HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY
Những vấn đề chung về hoạt động thông tin - thư viện
Hoạt động thông tin là quá trình thu thập, tổ chức, xử lý và phân phối thông tin đến người dùng tin, bao gồm bốn thành tố chính: nguồn lực thông tin, người dùng tin, cán bộ thông tin và cơ sở vật chất Các thành tố này có mối quan hệ chặt chẽ, trong đó nguồn lực thông tin và người dùng tin đóng vai trò quan trọng, được xem là yếu tố đánh giá sức mạnh hoạt động thông tin của một cơ quan Mục đích của hoạt động thông tin là đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng, từ đó thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Hoạt động thư viện là quá trình thu thập, tổ chức và sử dụng tài liệu nhằm truyền bá tri thức và cung cấp thông tin cho mọi tầng lớp nhân dân Hoạt động này không chỉ đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí mà còn góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực và phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Hoạt động thông tin tại thư viện là quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và tổ chức thông tin, nhằm phục vụ nhu cầu sử dụng của người dùng.
Trường Đại học Hà Nội trong giai đoạn đổi mới giáo dục
1.2.1 Sơ lƣợc quá trình hình thành và phát triển Đại học Hà Nội (ĐHHN) là trường đại học công lập được thành lập năm 1959 Trong hơn 50 năm phát triển, trường đã trải qua nhiều tên gọi khác nhau: ban đầu là Trường Bổ túc Ngoại ngữ, Cao đẳng Bổ túc Ngoại ngữ, Đại học Ngoại ngữ Đến năm 2006, Trường đổi tên thành Đại học Hà Nội theo Quyết định số 190/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng kí ngày
Trường ĐHHN có nhiệm vụ chính là đào tạo cán bộ phiên dịch, giảng viên ngoại ngữ và cung cấp chương trình đào tạo cử nhân cho các chuyên ngành thuộc lĩnh vực khoa học xã hội - nhân văn, kinh tế, công nghệ, với phương pháp giảng dạy bằng tiếng nước ngoài ở cả bậc đại học và sau đại học.
Trường ĐHHN được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ đào tạo ngoại ngữ cho lưu học sinh, nghiên cứu sinh và thực tập sinh đi học nước ngoài Đồng thời, trường cũng có trách nhiệm bồi dưỡng và nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ chuyên môn và cán bộ quản lý thuộc các Bộ, Ban, ngành Trung ương và địa phương trên toàn quốc.
Mục tiêu chiến lược của Nhà trường:
Trường ĐHHN hướng tới việc trở thành một trường đại học đa ngành, tận dụng tối đa thế mạnh về đào tạo và nghiên cứu ngoại ngữ Nhà trường cam kết đổi mới và phát triển toàn diện để đạt được chất lượng đào tạo nguồn nhân lực giáo dục đại học và sau đại học tương đương với các quốc gia có nền giáo dục tiên tiến trong khu vực Đồng thời, Trường ĐHHN chủ động thúc đẩy hội nhập giáo dục quốc tế thông qua việc mở rộng hợp tác, liên kết đào tạo và phát triển chương trình, học liệu cùng đội ngũ giảng viên với các trường đại học uy tín quốc tế.
- Lãnh đạo quản lí của trường là Ban Giám hiệu gồm hiệu trưởng và các phó Hiệu trưởng
- Tư vấn cho Ban Giám hiệu là các hội đồng, trong đó có hội đồng Khoa học và Đào tạo
Ban Giám hiệu được hỗ trợ trong việc điều hành các hoạt động của trường thông qua các phòng ban chức năng như phòng Tổ chức hành chính, phòng Đào tạo, phòng Nghiên cứu Khoa học, phòng Quản trị, phòng Hợp tác quốc tế, phòng Tài vụ và phòng Thiết bị kĩ thuật.
- Trường có 20 Khoa/Bộ môn trực thuộc, 02 Viện nghiên cứu, 11 Trung tâm, 03 đơn vị phục vụ và các tổ chức đoàn thể
Sơ đồ tổ chức của Trường ĐHHN ( xem phụ lục 1 )
Công tác phát triển đội ngũ cán bộ:
Vào những ngày đầu thành lập, trường chỉ có hơn 50 cán bộ giáo viên và nhân viên, bao gồm 03 cán bộ lãnh đạo, 23 giáo viên tiếng Nga, 12 giáo viên tiếng Trung, cùng khoảng 10 cán bộ hành chính và nhân viên phục vụ.
Trường ĐHHN, một trong những trường hàng đầu về đào tạo ngoại ngữ, đặc biệt chú trọng phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên cả về số lượng lẫn chất lượng Hiện tại, trường có tổng cộng 590 cán bộ, trong đó bao gồm 34 tiến sĩ (trong đó có 02 tiến sĩ mời làm việc từ nơi khác) và 01 tiến sĩ khoa học.
05 phó giáo sư; 256 thạc sĩ; 441 giảng viên, 62 giảng viên chính; 08 chuyên viên chính và tương đương
Hàng năm, trường cử nhiều giáo viên trẻ đi đào tạo ở nước ngoài để nâng cao chuyên môn trong giảng dạy ngoại ngữ và các chuyên ngành mới.
Công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học:
Trường ĐHHN cung cấp chương trình giảng dạy đa dạng các ngoại ngữ như Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Đức, Nhật, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Italia, Hàn Quốc, Bungari, Hung-ga-ri, Séc, Slô-văk, Ru-ma-ni, Thái và A Rập Trường đào tạo 10 chuyên ngành ngôn ngữ cho bậc cử nhân và 04 chuyên ngành cho bậc thạc sĩ và tiến sĩ, đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu của sinh viên.
Từ năm 2002, Nhà trường đã mở rộng chương trình đào tạo với nhiều chuyên ngành giảng dạy bằng ngoại ngữ, bao gồm quản trị kinh doanh, du lịch, quốc tế học, khoa học máy tính, tài chính - ngân hàng và kế toán (hoàn toàn bằng tiếng Anh), cùng với ngành khoa học máy tính được giảng dạy bằng tiếng Nhật Ngoài ra, trường cũng cung cấp chương trình cử nhân ngành Việt Nam học dành cho người nước ngoài.
Nhà trường thực hiện phương châm mở rộng quy mô và đa dạng hóa loại hình đào tạo, đồng thời nâng cao chất lượng giáo dục Mục tiêu không chỉ là cung cấp kiến thức mà còn tập trung vào việc phát triển năng lực làm việc cho sinh viên.
Từ năm 2006, Trường ĐHHN đã triển khai chương trình đào tạo tín chỉ, liên tục cải tiến chương trình và phương pháp giảng dạy để đáp ứng nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Nhà trường cung cấp nhiều chương trình linh hoạt như cử nhân tài năng, song ngành, văn bằng 2 và chuyên tu, nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có nhiều cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp Đặc biệt, Trường cũng có các chương trình liên kết đào tạo quốc tế như 1+2, 2+2, 3+1 trong các lĩnh vực tiếng Anh, quản trị kinh doanh, tiếng Việt và tiếng Trung, cho phép sinh viên học toàn bộ chương trình đại học và sau đại học với chất lượng quốc tế ngay tại trường.
