Ly ́ do cho ̣n vấn đề giải quyết
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một hệ thống thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp Hệ thống này cần được xây dựng phù hợp với loại hình, quy mô và văn hóa của từng doanh nghiệp để hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, việc thiết lập và vận hành KSNB hiệu quả là thách thức lớn đối với nhà quản lý Để đạt được mục tiêu hoạt động kinh doanh và đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần có một hệ thống KSNB mạnh mẽ KSNB được ví như nền móng của một ngôi nhà; nền móng vững chắc sẽ giúp tăng cường hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý của ban lãnh đạo.
Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam chuyên sản xuất và kinh doanh giấy sinh hoạt, khăn giấy và các sản phẩm đa dạng, phân phối rộng khắp cả nước Tuy nhiên, công ty đang đối mặt với nhiều thách thức như hiệu quả hoạt động kinh doanh thấp, hàng tồn kho lớn và nợ phải thu chậm Sự thay đổi liên tục trong quản lý và nhân viên gắn bó lâu dài đã dẫn đến rủi ro trong hoạt động, bao gồm việc làm việc dựa trên sự tin tưởng mà thiếu giám sát Đặc biệt, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chưa phát huy hiệu quả, ảnh hưởng đến chất lượng quản lý và khả năng cạnh tranh Để cải thiện tình hình, công ty cần đánh giá lại hệ thống KSNB nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường sản xuất giấy sinh hoạt.
Kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng lớn đến chất lượng thông tin trong báo cáo tài chính, điều này được thể hiện qua các cuộc kiểm toán Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ giúp xác định mức độ tin cậy và độ đáng tin cậy của báo cáo tài chính Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam, một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, thực hiện kiểm toán hàng năm để xác thực các con số trên báo cáo tài chính Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không chỉ đảm bảo tính trung thực mà còn tạo lòng tin từ các đối tác và ngân hàng trong việc hợp tác và cho vay Nghiên cứu này đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm tránh sai sót không đáng có, mang lại tính minh bạch và độ tin cậy cho báo cáo tài chính, đồng thời đảm bảo sự tuân thủ pháp luật của công ty.
Tác giả nghiên cứu nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH New ToYo Pulppy Việt Nam, phân tích và đánh giá hiệu quả của hệ thống này Bài viết chỉ ra những điểm yếu và nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ của công ty Cuối cùng, tác giả đề xuất các giải pháp để khắc phục những hạn chế hiện có, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty.
Mu ̣c tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu chung
Tác giả tiến hành nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam, nhằm phân tích và đánh giá những ưu điểm cũng như yếu kém trong quá trình vận hành Qua đó, tác giả tìm hiểu nguyên nhân gây ra các rủi ro và hoạt động kinh doanh kém hiệu quả, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và gia tăng kết quả cho công ty.
Mục tiêu nghiên cứu cu ̣ thể
Mục tiêu 1: Phân tích và đánh giá ưu điểm, ha ̣n chế và nguyên nhân trong viê ̣c vâ ̣n hành hê ̣ thống KSNB của công ty
Mục tiêu 2: Đưa ra những giải pháp công ty cần thực hiện để hoàn thiện hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣
Câu hỏ i nghiên cứu: Để thực hiện được các mục tiêu nêu trên tác giả đưa ra hai câu hỏi nghiên cứu cụ thể như sau:
Câu hỏi thứ nhất: Thực tra ̣ng hê ̣ thốngKSNB hiê ̣n nay tại công ty như thế nào?
Và những nguyên nhân nào dẫn đến hạn chế của hệ thống KSNB tại công ty?
Câu hỏi thứ hai: Những giải pháp nào công ty cần thực hiê ̣n để hê ̣ thống KSNB hiệu quả hơn?
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu được thực hiện bằng cả hai phương pháp định tính và định lượng Tác giả đã sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu, điều tra, tìm hiểu và quan sát để trình bày thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Qua đó, tác giả nêu ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó, nhằm khẳng định vấn đề đang nghiên cứu tại công ty vẫn tồn tại.
Tác giả đã áp dụng phương pháp định lượng để xây dựng bảng câu hỏi khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, nhằm xác định các nguyên nhân tồn tại thực sự và đánh giá ảnh hưởng của chúng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Cuối cùng, tác giả đã thống kê dữ liệu từ kết quả khảo sát tại công ty để trình bày thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ Dựa trên những thông tin thu thập được, các giải pháp khắc phục những thiếu sót trong quá trình vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được xây dựng nhằm hoàn thiện hệ thống này, từ đó gia tăng hiệu quả hoạt động của công ty.
Tác giả đã sử dụng dữ liệu sơ cấp, bao gồm thông tin thu thập từ khảo sát và phỏng vấn tại công ty, cùng với dữ liệu thứ cấp, bao gồm các báo cáo và quy định của công ty liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ý nghĩa thực tiễn của luâ ̣n văn ta ̣i đơn vi ̣
Đề tài này đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty nhằm hạn chế rủi ro, gian lận và sai sót, đồng thời nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sản xuất, kinh doanh Qua khảo sát và phân tích theo các yếu tố của Coso 2013 như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, tác giả làm rõ hệ thống kiểm soát nội bộ để ban giám đốc có cái nhìn chính xác về tình hình Bên cạnh đó, tác giả cũng chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả trình bày các giải pháp và kế hoạch hành động nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
Tác giả nhận thấy rằng tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều dựa trên quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, bao gồm nghiệp vụ tiền lương, chính sách nhân sự, và quy trình đầu vào-đầu ra Những quy trình này được xây dựng nhằm kiểm soát hoạt động, hạn chế rủi ro, thất thoát và gian lận, từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn Bài nghiên cứu này cung cấp cho nhà lãnh đạo và ban giám đốc cái nhìn cụ thể về hoạt động sản xuất của công ty.
