Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc.
Giới thiệu về Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng
Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng, được thành lập vào ngày 13/05/2016, sở hữu Giấy phép kinh doanh số 1900609886 Với tên giao dịch là Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng, công ty có trụ sở tại số 149 đường 23 Tháng 8, Phường 7, TP.
Bạc Liêu, Tỉnh Bạc Liêu Mã số thuế: 1900609886.
Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng hoạt động tại Thành phố Bạc Liêu, chuyên sản xuất và kinh doanh đồ dùng trang trí nội thất Từ khi thành lập, công ty đã đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là sự gia tăng cạnh tranh từ các doanh nghiệp đa ngành và hàng hoá nước ngoài do mở cửa nền kinh tế Để thích ứng với thị trường, công ty sẽ tập trung vào việc nắm bắt xu hướng, đẩy mạnh tiếp thị và quảng cáo, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và tiến xa hơn trong quá trình hội nhập thị trường.
1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng được tổ chức một cách khoa học và gọn nhẹ, bao gồm Giám đốc, phó giám đốc cùng các phòng chức năng Mỗi phòng đảm nhận những chức năng và quyền hạn riêng biệt nhưng vẫn duy trì mối quan hệ chặt chẽ trong quá trình hoạt động, đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của công ty.
PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN
Bộ phận thi công lắp đặt
Kế toán tổng hợp tài khoản của công ty tại ngân hàng, là người chịu trách nhiêm trước pháp luật về các vấn đề của công ty.
- Phó giám đốc: có 02 người: Là người tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý nhân viên, quản lý kinh tế và điều hành kinh doanh.
- Phòng kinh doanh: Phụ trách việc tìm hiểu thị trường, khai thác các hợp đồng kinh tế, lập và kiểm tra kế hoạch sản xuất, kinh doanh
- Phòng thi công lắp đặt: Đây là bộ bộ phận trực tiếp thi công lắp đặt các thiết bị trang trí nội thất cho khách hàng.
- Phòng bán hàng: Là bộ phận nhận đơn đặt hàng và bán hàng cho khách.
Phòng kế toán có nhiệm vụ xác định kết quả kinh doanh và cung cấp thông tin, số liệu chính xác về hoạt động tài chính Đội ngũ kế toán áp dụng các tài khoản, phân tích kế toán và quản lý các loại sổ sách để hỗ trợ việc điều hành và quản lý của ban giám đốc.
1.3 Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty
Sau thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá của Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng, có thể nhận thấy rằng tình hình quản lý của công ty đang có những điểm mạnh và điểm cần cải thiện Công ty đã thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc lên kế hoạch và tổ chức hàng hoá, tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề trong quy trình quản lý cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bộ phận bán hàng của công ty có ba máy tính với cấu hình hạn chế, trong đó hai máy tính có 256 MB RAM và 40 GB ổ cứng, và một máy 512 MB RAM, 80 GB ổ cứng, đều chạy hệ điều hành Windows XP Tương tự, bộ phận kế toán cũng sử dụng máy tính chủ yếu cho việc soạn thảo văn bản và in ấn hóa đơn Hầu hết nhân viên ghi chép bằng tay, chỉ có kế toán sử dụng máy tính nhưng rất hạn chế Công ty không thường xuyên sử dụng máy tính, dẫn đến việc Giám đốc chưa có kế hoạch đào tạo nhân viên về tin học ứng dụng hay mua sắm thiết bị mới Bộ phận quản lý hàng hóa phải xử lý khối lượng lớn hàng hóa mỗi ngày với nhiều mã hàng khác nhau, gây khó khăn trong việc tính toán và quản lý sổ sách, dẫn đến nhầm lẫn và thất lạc thông tin Do đó, Ban Giám đốc không thể đáp ứng kịp thời các yêu cầu thông tin, ảnh hưởng đến tính chính xác và nhanh nhạy trong xử lý thông tin.
1.4 Tính cấp thiết của đề tài
Công ty cung cấp một lượng lớn vật liệu trang trí nội thất và thiết bị vệ sinh cho các cửa hàng bán lẻ tại Bạc Liêu và các khu vực lân cận, đòi hỏi công tác quản lý hàng hóa phải chính xác và nhanh nhạy để đáp ứng nhu cầu thị trường Mặc dù công việc không quá khó khăn, nhưng việc ghi chép, tìm kiếm thông tin và tính toán thường gặp khó khăn, dẫn đến sai sót và dễ thất lạc sổ sách Do đó, việc xây dựng một chương trình quản lý hàng hóa hiệu quả là cần thiết để cải thiện quy trình làm việc và đảm bảo tính chính xác trong xử lý thông tin.
