1 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI BÁO CÁO KẾT QUẢ LÀM VIỆC NHÓM Học phần Ứng dụng CNTT trong Quản trị nhân lực Nhóm 01 Nhóm trưởng Hoàng Minh Tâm HÀ NỘI 2021 2 MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 1 3 PHẦN MỞ ĐẦU 4 PHẦN NỘI DUNG 5 Phần thứ nhất THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM AMIS NHÂN SỰ CỦA MISA 5 1 1 Giới thiệu phần mềm Amis Misa 5 1 1 1 Giới thiệu về khái niệm 5 1 1 2 Phần mềm CRM phù hợp với những loại hình doanh nghiệp nào? 5 1 1 3 Đối tượng 6 1 1 4 Vai trò của phần mềm Amis Misa 7 1 2 Ứng dụn.
Giới thiệu phần mềm Amis Misa
Giới thiệu về khái niệm
Phần mềm CRM (Quản lý khách hàng) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp lưu trữ và phân tích thông tin khách hàng, bao gồm lịch sử tương tác và giao dịch Công cụ này không chỉ giúp kết nối toàn diện với khách hàng mà còn chuẩn hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện doanh thu.
Phần mềm CRM phù hợp với những loại hình doanh nghiệp nào? 5 1.1.3 Đối tượng
Doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng
Phần mềm CRM giúp bộ phận kinh doanh nhận diện các xu hướng hành vi của khách hàng, từ đó hỗ trợ hiệu quả trong việc bán thêm sản phẩm và dịch vụ Ngoài ra, CRM cũng cho phép cập nhật thông tin về khách hàng tiềm năng thường xuyên, giúp xây dựng kế hoạch chăm sóc và nâng cao khả năng chốt sản phẩm.
Doanh nghiệp triển khai các chiến dịch Marketing
Phần mềm CRM giúp bộ phận Marketing thu thập thông tin hữu ích, từ đó điều chỉnh các chiến dịch Marketing một cách hiệu quả, giảm thiểu lãng phí ngân sách và tối ưu hóa kết quả.
Tính năng "Automation Marketing" tích hợp trong phần mềm quản trị quan hệ khách hàng CRM giúp doanh nghiệp tự động tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua webform Toàn bộ thông tin đăng ký sẽ được chuyển giao đến các thông tin tương ứng của khách hàng trên hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý và chăm sóc khách hàng.
Doanh nghiệp muốn gia tăng hiệu quả hoạt động trong công việc
Sử dụng một hệ thống phần mềm CRM duy nhất sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian trong suốt một ngày làm việc.
Phần mềm quản lý khách hàng CRM nâng cao hiệu quả công việc của doanh nghiệp trên nhiều phương diện Bằng cách tích hợp tính năng tự động hóa marketing và đánh giá khách hàng tiềm năng, CRM giúp tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh cho mọi tổ chức.
Doanh nghiệp coi khách hàng là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp
Khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp nhưng kết nối sai bộ phận, nhân viên có thể sử dụng phần mềm CRM để nhanh chóng tìm thông tin khách hàng và chuyển cuộc gọi đến bộ phận chính xác chỉ trong vài giây Việc giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả sẽ nâng cao độ hài lòng của khách hàng.
Phần mềm quản lý khách hàng CRM đã trở thành công cụ thiết yếu cho nhiều doanh nghiệp, từ lớn đến nhỏ, nhờ vào quy trình chuyên nghiệp mà nó mang lại, thay thế cho các phương pháp truyền thống Trong bối cảnh dịch bệnh hoặc những yếu tố khách quan khác khiến cho quảng cáo và chương trình tiếp thị không đạt hiệu quả như mong muốn, việc sử dụng các công cụ trong hệ thống CRM, đặc biệt là Email Marketing, đã chứng minh mang lại kết quả bất ngờ.
Mặc dù cơ cấu tổ chức và quy trình vận hành của mỗi doanh nghiệp có sự khác biệt, tất cả các bộ phận đều có thể hưởng lợi từ phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) Những đối tượng phù hợp để sử dụng phần mềm CRM bao gồm các phòng ban như bán hàng, marketing và dịch vụ khách hàng.
Nhân viên bán hàng (Sale)
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm tưởng rằng phần mềm quản lý khách hàng (CRM) chỉ phục vụ cho bộ phận bán hàng và tiếp thị Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, bao gồm nhân sự, kế toán và các nhà quản lý, đều có thể thu được lợi ích lớn từ việc sử dụng phần mềm CRM.
Vai trò của phần mềm Amis Misa
Quản lý thông tin khách hàng tập trung
Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả bằng phần mềm CRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% thời gian nhập liệu so với việc sử dụng Excel Phần mềm này lưu trữ toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy vết và tìm kiếm thông tin Hơn nữa, việc áp dụng phần mềm quản lý khách hàng cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị đánh cắp dữ liệu khách hàng.
Quản lý khách hàng một cách chuyên nghiệp
Phần mềm quản lý khách hàng CRM giúp doanh nghiệp nhận diện khách hàng mới và cũ, từ đó xây dựng kịch bản chăm sóc phù hợp và cá nhân hóa nội dung cho từng khách hàng.
Dễ dàng dõi tiến độ công việc của nhân viên
Hệ thống phần mềm quản lý khách hàng giúp nhân viên nhớ thực hiện các cuộc gọi hoặc giao dịch đã được ghi nhận, dựa trên thời gian hoàn thành của từng nhiệm vụ Điều này cho phép người quản lý theo dõi tiến độ công việc một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Tăng hiệu quả công việc
Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình bán hàng, thay thế công việc thủ công trước đây Các thủ tục hành chính được thực hiện nhanh chóng, cho phép doanh nghiệp tương tác hiệu quả với hàng nghìn khách hàng chỉ với 1-2 nhân viên.
Nhờ có phần mềm quản lý khách hàng, các doanh nghiệp có thể tăng 35% tỷ lệ chốt sales, doanh số tăng 29%, tăng 47% tỷ lệ khách hàng hài lòng.
Ứng dụng Amis Misa sử dụng trong Công ty
Tính năng của ứng dụng Amis Misa
Là một trong những phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tốt nhất hiện nay, AMIS CRM cung cấp các tính năng ưu việt bao gồm:
Lưu trữ dữ liệu khách hàng một cách tập trung, an toàn và bảo mật là rất quan trọng, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử trao đổi, lịch sử giao dịch và lịch sử mua hàng.
Chấm điểm khách hàng tiềm năng dựa trên những tiêu chí được thiết lập
Tự động phân bổ khách hàng tiềm năng cho từng nhân viên kinh doanh
Gắn thẻ phân loại từng khách hàng theo chiến dịch, quá trình chăm sóc, đối tượng khách hàng
Dễ dàng gửi & quản lý email, cuộc gọi chăm sóc khách hàng ngay trên chính phần mềm
Xây dựng và nắm bắt quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng của từng nhân viên sale
Quản lý các nhân viên kinh doanh đi thị trường thông qua định vị và thông tin ghi nhận lại trên hệ thống
Nắm bắt tức thời hoạt động kinh doanh với hơn 30 loại báo cáo trực quan bằng biểu đồ về doanh thu, doanh số, hàng hóa, mức độ tăng trưởng…
Kết nối với phần mềm AMIS Kế toán giúp liên thông và đồng bộ các dữ liệu về đơn hàng, hàng tồn kho, công nợ…
Ngoài phiên bản dùng trên laptop AMIS CRM có thêm phiên bản Mobile tiện lợi giúp bán hàng mọi lúc, mọi nơi
Ưu điểm của phần mềm
Dễ thao tác và dễ sử dụng
Khả năng mở rộng theo sự phát triển quy mô của doanh nghiệp
Khả năng tự động hóa
Khả năng tích hợp với các phần mềm khác
Truy cập từ xa và khả năng làm việc di động
Lợi ích của ứng dụng với công ty
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, không chỉ tăng doanh số bán hàng mà còn nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh Tổng quan, phần mềm này cung cấp 8 lợi ích chính cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
Quản lý thông tin khách hàng tốt hơn
Chăm sóc khách hàng tốt hơn
Quản lý quy trình bán hàng hiệu quả hơn
Nắm bắt tức thời tình hình kinh doanh
Tiết kiệm thời gian cho các công việc quản lý
Quản lý đội ngũ kinh doanh tốt hơn
Tăng động lực làm việc của nhân viên
Nâng cao doanh số bán hàng
Dưới đây là một số chức năng cơ bản của AMIS Nhân sự:
Để sử dụng phần mềm AMIS nhân sự, người dùng cần có tài khoản và quyền truy cập Hiện tại, nhóm 1 đang trải nghiệm bản dùng thử của tính năng quản lý tuyển dụng Tên đăng nhập của người dùng được hiển thị như trong hình dưới đây.
Sau khi đăng nhập xong sẽ hiện ra giao diện bên dưới:
Có thể lựa chọn vào tất cả để lựa chọn các chức năng quản lý đã được thiết lập của phần mềm:
Hiện tại, nhóm 1 đã hoàn thành việc cài đặt hai phần mềm: quản lý tuyển dụng và quản lý thông tin Nhóm đã tập trung nghiên cứu chi tiết hai chức năng cơ bản của phần mềm này, và những thông tin cụ thể sẽ được trình bày trong phần nội dung dưới đây.
Quản lý tuyển dụng
Khi truy cập vào hệ thống amisapp.misa.vn, bạn sẽ thấy một bảng hiển thị với các mục như hệ thống, AMIS Chat, Danh bạ và Chợ ứng dụng Hãy nhấp vào mục Chợ ứng dụng Sau khi mở Chợ ứng dụng, bạn sẽ thấy nhiều nghiệp vụ Quản trị khác nhau.
12 nhân sự (Quản trị nguồn nhân lực) như: Tuyển dụng, Thông tin nhân sự, Chấm công, Bảo hiểm, Quản lý đào tạo… được hiển thị
Khi truy cập vào nghiệp vụ Tuyển dụng, người dùng sẽ thấy màn hình hiển thị các lĩnh vực – ngành nghề Hãy chọn lĩnh vực – ngành nghề phù hợp để bắt đầu sử dụng nghiệp vụ Sau khi mở nghiệp vụ này, nhiều thao tác sẽ được hiển thị, bao gồm Tin tuyển dụng, Ứng viên, Lịch, Kho tiềm năng, Công việc, Báo cáo và Thiết lập.
Phần mềm AMIS cho phép người dùng đăng nhập qua website hoặc cài đặt ứng dụng di động trên điện thoại Ứng dụng này tương thích với cả hệ điều hành iOS và Android, mang lại sự thuận tiện và dễ dàng trong quá trình sử dụng.
Thông qua ứng dụng này, ứng viên có thể dễ dàng tìm kiếm các công việc, vị trí và kỹ năng mà công ty đang tuyển dụng Bên cạnh đó, mục “Về chúng tôi” cung cấp thông tin chi tiết về công ty, giúp ứng viên có cái nhìn tổng quan hơn về tổ chức.
Khi nhà tuyển dụng cần tìm kiếm nhanh thông tin về tin tuyển dụng hoặc ứng viên mà không muốn truy cập vào từng mục riêng lẻ, họ có thể sử dụng chức năng "Tìm kiếm tin tuyển dụng, ứng viên" để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong quá trình tìm kiếm.
Khi nhấp vào mục Tin tuyển dụng, người dùng sẽ nắm bắt được số lượng vị trí đang được tuyển dụng Các thông tin chi tiết về từng tin tuyển dụng sẽ được hiển thị rõ ràng.
Bài viết trình bày 15 mục hiển thị thông tin tuyển dụng, bao gồm vị trí cần tuyển, số lượng ứng viên, ngày đăng tin, số lượng ứng viên ứng tuyển, thi tuyển, phỏng vấn, offer và số lượng đã tuyển thành công Việc hiển thị này giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý ứng viên và hồ sơ trong quá trình tuyển dụng, từ đó rút ngắn thời gian và tăng hiệu quả Để tìm kiếm nhanh chóng tin tuyển dụng, người dùng có thể sử dụng chức năng “Tìm kiếm nhanh trong danh sách” hoặc “Bộ lọc”, thay vì tìm kiếm thủ công, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Nghiệp vụ ứng viên cho phép người sử dụng theo dõi số lượng CV và đơn ứng tuyển cho các vị trí tuyển dụng mà công ty đang cần Danh sách ứng viên hiển thị thông tin cơ bản như họ tên, số điện thoại, email, vị trí và tin tuyển dụng Để tìm kiếm thông tin nhanh chóng về một ứng viên cụ thể hoặc nhóm ứng viên có cùng đặc điểm, nhà tuyển dụng có thể sử dụng tính năng "Bộ lọc" để hỗ trợ quá trình tìm kiếm hiệu quả hơn.