Ban lãnh đạo có cái nhìn sâu sắc về hệ thống kiểm soát nội bộ và nhận thức rõ tầm quan trọng mà hệ thống này mang lại.
Bài nghiên cứu này giúp công ty cải thiện quy trình sản xuất kinh doanh, cho phép ban lãnh đạo đánh giá mức độ kiểm soát các quy trình hoạt động Từ đó, công ty có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết để kiểm soát chi phí sản xuất hiệu quả hơn, nâng cao năng lực quản lý và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Bô ́ cu ̣c đề tài
Chương 1: Giới thiê ̣u tổng quan về công ty TNHH New Toyo Pulppy Viê ̣t Namvà bối cảnh ngành giấy sinh hoa ̣t hiê ̣n nay
Chương 2 của bài viết cung cấp cái nhìn tổng quan về nghiên cứu và cơ sở lý thuyết liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ Tiếp theo, Chương 3 phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam, đồng thời đưa ra những dự đoán về nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống này.
Chương 4: Kiểm chứng nguyên nhân
Chương 5 trình bày các giải pháp và kế hoạch hành động nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam Nội dung tập trung vào việc xác định các điểm yếu trong quy trình kiểm soát hiện tại và đề xuất các biện pháp cải tiến hiệu quả Các kế hoạch cụ thể sẽ được triển khai để nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp lý Qua đó, công ty sẽ củng cố được niềm tin của các bên liên quan và nâng cao hiệu suất hoạt động.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NEW TOYO PULPPY VIỆT NAM VÀ BỐI CẢNH NGÀNH GIẤY SINH HOẠT HIỆN NAY
Giơ ́ i thiê ̣u về công ty TNHH New Toyo Pulppy Viê ̣t Nam
Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam chuyên sản xuất và kinh doanh giấy sinh hoạt các loại và khăn giấy, tọa lạc tại KCN Việt Nam-Singapore, Bình Dương Công ty nhập khẩu nguyên liệu như bột giấy, giấy vụn và hóa chất từ các nước như Đức, Thái Lan, Trung Quốc, Nhật Bản, Malaysia để phục vụ sản xuất Sản phẩm của công ty không chỉ được tiêu thụ trong nước mà còn xuất khẩu ra nước ngoài Trong những năm qua, tình hình sản xuất của công ty ổn định, chiếm thị phần lớn nhất trong thị trường giấy tiêu dùng tại Việt Nam, khẳng định vị thế thương hiệu mạnh mẽ với các mục tiêu và chiến lược phát triển hợp lý.
Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam chuyên cung cấp và sản xuất các sản phẩm giấy, phục vụ cho các tổ chức thương mại địa phương và người tiêu dùng trên toàn quốc Công ty cũng tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu và ký kết hợp đồng kinh tế với các tổ chức trong và ngoài nước.
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam
Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam, thuộc sở hữu của Công ty Benline Investment Limited (Hồng Kông) và niêm yết trên thị trường chứng khoán Singapore, đã bắt đầu xây dựng nhà máy tại KCN Việt Nam - Singapore vào năm 1998 với diện tích 40.000 m2 Đây là nhà máy có vốn đầu tư lớn nhất của Tập đoàn New Toyo, một trong những nhà sản xuất hàng đầu các sản phẩm giấy sinh hoạt trong khu vực, với các cơ sở sản xuất trải dài tại Trung Quốc, Malaysia, Úc, Singapore và Việt Nam.
Sau 2 năm kể từ ngày khánh thành, Công ty đã dần dần tự khẳng định được mình và đã được người tiêu dùng bình chọn và công nhận sản phẩm giấy Pulppy và An
An là hàng Việt Nam chất lượng cao do báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức, với sản phẩm được phân phối rộng rãi trong nước và xuất khẩu sang nhiều quốc gia như Hong Kong, Singapore, Úc, Nhật Bản, Campuchia, Hoa Kỳ, Lào, Myanmar Công ty chiếm lĩnh thị trường trong lĩnh vực sản xuất giấy sinh hoạt và được người tiêu dùng tin tưởng lựa chọn Đầu năm 2003, công ty đã tăng vốn đầu tư từ 44,23 triệu USD lên 66,36 triệu USD để mở rộng sản xuất, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường Sản phẩm không ngừng gia tăng về số lượng và được ưa chuộng nhờ chất lượng đảm bảo, tạo dựng uy tín vững chắc trên thị trường Công ty cũng vinh dự nhận giải thưởng The Top 40 FDI Award từ tạp chí Saigon Times nhờ những hoạt động hiệu quả và xuất sắc.
