Ở bất kỳ một tổ chức dù lớn hay nhỏ thì yếu tố con người luôn được coi trọng nhất, bởi nó quyết định thành công hay thất bại của một tổ chức. Tại hội nghị toàn quốc về điểm Bưu điện – Văn hóa xã, Bộ trưởng Bộ Thông tin và truyền thông đã khẳng định “Trong thời gian qua điểm Bưu điện - Văn hóa xã là mạng lưới quan trọng cung ứng các dịch vụ bưu chính, viễn thông phục vụ cho cộng đồng dân cư vùng nông thôn, miền núi, biên giới, và hải đảo, là điểm để hướng tới nông thôn, nông dân của Đảng và Nhà nước ta”. Để nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính và cải thiện Chỉ số hài lòng của người dân, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg ngày 19/10/2016 về việc triển khai thực hiện việc tiếp nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại các sở, ngành, cấp huyện, cấp xã qua dịch vụ Bưu chính công ích; Bưu điện Việt Nam cũng đã triển khai đề án “Phát triển Bưu điện – Văn hóa xã gắn kết với hoạt động phục vụ cộng đồng” do Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt, đồng thời nâng cấp mô hình hoạt động của điểm Bưu điện – Văn hóa xã thành cơ quan đại diện của Bưu điện tại cấp xã (cấp quản lý thứ 4), để thực hiện đồng bộ hóa hệ thống công nghệ thông tin, kết nối liên thông với cơ quan nhà nước nhằm tiến tới số hóa bưu chính trên toàn quốc, góp phần tạo điều kiện thuận lợi để người dân sử dụng các dịch vụ bưu chính, trong đó có các dịch vụ hành chính công, hỗ trợ người dân tiếp cận dễ dàng với dịch vụ hành chính công cấp độ 3, 4 ngay tại địa bàn xã. Với tình hình hiện nay, các nhân viên điểm Bưu điện - Văn hóa xã tại địa bàn tỉnh Cao Bằng chủ yếu thực hiện việc phát thư, bưu gửi, công văn, báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong địa bàn xã chứ chưa đáp ứng đủ yêu cầu tham gia vào quy trình tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính tại cấp xã thay bộ phận một cửa. Để đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu “100% xã có điểm phục vụ bưu chính có người phục vụ” trong năm 2021 trên địa bàn tỉnh Cao Bằng, Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng đã ban hành văn bản số 826/UBND-VX ngày 14/4/2021 chỉ đạo Bưu điện tỉnh Cao Bằng chủ động phối hợp với Sở Thông tin và truyền thông tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có kế hoạch cải tạo, chỉnh trang và thiết lập mới các điểm phục vụ bưu chính tại các xã trên địa bàn tỉnh với quy mô phù hợp, đáp ứng tiêu chuẩn, bảo đảm trang thiết bị, nhân lực tại các điểm phục vụ bưu chính đáp ứng được yêu cầu phục vụ các dịch vụ bưu chính công ích cho các tổ chức, cá nhân. Để đáp ứng được những yêu cầu đặt ra khi triển khai mô hình chuyển đổi số và hành chính công theo đề án của Chính phủ tại thị trường xã thì mạng lưới Bưu điện – Văn hóa xã cần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Vì vậy, công tác đào tạo để phát triển nguồn nhân lực cho toàn bưu điện tỉnh nói chung và cho nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã nói riêng rất quan trọng đối với Bưu điện tỉnh Cao Bằng. Qua tìm hiểu thực tế để làm rõ hơn vấn đề này, em đã lựa chọn đề tài “Quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện - Văn hoá xã của Bưu điện tỉnh Cao Bằng”.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN ĐIỂM BƯU ĐIỆN – VĂN HÓA XÃ CỦA BƯU ĐIỆN TỈNH
Nhân viên điểm Bưu điện - Văn hoá xã và đào tạo nhân viên điểm Bưu điện - Văn hoá xã
1.1.1 Điểm Bưu điện - Văn hoá xã và nhân viên điểm Bưu điện - Văn hoá xã 1.1.1.1 Điểm Bưu điện - Văn hoá xã
Điểm Bưu điện - Văn hóa xã là cơ sở phục vụ trong mạng bưu chính công cộng, được Nhà nước giao cho Tổng công ty Bưu điện Việt Nam xây dựng và quản lý Nơi đây cung cấp các dịch vụ bưu chính công ích và dịch vụ kinh doanh khác, đồng thời tổ chức các hoạt động đọc sách, báo phục vụ cộng đồng, theo định hướng phát triển của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.
Sau hơn 20 năm phát triển, cả nước hiện có 8.137 điểm Bưu điện – Văn hóa xã, trong đó khu vực đồng bằng chiếm 6.136 điểm và khu vực miền núi, hải đảo, cùng các xã đặc biệt khó khăn, bãi ngang, ven biển có 2.001 điểm.
Cho đến nay, các điểm Bưu điện-Văn hóa xã được cung cấp các dịch vụ bưu chính sau:
Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư số 11/2019/TT-BTTTT ngày 22 tháng 10 năm 2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông, các điểm Bưu điện – Văn hóa xã được phép cung cấp ba loại dịch vụ bưu chính.
Dịch vụ thư cơ bản bao gồm việc nhận thư với địa chỉ cụ thể, cho phép khối lượng đơn hàng lên đến 02 kg Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp phát hành báo chí công ích theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
-Dịch vụ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích;
-Các dịch vụ bưu chính khác theo yêu cầu của Nhà nước.
Bưu điện – Văn hóa xã cung cấp các sản phẩm và dịch vụ được phép bởi Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, tương tự như các Bưu điện huyện hoặc Thành phố cụ thể.
-Dịch vụ bưu chính chuyển phát (BCCP):
Chúng tôi cung cấp dịch vụ chấp nhận và phát các loại bưu phẩm thường, bưu phẩm bảo đảm, bưu kiện, cũng như dịch vụ chuyển phát nhanh (EMS) cả trong nước và quốc tế Ngoài ra, chúng tôi cũng nhận đặt báo chí các loại.
-Dịch vụ tài chính bưu chính (TCBC):
+ Dịch vụ thu hộ: tiền điện, tiền nước; Thu Bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm y tế hộ gia đình.
+ Dịch vụ gửi tiết kiệm bưu điện và vay tín dụng tiêu dùng;
+ Dịch vụ Bảo hiểm nhân thọ và phi nhân thọ;
+ Dịch vụ chi trả lương hưu; chi trả bảo trợ xã hội, người có công;
-Dịch vụ phân phối truyền thông (PPTT):
+ Cung cấp và thu cước các dịch vụ viễn thông – công nghệ thông tin như: thẻ viễn thông; phát triển thuê bao di động, truyền hình;
+ Phân phối, bán lẻ hàng tiêu dùng;
+ Dịch vụ truyền thông, quảng cáo tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã;
+ Dịch vụ bán lẻ sách báo, tạp chí, lịch và văn phòng phẩm
Cung cấp sản phẩm và dịch vụ tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã phải tuân thủ quy trình và quy định của Tổng công ty, cùng với các hướng dẫn từ Bưu điện tỉnh được giao quản lý.
1.1.1.2 Nhân viên điểm Bưu điện - Văn hoá xã
Nhân viên Bưu điện – Văn hóa xã được định nghĩa trong quy chế tổ chức và quản lý hoạt động của Bưu điện – Văn hóa xã, theo Quyết định số 178/QĐ-BĐVN-HĐTV ban hành ngày 27/10/2020 bởi Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.
“Nhân viên làm việc tại Bưu điện – Văn hóa xã (được gọi là nhân viên Bưu điện –
Nhân viên Bưu điện – Văn hóa xã là những người được tuyển dụng để thực hiện các nhiệm vụ theo hợp đồng đã ký với đại diện có thẩm quyền của Bưu điện tỉnh/thành phố hoặc các đơn vị được ủy quyền Họ sẽ nhận lương, tiền công, thù lao và hoa hồng dịch vụ theo thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành Tổng công ty Bưu điện Việt Nam xác định rõ vai trò và trách nhiệm của nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã.
- Người đại diện cho hình ảnh Bưu điện Việt Nam trên địa bàn xã
- Người phổ biến và triển khai các chủ trương, chính sách của Nhà nước, đưa thông tin báo chí, văn hóa đến cho mọi người dân.
- Người bán hàng đưa các sản phẩm dịch vụ mà Bưu điện Việt Nam đang cung cấp đến người dân tại địa bàn xã.
Xét theo đặc điểm kinh tế - xã hội thì nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã cũng sẽ có một số đặc điểm đặc thù như sau:
Các xã thuộc vùng đặc biệt khó khăn, nơi đa số cư dân là dân tộc thiểu số, thường có nhân viên Bưu điện – Văn hóa xã là người địa phương Những nhân viên này cần phải thông thạo tiếng dân tộc và ngữ điệu bản địa để phục vụ tốt nhất cho cộng đồng.
-Về trình độ văn hóa: riêng miền núi, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo, tối thiểu phải có trình độ tốt nghiệp trung học cơ sở.
Nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã cần đảm bảo trình độ chuyên môn và sức khỏe tốt, đồng thời có khả năng tăng trưởng doanh số ổn định Sự tận tâm với công việc của họ sẽ là cơ sở để Bưu điện tỉnh/thành phố đề xuất Tổng công ty Bưu điện Việt Nam tuyển chọn làm nhân viên chính thức, nếu có nhu cầu và được sự chấp thuận của Tổng công ty.
1.1.2 Đào tạo nhân viên điểm Bưu điện - Văn hoá xã
1.1.2.1 Khái niệm và nội dung đào tạo nhân viên điểm Bưu điện - Văn hoá xã
Theo giáo trình Quản lý nguồn nhân lực của Trường đại học Kinh tế quốc dân, đào tạo là hoạt động nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng của người lao động để thực hiện hiệu quả chức năng công việc Đào tạo nhân viên tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã là quá trình truyền đạt kiến thức và kỹ năng cần thiết cho nhân viên trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ công cộng và sản phẩm kinh doanh, phù hợp với định hướng phát triển của Bưu điện Việt Nam Quá trình đào tạo bao gồm đào tạo mới cho nhân viên mới tuyển dụng và đào tạo lại cho những nhân viên đã tham gia khóa đào tạo nhưng chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn trong bối cảnh thay đổi và phát triển của sản phẩm, dịch vụ và công nghệ.
