Đồ án: Tổ chức giao nhận nhập khẩu ô tô bằng đường biển tại công ty cổ phần thiết bị và dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam . CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO NHẬN CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT LOTUS VIỆT NAM. CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN GIAO NHẬN Ô TÔ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT LOTUS VIỆT NAM
Khái quát chung về giao nhận hàng hóa
Giao nhận hàng hóa và dịch vụ giao nhận
1.1.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa quốc tế và dịch vụ giao nhận
Giao nhận hàng hóa quốc tế là quá trình thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận giữa hai quốc gia khác nhau.
Theo quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế (FIATA), dịch vụ giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, cũng như các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Luật Thương mại năm 1997 của Việt Nam, dịch vụ giao nhận hàng hóa được xác định là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho và thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết để giao hàng cho người nhận, theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các bên giao nhận khác.
1.1.1.2 Đặc điểm hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Đặc điểm nổi bật trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là người mua và người bán ở các nước khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng, tức là hàng hóa được vận chuyển từ người bán sang người mua Hàng hóa được vận chuyển đến tay người mua cần phải trải qua các công việc khác nhau liên quan đến quá trình chuyên chở, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên phương tiện vận chuyển, chuyển tải, dỡ hàng ra khỏi phương tiện, và giao cho người nhận.
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là quá trình tổ chức và quản lý việc vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia, đồng thời xử lý tất cả các thủ tục liên quan đến quá trình này.
Vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận
1.1.2.1 Vai trò của người giao nhận
Khi người giao nhận hoạt động như một đại lý, họ nhận ủy thác từ người chuyên chở hoặc chủ hàng để thực hiện nhiều nhiệm vụ như vận chuyển, giao hàng, nhận hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan và lưu kho Theo hợp đồng mua bán, người giao nhận đóng vai trò là đại lý cho người chuyên chở hoặc người giao hàng.
Khi người giao nhận đóng vai trò là người gom hàng, họ sẽ tập hợp các lô hàng LCL thành những lô hàng FCL, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải đường biển và đường sắt.
Khi người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, họ ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác Nếu người giao nhận tự mình thực hiện việc chuyên chở, họ sẽ được xem là người chuyên chở thực tế Ngược lại, nếu họ thuê bên thứ ba để thực hiện việc chuyên chở, họ sẽ được gọi là người thầu chuyên chở.
Khi người giao nhận đóng vai trò là môi giới hải quan, họ sẽ đại diện cho chủ hàng để chuẩn bị các chứng từ cần thiết và thực hiện khai báo hải quan cho lô hàng được ủy thác Trong trường hợp này, người giao nhận thực hiện các thủ tục hải quan thay mặt cho chủ hàng, người xuất khẩu và người nhập khẩu.
Người giao nhận là doanh nghiệp kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO) khi cung cấp dịch vụ vận tải từ cửa tới cửa bằng nhiều phương thức khác nhau Trong vai trò này, người giao nhận chịu trách nhiệm toàn diện đối với hàng hóa từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc.
1.1.2.2 Quyền hạn, nghĩa vụ của người giao nhận
Theo quy định Điều 167, Luật Thương mại Việt Nam quy định:
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu hợp lý khác.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lợi ích của khách hàng mà cần phải thực hiện khác với chỉ dẫn ban đầu, thì cần có lý do chính đáng và phải thông báo ngay cho khách hàng.
Sau khi ký kết hợp đồng, nếu không thể thực hiện theo chỉ dẫn của khách hàng, cần thông báo ngay cho khách hàng để xin thêm chỉ dẫn.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
1.1.2.3 Trách nhiệm của người giao nhận
* Khi Người giao nhận là đại lý: sẽ phải chịu trách nhiệm về những sơ suất, lỗi lầm và thiếu sót như:
- Giao hàng không đúng chỉ dẫn
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn.
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan.
- Chờ hàng sai sót đến nơi quy định.
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế.
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng.
Chúng tôi chịu trách nhiệm về những thiệt hại mà hoạt động của mình gây ra cho người thứ ba, nhưng không chịu trách nhiệm đối với những thiệt hại phát sinh từ hành động của người thứ ba.
* Khi người giao nhận là người chuyên chở:
- Chịu trách nhiệm cung cấp những dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
Người giao nhận có trách nhiệm bồi thường thiệt hại do người thứ ba gây ra, theo hợp đồng với khách hàng Điều 170 của Luật Thương mại Việt Nam quy định rõ về việc giới hạn trách nhiệm của người giao nhận trong các trường hợp này.
- Trong mọi trường hợp không vượt quá giá trị hàng hóa, trừ khi các bên có thỏa thuận khác trong hợp đồng.
- Không được miễn trách nhiệm nếu không chứng minh được việc mất mát, hư hỏng hoặc chậm giao hàng không phải lỗi do mình gây ra.
- Tiền bồi thường được tính trên cơ sở giá trị hàng hóa ghi trên hóa đơn và các khoản tiền khác có chứng từ hợp lệ.
- Người làm dịch vụ giao nhận không phải chịu trách nhiệm trong các trường hợp sau đây:
+ Không nhận được thông báo khiếu nại trong vòng 14 ngày làm việc, kể từ ngày giao hàng
Theo Điều 169 của Luật Thương mại Việt Nam, nếu trong vòng 9 tháng kể từ ngày giao hàng, bên nhận không nhận được thông báo bằng văn bản về việc bị kiện tại Trọng tài hoặc tòa án, thì người giao nhận sẽ không chịu trách nhiệm trong các trường hợp đó.
- Do lỗi của khách hàng hoặc người được khách hàng ủy thác.
- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp.
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa.
- Do chiến tranh, đình công.
- Do các trường hợp bất khả kháng.
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển
Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển 6 1.2.2 Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển 8 1.3 Trình tự và quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển phải dựa trên cơ sở
- Các công ước về vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán,
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam liên quan đến giao nhận vận tải, các loại hợp đồng và thư tín dụng mới được ban hành nhằm bảo vệ quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu Những quy định này đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch thương mại quốc tế.
+ Nghị định 25CP, 200CP, 330CP;
+ Quyết định của Bộ trưởng Bộ GTVT: quyết định số 2106 (23/08/1997) liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam.
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Giao nhận hàng hóa tại cảng biển được thực hiện bởi cảng dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác.
Theo quy định mới từ năm 1991, đối với hàng hóa không qua cảng và không lưu kho tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ cùng các chi phí liên quan khác.
Cảng chịu trách nhiệm xếp dỡ hàng hóa trong khu vực cảng Nếu chủ hàng muốn sử dụng phương tiện của mình để thực hiện xếp dỡ, họ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các lệ phí cũng như chi phí liên quan.
- Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với taufm cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao bằng phương thức đó.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi cảng.
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải đảm bảo nhận hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong thời gian quy định.
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
1.2.2 Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng Có 2 loại hợp đồng:
+ Hợp đồng ủy thác giao nhận
+ Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng.
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu.
- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng.
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ.
Hàng hóa lưu kho tại cảng bị hư hỏng hoặc tổn thất sẽ được bồi thường nếu có biên bản hợp lệ Tuy nhiên, cảng phải chứng minh rằng mình không có lỗi trong sự cố này để không phải chịu trách nhiệm.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong bao nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên
+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ
1.2.2.2 Nhiệm vụ của chủ hàng
- Chủ hàng/ Đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhận ủy thác giao nhận tiến hành.
- Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan.
- Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải.
- Ký hợp đồng ủy thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu.
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng đến cảng giao nhận hàng hóa.
* Đối với hàng xuất khẩu, gồm các chứng từ sau:
Lược khai hàng hóa (cargo manifest) là tài liệu được lập sau khi có vận đơn cho toàn bộ tàu, do đại lý tàu biển thực hiện Tài liệu này cần được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
+ Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.
* Đối với hàng nhập khẩu, gồm các chứng từ sau:
Vận đơn đường biển cần được ủy thác cho cảng nhận hàng và tất cả các chứng từ liên quan phải được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết vấn đề phát sinh.
Trong quá trình giao nhận, việc lập các chứng từ cần thiết là rất quan trọng để có cơ sở khiếu nại với các bên liên quan và đảm bảo thanh toán chi phí cho cảng.
- Khách hàng nhỏ, lẻ không dễ tiếp cận với các hãng tàu, hãng vận tải lớn vì vậy bên trung gian là freight forwarder sẽ giúp họ kết nối.
