Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.

CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VIỆC ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ VÀO CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS

Tổng quan về hoạt động logistics

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của logistics

Cụm từ logistics có nguồn gốc từ các cuộc chiến tranh thời Hy Lạp cổ đại, phát sinh từ nhu cầu quân sự Đế chế La Mã và Byzantine đã định nghĩa logistics là việc cung cấp tài chính, lương thực và vũ khí cho quân đội.

Trong quá trình di chuyển từ căn cứ đến tiền tuyến, các chiến sĩ đảm nhận công việc logistics, hay còn gọi là logistikas Napoleon cũng đã định nghĩa logistics trong các cuộc chiến phương Tây là hoạt động duy trì lực lượng quân đội, bao gồm việc bố trí và di chuyển quân.

Trong giai đoạn đầu, logistics được hiểu là quản lý vận chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, hàng hóa, và sản phẩm cuối cùng Tuy nhiên, khái niệm này chưa đầy đủ, vì logistics hiện đại còn bao gồm đào tạo kỹ năng, phát triển tài liệu kỹ thuật, phương tiện sửa chữa, bộ phận thay thế, và yếu tố thông tin không thể thiếu.

Hội đồng quản lý logistics của Hoa Kỳ (CLM) đã mở rộng định nghĩa về logistics bằng cách bổ sung yếu tố thông tin, coi logistics là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và kiểm soát lưu chuyển, dự trữ hàng hóa, dịch vụ cùng thông tin liên quan, từ điểm xuất phát đến nơi tiêu thụ cuối cùng, nhằm đạt hiệu quả và đáp ứng yêu cầu của khách hàng (Lambert, 1988).

Năm 2003, Edward H Frazelle, chủ tịch Học viện Nghiên cứu logistics, đã chỉ ra rằng logistics không chỉ bao gồm dòng lưu chuyển sản phẩm và thông tin mà còn cả dòng luân chuyển tiền tệ, đóng vai trò quan trọng trong chuỗi hoạt động logistics Ông khẳng định rằng logistics là dòng luân chuyển vật tư, thông tin và tài chính giữa người tiêu dùng và nhà cung cấp Tại Việt Nam, Luật Thương mại năm 1997 cũng nhận định rằng dịch vụ logistics là dịch vụ giao nhận hàng hóa, bao gồm việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho và thực hiện các thủ tục liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của khách hàng.

Luật Thương mại năm 1997 chỉ định nghĩa logistics một cách hẹp, tập trung vào các hoạt động liên quan đến hàng hóa Đến năm 2005, luật đã có sự điều chỉnh theo hướng mở rộng, tuy nhiên vẫn chưa quy định cụ thể mà chỉ để ngỏ cho các dịch vụ liên quan đến hàng hóa trong tương lai Dịch vụ logistics được coi là hoạt động thương mại, trong đó thương nhân thực hiện một hoặc nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, đóng gói, ghi ký mã hiệu, giao hàng và các dịch vụ khác theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.

Dịch vụ logistics, được phiên âm là dịch vụ lô-gi-stíc, hiện vẫn được sử dụng nguyên văn bằng tiếng Anh do chưa có từ tiếng Việt nào diễn đạt chính xác nghĩa gốc Trước đây, logistics từng được dịch là hậu cần, nhưng cách dịch này vẫn chưa phản ánh đúng bản chất của thuật ngữ.

Logistics đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề khác nhau Mặc dù có nhiều định nghĩa và cách tiếp cận khác nhau qua các thời kỳ lịch sử, không thể xác định một định nghĩa nào là chính xác nhất Do đó, việc áp dụng định nghĩa logistics sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của từng ngành nghề và hướng tiếp cận cụ thể.

Từ những khái niệm đã đúc kết ở mục trên, (Châu, 2009) đã liệt kê 3 đặc điểm chính của logistics như sau:

Logistics là một quá trình liên tục bao gồm chuỗi các hoạt động liên quan đến việc quản lý dòng chảy của sản phẩm, thông tin và tài chính Những hoạt động này được thực hiện một cách hệ thống và khoa học thông qua các bước hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát Mỗi hoạt động không chỉ hỗ trợ lẫn nhau mà còn có tác động qua lại, tạo nên một hệ thống logistics hiệu quả.

Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tất cả các nguồn tài nguyên và yếu tố đầu vào cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Các nguồn tài nguyên này không chỉ bao gồm nguyên vật liệu, mà còn bao gồm nhân lực, thông tin, tài chính, cũng như các bí quyết và công nghệ.

Logistics bao gồm hai cấp độ chính: hoạch định và tổ chức Ở cấp độ hoạch định, nhà quản trị cần ưu tiên xác định vị trí, bao gồm việc xác định nguồn nguyên vật liệu đầu vào, thời gian thu gom, địa điểm vận chuyển đến kho hoặc nhà máy sản xuất, và vị trí phân phối đến khách hàng.

Ở cấp độ tổ chức, các nhà quản trị chú trọng đến vận chuyển và lưu trữ, nghiên cứu cách luân chuyển nguồn nguyên liệu từ điểm đầu đến điểm cuối của chuỗi cung ứng Tuy nhiên, tại Việt Nam hiện nay, nhiều người chỉ hiểu logistics ở mức độ cơ bản, coi đó chỉ là quá trình vận chuyển hàng hóa, dẫn đến những hiểu lầm về bản chất thực sự của logistics.

Ba đặc điểm chính của logistics đều hướng đến một mục tiêu chung: cung cấp đúng số lượng các yếu tố cần thiết tại đúng địa điểm và thời gian quy định, đồng thời tối ưu hóa chi phí Những yếu tố này bao gồm nguyên vật liệu đầu vào, nguồn nhân lực, bán thành phẩm, thành phẩm lưu kho, và sản phẩm cuối cùng đến tay người tiêu dùng trong chuỗi cung ứng.

Logistics là quá trình bắt đầu từ việc nhà cung cấp tìm kiếm nguyên liệu đầu vào cho đến khi hàng hóa được giao đến tay người tiêu dùng Vai trò của logistics trong chuỗi cung ứng là rất quan trọng, vì tốc độ và hiệu quả của dòng luân chuyển hàng hóa phụ thuộc vào các hoạt động logistics.

Vai trò của logistics đối với nền kinh tế quốc dân:

Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các hoạt động kinh tế giữa các quốc gia và doanh nghiệp nội địa, thông qua việc cung cấp nguyên vật liệu, quản lý quy trình sản xuất, phân phối sản phẩm và mở rộng thị trường.

-Tối ưu hóa quy trình từ lúc nhập nguyên vật liệu cho đến khi phân phối sản phẩm cuối cùng đến tay người tiêu dùng.

- Tiết kiệm được thời gian và chi phí cho quá trình vận chuyển, phân phối.

- Mở rộng thị trường, tiêu chuẩn hóa các chứng từ trong kinh doanh quốc tế. Vai trò của logistics đối với doanh nghiệp:

Trước đây, sự hình thành của logistics được xem là dựa vào các chức năng của bộ phận marketing và sản xuất.

Giải pháp công nghệ trong các hoạt động logistics

1.2.1 Khái niệm giải pháp công nghệ trong các hoạt động quản trị logistics

Giải pháp công nghệ hiện nay đóng vai trò quan trọng trong thiết kế sản phẩm, quy cách kỹ thuật, quy trình sản xuất và giao hàng Sự gia tăng của các yếu tố thị trường, nhu cầu khách hàng, tính linh hoạt và khả năng đáp ứng đã thúc đẩy các nhà sản xuất mở rộng mạng lưới logistics Điều này giúp họ điều phối hiệu quả các nhà cung ứng và tối ưu hóa quá trình logistics cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp, từ đó cải thiện quá trình ra quyết định.

Giải pháp công nghệ thông qua việc tăng cường sử dụng Internet vạn vật (IoT) cho phép kết nối thông tin về sản phẩm, máy móc, dịch vụ và con người Việc áp dụng các công nghệ này giúp lập kế hoạch hiệu quả cho các nguồn lực và quản lý hệ thống kho vận và vận tải, từ đó đảm bảo kết quả tối ưu trong việc truyền dữ liệu giữa các phòng ban.

Winkelhaus đã nêu bật lên 3 khía cạnh chính để làm rõ hơn về khái niệm giải pháp công nghệ trong logistics (Sven Winkelhaus , 2019):

- Ý nghĩa của mô hình sản xuất mới (tùy biến đại chúng) cho logistics

- Ứng dụng những công nghệ kỹ thuật số mới như IoT, hệ thống thực - ảo,…

-Tầm quan trọng của con người trong vai trò nhân viên, khách hàng, các bên liên quan,…

Con người, đặc biệt là các nhà quản trị logistics, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các giải pháp công nghệ ứng dụng cho hoạt động logistics.

Các giải pháp công nghệ trong logistics đã trải qua hai giai đoạn quan trọng: đầu tiên là thay thế các hình thức truyền thống bằng công nghệ hiện đại, sau đó là phát triển các hình thức này theo hướng tích cực Để làm rõ các ứng dụng chính của công nghệ trong hoạt động logistics, chúng ta có thể phân chia thành bốn nhóm giải pháp (Strandhagen, 2017).

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Phân tích dữ liệu lớn đang đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và tự động hóa quy trình ra quyết định Những công nghệ này giúp nâng cao hiệu quả quyết định của con người bằng cách cung cấp thông tin và phân tích dựa trên dữ liệu, từ đó tối ưu hóa quá trình đưa ra quyết định.

Nhận dạng và kết nối là những yếu tố quan trọng trong IoT, nơi các công nghệ cảm biến thông minh có khả năng xác định sản phẩm và vật liệu một cách độc nhất Điều này không chỉ nâng cao khả năng theo dõi mà còn cải thiện việc truy tìm các sản phẩm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp.

Luồng thông tin liền mạch đề cập đến hệ thống công nghệ thông tin tích hợp, thúc đẩy Điện toán đám mây để cung cấp truy cập dữ liệu và thông tin theo thời gian thực từ nhiều nguồn Mục tiêu là cải thiện khả năng lập kế hoạch sản xuất một cách nhanh chóng và hệ thống hơn.

Tự động hóa, robot và công nghệ sản xuất mới đang ngày càng phát triển, mang lại sự ra đời của các thiết bị tiên tiến và hệ thống vận tải thông minh Những công nghệ này không chỉ thay thế mà còn hỗ trợ các hoạt động thủ công của con người trong quá trình làm việc, giúp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót.

Các giải pháp công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hoạt động logistics, bao gồm cả xử lý nguyên vật liệu, kho vận và vận tải, cũng như quản lý nguồn lực Những công nghệ mới không chỉ ảnh hưởng đến luồng logistics nội bộ mà còn toàn bộ chuỗi cung ứng, nhờ vào khả năng tích hợp giữa các bên liên quan Điều này giúp nâng cao khả năng thấu thị và phối hợp trong các hoạt động logistics.

1.2.2 Vai trò và vị trí của giải pháp công nghệ trong các hoạt động logistics

Hình 1.2: Vị trí của dịch vụ logistics trong chuỗi cung ứng

Nguồn: Vũ Đình Nghiêm Hùng, 2014

- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Dòng vật chất, hay dòng sản phẩm, là quá trình vận chuyển hàng hóa và dịch vụ từ nhà cung cấp đến tay người tiêu dùng Các giải pháp công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo phân phối sản phẩm đúng số lượng và chất lượng cho khách hàng.

Dòng thông tin trong quá trình giao nhận hàng hóa bao gồm cả thông tin nhận và giao các đơn đặt hàng, chủ yếu liên quan đến chứng từ hàng hóa Việc áp dụng công nghệ giúp người vận hành và khách hàng dễ dàng theo dõi lộ trình lô hàng, đồng thời giao dịch chứng từ giữa người gửi và người nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Dòng tài chính trong doanh nghiệp bao gồm tiền thanh toán cho nhà cung cấp và tiền khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp Sự phát triển của các giải pháp công nghệ đã làm cho quy trình thanh toán trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi hơn.

- Tối ưu hóa giá trị của doanh nghiệp

Giá trị sản phẩm được nâng cao khi nhà cung cấp áp dụng giải pháp công nghệ, yêu cầu họ phải cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ trên nền tảng kỹ thuật số Điều này giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận thông tin về công dụng, mẫu mã, đặc tính và bảng giá, từ đó quảng bá hình ảnh sản phẩm một cách hiệu quả hơn.

Giá trị dịch vụ được nâng cao nhờ các giải pháp công nghệ, cho phép khách hàng linh hoạt tra cứu quy trình bảo hành, sửa chữa hàng hóa và cách sử dụng sản phẩm/dịch vụ Khách hàng cũng có thể chủ động đặt lịch ngay trên trang chủ Đồng thời, nhà cung cấp dễ dàng quản lý nhu cầu của khách, đảm bảo mang lại trải nghiệm tốt nhất về sản phẩm và dịch vụ.

Giá trị giao tiếp ngày càng được nâng cao nhờ ứng dụng công nghệ, cho phép khách hàng liên hệ nhanh chóng với nhà cung cấp qua các hộp chatbox trên trang web của doanh nghiệp Hơn nữa, các bộ phận trong công ty cũng dễ dàng giao tiếp với nhau thông qua các ứng dụng nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp và tăng cường hiệu quả làm việc.

Những điều kiện để ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động

Hiện nay, nhiều nghiên cứu cả trong và ngoài nước đã tập trung vào các vấn đề logistics trong bối cảnh công nghệ 4.0, theo Nguyễn Xuân Quyết.

(2019) cũng đã tổng hợp các nghiên cứu trước đó để đưa ra các điều kiện như sau: 1.3.1 Nhận thức của khách hàng bao gồm:

Trong bối cảnh đại dịch Covid-19, nhu cầu theo dõi và quản lý thông tin lô hàng từ xa một cách chính xác và nhanh chóng ngày càng trở nên cấp thiết Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến vào hoạt động logistics, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Kiểm định chất lượng các giải pháp công nghệ là quá trình quan trọng nhằm đánh giá và cải tiến hiệu quả của các công nghệ Bằng cách sử dụng các thang đo kiểm định chất lượng, chúng ta có thể xác định những điểm mạnh và điểm yếu của các giải pháp công nghệ, từ đó đưa ra các phương án hoàn thiện phù hợp.

Mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện các giải pháp công nghệ Các kết quả và đánh giá sơ bộ về sự hài lòng này sẽ là cơ sở để phát triển và hoàn thiện các sản phẩm công nghệ, từ đó nâng cao trải nghiệm người dùng.

Độ tin cậy của khách hàng trong việc sử dụng công nghệ là yếu tố quan trọng, đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo thông tin được cung cấp chính xác nhất.

1.3.2 Công nghệ và bảo mật:

-Hình thức đa dạng: Yêu cầu về hình thức trình bày phải bắt mắt để có thể gây ấn tượng cho khách hàng khi sử dụng.

Giao diện trang web dễ sử dụng với các yếu tố như form chữ, màu sắc và bố cục đơn giản sẽ tạo thiện cảm và thu hút mọi đối tượng người dùng.

Khả năng kết nối đa phương thức trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong bối cảnh đại dịch Covid, khi làm việc từ xa trở thành xu hướng chủ đạo Các ứng dụng cần được phát triển để tương thích với cả giao diện máy tính và điện thoại, giúp người dùng dễ dàng truy cập và làm việc hiệu quả ở bất kỳ đâu.

Khả năng bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng hàng đầu, giúp người sử dụng cảm thấy an tâm khi áp dụng các giải pháp công nghệ Việc bảo vệ thông tin cá nhân một cách tối ưu không chỉ nâng cao sự tin cậy mà còn tạo ra trải nghiệm sử dụng an toàn hơn cho người dùng.

Các bộ luật và nghị định do Chính phủ ban hành có ảnh hưởng sâu rộng đến phạm vi và phương thức ứng dụng trong xã hội Do đó, việc tuân thủ các quy định này là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp cho các ứng dụng và hoạt động liên quan.

-Phương thức thực hiện hợp đồng điện tử: Các phương thức thực hiện hợp đồng điện tử phải bảo đảm được pháp luật cho phép.

Thông tin dữ liệu và chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc ứng dụng các giải pháp công nghệ Đặc biệt, nguồn dữ liệu, dù lớn hay nhỏ, cùng với tính hợp pháp của chữ ký số, quyết định sự thành công của các ứng dụng công nghệ này.

Để giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm hiệu quả, cần thiết lập các quy định rõ ràng về việc xử lý vi phạm Điều này sẽ giúp xác định phạm vi cho phép sử dụng các giải pháp công nghệ tại Việt Nam, từ đó tạo điều kiện cho việc áp dụng công nghệ một cách hợp pháp và hiệu quả.

1.3.4 Sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng:

Khung pháp lý về sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng rất quan trọng Việc tham khảo kỹ các nguồn luật liên quan đến bảo vệ người tiêu dùng và sở hữu trí tuệ là cần thiết để tránh vi phạm khi áp dụng công nghệ.

Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin khách hàng là yếu tố quan trọng, giúp tạo dựng niềm tin và ấn tượng tích cực cho người dùng khi sử dụng công nghệ Thông tin được bảo vệ tốt không chỉ mang lại sự an tâm cho khách hàng mà còn nâng cao trải nghiệm sử dụng dịch vụ.

Để tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng, doanh nghiệp cần thiết kế và bố trí thương hiệu một cách hấp dẫn Việc này không chỉ giúp nâng cao nhận thức của khách hàng mà còn tạo sự tin tưởng khi họ sử dụng các giải pháp công nghệ của doanh nghiệp.

Thủ tục xử lý vi phạm bản quyền và lộ bí mật thông tin là rất quan trọng Cần nghiên cứu kỹ lưỡng các quy trình này để đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tránh mâu thuẫn trong trường hợp xảy ra sự cố.

1.3.5 Hệ thống thanh toán điện tử:

Kinh nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại một số doanh nghiệp tại Việt Nam

1.4.1 Kinh nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại

Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn

Từ năm 2013, Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn đã khẳng định vị thế hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực khai thác cảng với thương hiệu Saigon New Port (SNP) Công ty đã thành công trong việc cung cấp giá trị nổi bật cho khách hàng thông qua các giải pháp công nghệ tiên tiến Hiện nay, Tân Cảng Sài Gòn hợp tác với nhiều đối tác lớn như FPT, Viettel và các công ty khởi nghiệp như Abivin, Smartlogs, Ecotruck, đồng thời mở rộng liên kết với các đối tác quốc tế như KPIT/Birlasoft, Trinamix, Oracle, Info Dưới đây là một số ví dụ điển hình về ứng dụng công nghệ mà công ty đang triển khai.

Hệ thống quản trị dịch vụ Logistics hiện đại – Oracle Transportation Management.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS đa dạng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời việc ứng dụng công nghệ trong quản trị logistics đã mang lại nhiều lợi ích cho Tổng công ty.

Quản lý và theo dõi quy trình từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi hoàn tất các công tác, xuất hóa đơn và theo dõi công nợ (nếu có) là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

-KPI - Key Performance Indicator- bình quân đạt trên 98% trong việc nâng cao tỷ lệ đáp ứng dịch vụ cho khách hàng trong nhiều năm.

-Giảm thiểu các sai sót cá nhân Đánh giá trung thực về hiệu quả năng lực của các thành viên tham gia trong chuỗi dịch vụ.

- Kết nối hiệu quả và đồng bộ với các hệ thống thông tin của khách hàng.

Kể từ năm 2012, Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn đã ra mắt và triển khai thành công nền tảng E-Port, giúp các hãng tàu, đại lý, chủ hàng và các bên liên quan theo dõi và quản lý lô hàng một cách hiệu quả Nền tảng này cung cấp các chức năng tiện ích, mang lại sự chủ động và chính xác trong việc quản lý lô hàng.

Khách hàng hiện có thể tra cứu lịch tàu tại các cảng, bao gồm thông tin về đại lý hãng tàu, tên tàu, mã chuyến nhập - xuất, thời gian cập bến thực tế (ATB), thời gian rời bến thực tế (ATD), cũng như thời gian cảng/ICD ngừng tiếp nhận đăng ký xuất tàu đối với container hàng xuất tại Cát Lái Thông tin này cũng bao gồm thời gian cảng tiếp nhận hàng xuất cho các loại container như khô, lạnh, quá khổ và nguy hiểm, tại các khu vực như Cát Lái, Cát Lái Giang Nam, ICD Long Bình, ICD Sóng Thần, Tân Cảng Hiệp Phước, Tân Cảng Mỹ Thủy 2, TCIT, và TCTT.

Cung cấp thông tin về danh sách nhập - xuất tàu tóm tắt để khách hàng có thể tiện theo dõi và nắm bắt.

Cải thiện không ngừng giao diện của website để khách hàng có thể chủ động cập nhật manifest, danh sách nhập- xuất hàng của mình.

Khách hàng có thể theo dõi thông tin liên quan đến container và quá trình làm hàng tại cảng để chủ động sắp xếp thời gian và lập kế hoạch cho việc nhập hoặc xuất hàng Các thông tin quan trọng bao gồm: tác nghiệp, thời gian tác nghiệp, vị trí container, tình trạng nhập bãi, số container, tình trạng thông quan, đăng ký xuất tàu, tàu xuất, cảng chuyển tải/cảng đích, phương tiện chuyên chở đến cảng, hãng tàu khai thác container, tình trạng container (đầy/rỗng), kích cỡ container, số vận đơn/lệnh cấp rỗng, số seal, trọng lượng hàng và vỏ container, tổng trọng lượng theo hãng tàu khai báo, khối lượng toàn bộ container, trọng lượng cả container và xe qua cổng, nhiệt độ, nhóm hàng nguy hiểm, thời gian ra/vào cảng, hàng thuộc nhập/xuất, và thời gian nhận kết quả duyệt thông quan.

Cung cấp lệnh giao hàng điện tử và lệnh cấp rỗng điện tử giúp kiểm tra tình hình khai thác hàng lẻ trong kho, đồng thời giảm thiểu tối đa lượng giấy tờ cần thiết.

Nhờ vào các chức năng của ePort, thời gian làm thủ tục và thông quan tại các cảng đã giảm đáng kể Xe đậu chờ thông quan trước cổng giờ đây không còn mất nhiều thời gian như trước.

Thời gian chờ đợi để lấy hoặc nhập hàng tại cảng Cát Lái đã giảm từ 12 phút xuống chỉ còn 6 phút, trong khi thời gian thông quan trên hệ thống điện tử cũng giảm 2 phút so với phương pháp truyền thống Từ năm 2017 đến 2018, lượng hàng hóa thông quan tại cảng Cát Lái tăng 17%, trong khi bộ phận thủ tục hành chính truyền thống giảm 43% và bộ phận thu ngân giảm 36% Điều này chứng tỏ rằng việc áp dụng chuyển đổi số trong các nghiệp vụ hàng ngày tại cảng không chỉ giúp giảm ùn tắc giao thông mà còn tăng cường hiệu quả xuất nhập khẩu mà không cần nhiều sự hiện diện của các bộ phận thủ tục truyền thống.

1.4.2 Kinh nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại

Công ty TNHH Ocean Network Express (Việt Nam)

Hầu hết các hãng tàu và đại lý đã áp dụng công nghệ để giảm thiểu giao dịch bằng giấy, nhưng Công ty TNHH Ocean Network Express (Việt Nam), hay còn gọi là hãng tàu ONE, nổi bật với những giải pháp dễ sử dụng và đầy đủ công cụ.

ONE hoàn toàn áp dụng tất cả các nghiệp vụ qua nền tảng trang web, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt như hàng nguy hiểm hay hàng quá khổ cần lưu trữ email Tất cả các giao dịch còn lại được thực hiện trên các ứng dụng tự động, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi và đảm bảo nhận được kết quả nhanh chóng, chính xác.

Ứng dụng One Quote cho phép người dùng lấy báo giá online dễ dàng trên cả máy tính và điện thoại, với giá cả được cập nhật liên tục Mỗi báo giá sẽ hiển thị mức cước của từng loại container, các phụ phí đi kèm, thời gian hiệu lực và số tham chiếu Khách hàng chỉ cần sử dụng số tham chiếu này khi thực hiện booking, giúp hệ thống tự động đồng bộ cước phí với booking đã chọn.

Tìm kiếm lịch tàu phù hợp với số hợp đồng, số tham chiếu báo giá, cảng đến và lộ trình là điều cần thiết Khách hàng chỉ cần nhập thông tin cần thiết để dễ dàng tìm ra các tàu có lộ trình đáp ứng mong muốn và thuộc phạm vi đặt chỗ Lịch tàu cung cấp thông tin rõ ràng về việc tàu đi thẳng hay qua cảng chuyển tải, cũng như loại hàng hóa mà tàu có thể chở, bao gồm container thường, hàng lạnh và hàng nguy hiểm.

Để thực hiện việc đặt chỗ, người dùng chỉ cần cung cấp số hợp đồng hoặc số tham chiếu trên báo giá, cùng với thông tin về cảng đi, cảng đến và mã HS Nhân viên booking sẽ quản lý lượng đặt chỗ một cách dễ dàng hơn nhờ vào hệ thống tự động, hệ thống này sẽ tự động ngắt và thông báo khi đã đạt đủ lượng booking của khách hàng.

Chỉnh sửa booking và nhận hỗ trợ tư vấn qua phần mềm Live chat tích hợp trên website giúp kết nối nhanh chóng với nhân viên phụ trách Live chat được phân chia theo từng mục hàng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và giúp người dùng dễ dàng tiếp cận đúng người giải quyết vấn đề.

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ VÀO CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI CÔNG TY TNHH FEDEX TRANSPORT &

Giới thiệu công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

FedEx Trade Networks có nguồn gốc từ năm 1913, khi C J Tower & Sons, một nhà môi giới hải quan, bắt đầu hoạt động tại Niagara Falls, New York Sau khi được McGraw-Hill Inc mua lại vào năm 1986, công ty này trở thành Tower Group International Inc Chỉ ba năm sau, Tower Group đã thực hiện nhiều thương vụ mua lại nhằm mở rộng sự hiện diện trên toàn nước Mỹ, góp phần đưa công ty trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực logistics và thông tin thương mại quốc tế.

In February 2000, FedEx Corp announced the acquisition of Tower Group International, leading to the establishment of a new subsidiary, FedEx Trade Networks Just one month later, the company expanded its portfolio by acquiring World Tariff, a provider of tax and customs information.

Vào năm 2018, FedEx đã tái cấu trúc các giải pháp hậu cần và thương mại điện tử của mình thành FedEx Trade Networks, nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của một động lực tăng trưởng quan trọng Tổ chức này sau đó được đổi tên thành FedEx Logistics (FedEx Trade Networks - FTN).

Năm 2019, công ty đã cung cấp một loạt giải pháp toàn diện cho chuỗi cung ứng, bao gồm vận tải đặc biệt, dịch vụ công nghệ thương mại điện tử xuyên biên giới, môi giới hải quan, cùng với các công cụ và dữ liệu quản lý thương mại.

Trụ sở khu vực của FTN AMEA (châu Á, Trung Đông, châu Phi) được thành lập tại Hong Kong vào ngày 3/7/2007, với hai văn phòng đại diện đầu tiên tại Hong Kong và Shanghai chính thức hoạt động từ ngày 9/3/2008 Đến hết tháng 12/2020, khu vực AMEA đã mở rộng với tổng cộng 42 văn phòng đại diện và 742 nhân viên cùng các cấp quản lý.

Công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam (FTN VN) được thành lập vào ngày 26/9/2017, với trụ sở chính đặt tại tòa nhà Hà Đô, số 2 Hồng Hà, quận Tân Bình, TP.HCM Mã số thuế của công ty là 031411989.

Vào ngày 14 tháng 5 năm 2018, Chi nhánh Công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam chính thức khai trương tại Tòa nhà VCCI, địa chỉ Số 9 Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội, với mã số thuế 0314119895-001.

FTN VN tối ưu hóa quy trình logistics để nâng cao sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng thông qua các giải pháp chuỗi cung ứng, vận tải đặc biệt, dịch vụ môi giới hải quan, cùng với các công cụ và dữ liệu quản lý thương mại, tất cả đều được hỗ trợ bởi mạng lưới toàn cầu của FedEx.

- Mạng lưới hàng hóa đường hàng không và đường biển

Hợp lý hóa chuỗi cung ứng giúp nâng cao hiệu quả, độ chính xác và tiết kiệm chi phí, đồng thời tận dụng mạng lưới vận tải toàn cầu cạnh tranh để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Môi giới Hải quan và Giải pháp Thương mại của FTN giúp khách hàng vượt qua những phức tạp trong quy tắc và thủ tục thương mại quốc tế Chúng tôi cung cấp các giải pháp tối ưu nhất để giải quyết mọi vấn đề liên quan, đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

- Dịch vụ chuỗi cung ứng

FTN là công ty hàng đầu trong lĩnh vực hậu cần 3PL, chuyên quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả Chúng tôi cam kết kích hoạt thương mại cho doanh nghiệp khách hàng thông qua nhiều dịch vụ chuyên biệt, bao gồm công nghệ, chăm sóc sức khỏe, thương mại điện tử, bán lẻ, tiêu dùng và công nghiệp.

Gần đây, FedEx đã giới thiệu dịch vụ đóng ghép các lô hàng LCL của khách hàng riêng biệt vào cùng một container Dịch vụ này giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa không gian trong container cho các lô hàng có cùng lộ trình vận chuyển.

Tổng Giám Đốc Điều Hành Khu vực Đông Nam Á: 1

Quản lý chi nhánh Hà Nội: 1

Manager: 1 Senior Coordinator: 2 Coordinator: 3 Senior Clerk: 1

Association Specialist: 1 Senior Coordinator: 3 Senior Clerk: 1

- Senior Executive Account: 2 Bộ phận Kinh doanh:

- Senior Accountant: 1 Bộ phận Kế toán:

Manager: 1 Senior Accountant: 1 Association Accountant: 1 Accounting Assistant: 1

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu nhân sự đang hoạt động tại công ty TNHH FedEx

Transport & Brokerage Việt Nam tháng 3/2022

Nguồn: Bảng báo cáo tình hình hoạt động của công ty TNHH FedEx

Transport & Brokerage Việt Nam, Quý 1/2022

Nguồn nhân lực chủ yếu tập trung tại TPHCM do khối lượng hàng xử lý lớn Tổng Giám đốc điều hành và các Trưởng phòng làm việc tại TPHCM nhưng vẫn quản lý nhân viên tại Hà Nội Chi nhánh Hà Nội có một Quản lý chi nhánh chịu trách nhiệm báo cáo tình hình làm việc cho Tổng Giám đốc hàng tuần qua họp trực tuyến vào mỗi thứ hai Các cấp quản lý tại TPHCM tham gia trực tiếp vào cuộc họp tại văn phòng công ty.

Trụ sở TPHCM phụ trách các lô hàng từ Quy Nhơn vào các tỉnh miền Nam, trong khi chi nhánh Hà Nội theo dõi lô hàng toàn miền Bắc đến Đà Nẵng Nhân viên làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, và bộ phận Hàng Không cùng Đường Biển làm thêm sáng thứ bảy để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và xử lý kịp thời các rủi ro vào cuối tuần Tất cả nhân viên tại FTN VN đều yêu cầu có trình độ đại học trở lên và khả năng sử dụng tiếng Anh.

Để nâng cao hiệu quả công việc, cần phát triển 4 kỹ năng quan trọng giúp học hỏi nhanh chóng và ứng dụng thành thạo các phần mềm công nghệ Những kỹ năng này cho phép xử lý nghiệp vụ và đáp ứng các yêu cầu cụ thể của từng bộ phận trong tổ chức.

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây (2019 - 2021)

Bảng 2.1: Tình hình tài chính của công ty TNHH FedEx Transport &

Nguồn: Báo cáo Tài chính theo năm tài chính từ 2019 đến 2021, Bộ phận Kế Toán công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Thực trạng ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Từ năm 2019, FTN VN đã tích cực ứng dụng công nghệ vào hoạt động logistics, chủ yếu trong các lĩnh vực thông tin và tài chính do tính chất công việc liên quan đến thủ tục giấy tờ Trung bình, FTN VN đã đầu tư 16.583 USD, 21.828 USD và 22.112 USD vào các giải pháp công nghệ trong các năm 2019, 2020 và 2021.

Bảng 2.4: Tóm tắt các giải pháp công nghệ được ứng dụng tại FTN VN

Tên giải pháp Năm ứng dụng eTrans 2017

Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động năm tài chính 2019 - 2021, công ty TNHH

FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Hình 2.1: Vị trí các giải pháp công nghệ trong các hoạt động logistics của công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Bộ phận kinh doanh bán cước: iSell

Bộ phận vận hành nhập liệu, báo cáo: eTrans Galaxy

Bộ phận kế toán thanh toán, thu tiền: Coda

Microsoft VPN Các máy móc, thiết bị khác

Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động năm tài chính 2019 - 2021, công ty TNHH

FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

2.2.1 eTrans eTrans là hệ thống nhập và lưu trữ dữ liệu các lô hàng đi qua FedEx eTrans được dùng đồng bộ cho tất cả các văn phòng của FedEx tại các nước và được ứng dụng tại bộ phận vận hành (gồm cả đường biển lẫn hàng không) Tại đây, nhân viên vận hành sẽ nhập tay toàn bộ các thông tin liên quan đến khách hàng, lô hàng, hóa đơn nháp,… vào hệ thống Hệ thống sẽ giúp lưu trữ tất cả các thông tin này dưới dạng một phần mềm quản lý đơn hàng theo từng số HBL riêng biệt Các chứng từ như HBL, Thông báo hàng đến, Lệnh giao hàng, Hóa đơn nháp,…đều sẽ được tự động xuất ra theo mẫu có sẵn trên hệ thống khi nhập số HBL tương tự vào Hệ thống nộp AMS/ ACI/ e-Manifest,… cũng được tự động liên kết các thông tin đã được nhập trước đó trên eTrans và được quản lý theo số HBL của mỗi lô Sau khi ứng dụng eTrans vào trong hoạt động, việc nhập liệu và lưu trữ thông tin giảm từ 15 phút xuống khoảng còn 5 phút cho mỗi chứng từ cần hoàn tất, tiết kiệm được 3 lần thời gian khi làm thủ công hoàn toàn với các công cụ đơn giản như các phần mềm Word, Excel,… thuộc hệ thống Microsoft.

Hệ thống được dùng cho các chức năng như sau:

- Tạo số HBL cho lô hàng:

Số HBL là mã quan trọng cho tất cả chứng từ liên quan đến lô hàng như Manifest, AMS/ACI/Emanifest và các báo cáo nội bộ, giúp đơn giản hóa giao tiếp với khách hàng và kiểm soát lô hàng hiệu quả hơn Việc tạo số HBL áp dụng cho tất cả các loại hàng xuất, bao gồm cả hàng qua FedEx và hàng đi trực tiếp với hãng tàu, cho phép quản lý lô hàng một cách linh hoạt Đặc biệt, với tính năng sao chép lô hàng trong eTrans, việc tạo số HBL cho các lô hàng tương tự chỉ mất chưa đến một phút, tiết kiệm thời gian cho nhân viên Hơn nữa, việc tạo số HBL tự động giúp hạn chế trùng lặp và liên kết với ID nhân viên tạo, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình sử dụng.

- Làm HBL (phụ lục 2 và 3):

Sau khi nhận SI từ khách hàng, nhân viên sẽ nhập thông tin liên quan đến booking và SI vào hệ thống eTrans, áp dụng cho tất cả các lô hàng xuất Quy trình này giúp lưu trữ thông tin lâu dài, giảm khoảng 50% dung lượng lưu trữ trên máy chủ so với việc sử dụng mẫu excel trước đây Tuy nhiên, eTrans yêu cầu nhiều thông tin và một số thông tin cần nhập lại nhiều lần, dẫn đến thời gian hoàn thành một HBL mất khoảng 5 - 10 phút.

Việc xuất HBL từ hệ thống eTrans đảm bảo mẫu đồng bộ cho tất cả các văn phòng đại diện của FedEx trên toàn cầu, giúp tránh tình trạng sử dụng các mẫu khác nhau Ngoài ra, các điều khoản mặt sau của HBL cũng được đồng bộ, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác Khi có mẫu HBL mới được cập nhật, việc triển khai tại tất cả các văn phòng đại diện sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Các HBL đã được đồng bộ số tham chiếu trong bảng báo giá Freightos gửi cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian nhập lại từng chi phí Nhờ vào tính năng này, thời gian để tạo và xuất hóa đơn nháp hoặc hóa đơn cho khách hàng đã giảm từ 5 phút xuống chỉ còn 1-2 phút.

- Lưu trữ thông tin khách hàng:

Tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ FedEx cần có tài khoản trên hệ thống eTrans, bao gồm mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, email và số điện thoại Thông tin này được lưu trữ trên eTrans, giúp giảm tải lưu trữ trên máy chủ và đồng bộ hóa cho các lô hàng tương tự trong tương lai.

Hệ thống eTrans hỗ trợ nộp AMS/ACI/E-Manifest cho các lô hàng đi Mỹ và Canada, liên kết trực tiếp với hải quan của hai nước Chức năng SEAMS của eTrans giúp việc nộp các tài liệu này trở nên dễ dàng và dễ theo dõi hơn Kết quả nộp sẽ được trả về sau khoảng 5 phút, giúp nhân viên nhanh chóng chỉnh sửa hoặc kiểm tra lại nếu có sai sót, đảm bảo tuân thủ thời gian 48 giờ trước khi tàu mẹ khởi hành.

