SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM
Cơ sở lý luận về sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
1.1.1 Khái ni ệ m s ả n ph ẩ m và d ị ch v ụ thông tin th ư vi ệ n
Khái niệm sản phẩm thông tin thư viện
Sản phẩm là khái niệm quan trọng trong kinh tế, đóng vai trò trong việc đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng Nó mang lại lợi ích cho người tiêu dùng và có khả năng thu hút sự chú ý trên thị trường Sản phẩm có thể là vật chất, dịch vụ, con người, địa điểm, tổ chức hoặc ý tưởng, và được hình thành từ hai yếu tố cơ bản: yếu tố vật chất và phi vật chất.
Theo Đại Từ điển Tiếng Việt, sản phẩm được định nghĩa là những thứ do con người lao động tạo ra hoặc là kết quả tự nhiên.
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam (2003), sản phẩm được định nghĩa là kết quả của các hoạt động hoặc quá trình, có thể là vật chất hoặc phi vật chất, và được tạo ra một cách có chủ định hoặc không chủ định.
Sản phẩm thông tin trong thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng, bao gồm cả việc tra cứu và yêu cầu về thông tin cụ thể Quá trình này bao gồm các bước như phân loại, biên mục, định từ khóa và tóm tắt, cùng với việc phân tích và tổng hợp thông tin để tạo ra sản phẩm chất lượng phục vụ người dùng.
Nhu cầu về sản phẩm thông tin - thư viện luôn thay đổi, phản ánh sự phát triển của nguồn tin và nhu cầu nhận thức của con người Để tồn tại và phát triển, sản phẩm thông tin - thư viện cần được hoàn thiện liên tục về nội dung và hình thức Vì vậy, đa dạng hóa sản phẩm trở thành xu hướng phát triển bền vững cho các cơ quan thông tin - thư viện, nhằm nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Một số đặc trưng của sản phẩm thông tin - thư viện
Mỗi loại sản phẩm thông tin đều trải qua một chu kỳ sống, bao gồm các giai đoạn tăng trưởng, suy giảm và cuối cùng là sự thay thế bởi một sản phẩm khác phù hợp hơn.
Sản phẩm mới đóng vai trò quan trọng trong sự tăng trưởng, đặc biệt trong bối cảnh đổi mới toàn diện ngày nay Sự đổi mới không chỉ là một xu hướng mà đã trở thành triết lý sống Thực tế cho thấy, những thư viện và cơ quan thông tin phát triển hiện nay đều có chiến lược rõ ràng để tạo ra và triển khai những sản phẩm mới.
Trong những năm gần đây, người dùng tin ngày càng có quyền lựa chọn sản phẩm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Sự phát triển mạnh mẽ của các phương tiện truyền thông và internet đã giúp người dùng có thể tìm kiếm thông tin mọi lúc, mọi nơi, không bị hạn chế về không gian và thời gian.
Ngày nay, khối lượng thông tin gia tăng nhanh chóng, gây khó khăn trong việc xử lý và sử dụng tài liệu Dù có tiềm lực lớn, các cơ quan thông tin vẫn gặp khó khăn trong việc thu thập đầy đủ ấn phẩm xuất bản Do đó, các cơ quan cần xây dựng chính sách phát triển sản phẩm thông tin phù hợp và sử dụng nguồn nhân lực có trình độ cao Đồng thời, việc chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan khác cũng là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Trong bối cảnh hiện nay, các cơ quan thông tin cần liên tục đổi mới và hoàn thiện ở mọi khía cạnh, bao gồm nâng cao nguồn lực thông tin, đa dạng hóa sản phẩm thông tin, cải tiến phương thức phục vụ và phản ứng nhanh chóng với những thay đổi trong môi trường thông tin.
Khái niệm dịch vụ thông tin thư viện
Dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, với nhiều hoạt động đa dạng diễn ra hàng ngày Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ vẫn chưa có sự đồng nhất và cần được thảo luận thêm, vì hiện nay vẫn tồn tại nhiều định nghĩa khác nhau về dịch vụ.
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, dịch vụ được định nghĩa là những hoạt động phục vụ nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh và sinh hoạt Trong thực tế, do nhu cầu đa dạng và sự phân công lao động xã hội, có nhiều loại dịch vụ khác nhau, bao gồm dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ công cộng như giáo dục, y tế, giải trí, và dịch vụ cá nhân dưới hình thức các dịch vụ gia đình.
Trong Đại Từ điển tiếng Việt: "Dịch vụ là công việc phục vụ cho đông đảo quần chúng" [48, tr 537]
Mỗi khái niệm được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực và hoàn cảnh cụ thể, vì vậy không tồn tại một định nghĩa chung cho dịch vụ.
Dịch vụ thông tin – thư viện, theo giáo trình của Trần Mạnh Tuấn, bao gồm các hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin và tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin giữa người dùng và các cơ quan thông tin – thư viện.
Trong lĩnh vực thông tin thư viện, dịch vụ này có ý nghĩa kinh tế và xã hội sâu sắc Hoạt động thông tin – thư viện là phi lợi nhuận, nhưng lại tạo ra giá trị kinh tế lớn, chẳng hạn như dịch vụ thông tin khoa học công nghệ và dịch vụ tư vấn khoa học công nghệ.
Hoạt động thông tin thư viện tại Trường Đại học Ngân hàng
1.2.1 Khái quát v ề Tr ườ ng Đạ i h ọ c Ngân hàng TP.HCM
Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM là một cơ sở giáo dục đa ngành, nổi bật với ngành Tài chính Ngân hàng Hiện tại, trường cung cấp 5 ngành học chính: Tài chính Ngân hàng, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Hệ thống thông tin quản lý và Ngôn ngữ Anh Trong tương lai, trường dự kiến mở thêm 2 ngành mới là Luật và Luật kinh tế Mục tiêu của trường là đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho các ngân hàng, công ty bảo hiểm, doanh nghiệp và tổ chức kinh tế - xã hội trong và ngoài nước, với khả năng thực hiện các công việc quản trị, nghiên cứu và tác nghiệp trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng.
Trường là một trung tâm khoa học uy tín trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng và quản trị kinh doanh, có trách nhiệm thu nhận, nghiên cứu và phát triển các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại Trường không chỉ truyền bá kiến thức mà còn đóng góp cho sự phát triển của ngành tài chính - ngân hàng và các lĩnh vực kinh tế khác.
- xã hội khác Trong quá trình phát triển, trường trải qua 4 giai đoạn chính:
Trường Cao cấp nghiệp vụ ngân hàng chuyên đào tạo các hệ chuyên tu và tại chức trong lĩnh vực ngân hàng Vào ngày 03/05/1980, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt cho trường triển khai chương trình đào tạo đại học chính quy tập trung vào chuyên ngành ngân hàng, phục vụ nhu cầu giáo dục tại khu vực phía Nam.
Trường Trung tâm đào tạo và Nghiên cứu khoa học ngân hàng được thành lập theo quyết định số 112/TTg ngày 23/03/1993 của Thủ tướng chính phủ Trường Trung học Ngân hàng III đã được sáp nhập vào trường này, tạo điều kiện nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu trong lĩnh vực ngân hàng.
Trường mang tên Học viện ngân hàng – Phân viện TP.HCM (theo quyết định số 30/1998/QĐ/TTg ngày 09/02/1998 của Thủ tướng chính phủ)
Trường mang tên Đại học Ngân hàng TP.HCM (theo quyết định số 174/2003/QĐ/TTg ngày 20/08/2003 của Thủ tướng chính phủ)
Trường hiện có 3 cơ sở đào tạo chính:
- Cơ sở 1 tại số 36 Tôn Thất Đạm- Phường Bến Nghé - Quận 1 -TP.HCM
- Cơ sở 2 tại số 39 Hàm Nghi - Phường Bến Nghé - Quận 1 - TP.HCM
- Cơ sở 3 tại số 56 Hoàng Diệu 2 - Phường Linh Chiểu - Quận Thủ Đức TP.HCM
Tính đến tháng 12/2012 tổng số cán bộ công chức của trường 477 người, trong đó:
- Giảng viên: 266 người, chiếm tỷ lệ 55,8% Nhân viên quản lý, phục vụ là
Tại hiện trường, có tổng cộng 6 phó giáo sư, chiếm 2,25% tổng số Về trình độ chuyên môn, có 32 tiến sĩ (11,3%), 184 thạc sĩ (69,2%), 181 cử nhân, trong đó có 34 người đang theo học cao học, 18 người có trình độ cao đẳng và 74 cán bộ nhân viên ở các trình độ từ trung cấp trở xuống.