Các freight forwarder giúp xác định tuyến đường vận chuyển tối ưu và lựa chọn hãng vận tải phù hợp, đồng thời ghép nhiều chuyến hàng cùng giao đến một địa điểm, từ đó giảm thiểu chi phí cho chủ hàng một cách hiệu quả.
- Ngoài ra, các công ty về dịch vụ freight forwarder còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ phụ trợ khác để tăng thêm doanh thu cho công ty như:
Quy trình thông quan hàng hóa bao gồm việc hoàn tất hồ sơ, nộp thuế xuất nhập khẩu và tiết kiệm chi phí đi lại cho chủ hàng, giúp rút ngắn thời gian thông quan một cách hiệu quả.
+ Các vấn đề liên qua về chứng từ, vận đơn (B/L), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép xuất nhập khẩu.
+ Quản lý hàng tồn kho, logistics và chuỗi cung ứng.
1.2.2.4 Nhiệm vụ của Hải quan
- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải quan đối với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
Để ngăn chặn và xử lý hiệu quả các hành vi buôn lậu, gian lận thương mại và vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, cũng như tiền Việt Nam qua cảng biển, cần thực hiện các biện pháp phát hiện, điều tra và xử lý nghiêm minh.
1.3 Trình tự và quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Trình tự giao nhận hàng xuất khẩu
1.3.1.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng
Chủ hàng ngoại thương hoặc nhà cung cấp trong nước sẽ giao hàng xuất khẩu đến cảng, sau đó cảng sẽ tiến hành bàn giao hàng hóa cho tàu.
- Giao Danh mục hàng hoá xuất khẩu (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng.
- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng.
- Giao hàng vào kho, bãi của cảng. b Giao hàng xuất khẩu cho tàu:
- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu
+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan.
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu.
Để cảng có thể sắp xếp phương tiện xếp dỡ hiệu quả, cần giao danh mục hàng hóa xuất khẩu Dựa trên danh sách hàng hóa này, thuyền phó phụ trách hàng hóa sẽ lập sơ đồ xếp hàng trên tàu.
+ Ký hợp đồng xếp dỡ với Cảng.
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu
Trước khi tiến hành xếp hàng, cần vận chuyển hàng từ kho ra Cảng, lấy Lệnh xếp hàng, xác định số máng xếp, và sắp xếp xe cùng công nhân Nếu cần thiết, cũng phải bố trí người áp tải để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Việc giao hàng cho tàu được thực hiện bởi công nhân cảng dưới sự giám sát của đại diện hải quan Trong quá trình này, nhân viên kiểm đếm của cảng sẽ ghi lại số lượng hàng giao vào Phiếu kiểm đếm (Tally report) và cập nhật vào bản báo cáo hàng ngày (Daily Report) vào cuối ngày Khi hoàn tất việc giao hàng cho một tàu, thông tin sẽ được tổng hợp vào báo cáo cuối cùng (Final Report) Đồng thời, phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm để ghi chép kết quả vào Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet).
Khi giao nhận lô hàng hoặc toàn tàu, cảng cần lấy Biên lai thuyền phó (Mate's Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng (Shipped on board Bill of Lading) Sau khi hoàn tất việc xếp hàng lên tàu, dựa vào số lượng hàng ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và ký xác nhận cùng với tàu, đây là cơ sở quan trọng để lập B/L.
- Lập bộ chứng từ thanh toán
Cán bộ giao nhận cần căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C để thu thập các chứng từ cần thiết, từ đó lập bộ chứng từ thanh toán và xuất trình cho ngân hàng nhằm thực hiện việc thanh toán tiền hàng.
Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường bao gồm các tài liệu quan trọng như B/L, hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, cùng với giấy chứng nhận trọng lượng và số lượng.
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá nếu cần.
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho.
- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có.
1.3.1.2 Đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho, lưu bãi của cảng Ðây là các hàng hoá xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng Sau khi đã đăng ký với cảng và ký kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay ba (cảng, tàu và chủ hàng).
Số lượng hàng hoá sẽ được giao nhận, kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet có chữ ký xác nhận của ba bên.
1.3.1.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
* Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL):
Chủ hàng hoặc người được ủy quyền cần điền đầy đủ thông tin vào Phiếu lưu khoang tàu (Booking Note) và trình bày cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin chữ ký, cùng với Danh mục hàng xuất khẩu (Cargo List).
- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và Seal (dấu niêm phong).
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
- Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container
- Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List, nếu cần.
Chủ hàng cần vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container (Container Yard) theo quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy định (closing time) cho từng chuyến tàu, thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng, để nhận Mate's Receipt.
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn.
* Nếu gửi hàng lẻ (LCL/LCL):
Chủ hàng cần gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến hàng xuất khẩu Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thống nhất với hãng tàu về thời gian, địa điểm và ngày giao nhận hàng.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS) hoặc ICD.
Chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra và giám sát quá trình đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quan niêm phong và kẹp chì container, chủ hàng hoàn tất thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn.
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
- Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán.
Trình tự giao nhận hàng nhập khẩu
1.3.2.1 Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
* Cảng nhận hàng từ tàu
- Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng:
+ Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest);
Sơ đồ hầm tàu là công cụ quan trọng giúp cảng và các cơ quan chức năng như Hải quan và điều độ cảng vụ thực hiện các thủ tục cần thiết, đồng thời bố trí phương tiện làm hàng một cách hiệu quả.
Cảng và đại diện tàu thực hiện kiểm tra tình trạng hầm tàu Nếu hầm tàu ẩm ướt hoặc hàng hoá bị lộn xộn, hư hỏng hay mất mát, cần lập biên bản có sự ký của cả hai bên Trong trường hợp tàu từ chối ký biên bản, cơ quan giám định sẽ được mời lập biên bản mới để tiến hành dỡ hàng.
Quá trình dỡ hàng từ tàu hoặc cảng bằng cần cẩu bao gồm việc xếp hàng lên phương tiện vận tải để chuyển về kho hoặc bãi Trong suốt quá trình này, đại diện tàu và cán bộ giao nhận tại cảng sẽ thực hiện việc kiểm đếm, phân loại hàng hoá, đồng thời kiểm tra tình trạng hàng hoá và ghi chép vào Tally Sheet.
- Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L.
- Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet.
Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) dựa trên Tally Sheet là quy trình quan trọng, trong đó cả cảng và tàu đều ký xác nhận Bản kết toán này giúp đối chiếu số lượng hàng thực tế giao nhận với Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch vận tải.
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, cần lập các giấy tờ cần thiết như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (COR) khi hàng bị hư hỏng, hoặc yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC) nếu hàng hóa bị giao thiếu.
* Cảng giao hàng cho chủ hàng
Khi nhận thông báo hàng đến, chủ hàng cần mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu từ cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O) Hãng tàu hoặc đại lý sẽ giữ lại vận đơn gốc và cấp 3 bản D/O cho người nhận hàng.
- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai;
Chủ hàng cần mang theo biên lai nộp phí, ba bản D/O, hóa đơn (Invoice) và danh sách đóng gói (Packing List) đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và xác định vị trí hàng hóa Tại đây, một bản D/O sẽ được lưu lại.
Chủ hàng cần mang theo 2 bản D/O đến bộ phận kho vận để thực hiện việc làm phiếu xuất kho Tại đây, bộ phận kho vận sẽ giữ lại một bản D/O và tiến hành làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng.
- Chủ hàng làm thủ tục hải quan Bộ hồ sơ để làm thủ tục hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hàng hóa nhập khẩu
+ Hóa đơn thương mại (Invoice)
+ Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
+ Giấy chứng nhận chất lượng hoặc kiểm dịch (nếu có)
Hải quan tiến hành kiểm tra chứng từ và hàng hóa, đồng thời tính thuế cho chủ hàng Sau khi hoàn tất kiểm tra, chủ hàng sẽ ký nhận vào giấy thông báo thuế và có thể nộp thuế trong vòng 30 ngày Cuối cùng, chủ hàng xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan.
- Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng.
1.3.2.2 Đối với hàng không phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.
- Trước khi nhận hàng, chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục hải quan và trao cho cảng:
Sau khi kiểm tra với Bản lược khai hàng hoá Manifest, cảng sẽ lập hóa đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng thẳng Chủ hàng cần trình lệnh này cho cán bộ giao nhận tại cảng để nhận hàng.
Sau khi nhận hàng, chủ hàng và đơn vị giao nhận tại cảng sẽ ký biên bản tổng kết giao nhận, xác nhận số lượng hàng hóa đã được giao nhận bằng Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho Đối với tàu, cần lập Tally sheet và ROROC như quy định.
