Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ
Bài viết này phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Qua đó, chúng tôi tìm ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của các vấn đề còn tồn tại Để nâng cao hiệu quả trong công tác này, bài viết cũng đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm cải thiện tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy.
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được những mục tiêu đã đề ra, tác giả sẽ tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau:
- Làm rõ một số vấn đề lý luận và pháp lý về tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ
UBND quận Cầu Giấy có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn quan trọng trong việc quản lý hành chính địa phương Cơ cấu tổ chức của UBND quận được thiết lập nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác điều hành và phục vụ người dân Việc khảo sát tình hình tổ chức và quản lý văn bản, cũng như lập hồ sơ tại cơ quan này, giúp đánh giá tính hiệu quả và minh bạch trong hoạt động của UBND quận Cầu Giấy.
Kết quả khảo sát cho thấy cần cải thiện hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy Dựa trên thực tế, một số giải pháp đề xuất bao gồm tăng cường đào tạo nhân viên, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu, và xây dựng quy trình làm việc rõ ràng hơn Những biện pháp này sẽ giúp nâng cao năng suất và tính chính xác trong công tác quản lý văn bản tại cơ quan.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu lý thuyết và các phương pháp nghiên cứu thực tiễn
Các phương pháp nghiên cứu lý thuyết:
Phương pháp phân tích lý luận là nghiên cứu các tài liệu và lý thuyết liên quan đến tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ thông qua việc phân tích chúng thành các bộ phận, góc độ và khía cạnh khác nhau Mục tiêu của phương pháp này là nhằm tìm hiểu sâu sắc về công tác quản lý văn bản và hồ sơ, từ đó nâng cao hiệu quả trong công việc.
Phương pháp tổng hợp liên kết các mặt, bộ phận và khía cạnh của thông tin thu thập được trong quá trình phân tích, nhằm xây dựng một hệ thống lý thuyết về tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ.
Phương pháp phân loại tài liệu giúp tổ chức và quản lý văn bản hiệu quả bằng cách sắp xếp hồ sơ theo từng mặt, đơn vị và vấn đề có cùng đặc điểm và xu hướng phát triển.
Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
Phương pháp quan sát trực tiếp tại UBND quận Cầu Giấy cho phép theo dõi công việc và quy trình tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ Qua đó, có thể nhận diện thực trạng và tổng quát quá trình này, từ đó đưa ra những nhận định chung và đánh giá chính xác nhất về hiệu quả công tác tổ chức và quản lý tại cơ quan Quan sát không chỉ giúp nắm bắt những gì đang diễn ra mà còn cung cấp cái nhìn thực tế và trung thực về tình hình hiện tại.
Phương pháp so sánh là việc phân tích và đối chiếu giữa lý thuyết và thực tiễn trong tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ Qua đó, ta nhận xét những điểm tương đồng và khác biệt, đồng thời đánh giá mức độ phù hợp của thực tiễn với lý thuyết, cũng như lý do dẫn đến sự khác nhau này.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong lĩnh vực nghiên cứu, có nhiều luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và báo cáo tham luận của giảng viên Một trong những công trình tiêu biểu là khóa luận tốt nghiệp của Đỗ Thị Ngọc Anh (2019), thể hiện sự đóng góp quan trọng trong lĩnh vực này.
Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nội vụ là một chủ đề quan trọng, được nghiên cứu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong đề tài này, tác giả đã trình bày các cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn liên quan đến quy trình quản lý văn bản, nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và lưu trữ thông tin trong cơ quan nhà nước.
Quản lý văn bản và lập hồ sơ là một lĩnh vực quan trọng, được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp lý Bài viết của Đặng Thị Duyên (2021) trình bày các quy định trong luật và các văn bản dưới luật liên quan đến vấn đề này, giúp người đọc hiểu rõ hơn về các yêu cầu và quy trình cần tuân thủ trong quản lý tài liệu Việc nắm vững các quy định pháp lý sẽ hỗ trợ hiệu quả trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ.
Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, là chủ đề nghiên cứu của tác giả, nhằm so sánh quy trình này với các cơ quan hành chính nhà nước Nghiên cứu đã chỉ ra những điểm mới trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp nói chung và Công ty Tín Phát nói riêng.