Mục tiêu của Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM là trở thành một cơ sở giáo dục uy tín trong lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học và tư vấn tài chính ngân hàng, quản trị kinh doanh tại Việt Nam và châu Á Trường cam kết xây dựng đội ngũ giảng viên và quản lý có chuyên môn cao, năng lực nghiên cứu khoa học, cùng với cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại Đồng thời, các chương trình đào tạo sẽ được cập nhật để phù hợp với tiêu chuẩn giáo dục đại học khu vực và xu hướng phát triển giáo dục tiên tiến toàn cầu, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và khả năng hội nhập quốc tế.
Chúng tôi cam kết nâng cao chất lượng đào tạo, giúp người học tiếp cận kiến thức chuyên môn hiện đại, ứng dụng khoa học - công nghệ tiên tiến, đồng thời rèn luyện kỹ năng và phát triển phẩm chất đạo đức nghề nghiệp.
Để nâng cao chất lượng giáo dục, cần phát triển quy mô đào tạo một cách hợp lý, đặc biệt là tăng cường quy mô và chất lượng chương trình Thạc sĩ và Tiến sĩ Đồng thời, việc tích cực ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thông và các công nghệ hiện đại trong giảng dạy và học tập là rất quan trọng.
Chúng tôi cam kết thực hiện triệt để phương pháp giảng dạy hiện đại tích cực, với phương châm "dạy cách học và phát huy tính chủ động của người học" Đồng thời, chúng tôi sẽ từng bước hiện đại hóa trang thiết bị giảng dạy và quốc tế hóa chương trình đào tạo để nâng cao chất lượng giáo dục.
• Đẩy mạnh NCKH, gắn kết NCKH với đào tạo và phục vụ cho ngành và xã hội
Tăng cường hợp tác quốc tế là yếu tố then chốt để nâng cao hoạt động đào tạo và chuyển giao khoa học – công nghệ Việc khai thác tối đa các lợi ích từ sự hợp tác này sẽ góp phần phục vụ hiệu quả cho ngành và xã hội, thúc đẩy sự phát triển bền vững.
• Thực hiện kiểm định chất lượng trường đại học và các giải pháp cụ thể để bảo đảm chất lượng đào tạo của trường
Để xây dựng một đội ngũ giảng viên và cán bộ quản lý chất lượng, cần đảm bảo đủ số lượng, có phẩm chất đạo đức và lương tâm nghề nghiệp Họ cũng phải có trình độ chuyên môn cao và áp dụng phong cách giảng dạy cũng như quản lý tiên tiến.
• Tin học hóa công tác quản lý hành chính, đáp ứng nhu cầu chính quy, hiện đại, tiết kiệm kinh phí và lao động
Đẩy mạnh tiến độ thực hiện các dự án xây dựng trường học đạt chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao vị thế của trường đại học trong khu vực và trên thế giới.
Trường chú trọng đến việc liên kết và hợp tác quốc tế với các trường đại học, hiện đang có hai chương trình hợp tác đào tạo đại học và thạc sĩ với Đại học Bolton, Vương Quốc Anh và Đại học Khoa học Ứng dụng Tây Bắc Thụy Sĩ Ngoài ra, trường còn tham gia vào mạng lưới đào tạo đại học với một số trường đại học trong khu vực châu Á và tham gia chương trình phát triển Kinh tế Cộng đồng SEED (Social Enterprise for Economic Development) cùng với các trường đại học quốc tế.
1.2.2 Khái quát v ề Trung tâm Thông tin - Th ư vi ệ n Tr ườ ng Đạ i h ọ c Ngân hàng TP.HCM
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM, hay còn gọi là Centre for Information and Library of Banking University of Ho Chi Minh City, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học tại trường.
Tham mưu cho hiệu trưởng trong việc thiết kế và lập kế hoạch phát triển thư viện, đồng thời xây dựng nội quy quản lý thư viện để trình Hiệu trưởng quyết định.
- Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống thư viện nhằm phục vụ cho người sử trong và ngoài trường theo quy định của Hiệu trưởng
Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM
Nhu cầu tin là một yêu cầu khách quan của con người đối với thông tin và tri thức để duy trì các hoạt động sống Nó chịu ảnh hưởng bởi đặc điểm tâm sinh lý, điều kiện sống và hoạt động của người dùng tin, đồng thời mang tính chất xã hội cao Nhu cầu tin luôn biến đổi dưới tác động của các yếu tố như môi trường hoạt động và tính chất nghề nghiệp, tạo nên sự đa dạng và bản sắc trong hoạt động thông tin.
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và viễn thông, cùng với sự bùng nổ của internet, đã tạo ra nhu cầu thông tin đa dạng và phong phú hơn Người dùng hiện nay yêu cầu tốc độ và chất lượng thông tin cao hơn bao giờ hết.
Người dùng tin của Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM đa dạng và được chia làm 3 nhóm chính:
- Nhóm người dùng tin cán bộ lãnh đạo, quản lý
- Nhóm người dùng tin làm công tác giảng dạy, nghiên cứu
- Nhóm người dùng tin học viên/sinh viên
Người dùng tin tại Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM bao gồm các nhà nghiên cứu, giảng viên, cán bộ quản lý, học viên và sinh viên, tất cả đều đang làm việc và học tập tại trường.
Tính đến ngày 31/12/2012, Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM có tổng cộng 19.965 người dùng tin, trong đó sinh viên và học viên chiếm 97,6% với 19.448 người, còn lại là cán bộ công nhân viên và giảng viên.
Tất cả các đối tượng nêu trên đều có trình độ cao và nhu cầu thông tin lớn, vì vậy việc cập nhật kịp thời thông tin mới và chất lượng là rất quan trọng Điều này hỗ trợ hiệu quả cho quá trình học tập, nghiên cứu và giảng dạy của họ.
1.3.1 Nhóm cán b ộ lãnh đạ o, qu ả n lý
Tại Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM, nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo và quản lý chiếm 44,2% (211/477) trong tổng số 477 cán bộ Nhóm này có nhiệm vụ tổ chức và điều hành các hoạt động của các bộ phận, đồng thời đưa ra những quyết định công việc mang tính khách quan và thuyết phục Các quyết định cần phải mềm dẻo, linh hoạt nhưng cũng phải dứt khoát và kiên quyết Do đó, họ cần thông tin chất lượng và đáng tin cậy để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định.
Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý, mặc dù bận rộn, thường thiếu thời gian để tìm kiếm thông tin, do đó họ rất cần sự trợ giúp và các phương tiện hỗ trợ khác Họ là những người năng động, tự tin, có khả năng tổ chức điều hành và uy tín cao Nhu cầu thông tin của họ không chỉ cao mà còn đa dạng và ít khi thay đổi, đòi hỏi thông tin có tính chất bền vững.
Người dân cần thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, và đường lối phát triển, với yêu cầu thông tin phải cô đọng, súc tích, đầy đủ, chính xác, hệ thống và chọn lọc Hình thức cung cấp thông tin cần hiện đại, sử dụng dạng điện tử và các phương tiện nhanh chóng, thuận tiện Ngôn ngữ sử dụng chủ yếu là ngôn ngữ bản địa.
Nhóm người dùng tin này có trình độ học vấn từ cử nhân đến Phó giáo sư, với yêu cầu cao về chất lượng nguồn tin Do đó, khi cung cấp thông tin cho họ, cần đặc biệt chú ý đến độ tin cậy và chính xác của các nguồn.
Nhóm cán bộ quản lý từ 40 đến 65 tuổi có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lý đáng kể, trong khi số lượng cán bộ quản lý trẻ vẫn còn hạn chế Đối với những người lớn tuổi trong lĩnh vực quản lý, việc cung cấp thông tin chất lượng, được xử lý như tóm tắt và tổng luận, là rất quan trọng Do đó, việc cung cấp thông tin có chọn lọc và gửi trực tiếp đến tay họ là phương thức phục vụ tối ưu.
• Khả năng sử dụng ngoại ngữ
Ngoài việc sử dụng Tiếng Việt trong giao tiếp hàng ngày, Tiếng Anh là ngôn ngữ phổ biến trong các hoạt động ngoại giao, với khoảng 80% người sử dụng thành thạo Đặc biệt, nhiều cán bộ lãnh đạo trẻ không chỉ giỏi tiếng Anh mà còn thông thạo các ngoại ngữ khác như Nhật, Pháp, Nga và Trung Quốc.
