Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã tổng hợp nhiều đề tài, luận văn và bài viết liên quan đến việc "Phát huy giá trị TLLT".
Cơ sở lý luận công tác lưu trữ được trình bày qua giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, xuất bản năm 1990, phân tích thực tiễn nghiệp vụ lưu trữ ở Việt Nam trước những năm 90 của thế kỷ XX Bên cạnh đó, giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của TS Chu Thị Hậu, xuất bản năm 2016, cung cấp lý luận chung về TLLT, tổ chức quản lý công tác lưu trữ và hướng dẫn phương pháp thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Nghiên cứu về việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được thực hiện qua một số luận văn và luận án cụ thể, trong đó có đề tài luận văn thạc sĩ “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu” Những nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ, từ đó góp phần bảo tồn và phát triển nguồn tài nguyên thông tin quý giá.
UBND cấp quận đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhà nước tại địa phương, như đã được khảo sát tại một số UBND cấp quận ở Thành phố Hà Nội (Trần Thị Mai, 2015) Ngoài ra, đề tài luận văn thạc sĩ của Lê Tuyết Mai về "Phông lưu trữ Ủy Ban kháng chiến hành chính Nam Bộ" cũng cung cấp nguồn tư liệu quý giá về cuộc kháng chiến chống Pháp ở Nam Bộ từ năm 1945 đến 1954.
Đề tài luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Thảo năm 2014, mang tên “Đảng bộ Liên khu III lãnh đạo phong trào phụ nữ trong kháng chiến chống Pháp (1946-1954)”, được thực hiện tại Trung tâm Thông tin Thư viện - Đại học Quốc gia Hà Nội Nghiên cứu này tập trung vào vai trò lãnh đạo của Đảng bộ Liên khu III trong việc phát động và tổ chức phong trào phụ nữ trong thời kỳ kháng chiến, góp phần quan trọng vào sự nghiệp đấu tranh giành độc lập dân tộc.
Thư viện- Đại học Quốc gia Hà Nội); Đề tài luận án tiến sĩ “Đảng bộ Liên khu Việt
Bắc thực hiện nhiệm vụ xây dựng Đảng (1949-1956) của nghiên cứu sinh Nguyễn
Thị Lan năm 2014 (Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện-Đại học Quốc gia Hà Nội);
Thứ ba : Nghiên cứu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ qua một số khóa luận:
Khóa luận tốt nghiệp của Phạm Thị Nhi tập trung vào việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước tại Ủy Ban nhân dân huyện Đầm Hà, tỉnh Quảng Ninh Nghiên cứu này không chỉ giúp làm rõ vai trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý hành chính mà còn đề xuất các giải pháp cụ thể để khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu này.
Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn, mang tên “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phông Ủy Ban tố cáo tội ác chiến tranh của đế quốc Mỹ và tay sai ở miền Nam Việt Nam”, nghiên cứu nguồn sử liệu về tội ác chiến tranh của đế quốc Mỹ trong cuộc kháng chiến chống Mỹ từ năm 1954 đến 1975 Tài liệu này được thu thập từ Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhằm làm nổi bật giá trị của các tài liệu lưu trữ trong việc ghi nhận và phản ánh những tội ác trong giai đoạn lịch sử này.
Như Phúc (Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)
Vào thứ tư, nhiều bài viết và trao đổi kinh nghiệm về việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được công bố trên các báo, tạp chí và website Một trong số đó là bài viết "Khu Tây Bắc với công tác kiến thiết cầu đường và bảo đảm giao thông phục vụ chiến dịch Điện Biên Phủ" của tác giả Phạm Hải Yến, đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7/2014.
Kỷ yếu khoa học quốc tế năm 2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tập trung vào việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc Bên cạnh đó, kỷ yếu Hội thảo khoa học của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn năm 2009 cũng đề cập đến việc khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn.
Các nguồn tư liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu
5.1 Các nguồn tư liệu tham khảo
Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện luận văn, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau đây:
- Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
Năm 2013, Chính phủ đã ban hành quy định chi tiết về Luật Lưu trữ, cùng với Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ nhằm tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tiếp theo, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử để phát huy giá trị của tài liệu Ngoài ra, Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định về mức thu, chế độ, nộp, quản lý và sử dụng phí liên quan đến tài liệu lưu trữ.
Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, do Vương Đình Quyền chủ biên và xuất bản năm 1990, cùng với Giáo trình Lý luận và phương pháp lưu trữ của Chu Thị Hậu, xuất bản năm 2016, cung cấp kiến thức cơ bản về lưu trữ Bên cạnh đó, sách chuyên khảo Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn phòng của PGS Vương Đình Quyền cũng đóng góp quan trọng vào việc nghiên cứu và phát triển lĩnh vực này.
Các bài viết của các nhà khoa học thường được đăng trên các tạp chí và kỷ yếu hội thảo khoa học, bao gồm nhiều đề tài nghiên cứu khác nhau Nội dung này bao trùm các luận án, luận văn, và khóa luận tốt nghiệp của nghiên cứu sinh, học viên, cũng như sinh viên ngành lưu trữ.
5.2 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, tác giả đã sử dụng các phương pháp như:
Phương pháp khảo sát được thực hiện dựa trên nghiên cứu thực tế về tình hình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu, từ đó làm nền tảng cho các kết luận và đánh giá của đề tài nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích những giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu cần được phát huy
- Phương pháp phân tích sử liệu học để xác minh độ chính xác của tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nhằm tìm hiểu cách tổ chức khai thác và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các khu vực và liên khu là rất quan trọng Qua đó, chúng ta có thể đánh giá hiệu quả trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện công tác quản lý và sử dụng tài liệu.
Phương pháp hệ thống giúp tổ chức và tổng hợp các công trình nghiên cứu khoa học cùng những bài viết liên quan, tạo cơ sở vững chắc cho việc tham khảo trong quá trình nghiên cứu đề tài.
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài này góp phần nâng cao cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến việc công bố và giới thiệu tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ hiệu quả hơn cho đời sống xã hội.
Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho giảng dạy và học tập tại các cơ sở đào tạo, cũng như hỗ trợ các cơ quan bảo quản tài liệu trong việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung luận văn gồm 03 chương
Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Chương 2 Thực trạng phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ của Khu và liên khu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III
Chương 3 Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Cơ sở lý luận về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Trong quá trình học tập và làm việc, việc nghiên cứu tài liệu lưu trữ là rất cần thiết Tài liệu lưu trữ được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, gia đình, dòng họ, và chứa đựng thông tin quan trọng Những thông tin này hỗ trợ cho công tác nghiên cứu và trao đổi giữa các tổ chức và cá nhân, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và học tập.
Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm định nghĩa tài liệu lưu trữ theo góc nhìn lưu trữ học Mác xít Họ cho rằng tài liệu lưu trữ là những tài liệu phát sinh từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân, mang ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và nhiều ý nghĩa khác, được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu được định nghĩa là vật mang tin hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản, ảnh, vi phim, băng đĩa, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các vật mang tin khác Định nghĩa này khái quát đặc điểm cơ bản của tài liệu, giúp hiểu rõ hơn về thuật ngữ “TLLT”.
Theo Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011, TLLT Việt Nam được định nghĩa là tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, bản chính và trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì có thể thay thế bằng bản sao hợp pháp Khái niệm này nhấn mạnh rằng TLLT phải thể hiện giá trị quan trọng trong việc bảo tồn thông tin và tài liệu lịch sử.
Thông tin quá khứ có giá trị phục vụ nhu cầu xã hội cần phải được bảo quản một cách độc lập, không bị ảnh hưởng bởi vị trí lưu trữ, thời kỳ lịch sử, hoặc phương pháp ghi chép Đồng thời, những thông tin này cũng phải đảm bảo giá trị pháp lý.
Tài liệu lưu trữ (TLLT) là các tài liệu có nguồn gốc xuất xứ từ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trong quá trình hoạt động TLLT bao gồm bản gốc và bản chính, và nếu không còn bản gốc hay bản chính, có thể sử dụng bản sao hợp pháp để thay thế.
Theo Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu lưu trữ được định nghĩa rõ ràng và đầy đủ, phản ánh các đặc điểm cơ bản của tài liệu Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin về quá khứ, ghi lại các sự kiện, hiện tượng và thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân, cũng như các hoạt động của nhà nước, tổ chức và cá nhân tiêu biểu trong quá trình phát triển Những thông tin này, đã xảy ra trong quá khứ, được lưu giữ bằng các vật liệu và phương pháp ghi tin nhất định, nhằm truyền lại cho các thế hệ tương lai.
Tài liệu lưu trữ (TLLT) có tính chính xác cao, được quy định tại Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011, yêu cầu TLLT phải là bản gốc hoặc bản chính; nếu không có, có thể thay thế bằng bản sao hợp pháp để đảm bảo giá trị pháp lý và độ tin cậy TLLT chứa các bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, bao gồm chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan và bút tích của tác giả, vì vậy TLLT còn được gọi là tài liệu gốc, tư liệu gốc hay sử liệu gốc.
TLLT do nhà nước thống nhất quản lý được đăng ký, bảo quản và khai thác sử dụng theo quy định pháp luật nhằm đảm bảo an toàn, ngăn chặn mất mát và thất lạc tài liệu, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm và thông tin bí mật nhà nước.
TLLT có nhiều loại hình phong phú và đa dạng, đòi hỏi các nhà lưu trữ học nghiên cứu kỹ lưỡng đặc điểm của từng loại để quản lý một cách khoa học.
9 hình tài liệu và phân loại chúng một cách hợp lý Có thể phân chia TLLT thành các loại cơ bản sau:
Tài liệu hành chính là các văn bản phản ánh hoạt động quản lý nhà nước trong nhiều lĩnh vực như chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử Những tài liệu này có nhiều thể loại khác nhau, tùy thuộc vào từng giai đoạn lịch sử và đặc thù riêng của mỗi thời kỳ.
Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu hành chính bao gồm các văn bản quan trọng như Sắc lệnh của Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa về việc thành lập các UBHC Khu Tự trị Tây Bắc, Sắc lệnh thành lập Liên Khu III, và tài liệu về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Khu và liên khu Ngoài ra, còn có Thông tư hướng dẫn của Chính phủ về việc bỏ cấp khu, hợp tỉnh, cùng với Thông tư hướng dẫn về việc giải thể các Khu Tự trị.
Tài liệu khoa học công nghệ là loại tài liệu phản ánh các hoạt động nghiên cứu, phát minh và sáng chế, bao gồm thiết kế và xây dựng công trình cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, cũng như điều tra và khảo sát tài nguyên thiên nhiên, địa chất, thủy văn và trắc địa bản đồ Các tài liệu này có nhiều dạng như bản vẽ, thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ và tài liệu tính toán.
Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu bao gồm nhiều tài liệu khoa học công nghệ quan trọng, như đề án thiết kế xây dựng xưởng đường bột, rượu, giấy tại Khu Tự trị năm 1962; thiết kế trạm khí tượng Padin Mộc Châu cùng năm; và bản thuyết minh đề án thiết kế công trình Khu Đảng bộ Tây Bắc do Sở Kiến trúc Khu Tự trị thực hiện vào năm 1960.
Tài liệu nghe nhìn là loại tài liệu thể hiện các hoạt động văn hóa, xã hội và sáng tạo của con người, cho phép tái hiện sự kiện và nhân vật qua hình ảnh và âm thanh Những tài liệu này, bao gồm cuộn phim, âm bản và dương bản ảnh, tạo ra những dấu ấn độc đáo và thú vị, góp phần làm phong phú thêm trải nghiệm văn hóa.
Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu ảnh gồm:
+ Tài liệu ảnh: Đoàn đại biểu Tuyên Quang theo dõi báo cáo của UBHC Khu
+ Tài liệu ảnh: Hội nghị đại biểu HĐND Khu TTVB kỳ họp thứ nhất, khóa III ngày mùng 6 tháng 6 năm 1963
+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch UBHC Khu Tự trị Việt Bắc – Lê Dục Tôn thay mặt Chủ tịch đoàn nhận hoa của đoàn học sinh chào Hội nghị
+ Tài liệu ảnh: Chân dung các đại biểu, cán bộ Khu Tự trị Việt Bắc
+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh sống mãi trong lòng nhân dân các dân tộc Việt Bắc
+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh với Bí thư Khu ủy Khu Tự trị Việt Bắc - Chu Văn Tấn đang cùng nhau làm việc
+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh làm việc trong khi đi công tác ở Việt Bắc thời kỳ kháng chiến chống Pháp
Cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Phát huy giá trị tài liệu là mục tiêu quan trọng trong công tác lưu trữ, đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước thiết lập hành lang pháp lý thông qua việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định cụ thể về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu Hiện nay, pháp luật lưu trữ Việt Nam đã quy định rõ ràng về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm đảm bảo việc triển khai hiệu quả các hoạt động này.
Theo Luật Lưu trữ 2011, có 06 Điều từ Điều 29 đến 34 quy định chi tiết về việc sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) Cụ thể, Điều 29 nêu rõ quyền và nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng TLLT; Điều 30 quy định về việc sử dụng TLLT lịch sử; Điều 31 đề cập đến việc sử dụng TLLT tại Lưu trữ cơ quan; và Điều 32 quy định các hình thức sử dụng TLLT.
33 quy định về sao TLLT, chứng thực lưu trữ; Điều 34 quy định về việc mang TLLT ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử [19, 31-34]
Điều 8 và Điều 9 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra các quy định cụ thể về việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
- Điều 8 Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
1 Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp
2 Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để
Để đảm bảo an toàn, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử, cần áp dụng các biện pháp kỹ thuật hiệu quả Việc phân loại và lưu trữ tài liệu cần được thực hiện một cách thuận lợi, nhưng phải đảm bảo rằng nội dung của tài liệu không bị thay đổi.
3 Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp
4 Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
- Điều 9 Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
1 Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
2 Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức
3 Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến
4 Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ban hành ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ nhấn mạnh việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu, quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý và bảo tồn tài liệu quý giá.
Bộ Nội vụ, với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, có trách nhiệm nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến lưu trữ, bao gồm việc xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành Luật Lưu trữ cùng các văn bản hướng dẫn thi hành Đồng thời, Bộ cũng cần tăng cường công tác phổ biến, thanh tra và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về lưu trữ tại các cơ quan trung ương và địa phương, cũng như chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong phạm vi trách nhiệm của mình.
- Thực hiện nghiêm túc việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia, nhất là tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
Nghiên cứu và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ là rất quan trọng trong việc bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Việc áp dụng công nghệ hiện đại không chỉ giúp nâng cao hiệu quả bảo hiểm mà còn cải thiện quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả hơn.
- Bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;
Tổ chức giải mật tài liệu theo quy định và chủ động công bố thông tin để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả Đồng thời, cần phối hợp với Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch và Đầu tư để hướng dẫn các cấp, ngành lập dự toán kinh phí hàng năm theo Luật Ngân sách nhà nước, nhằm đảm bảo các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác lưu trữ.
- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định về mức thu, chế độ, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ Dựa trên nội dung của Thông tư này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã lập biểu giá thu phí khai thác và sử dụng tài liệu tại Trung tâm.
Tổng quan về hành lang pháp lý trong lĩnh vực lưu trữ cho thấy còn nhiều hạn chế so với các lĩnh vực khác Đặc biệt, các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ chủ yếu được ban hành sau khi đã có thực tiễn, dẫn đến tính toàn diện của cơ sở pháp lý chưa cao.
Tài liệu lưu trữ được coi là ký ức của nhân loại và mỗi quốc gia, phản ánh quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Trong chương 1, chúng tôi đã nghiên cứu cơ sở khoa học về thuật ngữ tài liệu lưu trữ, các loại hình tài liệu lưu trữ, và giá trị của chúng Chúng tôi đặc biệt làm rõ khái niệm “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, liên quan đến việc nghiên cứu và khai thác thông tin có giá trị từ tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu xã hội Đồng thời, chúng tôi cũng xem xét các quy định của nhà nước về hoạt động này, làm cơ sở pháp lý cho nghiên cứu sâu hơn trong chương 2.
THỰC TRẠNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA
Khái quát về Trung tâm lưu trữ quốc gia III
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Một khối lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, tọa lạc tại số 34 Phan Kế Bính, phường Cống Vị, quận Ba Đình, Hà Nội, là đơn vị có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trung tâm được quy định rõ ràng tại Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Trải qua 24 năm hình thành và phát triển (1995 - 2019), Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hiện đang quản lý khoảng hơn 14.000 mét giá tài liệu với tổng số hơn
Bài viết này trình bày 400 phông tài liệu đa dạng, bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, và tài liệu cá nhân gia đình dòng họ Thời gian của các tài liệu này trải dài từ năm
Thành phần, nội dung tài liệu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bao gồm bốn khối tài liệu sau:
Tài liệu hành chính là phần quan trọng nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, bao gồm các tài liệu gốc, chính bản, nhiều trong số đó có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các lãnh đạo Nhà nước khác Tổng khối lượng tài liệu này lên đến hơn 10.000 mét giá, thể hiện giá trị lịch sử và văn hóa đặc biệt của đất nước.
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan Trung ương như Quốc hội, Phủ Thủ tướng, và các bộ ngành khác của Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, đã hình thành hơn 200 phông tài liệu Những phông này, bao gồm tài liệu từ Ủy ban Kế hoạch Nhà nước, Bộ Nội vụ, và Ủy ban kháng chiến hành chính các khu, liên khu đã giải thể, mang ý nghĩa lịch sử và chính trị xã hội lớn lao, phản ánh những chặng đường quan trọng của cách mạng Việt Nam.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hiện đang bảo quản gần 3.000 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật từ hơn 50 công trình lớn mang ý nghĩa quốc gia Những công trình tiêu biểu bao gồm Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500 KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Thủy điện Hòa Bình, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai, mỏ Prít Giáp Lai, cùng với các cầu như Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh, và Sân bay Quốc tế Nội Bài.
Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại phim như phim tài liệu, phim nhựa, phim truyện và phim tư liệu liên quan đến ngành, cơ quan, đơn vị như Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, thuộc Bộ Nội vụ.
Tài liệu ảnh bao gồm hơn 10.000 tấm ảnh dương bản và gần 52.000 tấm phim âm bản, cùng với 258 cuộn phim điện ảnh, ghi lại các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân dân trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.
Tài liệu ghi âm chủ yếu chia thành hai loại: ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật Ghi âm sự kiện tập trung vào việc ghi lại những mốc quan trọng và các sự kiện lịch sử có ý nghĩa lớn đối với dân tộc.
Tài liệu xuất xứ cá nhân của hơn 100 văn nghệ sĩ và nhiều nhà hoạt động trong lĩnh vực khoa học xã hội cung cấp thông tin quý giá về cuộc đời và sự nghiệp của họ Những tài liệu này bao gồm tiểu sử, văn bằng, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo tác phẩm và công trình nghiên cứu Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu chân dung các cá nhân Hiện tại, Trung tâm còn lưu giữ hơn 70.000 hồ sơ cá nhân, tạo thành nguồn tư liệu phong phú cho các nghiên cứu sau này.
Trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, 20 nhân và một số kỷ vật của các cán bộ đi B đã được lưu giữ như những minh chứng quan trọng Những hồ sơ kỷ vật này không chỉ hỗ trợ các cán bộ và thân nhân trong việc giải quyết chế độ chính sách mà còn ghi lại những kỷ niệm quý giá về một thời kỳ chiến đấu vì độc lập của các thế hệ đi trước.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
* Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Theo Điều 1 của Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm
Vào năm 2015, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, được thành lập với chức năng quản lý và thực hiện các hoạt động lưu trữ tài liệu Trung tâm này có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở tại thành phố Hà Nội, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ theo quyền hạn được giao.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có nhiệm vụ và quyền hạn được quy định rõ ràng tại Điều 2 của Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN, ban hành ngày 28 tháng 10 năm 2015, bởi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
Tài liệu của các cơ quan tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu trong Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và bảo tồn thông tin lịch sử Những tài liệu này không chỉ phản ánh hoạt động của chính quyền mà còn ghi lại các sự kiện quan trọng trong quá trình phát triển của đất nước Việc nghiên cứu và khai thác các tài liệu này giúp hiểu rõ hơn về quá trình hình thành và phát triển của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa.
Tài liệu của các cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại tỉnh Quảng Bình được lưu trữ và quản lý một cách có hệ thống, phục vụ cho nhu cầu tra cứu và nghiên cứu của người dân và các tổ chức liên quan.
+ Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
+ Các tài liệu khác được giao quản lý
- Thực hiện các hoạt động lưu trữ:
+ Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
Các Khu, liên khu và tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu
2.2.1 Sự ra đời của Khu và liên khu
Trong bối cảnh cuộc kháng chiến và kiến quốc, đất nước Việt Nam đã phải đối mặt với nhiều thách thức từ thực dân Pháp và đế quốc Mỹ Để lãnh đạo cuộc cách mạng đạt được thắng lợi, Đảng và Chính phủ đã quyết định thành lập Khu Tự trị Việt Bắc, Khu Tự trị Tây Bắc và các liên Khu III, IV, Khu Tả ngạn, nhằm hỗ trợ cho cuộc kháng chiến Các Khu và Liên khu này đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chính sách của Chính phủ và lãnh đạo cuộc kháng chiến trên toàn liên khu Thành lập từ năm 1949 và hoạt động cho đến năm 1976, mặc dù đã được giải thể, nhưng Khu và Liên khu đã để lại nhiều tài liệu quý giá về lịch sử, chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng, văn hóa và giáo dục, góp phần vào sự phát triển của xã hội Việt Nam.
1- Khu Tự trị Việt Bắc:
Ngày 04 tháng 11 năm 1949, Chủ tịch Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký ban hành Sắc lệnh số 127/SL về việc hợp nhất Ủy ban Kháng chiến Hành chính Liên khu I và Ủy ban Kháng chiến Hành chính Liên khu X thành Ủy ban Kháng chiến Hành chính Liên khu Việt Bắc
Xuất phát từ tình hình thực tế và yêu cầu của cuộc kháng chiến, Hội nghị Ban Thường vụ Trung ương Đảng ngày 28, 29 tháng 9 năm 1949 quyết định thống
Vào ngày 27 và 28 tháng 10 năm 1949, Ban Chấp hành Trung ương đã thông qua quyết định của Ban Thường vụ Trung ương về việc thành lập Liên khu Việt Bắc từ Liên khu I và Liên khu X Sự hình thành của Liên khu Việt Bắc đánh dấu một bước phát triển quan trọng trong cuộc kháng chiến ở khu vực trung du và vùng núi phía Bắc Việt Nam.
Liên khu Việt Bắc là một cấp hành chính và quân sự quan trọng, bao gồm 17 tỉnh như Lai Châu, Sơn La, Lào Cai, và Yên Bái Địa giới hành chính của Liên khu đã trải qua nhiều biến đổi; năm 1950, châu Mai Đà tách khỏi Liên khu và trở về tỉnh Hòa Bình Đồng thời, Vĩnh Phúc cũng được chia thành Vĩnh Yên và Phúc Yên Sau khi vùng Tây Bắc được giải phóng, Khu Tây Bắc được thành lập theo Sắc lệnh số 134-SL của Chính phủ vào ngày 28 tháng 01 năm 1953, bao gồm 4 tỉnh: Lai Châu, Lào Cai, Yên Bái và Sơn La.
Liên khu Việt Bắc hiện còn 13 tỉnh, bao gồm: Hà Giang, Tuyên Quang, Cao Bằng, Bắc Cạn, Lạng Sơn, Phú Thọ, Phúc Yên, Bắc Giang, Bắc Ninh, Quảng Yên, Thái Nguyên, Hải Ninh và Hòn Gai.
Khu Tự trị Việt Bắc được thành lập theo Sắc lệnh số 268/SL của Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa vào ngày 01 tháng 7 năm 1956 nhằm tăng cường đoàn kết giữa các dân tộc và thúc đẩy sự phát triển toàn diện của các dân tộc ở Việt Bắc Sự ra đời của Khu Tự trị đánh dấu sự chấm dứt của Liên khu Việt Bắc như một đơn vị hành chính Tuy nhiên, về mặt quân sự, đến tháng 6 năm 1957, Liên khu Việt Bắc mới được thay thế bằng Quân khu Việt Bắc.
Năm 1975, Khu Tự trị Việt Bắc đã chính thức giải thể, chấm dứt mọi hoạt động theo Nghị quyết số 245/NQ-TW của Bộ Chính trị ngày 20 tháng 9 năm 1975 và Nghị quyết của Quốc hội khóa VI, kỳ họp thứ 2 diễn ra từ ngày 22 đến 27 tháng 12 năm 1975.