Trường ĐHHN đã khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học ngoại ngữ, đặc biệt là trong các phương pháp giảng dạy ngoại ngữ cho các trường chuyên ngữ, nghiên cứu giảng dạy ngoại ngữ chuyên ngành và nghiên cứu đối chiếu ngôn ngữ.
Tạp chí Khoa học Ngoại ngữ, do nhà trường quản lý, là tạp chí chuyên ngành ngoại ngữ đầu tiên tại Việt Nam Đến nay, tạp chí đã phát hành 71 số với hàng trăm công trình nghiên cứu và bài viết liên quan đến phương pháp giảng dạy ngoại ngữ, đối chiếu ngôn ngữ, dịch thuật và tiếng Việt.
Trường ĐHHN nổi bật với thế mạnh trong hợp tác quốc tế, hiện đang thiết lập quan hệ với hơn 30 trường đại học nước ngoài và hơn 60 tổ chức giáo dục quốc tế Nhà trường tham gia vào nhiều lĩnh vực như đào tạo đại học, bồi dưỡng ngoại ngữ và nghiên cứu khoa học thông qua các dự án hợp tác song phương và đa phương Ngoài ra, Trường ĐHHN còn tích cực tham gia các hoạt động văn hóa đối ngoại và giao lưu ngôn ngữ - văn hóa với nhiều tổ chức và cá nhân quốc tế, góp phần nâng cao vị thế của trường trên trường quốc tế.
Đặc điểm hoạt động thông tin - thư viện tại Trường Đại học Hà Nội
2 Trích http://www.thiduakhenthuongvn.org.vn
1.3.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển
Thư viện Trường Đại học Hà Nội được thành lập cùng năm với Trường ĐHHN vào năm 1959 Sự phát triển của Thư viện luôn gắn liền với lịch sử hình thành và tiến trình phát triển của Trường ĐHHN.
Trong những năm đầu thành lập, Thư viện hoạt động chủ yếu như một tổ công tác phục vụ tư liệu cho Nhà trường, thuộc phòng Giáo vụ Thư viện gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất và nguồn tài liệu, chủ yếu là sách giáo trình và sách tham khảo chuyên ngành tiếng Nga cùng các ngôn ngữ Đông Âu như tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, và tiếng Bungari, được tài trợ và biếu tặng từ các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa.
Năm 1967, Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở rộng các chuyên ngành mới như tiếng Anh và tiếng Pháp, đồng thời thành lập thêm nhiều khoa/bộ môn để nâng cao chất lượng giảng dạy Sự phát triển này đã làm tăng đáng kể vốn tài liệu của thư viện Đến năm 1984, Nhà trường quyết định tách Tổ Tư liệu khỏi Phòng Giáo vụ, thành lập Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội như một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu.
Năm 1994, Thư viện đã được xây dựng mới với tòa nhà 2 tầng, cung cấp một kho tài liệu phong phú, đáp ứng nhu cầu tư liệu cho công tác đào tạo của trường.
Vào năm 2000, nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới chương trình và phương pháp giảng dạy, cũng như nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ trong bối cảnh công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước, Ban Giám hiệu Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã quyết định sáp nhập Thư viện với Phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”.
Thư viện đã liên tục cải tiến cơ sở vật chất và tổ chức hoạt động, đồng thời áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả phục vụ.
Năm 2003, Thư viện đã bắt đầu dự án nâng cấp và hiện đại hóa với nguồn vốn vay 500.000 USD từ Ngân hàng Thế giới, nhằm phát triển theo hướng mở Ngày 5/12/2003, Trung tâm chính thức hoạt động tại trụ sở mới và liên tục cải thiện cơ sở vật chất cùng trang thiết bị Năm 2005, Trung tâm triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol, đáp ứng đầy đủ các tính năng của một thư viện hiện đại, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động Năm 2006, Trường được đổi tên thành Đại học Hà Nội theo Quyết định số 190/2006/QĐ-TTg, và Thư viện được gọi là “Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội”.
Từ ngày 01/10/2010, theo quyết định số 1332/QĐ-ĐHHN của Hiệu trưởng Trường Đại học Hà Nội, đã áp dụng Quy chế mẫu tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học theo Quyết định số 13/2008/QĐ.
Bộ trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch đã chính thức công bố việc đổi tên Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Hà Nội thành “Thư viện Trường Đại học Hà Nội”, viết tắt là Thư viện Đại học Hà Nội (TVĐHHN).
Kể từ khi đi vào hoạt động, TV ĐHHN đã hoạt động ổn định và hiện đại hóa, góp phần quan trọng vào công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường Điều này đã thúc đẩy sự phát triển của ngành giáo dục đào tạo tại Việt Nam trong giai đoạn mới.
1.3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
Theo Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học
(Ban hành kèm Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10/3/2008 của
Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch):
Thư viện trường đại học đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học Thư viện cung cấp và quản lý nhiều loại tài liệu, bao gồm tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc trên mọi chất liệu, và tài liệu điện tử từ mạng Internet, nhằm phục vụ nhu cầu học tập và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ của nhà trường.
Thư viện Trường ĐHHN là tổ chức trực thuộc Trường, có nhiệm vụ thu thập, xử lý, bảo quản và cung cấp thông tin tư liệu phục vụ cho các hoạt động của Nhà trường Thư viện không chỉ cung cấp nguồn thông tin cho giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên, mà còn đăng tải thông tin giới thiệu và quảng bá về trường Tổ chức này xây dựng và quản lý nguồn tư liệu nhằm nâng cao chất lượng giáo dục và nghiên cứu trong Nhà trường.
Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu nhằm cải thiện công tác thông tin và tư liệu, phục vụ hiệu quả cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học tại trường.
- Lập kế hoạch xây dựng và phát triển thông tin theo yêu cầu nhiệm vụ của Nhà trường
Thu thập, bổ sung và trao đổi thông tin tư liệu là bước quan trọng trong việc xử lý và cập nhật dữ liệu Những thông tin này sẽ được đưa vào hệ thống quản lý và tìm kiếm tự động, đồng thời tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin một cách hiệu quả.
- Phục vụ thông tin tư liệu cho NDT là cán bộ, giảng viên, sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập
- Hướng dẫn giúp NDT tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng
Trường đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị chức năng để đảm bảo quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như vốn tài liệu.
Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Hoạt động thông tin được cấu thành từ ba yếu tố chính: động cơ, mục đích và phương tiện Động cơ, với vai trò là yếu tố nguồn gốc và kích thích, bao gồm nhu cầu tin (NCT) - một loại nhu cầu tinh thần của con người NDT, chủ thể của NCT, đóng vai trò trung tâm trong việc định hướng hoạt động thông tin - thư viện Do đó, việc nghiên cứu NDT và NCT là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan TTTV, nhằm nâng cao khả năng đáp ứng và tối đa hóa sự thỏa mãn nhu cầu thông tin của NDT.