Đào tạo nhân viên tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã tập trung vào việc nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng thực hiện công việc, nhằm cải thiện hiệu quả công việc và phục vụ tốt hơn cho cộng đồng.
- Đào tạo nâng cao năng lực về kiến thức chuyên môn gồm các nội dung cơ bản sau:
Sản phẩm và dịch vụ của Bưu điện – Văn hóa xã được phép cung ứng và cung cấp, với quy trình nghiệp vụ rõ ràng tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã.
Để sử dụng máy tính hiệu quả, người dùng cần nắm vững các kỹ năng thực hành nghiệp vụ và thao tác trên phần mềm Đồng thời, việc đào tạo về an toàn bảo hộ lao động và phòng chống cháy nổ cũng rất quan trọng, giúp đảm bảo an toàn cho người lao động trong quá trình làm việc.
Quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện - Văn hoá xã của Bưu điện tỉnh
1.2.1 Khái niệm, mục tiêu và tiêu chí đánh giá quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – văn hóa xã của Bưu điện tỉnh
1.2.1.1 Khái niệm quản lý đào tạo
Quản lý được định nghĩa là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực cùng hoạt động của hệ thống xã hội Mục tiêu của quản lý là đạt được hiệu quả và hiệu lực cao một cách bền vững, đặc biệt trong bối cảnh môi trường luôn biến động (Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà, Đỗ Thị Hải Hà, 2012).
Quản lý đào tạo nhân viên tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã là quy trình bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát các nguồn lực Mục tiêu của quá trình này là đạt được hiệu quả cao trong công tác đào tạo của Bưu điện tỉnh, đồng thời đảm bảo tính bền vững trong bối cảnh môi trường luôn thay đổi.
1.2.1.2 Mục tiêu quản lý đào tạo
Mục tiêu quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã:
- Bảo đảm tất cả nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã trong tỉnh đều được đào tạo.
Để đảm bảo chất lượng nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã, việc đào tạo là rất quan trọng Những người tham gia đào tạo cần tiếp thu đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu công việc hiệu quả.
- Bảo đảm tính hiệu quả trong đào tạo thông qua việc so sánh kết quả đạt được với chi phí đã bỏ ra cho đào tạo.
1.2.1.3 Tiêu chí đánh giá quản lý đào tạo
Căn cứ vào mục tiêu quản lý để xác định các tiêu chí đánh giá quản lý đào tạo phù hợp
Các tiêu chí đánh giá quản lý đào tạo như sau:
Trong năm qua, số nhân viên tại các điểm Bưu điện - Văn hóa xã đã được đào tạo tăng lên, với tỷ lệ người tham gia đào tạo so với tổng số nhân viên cũng có sự cải thiện đáng kể Việc so sánh tỷ trọng này qua các năm cho thấy sự phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại các điểm Bưu điện - Văn hóa xã.
Chất lượng và sự thay đổi sau đào tạo được xác định qua kết quả đào tạo Để đo lường hiệu quả này, các phương pháp như phỏng vấn, quan sát và yêu cầu người học thực hiện bài kiểm tra sau mỗi khóa học thường được áp dụng.
Kết quả đào tạo được đánh giá theo các cấp độ như sau:
Sự phản ứng của nhân viên Bưu điện – Văn hóa xã khi tham gia đào tạo được đánh giá qua mức độ phù hợp của chương trình đào tạo với nhu cầu của họ Đây là cấp độ đơn giản nhất, nơi nhân viên tự đánh giá nội dung chương trình mà không yêu cầu kiểm tra kiến thức đã học Các yếu tố được xem xét bao gồm hình thức đào tạo, chất lượng giảng viên, nội dung tài liệu, chương trình đào tạo và mức độ tương tác trong quá trình học.
Kết quả học tập và nhận thức là tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả sau quá trình đào tạo Sự đánh giá này được thực hiện thông qua quan sát của giảng viên và đồng nghiệp, cũng như thông qua kết quả các bài kiểm tra sau chương trình đào tạo, bao gồm kiểm tra lý thuyết với các bài trắc nghiệm và kiểm tra thực hành.
Khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng từ chương trình đào tạo vào công việc được đánh giá qua việc xử lý tình huống thực tế, quan sát sự thay đổi hành vi và cách làm việc của nhân viên, cũng như mức độ hài lòng của khách hàng Đánh giá này thường được thực hiện định kỳ sau 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm kể từ khi đào tạo Kết quả đánh giá sẽ được sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo tiếp theo hoặc điều chỉnh nhân sự.
Đánh giá chi phí đào tạo là một yếu tố quan trọng, giúp tăng số lượng người được đào tạo mà không làm tăng chi phí Chi phí đào tạo bình quân cho mỗi người được tính theo công thức C = T/N, trong đó C là chi phí đào tạo bình quân/người, T là tổng chi phí đào tạo và N là số người tham gia đào tạo.
Mục tiêu cuối cùng của công ty là gia tăng doanh thu và lợi nhuận, đồng thời nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh tại địa bàn xã mà nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã quản lý Điều này bao gồm việc đánh giá sự tăng trưởng cao trong hoạt động kinh doanh và sự cải thiện thu nhập của nhân viên đã qua đào tạo.
1.2.2 Nguyên tắc quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã
Theo Điều 12 Quy chế đào tạo của Hội đồng thành viên Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, ban hành theo Quyết định số 171/QĐ-BĐVN-HĐTV ngày 17/10/2020, công tác tổ chức và quản lý đào tạo phải tuân thủ các nguyên tắc: thực hiện đúng kế hoạch, đảm bảo đúng đối tượng, cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ đào tạo và tuân thủ hạn mức ngân sách.
Việc tổ chức và quản lý hoạt động đào tạo cho nhân viên Bưu điện – Văn hóa xã phải tuân thủ quy chế hiện hành, đảm bảo rằng quá trình quản lý đào tạo diễn ra theo nguyên tắc rõ ràng và hiệu quả.
Để đảm bảo kế hoạch đào tạo hiệu quả, cần xác định rõ nhu cầu đào tạo và mục tiêu cụ thể, trả lời cho câu hỏi tại sao cần đào tạo Đồng thời, thiết lập quy trình đào tạo chi tiết về nội dung chương trình, thời gian, địa điểm và phương thức thực hiện.
- Đúng đối tượng: Nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã như thế nào được lựa chọn để tham gia đào tạo?
- Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ đào tạo: về máy móc, trang thiết bị kết nối internet (nếu cần), tài liệu, bàn ghế,
Để tối ưu hóa chi phí đào tạo, cần tuân thủ hạn mức ngân sách bằng cách lựa chọn phương pháp và hình thức đào tạo phù hợp Việc này giúp xác định địa điểm đào tạo hiệu quả nhất, đảm bảo tiết kiệm chi phí trong khi vẫn đạt được kết quả cao.
1.2.3 Chủ thể và đối tượng quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã
Theo Điều 7 của Quy chế đào tạo do Hội đồng thành viên Tổng công ty Bưu điện Việt Nam ban hành theo quyết định số 171/QĐ-BĐVN-HĐTV ngày 17/10/2020, quy định rõ về mức độ phân cấp đào tạo nhân viên.
Kinh nghiệm quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của một số địa phương và bài học cho Bưu điện tỉnh Cao Bằng
1.3.1 Kinh nghiệm của một số địa phương
1.3.1.1 Kinh nghiệm quản lý đào tạo tại Bưu điện tỉnh Lạng Sơn
Theo Quyết định số 582/QĐ-TTg năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ, tỉnh Lạng Sơn có 226 xã, phường, thị trấn thuộc vùng dân tộc thiểu số và miền núi, nằm trong danh sách các thôn đặc biệt khó khăn, xã khu vực III, khu vực II, khu vực I giai đoạn 2016-2020.
Tỉnh Lạng Sơn có 125 xã thuộc khu vực III, chiếm hơn 55% tổng số xã, trong đó có 142 điểm Bưu điện – Văn hóa xã tính đến cuối năm 2020 Trong số này, 79 điểm đáp ứng yêu cầu cung cấp đa dịch vụ Tuy nhiên, 80% nhân viên tại các điểm này chỉ có trình độ tốt nghiệp phổ thông trung học Nhờ vào việc thực hiện các giải pháp quản lý và đào tạo đồng bộ, liên tục, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các điểm Bưu điện – Văn hóa xã đã tăng lên qua các năm, với số lượng nhân viên đáp ứng yêu cầu cung cấp đa dịch vụ cũng tăng đáng kể.
Từ năm 2018, doanh thu của Bưu điện – Văn hóa xã toàn tỉnh Lạng Sơn đạt 19,4 tỷ đồng, với thu nhập bình quân của nhân viên đạt 2,7 triệu đồng/người/tháng Đến năm 2020, mặc dù chịu ảnh hưởng của dịch Covid-19, doanh thu vẫn tăng lên 27,5 tỷ đồng, tương đương mức tăng 42% so với năm 2018, và thu nhập bình quân của nhân viên đạt trên 3,2 triệu đồng/người/tháng (chưa bao gồm thù lao bán hàng) Để đạt được những kết quả này, Bưu điện tỉnh Lạng Sơn đã thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ, bao gồm tuyển dụng và thay thế lao động không đáp ứng yêu cầu, luân chuyển công việc, cùng với việc đào tạo mới và đào tạo lại cho nhân viên.
Lập kế hoạch đào tạo cần dựa trên nhu cầu từ các đơn vị trực thuộc, sau đó xác định mục tiêu đào tạo rõ ràng Điều này giúp đưa ra các giải pháp xây dựng kế hoạch đào tạo hiệu quả, bao gồm việc chuẩn bị nội dung đào tạo, tài liệu, nguồn lực giảng viên và chi phí cần thiết.
Để tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, cần phổ biến và triển khai kế hoạch đến các bộ phận liên quan Việc này bao gồm chuẩn bị cơ sở vật chất, sắp xếp giảng viên và đảm bảo kinh phí, nhằm thực hiện đúng theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
Bộ phận quản lý đào tạo thuộc phòng Tổ chức – Hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát quá trình đào tạo Họ phối hợp chặt chẽ với chuyên viên và giảng viên nội bộ để theo dõi và đánh giá hiệu quả đào tạo theo kế hoạch hàng tháng và từng đợt tập huấn Qua đó, bộ phận này kịp thời tham mưu cho lãnh đạo về việc điều chỉnh hình thức và nội dung đào tạo nhằm nâng cao chất lượng.