Trường có mối liên kết và hợp tác đào tạo với các quốc gia như Thụy Sỹ và Anh Quốc, vì vậy lãnh đạo trường thường xuyên tiếp đón và giao lưu với các đoàn khách quốc tế đến tham quan, khảo sát và học tập Điều này yêu cầu nhân viên phải sử dụng thành thạo ngoại ngữ để phục vụ hiệu quả cho công việc.
• Đời sống vật chất và tinh thần
Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý có nguồn thu nhập chính từ lương, công tác quản lý và giảng dạy, với phần lớn có thu nhập ổn định và tự chủ tài chính Gần đây, trường đã áp dụng quy định và chế độ đãi ngộ tốt, giúp tăng thu nhập và cải thiện chất lượng sống cho cán bộ, viên chức, giảng viên Những cán bộ lãnh đạo có thâm niên và phụ cấp trách nhiệm có thu nhập tương đối khá Tuy nhiên, do áp lực công việc lớn và yêu cầu cao về trí tuệ cũng như sự linh hoạt, họ ít có thời gian nghỉ ngơi Sau giờ làm việc, họ thường tham gia các hoạt động thể thao, văn hóa, hoặc giải trí qua phim ảnh, báo chí và sách.
Cán bộ lãnh đạo và quản lý có nhu cầu thông tin lớn, do đó, các dịch vụ giá trị gia tăng như dịch vụ dịch tài liệu, cung cấp thông tin có chọn lọc và tư vấn là rất cần thiết Để hỗ trợ họ, việc cung cấp dịch vụ thông tin trọn gói sẽ giúp họ học cách sử dụng nguồn tin một cách hiệu quả nhất.
1.3.2 Nhóm ng ườ i dùng tin gi ả ng viên, cá n b ộ nghiên c ứ u
Nhóm giảng viên tại Trường Đại học Ngân hàng chiếm 55,7% tổng số cán bộ công nhân viên, với nhu cầu thông tin cao để hỗ trợ cho công tác giảng dạy và nghiên cứu Mối quan hệ giữa nghiên cứu khoa học và giảng dạy là chặt chẽ, do đó, việc cập nhật tài liệu và thông tin mới là cần thiết để nâng cao chất lượng giảng dạy Trường luôn khuyến khích giảng viên tham gia nghiên cứu khoa học song song với giảng dạy, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin chuyên sâu, tổng hợp và có tính logic Thông tin cần được cung cấp kịp thời, phù hợp với đặc thù từng lĩnh vực, đặc biệt trong ngành tài chính và ngân hàng, nơi mà biến động thị trường diễn ra nhanh chóng Do thời gian hạn chế, việc cung cấp thông tin cho giảng viên cần nhanh chóng và đảm bảo tính chính xác, đầy đủ cũng như chuyên ngành.
Nhóm cán bộ giảng dạy, nghiên cứu gồm
Cử nhân : 181 người (đang trong quá trình làm nghiên cứu sinh)
Thực trạng các loại hình sản phẩm tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM
viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM
Trung tâm hiện có khoảng 70 nhan đề báo và gần 40 tạp chí đa dạng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả chuyên ngành như Báo Đầu tư, Báo Tài Chính, và Tạp chí Ngân Hàng, cùng với các tạp chí giải trí như Báo Thanh Niên và Tạp chí Bóng đá Danh mục báo và tạp chí luôn được cập nhật liên tục trên website, với các loại được sắp xếp theo thứ tự chữ cái và theo năm, giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin.
Theo khảo sát, mức độ sử dụng danh mục báo, tạp chí tại Trung tâm còn thấp, với 25.2% người dùng thường xuyên sử dụng, trong khi gần một nửa (40.7%) thỉnh thoảng sử dụng Đáng chú ý, 19.3% người biết đến nhưng không sử dụng do thiếu nhu cầu hoặc cảm thấy không thoải mái khi sử dụng tại Trung tâm Thêm vào đó, có 14.8% người chưa biết đến danh mục này, cho thấy một con số khá cao Về chất lượng, ý kiến đánh giá cũng khá đa dạng: 24.7% cho rằng chưa tốt, 38.7% đánh giá tương đối tốt, 29.5% đánh giá tốt và chỉ 7.1% đánh giá rất tốt.
Bi ể u đồ 2.1 Đ ánh giá v ề danh m ụ c báo, t ạ p chí 2.1.2 Th ư m ụ c thông báo tài li ệ u m ớ i
Trung tâm bổ sung nguồn tài liệu mới hàng năm từ 3-4 đợt, tùy thuộc vào kinh phí Các tài liệu được cập nhật chủ yếu theo chuyên ngành học của trường, với ưu tiên hàng đầu dành cho hai ngành Tài chính Ngân hàng và Kế toán, Kiểm toán.
Thư mục thông báo tài liệu mới của Trung tâm được biên soạn khi có sách mới, bao gồm tài liệu Tiếng Việt, tiếng Anh và các tài liệu nội sinh như luận án, luận văn, công trình nghiên cứu Sau khi xử lý, tài liệu sẽ được nhập vào CSDL, từ đó phòng nghiệp vụ thư viện sẽ tổ chức các bản thư mục giới thiệu để nhanh chóng cung cấp tài liệu đến người sử dụng.
Trung tâm không chỉ cập nhật nhanh chóng thư mục trên trang chủ mà còn cung cấp bản giấy tại quầy lưu hành, giúp người dùng tra cứu tài liệu mọi lúc mọi nơi Ngoài ra, Trung tâm còn thiết lập một tủ trưng bày để giới thiệu tài liệu mới ngay tại cổng ra vào quầy lưu hành Giải pháp này rất hiệu quả, thực tế và được người dùng đánh giá cao.
Trong thư mục thông báo tài liệu mới, tất cả tài liệu được sắp xếp theo môn loại, giúp cho người dùng tin dễ dàng tra cứu
Các yếu tố trong thư mục bao gồm: Tên tác giả, Tên tài liệu, Năm xuất bản, nhà xuất bản, nơi xuất bản, Ký hiệu phân loại, Tóm tắt
Theo khảo sát, mức độ sử dụng thư mục thông báo tài liệu mới của người dùng tin khá cao, với 42.8% người dùng, chủ yếu là sinh viên, thường xuyên sử dụng để tìm kiếm giáo trình và tài liệu tham khảo phục vụ cho học tập và nghiên cứu, đồng thời tiết kiệm chi phí Khoảng 30.6% người dùng thỉnh thoảng sử dụng khi đến Trung tâm, trong khi 22.1% biết đến nhưng không sử dụng, chủ yếu là giảng viên và học viên, họ thường ưu tiên các loại tài liệu khác cho nghiên cứu và luận văn tốt nghiệp.
Bi ể u đồ 2.2 Đ ánh giá v ề th ư m ụ c thông báo tài li ệ u m ớ i
Người dùng tin đã có nhiều phản hồi tích cực về thư mục thông báo tài liệu mới, với 47.4% đánh giá tốt và 14.4% đánh giá rất tốt Trung tâm đã cập nhật thường xuyên theo chu kỳ bổ sung tài liệu và dành riêng một tủ để trưng bày tài liệu mới, giúp người dùng dễ dàng lựa chọn Tuy nhiên, vẫn còn một số ít người dùng chưa hài lòng do thiếu nội dung như tóm tắt, bảng hướng dẫn và bảng tra cứu cụ thể Ngoài ra, việc sắp xếp tài liệu chưa khoa học, chỉ theo thứ tự chữ cái, gây khó khăn trong việc tìm kiếm.
2.1.3 M ụ c l ụ c truy nh ậ p công c ộ ng tr ự c tuy ế n (OPAC)
Mục lục là sản phẩm chính của quá trình biên mục, đóng vai trò là công cụ tra cứu quan trọng nhất trong thư viện, tập hợp toàn bộ nguồn tin của cơ quan thông tin thư viện Hệ thống mục lục giúp người dùng xác định vị trí, thành phần và trữ lượng thông tin, tài liệu tại thư viện thông qua các điểm truy cập như nhan đề, tác giả, từ khóa, chủ đề và số đăng ký cá biệt Mục lục thư viện có thể được thể hiện dưới dạng mục lục phiếu, mục lục sách in và mục lục truy cập công cộng trực tuyến.
