7
T ổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 L ịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ
Vào đầu thế kỷ 20, kiểm soát nội bộ chỉ được xem như công cụ bảo vệ tài sản khỏi sự biển thủ của nhân viên Đến năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã mở rộng khái niệm này, định nghĩa kiểm soát nội bộ là “các biện pháp và cách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách.”
Theo thời gian, nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ ngày càng được chú trọng Năm 1949, AICPA đã công bố công trình nghiên cứu quan trọng về kiểm soát nội bộ, nhấn mạnh rằng đây là "cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động hiệu quả và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý".
Vào năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) thuộc AICPA đã phát hành báo cáo số 29, trong đó lần đầu tiên phân biệt giữa kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế toán Đến năm 1973, AICPA tiếp tục ban hành chuẩn mực kiểm toán 1, cung cấp các định nghĩa rõ ràng về kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.
Sau nhiều vụ gian lận ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế, Ủy ban Chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) yêu cầu các công ty phải công khai báo cáo về kiểm soát nội bộ trong công tác kế toán Điều này đồng nghĩa với việc cần thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ.
Năm 1985, Ủy ban COSO đã được thành lập dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp nhằm chống gian lận trong báo cáo tài chính tại Hoa Kỳ.
- Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA)
- Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA )
- Hiệp hội Các nhà quản trị tài chính (FEI)
- Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA)
- Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA) [1]
Năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo COSO 1992, đánh dấu tài liệu đầu tiên trên thế giới cung cấp một khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách hệ thống Mặc dù chưa hoàn thiện, báo cáo này đã tạo ra nền tảng lý thuyết cơ bản cho kiểm soát nội bộ, với năm bộ phận chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng giám sát.
Báo cáo COSO 1992 đã là tiền đề cho hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời, như:
COSO đã phát triển theo hướng quản trị, bắt đầu với việc nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp ERM vào năm 2001 và chính thức ban hành vào năm 2004 Tiếp theo, vào năm 2008, COSO đã cung cấp hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro và kiểm soát trong các tổ chức.
- Phát triển cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: COSO 2006
COBIT, được ISACA phát hành vào năm 1996, tập trung vào việc phát triển kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công nghệ thông tin Đồng thời, báo cáo của Ủy ban Basel năm 1998 cũng áp dụng các nguyên tắc kiểm soát nội bộ cho các ngân hàng và tổ chức tín dụng.
Nhiều quốc gia trên thế giới đã phát triển các khuôn khổ lý thuyết riêng về kiểm soát nội bộ, ví dụ như báo cáo Turnbull năm 1999 tại Anh, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của các tổ chức.
1.1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công Đối với khu vực công, kiểm soát nội bộ cũng rất được quan tâm Một số quốc gia như Mỹ và Canada đã phát triển và công bố các hướng dẫn về kiểm soát nội bộ áp dụng cho các đơn vị công lập [7]
Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời vào năm
INTOSAI, thành lập năm 1953, là hiệp hội nghề nghiệp của các Cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các thành viên thực hiện nhiệm vụ kiểm toán tài khoản và hoạt động của chính phủ Tổ chức này không chỉ thúc đẩy quản lý tài chính hiệu quả mà còn nâng cao chất lượng giải trình của chính phủ ở từng quốc gia Hơn nữa, INTOSAI còn là diễn đàn cho kiểm toán viên nhà nước trên toàn thế giới trao đổi về những vấn đề chung, cập nhật tiến bộ trong các chuẩn mực kiểm toán, quy định nghề nghiệp và những thực tiễn tốt nhất.
Năm 1992, INTOSAI đã phát hành hướng dẫn về kiểm soát nội bộ cho khu vực công, kết hợp lý thuyết kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO với các đặc thù của khu vực công Hướng dẫn này được cập nhật vào năm 2001 và chính thức công bố vào năm 2004 Đến năm 2013, INTOSAI tiếp tục cập nhật và công bố phiên bản áp dụng vào năm 2014.
Vào năm 1999, Cơ quan Kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) đã thiết lập các chuẩn mực về kiểm soát nội bộ trong chính quyền liên bang, nhằm cung cấp quan điểm và hướng dẫn cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công.
Năm 1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam chính thức gia nhập tổ chức INTOSAI, và vào năm 1997, Việt Nam tham gia ASOSAI, tổ chức các cơ quan kiểm toán tối cao Châu Á được thành lập năm 1979 với 45 thành viên hiện tại Từ tháng 10/2009, Việt Nam đã trở thành thành viên Ban điều hành ASOSAI trong nhiệm kỳ 2009 – 2012.
1.1.2 Khái ni ệm kiểm soát nội bộ
Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2004
Kiểm soát nội bộ là quy trình do nhà quản lý và nhân viên thực hiện, nhằm đối phó với rủi ro và đảm bảo đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2013
Đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu tại Việt Nam
Đơn vị hành chính sự nghiệp là các tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước để thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ công cho xã hội Những đơn vị này được phân chia thành hai loại chính.