Việc theo dõi tình hình nhập xuất và khối lượng tồn kho trong công ty gặp nhiều khó khăn, khiến nhà quản lý phải liên tục yêu cầu báo cáo từ các bộ phận Quá trình lọc thông tin và so sánh báo cáo tốn nhiều thời gian, trong khi việc ghi chép tên và ký hiệu hàng hoá chưa thống nhất gây khó khăn cho công tác tổng hợp Điều này có thể dẫn đến sai sót trong quản lý khối lượng hàng hoá lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hạch toán kinh doanh Do đó, việc xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá là cần thiết để cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng cho công tác quản lý.
Quản lý hàng hoá bằng máy tính không chỉ giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế hoạch hàng hoá mà còn giúp họ làm quen với công nghệ Việc tự động hoá trong quản lý giúp loại bỏ công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công, đồng thời thúc đẩy ứng dụng tin học trong công ty.
CHỨNG TỪ -Phiếu nhập nội bộ -Phiếu nhập điều chỉnh -Phiếu xuất nội bộ -Hóa đơn bán hàng điều chỉnh
SỐ LIỆU CHUYỂN ĐẾN CÁC PHÂN HỆ
BÁO CÁO -Báo cáo nhập -Báo cáo xuất -Báo cáo tồn kho -Báo cáo doanh thu
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1 Khái quát hệ thống thông tin Quản lý hàng hoá
Kế toán hàng hoá có mối liên hệ chặt chẽ với kế toán mua hàng, công nợ phải trả, kế toán bán hàng và công nợ phải thu, nhằm thu thập và quản lý số liệu liên quan đến xuất nhập tồn hàng hoá Mối quan hệ này được thể hiện rõ qua sơ đồ minh họa.
Kế toán viên phụ trách hàng tồn kho sẽ ghi phiếu nhập kho dựa trên mã hàng, trong khi thủ kho sẽ thực hiện việc nhập kho theo đúng số phiếu và đảm bảo thông tin đầy đủ.
Khi nhận đơn đặt hàng qua bất kỳ phương tiện nào, nhân viên quản lý bán hàng sẽ tiếp nhận thông tin và thông báo cho kế toán viên để lập phiếu xuất Sau khi phiếu xuất được xác nhận hợp lệ, nó sẽ được chuyển đến bộ phận kho hàng, nơi thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng theo đúng số phiếu xuất.
Nhân viên phòng kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục nhập hàng từ nhà cung cấp, do đó, khi hàng hóa về kho, mọi thông tin liên quan đến tình trạng hàng hóa như thiếu hoặc hỏng sẽ được báo cáo lên phòng kinh doanh Khi Giám đốc hoặc phòng kinh doanh yêu cầu báo cáo về tổng hàng nhập và xuất, thủ kho sẽ dựa vào các thông tin từ phiếu xuất, nhập đã được nhập vào hệ thống để tính toán Kết quả tính toán này sẽ được báo cáo lại cho Giám đốc hoặc phòng kinh doanh.
2.2 Biểu đồ chức năng của hệ thống
2.2.1 Khái niệm về mô hình nghiệp vụ
Mô hình nghiệp vụ là một biểu diễn các chức năng của tổ chức, cùng với các mối quan hệ nội bộ giữa các chức năng và mối quan hệ với môi trường bên ngoài Nó được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau, mỗi hình thức phản ánh một khía cạnh cụ thể của hoạt động nghiệp vụ.
Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh hoàn toàn về hoạt động của nghiệp vụ
2.2.2 Biểu đồ chức năng của hệ thống
Một trong những cách thể hiện mô hình nghiệp vụ là biểu đồ phân rã chức năng, giúp chúng ta hiểu rõ các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chia một cách rõ ràng.