Dựa trên nhiệm vụ, mục tiêu và yêu cầu đổi mới giáo dục đào tạo của trường ĐHHN trong giai đoạn hiện nay, chúng ta có thể phân chia NDT thành các nhóm chủ yếu theo đặc điểm nghề nghiệp.
Nhóm 1: Cán bộ, giảng viên
Nhóm 2: Học viên cao học và nghiên cứu sinh
Nhóm 1: Cán bộ, giảng viên
Nhóm NDT bao gồm cán bộ quản lý như Ban Giám hiệu, trưởng và phó các khoa, cùng với các phòng ban chức năng, bên cạnh đó còn có cán bộ nghiên cứu và giảng viên của Nhà trường.
- Cán bộ lãnh đạo, quản lí:
Nhóm nhà đầu tư này, mặc dù chiếm tỷ lệ không cao, nhưng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc định hình chính sách và xây dựng kế hoạch phát triển cho Trường và Thư viện.
Cán bộ quản lý tại ĐHHN đóng vai trò quan trọng như nhà đầu tư và chủ thể thông tin, cung cấp dữ liệu giá trị cho quản lý và điều hành hoạt động của trường Do thời gian hạn chế để truy cập tài liệu tại Thư viện, thông tin cần thiết nên được cung cấp trực tiếp đến nơi ở hoặc nơi làm việc của họ.
Cán bộ nghiên cứu và giảng dạy là nhóm nhà đầu tư có nhu cầu cao và bền vững, vì thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động khoa học và giảng dạy của họ Họ không chỉ cung cấp thông tin qua các bài giảng, công trình nghiên cứu và hội nghị, mà còn là những nhà đầu tư thường xuyên và liên tục cho các bộ phận thông tin trong và ngoài nhà trường.
Nhóm 2: Học viên cao học và nghiên cứu sinh
Những người đã tốt nghiệp đại học thường có kinh nghiệm trong việc sử dụng thư viện, hiểu rõ cách khai thác và sử dụng tài nguyên thư viện hiệu quả phục vụ cho nghiên cứu và học tập Nhóm sinh viên, bao gồm sinh viên chính quy, sinh viên tại chức, sinh viên dự án và dự án ngắn hạn, là đối tượng thông tin đông đảo và biến động nhất tại trường ĐHHN.
Sinh viên chính quy là nhóm người dùng chủ yếu của Thư viện, với nhu cầu thông tin rất lớn Họ thường xuyên sử dụng thư viện, đặc biệt trong thời gian ôn thi học kỳ, thực hiện các dự án nghiên cứu khoa học và bảo vệ khóa luận.
Trong bối cảnh hiện nay, việc áp dụng phương pháp dạy và học lấy người học làm trung tâm đã khuyến khích sinh viên tích cực hơn trong việc đến thư viện để học tập và nghiên cứu Thư viện được coi là "giảng đường thứ hai", đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin, giúp người học nắm bắt và làm chủ tri thức.
Sinh viên tại chức của trường có nhu cầu truy cập thư viện chưa cao và không thường xuyên sử dụng dịch vụ này Họ thường chỉ đến thư viện vào mùa thi, và đôi khi mục đích không chỉ là để tìm kiếm thông tin học tập mà còn để đáp ứng nhu cầu giải trí.
Sinh viên dự án ngắn hạn là nhóm người dùng không thường xuyên của Thư viện, tham gia vào các khóa đào tạo kéo dài từ 3 đến 9 tháng, chủ yếu sử dụng tài liệu học tiếng Theo chính sách của Thư viện, sinh viên thuộc nhóm này không được phép mượn tài liệu về nhà, mà chỉ có thể đọc và sử dụng tài liệu tại chỗ.
Sự phân chia nhóm nhà đầu tư (NDT) tại trường ĐHHN là tương đối, vì NDT có thể đồng thời đảm nhiệm nhiều vai trò như giảng viên, cán bộ lãnh đạo, quản lý hoặc cán bộ nghiên cứu khi tham gia vào các hoạt động đa dạng.
Vào tháng 5 năm 2012, hệ thống phần mềm của Thư viện đã ghi nhận tổng cộng 12.616 NDT, trong đó sinh viên chính quy chiếm tỷ lệ cao nhất với 86.37% Học viên cao học chiếm 5.57%, sinh viên dự án và dự án ngắn hạn đạt 3.84%, trong khi cán bộ, giảng viên chỉ chiếm 1.98% và sinh viên tại chức chiếm 2.24%.
Thành phần NDT tại TVĐHHN
Biểu đồ 1.1: Thành phần người dùng tin tại TVĐHHN
Nhu cầu thông tin của người dùng tại ĐHHN rất phong phú, chủ yếu tập trung vào ngôn ngữ, văn hóa và các chuyên ngành như quan hệ quốc tế, quản trị kinh doanh, du lịch Ngoài ra, họ cũng quan tâm đến các lĩnh vực khác như kinh tế, chính trị và giáo dục Do đó, Thư viện ĐHHN cần nắm vững nhu cầu thông tin của từng nhóm người dùng để đưa ra giải pháp và hình thức cung cấp thông tin phù hợp, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của họ Việc phát triển các dịch vụ thư viện là cần thiết để hỗ trợ người dùng hiệu quả hơn.
CSDL và tài liệu đa phương tiện nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường
Nhu cầu tin cụ thể của từng nhóm được khái quát như sau:
- Nhóm 1: Cán bộ, giảng viên
+ Cán bộ lãnh đạo, quản lý:
Ban Giám hiệu cùng với trưởng và phó các phòng ban chức năng, trưởng và phó các Khoa, Bộ môn, mặc dù chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số người dùng tin, nhưng họ đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành các hoạt động của nhà trường.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin được coi là bộ nhớ của nhân loại, là kho tàng văn hoá của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc
Nguồn lực thông tin là yếu tố quan trọng trong tiềm lực thông tin, bao gồm các nguồn tin được tổ chức và kiểm soát một cách có hệ thống Điều này giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và khai thác thông tin một cách thuận tiện, đồng thời đáp ứng nhiều mục đích khác nhau trong hoạt động của thư viện.
2.1.1 Xây dựng và phát triển nguồn tin tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội
Hiện nay, Thư viện ĐH Hàng Hải Việt Nam (TVĐHHN) sở hữu nguồn tài liệu đa dạng và phong phú, chủ yếu là ngoại văn với nhiều thứ tiếng như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý và tiếng Tây Ban Nha Bên cạnh đó, thư viện còn cung cấp nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt, hỗ trợ bạn đọc trong quá trình học tập ngoại ngữ.
* Sách: Tổng số: 21.048 tên tài liệu; 32.271 số bản tài liệu
- Sách chuyên ngành (phục vụ sinh viên khối chuyên ngành):
* Luận án, luận văn, khóa luận: Tổng số: 1.579 tên; 2.294 bản
* Báo, tạp chí: Tổng số: 262 tên tạp chí khác nhau: 41.416 số; 58.147 tổng số bản
+ Cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng:
CSDL thư mục sách: 35.108 Biểu ghi CSDL toàn văn báo, tạp chí: 1043 Biểu ghi CSDL toàn văn luận án, luận văn: 218 Biểu ghi CSDL âm thanh: 1.702 Biểu ghi
The library offers an extensive electronic database with 822 records, including access to various international journals in fields such as business management and tourism, featuring titles like Development Policy Review and International Journal of Finance & Economics Additionally, it provides resources in information technology, including Computer Fraud & Security and Computers & Security Language studies are also covered with journals such as ELT Journal and Langues These resources are highly valued by users, who frequently access them The library has detailed guides available on its website and in computer labs to assist students in navigating these databases.
Hiện nay, tài liệu trong Thư viện có các loại ngôn ngữ chính là: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Đức, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, Tiếng
Tài liệu ngoại văn, đặc biệt là tiếng Anh, chiếm tỷ lệ lớn trong việc phục vụ người dùng tại Thư viện, bên cạnh các ngôn ngữ khác như tiếng Tây Ban Nha.
Thư viện có một kho tài liệu ngoại văn riêng biệt, phục vụ nhu cầu của người dùng Kho tài liệu này tập trung vào nhiều tài liệu giá trị, được viết bằng nhiều thứ tiếng khác nhau, phản ánh sự phong phú về văn hóa, phong tục tập quán, lễ nghi, ẩm thực và du lịch của các quốc gia trên thế giới.
Theo khảo sát ý kiến của nhà đầu tư (NDT), 79% cho rằng sách là loại tài liệu hữu ích nhất, trong khi 9.8% chọn báo-tạp chí, 3.8% chọn luận văn, 3.7% chọn đề tài nghiên cứu và 2.2% chọn tài liệu trên Internet Kết quả này cho thấy sách vẫn giữ vai trò quan trọng và được NDT đánh giá cao trong việc hỗ trợ học tập, nghiên cứu và giảng dạy.
Loại hình tài liệu Lựa chọn (%)
Luận văn 3.8 Đề tài NCKH 3.7
File tài liệu nghe MP3 0.5
Tài liệu trên mạng Internet 2.2
Tài liệu hữu ích theo lựa chọn của người dùng tin
Sách Báo, tạp chí Luận văn Đề tài NCKH File tài liệu nghe MP3 Tài liệu điện tử Tài liệu trên mạng Internet Tài liệu khác
Biều đồ 2.1: Tài liệu hữu ích theo lựa chọn của người dùng tin
Do đó, khi xây dựng và phát triển nguồn tin tại Trường ĐHHN cần lưu ý đến nhu cầu và những loại hình tài liệu mà NDT mà lựa chọn
2.1.2 Xây dựng và phát triển nguồn tin tại thƣ viện các Khoa
Hiện nay đang có số lượng lớn nguồn tài liệu lưu trữ tại thư viện các Khoa, cụ thể:
Tên kho Đầu ấn phấm Bản ấn phẩm
Khoa Giáo dục Chính trị 203 334
Khoa Giáo dục Thể chất 42 53
Khoa Ngữ văn Việt Nam 38 50
Bảng 2.1 Số liệu thống kê số lượng tài liệu lưu trữ tại thư viện các Khoa
Nguồn tài liệu tại thư viện các Khoa được bổ sung chủ động từ việc mua sắm hoặc nhận tài trợ, cũng như từ các dự án liên kết.
Xử lý thông tin
Xử lý thông tin là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng thức ban đầu sang những dạng thức mới, nhằm phục vụ cho các nhiệm vụ trong hoạt động thông tin.
Xử lý thông tin được thực hiện để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và tìm kiếm thông tin theo thời gian, cũng như truyền tải và thu thập dữ liệu trong không gian.
Các phương thức xử lý thông tin bao gồm mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt, tổng quan và tư vấn Những phương thức này giúp tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả hơn, phục vụ cho việc tra cứu và sử dụng sau này.
2.2.1 Các chuẩn đƣợc lựa chọn trong xử lí thông tin
Việc áp dụng các chuẩn trong xử lý thông tin là rất quan trọng để chuẩn hóa hoạt động thông tin thư viện Thư viện ĐH Hà Nội (TVĐHHN) đã chủ động tìm hiểu các chuẩn hiện hành trên thế giới và tại Việt Nam nhằm lựa chọn các chuẩn phù hợp với điều kiện thực tiễn Các chuẩn được áp dụng bao gồm mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định chủ đề và từ khoá tài liệu.
+ Chuẩn trong mô tả tài liệu Đứng trong hệ thống thư viện Việt Nam, trong xu thế của những năm
Từ năm 2003, TVĐHHN đã áp dụng chuẩn ISBD cho mô tả tài liệu, nhưng sau một thời gian, nhận thấy chuẩn này không còn phù hợp với xu thế và đặc thù tài liệu chủ yếu là ngoại văn, TVĐHHN đã quyết định chuyển sang áp dụng AACR2 từ năm 2005 Việc này được xem là lựa chọn đúng đắn, nhất là khi đến năm 2007, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã chính thức yêu cầu áp dụng AACR2 trong hệ thống thư viện Việt Nam TVĐHHN cũng đã phát huy chức năng download biểu ghi qua cổng Z39.50 và chia sẻ nguồn lực thông tin thư mục giữa các thư viện để nâng cao hiệu quả trong xử lý thông tin sao chép.
+ Chuẩn trong phân loại tài liệu
Năm 2003, TVĐHHN quyết định áp dụng hệ thống phân loại DDC (Dewey Decimal Classification) sau khi nghiên cứu cấu trúc, ưu nhược điểm của một số bảng phân loại hiện có tại Việt Nam, cùng với đặc điểm của đơn vị Quyết định này được đưa ra dựa trên những lý do cơ bản phù hợp với nhu cầu và điều kiện thực tế.
Tài liệu của TVĐHHN tập trung vào ngôn ngữ học, với lớp 400 của DDC cung cấp thông tin chi tiết Việc kết hợp bảng chính với bảng trợ ký hiệu chung và ký hiệu ngôn ngữ cho phép DDC mở rộng và chi tiết hóa các đề mục liên quan đến ngôn ngữ học một cách dễ dàng.
Ví dụ, từ vựng tiếng Anh được phân loại với ký hiệu 428.24 Trong đó, số 4 đại diện cho ngôn ngữ, số 2 chỉ tiếng Anh, số 8 thể hiện tiếng Anh ứng dụng, và số 24 chỉ từ vựng.
TVĐHHN áp dụng phương pháp phục vụ theo kho mở, trong đó tài liệu được sắp xếp theo số phân loại Cấu trúc phân cấp chi tiết giúp DDC trở nên dễ sử dụng và dễ nhớ cho cán bộ thư viện trong công tác phân loại và sắp xếp, đồng thời hỗ trợ bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu hiệu quả hơn.
Hiện nay, DDC đang trở nên phổ biến trên toàn thế giới, đặc biệt ở các nước nói tiếng Anh, trong khi tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là tiếng Anh Để tận dụng tối đa lợi ích từ việc xử lý thông tin qua cổng Z39.50, TVĐHHN cần áp dụng các chuẩn tương thích để sử dụng lại các ký hiệu phân loại có sẵn từ các thư viện quốc tế.
Ngoài bộ bảng phân loại đầy đủ của DDC gồm 4 tập xuất bản lần thứ
Thư viện Đại học Hà Nội (TVĐHHN) đã áp dụng ấn bản rút gọn DDC14 bằng tiếng Việt, được dịch và xuất bản bởi Thư viện Quốc gia (TVQG) Hiện tại, TVĐHHN sử dụng song song DDC14 và DDC22, chủ yếu trong công tác biên mục gốc.
+ Chuẩn định chủ đề, định từ khoá
Hiện nay, các thư viện Việt Nam đang áp dụng nhiều loại bảng từ khóa và đề mục chủ đề khác nhau Trước khi chọn chuẩn cho việc định danh chủ đề và từ khóa, Thư viện ĐHHN đã tiến hành xem xét tổng quan các bảng điển hình như LCSH (Library of Congress Subject Headings), bảng từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam, và từ điển từ khóa Khoa học và Công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.
Trên cơ sở nghiên cứu một số chuẩn tiêu biểu trong định chủ đề, định từ khoá đang được sử dụng tại Việt Nam, TVĐHHN nhận thấy:
Hiện nay, chưa có bảng ĐMCĐ nào bằng tiếng Việt ngoài danh mục của TVQG Việt Nam, gây khó khăn trong việc sử dụng LCSH do rào cản ngôn ngữ Ban lãnh đạo TVĐHHN đã xác định chủ trương xây dựng thư viện điện tử, tập trung vào việc phát triển mục lục trực tuyến và loại bỏ hoàn toàn mục lục truyền thống Do đó, toàn bộ vốn tài liệu của TVĐHHN cần được xử lý mới và hồi cố Với phần lớn tài liệu là sách ngoại văn, TVĐHHN quyết định sử dụng LCSH để định chủ đề cho tài liệu, và tạm thời chỉ định chủ đề cho các tài liệu được xử lý sao chép từ thư viện các nước trên thế giới.
LCSH là công cụ quan trọng cho việc định chủ đề và tổ chức mục lục chủ đề, được nhiều thư viện, đặc biệt là ở các nước nói tiếng Anh, áp dụng Tuy nhiên, việc áp dụng LCSH tại Thư viện ĐHHN gặp khó khăn do rào cản ngôn ngữ, vì chưa có bản dịch sang tiếng Việt Thư viện ĐHHN tập trung phát triển tài liệu về các chủ đề như ngôn ngữ, văn hóa, du lịch, lịch sử, kinh tế chính trị, khoa học thường thức, quản trị kinh doanh và quốc tế học Do đó, việc sử dụng Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam để định từ khóa tài liệu được coi là phù hợp hơn với nhu cầu của Thư viện ĐHHN.
Khi chuyển đổi sang mô hình thư viện điện tử, TVĐHHN đã triển khai phần mềm quản lý thư viện điện tử Libol từ cuối năm 2003, đáp ứng yêu cầu sử dụng phần mềm quản lý hiện đại Phần mềm tích hợp này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý thư viện và tận dụng các ưu điểm của chuẩn MARC21.
Tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
Sản phẩm thông tin - thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin tại các cơ quan thông tin - thư viện, nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng thông tin (NDT) Quá trình này bao gồm các hoạt động như phân loại, biên mục, định từ khóa, tóm tắt, cùng với việc phân tích và tổng hợp thông tin.
Các sản phẩm do TVĐHHN tạo lập gồm :
Thư mục là sản phẩm thông tin quan trọng, bao gồm tập hợp các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo trật tự nhất định, phản ánh các tài liệu có chung dấu hiệu về nội dung và hình thức Đối tượng chính trong thư mục là tài liệu nói chung, bao gồm cả tài liệu bậc 1 (có thể được xuất bản hoặc không) và tài liệu bậc 2.
Hiện nay, TVĐHHN đã tạo lập 2 loại thư mục:
- Thư mục giới thiệu sách mới: biên soạn khoảng 4 thư mục/năm
Thư mục giới thiệu sách mới được biên soạn định kỳ khi có tài liệu mới nhập về Sau khi xử lý, tài liệu sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu (CSDL) Phòng nghiệp vụ sẽ sử dụng CSDL để tổ chức và tạo ra các bản Thư mục giới thiệu sách mới Trong các bản thư mục này, tài liệu sẽ được sắp xếp theo môn loại và lĩnh vực.
Thư mục sách mới tại thư viện cung cấp thông tin về tài liệu mới bổ sung, mặc dù không có lời nói đầu, mục lục hay bảng tra cứu Tuy nhiên, nhờ thư mục này, tài liệu mới được cập nhật đầy đủ và kịp thời tới người dùng trong trường ĐHHN, giúp họ dễ dàng tiếp cận các tài liệu cần thiết cho học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
Hiện tại, các thư mục này ngoài bản in còn được tải lên mạng internet giới thiệu trên trang web của Trường và trang web của Thư viện
Thư mục tóm tắt luận án, luận văn là một tài liệu được tổ chức theo chuyên đề, cung cấp cái nhìn tổng quát về các luận án, luận văn tại TVĐHHN Mỗi mục trong thư mục này đều có tóm tắt ngắn gọn, cô đọng và chính xác, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung và ý tưởng chính của từng luận án, luận văn.
Thư mục tóm tắt luận án và luận văn của Trường Đại học Đà Nẵng là công cụ hữu ích cho người dùng trong việc tra cứu các luận văn sau đại học tại thư viện Công cụ này được đông đảo cán bộ, giảng viên, học viên cao học và sinh viên năm cuối quan tâm và sử dụng thường xuyên.
Thư viện cập nhật và biên soạn tài liệu cho các chuyên ngành như Quản trị kinh doanh – Du lịch, Quốc tế học, Công nghệ thông tin, và Tài chính - Ngân hàng với tần suất 01 số mỗi năm cho mỗi chuyên ngành.
Trong bối cảnh hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin ngày càng trở nên quan trọng, việc biên soạn các bản mục lục liên hợp và trao đổi thư mục giữa các thư viện trường đại học, đặc biệt là những thư viện có chuyên ngành đào tạo giống nhau, là điều cần thiết Tuy nhiên, hiện tại, việc hợp tác và chia sẻ thông tin vẫn chưa được Thư viện Đại học Hà Nội quan tâm đúng mức, và chưa có sự phối hợp hiệu quả với các thư viện khác để thực hiện biên soạn các thư mục liên hợp.
Sự xuất hiện của cơ sở dữ liệu (CSDL) đã cách mạng hóa hình thức lưu trữ và tìm kiếm thông tin, mang lại khả năng truy cập đa dạng và phong phú hơn nhiều so với các phương pháp tra cứu truyền thống như hệ thống mục lục hay bản thư mục Các loại CSDL khác nhau không chỉ đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin mà còn thỏa mãn nhu cầu về bản thân thông tin, như CSDL dữ kiện và CSDL toàn văn.
CSDL là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính
Cơ sở dữ liệu (CSDL) được định nghĩa là một tập hợp dữ liệu được tổ chức hiệu quả nhằm phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau Khác với các hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống, CSDL tập trung hóa dữ liệu và giảm thiểu dữ liệu dư thừa, cho phép lưu trữ dữ liệu một lần tại một vị trí nhưng vẫn có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Xét theo tính chất phản ánh thông tin về đối tượng, CSDL bao gồm: CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn
CSDL có nhiều ưu điểm trong việc tìm tin CSDL là một loại sản phẩm thông tin thư viện đặc biệt
Hiện nay, TVĐHHN đang xây dựng được các CSDL thư mục và CSDL điện tử, bao gồm:
- CSDL sách gồm các biểu ghi về các tài liệu dạng sách với 35.108 biểu ghi Đây là CSDL lớn nhất của Trung tâm
- CSDL toàn văn báo, tạp chí: 1043 Biểu ghi
- CSDL toàn văn luận án, luận văn: 218 Biểu ghi
- CSDL âm thanh: 1.702 Biểu ghi
- CSDL sách điện tử: 822 Biểu ghi
The library currently offers a database of online journals across various fields, including business management and tourism, featuring titles such as Development Policy Review, International Journal of Finance & Economics, and International Review of Finance Additionally, it provides resources in information technology, including Computer Fraud & Security and Computer Law.
The ELT Journal and resources on the French language are highly valued by users, who frequently access them The library provides specific guidance for students on both its website and in computer labs to facilitate access to this database.
Ngày nay, website là kênh truyền thông và công cụ quảng bá hàng đầu cho nhiều lĩnh vực, bao gồm cả hoạt động thông tin - thư viện Thư viện Trường Đại học Hà Nội nhận thấy việc xây dựng website cho Trung tâm là rất quan trọng để tạo dựng hình ảnh riêng trên internet Điều này không chỉ giúp kết nối với các trung tâm thông tin - thư viện khác trong và ngoài nước, mà còn giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và nguồn lực thông tin một cách sinh động và tương tác Qua đó, Thư viện có cơ hội phục vụ người dùng tốt hơn và nâng cao mức độ hài lòng của họ.
Website của Thư viện được xây dựng và cập nhật thường xuyên bởi các cán bộ, mang đến nội dung phong phú Nhiều bài viết hấp dẫn trên website đã thu hút sự quan tâm của đông đảo người dùng, giúp Thư viện trở nên gần gũi hơn với cộng đồng.
Thư viện của chúng tôi sử dụng phần mềm Libol, cho phép bạn đọc truy cập trực tuyến vào kho tài liệu từ bất kỳ đâu Chỉ cần truy cập vào website của Thư viện và chọn mục tra cứu mục lục của phần mềm Libol để khám phá nguồn tài nguyên phong phú.
Tổ chức kho, sắp xếp và bảo quản tài liệu
2.4.1 Tổ chức kho và sắp xếp tài liệu
Tất cả các phòng phục vụ của Thư viện được thiết kế theo mô hình kho mở, cho phép người dùng tự do truy cập và lựa chọn tài liệu mà không cần phải viết phiếu yêu cầu hay chờ đợi.
Thư viện nhận thức rõ tầm quan trọng của việc tổ chức nguồn lực thông tin, do đó đã nỗ lực sắp xếp các kho tài liệu một cách hợp lý, phù hợp với diện tích và nhu cầu hoạt động của mình.
Thư viện đã tổ chức nguồn tin thành 4 kho (phòng) chính và phục vụ theo hình thức kho mở:
- Phòng tư liệu tiếng Việt
- Phòng tư liệu tiếng nước ngoài
- Phòng tư liệu chuyên ngành, giáo trình và Báo - Tạp chí
- Phòng tài liệu nghiên cứu khoa học
Mỗi kho lưu trữ được trang bị hệ thống quạt thông gió và điều hòa không khí, cùng với hệ thống phòng cháy chữa cháy và máy hút bụi Ngoài ra, kho còn có hệ thống giá, kệ và tủ sách được thiết kế đặc biệt để phù hợp với các loại tài liệu có kích thước khác nhau.
Tuy nhiên về lâu dài, Thư viện phải tính đến việc mở rộng diện tích kho vì lượng tài liệu sẽ ngày một nhiều hơn
* Phương thức sắp xếp tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp theo các môn loại tri thức và sử dụng hệ thống phân loại Dewey (DDC) để phân loại tài liệu
- DDC chia tài liệu thành 10 môn loại (nhóm) chính, ký hiệu từ 000 -
999, trong mỗi môn loại tài liệu lại được phân thành các nhóm nhỏ chi tiết hơn
Ký hiệu xếp giá, hay còn gọi là nhãn tài liệu, được dán trên gáy của tài liệu để chỉ rõ vị trí của nó trên giá Các tài liệu có ngôn ngữ khác nhau sẽ có ký hiệu xếp giá khác nhau, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp tài liệu một cách hiệu quả.
Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm:
Ký hiệu kho (Kho tiếng Anh)
Chỉ số phân loại Dewey (Sách học tiếng Anh)
Ký hiệu tác giả hoặc tên tài liệu
Ký hiệu xếp giá khác nhau cho từng tài liệu tại các kho lưu trữ giúp nhà đầu tư dễ dàng tìm kiếm tài liệu cùng ngôn ngữ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện trong việc sắp xếp lại vị trí tài liệu.
* Nguyên tắc sắp xếp tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp theo nguyên tắc thập phân theo trật tự tăng dần từ số nhỏ hơn đến số lớn hơn
- Nếu các tài liệu có cùng số phân loại thì chúng sẽ được xếp theo vần của 3 chữ cái trong ký hiệu xếp giá
Ví dụ về trật tự đúng:
Dùng để đánh dấu vị trí của cuốn tài liệu đã được rút ra khỏi giá, giúp việc hoàn trả tài liệu về đúng vị trí sắp xếp trở nên dễ dàng khi không còn nhu cầu sử dụng.
- Sách 1 dấu đỏ: Không được mượn về nhà
- Sách 2 dấu đỏ: Chỉ học viên cao học được mượn
Việc tổ chức kho mở và sắp xếp tài liệu theo môn loại khoa học tại TVĐHHN đã tạo điều kiện thuận lợi cho NDT trong việc tìm kiếm tài liệu theo cùng một chủ đề và lĩnh vực.
Công tác bảo quản tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc gìn giữ kho tàng tài liệu thư viện, đồng thời nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin Nhằm nâng cao hiệu quả bảo quản, thư viện đã triển khai nhiều biện pháp thiết thực.
Khi bắt đầu xây dựng khu nhà thư viện mới vào năm 2003, Thư viện đã chú trọng đến việc thiết kế hệ thống kho đạt tiêu chuẩn, với các kệ giá đa dạng kích cỡ nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ nhiều loại tài liệu khác nhau.
- Những tài liệu quý hiếm được phục vụ NDT bằng những bản sao
Lắp đặt hệ thống camera quan sát tại các phòng và cổng ra vào thư viện sẽ nâng cao khả năng bảo vệ tài liệu và cải thiện việc giám sát.
Tất cả các phòng và kho đều được trang bị hệ thống máy điều hòa, máy hút bụi, cùng với hệ thống phòng cháy chữa cháy Thư viện cũng được duy trì sạch sẽ thông qua việc quét dọn thường xuyên và tổ chức nhiều đợt phun thuốc chống mối mọt, diệt chuột để đảm bảo môi trường an toàn và thoải mái cho người sử dụng.
- Tiến hành thanh sát, kiểm kê tài liệu định kì và phục chế các tài liệu có dấu hiệu hư hỏng
- Kho tài liệu được chiếu sáng bằng ánh sáng tự nhiên và ánh sáng đèn một cách hợp lí
Tổ chức tập huấn cho nhân viên để nâng cao nhận thức về nội quy phòng đọc, đồng thời đưa ra các hình thức xử lý cụ thể đối với những vi phạm của nhân viên Mỗi vi phạm sẽ có mức phạt tương ứng nhằm đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
Như vậy, về cơ bản, Thư viện đã thực hiện tốt công tác bảo quản.
Ứng dụng công nghệ thông tin
Trước năm 2002, Thư viện sử dụng phần mềm miễn phí CDS/ISIS của UNESCO Tuy nhiên, do những hạn chế của phần mềm này, vào cuối năm 2003, Thư viện đã chuyển sang sử dụng phần mềm Libol do Công ty công nghệ phần mềm Tinh Vân phát triển.
Bên cạnh Libol, Thư viện còn ứng dụng phần mềm tự xây dựng DigiHanuLic trong phát triển bộ sưu tập số
Phần mềm Libol được phát triển từ năm 1997 và là một trong những phần mềm thư viện điện tử đầu tiên có mặt trên thị trường Việt Nam
Libol đã được triển khai thành công tại hơn 150 thư viện lớn nhỏ trên toàn quốc
TVĐHHN áp dụng Libol từ năm 2004 và hiện tại TV sử dụng phiên bản Libol 6.0
Hình 2.8: Giao diện phần mềm Libol
Thư viện Tuy Libol hiện đang áp dụng 8 trong tổng số 9 phân hệ, bao gồm: phân hệ Bổ sung, phân hệ Biên mục, phân hệ OPAC (tra cứu trực tuyến), phân hệ Quản trị hệ thống, phân hệ Mượn Trả, phân hệ Ấn phẩm định kỳ, phân hệ Bạn đọc và phân hệ Sưu tập số.
Thư viện đã sử dụng các chức năng sau đây của phân hệ này:
+ Biên mục sơ lược các tài liệu mới nhập về từ nhiều nguồn khác nhau + In nhãn gáy tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác
+ Tạo khuôn dạng đăng kí cá biệt, in mã vạch cho từng chỉ số cá biệt theo lô
+ Kiểm kê tài liệu và bổ sung thêm mã xếp giá các tài liệu được đưa vào kho
+ Thống kê và bổ sung tài liệu tự động qua mạng Tuy nhiên việc bổ
Phân hệ Biên mục của Libol hỗ trợ cán bộ Thư viện trong việc biên mục đa dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời cho phép trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện khác qua Internet.
Thông qua phân hệ này, Thư viện đã tiến hành biên mục gốc, biên mục sao chép và xuất bản các ấn phẩm thư mục
3 Phân hệ OPAC (tra cứu trực tuyến):
Phân hệ OPAC của Libol cung cấp chức năng tìm kiếm mạnh mẽ và đa dạng, hỗ trợ đa ngữ với bảng mã và phông chữ unicode Người dùng có thể tra cứu đồng thời nhiều thuộc tính của ấn phẩm thông qua các mẫu có sẵn hoặc tùy chỉnh với các toán tử logic OPAC không chỉ tạo điều kiện cho việc giao tiếp và trao đổi thông tin giữa người dùng với nhau, mà còn giữa người dùng với thư viện và các thư viện khác.
Qua phân hệ này, Thư viện đã thực hiện tra cứu tìm tin trực tuyến, lưu thông trực tuyến, dịch vụ thông tin trực tuyến,
4 Phân hệ Quản trị hệ thống: Phân hệ này giúp cho cán bộ thư viện: + Tạo, cập nhật, quản lí dữ liệu về NDT
+ Kiểm tra mượn và trả sách
+ Thông báo tình trạng tài liệu, báo cáo thống kê
+ Tự động in thông báo đòi tài liệu, tính tiền phạt quá hạn
+ Hỗ trợ mượn liên thư viện
+ Hỗ trợ nhận dạng mã vạch
+ Hệ thống tự động kiểm tra
Phân hệ có chức năng:
Tự động hóa các thao tác mượn trả và tính toán chính sách lưu thông của thư viện giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả Tất cả các ghi nhận mượn và trả, cùng với việc nhận diện đối tượng, được thực hiện qua hệ thống nhận dạng mã NDT, mang lại sự chính xác và thuận tiện trong quản lý.
+ Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tài liệu phong phú và chi tiết
6 Phân hệ Ấn phẩm định kì: có chức năng theo dõi bổ sung, đóng tập và xếp giá, quản lí bổ sung ấn phẩm định kì
Phân hệ này hỗ trợ cán bộ thư viện trong việc biên mục tổng thể hoặc biên mục chi tiết từng số, từ đó nâng cao hiệu quả khai thác thông tin từ các ấn phẩm mà không cần phải biên mục lại.
7 Phân hệ Bạn đọc: là công cụ giúp Thư viện quản lí cộng đồng NDT và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ có liên quan như cấp thẻ, gia hạn, cắt hiệu lực thẻ
Các ứng dụng phân hệ quản lí bạn đọc tại Thư viện là:
+ Quản lí hồ sơ bạn đọc: các thông tin về bạn đọc được cập nhật vào CSDL để phục vụ cho việc tra cứu, thống kê và in thẻ
+ Khả năng xử lí lô: với khả năng xử lí lô, các nghiệp vụ như gia hạn thẻ, cắt hạn thẻ, xóa thẻ rất nhanh chóng, thuận lợi
Tính năng phân loại NDT theo nhóm trong Thư viện thống kê cho phép điều tra nhu cầu sử dụng của NDT dựa trên các tiêu chí như nhóm tuổi, khóa, ngày cấp thẻ và nhóm đối tượng NDT.