Đơn vị hành chính là cơ quan quản lý Nhà nước từ trung ương đến địa phương, có nhiệm vụ duy trì và điều hành bộ máy Nhà nước các cấp Ví dụ điển hình bao gồm Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố và các Bộ thuộc chính phủ như Bộ Tài Chính.
Đơn vị sự nghiệp là những tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực như giáo dục, y tế, văn hóa và thông tin Những đơn vị này có thể thu phí trong quá trình hoạt động, được gọi là đơn vị sự nghiệp có thu Ví dụ điển hình bao gồm các bệnh viện và trường học thuộc Bộ.
Kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp được cấp từ ngân sách nhà nước, do đó, đơn vị này còn được gọi là đơn vị dự toán hoặc đơn vị thụ hưởng ngân sách Họ chịu sự quản lý chặt chẽ theo quy định của Luật Ngân sách và được phân chia thành các cấp khác nhau.
Đơn vị dự toán cấp 1 nhận ngân sách trực tiếp từ Thủ tướng Chính phủ hoặc UBND tỉnh, sau đó phân bổ và giao dự toán cho các đơn vị trực thuộc.
Đơn vị dự toán cấp 2 là đơn vị trực thuộc đơn vị cấp 1, có nhiệm vụ nhận dự toán được giao và thực hiện công tác cũng như quyết toán ngân sách cho bản thân và các đơn vị cấp dưới Đơn vị này cũng có trách nhiệm phân bổ dự toán đã nhận cho các đơn vị dự toán cấp 3 theo quy định.
- Đơn vị dự toán cấp 3: trực tiếp sử dụng kinh phí ngân sách cấp, được đơn vị cấp
1 hoặc cấp 2 giao dự toán ngân sách Dưới đơn vị cấp 3 có thể có các đơn vị trực thuộc
Đơn vị sự nghiệp có thu là những tổ chức hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, nơi phát sinh các khoản thu từ phí và lệ phí Các khoản thu này được phép giữ lại nhằm bù đắp chi phí hoạt động.
Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động, đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại như sau:
- Đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo
- Đơn vị sự nghiệp y tế
- Đơn vị sự nghiệp văn hóa thông tin
- Đơn vị sự nghiệp thể dục thể thao
- Đơn vị sự nghiệp kinh tế
- Đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ và môi trường
Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp, đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại như sau:
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân sách Nhà nước cấp
- Đơn vị sự nghiệp được ngân sách Nhà nước đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên
Nguồn tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu
Bao gồm 3 loại nguồn thu chính: nguồn từ ngân sách cấp, nguồn từ hoạt động sự nghiệp và nguồn khác
Nguồn từ ngân sách Nhà nước cấp gồm:
- Kinh phí hoạt động thường xuyên đối với đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí
Kinh phí cho các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp bộ, ngành, chương trình mục tiêu quốc gia và nhiệm vụ đột xuất sẽ được cấp có thẩm quyền phân bổ.
Kinh phí thanh toán cho các đơn vị thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước đặt hàng, bao gồm điều tra, quy hoạch, khảo sát, sẽ được chi trả theo giá hoặc khung giá mà Nhà nước quy định.
Kinh phí được cấp để thực hiện tinh giản biên chế theo quy định của Nhà nước áp dụng cho số lao động trong biên chế thuộc diện tinh giản.
Vốn đầu tư dành cho việc xây dựng cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị cần thiết cho hoạt động sự nghiệp được thực hiện theo dự án và kế hoạch hàng năm, bao gồm cả vốn đối ứng cho các dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp gồm:
Phần kinh phí và lệ phí thu được từ ngân sách Nhà nước sẽ được để lại cho đơn vị thu theo quy định hiện hành Mức thu phí, lệ phí cùng với tỷ lệ nguồn thu sẽ được sử dụng bởi đơn vị theo các quy định của Nhà nước.
- Thu từ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ Mức thu các hoạt động này do
Thủ trưởng đơn vị quyết định theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tích luỹ
- Các khoản thu sự nghiệp khác theo quy định của pháp luật (nếu có)
Nguồn khác theo quy định gồm: viện trợ, vay nợ, quà biếu, tặng (nếu có)
1.2.2 Ho ạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự nghiệp có thu
Hoạt động kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự nghiệp có thu gắn liền với việc thực hiện các mục tiêu như:
M ục tiêu về hoạt động [7]
Mục tiêu của đơn vị sự nghiệp giáo dục là tối đa hóa lợi ích cho cộng đồng bằng cách sử dụng hiệu quả và hợp lý nguồn lực của Nhà nước.
- Phù hợp với chiến lược, chính sách phát triển giáo dục của Đảng và Nhà nước.
Để đảm bảo chất lượng giáo dục đào tạo, cần chú trọng đến khối lượng và cấu trúc chương trình đào tạo, tiêu chuẩn về cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, viên chức, cũng như năng lực giảng dạy Bên cạnh đó, việc xác định chuẩn đầu ra cho người học sau khi tốt nghiệp cũng là yếu tố quan trọng không thể thiếu.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, mở rộng hợp tác đào tạo.
