Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Công tác thông tin đóng vai trò thiết yếu trong mọi doanh nghiệp, giúp đảm bảo quản lý vận hành hiệu quả và ổn định Tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông, quá trình thông tin diễn ra liên tục hàng ngày Qua thời gian thực tập tại bộ phận văn phòng, tác giả nhận thấy những ưu điểm và hạn chế trong công tác thông tin Do đó, tác giả quyết định thực hiện đề tài khóa luận: “Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom)” nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận văn phòng.
Mục tiêu nghiên cứu là phân tích thực trạng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin quản lý tại văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) Nghiên cứu sẽ chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động thông tin trong văn phòng và từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này.
+ Trình bày một cách chi tiết hệ thống cơ sở lý luận chung về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong quản lý
Nghiên cứu và phân tích tình hình hiện tại về quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tại văn phòng của Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc Việc đánh giá thực trạng này giúp xác định những điểm mạnh và yếu trong hệ thống thông tin, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Bài viết đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) Đồng thời, bài viết cũng tìm hiểu các nguyên nhân làm giảm hiệu quả của quy trình này, nhằm nâng cao chất lượng thông tin và tối ưu hóa hoạt động văn phòng.
Để nâng cao hiệu quả công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận văn phòng Công ty, cần đề xuất một số giải pháp phù hợp như cải tiến quy trình thu thập dữ liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thông tin, đào tạo nhân viên về kỹ năng xử lý và phân tích dữ liệu, cũng như thiết lập hệ thống phản hồi để cải thiện chất lượng thông tin cung cấp Những giải pháp này sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động văn phòng và nâng cao năng suất làm việc.
Lịch sử nghiên cứu đề tài
Việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin là hoạt động thiết yếu trong mọi tổ chức doanh nghiệp Thông tin không chỉ hỗ trợ quá trình điều hành mà còn là yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Nhiều tác giả đã tiến hành nghiên cứu về các khía cạnh liên quan đến hoạt động này.
Bài Luận văn thạc sĩ khoa học của tác giả Nguyễn Ngọc Linh (2005):
“Phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp
Trong bài viết của mình, tác giả Nguyễn Ngọc Linh đã nghiên cứu lý luận và thực tiễn về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp tại Văn phòng Bộ Tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công việc này, giúp củng cố kiến thức và cải thiện kỹ năng chuyên môn cho cán bộ trong văn phòng Những giải pháp này được coi là thiết thực và có giá trị trong việc phát triển năng lực cho đội ngũ cán bộ văn phòng Bộ.
Bài luận văn thạc sĩ khoa học này nổi bật với nhiều điểm mới và tính khả thi Tuy nhiên, tác giả chủ yếu tập trung vào thế mạnh của mình trong nghiên cứu các cơ quan hành chính nhà nước, mà chưa có nghiên cứu nào được thực hiện trong lĩnh vực cơ quan doanh nghiệp.
Bài tiểu luận “Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý ở cơ sở” của sinh viên trên trang 123docz.net tập trung vào nghiên cứu lý thuyết về kỹ năng thu thập và xử lý thông tin Tuy nhiên, bài viết chưa trình bày quy trình cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Ngoài ra, tác giả chủ yếu nghiên cứu cơ sở lý luận và đưa ra các giải pháp chung chung, khó áp dụng cụ thể vào các cơ quan, đơn vị nhất định.
Cuốn giáo trình "Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng" của Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, do tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên, cung cấp một cái nhìn toàn diện về công tác tổ chức thực hiện chức năng thu thập và xử lý thông tin trong văn phòng Tài liệu này không chỉ nêu rõ lý luận về thông tin văn phòng mà còn đưa ra nhiều ví dụ thực tiễn, có thể áp dụng hiệu quả trong cả cơ quan nhà nước và các tổ chức doanh nghiệp.
Trong cuốn "Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng" của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, tác giả Trần Hoàng nhấn mạnh vai trò quan trọng của thông tin trong quản lý và trình bày các phương pháp thu thập, xử lý, cũng như quy trình truyền đạt thông tin từ người thư ký văn phòng đến lãnh đạo Mặc dù tác giả đã đi sâu vào lý luận về công tác thông tin, nhưng chưa đề cập đến thực trạng của công tác này tại các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp.