Hiện nay, Bưu điện tỉnh chỉ tập trung vào việc kiểm soát trong quá trình đào tạo mà chưa chú trọng đến công tác kiểm soát sau đào tạo Ngoài ra, chỉ có các chủ thể kiểm soát nội bộ tham gia, trong khi chưa có sự góp mặt của các bên ngoài như khách hàng sử dụng dịch vụ.
1.3.1.2 Kinh nghiệm quản lý đào tạo tại Bưu điện tỉnh Sơn La
Theo báo cáo thống kê của Bưu điện tỉnh Sơn La, trên địa bàn toàn tỉnh Sơn
Hiện nay, cả nước có 152 điểm Bưu điện – Văn hóa xã, trong đó 55% nằm ở các xã vùng cao, vùng sâu, đặc biệt khó khăn về giao thông Theo Quyết định số 582/QĐ-TTg năm 2017, nhiều nhân viên tại các điểm này là người dân tộc thiểu số với trình độ thấp Doanh thu của Bưu điện – Văn hóa xã năm 2018 đạt hơn 8 tỷ đồng, với thu nhập bình quân 2 triệu đồng/người/tháng Đến năm 2020, doanh thu tăng lên hơn 17 tỷ đồng, gấp đôi so với năm 2018, và thu nhập bình quân của nhân viên đạt từ 3-4 triệu đồng/người/tháng, với gần 70 nhân viên có khả năng cung cấp đa dịch vụ Để duy trì và phát triển các điểm Bưu điện – Văn hóa xã, Bưu điện tỉnh đã triển khai nhiều giải pháp đào tạo và quản lý đào tạo hiệu quả.
- Lập kế hoạch đào tạo: Trong phân tích nhu cầu đào tạo, Bưu điện tỉnh Sơn
La đã xây dựng các biểu mẫu như bản mô tả công việc và phiếu đánh giá kết quả thực hiện công việc Việc đánh giá được thực hiện bởi cá nhân người lao động, lãnh đạo đơn vị, kiểm soát viên và chuyên quản Văn hóa xã cấp huyện, đồng thời dựa trên phản ánh của khách hàng về chất lượng phục vụ Những thông tin này là căn cứ để xác định nhu cầu đào tạo Các mục tiêu đào tạo được xác định và xây dựng từ cuối năm trước, dựa vào phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và chiến lược kinh doanh của đơn vị trong thời gian tới.
Bưu điện tỉnh đã thực hiện kế hoạch đào tạo bằng cách bố trí địa điểm, phòng học và cơ sở vật chất phù hợp, đồng thời dự trù kinh phí 200.000 đồng/người/lớp cho các khóa đào tạo Để đảm bảo hiệu quả, đơn vị luôn thông báo kế hoạch đào tạo cho nhân viên ít nhất 3 ngày trước khi tổ chức, giúp người lao động chuẩn bị tốt nhất cho việc tham gia.
Bưu điện tỉnh cần nâng cao công tác kiểm soát đào tạo, đặc biệt là việc đánh giá hiệu quả sau các khóa đào tạo nhằm theo dõi sự thay đổi và cải thiện kỹ năng của nhân viên.
1.3.2 Bài học cho Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã ở tỉnh Cao Bằng có nhiều điểm tương đồng với hai tỉnh Lạng Sơn và Sơn La Tỉnh có tổng cộng 156 điểm Bưu điện – Văn hóa xã, trong đó 69,8% xã nằm ở vùng cao, vùng sâu và đặc biệt khó khăn, với giao thông đi lại khó khăn và dân cư thưa thớt Đặc biệt, 100% nhân viên tại các điểm này là người dân tộc thiểu số và có trình độ học vấn thấp.
Sau khi tham khảo kinh nghiệm từ một số Bưu điện tỉnh trên thì Bưu điện tỉnh cũng rút ra được một số bài học như:
Bưu điện tỉnh cần lập kế hoạch đào tạo bằng cách tuân thủ quy trình xác định nhu cầu đào tạo, từ đó xác định rõ mục tiêu đào tạo và xây dựng các giải pháp hiệu quả để thực hiện.
Để xác định nhu cầu đào tạo phù hợp, Bưu điện tỉnh cần dựa trên mục tiêu phát triển cụ thể Việc đào tạo phải góp phần vào việc đạt được các mục tiêu đã đề ra Cần thiết lập các hệ thống mẫu biểu như mô tả công việc và phiếu đánh giá kết quả thực hiện công việc với các tiêu chí rõ ràng, từ đó làm căn cứ để xác định nhu cầu đào tạo hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả đào tạo, Bưu điện tỉnh cần chuẩn bị kế hoạch và tài liệu đào tạo một cách chu đáo Việc tham khảo tài liệu đào tạo từ các tỉnh khác sẽ giúp Bưu điện xây dựng nội dung phù hợp với tình hình địa phương.
Tổng quan về Bưu điện tỉnh Cao Bằng
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Vào ngày 15/6/2007, Bộ Bưu chính Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông) đã ban hành Quyết định số 16/2007/QĐ-TCCB-BBCVT, thành lập Tổng công ty Bưu chính Việt Nam, một tổng công ty nhà nước hoạt động độc lập trong lĩnh vực bưu chính Kể từ ngày 01/01/2008, nhằm thích ứng với xu thế hội nhập, Bưu chính - Viễn thông đã được chia tách để hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập theo mô hình mới.
Theo quyết định số 2596/QĐ-BTTTT ngày 28/12/2012 của Bộ Thông tin và Truyền thông, Tổng công ty Bưu chính Việt Nam đã được đổi tên thành Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.
Bưu điện tỉnh Cao Bằng là một tổ chức kinh tế thuộc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, được giao quyền quản lý và sử dụng tài sản cũng như vốn phù hợp với quy mô và nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị.
Từ năm 2008, sau khi Tổng công ty được tái cấu trúc, các Bưu điện tỉnh cũng được chia tách, trong đó Bưu điện tỉnh Cao Bằng được thành lập với tên gọi chính thức là Bưu điện tỉnh Cao Bằng (Tiếng Anh: Caobang Post) theo quyết định số 527/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam Bưu điện tỉnh Cao Bằng hiện vẫn hoạt động tại trụ sở cũ, địa chỉ: Số 02, đường Hoàng Văn Thụ, phường Hợp Giang, Thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng.
Bưu điện tỉnh cung cấp ba dịch vụ chính: Bưu chính chuyển phát, Tài chính Bưu chính và Phân phối truyền thông Là doanh nghiệp chuyển phát duy nhất trên địa bàn, Bưu điện tỉnh tham gia cung cấp dịch vụ bưu chính công ích, góp phần phát triển kinh tế xã hội và giảm nghèo Đến năm 2020, tổng doanh thu đạt trên 161,5 tỷ đồng, hoàn thành 101% kế hoạch, trong đó dịch vụ tài chính bưu chính đạt 104,9%, bưu chính chuyển phát đạt 85,6% và phân phối truyền thông đạt 104,7% Bưu điện đã nộp ngân sách Nhà nước 4,5 tỷ đồng và tạo việc làm cho hơn 500 lao động với thu nhập bình quân trên 7 triệu đồng/người/tháng, duy trì 152 xã, phường có điểm Bưu điện - Văn hóa xã.
Quy chế tổ chức và hoạt động của Bưu điện tỉnh Cao Bằng được ban hành theo Quyết định số 260/QĐ-BĐVN ngày 25/10/2016 của Chủ tịch Hội đồng thành viên Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, quy định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của Bưu điện tỉnh Cao Bằng.
- Chức năng của Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Quản lý và phát triển mạng bưu chính công cộng là nhiệm vụ quan trọng nhằm cung cấp dịch vụ bưu chính công ích tại tỉnh, phù hợp với chiến lược, quy hoạch và kế hoạch đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
+ Kinh doanh 3 lĩnh vực chính: Bưu chính chuyển phát, Tài chính Bưu chính và Phân phối truyền thông.
+ Kinh doanh các ngành nghề khác được Tổng công ty Bưu điện Việt Nam cho phép.
- Nhiệm vụ của Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Bưu điện tỉnh Cao Bằng cần sử dụng hiệu quả các nguồn lực do Tổng công ty giao, đồng thời có trách nhiệm nộp ngân sách Nhà nước và tuân thủ các quy định về báo cáo, thanh tra, kiểm tra từ các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
+ Có nghĩa vụ trả các khoản nợ mà Bưu điện tỉnh Cao Bằng trực tiếp vay theo quy định của pháp luật.
Đăng ký kinh doanh cần phải phù hợp với danh mục ngành nghề đã được phê duyệt, dựa trên chiến lược quy hoạch của Tổng công ty và chức năng nhiệm vụ của đơn vị trong lĩnh vực Bưu chính tại địa bàn.
Đảm bảo thông tin liên lạc cho các cơ quan Đảng, Nhà nước và phục vụ an ninh quốc phòng, ngoại giao Cung cấp thông tin liên lạc khẩn cấp và duy trì các dịch vụ bưu chính cơ bản tại tỉnh Cao Bằng.
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, quyền lợi đối với người lao động, đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý đơn vị.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Cơ cấu tổ chức Bưu điện tỉnh Cao Bằng được thể hiện ở Hình 2.1 sau:
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính, Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Bộ máy quản lý Bưu điện tỉnh Cao Bằng gồm Ban Giám đốc với 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc được Tổng công ty bổ nhiệm Giám đốc là đại diện pháp luật và có quyền quản lý cao nhất, trong khi Phó Giám đốc hỗ trợ Giám đốc và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.
Bộ máy giúp việc gồm 04 phòng ban: Tổ chức - Hành chính, Kế toán - Thống kê tài chính, Kỹ thuật - Nghiệp vụ, và Kế hoạch - Kinh doanh, có chức năng hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý và điều hành các công việc chuyên môn Quản lý theo chức năng được thực hiện đối với các đơn vị trực thuộc, bao gồm các bưu điện huyện và thành phố.
Phòng Tổ chức – Hành chính chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các hướng dẫn và chỉ đạo từ Tổng công ty, đồng thời điều hành, quản lý và tổ chức các công tác liên quan đến lĩnh vực này.
Tổ chức, cán bộ; đào tạo; lao động, tiền lương; tổng hợp, thi đua - truyền thống; hành chính - quản trị.