Năm 2004, công ty đã khẳng định vị trí của mình khi nhận giấy chứng nhận thương hiệu hàng đầu Việt Nam và lọt vào top 5 ngành hàng hóa dược do Sài Gòn Tiếp Thị bình chọn, nhờ vào nỗ lực của toàn thể nhân viên Đến năm 2006, các thương hiệu Pulppy, May, An An được công nhận là những thương hiệu nổi tiếng tại Việt Nam qua khảo sát của phòng Công Nghiệp Thương Mại Việt Nam và AC Neilsen Hiện nay, các thương hiệu này đã trở nên quen thuộc và không thể thiếu trong nhiều gia đình, trường học, công ty, nhà hàng và khách sạn nhờ vào chất lượng và tiện ích mà sản phẩm mang lại Để tiếp tục nâng cao chất lượng phục vụ người tiêu dùng, năm 2007, công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam đã đầu tư dây chuyền công nghệ hiện đại, cho ra mắt các sản phẩm mới như giấy vệ sinh, giấy lụa hộp, khăn giấy lụa, khăn giấy bỏ túi, khăn ăn và khăn giấy đa năng Đồng thời, công ty cũng xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoàn chỉnh và được cấp chứng chỉ chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
Công ty đã nhận chứng nhận ISO 9001:2000 từ tổ chức Det Norske Veritas Từ năm 2001 đến 2009, công ty liên tục được vinh danh với giấy chứng nhận Hàng Việt Nam Chất Lượng cao do người tiêu dùng bình chọn Năm 2010, công ty nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng và được cấp chứng nhận ISO 9001:2008 bởi Det Norske Veritas.
Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam cam kết bảo vệ môi trường và sử dụng tài nguyên thiên nhiên bền vững thông qua việc cung cấp sản phẩm vệ sinh cao cấp Được công nhận là doanh nghiệp sản xuất giấy đạt tiêu chuẩn FSC vào năm 2015, công ty tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về quản lý chuỗi sản phẩm và nguyên liệu tái chế Với nhiều thành tựu nổi bật, sản phẩm của công ty đã được khách hàng trên toàn quốc biết đến và tin dùng nhờ chất lượng cao và giá cả hợp lý Công ty khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành sản xuất giấy sinh hoạt, chiếm thị phần lớn và luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao Để không ngừng cải tiến, công ty sẽ tiếp tục nâng cao chất lượng máy móc và kỹ thuật sản xuất nhằm mang lại sản phẩm tốt nhất cho người tiêu dùng.
1.1.2 Đặc điểm hoa ̣t đô ̣ng sản xuất kinh doanh của công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam
Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam chuyên kinh doanh, sản xuất và chế biến các sản phẩm giấy lụa, phục vụ nhu cầu của các tổ chức thương mại địa phương và người tiêu dùng trên toàn quốc Công ty cũng tham gia xuất nhập khẩu các mặt hàng và ký kết hợp đồng kinh tế với các tổ chức trong và ngoài nước.
Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm giấy lụa cao cấp, bao gồm giấy lụa cuộn, giấy lụa hộp, khăn giấy bỏ túi, khăn giấy lụa, khăn ăn và khăn giấy đa năng Sản phẩm của công ty được phân phối rộng rãi tại các hệ thống siêu thị, trường học, khách sạn, cửa hàng và nhà hàng trên toàn quốc, đồng thời xuất khẩu sang nhiều thị trường quốc tế như Hong Kong, Singapore, Úc, Nhật Bản, Campuchia, Hoa Kỳ, Lào và Myanmar Thương hiệu của công ty được khách hàng biết đến và ưa chuộng nhờ vào chất lượng giấy vượt trội và giá cả hợp lý, cùng với các chính sách ưu đãi hấp dẫn như Anan, Pulppy và May.
Công Ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam sở hữu dây chuyền công nghệ và thiết bị hiện đại nhất từ Nhật Bản, Đức và Ý, kết hợp với nguồn nhân lực được đào tạo bài bản, mang đến sản phẩm giấy lụa chất lượng cao Đặc biệt, hệ thống Gas Hood Dryer, lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam, cho phép nhiệt độ sấy giấy lên đến 3500C, đảm bảo loại bỏ hoàn toàn vi khuẩn trên sản phẩm.
Nguyên vật liệu chính của công ty bao gồm bột giấy, giấy vụn, hóa chất và film, được nhập khẩu từ Nhật Bản, Trung Quốc, Thái Lan, Malaysia, cùng một số nguồn trong nước Chất lượng nguyên vật liệu luôn được đảm bảo và cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất Công ty cam kết bảo vệ môi trường và tài nguyên thiên nhiên, do đó, luôn sử dụng nguyên vật liệu có nguồn gốc rõ ràng và tuân thủ tiêu chuẩn FSC.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và bô ̣ máy quản lý hoa ̣t đô ̣ng ta ̣i công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức
Công ty thiết lập bộ máy tổ chức phù hợp với loại hình hoạt động kinh doanh của mình, với ban giám đốc đứng đầu Tổng giám đốc là người lãnh đạo cao nhất, đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật Tổng giám đốc chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và xây dựng kế hoạch năm cũng như kế hoạch dài hạn dựa trên chiến lược kinh doanh Phó tổng giám đốc hỗ trợ tổng giám đốc và được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác của công ty.
Ngoài ra, công ty còn phân công cụ thể ban giám đốc từng bộ phận chịu trách nhiệm cho từng phòng ban bao gồm:
Giám đốc tài chính chịu trách nhiệm quản lý điều hành tài chính và kế toán của công ty, bao gồm tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, thực hiện thanh toán hợp đồng, lập dự toán chi phí và kế hoạch thu chi tài chính Vị trí này cũng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh toàn công ty, kiểm tra việc tuân thủ các chế độ quản lý kinh tế và đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý kinh tế, đồng thời tổng hợp báo cáo quyết toán chung cho toàn công ty.