Qua quá trình tìm hiểu, tác giả nhận thấy rằng các nghiên cứu về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin quản lý còn hạn chế, chủ yếu tập trung vào các cơ quan hành chính nhà nước Trong khi đó, vai trò của thông tin trong doanh nghiệp là rất quan trọng, nhưng chưa có nhiều nghiên cứu về vấn đề này Do đó, tác giả đã chọn đề tài “Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom)” cho bài báo cáo Khóa luận tốt nghiệp, nhằm nghiên cứu trong một phạm vi khác biệt so với các đề tài trước đó.
Giả thuyết nghiên cứu
Công tác thông tin đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Nếu bài Khóa luận tốt nghiệp này hoàn thành và được đánh giá thành công, nó sẽ trở thành tài liệu tham khảo quý giá cho Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và giao thông (Intracom) cũng như các doanh nghiệp Việt Nam khác.
Bài báo cáo Khóa luận tốt nghiệp cung cấp thông tin và đề xuất quan trọng, giúp cán bộ và nhân viên bộ phận văn phòng của tập đoàn Intracom hiểu rõ tình hình thực hiện công tác thông tin trong doanh nghiệp Từ đó, họ có thể hoàn thiện cơ chế và xây dựng quy trình quản lý thông tin hiệu quả, ứng dụng hệ thống thông tin quản lý, nhằm nâng cao phương thức quản lý khoa học và hợp lý trong quá trình phát triển doanh nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành được bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp tác giả sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
+ Phương pháp quan sát: Quá trình thực tập trực tiếp tại văn phòng của
Công ty tác giả đã thực hiện quan sát chi tiết quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ và nhân viên tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom), từ đó tích lũy kiến thức cần thiết để hoàn thành bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp.
Phương pháp phỏng vấn là cách mà tác giả thực hiện để thu thập thông tin chi tiết về đối tượng nghiên cứu, thông qua việc hỏi và phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân viên trong văn phòng.
Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu thứ cấp được thực hiện thông qua nhiều kênh thông tin như Internet, các bài báo, tạp chí, tiểu luận, khóa luận, luận văn, cùng với giáo trình và bài giảng từ các Trường Đại học Sau khi xây dựng hệ thống tài liệu tham khảo, tác giả tiến hành đọc, phân tích và chọn lọc thông tin phù hợp với nội dung của đề tài khóa luận tốt nghiệp.
Phương pháp phân tích và xử lý thông tin được thực hiện từ dữ liệu thu thập trực tiếp tại văn phòng Công ty Tác giả tiến hành phân tích để xác định những hạn chế trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong quản lý Từ đó, những giải pháp phù hợp được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả nghiên cứu.
Bố cục đề tài
Bài khóa luận tốt nghiệp được chia thành ba phần chính: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận Nội dung của bài khóa luận bao gồm các chương cụ thể, mỗi chương sẽ trình bày những vấn đề và phân tích chi tiết liên quan đến đề tài nghiên cứu.
+ Chương 1: Lý luận chung về hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong quản lý
Chương 2 của bài viết tập trung vào thực trạng hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) Bài viết phân tích các quy trình hiện tại, đánh giá hiệu quả và đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu trong việc quản lý thông tin, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả công việc và hỗ trợ quyết định trong quản trị văn phòng.
Chương 3 trình bày các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (Intracom) Những giải pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin, tăng cường tính chính xác và kịp thời của dữ liệu, đồng thời cải thiện khả năng ra quyết định trong tổ chức Việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại và phát triển kỹ năng cho nhân viên cũng là những yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc tại công ty.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
Các khái niệm chung
Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng, thông tin đóng vai trò quan trọng trong quyết định quản lý của các tổ chức doanh nghiệp Thông tin được ví như mạch máu của tổ chức, giúp doanh nghiệp tồn tại và hoạt động hiệu quả Tổ chức nào nhanh chóng cập nhật và nắm giữ nhiều thông tin sẽ nâng cao hiệu quả quản lý Vậy thông tin là gì? Có nhiều cách hiểu khác nhau về thông tin.
