ĐỒ ÁN: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VẬN TẢI NỘI ĐỊA, GIAO NHẬN HÀNG KHOAI SỌ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY AVINA LOGISTIC.CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VẬN TẢI HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU.CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VẬN TẢI HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY.CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VẬN TẢI HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TIẾP VẬN AVINA LOGISTIC
Hoạt động vận tải trong logistic
Khái niệm vận tải
Vận tải là hoạt động kinh tế quan trọng giúp di chuyển hàng hóa và con người từ nơi này đến nơi khác bằng các phương tiện vận tải Trong lĩnh vực thương mại, vận tải đóng vai trò then chốt, không chỉ thay đổi vị trí của hàng hóa mà còn hỗ trợ quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa các thương nhân.
Vận chuyển hàng hoá, từ góc độ quản trị logistics, là quá trình di chuyển hàng hóa bằng sức người hoặc phương tiện vận tải, nhằm đáp ứng các yêu cầu trong mua bán và dự trữ trong chuỗi sản xuất-kinh doanh.
Vận tải là ngành kinh tế – kỹ thuật tổng hợp, gắn liền với kết cấu hạ tầng quốc gia, giúp giải quyết vấn đề sản xuất kinh doanh và lưu thông phân phối Ngành này ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại và luật pháp giao nhận minh bạch, được thực thi bởi đội ngũ có tay nghề cao Vận tải không chỉ là một ngành vật chất đặc biệt mà còn đồng hành với sự tiến triển của nền văn minh nhân loại, đóng góp vào sự phát triển của các sản phẩm mới như container hóa cảng biển và logistics.
Các phương thức vận tải chủ yếu hiện nay
Hiện nay, Việt Nam có 5 phương thức vận tải phổ biến, mỗi loại đều có ưu điểm phù hợp với địa hình và đặc điểm giao thông của đất nước, nhưng cũng tồn tại những nhược điểm nhất định Đường sắt là phương thức thích hợp cho các loại hàng hóa nặng.
- Kém linh hoạt, Tàu hỏa chỉ có thể
Với đặc trưng của việc vận chuyển khối lượng lớn và cự ly dài, các nguyên vật liệu như than, gỗ, hóa chất cùng với hàng tiêu dùng giá trị thấp như giấy, gạo và thực phẩm thường được chuyển đi trong các toa hàng lớn.
Tốc độ nhanh, ổn định, mức đô an toàn và tiện nghi cao => Tiết kiệm thời gian
Giá cước tương đối thấp. cung cấp dịch vụ từ ga này tới ga kia chứ không thể đến
1 địa diểm bất kỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp
- Chỉ hoạt động trên hệ thống đường ray có sẵn (tuyến đường cố định.)
Tần suất khai thác chuyến không cao và tốc độ chậm khiến vận tải đường sắt ít được áp dụng độc lập trong logistics, thường chỉ phối hợp với các phương tiện khác Thị phần vận chuyển bằng đường sắt tại Việt Nam hiện nay khá thấp, chủ yếu do hạn chế về tuyến đường, ít điểm dừng đón trả hàng, cùng với chất lượng dịch vụ kém cả trong vận chuyển cơ bản lẫn dịch vụ bổ trợ tại các bến bãi Ngược lại, vận tải đường thủy có chi phí cố định trung bình và chi phí biến đổi thấp, nhờ khả năng vận chuyển khối lượng lớn.
Vận chuyển hàng hóa phụ thuộc vào các yếu tố tự nhiên như chế độ dòng chảy và thủy triều, cùng với hệ thống đường vận chuyển hạn chế dựa vào mạng lưới sông ngòi Đối với thương mại quốc tế, vận tải đường biển trở thành phương tiện chủ yếu, đặc biệt với sự xuất hiện của các tàu biển lớn và hiện đại, giúp tối ưu hóa lợi thế quy mô Do đó, vận tải đường biển có tổng chi phí thấp nhất, chỉ bằng 1/6 so với vận tải hàng không, 1/3 so với đường sắt và thấp hơn nhiều so với đường bộ.
Phương thức vận chuyển này rất phù hợp cho hàng hóa nặng, cồng kềnh và có giá trị thấp như vật liệu xây dựng, than đá, cao su, cũng như hàng đổ rời như cà phê và gạo Nó đặc biệt hiệu quả trên các tuyến đường trung bình và dài.