Quản lý danh mục Quản lý hàng xuất Quản lý nhập hàng Báo cáo
Biểu đồ chức năng của hệ thống
Hình 2.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống
2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống
2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh quản lý bán hàng
Nhà cung cấp Phòng kinh doanh
Kế toán kho Khách hàng
Hệ thống quản lý hàng hóa
HĐ đặt hàng Yêu cầu báo cáo
Báo cáo hàng xuất-nhập
Yêu cầu thông tin Kết quả yêu cầu
Hình 2.3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty
Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá của Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng, tôi nhận thấy một số điểm quan trọng về tình hình quản lý của công ty Quá trình quản lý hàng hoá được thực hiện khá chặt chẽ, giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả công việc Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện, như việc cập nhật thông tin hàng hoá chưa kịp thời, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định Tổng quan, công ty có tiềm năng phát triển mạnh mẽ nếu khắc phục những hạn chế này trong quản lý.
Bộ phận bán hàng của công ty có ba máy tính với cấu hình hạn chế, trong đó hai máy tính có 256 MB RAM và 40 GB ổ cứng, và một máy tính có 512 MB RAM và 80 GB ổ cứng, tất cả đều chạy hệ điều hành Windows XP Tương tự, bộ phận kế toán cũng sử dụng máy tính chủ yếu để soạn thảo văn bản và in hóa đơn, trong khi nhân viên chủ yếu ghi chép bằng tay Việc sử dụng máy tính không thường xuyên đã khiến Giám đốc chưa có kế hoạch nâng cao kỹ năng tin học cho nhân viên hoặc đầu tư máy tính mới Đặc biệt, bộ phận quản lý hàng hóa phải xử lý một khối lượng lớn hàng hóa và mã hàng mỗi ngày, dẫn đến việc quản lý sổ sách trở nên cồng kềnh và dễ nhầm lẫn Hệ quả là khi Ban Giám đốc cần thông tin, sự chậm trễ trong việc cung cấp thông tin đã ảnh hưởng đến khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác.
Tính cấp thiết của đề tài
Công ty chuyên cung cấp vật liệu trang trí nội thất và thiết bị vệ sinh tại Bạc Liêu và khu vực lân cận cần quản lý chính xác số lượng, qui cách và chủng loại hàng hoá để đáp ứng nhu cầu thị trường Mặc dù công việc không quá khó khăn, nhưng việc ghi chép, tìm kiếm thông tin và tính toán dễ dẫn đến nhầm lẫn, trong khi quản lý sổ sách phức tạp có thể gây thất lạc dữ liệu Vì vậy, việc xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá hiệu quả là rất cần thiết.
Việc theo dõi tình hình nhập xuất và khối lượng tồn kho trong công ty gặp nhiều khó khăn, khiến nhà quản lý phải thông báo và tổng hợp báo cáo từ các bộ phận, tốn thời gian Hệ thống ghi chép về tên và ký hiệu hàng hóa chưa đồng nhất, gây khó khăn cho việc theo dõi Điều này có thể dẫn đến sai sót trong quản lý khối lượng hàng hóa lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hạch toán kinh doanh Do đó, xây dựng một chương trình quản lý hàng hóa là cần thiết để cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng trong công tác quản lý.
Việc áp dụng công nghệ máy tính trong quản lý hàng hoá không chỉ giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên bộ phận kế hoạch mà còn giúp họ làm quen với công nghệ Hệ thống tự động hoá trong quản lý giúp loại bỏ công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công, đồng thời thúc đẩy việc ứng dụng tin học một cách rộng rãi trong công ty.
CHỨNG TỪ -Phiếu nhập nội bộ -Phiếu nhập điều chỉnh -Phiếu xuất nội bộ -Hóa đơn bán hàng điều chỉnh
SỐ LIỆU CHUYỂN ĐẾN CÁC PHÂN HỆ
BÁO CÁO -Báo cáo nhập -Báo cáo xuất -Báo cáo tồn kho -Báo cáo doanh thu
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Khái quát hệ thống thông tin Quản lý hàng hoá
Kế toán hàng hoá có mối liên hệ chặt chẽ với kế toán mua hàng và công nợ phải trả, cũng như kế toán bán hàng và công nợ phải thu Việc này giúp thu thập và quản lý số liệu liên quan để theo dõi tình hình xuất nhập tồn hàng hoá hiệu quả Mối quan hệ này được minh họa rõ ràng qua sơ đồ kèm theo.
Kế toán viên phụ trách hàng tồn kho sẽ sử dụng mã hàng để lập phiếu nhập kho, trong khi thủ kho thực hiện việc nhập hàng vào kho dựa trên số phiếu và thông tin đầy đủ được ghi trên phiếu.