Phòng Kế toán – Thống kê tài chính có nhiệm vụ quản lý và điều hành nguồn lực tài chính của đơn vị, nhằm đảm bảo hiệu quả và kiểm soát rủi ro tài chính Đơn vị triển khai các biện pháp quản lý và giám sát chặt chẽ đối với các đơn vị trực thuộc, đảm bảo việc thực hiện đúng quy định về quản lý tài chính và kế toán.
Phòng Kỹ thuật – Nghiệp vụ có nhiệm vụ tổ chức triển khai, tập huấn và giám sát việc thực hiện các quy định trong cung cấp dịch vụ bưu chính, tài chính bưu chính và viễn thông Đơn vị này đề xuất cải tiến quy trình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là khách hàng lớn, phù hợp với thực tế tại địa phương và trình Tổng công ty phê duyệt Ngoài ra, phòng còn quản lý và triển khai các dịch vụ, chương trình văn hóa thông tin tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã.
Thực trạng điểm Bưu điện - Văn hoá xã và đội ngũ nhân viên điểm Bưu điện - Văn hoá xã trên địa bàn tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2018-2020
2.2.1 Thực trạng điểm Bưu điện – Văn hóa xã trên địa bàn tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2018-2020
Trong “Chiến lược phát triển bưu chính, viễn thông đến năm 2010 và định hướng phát triển đến năm 2020”, ngành Bưu điện đã xác định rõ vai trò của mình trong việc hiện đại hóa mạng lưới thông tin thông qua việc áp dụng công nghệ mới theo hướng “số hoá, tự động hoá và đa dịch vụ” Ngành này cũng chú trọng mở rộng mạng lưới bưu chính viễn thông đến các vùng nông thôn, góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa nông nghiệp nông thôn Để thực hiện Nghị quyết Trung ương V khoá VIII về phát triển kinh tế gắn liền với văn hóa và xã hội công bằng, mô hình Bưu điện – Văn hóa xã đã được triển khai từ năm 1998 Tiêu chí xây dựng điểm Bưu điện – Văn hóa xã bao gồm việc lựa chọn các xã chưa có bưu cục, có khả năng kết nối điện thoại và điện lưới quốc gia, cùng với sự hỗ trợ từ chính quyền địa phương về mặt đất đai để thuận tiện cho người dân trong việc sử dụng dịch vụ và tiếp cận thông tin.
Tổng số điểm Bưu điện – Văn hóa xã của Cao Bằng được đầu tư xây dựng từ năm 1998 là 156 điểm Trước hội nghị “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Bưu điện – Văn hóa xã” diễn ra vào ngày 17/12/2017 tại Đà Nẵng, các điểm này không được đánh giá và vẫn hoạt động bình thường Tuy nhiên, sau hội nghị, Tổng giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam đã ban hành văn bản yêu cầu các Bưu điện tỉnh/thành phố rà soát và đánh giá lại hoạt động, nhằm mục tiêu phát triển Bưu điện – Văn hóa xã thành những điểm kinh doanh hiệu quả, phục vụ hành chính công và đại diện cơ quan công quyền tại địa bàn xã từ năm 2018 trở đi.
Theo Phó trưởng phòng Kế hoạch – Kinh doanh Bưu điện tỉnh Cao Bằng, hiện tại có 92 điểm Bưu điện – Văn hóa xã đa dịch vụ được ghi nhận, tuy nhiên chỉ khoảng 25 điểm thực sự đáp ứng yêu cầu hoạt động.
Sau chỉ đạo của Tổng giám đốc, Bưu điện tỉnh Cao Bằng đã tiến hành rà soát và đánh giá các điểm hoạt động không hiệu quả, từ đó quyết định tạm ngừng hoạt động những điểm này Đồng thời, Bưu điện tỉnh cũng quyết định nâng cấp các điểm đủ điều kiện để cung cấp đa dịch vụ, bao gồm việc cấp máy vi tính và tổ chức đào tạo lại cho nhân viên tại các điểm đó.
Số lượng điểm Bưu điện – Văn hóa xã tại tỉnh Cao Bằng hiện đang hoạt động và tạm ngừng hoạt động, cùng với số điểm Bưu điện – Văn hóa xã đa dịch vụ, được thể hiện rõ ràng trong bảng dưới đây.
Bảng 2.4 Số lượng điểm Bưu điện – Văn hóa xã trên địa bàn tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2018-2020
TT Tiêu chí Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
1 Số điểm đang hoạt động 146 148 149
Tỷ lệ (%)/tổng số điểm 93,6% 94,9% 95,5%
2 Số điểm đang tạm ngừng 10 8 7
Tỷ lệ (%)/tổng số điểm 6,4% 5,1% 4,5%
3 Số điểm đa dịch vụ 33 71 92
Tỷ lệ (%)/tổng số điểm đang hoạt động 22,6% 48% 61,7%
Nguồn: Phòng Kỹ thuật – Nghiệp vụ, Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Năm 2018, Bưu điện tỉnh có 146/156 điểm Bưu điện – Văn hóa xã hoạt động, chiếm 93,6%, trong đó 10 điểm tạm dừng và 33 điểm được nâng cấp thành đa dịch vụ Đến năm 2019, số điểm đa dịch vụ tăng nhanh từ 33 lên 71, chiếm 48% tổng số điểm hoạt động Đến năm 2020, tổng số điểm hoạt động là 149/156, đạt 95,5%, với 92 điểm đa dịch vụ, tăng 39% so với 2018 Tuy nhiên, một số điểm đã xuống cấp nghiêm trọng, dẫn đến việc đóng cửa tạm thời Khảo sát tại Bưu điện – Văn hóa xã Cai Bộ và Huy Giáp cho thấy tình trạng cơ sở vật chất hư hỏng nặng nề Nhân viên tại các điểm này chủ yếu chỉ phát báo, thư, hàng hóa mà không tạo ra doanh thu, dẫn đến việc tạm dừng hoạt động để đào tạo lại Mặc dù hàng năm Bưu điện tỉnh được cấp kinh phí đầu tư, nhưng việc ưu tiên cho các điểm Bưu điện – Văn hóa xã chưa được thực hiện do doanh thu thấp và khó khăn trong việc thu hồi vốn.
Nhiều điểm Bưu điện – Văn hóa xã hiện chưa có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, gây ra tình trạng tranh chấp đất đai giữa các nhân viên Trước đây, việc cấp đất cho các điểm này chỉ dựa trên những thỏa thuận tạm thời mà chưa được hợp thức hóa về mặt pháp lý, dẫn đến việc xây dựng trên đất thuộc quyền sử dụng của chính nhân viên Điều này làm cho việc thay thế nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã trở nên khó khăn.
Một số điểm Bưu điện - Văn hóa xã tọa lạc trong khuôn viên Ủy ban nhân dân xã, trong khi một số điểm khác lại nằm xa khu dân cư, thậm chí trên đồi Điều này dẫn đến khó khăn trong việc triển khai kinh doanh dịch vụ và phân phối hàng hóa tiêu dùng, do thiếu tiềm năng kinh doanh.
Bảng 2.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của điểm Bưu điện – Văn hóa xã trên địa bàn tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2018-2020
TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm
1 Tổng doanh thu Triệu đồng 15,541 25,385 29,546
2 Doanh thu bình quân Triệu đồng/điểm/năm 106,4 171,5 198,3
3 Thu nhập bình quân Triệu đồng/người/tháng 2,3 3,2 3,4
Nguồn: Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Tổng doanh thu hàng năm của các điểm Bưu điện – Văn hóa xã tiếp tục tăng trưởng, nhưng sự khác biệt về doanh thu giữa các điểm dẫn đến chênh lệch thu nhập của nhân viên Những điểm gần chợ phiên xã có lượng khách đông đảo hơn, do đó doanh thu cao hơn so với các điểm ở vùng đồi hay sau ủy ban xã Thu nhập của nhân viên được xác định dựa trên doanh thu từ các sản phẩm và dịch vụ, do đó, những điểm có doanh thu cao và hoạt động kinh doanh hiệu quả sẽ mang lại thu nhập cao hơn cho nhân viên so với những điểm có doanh thu thấp và hoạt động kém.
Thu nhập của nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã ở tỉnh Cao Bằng đang ở mức thấp, chỉ đạt 3,2 triệu đồng/người/tháng, tương đương 47% so với mức thu nhập bình quân toàn quốc là 6,8 triệu đồng/người/tháng theo báo cáo tổng kết năm 2019 của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.
So với mức thu nhập bình quân của các tỉnh miền núi phía Bắc, thu nhập của nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã tại tỉnh Cao Bằng tương đồng với các tỉnh khác Cụ thể, vào năm 2020, nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã ở tỉnh Sơn La có thu nhập bình quân trên 3-4 triệu đồng/người/tháng, trong khi đó, tỉnh Lạng Sơn đạt mức thu nhập trên 3,2 triệu đồng/người/tháng, chưa bao gồm các khoản thù lao từ bán hàng.
Mặc dù Bưu điện cung cấp đa dạng sản phẩm và dịch vụ, nhưng nhân viên tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã ở tỉnh Cao Bằng chủ yếu tạo ra doanh thu từ các dịch vụ có mức thu nhập không cao.
Nhà nước cung cấp dịch vụ chuyển phát thư, bưu gửi và báo Đảng địa phương miễn phí cho trưởng xóm và những người uy tín trong xóm Do đó, sản lượng chuyển phát không cao, dẫn đến doanh thu thấp, trong khi chi phí cho mỗi tờ (cuốn)/thư là 200 đồng.
Dịch vụ bán bảo hiểm phi vật chất như bảo hiểm xe máy, an sinh bưu điện, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế tự nguyện chủ yếu hoạt động tại các xã xung quanh thị trấn với điều kiện giao thông thuận lợi và thu nhập bình quân cao Tại các xã vùng cao và vùng đặc biệt khó khăn, người dân thường sử dụng xe máy để vận chuyển hàng hóa nhưng lại không mua bảo hiểm xe máy do không có công an làm việc và tâm lý chỉ mua bảo hiểm để đối phó với công an mà chưa nhận thức được lợi ích thực sự của bảo hiểm.