- Cước phí vận chuyển ổn định và tương đối rẻ. bến bãi).
Vận chuyển đường thủy có tính linh hoạt hạn chế và mức độ tiếp cận thấp, mặc dù nó được thiên nhiên hỗ trợ đến một mức độ nhất định Hiện tại, hơn 50% giá trị hàng hóa và 90% khối lượng hàng giao dịch toàn cầu được thực hiện thông qua phương thức vận chuyển này.
Tại Việt Nam chi phí vận tải đường biển vẫn nằm trong
Năm quốc gia có ảnh hưởng lớn đến sức cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam bao gồm những nước có hệ thống giao thông đường bộ phát triển, giúp hàng hóa dễ dàng di chuyển và thích nghi với các điều kiện địa hình và khí hậu khác nhau.
- Có hiệu quả kinh tế cao trên các cự li vận chuyển
- Đáp ứng các yêu cầu vận chuyển đa dạng của khách
- Tốn nhiên liệu vận chuyển.
- Gây nhiều tai nạn, ô nhiễm môi trường.
- Gây ách tắc giao thông, đặc biệt là ở các đô thị lớn.
- Tai nạn giao thông đường ô tô Đây là phương thức vận chuyển nội địa phổ biến, cung cấp dịch vụ nhanh chóng, đáng tin cậy, an toàn, thích hợp.
- Theo thống kê, lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ tăng đều qua hàng
- Có thể kết hợp linh hoạt với các loại phương tiện vận tải khác.
- Vận tải bằng ô tô ngày càng chiếm ưu thế
Khối lượng luân chuyển hàng hóa bằng ô tô hàng năm tương đương với khối lượng luân chuyển bằng tàu hỏa, nhờ vào sự đa dạng của các loại hình dịch vụ và số lượng nhà cung cấp phong phú Phương thức vận chuyển này đóng vai trò quan trọng trong mạng lưới logistics của nhiều doanh nghiệp, vì khả năng đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu của khách hàng.
- Tốc độ vận chuyên khá cao
- Thời gian vận chuyển ngắn
- Cước phí vận tải cao, quy trình quản lí khắt khe, yêu cầu đối tượng chuyên chở ngặt nghèo…
- Vốn đầu tư lớn, vận chuyển hạn chế ở một số mặt hàng và khối lượng.
- Mức độ tiếp cận thấp, chỉ dừng ở các sân bay mà thôi Đường ống - Vận chuyển hiệu quả các chất lỏng và khí, giá thành vận chuyển rẻ.
- Phụ thuộc vào địa hình
- Không vận chuyển được chất rắn.
- Không tốn mặt bằng xây dựng.
- Khó xử lí khi gặp sự cố.
Đặc điểm của hoạt động vận tải
Vận chuyển hàng hoá là một dịch vụ đặc biệt, khác với sản phẩm vật chất, với những đặc điểm nổi bật như tính vô hình, không thể tách rời, không ổn định và không thể lưu giữ.
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa mang tính chất vô hình, vì khách hàng không thể nhìn, cảm nhận hay nghe thấy dịch vụ trước khi quyết định mua Họ không thể biết chắc chắn liệu hàng hóa sẽ được giao đúng lịch trình, an toàn và đến đúng địa điểm cho đến khi nhận hàng.
Chất lượng dịch vụ vận chuyển hàng hóa thường không ổn định do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan Các yếu tố như điều kiện thời tiết, giao thông, và sự đa dạng về người lái xe, chất lượng phương tiện và bến bãi đều ảnh hưởng đến tính ổn định của dịch vụ Để đảm bảo chất lượng dịch vụ vận tải ổn định và đồng đều, việc giám sát thường xuyên và chặt chẽ là rất cần thiết.