Hiện nay, Trung tâm chỉ sử dụng Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) để tra cứu tài liệu.
Hình 2.1 M ụ c l ụ c truy nh ậ p công c ộ ng tr ự c tuy ế n OPAC
OPAC là hệ thống lưu trữ và tra cứu các biểu ghi thư mục tài liệu qua máy tính, cho phép truy cập nhanh và hiệu quả vào một lượng lớn thông tin Hệ thống này hỗ trợ truy cập đồng thời từ nhiều người, không bị giới hạn về thời gian và địa điểm, đồng thời tạo điều kiện cho việc chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các thư viện.
Trung tâm đã chuyển đổi từ phần mềm thư viện mã nguồn mở Greenstone sang PscZlix 6.0 của công ty Kim Tự Tháp, mang lại đầy đủ tính năng cho một phần mềm thư viện PscZlix 6.0 ưu tiên tính thân thiện và tiện ích trong chức năng OPAC, cho phép người dùng tra cứu dễ dàng qua nhiều tiêu chí như nhan đề, tác giả, năm xuất bản, chủ đề và mã vạch tài liệu Giao diện OPAC được thiết kế dễ nhìn và hỗ trợ tìm kiếm nâng cao với các toán tử AND, OR, NOT Tuy nhiên, hiện tại OPAC còn một số nhược điểm như phông chữ nhỏ, không hỗ trợ tìm kiếm không dấu tiếng Việt và một số lỗi trong việc sắp xếp tài liệu.
Theo khảo sát, mức độ sử dụng OPAC của người dùng tại Trung tâm chưa cao, chỉ đạt 29.9% thường xuyên sử dụng Có 20.2% bạn đọc biết đến OPAC nhưng không sử dụng, trong khi 42.2% sử dụng thỉnh thoảng do những nhược điểm của công cụ này.
Qua khảo sát người dùng tin, 33.2% đánh giá OPAC chưa tốt, 36,4% đánh giá ở mức độ tương đối tốt, chỉ có 22.7% đánh giá tốt và 7.7% là rất tốt
Bi ể u đồ 2.3 Đ ánh giá m ụ c l ụ c tr ự c tuy ế n OPAC
Một nhược điểm lớn của OPAC là thiếu khả năng "tra cứu thông minh" như Google hay Yahoo Khi người dùng tìm kiếm các từ khóa phổ biến như kế toán, ngân hàng, tín dụng, hay chứng khoán, OPAC thường trả về các kết quả khác nhau mà không có sự ưu tiên hay tổ chức dữ liệu hợp lý Điều này gây khó khăn cho người dùng trong việc tìm kiếm thông tin chính xác và nhanh chóng.
CSDL là tập hợp dữ liệu về các đối tượng quản lý, được lưu trữ trên thiết bị điện tử và quản lý theo cơ chế thống nhất, giúp truy cập và xử lý dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng.
- Xét về cách tổ chức để phản ánh hệ thống, CSDL bao gồm: CSDL tích hợp, CSDL quan hệ và CSDL phân tán
- Xét về tính chất phản ánh thông tin:
CSDL thư mục là một hệ thống lưu trữ thông tin bậc 2, được sử dụng để mô tả nội dung của tài liệu Nó bao gồm các biểu ghi thư mục liên quan đến loại hình tài liệu, giúp người dùng dễ dàng truy tìm tài liệu gốc một cách hiệu quả.
Các loại hình dịch vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM
Đại học Ngân hàng TP.HCM
2.2.1.1 D ị ch v ụ đọ c t ạ i ch ỗ Đây là loại hình phục vụ mang tính chất truyền thống mà bất kỳ một thư viện hoặc trung tâm thông tin nào cũng phải có Theo hình thức này, người dùng tin sẽ xuất trình thẻ thư viện và đăng ký đọc tài liệu tại hệ thống phòng đọc của thư viện Nếu là kho đóng người dùng tin có thể tìm tài liệu thông qua hệ thống tra cứu của thư viện, sau đó đưa yêu cầu tin, cán bộ thư viện sẽ lấy tài liệu cho người dùng Ngược lại, nếu là kho mở bạn đọc sau khi tra cứu tài liệu trong hệ thống có thể vào kho lấy tài liệu hoặc đến chọn trực trên giá/kệ sách mà không thông qua hệ thống tra cứu
Trung tâm phục vụ bạn đọc hiện đang áp dụng hệ thống kho mở, giúp người dùng tự do tra cứu và lựa chọn tài liệu theo sở thích Tài liệu được sắp xếp theo số phân loại dựa trên khung phân loại Dewey (DDC), với ký hiệu xếp giá bao gồm ký hiệu phân loại Dewey và ký hiệu Cutter theo tác giả Hệ thống tổ chức tài liệu từ trên xuống dưới và từ trái qua phải, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong việc tìm kiếm Mỗi lần người dùng chỉ được phép lấy tối đa một số lượng tài liệu nhất định.
Tại Trung tâm, người đọc có thể lựa chọn từ 3 loại tài liệu khác nhau, bao gồm sách, báo và tạp chí, để đọc ngay tại phòng đọc Giờ mở cửa của Trung tâm là từ 7 giờ 30 đến 20 giờ từ thứ 2 đến thứ 6, trong khi vào thứ 7, Trung tâm phục vụ từ 7 giờ 30 đến 17 giờ Lưu ý rằng Trung tâm không phục vụ vào ngày Chủ nhật.
Trung tâm có hai cơ sở tại Sài Gòn và Thủ Đức, nhưng sinh viên chủ yếu học tại cơ sở Thủ Đức, trong khi cơ sở Sài Gòn chỉ có một phòng đọc nhỏ Tại Thủ Đức, trung tâm có phòng đọc chung và phòng chuyên khảo, nhưng diện tích hạn chế cùng với trang thiết bị cũ kỹ, máy lạnh thường xuyên hỏng, và hệ thống điện không ổn định đã gây ra vấn đề an toàn cho người dùng Ngoài ra, trung tâm chưa trang bị cổng từ và camera giám sát, dẫn đến việc quản lý bạn đọc khó khăn và lộn xộn Việc không có thiết bị theo dõi và kho sách không tách biệt với khu vực đọc khiến trung tâm không cho phép bạn đọc mang tài liệu từ bên ngoài vào, gây tâm lý khó chịu cho những người muốn có không gian học tập thoải mái.
Theo khảo sát người dùng tại Trung tâm dịch vụ đọc tại chỗ, có 34,9% người dùng đánh giá dịch vụ chưa tốt, trong khi 33,5% cho rằng dịch vụ ở mức tương đối tốt Chỉ có 18,4% người dùng đánh giá tốt và 13,2% đánh giá rất tốt về dịch vụ này.
Bi ể u đồ 2.6 Đ ánh giá d ị ch v ụ đọ c t ạ i ch ỗ
Dịch vụ mượn về nhà tại Trung tâm cho phép bạn đọc mang tài liệu về sử dụng trong thời gian nhất định, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Trung tâm Dịch vụ này không chỉ thu hút đông đảo người dùng mà còn tiết kiệm thời gian tra cứu, giúp bạn đọc có thêm thời gian lưu trữ sách lâu hơn.
Trung tâm cung cấp dịch vụ cho mượn sách và giáo trình về nhà, tuy nhiên, các tài liệu như sách tham khảo, luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học, báo tạp chí và đĩa CD-ROM sẽ không được cho mượn.
Chính sách cho mượn của Trung tâm:
Nhóm độc giả Tiền ký quỹ
Số sách mượn tối đa (cuốn)
Thời gian gia hạn (ngày)
Sinh viên hệ chính quy Không bắt buộc 3 10 10 3
Giảng viên,CBCNV Không bắt buộc 5 30 30 3
Cán bộ Ngành ngân hàng Bắt buộc 3 10 10 3
Sinh viên hệ Tại chức Bắt buộc 3 10 10 3
Sinh viên hệ Cao học -
Sinh viên hệ Liên thông -
Dịch vụ mượn tài liệu tại Trung tâm có ưu điểm nổi bật là cho phép gia hạn qua mạng, giúp bạn đọc dễ dàng kiểm tra thời hạn mượn và thực hiện gia hạn trong thời gian quy định Chính sách này không chỉ giảm bớt áp lực công việc cho cán bộ Trung tâm mà còn tiết kiệm thời gian di chuyển cho bạn đọc Tuy nhiên, việc gia hạn trực tuyến chỉ áp dụng khi bạn đọc không có quá hạn ở lần mượn đầu tiên; nếu có, họ cần phải đến Trung tâm để gia hạn trực tiếp và thanh toán tiền phạt theo quy định.