1.3.2.3 Ðối với hàng nhập bằng container.
* Nếu là hàng nguyên (FCL/FCL)
- Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of arrival), chủ hàng mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O;
Chủ hàng cần mang D/O đến hải quan để thực hiện thủ tục và đăng ký kiểm hoá Họ có thể yêu cầu đưa container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan, tuy nhiên, cần lưu ý phải trả vỏ container đúng hạn để tránh bị phạt.
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, chủ hàng cần mang theo tất cả các chứng từ nhận hàng cùng với D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để tiến hành xác nhận D/O.
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
* Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL)
Chủ hàng cần mang theo vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để nhận D/O Sau đó, họ sẽ tiến hành nhận hàng tại CFS đã quy định và thực hiện các thủ tục cần thiết.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bắt đầu với bước quan trọng là đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương giữa nhân viên sale và khách hàng, quyết định lớn đến lợi ích của công ty Trong quá trình này, hai bên sẽ thỏa thuận về các nội dung cần thiết cho việc xuất khẩu lô hàng.
Nội dung của hai bên đàm phán cần phải được thống nhất và phù hợp với nhu cầu thực tế Sau khi đạt được sự đồng thuận, nhân viên bán hàng sẽ báo giá cho khách hàng dựa trên thông tin dự báo đã được gửi trước đó.
Để xuất khẩu hàng hóa, công ty cần xin giấy phép xuất khẩu nếu chưa có Việc này bao gồm kiểm tra xem mặt hàng có yêu cầu giấy phép hay không và xin giấy phép một lần để sử dụng cho nhiều lần Sau khi có giấy phép, công ty tiến hành đặt lịch tàu và lấy container rỗng để chuẩn bị cho việc vận chuyển hàng hóa.
Các hãng tàu thường hết chỗ sớm từ 1-2 tuần, đặc biệt trong mùa cao điểm Việc đặt chỗ (booking) sẽ do bên mua hoặc bên bán thực hiện, tùy thuộc vào điều kiện Incoterms trong hợp đồng Khi booking tàu, chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD để nhận Booking, sau đó liên hệ với đối tác xuất khẩu để phối hợp đóng hàng.
- Cảng đi (Port of Loading)
- Cảng chuyển tải (Port of Discharge)
- Cảng đến (Port of Discharge)
- Thời gian tàu chạy (ETD)
* Lấy container rỗng tại cảng:
- Nếu xuất theo term CIF, người giao nhận ra cảng đổi lấy Booking confirmation tại thương vụ cảng và có Booking.
- Nếu xuất theo term FOB, người giao nhận sẽ nhận được Transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, sau đó làm tương tự như với term CIF.
Khi lấy container rỗng tại cảng, cần chú ý kiểm tra kỹ container có thủng, hư ván sàn hay móp méo không.
Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất
Sau khi khách hàng chấp thuận hóa đơn chiếu lệ, người bán cần lập kế hoạch sản xuất hàng hóa để đảm bảo số lượng và chất lượng đúng như cam kết trong hợp đồng.
Khi đã có booking thì lên kế hoạch lấy container để đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal.
Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở
Bộ phận xuất nhập khẩu làm việc chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật và công nhân tại xưởng, nhà máy để thực hiện quy trình đóng gói hàng hóa Để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng, cần ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng, bao gồm tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì và các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển như hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh, hàng nguy hiểm, v.v.
Quy trình đóng hàng tại cảng có nhiều điểm tương đồng với quy trình tại kho, nhưng yêu cầu nhiều giấy tờ và thủ tục hơn Khi thực hiện đóng hàng tại cảng, doanh nghiệp cần thuê đội công nhân chuyên nghiệp để kiểm tra và giám định chất lượng đóng gói hàng hóa.
Bước 6: Mua bảo hiểm cho lô hàng
Công ty sẽ liên hệ với đơn vị bảo hiểm để mua bảo hiểm cho từng lô hàng, với hạn mức bảo hiểm dựa trên giá trị hàng hóa Điều này giúp doanh nghiệp xuất khẩu giảm thiểu rủi ro tối thiểu cho mỗi lô hàng.
Bước 7: Làm thủ tục hải quan
Khi đóng hàng tại kho, thủ tục hải quan sẽ được thực hiện sau khi giao hàng hoàn tất Ngược lại, nếu đóng hàng tại cảng, cần đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi container được hạ.
Làm thủ tục hải quan là một bước rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa Bước này bao gồm:
* Mở tờ khai hải quan
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận
- Giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản)
- Tờ khai hải quan (2 bản)
- Hợp đồng ngoại thương (bản sao)
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Đăng ký tờ khai Đăng ký viên là bước quan trọng để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký, giúp lô hàng xuất đi được thông quan Nếu lô hàng không gặp vấn đề gì, nó sẽ vào luồng xanh; ngược lại, nếu bị kiểm tra, lô hàng sẽ rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
* Đóng phí: Đóng phí làm thủ tục hải quan.
Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).
Người làm thủ tục hải quan cần trình tờ khai đã hoàn thiện cho nhân viên thương vụ cảng Nhân viên sẽ kiểm tra xem container đã được hạ và seal có đúng hay không Sau khi kiểm tra xong, container sẽ được nhập vào hệ thống của cảng.
Sau khi container được hạ, bước tiếp theo là ghi vào sổ tàu Nhân viên giao nhận cần ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng của container.
* Thực xuất tờ khai hải quan
Sau khi lô hàng được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao)
- Hóa đơn thương mại (1 bản chính)
Bước 8: Giao hàng cho tàu
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan hàng hóa, cần cung cấp bill cho hãng tàu để phát hành vận đơn Bước này phải được thực hiện trước giờ cắt máng và trước khi thực hiện xuất hàng Việc giao hàng cho tàu sẽ hoàn tất khi nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.
Bước 9: Thanh toán tiền hàng
Người làm thủ tục xuất nhập khẩu hoàn thành bộ chứng từ thanh toán gồm:
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Doanh nghiệp nhập khẩu cần yêu cầu đối tác cung cấp bộ chứng từ cần thiết Nhân viên nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác, nhằm tránh mọi sai sót dù là nhỏ nhất.
Bộ chứng từ bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Vận đơn đường biển (Bill of lading)
- Các chứng từ khác (nếu có): C/O, C/Q, giấy phép nhập khẩu,
Bước 2: Nhận giấy thông báo hàng đến
Trước ngày tàu cập cảng ít nhất 1 ngày, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival notice) từ hãng tàu hoặc đại lý, thông báo thời gian dự kiến cập cảng của lô hàng Thông tin trong arrival notice bao gồm các chi tiết quan trọng về lô hàng.
Sau đó, lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:
- Giấy ủy quyền (nếu có)
Bước 3: Đăng ký giấy chứng nhận liên quan đến lô hàng
Tùy thuộc vào loại hàng hóa và mã HS code, các quy định của Nhà nước yêu cầu việc đăng ký thủ tục để được cấp chứng nhận liên quan.
Bước 4 trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là khai báo hải quan, một bước quan trọng không thể bỏ qua Để thực hiện khai báo hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
- Vận đơn (Bill of lading)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O nếu có)
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Lên tờ khai hải quan trên hệ thống khai báo hải quan điện tử Để có thể tiến hành khai báo, cần đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Chứng từ khác: C/O, hóa đơn cước (nếu có),
Gắn chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm hải quan điện tử ECUS VNACCS.
Bước 5: Mở và thông quan tờ khai
Làm thủ tục hải quan tại cảng:
- Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng
- Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng
Tờ khai luồng đỏ tương tự như luồng vàng, nhưng yêu cầu thêm bước kiểm tra thực tế hàng hóa khi mở tờ khai Để thực hiện quy trình này, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết.
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Bước 6: Thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn tất nộp thuế và tờ khai được thông quan, doanh nghiệp có thể in mã vạch Cần nộp mã vạch và tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất 2 bộ Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, trong khi giữ lại 1 bộ Cuối cùng, doanh nghiệp tiến hành chở hàng về kho.
Sau khi hoàn tất việc thanh lý tờ khai và đóng phí D/O, cần giao cho tài xế các chứng từ như phiếu EIR và D/O Những chứng từ này sẽ được tài xế sử dụng để trình hải quan giám sát cổng, nhằm cho phép xe rời cảng và vận chuyển hàng về kho.