Dịch vụ vận chuyển hàng hoá không thể lưu kho, với nhu cầu thường xuyên biến động, đặc biệt trong mùa cao điểm mua sắm, yêu cầu các đơn vị vận tải tăng cường phương tiện để phục vụ khách hàng Ngược lại, trong thời gian vắng khách, họ vẫn phải chịu các chi phí cố định như khấu hao, bảo trì và quản lý Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải cẩn trọng khi lựa chọn đơn vị vận tải, đảm bảo chất lượng dịch vụ trong mùa cao điểm và tận dụng cơ hội giảm giá trong mùa thấp điểm Dịch vụ vận chuyển có nhiều đặc điểm tương đồng với các loại hình dịch vụ khác, nhưng cũng có những tính chất đặc biệt cần nhận diện để tối ưu hoá hoạt động trong chuỗi cung ứng Vận chuyển hàng hoá liên kết nhiều thành phần trong chuỗi cung ứng, yêu cầu khai thác hiệu quả nguồn lực từ điểm khởi đầu đến điểm tiêu dùng cuối cùng Các chỉ tiêu quan trọng như tốc độ, thời gian, an toàn, ổn định và linh hoạt cần được chú ý để đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng.
Các thành phần tham gia vận chuyển hàng hóa
a Người gửi hàng (shipper, còn gọi là chủ hàng): Là người yêu cầu vận chuyển hàng hoá đến địa điểm nhất định trong khoảng thời gian cho phép
Để đảm bảo quy trình cung ứng hiệu quả, cần thực hiện các hoạt động như tập hợp lô hàng, đảm bảo thời gian giao hàng, ngăn chặn hao hụt và sự cố, cũng như trao đổi thông tin một cách kịp thời và chính xác.
Mục tiêu của người gửi hàng là tối ưu hóa dịch vụ vận chuyển nhằm giảm thiểu tổng chi phí logistics, bao gồm chi phí vận chuyển, lưu kho, thông tin và mạng lưới, đồng thời đảm bảo đáp ứng tốt yêu cầu về dịch vụ khách hàng.
Người nhận hàng có trách nhiệm yêu cầu chuyển hàng hoá đến đúng địa điểm, thời gian, số lượng và chất lượng theo thỏa thuận trong đơn đặt hàng Họ cũng chú trọng đến chất lượng dịch vụ so với giá cả đã thỏa thuận với người gửi Đơn vị vận tải (carrier) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các yêu cầu này được thực hiện đầy đủ.
Chủ sở hữu và vận hành các phương tiện vận tải như ô tô, máy bay, tàu hoả và tàu thuỷ nhằm tối đa hoá lợi nhuận và nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư.
Đơn vị vận tải cần thể hiện tính chuyên nghiệp trong việc nhận diện nhu cầu của người gửi và nhận hàng, từ đó hỗ trợ quyết định về phương án và lộ trình vận chuyển tối ưu Họ cũng phải quản lý nguồn lực hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả chuyên chở hàng hóa.
Là nhà đầu tư và quản lý hệ thống hạ tầng giao thông, chúng tôi tập trung vào việc phát triển các tuyến đường vận chuyển như đường sắt, đường bộ và đường ống, cùng với việc thiết lập các điểm dừng đỗ phương tiện như sân bay, bến cảng, bến xe, nhà ga, và các trạm bơm kiểm soát.
Mục tiêu của chính phủ là phục vụ phát triển kinh tế-xã hội quốc gia và hội nhập kinh tế thế giới Để đạt được điều này, chính phủ xây dựng và quy hoạch các chiến lược giao thông dài hạn, kết hợp với các chính sách và luật lệ nhằm đảm bảo sự cân đối và hài hòa giữa các mục tiêu kinh tế, xã hội và môi trường.
Vận chuyển hàng hóa là một yếu tố quan trọng trong lĩnh vực giao thông vận tải, ảnh hưởng đến chi phí, môi trường và an toàn.
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, thường xảy ra mâu thuẫn giữa lợi ích riêng của người gửi, người nhận và người vận chuyển với lợi ích xã hội chung, bao gồm chính phủ và công chúng Sự đối lập này dẫn đến việc cần thiết phải điều hòa và hạn chế dịch vụ vận tải để đảm bảo sự công bằng và hiệu quả trong toàn bộ hệ thống.
Vai trò của vận tải trong logistic
Người vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong logistics, vì nhà cung cấp dịch vụ logistics cần lựa chọn phương án vận tải phù hợp cho từng lô hàng, đảm bảo đáp ứng yêu cầu khách hàng với chi phí hợp lý Quá trình lưu chuyển vật chất trong sản xuất và tiêu thụ sản phẩm rất phức tạp, do nguồn cung ứng vật liệu có thể đến từ nhiều nơi khác nhau Các địa điểm sản xuất, hệ thống kho, và điểm bán lẻ cũng phân bố rải rác, dẫn đến chi phí vận tải chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí logistics Do đó, việc giảm thiểu chi phí vận tải là yếu tố quan trọng để cắt giảm tổng chi phí logistics.
Khách hàng đặt ra những tiêu chí quan trọng trong quá trình phân phối sản phẩm, bao gồm an toàn, giao hàng đúng hẹn và giá cả hợp lý Điều này yêu cầu nhà vận tải phải tổ chức và phối hợp hiệu quả giữa các phương thức vận tải, cũng như quy trình gửi và nhận hàng hóa tương ứng Vai trò của từng loại hình vận tải trong chuỗi logistics là rất quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa quy trình phân phối.
Vận tải ô tô mang lại sự tiện lợi tối đa với khả năng vận chuyển hàng hóa từ cửa tới cửa Phương thức này giúp thu gom và giao trả hàng tại các vị trí xa cảng, ga hoặc điểm tập kết hàng Hơn nữa, vận tải đường bộ còn linh hoạt trong quá trình vận chuyển, không bị ràng buộc bởi thời gian.
Vận tải đường sắt đóng vai trò quan trọng trong lưu thông hàng hóa, cho phép vận chuyển khối lượng lớn với vận tốc ổn định và chi phí thấp hơn so với vận tải đường bộ.
Vận tải hàng không mang lại nhiều ưu điểm cho các lô hàng có giá trị cao và yêu cầu vận chuyển nhanh chóng Nhờ vào tốc độ vượt trội, vận tải hàng không giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình lưu thông hàng hóa, nâng cao chất lượng dịch vụ logistics và giảm chi phí tổn thất trong chuỗi cung ứng.
Vận tải biển là phương thức vận chuyển hàng hóa phổ biến nhất nhờ vào năng lực chuyên chở lớn của các tàu, đặc biệt là tàu container thế hệ mới, và chi phí vận chuyển thấp Phương thức này rất phù hợp cho thương mại quốc tế Cảng biển đóng vai trò quan trọng trong hệ thống vận tải, là nơi kết nối các phương tiện như đường bộ, đường sắt, đường sông, đường hàng không và đường ống Năng lực hoạt động của cảng biển là yếu tố quyết định cho sự phát triển của dịch vụ logistics, đặc biệt là các cảng container hiện nay.
Tổng quan chung về dịch vụ logistic và giao nhận
Dịch vụ logistic
1.2.1.1 Định nghĩa chung về logistic
Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại mà trong đó, các thương nhân thực hiện nhiều nhiệm vụ như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, và tư vấn khách hàng Họ cũng đảm nhiệm việc đóng gói, ghi ký mã hiệu, giao hàng và các dịch vụ liên quan khác theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.
Bước vào thế kỷ 20, năng suất lao động trong sản xuất vật chất của xã hội đã được nâng cao đáng kể nhờ vào việc áp dụng các kỹ thuật sản xuất tiên tiến và những tiến bộ trong công nghệ thông tin Mục tiêu chính là tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh hàng hóa trên thị trường, và hoàn thiện hệ thống quản lý phân phối vật chất Điều này nhằm giảm thiểu thiệt hại do tồn kho nguyên vật liệu và bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và lưu thông, được gọi là logistic.
Logistic là gì? Thuật ngữ logistics có nguồn gốc từ quân sự, xuất hiện từ hàng trăm năm trước, mang nghĩa hậu cần hoặc tiếp vận Trong Thế chiến II, các lực lượng quân đội đã áp dụng logistics hiệu quả để đảm bảo hậu cần kịp thời cho lực lượng chiến đấu Ngày nay, logistics vẫn được sử dụng rộng rãi trong quân đội và đã mở rộng sang các lĩnh vực khác như sản xuất và kinh doanh, với ý nghĩa quản lý hệ thống phân phối vật chất Mặc dù logistics là một khái niệm quan trọng, cho đến nay vẫn chưa có định nghĩa thống nhất về nó, mà thường được hiểu khác nhau tùy thuộc vào góc độ nghiên cứu.
Luật thương mại Việt Nam năm 2005 không định nghĩa cụ thể về logistics, nhưng đã mô tả dịch vụ logistics là hoạt động thương mại mà trong đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công đoạn như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan và các thủ tục giấy tờ khác Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm tư vấn khách hàng, đóng gói, ghi ký mã hiệu, giao hàng và các dịch vụ liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.
Quá trình quản lý hoạt động di chuyển của nguyên vật liệu từ mua sắm đến sản xuất và phân phối nhằm giảm thiểu chi phí và thời gian là rất quan trọng Tất cả các tác giả đều đồng thuận rằng việc tổ chức hiệu quả sự vận động của hàng hóa và nguyên vật liệu là nghệ thuật, bao gồm các giai đoạn lưu kho, sản xuất và phân phối, cho đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
1.2.1.2 Phân loại các hoạt động logistic
Theo phạm vi và mức độ quan trọng:
Logistics kinh doanh là thành phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, đóng vai trò trong việc lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát hiệu quả các dòng vận động và dự trữ sản phẩm, dịch vụ cũng như thông tin liên quan Mục tiêu chính của logistics kinh doanh là đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ được vận chuyển từ điểm khởi đầu đến tay người tiêu dùng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng.
Logistics quân đội là quá trình thiết kế và phối hợp các yếu tố hỗ trợ cùng thiết bị cho các chiến dịch và trận đánh của lực lượng quân đội, nhằm đảm bảo sự sẵn sàng, chính xác và hiệu quả trong mọi hoạt động quân sự.
Logistics sự kiện (Event logistics) bao gồm tất cả các hoạt động, phương tiện kỹ thuật và nhân lực cần thiết để tổ chức và sắp xếp lịch trình cho một sự kiện Mục tiêu của logistics sự kiện là triển khai hiệu quả các nguồn lực, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Dịch vụ logistics bao gồm các hoạt động như thu nhận, lập chương trình và quản trị các điều kiện về cơ sở vật chất, tài sản, con người và vật liệu Những hoạt động này nhằm hỗ trợ và duy trì các quy trình dịch vụ cũng như các hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Theo vị trí của các bên tham gia
Logistics bên thứ nhất (1PL - First Party Logistics) là hoạt động logistics mà chủ sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa tự tổ chức và thực hiện, nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp mình.
Logistics bên thứ hai (2PL - Second Party Logistics) đề cập đến các hoạt động logistics được thực hiện bởi nhà cung cấp dịch vụ logistics cho một hoạt động cụ thể trong chuỗi cung ứng Mục tiêu chính của 2PL là đáp ứng nhu cầu của chủ hàng một cách hiệu quả.
Logistics bên thứ ba (3PL - Third Party Logistics) là dịch vụ giúp chủ hàng tổ chức và quản lý các hoạt động logistics cho từng bộ phận chức năng.
Theo quá trình nghiệp vụ (logistical operations)
Hoạt động mua (Procurement) bao gồm các quy trình liên quan đến việc thu thập sản phẩm và nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp bên ngoài Mục tiêu chính của hoạt động mua là hỗ trợ các nhà sản xuất và thương mại tối ưu hóa quy trình mua sắm với chi phí thấp nhất có thể.
Hoạt động hỗ trợ sản xuất tập trung vào việc quản lý hiệu quả dòng dư trữ giữa các giai đoạn trong quy trình sản xuất Thay vì xác định cách thức sản xuất, hỗ trợ sản xuất chú trọng vào việc xác định cái gì, khi nào và ở đâu sản phẩm sẽ được tạo ra.
Hoạt động phân phối ra thị trường liên quan đến việc cung cấp dịch vụ khách hàng, với mục tiêu chính là tạo ra doanh thu Để đạt được điều này, cần cung cấp mức độ dịch vụ khách hàng mong đợi một cách chiến lược, đồng thời tối ưu hóa chi phí ở mức thấp nhất.
Theo hướng vận động vật chất
- Logistic đầu vào (Inbound logistics): toàn bộ các hoạt động hỗ trợ dòng nguyên liệu đầu vào từ nguồn cung cấp trực tiếp cho tới các tổ chức
- Logistic đầu ra (Outbound logistics): toàn bộ các hoạt động hỗ trợ dòng sản phẩm đầu ra cho tới tay khách hàng tại các tổ chức
Dịch vụ giao nhận
1.2.2.1 Định nghĩa chung về giao nhận
Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa phải được vận chuyển từ nước người bán đến nước người mua Để thực hiện việc này, người giao nhận (Forwarder: Transitaire) đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức di chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận bao gồm mọi hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như xử lý vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Điều 163 Luật Thương mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997, dịch vụ giao nhận hàng hóa được xác định là hành vi thương mại Trong đó, người cung cấp dịch vụ này có trách nhiệm nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải và các bên giao nhận khác.
Giao nhận là quy trình liên quan đến các nghiệp vụ và thủ tục vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận Dịch vụ giao nhận có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua đại lý, cũng như thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
1.2.2.2 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển a Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại cảng biển
Việc giao nhận hàng hóa XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật Quốc tế và của Việt Nam…
Các công ước quốc tế liên quan đến vận đơn và vận tải, như Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế, đóng vai trò quan trọng trong việc quy định các điều khoản hợp đồng mua bán hàng hóa Những công ước này giúp tạo ra khung pháp lý rõ ràng, bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch và thúc đẩy thương mại quốc tế.
Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước Việt Nam quy định về giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan Các loại hợp đồng và thư tín dụng (L/C) mới được thiết lập nhằm bảo vệ quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại và vận chuyển hàng hóa.
Ví dụ: Luật, bộ luật, nghị định, thông tư
+ Nghị định 25CP, 200CP, 330CP
Quyết định số 2106 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải, ban hành ngày 23/8/1997, quy định về việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại các cảng biển Việt Nam, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động logistics và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện bởi cảng dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác.
Theo quy định mới từ năm 1991, đối với hàng hóa không qua cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải Trong trường hợp này, chủ hàng phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm dỡ hàng cùng các chi phí liên quan.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thỏa thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảg.
- Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa XNK với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi bãi, cảng
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Việc nhận hàng phải được thực hiện một cách liên tục và không gián đoạn.
Trong 1 thời gian nhất định những hàng hóa ghi trên chứng từ
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có thể được thực hiện bởi cảng theo ủy thác hoặc do chủ hàng trực tiếp đảm nhận Các cơ quan tham gia vào quá trình giao nhận hàng hóa có nhiệm vụ quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả và an toàn cho hoạt động xuất nhập khẩu.
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng. Hợp đồng có hai loại:
Hợp đồng ủy thác giao nhận.
Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa.
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu.
- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng.
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ.
Nếu hàng hóa lưu kho bãi tại cảng bị hư hỏng hoặc tổn thất, cảng có trách nhiệm bồi thường, nhưng điều này chỉ áp dụng nếu có biên bản hợp lệ Ngược lại, nếu cảng chứng minh được rằng mình không có lỗi, thì sẽ không phải bồi thường.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng.
Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn.
Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát)
Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK
- Chủ hàng/ Đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải trực tiếp hoặc thông qua một đon vị nhận ủy thác giao nhận tiến hành
- Khai và nộp tờ khai hải quan, nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan.
- Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải
- Ký hợp đồng ủy thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tầu
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng đển cảng giao nhận hàng hóa
Đối với hàng xuất khẩu: gồm các chứng từ:
Lược khai hàng hóa (cargo manifest) là tài liệu được lập sau khi phát hành vận đơn cho toàn bộ tàu, do đại lý tàu biển thực hiện Tài liệu này phải được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
+ Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.
Đối với hàng nhập khẩu: Gồm các chứng từ:
+ Chi tiết hầm tàu (hatch lict).
Vận đơn đường biển cần được chuẩn bị kỹ lưỡng trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng Tất cả các chứng từ liên quan phải được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc lập các chứng từ cần thiết là rất quan trọng Điều này không chỉ tạo cơ sở cho việc khiếu nại các bên liên quan mà còn giúp thanh toán các chi phí phát sinh cho cảng một cách hiệu quả.
- Khách hàng nhỏ, lẻ không dễ tiếp cận với các hãng tàu, hãng vận tải lớn vì vậy bên trung gian là freight forwarder sẽ giúp họ kết nối.
Tổ chức vận tải hàng hóa bằng đường biển
Yêu cầu đặt ra với công tác tổ chức vận tải nội địa hàng hóa bằng đường biển
Để tối ưu hóa nhu cầu vận chuyển của các chủ hàng, cần xây dựng phương án tổ chức vận tải hiệu quả Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất sử dụng phương tiện vận tải mà còn giúp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm vận tải Kết quả là giảm chi phí lưu thông cho nền kinh tế hàng hóa.
Tầm quan trọng của công tác tổ chức vận tải nội địa hàng hóa bằng đường biển
Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến năng suất và giá thành vận chuyển bao gồm chi phí nhiên liệu, tiền lương, và chi phí sửa chữa, bảo trì Giảm thiểu các khoản chi này sẽ giúp hạ giá thành vận chuyển Công tác tổ chức vận tải hàng hóa đóng vai trò quyết định trong việc giảm chi phí, tăng tốc độ vận chuyển, và nâng cao năng suất Để đạt được điều này, cần lập kế hoạch và phương án vận tải hợp lý nhằm tối ưu hóa thời gian quay vòng và khối lượng hàng hóa vận chuyển.
Nội dung của tổ chức vận tải hàng hóa bằng đường biển
1.3.3.1 Nội dung của tổ chức vận tải xuất khẩu bằng đường biển
Việc chuẩn bị hàng hoá cần tuân thủ quy định và có sự giám sát của nhân viên giao nhận để theo dõi quá trình làm hàng Nhân viên sẽ hướng dẫn chủ hàng và thực hiện các thủ tục cần thiết một cách phù hợp.
Có 2 trường hợp nếu là hàng lẻ thì sẽ được chuyển đến kho CFS 3 tại cảng để đóng hàng
3 CFS: Điểm thu gom hàng lẻ
B1: Chuẩn bị hàng hóa B2: Hợp đồng lưu khoang B3: Chuẩn bị chứng từ
B4: Tổ chức nhận vận chuyển hàng đến cảng
B5: Lên tờ khai và chuẩn bị thủ tục hải quan
B7: Thanh lý tờ khai B8: Ghi chép vào sổ tàu và vào container Nếu hàng hóa nguyên container, cần thực hiện thủ tục mượn container để đóng hàng và chuyển về bãi container tại cảng xuất phát.
2 2 Hợp đồng lưu khoang (booking note)
• Nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bên nhập khẩu cấp
Thủ tục mượn cont rỗng bắt đầu bằng việc nhận thông tin chi tiết từ khách hàng, bao gồm tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng và loại cont (20’, 40’, cont lạnh hay cont khô), cũng như địa điểm đóng hàng tại kho hoặc bãi Sau khi có đầy đủ thông tin, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu để thực hiện việc đăng ký cont, được gọi là Booking note Nhân viên của hãng tàu có thể gửi Booking note qua fax, email, hoặc trực tiếp đến văn phòng hãng tàu để nhận.
Sau khi nhận yêu cầu đặt container, hãng tàu sẽ xem xét và nếu chấp nhận, sẽ gửi fax một booking note cho công ty, ghi rõ thông tin như số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lượng container, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy và thời gian đóng Nhân viên giao nhận cần kiểm tra booking, yêu cầu sửa đổi nếu có sai sót, và nếu chính xác, sẽ mang booking đến văn phòng đại diện của hãng tàu để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” cùng với seal tương ứng Sau khi nhận lệnh cấp container rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ đến thương vụ cảng để thanh toán Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận “đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận.
Nhân viên giao nhận mang biên lai và lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ cảng để yêu cầu hạ container Biên lai còn lại sẽ được nộp cho phòng chạy điện nhằm cấp điện cho container lạnh sau khi hoàn tất việc đóng hàng Sau khi hạ container, nhân viên giao nhận kiểm tra số hiệu và thông báo cho văn phòng đại diện hãng tàu Trên lệnh cấp container rỗng có ghi địa chỉ, từ đó nhân viên giao nhận sẽ liên hệ điều xe đến vận chuyển container về kho để tiến hành đóng hàng Đồng thời, nhân viên giao nhận Avina cũng biết địa điểm mở tờ khai Hải quan và liên hệ với hãng tàu để nộp đơn xin mượn container phục vụ cho hàng xuất.
Hoá đơn, Hợp đồng, Packing list Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Hồ sơ để xin cấp C/O
- Giấy giới thiệu của Công ty (1 bản chính).
- Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan
- Phiếu ghi chép hồ sơ
- Đơn đề nghị cấp C/O đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính).
- Bộ C/O đã được kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu ORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu copy.
- Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính).
Tổ chức cấp C/O có quyền yêu cầu Người đề nghị cung cấp thêm chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu, bao gồm tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu, cùng các chứng từ khác nhằm xác minh xuất xứ sản phẩm.
Để cấp C/O, nhân viên giao nhận cần mang hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền Tại đây, họ sẽ đánh số thứ tự vào góc phải mỗi C/O và nhập số tỷ xích vào máy tính Sau khi nộp hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận C/O, nhân viên sẽ chờ cán bộ kiểm tra Sau khi kiểm tra, họ sẽ nhận lại các tài liệu gồm tờ khai, phiếu xác nhận thủ tục hải quan, phụ lục tờ khai, và phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ kiểm tra Thông thường, nếu hồ sơ được nộp vào buổi sáng, C/O có thể được nhận vào chiều cùng ngày hoặc hẹn sau 1 ngày để đóng lệ phí và nhận C/O.
Kiểm tra bộ chứng từ là một bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, ảnh hưởng lớn đến các quy trình nghiệp vụ phức tạp sau này.
Nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng, bao gồm ngày ký và ngày hết hạn, cũng như các điều khoản trong hợp đồng Họ cũng cần xác nhận rằng bản dịch của hợp đồng là chính xác và phù hợp với nội dung gốc.
Kiểm tra hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa là bước quan trọng để đảm bảo các chi tiết khớp với B/L và hợp đồng Cần chú ý rằng ngày phát hành hóa đơn và bảng kê phải sau ngày ký hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gửi hàng Hóa đơn và bảng kê khai do người bán lập nhằm thông báo cho người mua về tổng số hàng thực tế sẽ giao, đồng thời yêu cầu người mua thanh toán số tiền đã ghi trên đó.
4 Tổ chức nhận - vận chuyển hàng đến cảng
Sau khi hoàn tất chứng từ cần thiết, người giao nhận sẽ chuyển hàng lên xe container để vận chuyển đến cảng xuất khẩu Dịch vụ vận tải có thể được thực hiện bởi công ty Avina hoặc do chính chủ hàng tự vận chuyển đến cảng.
5 Lên tờ khai và chuẩn bị thủ tục hải quan.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ chứng từ cần thiết, nhân viên giao nhận tiến hành lập tờ khai hải quan cho hàng xuất khẩu Quá trình này yêu cầu sự cẩn trọng đến từng chi tiết Nếu việc mở tờ khai diễn ra tại cửa khẩu với thủ tục đăng ký hải quan điện tử, tờ khai sẽ được gọi là "Tờ khai Hải quan điện tử" Tờ khai này được lập theo mẫu HQ/2009-TKĐTXK.
Hàng hóa trên tờ khai hải quan cần phải chính xác và khớp với tên, số lượng và đơn giá hàng hóa thực tế Đơn giá không được chênh lệch quá cao hoặc thấp so với các mặt hàng tương tự trên thị trường Để đạt tỷ lệ chính xác cao, nhân viên giao nhận phải dựa vào các chứng từ khách hàng cung cấp, chủ yếu là hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa và vận đơn, từ đó áp mã số hàng hóa, mã số thuế, và kiểm tra số lượng, trọng lượng cũng như tổng giá trị lô hàng.
• Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan
Sau khi hoàn tất tờ khai và điền đầy đủ thông tin theo quy định, bạn nhấn nút “Khai báo” để nhận phản hồi từ hải quan, bao gồm số tiếp nhận, số tờ khai và hướng dẫn kiểm tra Thông tin này cần được in ra để thực hiện thủ tục hải quan, vì đây là khai báo hải quan điện tử Để tiến hành khai báo, nhân viên giao nhận cần lập hồ sơ và sắp xếp theo thứ tự quy định.
- Giấy giới thiệu của công ty (01 bản chính).
- Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính).
- Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ hải quan (01 bản chính) dùng để liệt kê các chứng từ nộp vào cho hải quan tiếp nhận.
- Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hoá) –(02 bản chính).
- Hợp đồng ngoại thương (Contract) - (01 bản copy có dấu “sao y bản chính”).
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - (01 bản chính).
- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list) - ( 01bản chính).
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin ) - (01 bản chính).
Các chứng từ cần thiết khác bao gồm một bản chính giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, chứng thư phun trùng, và đối với hàng xuất khẩu, phải có giấy phép từ cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