Dịch vụ chuyển tiền chủ yếu phục vụ cho công nhân gửi tiền về cho gia đình, tạo ra doanh thu khoảng 3.000 đồng mỗi phiếu gửi Tuy nhiên, sản lượng giao dịch tập trung tại các xã vùng đặc biệt khó khăn, nơi giao thông không thuận tiện Mặc dù dịch vụ chuyển tiền qua ngân hàng đang phát triển, dịch vụ chuyển tiền qua bưu điện vẫn tồn tại do dân trí ở vùng nông thôn còn thấp, các chi nhánh ngân hàng chưa phủ sóng đến các xã, và người nhận chủ yếu là người già và trẻ em Việc ứng dụng công nghệ hạn chế cùng với khó khăn trong di chuyển do đường xá xa xôi cũng là những yếu tố ảnh hưởng đến dịch vụ này.
Thực trạng quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của Bưu điện tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2018-2020
2.3.1 Thực trạng bộ máy quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Mặc dù tỉnh Cao Bằng có điều kiện giáo dục và cơ sở vật chất còn hạn chế, Bưu điện tỉnh vẫn nhận thức rõ tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong bối cảnh kinh tế hiện nay.
Hình 2.3 Mô hình bộ máy quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của
Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Tại Bưu điện tỉnh, mỗi phòng ban được phân công một chuyên viên phụ trách quản lý Văn hóa xã, đảm bảo các điểm Bưu điện – Văn hóa xã hoạt động đúng chức năng Tất cả các bộ phận đều tham gia tích cực vào việc quản lý và đào tạo nhân viên tại các điểm Bưu điện Văn hóa xã.
Phòng Tổ chức – Hành chính có chuyên viên Quản lý đào tạo phụ trách việc quản lý đào tạo cho toàn Bưu điện tỉnh, bao gồm cả đào tạo nhân viên tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã Theo Quy chế đào tạo của Hội đồng thành viên Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, được ban hành theo quyết định số 171/QĐ-BĐVN-HĐTV ngày 17/10/2020, quy định rõ tiêu chuẩn, trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ quản lý đào tạo.
“Trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ quản lý đào tạo:
+ Xác định và xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
Theo dõi tiến độ học tập của các khóa học và học viên trong phạm vi phụ trách là rất quan trọng Đồng thời, cần tiếp nhận và xử lý các báo cáo liên quan từ đơn vị tổ chức đào tạo để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của quá trình học tập.
+ Đánh giá, góp ý về chất lượng tổ chức, nội dung chương trình của các đơn vị tổ chức đào tạo.
+ Phối hợp với cán bộ quản lý lớp học đôn đốc các học viên trong phạm vi phụ trách.”
-Phòng Kế hoạch – Kinh doanh: Phối hợp triển khai công tác đào tạo về Kỹ năng bán hàng, chăm sóc khách hàng, kinh doanh.
Phòng Kỹ thuật – Nghiệp vụ chịu trách nhiệm phối hợp triển khai công tác đào tạo về kỹ thuật và nghiệp vụ Đồng thời, phòng cũng hướng dẫn nội dung liên quan đến quy trình nghiệp vụ cho các dịch vụ cung cấp tại điểm Bưu điện – văn hóa xã.
-Phòng Kế toán – Thống kê tài chính: Hướng dẫn, triển khai công tác đào tạo cho các đơn vị về quy định quản lý tài chính kế toán.
-Các Bưu điện huyện/thành phố quản lý Văn hóa xã:
Để phục vụ quá trình quản lý đào tạo hiệu quả, cần xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã Đơn vị quản lý sẽ gửi thông tin này về phòng Tổ chức – Hành chính để tiến hành tổng hợp và theo dõi.
+ Tự đào tạo theo nhu cầu thực tế phát sinh của đơn vị.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ tại Bưu điện - Văn hóa xã, cần rà soát nguồn nhân lực và tổ chức các khóa đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như kỹ năng bán hàng cho nhân viên Đặc biệt, đối với các dịch vụ mới, cần tạo điều kiện cho nhân viên thực hành thành thạo tại bưu cục trước khi chính thức cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Cử nhân viên kinh doanh tại bưu điện huyện và giao dịch viên tại bưu cục có nhiệm vụ hướng dẫn và hỗ trợ trực tiếp cho nhân viên tại điểm Bưu điện - Văn hóa xã trong việc thực hiện thí điểm các chức năng và nhiệm vụ chuyên quản văn hóa xã.
Quản lý và giám sát hiệu quả công tác đào tạo tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã thí điểm là rất quan trọng Cần đẩy mạnh triển khai kinh doanh tại những điểm này và từ đó đề xuất các biện pháp nhằm rút ra kinh nghiệm quý báu cho các hoạt động sau này.
Mô hình quản lý đào tạo tại Bưu điện tỉnh Cao Bằng được xây dựng theo quy định của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam Tuy nhiên, do quy mô doanh thu nhỏ và định biên lao động hạn chế, đơn vị ưu tiên phân bổ nhân lực cho các bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu như Nhân viên kinh doanh và Giao dịch viên Do đó, không thể bố trí chuyên viên chuyên trách về quản lý đào tạo, mà phải kiêm nhiệm bởi cán bộ hiện có.
Bảo hộ lao động và công tác thi đua khen thưởng hiện đang được chuyển giao cho phòng Kế hoạch – Kinh doanh để quản lý Lãnh đạo nhận định rằng để nâng cao thu nhập cho nhân viên tại các điểm Bưu điện - Văn hóa xã, ngoài việc phục vụ công tác chính trị địa phương, nhân viên cần tham gia vào hoạt động kinh doanh, coi các điểm này như đại lý bán hàng Việc giao cho phòng Kế hoạch – Kinh doanh quản lý sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
2.3.2 Lập kế hoạch đào tạo
Trong quá trình đào tạo, việc xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch đào tạo Tại Bưu điện tỉnh Cao Bằng, công tác này được thực hiện theo quy định nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc phát triển nhân viên Bưu điện – Văn hóa xã.
- Định kỳ hàng năm, Phòng Tổ chức – Hành chính hướng dẫn các đơn vị lập nhu cầu đào tạo và gửi lại cho phòng tổng hợp.
- Căn cứ vào nhu cầu đào tạo thực tế tại các đơn vị, phòng Tổ chức - Hành chính xây dựng kế hoạch đào tạo.
- Trình kế hoạch đào tạo lên Ban giám đốc để phê duyệt.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, khi có nhu cầu bồi dưỡng mới từ Tổng công ty liên quan đến dịch vụ hay phần mềm mới, hoặc khi các đơn vị cần tuyển dụng và thay thế lao động không có trong kế hoạch, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ lập tờ trình nhu cầu bồi dưỡng, tập huấn để trình Ban giám đốc phê duyệt và sau đó gửi Ban.
Tổ chức Lao động và Tổng công ty Bưu điện Việt Nam sẽ phối hợp để triển khai các khóa đào tạo theo kế hoạch đã được đề ra của Tổng công ty.
Kế hoạch đào tạo được xây dựng dựa trên hai đối tượng chính: nhân viên mới tuyển dụng tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã và nhân viên hiện tại cần được đào tạo lại.
Đánh giá chung về quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của Bưu điện tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2018 -2020
2.4.1 Đánh giá theo mục tiêu
Tất cả nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã đã hoàn thành chương trình đào tạo, đảm bảo đạt được mục tiêu về số lượng người tham gia.
Chất lượng nhân viên tại điểm Bưu điện - Văn hóa xã chưa được đảm bảo, với việc đào tạo chưa đáp ứng yêu cầu công việc và chưa áp dụng hiệu quả vào thực tiễn Mục tiêu đào tạo hiện tại còn chung chung, thiếu sự cụ thể về tỷ lệ nhân viên đạt mức độ Khá sau khóa học Kết quả khảo sát cho thấy, 72,97% nhân viên mới có dưới 2 năm công tác tự đánh giá tốt về việc áp dụng kiến thức vào công việc, trong khi 92,31% nhân viên có trình độ trung cấp trở lên đánh giá mức độ áp dụng chỉ ở mức bình thường.
Theo mục tiêu nâng cao trình độ nghiệp vụ, có tới 94,17% nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã tự nhận thấy vẫn tiếp tục tái phạm các lỗi sai như trước đây, trong khi chỉ có 4,17% đánh giá có sự cải thiện trong việc giảm thiểu các lỗi này.
Theo mục tiêu nâng cao doanh thu và hiệu quả sản xuất kinh doanh, tỷ lệ nhân viên tự đánh giá tốt hơn đạt 12,5%, trong khi tỷ lệ đánh giá bình thường chiếm 76,67% Việc áp dụng kỹ năng bán hàng và hiểu biết về sản phẩm dịch vụ Bưu điện dễ hơn so với việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là quy trình nghiệp vụ phức tạp với nhiều bước, khiến cho nhân viên tại Bưu điện – Văn hóa xã gặp khó khăn trong việc ghi nhớ và vận dụng vào thực tế công việc.
Quá trình đào tạo hiện tại chủ yếu mang tính hình thức, được tổ chức theo chỉ đạo từ Tổng công ty Các chương trình đào tạo tập trung vào việc truyền đạt lý thuyết, diễn ra như một diễn đàn học tập mà không có kết luận hay đánh giá cụ thể.
Hiệu quả đào tạo hiện chỉ được đánh giá dựa trên sự so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh và kế hoạch, mà chưa xem xét đến doanh thu và lợi ích thu được sau các khóa đào tạo so với chi phí đầu tư.
Công tác lập kế hoạch đào tạo đã tận dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có, giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị Tài liệu và nội dung chương trình được chuẩn bị đầy đủ và kịp thời nhờ vào việc sử dụng tài liệu chung từ Tổng công ty.
Đội ngũ giảng viên nội bộ tại các Bưu điện huyện và thành phố rất phong phú, bao gồm các Giao dịch viên và nhân viên kinh doanh có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn, có khả năng tham gia vào công tác đào tạo.
Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo có khả năng linh hoạt trong việc bố trí giảng viên thay thế khi có sự cố bất ngờ, nhờ vào việc sử dụng nguồn giảng viên nội bộ.
Đơn vị đã thành lập nhóm làm việc trên ứng dụng mạng xã hội Zalo để phổ biến kế hoạch đào tạo một cách đầy đủ và kịp thời Nhóm này bao gồm các nhân viên từ các điểm Bưu điện - Văn hóa xã, đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả và nhanh chóng.
Kiểm soát sau đào tạo là một yếu tố quan trọng khi tổ chức đào tạo tại bưu điện tỉnh, giúp dễ dàng giám sát quá trình đào tạo Các lãnh đạo có thể theo dõi số lượng nhân viên tham gia, đảm bảo giảng viên có mặt trong lớp học và quản lý kinh phí đào tạo một cách tập trung, từ đó rút ngắn thời gian thanh quyết toán.