Hình 2.4 Phân h ệ gia h ạ n qua m ạ ng trên web c ủ a Trung tâm
Việc áp dụng công nghệ mã vạch đã giúp quy trình mượn và trả tài liệu trở nên thuận lợi hơn tại quầy phục vụ Tại đây, các máy tính, đầu đọc mã vạch và phiếu mượn tài liệu được trang bị đầy đủ Tất cả tài liệu trong Trung tâm đều được dán mã vạch, và thông tin người dùng đã được nhập vào cơ sở dữ liệu và mã hóa Nhờ đó, khi bạn đọc tìm được tài liệu cần mượn, cán bộ quầy chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản trên phần mềm để hoàn tất quy trình mượn tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác Cùng với việc xây dựng kho mở, dịch vụ mượn tài liệu ngày càng thu hút nhiều bạn đọc sử dụng, với thống kê trung bình khoảng 700 lượt mượn mỗi ngày từ cơ sở dữ liệu.
800 lượt bạn đọc mượn trả tài liệu
Dịch vụ mượn trả tài liệu mang lại nhiều ưu điểm cho người đọc, cho phép họ tự do chọn tài liệu trên giá và thực hiện mượn trả nhanh chóng, trung bình chỉ mất chưa đầy 1 phút cho mỗi lần Thời gian mượn và gia hạn tài liệu cũng rất linh hoạt, lên đến hơn 1 tháng cho sinh viên và 4 tháng cho cán bộ giảng viên, cùng với khả năng gia hạn qua mạng giúp tiết kiệm thời gian Kết quả khảo sát cho thấy 42.9% người dùng đánh giá dịch vụ tương đối tốt, 18% đánh giá tốt và 8.6% đánh giá rất tốt.
Dịch vụ hiện tại còn tồn tại một số hạn chế, khiến một số đối tượng không hài lòng Cụ thể, sinh viên và học viên không chính quy buộc phải thế chân tiền khi mượn tài liệu, trong khi diện tích kho hẹp và số lượng người dùng đông gây khó khăn trong việc tìm kiếm và mượn tài liệu Hơn nữa, một số tài liệu tham khảo giá trị lại không cho phép người dùng, đặc biệt là học viên và giảng viên, mượn về nhà Những yếu tố này dẫn đến 30.5% người dùng đánh giá chưa tốt về dịch vụ.
Bi ể u đồ 2.7 Đ ánh giá d ị ch v ụ m ượ n v ề nhà
Trong thời gian tới, khi thư viện 3 tầng mới hoàn thành, Trung tâm sẽ khắc phục những hạn chế hiện tại, từ đó đáp ứng tối đa nhu cầu của bạn đọc.
2.2.1.3 D ị ch v ụ cung c ấ p b ả n sao tài li ệ u
Dịch vụ sao chụp tài liệu cung cấp bản sao cho người dùng tin có nhu cầu sử dụng lâu dài hoặc khi tài liệu không thể mượn về nhà Trung tâm đã trang bị máy photo và máy in tại quầy phục vụ để đáp ứng nhu cầu này Hiện tại, chính sách sao chụp tài liệu chưa rõ ràng, dẫn đến vấn đề bản quyền vẫn chưa được giải quyết Các loại tài liệu thường được sao chụp bao gồm luận văn, luận án, tạp chí chuyên ngành, công trình nghiên cứu khoa học và kỷ yếu hội nghị, hội thảo.
Để sử dụng dịch vụ photocopy, in ấn hoặc scan tài liệu, người dùng cần đăng ký tại quầy bằng phiếu đăng ký Nếu có nhu cầu photocopy hoặc scan số lượng lớn, Trung tâm sẽ thu tiền trước và hẹn ngày giờ trả cụ thể, thường là vào ngày hôm sau Đối với in và photocopy, scan với số lượng ít, bạn đọc có thể chờ tại chỗ để nhận tài liệu ngay Giá dịch vụ sao chụp là 500đ/trang A4/2 mặt, và Trung tâm cũng áp dụng chính sách giảm giá hợp lý cho những đơn hàng lớn.
Theo thống kê, trung bình mỗi ngày có khoảng 20 – 25 lượt yêu cầu sao chụp tài liệu trong thời gian cao điểm và 10 – 15 lượt trong thời gian thấp điểm Dịch vụ này giúp người dùng tiếp cận tài liệu không thể mượn về nhà Tuy nhiên, Trung tâm hiện chỉ có một máy photocopy với cấu hình thấp, tốc độ chậm và chất lượng bản sao kém Do đó, khảo sát cho thấy 38.9% người dùng đánh giá dịch vụ chưa tốt và 33% đánh giá ở mức tương đối.
Đánh giá chung về sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM
Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM
Hệ thống sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM đã phần nào đáp ứng nhu cầu của người dùng Nhờ sự quan tâm từ Ban giám hiệu, nguồn kinh phí cho việc bổ sung tài liệu và các chương trình thư viện đã tăng đáng kể Số lượng báo, tạp chí chuyên ngành ngày càng đa dạng và chất lượng cao Ngoài tài liệu chuyên ngành về kinh tế, tài chính – ngân hàng, Trung tâm còn chú trọng bổ sung tài liệu về kỹ năng sống, văn học, lịch sử và chính trị, tạo sự cân bằng giữa học tập và giải trí cho sinh viên.
Công tác thu thập tài liệu nội sinh tại trường được thực hiện theo quy trình cụ thể và quy định chặt chẽ, đảm bảo tính đầy đủ trong việc bổ sung Nhờ đó, số lượng người dùng tin tại Trung tâm ngày càng tăng, không chỉ nhờ vào nguồn tin đa dạng mà còn do Trung tâm xây dựng mô hình kho mở phục vụ nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau.
Hiện nay, Trung tâm đã chuyển đổi sang ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng và tuyên truyền sản phẩm, dịch vụ Từ năm 2005, Trung tâm không còn sử dụng mục lục truyền thống mà đã chuyển sang mục lục trực tuyến OPAC Bên cạnh đó, Trung tâm cũng chú trọng phát triển nhiều cơ sở dữ liệu chuyên ngành đa dạng, đồng thời nâng cao nội dung và chất lượng của từng loại cơ sở dữ liệu.
Trung tâm đã triển khai nhiều dịch vụ hiện đại bên cạnh các dịch vụ truyền thống, tạo nên sức mạnh nổi bật Các dịch vụ như đọc tại chỗ và mượn tài liệu được kết hợp với những ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến như dịch vụ tìm tin và cung cấp tài liệu điện tử Đồng thời, Trung tâm tuân thủ các chuẩn nghiệp vụ như chuẩn mô tả, chuẩn phân loại và chuẩn Marc 21, cùng với các chuẩn trao đổi dữ liệu như ISO 2709 Marc Text và Dublin Core Metadata Đội ngũ cán bộ trẻ hóa và nâng cao trình độ qua các lớp tập huấn, mang đến thái độ phục vụ ngày càng thân thiện và chủ động hơn Sự chuyển biến từ phục vụ thụ động sang chủ động tư vấn cho người dùng cho thấy nỗ lực không ngừng của Trung tâm trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng, góp phần vào sự phát triển mạnh mẽ của Trung tâm.
Trung tâm hiện đang thiếu hụt các sản phẩm và dịch vụ giá trị gia tăng, bao gồm biên soạn tóm tắt, tổng luận, thư mục chuyên đề, dịch vụ đa phương tiện, dịch vụ tư vấn, cũng như các dịch vụ tổ chức hội nghị và hội thảo.
Trung tâm thông tin Thư viện hiện đang áp dụng mô hình kho mở, tuy nhiên lại thiếu hệ thống cổng từ và camera giám sát, dẫn đến tình trạng mất tài liệu nghiêm trọng Việc kiểm soát người đọc ra vào và các hoạt động bên trong kho trở nên khó khăn, gây ra tình trạng tài liệu bị vứt lộn xộn, đặt không đúng vị trí, và thường xuyên xảy ra việc gạch, xóa, hay xé trang tài liệu mà không có biện pháp quản lý hiệu quả.