Theo từ điển Oxford English Dictionary, thông tin được định nghĩa là những điều mà con người đánh giá hoặc thảo luận, đồng thời nó cũng được xem là tri thức và tin tức Một số từ điển khác đồng nhất thông tin với kiến thức, cho rằng thông tin là những gì mà con người biết, hoặc là sự chuyển giao tri thức nhằm nâng cao hiểu biết về con người.
Trong cuốn “Bùng nổ thông tin”, từ Latin “Informatio”, gốc của từ hiện đại
“Information” cho rằng thông tin có thể hiểu theo hai nghĩa:
Nghĩa thứ nhất: “Thông tin là nói về một hành động cụ thể, tạo ra một hình dạng nhất định”
Nghĩa thứ hai: “Thông tin là nói về sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tượng”
Theo triết học, thông tin được coi là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội, thể hiện thế giới vật chất qua ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh và tất cả các phương tiện tác động lên giác quan con người.
Theo cuốn Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, thông tin được định nghĩa là những tin tức được tập hợp và sử dụng nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thông tin có nhiều định nghĩa và hình thức khác nhau tùy thuộc vào từng ngành nghề và lĩnh vực Tuy nhiên, có thể hiểu một cách tổng quát rằng thông tin bao gồm tất cả tài liệu, dữ liệu hoặc thông báo đã hoặc chưa qua xử lý, được biểu hiện dưới dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, hoặc chữ viết Mục đích của thông tin là cung cấp cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng, giúp họ đưa ra các quyết định quản lý chính xác và hợp lý.
1.1.2 Khái niệm thu thập thông tin
Thu thập thông tin là quá trình tìm kiếm và tổng hợp các dữ liệu liên quan đến lĩnh vực hoạt động, nhằm cung cấp tri thức cần thiết cho người sử dụng.
Thu thập thông tin là bước quan trọng trong quá trình ra quyết định quản lý, bao gồm việc tìm kiếm và tổng hợp các yếu tố đầu vào như thư từ, văn bản, email, chỉ đạo, điều hành và báo cáo từ cả nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp Đây là những thông tin ban đầu chưa qua xử lý, và quá trình này diễn ra thường xuyên, liên tục, nhanh chóng và kịp thời trong hoạt động của mọi tổ chức doanh nghiệp.
1.1.3 Khái niệm xử lý thông tin
Trong cuốn giáo trình “Lý luận về quản trị văn phòng” của Vũ Thị Phụng (2021), xử lý thông tin được định nghĩa là quá trình tác động đến tập hợp thông tin thu thập được bằng các phương pháp khác nhau, nhằm thu nhận thông tin chất lượng đáp ứng nhu cầu quản lý Thông tin thu thập từ các nguồn khác nhau có thể ở dạng dữ liệu, số liệu, được ví như nguyên liệu thô.
Xử lý thông tin là quá trình phân tích và đánh giá chất lượng dữ liệu đầu vào, nhằm chọn lọc và chỉnh sửa để phục vụ cho việc ra quyết định quản lý hiệu quả.
Xử lý thông tin là hoạt động thiết yếu giúp doanh nghiệp xác định và chọn lọc những thông tin quan trọng, có tính quyết định trong lĩnh vực hoạt động của mình Quá trình này không chỉ giảm thiểu tình trạng quá tải và nhiễu thông tin mà còn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho người dùng Nhờ đó, quá trình ra quyết định quản lý trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
1.1.4 Khái niệm cung cấp thông tin
Cung cấp thông tin là hoạt động truyền tải dữ liệu đến người sử dụng nhằm giải quyết vấn đề và hỗ trợ quyết định quản lý chính xác Thông tin cần được xử lý và sắp xếp theo hệ thống khoa học, đồng thời có thể được cung cấp dưới nhiều hình thức khác nhau Quá trình này phải diễn ra nhanh chóng, kịp thời và đúng tiến độ công việc.
Phân loại thông tin trong quản lý
Phân loại thông tin là yếu tố quan trọng hỗ trợ hiệu quả trong công tác xử lý thông tin Để đảm bảo quá trình này diễn ra nhanh chóng và chính xác, người làm công tác văn phòng cần nắm vững các phương pháp phân loại thông tin một cách khoa học Có nhiều cách phân loại thông tin khác nhau, tùy thuộc vào quan điểm của từng cá nhân Dưới đây là một số tiêu chí cơ bản để phân loại thông tin trong quản lý.