- Công tác lập kế hoạch đào tạo thiếu tính chủ động và còn mang tính chất giải quyết tình thế
Việc xác định nhu cầu đào tạo hiện nay còn thiếu sót và chưa tuân thủ đầy đủ các quy định, dẫn đến việc lựa chọn đối tượng đào tạo không phù hợp Nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã tham gia đào tạo một cách đại trà chỉ dựa vào yếu tố pháp lý, điều này làm giảm sự tập trung và hứng thú trong quá trình học tập, từ đó ảnh hưởng đến việc thay đổi nhận thức của họ.
Mục tiêu đào tạo hiện tại chưa rõ ràng và không thể đo lường, dẫn đến những giải pháp thực hiện cũng bị hạn chế Việc chỉ sử dụng giảng viên nội bộ cho quá trình đào tạo khiến cho nội dung và hình thức giảng dạy trở nên nhàm chán, gây khó khăn cho người học trong việc tiếp cận kiến thức mới.
Hình thức đào tạo hiện nay còn hạn chế và chưa đáp ứng kịp thời với sự biến đổi của thị trường lao động, chủ yếu tập trung vào các khóa đào tạo ngắn hạn tại Bưu điện tỉnh Điều này không chỉ gây tốn kém chi phí do người lao động phải di chuyển từ nơi làm việc mà còn không phù hợp với tình hình dịch bệnh phức tạp hiện nay.
Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, việc quản lý học viên là trọng tâm, với chuyên viên quản lý đào tạo thực hiện nhiệm vụ điểm danh Nội dung đào tạo chủ yếu tập trung vào lý thuyết, chưa chú trọng đến việc đổi mới phương pháp giảng dạy, kết hợp thực hành và giải quyết các tình huống giả định.
Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của Bưu điện tỉnh Cao Bằng đến năm 2025
3.1.1 Mục tiêu phát triển điểm Bưu điện - Văn hoá xã của Bưu điện tỉnh Cao Bằng đến năm 2025
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, cần cải thiện chất lượng nhân sự, do đó, mục tiêu phát triển nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã phải song hành với mục tiêu phát triển chính của các điểm này Mục tiêu phát triển các điểm Bưu điện – Văn hóa xã được xác định phù hợp với chiến lược phát triển toàn diện của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, theo Đề án “Phát triển Bưu điện – Văn hóa xã gắn kết với hoạt động phục vụ cộng đồng” đã được Hội đồng thành viên ban hành theo quyết định số 152/QĐ-BĐVN-HĐTV ngày 21/9/2020.
Mục tiêu phát triển điểm Bưu điện – Văn hóa xã tại tỉnh Cao Bằng được xây dựng dựa trên các chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, theo công văn số 826/UBND-VHX ngày 14/4/2021, nhằm đạt 100% xã có điểm phục vụ bưu chính trong năm 2021 Đồng thời, kế hoạch số 1580/KH-UBND ngày 28/6/2021 cũng hướng tới việc cải cách cơ chế một cửa trong giải quyết thủ tục hành chính Các mục tiêu này phù hợp với định hướng chung của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ bưu chính tại các xã trên địa bàn tỉnh.
Bưu điện – Văn hóa xã đóng vai trò quan trọng trong truyền thông cơ sở và phát triển văn hóa đọc, thông qua việc cung cấp tủ sách báo cho người dân Đồng thời, hệ thống này đang từng bước hình thành mạng lưới truyền thanh không dây, góp phần thực hiện hiệu quả nhiệm vụ truyền thông chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước đến cộng đồng.
Bưu điện – Văn hóa xã đóng vai trò quan trọng như “cánh tay nối dài của chính quyền địa phương”, phục vụ nhu cầu của nhân dân và đảm bảo an sinh xã hội Họ tham gia cung cấp dịch vụ công tại địa bàn xã và tích cực triển khai các chương trình, dự án về nông thôn, góp phần xây dựng nông thôn mới.
Đến năm 2025, mục tiêu là 100% điểm Bưu điện – Văn hóa xã trở thành Văn hóa xã đa dịch vụ, với 100% nhân viên tham gia bán hàng và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng Điều này nhằm cung cấp các sản phẩm OCOP phù hợp với nhu cầu người dân, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống.
Đến năm 2025, tất cả các xã đạt chuẩn nông thôn mới sẽ có Bưu điện - Văn hóa xã, theo Quyết định số 441/QĐ-BTTTT ngày 28/3/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quyết định này quy định chi tiết tiêu chí về Thông tin và Truyền thông trong Bộ tiêu chí quốc gia cho giai đoạn 2016 – 2020.
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của Bưu điện tỉnh Cao Bằng đến năm 2025
Chuẩn hóa tài liệu xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chí đánh giá thực hiện công việc là cần thiết để xác định nhu cầu đào tạo Việc này giúp đảm bảo rằng các tiêu chí rõ ràng và nhất quán, từ đó hỗ trợ trong việc phát triển nguồn nhân lực hiệu quả hơn.
Để nâng cao hiệu quả công tác đào tạo cho nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã, cần gắn kết chặt chẽ với chuyên quản Văn hóa xã ở các cấp Điều này đòi hỏi sự chỉ đạo và trách nhiệm rõ ràng từ Giám đốc Bưu điện huyện và thành phố, nhằm đảm bảo rằng các chương trình đào tạo đáp ứng đúng nhu cầu và mục tiêu phát triển văn hóa tại địa phương.
Chuẩn hóa ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số tiên tiến trong tổ chức đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và tiếp cận thị trường Số hóa các hoạt động đào tạo cho nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã sẽ giúp lan tỏa việc ứng dụng công nghệ vào mọi mặt đời sống của người dân, từ đó chuẩn bị sẵn sàng cho việc tham gia chương trình chuyển đổi số tại tuyến xã.
Đến năm 2025, Bưu điện – Văn hóa xã sẽ chú trọng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, với mục tiêu có khoảng 30% nhân viên là giảng viên nội bộ Điều này nhằm tự đào tạo cho các nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã lân cận, giúp giảm thiểu chi phí, thời gian và công sức cho các bộ phận quản lý ở mọi cấp.
Để nâng cao hiệu quả công việc tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã, cần tăng cường kiểm soát nhân viên trong việc áp dụng kiến thức và kỹ năng đã được đào tạo vào thực tiễn hàng ngày Việc này không chỉ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Giải pháp hoàn thiện quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của Bưu điện tỉnh Cao Bằng đến năm 2025
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện lập kế hoạch đào tạo
Để nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc tại Bưu điện – Văn hóa xã, cần xây dựng bản mô tả công việc, khung năng lực và yêu cầu công việc cho từng chức danh Sự khác biệt giữa nhân viên Bưu điện – Văn hóa xã và nhân viên tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã đa dịch vụ sẽ là cơ sở quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo phù hợp.
Để xác định nhu cầu đào tạo hiệu quả, cần tuân thủ các quy định và bước đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua việc xây dựng bảng hỏi và phiếu khảo sát với hệ thống câu hỏi đầy đủ thông tin Quan trọng là xem xét khả năng học tập của nhân viên, điều này phụ thuộc vào độ tuổi và trình độ hiện có Nhân viên lớn tuổi thường có xu hướng giảm nhiệt huyết trong việc tiếp nhận kiến thức mới, đặc biệt trong điều kiện học tập khó khăn tại các tỉnh miền núi Họ thường chỉ cần biết đọc, viết thành thạo để cảm thấy tự tin hơn, và việc tìm kiếm người có trình độ cao để thay thế vị trí của họ rất khó khăn, dẫn đến việc thiếu động lực trong việc tự rèn luyện và học hỏi thêm.
Để tạo động lực cho nhân viên tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã, cần xây dựng các chương trình thi đua và cơ chế thưởng phạt, khuyến khích họ hoàn thành mục tiêu và phát triển bản thân Bên cạnh đó, tổ chức các hoạt động giao lưu văn nghệ và thể thao sẽ giúp gắn kết nhân viên với những người lao động khác, giảm bớt cảm giác mặc cảm và phân biệt, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và sự hăng say trong công việc.
Xây dựng quy trình chuẩn để đánh giá nhu cầu đào tạo là yếu tố quan trọng giúp xác định mục tiêu đào tạo cụ thể, khả thi và có thể lượng hóa Điều này không chỉ tạo nền tảng cho việc đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo mà còn giúp lựa chọn đối tượng đào tạo phù hợp Khi nhân viên cảm thấy được chú trọng và hứng thú trong quá trình học tập, họ sẽ có sự tập trung cao hơn, từ đó thay đổi nhận thức hiệu quả hơn.
Lựa chọn đối tượng đào tạo cần dựa trên nhu cầu thực tế thay vì đào tạo đại trà theo quy định của Tổng công ty Việc xem xét tình hình tại địa phương là rất quan trọng, đồng thời cần tạo hứng thú cho nhân viên tại Bưu điện – Văn hóa xã Khi nhân viên có động cơ từ chính họ, sự tập trung và hứng thú trong quá trình học tập sẽ cao hơn, từ đó giúp thay đổi nhận thức hiệu quả hơn.
Để xây dựng nội dung và chương trình đào tạo hiệu quả, cần phải gắn liền với đặc thù của từng địa bàn Bưu điện Việt Nam cung cấp nhiều sản phẩm dịch vụ, nhưng mỗi Bưu điện tỉnh chỉ có thể phát triển một số dịch vụ phù hợp với thế mạnh địa phương và sự cạnh tranh trong khu vực Tương tự, các điểm Bưu điện – Văn hóa xã tại từng huyện cũng có sự khác biệt, với một số huyện phát triển mạnh về bưu chính chuyển phát, trong khi những huyện khác lại nổi bật về dịch vụ tài chính bưu chính Đặc biệt tại Cao Bằng, nơi 100% nhân viên Bưu điện – Văn hóa xã là người dân tộc thiểu số, cần thiết phải xây dựng tài liệu và nội dung đào tạo bằng tiếng Tày và tiếng Mông, nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp của người dân tộc Tày và Nùng, vốn có ngôn ngữ chung.
Chủ động phát triển các chương trình đào tạo riêng biệt với tài liệu và nội dung giảng dạy dựa trên các chương trình đã được Tổng công ty triển khai Điều này cần tuân thủ theo văn bản hướng dẫn của Tổng công ty, nhằm đảm bảo truyền tải đầy đủ nội dung và thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra.