Danh mục và thư mục trên website của Trung tâm hiện đang thiếu sót về cả nội dung lẫn hình thức, không có mô tả hay tóm tắt rõ ràng về nội dung và chủ đề Ngoài ra, các mục trong bộ sưu tập cũng không được kèm theo hình ảnh tài liệu và thông tin chi tiết, gây khó khăn cho người dùng trong việc tìm kiếm và hiểu rõ hơn về tài liệu.
- Các biểu ghi thư mục không được kiểm tra thường xuyên nên có khá nhiều lỗi: trùng lắp, sai tên nhan đề, nhan đề ảo, sai vị trí…
Dịch vụ trao đổi thông tin tại Trung tâm hiện chưa được thực hiện một cách đầy đủ và có hệ thống, mang tính chất chắp vá và thiếu sự quản lý từ một cán bộ chuyên trách.
- Đội ngũ cán bộ chuyên ngành thư viện còn chưa chủ động trong việc đề xuất, xây dựng các sản phẩm, dịch vụ mới
Bản tin Trung tâm, cả truyền thống lẫn điện tử, không được cập nhật thường xuyên và thiếu thông tin chuyên ngành cũng như giải trí, dẫn đến việc không thu hút được người xem và lượt truy cập.
Việc xây dựng Trung tâm thư viện mới đã được phê duyệt từ năm 2008 nhưng vẫn chưa hoàn thành, dẫn đến cơ sở vật chất hiện tại quá lạc hậu và chắp vá từ giảng đường cũ của trường Hệ thống điện, quạt và máy lạnh không đảm bảo chất lượng do đã cũ, trong khi diện tích hạn chế gây khó khăn trong việc sắp xếp kho tài liệu và phòng học cho người sử dụng.
Trung tâm hoạt động dưới cơ chế bao cấp và chịu sự quản lý của nhà trường, dẫn đến việc tất cả nguồn thu từ dịch vụ của Trung tâm đều được nộp về phòng kế toán Do đó, Trung tâm không có sự tự chủ về tài chính trong việc bổ sung nguồn lực cũng như tổ chức các hoạt động của mình.
Số lượng cán bộ chuyên ngành thư viện tại Trung tâm hiện còn hạn chế so với các lĩnh vực khác, dẫn đến việc xử lý và biên soạn sản phẩm cũng như tổ chức các dịch vụ mới gặp nhiều thách thức.
Công tác đào tạo người dùng tin tại Trung tâm chưa được thực hiện một cách chủ động và thường xuyên Hiện tại, Trung tâm chỉ tổ chức lớp hướng dẫn sử dụng thư viện cho sinh viên năm nhất vào đầu khóa học, mà không có các buổi tập huấn trong suốt thời gian học tập Đối với giảng viên, cán bộ, công nhân viên, sinh viên, học viên các hệ khác và người ngoài trường, Trung tâm cũng không tổ chức tập huấn khi cấp thẻ, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm.
Công tác khảo sát và lấy ý kiến người dùng tại Trung tâm chưa được thực hiện thường xuyên, dẫn đến việc không nắm bắt kịp thời nhu cầu của người sử dụng Đây là những hạn chế mà Trung tâm cần khắc phục Trong tương lai, khi cơ sở mới hoàn thành, hy vọng Trung tâm sẽ cải thiện những điểm yếu này.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁT TRIỂN CÁC SẢN PHẨM
VÀ DỊCH VỤ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM
Trung tâm Thông tin - thư viện đã tiến hành khảo sát người dùng để đánh giá thực trạng sản phẩm và dịch vụ, cho thấy rằng hiện tại còn thiếu những giải pháp cốt lõi cần thiết cho sự hoàn thiện và phát triển Do đó, việc định hướng phát triển sản phẩm và dịch vụ một cách đúng đắn là rất quan trọng Để đạt được điều này, trước tiên cần xác định các mục tiêu cụ thể cho sự phát triển trong tương lai.
Hoàn thiện và nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ hiện có tại Trung tâm
3.1.1 Đố i v ớ i h ệ th ố ng s ả n ph ẩ m thông tin th ư vi ệ n
Trung tâm đang tập trung vào việc phát triển các sản phẩm hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin để theo kịp xu hướng phát triển Việc triển khai các giải pháp công nghệ cho hệ thống sản phẩm và dịch vụ, đặc biệt là các sản phẩm hiện có, là điều cần thiết trong giai đoạn này.
Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC
OPAC đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm nguồn tin tại Trung tâm, với hệ thống mục lục điện tử mang lại nhiều lựa chọn tìm kiếm như theo tác giả, nhan đề, năm xuất bản và chủ đề Phần mềm quản lý thư viện điện tử PSCzlis 6.0 cung cấp nhiều tiện ích tra cứu trên OPAC, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế trong quá trình sử dụng Để cải thiện những nhược điểm này, cần có những biện pháp khắc phục hiệu quả.
Đề xuất với nhà cung cấp nhằm khắc phục nhược điểm trong việc tìm kiếm có dấu bằng cách cho phép người dùng nhập liệu không dấu Khi người dùng gõ không dấu, hệ thống sẽ truy xuất dữ liệu tương đương như khi gõ có dấu, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dùng trong quá trình tìm kiếm thông tin.
Hiện nay, việc tra cứu thông tin qua cổng Z39.50 gặp nhiều khó khăn do tốc độ chậm và một số địa điểm không thể thực hiện tra cứu Trung tâm cần nhanh chóng cải thiện hệ thống để nâng cao hiệu quả tra cứu thông tin.
Cỡ chữ trên OPAC hiện tại quá nhỏ, gây khó khăn cho người dùng Đặc biệt, các thông tin quan trọng về tài liệu như số phân loại, chủ đề và tác giả cần được làm nổi bật hơn bằng cách tăng kích thước chữ, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận thông tin cần tìm.
Một nhược điểm lớn của OPAC là khi tìm kiếm, việc gõ thừa một khoảng trắng sẽ dẫn đến việc không xuất dữ liệu, kể cả dữ liệu tương đương Điều này gây ức chế cho người tìm tin, đặc biệt là những người có ít thời gian và ngại nhờ cán bộ hỗ trợ Hơn nữa, điều này cũng tạo áp lực lớn cho cán bộ hướng dẫn khi người dùng không tra cứu được, đặc biệt trong thời điểm đông sinh viên Do đó, cần khắc phục nhược điểm này để việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
Thư mục thông báo tài mới
Thư mục thông báo tài liệu mới cung cấp thông tin về các tài liệu bổ sung tại Trung tâm, giúp người dùng lựa chọn tài liệu phù hợp Việc biên soạn thư mục diễn ra theo chu kỳ bổ sung tài liệu, thường là 4 lần mỗi năm Sau khi bộ phận biên mục hoàn tất, thông tin sẽ được chuyển đến người dùng, tuy nhiên, quá trình này có thể mất thời gian Do đó, việc cập nhật thư mục thông báo tài liệu mới một cách nhanh chóng là rất quan trọng Bên cạnh đó, thư mục cần bổ sung các thông tin như chủ đề, từ khóa và tóm tắt để người dùng dễ dàng tiếp cận và tìm kiếm tài liệu.
CSDL là công cụ tra cứu quan trọng hiện nay tại Trung tâm Tuy nhiên, các CSDL do Trung tâm xây dựng và những CSDL được mua, tặng biếu vẫn còn nhiều lỗi và chất lượng chưa đảm bảo Do đó, việc nâng cấp và chỉnh sửa các loại CSDL này cần được thực hiện một cách nhanh chóng.
Hoàn thiện các cơ sở dữ liệu (CSDL) toàn văn đang được xây dựng, bao gồm CSDL báo, tạp chí chuyên ngành, luận văn, luận án, cũng như CSDL hội nghị và hội thảo, nhằm phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu khoa học Đồng thời, cần phát triển thêm CSDL toàn văn sách chuyên ngành Tài chính Ngân hàng để đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên trong trường.
Để cải thiện chất lượng CSDL thư mục, cần hiệu đính các biểu ghi chưa chính xác về lỗi chính tả và lỗi biên mục Quá trình rà soát cũng cần xác định lại vị trí của các tài liệu đang bị xếp nhầm, nhằm đảm bảo lưu thông thuận lợi Hơn nữa, việc tồn tại nhiều biểu ghi trùng lặp trong CSDL gây ra tình trạng nhiễu tin, làm khó khăn cho việc tra cứu tài liệu Do đó, việc hiệu đính toàn bộ CSDL và loại bỏ các biểu ghi trùng lặp là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả tra cứu.