- Xuất Thông báo hàng đến, Lệnh giao hàng, Giấy nhận hàng từ hệ thống (phụ lục 5,

Trước đây, việc tạo Thông báo hàng đến, Lệnh giao hàng và Giấy nhận hàng cho hàng nhập thường phải thực hiện bằng cách xuất PDF từ Excel, dẫn đến mẫu không chuẩn và cần nhập tay Tuy nhiên, sau khi eTrans cập nhật tính năng đồng bộ thông tin từ đầu xuất, việc xuất tự động các chứng từ cần thiết với thông tin chính xác đã trở nên khả thi Sự tự động hóa này giúp giảm đáng kể thời gian nhập liệu, từ 5 phút cho mỗi chứng từ xuống chỉ còn chưa đầy 1 phút để xuất file từ phần mềm.

- Hóa đơn nháp cho khách, thanh toán hóa đơn cho hãng tàu, hãng hàng không, công ty vận tải nội địa (phụ lục 8, 9, 10):

Hóa đơn nháp được gửi cho khách hàng ghi rõ các mục chi phí và thông tin cơ bản của lô hàng như số MBL, HBL, tên tàu, số chuyến, ETD, ETA, giúp khách dễ dàng theo dõi Hệ thống cho phép khách kiểm tra tính chính xác của hóa đơn trước khi xác nhận để xuất hóa đơn VAT Sau khi được xác nhận, hóa đơn nháp sẽ được chuyển qua phần mềm Coda của kế toán để thực hiện các bước tiếp theo Đối với hóa đơn từ hãng tàu, hàng không, hay công ty vận tải nội địa, nhân viên xác nhận số tiền và hóa đơn trên hệ thống, sau đó thông tin sẽ tự động chuyển đến kế toán, đảm bảo thanh toán chính xác và kịp thời Quy trình này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc lên đến 97% so với trước đây, khi phải in ấn và gửi giấy tờ.

- Tự động tính lợi nhuận chia sẻ (phụ lục 11):

eTrans đã nâng cao quy trình tính toán lợi nhuận chia sẻ, giảm thiểu 80% công sức so với việc tính toán thủ công trên tệp excel Giờ đây, lợi nhuận chia sẻ được tự động tính toán ngay sau khi hoàn tất các lô hàng, đảm bảo độ chính xác lên đến 95% nhờ vào việc dựa trên các con số thực tế thu và trả.

- Chạy các báo cáo liên quan:

Các báo cáo về lợi nhuận chia sẻ cho thấy lượng hàng hóa được xuất trực tiếp từ hệ thống, đảm bảo độ chính xác cao Mỗi lô hàng đều được đồng bộ hóa để tối ưu hóa quy trình quản lý.

ID của nhân viên phụ trách cho phép các nhà quản trị theo dõi tiến độ hoàn thành KPI, xác định lý do chậm trễ của các lô hàng và tổng hợp lượng hàng đã vận chuyển qua FedEx trong một khoảng thời gian nhất định Chức năng này nâng cao độ chính xác và dễ dàng trong việc báo cáo so với phương pháp truyền thống trước đây.

Galaxy là nền tảng nội bộ cho phép nhân viên FedEx theo dõi lô hàng một cách tổng quát, với thông tin được đồng bộ từ hệ thống eTrans Nhân viên có thể tìm kiếm lô hàng theo số HBL và truy cập vào các tab để xem thông tin chi tiết, sự kiện và tài chính liên quan Điều này giúp họ có cái nhìn trực quan hơn về các lô hàng mà không cần tốn thời gian tạo báo cáo Tại tab sự kiện, nhân viên có thể nhập các sự kiện thực tế để tính KPI công việc Trong khi eTrans lưu trữ thông tin, Galaxy là nơi lưu trữ tài liệu chung cho các văn phòng FTN toàn cầu, cho phép nhân viên tải lên và tải xuống chứng từ theo từng số HBL Galaxy thực hiện nhiều chức năng hữu ích cho việc quản lý lô hàng.

- Thông tin các lô hàng (phụ lục 12):

Galaxy cung cấp thông tin chi tiết về các lô hàng sắp tới, giúp nhân viên phụ trách có cái nhìn tổng quát và dễ dàng lên kế hoạch cũng như kiểm soát quá trình vận chuyển Đối với hàng nhập khẩu, việc nộp Manifest lên Cổng thông tin một cửa quốc gia là bắt buộc và cần thực hiện ít nhất trước thời điểm hàng đến.

Thực trạng điều kiện ứng dụng giải pháp công nghệ của công ty TNHH

Để các giải pháp công nghệ ứng dụng tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage đạt hiệu quả, cần phải dựa vào các điều kiện ứng dụng cụ thể Dựa trên nền tảng lý thuyết từ chương 1, có thể phân tích thực trạng các điều kiện hiện tại đang áp dụng giải pháp công nghệ trong công ty.

2.3.1 Nhận thức của khách hàng

- Nhu cầu sử dụng các giải pháp công nghệ trong hoạt động logistics:

Từ khi thành lập chi nhánh tại Việt Nam cho đến năm 2019, công ty đã chứng kiến lượng hàng vận chuyển còn hạn chế và đơn giản Khoảng 60% khách hàng doanh nghiệp lựa chọn trải nghiệm dịch vụ vận chuyển logistics mới này nhờ vào uy tín đã được xây dựng trước đó.

FedEx đã xây dựng vị thế vững mạnh trong lĩnh vực chuyển phát nhanh toàn cầu, tập trung vào chất lượng dịch vụ và thái độ nhân viên hơn là công nghệ do số lượng hàng hóa ban đầu ít Khi khách hàng ngày càng hài lòng với chất lượng và giá cả, lượng hàng chuyển phát tăng gần 1,5 lần, kéo theo sự gia tăng về độ phức tạp của mỗi lô hàng Điều này đã tạo ra nhu cầu quản lý và theo dõi lô hàng qua các giải pháp công nghệ, đặc biệt trong bối cảnh đại dịch Covid-19 Sau ngày 1/5/2021, khi chỉ thị 16 được áp dụng và các giải pháp truyền thống bị hạn chế, việc áp dụng công nghệ trở thành quyết định quan trọng để đảm bảo chuỗi logistics diễn ra thuận tiện và hiệu quả.

- Kiểm định chất lượng các giải pháp công nghệ:

Khoảng 86% doanh nghiệp sử dụng giải pháp công nghệ của FedEx mong muốn đạt được tốc độ nhanh, độ chính xác cao và sai số tối thiểu hoặc bằng không Họ cũng cần thông tin đáng tin cậy và cập nhật kịp thời các thay đổi Khách hàng không quá chú trọng vào mẫu mã hay cách trình bày, mà chỉ cần nội dung đầy đủ thông tin cần thiết cùng với chữ ký và con dấu hợp pháp theo quy định của Việt Nam.

- Mức độ hài lòng khi sử dụng công nghệ:

Khách hàng hiện chỉ đánh giá các hoạt động logistics của lô hàng ở mức 3/5 do công nghệ áp dụng còn thô sơ Trong khi đó, nhiều công ty trong ngành logistics đã sử dụng phần mềm cao cấp và hiện đại, giúp tối ưu hóa quy trình logistics một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

- Độ tin cậy của khách hàng khi sử dụng công nghệ.

Mức độ tin cậy của khách hàng hiện chỉ đạt trung bình do các công cụ ứng dụng còn thô sơ, dẫn đến khả năng sai sót cao và cần phải chỉnh sửa nhiều Nhân viên phải tốn nhiều thời gian để kiểm tra lại thông tin lô hàng, và sự không đồng bộ giữa các hệ thống do phần mềm khác nhau của các bộ phận vận hành trên các nền tảng khác nhau cũng gây khó khăn Khách hàng kỳ vọng FTN VN sẽ nâng cao độ tin cậy của dữ liệu cung cấp để đảm bảo tính chính xác tối đa.

Công ty áp dụng công nghệ thông qua các nền tảng website, phần mềm hệ thống nội bộ và mua ngoài Đặc biệt, phần mềm nội bộ chiếm tới 70% khối lượng công việc của nhân viên, đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành các nghiệp vụ.

Nhiều ứng dụng công nghệ hiện nay chưa chú trọng đến giao diện, với 90% chỉ tập trung vào nội dung và thông tin Điều này khiến người dùng lần đầu tiếp xúc gặp khó khăn trong việc hiểu và thực hiện các bước cần thiết Dù có tài liệu kỹ thuật hướng dẫn, nhân viên vẫn cần thời gian để làm quen và thành thạo các thao tác.

- Khả năng kết nối đa phương thức:

Kể từ tháng 7/2021, công ty đã nâng cao khả năng kết nối đa phương thức cho các ứng dụng công nghệ, cho phép nhân viên truy cập hệ thống nội bộ qua nhiều thiết bị điện tử có kết nối Internet và VPN Điều này giúp nhân viên quản lý công việc một cách linh hoạt mà không cần mang theo máy tính Đồng thời, khách hàng cũng có thể dễ dàng truy xuất thông tin về lô hàng thông qua trang web hoặc ứng dụng di động, mang lại sự tiện lợi tối đa.

- Khả năng bảo mật thông tin:

Mặc dù hệ thống chưa đạt tiêu chuẩn hiện đại cao, nhưng việc bảo mật thông tin được thực hiện nghiêm ngặt Mật khẩu của mỗi ứng dụng phải được thay đổi mỗi 3 tháng và hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở liên tục Nếu mật khẩu không được cập nhật, ID sẽ bị tạm thời khóa và cần có sự xác nhận từ quản lý để mở khóa Mỗi ID chỉ được sử dụng trên một thiết bị điện tử duy nhất; nếu đăng nhập trên nhiều thiết bị cùng lúc, hệ thống sẽ cảnh báo và khóa ID đó.

- Luật và các quy định:

Hiện tại, chưa có văn bản pháp lý nào quy định cụ thể về việc ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực logistics Do đó, các công ty chỉ có thể hoạt động trong khuôn khổ của Luật Thương mại 2005, đồng thời phải tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2005 và Luật Công nghệ thông tin 2006 Ngoài ra, FTN VN và các văn phòng đại diện của FTN tại châu Á chủ yếu dựa vào bộ luật chính tại Hong Kong.

Công ty đã đưa ra một số quy định quan trọng khi áp dụng phần mềm hệ thống, nhưng vẫn chưa có một văn bản tiêu chuẩn hóa riêng biệt Hiện tại, nhân viên chủ yếu dựa vào hướng dẫn cơ bản từ tài liệu kỹ thuật của phần mềm, dẫn đến tình trạng thiếu sự thống nhất trong việc thực hiện.

- Phương thức thực hiện hợp đồng điện tử:

FTN VN tuân thủ nghiêm ngặt điều 14 và 34 của Luật Giao dịch điện tử 2006 trong mọi giao dịch Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không thể bị phủ nhận chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu Tương tự, tính pháp lý của thông điệp dữ liệu không bị bác bỏ chỉ vì nó là thông điệp dữ liệu Giá trị pháp lý của thông điệp này được xác định dựa trên độ tin cậy trong quá trình khởi tạo, lưu trữ và truyền gửi, cũng như các biện pháp bảo đảm tính toàn vẹn và xác định người khởi tạo cùng các yếu tố liên quan khác.

- Thông tin dữ liệu và chữ ký số:

Công ty đã đăng ký chữ ký số của BKAV để thực hiện các giao dịch như đóng thuế, ký hóa đơn, và nộp hoặc chỉnh sửa manifest trên cổng thông tin một cửa quốc gia Việc này giúp công ty tích hợp thông tin từ chữ ký số vào các hoạt động logistics hàng ngày.

- Thủ tục giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm:

Trong khu vực AMEA, bộ phận IT duy nhất nằm tại FTN Hong Kong, nơi tiếp nhận và xử lý tất cả các thủ tục giải quyết tranh chấp và vi phạm liên quan đến phần mềm nội bộ Điều này đảm bảo rằng quyền sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng được thực hiện một cách hiệu quả và nhất quán.

- Khung pháp lý về sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng:

Đánh giá về việc ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động

Bảng 2.5: So sánh hiệu quả đạt được trước và sau khi ứng dụng các giải pháp công nghệ của công ty FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Yếu tố Trước khi ứng dụng Sau khi ứng dụng

Tốc độ xử lí một chứng từ Mất từ 5-15 phút Mất từ 1-5 phút

Tính chính xác khi đồng bộ tự động

66% 87% Độ tin cậy của các sự kiện 85% 92%

Mức độ kiểm soát lô hàng 70 - 80% 89%

Khả năng chấp nhận của báo giá điện tử

Mức độ hài lòng của khách về thời gian nhận hóa đơn

Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo năm tài chính từ 2018 đến 2021, Bộ phận Kế Toán công ty TNHH FedEx Transport

Sau khi áp dụng công nghệ vào hoạt động logistics, FTN VN đã cải thiện chất lượng dịch vụ, cung cấp thông tin đáng tin cậy và xử lý đơn hàng nhanh chóng, từ đó nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng Tuy nhiên, so với các đối thủ lớn đã sử dụng phần mềm hiện đại hơn, FTN VN vẫn chưa có lợi thế cạnh tranh nổi bật, chỉ dừng lại ở việc duy trì sự tồn tại và thích nghi với biến động môi trường bên ngoài.

Cải thiện mối quan hệ với khách hàng là yếu tố then chốt, bằng cách cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chính xác và đầy đủ, công ty sẽ tạo được ấn tượng tích cực trong lòng khách hàng Trong bối cảnh cạnh tranh với nhiều công ty logistics cùng quy mô, chất lượng dịch vụ chính là lợi thế vững chắc nhất để giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới Kết quả từ bảng khảo sát trải nghiệm hệ thống truy xuất thông tin của khách hàng hiện tại tại FTN VN cho thấy tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng dịch vụ.

Bảng 2.6: Bảng mô tả mẫu theo giới tính

Giới tính Tần số Tỷ lệ % Tỷ lệ % hợp lệ

Nguồn: Số liệu khảo sát, phân tích theo bảng hỏi của công ty TNHH FedEx

Trong khảo sát với 180 khách hàng, tỷ lệ nữ chiếm ưu thế với 78,9%, trong khi nam chỉ có 21,1% Nguyên nhân là do các vị trí tham gia khảo sát chủ yếu thuộc bộ phận Thu mua và Chứng từ, nơi yêu cầu độ chính xác và nhanh nhẹn, phù hợp với đặc điểm của nhân viên nữ Ngược lại, nhân viên nam thường làm việc ở bộ phận Xuất nhập khẩu hoặc Giao nhận, nơi cần sự linh động trong di chuyển.

Biểu đồ 2.7: Mô tả mẫu theo độ tuổi

Nguồn: Số liệu khảo sát, phân tích theo bảng hỏi của công ty TNHH FedEx

Ngành Vận tải & Môi giới năm 2021 chủ yếu gồm các nhân viên trong độ tuổi từ 35 đến 50, do yêu cầu về kinh nghiệm để theo dõi và xử lý kịp thời các tình huống khẩn cấp liên quan đến lô hàng Tuy nhiên, cũng có một tỷ lệ đáng kể nhân viên mới ra trường tham gia vào lĩnh vực này.

Biểu đồ 2.8: Mô tả mẫu theo nhận thức khách hàng

Nguồn: Số liệu khảo sát, phân tích theo bảng hỏi của công ty TNHH FedEx

FTN vẫn chưa chú trọng vào việc quảng bá thương hiệu và ứng dụng công nghệ trên các phương tiện truyền thông, điều mà FedEx Express đã thực hiện rất hiệu quả Đến 75% khách hàng của FTN cho biết họ biết đến hệ thống truy xuất của FTN chủ yếu qua sự giới thiệu từ bạn bè hoặc thông qua hướng dẫn và giới thiệu từ các nhân viên phụ trách.

81% khách hàng cho biết họ sử dụng hệ thống truy xuất thông tin trên trang web của FTN VN hàng ngày Điều này cho thấy sự cần thiết trong việc cập nhật thông tin cho các lô hàng, vì hầu như hàng tuần, khách hàng đều có hàng qua FTN VN.

Sau khi trải nghiệm ứng dụng truy xuất thông tin trên trang web của FTN VN, 94% người dùng đánh giá hệ thống này chỉ đạt mức bình thường, không thực sự hài lòng và độ tin cậy không nổi bật so với các hệ thống khác trên thị trường Nguyên nhân là do hầu hết dữ liệu được nhập thủ công từ trang web nội bộ Galaxy và chỉ được cập nhật 1-2 lần bởi nhân viên, dẫn đến việc thông tin không thực sự đáng tin cậy và kịp thời.

Khi gặp sự cố hệ thống, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên phụ trách để được hỗ trợ Nhờ vào kinh nghiệm và chuyên môn cao, 86% khách hàng đánh giá hài lòng về dịch vụ, 5% rất hài lòng, trong khi một tỷ lệ nhỏ vẫn cảm thấy bình thường về chất lượng phục vụ.

Đại dịch Covid đã dẫn đến hơn 6 tháng giãn cách xã hội, buộc nhân lực không thể làm việc trực tiếp tại văn phòng Các giải pháp công nghệ đã thay thế hiệu quả cho phương pháp giấy tờ truyền thống, giúp giải quyết khoảng 80% khối lượng công việc và giảm tải cho nhân viên, từ đó nâng cao năng suất làm việc Khách hàng cũng có thể theo dõi tình hình hàng hóa từ xa, đảm bảo việc xử lý đơn hàng diễn ra thuận tiện.

Sử dụng phần mềm đa nền tảng giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra thông tin và nhân viên có thể linh hoạt giải quyết công việc ngay cả khi không ở trong văn phòng Sự đổi mới này mang lại sự thuận tiện, giúp công việc diễn ra suôn sẻ và đảm bảo xử lý kịp thời các tình huống khẩn cấp mà không cần mở máy tính.

Hệ thống bảo mật của công ty được đánh giá cao, giúp hạn chế tối đa rò rỉ thông tin và bí mật kinh doanh, từ đó bảo vệ lợi thế cạnh tranh Điều này cũng mang lại sự an tâm cho khách hàng, vì thông tin cá nhân của họ sẽ được bảo vệ khi sử dụng các ứng dụng công nghệ trên trang web của FedEx.

Trình độ nguồn nhân lực cao là yếu tố quyết định cho việc thực hiện hiệu quả các nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ trong công việc Nguồn nhân sự có chuyên môn cao giúp nâng cao năng suất và chất lượng công việc, từ đó đảm bảo sự thành công trong các dự án.

Các công cụ phân tích trực quan giúp quản lý công việc hiệu quả hơn bằng cách cung cấp báo cáo và biểu đồ tài chính dễ hiểu Những bảng báo cáo này cho thấy tiến độ công việc, từ đó cho phép điều chỉnh kế hoạch kịp thời Bảng biểu tài chính phản ánh rõ ràng tình trạng kinh tế của lô hàng, giúp xác định nguyên nhân gây lỗ Ngoài ra, trang web truy xuất thông tin cung cấp cho khách hàng cái nhìn tổng quan về lô hàng, giúp họ chủ động hơn trong việc theo dõi thông tin cần thiết.