Để nâng cao hiệu quả đào tạo cho nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã, cần tăng cường hình thức đào tạo trực tuyến thông qua video và tài liệu mềm, giúp họ dễ dàng sắp xếp thời gian học phù hợp Việc kết hợp giữa lý thuyết và thực hành không chỉ giúp tiếp thu kiến thức nhanh chóng mà còn tiết kiệm chi phí và thời gian di chuyển Đồng thời, việc cải tạo và nâng cấp cơ sở vật chất tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã là cần thiết để tạo điều kiện làm việc tốt nhất, đảm bảo đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt động cung ứng dịch vụ bưu chính công ích và thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia.
Khi lựa chọn giảng viên cho chương trình đào tạo, cần xem xét đối tượng và mục tiêu đào tạo Theo khảo sát, 80,77% Giao dịch viên tại các bưu cục đề xuất nên giao nhiệm vụ đào tạo phần mềm và giám sát thực hành cho nhân viên tại bưu cục, trong khi đó, việc đào tạo kỹ năng mềm và chăm sóc khách hàng nên mời giảng viên từ Trung tâm đào tạo của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam hoặc các chuyên gia để áp dụng phương pháp giảng dạy mới mẻ, thu hút sự quan tâm của nhân viên Bưu điện Văn hóa xã.
Việc lựa chọn địa điểm đào tạo cho nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã cần phù hợp với chương trình đào tạo và lắng nghe nguyện vọng của họ Kết quả khảo sát cho thấy 93,3% nhân viên đề xuất tổ chức tập huấn theo từng huyện, với địa điểm tại bưu cục trung tâm của Bưu điện huyện Giao dịch viên tại các bưu cục là người trực tiếp hướng dẫn và xử lý các lỗi nghiệp vụ, do đó họ hiểu rõ những nội dung cần được đào tạo lại và áp dụng thực tiễn sát với nhu cầu địa phương.
Tổ chức tập huấn sẽ diễn ra tại hội trường tầng 4 của Bưu điện huyện, với quy mô mỗi lớp khoảng 50 người, giúp tiết kiệm chi phí thuê địa điểm Nội dung tập huấn được chia thành 3 đợt, dựa trên các cụm theo địa dư hành chính.
Cụm 1 gồm nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của 4 huyện gần trung tâm Thành phố: Thành phố, Hòa An, Hà Quảng, Thạch An.
Cụm 2 gồm nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của 5 huyện miền Đông: Trà Lĩnh, Trùng Khánh, Quảng Hòa, Phục Hòa, Hạ Lang.
Cụm 3 gồm nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của 4 huyện miền Tây: Thông Nông, Nguyên Bình, Bảo Lạc, Bảo Lâm.
Chương trình đào tạo kỹ năng bán hàng và quy trình nghiệp vụ sẽ được tổ chức tại các bưu cục giao dịch trung tâm của đơn vị quản lý, kết hợp với việc thực hành trên phần mềm.
Để tổ chức một chương trình đào tạo hiệu quả, cần xác định thời lượng và thời gian diễn ra lớp học một cách hợp lý, bao gồm cả thời gian thực hành Kế hoạch đào tạo cần bám sát thực tế về trình độ của nhân viên tham gia, giúp họ tiếp thu kiến thức một cách hiệu quả và ứng dụng vào công việc hàng ngày, từ đó giảm thiểu sai sót.
Bưu điện tỉnh Cao Bằng sở hữu mạng lưới bưu cục và điểm giao dịch rộng khắp, bao phủ toàn bộ các xã mà không có doanh nghiệp Bưu chính nào khác hiện diện Điều này mang lại lợi thế lớn cho công tác đào tạo nhân viên tại các điểm Bưu điện – Văn hóa xã, khi có thể tổ chức đào tạo tại các bưu cục trung tâm huyện, giúp giảm thiểu chi phí di chuyển, ăn ở cho nhân viên từ xã đến Bưu điện tỉnh và ngược lại.
Dự trù kinh phí đào tạo cần cụ thể, rõ ràng và minh bạch để học viên và giảng viên hiểu rõ giá trị công sức của họ, từ đó tạo động lực học tập và giảng dạy Việc công khai cơ chế chi trả cho giảng viên nội bộ là cần thiết, giúp đảm bảo chi đúng, chi đủ, khuyến khích họ tham gia đào tạo ngoài giờ làm việc, đáp ứng kịp thời với những thay đổi cần thiết.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo
- Phân công rõ ràng chức năng nhiệm vụ cho đội ngũ quản lý đào tạo:
Kiến nghị nhằm hỗ trợ hoàn thiện quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã của Bưu điện tỉnh Cao Bằng đến năm 2025
3.3.1 Đối với Tổng công ty Bưu điện Việt Nam
Xây dựng mô tả công việc và khung năng lực cho từng vị trí chức danh tại Bưu điện tỉnh là cần thiết để đảm bảo tiêu chí đánh giá thực hiện công việc chuẩn xác Điều này giúp các cấp Bưu điện dễ dàng triển khai và thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả quản lý đào tạo, cần xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá rõ ràng cho các cấp, đồng thời quy định chế độ thưởng phạt gắn với trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị Điều này sẽ đảm bảo rằng công tác quản lý đào tạo được chú trọng và thực hiện đúng ngay từ những bước đầu tiên.
Để đảm bảo thu nhập đủ cho sinh hoạt cá nhân, cần nâng mức thù lao hoa hồng cho nhân viên Bưu điện – Văn hóa xã tại các tỉnh miền núi phía Bắc Khi thu nhập được cải thiện, người lao động sẽ cống hiến hết mình cho công việc và gắn bó lâu dài với ngành Bưu điện.
Chủ động thúc đẩy hợp tác quốc tế và hội nhập, Việt Nam khuyến khích thu hút nguồn lực từ nước ngoài nhằm đào tạo nhân lực bưu chính chất lượng cao Nội dung hợp tác quốc tế về đào tạo nhân lực bưu chính sẽ được đưa vào các hiệp định quốc tế song phương và đa phương, từ đó thu hút nguồn lực hỗ trợ về chuyên môn, nghiệp vụ và khoa học công nghệ cho sự phát triển của nhân lực trong ngành bưu chính.
3.3.2 Đối với các Bưu điện huyện/thành phố quản lý
Liên tục kiểm tra và bổ sung lao động cho các nhân viên tại điểm Bưu điện – Văn hóa xã khi có người nghỉ việc hoặc không đáp ứng yêu cầu công việc Đồng thời, xác định nhu cầu đào tạo và gửi thông tin cho Bưu điện tỉnh để triển khai công tác đào tạo kịp thời.
- Kiện toàn bộ máy chuyên quản Bưu điện – Văn hóa xã, phân công nhân sự thực sự có năng lực đảm nhận công việc.
Việc chi trả thù lao và cơ chế kinh doanh dịch vụ cho nhân viên tại điểm Bưu điện - Văn hóa xã cần đảm bảo tính công bằng, đầy đủ, minh bạch và kịp thời Điều này sẽ tạo động lực cho nhân viên phấn đấu, khuyến khích họ tham gia học tập nâng cao năng lực nhằm phát triển bản thân và theo kịp định hướng phát triển của Bưu điện tỉnh cũng như Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.
Trong bối cảnh cuộc cách mạng 4.0 và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, các doanh nghiệp, đặc biệt là Bưu chính, cần đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực để thích ứng với xu hướng hội nhập Bưu điện tỉnh Cao Bằng đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc đào tạo và phát triển nhân lực, tập trung vào quản lý đào tạo tại địa phương để đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ đa dạng và tham gia vào quá trình số hóa Tuy nhiên, công tác quản lý đào tạo vẫn còn nhiều hạn chế, như lập kế hoạch chưa dựa trên nhu cầu thực tế và mục tiêu cụ thể, tổ chức thực hiện không đúng theo kế hoạch, và thiếu kiểm soát đánh giá hiệu quả sau đào tạo Để khắc phục những vấn đề này, cần sự nỗ lực từ toàn bộ nhân viên và sự hỗ trợ từ Tổng công ty Bưu điện Việt Nam trong việc xây dựng quy chế đào tạo và gắn trách nhiệm với người đứng đầu đơn vị.
Luận văn này đã phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý đào tạo nhân viên tại Bưu điện Văn hóa xã, tỉnh Cao Bằng, nêu bật những ưu điểm và hạn chế trong quản lý đào tạo Dựa trên những phát hiện này, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý đào tạo cho nhân viên Bưu điện – Văn hóa xã và người lao động tại Bưu điện tỉnh Cao Bằng Tác giả mong nhận được ý kiến đóng góp từ các thầy cô giáo để hoàn thiện đề tài, hướng đến ứng dụng thực tiễn và nâng cao hiệu quả quản lý đào tạo nhân viên Bưu điện.
1 Báo cáo hội nghị tổng kết và triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam 2018-2020.
2 Báo cáo hội nghị tổng kết và triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh Cao Bằng 2018-2020.
3 Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh Cao Bằng 2018-2020.
4 Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh Sơn La 2018-2020.
5 Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh Lạng Sơn 2018-2020.
6 Bộ Luật Lao động (Đã được sửa đổi, bổ sung năm 2002, 2006, 2007), 2007, NXB Lao động-Xã hội.
7 Bộ thông tin và truyền thông, 2013, Thông tư số 17/2013/TT-BTTTT, ngày 02/8/2013: Quy định về hoạt động của điểm Bưu điện – Văn hóa xã, Hà Nội.
8 Bộ thông tin và truyền thông, 2019, Thông tư số 11/2019/TT-BTTTT, ngày 22/10/2019: Sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số điểm của Thông tư số 17/2013/
TT-BTTTT ngày 02 tháng 8 năm 2013 của Bộ thông tin và truyền thông quy định về hoạt động của điểm Bưu điện – Văn hóa xã, Hà Nội.
9 Bưu điện Việt Nam, 2021, Lạng Sơn: Nâng cao chất lượng hoạt động Bưu điện – Văn hóa xã (Truy cập ngày 26/6/2021), từ http://www.vnpost.vn/vi- vn/bai-viet/chi-tiet/id/93658/key/lang-son-nang-cao-chat-luong-hoat-dong- buu-dien-van-hoa-xa.
