Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Quản lý hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức đã được nghiên cứu nhiều trước đây, với nhiều công trình và bài viết đã làm rõ các vấn đề lý luận và thực trạng quản lý hồ sơ, tài liệu Những nghiên cứu này đã phân tích tình hình cụ thể tại một số cơ quan, tổ chức, cung cấp cơ sở quan trọng cho việc hoàn thiện bài khóa luận của tôi Dưới đây là một số tài liệu tham khảo thiết yếu cho nghiên cứu này.
- PGS Vương Đình Quyền (2011), “Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội;
- PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), “Giáo trình Văn thư”, NXB Lao Động;
Các Luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp:
- Nguyễn Thị Hường (2019), “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên”,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, luận văn thạc sĩ
Nguyễn Doãn Phương Nam (2020) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng thành phố Hà Nội” Nghiên cứu này tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý hồ sơ, nhằm nâng cao hiệu quả công tác hành chính tại cơ quan nhà nước.
- Nguyễn Thị Hồng Liên (2020), “Quản lý hồ sơ công việc tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp
- Phạm Thảo Lan (2020), “Quản lý hồ sơ công tác Đảng tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp
Các bài viết trên các tạp chí, website của Sở nội vụ, Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng:
Kiều Thị Ngọc Mai (2000) trong bài viết “Ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý hành chính nhà nước” đăng trên Tạp chí Lưu trữ số 6 đã nêu rõ tầm quan trọng của việc quản lý tài liệu và lập hồ sơ trong các cơ quan hành chính nhà nước Bài viết nhấn mạnh rằng công tác này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả làm việc mà còn đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý thông tin.
- Tô Duy Nghĩa (2002), bài viết “Suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương”, số 2, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam
Bài viết của Chu Ngát (2021) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc đối với các cơ quan và tổ chức Việc này không chỉ giúp quản lý thông tin hiệu quả mà còn nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động của các cơ quan Hồ sơ công việc là công cụ thiết yếu để lưu trữ và tra cứu thông tin, đồng thời hỗ trợ trong việc ra quyết định và thực hiện các nhiệm vụ hành chính Do đó, việc chú trọng lập hồ sơ công việc sẽ góp phần cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường sự tin cậy của người dân đối với các cơ quan nhà nước.
Các nghiên cứu trước đây đã cung cấp cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý hồ sơ, nhưng chưa có nghiên cứu nào phân tích thực trạng quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng Do đó, đề tài mà tôi lựa chọn sẽ không trùng lặp với các công trình trước, đồng thời tạo điều kiện cho tôi kế thừa và phát huy những kiến thức trong nghiên cứu của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Để thực hiện đề tài khóa luận này, mục tiêu nghiên cứu được đặt ra như sau:
Tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, việc quản lý hồ sơ hiện đang gặp nhiều thách thức, bên cạnh những ưu điểm nhất định Qua việc phân tích thực trạng, có thể nhận thấy rằng hệ thống quản lý hồ sơ chưa hoàn toàn hiệu quả, dẫn đến một số hạn chế trong việc tra cứu và lưu trữ thông tin Tuy nhiên, việclập kế hoạch cải tiến quy trình quản lý hồ sơ sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa nguồn lực tại viện.
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng
Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài cần thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu sau để đạt được mục tiêu nghiên cứu:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ;
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ;
Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ tập trung vào các nghiệp vụ quan trọng như lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; bảo quản hồ sơ một cách hiệu quả; cũng như khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ một cách hợp lý.
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, tôi sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau đây:
Phương pháp khảo sát thực tế giúp thu thập thông tin chính xác về tình hình quản lý hồ sơ và tài liệu tại cơ quan Qua phỏng vấn và khảo sát trực tiếp, những dữ liệu này cung cấp căn cứ vững chắc để đánh giá và nhận xét về quy trình quản lý hiện tại.
Phương pháp phân tích và tổng hợp sẽ được thực hiện dựa trên số liệu và tình hình thực tế đã thu thập, nhằm đánh giá các ưu điểm và hạn chế trong quản lý hồ sơ tại cơ quan Từ đó, sẽ đề xuất một số giải pháp hiệu quả để khắc phục những hạn chế này.
Phương pháp phỏng vấn là một kỹ thuật thu thập thông tin hiệu quả, cho phép phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp các cá nhân trong cơ quan để nắm bắt ý kiến và quan điểm của họ.
Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết là một phương pháp nghiên cứu quan trọng trong lĩnh vực quản lý hồ sơ Phương pháp này bao gồm việc nghiên cứu tài liệu và lý luận từ nhiều nguồn khác nhau, nhằm tổng hợp và xây dựng hệ thống lý thuyết vững chắc Hệ thống lý thuyết này sẽ đóng vai trò làm căn cứ cho quá trình nghiên cứu sâu hơn về quản lý hồ sơ.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần lời cảm ơn, lời cam đoan, lời nói đầu, phần nội dung bao gồm ba chương:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ
Cơ sở lý luận
Theo Khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011, tài liệu được định nghĩa là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản, phim, ảnh, vi phim, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm, vật mang tin khác như băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật.
Khái niệm “Hồ sơ” đã được đề cập đến trong rất nhiều văn bản, giáo trình, sách chuyên khảo…
Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước (1992), “Hồ sơ” được định nghĩa là tập hợp tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc, hoặc đối tượng cụ thể, có thể cùng đặc điểm về thể loại hoặc tác giả, được hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và chức năng của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Trong cuốn "Lý luận và phương pháp công tác văn thư", PGS Vương Đình Quyền định nghĩa hồ sơ là một tập hợp văn bản hoặc một văn bản liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết các vấn đề này Hồ sơ có thể được kết hợp lại do những điểm tương đồng về hình thức như loại văn bản, tác giả, và thời gian ban hành.
Theo Luật Lưu trữ 2011, "Hồ sơ" được định nghĩa là một tập hợp tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc trong phạm vi nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Trong đề tài này, khái niệm "Hồ sơ" được định nghĩa theo Điều 03, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, ban hành ngày 05/03/2020, liên quan đến công tác văn thư Cụ thể, "Hồ sơ" là tập hợp các văn bản và tài liệu có mối liên hệ với nhau về một vấn đề, sự việc, hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc nhiệm vụ và chức năng của cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân.
Theo Khoản 15, Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/03/2020, việc lập hồ sơ được định nghĩa là quá trình tập hợp và sắp xếp các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, dựa trên các nguyên tắc và phương pháp cụ thể.
Trong từ điển Bách khoa Việt Nam, "Quản lý" được định nghĩa là việc trông coi, gìn giữ, tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu cụ thể.
Trong cuốn "Khoa học Tổ chức và Quản lý", Đặng Quốc Bảo định nghĩa quản lý là quá trình lập kế hoạch, hướng dẫn, tổ chức và kiểm tra nỗ lực của các thành viên trong tổ chức Quản lý sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được những mục tiêu cụ thể.
Các định nghĩa về quản lý từ nhiều tác giả khác nhau thể hiện sự đa dạng trong cách hiểu, nhưng đều thống nhất về những yếu tố cốt lõi Cụ thể, quản lý bao gồm việc xác định chủ thể quản lý (người quản lý), khách thể quản lý (đối tượng quản lý), phương thức quản lý, công cụ quản lý và mục tiêu quản lý.
Quản lý được định nghĩa là quá trình tác động có tổ chức và có mục đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý Mục tiêu của quản lý là điều khiển và liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động, tạo thành một chỉnh thể thống nhất và điều hòa hoạt động của các khâu một cách hợp lý.
Quản lý hồ sơ là quá trình mà các cơ quan, tổ chức thực hiện để tác động và điều chỉnh hệ thống hồ sơ thuộc quyền quản lý của mình Mục tiêu của quản lý hồ sơ là bảo quản, khai thác và sử dụng hồ sơ một cách hiệu quả, phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức Đối tượng chính trong quản lý hồ sơ bao gồm những hồ sơ được lập và bảo quản tại các phòng ban, đơn vị liên quan.
1.1.2 Nội dung quản lý hồ sơ
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành các loại hồ sơ:
Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật cùng với các chỉ đạo và hướng dẫn liên quan đến nghiệp vụ, chế độ và chính sách.
Hồ sơ công việc là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề hoặc sự việc cụ thể, có những đặc điểm chung Những hồ sơ này được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ và chức năng của cơ quan hoặc tổ chức.
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu và văn bản liên quan đến một cá nhân, bao gồm hồ sơ Đảng viên, hồ sơ cán bộ, viên chức và hồ sơ học sinh.
Hồ sơ được lập tại các phòng ban cần được bảo quản và quản lý cẩn thận trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan, đặc biệt là những hồ sơ chưa được giải quyết.
Cơ sở pháp lý
1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý Nhà nước về quản lý hồ sơ
Hiện nay, nhiều văn bản quy phạm pháp luật về quản lý hồ sơ đã được các cơ quan Nhà nước ban hành, áp dụng cho mọi cơ quan và tổ chức Những quy định này nhằm đảm bảo sự quản lý hiệu quả và thống nhất trong việc lưu trữ và xử lý hồ sơ.
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội ban hành;
Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2011 bởi Bộ Nội vụ, quy định rõ về thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Thông tư này nhằm đảm bảo việc quản lý và lưu trữ tài liệu một cách hiệu quả, phục vụ cho công tác tra cứu và sử dụng sau này.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Các văn bản quy định của cơ quan quản lý Nhà nước là nền tảng quan trọng giúp VKHCNXD thực hiện lập và quản lý hồ sơ, tài liệu một cách đúng quy trình Điều này không chỉ đảm bảo việc bảo quản hiệu quả mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng thông tin.
1.2.2 Quy định của Bộ Xây dựng và Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng về quản lý hồ sơ
Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đang tiến hành lập và quản lý hồ sơ theo quy định của Bộ Xây dựng, đảm bảo tuân thủ các văn bản pháp lý liên quan.
Quyết định 16/2001/QĐ-BXD, ban hành ngày 31/07/2001 bởi Bộ Xây dựng, quy định về việc lập hồ sơ công việc và hồ sơ lưu trữ Quyết định này cũng nêu rõ công tác thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ lưu trữ tại cơ quan Bộ Xây dựng, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý hồ sơ.
- Thông tư số 10/2010/TT-BXD của Bộ Xây dựng ngày 11/08/2010 quy định hồ sơ của quy hoạch đô thị
Chỉ thị số 02/CT-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, ban hành ngày 18/9/2012, nhấn mạnh việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng văn bản điện tử trong các đơn vị trực thuộc Bộ Xây dựng Mục tiêu của chỉ thị là nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cải thiện tính minh bạch trong quản lý và điều hành Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp các đơn vị này hoạt động hiệu quả hơn, đáp ứng yêu cầu phát triển trong thời đại số.
Thông tư số 12/2016/TT-BXD, ban hành bởi Bộ Xây dựng vào ngày 29/6/2016, quy định chi tiết về hồ sơ liên quan đến nhiệm vụ, đồ án quy hoạch xây dựng vùng, quy hoạch đô thị và quy hoạch khu chức năng đặc thù.
- Thông tư 26/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng ngày 26/10/2016 Quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng
Một số văn bản do Viện KHCNXD ban hành về lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại cơ quan như:
- Quyết định số 26/QĐ-VKH ngày 07/01/2010 của Viện KHCNXD về việc Ban hành quy chế Văn thư và Lưu trữ Viện KHCNXD;
- Quyết định số 1228/QĐ-VKH ngày 23/8/2011 của Viện KHCNXD về việc Quy định lưu tài liệu tại Viện và lưu tại các Đơn vị;
Quyết định số 1435/QĐ-VKH, ban hành ngày 16/9/2019 bởi Viện KHCNXD, quy định rõ về thủ tục hành chính và trình tự xử lý các hồ sơ, tài liệu tại Viện Quy định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình xử lý thông tin tại Viện KHCNXD.
Các văn bản quy định và hướng dẫn từ Bộ Xây dựng và Viện KHCNXD cung cấp cơ sở pháp lý cho Viện và các phòng ban, đơn vị thuộc Viện trong việc lập và quản lý hồ sơ, tài liệu Điều này đảm bảo quá trình thực hiện được thống nhất và hiệu quả.
VKHCNXD đang xây dựng một dự thảo quy định mới về công tác văn thư, đặc biệt là trong lĩnh vực lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Quy chế Văn thư và Lưu trữ của Viện được ban hành từ năm 2010 đã không còn phù hợp với thực tiễn hiện nay.
Trong chương 1, tôi đã trình bày khái quát về quản lý hồ sơ, bao gồm khái niệm, nội dung, vai trò và trách nhiệm của cá nhân tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (VKHCNXD) trong việc lập và quản lý hồ sơ Tôi cũng đã hệ thống hóa các văn bản quy định của cơ quan quản lý Nhà nước, Bộ Xây dựng và VKHCNXD liên quan đến việc lập và quản lý hồ sơ Những nội dung này sẽ là cơ sở để tôi áp dụng lý luận vào thực tiễn, nhằm tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ tại VKHCNXD trong chương 2.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG
Khái quát về Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng
Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, được thành lập vào ngày 18 tháng 11 năm 1963, là tiền thân của Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng thuộc Bộ Kiến trúc Vào ngày 16/10/1974, viện này được đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 24/10/1996, Thủ tướng Chính phủ đã công nhận viện là một trong 41 Viện Nhà nước theo quyết định số 782/TTg Đến ngày 11/12/1996, viện được đổi tên thành Viện Khoa học công nghệ xây dựng theo quyết định số 1056/BXD - TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
Vào ngày 23 tháng 5 năm 2007, Bộ Xây dựng đã ban hành Quyết định số 789/QĐ-BXD phê duyệt kế hoạch chuyển đổi Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng thành một tổ chức khoa học và công nghệ tự trang trải kinh phí.
Kể từ khi thành lập, Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã thực hiện hiệu quả các chức năng và nhiệm vụ của mình Viện đã tham gia vào nhiều dự án quan trọng, bao gồm tư vấn, thiết kế, kiểm tra, giám định và thí nghiệm cho các công trình lớn như sửa chữa và tu bổ Phủ Chủ tịch Hồ Chí Minh, thẩm tra Nhà Quốc hội Việt Nam và xử lý chống thấm cho thủy điện Sơn La.
Cơ cấu tổ chức của VKHCNXD được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của VKHCNXD, có thể thấy cơ quan có Viện trưởng, 03 Phó Viện trưởng, 03 phòng ban, 02 Phân viện, 03 Viện nghiên cứu,
11 Trung tâm, 01 Văn phòng đại diện tại Bình Dương và Công ty cổ phần IBST – Cotec
Theo Quyết định số 98/QĐ-BXD ngày 25/01/2018 của Bộ Xây dựng, Viện Khoa học công nghệ xây dựng được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế, cùng với chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ số A-735, đảm nhiệm các chức năng và nhiệm vụ liên quan đến lĩnh vực khoa học và công nghệ trong xây dựng.
- Thực hiện ghiên cứu khoa học, biên soạn quy chuẩn và tiêu chuẩn;
- Phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước và các lĩnh vực thuộc ngành Xây dựng, các công trình quan trọng, công trình trọng điểm;
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng toàn diện, bao gồm lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất và môi trường, thi công và khai thác công trình Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi thực hiện thiết kế, thẩm tra thiết kế và tổng dự toán công trình xây dựng, đồng thời tư vấn đấu thầu và quản lý dự án hiệu quả Chúng tôi cũng giám sát chất lượng xây lắp, kiểm định chất lượng vật liệu, kết cấu và thiết bị, cũng như kiểm tra, giám định chất lượng công trình xây dựng Ngoài ra, chúng tôi khắc phục sự cố kỹ thuật và kiểm tra chất lượng nước, môi trường cùng hệ thống cơ điện công trình và hạ tầng kỹ thuật đô thị.
- Ban hành chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy đối với sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng;
- Ban hành chứng nhận hợp chuẩn, thử nghiệm trong lĩnh vực xây dựng, sản xuất, kinh doanh vật liệu, hóa phẩm xây dựng;
- Thi công xây dựng công trình mới; sửa chữa, cải tạo công trình; trùng tu, bảo tồn công trình di tích, công trình kiến trúc cổ;
Chúng tôi cung cấp chương trình đào tạo và cấp bằng tiến sĩ kỹ thuật, nhằm phát triển các chuyên gia như trưởng phòng thí nghiệm, thí nghiệm viên, kiểm định viên Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đào tạo các chuyên gia tư vấn giám sát chất lượng, quản lý dự án và tư vấn đấu thầu, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực kỹ thuật và quản lý chất lượng.
- Tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá dùng cho công trình xây dựng;
- Hợp tác với các tổ chức trong nước và quốc tế theo các chức năng, nhiệm vụ được giao.
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG
Nhận xét
Qua khảo sát tình hình thực tế việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Viện
Trong lĩnh vực Khoa học Công nghệ Xây dựng, các phòng ban và đơn vị tại cơ quan đã thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ theo đúng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020.
Viện đã đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở vật chất phục vụ quản lý hồ sơ, bao gồm bìa hồ sơ, túi đựng tài liệu, hộp đựng hồ sơ và tủ đựng hồ sơ Đội ngũ nhân sự, bao gồm cán bộ chuyên môn và Văn thư, đã thực hiện tốt công tác lập và quản lý hồ sơ, đồng thời không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ Họ thể hiện sự chủ động trong công việc và hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ được giao.