M ục tiêu về báo cáo [7]
Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu cần cung cấp thông tin chi tiết về quản lý, sử dụng và quyết toán ngân sách, cũng như tình hình tài chính của mình Đối với các đơn vị sự nghiệp giáo dục, việc kiểm soát nội bộ phải được thực hiện một cách hợp lý ở các khoản mục quan trọng.
- Tiền và tương đương tiền
- Vật tư và tài sản cố định
- Học phí và nguồn kinh phí khác, quỹ
- Các khoản thanh toán của đơn vị
- Thu, chi và xử lý chênh lệch thu chi
- Các tài sản khác là đối tượng kế toán của đơn vị
Th ực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công tại
Việt Nam và những sự kiện có liên quan
Báo cáo chuyên đề về việc tăng cường kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công, từ góc độ Kiểm toán Nhà nước, đã được công bố trên website Nội dung báo cáo nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính công Kiểm toán Nhà nước đóng vai trò thiết yếu trong việc giám sát và đánh giá các hoạt động của các đơn vị công, qua đó góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ công và bảo vệ lợi ích của người dân.
Hội Kế toán Thành phố Hồ Chí Minh năm 2007, PGS.TS Vũ Hữu Đức đề cập:
Trong khu vực công tại Việt Nam, khái niệm kiểm soát nội bộ vẫn còn mới mẻ, với nhiều nhà quản lý thường dựa vào quy định pháp luật và kinh nghiệm cá nhân thay vì có cái nhìn tổng quát và hệ thống Sự thiếu hụt kỹ năng phân tích từ mục tiêu, rủi ro đến các hoạt động kiểm soát dẫn đến việc lãng phí nguồn lực vào các thủ tục không cần thiết, trong khi những rủi ro quan trọng lại bị bỏ sót.
Bộ phận kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt trong các hoạt động kiểm soát, đánh giá rủi ro và giám sát Theo Th.S Trần Thị Hoa Thơm trong bài viết trên trang web Kiểm toán Nhà nước năm 2010, hoạt động tự kiểm tra tài chính, kế toán của các đơn vị hiện nay chủ yếu dừng lại ở công tác hậu kiểm, dẫn đến việc phát hiện sai phạm đã xảy ra mà chưa có hiệu quả trong việc ngăn ngừa và quản lý rủi ro Thực trạng này cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước vẫn chưa đạt được hiệu quả mong muốn.
Kiểm soát nội bộ trong khu vực công ở Việt Nam hiện nay chưa được chú trọng đúng mức, dẫn đến tình trạng yếu kém trong quản lý, gây ra thất thoát và lãng phí nguồn lực.
Gần đây, báo chí đã đưa tin về một số vụ việc tiêu cực liên quan đến việc quản lý kém tại các đơn vị sự nghiệp.
Vào cuối năm 2012, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã bị chỉ trích nặng nề về những sai phạm trong đào tạo và tài chính Kết luận thanh tra của Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ ra rằng trường đã mắc lỗi trong việc bổ nhiệm, điều động cán bộ và thực hiện không đầy đủ quy trình giải quyết khiếu nại, tố cáo Ngoài ra, nhiều hoạt động đào tạo không tuân thủ Quy chế đào tạo đại học và Luật Giáo dục Trong giai đoạn 2008-2012, trường cũng đã vi phạm trong công tác tài chính, với số tiền thu vượt, thu sai quy định lên đến hơn 51 tỷ đồng Những sai phạm này xuất phát từ việc quản lý lỏng lẻo của các cơ quan chức năng và công tác quản lý yếu kém tại trường.
Cuối tháng 8 năm 2013, báo chí đưa tin về vụ trục lợi tiền bảo hiểm y tế tại Bệnh viện Đa khoa Hoài Đức, Hà Nội, với hành vi "nhân bản kết quả xét nghiệm" Tương tự, vào cuối tháng 5 năm 2014, tại Hải Phòng, một số cán bộ và nhân viên phòng khám đa khoa đã bị phát hiện lập hồ sơ khống để trục lợi quỹ bảo hiểm y tế Cơ quan điều tra nhận định rằng thủ đoạn của các đối tượng này rất đa dạng, tinh vi và có xu hướng gia tăng Nguyên nhân chính của các vụ việc này là do sự lỏng lẻo trong công tác quản lý, giám sát và kiểm tra của các cơ quan chức năng.
Các vụ việc nêu trên xuất phát từ sự yếu kém trong quản lý và hệ thống kiểm soát nội bộ Để các đơn vị công hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững, cần có những điều kiện phù hợp Các yếu tố bên ngoài như chính sách pháp luật hợp lý và sự giám sát chặt chẽ từ cơ quan chức năng đóng vai trò quan trọng, bên cạnh đó, công tác quản lý tốt và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là yếu tố then chốt.