Để chỉnh sửa thông tin ứng viên, nhà tuyển dụng cần tích xanh ô vuông trái và gửi email cho ứng viên Tại mục chỉnh sửa, các thông tin cơ bản như nguồn ứng viên, ngày ứng tuyển, nhân sự thu hút, cộng tác viên, số điện thoại, email và địa chỉ của ứng viên sẽ được hiển thị để chỉnh sửa Sau khi hoàn tất, hãy nhấn “Lưu” để lưu lại thông tin đã chỉnh sửa.
Các nhà tuyển dụng có thể dễ dàng thêm mới ứng viên bằng cách nhấn vào mục “Thêm ứng viên” khi danh sách ứng viên hiện tại chưa đủ.
Nhà tuyển dụng có thể tải CV của ứng viên đã gửi khi ứng tuyển trong mục thêm ứng viên Thông tin cơ bản của ứng viên bao gồm họ và tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, email, địa chỉ, trình độ đào tạo và nơi đào tạo.
Tại mục Gửi email cho ứng viên, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng sử dụng các mẫu email có sẵn, lựa chọn người nhận và tiêu đề phù hợp Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng có tùy chọn gửi email ngay lập tức hoặc lên lịch gửi cho ứng viên.
Nhà tuyển dụng có thể sử dụng chức năng gắn thẻ để đánh dấu các ứng viên trong danh sách bằng các thẻ như nhanh nhẹn, ngoại hình sáng, giao tiếp tốt, CV tốt, có kinh nghiệm, và chuyên môn tốt Điều này giúp dễ dàng nhận diện những ứng viên tiềm năng, tiết kiệm thời gian trong quá trình sàng lọc hồ sơ tuyển dụng.
Nhà tuyển dụng có thể chuyển các ứng viên tiềm năng và phù hợp với vị trí tuyển dụng vào kho tiềm năng, giúp thuận tiện hơn trong quá trình tuyển dụng.
Trong nghiệp vụ Lịch, người dùng có thể thực hiện các thao tác như đặt lịch hẹn với thời gian cụ thể bao gồm ngày, tháng, năm, tuần này và tuần sau Ngoài ra, hệ thống cho phép tìm kiếm lịch theo tên ứng viên, xem lịch đã được tạo và danh sách các ứng viên đã có lịch phỏng vấn.
Quản lý thông tin nhân sự
Amis nhân sự cung cấp giải pháp lưu trữ hồ sơ nhân viên từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc công việc tại công ty Hệ thống này giúp quản lý thông tin cá nhân, quá trình công tác và theo dõi các hợp đồng sắp hết hạn, đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước.
Nhóm 1 đã tiến hành tìm hiểu và thực hành trải nghiệm trên phần mềm này, cụ thể:
Khi lần đầu truy cập phần mềm, mục quản lý thông tin nhân sự sẽ hiển thị một cửa sổ hướng dẫn với 4 bước khởi động cần thực hiện.
Từ lần thư hai trở đi, khi đăng nhập vào phần mềm quản lý hồ sơ sẽ xuất hiện như cửa sổ bên dưới:
Khi bạn đăng nhập vào hệ thống thông tin nhân sự, một cửa sổ sẽ hiện ra với hai mục chính: báo cáo và tổng nhắc việc trong phần Tổng quan.
Trong mục Báo cáo, bạn sẽ tìm thấy thông tin chi tiết về tổng số nhân viên hiện tại, số nhân viên mới, nhân viên thử việc thành công và số nhân viên nghỉ việc Mỗi mục đều có biểu tượng mũi tên nhỏ bên phải, cho phép bạn chọn khoảng thời gian để tra cứu thông tin một cách dễ dàng và phù hợp với nhu cầu của bạn.
Trong mục tổng quan, bài viết cung cấp thông tin về biến động nhân sự, số lượng và cơ cấu nhân sự theo phòng ban, cũng như thống kê hợp đồng theo phân loại Những dữ liệu này giúp quản lý nhân sự một cách chính xác và hiệu quả.
Mục nhắc việc sẽ hiển thị thông báo để nhắc nhở về các công việc chưa hoàn thành, bao gồm việc theo dõi số nhân viên có hợp đồng hết hạn, nhân viên chưa ký hợp đồng, nhân viên có người phụ thuộc hết thời gian giảm trừ gia cảnh, cũng như sinh nhật của nhân viên.
- Mục tìm kiếm sẽ giúp tra cứu các thông tin theo từng phòng ban cho phù hợp, giúp tra cứu nhanh gọn các thông tin nhân sự cần thiết
Mục nhắc việc giúp người quản lý nhân sự chủ động trong việc thực hiện các công việc liên quan đến nhân sự và quản lý hồ sơ hiệu quả Để thiết lập nhắc nhở, người quản lý cần truy cập vào mục thiết lập nhắc nhở, nơi xuất hiện cửa sổ cho phép họ cài đặt thời gian và nội dung nhắc nhở phù hợp.
Khi truy cập vào mục hồ sơ, một cửa sổ làm việc sẽ hiện ra, hiển thị thông tin chi tiết về các hồ sơ nhân viên đang làm việc tại công ty, bao gồm mã nhân viên, họ tên, giới tính, ngày sinh, số điện thoại, email và vị trí công việc.
Trong cửa sổ này, người dùng có thể tìm kiếm thông tin theo cơ quan hoặc phòng ban, đồng thời thực hiện việc lọc thông tin một cách linh hoạt.
Có thể tiến hành tìm kiếm theo phòng ban, hoặc theo cả công ty
Ngoài ra có thể tiến hành lọc hồ sơ theo các nội dung như mã nhân viên, họ tên, giới tính, ngày sinh,,…
Khi có hồ sơ mới có thể tiến hành thêm mới hồ sơ, nhập các thông tin của hồ sơ nhân viên một cách nhanh chóng
Sau khi nhập hồ sơ xong sẽ bấm lưu hồ sơ, lúc này hồ sơ sẽ được thêm vào hệ thống
Mục này hỗ trợ quản lý hợp đồng lao động của nhân viên, cung cấp cảnh báo về các hợp đồng chưa ký hoặc sắp hết hạn, giúp người quản lý nhân sự kịp thời xử lý công việc Để thêm hợp đồng lao động, người dùng cần vào mục tạo hợp đồng.
Khi bạn nhấn vào mục tạo hợp đồng, cửa sổ thêm hợp đồng sẽ hiện ra Tại đây, bạn cần nhập đầy đủ thông tin của hợp đồng lao động và sau đó nhấn lưu để hoàn tất quá trình tạo hợp đồng.
Hoặc cũng có thể bấm vào mục nhập khẩu để đính kèm các hợp đồng là các file đính kèm như PDF,…
Cửa sổ này sẽ xuất hiện các thủ tục bổ nhiệm của nhân viên để tiện theo dõi quá trình bổ nhiệm
Để thêm thủ tục bổ nhiệm mới, hãy nhấn vào "thêm thủ tục bổ nhiệm" Sau đó, một cửa sổ sẽ hiện ra Nhập đầy đủ thông tin bổ nhiệm và nhấn "lưu" để hoàn tất việc thêm thủ tục bổ nhiệm.
Mục miễn nhiệm giống như mục bổ nhiệm, nhằm theo dõi quá trình công tác của nhân sự và nâng cao hiệu quả quản lý Để thêm mới thủ tục miễn nhiệm, bạn chỉ cần nhấn vào tùy chọn thêm thủ tục miễn nhiệm, sau đó một cửa sổ sẽ hiện ra để nhập thông tin cần thiết Cuối cùng, hãy bấm lưu và thêm để hoàn tất quy trình.
Để thuyên chuyển nhân viên, bạn cần truy cập vào hồ sơ nhân viên và chuyển đến bộ phận cần thiết Khi chọn thêm thủ tục thuyên chuyển, một cửa sổ sẽ hiển thị để bổ sung thông tin Tất cả các thông tin liên quan đến nhân sự, đơn vị công tác, đơn vị công tác mới, và quy trình thuyên chuyển sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mục nghỉ việc giúp theo dõi số lượng và thông tin nhân viên nghỉ việc một cách hiệu quả Để cập nhật thông tin nghỉ việc, người dùng chỉ cần chọn mục nghỉ việc, sau đó nhập các thông tin cần thiết vào cửa sổ xuất hiện và bấm lưu Tất cả các thông tin đều được đồng bộ hóa từ hệ thống, đảm bảo tính chính xác và tiện lợi trong việc quản lý.