Khi nhận đơn đặt hàng qua bất kỳ phương tiện nào, nhân viên quản lý bán hàng sẽ tiếp nhận thông tin và thông báo cho kế toán viên để lập phiếu xuất Sau khi phiếu xuất được xác nhận hợp lệ, nó sẽ được chuyển đến bộ phận kho hàng, nơi thủ kho sẽ thực hiện xuất hàng theo đúng số phiếu xuất đã được phê duyệt.
Nhân viên phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc nhập hàng hóa từ nhà cung cấp Khi hàng hóa về kho, mọi thông tin liên quan như thiếu hụt hay hỏng hóc sẽ được báo cáo lên phòng kinh doanh Khi Giám đốc hoặc phòng kinh doanh yêu cầu báo cáo về tổng hàng nhập và xuất, thủ kho sẽ thực hiện tính toán dựa trên thông tin từ phiếu xuất, nhập đã được ghi vào hệ thống Kết quả tính toán sẽ được gửi đến Giám đốc hoặc phòng kinh doanh để theo dõi.
Biểu đồ chức năng của hệ thống
2.2.1 Khái niệm về mô hình nghiệp vụ
Mô hình nghiệp vụ là sự mô tả các chức năng và mối quan hệ giữa chúng trong một tổ chức, đồng thời thể hiện mối liên hệ với môi trường bên ngoài Các mô hình này có nhiều dạng khác nhau, mỗi dạng phản ánh một khía cạnh cụ thể của hoạt động nghiệp vụ.
Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh hoàn toàn về hoạt động của nghiệp vụ
2.2.2 Biểu đồ chức năng của hệ thống
Một trong những cách thể hiện mô hình nghiệp vụ là biểu đồ phân rã chức năng, giúp chúng ta nhận diện và phân chia các chức năng nghiệp vụ của tổ chức một cách rõ ràng.
Quản lý danh mục Quản lý hàng xuất Quản lý nhập hàng Báo cáo
Biểu đồ chức năng của hệ thống
Hình 2.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống
Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống
2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh quản lý bán hàng
Nhà cung cấp Phòng kinh doanh
Kế toán kho Khách hàng
Hệ thống quản lý hàng hóa
HĐ đặt hàng Yêu cầu báo cáo
Báo cáo hàng xuất-nhập
Yêu cầu thông tin Kết quả yêu cầu
Hình 2.3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Hệ thống quản lý hàng hoá yêu cầu kế toán kho cung cấp thông tin về hàng tồn kho và nhận kết quả yêu cầu Dựa trên thông tin này, bộ phận quản lý hàng hoá sẽ quyết định các mặt hàng cần thiết và lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp Nếu nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu, họ sẽ giao hàng Trong quá trình xuất hàng, sau khi nhận hoá đơn bán hàng từ khách hàng, bộ phận quản lý hàng hoá sẽ kiểm kho và xuất hàng theo hoá đơn nếu đủ điều kiện Cuối mỗi tháng, quý và năm, bộ phận này sẽ nộp báo cáo về tình hình nhập xuất tồn hàng hoá cho bộ phận kinh doanh.
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Gồm có 4 chức năng sau: Quản lí danh mục; quản lí nhập; quản lí xuất; báo cáo.
Có quan hệ với nhau nhằm quản lý bán hàng 1 cách tốt nhất cho toàn hệ thống.
4.0 Báo cáo Phiếu nhập hàng
Tổng hợp xuất nhập tồn
Thông tin hàng thiếu, hỏng
HĐ đặt hàng của khách hàng
Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Kết quả Yêu cầu hiệu chỉnh
Yêu cầu xem TT Kết quả hiệu chỉnh
Thông tin nhập xuất hàng hóa
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh a/ Biểu đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục
Hình 2.5: Biểu đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục
2.2 Lập phiếu nhập Phòng kinh doanh
Danh sách nhà cung cấp
Kế toán hàng tồn kho
Hóa đơn đặt hàng b/ Biểu đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý nhập.
Hình 2.6: Biểu đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý nhập
Khách hàng Hóa đơn bán hàng
Phếu xuất kho c/ Biểu đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất
Hình 2.7: Biểu đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất
4.1 Xác lập yêu cầu báo cáo
4.2 Tính toán và tổng hợp theo yêu cầu
Yêu cầu báo cáo Kết quả các yêu cầu
Báo cáo hàng nhập xuất
Dữ liệu cần báo cáo d/ Biểu đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý báo cáo
Hình 2.7: Biểu đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.1.1 Lựa chọn môi trường cài đặt a/ Access là gì?
Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) hiệu quả, cho phép lưu trữ, tìm kiếm và biểu diễn thông tin một cách dễ dàng Giống như các CSDL khác, Access tự động thực hiện nhiều nhiệm vụ, giúp người dùng phát triển ứng dụng nhanh chóng và thuận tiện.
Access là một ứng dụng mạnh mẽ trong hệ điều hành Windows, cho phép người dùng dễ dàng cắt và dán dữ liệu từ bất kỳ ứng dụng nào sang Access và ngược lại Bên cạnh đó, người dùng còn có khả năng liên kết các đối tượng khác vào môi trường Access, tạo ra sự linh hoạt trong việc quản lý và xử lý dữ liệu.
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiệu quả, cho phép người dùng truy cập và quản lý nhiều dạng dữ liệu cùng lúc Nó giúp giảm thiểu sự phức tạp trong việc xử lý dữ liệu, làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn Người dùng có thể liên kết bảng trong Paradox với bảng trong Database, từ đó lấy kết quả liên kết và kết nối nhanh chóng với các bảng trong Excel.
3.1.2 Accsess cung cấp những công cụ gì?
Mỗi ngôn ngữ, mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều có những điểm mạnh riêng và dĩ nhiên cũng có những hạn chế riêng.
Việc chọn lựa công cụ và môi trường cho việc quản lý đặt ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chủ quan của người lập trình đóng vai trò quan trọng.
Microsoft Access 2003 là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu nổi bật trong bộ Microsoft Office, mang lại tính bảo mật và hiệu quả cao trong quản lý dữ liệu Chương trình này có thể hoạt động độc lập và tích hợp dễ dàng với các ngôn ngữ lập trình khác, giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
Microsoft Access là một phần mềm dễ sử dụng và phổ biến, đặc biệt vì nó nằm trong bộ Microsoft Office So với các chương trình khác như SQL Server hay Foxpro, Microsoft Access không yêu cầu người dùng phải có kiến thức chuyên sâu về tin học hay tư duy logic phức tạp để lập trình Đến nay, Microsoft Access đã trở thành một phần mềm cơ sở dữ liệu phát triển liên tục, giúp người dùng dễ dàng tạo ra các cơ sở dữ liệu và ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh cho nhu cầu của riêng họ.
Các thành phần chức năng của Access 2003:
Bảng là một đối tượng dùng để lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể cụ thể Bảng được cấu thành từ các trường (cột) lưu giữ các loại dữ liệu khác nhau và các bản ghi (hàng) chứa thông tin về từng cá thể của chủ thể đó Một khóa chính (Primary Key) bao gồm một hoặc nhiều trường và chỉ mục (index) cho mỗi bảng, giúp tăng tốc độ truy cập dữ liệu.
Mẫu biểu là công cụ thiết kế chủ yếu để nhập, hiển thị dữ liệu hoặc điều khiển ứng dụng Chúng cho phép trình bày dữ liệu từ các bảng hoặc truy vấn theo ý muốn của người dùng.
Cho phép in các mẫu biểu, cũng cho phép thiết kế các mẫu biểu để chạy Macro hoặc Module đáp ứng một sự kiện nào đó.
Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng dụng
MS Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau.
+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu.
Microsoft Access là một công cụ mạnh mẽ để khai thác và xử lý dữ liệu, đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin từ các bảng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu (CSDL).
Câu lệnh truy vấn phổ biến nhất là câu lệnh Select, cho phép người dùng truy xuất dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau trong cơ sở dữ liệu cùng một lúc Người dùng có thể phân tích và chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên bảng truy vấn, hoặc sử dụng nó như một cơ sở dữ liệu cho các công việc khác.
Dynaset là bảng kết quả truy vấn, tương tự như một bảng dữ liệu nhưng không phải là bảng dữ liệu thực sự Nó chỉ là một cách tham khảo cho dữ liệu được lấy từ nhiều bảng khác nhau, cho phép thực hiện các thao tác tính toán và xử lý dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng.