Trong chương 1, tác giả đã trình bày quá trình hình thành và phát triển các lý thuyết về kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong khu vực công theo hướng dẫn của INTOSAI năm 1992 (cập nhật 2004) Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố liên kết chặt chẽ: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Việc thiết lập hệ thống này là cần thiết để đảm bảo thực hiện hiệu quả các mục tiêu của đơn vị, mặc dù vẫn có những hạn chế tiềm tàng trong quá trình kiểm soát.
Hướng dẫn kiểm soát nội bộ của INTOSAI hiện nay được áp dụng rộng rãi, phù hợp với đặc điểm chính trị và quản lý của từng quốc gia Bài viết cũng nêu rõ một số đặc điểm cơ bản về hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp tại Việt Nam.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong khu vực công, nhưng hiện nay nhiều đơn vị vẫn chưa chú trọng đúng mức Bài viết nêu rõ thực trạng hoạt động của hệ thống này và những sự kiện liên quan, nhằm nhấn mạnh sự cần thiết phải nâng cao nhận thức và cải thiện hiệu quả kiểm soát nội bộ trong các tổ chức công.
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn của INTOSAI trong chương 1 là cơ sở quan trọng để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM Qua đó, chúng tôi sẽ đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.
25
T ổng quan về trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM
2.1.1 L ịch sử hình thành và phát triển
Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP Hồ Chí Minh được thành lập theo quyết định số 6939/QĐ-BDGĐT ngày 15 tháng 10 năm 2008, dựa trên Trường Trung học Giao thông Công chính TP Hồ Chí Minh Từ thời điểm này, trường trực thuộc Ủy ban Nhân dân TP Hồ Chí Minh và chịu sự quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo Trường hoạt động theo điều lệ do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, và sau hơn 35 năm phát triển, đã trải qua nhiều giai đoạn quan trọng.
Trường Công nhân lái xe được thành lập vào năm 1977 theo quyết định của Sở Giao thông vận tải TP.HCM, kế thừa từ trường dạy lái xe trước ngày Giải phóng miền Nam 30/04/1975.
Trường Công nhân kỹ thuật được thành lập theo quyết định số 279/QĐ-TC ngày 18/03/1981 của Sở Giao thông vận tải TP.HCM, thông qua việc sát nhập hai trường: Trường Công nhân kỹ thuật và Trường Công nhân lái xe.
- Trường Công nhân kỹ thuật - nghiệp vụ được thành lập theo quyết định số 14/QĐ-
Vào ngày 09/04/1983, Sở Giao thông vận tải TP.HCM đã quyết định sát nhập hai trường: Trường Công nhân kỹ thuật và Trường Nghiệp vụ, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong lĩnh vực giao thông vận tải.
Trường Công nhân kỹ thuật đường thủy và Trường Công nhân kỹ thuật đường bộ được thành lập theo quyết định số 126/QĐ-UB và 127/QĐ-UB ngày 10/06/1985 của Ủy ban Nhân dân TP.HCM, nhằm tách ra từ Trường Công nhân kỹ thuật nghiệp vụ thành hai cơ sở đào tạo riêng biệt.
Sở Giao thông vận tải TP.HCM
Trường Kỹ thuật đường thủy, trước đây được gọi là Trường Công nhân kỹ thuật đường thủy, đã được đổi tên theo quyết định số 47/QĐ-UB ngày 21/02/1991 của Ủy ban Nhân dân TP.HCM.
Trường Kỹ thuật nghiệp vụ Giao thông – Công chánh được thành lập theo quyết định số 1268/QĐ-UB-NCVX vào ngày 27/02/1995 của Ủy ban Nhân dân TP.HCM, trên cơ sở hợp nhất hai trường: Trường Kỹ thuật đường thủy và Trường Công nhân kỹ thuật đường bộ thuộc Sở Giao thông - Công chánh.
Trường Trung học Giao thông – Công chánh được thành lập theo quyết định số 4946/QĐ-UB-QLĐT ngày 23/09/1998 của Ủy ban Nhân dân TP.HCM, dựa trên việc nâng cấp từ Trường Kỹ thuật nghiệp vụ Giao thông – Công chánh.
Trường Trung học Giao thông – Công chính, được thành lập theo quyết định số 3353/QĐ-UB ngày 15/07/2005 của Ủy ban Nhân dân TP.HCM, trước đây mang tên Trường Trung học Giao thông – Công chánh Trường trực thuộc và chịu sự lãnh đạo, quản lý của Sở Giao thông – Công chính Thành phố Hồ Chí Minh.
Trường Cao đẳng Giao thông vận tải được thành lập theo quyết định số 6939/QĐ-BDGĐT ngày 15 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, dựa trên nền tảng của Trường Trung học Giao thông công chính Tp.HCM Trường trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục từ Bộ Giáo dục và Đào tạo, hoạt động theo điều lệ trường cao đẳng do Bộ trưởng ban hành.
