Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tài liệu lưu trữ cá nhân đang thu hút sự quan tâm và nghiên cứu từ nhiều tác giả Các công trình nghiên cứu trước đây chủ yếu tập trung vào một số nội dung chính liên quan đến lĩnh vực này.
Nghiên cứu lý luận về công tác lưu trữ được thể hiện qua giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" do nhóm tác giả Đào Xuân Chúc và Nguyễn Văn biên soạn năm 1981.
Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”, GVC.TS Chu Thị Hậu, Đại học Nội Vụ Hà
Về góc độ thực tiễn, các bài viết, công trình nghiên cứu trước đó đã tập trung vào một số nội dung chính sau:
Về tình hình lưu giữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ có các bài viết:
- PGS.TS Vũ Thị Phụng (2013),“Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở
Việt Nam cần tiến hành khảo sát thực tế để xác định và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nhân dân Việc tổ chức và bảo tồn những tài liệu này không chỉ giúp gìn giữ di sản văn hóa mà còn hỗ trợ nghiên cứu và phát triển xã hội Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội đóng vai trò quan trọng trong việc phổ biến kiến thức và nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ.
- ThS Trần Văn Quang (2019) đề tài khoa học cấp Bộ: “Cơ sở khoa học xây dựng mô hình Lưu trữ tư nhân ở Việt Nam”, Viện Khoa học tổ chức
Nhà nước và Bộ Nội Vụ đã nghiên cứu cơ sở khoa học để xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân tại Việt Nam, đồng thời đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm phát triển mô hình này hiệu quả hơn.
ThS Lã Thị Duyên (2020) đã thực hiện đề tài khoa học cấp Bộ với chủ đề “Quản lý nhà nước về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” tại Viện Khoa học tổ chức Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu quan trọng của cá nhân và gia đình trong bối cảnh phát triển hiện đại.
Nhà nước, Bộ Nội Vụ
Trần Lệ Thu (2017) đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” tại Đại học Nghiên cứu này tập trung vào việc cải thiện quy trình tổ chức và quản lý tài liệu, nhằm bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu cá nhân và gia đình trong bối cảnh lưu trữ quốc gia.
Nội Vụ Hà Nội đã tiến hành nghiên cứu thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nghiên cứu này đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý các tài liệu này, từ đó cải thiện chất lượng lưu trữ tại Trung tâm.
- ThS Trần Văn Quang (2020), “Thực trạng Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại gia qua khảo sát thực tế”, Dấu ấn thời gian số 2/2020
Về nghiên cứu đặc điểm, giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ với các bài viết:
TS Đoàn Thị Hòa (2010) trong kỷ yếu Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong Nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” đã nêu rõ tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ có xuất xứ cá nhân Bài viết nhấn mạnh giá trị của những tài liệu này trong việc phục vụ nghiên cứu và phát triển các lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn.
- ThS Trần Văn Quang (2018),“Giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ qua khảo sát thực tiễn”, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 3/2018
Về tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân với bài viết:
- Cao Thị Thủy (2020), “Tổ chức tài liệu Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân”, Đề tài nghiên cứu khoa học, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội,
Các nghiên cứu trước đây đã khái quát về vị trí và thành phần tài liệu xuất xứ cá nhân, cũng như đặc điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân, cùng tình hình lưu giữ tài liệu của các cá nhân, gia đình và dòng họ Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào tập trung vào việc "Sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III" Do đó, nghiên cứu đề tài này không chỉ kế thừa mà còn phát triển để làm rõ và sâu hơn thực trạng sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Mục tiêu nghiên cứu của đề là tài tập trung làm rõ cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân
- Khảo sát trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề ra, đề tài triển khai theo các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
Thứ nhất, tìm hiểu cơ sở khoa học (cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn) có liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu;
Thứ hai, tìm hiểu vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
Thứ ba, tìm hiểu thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
Vào thứ tư, chúng tôi sẽ tiến hành đánh giá các ưu điểm và hạn chế trong công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Qua đó, chúng tôi sẽ phân tích nguyên nhân của những vấn đề gặp phải và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công tác này.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài vận dụng cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phương pháp cụ thể sau:
Phương pháp điều tra khảo sát là một kỹ thuật quan trọng và thường xuyên được sử dụng để nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Phương pháp phỏng vấn sâu được áp dụng với Ban Lãnh đạo và cán bộ chuyên môn tại Trung tâm III nhằm thu thập và chỉnh lý thông tin Qua đó, phương pháp này giúp đảm bảo thu thập được những thông tin chính xác nhất về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân.
Phương pháp tổng hợp và phân tích tư liệu liên quan được áp dụng nhằm tổng hợp thông tin trong và ngoài nước, từ đó đưa ra những lập luận khoa học và cái nhìn tổng quan về thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân Bài viết cũng đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Phương pháp so sánh: được áp dụng để tìm ra điểm tương đồng và khác biệt giữa tài liệu hành chính và tài liệu có xuất xứ cá nhân
Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc tìm hiểu các kênh thông tin đa dạng như học liệu, giáo trình lưu trữ, internet, sách, tạp chí văn thư-lưu trữ và báo chí Việc khai thác các nguồn tài nguyên này giúp nâng cao hiệu quả nghiên cứu và tạo ra những hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực lưu trữ.
Các phương pháp được kết hợp vận dụng vào những nội dung cụ thể của đề tài.
Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, bố cục của đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân
Chương 1 của tác giả trình bày tổng quan về cơ sở khoa học liên quan đến công tác sưu tầm tài liệu cá nhân Tác giả đi sâu vào nghiên cứu lý luận và phân tích các hệ thống pháp lý liên quan đến công tác này, đồng thời khảo sát thực trạng về khối lượng và thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Bên cạnh đó, tác giả cũng đề cập đến đặc điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân, từ đó tạo nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Chương 2: Thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Dựa trên cơ sở khoa học về việc sưu tầm tài liệu cá nhân, tác giả tiến hành khảo sát và nghiên cứu tình hình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Chương 3 của bài viết đánh giá khách quan những ưu điểm và hạn chế trong công tác sưu tầm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, đồng thời đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này.
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN
Cơ sở lý luận về sưu tầm tài liệu cá nhân
Tài liệu có nhiều cách định nghĩa khác nhau, trong đó TS Nguyễn Cảnh Đương cho rằng: "Tài liệu là đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin."
Theo cuốn từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng năm 2008:“ Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì”
Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, tài liệu được định nghĩa là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân Tài liệu này bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học và nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, cùng với ấn phẩm và vật mang tin khác.
1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, và được lựa chọn để bảo quản lâu dài.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp
Tài liệu lưu trữ, theo cuốn Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam 1992, là những tài liệu có giá trị được chọn lọc từ các nguồn khác nhau như cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân, nhằm bảo quản và sử dụng cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử Định nghĩa này cũng được quy định trong Luật Lưu trữ Pháp năm 1979, nhấn mạnh rằng tài liệu lưu trữ bao gồm tất cả các tài liệu được tạo ra hoặc nhận bởi cá nhân hoặc tổ chức trong quá trình hoạt động, không phụ thuộc vào ngày tháng, hình thức hay vật mang tin.
1.1.3 Khái niệm phông lưu trữ cá nhân, tài liệu cá nhân
Theo cuốn: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô” do
Phòng chế độ nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch và ấn hành năm
Năm 1967, "Phông cá nhân" được định nghĩa là một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh, được hình thành qua quá trình lịch sử và tích lũy trong hoạt động sự nghiệp của một cá nhân, gia đình hoặc gia tộc.
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (2016), phông lưu trữ cá nhân được định nghĩa là tập hợp tài liệu phát sinh trong suốt cuộc đời và hoạt động của một cá nhân cụ thể, được lưu trữ trong một kho lưu trữ nhất định.
Theo giáo trình Lý luận và Thực tiễn công tác lưu trữ, phông lưu trữ cá nhân bao gồm toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân cụ thể, được bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định Tài liệu lưu trữ cá nhân là một phần của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, thường được thành lập cho những cá nhân tiêu biểu trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội.
Cụm từ “Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” lần đầu tiên xuất hiện trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982, đánh dấu sự quan trọng của việc bảo tồn thông tin cá nhân và gia đình trong hệ thống lưu trữ quốc gia.
Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992, tài liệu xuất xứ cá nhân được định nghĩa là những tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân hoặc một nhóm người.
Tài liệu lưu trữ nhân dân, theo tác giả Vũ Thị Phụng trong cuốn Hội thảo quốc tế Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, được định nghĩa là những tài liệu hình thành từ hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, hiệp hội, tổ chức phi chính phủ và doanh nghiệp tư nhân Những tài liệu này không thuộc sở hữu nhà nước mà được các chủ sở hữu lựa chọn, tổ chức, lưu giữ và bảo quản để phục vụ nhu cầu và lợi ích của họ Đặc biệt, tài liệu lưu trữ nhân dân rất phong phú và đa dạng, hiện đang được lưu giữ trong các cộng đồng, cá nhân và gia đình.
Tài liệu cá nhân, hay còn gọi là tài liệu có xuất xứ cá nhân, là toàn bộ tài liệu được hình thành từ hoạt động riêng của từng cá nhân Những tài liệu này mang tính chất cá nhân, thuộc quyền sở hữu của từng người, có giá trị và được lựa chọn để lưu trữ nhằm phục vụ các nhu cầu của chủ sở hữu.
1.1.4 Khái niệm sưu tầm tài liệu
Theo cuốn Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, năm 2011 “ Sưu tầm là tìm kiếm, thu thập một cách có hệ thống”
Ví dụ: Sưu tầm tài liệu, sưu tầm tem
Sưu tầm tài liệu là việc tìm kiếm, thu thập một cách có hệ thống các tài liệu có giá trị để đưa vào lưu giữ.
Cơ sở pháp lý
Hiện nay, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành nhiều văn bản quy định về việc quản lý tài liệu cá nhân.
1 Luật lưu trữ được quốc hội thông qua năm 2011 Đây là văn bản có hiệu lực cao nhất về Công tác lưu trữ;
2 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011;
3 Quy chế 278/QC- VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Sưu tầm tài liệu lưu trữ
Các văn bản trên đã đề cập đến các nội dung như sau:
Tài liệu lưu trữ cá nhân đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử của quốc gia và xã hội, được xem là một phần của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Theo Điều 3 của Luật lưu trữ năm 2011, Nhà nước thống nhất quản lý Phông lưu trữ Quốc gia, điều này cũng đồng nghĩa với việc tài liệu lưu trữ cá nhân sẽ được quản lý một cách thống nhất bởi Nhà nước.
Theo Điều 4 của Luật Lưu trữ Nhà nước, quyền sở hữu tài liệu lưu trữ của cá nhân lần đầu tiên được Nhà nước công nhận Điều này mang ý nghĩa quan trọng, vì khi có quyền sở hữu, cá nhân không chỉ được chiếm hữu tài liệu mà còn có quyền sử dụng, cho phép người khác sử dụng theo thỏa thuận và định đoạt về tài liệu đó.
Việc bán, tặng cho, trao đổi và ký gửi tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình và dòng họ đánh dấu một bước chuyển biến quan trọng trong quy định về quản lý và bảo vệ tài liệu này.
- Thành phần tài liệu riêng của cá nhân được quy định tại Điều 5 Luật Luu trữ, tài liệu cá nhân bao gồm:
Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;
Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;
Tài liệu của cá nhân về hoạt động chính trị - xã hội;
Công trình, bài viết về cá nhân; Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được
Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình của cá nhân hoặc về cá nhân mà cá nhân nhận hoặc sưu tầm được
Việc phân định rõ ràng các thành phần tài liệu cá nhân là rất cần thiết để xác định tài liệu nào thuộc sở hữu công và tài liệu nào thuộc sở hữu riêng, đặc biệt khi cá nhân đó là người lãnh đạo của cơ quan, tổ chức.
Nhà nước hỗ trợ việc bảo quản tài liệu cá nhân có giá trị đối với quốc gia và xã hội Cá nhân hoặc đại diện của họ có thể đến Lưu trữ lịch sử gần nhất để đăng ký tài liệu.
Nhà nước khuyến khích cá nhân hiến tặng tài liệu riêng cho Lưu trữ Lịch sử, với tài liệu hiến tặng thuộc sở hữu nhà nước Những cá nhân đã tặng tài liệu sẽ được ưu tiên sử dụng tài liệu đó và nhận được sự khen thưởng từ Nhà nước theo quy định pháp luật.
Nhà nước khuyến khích cá nhân ký gửi tài liệu không đăng ký vào Lưu trữ Lịch sử để được bảo vệ và bảo quản an toàn, tuy nhiên, việc này sẽ phải trả phí bảo quản.
Theo quy định tại Điều 5 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, cá nhân được phép bán tài liệu lưu trữ của mình, nhưng phải thông báo và ưu tiên cho cơ quan lưu trữ Nhà nước Việc mua bán tài liệu có thể thực hiện theo giá thỏa thuận hoặc thông qua đấu giá Trong trường hợp tài liệu được trả ngang giá, ưu tiên sẽ được dành cho Lưu trữ lịch sử Đặc biệt, đối với tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia, việc bán chỉ được thực hiện cho Lưu trữ lịch sử.
- Ngân sách Nhà nước được phép chi để mua tài liệu của cá nhân.
Cơ sở thực tiễn về sưu tầm tài liệu cá nhân
1.3.1 Khối lượng, thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là nơi lưu giữ nhiều tài liệu cá nhân, gia đình và dòng họ nhất tại Việt Nam Ngoài khối lượng lớn tài liệu hành chính, Trung tâm còn quản lý 127 phông và sưu tập tài liệu của các cá nhân, gia đình với hơn 12.000 đơn vị bảo quản, tương đương khoảng 164,29 mét giá tài liệu Tài liệu của các cá nhân, gia đình và dòng họ tại Trung tâm III là một phần quan trọng trong hệ thống lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Một số phông lưu trữ cá nhân tiêu biểu, như của GS Nhà nghiên cứu văn học Đặng Thai Mai, chứa đựng một lượng lớn tài liệu phong phú và đa dạng.
Bài viết đề cập đến các đơn vị bảo quản tài liệu văn hóa, trong đó có 1316 đơn vị tương đương 7,7 mét thuộc về GS Viện Sỹ Nguyễn Khánh, 943 đơn vị tương đương 5 mét của GS Viện sĩ Phạm Huy Thông, cùng với nhiều nhân vật văn hóa nổi bật như Nhạc sĩ Văn Cao, Nhà văn Tô Hoài, và Nhà phê bình văn học Hoài Thanh Ngoài ra, Nhà nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản cũng đóng góp hơn 2000 tấm phim - ảnh Tất cả các tài liệu này được tổ chức thành hồ sơ và đơn vị bảo quản, tạo thành một kho lưu trữ phong phú và đầy đủ.
Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam còn bảo quản 4 gia phả lớn của các dòng họ như họ Chu Văn, họ Đỗ, họ Phan và họ Tạ, góp phần làm phong phú thêm kho tàng di sản văn hóa của đất nước.
Phông lưu trữ tài liệu cá nhân chủ yếu bao gồm các tài liệu tiểu sử, sáng tác, công trình nghiên cứu, công văn, thư từ, tư liệu, sách báo, sổ sách ghi chép, ảnh, băng ghi âm, ghi hình, bằng khen và giấy khen, phản ánh quá trình sống và hoạt động của các cá nhân tiêu biểu Khối tài liệu tại Trung tâm III được sưu tầm hoặc do cá nhân, gia đình tự nguyện hiến tặng hoặc ký gửi.
Lĩnh vực hoạt động Tên cá nhân
Khoa học tự nhiên GS Nhà toán học, Bộ trưởng Tạ Quang Bửu
GS Nhà toán học Hoàng Tụy
TS Y học Lã Thị Bưởi
Hoạt động chính trị Phó Thủ tướng Chính Phủ Nguyễn Khánh
Nhà hoạt động chính trị Tôn Quang Phiệt
Thơ ca Nhà thơ Huy Cận; Xuân Diệu; Tế Hanh; Lưu Trọng
Lư; Xuân Quỳnh; Anh Thơ; Chính Hữu
Sử học Nhà sử học Đào Duy Anh
Nhà nghiên cứu lịch sử Hoàng Đình Phu GS.TS Sử học, Xã hội học Phạm Huy Thông,
Văn học Nhà nghiên cứu, phê bình văn học Hoài Thanh
Nhà văn Đặng Việt Châu;
Nhà văn Nguyễn Văn Bổng; Nguyễn Tất Đạt; Sơn Tùng; Nguyễn Minh Châu; Tô Hoài Âm nhạc Nhạc sĩ Văn Cao
Nhạc sĩ Nguyễn Xuân Khoát Nhạc sĩ Phong Nhã
Hội họa Họa sĩ Bùi Trang Chước
Bảng 1.1 Một số phông cá nhân hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
1.3.2 Đặc điểm của tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trưc Quốc gia III
Tài liệu cá nhân không thuộc sở hữu của nhà nước, mà thuộc quyền sở hữu của cá nhân hoặc nhóm cá nhân Quyền sở hữu này bao gồm quyền chiếm hữu, quyền sử dụng và quyền định đoạt theo quy định pháp luật Nội dung quyền sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân được xác định qua quá trình hình thành, quản lý và mục đích sử dụng tài liệu, cùng với các quy định của nhà nước theo từng thời kỳ Những tài liệu này được tạo ra, sưu tầm và lưu giữ bởi cá nhân hoặc nhóm cá nhân theo nguyện vọng và nguồn lực của họ, thể hiện mục đích riêng, do đó hoàn toàn thuộc quyền sở hữu của họ.
Cá nhân sở hữu tài liệu có quyền hiến tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để được bảo quản hoặc lưu giữ tại gia Tài liệu cá nhân tại Trung tâm III thể hiện ý tưởng và tư duy sáng tạo của chủ sở hữu, được bảo vệ theo Luật bản quyền Quyền sở hữu này ảnh hưởng đến các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và khai thác tài liệu.
Tài liệu xuất xứ cá nhân không có tính thống nhất và chuẩn mực như các tài liệu của cơ quan, tổ chức, và không bị ràng buộc bởi thể thức quy định Chúng được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm nhiều loại tài liệu đa dạng về hình thức như tài liệu viết, phim ảnh, băng ghi âm và băng ghi hình Các tài liệu này cũng khác nhau về chất liệu, kích thước (giấy A4, giấy vở ôli, giấy dó, lịch bàn, lịch tường ) và ngôn ngữ sử dụng (tiếng Việt, tiếng Pháp, tiếng Anh, ).
Khảo sát tài liệu lưu trữ cá nhân của GS Anh hùng lao động Vũ Khiêu cho thấy ông có hơn 2.500 tờ bản thảo viết tay, 200 bài viết, hơn 700 câu đối và nhiều bản thảo sách cùng đề cương nghiên cứu Những tài liệu này bao quát các lĩnh vực như triết học, tôn giáo, đạo đức, xã hội, văn hóa và mỹ học, bao gồm các tác phẩm quan trọng như “Đề tài nghiên cứu khoa học chủ nghĩa Mác - Lênin bàn về tôn giáo và hệ tư tưởng” (tập 1), bài viết về “Quan hệ giữa phát triển kinh tế và phát huy đạo đức trong thời đại mới” và “Văn tế truy điệu hai triệu dân chết đói tháng 3/1945” Tất cả các tài liệu đều được viết trên nhiều loại giấy khác nhau như giấy ôli và giấy A4.
1.3.2.3 Đặc điểm về nội dung
Tài liệu lưu trữ cá nhân phản ánh đời sống riêng tư của từng cá nhân, bao gồm thông tin về tiểu sử, gia đình và xuất thân Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về trình độ, năng lực và sở trường của họ, cũng như mong muốn, nguyện vọng và tâm tư trong cuộc sống Những sự kiện quan trọng trong đời sống cá nhân tạo ra các tài liệu liên quan, giúp ghi lại những vấn đề riêng tư và cái nhìn về cuộc sống của họ.
Tài liệu lưu trữ cá nhân là minh chứng cho công việc và sự cống hiến của từng cá nhân trong quá trình lao động Những tài liệu này không chỉ ghi lại các nhiệm vụ mà người đó đã thực hiện, mà còn phản ánh những thành tựu, kết quả và thành tích nổi bật mà họ đã đạt được trong ngành nghề của mình.
Nhà thơ Huy Cận đã có những cống hiến đáng kể cho nền văn học Việt Nam thông qua hoạt động nghiên cứu và sáng tác phong phú của mình Ông sáng tác nhiều thể loại, bao gồm thơ, truyện thơ, thơ dịch và văn xuôi, với những tác phẩm nổi bật như "Lửa thiêng", "Tràng Giang", "Đất nở hoa" và "Bài ca cuộc đời" Ngoài ra, các tác phẩm văn xuôi của ông như "Kinh cầu tư" và "Tâm sự gái già" cũng thể hiện sâu sắc tâm tư và suy nghĩ của ông Tài liệu lưu trữ về cuộc đời và sự nghiệp của Huy Cận hiện đang được bảo quản, góp phần bảo tồn di sản văn hóa quý báu của ông.
Trung tâm III đã phản ánh công việc, những cống hiến của ông đối với nền văn học và sự nghiệp cách mạng của dân tộc
Sự ghi nhận và đánh giá đối với những cống hiến của cá nhân là rất quan trọng, vì họ đã tạo ra giá trị cho cộng đồng và xã hội Những đóng góp này được thể hiện qua cách mà cộng đồng nhìn nhận và đánh giá, cũng như qua tài sản mà họ tích lũy, thường được ghi chép trong tài liệu lưu trữ Trong số đó, có những tài liệu tôn vinh cá nhân, cả khi còn sống lẫn sau khi qua đời, như bằng khen, giấy khen, chứng nhận giải thưởng và huân huy chương.
PGS Ninh Viết Giao là một nhà nghiên cứu văn hóa có nhiều đóng góp quan trọng cho sự nghiệp cách mạng và văn học nghệ thuật Việt Nam Với những cống hiến đáng kể, ông đã nhận được sự ghi nhận từ nhà nước và xã hội, bao gồm các giải thưởng như Huân chương Kháng chiến hạng Nhất (1983), Huân chương Lao động hạng Ba (1997), Huân chương Lao động hạng Nhì (2014), Giải thưởng Nhà nước về văn học - nghệ thuật (2001) và Giải thưởng Hồ Chí Minh - giải thưởng cao quý nhất (2017).
1.3.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân
Tài liệu cá nhân, được hình thành từ trải nghiệm sống và hoạt động của từng cá nhân, phản ánh chân thực tâm tư, tình cảm, và đời sống của họ Những tài liệu này không chỉ ghi lại công việc, cống hiến, và mối quan hệ trong gia đình mà còn thể hiện sự phát triển và truyền thống của mỗi dòng họ Chúng có giá trị thiết thực trong cuộc sống hàng ngày, mang lại nhiều ý nghĩa cho xã hội, đồng thời cung cấp tài liệu quản lý xã hội và giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ, góp phần quan trọng trong việc gìn giữ bản sắc văn hóa dân tộc.
Thứ nhất, tài liệu lưu trữ cá nhân là nguồn sử liệu có thể sử dụng để nghiên cứu về cuộc đời của từng cá nhân
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SƯU TẨM TÀI LIỆU CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2.1 Giới thiệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
2.1.1 Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995, đã phát triển mạnh mẽ và đạt nhiều thành tựu đáng tự hào trong hơn 20 năm qua Cơ cấu tổ chức và chức năng của Trung tâm đã được điều chỉnh để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đất nước Trung tâm không ngừng đổi mới và tích cực đóng góp cho ngành lưu trữ, giúp đưa lưu trữ đến gần hơn với xã hội và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của cộng đồng.
2.1.2 Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ và thực hiện các hoạt động lưu trữ theo quyền hạn được giao.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội
2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Đề xuất, trình cục trưởng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các đề án, dự án về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không không thường xuyên đối với tài liệu được giao quản lý Đề xuất, trình Cục trưởng phê duyệt, ban hành kế hoạch thực hiện các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu được giao quản lý
Thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Cục trưởng
Trực tiếp quản lí tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức cá nhân:
- Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa
Tài liệu của các cơ quan tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được lưu trữ và quản lý tại tỉnh Quảng Bình và các khu vực phía Bắc.
- Hồ sơ địa giới hành chính các cấp
- Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, các nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu
- Các tài liệu khác được giao quản lý
Thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ được giao trực tiếp quản lý;
Trung tâm thực hiện việc thu thập, sưu tầm và bổ sung tài liệu lưu trữ cho các phông, sưu tập mà mình quản lý Đồng thời, Trung tâm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc chuẩn bị tài liệu để nộp lưu Ngoài ra, Trung tâm còn tổ chức kiểm tra và đánh giá chất lượng hồ sơ, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ lịch sử.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Tổ chức giải mật tài liệu và xác định tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng theo quy định của pháp luật
Để bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, cần thực hiện các biện pháp như sắp xếp và vệ sinh tài liệu trong kho, khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, và số hóa tài liệu Những biện pháp này góp phần nâng cao chất lượng và độ bền của tài liệu, đảm bảo thông tin được lưu giữ an toàn và hiệu quả.
Xây dựng quản lí an bảo mật toàn bộ cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;
Tổ chức khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng, đồng thời ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài liệu.
Quản lý nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm phải tuân thủ các quy định của pháp luật, hướng dẫn từ Bộ Nội Vụ và phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật, Bộ Nội Vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, bao gồm các hoạt động lưu trữ khác.
Phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ là quá trình quan trọng, bao gồm việc chỉnh lý tài liệu thông thường và tham gia vào việc giải mật Điều này đặc biệt áp dụng cho các tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và các tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật tại các cơ quan, tổ chức.
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tất cả các tài liệu, bao gồm cả tài liệu bí mật nhà nước, thành định dạng số Điều này không chỉ đảm bảo tính bảo mật mà còn tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước Đồng thời, việc cung cấp phần mềm chuyên dụng giúp quản lý và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và sử dụng thông tin.
- Bảo quản tài liệu: Cung cấp dịch vụ thuê kho tàng bảo quản , thống kê và khai thác tài liệu lưu trữ
- Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng, xuống cấp; khử trùng, khử axit
- Trưng bày, khai thác tài liệu
- Sử dụng tài sản công vào mục đích kinh doanh, cho thuê, liên doanh, liên kết
- Tư vấn, trực tiếp hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ
Thực hiện các nghiệp vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội Vụ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giao
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được xác định theo Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02 tháng 01 năm 2020 của Bộ Nội vụ, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Trung tâm này.
1 Phòng Thu thập và Chỉnh lý
3 Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
4 Phòng Tài liệu nghe - nhìn
5 Phòng Hành chính - Tổng hợp
2.2 Tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III
Trung tâm III có 05 phòng ban chuyên môn, trong đó Phòng Thu thập và Chỉnh lý chịu trách nhiệm sưu tầm tài liệu cá nhân, một công việc thường xuyên được chú trọng Sau khi sưu tầm, tài liệu sẽ được chuyển giao cho bộ phận chỉnh lý để xử lý Tài liệu đã chỉnh lý sẽ được bàn giao cho phòng Bảo quản, nơi đảm bảo an toàn cho tài liệu trong kho lưu trữ Cuối cùng, mục lục hồ sơ sẽ được hoàn thiện và chuyển giao cho phòng Phát huy giá trị tài liệu để phục vụ độc giả khai thác và sử dụng.
Trước năm 2020, Trung tâm III có cơ cấu tổ chức gồm 10 phòng ban và bộ phận Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân được giao cho Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu Đến tháng 03 năm 2020, Trung tâm thực hiện theo Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02 tháng 01 năm 2020.
Năm 2020, Bộ Nội vụ ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, nhằm xây dựng bộ máy nhân sự tinh gọn và hiệu quả Theo đó, Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu đã được sáp nhập vào Phòng Chỉnh lý, tạo thành Phòng Thu thập và Chỉnh lý Phòng này có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện việc thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cũng như tài liệu của các cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu.