Lưu ý khi đặt điều kiện cho Query:
+ Nếu lọc bản ghi trước khi tính toán dùng Where.
+ Nếu lọc bản ghi sau khi tính toán thì không dùng Where.
+ Có thể tạo Query bằng hai cách là Query Wizard hoặc Query Design view.
Báo cáo là công cụ hiệu quả giúp người dùng trình bày dữ liệu một cách rõ ràng, nhanh chóng và hấp dẫn cho việc in ấn Báo cáo được tạo ra từ nguồn dữ liệu như bảng, truy vấn, câu lệnh SQL hoặc các biểu mẫu khác.
Những tính năng tiên tiến của Access basic:
+ Có khả năng viết trực tiếp các chương trình nền của biểu mẫu và báo cáo để xử lý các dữ kiện.
+ Truy cập trực tiếp đến chương trình thuộc tính của biểu mẫu hoặc báo cáo thông qua việc thiết đặt thuộc tính.
Làm việc với các đối tượng trong cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm bảng, truy vấn, biểu mẫu, macro, trường, chỉ mục, quan hệ và điều kiện.
+ Các sự kiện được mở rộng tương tự trong Visual basic.
+ Hỗ trợ tính năng OLE.
+ Có khả năng tạo các công cụ tạo biểu thức và các Wizard theo ý muốn
Macro là tập hợp các lệnh được quy định sẵn trong Microsoft Access giúp chúng ta có thể tự động hóa một quá trình xử lý nào đó.
Macro group là một loại macro bao gồm nhiều menu con, được viết và lưu trữ thành một nhóm để tiện lợi hơn trong quá trình sử dụng Mỗi menu con trong nhóm được phân biệt bằng tên riêng của chúng.
+ Macro có điều kiện: Là loại macro có chứa các điều kiện thi hành cho từng hành động.
+ Autoexec macro: Là loại Macro tự động thi hành ngay sau mở file CSDL.
3.1.3 Quy tắc đặt tên trường, tên bảng a/ Thiết kế các bảng và xác định các mối quan hệ giữa các bảng
Bảng là thành phần quan trọng nhất trong cơ sở dữ liệu, vì vậy việc thiết kế bảng cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính hợp lý trong lưu trữ và xử lý dữ liệu sau này Việc xây dựng cơ sở dữ liệu cần chú ý đến một số quy tắc cơ bản để đạt được hiệu quả tối ưu.
Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất.
Mỗi bảng phải có một số trường là khoá nhờ đó mà không có các bảng ghi trùng nhau.
Thiết kế các from chương trình
Form Đăng nhập của chương trình.
Tại from đăng nhập người dùng đăng nhập với tài khoản và mật khẩu do công ty cấp.
- Khi vào mainfrom: Có cập nhật ngày hiện tại của hệ thống.
- Menu danh mục gồm có các mục: Cập nhật khách hàng, cập nhật danh mục nhà cung cấp, cập nhật nhân viên, cập nhật hàng hóa.
- Menu báo cáo: Có báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo danh thu.
- Menu hồ sơ: Có phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng.
-Menu công nợ: Có báo cáo công nợ khách hàng, báo cáo công nợ nhà cung cấp.
- Menu điều chỉnh: Có phiếu điều chỉnh phiếu nhập kho, điều chỉnh hóa đơn bán hàng.
To exit the program, click the "Access" button to return to the main Microsoft Access screen, or select the "Window" button to exit to the Windows desktop.
From cập nhật danh mục khách hàng
Hình 3.7: From cập nhât danh mục khách hàng
From cập nhật danh nhà cung cấp
Hình 3.8: From cập nhât danh mục khách hàng
From cập nhật hàng hóa
Hình 3.10: From cập nhât danh mục nhân viên
From báo cáo nhập hàng
Hình 3.11: From báo cáo nhập hàng
Hình 3.12: From báo cáo xuất hàng
From báo cáo tồn kho
Hình 3.13: From báo cáo tồn kho
From báo cáo danh thu
Hình 3.14: From báo danh thu
Hình 3.14: From phiếu nhập kho
From báo cáo công nợ khách hàng/nhà cung cấp
Hình 3.15: From báo cáo công nợ
From điều chỉnh phiếu nhập kho
Hình 3.16: From điều chỉnh phiếu nhập kho
From điều hóa đơn bán hàng
From hóa đơn bán hàng
Hình 3.16: From hóa đơn bán hàng