10 Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, 2020, Đề án “Phát triển Bưu điện – Văn hóa xã gắn kết với hoạt động phục vụ cộng đồng”, theo Quyết định số
152/QĐ-BĐVN-HĐTV, Hà Nội.
11 Bưu điện tỉnh Cao Bằng, 2020, Kế hoạch xây dựng mô hình Văn hóa xã quản lý cấp thứ tư, Cao Bằng.
12 Ngô Thị Tuyết Mai và Đỗ Thị Hương, 2020, Giáo trình Chính sách kinh tế đối ngoại, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
13 Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà và Đỗ Thị Hải Hà, 2012, Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội
14 Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2004, Giáo trình Quản trị Nhân lực, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
16 Thủ tướng Chính phủ, 2017, Quyết định số 582/QĐ-TTg, ngày 28/4/2017:
Danh sách các thôn đặc biệt khó khăn thuộc xã khu vực III, khu vực II và khu vực I trong vùng đồng bào dân tộc thiểu số và miền núi đã được phê duyệt cho giai đoạn 2016.
17 Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, 2020, Quy chế đào tạo, Hà Nội.
18 Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, 2020, Quy chế tổ chức quản lý hoạt động
Bưu điện – Văn hóa xã, Hà Nội.
19 Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, 2011, Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
20 Trần Xuân Cầu, 2012, Giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực, NXB Đại họcKinh tế quốc dân, Hà Nội.
STT Chức danh Số lượng (người)
1 Chuyên quản Văn hóa xã cấp tỉnh 3
2 Chuyên viên quản lý đào tạo cấp tỉnh 1
3 Giao dịch viên tại các bưu cục 26
4 Nhân viên kinh doanh (chuyên quản văn hóa xã cấp huyện/thành phố)
5 Nhân viên điểm – Bưu điện Văn hóa xã 120
Tổng cộng 163 ĐIỂM BƯU ĐIỆN – VĂN HÓA XÃ TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH CAO BẰNG
Xin chào các Anh/Chị đang làm việc tại Bưu điện tỉnh Cao Bằng
Tôi là học viên lớp Quản lý kinh tế và chính sách K28 tại Đại học Kinh tế quốc dân, hiện đang nghiên cứu đề tài “Quản lý đào tạo nhân viên điểm Bưu điện - Văn hóa xã của Bưu điện tỉnh Cao Bằng” Mục tiêu của tôi là tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả đào tạo và chất lượng nguồn nhân lực tại các điểm Bưu điện - Văn hóa xã Tôi rất mong Anh/Chị có thể dành chút thời gian điền vào mẫu phiếu đánh giá này Sự hỗ trợ của Anh/Chị sẽ đóng góp quan trọng vào kết quả nghiên cứu của tôi Tôi cam kết thông tin sẽ được sử dụng đúng mục đích trong luận văn.
Xin trân trọng cảm ơn Anh/Chị!
Anh/Chị đánh dấu × vào các ô trống trước hoặc sau phương án mà Anh/Chị cho là phù hợp và điền các thông tin cần thiết vào chỗ trống
Câu 1: Anh/Chị vui lòng cung cấp các thông tin cơ bản dưới đây :
Tuổi:……… Giới tính: Nam (Nữ)
Câu 2 Trình độ học vấn cao nhất mà Anh/Chị đã hoàn thành:
2 Sơ cấp nghề Bưu chính.
5 Từ Đại học trở lên.
Câu 3 Anh/Chị đã làm việc tại Bưu điện tỉnh Cao Bằng bao nhiêu lâu?
Câu 4: Anh/Chị hãy đánh giá mức độ hài lòng của mình cho mỗi nội dung dưới đây:
1-Hoàn toàn không đồng ý; 2- Không đồng ý; 3-Bình thường; 4-Đồng ý; 5-Hoàn toàn đồng ý
1 Kế hoạch đào tạo đáp ứng nhu cầu muốn được đào tạo của bản thân tôi
2 Kế hoạch đào tạo được lập theo đúng mục tiêu đào tạo
3 Kế hoạch đào tạo có thời gian hợp lý
4 Kế hoạch đào tạo có địa điểm đào tạo phù hợp
5 Hình thức đào tạo phù hợp với thực tế
6 Hoạt động đào tạo gắn với mục tiêu, định hướng phát triển của Bưu điện trong tương lai
Kế hoạch đào tạo được thông báo kịp thời, tạo thuận lợi cho giảng viên và nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã
8 Các hình thức kiểm tra đánh giá phù hợp với mục tiêu chương trình đào tạo
9 Kết quả kiểm tra đánh giá được thông báo đầy đủ tới nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã
10 Kết quả kiểm tra đánh giá đúng năng lực của nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã
11 Địa điểm tổ chức đào tạo đầy đủ, hợp lý
12 Trang thiết bị phục vụ đầy đủ
13 Tài liệu phục vụ đào tạo sắp xếp khoa học, được phát đầy đủ cho học viên tham gia
14 Khóa đào tạo giúp Anh/chị nâng cao trình độ, kiến thức và kỹ năng
15 Anh/Chị hài lòng về chất lượng đào tạo
1 Tôi thường cảm thấy mờ mịt về những gì đang diễn ra.
2 Thiên vị, đánh giá theo cảm tính.
3 Công khai, đánh giá dựa vào các tiêu chuẩn rõ ràng.
Câu 6: Anh/Chị hãy đánh giá mức độ ứng dụng kiến thức, kỹ năng sau các chương trình đào tạo:
Tốt hơn Bình thường Kém hơn
1 Áp dụng các kiến thức, kỹ năng đã được đào tạo vào thực tế công việc hàng ngày
Hiệu quả sản xuất kinh doanh của điểm
Bưu điện – Văn hóa xã sau khi tham gia đào tạo
3 Không tái phạm các lỗi sai
Khả năng giải quyết các vấn đề liên quan đến chương trình đã tham gia được đào tạo
Câu 7: Anh/Chị thấy thế nào đối với sự đóng góp của mình đối với công ty:
1 Những nỗ lực của tôi không được thưởng xứng đáng.
2 Chúng tôi không nhận được đủ quyền lợi đáng có.
3 Tôi cảm thấy thu nhập của tôi tương xứng với công sức bỏ ra. gian tới?
Xin chân thành cảm ơn!
Câu 4: Anh/Chị hãy đánh giá mức độ hài lòng của mình cho mỗi nội dung dưới đây:
1-Hoàn toàn không đồng ý; 2- Không đồng ý; 3-Bình thường; 4-Đồng ý; 5-Hoàn toàn đồng ý
Kế hoạch đào tạo đáp ứng nhu cầu muốn được đào tạo của bản thân tôi
2 Kế hoạch đào tạo được lập theo đúng mục tiêu đào tạo 98,16% 1,84%
3 Kế hoạch đào tạo có thời gian hợp lý 59,51% 40,49%
4 Kế hoạch đào tạo có địa điểm đào tạo phù hợp 3,68% 50,31% 34,36% 10,43% 1,23%
5 Hình thức đào tạo phù hợp với thực tế 4,91% 65,03% 25,77% 4,29%
Hoạt động đào tạo gắn với mục tiêu, định hướng phát triển của Bưu điện trong tương lai
Kế hoạch đào tạo được thông báo kịp thời, tạo thuận lợi cho giảng viên và nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã
Các hình thức kiểm tra đánh giá phù hợp với mục tiêu chương trình đào tạo
9 Kết quả kiểm tra đánh giá được thông báo đầy đủ tới nhân viên điểm Bưu điện –
10 đúng năng lực của nhân viên điểm Bưu điện – Văn hóa xã
11 Địa điểm tổ chức đào tạo đầy đủ, hợp lý 3,68% 50,31% 34,36% 10,43% 1,23%
12 Trang thiết bị phục vụ đầy đủ 4,29% 7,36% 88,34%
Tài liệu phục vụ đào tạo sắp xếp khoa học, được phát đầy đủ cho học viên tham gia
Khóa đào tạo giúp Anh/chị nâng cao trình độ, kiến thức và kỹ năng
15 Anh/Chị hài lòng về chất lượng đào tạo 69,94% 30,06%
Câu 5: Việc đánh giá thực hiện công việc tại Bưu điện được thực hiện như thế nào?
STT Nội dung Tỷ lệ
1 Tôi thường cảm thấy mờ mịt về những gì đang diễn ra 77,91%
2 Thiên vị, đánh giá theo cảm tính 21,47%
3 Công khai, đánh giá dựa vào các tiêu chuẩn rõ ràng 0,61%
Các mức độ Tốt hơn
1 Áp dụng các kiến thức, kỹ năng đã được đào tạo vào thực tế công việc hàng ngày 23,31% 76,69%
1.1 Kết quả đánh giá của nhân viên điểm Bưu điện -
Văn hóa xã có thời gian công tác dưới 2 năm 72,97% 13,51%
Kết quả đánh giá của nhân viên điểm Bưu điện -
Văn hóa xã có thời gian trình độ lao động phổ thông/sơ cấp nghề Bưu chính
Kết quả đánh giá của nhân viên điểm Bưu điện -
Văn hóa xã có thời gian trình độ trung cấp trở lên
2 Hiệu quả sản xuất kinh doanh của điểm Bưu điện – Văn hóa xã sau khi tham gia đào tạo 14,11% 71,17% 14,72%
2.1 Kết quả tự đánh giá của nhân viên điểm Bưu điện - Văn hóa xã 12,50% 76,67% 10,83%
2.2 Kết quả đánh giá của chuyên quản Văn hóa xã các cấp 17,65% 76,47% 5,88%
3 Không tái phạm các lỗi sai 13,50% 80,98% 5,52%
3.1 Kết quả tự đánh giá của nhân viên điểm Bưu điện - Văn hóa xã 4,17% 94,17% 1,67%
3.2 Kết quả đánh giá của Giao dịch viên các Bưu cục 11,54% 73,08% 15,38%
4 Khả năng giải quyết các vấn đề liên quan đến chương trình đã tham gia được đào tạo 12,88% 76,07% 11,04%
4.1 Kết quả tự đánh giá của nhân viên điểm Bưu điện - Văn hóa xã 12,50% 76,67% 10,83%
4.2 Kết quả đánh giá của chuyên quản Văn hóa xã các cấp và Giao dịch viên các bưu cục 13,95% 74,42% 11,63%
Câu 7: Anh/Chị thấy thế nào đối với sự đóng góp của mình đối với công ty: