ĐỒ ÁN: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VẬN TẢI NỘI ĐỊA, GIAO NHẬN HÀNG KHOAI SỌ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY AVINA LOGISTIC. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VẬN TẢI HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VẬN TẢI HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VẬN TẢI HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TIẾP VẬN AVINA LOGISTIC
Hoạt động vận tải trong logistic
Khái niệm vận tải
Vận tải là hoạt động kinh tế quan trọng nhằm chuyển đổi vị trí hàng hóa và con người từ nơi này đến nơi khác bằng các phương tiện vận tải Trong lĩnh vực thương mại, vận tải đóng vai trò thiết yếu, vì nó không chỉ hỗ trợ việc chuyển nhượng sở hữu hàng hóa mà còn đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến đúng địa điểm.
Vận chuyển hàng hoá, theo góc độ quản trị logistics, được hiểu là quá trình di chuyển hàng hoá từ địa điểm này đến địa điểm khác bằng sức người hoặc phương tiện vận tải Mục tiêu của hoạt động này là đáp ứng các yêu cầu trong mua bán và dự trữ, đóng vai trò quan trọng trong chuỗi sản xuất và kinh doanh.
Vận tải là một ngành kinh tế – kỹ thuật đa dạng, gắn liền với kết cấu hạ tầng quốc gia và đóng vai trò quan trọng trong sản xuất, kinh doanh và lưu thông phân phối toàn cầu Ngành này sử dụng khoa học công nghệ hiện đại và luật pháp giao nhận minh bạch, được thực hiện bởi đội ngũ có tay nghề cao Vận tải không chỉ là một ngành vật chất đặc biệt mà còn đồng hành với sự tiến bộ của nền văn minh nhân loại, góp phần tạo ra những sản phẩm mới như container hóa cảng biển và logistics.
Các phương thức vận tải chủ yếu hiện nay
Hiện nay, Việt Nam sử dụng 5 phương thức vận tải phổ biến, mỗi phương thức đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với địa hình và đặc điểm giao thông của đất nước Dưới đây là bảng tóm tắt các đặc điểm của từng phương thức vận tải, bao gồm ưu điểm và nhược điểm của đường sắt.
Phương thức vận chuyển này rất phù hợp cho các loại hàng hóa có trọng lượng lớn và khối lượng vận chuyển cao, đặc biệt là trong các chuyến đi dài Các nguyên vật liệu như than, gỗ, hóa chất, cùng với hàng tiêu dùng giá trị thấp như giấy, gạo và thực phẩm, đều có thể được vận chuyển hiệu quả với khối lượng lớn trong một toa hàng.
Tốc độ nhanh, ổn định,
Tàu hỏa thiếu linh hoạt trong việc cung cấp dịch vụ, chỉ có khả năng vận chuyển hành khách từ ga này đến ga khác, không thể đáp ứng yêu cầu đến bất kỳ địa điểm nào theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Chỉ hoạt động trên hệ thống đường ray có sẵn (tuyến đường
Mặc dù giá cước vận chuyển đường sắt tương đối thấp, nhưng phương thức này ít được sử dụng độc lập trong logistics Thay vào đó, đường sắt thường được kết hợp với các phương thức vận tải khác để đảm bảo an toàn và tiện nghi cao, giúp tiết kiệm thời gian cho quá trình vận chuyển.
Giá cước tương đối thấp. cố định.)
Tại Việt Nam, thị phần vận chuyển đường sắt đang ở mức thấp do tần suất khai thác chuyến không cao và tốc độ chậm của các phương tiện khác Nguyên nhân chính là do số lượng tuyến đường hạn chế, ít điểm dừng đón trả hàng, cùng với chất lượng dịch vụ vận chuyển cơ bản và dịch vụ bổ trợ tại các bến bãi còn kém.
Đường thủy có chi phí cố định trung bình thấp và chi phí biến đổi thấp, nhờ vào khả năng vận chuyển khối lượng lớn, mang lại lợi thế về quy mô Vì vậy, đây là phương tiện vận tải có tổng chi phí thấp nhất, chỉ bằng 1/6 so với vận tải hàng không.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt có chi phí chỉ bằng 1/3 so với đường bộ, rất phù hợp cho các loại hàng hóa nặng, cồng kềnh, lâu hỏng và giá trị thấp như vật liệu xây dựng, than đá, cao su, cũng như hàng đổ rời như cà phê và gạo Phương thức này đặc biệt hiệu quả trên các tuyến đường trung bình và dài.
