MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên chi phối, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu như báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ luật lệ và quy định, cũng như hoạt động hiệu quả và hữu hiệu.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình quan trọng, bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diễn ra trong các phòng ban của đơn vị Quá trình này đóng vai trò là phương tiện giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do con người thiết kế và vận hành, trong đó tất cả các hoạt động kiểm soát được thực hiện bởi ban kiểm soát của các đơn vị Con người đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quy trình và hệ thống, đồng thời thực hiện các quy trình đó để đảm bảo hiệu quả kiểm soát.
Kiểm soát nội bộ mang lại sự đảm bảo hợp lý cho tổ chức, không đảm bảo tuyệt đối rằng tất cả các mục tiêu sẽ được đạt được Chức năng của kiểm soát nội bộ là hạn chế các sai phạm và gian lận có thể xảy ra, giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong hoạt động của tổ chức.
Mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ là đảm bảo báo cáo tài chính của đơn vị được lập theo đúng chuẩn mực và quy định hiện hành, tuân thủ pháp luật và không có sai sót trọng yếu.
Theo báo cáo COSO 1992, COSO (Committee of Sponsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài chính, bao gồm đại diện từ các tổ chức như AICPA và IIA Kiểm soát nội bộ không chỉ giúp tổ chức tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành, mà còn nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức.
Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2004
Hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2004 bao gồm tám thành phần, được áp dụng khác nhau tùy thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Các yếu tố tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm tính chính trực và giá trị đạo đức của bộ phận nhân sự, năng lực làm việc của từng cá nhân, vai trò của hội đồng quản trị, triết lý và phong cách lãnh đạo, cơ cấu tổ chức, cách phân định quyền hạn và trách nhiệm, cùng với chính sách nhân sự của công ty.
Nhận thức của ban giám đốc về tầm quan trọng của sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp là rất cần thiết Việc tổ chức bộ máy hợp lý, phân công ủy nhiệm và giao việc rõ ràng, cùng với việc ban hành văn bản quy định nội quy, quy chế quy trình sản xuất kinh doanh, sẽ tạo ra một môi trường kiểm soát tốt Điều này chính là nền tảng quan trọng cho hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Báo cáo COSO 1992 không coi việc thiết lập mục tiêu là trách nhiệm của kiểm soát nội bộ (KSNB), trong khi báo cáo COSO 2004 lại nhấn mạnh rằng việc thiết lập mục tiêu là một phần quan trọng trong quá trình đánh giá rủi ro Việc xác định các mục tiêu là điều kiện tiên quyết để nhận diện, đánh giá và phản ứng hiệu quả với các rủi ro.
Các mục tiêu được xác định ban đầu ở cấp độ chiến lược, từ đó các đơn vị phát triển các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Các mục tiêu chiến lược là những mục tiêu quan trọng của đơn vị, phù hợp với sứ mạng đã đề ra Chúng thể hiện sự lựa chọn của nhà quản lý trong việc tạo ra giá trị cho chủ sở hữu.
Các mục tiêu liên quan là những mục tiêu cụ thể hơn so với mục tiêu chiến lược và phải phù hợp với các mục tiêu chiến lược đã được đề ra Mặc dù các mục tiêu trong đơn vị rất đa dạng, nhưng chúng thường bao gồm các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ Nội dung của các mục tiêu này tương tự như kiểm soát nội bộ (KSNB).
1.1.2.3 Nhận dạng sự tiềm tàng:
KSNB xác định sự tiềm tàng là những sự kiện có thể đe dọa đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị Theo COSO 2004, sự kiện tiềm tàng được xem là những yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, không phân biệt giữa rủi ro hay cơ hội COSO 2004 cũng xem xét toàn diện các tình huống để tối đa hóa việc tạo lập giá trị cho mọi kịch bản trong tương lai.
Sự kiện tiềm tàng là những biến cố phát sinh từ cả bên trong lẫn bên ngoài đơn vị, có khả năng tác động đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Những sự kiện này có thể mang lại ảnh hưởng tích cực, tiêu cực hoặc cả hai.
Khi đánh giá các sự kiện tiềm năng, cần xác định các yếu tố ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các yếu tố này bao gồm yếu tố bên ngoài như môi trường kinh tế, môi trường tự nhiên, và các yếu tố chính trị, xã hội, cùng với các yếu tố bên trong như cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, và quy trình hoạt động của các phòng ban.
Sự tương tác giữa các sự kiện là điều thường thấy, khi các sự kiện liên quan đến đơn vị không xuất hiện một cách độc lập Một sự kiện có thể gây ra hoặc ảnh hưởng đến sự kiện khác, và đôi khi, nhiều sự kiện có thể xảy ra đồng thời.
Phân biệt giữa cơ hội và rủi ro là rất quan trọng, vì các sự kiện tiềm tàng có thể tác động tích cực, tiêu cực hoặc cả hai Nếu sự kiện mang tính tiêu cực, nó sẽ đe dọa khả năng đạt được mục tiêu Ngược lại, nếu sự kiện tạo ra tác động tích cực, nó có thể mở ra những điều kiện thuận lợi giúp đơn vị đạt được mục tiêu hoặc gia tăng giá trị Do đó, cần xem xét lại các chiến lược đã được xây dựng để tận dụng cơ hội và giảm thiểu rủi ro.
Tất cả các tổ chức, bất kể quy mô hay cấu trúc, đều phải đối mặt với rủi ro từ cả yếu tố bên trong và bên ngoài Để kiểm soát và giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất, cần áp dụng các biện pháp phòng ngừa hiệu quả Đánh giá rủi ro của tổ chức đòi hỏi nhà quản trị phải xác định rõ mục tiêu của tổ chức và từng bộ phận Việc xây dựng các kế hoạch và chiến lược cụ thể sẽ giúp nhà quản trị nhận diện các rủi ro tiềm ẩn.
Sau khi xác định rủi ro, nhà quản trị cần tiến hành phân tích và đánh giá mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến tổ chức, cũng như tác động của nó đến việc đạt được các mục tiêu đề ra Dựa trên kết quả đánh giá này, nhà quản trị sẽ thiết lập các biện pháp kiểm soát nhằm giảm thiểu tối đa khả năng xảy ra rủi ro đã được nhận diện.
1.1.2.5 Phản ứng với rủi ro:
COSO 2004 cung cấp nhiều phương pháp để các đơn vị phản ứng với rủi ro, bao gồm việc xác định các cách thức cụ thể sau khi đã đánh giá các rủi ro liên quan.
