Kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc Tóm lược Trong cơ chế mới, với sự hoạt động của nhiều thành phần kinh tế độc lập, tự chủ trong các doanh nghiệp ngày càng cao hơn mỗi doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phải chịu trách nhiệm trước kết quả kinh doanh của mình, bảo toàn được vốn kinh doanh và quan trọng là kinh doanh có lãi Muốn như vậy các doanh nghiệp phải nhận thức được vị trí khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa vì nó quyết định đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sở để doanh nghiệp có thu nhập bù.
Tính cấp thiết và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Bán hàng là quá trình trao đổi hàng hóa và tiền tệ giữa người mua và người bán, trong đó người bán cung cấp hàng hóa cho người mua, và người mua thanh toán hoặc cam kết thanh toán để sở hữu hàng hóa đó.
Trong bối cảnh mở rộng giao lưu kinh tế, Việt Nam đã thực hiện nhiều cải cách trong hệ thống kế toán để đơn giản hóa thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng quản lý tài chính Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 133/2016/TT-BTC nhằm hoàn thiện chế độ kế toán doanh nghiệp Tuy nhiên, Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc vẫn gặp khó khăn trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng, như việc theo dõi doanh thu từng mặt hàng và hiệu quả sử dụng chứng từ Do đó, nghiên cứu về kế toán bán hàng tại công ty là cần thiết, và em đề xuất thực hiện đề tài khóa luận “Kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc”.
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Nghiên cứu quy trình kế toán bán hàng máy vi tính tại Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán bán hàng của công ty.
Hệ thống hóa các lý luận cơ bản liên quan đến việc áp dụng các chuẩn mực kế toán số 01, số 02, số 14 và chế độ kế toán hiện hành nhằm làm rõ quy trình kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật.
Trong quá trình thực tập và khảo sát, chúng tôi đã đánh giá thực trạng kế toán bán hàng nhóm máy vi tính tại Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Kết quả cho thấy các quy trình kế toán hiện tại cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch trong báo cáo tài chính Việc áp dụng các phương pháp kế toán tiên tiến sẽ giúp công ty tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.
Tư Y Tế Vĩnh Phúc cần phát huy những ưu điểm hiện có và khắc phục các hạn chế trong hệ thống kế toán bán hàng Việc nghiên cứu sâu các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán sẽ giúp phản ánh chính xác tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
Phương pháp thực hiện đề tài
Trong quá trình thực tập và nghiên cứu đề tài "Kế toán bán nhóm hàng máy vi tính" tại Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc, tôi đã áp dụng nhiều phương pháp để đảm bảo thông tin và dữ liệu được chính xác, đầy đủ và khách quan, nhằm đáp ứng yêu cầu của bài khóa luận.
- Phương pháp thu thập số liệu: dữ liệu thứ cấp (xin từ phòng kế toán các báo cáo tài chính, qua sách báo, tạp chí, internet…)
- Phương pháp phân tích tổng hợp xử lý số liệu
Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp về kế toán bán hàng tại công ty được sử dụng làm cơ sở cho việc phân tích và tổng hợp số liệu.
Dựa trên các cơ sở dữ liệu thống kê như hóa đơn GTGT, phiếu nhập xuất kho, thẻ kho và sổ chi tiết tài khoản, bài viết tiến hành phân tích tổng hợp dữ liệu để mô tả thực trạng và xác định nguyên nhân ảnh hưởng Qua đó, những phân tích này sẽ là tiền đề quan trọng để xây dựng các biện pháp hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng tại doanh nghiệp.
Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
Khóa luận bao gồm ba phần chính, bắt đầu với phần I, nơi trình bày cơ sở lý luận về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại Bên cạnh đó, bài viết cũng có các phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục viết tắt, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, tài liệu tham khảo và các phụ lục.
Phần II: Thực trạng về kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc
Phần III của bài viết trình bày các kết luận và đề xuất nhằm cải thiện quy trình kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc Các giải pháp được đưa ra nhằm tối ưu hóa quy trình kế toán, nâng cao tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính, đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý hàng tồn kho và cải thiện dịch vụ khách hàng Việc áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán cũng được nhấn mạnh như một yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản:
*Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là quá trình mà người bán nghiên cứu và khám phá nhu cầu của người mua, từ đó gợi ý và đáp ứng những nhu cầu đó, nhằm đảm bảo cả hai bên đều đạt được quyền lợi hợp lý.
Kế toán bán hàng là công việc quan trọng trong việc ghi chép và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến bán hàng Công việc này bao gồm lập báo cáo bán hàng, xử lý hóa đơn chứng từ, ghi sổ chi tiết doanh thu hàng bán, theo dõi các khoản công nợ và khoản phải thu, cũng như tính toán thuế giá trị gia tăng phải nộp.
*Khái niệm doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu:
Theo VAS 14 “Doanh thu và thu nhập khác”,doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu được định nghĩa như sau:
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong một kỳ kế toán Nó phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, đóng góp vào việc tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ bao gồm:
Doanh thu bán buôn là tổng doanh thu từ việc bán sản phẩm và hàng hóa cho các cơ quan, đơn vị khác với mục đích tiếp tục chuyển bán hoặc gia công sản xuất.
+Doanh thu bán lẻ: là doanh thu của khối lượng sản phẩm,hàng hóa bán cho đơn vị khác,cá nhân nhằm mục đích để tiêu dùng.
+Doanh thu gửi bán đại lý: là doanh thu của khối lượng hàng gửi bán đại lý theo hợp đồng ký kết.
Hàng bán bị trả lại là những sản phẩm đã được tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do không đạt yêu cầu về chất lượng, chủng loại hoặc quy cách Doanh thu từ hàng bán bị trả lại sẽ được trừ vào doanh thu phát sinh trong kỳ, và vào cuối kỳ, khoản doanh thu này sẽ được kết chuyển để xác định lại doanh thu thuần thực tế.
*Đặc điểm bán hàng trong doanh nghiệp:
Tiêu thụ hàng hóa là yếu tố then chốt trong mọi nền kinh tế, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất và lợi ích của doanh nghiệp Việc tiêu thụ không chỉ giúp xã hội công nhận giá trị của hàng hóa mà còn bù đắp chi phí và mang lại lợi nhuận Hơn nữa, tăng cường bán hàng đồng nghĩa với việc nâng cao vòng quay vốn lưu động, tiết kiệm và sử dụng vốn hiệu quả, từ đó hỗ trợ cho quá trình tái sản xuất mở rộng Do đó, khi xem xét nghiệp vụ bán hàng, cần chú ý đến những đặc điểm quan trọng này.
+Hàng hóa phải thông qua quá trình mua bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định.
Hàng hóa cần chuyển nhượng quyền sở hữu từ bên bán sang bên mua, và bên mua phải thanh toán bằng tiền, hàng hóa khác hoặc chấp nhận nợ.
Hàng hóa được bán ra phải nằm trong danh mục kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm các sản phẩm doanh nghiệp đã mua, gia công chế biến, hoặc nhận từ vốn góp và các hình thức thưởng phạt.
1.1.2 Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp
Là hình thức bán hàng mà hàng hóa, thành phẩm được xuất bán từ kho bảo quản của doanh nghiệp Cụ thể có hai hình thức sau:
Bán buôn qua kho có hai hình thức chính: trực tiếp và chuyển hàng Trong hình thức bán buôn trực tiếp, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp (DN) để nhận hàng, và hàng hóa chỉ được coi là tiêu thụ khi đại diện bên mua đã nhận đủ hàng và thanh toán hoặc chấp nhận nợ Ngược lại, trong hình thức chuyển hàng, DN sẽ xuất kho hàng hóa theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để giao hàng đến địa điểm đã thỏa thuận với bên mua, trong khi hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của DN cho đến khi hoàn tất giao dịch.
Hàng hóa chỉ được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được hàng và chấp nhận thanh toán Chi phí vận chuyển sẽ do doanh nghiệp hoặc bên mua chịu, tùy thuộc vào thỏa thuận trước đó giữa hai bên Nếu doanh nghiệp chịu chi phí vận chuyển, khoản này sẽ được ghi vào chi phí bán hàng; ngược lại, nếu bên mua chịu chi phí, doanh nghiệp sẽ thu tiền từ bên mua.
1.1.2.2 Bán buôn vận chuyển thằng
Theo hình thức này, thành phẩm sản xuất xong không nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phương thức này thể hiện theo hai hình thức sau:
Bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp là phương thức mà sản phẩm sau khi sản xuất sẽ được chuyển thẳng đến tay người mua tại xưởng mà không qua kho Sau khi giao nhận, đại diện bên mua sẽ ký xác nhận đã nhận đủ hàng, đồng thời thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận nợ Hàng hóa lúc này được xem là đã được tiêu thụ.
Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức chuyển hàng mà sản phẩm sau khi sản xuất không được lưu kho, mà được giao trực tiếp cho bên mua bằng phương tiện vận tải của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài Trong trường hợp này, hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua thanh toán hoặc xác nhận đã nhận hàng và đồng ý thanh toán, lúc đó hàng hóa được công nhận là đã tiêu thụ.
1.1.2.3 Phương thức bán lẻ: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị tập thể mua về để tiêu dùng nội bộ.
Hình thức bán hàng thu tiền tập trung cho phép nhân viên bán hàng quản lý hàng hóa và giao hàng, trong khi việc thu tiền được giao cho nhân viên khác Cuối ngày hoặc cuối ca, nhân viên thu tiền lập phiếu nộp tiền, và nhân viên bán hàng sẽ lập báo cáo bán hàng Sau đó, hai bên thực hiện đối chiếu giữa báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền trước khi chuyển đến phòng kế toán để ghi sổ.
Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp cho phép nhân viên bán hàng thu tiền và giao hàng trực tiếp cho khách hàng Sau mỗi ca hoặc cuối ngày, nhân viên sẽ nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền bán hàng Đồng thời, họ sẽ kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán và lập báo cáo bán hàng.
Quy định chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán bán nhóm hàng theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam
1.2.1.1 Chuẩn mực kế toán số 01
Chuẩn mực chung (Ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ- BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
Các nguyên tắc kế toán cơ bản
Cơ sở dồn tích yêu cầu mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thu hoặc chi tiền thực tế Báo cáo tài chính lập trên cơ sở này phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai, là nguyên tắc cơ bản trong kế toán nghiệp vụ bán hàng Ngoài ra, báo cáo tài chính phải được lập dựa trên giả định rằng doanh nghiệp hoạt động liên tục, không có ý định ngừng hoạt động hoặc thu hẹp quy mô Nếu có sự khác biệt so với giả định này, báo cáo tài chính cần được lập trên cơ sở khác và phải giải thích rõ ràng Cuối cùng, tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc, được tính dựa trên số tiền đã trả hoặc giá trị hợp lý tại thời điểm ghi nhận, và giá gốc này chỉ được thay đổi theo quy định cụ thể trong chuẩn mực kế toán.
Nguyên tắc phù hợp yêu cầu rằng doanh thu và chi phí phải được ghi nhận đồng thời, tức là khi một khoản doanh thu được ghi nhận, cần phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí này có thể bao gồm chi phí trong kỳ tạo ra doanh thu, chi phí của các kỳ trước hoặc các chi phí phải trả liên quan đến doanh thu của kỳ đó Việc hạch toán chi phí dựa vào thời gian mang lại lợi ích cho doanh nghiệp là rất quan trọng, vì nguyên tắc này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của các doanh nghiệp.
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán yêu cầu các doanh nghiệp áp dụng chính sách và phương pháp kế toán đã chọn một cách đồng nhất trong ít nhất một kỳ kế toán năm Nếu có sự thay đổi trong chính sách hoặc phương pháp kế toán, doanh nghiệp cần giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin từ các báo cáo tài chính của các kỳ liên tiếp có thể so sánh được, đáp ứng yêu cầu về tính minh bạch và đáng tin cậy.
Thận trọng trong kế toán là việc xem xét và phán đoán cần thiết để lập ước tính trong điều kiện không chắc chắn, nhằm đảm bảo tính tin cậy của thông tin kế toán Nguyên tắc này yêu cầu lập các khoản dự phòng hợp lý, không đánh giá cao hơn giá trị tài sản và thu nhập, đồng thời không đánh giá thấp hơn giá trị nợ phải trả và chi phí Doanh thu chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu lợi ích kinh tế, trong khi chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh.
Thông tin được coi là trọng yếu khi sự thiếu hụt hoặc không chính xác của nó có thể gây ra sai lệch lớn trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng Tính trọng yếu phụ thuộc vào kích thước và bản chất của thông tin, cũng như các sai sót trong bối cảnh cụ thể Việc đánh giá tính trọng yếu cần xem xét cả khía cạnh định lượng và định tính Nguyên tắc phù hợp trong kế toán yêu cầu rằng thu nhập và chi phí của đơn vị phải được ghi nhận đồng thời trong cùng một kỳ kế toán, nhằm đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy trong việc xác định kết quả tài chính.
1.2.1.2 Chuẩn mực kế toán số 02 về “hàng tồn kho”
Chuẩn mực được ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QD-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính
Hàng tồn kho được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc
Có 3 phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho
Phương pháp tính theo giá đích danh: Được áp dụng đối với DN có ít loại hàng hoặc ổn định và nhân diện được
Theo phương pháp này, giá xuất kho được xác định dựa trên đơn giá nhập kho của lô hàng tương ứng, đảm bảo tính phù hợp giữa chi phí và doanh thu thực tế Phương pháp này giúp giá trị hàng xuất kho phản ánh đúng doanh thu mà nó tạo ra, đồng thời giá trị hàng tồn kho cũng được ghi nhận chính xác Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này có thể gây khó khăn cho kế toán bán hàng, đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhiều mặt hàng với giá nhập khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi và ghi nhớ giá nhập của từng mặt hàng.
Phương pháp tính giá bình quân gia quyền xác định giá trị hàng tồn kho dựa trên giá trị trung bình của các mặt hàng tương tự đầu kỳ và giá trị hàng mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập hàng, tùy thuộc vào tình hình doanh nghiệp Nếu kế toán bán hàng áp dụng phương pháp này, việc tính toán sẽ đơn giản hơn nhưng chỉ thực hiện vào cuối kỳ, ảnh hưởng đến quyết toán Ngược lại, nếu áp dụng tính toán theo bình quân thời điểm, sẽ chính xác và cập nhật hơn, nhưng đòi hỏi tính toán nhiều lần, gây khó khăn cho doanh nghiệp có nhiều mặt hàng.
Phương pháp nhập trước - xuất trước là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho, trong đó giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được xác định dựa trên giá trị của lô hàng nhập kho ở đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho gần thời điểm cuối kỳ.
Phương pháp này cho phép kế toán nhanh chóng xác định trị giá vốn hàng bán, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho các bước ghi chép tiếp theo Trị giá vốn hàng tồn kho phản ánh sát giá thị trường của mặt hàng, do đó chỉ tiêu hàng tồn kho trở nên có ý nghĩa thực tế hơn.
1.2.1.3 Chuẩn mực kế toán số 14 về “doanh thu và thu nhập khác”
Hoạt động bán hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ người bán sang người mua, đồng thời người bán nhận lại tiền hoặc quyền đòi tiền Doanh thu bán hàng được ghi nhận là tổng số tiền mà doanh nghiệp thu được từ hoạt động này Để thực hiện nghiệp vụ kế toán bán hàng một cách chính xác, cần có sự hiểu biết sâu sắc về lý luận doanh thu và các quy định liên quan đến việc ghi nhận doanh thu bán hàng.
Theo tiêu chuẩn VAS 14 “Doanh thu và thu nhập khác”, được ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ/BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, doanh thu và bán hàng được ghi nhận khi đáp ứng các điều kiện cụ thể.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi giao dịch bán hàng đồng thời thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau:
+Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
+Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+Doanh thu được xác định khi tương đối chắc chắn
Doanh nghiệp sẽ thu được lợi ích kinh tế từ các giao dịch bán hàng, đồng thời cần xác định rõ các chi phí liên quan đến những giao dịch này.
Doanh nghiệp cần xác định thời điểm chuyển giao rủi ro và lợi ích liên quan đến quyền sở hữu hàng hóa cho người mua trong từng trường hợp cụ thể Thông thường, thời điểm này trùng với lúc chuyển giao quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hóa cho người mua.
Nếu doanh nghiệp vẫn phải gánh chịu phần lớn rủi ro liên quan đến quyền sở hữu hàng hóa, giao dịch sẽ không được xem là hoạt động bán hàng và doanh thu sẽ không được ghi nhận Rủi ro này có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau.
Doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo tài sản hoạt động bình thường, điều này không thuộc các điều khoản bảo hành thông thường.
+Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn chưa chắc chắn vì phụ thuộc vào người mua hàng hóa đó.
+Khi hàng hóa được giao còn chờ lắp đặt và việc lắp đặt đó là một phần quan trọng của hợp đồng mà doanh nghiệp chưa hoàn thành.
THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG MÁY VI TÍNH TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TRANG THIẾT BỊ VÀ VẬT TƯ
Tổng quan tình hình và ảnh hưởng các nhân tố môi trường đến kế toán bán nhóm hàng máy vi tính
2.1.1 Tổng quan về Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật
2.1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc a, Giới thiệu công ty
-Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TRANG THIẾT
BỊ VÀ VẬT TƯ Y TẾ VĨNH PHÚC
-Tên giao dịch: VINH PHUC MEDICAL EQUIPMENT AND MATERIAL ONE MEMBER COMPANY
-Địa chỉ: Số 18, ngách 107/6, phố Vĩnh Phúc, Phường Vĩnh Phúc, Quận Ba Đình, Hà Nội
-Số đăng ký kinh doanh: 0107978232, đăng ký ngày 25-08-2017
-Hình thức sở hữu vốn: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Công ty được thành lập nhằm mục đích cung cấp các thiết bị, máy móc và phụ tùng trong lĩnh vực điện tử và viễn thông, đồng thời thương mại và buôn bán các sản phẩm đồ dùng khác phục vụ cho nhu cầu gia đình.
Công ty hoạt động như một doanh nghiệp hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính và vốn, cam kết đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người tiêu dùng với chữ tín là ưu tiên hàng đầu Để nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường, công ty không ngừng cải tiến và đổi mới.
Xu hướng ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại trong doanh nghiệp ngày càng trở nên cần thiết để nắm bắt cơ hội và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Doanh nghiệp cần sử dụng công nghệ để tìm kiếm thông tin và giao dịch hiệu quả với các đối tác Công ty chủ yếu cung cấp các thiết bị tin học, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
- Máy tính xách tay: HP H431-A2N27PA, Acer Aspire Acer AS4752- 243G6,
- Máy chiếu, Máy in quét: Canon LBP2900; Tyco D2300…
- Máy tính bàn, Máy chủ: DELL Vostro AVD, HPHP P6- 2111L … b Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Một Thành Viên Trang
Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Trang Thiết bị và Vật tư
*Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Hội đồng quản trị có trách nhiệm quyết định chiến lược và kế hoạch phát triển trung và dài hạn của công ty, đồng thời xây dựng kế hoạch phát triển hàng năm Các quyền hạn của Hội đồng phải được thực hiện theo đúng quy định trong điều lệ công ty.
Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng nhân sự
Giám đốc là người đứng đầu và đại diện theo pháp luật của công ty, có nhiệm vụ quản lý và điều hành tất cả các hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác Người này trực tiếp điều phối các phòng ban trong công ty, ký kết các văn bản và hợp đồng, đồng thời đưa ra các chiến lược phát triển Giám đốc cũng chịu trách nhiệm pháp lý cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phó giám đốc có nhiệm vụ theo dõi và giám sát hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả sản xuất, dựa trên quyền quyết định cụ thể của mình.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, cung cấp thông tin và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty Phòng này chịu trách nhiệm kiểm tra và quản lý tình hình tài sản, đồng thời lập và trình báo cáo tài chính theo đúng quy định và chuẩn mực kế toán Dựa trên những thông tin thu thập được, phòng kế toán còn đề xuất các biện pháp cải thiện hoạt động của công ty nhằm hỗ trợ ra quyết định kinh tế hiệu quả.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ mua bán sản phẩm của công ty, đồng thời trực tiếp giao tiếp và trao đổi thông tin với khách hàng Ngoài ra, phòng cũng chịu trách nhiệm xây dựng các phương án kinh doanh và cải thiện chiến lược kinh doanh để phù hợp với tình hình kinh tế hiện tại.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra và đảm bảo số lượng cũng như chất lượng hàng hóa theo hợp đồng với khách hàng Đồng thời, phòng cũng nghiên cứu và cải tiến các sản phẩm của công ty nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh.
Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các công việc liên quan đến nhân sự và công tác văn phòng Nhiệm vụ của phòng bao gồm xây dựng định mức lao động, tiền lương, trợ cấp và quyền lợi cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra, phòng cũng tổ chức ký kết hợp đồng lao động, thực hiện công tác thi đua khen thưởng, và đại diện cho công ty trong các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao với các tổ chức, cơ quan liên quan.
2.1.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc
Công ty TNHH Trang Thiết bị và Vật tư Vĩnh Phúc đã áp dụng hình thức công tác kế toán tập trung, nhằm phù hợp với tổ chức hoạt động kinh doanh và bộ máy quản lý hiện có, đồng thời đảm bảo điều kiện và trình độ quản lý hiệu quả.
Phòng kế toán trung tâm là nơi thực hiện hầu hết các công việc kế toán, bao gồm thu nhập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ, tổng hợp và lập báo cáo kế toán Tại đây, nhân viên kế toán làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Trang Thiết bị và Vật tư
Vĩnh Phúc Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:
Kế toán trưởng là người đứng đầu và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán trong công ty, đồng thời hỗ trợ ban giám đốc về các vấn đề tài chính Người này có quyền tham dự các cuộc họp quan trọng liên quan đến quyết định thu, chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư và mở rộng hoạt động kinh doanh, nhằm nâng cao đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên.
Kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ lập các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, và séc, đồng thời ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để đối chiếu với sổ tổng hợp, nhằm phát hiện kịp thời các khoản chi không đúng chế độ và lập báo cáo thu chi tiền mặt Trong khi đó, kế toán bán hàng tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp bán hàng, theo dõi tình hình bán hàng và biến động hàng hóa hàng ngày dựa trên các chứng từ hợp lệ.
Kế toán vốn bằng tiền Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Thủ quỹ
Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết về công nợ và thanh toán Họ cũng có trách nhiệm thực hiện các báo cáo công nợ và báo cáo thanh toán, giúp quản lý tài chính hiệu quả.
Thực trạng về kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại công ty TNHH
2.2.1 Thực trạng kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại công ty TNHH Trang Thiết bị và Vật tư Vĩnh Phúc theo chuẩn mực kế toán hiện hành
Doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của chuẩn mực chung do Bộ Tài chính ban hành, trong đó nguyên tắc cơ sở dồn tích là nguyên tắc chủ yếu được áp dụng.
Hàng tồn kho được xác định dựa trên giá gốc và giá vốn hàng hóa xuất kho, đồng thời áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính toán giá trị hàng tồn kho trong suốt kỳ dự trữ.
Doanh thu được xác định dựa trên giá trị hợp lý của các khoản thu đã hoặc sẽ thu được từ giao dịch giữa doanh nghiệp và bên mua hoặc sử dụng tài sản Nó được tính bằng giá trị hợp lý của các khoản thu, sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Doanh thu được ghi nhận dựa trên giá bán hàng hóa, được xác định theo nguyên tắc bù đắp giá vốn và chi phí đã bỏ ra, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp đạt được lợi nhuận định mức.
2.2.2 Thực trạng kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại công ty TNHH Trang Thiết bị và Vật tư Vĩnh Phúc theo chế độ kế toán hiện hành
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, nhằm hướng dẫn cách ghi chép, tổ chức luân chuyển và bảo quản chứng từ theo quy định hiện hành Hệ thống này bao gồm các loại chứng từ cần thiết cho hoạt động kế toán của công ty.
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng để thủ kho thực hiện việc xuất hàng và lập hóa đơn cho khách hàng Trên phiếu này chỉ ghi số lượng hàng bán mà không ghi số tiền thực tế Để đảm bảo tính chính xác trong kiểm tra và đối chiếu, số lượng hàng trên phiếu xuất kho cần phải trùng khớp với số lượng trên hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Lưu tại phòng kế toán.
Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toán viết phiếu thu Phiếu thu được lập thành 2 liên:
Liên 1: Giao cho người nộp tiền.
Liên 2: Phòng kế toán thu.
Phiếu chi là tài liệu kế toán được lập để ghi nhận số tiền mặt thực tế đã chi khi phát sinh các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, đồng thời cũng là căn cứ quan trọng để xác định chi phí bán hàng.
Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra là tài liệu tổng hợp các hoá đơn chứng từ liên quan đến hàng hoá và dịch vụ được bán trong ngày, liệt kê chi tiết các mặt hàng theo trình tự thời gian.
Biên bản thu hồi hóa đơn giá trị gia tăng là tài liệu quan trọng được lập ra khi công ty thu hồi hóa đơn đã in cho khách hàng sau khi mua sản phẩm Tài liệu này không chỉ xác nhận quá trình thu hồi mà còn là căn cứ để nhập kho lại hàng hóa và thực hiện việc hoàn trả tiền cho khách hàng.
Giấy báo có là chứng từ được gửi tới ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
Kế toán bán buôn: Phòng kinh doanh sẽ thảo hợp đồng và viết hoá đơn
Hoá đơn GTGT tại công ty được lập thành 3 liên sử dụng giấy than: Liên 1 (màu xanh) lưu tại quyển gốc để ghi sổ kế toán, Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, và Liên 3 (màu tím) dùng làm căn cứ thanh toán Sau khi lập hoá đơn, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và trình cho kế toán trưởng cùng giám đốc Người mua cần kiểm tra hàng và ký nhận vào hoá đơn sau khi nhận đủ hàng.
Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để ghi nhận nội dung kinh tế tại thời điểm đó Các chứng từ sẽ được kiểm tra theo quy định của công ty về nội dung và quy cách Nếu hợp lý, chứng từ sẽ được chuyển đến phòng kế toán và các bộ phận liên quan Kế toán có trách nhiệm ghi sổ theo hình thức nhật ký chung, và chứng từ sẽ được lưu trữ tại công ty.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thiết lập nhằm tối ưu hóa chức năng thông tin và kiểm tra của các chứng từ Cụ thể, quy trình luân chuyển của phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT được thực hiện theo trình tự rõ ràng, đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý và theo dõi.
Trình tự luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng xác nhận việc xuất kho hàng tồn kho Được lập bởi ông Đỗ Hoàng Long, kế toán bán hàng, phiếu xuất kho được phát hành khi có giao dịch mua hàng Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho diễn ra theo trình tự cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng hóa.
B1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng lập xin xuất hoặc ra lênh xuất
B2: Chuyển cho người phụ trách kế toán (kế toán trưởng) của công ty là bà Vũ Thị Thanh Bình xem xét và duyệt
B3: Ông Đỗ Hoàng Long - Kế toán bán hàng căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho
B4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng
B5: Khi nhận phiếu xuất kho chuyển cho phụ trách kế toán chính của công ty kí duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán
B6: Ông Dương Thùy Dương, Giám đốc, sẽ thực hiện việc ký duyệt chứng từ xuất kho Do chứng từ đã được xét duyệt từ ban đầu, giám đốc chỉ cần kiểm tra lại trước khi ký.
B7: Kế toán bán hàng sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ
Trình tự luận chuyển hóa đơn giá trị gia tăng
Kế toán bán hàng, ông Đỗ Hoàng Long, thực hiện lập hóa đơn GTGT theo 3 liên và trình ký duyệt từ kế toán trưởng Vũ Thị Thanh Bình Sau khi được ký duyệt, liên 1 sẽ được giữ lại, trong khi liên 2 và 3 sẽ được chuyển cho kế toán bán hàng và khách hàng để ký xác nhận Khách hàng giữ liên 2 và kế toán bán hàng giữ liên 3, sau đó kế toán ghi sổ và lưu giữ hóa đơn.
- TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán mở sổ chi tiết
TK 511 để theo dõi tính hình tiêu thụ
- TK 632: “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ.