Bước 8: Rút hàng và trả container rỗng
Khi xe chở hàng đến kho, cần kiểm tra các giấy tờ như seal và tình trạng của container hoặc xe chở hàng Sau khi hoàn tất việc rút hàng, tài xế sẽ trả container về cảng hoặc ICD.
Bước 9: Quyết toán và lưu trữ hồ sơ, chứng từ
Các chứng từ cần lưu bao gồm:
- Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế
- Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế
- Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa
- Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật
- Sổ sách, chứng từ kế toán
THỰC TRẠNG GIAO NHẬN CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT LOTUS VIỆT NAM
Giới thiệu Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam
2.1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam (Lotus TSE) được thành lập vào năm 2013, chuyên cung cấp dịch vụ kỹ thuật, logistics và thiết bị công nghiệp Với nhiều năm kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực kỹ thuật, thương mại cũng như xuất nhập khẩu, Lotus TSE cam kết mang đến giải pháp tối ưu cho khách hàng.
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam
- Tên quốc tế: Lotus TSE., JSC
- Trụ sở: Tầng 7, Tòa nhà Hội Nhà Báo Việt Nam, Lô E2-KĐT Cầu Giấy, phố Dương Đình Nghệ, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Đại diện pháp luật: Đào Mạnh Thắng
2.1.2 Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty
Mục tiêu của công ty trong thời gian tới là nâng cao chất lượng dịch vụ để tạo uy tín với khách hàng, thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ Đồng thời, công ty đang nghiên cứu các dự án mở rộng thị trường và loại hình dịch vụ Để nâng cao hiệu quả hoạt động và chuẩn bị cho sự phát triển bền vững, công ty Lotus sẽ tập trung vào một số nhiệm vụ quan trọng.
Mở rộng quan hệ đối ngoại với các tổ chức giao nhận cả trong và ngoài nước là một ưu tiên hàng đầu Đồng thời, công ty cam kết duy trì mối quan hệ vững chắc với các khách hàng hiện tại, những người đã và đang sử dụng dịch vụ của chúng tôi Chúng tôi cũng tích cực tìm kiếm và thu hút khách hàng mới để mở rộng thị trường và nâng cao chất lượng dịch vụ.
-Củng cố và nâng cao năng lực nghiệp vụ, phát triển mảng kinh doanh dịch vụ giao nhận, đẩy mạnh công tác vận tải, lưu kho trong nước;
-Nghiên cứu và ứng dụng các chiến lược truyền thông, công nghệ thông tin, công nghệ số vào chiến lược kinh doanh của công ty, chiến lược giá;
Để phát triển công ty giao nhận ô tô nhập khẩu một cách ổn định và vững mạnh, cần tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật và hệ thống thông tin phục vụ công tác làm việc Việc đưa ra các chiến lược hợp lý nhằm giải quyết những khó khăn còn tồn đọng, nâng cao chất lượng dịch vụ và phát huy tối đa lợi thế của công ty là rất quan trọng.
2.1.3 Ngành nghề kinh doanh và nhiệm vụ của doanh nghiệp
2.1.3.1 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
Ngành nghề kinh doanh của Lotus TSE là: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải.
Công ty cung cấp những dịch vụ Logistics toàn diện, thiết kế và tư vấn phù hợp với nhu cầu khách hàng các dịch vụ chất lượng nhất như:
- Dịch vụ đăng kiểm VR
- Dịch vụ kiểm tra trước khi giao hàng – PDI
- Cung cấp cho đối tác những sản phẩm và dịch vụ với chất lượng tốt nhất, thời gian nhanh nhất và chi phí hợp lý nhất.
- Luôn cải tiến chất lượng dịch vụ ngày càng đáp ứng tốt hơn, phù hợp hơn nhu cầu của khách hàng.
- Nâng cao trình độ nhân viên đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Chính sách chất lượng được củng cố và cải tiến liên tục nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường năng lực cạnh tranh, góp phần vào sự phát triển mạnh mẽ của công ty.
2.1.3.2 Nhiệm vụ của doanh nghiệp
- Đảm bảo tổ chức hoạt động đúng ngành nghề kinh doanh đã đăng ký;
- Chịu trách nhiệm đối với khách hàng và trước pháp luật về các sản phẩm và dịch vụ công ty cung cấp;
Dựa trên đánh giá hoạt động của năm trước, chúng tôi dự báo khả năng phát triển và định mức phục vụ khách hàng cho năm kế hoạch, từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm Sau khi được giám đốc phê duyệt, chúng tôi sẽ tổ chức thực hiện kế hoạch với các chính sách phát triển phù hợp với chức năng và đặc điểm riêng của công ty.
Chúng tôi cam kết chấp hành nghiêm túc các chính sách và chế độ của Nhà nước, đồng thời thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước cũng như các cơ quan ban ngành như Chi cục thuế và Chi cục hải quan.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy trong khu vực hoạt động của công ty;
- Quản lý cán bộ, nhân viên theo chính sách hiện hành của Nhà nước, không ngừng cải thiện chất lượng, điều kiện lao động của nhân viên.
2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý và nhân sự của Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam
Sơ đồ 2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Lotus TSE., JSC
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Bộ máy tổ chức của công ty Lotus TSE., JSC thể hiện sự liên kết chặt chẽ và thống nhất Chủ tịch HĐQT trực tiếp chỉ đạo kế hoạch đến ban Giám đốc, sau đó ban Giám đốc phân công nhiệm vụ và thảo luận kế hoạch với các Trưởng phòng Cách tổ chức này giúp công việc được thực hiện hiệu quả hơn, từ đó đạt được kết quả tốt hơn.
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Hội đồng quản trị thực hiện quyền, và nghĩa vụ của mình đối với hoạt động kinh doanh, tổ chức và điều hành công ty cổ phần.
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung và dài hạn của công ty;
- Quyết định các phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo
- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, phương án kinh doanh, và tiếp thị truyền thông;
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty;
- Ký duyệt các phương án;
- Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức và quản lý bộ máy nhân sự cho công ty, đồng thời chịu trách nhiệm về hành chính, quản trị;
- Theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng ban, giám sát, thúc đẩy hiệu quả hoạt động phòng ban;
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho công ty;
- Ký kết và theo dõi các hợp đồng kinh doanh;
- Chịu trách nhiệm pháp lý cho công ty trước pháp luật, cơ quan chức năng, khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng;
- Giải quyết chính sách về chế độ lao động, tiền lương.
- Hỗ trợ ban giám đốc trong việc lập kế hoạch, dự án kinh doanh ngắn và dài hạn cho công ty;
- Đề xuất phương án phát triển thị trường, quy mô kinh doanh dịch vụ;
- Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm và đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh;
- Xúc tiến, quảng bá hình ảnh của công ty tới khách hàng.
- Kiểm tra, giám sát kỹ thuật linh kiện, ô tô nhập khẩu đảm bảo đạt điều kiện nhập khẩu;
- Kiểm nghiệm lô xe, thử nghiệm xe;
- Hỗ trợ kiểm tra cung cấp các giấy chứng nhận liên quan để cấp giấy phép nhập khẩu;
- Duy trì hiệu lực các hệ thống liên quan tới chứng nhận;
- Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát các hoạt động đánh giá, chứng nhận;
- Làm giấy chứng nhận, báo cáo linh kiện, ô tô đạt điều kiện nhập khẩu về mặt kỹ thuật và các thủ tục liên quan khác;
- Thẩm tra các hồ sơ đánh giá chứng nhận trước khi ban hành, trình Giám đốc ký duyệt;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của công ty.
- Thực hiện công việc tài chính doanh nghiệp của công ty;
- Cố vấn tài chính theo quy định pháp luật;
- Xây dựng công tác tài chính ngắn hạn và dài hạn cho công ty;
- Quản lý tài sản công ty, thu hồi công nợ, tính lương, quyết toán định kỳ với ngân hàng.