Nguyễn Thị Thu Hà (2019), Đề tài Khóa luận tốt nghiệp Đại học chính quy, Tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện
Tại huyện Tam Nông, tỉnh Phú Thọ, tác giả đã tiến hành nghiên cứu sâu sắc về lý luận công tác văn thư, đồng thời phản ánh thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Nghiên cứu này không chỉ làm rõ các khía cạnh lý thuyết mà còn cung cấp cái nhìn thực tiễn về hiệu quả hoạt động văn thư trong chính quyền địa phương.
Trịnh Thị Tịnh (2021) trong luận văn thạc sĩ của mình đã tập trung vào việc nâng cao chất lượng lập hồ sơ và quy trình nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân quận Công trình nghiên cứu này nhằm cải thiện hiệu quả quản lý hồ sơ, đảm bảo tính chính xác và dễ dàng truy cập thông tin lưu trữ, từ đó góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công.
Luận văn từ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến hoạt động lập và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại thành phố Hồ Chí Minh Tác giả đã khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động này, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình lập và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
PGS.TS Lưu Kiếm Thanh (2008) đã thực hiện đề tài khoa học cấp Bộ:
Nghiên cứu về phương pháp quản lý văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay là một công trình khoa học thiết thực, cung cấp cơ sở lý luận vững chắc cho các nghiên cứu tương tự Đề tài này phân tích chi tiết các phương pháp quản lý văn bản điện tử, đồng thời đánh giá và lựa chọn những phương pháp hiệu quả, khả thi để áp dụng trong các cơ quan nhà nước.
Về giáo trình, sách chuyên khảo điển hình:
PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động, Hà Nội;
PGS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội;
Tác giả Nguyễn Văn Thâm (2001), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội;
Tác giả Văn Tất Thu (2013), Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà nước, NXB Chính trị Quốc gia – Sự thật, Hà Nội;
Tác giả Ngô Sỹ Trung, (2016), Văn bản quản lý nhà nước, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội
Các nghiên cứu đã đề cập đến tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ, bao gồm nội dung và quy trình quản lý ở nhiều mức độ khác nhau Những tài liệu này là nguồn tham khảo quan trọng cho khóa luận này.
Hiện nay, chưa có nghiên cứu nào hệ thống và toàn diện về tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy, Hà Nội, kể từ khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực Do đó, nghiên cứu khóa luận này sẽ giúp làm rõ và hoàn thiện hơn về các quy trình này tại UBND quận Cầu Giấy.
Giả thuyết nghiên cứu
Hoạt động tổ chức và quản lý văn bản tại UBND quận Cầu Giấy hiện còn một số hạn chế, bao gồm việc thiếu nhân sự và quy trình quản lý chưa hoàn thiện Nếu được tổ chức và quản lý theo quy trình khoa học, chất lượng công tác văn thư của UBND quận Cầu Giấy sẽ được nâng cao đáng kể.
Bố cục của đề tài
Bài nghiên cứu bao gồm các phần như mở đầu, danh mục chữ viết tắt, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, và phần nội dung chính được chia thành 3 chương.
Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ
Chương 2 Thực trạng tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
Chương 3 trình bày các giải pháp nhằm cải thiện chất lượng tổ chức và quản lý văn bản cũng như lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Những giải pháp này bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý, tăng cường đào tạo nhân viên về kỹ năng xử lý văn bản, và xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học, hiệu quả Mục tiêu là nâng cao tính minh bạch, tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong công tác quản lý hành chính.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ
Một số khái niệm
Hiện nay, có nhiều cách tiếp cận khác nhau đối với tổ chức và khoa học tổ chức, điều này xuất phát từ quan điểm đa dạng của các nhà khoa học trong từng giai đoạn và hoàn cảnh khác nhau Lĩnh vực khoa học tổ chức rất rộng, liên quan đến nhiều ngành và lĩnh vực khác nhau Do đó, khi đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực này, cần có một cách tiếp cận thống nhất để xây dựng nội dung chương trình và chuẩn đầu ra một cách hợp lý.
Theo tiếng Hy Lạp cổ, "tổ chức" (organon) có nghĩa là công cụ hoặc phương tiện, phản ánh bản chất của nó như một phương tiện để đạt được mục tiêu của nhà quản lý, chứ không phải là mục tiêu tự thân Từ góc độ này, tổ chức được coi là một thực thể xã hội và trong tiếng Việt, nó được hiểu là một danh từ.
Trong tác phẩm Những nguyên lý của công tác tổ chức được xuất bản năm
Năm 1922, tác giả P.M Kécgientxép người Xô Viết đã đưa ra quan điểm rằng tổ chức là sự liên hiệp của nhiều người nhằm thực hiện một nhiệm vụ cụ thể Hình thức liên hiệp này có thể được gọi là tổ chức.
Theo Mitơkazu, một nhà nghiên cứu về tổ chức của Nhật Bản, tổ chức được định nghĩa là một hệ thống hợp lý bao gồm từ hai người trở lên, với mục đích phát huy tối đa năng lực hỗ trợ lẫn nhau để đạt được các mục tiêu chung.
Gunter Buschges, một nhà nghiên cứu xã hội học người Đức, trong tác phẩm "Nhập môn xã hội học tổ chức," khẳng định rằng tổ chức không chỉ là dấu hiệu đặc trưng mà còn là yếu tố cấu thành quan trọng của xã hội công nghiệp và dịch vụ hiện đại.
Tổ chức được định nghĩa là một tập hợp gồm ít nhất hai cá nhân trở lên, có mối quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau, cùng hướng đến một mục tiêu chung Đây là một thực thể xã hội đặc biệt, phân biệt với các tổ chức tự nhiên Yếu tố kết nối giữa các cá nhân trong tổ chức là rất quan trọng; khi tham gia vào tổ chức, mỗi cá nhân có thể theo đuổi mục tiêu riêng nhưng vẫn phải hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Tổ chức đóng vai trò quan trọng như một công cụ thiết yếu để đạt được mục tiêu Để phát huy hiệu quả, cần xây dựng tổ chức với cơ cấu gọn nhẹ, đồng thời đảm bảo hoạt động linh hoạt và hiệu quả.
Khái niệm tổ chức trong tiếng Việt có thể được hiểu như một động từ, thể hiện hoạt động của một thực thể như công tác tổ chức cán bộ, bố trí và sắp xếp nhân lực, cũng như điều hành các hoạt động trong cơ quan, tổ chức Dưới góc độ này, khoa học tổ chức tập trung vào việc phân tích các hoạt động trong một tổ chức cụ thể, đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức và quản lý.
Tác giả nghiên cứu khái niệm tổ chức từ góc độ động từ, coi tổ chức là quá trình xác định công việc cần thực hiện và phân công cho cá nhân, đơn vị đảm nhận Quá trình này cũng tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ của cơ quan, đơn vị.
Trong cuốn sách "Những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý giáo dục" (2009) của tác giả Trần Kiểm, quản lý được định nghĩa là quá trình hoạch định của người quản lý nhằm huy động, kết hợp và sử dụng hiệu quả các nguồn lực bên trong và bên ngoài tổ chức Mục tiêu của quản lý là đạt được mục đích của tổ chức với hiệu quả cao nhất.
Quản lý là quá trình điều phối thông qua con người để đạt được mục tiêu chung của tổ chức một cách hiệu quả Mỗi cấp độ và loại hình quản lý đều có những đặc điểm, nhiệm vụ và phương thức riêng biệt.
Quản lý là hoạt động phức tạp và đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của tổ chức cũng như xã hội Nó không chỉ cần thiết cho các tổ chức mà còn cho cá nhân nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Thiếu quản lý, tổ chức sẽ không thể hoàn thành các mục tiêu của mình.
Quản lý là một quá trình áp dụng các phương pháp và triết lý của người quản lý để tác động đến đối tượng quản lý, nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả và phù hợp với các quy luật.
Một số khái niệm về văn bản
Xét theo từng góc độ tiếp cận và nghiên cứu khác nhau mà các nhà nghiên cứu đã đưa ra những khái niệm về văn bản như sau:
Dưới góc độ ngôn ngữ học:
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp, được thể hiện dưới dạng viết, với hình thức hoàn chỉnh và nội dung đầy đủ, nhằm phục vụ cho một hoặc nhiều mục đích giao tiếp khác nhau.
Văn bản là một thể loại hoàn chỉnh, bao gồm hình thức, nội dung và cấu trúc thống nhất, đồng thời có khả năng giao tiếp độc lập Dạng tồn tại phổ biến nhất của văn bản là dạng viết.
Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định [8; 45]
Trách nhiệm trong việc tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ
Trách nhiệm trong tổ chức, quản lý văn bản
1.2.1.1 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý công tác văn thư, bao gồm tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ Họ cũng cần hướng dẫn và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư cho các đơn vị cấp dưới Để thực hiện nhiệm vụ này, lãnh đạo có thể giao nhiệm vụ cho Chánh Văn phòng tổ chức và giải quyết công việc trong phạm vi của mình Họ phải đảm bảo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến, đồng thời ký các văn bản quan trọng theo quy định pháp luật và quy chế làm việc của cơ quan.
Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện thêm nhiều nhiệm vụ khác nhau tùy thuộc vào điều kiện và tình hình cụ thể, bao gồm việc xem xét và chỉ đạo chuyển giao, giải quyết văn bản đến, cũng như kiểm tra việc chấp hành các quy định tại các đơn vị trực thuộc.
1.2.1.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng là người hỗ trợ lãnh đạo trong việc thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về công tác văn thư, bao gồm tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ tại cơ quan Họ cũng có nhiệm vụ chỉ đạo nghiệp vụ cho các đơn vị cấp dưới và tổ chức trực thuộc Các công việc của Chánh Văn phòng bao gồm việc quản lý và giám sát các hoạt động liên quan đến văn thư trong cơ quan.
Xem xét toàn bộ văn bản để phân công nhiệm vụ cho các đơn vị và cá nhân, đồng thời báo cáo với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng và Chính trị - Xã hội về những công việc quan trọng Ký thừa lệnh lãnh đạo một số văn bản được giao và ký các văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức
- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành
- Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ trong phạm vi quyền hạn của mình
1.2.1.3 Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn
Tất cả cán bộ, công chức tại các cơ quan, tổ chức cần thực hiện đầy đủ công tác văn thư, đặc biệt là quản lý văn bản và lập hồ sơ liên quan đến nhiệm vụ của mình.
Quản lý văn bản đến bao gồm các bước quan trọng như tiếp nhận văn bản, phân loại nội dung, bóc bì và đóng dấu, đăng ký văn bản, cũng như chuyển giao tài liệu đến các bộ phận liên quan.
Quản lý văn bản đi bao gồm việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản, ghi số và thời gian, đóng dấu văn bản, thực hiện thủ tục phát hành và sắp xếp, bảo quản văn bản để phục vụ cho việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản
- Thực hiện đúng mọi quy định của các cơ quan, tổ chức
Trách nhiệm trong tổ chức lập hồ sơ
Căn cứ Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ ban hành về Công tác văn thư được quy định như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý văn bản và tài liệu, đồng thời chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn quy trình lập hồ sơ và nộp tài liệu một cách hiệu quả.
17 lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
* Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan và tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn lập hồ sơ, cũng như nộp lưu hồ sơ và tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới.
- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức
* Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm báo cáo với người đứng đầu về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
Các cá nhân khi theo dõi và giải quyết công việc cần lập hồ sơ đầy đủ, chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần và nội dung tài liệu trong hồ sơ Họ cũng phải đảm bảo hồ sơ đáp ứng yêu cầu và chất lượng theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
Để giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phục vụ công việc, đơn vị hoặc cá nhân cần có sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, tổ chức Đồng thời, phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại và gửi đến Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không được vượt quá quy định.
02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu
Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan, tổ chức cần thực hiện việc bàn bạc trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác hoặc đi học tập dài ngày.
18 giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
Nội dung tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ
Tổ chức bộ máy quản lý văn bản và lập hồ sơ
Tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ là yếu tố quan trọng đối với mọi cơ quan, tổ chức, giúp lưu trữ tài liệu phục vụ nghiên cứu và tra cứu Việc thực hiện tốt công tác này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý chung mà còn cải thiện công tác văn thư Để đạt được điều này, mỗi cơ quan cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đã xác định để sắp xếp lực lượng và quy định rõ nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận trong quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ lưu trữ.
Tùy thuộc vào quy mô, cơ cấu tổ chức và khối lượng công việc, các cơ quan sẽ lựa chọn hình thức tổ chức văn thư phù hợp Hình thức văn thư liên quan đến việc sắp xếp các đơn vị hoặc cán bộ chuyên trách để quản lý văn bản và lập hồ sơ Hiện nay, tại Việt Nam có ba hình thức tổ chức công tác văn thư chính: văn thư tập trung, văn thư hỗn hợp và văn thư phân tán.
Hình thức văn thư tập trung là phương thức trong đó mọi hoạt động liên quan đến soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tại Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan Trong mô hình này, cơ quan chỉ có một văn thư chung, không có văn thư riêng tại các đơn vị khác.
Hình thức văn thư hỗn hợp bao gồm việc thực hiện một số khâu nghiệp vụ văn thư tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan, như tiếp nhận văn bản, đăng ký số và nhân bản, trong khi một số công việc khác được thực hiện tại các đơn vị Cơ quan cần bố trí văn thư cho cả bộ phận trung ương và các đơn vị, phòng, ban khác Sự phối hợp và phân công công tác giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị là cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong công tác văn thư của tổ chức.
Hình thức văn thư phân tán cho phép các nội dung công việc được thực hiện một cách phân tán tại Văn phòng cơ quan và từng đơn vị chuyên môn.
Tổ chức nhân sự thực hiện quản lý văn bản và lập hồ sơ
Theo Điều 17 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, văn thư cơ quan là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức.
Theo Điều 25 Nghị định số 138/2020/NĐ-CP, việc bố trí và phân công công tác cho công chức cần phải đảm bảo sự phù hợp giữa quyền hạn, nhiệm vụ được giao với chức danh, chức vụ và ngạch công chức đã được bổ nhiệm.
Số lượng biên chế cán bộ, công chức văn thư tại các cơ quan, tổ chức được xác định dựa trên khối lượng công việc và chỉ tiêu biên chế chung Đối với cơ quan nhà nước, cần tuân thủ các quy định của Nhà nước Những cơ quan có khối lượng công việc lớn có thể bố trí từ hai biên chế chuyên trách cho công tác văn thư.
Đối với việc quản lý văn bản và lập hồ sơ, các cơ quan có khối lượng công việc ít nên xem xét bố trí một cán bộ hoặc nhân viên chuyên trách để đảm bảo hiệu quả trong công tác này.
Xây dựng, ban hành, chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về quản lý văn bản và lập hồ sơ
Việc ban hành, chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện các văn bản về quản lý văn bản và lập hồ sơ là rất quan trọng trong công tác quản lý văn thư tại các cơ quan, tổ chức Điều này giúp cụ thể hóa quy định của nhà nước về quản lý văn bản và lập hồ sơ, đồng thời đảm bảo sự thống nhất trong nghiệp vụ văn thư, phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức.
Xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quản lý về quản lý văn bản và lập hồ sơ là quá trình thiết lập một hệ thống dựa trên nguyên tắc quản lý chất lượng Mục tiêu của hệ thống này là tạo ra phương pháp làm việc khoa học, có tính hệ thống, nhằm đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ và đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư, đặc biệt trong quản lý văn bản và lập hồ sơ.
Việc ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn về quản lý văn bản và lập hồ sơ cần phải tuân thủ quy định của nhà nước và phù hợp với thực tế của cơ quan Do đó, nghiên cứu và khảo sát tình hình thực tế là rất quan trọng để xác định các vấn đề cần được văn bản hóa Điều này giúp cơ quan đánh giá chính xác tình hình thực tiễn trong quản lý văn bản và lập hồ sơ Nếu không có cái nhìn khách quan và chính xác về tình hình, việc ban hành văn bản sẽ không mang lại hiệu quả tích cực cho cơ quan.
Trước khi xây dựng và ban hành văn bản, cần lựa chọn hình thức văn bản phù hợp Quyết định này phải dựa trên thẩm quyền ban hành, mục đích và tính chất của văn bản dự định được phát hành Việc lựa chọn hình thức văn bản là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Quyết định 21 có thể bao gồm quy chế và hướng dẫn, được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của người ban hành Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức, hoặc cá nhân có thẩm quyền, sẽ giao nhiệm vụ cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phù hợp với mục đích và nội dung cần thiết.
Sau khi chọn hình thức văn bản, bộ phận hoặc cá nhân sẽ soạn thảo đề cương văn bản, bao gồm những điểm cốt yếu và nội dung cần thể hiện Đề cương này được xây dựng dựa trên các vấn đề đã được xác định trong bước lựa chọn hình thức văn bản Quan trọng là đề cương cần có bố cục rõ ràng và khái quát ý tưởng muốn truyền đạt trong văn bản.