Để nâng cao chất lượng cơ sở dữ liệu bài trích, cần chú trọng vào việc cải thiện chất lượng các bài scan thông qua xử lý và hiệu đính Hơn nữa, việc bổ sung phần tóm tắt nội dung cho các bài trích là cần thiết, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn thông tin phù hợp hơn.
Mặc dù các cơ sở dữ liệu như Willson, Proquest và phần mềm học tiếng Anh trực tuyến Langmaster có chất lượng nội dung và hình thức tốt, nhưng số lượng người dùng khai thác vẫn còn thấp Do đó, Trung tâm cần triển khai các biện pháp marketing hiệu quả hơn để tăng cường sự quan tâm và sử dụng từ phía người dùng.
Trang chủ của Trung tâm hiện có nhiều hạn chế về cả nội dung và hình thức, dẫn đến việc không thu hút được nhiều lượt truy cập Vì vậy, cần thiết phải thực hiện các điều chỉnh kịp thời để tăng cường lượng truy cập.
Để cải thiện nội dung, hãy điều chỉnh phông chữ cho lớn hơn và sắp xếp các mục một cách khoa học hơn Đồng thời, chú ý đến việc thiết kế màu sắc, hình ảnh, cũng như vị trí của các đề mục và tiểu mục để tạo sự thu hút và dễ dàng cho người đọc.
- Tạo lập các công cụ tra cứu bên trong trang chủ và liên kết thêm các trang tra cứu ngoài như tra cứu từ điển, tra cứu từ Google
- Đa dạng hóa ngôn ngữ tìm kiếm, ngoài ngôn ngữ Tiếng Việt cần tổ chức thêm nhiều ngôn ngữ khác đặc biệt là tiếng Anh
Khi cập nhật thông tin mới trong mục “tin tức hoạt động”, cần ghi rõ ngày tháng để người đọc dễ dàng theo dõi Đồng thời, nên thêm chú thích vào mục “tin tức mới” để thu hút sự chú ý và tăng cường lượng truy cập.
Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
3.2.1 Cung c ấ p s ả n ph ẩ m thông tin theo chuyên đề
Dịch vụ cung cấp sản phẩm theo chuyên đề tại các thư viện trường đại học không phải là một khái niệm mới, nhưng nó mang lại nhiều tiện ích cho người dùng Đặc biệt, dịch vụ này rất hữu ích cho những ai đang tìm kiếm thông tin và tài liệu phục vụ cho nghiên cứu của mình.
Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt đầy đủ các nguồn tài liệu liên quan đến vấn đề họ quan tâm Dịch vụ này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu công sức và chi phí trong quá trình tìm kiếm thông tin.
Dịch vụ này cung cấp cho Trung tâm các sản phẩm như thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề, và bản sao tài liệu gốc một phần hoặc toàn bộ Để thực hiện dịch vụ hiệu quả, Trung tâm cần có đội ngũ cán bộ chuyên môn cao, am hiểu sâu về các ngành khoa học, từ đó có khả năng xây dựng danh mục chuyên đề phù hợp với nhu cầu nghiên cứu của người dùng tin tại Đại học Ngân hàng TP.HCM.
Trung tâm có thể phát triển các thông tin chuyên đề theo các chuyên ngành đào tạo, sau đó gửi danh mục đến các khoa, phòng ban hoặc giới thiệu trên trang chủ và quầy phục vụ Những đối tượng có nhu cầu sẽ liên hệ trực tiếp với Trung tâm để chọn lựa sản phẩm phù hợp theo mức độ khó, dễ và chất lượng của từng chuyên đề Trung tâm sẽ quyết định mức thu phí, có thể là nhiều, ít hoặc miễn phí.
Ngoài việc cung cấp các chuyên đề đã xây dựng, Trung tâm còn tiếp nhận yêu cầu từ người dùng tin và sẽ cung cấp thông tin theo nhu cầu của họ Hai bên cần thỏa thuận về hình thức cung cấp, loại sản phẩm, chi phí và thời gian cung cấp thông qua một hợp đồng cam kết thực hiện Nếu không có hợp đồng, Trung tâm sẽ công bố chính sách cụ thể và chi tiết về giá cả, thời gian và phương thức dịch vụ.
3.2.2 Biên so ạ n th ư m ụ c các công trình nghiên c ứ u khoa h ọ c
Trường Đại học Ngân hàng là cơ sở giáo dục đa ngành, cung cấp các chương trình đào tạo từ Cao Đẳng đến Nghiên cứu sinh Kể từ tháng 08/2013, trường được Bộ Giáo dục cho phép xét phong hàm Phó Giáo sư và Giáo sư, điều này đã tạo ra nhu cầu cấp thiết trong việc biên soạn thư mục các công trình nghiên cứu khoa học.
Gần đây, nhiều nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực kinh tế tài chính – ngân hàng đã được thực hiện và đánh giá cao, nhưng Trung tâm vẫn chưa có thư mục cho các ngành đào tạo Đây là một khuyết điểm lớn cần khắc phục Để xây dựng thư mục này, Trung tâm cần đầu tư thời gian và nhân sự, với cán bộ có chuyên môn trong tổng hợp và biên soạn.
Trung tâm cần thu thập các công trình nghiên cứu khoa học từ trong và ngoài trường liên quan đến các chuyên ngành đào tạo như tài chính, ngân hàng, kinh tế và kế toán Sau khi hoàn tất việc tập hợp, đội ngũ phụ trách sẽ biên soạn tài liệu theo từng chuyên đề cụ thể.
Quá trình biên soạn thư mục bao gồm các phần chính như lời nói đầu, nội dung và bảng tra cứu Nội dung có thể được sắp xếp theo chủ đề hoặc theo thứ tự chữ cái, tùy thuộc vào chuyên đề biên soạn Mỗi tài liệu trong thư mục cần được mô tả rõ ràng với các thông tin như nhan đề, tác giả, năm xuất bản và số trang Đặc biệt, đối với các công trình nghiên cứu khoa học, việc biên soạn thư mục chuyên đề yêu cầu phải có phần tóm tắt để người dùng nắm bắt được nội dung một cách nhanh chóng.
Sau khi hoàn thiện nội dung, việc hiệu đính bởi các chuyên gia trong ngành là cần thiết để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và khoa học cho thư mục chuyên đề Khi đã hoàn tất các bước, công tác marketing giới thiệu trở nên vô cùng quan trọng Các hình thức giới thiệu đa dạng như trên website, tờ rơi, pano quảng cáo, và gửi email đến các cá nhân mà Trung tâm quản lý sẽ giúp quảng bá hiệu quả các thư mục chuyên đề đã được xây dựng.
3.2.3 Phát tri ể n d ị ch v ụ m ượ n liên th ư vi ệ n
Dịch vụ mượn liên thư viện cho phép người dùng dễ dàng mượn tài liệu từ nhiều thư viện đại học và các cơ quan thông tin khác mà không cần đăng ký hay làm thẻ tại nơi mượn Mặc dù trên thế giới, hình thức mượn liên thư viện đã phát triển mạnh mẽ, tại Việt Nam vẫn còn hạn chế Tại TP.HCM, hệ thống mượn liên thư viện đã được xây dựng với sự tham gia của 9 thư viện đại học uy tín, cùng với dự án “Trang bị các CSDL dùng chung cho các Trung tâm học liệu” do Đại học RMIT Việt Nam quản lý.
Kết quả khảo sát cho thấy nhu cầu mượn liên thư viện trong trường rất cao, do đó Trung tâm cần nhanh chóng triển khai dịch vụ này để phục vụ người dùng Để thực hiện, các thư viện cần hợp tác chặt chẽ qua việc ký kết văn bản quy định rõ ràng về chính sách, điều kiện, thủ tục và chi phí mượn tài liệu Đồng thời, các thư viện nên tăng cường giới thiệu nguồn lực thông tin qua hệ thống mục lục, thư mục và trang web, tạo đường dẫn liên kết giúp người dùng tìm tài liệu nhanh chóng và chính xác Hơn nữa, để liên kết mượn liên thư viện hiệu quả, các đơn vị cần thống nhất quy trình nghiệp vụ và xây dựng phân hệ mượn theo tiêu chuẩn quốc tế ISO ILL 10160/10161 cho việc mượn tài liệu qua internet.
Hiện nay, một số thư viện và trung tâm như Học viện Ngân hàng Hà Nội, Đại học Công nghiệp TP.HCM và Đại học Kinh tế TP.HCM đã tiến hành ký kết hợp tác chia sẻ tài nguyên Tuy nhiên, vẫn chưa có chính sách mượn liên thư viện giữa các đơn vị này.
Trung tâm nên hợp tác với các thư viện của các trường đại học cùng chuyên ngành như Đại học Kinh tế - Luật và Đại học Luật TP.HCM để xây dựng hệ thống mượn liên thư viện cho tài liệu chuyên ngành và ngành gần Bên cạnh đó, Trung tâm cần tham gia vào mạng lưới liên kết các trường đại học tại TP.HCM và mạng lưới các Trung tâm Học liệu do Đại học RMIT quản lý.
Việc triển khai dịch vụ mượn liên thư viện giữa Trung tâm Thông tin - thư viện Đại học Ngân hàng và các đơn vị khác sẽ gặp nhiều thách thức trong giai đoạn đầu Do đó, cần có sự phối hợp chặt chẽ và thống nhất giữa các bên liên quan trước khi bắt đầu dịch vụ Dịch vụ này yêu cầu đầu tư và sự quan tâm từ Ban giám hiệu nhà trường cùng các phòng chức năng Chỉ khi đó, Trung tâm mới có thể mở rộng nguồn lực thông tin, tiết kiệm chi phí bổ sung tài liệu, giảm thời gian và công sức xử lý tài liệu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng khai thác tài liệu hiệu quả nhất.
3.2.4 Phát tri ể n d ị ch v ụ t ư v ấ n thông tin
Một số giải pháp khác
3.3.1 Nâng cao trình độ , đ ào t ạ o k ỹ n ă ng và xây d ự ng ý th ứ c, tính ch ủ độ ng cho cán b ộ Trung tâm Đội ngũ cán bộ đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng các sản phẩm cũng như hỗ trợ người dùng tin khai thác dịch vụ thư viện có hiệu quả Trong giai đoạn phát triển hiện nay, nhu cầu tin của người dùng rất phong phú, đa dạng và đòi hỏi chất lượng về thông tin và tài liệu cũng ngày càng cao, do vậy người cán bộ thư viện cần trang bị một số kiến thức nhất định về tin học, ngoại ngữ bên cạnh kiến thức chuyên môn và chuyên ngành phục vụ Ngoài ra việc trau dồi thêm những kỹ năng cơ bản và chuyên sâu như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng diễn thuyết, thuyết trình, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng quản lý…là vô cùng cần thiết Thêm vào đó, người cán bộ thư viện có chuyên môn phải luôn biết chủ động nắm bắt mọi tình huống cũng như khả năng xây dựng, tạo lập và định hướng trong việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ của thư viện
Các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao trình độ cán bộ thư viện:
Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn ngày: mời các chuyên gia thông tin
Thư viện bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ là cơ hội quan trọng để cán bộ Trung tâm cập nhật kiến thức và kỹ năng mới trong lĩnh vực thông tin thư viện hiện đại.
Nội dung bồi dưỡng cung cấp kiến thức chuyên sâu và cập nhật về thông tin – thư viện, cũng như các kỹ năng tìm kiếm, khai thác và đánh giá thông tin Bên cạnh đó, nó còn bao gồm kỹ năng giao tiếp, trình độ tin học và ngoại ngữ Hình thức bồi dưỡng này được thiết kế phù hợp với điều kiện thực tế và khả năng của Trung tâm.
Trung tâm hiện đang tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các khóa đào tạo dài hạn về thông tin - thư viện, công nghệ thông tin và ngoại ngữ tại TP.HCM, giúp nâng cao trình độ và cập nhật kiến thức chuyên sâu Tuy nhiên, chi phí cao và thời gian đào tạo dài hạn đã hạn chế số lượng cán bộ được cử đi học hàng năm Để nâng cao hiệu quả bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ thư viện, Trung tâm cần triển khai các biện pháp thích hợp.
Xây dựng kế hoạch dài hạn cho việc đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ thư viện là rất quan trọng Mục tiêu là đảm bảo tất cả cán bộ đều có cơ hội tham gia thường xuyên các khóa bồi dưỡng, từ đó nâng cao năng lực và chất lượng phục vụ của thư viện.
Khuyến khích cán bộ, đặc biệt là cán bộ phụ trách dịch vụ thông tin – thư viện, tích cực tham gia các khóa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn bằng cách tạo điều kiện về thời gian và hỗ trợ tài chính Trung tâm cần xem việc tham gia các khóa học này là tiêu chí quan trọng để đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, từ đó khen thưởng, nâng lương và đề bạt cán bộ hàng năm Hỗ trợ cán bộ thư viện trong việc tìm kiếm và lựa chọn các hình thức phát triển chuyên môn phù hợp cũng là một yếu tố cần thiết.
Chúng tôi mời gọi các chuyên gia thông tin và thư viện từ các cơ sở đào tạo trong và ngoài nước tham gia các khóa tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ Trung tâm Đồng thời, chúng tôi cam kết đảm bảo nội dung các khóa tập huấn sẽ phù hợp với nhu cầu thực tế của Trung tâm.
Tăng cường hợp tác giữa các thư viện đại học và cơ sở đào tạo là rất cần thiết, thông qua việc thiết kế các khóa bồi dưỡng nâng cao trình độ theo yêu cầu của Trung tâm Điều này không chỉ giúp các thư viện tiếp nhận và hướng dẫn sinh viên thực tập mà còn tạo điều kiện cho cán bộ thư viện cập nhật thêm kiến thức và kỹ năng mới.
Hợp tác giữa các thư viện và trung tâm là cần thiết để tổ chức các khóa bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ Việc này không chỉ giúp sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí đầu tư mà còn nâng cao chất lượng hoạt động của các thư viện.
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ thư viện, cần đa dạng hóa các hình thức đào tạo và bồi dưỡng như đào tạo tại chỗ, đào tạo từ xa qua mạng, tổ chức diễn đàn trao đổi nghiệp vụ và các câu lạc bộ chuyên môn trực tuyến Những phương pháp này không chỉ tạo sự linh hoạt mà còn thu hút đông đảo người tham gia, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ thư viện.
Tăng cường trao đổi kinh nghiệm và chia sẻ thông tin trong lĩnh vực thông tin – thư viện là rất quan trọng, đồng thời thúc đẩy hợp tác giữa Trung tâm với các cơ sở đào tạo và giữa các thư viện đại học nhằm phát triển nguồn tài liệu tham khảo chuyên ngành.
Trung tâm cần triển khai các biện pháp nhằm nâng cao đạo đức nghề nghiệp và ý thức cho đội ngũ cán bộ thư viện, đảm bảo chất lượng phục vụ và phát triển bền vững.
+ Tổ chức thường xuyên các buổi nói chuyện về nghề nghiệp với sự tham gia của các chuyên gia và cán bộ tiêu biểu
+ Xem thái độ nghề nghiệp đúng là một trong những tiêu chí để tuyển dụng, đánh giá, đề bạt cán bộ vào các vị trí công tác
+ Xây dựng bảng quy chế đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ Trung tâm trên cơ sở tham khảo kinh nghiệm của thư viện nước ngoài
+ Thiết lập cơ chế giám sát, đánh giá thái độ nghề nghiệp của cán bộ thư viện từ phía cán bộ quản lý và giữa nhân viên với nhau
Chính sách khen thưởng hợp lý và kịp thời cho cán bộ có ý tưởng, đề xuất sáng tạo là rất quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của trung tâm và mang lại nhiều tiện ích thiết thực.
3.3.2 T ă ng c ườ ng ngu ồ n l ự c thông tin cho Trung tâm
Kết quả khảo sát cho thấy nhu cầu tin và mức độ khai thác thông tin tại trường chưa được đáp ứng đầy đủ, với số lượng, nội dung và loại hình tài liệu còn hạn chế Do đó, Trung tâm cần cải thiện để đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dùng tin.
Cần cân đối trong việc bổ sung tài liệu, đặc biệt là tăng cường các loại tài liệu chuyên ngành và tài liệu ngoại văn, vì hiện tại Trung tâm còn thiếu hụt đáng kể, chủ yếu chỉ có sách do Quỹ Châu Á tài trợ Việc đa dạng hóa các tài liệu tham khảo chất lượng và chuyên sâu sẽ hỗ trợ tốt hơn cho sinh viên năm 3 và năm 4 trong quá trình học tập.