- Khai báo hải quan và các nghiệp vụ hải quan;
- Giám sát trực tiếp việc dỡ hàng và kéo xe trực tiếp tại kho tại các cảng biển;
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh điều động nhân công, hệ thống xe kéo xe về địa điểm chỉ định;
Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam
vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam
2.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 2.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty năm 2019 - 2021
Các khoản giảm trừ doanh thu - - -
5 Lợi nhuận từ dịch vụ 12,590,237,410 14,910,940,930 16,917,524,925 Chi phí phát sinh 996,560,724 1,008,310,810 1,021,385,615 Tổng lợi nhuận trước thuế 11,593,676,686 13,902,630,120 15,896,139,310
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 8,333,570,863 9,290,009,024 12,550,114,847
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Dựa vào bảng 2.1 ta thấy tình hình doanh thu có sự biến động từ giai đoạn năm 2019 –
Doanh thu năm 2020 tăng gần 35,37 tỉ đồng so với năm 2019, và năm 2021 tiếp tục tăng hơn 65,43 tỉ đồng so với năm 2020, cho thấy nhu cầu sử dụng xe ô tô nhập khẩu đang gia tăng Tuy nhiên, giữa năm 2020, công ty gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của dịch Covid-19, làm gián đoạn hoạt động giao nhận và xuất nhập khẩu Mặc dù doanh thu tăng, lợi nhuận sau thuế chỉ tăng gần 960 triệu đồng, do giá cả dịch vụ tăng cao do thiếu nhân lực, dẫn đến lợi nhuận bị sụt giảm so với cùng kỳ năm trước.
Năm 2021, hoạt động kinh doanh của công ty đã dần ổn định, không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng quen thuộc mà còn cải thiện và mở rộng dịch vụ để tăng cường uy tín và thu hút khách hàng mới Những nỗ lực này nhằm khôi phục các tổn thất của năm 2020, chứng minh tầm nhìn chiến lược và kế hoạch hợp lý của lãnh đạo công ty đã mang lại những bước tiến mới trong lĩnh vực giao nhận ô tô nhập khẩu.
Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận ô tô nhập khẩu rất phụ thuộc vào sản lượng ô tô nhập khẩu Trong bối cảnh phục hồi và phát triển kinh tế năm 2021, doanh thu của công ty đã tăng trưởng mạnh mẽ, cùng với việc quản lý chi phí hiệu quả, đã giúp đạt được kết quả kinh doanh cao hơn mong đợi.
2.3.2 Phân tích thị trường nhập khẩu ô tô của công ty
Hoạt động giao nhận ô tô của công ty Lotus phụ thuộc vào sản lượng nhập khẩu theo từng chu kỳ trong năm Theo Tổng cục Hải quan Việt Nam, trong quý I/2021, số lượng ô tô nguyên chiếc nhập khẩu vào Việt Nam đạt 35.360 chiếc, tăng 31,1% so với cùng kỳ năm trước Hai thị trường chính cung cấp ô tô nguyên chiếc cho Việt Nam là Thái Lan và Indonesia, chiếm 80% tổng lượng nhập khẩu, trong khi Trung Quốc cung cấp 3.945 chiếc.
Biểu đồ 2.1 Sản lượng nhập khẩu ô tô nguyên chiếc của Việt Nam từ 3 thị trường trong quý I/2020 và quý I/2021
Thái Lan Indonesia Trung Quốc 0
Sản lượng nhập khẩu ô tô nguyên chiếc của Việt Nam từ 3 thị trường trong quý I/2020 và quý I/2021
(Nguồn: Tổng cục Hải quan)
Thị trường nhập khẩu ô tô chủ yếu đến từ Nhật Bản và một số quốc gia Đông Nam Á như Thái Lan và Indonesia Trong đó, Thái Lan là thị trường giao nhận lớn nhất của công ty với các dòng xe từ Toyota, trong khi Nhật Bản và Indonesia cũng đóng vai trò quan trọng Điều này cho thấy công ty đang nỗ lực mở rộng thị trường giao nhận và điều chỉnh cơ cấu phù hợp với tình hình kinh tế hiện tại.
Các thị trường nhập khẩu của công ty Lotus:
Biểu đồ 2.2 Cơ cấu thị trường nhập khẩu ô tô nguyên chiếc công ty Lotus năm 2021
Thị trường nhập khẩu ô tô của công ty Lotus năm 20221
USA Japan Thailand Indonesia China Other
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
So sánh giữa biểu đồ 2.1 và biểu đồ 2.2 cho thấy Thái Lan là thị trường nhập khẩu ô tô lớn nhất của công ty Lotus, chiếm 77.3% thị phần, trong khi Indonesia và Nhật Bản lần lượt chiếm 9.7% và 7.5% Các ô tô nhập khẩu có tỷ lệ nội địa hóa từ 40% trở lên trong khu vực ASEAN được hưởng thuế suất 0%, điều này làm cho sản lượng ô tô nhập khẩu từ Thái Lan trở nên rất quan trọng đối với doanh thu của công ty.
Công ty đã áp dụng một chiến lược giao nhận linh hoạt, phù hợp với nhu cầu thị trường nội địa và yêu cầu của khách hàng Định hướng của công ty là cung cấp đa dạng chủng loại xe, từ những mẫu xe sang trọng cao cấp như BMW, Mercedes, MG, Rolls Royce đến các dòng xe tầm trung như Toyota, Lexus, Honda, Mitsubishi và Ford Ngoài ra, công ty cũng nhập khẩu một lượng lớn thiết bị phụ tùng ô tô, đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Đánh giá quy trình giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam
-Quy trình được công ty tổ chức hợp lý; việc thực hiện và quản lý một cách nghiêm ngặt, hiệu quả.
-Hoạt động thanh toán được diễn ra nhanh chóng.
Đội ngũ cán bộ và công nhân viên tại công ty có kinh nghiệm phong phú và tinh thần trách nhiệm cao, tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận Điều này giúp hoạt động giao nhận diễn ra suôn sẻ và hiệu quả Năng lực chuyên môn của nhân viên đảm bảo rằng mọi quy trình được thực hiện một cách tốt nhất.
-Việc giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng, nhạy bén và hiệu quả.
-Quan hệ tốt đẹp và được sự tin tưởng từ khách hàng, luôn có tinh thần tìm kiếm
Khai hải quan điện tử giúp rút ngắn thời gian thông quan và giảm chi phí đáng kể Tất cả các thủ tục và hồ sơ đều được đơn giản hóa, nâng cao hiệu quả xử lý thời gian.
-Cơ sở hạ tầng được cải thiện từng ngày, đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ cho nhu cầu khách hàng.
- Do số lượng nhân viên còn ít, nên nhiều quy trình do một nhân viên đảm nhận Dễ dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Quá trình kiểm tra hàng hóa và hồ sơ chưa được thực hiện một cách cẩn thận, dẫn đến việc phát hiện một số xe bị hư hỏng và trầy xước trong lúc nhận hàng Việc kiểm tra qua loa này đã gây ra các khoản chi phí sửa chữa không cần thiết và tốn thời gian.
Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm phong phú, nhưng cần thường xuyên cập nhật kiến thức chuyên môn và tìm hiểu kinh nghiệm thực tế để hạn chế sai sót trong quá trình làm việc.
Xe cơ giới nhập khẩu thường phải trải qua quy trình thông quan nghiêm ngặt hơn, do bị phân vào luồng đỏ Điều này dẫn đến việc kiểm tra kỹ lưỡng, thủ tục phức tạp và thời gian chờ đợi lâu hơn để nhận được giấy chứng nhận dành riêng cho ô tô nhập khẩu.
XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN GIAO NHẬN Ô TÔ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT LOTUS VIỆT NAM
Cơ sở pháp lý tổ chức phương án nhận hàng
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cần tuân thủ các quy định pháp lý quốc tế và luật pháp Việt Nam để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Các Công ước quốc tế bao gồm:
- Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế
- Các công ước về vận tải:
Công ước Hague, được ký vào ngày 25 tháng 8 năm 1924, là một văn bản quan trọng nhằm thống nhất các quy tắc chung về vận đơn đường biển Văn bản này đã trải qua hai lần chỉnh lý, lần đầu tại Visby vào năm 1968 và lần thứ hai vào năm 1979.
Công ước Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển - hay còn gọi là Công ước Hamburg, được ký ngày 31/03/1978 tại Hamburg
Incoterm 2010 là bộ quy tắc quốc tế do Phòng Thương Mại Quốc Tế (ICC) phát hành, nhằm giải thích các điều kiện thương mại phổ biến trong ngoại thương Bộ quy tắc này làm rõ sự phân chia trách nhiệm, chi phí và rủi ro trong quá trình chuyển hàng từ người bán đến người mua.
- Các quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ UCP 600 của Phòng Thương Mại Quốc Tế Paris
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam:
- Nghị định 14/2011 về đại lý làm thủ tục hải quan, thông tư số 79/2009
Quyết định số 103/2009/QĐ-TTg, được ban hành vào ngày 12/08/2009 bởi Thủ tướng Chính phủ, đã thực hiện việc sửa đổi và bổ sung một số điều trong Quyết định 149/2005/QĐ-TTg Mục đích của quyết định này là nhằm cải tiến và thúc đẩy việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực hải quan.