Phân loại theo xuất xứ của thông tin
Hình thức phân loại này bao gồm các thông tin sau:
Thông tin từ bên ngoài vào tổ chức doanh nghiệp bao gồm các đơn thư từ khách hàng và đối tác, thư chào hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, cũng như các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của nhà nước.
Thông tin từ tổ chức doanh nghiệp đến bên ngoài bao gồm các loại tài liệu quan trọng như thư trả lời đối tác, thư mời tham dự sự kiện, thông báo truyền thông giới thiệu sản phẩm, thông báo về hợp tác và ký kết hợp đồng, cũng như thông báo về giá trị cổ phiếu và niêm yết chứng khoán.
Thông tin nội bộ doanh nghiệp bao gồm các dữ liệu và tài liệu lưu chuyển trong tổ chức, liên quan đến hoạt động kinh doanh như kế hoạch kinh doanh theo tháng, quý, năm, báo cáo tài chính và các văn bản trao đổi thông tin giữa các phòng ban.
Phân loại theo tính chất pháp lý của thông tin:
Hình thức phân loại này bao gồm hai loại thông tin chính là: thông tin chính thức và thông tin không chính thức
Thông tin chính thức là những dữ liệu đã được công bố công khai và được công nhận cả trong và ngoài tổ chức Nó bao gồm các quyết định, chỉ đạo từ cấp trên, báo cáo, đề xuất, và kế hoạch từ cấp dưới Thông tin này có thể là văn bản lưu chuyển giữa các phòng ban hoặc trao đổi giữa cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp Để đảm bảo tính hiệu lực và pháp lý, thông tin chính thức thường được trình bày dưới dạng văn bản cụ thể.
Thông tin không chính thức thường được truyền đạt qua hình thức truyền miệng và dư luận Loại thông tin này có thể đúng hoặc sai, và thường không đầy đủ.
Phân loại thông tin theo cấp quản lý bao gồm ba loại chính: thông tin từ cấp trên gửi xuống, thông tin từ cấp dưới trình lên, và thông tin giữa các cấp ngang hàng.
Thông tin từ cấp trên được truyền đạt xuống thường mang tính chất chiến lược và là cơ sở để các nhà quản lý cấp trung nghiên cứu và phát triển các phương pháp chiến thuật nhằm thực hiện nhiệm vụ chiến lược được giao.
Thông tin cấp dưới trình lên là các dữ liệu do các nhà quản lý cấp trung gửi đến ban quản trị cấp cao của doanh nghiệp Những thông tin này thường bao gồm báo cáo tiến độ công việc, tình hình tài chính, doanh thu và lợi nhuận theo tháng, quý và năm Ngoài ra, nó cũng có thể là các bản đề xuất xin ngân sách, cùng với các góp ý hoặc khiếu nại từ cá nhân bên trong hoặc bên ngoài tổ chức.
Thông tin ngang cấp là loại thông tin được truyền tải giữa các đơn vị và phòng ban trong tổ chức Nó có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của người dùng Các thông tin này bao gồm hồ sơ nhân sự, hồ sơ công việc, dữ liệu khách hàng và các báo cáo tài chính qua các năm.
Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin
Có thể phân loại theo hai mục đích sau: thông tin tra cứu và thông tin báo cáo
Thông tin tra cứu thường bao gồm dữ liệu đã có sẵn, có thể chưa qua xử lý hoặc đã được xử lý Các thông tin này có thể là dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp như hồ sơ nhân sự và dữ liệu khách hàng đã điều tra trước đó Ngoài ra, thông tin cũng có thể được thu thập từ các nguồn đáng tin cậy như thời báo kinh tế, trang thông tin chính phủ, tạp chí chuyên ngành và các tổ chức nghiên cứu thị trường.
Thông tin báo cáo doanh nghiệp thường xuyên được cập nhật theo tuần, tháng, quý và năm, nhằm phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp Những báo cáo này phục vụ nhu cầu sử dụng thông tin của người dùng một cách liên tục và hiệu quả.
Phân loại theo phạm vi và lĩnh vực hoạt động
Tùy vào lĩnh vực và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp mà có những cách phân loại thông tin khác nhau:
Thông tin kinh tế là những dữ liệu phản ánh sự phát triển của các lĩnh vực như nông nghiệp, công nghiệp, dịch vụ và xây dựng, cả trong nội bộ doanh nghiệp và trên quy mô toàn quốc.