Trường đã trải qua quá trình hình thành và phát triển, hiện có một đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên và nhân viên chất lượng, cùng với cơ sở vật chất và kỹ thuật đáng kể.
Theo số liệu từ phòng Tổ chức Hành chính, đến tháng 9 năm 2014, tổng số CB-GV-NV của trường hiện có 240 người (biên chế 80 người, hợp đồng 160 người)
Có 28 cán bộ quản lý, 232 giảng viên (trong đó 111 GV dạy chính quy, 53 GV dạy nghề cơ hữu, 68 GV thỉnh giảng) và 76 công nhân viên
- Trình độ giảng viên: 02 Tiến sỹ, 57 Thạc sỹ, 49 Cử nhân
- Trình độ giáo viên: 21 Đại học, 05 Cao đẳng, 19 trung cấp, 10 khác
- Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ: 16 GV đang học cao học, 03 GV đang nghiên cứu sinh
- Cán bộ công nhân viên: 76 người, trong đó có 20 giảng viên (18 giảng viên là cán bộ quản lý, 02 giảng viên kiêm nhiệm), trình độ thạc sỹ là: 07
Cơ sở vật chất – kỹ thuật Trường
Diện tích đất đai: tổng diện tích đất 9,48 ha
– Cơ sở 1: số 252 Lý Chính Thắng, phường 9, quận 3, có 2.853 m2;
– Cơ sở 2: Số 08 Nguyễn Ảnh Thủ, phường Trung Mỹ Tây, quận 12, có 67.791 m2;
– Cơ sở 3: Dương Đình Hội, phường Tăng Nhơn Phú, quận 9, có 21.101 m2
– Tổng diện tích sàn xây dựng đã được nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng từ 30/10/2012: 19.069 m2
– Diện tích sàn xây dựng trực tiếp phục vụ đào tạo từ 30/10/2012:
+ Giảng đường/phòng học: 56 phòng; diện tích sử dụng 5.997m2;
+ Hội trường: 7; diện tích sử dụng: 1000 m2 ;
+ Phòng máy tính: 11 phòng; diện tích sử dụng: 800 m2
+ Phòng ngoại ngữ: 01; diện tích sử dụng: 56 m2
+ Thư viện: 01 phòng; diện tích sử dụng: 360 m2
+ Phòng thí nghiệm: 05 phòng, diện tích sử dụng: 460 m2
+ Xưởng thực tập, thực hành: 9 phòng, diện tích sử dụng: 4.588 m2
+ Ký túc xá, nhà ăn sinh viên: số sinh viên ở trong Ký túc xá: 100; số phòng:
10 phòng; diện tích sử dụng: 550 m2; diện tích nhà ăn: 402 m2
+ Nhà đa năng, khu thể dục thể thao: diện tích sử dụng 2.988 m2
+ Và các công trình khác
Bến huấn luyện: Trường có một bến tàu thủy nội địa trên sông Sài Gòn, đặt tại
Quận Bình Thạnh, TP.HCM với 03 tàu thực tập, trong đó có 01 tàu 400 tấn
2.1.2 Ch ức năng, nhiệm vụ của trường
Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải là một cơ sở đào tạo công lập, thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và được quản lý trực tiếp bởi Ủy ban Nhân dân TP Hồ Chí Minh.
Sở Giao thông Vận tải TP Hồ Chí Minh hoạt động dưới sự quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo, cũng như Sở Giáo dục và Đào tạo, liên quan đến chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và chính sách phát triển giáo dục Các tiêu chuẩn giảng viên, mục tiêu, nội dung, chương trình và phương pháp đào tạo đều được quản lý chặt chẽ Ngoài ra, quy trình tuyển sinh, tổ chức đào tạo, thi cử, kiểm tra, công nhận tốt nghiệp và cấp văn bằng cũng thuộc phạm vi quản lý, cùng với công tác thanh tra giáo dục.
Trường có nhiệm vụ đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có trình độ Cao đẳng về kinh tế và kỹ thuật, cũng như các trình độ thấp hơn, nhằm phục vụ cho ngành giao thông vận tải và các lĩnh vực khác trong xã hội, phù hợp với cơ cấu của hệ thống giáo dục quốc dân.
- Trường là cơ sở đào tạo đa cấp, đa ngành, đa lĩnh vực, là cơ sở nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ
Trường có vai trò quan trọng trong việc liên kết đào tạo và hợp tác quốc tế, đồng thời cung cấp tư vấn và kiểm định cho các công trình giao thông công chính Ngoài ra, trường còn ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế, chính trị và xã hội.
TP Hồ Chí Minh và cả nước
- Trường có nhiệm vụ đào tạo:
Th ực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông
Các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của nhà trường bao gồm các quy định về giáo dục Đại học và Cao đẳng, các văn bản liên quan đến công chức và viên chức, cũng như các quy chế và quy định về công tác quản lý nội bộ tại trường (Phụ lục 2.1: Danh mục các văn bản pháp quy, quy chế)
- Các số liệu đào tạo qua 3 năm học gần đây: năm học 2011 – 2012, năm học 2012 – 2013, năm học 2013 – 2014
Dữ liệu sơ cấp: bảng câu hỏi khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.