Giám đốc sản xuất chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất của công ty, bao gồm tổ chức, phân công công việc và hướng dẫn công nhân thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch đã đề ra Họ đảm bảo tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu, đồng thời quản lý và bảo trì máy móc, thiết bị trong nhà máy để duy trì hiệu suất làm việc.
Giơ ́ i thiê ̣u ngành sản xuất giấy sinh hoa ̣t hiê ̣n nay và sự ca ̣nh tranh của ngành
1.2.1 Giới thiê ̣u ngành sản xuất giấy sinh hoa ̣t hiê ̣n nay
Hiện nay, thi ̣ trường sản xuất giấy sinh hoa ̣t có nhiều tiềm năng phát triển ma ̣nh
Tốc độ đô thị hóa nhanh chóng và sự nâng cao chất lượng đời sống đã tạo ra nhu cầu sử dụng giấy sinh hoạt trong các hoạt động hàng ngày như ăn uống, vệ sinh và sinh hoạt Giấy sinh hoạt trở nên gần gũi và cần thiết với mọi người ở mọi lúc, mọi nơi nhờ vào tính tiện lợi, giúp cuộc sống trở nên nhẹ nhàng hơn Do đó, các sản phẩm giấy sinh hoạt vẫn có tiềm năng tăng trưởng trong những năm tới Thị trường giấy tiếp tục là một lĩnh vực đầu tư hấp dẫn, thu hút nhiều nhà đầu tư và doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường.
Theo báo cáo từ doanh nhân online, thị trường giấy sinh hoạt dự kiến sẽ tiếp tục tăng trưởng với mức tăng khoảng 12% mỗi năm Sự gia tăng khả năng sản xuất giấy sinh hoạt kéo theo nhu cầu về bột giấy cũng tăng nhanh Năm 2018, giá bột giấy và các hóa chất sản xuất giấy sinh hoạt, nhiên liệu đều tăng, tạo áp lực lớn cho ngành sản xuất giấy sinh hoạt.
Theo các chuyên gia, sự mở rộng và hội nhập của thị trường sản xuất giấy sinh hoạt khiến số lượng đối thủ cạnh tranh gia tăng, làm lung lay thị trường giấy trong nước Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược cạnh tranh và mục tiêu hoạt động hiệu quả Hiện tại, nhiều doanh nghiệp sản xuất giấy sinh hoạt trong nước là nhỏ lẻ, sử dụng công nghệ lạc hậu, không có hệ thống xử lý nước thải đạt tiêu chuẩn và nguồn nguyên liệu không đáng tin cậy, dẫn đến việc mất lòng tin từ phía người tiêu dùng.
Trong ngành sản xuất giấy sinh hoạt, doanh nghiệp cần nhận diện và quản lý các rủi ro tiềm ẩn như rủi ro tài chính, nguồn nhân lực, tình hình kinh tế, khả năng cạnh tranh và vấn đề pháp lý Đặc biệt, ngành này cũng góp phần gây ô nhiễm môi trường, đòi hỏi sự chú ý và biện pháp khắc phục từ các doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống xử lý chất thải nhằm bảo vệ môi trường Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và quy định ngành mà còn ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các hành vi vi phạm, từ đó giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
1.2.2 Sự ca ̣nh tranh của ngành sản xuất giấy sinh hoa ̣t
Ngành sản xuất giấy sinh hoạt đang đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt, trong khi nhu cầu sử dụng các loại giấy này ngày càng tăng cao, cho thấy tiềm năng phát triển lâu dài Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng có thể đứng vững trong lĩnh vực này; các doanh nghiệp sản xuất giấy sinh hoạt cần có tiềm lực tài chính mạnh mẽ để mở rộng thị trường Đồng thời, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ là cần thiết để quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và gian lận.
Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam đã xây dựng được uy tín vững chắc trên thị trường với các sản phẩm giấy sinh hoạt AnAn và Pulppy, hiện có mặt tại nhiều hệ thống phân phối từ cửa hàng tạp hóa đến siêu thị, nhà hàng, khách sạn và trường học trên toàn quốc Sản phẩm của công ty không chỉ được ưa chuộng trong nước mà còn xuất khẩu sang nhiều thị trường quốc tế như Hong Kong, Singapore, Úc, Nhật Bản, Campuchia, Hoa Kỳ, Lào và Myanmar Công ty đã đầu tư mạnh mẽ vào máy móc thiết bị để nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng tính cạnh tranh, đồng thời sở hữu đội ngũ nhân sự vững vàng với nhiều năm kinh nghiệm Nhờ đó, New Toyo Pulppy Việt Nam trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành sản phẩm giấy sinh hoạt.
Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam đã hoạt động hơn 20 năm trong ngành sản xuất giấy sinh hoạt và cần thường xuyên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ để nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro, gian lận Hệ thống này giúp ghi chép và hạch toán chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh, từ sản xuất đến tiêu thụ, đảm bảo tuân thủ pháp luật và sử dụng tài sản hiệu quả Những lợi ích từ hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ góp phần nâng cao tính cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, chuyên sản xuất và kinh doanh giấy sinh hoạt Công ty đã hoạt động lâu năm trong lĩnh vực này, cung cấp sản phẩm chất lượng cao cho thị trường.
Sau 20 năm hoạt động trong ngành, công ty đã xây dựng thương hiệu riêng và sản phẩm được phân phối rộng rãi tại các siêu thị, cửa hàng, khách sạn, trường học và công ty trên toàn quốc Các thương hiệu nổi bật như Pulppy, AnAn, và May đã trở nên quen thuộc với người tiêu dùng Công ty cũng đã thiết lập cơ cấu tổ chức và hệ thống hoạt động cùng dây chuyền sản xuất riêng biệt để hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.
Thị trường sản xuất giấy sinh hoạt hiện nay đang phát triển mạnh mẽ với nhiều đối thủ cạnh tranh do nền kinh tế hội nhập và mở rộng Để tồn tại lâu dài, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược và mục tiêu kinh doanh phù hợp Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn Tác giả giới thiệu về công ty để hiểu rõ hơn về hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, và trong các chương sau, tác giả sẽ đi sâu vào việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Ca ́c nhân tố tác đô ̣ng đến tính hữu hiê ̣u của hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣
Bài nghiên cứu của Bùi Thị Hồng Vân (2018) xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại TP HCM Tác giả đã sử dụng cả dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng Kết quả cho thấy hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, cũng như thể chế chính trị.
Bài viết của Vũ Thị Hồng Ngọc (2018) phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị hành chính sự nghiệp ở tỉnh Lâm Đồng Kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng giúp tối đa hóa lợi ích, phục vụ cộng đồng và sử dụng ngân sách hợp lý Tác giả xác định sáu yếu tố gồm thông tin và truyền thông, đánh giá rủi ro, giám sát, môi trường kiểm soát, công nghệ thông tin và hoạt động kiểm soát, đều có ảnh hưởng đến hiệu quả hệ thống kiểm soát Đỗ Tuấn Dũng (2018) cũng nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp thương mại ở TP.HCM, chỉ ra rằng các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu năng lực kiểm soát Nghiên cứu của Đoàn Thị Thảo Nguyên (2018) trong ngành giải trí cho thấy các nhà quản trị chưa hiểu rõ các yếu tố tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó đưa ra mô hình khảo sát dựa trên 17 nguyên tắc của khuôn mẫu Coso 2013 Tất cả các nghiên cứu này đều nhấn mạnh tầm quan trọng của các thành phần như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, và thông tin trong việc nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nghiên cứu của Rungthip Pongkitkarncharoen (2017) về hiệu quả kiểm soát nội bộ tại bệnh viện Sukhothai đã chỉ ra rằng các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả này theo báo cáo của Coso bao gồm hệ thống truyền thông, quản trị và giao tiếp Dữ liệu được thu thập từ 260 nhân viên thông qua bảng câu hỏi ngẫu nhiên và phân tích bằng hệ số tương quan cùng hệ số hồi quy bội nhân Kết quả cho thấy rằng hiệu quả kiểm soát nội bộ có mối liên hệ chặt chẽ với các yếu tố quản lý trong tổ chức.
Võ Thu Phụng (2016) đã nghiên cứu "Tác động của các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ đến hiệu quả hoạt động của Tập Đoàn Điện lực Việt Nam" Nghiên cứu này tập trung vào việc xác định và đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ đến hiệu quả hoạt động của Tập Đoàn Kết quả cho thấy rằng mỗi nhân tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ đều có tác động đáng kể đến hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Nghiên cứu của Abdallah Ghneimat và Waleed Seyam (2011) điều tra các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các bộ của Jordan Để đạt được mục tiêu này, các nhà nghiên cứu đã phát triển bảng câu hỏi và thu thập dữ liệu từ 126 người, bao gồm cả quản lý và nhân viên, với tỷ lệ phản hồi đạt 82% Kết quả nghiên cứu cho thấy yếu tố hiệu quả nhất trong KSNB là các thành phần của hệ thống kế toán, trong khi yếu tố yếu kém nhất là kiểm soát hiệu quả và trình độ nhân viên Ngoài ra, nghiên cứu còn chỉ ra các điểm yếu khác trong KSNB như việc áp dụng lựa chọn chính sách, bổ nhiệm nhân viên và lãnh đạo hành chính trong các bộ của Jordan.
Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kiểm soát nội bộ, các thành phần của hệ thống kiểm soát cần hoạt động đồng bộ và hiệu quả Hệ thống này bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát, tất cả đều có mối liên hệ chặt chẽ và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Nghiên cứu cho thấy rằng các thành phần này có tác động tích cực đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp.
Dựa trên các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, tác giả xác định nguyên nhân tồn tại thực tế ở công ty, từ đó giúp ban quản trị nhận diện các yếu tố cần cải thiện để nâng cao hiệu quả quản lý Bên cạnh đó, tác giả cũng chỉ ra rằng các nghiên cứu hiện nay ít đề cập đến ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tăng cường tính hữu hiê ̣u và hiê ̣u quả của hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣
Nguyễn Hoàng Anh Linh (2018) trong bài viết “Đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng kinh tế Đối ngoại” đã chỉ ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường còn nhiều lỗ hổng trong quản lý và sử dụng tài sản, dẫn đến hiệu quả chưa cao Tác giả đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giáo dục và đạt được mục tiêu đã đề ra Nghiên cứu dựa trên năm thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, sử dụng phương pháp thống kê mô tả Kết quả cho thấy các thành phần này có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường, tuy nhiên, hệ thống hiện tại chỉ đạt mức trung bình khá.
Lê Thủ y Tiên (2017) đã nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần chăn nuôi C.P Việt Nam, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả của hệ thống này Tác giả sử dụng phương pháp định tính và khảo sát nhân viên để thu thập dữ liệu Bài nghiên cứu trình bày khái niệm, lịch sử, đặc điểm và các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời nêu thực trạng và giải pháp cho công ty Đinh Hoài Nam (2016) cũng đã chỉ ra rằng Tổng công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị gặp nhiều khó khăn trong quá trình phát triển, với sản phẩm dở dang, hàng tồn kho lớn và doanh thu giảm mạnh Qua nghiên cứu này, tác giả mong muốn giúp công ty vượt qua khó khăn và phát triển bền vững bằng cách hoàn thiện môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và quy trình kiểm soát nội bộ.
Lê Thị Bích Thuận (2016) trong bài viết “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty phân bón Việt Nhật” đã chỉ ra rằng công ty này chịu ảnh hưởng nặng nề từ cuộc khủng hoảng kinh tế, gây khó khăn trong hoạt động kinh doanh Mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thiết lập, nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế ảnh hưởng đến quy trình sản xuất Tác giả đã khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty dựa trên 5 thành phần của Coso 2013 và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống này, giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Bùi Thị Minh Hải (2011) trong bài viết "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam" đã chỉ ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp may mặc Việt Nam còn nhiều thiếu sót, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập kinh tế Doanh nghiệp phải đối mặt với biến động lao động lớn, phụ thuộc vào đơn hàng gia công từ nước ngoài và hiệu quả kinh doanh thấp, cùng với đó là các rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống thông tin Tác giả đã thực hiện khảo sát với 80 phiếu điều tra, thu được 63 phiếu từ các doanh nghiệp nhà nước và ngoài quốc doanh, nhằm phân tích tình hình kiểm soát nội bộ Luận án chỉ ra nguyên nhân chủ quan và khách quan dẫn đến những hạn chế hiện tại, đồng thời đề xuất các giải pháp cải thiện môi trường kiểm soát, quy trình kiểm soát và hệ thống thông tin Những giải pháp này được xây dựng phù hợp với định hướng chiến lược và xu hướng phát triển của ngành dệt may trong tương lai, nhấn mạnh vai trò của các thành phần kiểm soát nội bộ trong quản trị doanh nghiệp và trách nhiệm xã hội.
Để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần đánh giá và cải tiến hệ thống kiểm soát phù hợp với mục tiêu và chiến lược hiện tại Việc đánh giá này dựa trên các thành phần liên quan chặt chẽ trong hệ thống kiểm soát Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ tương ứng với quy mô, loại hình, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm riêng, nhằm tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu rủi ro, hạn chế gian lận, đảm bảo chất lượng báo cáo tài chính và bảo vệ tài sản Nghiên cứu thường tập trung vào việc phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngành, tổ chức hoặc tập đoàn, sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp thông tin để chỉ ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó, từ đó đề xuất giải pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nhận xét về các nghiên cứu đã công bố
Hệ thống kiểm soát nội bộ đang được nghiên cứu rộng rãi tại Việt Nam và quốc tế, với nhiều khía cạnh khác nhau Các nghiên cứu này làm rõ khái niệm, vai trò và các công cụ đo lường của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, bất kể quy mô Đặc biệt, chúng nhấn mạnh tác động của hệ thống này đến hiệu quả hoạt động và tài chính của doanh nghiệp, dựa trên tiêu chí đánh giá từ báo cáo của Coso Để đạt hiệu quả cao, các thành phần của kiểm soát nội bộ như môi trường kiểm soát, hoạt động kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, giám sát cần được kết hợp chặt chẽ Do đó, doanh nghiệp cần duy trì và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả nhằm phục vụ mục tiêu chung Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn và đạt được thành công Bằng cách sử dụng các phương pháp khảo sát và phân tích thông tin, tác giả tìm ra nguyên nhân khiến doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả, từ đó đề xuất giải pháp cải thiện Nguyên nhân chủ yếu là do doanh nghiệp chưa chú trọng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, dẫn đến quản lý kém, doanh thu giảm và lợi nhuận thấp Đặc biệt, ngành sản xuất giấy sinh hoạt đang phát triển mạnh nhưng ít nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ, cần xem xét ảnh hưởng của các thành phần này đến hiệu quả hoạt động của ngành.
Cơ sở lý thuyết về hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣
Kiểm soát là yếu tố thiết yếu trong mọi hoạt động của con người và tổ chức, đặc biệt đối với các nhà lãnh đạo để đạt được mục tiêu đề ra Thiếu kiểm soát, quản lý và điều hành trong tổ chức sẽ không thể tồn tại Trong lĩnh vực kiểm toán, kiểm soát nội bộ ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính, do đó, kiểm toán viên cần tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát của đơn vị Khái niệm hệ thống kiểm soát đã được hình thành và phát triển từ lâu, không chỉ phục vụ nội bộ mà còn cho các đối tượng bên ngoài Coso, được thành lập từ nhiều tổ chức khác nhau, nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ, giúp chống gian lận và hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh, Coso có thể được áp dụng linh hoạt trong quá trình quản lý Để đạt hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cần xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, và lý thuyết về kiểm soát nội bộ theo Coso sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.
2.2.1 Định nghi ̃a kiểm soát nô ̣i bô ̣ và hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Coso, kiểm soát nội bộ giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị và cung cấp cái nhìn rõ ràng cho ban giám đốc về tình hình kiểm soát Hệ thống này hỗ trợ lãnh đạo đạt được mục tiêu tài chính trong khuôn khổ pháp luật, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn giúp tổ chức thích ứng với biến động kinh tế và phát triển mô hình kinh doanh Coso 2013 định nghĩa kiểm soát nội bộ là quy trình do ban giám đốc, quản lý và cá nhân thiết kế nhằm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và tuân thủ quy định pháp luật.