8 Phân hệ Sưu tập số:
Phân hệ Sưu tập số giúp thư viện lưu trữ một lượng lớn file điện tử, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời đảm bảo tính chính xác của dữ liệu Điều này hỗ trợ hiệu quả trong việc tra cứu và sử dụng tài liệu điện tử.
Phân hệ sưu tập số có chức năng quản lý tài khoản đặt mua tài liệu điện tử, đồng thời cung cấp các tài liệu điện tử theo yêu cầu của bạn đọc.
Khả năng quản lý tài liệu điện tử trên cả hai loại hình: có thu phí và không thu phí
Hầu hết các công đoạn trong quy trình lưu thông tài liệu tại Thư viện đã được tự động hóa nhờ phần mềm thư viện điện tử Libol Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa, Thư viện cần nâng cấp phần mềm và bổ sung các tính năng mới.
2.5.2 Phần mềm DigiHanuLIC: Đây là phần mềm do các kĩ thuật viên của Thư viện tự xây dựng và phát triển
Hình 2.9: Giao diện phần mềm DigiHanuLic
Theo đánh giá sơ bộ của cán bộ thư viện, DigiHanuLic sở hữu tính năng tương tự như phần mềm Greenstone nhưng có giao diện thân thiện và dễ sử dụng hơn, đồng thời chiếm ít dung lượng bộ nhớ Tuy nhiên, phần mềm này vẫn chưa hoàn thiện, đặc biệt trong việc phân quyền, hỗ trợ biên mục theo các chuẩn và giao thức truyền thông qua Internet.
Đánh giá hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện tại Trường Đại học Hà Nội
- Nguồn lực thông tin đã phát triển có định hướng, đáp ứng một phần nhu cầu đổi mới phương pháp dạy và học của Nhà trường:
Thư viện đã phát triển một nguồn lực thông tin phong phú, tập trung vào các lĩnh vực ngôn ngữ, văn hóa, kinh tế và giáo dục, phù hợp với định hướng đào tạo của Nhà trường trong giai đoạn hiện tại.
Thư viện đã thiết lập mối liên kết với các thư viện thuộc các Khoa, tạo thành các thư viện con nhằm phục vụ nhu cầu tài liệu tại chỗ cho cán bộ, sinh viên và học viên.
Nguồn lực thông tin của Thư viện Đại học Hòa Bình được phát triển có định hướng, đáp ứng nhu cầu của các ngành đào tạo trong Nhà trường Điều này phù hợp với Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT ngày 04 tháng 05 năm 2007, nhằm quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
Với sự phát triển như vậy, nguồn lực thông tin của Thư viện đã đáp ứng một phần nhu cầu của NDT
- Công tác xử lí tài liệu:
Thư viện đã tập trung vào việc nghiên cứu và áp dụng đồng bộ các chuẩn hiện đại như AACR2, DDC và MARC21 trong công tác xử lý tài liệu Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên thông giữa các thư viện trong hệ thống các thư viện trường đại học.
Việc lựa chọn các tiêu chuẩn trong xử lý thông tin tại TVĐHHN đã được thực hiện một cách hợp lý và phù hợp với thực tiễn Các tiêu chuẩn này đã được triển khai hiệu quả trong quá trình xử lý thông tin.
Để nâng cao chất lượng áp dụng các chuẩn đã được chọn, cần thiết phải có các giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại Điều này sẽ giúp chuẩn hoá hoạt động, đáp ứng tốt hơn yêu cầu hội nhập và phát triển.
TVĐHHN đã cung cấp một số tài liệu hướng dẫn sử dụng tại Việt Nam, đồng thời tự biên soạn tài liệu nội bộ Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng tài liệu hướng dẫn về các chuẩn, đặc biệt là LCSH, còn thiếu hụt nghiêm trọng Cán bộ xử lý thông tin gặp khó khăn trong việc áp dụng LCSH cho biên mục sao chép do thiếu gợi ý cho các đề mục và chủ đề Đối với Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam, TVĐHHN chỉ có tài liệu hướng dẫn trong Bộ từ khoá mà không có nhu cầu sử dụng tài liệu khác Các quy trình áp dụng chuẩn do TVĐHHN xây dựng cũng cần được chú ý và cải thiện.
Các quy trình được thiết lập dựa trên kinh nghiệm thực tiễn của cán bộ xử lý thông tin trong giai đoạn đầu, nhằm tạo sự thống nhất trong việc thực hiện cho các cán bộ kế tiếp.
Biên mục sao chép có thể chứa nhiều thông tin hữu ích, nhưng việc xóa bỏ các trường thông tin để phù hợp với mẫu biểu ghi của TVĐHHN sẽ là lãng phí Ngược lại, một số biểu ghi sao chép lại có rất ít thông tin và khi chuẩn hóa lại, chúng gần như trở thành biên mục mới hoàn toàn.
Khi thiết lập ngôn ngữ từ khoá, quy trình cần được chia thành hai loại: từ khoá có kiểm soát và từ khoá tự do Đối với từ khoá tự do, cần phải chuẩn hoá và đưa vào bộ từ khoá như một từ khoá có kiểm soát, giúp cán bộ dễ dàng sử dụng trong các lần sau.
Qui trình xử lí thông tin được TVĐHHN xây dựng có tính khả thi và phù hợp khá cao
- Tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện:
Thư viện đã phát triển nhiều sản phẩm thông tin thiết thực nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng, bao gồm thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên ngành, bản tin luyện dịch và các cơ sở dữ liệu (CSDL) Đặc biệt, thư viện chú trọng vào việc xây dựng các CSDL toàn văn, mở ra hướng đi mới trong việc đa dạng hóa sản phẩm thông tin, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu tại Trường Đại học Hàng Hải.
Thay thế mục lục phiếu bằng mục lục truy cập trực tuyến OPAC là một bước tiến quan trọng, mang lại cho người dùng khả năng truy cập thông tin từ xa một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Thư viện Đại học Hà Nội cung cấp nhiều dịch vụ thông tin - thư viện đa dạng và đặc thù, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin của thư viện.
Thư viện không chỉ cung cấp các dịch vụ cơ bản như đọc tại chỗ, mượn sách về nhà, hỏi đáp và in ấn, mà còn phát triển các dịch vụ mới như dịch tài liệu, phổ biến thông tin chọn lọc và dịch vụ đa phương tiện Những nỗ lực này nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng thư viện.
- Công tác tổ chức kho, sắp xếp và bảo quản tài liệu bảo đảm đúng quy định của ngành thông tin thư viện:
+ Thư viện đã có sự tính toán kĩ lưỡng trong việc tổ chức kho và trên thực tế việc tổ chức kho tại TVĐHHN là tương đối hợp lí
Việc sử dụng khung phân loại DDC để phân loại tài liệu tại kho mở của ĐHHN là rất hợp lý Tài liệu được sắp xếp theo các ngành khoa học trong khung DDC, cho phép phân chia thêm các đề mục con trên đầu các giá kệ khi có nhiều tài liệu trong một ngành, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu cần thiết.