- Quyết dịnh của bộ trưởng bộ giao thông vận tải 2106/QĐ-GTVT (23/8/1997) quy định việc xếp dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá tại cảng biển Việt Nam…
- Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn Việt Nam do VIFFAS ban hành trên cơ sở của FIATA
- Luật kinh doanh bảo hiểm
- Các loại hợp đồng làm cở sở cho hoạt động giao nhận như: Hợp đồng mua bán, Hợp đồng thuê tàu, Hợp đồng bảo hiểm…
Xây dựng phương án giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam
3.2.1 Căn cứ xây dựng phương án
Căn cứ vào hợp đồng ủy thác giữa Công ty Ô tô TOYOTA Việt Nam và Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam, Công ty Lotus được ủy quyền đại diện cho khách hàng thực hiện tất cả các thủ tục nhận hàng nhập khẩu Thông tin chi tiết về lô hàng sẽ được cung cấp sau.
- Người nhập khẩu: CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
+ Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Thành phố Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc
+ Email: lghungtn@toyotavn.com.vn
- Người xuất khẩu: TOYOTA ASIA PACIFIC PTE LTD
+ Địa chỉ: 1 Wallich Street, #36-01 Guoco Tower, Singapore 078881
+ Hợp đồng nhập khẩu: Số: TVN-1021 ngày 15/10/2021
+ Tên hàng hóa: Xe LEXUS ES250 SEDAN Nhật Bản sản xuất.
+ Hóa đơn thương mại số: JSV-84410 ngày 15/10/2021
+ Vận tải đơn số: NYKSTJFN84410 ngày 14/10/2021
+ Tên tàu: TRANS LEADER V.037 ngày hàng đến 15/11/2021
+ Cảng xếp hàng: NAGOYA, JAPAN
+ Cảng dỡ hàng: Cảng Tân Vũ, Hải Phòng
+ Phương thức thanh toán: TT
+ Điều kiện giao hàng: CIF Hai Phong
3.2.2 Xây dựng phương án giao nhận ô tô nhập khẩu
Công ty Lotus sẽ thực hiện tổ chức giao nhận ô tô nhập khẩu theo điều kiện giao nhận của Lexus Thăng Long như sau:
- Thời gian thực hiện: 7 ngày
- Số người dự kiến thực hiện: 5 nhân viên
- Phương tiện vận chuyển: Xe lồng (chuyên dụng chở ô tô)
- Tuyến đường vận chuyển: Cao tốc Hải Phòng – Hà Nội
Lotus xây dựng một bảng kế hoạch nhận ô tô cho công ty Ô tô Toyota Việt Nam theo bộ phận như sau:
Bảng 3.1 Kế hoạch giao nhận ô tô nhập khẩu cho công ty Ô tô Toyota Việt Nam
T CÔNG VIỆC BỘ PHẬN ĐẢM NHẬN
1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu Nhân viên chứng từ
2 Lấy lệnh từ hãng tàu Nhân viên hiện trường
3 Đăng ký đăng kiểm xe cơ giới nhập khẩu Nhân viên khai báo hải quan
4 Khai báo hải quan và làm thủ tục hải quan Nhân viên khai báo hải quan và nhân viên hiện trường
5 Nhận xe tại cảng Nhân viên hiện trường
6 Vận chuyển nội địa và giao hàng Nhân viên vận tải
7 Quyết toán chứng từ cho chủ hàng Kế toán và nhân viên chứng từ
3.2.3 Tổ chức nghiệp vụ giao nhận ô tô nhập khẩu
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ quy trình giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
3.2.3.1 Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
- Công ty ô tô Toyota Việt Nam (Toyota Motor Vietnam Co LTD) nhập khẩu lô xe Lexus từ Toyota Asia Pacific PTE LTD.
Sau khi Công ty Lotus và Công ty Toyota Việt Nam ký kết hợp đồng giao nhận, Công ty Lotus sẽ đại diện cho Toyota Việt Nam thực hiện các quy trình giao nhận lô hàng.
- Lotus tiếp nhận và xử lý thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ bao gồm:
+ Thông tin đơn hàng (cảng đi, cảng đến, số lượng, …)
+ Thời gian giao nhận hàng hóa
Công ty Lotus sẽ chuẩn bị hợp đồng dịch vụ với các điều khoản cơ bản nhằm xác định quyền và nghĩa vụ của cả hai bên trong quá trình hợp tác Lotus sẽ đảm nhận trách nhiệm về quy trình giao nhận lô xe, trong khi Toyota Việt Nam có nghĩa vụ thanh toán các chi phí liên quan cho Lotus trong suốt quá trình thực hiện nghiệp vụ.
3.2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi bên xuất khẩu hoàn thành việc giao hàng, Toyota Việt Nam sẽ nhận bộ chứng từ và gửi cho quản lý cùng nhân viên chứng từ tại phòng Logistics của công ty Lotus để kiểm tra Nhân viên chứng từ sẽ rà soát tính chính xác và hợp lệ của bộ chứng từ nhằm tránh sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Tất cả nội dung trong bộ chứng từ phải khớp với thông tin liên quan đến hàng hóa và điều khoản giao hàng.
- Nhận bộ chứng từ từ khách hàng bao gồm:
+ Hợp đồng mua bán (Sales contract)
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
+ Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
+ Bảng kê hóa đơn thương mại hàng hóa nhập khẩu
+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
+ Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q)
+ Vận đơn đường biển (Bill of lading)
+ Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Nhân viên chứng từ cần kiểm tra kỹ bộ chứng từ, chú ý đến các thông tin quan trọng như tên người gửi, người nhận, cảng đi, cảng đến, điều kiện Incoterms và thông tin hàng hóa Nếu phát hiện sai sót, cần thông báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh Lưu ý rằng tất cả chứng từ phải là bản sao và có dấu đỏ của Công ty Ô tô Toyota Việt Nam mới được coi là hợp lệ.
Bước 1: Kiểm tra Commercial invoice
- Người nhập khẩu: TOYOTA MOTOR VIETNAM CO., LTD
+ Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Tp Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, Việt Nam + Email: lghunqtn@toyotavn.com.vn
- Người xuất khẩu: TOYOTA MOTOR ASIA PACIFIC PTE LTD
+ Địa chỉ: 1 Wallich St, #36-01 Guoco Tower, Singapore 078881
- Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam
- Mô tả hàng hóa: Lexus Vehicle
Bước 2: Kiểm tra Packing list
- Người nhập khẩu: TOYOTA MOTOR VIETNAM CO., LTD
+ Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Tp Phúc Yên, Vĩnh Phúc, Việt Nam + Email: lghunqtn@toyotavn.com.vn
- Trọng lượng (Gross Weight): 1,620 KGS
- Người gửi: TOYOTA MOTOR ASIA PACIFIC PTE LTD
- Người nhận: TOYOTA MOTOR VIETNAM
- Cảng bốc hàng: Nagoya, Japan
- Cảng dỡ hàng: Hải Phòng
- Tên tàu/ Số chuyến: Trans Leader V.037
- Mô tả hàng hóa: Lexus vehicle, Model AXZA10L-AEZGBW
- Trọng lượng (Gross Weight): 1,620 KGS
- Số bản vận đơn gốc được phát hành: 1 bản
- Địa điểm phát hành vận đơn: Nagoya, Japan
- Ngày phát hành vận đơn: 14/10/2021
- Người nhập khẩu: TOYOTA MOTOR VIETNAM CO., LTD
- Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam
Bước 5: Kiểm tra thông báo hàng đến
Giấy báo hàng đến thông báo về:
- Bên được thông báo: TOYOTA MOTOR VIET NAM CO., LTD
- Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Thành phố Vĩnh Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc
+ Tên tàu/ Số chuyến: Baltimore Highway V.117
- Ngày dự kiến cập cảng: 15/11/2021
- Cảng cập: Cảng Tân Vũ
- Tổng cước phí phải trả: 736,841 VNĐ
- Khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên hiện trường lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu phát hành.
- Để lấy D/O cần chuẩn bị bộ giấy tờ sau:
+ Giấy thông báo hàng đến
+ Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân
- Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng (D/O) Nhân viên giao nhận sẽ đóng các khoản phí: phí xếp dỡ hàng tại cảng, phí chứng từ, phí lưu bãi, …
Nhân viên giao nhận sẽ nộp tiền cho hãng tàu cùng với hóa đơn, sau đó hãng tàu sẽ giữ lại B/L gốc Hãng tàu cũng sẽ xuất hóa đơn và các chi phí đã nộp, đồng thời cung cấp 3 bản D/O đã ký tên và 1 bản sao B/L có đóng dấu của hãng tàu.
- Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ liên hệ để nộp cho nhân viên hãng tàu để lấy D/O.
- Sau khi lấy D/O, nhân viên giao nhận kiểm tra các thông tin chi tiết trên D/O đã khớp hay chưa
3.2.3.4 Khai hồ sơ đăng kiểm và khai hải quan điện tử
(1) Khai hồ sơ đăng kiểm
- Lập hồ sơ đăng kiểm trên Cổng thông tin Một cửa quốc gia (vnsw.vn) và theo dõi hồ sơ
Hình 3.6 Giao diện tạo hồ sơ đăng kiểm trên VNSW
Hệ thống sẽ cấp cho công ty một Bản đăng ký kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với xe cơ giới nhập khẩu.
Hình 3.7 Bản đăng ký kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu
(2) Khai báo hải quan điện tử
Sau khi nhận được số đăng kiểm, quy trình khai hải quan điện tử sẽ được thực hiện qua phần mềm ECUSS VINACCS, với việc truyền tải dữ liệu tờ khai Nhân viên khai báo sẽ sử dụng bộ chứng từ từ nhân viên giao nhận để hoàn tất thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu Bộ chứng từ cần thiết bao gồm hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và thông báo đến cảng.
- Các bước khai hải quan điện tử:
Bước 1: Đăng nhập và chọn doanh nghiệp khai báo
Để chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu, bạn hãy truy cập vào tab “Hệ thống” trên thanh công cụ và chọn mục “Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu” Tiếp theo, trong phần Mã doanh nghiệp, hãy chọn “Công ty ô tô TOYOTA Việt Nam” để hệ thống hiển thị thông tin doanh nghiệp đã được đăng ký trước đó.
- Mục “Hải quan khai báo” điền “03CC” là mã của Chi cục HQ cảng Hải Phòng KVI.
Hình 3.8 Giao diện “Chọn doanh nghiệp khai báo” trên phần mềm ECUSS VNACCS
Bước 2: Nhập thông tin chung
- Mã loại hình: “A41” - “Nhập kinh doanh của doanh nghiệp đầu tư”.
- Cơ quan Hải quan: “03CC” - “Chi cục HQ cảng Hải Phòng KVI”.
- Phân loại cá nhân, tổ chức: “Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức” mã “4”
- Mã bộ phận xử lý tờ khai: Chọn “Đội thủ tục hàng hóa XNK” mã “00”
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: Chọn “Đường biển (hàng rời, lỏng, …) mã “3”
Đơn vị xuất nhập khẩu:
Người nhập khẩu sẽ thấy rằng phần mềm tự động cập nhật thông tin doanh nghiệp đã chọn, cụ thể là công ty ô tô Toyota Việt Nam, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chính xác trong quá trình khai báo.
+ Tên: TOYOTA MOTOR ASIA PACIFIC PTE., LTD
+ Địa chỉ: 1 WALLICH STREET #36-01 GUOCO TOWER/ SINGAPORE 078881+ Mã nước: SG/ SINGAPOR
Hình 3.9 Giao diện “Thông tin chung” trên phần mềm ECUSS VNACCS
- Tổng trọng lượng hàng (Gross): 1,620 KGM
- Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: mã 03CCS03, KHO BAI TAN CANG
- Phương tiện vận chuyển: 9999 – TRANS LEADER
- Địa điểm dỡ hàng: mã VNHPN, CANG TAN VU – HP
- Địa điểm xếp hàng: mã JPNKM, NAGOYA
Hình 3.10 Giao diện “Thông tin chung” trên phần mềm ECUSS VNACCS
- Sau khi nhập đủ thông tin thì chọn “Ghi” để lưu dữ liệu vừa khai báo.
Bước 3: Nhập “Thông tin chung 2”
Thông tin văn bản và giấy phép:
- Mã văn bản pháp quy khác: mã “ZD” 116/2017/NĐ-CP, mã “KQ” 41/2018/TT- BGTVT, mã “KN” 03/2018/TT-BGTVT.
+ Mã “ZD02” Giấy phép nhập khẩu: 05/GPNK-OTO-BCT.
+ Mã “KQ02” Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường: 007449/21OT
- Phân loại hình thức hóa đơn: chọn “Hóa đơn thương mại”
- Phương thức thanh toán: KC (Khác (bao gồm cả thanh toán bằng hình thức T/T))
- Điều kiện giá hóa đơn: CIF
- Mã phân loại giá hóa đơn: mã “A” (giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền)
- Tổng trị giá hóa đơn: 30,560.83
- Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
Mã phân loại khai trị giá 7 được áp dụng khi sử dụng phương pháp trị giá giao dịch trong các trường hợp có mối quan hệ đặc biệt, tuy nhiên không làm ảnh hưởng đến trị giá giao dịch.
Phí vận chuyển được xác định bằng mã loại “A”, áp dụng khi chứng từ vận tải ghi tổng số tiền cước phí cho tất cả hàng hóa Đơn vị tiền tệ sử dụng là “USD”.
- Phí bảo hiểm: Mã loại “A” do có bảo hiểm riêng, Mã tiền “USD”
- Chi tiết khai trị giá: 14102021#& Phương thức thanh toán: TT Doanh nghiệp đề nghị tham vấn giá vào ngày 06/12/2021 Dự kiến ngày 06/12/2021 mang hàng về kho bảo quản.
Hình 3.11 Giao diện “Thông tin chung 2” trên phần mềm ECUSS VNACCS
- Mã xác định thời hạn nộp thuế: “D” (Trường hợp nộp thuế ngay)
- Phân loại đính kèm: ETC
- Số đính kèm: 721644809560 (số đính kèm của file HYS)
- Ngày được phép nhập kho đầu tiên: 16/10/2021
- Phần ghi chú: C/O số Y305668 cấp ngày 13/10/2021.
Hình 3.12 Giao diện “Thông tin chung 2” trên phần mềm ECUSS VNACCS
- Chọn “Ghi” để lưu dữ liệu khai báo
Bước 4: Nhập thông tin vào danh sách hàng Điền các thông tin về mặt hàng nhập khẩu bao gồm:
- Tên hàng (mô tả chi tiết)
Hình 3.13 Giao diện “Danh sách hàng” trên phần mềm ECUSS VNACCS
Bước 5: Khai chính thức tờ khai
Sau khi hoàn tất việc điền thông tin, nhân viên sẽ tiến hành cắm token (chữ ký số) của người khai báo và thực hiện nghiệp vụ V5 Trong tab “Quản lý tờ khai”, các chứng từ liên quan đến lô hàng đã được ký số sẽ được đính kèm, bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn và C/O.
Bước 6: Lấy kết quả phân luồng
Nhân viên khai báo thực hiện "Khai chính thức tờ khai IDC" và sau khi quá trình truyền tờ khai thành công, họ sẽ nhận được thông báo về số tiếp nhận, số tờ khai cùng với việc phân luồng hàng hóa.
+ Mã phân loại kiểm tra: số 03 (luồng đỏ)
- Kết quả phân luồng là luồng đỏ do đó phải chuẩn bị bộ hồ sơ để Hải quan kiểm tra.
- Sau khi hoàn tất khai hải quan điện tử, sẽ nhận được một tờ khai hải quan hàng nhập, in bộ tờ khai để liên hệ nộp thuế.
Giấy nộp thuế vào ngân sách nhà nước đính kèm bộ hồ sơ hải quan:
3.2.3.5 Làm thủ tục đăng kiểm, hải quan tại cảng
(1) Xuất trình hồ sơ giấy
-Nhân viên phòng Logistics chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan tại cảng Bộ hồ sơ bao gồm:
+ Tờ khai hải quan nhập khẩu: 2 bản
+ Giấy giới thiệu của doanh nghiệp: 1 bản
+ Văn bản đề nghị lưu kho: 1 bản
Nhân viên hiện trường nộp bộ chứng từ cho Hải quan để kiểm tra Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ hải quan sẽ xác minh tính hợp lý về giá, số lượng hàng hóa và giá thuế trong tờ khai, đảm bảo khớp với số tiền doanh nghiệp phải nộp Sau khi hoàn tất kiểm tra thuế, Hải quan sẽ thông báo thuế và yêu cầu công ty cùng nhân viên giao nhận đến phòng giao dịch để thực hiện nghĩa vụ nộp tiền theo quy định.
Tổng hợp chi phí
3.3.1 Tạm ứng các loại chi phí
3.3.1.1 Chi phí làm hàng tại cảng
Bảng 3.2 Chi phí làm hàng tại cảng
T Loại chi phí Công thức Đơn vị Đơn giá/xe Cước phí
1 Phí di chuyển xe trong bãi Cdi chuyển = gdi chuyển × nxe đồng/xe 500,000 500,000
2 Phí kiểm hóa Ckiểm hóa = gkiểm hóa × nxe đồng/xe 700,000 700,000
3 Phí chứng từ Cchứng từ = gchứng từ + GST
4 Phí kiểm soát xe trong bãi
Ckiểm soát = gkiểm soát × nxe đồng/xe 8,000 8,000
5 Phí lấy lệnh giao hàng CD/O = gD/O × nB/L đồng/B/
(M xe : số tấn = 1.62) đồng/tấn 14,000 22,680
3.3.1.2 Chi phí vận tải nội địa
Chặng Cảng Tân Vũ, Hải Phòng – Lexus Thăng Long, Hà Nội:
Bảng 3.3 Chi phí cấp dầu
Số km/chuyến L km 128 Định mức tiêu thụ (trên 100km) lít 22.5
Chi phí cấp dầu/chuyến = g × 100 22.5 × L Cdầu 1 chuyến VNĐ 529,776
Tổng chi phí cấp dầu = Cdầu 1 chuyến × n VNĐ 1,059,55
(2) Chi phí lương lái xe
Bảng 3.4 Chi phí lương lái xe (gồm 1 lái xe và không có phụ xe)
Chỉ tiêu Đơn vị Số lượng
Số ngày làm việc của nhân viên lái xe ngày 01
Số chuyến trên toàn bộ đơn hàng chuyến 02
Lương cứng của 1 lái xe trên toàn bộ đơn hàng (7,500,000đ/ lái xe) đồng 288,500
Lương theo đầu xe trên toàn bộ đơn hàng (65,000đ/chuyến) đồng 130,000 Tiền ăn và trợ cấp cho lái xe trên toàn bộ đơn hàng đồng 75,000
Bảng 3.5 Cước phí đường bộ
Loại chi phí Đơn vị Đơn giá Cước phí
Chi phí cầu trạm Hà Nội – Hải Phòng (xe lồng) đồng/chuyến 350,000 700,000
Chi phí bảo dưỡng sửa chữa đồng/chuyến 300,000 600,000
Chi phí CSHT đồng/chuyến 150,000 300,000
(4) Chi phí bảo hiểm cho xe
Chi phí bảo hiểm cho xe là 250,000 đồng trên toàn bộ đơn hàng.
(5) Chi phí bảo hiểm cho nhân viên lái xe
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp phải đóng 21,5% trên tổng số lương trả cho nhân viên Do đó, chi phí bảo hiểm cho mỗi lái xe trong lô hàng này là 62.028 đồng.
Vậy cước phí vận chuyển nội địa trên toàn đơn hàng là: 3,465,080 đồng
Tổng hợp các loại chi phí, Lotus lập ra một bảng dự toán chi phí như sau:
Bảng 3.6 Bảng chi phí tạm ứng của công ty Lotus
Bảng chi phí tạm ứng của công ty Lotus
(Giá chưa bao gồm thuế GTGT)
1 Chi phí thủ tục Hải quan 1 1,000,000
Chi phí nộp đội thủ tục Hải quan
2 Chi phí làm hàng tại cảng 1 2,867,521
Phí di chuyển xe trong bãi 500,000
Phí kiểm soát xe trong bãi 8,000
Phí lấy lệnh giao hàng 800,000
3 Chi phí vận chuyển nội địa 1 3,465,080
Chi phí lương lái xe 493,500
Phí bảo hiểm cho xe 250,000
Phí bảo hiểm cho nhân viên lái xe 62,028
3.2.2 Báo giá chi phí tại công ty Lotus
Bảng 3.7 Bảng báo giá chi phí cho khách hàng của công ty Lotus
(Giá chưa bao gồm thuế GTGT)
1 Chi phí thủ tục Hải quan 1 1,600,000
2 Chi phí làm hàng tại cảng 1 4,986,841
Phí di chuyển xe trong bãi 1,200,000
Phí kiểm soát xe trong bãi 100,000
Phí lấy lệnh giao hàng 1,200,000
3 Chi phí vận chuyển nội địa 1 4,023,228
Chi phí lương lái xe 700,000
Phí bảo hiểm cho xe 250,000
Phí bảo hiểm cho nhân viên lái xe 62,028
Đánh giá hiệu quả phương án
3.3.1 Hiệu quả về mặt kinh tế
Sau khi hoàn tất phương án, chúng tôi đã tổng hợp lợi nhuận từ công tác giao nhận ô tô nhập khẩu trên một hóa đơn cho Toyota Việt Nam của công ty Lotus.
T Chi phí tạm ứng của công ty Chi phí báo giá khách hàng Lợi nhuận
Với kế hoạch xây dựng phương án từ trước, công ty đã giảm thiểu sai sót và chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện, cho thấy hiệu quả công việc cao Điều này chứng tỏ công ty đã làm rất tốt việc dự trù chi phí cho lô hàng.
Với mức chi phí hợp lý, công ty tự tin thuyết phục khách hàng chọn lựa dịch vụ giao nhận của mình Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, xử lý tình huống phát sinh nhanh chóng và hiệu quả, cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất.
3.3.2 Hiệu quả về mặt xã hội
Hoạt động nhập khẩu ô tô là yếu tố quan trọng trong việc phục hồi và phát triển kinh tế Việt Nam, đồng thời góp phần vào quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc bổ sung kịp thời các hàng hóa còn thiếu mà trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất không đủ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng Điều này giúp cân đối nền kinh tế, đảm bảo sự phát triển ổn định và bền vững, đồng thời khai thác tối đa tiềm năng kinh tế của đất nước.
- Nhập khẩu làm đa dạng hóa ô tô trong nước, mở rộng khả năng tiêu dùng, nâng cao đời sống người dân.
- Nhập khẩu xóa bỏ tình trạng độc quyền trên toàn thế giới, xóa bỏ chế độ tự cung tự cấp, tiến tới sự hợp tác giữa các quốc gia.
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển giao công nghệ, góp phần thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp ô tô Điều này không chỉ giúp cân bằng trình độ sản xuất giữa các quốc gia mà còn tiết kiệm chi phí và thời gian cho các doanh nghiệp.
Nhập khẩu không chỉ thúc đẩy xuất khẩu mà còn nâng cao giá trị và chất lượng hàng hóa Qua việc trao đổi hàng hóa, Việt Nam nhanh chóng gia nhập vào nền kinh tế toàn cầu và tham gia vào các tổ chức kinh tế quan trọng như WTO.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Dựa trên phân tích quy trình giao nhận ô tô nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam, việc nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển là cần thiết do nhiều lý do quan trọng.
Giao nhận ô tô nhập khẩu qua đường biển là một bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian.
Xây dựng và thiết kế một quy trình giao nhận hoàn chỉnh là yếu tố then chốt trong việc phát triển hoạt động giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển Quy trình này không chỉ đảm bảo tính hiệu quả trong việc vận chuyển mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận là yếu tố then chốt để thu hút và mở rộng lượng khách hàng mới, đồng thời gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam, dưới sự hướng dẫn của GV TS Nguyễn Thị Thu Hương, em đã có cơ hội nghiên cứu sâu về tổ chức giao nhận nhập khẩu ô tô bằng đường biển.
Công ty cổ phần Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam” Đề tài đã giải quyết những nội dung cơ bản sau:
Chương I: Cơ sở lý luận chung về tổ chức quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Chương II: Thực trạng giao nhận Công ty Cổ phần Thiết bị Và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam
Chương III: Xây dựng phương án tổ chức giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Thiết bị Và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam
Để thúc đẩy sự phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam, đặc biệt là cho công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam, Nhà nước cần triển khai các chính sách hỗ trợ thiết thực, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong ngành giao nhận vận tải.
- Đơn giản hóa thủ tục, chứng từ có liên quan đến giao nhận hàng hóa XNK
Mặc dù thủ tục và chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (XNK) đã được cải tiến và đơn giản hóa, nhưng vẫn tồn tại sự thiếu nhất quán giữa các tổ chức và quốc gia, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong quá trình giao nhận Việc đơn giản hóa thủ tục không chỉ giúp rút ngắn thời gian thông quan mà còn giảm thiểu những chậm trễ không cần thiết, từ đó giảm chi phí cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp
