủng hoảng và phục hồi Sự tăng trưởng này cho thấy rõ ràng khả năng thích ứng và phát triển bền vững của công ty.
20 trưởng nhanh và ổn định của công ty, đây cũng là một nhân tố thể hiện được triển vọng phát triển của công ty trong tương lai.
3.2.2 Kết quả hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khâp khẩu bằng đường biẻn tại công ty TNHH Nguyên Đăng VIệt Nam
Bảng 2.3: Doanh thu của công ty theo phương thức kinh doanh từ 2018 – 2020
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 kinh doanh
Hội chợ, sự kiện triển lãm 723,037,849 654,490,247 249,520,345 quốc tế
Nguồn: Phòng Kế Toán Nhân sự – Công ty TNHH Nguyên Đăng
Nhận xét kết quả kinh doanh thu được từ năm 2018 – 2020:
Vận tải đường biển là dịch vụ chủ chốt trong việc vận chuyển hàng xuất và nhập từ Việt Nam, đóng góp doanh thu lớn nhất cho công ty Cụ thể, doanh thu từ vận tải đường biển đạt 7,674,717,191 VNĐ (54,9%) vào năm 2018, tăng lên 8,223,029,199 VNĐ (58,4%) vào năm 2019, và tiếp tục đạt 12,384,033,943 VNĐ (58,3%) vào năm 2020.
Trong những năm qua, dịch vụ vận chuyển hàng hóa luôn chiếm tỷ trọng lớn hơn 50% trong tổng doanh thu Năm 2020, doanh thu từ lĩnh vực này đã tăng mạnh, chủ yếu do ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-19, gây tác động lớn đến dòng hàng hóa và các ngành dịch vụ khác như hàng không Sự chuyển dịch này đã làm tăng lượng hàng hóa vận chuyển qua đường biển, cùng với sự biến động của giá cước vận tải biển, giúp mang lại lợi nhuận cao hơn cho ngành.
Vận tải đường không: Chiếm tỷ trọng tương đối sau vận chuyển bằng đường biển.
Doanh thu trong lĩnh vực vận tải hàng không từ năm 2018 đến 2020 có sự biến động rõ rệt Năm 2018, tổng doanh thu đạt 3,293,230,390 VNĐ, chiếm 23,6% Tuy nhiên, năm 2019, doanh thu giảm xuống còn 2,870,656,657 VNĐ (20,4%) do ảnh hưởng của dịch COVID-19, dẫn đến việc các hãng bay phải đóng cửa để đảm bảo an toàn Đến năm 2020, khi dịch bệnh được kiểm soát hơn, doanh thu tăng trở lại lên 3,347,910,423 VNĐ (24%) Dù vậy, sự tái bùng phát của COVID-19 đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến dịch vụ vận chuyển hàng không trong thời gian sau đó.
Vận tải đường bộ đóng góp một phần nhỏ trong doanh thu của công ty, với doanh thu lần lượt là 854,930,201 VNĐ, 798,423,014 VNĐ và 1,548,389,384 VNĐ trong các năm 2018, 2019 và 2020 Đặc biệt, từ năm 2019 đến 2020, doanh thu từ vận chuyển đường bộ đã tăng hơn gấp đôi, nhờ vào việc gia tăng lượng hàng hóa từ các doanh nghiệp cần dịch vụ vận chuyển đường biển kết hợp với dịch vụ trucking, nhằm đảm bảo tính liền mạch cho chuỗi cung ứng.
Dịch vụ hải quan, hội chợ và sự kiện triển lãm quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nguồn doanh thu đáng kể cho doanh nghiệp, với doanh thu trung bình mỗi dịch vụ đạt khoảng 1 tỷ đồng.
Trong năm 2020, dịch vụ hội chợ và triển lãm quốc tế chỉ đạt doanh thu 249,520,345 VNĐ, chiếm khoảng 11% tổng doanh thu từ 6 đến 2 tỷ 2 VNĐ Nguyên nhân chính là do không thể tổ chức các hoạt động tại các quốc gia do ảnh hưởng của dịch bệnh.
Các dịch vụ khác thường mang lại nguồn thu nhập thấp nhất, chủ yếu dựa vào tài sản cố định như kho bãi Tuy nhiên, doanh thu từ những dịch vụ này có thể tăng trưởng tùy thuộc vào tình hình kinh doanh hiện tại.