Hiện nay, có nhiều quan điểm và định nghĩa về kiểm soát nội bộ, phản ánh sự đa dạng trong cách tiếp cận và nhìn nhận vấn đề này tại Việt Nam Những định nghĩa này giúp các tổ chức hiểu rõ hơn về kiểm soát nội bộ, từ việc thiết kế, thực hiện đến đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát, tạo nền tảng ứng dụng cho nhiều loại hình tổ chức, ngành nghề và khu vực địa lý khác nhau.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là quy trình do ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì Mục tiêu của quy trình này là tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được các mục tiêu của đơn vị, bao gồm độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan.
Theo Luật Kế toán 2015, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là tuân thủ quy định pháp luật, phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đảm bảo đạt được các yêu cầu đã đề ra.
Kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu thông qua việc quản lý các nhiệm vụ và hoạt động Hệ thống này không chỉ dựa vào hướng dẫn và chính sách, mà còn phụ thuộc vào con người và hành động ở mọi cấp độ trong tổ chức, đảm bảo sự hiệu quả hợp lý Kiểm soát nội bộ có thể được điều chỉnh linh hoạt theo cơ cấu của từng loại hình doanh nghiệp, áp dụng cho toàn bộ tổ chức hoặc các bộ phận cụ thể Nó được thiết lập và duy trì bởi nhà quản lý cùng những người có trách nhiệm quản trị, với sự tham gia của tất cả nhân viên trong tổ chức Mặc dù kiểm soát nội bộ cung cấp một mức độ hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu và báo cáo tài chính, nhưng không thể đảm bảo bảo vệ tuyệt đối trước các sự cố hoặc thiên tai không lường trước Hệ thống này bao gồm cả khía cạnh tài chính và phi tài chính của hoạt động tổ chức.
Kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát đều nhằm mục tiêu chung và được xây dựng bởi con người, nhưng chúng có những điểm khác biệt Kiểm soát nội bộ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu kiểm soát, trong khi hệ thống kiểm soát nội bộ mang ý nghĩa rộng hơn, bao gồm các chính sách và thủ tục hệ thống do nhà quản lý thiết lập để tuân thủ pháp luật Hệ thống này cũng phản ánh tư tưởng, quan điểm và triết lý quản lý trong việc điều hành các hoạt động của đơn vị Thiết kế các chính sách và thủ tục kiểm soát cần dựa trên mục tiêu mà nhà quản lý theo đuổi.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là quy trình và chính sách thiết yếu cho mọi hoạt động và cấp độ trong doanh nghiệp Ban lãnh đạo cần xây dựng hệ thống này phù hợp với mô hình và lĩnh vực kinh doanh cũng như văn hóa của doanh nghiệp Đồng thời, doanh nghiệp phải thường xuyên giám sát hiệu quả của hệ thống để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều phải tuân thủ và tham gia vào hệ thống kiểm soát nội bộ này.
2.2.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ theo coso 2013
Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với loại hình hoạt động, mục tiêu, quy mô và đặc điểm riêng của mình Hệ thống này phải tuân theo các thành phần của Coso, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với hoạt động giám sát Theo báo cáo của Coso, kiểm soát nội bộ phục vụ nhiều mục đích khác nhau và có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực như ngân hàng, tổ chức tín dụng, kiểm toán và các hoạt động kinh doanh khác.
Môi trường kiểm soát là nền tảng cho sự tồn tại của kiểm soát nội bộ, phản ánh đặc thù hoạt động và nhận thức của ban lãnh đạo Nó bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình, và cơ cấu tổ chức cần thiết để thực hiện kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Ban lãnh đạo, bao gồm hội đồng quản trị và các ban giám đốc, thiết lập các tiêu chuẩn và quy định cụ thể nhằm đạt được mục tiêu công ty Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách quản lý và mục tiêu của tổ chức, với các yếu tố bên trong liên quan đến thái độ và nhận thức của lãnh đạo, nhân viên, và yếu tố bên ngoài liên quan đến tuân thủ pháp luật Các thành phần của môi trường kiểm soát bao gồm tính chính trực, giá trị đạo đức, sự tham gia của ban quản trị, cam kết thu hút năng lực, cơ cấu tổ chức, phân chia quyền hạn và trách nhiệm, cùng chính sách nhân sự.
Tính chính trực và các giá trị đạo đức đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, giúp ngăn chặn sai phạm và gian lận Ban lãnh đạo cần thực hiện các chính sách và quy định rõ ràng, đồng thời làm gương cho nhân viên về tính trung thực Sự tham gia của ban quản trị là cần thiết để giám sát và đánh giá khách quan hệ thống kiểm soát nội bộ Để doanh nghiệp phát triển, việc thu hút nhân lực có năng lực là rất quan trọng, bao gồm việc kiểm tra trình độ và tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao kỹ năng Cơ cấu tổ chức hợp lý giúp phân định quyền hạn và trách nhiệm, tạo điều kiện cho sự phối hợp và giám sát hiệu quả giữa các bộ phận Phân chia quyền hạn rõ ràng sẽ nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, trong khi chính sách nhân sự hiệu quả đảm bảo đội ngũ nhân viên có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức để hoàn thành nhiệm vụ.