Sự phụ thuộc vào thiên nhiên, như chế độ dòng chảy và thủy triều, cùng với các tuyến đường vận chuyển hạn chế, tạo ra thách thức trong việc khai thác hiệu quả mạng lưới sông ngòi và bến bãi.
Vận chuyển đường thủy, mặc dù có tính linh hoạt và mức độ tiếp cận thấp, vẫn đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế nhờ vào sự phát triển của các loại tàu biển hiện đại Hiện nay, hơn 50% giá trị hàng hóa và 90% khối lượng giao dịch toàn cầu được thực hiện qua đường thủy Tại Việt Nam, chi phí vận tải đường biển nằm trong top 5 nước có mức phí thấp, điều này góp phần nâng cao sức cạnh tranh cho hàng hóa Việt Nam.
- Cơ động, thích nghi cao với các điều kiện địa hình, khí hậu.
- Có hiệu quả kinh tế cao trên các cự li vận chuyển
- Đáp ứng các yêu cầu vận chuyển đa dạng của khách hàng
- Có thể kết hợp linh hoạt với các loại phương tiện vận tải khác.
- Tốn nhiên liệu vận chuyển.
- Gây nhiều tai nạn, ô nhiễm môi trường.
- Gây ách tắc giao thông, đặc biệt là ở các đô thị lớn.
- Tai nạn giao thông đường ô tô
- Vận tải bằng ô tô ngày càng chiếm ưu thế
Khối lượng luân chuyển hàng hóa bằng ô tô tương đương với khối lượng luân chuyển bằng tàu hỏa, cho thấy đây là một phương thức vận chuyển nội địa phổ biến Vận tải ô tô cung cấp dịch vụ nhanh chóng, đáng tin cậy, an toàn và phù hợp với nhu cầu của người sử dụng.
Theo thống kê, lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ ngày càng tăng, nhờ vào sự đa dạng của các loại hình dịch vụ và số lượng nhà cung cấp phong phú Phương thức vận chuyển này đóng vai trò quan trọng trong mạng lưới logistics của nhiều doanh nghiệp, vì nó đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng.
- Tốc độ vận chuyên khá cao
- Thời gian vận chuyển ngắn
- Cước phí vận tải cao, quy trình quản lí khắt khe, yêu cầu đối tượng chuyên chở ngặt nghèo…
- Vốn đầu tư lớn, vận chuyển hạn chế ở một số mặt hàng và khối lượng.
- Mức độ tiếp cận thấp, chỉ dừng ở các sân bay mà thôi Đường ống
- Vận chuyển hiệu quả các chất lỏng và khí, giá thành vận chuyển rẻ.
- Không tốn mặt bằng xây dựng.
- Phụ thuộc vào địa hình
- Không vận chuyển được chất rắn.
- Khó xử lí khi gặp sự cố.
Đặc điểm của hoạt động vận tải
Vận chuyển hàng hóa là một dịch vụ đặc thù, khác với sản phẩm vật chất, với những đặc điểm nổi bật như tính vô hình, không thể tách rời, không ổn định và không thể lưu giữ.
Dịch vụ vận chuyển hàng hoá mang tính chất vô hình, vì khách hàng không thể nhìn thấy, cảm nhận hay nghe thấy trước khi quyết định mua Họ không thể xác định được liệu chuyến hàng có được vận chuyển đúng lịch trình, an toàn và đến đúng địa điểm cho đến khi nhận được hàng.
Chất lượng dịch vụ vận chuyển hàng hóa thường bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, như điều kiện thời tiết và giao thông Ngoài ra, sự đa dạng về người lái xe, chất lượng phương tiện và bến bãi cũng góp phần làm gia tăng tính không ổn định của dịch vụ vận tải Do đó, việc giám sát thường xuyên và chặt chẽ là rất cần thiết để cải thiện chất lượng dịch vụ.