2- Khu Tự trị Tây Bắc: Ủy ban Hành chính (UBHC) Khu Tự trị Tây Bắc được thành lập theo Sắc lệnh số 134/SL ngày 28 tháng 01 năm 1953 của Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa để “củng cố căn cứ địa Tây Bắc mới giải phóng” gồm các tỉnh Lào Cai,
Ủy ban Hành chính Khu tự trị Tây Bắc, bao gồm các tỉnh Yên Bái, Sơn La và Lai Châu, có trách nhiệm quản lý Nhà nước trên mọi lĩnh vực và chỉ đạo các cơ quan trực thuộc cùng chính quyền cấp dưới Cơ quan này đảm bảo quyền bình đẳng giữa các dân tộc trong khu vực địa phương.
Vào ngày 29 tháng 4 năm 1955, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ban hành Sắc lệnh 230-SL, thành lập Khu Tự trị của các dân tộc Tây Bắc Mục đích của việc này là nhằm tăng cường sự đoàn kết giữa các dân tộc và thúc đẩy sự tiến bộ nhanh chóng cho các dân tộc ở khu vực Tây Bắc trên mọi lĩnh vực.
Khu Tự trị Thái Mèo bao gồm 16 châu, trải dài qua các tỉnh như Sơn La, Lai Châu, Lào Cai và Yên Bái Các châu trong khu vực này gồm Mường Tè, Mường Lay, Sình Hồ, Điện Biên, Quỳnh Nhai, Sông Mã, Tuần Giáo, Thuận Châu, Mường La, Mai Sơn, Yên Châu, Mộc Châu, Phù Yên, Phong Thổ, Than Uyên và Văn Chấn.
Liên khu III (LK III) được thành lập theo Sắc lệnh số 120-SL ngày 25 tháng
01 năm 1948 trên cơ sở hợp nhất các khu 2, 3 và 11
Sắc lệnh số 254-SL ngày 19 tháng 11 năm 1948 quy định tổ chức lại chính quyền nhân dân trong thời kỳ kháng chiến, trong đó UBKCHC LK được giao nhiệm vụ thực hiện chính sách của Chính phủ, lãnh đạo công cuộc kháng chiến toàn diện, thi hành và đôn đốc các sắc lệnh của Chính phủ, cũng như điều hòa và phối hợp các ngành hoạt động trong Liên khu Bên cạnh đó, UBKCHC LK còn có trách nhiệm kiểm soát các ngành hoạt động, đảm bảo trị an và kiểm tra UBHC cấp dưới, đồng thời duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các Bộ và UBKCHC các cấp trong quá trình hoạt động.
UBKCHC LK III chấm dứt hoạt động theo Sắc lệnh số 92-SL, ngày 24 tháng
11 năm 1958 bãi bỏ LK III, LK IV và Khu Tả ngạn
4- Khu Tả Ngạn: Để kịp thời lãnh đạo cuộc kháng chiến trong vùng địch hậu thuộc LK III, năm 1952 Chính phủ quyết định thành lập khu Tả Ngạn Hồng Hà đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chính phủ Trung ương Khu Tả Ngạn gồm các tỉnh Thái Bình, Hải
Chính phủ đã chỉ đạo ông Đỗ Mười, Phó Chủ tịch UBKCHC Liên khu III, đảm nhiệm vị trí Chủ tịch UBKCHC khu Tả Ngạn, bao gồm các địa phương như Dương, Hưng Yên, Kiến An và TP Hải Phòng.
Tháng 2/1955 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc Lệnh số 211-SL sát nhập khu
Tả Ngạn vào Liên khu III trừ TP Hải Phòng đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Chính phủ Trung ương
UBHC khu Tả Ngạn vẫn hoạt động cho đến khi Chính phủ ban hành Sắc Lệnh số 92-SL vào ngày 24/11/1958, chính thức bãi bỏ cấp hành chính LK III, IV và khu Tả Ngạn.
2.2.2 Thời gian của phông, thành phần, số lượng, nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu
Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu
Nghiên cứu này tập trung vào việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu, phân tích kết quả đạt được cũng như những hạn chế và nguyên nhân của chúng Dựa trên những phân tích này, đề tài sẽ đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ, từ đó phục vụ tốt hơn cho đời sống xã hội.
2.3.1.1 Số lượng độc giả khai thác hồ sơ tài liệu phông lưu trữ các Khu và liên khu
Từ việc phỏng vấn trực tiếp cán bộ phục vụ phòng đọc và tổng hợp thống kê từ sổ giao mượn giữa độc giả và phòng đọc tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, chúng tôi đã thu thập dữ liệu về số lượng độc giả khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu trong giai đoạn 2014-2018 Số liệu được ghi chép từ các phiếu yêu cầu đọc đã được Lãnh đạo trung tâm phê duyệt, với đơn vị tính là số lượt độc giả.
1 Phông UBKCHC KTT Việt Bắc 28 09 02 07 54
2 Phông UBKCHC KTT Tây Bắc 27 13 12 07 11
6 Phông các đơn vị trực thuộc Việt Bắc 02 0.0 0.0 08 03
7 Phông các đơn vị trực thuộc Tây Bắc 05 0.0 0.0 0.0 02
8 Các đơn vị trực thuộc liên khu III 01 05 01 03 09
Theo bảng thống kê tổng hợp, số lượng độc giả quan tâm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu vẫn rất hạn chế Sự chênh lệch lớn về số lượng độc giả giữa các năm và các phông tài liệu cho thấy có những phông trong suốt 3 năm không có độc giả đến nghiên cứu hồ sơ.
Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ các đơn vị trực thuộc Tây Bắc, Việt Bắc Ngoài
32 ra, có phông chỉ có một lượng nhỏ độc giả đến đăng ký đọc hồ sơ tài liệu nhưng chỉ mới dừng lại ở việc đọc mục lục hồ sơ
Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ Liên khu III, Liên khu IV; phông tài liệu lưu trữ các đơn vị trực thuộc Liên khu III
Theo kết quả phỏng vấn cán bộ phục vụ phòng đọc, đối tượng độc giả nghiên cứu hồ sơ và tài liệu lưu trữ chủ yếu là sinh viên và học viên từ các trường đại học, học viện thuộc khối xã hội, như Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và Học viện Báo chí và Tuyên truyền Ngoài ra, một số giảng viên từ các trường đại học, cao đẳng cũng tham gia nghiên cứu nhằm phục vụ cho việc học tập, thực hiện các đề tài khóa luận, luận văn, luận án, và nghiên cứu khoa học, với nội dung chủ yếu tập trung vào phong trào đấu tranh giải phóng dân tộc ở miền Bắc trong giai đoạn 1946-1954.
2.3.1.2 Số lượng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu đưa ra phục vụ khai thác
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, kể từ khi thành lập, đã trở thành nguồn tài liệu lưu trữ phong phú, đáp ứng nhu cầu thông tin của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước Qua phỏng vấn và thống kê số liệu từ phiếu yêu cầu đọc của độc giả tại phòng đọc, chúng tôi đã tổng hợp số lượng hồ sơ được khai thác phục vụ độc giả trong giai đoạn 2014-2018.
1 Phông UBKCHC KTT Việt Bắc 124 155 24 98 147
2 Phông UBKCHC KTT Tây Bắc 194 110 04 78 34
6 Phông các đơn vị trực thuộc Việt Bắc 59 50 0.0 0.0 0.0
7 Phông các đơn vị trực thuộc Tây Bắc 21 24 0.0 0.0 07
8 Các đơn vị trực thuộc liên khu III 07 19 0.0 0.0 0.0
Số liệu cho thấy số lượng hồ sơ được khai thác và sử dụng rất thấp, trung bình chỉ có 214 hồ sơ mỗi năm phục vụ độc giả với nhiều mục đích khác nhau Đặc biệt, trong 4 năm qua, các đơn vị trực thuộc Việt Bắc và Tây Bắc không có hồ sơ nào được khai thác, mặc dù số lượng tài liệu lưu trữ của các đơn vị này khá lớn, với khoảng 2890 hồ sơ Nhìn chung, việc khai thác tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu là rất ít, cho thấy công tác phát huy giá trị tài liệu chưa được quan tâm đúng mức, có nguy cơ bị lãng quên Nếu tình hình này tiếp tục, khối tài liệu lưu trữ sẽ không còn là nguồn sử liệu quan trọng Thêm vào đó, số liệu cũng cho thấy độc giả chỉ dừng lại ở việc đọc mục lục hồ sơ mà không thực hiện yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ.
2.3.1.3 Loại hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác
Qua nghiên cứu và thu thập, tổng cộng có 1.723 hồ sơ đã được khai thác từ tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu.
Trong thời gian 5 năm, trung bình mỗi năm có 214 hồ sơ tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu được khai thác Qua khảo sát, chúng tôi xác định rằng độc giả chủ yếu yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ của UBKCHC KTT Việt Bắc và UBKCHC KTT Tây Bắc, tập trung vào tài liệu nội chính Mặc dù đã có hơn 1.723 hồ sơ được khai thác, số lượng này vẫn rất nhỏ khi tính theo tỷ lệ hàng tháng.
Chúng tôi đã tổng hợp và thu thập thông tin để giới thiệu một số hồ sơ được độc giả đánh giá cao về giá trị sử dụng, nhằm phục vụ cho việc khai thác và ứng dụng cụ thể.
- Tài liệu lưu trữ phông UBHC Khu Tự trị Việt Bắc có số hồ sơ khai thác, sử dụng như sau:
Quyết định số 307/QĐ-UB ngày 04/9/1972 của Ủy Ban hành chính Khu Tự trị Việt Bắc đã được ban hành nhằm tổ chức xây dựng khu cơ quan UBHC Khu tại A.T.1 trong năm 1972, theo hồ sơ số 4155.
- Hồ sơ về vấn đề dân tộc Khu Tự trị Việt Bắc năm 1956 Hồ sơ số 1799
- Hồ sơ về việc thi hành điều lệ tổ chức chính quyền nhân dân các cấp Khu
Tự trị Việt Bắc Hồ sơ số 2109
Thông tri số 08/TT ngày 16/5/1959 của Ban chấp hành nông hội Khu Tự trị Thái Mèo đề cập đến kế hoạch đấu tranh chống lại chính sách kinh tế nô dịch của Mỹ và chính quyền Diệm Thông tri này cũng nêu rõ việc tổ chức cứu tế nạn đói ở miền Nam trong năm 1959, với hồ sơ số 791.
- Tài liệu lưu trữ phông UBHC Khu Tự trị Tây Bắc có số hồ sơ khai thác, sử dụng như sau:
Ví dụ: - Hồ sơ về báo cáo công tác tháng 3, 7, 8, 9 năm 1954 của UBHC tỉnh Lai Châu Hồ sơ số 12
- Hồ sơ về báo công tác Châu Điện Biên, Mai Sơn, Mộc Châu, Mường La, Mường Lay trong năm 1956 Hồ sơ số 55
- Hồ sơ chương trình, báo cáo công tác trong năm 1957 của UBHC các tỉnh Nghĩa Lộ, Lai Châu, Sơn La Hồ sơ số 81
- Hồ sơ về chương trình, báo cáo công tác Mường Lay, Mường La, Mường
Tè, Mù Cang Chải năm 1957 Hồ sơ số 88
- Tài liệu lưu trữ phông UBHC Liên Khu III có số hồ sơ khai thác, sử dụng như sau:
Ví dụ: - Hồ sơ báo cáo tổng kết công tác nội chính năm 1949 của BUHC tỉnh Hải Dương, Ninh Bình, Nam Định Hồ sơ số 200
Hồ sơ số 212 của Bộ Tư lệnh Liên khu III năm 1949 ghi lại báo cáo tổng kết về việc xây dựng bộ đội địa phương và phát triển dân quân trong khu vực Báo cáo này phản ánh những nỗ lực và thành tựu trong việc củng cố lực lượng địa phương, góp phần quan trọng vào công cuộc kháng chiến và bảo vệ Tổ quốc.
Hồ sơ báo cáo tổng kết tình hình huy động nhân, vật, tải lực cung cấp cho chiến dịch Điện Biên Phủ của Hội đồng Cung cấp mặt trận Liên khu III năm 1954 cho thấy sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nỗ lực lớn trong việc mobilize nguồn lực Báo cáo này nêu rõ các chiến lược huy động và phân bổ tài nguyên nhằm đảm bảo sự thành công của chiến dịch lịch sử này Thông qua việc phân tích các yếu tố nhân sự và vật chất, tài liệu cung cấp cái nhìn sâu sắc về sự phối hợp chặt chẽ giữa các lực lượng và cơ quan liên quan trong cuộc chiến tranh chống thực dân Pháp.
- Tài liệu lưu trữ Phông UBHC khu Tả Ngạn có số hồ sơ khai thác, sử dụng như sau:
Ví dụ: - Hồ sơ Nghị quyết, biên bản họp hội nghị nội chính của UBHC Khu
Tả Ngạn năm 1953 Hồ sơ số 257
- Hồ sơ báo cáo danh sách Đại biểu Quốc hội ở Khu Tả Ngạn năm 1953 Hồ sơ số 259
- Hồ sơ Nghị quyết, báo cáo của UBHC khu Tả Ngạn về công tác giảm tô và cải cách rộng đất năm 1956 Hồ sơ số 385
- Hồ sơ Công văn của UBHC khu Tả Ngạn về việc tổ chức bộ máy và kiện toàn chính quyền xã năm 1957 Hồ sơ số 399
2.3.1.4 Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Khu và liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Tài liệu lưu trữ chỉ phát huy giá trị khi được sử dụng cho các hoạt động xã hội khác nhau Nhận thức được tầm quan trọng này, vào ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg nhằm tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chỉ thị yêu cầu bảo vệ và bảo quản tài liệu lưu trữ một cách an toàn, đồng thời đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác và sử dụng của người dân.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nhận thức rõ tầm quan trọng và tính đa dạng trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, chủ yếu là tài liệu giấy Để tối ưu hóa việc sử dụng tài liệu, trung tâm đã áp dụng nhiều hình thức khai thác khác nhau, tập trung vào việc tổ chức sử dụng tài liệu một cách hiệu quả.
36 dụng tài liệu tại phòng đọc, sao chụp tài liệu, cho mượn tài liệu cụ thể như sau:
- Thứ nhất là tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc:
Hạn chế và nguyên nhân
2.4.1 Hạn chế về chất lượng phông lưu trữ của các Khu và liên khu
Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, chất lượng phông lưu trữ của Khu và liên khu vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
2.4.1.1 Những hạn chế tình hình tài liệu và tổ chức sắp xếp phông lưu trữ của Khu và liên khu
- Thứ nhất về tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu
Phông lưu trữ của Khu và liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bao gồm tài liệu từ năm 1946 đến 1976, được hình thành trong thời kỳ chiến tranh ác liệt Tài liệu được làm từ nhiều loại giấy như Poluye, giấy dó và giấy học sinh, với kích thước đa dạng như A3, A4, hoặc các mẫu giấy nhỏ Tuy nhiên, do điều kiện chiến tranh, phần lớn giấy được sản xuất thủ công có chất lượng kém và không đồng đều Thời gian và môi trường đã làm cho nhiều tài liệu bị ố vàng, rách và chữ viết tay bằng bút máy hoặc bút bi đã mờ nhòe, khiến một số tài liệu trở nên khó đọc Các loại giấy khác cũng chuyển màu vàng hoặc đen, làm cho việc đọc trở nên khó khăn.
- Thứ hai về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu
Dựa trên việc tiếp xúc trực tiếp với nhiều hồ sơ tài liệu, chúng tôi đã thu thập được kết quả về công tác tổ chức khoa học phông lưu trữ của Khu và liên khu.
+ Công tác lập hồ sơ: Toàn bộ tài liệu lưu trữ thuộc phông Khu và liên khu
Trong vòng 38 ngày kể từ khi nộp, hồ sơ đã được lưu trữ tại Trung tâm và lập mục lục để tra cứu Tuy nhiên, chất lượng lập hồ sơ chưa đạt yêu cầu, với một số hồ sơ có sự không khớp giữa nội dung tài liệu và tiêu đề.
Ví dụ: Hồ sơ của UBHC Khu Tự trị Thái Mèo và các Châu Mường Tè, Phong
Thổ về việc thành lập chính quyền và phân vạch địa giới năm 1956 Hồ sơ số 899
Hồ sơ không có mục lục, nhưng bên trong có 07 văn bản được sản sinh từ các Châu, Phong Thổ Mỗi văn bản đều được đánh số, ghi rõ ngày tháng năm và có con dấu xác nhận.
Ví dụ: [Tờ số 01] Quyết định số 17-QĐ/TC ngày 14/9/1956 của UBHC Khu
Tự trị Thái Mèo về việc thành lập các thị trấn
[Tờ số 02] Văn bản số 212/MT ngày 26/3/1956 của UBHC Châu Mường Tè về việc đề nghị bầu HĐND và UBND cấp xã
Ví dụ: Hồ sơ về giải thể Khu Tự trị Việt Bắc năm 1975-1976 (Tập 03) Hồ sơ số 4750
[Tờ số 06] văn bản xin cơ sở tổ chức nghỉ ngơi cho công nhân viên chức
[Tờ số 07] Công văn xin nhà để tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ
Hồ sơ liên quan đến việc giải thể Khu Tự trị Việt Bắc chủ yếu chứa tài liệu từ các phòng, ban, sở về việc xin mua sắm và cấp phát tài sản, cũng như xin nhà ở Đặc biệt, hồ sơ này còn lưu trữ cả thông tin cá nhân của các đối tượng liên quan.
+ Về tiêu đề hồ sơ: Qua tìm hiểu và nghiên cứu tiêu đề hồ sơ không phản ánh đúng, đủ nội dung các văn bản bên trong hồ sơ
Hồ sơ số 1280 ghi nhận công văn và báo cáo của Bộ Tư lệnh Liên Khu Việt Bắc, UBHC và Ty Công an các tỉnh Tuyên Quang, Yên Bái về tình hình máy bay rơi và hoạt động thả truyền đơn của địch trong năm 1951.
Hồ sơ này ở phần mục lục có ghi 04 loại hồ sơ, nhưng [Tờ số 03] văn bản số 804/CT-BV không có tài liệu này trong hồ sơ
[Tờ số 05] Văn bản số 1026/HC ngày 30/11/1956 của UBHC Châu Phong Thổ về việc đề nghị bổ sung thêm ủy viên cho xã
[Tờ số 06] Văn bản số 732/HC ngày 02/10/1956 UBHC Châu Phong Thổ về việc đề nghị khắc thêm con dấu
Hồ sơ này chứa một số tài liệu nhỏ nhưng không được đính kèm trong văn bản, và việc sắp xếp tài liệu bên trong rất lộn xộn về mặt thời gian, dẫn đến việc không phản ánh đúng tính chất công việc.
Hồ sơ số 1799 đề cập đến "Về vấn đề dân tộc Khu Tự trị Việt Bắc năm 1956", tuy nhiên, tại tờ số 66 của văn bản số 134-VF lại ghi nhận nội dung liên quan đến biên bản triệu tập cuộc họp của Bộ các ngành trong tỉnh nhằm tổ chức xây dựng phòng triển lãm Hải Ninh.
Hồ sơ của UBHC Khu Tự trị Thái Mèo ghi nhận nỗ lực đấu tranh nhằm củng cố hòa bình, đồng thời tổ chức buổi mít tinh phản đối chính quyền Mỹ - Diệm về việc tổ chức tuyển cử riêng rẽ tại miền Nam vào năm đó.
Năm 1956, khi xem xét tài liệu, chúng tôi phát hiện trong hồ sơ có văn bản của Chính phủ liên quan đến việc củng cố hòa bình cho các dân tộc, cụ thể là kiện toàn và củng cố các tòa án Tuy nhiên, nội dung này không phản ánh hay chỉ đạo về việc tổ chức mít tinh phản đối Mỹ Diệm và cuộc tuyển cử riêng, dẫn đến sự không liên quan giữa hồ sơ và nội dung Điều này gây khó khăn trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, do đó, cần tách riêng những tài liệu không liên quan và lập thành một hồ sơ độc lập, cụ thể là hồ sơ số 10323.
+ Các văn bản bên trong khá nhiều hồ sơ sắp xếp lộn xộn, không theo trật tự logic vấn đề hoặc theo trình tự thời gian
Việc sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo trình tự thời gian là rất quan trọng, vì điều này không chỉ giúp phản ánh mối liên hệ giữa các văn bản mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Ví dụ: Hồ sơ về thi hành điều lệ tổ chức chính quyền nhân dân các cấp Khu
Vào năm 1958, Khu Tự trị Việt Bắc đã có sự tổ chức chính quyền nhân dân với 04 loại tài liệu được ghi trong mục lục, nhưng thực tế chỉ có 03 loại Cuốn điều lệ tạm thời tổ chức chính quyền các cấp tại đây được đính kèm theo Nghị định số 420/TTg ngày 29/8/1958 của Chính phủ, tuy nhiên lại được xếp trên cùng trong mục lục với số tờ 01 Ngược lại, văn bản số 348/TC/CQDT ngày 20/5/1958 của Bộ Nội vụ về tình hình thi hành điều lệ lại có số tờ 9 nhưng cũng được xếp ở vị trí đầu Hồ sơ này có số hiệu 2109.
Tài liệu lưu trữ còn thiếu nhiều bản chính, nhiều văn bản không đảm bảo về
Theo quy định, tài liệu cần lưu giữ thường là bản chính hoặc bản gốc; nếu không có, sẽ giữ lại bản sao hợp pháp Tuy nhiên, nhiều tài liệu quan trọng như Thông Tư, Nghị quyết, báo cáo, và Quyết định thường chỉ là bản sao, sao lục không có dấu, không có chữ ký, hoặc là bản dự thảo, bản đánh máy, thiếu thông tin về ngày tháng và ký hiệu văn bản.
Ví dụ: Hồ sơ về việc thi hành chính sách dân tộc của Chính phủ tại Liên khu Việt Bắc năm 1953 Hồ sơ số 1419
Hồ sơ gồm 11 loại tài liệu được phát hành bởi các cơ quan như Chính phủ, UBHC Tuyên Quang, UBHC Thái Nguyên, và UBHC Sơn La, với tổng cộng 57 tờ văn bản Tất cả các văn bản đều là bản chính nhưng thiếu dấu và chữ ký, trong đó một số văn bản của Chính phủ có dấu sao lục Mặc dù số lượng tài liệu lớn, hồ sơ lại không được ghi mục lục trong quá trình chỉnh lý.
Nguyên nhân hạn chế
Qua quá trình nghiên cứu và phân tích, chúng tôi đã đánh giá những kết quả đạt được và chỉ ra các tồn tại, hạn chế Mỗi yếu kém và vấn đề đều có nguyên nhân cần được làm rõ.
42 nhân của nó, trong đó nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan là hai nguyên nhân chính
Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ tại Khu và liên khu, được hình thành từ năm 1946 đến 1976 trong giai đoạn chiến tranh ác liệt, gặp nhiều khó khăn do điều kiện cơ sở vật chất thiếu thốn Tài liệu trong thời kỳ này thường được tạo ra dưới áp lực thời gian, không tuân theo thể thức văn bản chính thức, dẫn đến việc nhiều tài liệu không có dấu, chữ mờ và nhiều tài liệu rời lẽ, gây sai sót trong quá trình lập hồ sơ Thêm vào đó, chiến tranh đã khiến nhiều tài liệu bị thất lạc hoặc tiêu hủy, làm cho việc nghiên cứu và khai thác tài liệu lưu trữ trở nên khó khăn.
Mức độ hoàn chỉnh của phông tài liệu hiện tại tương đối đầy đủ, nhưng vẫn còn thiếu sót về các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, cũng như tài liệu liên quan đến tổ chức bộ máy và nhân sự.
Vấn đề giải mật tài liệu lưu trữ hiện nay đang trở nên cấp bách, khi nhiều tài liệu vẫn chưa được công khai Điều này dẫn đến việc những thông tin quý giá từ các tài liệu này chưa được khai thác và phát huy hết giá trị của chúng.
Công tác tuyên truyền và giới thiệu tài liệu hiện nay vẫn còn ở quy mô nhỏ, chưa được thực hiện sâu rộng, dẫn đến nhiều người vẫn chưa nhận thức được giá trị cũng như địa điểm lưu trữ của các tài liệu này.
- Diện tích phòng đọc quá nhỏ, trang thiết bị còn thiếu thốn, bàn ghế phòng đọc xộc xệch cũ hỏng; hệ thống máy vi tính còn thiếu và yếu
Do công chúng chưa nhận thức đầy đủ về giá trị của tài liệu lưu trữ, nhu cầu khai thác và sử dụng chúng còn hạn chế Điều này dẫn đến việc hình thức khai thác và công cụ tra cứu vẫn chưa phong phú và đa dạng.
Trong chương 2, chúng tôi đã tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, cùng với việc tìm hiểu thẩm quyền, chức năng và nhiệm vụ của trung tâm này Bên cạnh đó, chúng tôi đã nghiên cứu lịch sử hình thành phông lưu trữ của Khu và liên khu, phân tích thành phần, nội dung, số lượng và giá trị tài liệu lưu trữ Dựa trên số liệu từ năm 2014 đến 2018, chúng tôi đã đánh giá kết quả công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu Cuối cùng, chương 2 đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác này tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, đồng thời đặt nền tảng cho các giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong chương 3.