Một số phòng ban và đơn vị đã xây dựng Danh mục hồ sơ, trong khi những đơn vị khác cũng đã thực hiện việc mở hồ sơ khi công việc hình thành Các bước lập hồ sơ được thực hiện theo quy định, và các cá nhân có trách nhiệm sẽ mở hồ sơ ngay khi có Danh mục Đối với những công việc không nằm trong kế hoạch dự kiến, hồ sơ cũng sẽ được mở ngay khi công việc bắt đầu Quá trình thu thập và cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ được thực hiện chủ động, đảm bảo mọi tài liệu liên quan được thu thập đầy đủ Tình trạng lẫn lộn hay thất lạc tài liệu giữa các hồ sơ được hạn chế tối đa.
Việc bảo quản hồ sơ tại các đơn vị và bộ phận được thực hiện hiệu quả, với hầu hết các phòng ban đã trang bị tủ đựng hồ sơ và tài liệu trong tình trạng tốt Cán bộ, viên chức cẩn thận lưu giữ hồ sơ trong bìa hoặc túi đựng, sắp xếp gọn gàng trên bàn làm việc hoặc trong tủ, đảm bảo tính ngăn nắp và dễ dàng truy cập.
Việc tổ chức khai thác và sử dụng thông tin từ hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo quy định nghiêm ngặt Mỗi phòng ban đều duy trì sổ ghi chép quy trình mượn và trả hồ sơ, giúp quản lý dễ dàng và xác định trách nhiệm cá nhân Để sử dụng tài liệu, cá nhân cần có sự đồng ý bằng văn bản từ Viện trưởng hoặc Trưởng đơn vị Hầu hết các cá nhân mượn tài liệu đều có ý thức bảo quản và chủ động trả lại đúng hạn.
Bên cạnh những ưu điểm, hiện nay tại các phòng ban, đơn vị vẫn tồn tại một số hạn chế
Một số phòng ban và đơn vị chưa chủ động trong việc lập hồ sơ khi Danh mục hồ sơ được thiết lập Quá trình thu thập và cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ chưa được thực hiện hiệu quả, với nhiều cán bộ vẫn chưa tích cực trong việc thu thập tài liệu Khi cần đưa văn bản vào hồ sơ, họ thường gặp khó khăn Ngoài ra, một số cán bộ còn để văn bản không đúng vị trí, dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu.
Cơ quan đã có Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, tuy nhiên mới chỉ cập nhật những thông tin cơ bản của hồ sơ lên Hệ thống
Hàng năm, các phòng ban và đơn vị thuộc Viện tạo ra một khối lượng hồ sơ và tài liệu lớn Tuy nhiên, cơ quan chưa có đủ thời gian để tiến hành số hóa và cập nhật các hồ sơ này trên hệ thống.
- Nhân sự thực hiện số hóa chưa được đảm bảo về số lượng, kỹ năng thực hiện nghiệp vụ số hóa;
- Cơ quan chưa có đủ kinh phí để đầu tư về máy móc, trang thiết bị phục vụ số hóa;
Số hóa tài liệu bản vẽ thiết kế là quá trình cần thiết, yêu cầu sử dụng máy số hóa tài liệu khổ lớn và kỹ năng chuyên môn của cán bộ thực hiện Hạn chế trong việc này vẫn còn tồn tại, ảnh hưởng đến hiệu quả lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại các cơ quan.
Công tác bảo quản hồ sơ và tài liệu hiện vẫn gặp nhiều hạn chế, với nhiều phòng ban không chú trọng đến việc giữ gìn tài liệu Hồ sơ thường xuyên tiếp xúc với các tác nhân gây hại như độ ẩm và bụi bẩn Cán bộ phụ trách quản lý hồ sơ thiếu kinh nghiệm trong việc bảo quản, dẫn đến tình trạng hư hỏng hoặc quá tải ở một số tủ hồ sơ, không đáp ứng đủ nhu cầu lưu giữ Những vấn đề này đã ảnh hưởng đến hiệu quả công tác bảo quản hồ sơ tại một số đơn vị.
Công tác tổ chức khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu gặp nhiều khó khăn do tình trạng cá nhân mượn hồ sơ không trả đúng hạn Việc này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý hồ sơ và gây trở ngại trong công tác tổ chức.