Khảo sát được thực hiện thông qua bảng câu hỏi đánh giá năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà trường, dựa trên mẫu của INTOSAI và đã được điều chỉnh phù hợp với đặc điểm của nhà trường Bảng câu hỏi được phân loại theo đối tượng khảo sát, chia thành hai loại khác nhau.
Bảng câu hỏi khảo sát chung toàn trường đã được phát đến 40 cán bộ, nhân viên và giảng viên tại các phòng, khoa, trung tâm, với tỷ lệ thu hồi đạt 100% khi tất cả 40 bảng được thu về.
Bảng câu hỏi khảo sát Phòng Tài chính – Kế toán (phụ lục 2.3) đã được phát đến và thu về 5 bảng từ phòng Tài chính – Kế toán Đối tượng khảo sát sẽ phụ thuộc vào nội dung của bảng câu hỏi Bảng khảo sát chung toàn trường được gửi đến các cán bộ, nhân viên và giảng viên tại các phòng, khoa và trung tâm, bao gồm Ban Giám hiệu, phòng Đào tạo, và phòng Khảo thí.
Kiểm định chất lượng giáo dục là một phần quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của các phòng ban như Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Quản trị vật tư, và các trung tâm đào tạo ngắn hạn Đặc biệt, Trung tâm đào tạo và sát hạch lái xe, Khoa Công nghệ Thông tin, và Khoa Kinh tế cũng đóng góp vào quá trình này Để thu thập thông tin, Bảng câu hỏi khảo sát do Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện nhằm lấy ý kiến từ trưởng phòng và nhân viên trong phòng Tài chính, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và đào tạo.
Kế toán Danh sách các đối tượng khảo sát thể hiện trong Phụ lục 2.4
Các câu hỏi có thể được phân loại thành hai dạng chính: câu hỏi nhiều lựa chọn và câu hỏi với ba lựa chọn cho câu trả lời.
- Có: yếu tố được hỏi là có tồn tại
- Không: yếu tố được hỏi là không tồn tại
- Không biết: không biết về yếu tố được hỏi
Tác giả chọn thang đo 3 cấp độ thay vì thang đo Likert do đối tượng khảo sát chủ yếu là các lãnh đạo phòng ban và Ban Giám hiệu, với 70% (28/40) người tham gia đã có kiến thức vững về kiểm soát nội bộ và quản lý tại trường Điều này giúp đảm bảo câu trả lời của họ rõ ràng hơn ở 3 cấp độ, tránh những yếu tố không chắc chắn thường gặp với thang đo Likert.
Thời gian khảo sát: tháng 8, tháng 9 năm 2014
Trao đổi trực tiếp: với lãnh đạo các phòng ban có liên quan và Ban Giám hiệu về nguyên nhân của những hạn chế và định hướng giải quyết
Phương pháp xử lý dữ liệu
Dữ liệu thứ cấp bao gồm việc tổng hợp các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của nhà trường, đồng thời phân tích và so sánh số liệu đào tạo qua các năm tại cơ sở giáo dục.
Dữ liệu sơ cấp:phương pháp thống kê mô tả, đánh giá ý kiến theo số đông
2.2.2 Th ực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Sự liêm chính và các giá trị đạo đức”
Không trả lời Ghi chú
1 Nhà trường có xây dựng các quy tắc đạo đức, ứng xử không?
2 Quy tắc đạo đức, ứng xử có được phổ biến tới toàn bộ CBVC, NLĐ trong nhà trường không?
3 Các quy tắc đạo đức,
100% Văn bản: 50%; lời nói: 60%; ứng xử được phổ biến bằng hình thức nào?
- Không phổ biến băng rôn biểu ngữ: 80%; không phổ biến: 10%
4 Nhà trường có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu về đạo đức, ứng xử đã đề ra không?
5 Anh (chị) có hiểu rõ hành vi nào là được chấp nhận hay không được chấp nhận trong nhà trường không?
6 Anh (chị) có hiểu rõ các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi không được chấp nhận không?
7 Nhà trường có chính sách khuyến khích
CBVC, NLĐ tuân thủ đạo đức không?
Biểu dương, khen tặng, giấy khen, phần thưởng vật chất
Kết quả khảo sát cho thấy 95% đối tượng cho rằng nhà trường đã chú trọng xây dựng quy tắc đạo đức, ứng xử, với các quy tắc này được thể chế hóa bằng văn bản và băng rôn, biểu ngữ Tuy nhiên, chỉ 20% đối tượng khảo sát biết đến việc phổ biến các quy tắc này, cho thấy việc hướng dẫn chi tiết cho cán bộ, giảng viên, nhân viên vẫn chưa được quan tâm Điều này dẫn đến việc một số cá nhân chưa thực hiện tốt các quy tắc đạo đức đã đề ra.
Khoảng 25% người dân vẫn chưa nắm rõ các quy tắc hành vi chấp nhận và không chấp nhận, cũng như các biện pháp xử lý liên quan đến những hành vi không được chấp nhận.
Nhà trường thực hiện các chính sách khuyến khích cán bộ, viên chức và người lao động tuân thủ quy định pháp luật cũng như nội quy của trường Hình thức khuyến khích chủ yếu là biểu dương, kết hợp với các phần thưởng vật chất có giá trị nhỏ nhưng mang ý nghĩa tinh thần.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Triết lý và phong cách lãnh đạo (Ban Giám hiệu)”
Không trả lời Ghi chú
1 Theo anh (chị), phong cách lãnh đạo của BGH là?
- Phong cách không rõ ràng
Phong cách dân chủ (85%), phong cách không rõ ràng
2 BGH có đánh giá cao vai trò của kiểm soát nội bộ không?
3 Khi được tư vấn của chuyên gia về sự yếu kém của kiểm soát nội bộ tại trường, BGH có sẵn sàng điều chỉnh không?
4 Lãnh đạo nhà trường có hiểu rõ trách nhiệm của mình không?
5 Lãnh đạo nhà trường có thường xuyên trao đổi với
CBVC, NLĐ công việc hàng
6 BGH có sự hiểu biết về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp không?
7 BGH có kiên quyết chống các hành vi gian lận và sai trái không?
8 BGH và các Phòng, Khoa,
Trung tâm có cùng nhau bàn bạc về các vấn đề tài chính và hoạt động của nhà trường không?
9 Cuộc họp giao ban giữa
BGH và các trưởng Phòng,
Khoa, Trung tâm có diễn ra thường xuyên không?
10 Nội dung các cuộc họp có được công khai không?
Trang nội bộ trên website trường
11 Có thường xuyên xảy ra biến động nhân sự ở vị trí lãnh đạo không?
Kết quả từ khảo sát và phỏng vấn Ban Giám hiệu cho thấy họ rất chú trọng đến việc quản lý và giám sát các hoạt động trong trường học Tuy nhiên, họ vẫn chưa nhận thức rõ ràng về vai trò của kiểm soát nội bộ trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Trong quá trình công tác tại trường, tác giả nhận thấy Ban Giám hiệu có ý thức trách nhiệm cao và luôn đi đầu trong việc xây dựng và phát triển nhà trường Dù xuất phát từ các khối ngành quản lý và kỹ thuật, nhưng nhờ sự tư vấn của Kế toán trưởng, Ban Giám hiệu đã có hiểu biết đúng đắn về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp Họ cũng thường xuyên quan tâm đến việc kiểm soát chi tiêu ngân sách Để giải quyết các vấn đề tài chính, Ban Giám hiệu thường tổ chức họp với phòng Tài chính Kế toán và các phòng ban liên quan để đưa ra quyết định hợp lý.
Mỗi kỳ học, Ban Giám hiệu tổ chức họp với giảng viên và cán bộ, nhân viên để lắng nghe ý kiến và nguyện vọng của họ Hội nghị cán bộ công chức diễn ra hàng năm cũng nhằm mục đích tương tự Qua những hoạt động này, Ban Giám hiệu đã tạo ra một môi trường làm việc dân chủ và tích cực.
Kết quả khảo sát cho thấy việc họp bàn giữa Ban Giám hiệu và các trưởng Phòng, Khoa, Trung tâm diễn ra thường xuyên Hàng tháng, Ban Giám hiệu tổ chức các cuộc họp giao ban với cán bộ chủ chốt để đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ và đề ra nhiệm vụ mới Nội dung các cuộc họp được công bố trên website của trường và được các cán bộ chủ chốt triển khai đến giảng viên, nhân viên để đảm bảo thực hiện theo tiến độ.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận
2.3.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát kiểm soát nội bộ thông qua dữ liệu thứ cấp
• Căn cứ theo số liệu đào tạo của nhà trường
Tuyển sinh hàng năm cho các chương trình đào tạo cao đẳng chính quy, sơ cấp và bồi dưỡng ngắn hạn đang diễn ra ổn định và có xu hướng phát triển tích cực.
Trong ba năm qua, số lượng sinh viên nhập học mới vào bậc trung cấp chuyên nghiệp và cao đẳng liên thông đã có xu hướng giảm không ổn định Nguyên nhân chính của tình trạng này là do hiệu lực của Thông tư số 55/2012/TT-BGĐT của Bộ Giáo dục & Đào tạo về đào tạo liên thông cao đẳng, đại học từ ngày 7/2/2013, cùng với sự cạnh tranh ngày càng tăng từ các trường đại học, cao đẳng dân lập và các trường nghề tại địa phương.
Bảng 2.13: Thống kê kết quả tuyển sinh qua các năm học
TT Loại hình đào tạo
5 Sơ cấp, bồi dưỡng ngắn hạn 6.809 3.236 7.584 17.629
Mặc dù gặp khó khăn trong tuyển sinh do chính sách mới của Bộ Giáo dục và Đào tạo cùng sự cạnh tranh từ các trường khác, tổng quy mô đào tạo của trường vẫn ổn định và phát triển bền vững Để phù hợp với xu thế này, các điều kiện về cơ sở vật chất và nhân lực đang được mở rộng và phát triển liên tục, đồng thời mô hình quản lý cũng sẽ được chú trọng và mở rộng hơn nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
• Căn cứ theo các văn bản, chính sách áp dụng tại trường
Ban Giám hiệu đóng vai trò là cơ quan quản lý cao nhất của nhà trường, chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động và phân công chức năng, nhiệm vụ cho các phòng, khoa, trung tâm Lãnh đạo các bộ phận này có nhiệm vụ giám sát và báo cáo kết quả thực hiện cho Ban Giám hiệu, đồng thời thực hiện công việc dựa trên các quy định và quy chế của nhà trường.
Ban Giám hiệu nhà trường đã chú trọng xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định nhằm làm căn cứ cho các hoạt động của nhà trường và tạo cơ sở giám sát, đánh giá công việc ở các bộ phận Trong năm học 2014-2015, Ban Giám hiệu đã ban hành 11 quy chế, đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý tại nhà trường.
Mặc dù các quy chế hiện hành đã được thiết lập, nhưng vẫn còn nhiều hoạt động của nhà trường chưa được bao quát đầy đủ Do đó, trong thời gian tới, Ban Giám hiệu cần phát triển thêm các quy chế và quy định mới nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
2.3.2 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường thông qua dữ liệu sơ cấp
Kết quả khảo sát và trao đổi với lãnh đạo cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của trường đã hiện diện với năm thành phần rõ nét, tuy nhiên chưa hoàn chỉnh do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan Hệ thống này đang hoạt động tương đối tốt, nhưng tầm quan trọng của nó, đặc biệt là thành phần đánh giá rủi ro, chưa được đánh giá đúng mức Cần xem xét lại thành phần này để cải thiện công tác quản lý Qua quan sát và trao đổi với lãnh đạo các phòng ban, tác giả nhận thấy những ưu điểm và hạn chế ở mỗi thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.3.2.1 Môi trường kiểm soát Ưu điểm:
Nhà trường cam kết duy trì tính chính trực và giá trị đạo đức, với Ban Giám hiệu và các lãnh đạo thực hiện nghiêm túc các quy định để làm gương cho tập thể giảng viên và nhân viên Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc thân thiện và tích cực, tạo niềm tin vững chắc trong cộng đồng nhà trường.
Chính sách nhân sự tại nhà trường được thực hiện hiệu quả, giúp cán bộ, giảng viên và nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ và hướng tới mục tiêu chung Nhà trường chú trọng chuẩn hóa đội ngũ, tạo điều kiện cho từng cá nhân học tập và nâng cao trình độ thông qua nhiều hình thức khác nhau.
Cơ cấu tổ chức của trường được thiết kế phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động hiện tại Quyền hạn và trách nhiệm được phân định rõ ràng thông qua các văn bản liên quan, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Nhà trường chưa có văn bản quy định và hướng dẫn cụ thể về tính chính trực và giá trị đạo đức, vì vậy, việc thực hiện các tiêu chuẩn này chủ yếu dựa vào ý thức tự giác của từng cá nhân.
Vẫn còn một số cá nhân chưa chú ý tìm hiểu các quy định và hoạt động của nhà trường, dẫn đến nhận thức sai lệch và không thực hiện nghiêm túc các nội quy, quy chế.
Mặc dù cơ cấu tổ chức đã tương đối phù hợp, nhưng vẫn tồn tại sự chồng chéo trong công việc, khiến một số bộ phận phải thực hiện nhiều nhiệm vụ không cần thiết Hơn nữa, sự phối hợp giữa các bộ phận và cá nhân trong đơn vị còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung.
Ban lãnh đạo nhà trường chú trọng đến việc chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, giảng viên và công nhân viên, nhưng chưa tạo điều kiện về thời gian và khối lượng công việc cho họ Cụ thể, những cá nhân đang trong quá trình học tập nâng cao trình độ vẫn phải gánh vác khối lượng công việc và thời gian làm việc tương đương với các đồng nghiệp khác, dẫn đến áp lực lớn cho họ.
Chính sách khen thưởng hiện nay thường áp dụng định mức và chỉ tiêu cụ thể, dẫn đến tình trạng một số bộ phận có nhiều nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ nhưng không được khen thưởng do không đạt chỉ tiêu Ngược lại, một số bộ phận khác có nhân viên chưa đủ tiêu chí vẫn được khen thưởng để đủ chỉ tiêu Điều này không chỉ gây ra sự bất công mà còn làm giảm động lực và tinh thần phấn đấu của từng cá nhân trong tổ chức.
2.3.2.2 Đánh giá rủi ro Ưu điểm:
