NỘI DUNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Kế toán được định nghĩa là một hệ thống thông tin, theo phát biểu của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ vào năm 1966 Định nghĩa này nhấn mạnh rằng kế toán không chỉ là việc ghi chép số liệu mà còn là việc thực hành các lý thuyết tổng hợp thông tin liên quan đến các hoạt động kinh tế hiệu quả Một phần quan trọng của thông tin trong kế toán được trình bày dưới dạng định lượng.
Hệ thống là tập hợp các bộ phận liên kết với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung, thường bao gồm nhiều hệ thống phụ với chức năng đặc biệt hỗ trợ cho hệ thống lớn hơn Thông tin, được tổ chức và xử lý từ dữ liệu, cung cấp giá trị cho người sử dụng trong quá trình ra quyết định Chất lượng và số lượng thông tin cải thiện khả năng ra quyết định, giúp người dùng đưa ra lựa chọn tốt hơn (Romney et al., 2006).
Hệ thống thông tin (hay hệ thống thông tin quản lý) là một cấu trúc nhân tạo bao gồm các thành phần máy tính và thủ công, được thiết kế để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu, đồng thời cung cấp thông tin đầu ra cho người dùng.
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo thông tin tài chính liên quan đến các sự kiện doanh nghiệp HTTTKT bao gồm sáu thành phần chính, đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý tài chính hiệu quả.
- Con người là người điều hành hệ thống và thực hiện những chức năng khác nhau trong hệ thống
Các thủ tục và hướng dẫn liên quan đến việc thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu về hoạt động của tổ chức bao gồm cả phương pháp thủ công và máy tính.
- Dữ liệu về tổ chức và quá trình kinh doanh của tổ chức
- Phần mềm được sử dụng để xử lý dữ liệu của tổ chức
Cơ sở hạ tầng thông tin kỹ thuật bao gồm máy tính, thiết bị ngoại vi và thiết bị mạng, đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, lưu trữ, xử lý và chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ và biện pháp bảo vệ để bảo vệ an toàn dữ liệu trong HTTTKT
1.1.2 Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Mục tiêu của hầu hết các tổ chức là cung cấp giá trị cho khách hàng thông qua chuỗi giá trị, bao gồm 5 hoạt động chính: (1) Inbound logistic, (2) Hoạt động sản xuất kinh doanh, (3) Outbound logistic, (4) Tiếp thị và bán hàng, và (5) Dịch vụ hậu mãi Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) đóng vai trò hỗ trợ quan trọng, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, giúp các hoạt động trong chuỗi giá trị diễn ra hiệu quả hơn Thiết kế HTTTKT tốt có thể gia tăng giá trị cho tổ chức, góp phần vào sự thành công chung.
Hệ thống thông tin quản trị (HTTTKT) đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện chất lượng và giảm chi phí sản phẩm hoặc dịch vụ Bằng cách giám sát các bộ phận, HTTTKT giúp người quản lý nhận thông báo kịp thời khi hoạt động vượt ra ngoài giới hạn chất lượng chấp nhận được Điều này không chỉ duy trì chất lượng sản phẩm mà còn giảm thiểu lãng phí nguyên liệu và chi phí tái tạo, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Một hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được thiết kế hiệu quả có thể nâng cao hiệu suất tổ chức bằng cách cung cấp thông tin kịp thời và chính xác Chẳng hạn, hệ thống này giúp đảm bảo sản xuất đúng hạn và cập nhật thông tin về nguyên vật liệu trong kho cũng như vị trí của chúng.
Hệ thống thông tin quản trị (HTTTKT) được thiết kế hiệu quả giúp chia sẻ kiến thức và ý kiến chuyên môn một cách dễ dàng, từ đó cải thiện các bộ phận trong tổ chức Nó không chỉ nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bằng cách cung cấp thông tin đầy đủ cho các bên liên quan.
Cải thiện cấu trúc kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) khỏi các rủi ro như gian lận, sai sót, thiết bị và phần mềm lỗi thời, cũng như thiên tai Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp kiểm soát, bảo vệ và tách biệt các quy trình, từ đó nâng cao tính an toàn và độ tin cậy của thông tin.
Hệ thống thông tin quản trị (HTTTKT) đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quá trình ra quyết định, vốn phức tạp và bao gồm nhiều bước như xác định vấn đề, thu thập và phân tích thông tin, đánh giá các giải pháp, lựa chọn phương pháp giải quyết và thực hiện quyết định HTTTKT hỗ trợ ở tất cả các giai đoạn này, giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn thông qua các công cụ như giao diện biểu đồ, từ đó làm rõ kết quả mô hình ra quyết định và đánh giá lựa chọn giữa các phương án Cuối cùng, HTTTKT cung cấp phản hồi về kết quả thực hiện, góp phần nâng cao hiệu quả ra quyết định.
Theo Jelinas et al (2005), hệ thống thông tin trong tổ chức có hai chức năng chính Thứ nhất, hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) phản ánh và giám sát hoạt động của tổ chức thông qua việc xử lý, ghi nhận và báo cáo các sự kiện tài chính Thứ hai, HTTTKT hỗ trợ quản lý, bao gồm việc ra quyết định quản trị hiệu quả.
Theo Romney et al (2006), hệ thống thông tin kế toán tài chính (HTTTKT) có ba chức năng chính Hai chức năng đầu tiên tương tự như Jelinas et al (2005), bao gồm việc thu thập và lưu trữ dữ liệu về hoạt động, nguồn lực và nhân sự của tổ chức, cũng như chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích cho quyết định quản lý Chức năng thứ ba, được bổ sung bởi Romney et al (2006), là cung cấp kiểm soát thích hợp để bảo vệ tài sản của tổ chức, bao gồm dữ liệu, nhằm đảm bảo tính sẵn có, chính xác và đáng tin cậy của thông tin Do đó, hệ thống thông tin cần được bảo vệ khỏi mất mát, giảm giá trị và bị đánh cắp, đảm bảo rằng HTTTKT phải đáng tin cậy Tóm lại, HTTTKT thực hiện các chức năng quan trọng này để hỗ trợ tổ chức trong quản lý hiệu quả.
- Thu thập, xử lý chuyển đổi dữ liệu, lưu trữ và báo cáo các sự kiện tài chính
- Hỗ trợ hoạt động quản lý, ra quyết định bằng cách cung cấp dữ liệu hữu ích
- Cung cấp một hệ thống kiểm soát thích hợp
1.2 TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.2.1 Khái niệm về tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán
Hiện nay không có khung lý thuyết hoàn chỉnh và nghiên cứu nào đưa định nghĩa chính xác tính hữu hiệu của HTTKT
Có nhiều quan điểm và tiêu chuẩn về tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) Theo Otley (1980), HTTTKT được coi là hữu hiệu khi thông tin mà nó cung cấp vượt quá yêu cầu của người sử dụng Hơn nữa, Ivest et al (1983) cho rằng HTTTKT hữu hiệu khi cung cấp thông tin tiềm năng có ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định Nghiên cứu trong lĩnh vực kế toán cũng chỉ ra rằng tính hữu hiệu của HTTTKT phụ thuộc vào chất lượng đầu ra của hệ thống thông tin, điều này giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người sử dụng (Cameron).
1986, Lewin and Minton 1986, Quinn and Rohrbaugh 1983, Deone and Mclean