Lợi ích và sự cần thiết của hệ thống KSNB
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường gặp phải xung đột quyền lợi giữa chủ doanh nghiệp và người lao động, dẫn đến việc người lao động có thể tập trung vào lợi ích cá nhân và có hành vi vi phạm hoặc gian lận, ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp Để giảm thiểu rủi ro này, kiểm soát nội bộ là cần thiết, giúp nhà quản trị phân quyền và ủy nhiệm cho cấp dưới một cách chính xác và khoa học, thay vì chỉ dựa vào sự tin tưởng cảm tính.
Một hệ thống KSNB vững mạnh và hữu hiệu sẽ đem lại cho một doanh nghiệp các lợi ích sau:
1.1.3.1 Xác định được mục tiêu, chiến lược hoạt động của một doanh nghiệp
Trước đây, kiểm soát nội bộ (KSNB) tập trung vào các mục tiêu như báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ luật lệ và quy định, cùng với hoạt động hiệu quả Tuy nhiên, với hệ thống KSNB toàn diện theo báo cáo COSO 2004, mục tiêu mới đã được bổ sung, giúp chủ doanh nghiệp có cơ sở vững chắc hơn Điều này cho phép nhà quản trị phát triển các chiến lược và kế hoạch cụ thể theo từng giai đoạn để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Xác định mục tiêu và chiến lược cụ thể là rất quan trọng để xây dựng kế hoạch thực hiện cho doanh nghiệp Điều này giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian và chi phí, tập trung vào những kế hoạch đã định, từ đó thúc đẩy việc hoàn thành các công việc cần thiết nhằm đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.
1.1.3.2 Giảm thiểu được rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện mục tiêu chiến lược
Những rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc sẽ tổn hại cho công ty
Giảm bớt những rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ 3 hoặc nhân viên công ty gây nên
Để giảm thiểu rủi ro không tuân thủ chính sách, pháp luật và quy trình kinh doanh của công ty, KSNB sẽ thiết lập các thủ tục và quy trình cụ thể, đồng thời tiến hành kiểm tra việc thực hiện những quy định này.
1.1.3.3 Xây dựng được các biện pháp nhằm ngăn ngừa rủi ro
KSNB sẽ triển khai các phương pháp và chính sách hiệu quả nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Khi một công ty phát triển mạnh mẽ, rủi ro đi kèm cũng gia tăng, khiến chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc giám sát và quản lý các rủi ro này Do đó, kiểm soát nội bộ trở nên cần thiết và hữu ích hơn bao giờ hết, đặc biệt là với các công ty đại chúng, nơi có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp tăng cường sự tin tưởng của cổ đông vào công ty.
Một doanh nghiệp thu hút sự chú ý của nhà đầu tư không chỉ nhờ vào kết quả hoạt động tốt trong kỳ hiện tại mà còn từ chiến lược kinh doanh hiệu quả và mức độ rủi ro thấp Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
1.1.3.4 Nâng cao hiệu quả hoạt động
Các chính sách, thủ tục và quy trình của KSNB giúp doanh nghiệp giảm thiểu gian lận và rủi ro, từ đó bảo vệ tài sản hiệu quả Đồng thời, việc thiết lập mục tiêu, chiến lược và kế hoạch cụ thể sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Giảm thiểu nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh là rất quan trọng, bởi những sai sót vô tình có thể gây thiệt hại lớn, làm chậm tiến độ kế hoạch, gia tăng chi phí và giảm chất lượng sản phẩm.
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp
- Đảm bảo tính chính xác và đúng theo quy định của chuẩn mực của số liệu kế toán và báo cáo tài chính
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và cổ đông là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng lòng tin, đặc biệt đối với các công ty đại chúng Việc đảm bảo quyền lợi này không chỉ giúp gia tăng sự tin tưởng của nhà đầu tư mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của thị trường.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) không chỉ đơn thuần là việc phân công công việc cho nhân viên, mà là một quá trình toàn diện bao gồm các chính sách, quy trình và hoạt động cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp.
Hạn chế của hệ thống KSNB
Mặc dù các tổ chức đầu tư nhiều vào hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng hiệu quả của hệ thống này không thể hoàn toàn đảm bảo Điều này phụ thuộc lớn vào môi trường kiểm soát, đặc biệt là yếu tố con người, bao gồm đạo đức, trình độ, nhận thức và khả năng của từng cá nhân trong tổ chức Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn tồn tại những hạn chế, bởi năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của nhân viên có thể bị ảnh hưởng Khi quản lý có ý định gian lận, họ có thể sử dụng quyền lực để ép buộc nhân viên hoặc bỏ qua các thủ tục kiểm soát, dẫn đến việc kiểm soát nội bộ không phát huy tác dụng.
Chi phí xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng mà nhà quản trị cần cân nhắc Họ thường so sánh chi phí thiết lập và vận hành hệ thống với lợi ích mà nó mang lại Nếu chi phí quá cao so với lợi ích, nhà quản trị sẽ không áp dụng các thủ tục kiểm soát đó.
Năng lực và đạo đức của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức Dù hệ thống đã được xây dựng, nhưng nếu nhân viên có ý định gian lận, họ có thể lợi dụng những lỗ hổng trong hệ thống để thực hiện hành vi sai trái mà không bị phát hiện.
Hệ thống kiểm soát nội bộ thường không thể ngăn chặn những sai sót không lường trước được, vì các thủ tục kiểm soát thường được thiết lập dựa trên những đánh giá và đo lường mà nhà quản lý đã dự đoán Do đó, nếu xuất hiện những sai sót mà nhà quản lý chưa nhận thấy, hiệu quả của hệ thống kiểm soát sẽ bị giảm sút.
CÁC BƯỚC XÂY DỰNG VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG KSNB CHO MỘT TỔ CHỨC
Thiết lập mục tiêu của tổ chức, của từng hoạt động trong tổ chức
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình, trong đó lợi nhuận luôn là ưu tiên hàng đầu Tuy nhiên, cách thức đạt được mục tiêu này sẽ khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của từng ngành nghề.
Mục tiêu chính của các doanh nghiệp là đạt được lợi nhuận, điều mà mọi doanh nghiệp đều hướng tới Để thực hiện được mục tiêu này, các doanh nghiệp cần thiết lập những mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn thời gian, như 1 năm, 5 năm, hoặc 10 năm Những mục tiêu này cần phải được cụ thể hóa và lượng hóa để có thể dễ dàng đo lường kết quả thực hiện.
Mục tiêu của doanh nghiệp được chia thành hai loại chính: mục tiêu tài chính, bao gồm lợi nhuận và khả năng thanh toán, và mục tiêu phi tài chính, liên quan đến thị phần, thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp và các hoạt động nhân đạo.
Để xây dựng mục tiêu doanh nghiệp hiệu quả, cần dựa trên nguồn lực thực tế mà doanh nghiệp sở hữu Các nguồn lực này bao gồm nhân lực, tài chính, thời gian và các tài nguyên khác có sẵn trong doanh nghiệp, từ đó đảm bảo tính khả thi cho các mục tiêu đề ra.
Đánh giá rủi ro của tổ chức, hoạt động
Rủi ro luôn tồn tại trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là rất quan trọng Để hoàn thiện hệ thống này, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và nhận diện các rủi ro có thể cản trở việc đạt được những mục tiêu đó Đây là bước thiết yếu trong quá trình phát triển KSNB.
Vì chung lại thì mục đích cuối cùng của hệ thống KSNB cũng làm giảm thiểu rủi ro có thể làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Trong quá trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho một tổ chức, việc đánh giá rủi ro doanh nghiệp là rất quan trọng Đánh giá này cần dựa trên các mục tiêu đã được thiết lập cho toàn doanh nghiệp cũng như cho từng bộ phận, chức năng và nghiệp vụ cụ thể Rủi ro trong kinh doanh, rủi ro hoạt động, và rủi ro phát sinh từ việc không tuân thủ pháp luật đều cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả của hệ thống KSNB.
Rủi ro của đơn vị có thể là rủi ro tiềm tàng hoặc rủi ro kiểm soát
- Rủi ro tiềm tàng: Là rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
Rủi ro kiểm soát là những rủi ro vẫn còn tồn tại sau khi thực hiện các biện pháp kiểm soát cần thiết Việc đánh giá và ước lượng khả năng ảnh hưởng của các rủi ro này là rất quan trọng, nhằm đưa ra các thủ tục phù hợp để giảm thiểu tối đa tác động của chúng đến quá trình đạt được mục tiêu của đơn vị.
Thiết lập thủ tục, nguyên tắc kiểm soát cụ thể là xây dựng quy trình cho từng phòng ban, từng bộ phận trong doanh nghiệp
Tùy thuộc vào đặc thù của từng ngành nghề và doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình, thủ tục và nguyên tắc kiểm soát là rất quan trọng để hạn chế rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp Đối với phòng kế toán, các quy trình hoạt động và thủ tục kiểm soát cần được thiết lập cho từng phần hành kế toán cụ thể nhằm bảo vệ tài sản và đảm bảo các nghiệp vụ được hạch toán kịp thời, đầy đủ và chính xác theo quy định pháp luật Hơn nữa, các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo tính chính xác của số liệu trên báo cáo tài chính, phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Thực hiện các hoạt động kiểm soát
Các chính sách và thủ tục đã đề ra giúp nhà quản trị thực hiện các hành động cần thiết để quản lý rủi ro đã được nhận diện, nhằm đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Các hoạt động kiểm soát cụ thể gồm:
Để đảm bảo hiệu quả công việc, cần phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên trong mỗi bộ phận Mỗi cá nhân không nên nắm giữ toàn bộ quy trình của một nghiệp vụ, bao gồm xét duyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và kế toán Các chức năng quan trọng không được kiêm nhiệm để tránh xung đột và tăng cường tính minh bạch trong quản lý.
Hình 1: Các cặp chức năng bất kiêm nhiệm
Kiểm soát vật chất là quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm việc sử dụng các thiết bị như máy tính tiền, camera và hệ thống POS để quản lý tài sản hiệu quả Công ty cần hạn chế quyền truy cập vào tài sản nhằm ngăn chặn
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là một hoạt động quan trọng, bao gồm việc quản lý toàn bộ hệ thống thông tin để đảm bảo tính ổn định và an ninh Điều này bao gồm kiểm soát truy cập, truyền tải dữ liệu, và lưu nhật ký sử dụng phần mềm nhằm xác định trách nhiệm khi cần thiết Ngoài ra, cần thực hiện kiểm soát đối với từng ứng dụng cụ thể thông qua các quy trình ủy quyền, xét duyệt và quản lý chứng từ sổ sách một cách chặt chẽ.
Ủy quyền thông qua các chính sách cụ thể như chính sách ưu đãi, chính sách bán chịu và chính sách hỗ trợ khách hàng khi mua nhà là rất quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng.
- Kiểm soát chứng từ, sổ sách như biểu mẫu đầy đủ, dễ hiểu; đánh số trước và liên lục, giáp lai, đánh dấu, luân chuyển chứng từ…
Kiểm tra độc lập việc thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động Công việc này có thể được thực hiện bởi Ban giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền, đảm bảo tính khách quan và chính xác trong quá trình đánh giá.
Phân tích rà soát là một công việc quan trọng nhằm phát hiện các biến động bất thường trong quá trình thực hiện Công tác này giúp xác định nguyên nhân của những vấn đề phát sinh và xử lý kịp thời, đảm bảo hiệu quả trong quản lý và vận hành.
Bảo quản tài sản & Kế toán
Phê chuẩn nghiệp vụ & Bảo quản tài sản
Thực hiện nghiệp vụ & Kế toán
Việc viết và sử dụng chương trình cần áp dụng các biện pháp như đối chiếu định kỳ, tổng hợp và phân tích chi tiết giữa thực tế và kế hoạch, cũng như so sánh giữa các kỳ hiện tại và trước đó.
Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông trong công ty được thiết lập để mọi thành viên dễ dàng nắm bắt và trao đổi thông tin Điều này đặc biệt quan trọng trong việc truyền đạt thông tin từ cấp lãnh đạo đến nhân viên và ngược lại Trong bối cảnh công nghệ phát triển hiện nay, hoạt động thông tin truyền thông được hỗ trợ mạnh mẽ bởi máy tính và hệ thống mạng.
Để xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho tổ chức, cần thực hiện các bước cơ bản phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp Việc thiết lập hệ thống KSNB riêng biệt cho từng doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn giúp giảm thiểu những hạn chế hiện có trong hệ thống.
Giám sát
Đánh giá chất lượng các hoạt động kiểm soát là cần thiết để đưa ra những điều chỉnh kịp thời và phù hợp Công tác giám sát có thể được thực hiện thường xuyên thông qua việc tiếp nhận thông tin góp ý, giám sát quy trình xử lý nghiệp vụ hoặc xem xét các báo cáo Bên cạnh giám sát thường xuyên, doanh nghiệp cũng nên thực hiện giám sát định kỳ như kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) có các thành phần cơ bản, nhưng cần được điều chỉnh linh hoạt theo từng loại hình và bộ phận của công ty để đảm bảo tính hiệu quả cao nhất trong việc kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống KSNB cần dựa trên thực tế của từng doanh nghiệp, từ đó giúp nhà quản trị thực hiện công tác kiểm soát hiệu quả hơn Các bước để xây dựng hệ thống KSNB có thể được tóm tắt theo trình tự cụ thể.
Sơ đồ 1: Các bước xây dựng hệ thống KSNB cho một tổ chức
Mục tiêu doanh nghiệp Đánh giá rủi ro toàn doanh nghiệp, phòng
Các thủ tục, nguyên tắc, quy trình kiểm soát rủi ro
Giám sát hệ thống KSNB
CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Công ty bất động sản
Công ty bất động sản (BĐS) là doanh nghiệp chuyên kinh doanh quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, đang phát triển mạnh mẽ và mang lại lợi nhuận cao, đặc biệt tại các thành phố lớn có mật độ dân cư cao và diện tích đất hạn chế Công ty đầu tư BĐS tập trung vào việc đầu tư vốn để tạo dựng, bán, khai thác và cho thuê tài sản BĐS, nhằm sinh lời và đáp ứng nhu cầu xã hội Lĩnh vực đầu tư BĐS không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn phải tuân thủ các quy định của nhà nước, với những đặc thù riêng trong hoạt động đầu tư.
- Phương tiện đầu tư: vốn bằng tiền, loại tài sản, bí quyết kinh doanh, công nghệ, dịch vụ…
Thời gian đầu tư là khoảng thời gian tính từ khi khởi đầu dự án cho đến khi hoàn thành các hoạt động của nó, thường được gọi là đời sống kinh tế của dự án.
- Nguồn vốn thực hiện một dự án thường rất lớn
- Là ngành chịu ảnh hưởng rất lớn từ các chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước.
Sự cần thiết ứng dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty bất động sản
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty bất động sản bao gồm các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ được thiết lập theo quy định pháp luật Mục tiêu chính của hệ thống này là ngăn ngừa rủi ro, phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi gian lận, đồng thời cung cấp thông tin chính xác phục vụ cho quyết định quản lý Hệ thống cũng đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đề ra và tính chính xác của số liệu trong báo cáo tài chính.
Kiểm soát nội bộ thường được thực hiện bởi các thành viên trong ban kiểm soát, nhằm kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của từng nhân viên trong đơn vị Các hoạt động này dựa trên quy trình đã được xây dựng và phê duyệt bởi ban giám đốc.
Công việc kiểm soát trong doanh nghiệp bất động sản mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt cho các công ty niêm yết Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không chỉ tạo niềm tin từ nhà đầu tư mà còn đảm bảo an toàn cho tài sản và giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả các mục tiêu đã đề ra.
Công ty bất động sản, như mọi doanh nghiệp khác, luôn phải đối mặt với rủi ro trong quá trình hoạt động Đối với cả công ty quy mô nhỏ và lớn, việc kiểm soát nội bộ là rất quan trọng cho các nhà quản trị Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hỗ trợ nhà quản trị trong việc hoạch định mục tiêu, chiến lược và nhận diện các rủi ro, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp đại chúng.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty bất động sản, với quy trình và thủ tục được thiết lập chặt chẽ ngay từ đầu, sẽ đảm bảo hoạt động an toàn, hiệu quả và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.
Bất động sản hiện đang thu hút sự quan tâm lớn từ các nhà đầu tư nước ngoài Để nâng cao năng lực cạnh tranh trong giai đoạn hội nhập, việc các nhà quản trị doanh nghiệp bất động sản nghiên cứu và xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là rất cần thiết.
Nghiên cứu lý thuyết kiểm soát nội bộ cho thấy sự cần thiết và tác dụng quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức Các bước xây dựng hệ thống này không chỉ giúp tăng cường quản lý mà còn đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong hoạt động của tổ chức.
Hiện nay, tại Việt Nam, đặc biệt là trong lĩnh vực bất động sản ở TP HCM, kiểm soát nội bộ (KSNB) chưa được đánh giá đúng mức và chưa thu hút sự quan tâm từ các nhà quản trị Việc nghiên cứu lý thuyết KSNB và quy trình xây dựng hệ thống KSNB sẽ giúp tác giả hệ thống hóa các lý thuyết cơ bản, từ đó áp dụng vào thực tiễn để phát triển hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp bất động sản tại TP HCM.
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp, trước tiên cần hiểu rõ đặc trưng của ngành và từng doanh nghiệp cụ thể Việc nắm bắt thực trạng chung của ngành tại thời điểm xây dựng hệ thống là rất quan trọng, cùng với việc đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động Từ đó, có thể thiết lập các thủ tục và quy trình phù hợp với thực tiễn, mang lại hiệu quả cao cho nhà quản trị.
Dựa trên các nghiên cứu lý thuyết về KSNB từ chương 1, chúng tôi sẽ tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các công ty bất động sản ở TP HCM trong chương 2.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY
BẤT ĐỘNG SẢN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, ngăn ngừa gian lận và hạn chế tổn thất vật chất Đồng thời, nó cũng hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu quản trị và nâng cao hiệu quả hoạt động Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc áp dụng các hệ thống quản lý như Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management) là rất cần thiết để tối ưu hóa quy trình sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm.
TQM (Quản lý chất lượng toàn diện) và các hệ thống đảm bảo chất lượng như QA (Kiểm soát chất lượng trước sản xuất) và QC (Kiểm soát chất lượng sau sản xuất) thường được áp dụng để nâng cao hiệu quả sản xuất Tuy nhiên, đối với các công ty bất động sản, việc áp dụng những hệ thống này gặp khó khăn do đặc thù riêng của ngành Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành một giải pháp phù hợp, giúp các doanh nghiệp bất động sản quản lý hiệu quả và tiến tới tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế (ISO).
Trước khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho doanh nghiệp trong ngành bất động sản (BĐS), việc nắm bắt các đặc điểm riêng của ngành và tình hình kiểm soát hiện tại mà các doanh nghiệp đang áp dụng là rất quan trọng.
2.1 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA NGÀNH BẤT ĐỘNG SẢN TẠI ĐỊA BÀN TP HCM
Giai đoạn trước 2006 chứng kiến sự chuyển mình của thị trường bất động sản từ trạng thái trầm lắng sang tình trạng đóng băng Trong thời gian này, các chuyên gia bất động sản đã chú trọng đến công tác quản lý và cơ chế chính sách, với những biến động từ thắt chặt đến buông lỏng Các nhà đầu tư trong những năm đầu thế kỷ XXI đã có cơ hội thu lợi lớn từ các dự án được Nhà nước giao đất để phát triển hạ tầng và nhà ở Tuy nhiên, do chưa có sự điều tiết kịp thời về giá trị chênh lệch tiền sử dụng đất, Nhà nước đã nhanh chóng đưa ra các cơ chế chính sách, nổi bật là Nghị định nhằm ổn định thị trường.