Tính minh bạch trong tài chính được thể hiện qua việc yêu cầu xác nhận từ khách hàng trước khi xuất hóa đơn, cũng như sự phê duyệt từ các cấp quản lý trực tiếp trước khi thực hiện chuyển khoản hoặc ứng tiền mặt Điều này làm tăng độ tin cậy của các con số tài chính.

Khả năng lập kế hoạch là yếu tố quan trọng giúp nhân viên theo dõi các lô hàng đang và sẽ đến, từ đó xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả Việc này không chỉ đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn mà còn giúp tránh các khoản phí phát sinh do trễ thời gian cắt máng.

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ VÀO CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI CÔNG TY

Cơ hội và thách thức đối với việc ứng dụng giải pháp công nghệ của các công ty

Cách mạng công nghiệp 4.0 đã mở ra cơ hội mới cho sự phát triển của các ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực logistics, thúc đẩy sự đổi mới trong tất cả các ngành nghề Đây là thời điểm quan trọng buộc các công ty trong chuỗi logistics phải chủ động áp dụng công nghệ để giảm thiểu công việc thủ công và nâng cao năng suất lao động Để không bị tụt lại phía sau và bị loại khỏi ngành, các doanh nghiệp cần đầu tư mạnh mẽ vào nghiên cứu và phát triển công nghệ như một lợi thế cạnh tranh.

Trong giai đoạn 2026 - 2030, các ban ngành đặt ra mục tiêu tăng trưởng bình quân từ 6,82 đến 9,06%/năm trong lĩnh vực hàng hóa bán lẻ và dịch vụ tiêu dùng, đồng thời giảm chi phí logistics xuống còn 15-17% GDP Để đạt được những mục tiêu này, cần cắt giảm thủ tục và thời gian trong hoạt động logistics mà vẫn đảm bảo hiệu quả Đây là cơ hội để áp dụng các kỹ thuật tiên tiến và trí tuệ nhân tạo nhằm giảm thiểu các chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành.

Tập trung vào phát triển chức năng bảo mật thông tin và nâng cao hạ tầng công nghệ thông tin là điều cần thiết trong lĩnh vực logistics hiện nay Việc ứng dụng các công nghệ như blockchain và điện toán đám mây giúp xây dựng hệ thống bảo mật cao, giảm thiểu rò rỉ thông tin và bí mật kinh doanh, từ đó khuyến khích doanh nghiệp và người tiêu dùng sử dụng công nghệ thay thế thủ tục giấy tờ truyền thống Đồng thời, việc đồng bộ hóa mạng lưới công nghệ thông tin giữa các doanh nghiệp và bên liên quan sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành lô hàng Để tăng lợi thế cạnh tranh, các doanh nghiệp cần cải tiến chất lượng dịch vụ song song với việc giảm chi phí vận chuyển, giao hàng và quản lý đơn hàng Tuy nhiên, giá cả thấp không đủ để thu hút khách hàng; chất lượng dịch vụ phải được đảm bảo song hành với giá cả hợp lý, yêu cầu doanh nghiệp đầu tư cả tài chính và trí tuệ vào công nghệ để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Thiếu sự đồng bộ trong kết cấu hạ tầng và hệ thống pháp lý đang là một thách thức lớn trong ngành logistics hiện nay Các ứng dụng công nghệ của các công ty vẫn chưa tích hợp hiệu quả, dẫn đến việc hệ thống truy xuất của hãng tàu không tương thích với các hệ thống doanh nghiệp riêng lẻ Hệ thống vẫn hoạt động độc lập, thiếu tính đồng nhất, trong khi hệ thống pháp lý lại rải rác ở nhiều bộ luật khác nhau, khiến cho các quy định và khái niệm liên quan đến công nghệ trong logistics trở nên mơ hồ và khó áp dụng Điều này gây khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp và vi phạm khi xảy ra tình huống thực tế.

Mặc dù logistics là ngành dịch vụ quan trọng cho sự phát triển kinh tế, nhưng trách nhiệm và giới hạn quản lý của các cơ quan nhà nước vẫn chưa rõ ràng trong pháp luật Logistics được coi là chuỗi hoạt động liên kết, do đó, khi đăng ký giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện của từng ngành và các quy định chung của chuỗi logistics Mỗi hoạt động trong chuỗi tương ứng với một cơ quan quản lý chuyên ngành, dẫn đến sự bất hợp lý khi doanh nghiệp không nhất thiết phải tham gia tất cả các hoạt động nhưng vẫn bị quản lý Điều này không phục vụ cho mục đích kinh doanh chính của doanh nghiệp.

Từ năm 2005, các phương tiện điện tử tham gia vào hoạt động logistics phải tuân thủ sự quản lý của Bộ Bưu chính viễn thông và Ủy ban nhân dân địa phương Điều này cho thấy, trong một hoạt động riêng lẻ của chuỗi logistics, có nhiều cơ quan quản lý chuyên ngành tham gia Do đó, doanh nghiệp muốn tham gia vào chuỗi logistics phải đối mặt với áp lực lớn từ các thủ tục hành chính cũng như các khoản phí chính thức và không chính thức.

Hiện nay, các văn bản pháp luật liên quan đến vận chuyển hàng hóa truyền thống vẫn còn hiệu lực nhưng không phù hợp với các giải pháp công nghệ hiện đại Chẳng hạn, theo Thông tư liên tịch số 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP, hàng hóa nhập khẩu phải có hóa đơn chứng minh xuất xứ để kiểm tra, nếu không sẽ bị xử phạt Tuy nhiên, nhiều công ty hiện nay sử dụng hóa đơn điện tử và không phải lô hàng nào cũng kèm theo hóa đơn, dẫn đến mâu thuẫn giữa quy định pháp luật và thực tế ứng dụng.

Hiện nay, các hệ thống công nghệ trong logistics chưa chú trọng đầy đủ đến việc bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và quyền sở hữu trí tuệ Khi xảy ra vi phạm hoặc tranh chấp liên quan đến công nghệ, quy trình xử lý thường phức tạp và tốn thời gian, không mang lại giải pháp thỏa đáng cho khách hàng.

Chưa có trung tâm logistics nào đáp ứng tiêu chí và quy hoạch theo nghị định của Chính phủ Vào ngày 3/7/2015, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định 1012/QĐ-TTG, phê duyệt quy hoạch hệ thống trung tâm logistics trên toàn quốc đến năm 2030 Tuy nhiên, việc xây dựng các trung tâm logistics này gặp nhiều khó khăn do vấn đề về vốn và nguồn lực hiện có.

Hệ thống giao thông tại các kho và cảng đã có nhiều cải thiện, nhưng vẫn còn tình trạng kẹt cảng và bãi, làm chậm quá trình lưu thông hàng hóa Việc này dẫn đến ùn tắc, khiến hàng hóa không được khai thác kịp thời, chiếm dụng không gian tại các kho bãi Kết quả là các tàu và máy bay đến sau không có chỗ để xếp dỡ hàng, buộc phải hoãn lịch trình, gây ra trì hoãn liên tục Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến luồng hàng tại Việt Nam mà còn tác động tiêu cực đến hệ thống logistics toàn cầu.

Định hướng hoàn thiện ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

 Nâng cao nhận thức khách hàng

Trước đây, khách hàng không đánh giá cao các giải pháp công nghệ trong lĩnh vực logistics do thủ tục giấy tờ truyền thống chiếm ưu thế, khiến họ tập trung vào hiệu quả công việc hơn là trải nghiệm Tuy nhiên, đại dịch Covid đã làm lộ rõ những hạn chế này, khi việc lưu thông hàng hóa gặp khó khăn do quy trình giấy tờ bị đình trệ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả khách hàng và các công ty logistics như FTN VN Việc duy trì thủ tục giấy tờ trước đây trở nên tốn kém và mất thời gian, đặc biệt trong giai đoạn 6 tháng giãn cách xã hội khi các phương tiện vận tải, bao gồm dịch vụ giao nhận chứng từ, bị cấm.

FTN VN cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách chú trọng vào các giải pháp công nghệ và trải nghiệm của khách hàng Củng cố trải nghiệm công nghệ sẽ tạo ra hiệu quả lâu dài trong kinh doanh, giúp khách hàng có những ấn tượng tích cực về ứng dụng công nghệ của công ty Khi khách hàng hài lòng, họ sẽ trở nên trung thành và tin tưởng hơn, từ đó giúp FTN VN giữ chân khách hàng hiện tại và thu hút thêm khách hàng mới trong tương lai.

 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp lý

Hệ thống pháp lý liên quan đến ứng dụng công nghệ trong logistics hiện thiếu khái niệm rõ ràng, gây khó khăn trong việc hiểu và thực hiện Điều này dẫn đến việc nhiều người chưa nhận thức đầy đủ vai trò của công nghệ trong lĩnh vực logistics.

Việc phân loại hoạt động logistics hiện nay còn rải rác trong các văn bản pháp luật khác nhau, gây khó khăn cho việc áp dụng công nghệ vào từng hoạt động logistics và đảm bảo tuân thủ quy định Sự không đồng nhất trong cách phân loại giữa các văn bản pháp luật khiến cho việc hiểu và thực hiện các quy định trở nên phức tạp Để tối ưu hóa việc ứng dụng công nghệ trong logistics, cần có sự đóng góp ý kiến nhằm hoàn thiện và thống nhất các văn kiện pháp luật, giúp người tiêu dùng dễ dàng tuân theo và tránh mâu thuẫn.

 Đảm bảo nguồn nhân lực chịu trách nhiệm về các giải pháp công nghệ

Theo thống kê trong những năm gần đây, điểm trúng tuyển đầu vào và kết quả đầu ra tại các trường và trung tâm đào tạo nghiệp vụ logistics đang có xu hướng tăng cao.

Số lượng nguồn nhân lực chất lượng cao trong ngành logistics đang gia tăng đáng kể, do đó, cần đề xuất với các cơ quan chức năng, cơ sở đào tạo và các cấp quản lý doanh nghiệp về việc triển khai các định hướng thu hút nhân lực cho ngành Đồng thời, người lao động tại doanh nghiệp cần được khuyến khích tư duy đổi mới và thích nghi với công nghệ mới, nhằm tạo ra giá trị mới trong quá trình làm việc.

Bộ phận nhân sự cần đặt ra yêu cầu cao về trình độ và chuyên môn trong quá trình tuyển dụng lao động mới, vì công nghệ sẽ được vận hành hiệu quả hơn khi được sử dụng bởi những nhân sự có năng lực.

 Tinh giảm gọn nhẹ các thủ tục liên quan đến giấy tờ

Trong đại dịch vừa qua, các thủ tục giấy tờ truyền thống đã gặp nhiều khó khăn, gây phức tạp cho doanh nghiệp và cơ quan hải quan Để đảm bảo quy trình xử lý suôn sẻ, các cơ quan quản lý và FTN VN cần thực hiện đổi mới và chuyển đổi số cho các thủ tục giấy tờ, hợp thức hóa và giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy tờ truyền thống, thay thế bằng chứng từ điện tử.

Giải pháp hoàn thiện ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động

3.3.1 Xây dựng hệ thống trải nghiệm khách hàng

 Củng cố quản lý danh sách khách hàng

Hiện nay, việc quản lý danh sách khách hàng trên phần mềm eTrans chỉ dừng lại ở việc lưu trữ thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, và thông tin liên hệ Các thông tin quan trọng khác như đặc tính khách hàng, yêu cầu riêng biệt và tình hình đơn hàng vẫn được lưu trữ bằng tệp tin Excel, dẫn đến khó khăn trong việc tiếp cận thông tin khi nhân viên thay thế Điều này có thể gây khó chịu cho khách hàng và ảnh hưởng đến đánh giá về dịch vụ của công ty Do đó, tác giả đề xuất công ty nên triển khai ứng dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM (Customer Relationship Management) để cải thiện quy trình quản lý khách hàng.

Khi áp dụng phần mềm CRM, các nhà quản trị có thể nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành hoạt động logistics của doanh nghiệp, giúp thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

- Giúp quản lý thông tin khách hàng một cách an toàn, đầy đủ, chính xác nhất.

-Nắm bắt được tình hình khách hàng để áp dụng các chiến lược kinh doanh phù hợp để hoàn thành các mục tiêu về doanh số.

Để đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của công ty đồng thời giữ được sự hài lòng của khách hàng, việc phê duyệt các bảng báo giá từ nhân viên kinh doanh là rất quan trọng.

- Đánh giá đúng các KPI của nhân viên trong quá trình xử lý công việc.

- Đánh giá được tình hình lời lãi của từng lô hàng.

-Dựa vào lịch sử bán hàng, có thể đưa ra các dự báo đáng tin cậy cho doanh số trong tương lai.

Phần mềm CRM giúp nhân viên giảm bớt công việc thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc, mang lại hiệu quả cao hơn trong quá trình làm việc.

-Quản trị lịch sử mua hàng và thị hiếu của khách giúp nhân viên có cái nhìn bao quát hơn để phục vụ khách tốt hơn.

- Dựa vào lịch sử bán hàng, có thể lập ra các kế hoạch kinh doanh hàng tháng.

- Nắm bắt chi tiết tình hình để có các kế hoạch thực hiện đẩy nhanh doanh số.

- Thủ tục hóa hoàn toàn quá trình giúp tăng năng suất xử lý các đơn hàng.

-Đánh giá được hiệu quả xử lý đơn hàng ở từng giai đoạn, giúp cải thiện được quy trình làm việc để đạt được KPI.

-Quản lý tiến độ thực hiện lô hàng, làm chứng từ, xuất hóa đơn, giải phóng hàng, xử lý công nợ,…

 Có các khảo sát lắng nghe ý kiến khách hàng:

FTN VN cần tập trung vào ý kiến của khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ Tác giả đề xuất công ty nên triển khai phần mềm khảo sát định kỳ hoặc sau khi hoàn tất các lô hàng nhằm thu thập thông tin phản hồi chính xác từ khách hàng Các bảng khảo sát nên được thiết kế với những câu hỏi ngắn gọn, trọng tâm để không gây mất thời gian và phiền phức cho khách hàng FTN VN có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến để tạo ra các bảng khảo sát hiệu quả.

Khảo sát qua email sẽ được thực hiện bằng cách gửi một email tự động đến khách hàng sau khi mỗi lô hàng được hoàn thành Trong email, khách hàng sẽ nhận được một đường link dẫn đến trang web để tham gia khảo sát.

Khách hàng có thể truy cập trực tiếp vào website để tra cứu thông tin lô hàng của mình bằng số HBL Sau khi tìm thấy thông tin, hãy chọn mục Đánh giá để thực hiện khảo sát.

Thông qua các bảng khảo sát, FedEx thu thập chỉ số về sự hài lòng và độ tin cậy của khách hàng, giúp hiểu rõ hơn về thị hiếu của họ.

Chatbox đang trở thành xu hướng phổ biến trên các trang web của các công ty logistics, đặc biệt là các hãng tàu và hàng không, nhờ vào nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về việc được giải đáp thắc mắc ngay lập tức Công cụ này giúp khách hàng dễ dàng kết nối với đúng nhân viên phụ trách mà không cần phải biết thông tin liên lạc cụ thể, điều này đặc biệt hữu ích cho khách hàng mới Khi khách hàng chỉ cần chọn tên công ty, tuyến hàng, phương thức giao hàng và bộ phận liên quan, hệ thống sẽ tự động dẫn họ đến đúng người phụ trách So với email truyền thống và cuộc gọi điện thoại, việc trao đổi qua chatbox nhanh chóng và chính xác hơn Để tối ưu hóa hoạt động của chatbox, các công ty nên thiết lập các chỉ số KPI để đánh giá hiệu suất nhân viên, khuyến khích khách hàng sử dụng chatbox và ưu tiên giải quyết vấn đề qua kênh này.

 Đồng bộ với hệ thống hãng tàu, hãng hàng không, cảng biển, sân bay để có thông tin chính xác và nhanh nhất:

Vì là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực cước vận tải nhưng không sở hữu phương tiện vận tải (NVOCC- Non Vessel Operating Common Carrier), nên FTn

Hiện tại, Việt Nam chưa có liên kết trực tiếp với các GPS của container thông minh hoặc lô hàng Mặc dù đã hợp tác với một số hãng tàu lớn như ONE, CMA, và Yang Ming để đồng bộ hóa sự kiện lô hàng, nhưng cần thiết phải kết nối thêm với các hãng tàu, hàng không, cảng biển và sân bay khác để đảm bảo thông tin chính xác và giảm thiểu công việc thủ công cho nhân viên Thông tin sẽ được đồng bộ và hiển thị trên trang web của công ty để khách hàng dễ dàng truy xuất Việc này không chỉ giúp đánh giá khách quan tiến độ hoàn thành lô hàng mà còn hỗ trợ nhà quản trị có những giải pháp kịp thời khi có bất thường xảy ra trong quá trình vận chuyển.

Để nâng cao nhận thức của khách hàng về thương hiệu, FTN VN cần tận dụng tối đa các kênh truyền thông và nghiên cứu các phương thức marketing hiệu quả trong thời đại 4.0 Mặc dù các phương thức truyền thống như quảng cáo trên truyền hình và radio vẫn được áp dụng rộng rãi, việc áp dụng các hình thức marketing hiện đại sẽ giúp gia tăng hiệu quả truyền thông.

Quảng cáo bằng TVC là một phương pháp hiệu quả để giới thiệu dịch vụ nổi bật của công ty trong ngành logistics tại Việt Nam Công ty nên sản xuất một đoạn clip ngắn từ 15 đến 45 giây, nêu bật những điểm khác biệt so với các đối thủ Đoạn clip này sẽ được phát sóng vào các khung giờ vàng để tối ưu hóa lượng người xem và tăng cường nhận diện thương hiệu.

Chạy chữ quảng bá công ty trong khi phát sóng các chương trình thời sự là một cách hiệu quả để truyền tải thông điệp đến khán giả Hàng chữ sẽ xuất hiện ở phía dưới màn hình, giúp người xem dễ dàng tiếp cận thông tin trong suốt thời gian chương trình diễn ra.

Công ty sẽ đầu tư tài chính vào các chương trình truyền hình nổi tiếng và mang tính nhân văn nhằm tạo ấn tượng tích cực với khách hàng Những chương trình này bao gồm các hoạt động từ thiện, tư vấn hướng nghiệp, thi tài năng và thể thao, giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu và kết nối với cộng đồng.

Tham gia các chương trình hướng nghiệp là cách hiệu quả để nâng cao hiểu biết về ngành logistics Đăng ký tham gia các buổi tư vấn hướng nghiệp, phỏng vấn chuyên gia và các chương trình giải đáp thắc mắc sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về các nghiệp vụ trong lĩnh vực này.