22 đều hàng năm khi đều được duy trì, bảo dưỡng Năm 2019 – 2020, doanh thu tăng tới 359,798,022 VNĐ
Tỷ trọng hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Nguyên Đăng
Thực trạng Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng dường biển tại công ty
3.3.1 Tìm kiếm khách hàng, thu thập thông tin, nhu cầu từ khách hàng và tư vấn dịch vụ phù hợp cho khách hàng Đầu tiên và không thể thiếu chính là giai đoạn tìm kiếm khách hàng, thu thập thông tin về nhu cầu của khách và từ đó tư vấn giúp khách chọn ra dịch vụ phù hợp nhất cho khách hàng Công việc này được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên sales của công ty, những nhân viên thuộc bộ phận này sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ tìm hiểu thông tin về thị trường, về khách hàng Những thông tin này có được thông qua các nhà máy sản xuất, các công ty thương mại, công ty xuất nhập khẩu, các liên hệ mà sales tạo lập được hoặc thông qua các websites về thông tin doanh nghiệp như: trangvang.vn, hosocongty.vn, hay các sàn giao dịch B2B như Alibaba, Và sau khi đã nắm bắt được thông tin của các khác hàng tiềm năng, nhân viên sales của công ty sẽ bắt đầu thực hiện liên lạc với khách hàng thông qua nhiều phương thức như : gọi, nhắn tin, gửi email hay gặp mặt trực tiếp để có thể tìm hiểu nhu cầu của khách cụ thể hơn Từ đó, dựa vào thông tin đã có nhân viên sales sẽ gửi cho bộ phận overseas để check giá cước của các bên agent ở đầu bên kia từ đó có giá cước để sales báo giá cho khách cùng với giá của các dịch vụ khác như thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa, Đối với các khoản phí như phí kiểm dịch, kiểm hóa, là do công ty sẽ ứng trước rồi sau đó lấy hóa đơn để thanh toán với khách hàng Đối với khách hàng mới, trên thực tế để tạo dựng niềm tin của nhau cho các lần hợp tác lâu dài tiếp theo, công ty thường tiến hành làm trước một lô hàng để đối tác có thể đánh giá được năng lực làm việc của công ty.
Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, công ty sẽ ký kết các hợp đồng dài hạn theo quý hoặc theo năm, đảm bảo cung cấp số lượng hàng hóa lớn và ổn định.
3.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập Để tránh được những rủi ro về bộ chứng từ như bị sai sót, thiếu, có thể bị hải quan từ chối thông quan, nhân viên giao nhận phải đảm bảo nắm bắt được những chứng
Khi nhận thông báo từ khách hàng, nhân viên giao nhận cần nhanh chóng liên lạc để thu thập bộ chứng từ gốc cần thiết cho thủ tục hải quan nhập khẩu Sau khi nhận đủ chứng từ như Commercial Invoice, Packing list, Bill of Lading và hợp đồng, nhân viên cần kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của chúng Nếu phát hiện thiếu sót hoặc sai sót, nhân viên sẽ thông báo cho bộ phận kinh doanh để khách hàng kịp thời bổ sung và sửa chữa Việc đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của chứng từ không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giúp tránh phiền phức cho khách hàng.
Đối với khách hàng thân thiết và có kinh nghiệm với hàng nhập khẩu, Nguyên Đăng có thể yêu cầu gửi trước thông tin lô hàng qua email, bao gồm commercial invoice, hợp đồng, packing list và Bill of lading Việc này cho phép công ty chuẩn bị tờ khai hải quan điện tử trước, giúp tiết kiệm thời gian đăng ký Sau khi nhận kết quả phân luồng, tờ khai sẽ được in ra để khách hàng đóng dấu và ký xác nhận Nhân viên giao nhận sẽ thu thập các chứng từ gốc cùng với tờ khai đã được đóng dấu, tạo thuận lợi cho cả hai bên.
Việc nghiên cứu kỹ lưỡng mặt hàng nhập khẩu là rất cần thiết cho công tác nhận hàng Nhân viên giao nhận cần tìm hiểu thông tin về tên hàng, công dụng, tính chất, chất liệu và loại hàng để xác định mã áp thuế (mã HS) chính xác Đối với khách hàng đã có mã HS, việc kiểm tra lại mã này cũng rất quan trọng để đảm bảo tính phù hợp Nghiên cứu hàng hóa giúp nhân viên giao nhận nhận đúng hàng, tránh tình trạng hàng nhận không trùng khớp với số lượng trong hợp đồng Nếu không kiểm tra cẩn thận, nhân viên sẽ phải chịu trách nhiệm và công ty sẽ gánh chịu toàn bộ chi phí thiệt hại nếu khách hàng không đồng ý chi trả.
3.3.3 Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan
Sau khi nhận đủ thông tin về lô hàng từ khách hàng thông qua các tài liệu như hợp đồng thương mại, hóa đơn, danh sách đóng gói và vận đơn, nhân viên bộ phận sẽ tiến hành xử lý và quản lý lô hàng một cách hiệu quả.
Khi bắt đầu làm tờ khai hải quan điện tử, nhân viên chứng từ cần nghiên cứu kỹ bộ chứng từ để đảm bảo thông tin hàng hóa chính xác và tuân thủ quy định thuế xuất nhập khẩu của Bộ Tài chính Việc kiểm tra cẩn thận các thông tin không thể sửa đổi như tên hàng, tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện, số bill, số container, và ngày tàu đi đến là rất quan trọng, vì sai sót trong mã HS sẽ khiến người làm tờ khai phải chịu trách nhiệm Nhân viên cũng cần chú ý đến địa điểm dỡ hàng để thực hiện thủ tục hải quan đúng cách Sau khi hoàn thành tờ khai, cần gửi bản in thử cho khách hàng để họ kiểm tra và xác nhận, đồng thời bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu hợp lý Nếu khách hàng yêu cầu sửa mã HS để hưởng ưu đãi thuế không hợp lý, nhân viên cần giải thích rõ ràng các phương án và vấn đề liên quan để giúp khách hàng đưa ra quyết định chính xác.
3.3.4 Nhận lệnh giao hàng ( Delivery Order – D/O)
Sau khi nhận Bill of Lading và thông báo hàng đến từ khách hàng, nhân viên giao nhận của Nguyên Đăng Việt Nam sẽ mang vân đơn, thông báo hàng đến và giấy giới thiệu đến văn phòng hãng tàu để lấy lệnh Hãng tàu sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và nếu đúng thông tin, sẽ giao D/O cho nhân viên Nhân viên cần ứng tiền cho các phí như phí chứng từ, phí đại lý và phí vệ sinh container, thường liên hệ trước với hãng tàu để thống nhất các chi phí Họ sẽ làm thủ tục cược container, giấy mượn container và cam kết trả container đúng hạn Sau khi nhận lệnh, cần kiểm tra số cont, số chì, hạn lệnh, số tiền, mã số thuế, tên công ty và địa chỉ trên hóa đơn, yêu cầu sửa nếu không khớp Đồng thời, nhân viên cũng phải liên hệ với cảng để xác nhận hàng hóa đã đến hay chưa.
3.3.5 Chuẩn bị phương tiên vận tải để nhận hàng ( nếu cần)
Mặc dù không có đủ phương tiện vận tải, Nguyên Đăng sẽ nhận trách nhiệm thuê phương tiện để vận chuyển hàng hóa theo thỏa thuận với đối tác và yêu cầu khách thanh toán theo hóa đơn Nhân viên giao nhận sẽ xem xét loại hàng, khối lượng và tính chất hàng hóa để đưa ra phương án thuê phương tiện phù hợp, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, thuận tiện và an toàn đến tay khách hàng Địa điểm giao hàng có thể là kho của khách hoặc địa điểm chỉ định Nhân viên giao hàng cần sắp xếp thời gian và phương tiện hợp lý để tránh tình trạng thiếu phương tiện khi đã lấy hàng ra khỏi cảng Ngoài ra, họ cũng phải liên hệ trước với khách hàng để xác nhận thời gian và địa điểm giao hàng nhằm tránh khách hàng phải chờ đợi.
3.3.6 Làm thủ tục thông quan Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình nhận hàng của công ty giao nhận. Các vấn đề và trục trặc thường xảy ra trong bước này Do đó cần sự phối hợp tốt giữa các bộ phận với nhau Dưới đây là sơ đồ quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu được công ty Nguyên Đăng áp dụng: Đóng lệ
Lên tờ khai Kiểm tra lại dấu thông Phúc tập thực tế hải quan tờ khai quan và hồ sơ hàng hóa nhận lại tờ khai
Sơ đồ quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Bước 1: Lên tờ khai hải quan
Sau khi hoàn tất việc kê khai thông tin nhập khẩu qua nghiệp vụ IDA, nhân viên chứng từ sẽ gửi dữ liệu lên hệ thống VNACCS Hệ thống này sẽ tự động cấp số và xuất ra các chỉ tiêu quan trọng, bao gồm thuế suất và tên tương ứng với các mã đã nhập.
Nhân viên giao nhận sẽ nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị tại chi cục hải quan cho nhân viên tiếp nhận theo ô đã chỉ định trên tờ khai hải quan điện tử Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ và mã số thuế của doanh nghiệp để xác minh tình trạng nợ thuế và ân huệ thuế Nếu doanh nghiệp còn nợ thuế, hải quan yêu cầu thanh toán trước khi giải tỏa hàng hóa Sau khi hoàn tất, hải quan sẽ nhập thông tin vào hệ thống để xử lý và đưa ra kết quả phân luồng cho lô hàng.
Bước 2: Kiểm tra lại tờ khai
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ chuyển hồ sơ cho hải quan để tính thuế Hải quan sẽ kiểm tra tính chính xác của thuế và ghi kết quả lên Phiếu ghi kết quả kiểm tra thuế Nếu kết quả tính thuế khớp hoặc sai số nhỏ dưới 100 đồng, doanh nghiệp sẽ được thông quan Ngược lại, nếu không khớp, hải quan sẽ rà soát lại tờ khai về thuế, đơn giá và trị giá, điều chỉnh dữ liệu nếu cần Trong trường hợp tờ khai được phân luồng xanh, hải quan sẽ in số tiền thuế để doanh nghiệp nộp và hoàn tất thủ tục Nếu hồ sơ bị phân luồng vàng hoặc đỏ, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa nếu cần.
Bước 3: Kiểm tra chi tiết hàng hóa
Sau khi được kiểm tra tính thuế xong, hải quan tính thuế sẽ chuyển hồ sơ sang cho cán bộ hải quan kiểm hóa:
Kiểm hóa có 2 hình thức:
Kiểm tra hàng hóa bằng máy soi là quy trình thực hiện tại bãi kiểm hóa với hàng nguyên container, sử dụng thiết bị của hải quan Xe container sẽ được soi qua máy mà không cần cắt chì niêm phong Nếu phát hiện dấu hiệu nghi ngờ, hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thủ công bằng cách mở container để kiểm tra trực tiếp.
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam
Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn, với đà tăng trưởng mạnh mẽ của năm
Năm 2020, Nguyên Đăng đặt mục tiêu tăng trưởng từ 10% đến 20% hàng năm, với mục tiêu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển chiếm 60% - 70% tổng hoạt động Để đạt được mục tiêu này, công ty đã đối mặt với nhiều khó khăn và cần nỗ lực duy trì, mở rộng thị phần, tập trung vào nhu cầu của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu vừa và nhỏ trong nước Công ty cũng đã xác định các phương hướng phát triển để hỗ trợ cho chiến lược này.
Để tối ưu hóa hiệu quả đầu tư, cần sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả cho việc phát triển cơ sở hạ tầng Đồng thời, khai thác và tận dụng tối đa chức năng của kho bãi, cũng như các phương tiện thiết bị vận chuyển bốc dỡ, sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác giao nhận hàng hóa.
Xây dựng cơ chế điều hành kinh doanh và quy chế hoa hồng, doanh thu hợp lý là cần thiết để tạo động lực thúc đẩy hoạt động kinh doanh Điều này không chỉ tăng cường công tác quản lý mà còn giúp tiết kiệm chi phí hoạt động Bên cạnh đó, việc đảm bảo chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường sẽ thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng quen thuộc.
Nguyên Đăng đang tích cực mở rộng thị trường và tăng cường hoạt động Marketing qua website để giới thiệu đến khách hàng về khả năng giao nhận và hoạt động của công ty Công ty tập trung phát triển các thị trường trọng điểm tại Châu Mỹ và Châu Á, đồng thời mở rộng các ngành nghề mà mình đảm nhận.
Tham gia thường xuyên các buổi huấn luyện và đào tạo kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên là rất quan trọng Bên cạnh đó, tổ chức các hội thảo để chia sẻ kinh nghiệm và bổ sung kiến thức cũng giúp nâng cao trách nhiệm của nhân viên đối với công ty.
Khuyến khích sự gắn kết giữa các phòng ban và chi nhánh là điều cần thiết để tạo ra sự phối hợp hiệu quả trong hoạt động của công ty Điều này không chỉ giúp nâng cao sự gắn bó giữa các đơn vị mà còn mang lại lợi ích chung cho toàn bộ tổ chức cũng như lợi ích riêng cho từng phòng ban.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, cần phát triển các phương tiện vận chuyển nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn Đồng thời, khai thác hiệu quả các thế mạnh sẵn có về cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên đã được đào tạo chuyên nghiệp.
Công ty đang hướng tới việc nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Mục tiêu là hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu và đồng thời đơn giản hóa, hiện đại hóa các bước thực hiện quy trình này.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam
4.2.1 Giải pháp trong việc kiểm tra và áp mã HS cho hàng hóa
Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên thường gặp khó khăn trong việc tra cứu mã HS cho hàng hóa nhập khẩu, ảnh hưởng đến hiệu quả tư vấn và giao dịch với hải quan Việc khách hàng không khai báo đúng tên và mô tả hàng hóa dẫn đến tranh luận giữa hải quan và nhân viên giao nhận, kéo dài thời gian và gia tăng chi phí thủ tục Để khắc phục vấn đề này, cần tối ưu hóa thời gian và tăng độ chính xác trong việc áp mã HS Nhân viên giao nhận nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như catalogue và tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ các đặc điểm của hàng hóa Đối với hàng hóa phức tạp, cần có sự hỗ trợ từ nhân viên kỹ thuật của khách hàng để đảm bảo áp mã chính xác Công việc này đòi hỏi kiến thức vững về các loại hàng hóa và biểu thuế nhập khẩu Sự hợp tác chặt chẽ từ phía khách hàng về thông tin chi tiết sẽ giúp quy trình áp mã hàng hóa trở nên hiệu quả hơn.
Để đưa ra mã HS chính xác, cần vận dụng kiến thức và kinh nghiệm một cách hiệu quả Bên cạnh đó, nhân viên cũng cần thường xuyên cập nhật các văn bản thuế từ các bộ ngành liên quan.
4.2.2 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ Điều đầu tiên cần kiểm tra trong việc chuẩn bị chứng từ là bộ chứng từ cần đầy đủ giấy tờ cần thiết cho lô hàng Nếu công ty không đủ chứng từ cần thiết sẽ không thể nhận hàng đúng hạn cho khách hàng Sau đó cần đảm bảo tính chính xác và khớp nhau giữa chứng từ để tránh mất thời gian và chi phí sửa chữa Do đó, làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ sẽ giúp cho quy trình nhận hàng được thông suốt, dễ dàng hơn Có thể áp dụng các biện pháp cụ thể như sau:
Để đảm bảo quá trình chuẩn bị và hoàn thiện bộ chứng từ được hiệu quả, cần phân công hai người thực hiện công việc này Họ sẽ kiểm tra chéo nhau và hỗ trợ nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót Nếu có bất kỳ chi tiết hay số liệu nào chưa rõ, cần trao đổi ngay với khách hàng và các bên liên quan để bổ sung những chứng từ thiếu sót hoặc không phù hợp.
Cần chỉ định người phụ trách theo dõi và cập nhật thông tin về những thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ các cơ quan chức năng Việc này nhằm đảm bảo thông tin được phổ biến kịp thời và có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp với các chứng từ cần thiết.
4.2.3 Hoàn thiện công tác kiểm hàng và nhận hàng
Nhân viên cần nắm rõ hàng hóa nhận được, đảm bảo chính xác lô hàng và kiểm tra chất lượng theo các chứng từ và điều khoản đã thỏa thuận Việc kiểm hàng cẩn thận giúp tránh rắc rối cho công ty, đồng thời tạo căn cứ xác nhận khi có vấn đề về chất lượng hoặc số lượng hàng hóa.
Nhân viên giao nhận cần chú ý đến địa điểm và nội dung kiểm hóa đầu tiên, vì bất kỳ sai sót nào về thời gian hay địa điểm đều có thể làm chậm tiến trình kiểm tra, dẫn đến việc nhận lô hàng cũng bị trì hoãn.
Công ty cần chủ động mời cán bộ kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng, đảm bảo sự thuận tiện về thời gian và địa điểm Đồng thời, nên cử thêm cán bộ chuyên trách để hỗ trợ và giám sát quá trình kiểm tra.
Để tránh những đổ vỡ và hư hỏng không đáng có khi nhận và kiểm hàng, việc lựa chọn cán bộ có chuyên môn và nghiệp vụ là rất quan trọng Họ cần có hiểu biết sâu sắc về mặt hàng và thực hiện công việc một cách cẩn thận.
Nhân viên cần chú ý đối chiếu tên hàng hóa với packing list một cách cẩn thận, bởi vì danh sách hàng hóa thường dài và đa dạng, dễ dẫn đến nhầm lẫn.
Khi kiểm tra bao bì, cần chú ý đến mã ký hiệu nếu có, để đảm bảo tính nguyên vẹn của sản phẩm Nhân viên giao nhận Nguyên Đăng phải kiểm tra kỹ lưỡng bao bì; nếu phát hiện rách hoặc thiếu mã ký hiệu, cần bỏ hàng ra kiểm tra và thực hiện bổ sung, sửa chữa hoặc thay thế nếu cần thiết.
4.2.4 Đầu tư hiện đại hóa các trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác nhận hàng nhập khẩu
Trong bối cảnh dịch bệnh truyền nhiễm, nhiều cơ quan và doanh nghiệp đã chuyển sang hoạt động trực tuyến Tuy nhiên, Nguyên Đăng gặp khó khăn do hệ thống máy móc cũ kỹ như máy tính, máy fax, máy in và điện thoại thường xuyên trục trặc, ảnh hưởng đến liên lạc và kinh doanh Để đáp ứng nhu cầu khách hàng, việc nâng cấp trang thiết bị cho nhân viên là cần thiết, giúp tăng hiệu quả công việc, cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban và chi nhánh, đồng thời tạo thuận lợi cho giao dịch với khách hàng.
Để mở rộng hoạt động vận tải, công ty nên xem xét đầu tư vào việc mua sắm thêm trang thiết bị và bảo trì Việc này sẽ giúp các phương tiện như xe tải, đầu kéo và máy nâng hoạt động hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo an toàn kỹ thuật cho quá trình vận chuyển.
4.2.5 Giải pháp đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên
Đầu tư vào nhân viên là nền tảng quan trọng giúp công ty đạt được các mục tiêu lớn, vì con người là trung tâm của mọi hoạt động Để xây dựng một tổ chức mạnh mẽ, công ty cần có những biện pháp nâng cao trình độ tay nghề của nhân viên.
Để nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên, việc tự trau dồi và học hỏi thêm là vô cùng quan trọng Công ty có thể hỗ trợ nhân viên của mình thông qua việc tổ chức các khóa học về nghiệp vụ, giúp họ cập nhật kiến thức và kỹ năng mới, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và đóng góp cho sự phát triển của công ty.
Một số kiến nghị đối với nhà nước và cơ quan chức năng để hoàn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam 39
4.3.1 Sửa đổi hệ thống quy phạm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp giao nhận
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tại Việt Nam hiện còn thiếu đầy đủ và đồng bộ, thường mang tính áp đặt, chưa thực sự hỗ trợ cho doanh nghiệp Điều này đã dẫn đến nhiều khó khăn và bức xúc cho các doanh nghiệp trong quá trình áp dụng các quy định pháp luật.
4.3.2 Về thủ tục Hải quan
Cần cải tiến quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, đảm bảo tiến độ và quy trình hoạt động Sự thống nhất giữa Hải quan và các ban ngành liên quan là rất quan trọng Luật Hải quan cần có quy định cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa và minh bạch hóa Cần tích cực giải quyết khiếu nại và giải đáp thắc mắc của người dân Trong hoạt động Logistics, việc đảm bảo thông suốt trong quá trình vận chuyển hàng hóa và yếu tố thời điểm là rất quan trọng Do đó, cải tiến thủ tục hải quan nhằm giảm thời gian và chuẩn hóa khai báo hải quan là yếu tố then chốt.
4.3.3 Cần có những quy chế, chính sách để giành quyền vận chuyển cho công ty Việt Nam
Chính phủ Việt Nam hiện đang thiếu các cơ chế hỗ trợ cho các công ty vận tải giao nhận trong việc giành quyền vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu Điều này dẫn đến việc các công ty này phải phụ thuộc vào việc thuê phương tiện và dịch vụ từ các nhà đầu tư trong nước.
4.3.4 Cải cách thủ tục hành chính, tạo môi trường pháp lý thông thoáng
Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống luật đầu tư nước ngoài, ban hành các văn bản pháp luật mở cửa và hội nhập theo thông lệ quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực đầu tư tại Việt Nam Cải cách thủ tục hành chính cần được thực hiện để thu hút FDI, đặc biệt trong ngành vận tải giao nhận Công tác quản lý nhà nước cần tạo ra các ưu đãi hợp lý nhưng cũng phải chặt chẽ để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp trong nước, tránh tình trạng các công ty nước ngoài lợi dụng ưu đãi để cạnh tranh không lành mạnh, gây thiệt hại và thất thu ngân sách cho Nhà nước.
4.3.5 Đầu tư nâng cao cơ sở hạ tầng cho hệ thống cảng biển
Nhà Nước cần xây dựng chính sách và kế hoạch cụ thể để đầu tư vào cơ sở hạ tầng cảng biển, nhằm nâng cao hiệu quả vận tải đường bộ và đường biển Nếu được đầu tư hợp lý, các cảng biển Việt Nam có thể trở thành điểm trung chuyển quan trọng trong khu vực và thế giới nhờ vị trí địa lý thuận lợi Tuy nhiên, hiện tại, hiệu quả hoạt động của các cảng biển chưa cao do thiếu đầu tư, dẫn đến giá cước vận chuyển hàng hóa tăng cao, hạn chế số lượng cảng lớn có thể tiếp nhận tàu, cũng như tình trạng hàng hóa phải chuyển tải qua nước khác và năng suất làm việc của các cảng còn thấp, cùng với trang thiết bị và kho bãi lạc hậu.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, cả về chất lượng và khả năng cạnh tranh Việc nâng cao dịch vụ này là cần thiết để đáp ứng nhu cầu phức tạp của khách hàng và đảm bảo sự tồn tại, phát triển bền vững cho công ty TNHH Vận chuyển quốc tế HD Bài viết đã tổng quan thực trạng phát triển dịch vụ của công ty, nêu bật những thành công trong những năm qua cùng với định hướng tương lai Mặc dù công ty đã chú trọng vào việc phát triển dịch vụ giao nhận, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục Tóm lại, công ty cần tiếp tục đẩy mạnh và nâng cao dịch vụ giao nhận hàng hóa trong bối cảnh kinh tế hiện tại, đầy rẫy cơ hội và thách thức.
1 Bộ môn quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (2015), Giáo trình quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Trường Đại học Thương mại, Khoa Thương mại quốc tế.
2 Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD, Báo cáo tài chính năm 2017, 2018, 2019.
3 Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD, Báo cáo nhân sự tổng hợp năm 2017,
4 Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, NXB Chính trị hành chính, Hà Nội.
Website chính thức của công ty: http://www.hdintertrans.com https:// masothue.vn/0105366925-cong-ty-tnhh-van-chuyen-quoc-te-hd
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Đề tài khóa luận:
HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT
GVHD: TS Mai Thanh Huyền
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đức Thành
Khoa: Kinh tế và Kinh doanh quốc tế
Trường: Đại học Thương Mại
Nhận xét của Giảng viên hướng dẫn:
Hà Nội, ngày… tháng…năm 2021