Nghị định 181 đã điều chỉnh một phần hoạt động tự phát của thị trường bất động sản, góp phần đưa thị trường này vào khuôn khổ hoạt động có tổ chức.
Sơ đồ 2: Hoạt động của các Công ty bất động sản
CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN
DỰ ÁN 2 DỰ ÁN … ĐỀN BÙ THEO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐẤT
Sở tài nguyên môi trường Tp HCM
Trình tự hợp tác đầu tư từ khởi đầu đến khi hoàn thành và cấp sổ hồng cho nhà đầu tư được minh họa rõ ràng qua sơ đồ Các bước chi tiết trong quy trình này bao gồm:
Phòng dự án căn cứ vào bản đồ quy hoạch của Sở Tài Nguyên và Môi Trường để soạn thảo văn bản gửi UBND thành phố, xin chấp thuận địa điểm cho các dự án đầu tư 1 và 2.
Phòng đền bù sẽ căn cứ vào văn bản chấp thuận địa điểm để tiến hành đền bù theo diện tích đã được phê duyệt Ngoài ra, phòng cũng sẽ thực hiện các nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và tiền sử dụng đất thay cho người dân.
(3) Giai đoạn này công ty BĐS thường hợp tác với các đối tác để thực hiện dự án do chi phí đền bù thường rất lớn
(4) Phòng kỹ thuật: Thiết kế cơ sở hạ tầng, phân lô, phân nền cho từng dự án và trình Sở tài nguyên xin phê duyệt 1/500
(5) Thực hiện xây dựng gồm san lấp; cơ sở hạ tầng (đường, vỉa hè, cây xanh, điện nước…)
Sau khi kết thúc giai đoạn này, công ty có khả năng ký kết các hợp đồng góp vốn đầu tư với khách hàng, chiếm 75% giá trị sản phẩm Hình thức hợp tác đầu tư này đang ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay.
(7) Xây dựng nhà: nhà phố, biệt thự song lập, biệt thự đơn lập
(8) Ra sổ đỏ và hợp đồng bán sản phẩm chính thức.
Đặc điểm của công ty thuộc ngành bất động sản tại Tp HCM
2.2.2.1 Các quy định pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty BĐS
Ngành bất động sản (BĐS) tại TP HCM và Việt Nam còn mới mẻ, chỉ phát triển mạnh mẽ trong hơn một thập niên qua, dẫn đến nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, chủ đầu tư và chính quyền trong hoạt động, đầu tư và quản lý Chủ đầu tư thường gặp bối rối với các quy định pháp luật không ổn định, trong khi chính sách nhà nước thay đổi liên tục, tạo ra thách thức cho doanh nghiệp và nhà đầu tư Các quy định pháp lý có ảnh hưởng lớn đến chính sách, chiến lược và hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp BĐS Bài viết sẽ nêu rõ một số quy định điển hình tác động đến chính sách, chiến lược và hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp BĐS trong thời gian qua.
- Luật đất đai năm 2003: Cấm phân lô bán nền
- Nghị định 181/2004/NĐ-CP thi hành luật đất đai
- Nghị định số 84/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 05 năm 2007: quy định về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thu hồi đất, thực hiện quyền sử dụng đất
Nghị định 69/2009/NĐ-CP ngày 13 tháng 08 năm 2009 quy định rằng giá đất để tính tiền sử dụng đất phải phản ánh sát giá chuyển nhượng quyền sử dụng đất thực tế trên thị trường trong điều kiện bình thường.
Luật kinh doanh bất động sản, Nghị định 71 và Thông tư 16 quy định về việc ứng tiền trước khi mua bất động sản, cho phép người bán huy động vốn qua hình thức đặt cọc, tạo ra cam kết một phía có lợi cho doanh nghiệp bất động sản Tuy nhiên, ngành này cũng phải đối mặt với nhiều quy định hạn chế như giới hạn hợp đồng góp vốn, cấm bán nền, và yêu cầu giao dịch phải thực hiện qua sàn giao dịch bất động sản, cùng với nhiều quy định khác.
Chu kỳ kinh doanh bất động sản thường kéo dài từ giai đoạn xin dự án cho đến khi hoàn thành Do đặc điểm này, sự thay đổi trong chính sách và quy định của Nhà nước có ảnh hưởng lớn đến quá trình quản lý và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
2.2.2.2 Các phòng ban và chức năng nhiệm vụ cơ bản
Cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp bất động sản (BĐS) có sự khác biệt tùy thuộc vào quy mô của mỗi công ty Qua khảo sát thực tế, có thể thấy rằng hầu hết các công ty BĐS thường được tổ chức theo một mô hình chung, mặc dù sự phân chia phòng ban có thể thay đổi.
Sơ đồ 3: các phòng ban:
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: a Ban giám đốc
- Thực hiện công tác đối ngoại
- Lập và quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của công ty
- Phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ công ty
- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, đầu tư của công ty
- Đề xuất các chiến lược kinh doanh, đầu tư cho Hội đồng thành viên
- Phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm
- Quyết định toàn bộ giá cả đầu vào, ra của doanh nghiệp
- Quyết định ngân sách hoạt động các phòng ban, giai đoạn cụ thể trong công ty theo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt
P DỰ ÁN P KỸ THUẬT P KẾ TOÁN P ĐỀN BÙ
- Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty.(có thể thông qua hệ thống kiểm soát - đối với doanh nghiệp niêm yết) b Phòng dự án
- Lập dự án đầu tư cho từng dự án bao gồm dự án tiền khả thi, khả thi hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, điều hành toàn bộ các dự án của Công ty
- Lập hồ sơ pháp lý xin phê duyệt dự án
Phối hợp với Phòng kỹ thuật để đề xuất các vấn đề liên quan đến đầu tư xây dựng và cải tạo các công trình hiện có.
Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán để lập tiến độ nhu cầu vốn cho các dự án, sau đó đề xuất lên Ban Tổng Giám đốc Công ty nhằm xét duyệt và thực hiện thanh toán theo tiến độ đã định.
Phòng đền bù, pháp lý là bộ phận quan trọng nhất trong doanh nghiệp bất động sản, có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, chứng từ và tài liệu liên quan đến các dự án của công ty.
- Thăm dò giá cả từng khu đất trong dự án và các dự án lân cận
- Lập kế hoạch, phương án đền bù cho dự án được chấp thuận địa điểm đầu tư
- Thực hiện thỏa thuận đền bù theo đúng diện tích đã được phê duyệt
- Giải quyết tranh chấp đối với những hồ sơ có vướng mắc thay cho người dân
- Hoàn thiện thủ tục pháp lý cho từng thửa đất để tiến hành đền bù
Cập nhật các quy định mới và thủ tục pháp lý trong lĩnh vực bất động sản nhằm hướng dẫn các phòng ban thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Tham mưu cho ban giám đốc về công tác thiết kế quy hoạch tổng thể,
Theo dõi, đôn đốc và giám sát quá trình khảo sát, thiết kế và thi công các công trình trong dự án, đồng thời thực hiện thẩm định trước khi trình lên Tổng giám đốc công ty phê duyệt theo quy định.
Chuẩn bị hồ sơ cần thiết và hỗ trợ khách hàng trong việc thực hiện các thủ tục liên quan đến hồ sơ thiết kế, xây dựng và hoàn công, đảm bảo hoàn chỉnh để nhận sổ đỏ.
- Theo dõi và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về chất lượng của các công trình, dự án e Phòng Sale & marketing
- Lên kế hoạch cụ thể cho việc quảng bá sản phẩm của các dự án
- Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện
- Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống sàn giao dịch BĐS
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp
- Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, kỹ thuật nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ chất lượng nhất cho Khách hàng
- Theo dõi thông tin khách hàng f Phòng kế toán
- Quản lý tài chính – Kế toán cho công ty
- Tư vấn cho Ban lãnh đạo công ty về lĩnh vực tài chính
- Thực hiện toàn bộ công việc kế toán của công ty như: kế toán các phần hành, kế toán dự án, kế toán đơn vị cơ sở …
- Quản lý hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán của Công ty
- Đảm bảo an toàn sài sản của công ty về mặt giá trị
- Tính toán, cân đối tài chính cho công ty nhằm đảm bảo an toàn về mặt tài chính trong hoạt động kinh doanh
- Kết hợp với phòng quản trị thực hiện công tác kiểm kê tài sản trong toàn công ty g Phòng hành chánh nhân sự
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty
- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban Giám đốc
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa ban giám đốc và Người lao động trong công ty
Mục đích khảo sát các phòng ban là để tác giả xây dựng quy trình và thiết lập thủ tục cần thiết cho hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của doanh nghiệp Trong phạm vi đề tài, tác giả chỉ tập trung vào việc xây dựng thủ tục và quy trình cho những phòng ban cơ bản đã được đề cập trước đó.
2.2.2.3 Đánh giá chung về hoạt động ngành BĐS
Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình hoạt động và đặc điểm riêng, phụ thuộc vào yếu tố của nhà quản lý, ban giám đốc và chủ doanh nghiệp Khảo sát tại một số doanh nghiệp cho thấy sự đa dạng trong cách thức hoạt động và quản lý.
Tp HCM có thể tóm lược những điểm chung và riêng có về công ty bất động sản như sau:
Dự án bất động sản thường đòi hỏi nguồn vốn lớn, khiến các công ty khó có thể tự thực hiện một cách độc lập Do đó, việc triển khai các dự án thường được thực hiện thông qua hình thức hợp tác đầu tư giữa các công ty, ngân hàng hoặc các đơn vị tài chính mạnh Đặc biệt, hợp tác trực tiếp với người mua và sở hữu sản phẩm qua hợp đồng góp vốn đầu tư là một phương thức quan trọng trong lĩnh vực này.
Sản phẩm trong ngành này có giá trị vượt trội so với nhiều lĩnh vực khác Các nhà đầu tư và người mua có cơ hội tham gia góp vốn ngay từ giai đoạn đầu của quá trình phát triển sản phẩm Hợp đồng góp vốn được ký kết như một hình thức mua bán sản phẩm sẽ được hình thành trong tương lai.
THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG BẤT ĐỘNG SẢN TẠI TP HCM
Mục đích và phương pháp khảo sát
Mục đích chính của khảo sát là đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các doanh nghiệp, từ đó đưa ra nhận xét và xây dựng một hệ thống KSNB thống nhất cho ngành bất động sản.
Khảo sát giúp tác giả đánh giá mức độ áp dụng kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp, đồng thời phản ánh sự quan tâm và nhận thức của nhà quản trị về tầm quan trọng của KSNB trong quản lý doanh nghiệp.
Bảng câu hỏi không chỉ giúp khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về mô hình hoạt động của các doanh nghiệp trong ngành bất động sản (BĐS) Từ đó, tác giả có thể hoàn thiện hệ thống KSNB sao cho phù hợp với thực tế hoạt động của các doanh nghiệp trong ngành, nâng cao tính thiết thực của đề tài nghiên cứu.
Để đánh giá thực trạng về kiểm soát nội bộ (KSNB) và thiết lập quy trình cho hệ thống KSNB tại các công ty bất động sản ở Tp Hồ Chí Minh, tác giả đã gửi phiếu khảo sát đến một số công ty trong lĩnh vực này Khảo sát chủ yếu được thực hiện với các nhân viên trong phòng kế toán và phòng kinh doanh.
Bảng câu hỏi được thiết kế nhằm khảo sát việc sử dụng hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) của các nhà quản trị công ty BĐS tại Tp HCM Nghiên cứu sẽ đánh giá xem liệu các công ty này có áp dụng đúng quy trình và thủ tục KSNB, đồng thời xác định hiệu quả của việc ứng dụng hệ thống này trong công tác quản trị.
Bảng câu hỏi khảo sát thực trạng về hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các công ty bất động sản tại TP HCM được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 1, trang 9 Kết quả khảo sát này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình KSNB hiện tại trong ngành bất động sản tại khu vực.
Đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của Công ty bất động sản
2.3.2.1 Đánh giá chung về những tồn tại của hệ thống KSNB trong các công ty BĐS
Trong bối cảnh quản lý Nhà nước, các doanh nghiệp bất động sản tại Tp HCM đang nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý vẫn chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quản lý doanh nghiệp Sự thiếu hụt quy định và hướng dẫn cụ thể từ Nhà nước đã dẫn đến việc hầu hết các công ty chưa xây dựng hệ thống KSNB hoàn chỉnh Mặc dù một số phòng ban đã có quy trình thực hiện, nhưng vẫn chưa được formal hóa thành văn bản.
Một số công ty, đặc biệt là các công ty niêm yết, bắt buộc phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), nhưng hệ thống này vẫn chưa phát huy hiệu quả tối ưu Hơn nữa, Ban giám đốc của các công ty này chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của KSNB trong quản lý doanh nghiệp.
Nhà nước đã thực hiện sự đổi mới và hoàn thiện các chủ trương chính sách cùng quy định, góp phần quan trọng vào sự phát triển của ngành bất động sản trong hai thập niên qua Điều này đã giúp các doanh nghiệp dần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và chú trọng hơn đến việc kiểm soát rủi ro trong quá trình hoạt động.
Nhiều doanh nghiệp bất động sản hiện nay chỉ chú trọng vào các rủi ro liên quan đến tuân thủ, trong khi việc xác định, đánh giá và đo lường các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp vẫn chưa được quan tâm đúng mức.
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhiều công ty hiện nay còn thiếu sót, với hơn 50% trong số các doanh nghiệp được khảo sát chưa xây dựng văn bản quy định và quy trình kiểm soát nội bộ Nhiều doanh nghiệp thực hiện công tác kiểm soát này mang tính hình thức, dẫn đến việc hệ thống kiểm soát nội bộ không hoạt động đúng chức năng và nhiệm vụ của nó.
Sự thiếu hụt về đào tạo chuyên sâu trong quản lý và nhân viên công ty về kiểm soát nội bộ (KSNB) đang gây ra những vấn đề nghiêm trọng trong ngành bất động sản (BĐS) Đặc thù của dự án BĐS là thời gian hoàn thành kéo dài, nhưng nhiều công ty vẫn chưa xây dựng chiến lược lâu dài phù hợp Điều này dẫn đến tình trạng kinh doanh BĐS tại Việt Nam, đặc biệt là tại TP HCM, mang tính đầu cơ cao và chưa đạt hiệu quả như mong đợi Hơn nữa, các công ty thường tập trung vào việc kiểm tra sai sót sau khi công việc hoàn thành, thay vì xây dựng các giải pháp và quy trình kiểm soát để ngăn ngừa sai sót ngay từ đầu.
Số liệu kế toán và báo cáo tài chính chủ yếu phụ thuộc vào kiểm toán độc lập, giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin Nhiều công ty lựa chọn kiểm toán độc lập để xác minh các số liệu trên báo cáo tài chính Tuy nhiên, các công ty bất động sản vẫn chưa chú trọng đến kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ.
Kế toán nội bộ (KSNB) thường chưa được các chủ doanh nghiệp đánh giá đúng mức độ quan trọng, đặc biệt là trong các doanh nghiệp không niêm yết, nơi không có quy định bắt buộc về việc thành lập ban kiểm soát Trong khi đó, ở các doanh nghiệp niêm yết, ban kiểm soát cũng chưa thực hiện đầy đủ chức năng của mình Do đó, hệ thống KSNB tại các công ty bất động sản ở Tp HCM vẫn còn nhiều hạn chế và bất cập.
2.3.2.2 Đánh giá theo từng bộ phận của kiểm soát nội bộ (Xem kết quả khảo sát thực trạng KSNB Phụ lục 2 – Trang 9/PL )
Kết quả khảo sát cho thấy hầu hết các nhà quản trị trong lĩnh vực bất động sản tại Tp HCM chú trọng đến tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên Họ quan tâm đến việc phân bổ nhân sự hợp lý, phân chia trách nhiệm rõ ràng và đảm bảo các phúc lợi dành cho nhân viên trong công ty.
Hầu hết các quyết định quan trọng trong doanh nghiệp đều được Hội đồng quản trị (HĐQT) và Ban Giám đốc (BGĐ) đưa ra thông qua các cuộc họp, đảm bảo sự thống nhất ý kiến giữa các thành viên Các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp theo triết lý riêng, tạo nên một môi trường kiểm soát hiệu quả Điều này là nền tảng vững chắc cho việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả trong doanh nghiệp.
Mục tiêu của doanh nghiệp
Kết quả khảo sát chỉ ra rằng các công ty nhỏ và chưa niêm yết, cũng như các công ty tư nhân, thường không đặt ra mục tiêu, chiến lược và kế hoạch hoạt động rõ ràng Hơn nữa, chỉ có các công ty niêm yết thực hiện việc nhận dạng và đánh giá rủi ro trong quá trình hoạt động, trong khi các công ty khác vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của những hoạt động này.
Tất cả các doanh nghiệp khảo sát đều công nhận rằng sự thay đổi chính sách trong ngành bất động sản là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị và bộ phận kế toán, bởi vì những thay đổi này ảnh hưởng sâu sắc đến mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhận dạng rủi ro là bước quan trọng để doanh nghiệp đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện mục tiêu Tuy nhiên, theo khảo sát của tác giả, nhiều doanh nghiệp bất động sản chưa thực hiện việc này một cách thường xuyên, dẫn đến việc họ không chú trọng đến việc phân tích và đánh giá rủi ro một cách hiệu quả.
Các sự kiện tiềm tàng thường không được các bộ phận cấp dưới đánh giá đầy đủ do nhà quản lý doanh nghiệp BĐS vừa là người điều hành, vừa là doanh nhân, dẫn đến mức độ tập quyền cao và ít phân quyền cho nhân viên Kết quả là, nhân viên chỉ chú trọng vào nhiệm vụ chuyên môn mà không tham gia vào quá trình quản lý doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp lớn đã cố gắng định lượng tác động của rủi ro, nhưng kết quả vẫn chưa chính xác do thiếu các công cụ hỗ trợ Việc đánh giá rủi ro không kịp thời và chính xác dẫn đến việc doanh nghiệp không thể xây dựng các biện pháp phản ứng hiệu quả Do đó, để giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động, các doanh nghiệp cần cải thiện quy trình đánh giá và quản lý rủi ro của mình.
Hoạt động kiểm soát vật chất
Nhận dạng và phân tích các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoạt động của các công ty bất động sản trên địa bàn Tp HCM hiện nay
Thông qua khảo sát, trao đổi trực tiếp và kinh nghiệm thực tế, tác giả đã xác định được nguyên nhân gây rủi ro trong ngành bất động sản tại Tp HCM Việc này rất quan trọng trong xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho tổ chức, vì mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với rủi ro có thể cản trở mục tiêu hoạt động Bộ phận kiểm soát cần nhận diện và phân tích các rủi ro này để thiết lập thủ tục hạn chế tối đa khả năng xảy ra rủi ro, từ đó giúp nhà quản trị nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Để phân tích nguyên nhân rủi ro trong doanh nghiệp bất động sản tại Tp HCM, cần xác định rõ các yếu tố gây ra rủi ro ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Dựa vào nguồn gốc phát sinh có thể chia rủi ro các doanh nghiệp bất động sản làm 3 loại:
2.3.3.1 Rủi ro kinh doanh (rủi ro xuất phát từ môi trường bên ngoài) Đây là rủi ro mà doanh nghiệp rất khó kiểm soát vì nó xuất phát từ bên ngoài
Rủi ro khách quan có tác động lớn đến hoạt động của doanh nghiệp bất động sản Việc nhận diện các rủi ro này giúp doanh nghiệp áp dụng biện pháp hạn chế tác động tiêu cực Các yếu tố bên ngoài như chính trị, môi trường cạnh tranh, thay đổi pháp lý và thị trường tiền tệ, bao gồm chính sách tiền tệ, lãi suất và tỷ giá hối đoái, có thể gây ra rủi ro kinh doanh cho công ty BĐS Trong đó, rủi ro từ môi trường vĩ mô là một trong những yếu tố quan trọng cần được xem xét.
Rủi ro xuất phát từ nền kinh tế có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp bất động sản Lạm phát thường dẫn đến chính sách thắt chặt tín dụng, đặc biệt tại Tp HCM, nơi chứng khoán và bất động sản là những lĩnh vực đầu tiên chịu tác động Thu nhập của người dân cũng là yếu tố quan trọng; khi thu nhập giảm, họ sẽ ưu tiên chi tiêu cho nhu cầu thiết yếu thay vì đầu tư vào bất động sản Lãi suất cao làm tăng chi phí sử dụng vốn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến các công ty giao dịch bất động sản, vì phần lớn vốn cho các dự án đến từ nguồn vay Ngoài ra, chu kỳ suy thoái kinh tế thường khiến thị trường bất động sản trở nên kém hiệu quả và đóng băng.
Rủi ro chính trị trong ngành bất động sản bao gồm sự thay đổi chính sách nhà nước, ảnh hưởng đến các quy định và luật pháp như luật thuế và luật đất đai Những biến động này có thể tác động trực tiếp đến thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản Bên cạnh đó, chính sách khuyến khích đầu tư vào nhà ở thu nhập thấp cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét, vì nó có thể tạo ra cơ hội hoặc thách thức cho các nhà đầu tư trong lĩnh vực này.
Rủi ro từ xã hội trong đầu tư bất động sản (BĐS) tại TP HCM đang gia tăng, đặc biệt trong giai đoạn "sốt đất" khi mà xu hướng đầu tư BĐS trở thành trào lưu chung của người dân Nguồn vốn dồn dập đổ vào lĩnh vực này đã tạo ra bong bóng BĐS, gây ra nhiều rủi ro cho các doanh nghiệp Thêm vào đó, thói quen tiêu dùng của người dân, như việc ưa chuộng mua nhà riêng thay vì căn hộ, cũng góp phần tạo ra thách thức cho thị trường BĐS tại Việt Nam.
Trong ngành bất động sản, việc ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý là yếu tố then chốt giúp các công ty cạnh tranh hiệu quả với đối thủ, bao gồm cả doanh nghiệp trong nước và nước ngoài Các phương pháp quản lý hiện đại không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn gia tăng khả năng cạnh tranh Hơn nữa, trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp đổ xô vào lĩnh vực này, việc tiếp cận khách hàng và phân phối sản phẩm một cách hiệu quả trở nên cực kỳ quan trọng Nếu không có chiến lược tiếp cận tốt, các công ty sẽ đối mặt với rủi ro bị loại khỏi thị trường, đặc biệt trong môi trường vi mô đầy biến động.
Rủi ro từ đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực bất động sản bao gồm số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm và vị trí dự án Khách hàng của đối thủ và thương hiệu của họ cũng có thể tạo ra rủi ro cho doanh nghiệp Khi sản phẩm cùng loại được ra mắt tại cùng một vị trí, doanh nghiệp có thương hiệu kém nổi bật hơn sẽ chịu rủi ro lớn hơn Do đó, các doanh nghiệp chưa xây dựng được thương hiệu cần nghiên cứu thời điểm thích hợp để ra mắt sản phẩm nhằm tối ưu hóa hiệu quả và thu hồi vốn nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu chi phí sử dụng vốn cho dự án.
- Khách hàng: Khách hàng là người mua nhà ở thực sự, khách hàng là nhà đầu tư (tổ chức, cá nhân)
- Đối tác: nhà thầu, ngân hàng, nhà cung cấp vật tư, dịch vụ…
Việc nhận diện nguyên nhân gây ra rủi ro kinh doanh trong lĩnh vực bất động sản là rất quan trọng Điều này giúp các nhà quản trị xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, từ đó đề xuất các thủ tục và giải pháp nhằm giảm thiểu tối đa tác động của rủi ro đến hoạt động doanh nghiệp.
2.3.3.2 Rủi ro hoạt động (rủi ro xuất phát từ hoạt động bên trong)
Trong 3 loại rủi ro thì rủi ro hoạt động nhiều nhất, khả năng xảy ra là chắc chắn với cường độ cũng nhiều hơn 2 loại rủi ro còn lại Rủi ro này xuất phát từ chính trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp bất động sản
Rủi ro trong quản lý có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm bản thân nhà quản trị với các vấn đề về đạo đức và năng lực, nhân viên quản lý có thể cố tình làm sai hoặc thiếu kinh nghiệm, và cả những nhân viên thực hiện công việc với các vấn đề như đạo đức kém, năng lực không đủ, hoặc vi phạm quy chế do trả lương không hợp lý.
Rủi ro hoạt động xuất hiện do hệ thống kiểm soát nội bộ không hiệu quả, quy trình thủ tục không hợp lý, hoặc sự hạn chế về năng lực của cán bộ kiểm soát Trong một số trường hợp, rủi ro còn gia tăng khi không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào được thiết lập.
- Rủi ro vi phạm các chủ trương đường lối, chính sách, quy chế, nội qui của doanh nghiệp, cam kết của doanh nghiệp đối với bên ngoài
Trong quá trình hình thành và sử dụng tài sản, doanh nghiệp bất động sản phải đối mặt với nhiều rủi ro liên quan đến tài sản và nguồn lực, bao gồm mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng và phá hoại Những rủi ro này thường xuất hiện chủ yếu trong giai đoạn thiết kế và thi công các công trình, dự án.
Rủi ro trong hoạt động doanh nghiệp có thể phát sinh khi các chính sách như quảng cáo, giá cả và đơn giá xây dựng không phù hợp.
2.3.3.3 Rủi ro tuân thủ (rủi ro xuất phát từ việc tuân thủ pháp luật)
Rủi ro trong công việc thường xuất phát từ việc nhân viên thiếu kiến thức và năng lực, dẫn đến việc họ không cập nhật và hiểu rõ các quy định pháp luật cần thiết để thực hiện trách nhiệm của mình một cách chính xác.