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro liên quan đến một quy trình năng động và lặp đi lặp lại nhằm xác định và phân tích rủi ro để đạt được các mục tiêu của tổ chức và xác định cách quản lý rủi ro Nhà quản lý xem xét những thay đổi có thể có trong môi trường bên ngoài và trong mô hình kinh doanh của chính tổ chức có thể cản trở đến khả năng đạt được các mục tiêu đó Đánh giá rủi ro có tác đô ̣ng ma ̣nh đến hiê ̣u quả hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh củ a doanh nghiê ̣p Vì vâ ̣y doanh nghiê ̣p cần tăng cường chủ đô ̣ng nhâ ̣n diê ̣n, phân tích và đánh giá rủi ro để đa ̣t được mu ̣c tiêu, chiến lược kinh doanh, ha ̣n chế được những rủi ro Rủi ro là khả năng mà doanh nghiệp không đạt được mục tiêu đề ra hay là các yếu tố cản trở doanh nghiệp không đạt được mục tiêu Nó phát sinh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp do những nguyên nhân chủ quan và khách quan Tùy vào mỗi đă ̣c điểm, điều kiê ̣n kinh doanh mà doanh nghiê ̣p nên có cơ chế đối phó với rủi ro và vớ i những biến đô ̣ng của nó Trên thực tế, các doanh nghiệp không thể triệt tiêu hết các rủi ro mà có thể duy trì rủi ro trong mức cho phép chấp nhận được Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu đạt được, từ đó quản trị rủi ro kinh doanh Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm: xác đi ̣nh mu ̣c tiêu, nhâ ̣n da ̣ng rủ i ro và phân tích và đánh giá rủi ro Thứ nhất là xác định mục tiêu:Đây là điều kiê ̣n đầu tiên của đánh giá rủi ro Bất kì, doanh nghiê ̣p nào cũng cần xác đi ̣nh mu ̣c tiêu kinh doanh, đă ̣t ra sứ mê ̣nh và chiến lược phải đa ̣t được Từ đó, mới nhâ ̣n diê ̣n rủi ro và đánh giá mức đô ̣ của nó tác đô ̣ng đến mu ̣c tiêu đó.Thứ hai, nhận dạng rủi ro: Trong quá trình hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh, doanh nghiê ̣p có thể đối phó rất nhiều rủi ro như biến đô ̣ng nguồn lực lao đô ̣ng, trình đô ̣ không đảm bảo, sự thay đổi công nghê ̣, biến đô ̣ng tỷ giá, khó khăn kinh tế…tất cả những vấn đề này đều gia tăng rủi ro trong quá trình hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh.Vì vâ ̣y, doanh nghiê ̣p cần có những biê ̣n pháp để nhâ ̣n da ̣ng rủi ro và điều chỉnh cho phù hợp.Thứ ba, phân tích và đánh giá rủi ro: Đây là công viê ̣c quan trọng và khá khó khăn đối với doanh nghiê ̣p Các rủi ro có thể phát sinh từ những quản lý kém hiệu quả trong hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣ của doanh nghiê ̣p Quy trình đánh giá rủ i ro bao gồm các bước nhâ ̣n da ̣ng rủi ro, ước lượng mức đô ̣ ảnh hưởng, đánh giá rủi ro và các giải pháp để giảm thiểu rủi ro
Các hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp được thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng chỉ thị của lãnh đạo được thực hiện, từ đó giảm thiểu rủi ro và đạt được mục tiêu đề ra Kiểm soát bao gồm việc phân chia trách nhiệm hợp lý cho từng nhân viên và bộ phận, nhằm đảm bảo nhân viên thực hiện đúng nhiệm vụ và hạn chế gian lận, sai sót Bên cạnh đó, các nghiệp vụ phát sinh cần được phê duyệt để kiểm soát hoạt động và giảm thiểu rủi ro Việc phân chia nhiệm vụ phê duyệt trong doanh nghiệp là rất quan trọng, ví dụ như việc mua hàng cần có sự phê duyệt của ban giám đốc để tránh mua sắm không đúng yêu cầu Chính sách kiểm soát là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, mà những thủ tục này được thiết lập phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp và các nghiệp vụ phát sinh.
2.2.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp Để đạt được các mục tiêu, thông tin cần được cung cấp kịp thời và phù hợp cho các bên liên quan, giúp ban quản lý thực hiện quá trình quản lý hiệu quả Truyền thông diễn ra cả trong và ngoài tổ chức, cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động kiểm soát nội bộ Điều này giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với việc đạt được các mục tiêu Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần có kênh thông tin đáng tin cậy, nơi thông tin được thu thập và xử lý để phục vụ nhu cầu của các đối tượng liên quan Do đó, thông tin và truyền thông có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Giám sát là quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm phát hiện sai sót và kiểm tra việc thực hiện các biện pháp kiểm soát theo yêu cầu của hội đồng quản trị và ban giám đốc Các hoạt động giám sát được thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo hoạt động kiểm soát nội bộ diễn ra đúng quy trình, hạn chế rủi ro và đạt được mục tiêu đề ra Giám sát bao gồm cả giám sát thường xuyên và định kỳ; trong đó, giám sát thường xuyên được thực hiện qua việc thu thập ý kiến từ khách hàng, nhà cung cấp và xem xét các báo cáo hoạt động của công ty Ban lãnh đạo cũng thường xuyên tham gia giám sát trực tiếp từng hoạt động, ví dụ như việc các giám đốc xuống xưởng sản xuất để theo dõi tình hình sản xuất tại các phân xưởng, nhà máy.
2.2.3 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