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa không thể lưu kho, với nhu cầu dao động lớn, đặc biệt trong mùa cao điểm, yêu cầu các đơn vị vận tải phải tăng cường phương tiện để đáp ứng Ngược lại, trong thời gian vắng khách, họ vẫn phải chịu các chi phí cơ bản như khấu hao, bảo trì và quản lý Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải cẩn trọng khi lựa chọn đơn vị vận tải, cam kết chất lượng dịch vụ trong mùa cao điểm và tận dụng cơ hội giảm giá trong mùa thấp điểm Đặc điểm của dịch vụ vận chuyển có nhiều nét tương đồng với các loại hình dịch vụ khác, nhưng nhà quản trị logistics cần nhận diện các tính chất đặc biệt của nó để tối ưu hóa hoạt động trong chuỗi cung ứng Vận chuyển hàng hóa liên kết nhiều thành phần trong chuỗi cung ứng, yêu cầu khai thác hiệu quả nguồn lực khi di chuyển hàng từ điểm khởi đầu đến điểm tiêu dùng cuối cùng Các chỉ tiêu như tốc độ, thời gian, tính an toàn, tính ổn định và tính linh hoạt cần được chú ý để đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng.
Các thành phần tham gia vận chuyển hàng hóa
a Người gửi hàng (shipper, còn gọi là chủ hàng): Là người yêu cầu vận chuyển hàng hoá đến địa điểm nhất định trong khoảng thời gian cho phép
Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình cung ứng, cần thực hiện các hoạt động như tập hợp lô hàng, đảm bảo thời gian giao hàng, ngăn ngừa hao hụt và sự cố, đồng thời trao đổi thông tin một cách kịp thời và chính xác.
Mục tiêu của người gửi hàng là tối ưu hóa dịch vụ vận chuyển nhằm giảm thiểu tổng chi phí logistics, bao gồm chi phí vận chuyển, dự trữ, thông tin và mạng lưới, trong khi vẫn đảm bảo đáp ứng tốt các yêu cầu về dịch vụ khách hàng.
Người nhận hàng có trách nhiệm yêu cầu chuyển hàng hoá đến đúng địa điểm, thời gian, số lượng và chất lượng theo thỏa thuận trong đơn đặt hàng Họ chú trọng đến chất lượng dịch vụ so với giá cả mà đơn vị vận tải cung cấp.
Chủ sở hữu và vận hành các phương tiện vận tải như ô tô, máy bay, tàu hoả và tàu thuỷ nhằm tối đa hoá lợi nhuận và nhanh chóng hoàn trả vốn đầu tư.
Đơn vị vận tải cần thể hiện tính chuyên nghiệp trong việc nhận diện nhu cầu của người gửi và nhận hàng, từ đó hỗ trợ quyết định về phương án và lộ trình vận chuyển tối ưu Họ cũng phải quản lý hiệu quả nguồn lực để nâng cao hiệu suất chuyên chở hàng hóa, góp phần vào sự phát triển chung của ngành logistics.
Là nhà đầu tư và quản lý hệ thống hạ tầng giao thông, chúng tôi chuyên đảm bảo hiệu quả cho các tuyến đường vận chuyển như đường sắt, đường bộ và đường ống, cùng với các điểm dừng đỗ phương tiện như sân bay, bến cảng, bến xe, nhà ga và các trạm bơm, kiểm soát.
Mục tiêu chính của chính phủ là phục vụ phát triển kinh tế-xã hội quốc gia và hội nhập kinh tế toàn cầu Để đạt được điều này, chính phủ xây dựng và quy hoạch các chiến lược giao thông dài hạn, đồng thời thiết lập các chính sách và luật lệ nhằm cân đối hài hòa giữa các mục tiêu kinh tế, xã hội và môi trường.
Vận chuyển hàng hóa là một yếu tố quan trọng trong lĩnh vực giao thông vận tải, ảnh hưởng đến chi phí, môi trường và an toàn.
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, mâu thuẫn giữa lợi ích cục bộ của người gửi, người nhận và người vận chuyển với lợi ích xã hội tổng thể, bao gồm chính phủ và công chúng, thường phát sinh Điều này dẫn đến sự đối lập, cần thiết phải điều hòa và hạn chế các dịch vụ vận tải để đảm bảo sự công bằng và hiệu quả trong hoạt động logistics.
Vai trò của vận tải trong logistic
Người vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong logistics, vì nhà cung cấp dịch vụ logistics cần lựa chọn phương án vận tải phù hợp cho từng lô hàng, đảm bảo đáp ứng yêu cầu khách hàng với giá cả hợp lý Quá trình lưu chuyển vật chất trong sản xuất và tiêu thụ sản phẩm rất phức tạp, do nguồn cung ứng vật liệu có thể đến từ nhiều nơi khác nhau, bao gồm các địa điểm sản xuất, hệ thống kho, và các điểm bán lẻ rải rác Do đó, chi phí vận tải chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí logistics, và việc giảm thiểu chi phí này có ý nghĩa quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí logistics tổng thể.
Khách hàng luôn đặt ra ba tiêu chí quan trọng trong phân phối sản phẩm: an toàn, giao hàng đúng hẹn và giá cả hợp lý Điều này yêu cầu các nhà vận tải phải tổ chức và phối hợp hiệu quả giữa các phương thức vận tải để đảm bảo việc gửi và nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ Vai trò của từng loại hình vận tải trong chuỗi logistics là rất quan trọng và cần được tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Vận tải ô tô là phương thức vận chuyển hiệu quả, cho phép giao hàng trực tiếp từ cửa đến cửa Nó không chỉ giúp thu gom và giao trả hàng hóa tại các vị trí xa cảng, ga mà còn đảm bảo tính linh hoạt trong quá trình vận chuyển, không bị ràng buộc bởi thời gian.
Vận tải đường sắt đóng vai trò quan trọng trong lưu thông hàng hóa, với khả năng vận chuyển khối lượng lớn, tốc độ ổn định và chi phí thấp hơn so với vận tải đường bộ.
Vận tải hàng không mang lại nhiều lợi ích cho các lô hàng giá trị cao, yêu cầu giao hàng nhanh chóng để đảm bảo chất lượng Với tốc độ vận chuyển vượt trội, vận tải hàng không giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình lưu thông hàng hóa, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ logistics và giảm chi phí tổn thất trong chuỗi cung ứng.
Vận tải biển là phương thức vận chuyển hàng hóa phổ biến nhất nhờ vào nhiều ưu điểm vượt trội, bao gồm khả năng chuyên chở lớn của các tàu, đặc biệt là tàu container thế hệ mới, và chi phí vận chuyển thấp nhờ trọng tải lớn Phương thức này rất phù hợp cho thương mại quốc tế, với vai trò quan trọng của cảng biển như đầu mối kết nối các phương tiện vận tải khác nhau Năng lực hoạt động của cảng biển là yếu tố quyết định sự phát triển của dịch vụ logistics, đặc biệt là tại các cảng container hiện nay.
Tổng quan chung về dịch vụ logistic và giao nhận
Dịch vụ logistic
1.2.1.1 Định nghĩa chung về logistic
Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại mà trong đó, thương nhân tổ chức và thực hiện nhiều công việc liên quan đến hàng hóa, bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, đóng gói, và giao hàng Các dịch vụ này được thực hiện theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.
Bước vào thế kỷ 20, năng suất lao động trong sản xuất vật chất đã được nâng cao đáng kể nhờ vào việc áp dụng các kỹ thuật sản xuất tiên tiến và những thành tựu mới trong công nghệ thông tin Mục tiêu là tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa trên thị trường, và hoàn thiện hệ thống quản lý phân phối vật chất Điều này nhằm giảm thiểu thiệt hại do tồn kho ứ đọng nguyên vật liệu và bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và lưu thông, được gọi là logistics.
Logistic là gì? Thuật ngữ logistics có nguồn gốc từ quân sự, xuất hiện cách đây hàng trăm năm và ban đầu mang nghĩa hậu cần hoặc tiếp vận Trong Thế chiến thứ hai, các lực lượng quân đội đã áp dụng logistics một cách hiệu quả để đảm bảo hậu cần kịp thời cho lực lượng chiến đấu Ngày nay, thuật ngữ này không chỉ được sử dụng trong quân đội mà còn mở rộng ra các lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, phản ánh sự phát triển của kinh tế xã hội Mặc dù logistics hiện nay được hiểu là quản lý hệ thống phân phối vật chất, nhưng vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất nào trên thế giới, mà khái niệm này thường thay đổi tùy thuộc vào góc độ nghiên cứu.
Luật thương mại Việt Nam năm 2005 không định nghĩa rõ ràng về logistics, nhưng quy định rằng thương nhân có thể thực hiện một hoặc nhiều công đoạn như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, và các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.
Quá trình quản lý di chuyển nguyên vật liệu từ mua sắm đến tay người tiêu dùng là rất quan trọng, nhằm giảm thiểu chi phí và thời gian vận chuyển Tất cả các tác giả đều đồng ý rằng hoạt động này bao gồm các giai đoạn lưu kho, sản xuất và phân phối hàng hóa một cách kịp thời Tóm lại, quản lý di chuyển nguyên vật liệu có thể được hiểu là nghệ thuật tổ chức sự vận động của hàng hóa từ khi mua sắm cho đến khi đến tay người tiêu dùng.
1.2.1.2 Phân loại các hoạt động logistic
Theo phạm vi và mức độ quan trọng:
Logistics kinh doanh là một yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng, tập trung vào việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu quả các dòng vận chuyển và tồn kho sản phẩm, dịch vụ, cũng như thông tin liên quan Mục tiêu của logistics kinh doanh là đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ điểm khởi đầu đến tay người tiêu dùng một cách hiệu quả, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Logistics quân đội là quá trình thiết kế và phối hợp các yếu tố hỗ trợ cùng thiết bị cần thiết cho các chiến dịch và trận đánh của lực lượng quân đội, nhằm đảm bảo sự sẵn sàng, chính xác và hiệu quả trong mọi hoạt động.
Logistics sự kiện là tổng hợp các hoạt động, phương tiện và nguồn nhân lực cần thiết để tổ chức và sắp xếp lịch trình cho một sự kiện Mục tiêu của logistics sự kiện là triển khai các nguồn lực một cách hiệu quả, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Dịch vụ logistics bao gồm các hoạt động như thu nhận, lập chương trình và quản trị các điều kiện cơ sở vật chất, tài sản, con người và vật liệu Mục tiêu của dịch vụ này là hỗ trợ và duy trì các quá trình dịch vụ cũng như các hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Theo vị trí của các bên tham gia
Logistics bên thứ nhất (1PL - First Party Logistics) là hoạt động logistics do chính người sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa tự tổ chức và thực hiện Mục đích của 1PL là đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp một cách hiệu quả và trực tiếp.
Logistics bên thứ hai (2PL - Second Party Logistics) đề cập đến hoạt động logistics được thực hiện bởi nhà cung cấp dịch vụ logistics cho một hoạt động cụ thể trong chuỗi cung ứng, nhằm đáp ứng nhu cầu của chủ hàng.
Logistics bên thứ ba (3PL - Third Party Logistics) là dịch vụ mà các nhà cung cấp đảm nhận việc tổ chức và quản lý các hoạt động logistics cho chủ hàng Họ thực hiện các chức năng logistics cần thiết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và lưu kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Theo quá trình nghiệp vụ (logistical operations)
Hoạt động mua (Procurement) liên quan đến việc thu mua sản phẩm và nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp bên ngoài Mục tiêu chính của quy trình này là giúp các nhà sản xuất và thương mại tối ưu hóa hoạt động mua hàng với chi phí thấp nhất có thể.
Hoạt động hỗ trợ sản xuất tập trung vào quản trị hiệu quả dòng dư trữ giữa các bước trong quy trình sản xuất Thay vì xác định cách thức sản xuất, hỗ trợ sản xuất chú trọng vào việc xác định cái gì, khi nào và ở đâu sản phẩm sẽ được tạo ra.
Hoạt động phân phối ra thị trường liên quan đến việc cung cấp dịch vụ khách hàng, với mục tiêu chính là gia tăng doanh thu Để đạt được điều này, cần cung cấp mức độ dịch vụ khách hàng mong đợi một cách chiến lược, đồng thời giữ chi phí ở mức thấp nhất.
Theo hướng vận động vật chất
- Logistic đầu vào (Inbound logistics): toàn bộ các hoạt động hỗ trợ dòng nguyên liệu đầu vào từ nguồn cung cấp trực tiếp cho tới các tổ chức
- Logistic đầu ra (Outbound logistics): toàn bộ các hoạt động hỗ trợ dòng sản phẩm đầu ra cho tới tay khách hàng tại các tổ chức
Dịch vụ giao nhận
1.2.2.1 Định nghĩa chung về giao nhận
Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần được vận chuyển từ nước người bán đến nước người mua Trong quá trình này, người giao nhận (Forwarder: Transitaire) đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức di chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận bao gồm mọi hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, cũng như xử lý các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Điều 163 của Luật Thương mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997, dịch vụ giao nhận hàng hóa được xác định là hành vi thương mại Trong đó, người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa có trách nhiệm nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan khác để đảm bảo giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải và các bên giao nhận khác.
Giao nhận hàng hóa là quá trình bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận Người giao nhận có thể thực hiện dịch vụ này trực tiếp hoặc thông qua đại lý, cũng như thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
1.2.2.2 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển a Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại cảng biển
Việc giao nhận hàng hóa XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật Quốc tế và của Việt Nam…
Các công ước quốc tế về vận đơn và vận tải, như Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế, đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa Những công ước này giúp tạo ra khung pháp lý rõ ràng, bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và thúc đẩy thương mại quốc tế.
Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước Việt Nam liên quan đến giao nhận vận tải quy định rõ ràng các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia Đồng thời, các loại hợp đồng và thư tín dụng (L/C) mới được thiết lập nhằm bảo vệ quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu, đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong giao dịch.
Ví dụ: Luật, bộ luật, nghị định, thông tư
+ Nghị định 25CP, 200CP, 330CP
Quyết định số 2106 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải ban hành ngày 23/8/1997 quy định về việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại các cảng biển Việt Nam, nhằm cải thiện quy trình logistics và nâng cao hiệu quả hoạt động cảng.
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và đơn vị được ủy thác bởi chủ hàng với cảng.
Đối với hàng hóa không qua cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải từ năm 1991 Trong trường hợp này, họ phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm thoát dỡ cùng các chi phí liên quan.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thỏa thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảg.
- Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa XNK với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi bãi, cảng
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình các chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Việc nhận hàng phải được thực hiện một cách liên tục và không bị gián đoạn.
Trong 1 thời gian nhất định những hàng hóa ghi trên chứng từ
Việc giao nhận hàng hóa có thể được thực hiện bởi cảng theo ủy thác hoặc do chính chủ hàng trực tiếp thực hiện Các cơ quan tham gia vào quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có nhiệm vụ quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình này.
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng. Hợp đồng có hai loại:
Hợp đồng ủy thác giao nhận.
Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa.
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu.
- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng.
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ.
Nếu hàng hóa lưu kho bãi tại cảng bị hư hỏng hoặc tổn thất, cảng sẽ phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ Tuy nhiên, nếu cảng có thể chứng minh rằng mình không có lỗi trong sự việc này, thì sẽ không phải chịu trách nhiệm bồi thường.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng.
Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn.
Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát)
Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK
- Chủ hàng/ Đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải trực tiếp hoặc thông qua một đon vị nhận ủy thác giao nhận tiến hành
- Khai và nộp tờ khai hải quan, nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan.
- Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải
- Ký hợp đồng ủy thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tầu
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng đển cảng giao nhận hàng hóa
Đối với hàng xuất khẩu: gồm các chứng từ:
Lược khai hàng hóa, hay còn gọi là cargo manifest, là tài liệu được lập sau khi phát hành vận đơn cho toàn bộ tàu Tài liệu này do đại lý tàu biển thực hiện và phải được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
+ Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.
Đối với hàng nhập khẩu: Gồm các chứng từ:
+ Chi tiết hầm tàu (hatch lict).
Vận đơn đường biển cần được cung cấp cho cảng nhận hàng ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu Việc ủy thác cho cảng nhận hàng yêu cầu đảm bảo các chứng từ liên quan được chuẩn bị đầy đủ và kịp thời.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc lập các chứng từ cần thiết là rất quan trọng Những tài liệu này sẽ là cơ sở để khiếu nại đối với các bên liên quan và đảm bảo thanh toán các chi phí phát sinh cho cảng.
- Khách hàng nhỏ, lẻ không dễ tiếp cận với các hãng tàu, hãng vận tải lớn vì vậy bên trung gian là freight forwarder sẽ giúp họ kết nối.
Tổ chức vận tải hàng hóa bằng đường biển
Yêu cầu đặt ra với công tác tổ chức vận tải nội địa hàng hóa bằng đường biển
Để nâng cao hiệu quả vận tải, cần xây dựng phương án tổ chức vận tải tối ưu, đáp ứng nhu cầu của các chủ hàng Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm vận tải mà còn giảm chi phí lưu thông cho nền kinh tế hàng hóa.
Tầm quan trọng của công tác tổ chức vận tải nội địa hàng hóa bằng đường biển
Năng suất và giá thành vận chuyển bị ảnh hưởng chủ yếu bởi chi phí nhiên liệu, dầu mỡ, tiền lương, và chi phí sửa chữa, bảo dưỡng Giảm thiểu các chi phí này sẽ giúp hạ giá thành vận chuyển Công tác tổ chức vận tải hàng hóa là yếu tố quyết định trong việc cắt giảm chi phí, bao gồm việc tối ưu hóa vận tốc, giảm thời gian quay vòng và thời gian cho mỗi chuyến đi Để nâng cao năng suất vận chuyển và đảm bảo thời gian giao hàng, cần lập kế hoạch và phương án vận tải hợp lý.
Nội dung của tổ chức vận tải hàng hóa bằng đường biển
1.3.3.1 Nội dung của tổ chức vận tải xuất khẩu bằng đường biển
Việc chuẩn bị hàng hóa cần tuân thủ quy định và được giám sát bởi nhân viên giao nhận, nhằm theo dõi quá trình làm hàng, hướng dẫn chủ hàng, và thực hiện các thủ tục phù hợp.
Có 2 trường hợp nếu là hàng lẻ thì sẽ được chuyển đến kho CFS 3 tại cảng để đóng hàng vào cont, nếu hàng nguyên cont thì làm thủ tục mượn cont để đóng hàng vào cont và chuyển về bãi container tại cảng đi
2 2 Hợp đồng lưu khoang (booking note)
• Nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bên nhập khẩu cấp
Thủ tục mượn container rỗng bắt đầu bằng việc tiếp nhận thông tin chi tiết từ khách hàng, bao gồm tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng và loại container (20’, 40’, container lạnh hoặc container khô), cũng như địa điểm đóng hàng tại kho hoặc bãi Sau khi có đầy đủ thông tin, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu để thực hiện việc đăng ký container, gọi là Booking note Nhân viên của hãng tàu có thể gửi Booking note qua fax, email hoặc trực tiếp đến văn phòng hãng tàu để nhận.
Sau khi nhận yêu cầu đặt container, hãng tàu sẽ xem xét và nếu chấp nhận, họ sẽ gửi lại cho công ty một booking note qua fax Booking note này sẽ ghi rõ số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lượng container, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy và thời gian đóng container (closing time).
B1: Chuẩn bị hàng hóa B2: Hợp đồng lưu khoang B3: Chuẩn bị chứng từ
B4: Tổ chức nhận vận chuyển hàng đến cảng
B5: Lên tờ khai và chuẩn bị thủ tục hải quan
Nhân viên giao nhận sẽ thanh lý tờ khai B8 và vào sổ tàu để hoàn tất công việc Họ kiểm tra booking, yêu cầu hãng tàu sửa sai sót nếu có, và nếu chính xác, mang booking đến văn phòng đại diện của hãng tàu để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và seal tương ứng Sau khi nhận lệnh và seal, nhân viên giao nhận sẽ đến thương vụ cảng để thanh toán Nhân viên thu ngân sẽ xác nhận đã thu tiền và cấp hai liên biên lai cho nhân viên giao nhận.
Nhân viên giao nhận mang biên lai và lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ cảng để hạ container Biên lai còn lại sẽ được nộp cho phòng điện để chạy điện cho container lạnh sau khi đóng hàng Sau khi hạ container, nhân viên giao nhận kiểm tra số container và thông báo cho văn phòng đại diện hãng tàu Trên lệnh cấp container rỗng có địa chỉ cụ thể, nhân viên giao nhận sẽ điều xe đến chở container về kho để đóng hàng Đồng thời, người giao nhận Avina cũng biết địa điểm mở tờ khai Hải quan và liên hệ với hãng tàu để xin mượn container phục vụ cho hàng xuất.
Hoá đơn, Hợp đồng, Packing list Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Hồ sơ để xin cấp C/O
- Giấy giới thiệu của Công ty (1 bản chính).
- Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan
- Phiếu ghi chép hồ sơ
- Đơn đề nghị cấp C/O đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính).
- Bộ C/O đã được kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấuORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu copy.
- Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính).
Tổ chức cấp C/O có quyền yêu cầu Người đề nghị cung cấp thêm chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng cho nguyên phụ liệu trong nước, mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu, cùng các chứng từ khác nhằm chứng minh xuất xứ của sản phẩm.
Để thực hiện thủ tục cấp C/O, nhân viên giao nhận cần mang hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền Tại đây, họ sẽ đánh số thứ tự vào góc phải của mỗi C/O và nhập số tỷ xích vào máy tính Sau đó, hồ sơ sẽ được nộp cho bộ phận tiếp nhận C/O Nhân viên giao nhận sẽ chờ cán bộ kiểm tra và nhận lại các tài liệu cần thiết như tờ khai, phiếu xác nhận thủ tục Hải quan, phụ lục tờ khai, và phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ kiểm tra Thông thường, nếu hồ sơ được nộp vào buổi sáng, C/O có thể được nhận vào chiều cùng ngày hoặc hẹn sau 1 ngày để đóng lệ phí và nhận C/O.
Kiểm tra bộ chứng từ là một bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, ảnh hưởng lớn đến các quy trình nghiệp vụ phức tạp tiếp theo.
Nhân viên giao nhận cần kiểm tra hợp đồng bằng cách xác minh ngày ký, ngày hết hạn và các điều khoản của hợp đồng Họ cũng phải đảm bảo rằng bản dịch của hợp đồng chính xác và phù hợp với nội dung gốc.
Kiểm tra hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa là bước quan trọng để đảm bảo các chi tiết phù hợp với B/L và hợp đồng Cần chú ý rằng ngày phát hành hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa phải nằm sau ngày ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gửi hàng Hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa do người bán lập nhằm thông báo cho người mua về tổng số hàng thực tế sẽ giao, đồng thời yêu cầu người mua thanh toán số tiền đã ghi trên đó.
4 Tổ chức nhận - vận chuyển hàng đến cảng
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị chứng từ cần thiết, hàng hóa sẽ được giao cho xe chở container để vận chuyển đến cảng xuất khẩu Dịch vụ vận tải có thể được thực hiện bởi công ty Avina hoặc do chính chủ hàng đảm nhận việc chở hàng đến cảng.
5 Lên tờ khai và chuẩn bị thủ tục hải quan.
Sau khi thu thập đầy đủ chứng từ cần thiết, nhân viên giao nhận tiến hành lập tờ khai hải quan hàng xuất Quá trình này yêu cầu sự cẩn trọng đến từng chi tiết Nếu thủ tục tại cửa khẩu áp dụng đăng ký hải quan điện tử, tờ khai sẽ được gọi là "Tờ khai Hải quan điện tử", được lập theo mẫu HQ/2009-TKĐTXK.
Hàng hóa trên tờ khai hải quan cần phải chính xác và khớp với tên, số lượng và đơn giá của lô hàng thực tế Đơn giá hàng hóa phải được so sánh với các mặt hàng cùng loại trên thị trường, không được chênh lệch quá mức Để đảm bảo tỷ lệ chính xác cao, nhân viên giao nhận cần dựa vào các chứng từ do khách hàng cung cấp, chủ yếu là hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa và vận đơn Sau đó, họ sẽ áp mã số hàng hóa, mã số thuế và kiểm tra số lượng, trọng lượng cùng tổng giá trị của lô hàng.
• Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan
Sau khi hoàn thành tờ khai hải quan với đầy đủ thông tin theo quy định, người dùng cần nhấp vào nút “Khai báo” để nhận phản hồi từ hải quan, bao gồm số tiếp nhận, số tờ khai và thông tin về mức độ kiểm tra Thông tin này sẽ được in ra để thực hiện thủ tục hải quan, vì đây là khai báo hải quan điện tử Để tiến hành khai báo, nhân viên giao nhận cần lập hồ sơ và sắp xếp các tài liệu theo thứ tự quy định.
- Giấy giới thiệu của công ty (01 bản chính).
- Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính).
- Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ hải quan (01 bản chính) dùng để liệt kê các chứng từ nộp vào cho hải quan tiếp nhận.
- Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hoá) –(02 bản chính).
- Hợp đồng ngoại thương (Contract) - (01 bản copy có dấu “sao y bản chính”).
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - (01 bản chính).
- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list) - ( 01bản chính).
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin ) - (01 bản chính).