Thông tin chính trị, văn hóa và xã hội là những yếu tố quan trọng liên quan đến tình hình văn hóa, y tế, giáo dục, an ninh và quốc phòng Những thông tin này giúp doanh nghiệp phân tích thị trường và xây dựng các chiến lược phát triển hiệu quả.
Ngoài những phương pháp phân loại thông tin tiêu biểu, còn tồn tại nhiều cách phân loại khác nhau dựa trên tính chất và nội dung công việc cá nhân Việc áp dụng phân loại khoa học sẽ giúp đảm bảo quá trình giải quyết công việc diễn ra thuận lợi và hiệu quả nhất.
Mục đích của hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong quản lý
Mục đích của hoạt động thu thập thông tin
Các nguyên tắc trong hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
1.4.1 Nguyên tắc nhanh chóng và kịp thời
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp các phòng ban liên kết và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Mỗi ngày, các bộ phận cần thông tin để xử lý công việc, vì vậy việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời là rất cần thiết để tránh gián đoạn quy trình làm việc Tùy thuộc vào tính chất và mức độ quan trọng của thông tin, một số thông tin cần được xử lý ngay lập tức sau khi tiếp nhận.
Quá trình thông tin diễn ra nhanh chóng và kịp thời giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc, cho phép nhà quản lý có thêm thời gian nghiên cứu sâu hơn về các vấn đề cần giải quyết Từ đó, họ có thể áp dụng các phương pháp xử lý khoa học, đưa ra các quyết định quản lý chính xác và nâng cao hiệu quả công việc.
1.4.2 Nguyên tắc chính xác và đầy đủ
Để đưa ra quyết định quản lý chính xác, các nhà quản lý cần đảm bảo thông tin thu thập được là chính xác và đầy đủ Thông tin này không chỉ giúp họ có cái nhìn tổng quan về tình hình công việc mà còn giúp xác định trọng tâm vấn đề cần giải quyết Khi nắm rõ thực trạng, nhà quản lý có thể định hướng các phương pháp giải quyết hiệu quả hơn.
Xử lý thông tin đòi hỏi tính chính xác cao, đây là yếu tố quan trọng trong mọi công việc Việc xử lý thông tin một cách chính xác và toàn diện giúp nâng cao hiệu quả ra quyết định trong quản lý, làm cho quá trình này trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác là rất quan trọng để nhà quản lý có cơ sở đánh giá tổng quan vấn đề và đưa ra các quyết định quản lý khoa học Tính toàn diện của thông tin giúp nhà quản lý xem xét và đánh giá các khía cạnh của vấn đề từ nhiều góc độ, từ đó ban hành quyết định linh hoạt và phù hợp với từng tình huống.
Quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cần đảm bảo tính khách quan, nghĩa là thông tin về một đối tượng phải được nhìn nhận từ góc độ thực tế Việc không để cảm xúc hay quan điểm cá nhân ảnh hưởng đến công việc là rất quan trọng, vì điều này giúp duy trì bản chất thật sự của vấn đề cần giải quyết.
Nguyên tắc khách quan là yếu tố quan trọng giúp người quản lý đánh giá chính xác tình hình công việc Bằng cách dựa vào thông tin khách quan đã được thu thập và xử lý, nhà quản lý có thể lựa chọn phương pháp và cách thức quản lý phù hợp, từ đó hạn chế ảnh hưởng của các yếu tố nhận thức chủ quan.
1.4.4 Nguyên tắc hiện đại hóa thông tin
Nguyên tắc hiện đại hóa thông tin cần phải được thực hiện toàn diện cả ba khâu: thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Thông tin hiện đại cần có tính mới mẻ, được cập nhật thường xuyên và phù hợp với thực tiễn công việc Để đạt được điều này, việc áp dụng các phương pháp thu thập thông tin hiện đại và hiệu quả là rất quan trọng, giúp tối ưu hóa quá trình khai thác và tìm kiếm dữ liệu.
Để đảm bảo tính hiện đại trong hoạt động xử lý và cung cấp thông tin, các tổ chức doanh nghiệp cần đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị và đội ngũ nhân sự chất lượng Việc phát triển phần mềm hệ thống thông tin tự động hóa là rất quan trọng, cho phép tiếp nhận và xử lý tự động dữ liệu đầu vào, cũng như phân tích và cung cấp thông tin đầu ra một cách nhanh chóng và chính xác Đây là một trong những giải pháp giúp hiện đại hóa nguồn thông tin, nâng cao hiệu quả quản lý cho các nhà quản lý.
Thông tin thu thập, xử lý và cung cấp phải tuân thủ nguyên tắc kinh tế, tức là mọi thông tin cần mang lại giá trị lợi nhuận cho doanh nghiệp Mục tiêu cuối cùng của mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh là tạo ra lợi nhuận, vì vậy thông tin không chỉ cần chính xác và cập nhật kịp thời mà còn phải đảm bảo giá trị kinh tế Doanh nghiệp cần những thông tin này để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả và đạt được lợi nhuận cao nhất.
Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong quản lý
Quá trình thông tin là bước quan trọng và phức tạp trong quản lý doanh nghiệp Thông tin giữ vai trò thiết yếu, nhưng không phải ai cũng biết cách thực hiện quy trình này hiệu quả Dưới đây là sơ đồ quy trình thông tin cụ thể mà quản lý và nhân viên có thể tham khảo để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả nhất.
Sơ đồ quy trình tổ chức thông tin: (Dựa trên nội dung của cuốn giáo trình lý luận về quản trị văn phòng – PGS.TS Vũ Thị Phụng)
1.5.1 Xác định nhu cầu thông tin
Quá trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại thông tin đa dạng, đặc biệt là khi doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau Mỗi lĩnh vực và phòng ban sẽ chịu trách nhiệm quản lý thông tin cụ thể, do đó, nhu cầu về thông tin liên quan đến từng lĩnh vực hoạt động là rất cần thiết.
Quá trình xác định nhu cầu thông tin trong doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi quan trọng như: Ai là cá nhân, bộ phận hoặc đối tác cần thông tin? Và thông tin cần thiết liên quan đến lĩnh vực hoặc vấn đề nào?
+ Phạm vi và thời gian cung cấp thông tin?
+ Hình thức cung cấp thông tin?
Ngoài các câu hỏi xác định nhu cầu thông tin đã nêu, còn nhiều tiêu chí khác cũng quan trọng trong việc xác định nhu cầu thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên, những câu hỏi cụ thể và quyết định này sẽ giúp người quản lý đưa ra những quyết định chính xác nhất.
1.5.2 Xác định kênh thông tin thu thập
Sau khi xác định nhu cầu thông tin cần thu thập, bước tiếp theo là xác định rõ kênh thông tin phù hợp để tiến hành thu thập.
Xác định nhu cầu thông tin
Xác định kênh thông tin thu thập
Xử lý nguồn thông tin
Lưu trữ và bảo quản thông tin
Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý rất đa dạng và được phân loại theo từng lĩnh vực, do đó có thể thu thập từ nhiều kênh khác nhau Các nguồn thông tin nội bộ của cơ quan bao gồm hồ sơ, văn bản đi đến, báo cáo tài chính hàng năm, hồ sơ khảo sát nhu cầu khách hàng, hồ sơ nhân sự, và các dự án đã hoàn thiện hoặc còn dang dở Bên cạnh đó, thông tin cũng có thể được lấy từ các nguồn báo mạng, internet, phương tiện truyền thông đại chúng, dư luận xã hội, thời báo kinh tế, và các trang web chính thống của Chính phủ.
Các kênh thông tin càng đa dạng thì nguồn thông tin thu thập được càng phong phú và giúp ích nhiều cho công việc
1.5.3 Thu thập thông tin a, Hình thức thu thập thông tin
Việc thu thập thông tin là một nhiệm vụ quan trọng cần được thực hiện nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời Thông tin rất đa dạng và có nhiều hình thức khác nhau; một số thông tin dễ nhận diện, trong khi những thông tin khác có thể chưa rõ ràng, gây nhiễu loạn hoặc khó thu thập Do đó, cần áp dụng phương pháp thu thập hợp lý để đảm bảo thông tin được thu thập đúng và đầy đủ, đáp ứng yêu cầu công việc.
Thông tin có thể được trình bày dưới nhiều hình thức như văn bản, hình ảnh, âm thanh, lời nói và chữ viết Tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu công việc, có nhiều phương pháp thu thập thông tin khác nhau Dưới đây là một số hình thức thu thập thông tin mà bạn có thể áp dụng.
- Thu thập thông tin từ hồ sơ văn bản:
Văn bản là hình thức thể hiện thông tin phổ biến nhất, đảm bảo tính pháp lý cao và khả năng lưu trữ dễ dàng, phục vụ cho quá trình ra quyết định quản lý Sau khi hoàn thành dự án, tất cả tài liệu cần được lập hồ sơ và lưu trữ để làm cơ sở pháp lý cho các vấn đề phát sinh sau này Thông tin văn bản thường được thể hiện qua các kế hoạch, báo cáo, quyết định, và người phụ trách sẽ lựa chọn loại hồ sơ phù hợp với mục đích sử dụng Để khai thác thông tin từ hồ sơ văn bản hiệu quả, cán bộ hoặc nhân viên cần thu thập thông tin theo các yêu cầu nhất định.
Để xử lý công việc hiệu quả, việc xác định nhu cầu thông tin cần thiết và thông tin liên quan là rất quan trọng Chỉ những thông tin phù hợp với vấn đề cần giải quyết mới có thể hỗ trợ công việc, trong khi các thông tin không liên quan sẽ gây nhiễu loạn và ảnh hưởng đến quá trình làm việc Những thông tin cần thiết có thể bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, số liệu nghiên cứu thị trường, báo cáo thống kê tài chính, chi tiết bảng lương, hồ sơ dự án, tình hình nhân sự và bảng lương.
Khi lựa chọn hồ sơ, cần chú ý đến các văn bản và tài liệu liên quan đến vấn đề cần giải quyết Mỗi hồ sơ được đánh số và ghi rõ tên loại, giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn Việc chọn lựa hồ sơ có liên quan không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt công sức cho người phụ trách, đặc biệt khi họ phải xử lý nhiều công việc cùng lúc hoặc những nhiệm vụ phức tạp cần nhiều thông tin.
Để thực hiện công việc hiệu quả, cần tiếp cận hồ sơ và thu thập tất cả thông tin liên quan đến yêu cầu Sau khi xác định được các mục hồ sơ chứa văn bản cần thiết, người phụ trách sẽ tiến hành thu thập và lựa chọn các tài liệu liên quan Việc sắp xếp các văn bản theo thứ tự ưu tiên là rất quan trọng, sau đó cần đọc và xử lý toàn bộ thông tin đã được thu thập.
- Thu thập thông tin thông qua điện thoại
Thông tin không chỉ được truyền đạt qua văn bản mà còn có thể trao đổi nhanh chóng qua điện thoại, mang lại lợi ích như cập nhật kịp thời và tiết kiệm thời gian Phương pháp này giúp giảm thiểu tình trạng quan liêu giấy tờ và nâng cao hiệu quả công việc khi các bên thống nhất quan điểm Tuy nhiên, nhược điểm của việc trao đổi qua điện thoại là thiếu tính pháp lý nếu thông tin quan trọng không được ghi lại, và có thể dẫn đến rủi ro do các bên không nắm rõ tổng quan vấn đề.
Phương pháp này thích hợp cho việc xử lý thông tin ngắn gọn, cần nhanh chóng hoặc các nội dung không quá quan trọng và ít tính pháp lý.
- Thu thập thông tin từ phiếu khảo sát
Phương pháp khảo sát là công cụ hữu ích để thu thập thông tin từ nhiều đối tượng liên quan đến vấn đề cần giải quyết thông qua bảng biểu và phiếu khảo sát Ưu điểm của phương pháp này là có thể thu thập được lượng lớn ý kiến và phản hồi từ đa dạng đối tượng Tuy nhiên, nhược điểm là chất lượng thông tin thường không cao, và việc xử lý thông tin có thể phức tạp, tốn thời gian, đôi khi không đạt được mục tiêu nghiên cứu Phương pháp này thường được áp dụng trong nghiên cứu hành vi của các đối tượng mục tiêu như khách hàng hoặc nhân viên nhằm đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
- Thu thập thông tin từ nguồn thông tin công cộng
