NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
1.1 Một số vấn đề chung về hoạt động thanh toán tại doanh nghiệp
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản giữa cá nhân hoặc tổ chức, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý.
Phương thức thanh toán đã phát triển từ hình thức đơn giản và cổ xưa là hàng đổi hàng sang nhiều hình thức hiện đại như tiền mặt, chuyển khoản, tín dụng, ghi nợ và séc Trong các giao dịch thương mại, thanh toán thường đi kèm với hóa đơn và biên nhận, và trong các giao dịch phức tạp hơn, nó còn bao gồm việc chuyển nhượng cổ phiếu và các thỏa thuận khác giữa các bên.
Hoạt động thanh toán đóng vai trò quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp cần nhiều vốn như doanh nghiệp xây dựng Quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán bắt đầu từ giai đoạn đầu vào của nhà cung cấp và kéo dài cho đến khi doanh nghiệp hoàn thành sản phẩm dịch vụ và giao cho khách hàng, đánh dấu sự kết thúc của một chu kỳ kinh doanh.
Thông tin về quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và luân chuyển vốn kinh doanh của công ty Để doanh nghiệp hoạt động ổn định và an toàn, việc điều tiết các quan hệ này là cần thiết.
SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP
Một số vấn đề chung về hoạt động thanh toán tại doanh nghiệp
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản giữa cá nhân, công ty hoặc tổ chức, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý.
Phương thức thanh toán đã phát triển từ hình thức hàng đổi hàng cổ xưa sang nhiều hình thức hiện đại như tiền mặt, chuyển khoản, tín dụng, ghi nợ và séc Trong các giao dịch thương mại, thanh toán thường đi kèm với hóa đơn và biên nhận, và trong những giao dịch phức tạp hơn, nó có thể bao gồm cả việc chuyển cổ phiếu và các thỏa thuận khác giữa các bên.
1.1.2.Vai trò của hoạt động thanh toán Đối với tất cả các doanh nghiệp mà nhất là các doanh nghiệp cần nhiều vốn như doanh nghiệp xây dựng thì quan hệ thanh toán với người mua và người bán luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp hoàn thành xong sản phẩm dịch vụ giao cho khách hàng và kết thúc một chu kỳ kinh doanh
Thông tin về quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và luân chuyển vốn kinh doanh của công ty Để đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn, doanh nghiệp cần điều tiết hiệu quả các mối quan hệ này.
Mối quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán rất quan trọng, được điều tiết dựa trên sự cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng Điều này không chỉ đảm bảo khả năng thanh toán của công ty mà còn giúp sử dụng nguồn vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả, đồng thời tận dụng nguồn vốn chiếm dụng từ nhà cung cấp.
Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp là việc doanh nghiệp sử dụng vốn của họ nhưng vẫn phải duy trì uy tín trong việc thanh toán nợ Việc tạo dựng uy tín với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có được hàng hóa đầu vào chất lượng và giá cả ổn định, đặc biệt trong bối cảnh giá cả leo thang hiện nay Hàng hóa đầu vào đảm bảo và ổn định sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán đóng vai trò quan trọng trong tình hình tài chính của doanh nghiệp Quản lý hiệu quả các mối quan hệ này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và lành mạnh về tài chính.
1.1.3.Đặc điểm của hoạt động thanh toán
Các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, tổ chức tín dụng và công nhân viên Doanh nghiệp không chỉ đóng vai trò là chủ nợ mà còn có thể là khách nợ trong các giao dịch này.
Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra liên tục trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, do đó, cần theo dõi chặt chẽ và chi tiết từng đối tượng thanh toán để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Nghiệp vụ thanh toán là một phần quan trọng trong toàn bộ quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bắt đầu từ việc mua sắm vật tư, nguyên liệu, hàng hóa, lao vụ đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm hàng hóa đầu ra.
Khả năng thanh toán có tác động trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, vì vậy cần thiết phải thiết lập các quy định thanh toán nghiêm ngặt và thực hiện giám sát chặt chẽ.
9 sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được thực hiện đúng và đảm bảo được mức độ độc lập nhất định về tài chính của doanh nghiệp
1.1.4.Các hình thức thanh toán trong doanh nghiệp
1.1.4.1 Phân loại theo đối tượng thanh toán
Thanh toán với nhà cung cấp là một phần quan trọng trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hóa và dịch vụ Mối quan hệ này bao gồm các khoản thanh toán cho người bán vật tư, hàng hóa, cũng như các khoản thanh toán cho nhà thầu xây dựng cơ bản và nhà thầu sửa chữa lớn.
Thanh toán với khách hàng xảy ra khi sản phẩm, hàng hóa, lao vụ hoặc dịch vụ được tiêu thụ Khi khách hàng đồng ý mua và thanh toán số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp cung cấp, hoặc khi họ đặt trước tiền hàng, mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng sẽ được hình thành.
Doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ tài chính với ngân sách nhà nước bằng cách thanh toán các khoản thuế và phí liên quan Các nghĩa vụ này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng thường bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, cùng với các loại phí và lệ phí khác.
Thanh toán nội bộ là mối quan hệ tài chính phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp, bao gồm các giao dịch thanh toán giữa doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên, cũng như giữa doanh nghiệp với các đơn vị trực thuộc Các khoản thanh toán này thường liên quan đến việc phân phối vốn, thu hộ, chi hộ lẫn nhau và mua bán nội bộ, giúp đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
1.2.1.Vai trò, nhiệm vụ cuả kế toán thanh toán
1.2.1.1 Vai trò của kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến quản lý các khoản nợ phải thu và nợ phải trả Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ là yêu cầu mà còn là yếu tố cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Tùy thuộc vào đặc điểm, loại hình sản xuất, quy mô và trình độ quản lý, doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy kế toán phù hợp Việc tổ chức công tác kế toán thanh toán sẽ góp phần cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.
1.2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán thanh toán
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình thanh toán giữa người mua và người bán trong doanh nghiệp Để thực hiện tốt chức năng thông tin và kiểm tra, kế toán cần thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể.
Kế toán cần tổ chức ghi chép chi tiết để theo dõi các khoản phải thu và phải trả theo từng đối tượng, khoản nợ và thời gian, nhằm đôn đốc thanh toán kịp thời và tránh tình trạng chiếm dụng vốn Đối với khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên hoặc số dư nợ lớn, kế toán nên kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ định kỳ hoặc vào cuối niên độ kế toán Nếu cần thiết, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán
Tổng hợp cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý đê có biện pháp xử lý
Kế toán cần thiết lập một hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết cùng sổ tổng hợp để quản lý công nợ phải thu và phải trả Đồng thời, kế toán cũng phải xây dựng các nguyên tắc và quy trình kế toán tổng hợp thanh toán với người bán và người mua một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và chế độ hiện hành.
1.2.2 Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Đối với các khoản phải thu và phải trả có nguồn gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và thực hiện quy đổi sang đồng Việt Nam Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế để đảm bảo tính chính xác.
Đối với các khoản nợ phải trả và phải thu bằng vàng, bạc, đá quý, cần phải ghi chép chi tiết cả về giá trị và hiện vật Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Không được phép bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp và khách hàng Việc này cần phải dựa vào sổ chi tiết để thu thập số liệu chính xác nhằm lập bảng cân đối vào cuối kỳ.
Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu và thực hiện tra cứu theo từng đối tượng là rất quan trọng Cần thường xuyên tiến hành đối chiếu và kiểm tra để đảm bảo việc thanh toán diễn ra kịp thời và hiệu quả.
Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch và mua bán thường xuyên, việc kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ là rất quan trọng Vào cuối mỗi tháng kế toán, cần xác nhận từng khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn phải thanh toán bằng văn bản Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
1.2.3 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp 1.2.3.1 Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Nghiệp vụ thanh toán với người bán là một phần quan trọng trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa và dịch vụ giữa doanh nghiệp và người bán Nghiệp vụ này thường phát sinh khi doanh nghiệp lựa chọn phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, tạo ra mối quan hệ nợ nần giữa hai bên.
Khi doanh nghiệp mua chịu xẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước xẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán
Nội dung nghiệp vụ thanh toán với người bán
Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp
Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay trực tiếp tại thời điểm giao hàng
Khi mua hàng nhập khẩu, nếu đã nhận hàng nhưng chưa nhận được chứng từ mua hàng vào cuối kỳ, số nợ tạm thời sẽ được ghi theo giá tạm tính của hàng hóa đã nhận Sau khi nhận được chứng từ, sẽ tiến hành điều chỉnh lại theo giá thực tế đã thỏa thuận.
Để phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu và giảm giá do người bán chấp thuận, kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả người bán nhằm theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp Tài khoản này có cấu trúc và nội dung đặc trưng để ghi nhận các thay đổi trong số nợ sẽ thanh toán.
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán
Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán
Dựa vào các chứng từ gốc thanh toán với người bán, kế toán cần ghi chép chi tiết vào sổ TK 331 riêng cho từng nhà cung cấp Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã được Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn cụ thể về cách ghi chép Theo quy định, tất cả các khoản phải thu và phải trả có gốc ngoại tệ đều phải có sổ chi tiết riêng theo từng đối tượng thanh toán và từng loại ngoại tệ.
Cuối kỳ, kế toán sẽ lập bảng tổng hợp chi tiết về thanh toán với người bán, tạo cơ sở để đối chiếu với sổ cái tài khoản 331 Bảng tổng hợp này đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán tổng hợp.
Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được trình bày ở sơ đồ hạch toán thanh toán với nhà cung cấp
TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa
(1) Khi doanh nghiệp thanh toán tiền cho người bán
(2) Chiết khấu thanh toán do mua vật tư, HH, TSCĐ trả tiền trước hạn
(3) Khi doanh nghiệp phát hiện vật tƣ, HH không đúng quy cách, chất lượng trả lại cho người bán, hoặc người bán chấp nhận giảm giá hàng bán
(4) Bù trừ các khoản phải thu, phải trả
(5) Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ
(6) Mua vật tƣ, hàng hóa nhập kho
(7) Mua TSCĐ đƣa vào sử dụng ngay
(8) Phải trả người bán, người nhận thầu về mua sắm TSCĐ phải qua lắp đặt, XDCB hoặc sửa chữa lớn
Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán đối với khách hàng và nhà cung cấp
1.3.1 Một số vấn đề về công nợ và quản lý công nợ
Công nợ trong doanh nghiệp bao gồm hai loại chính: công nợ phải thu và công nợ phải trả Mặc dù chúng là hai mặt trái ngược nhau, nhưng luôn tồn tại song song và có mối liên hệ chặt chẽ Sự quản lý hiệu quả công nợ ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Công nợ phải thu là tổng giá trị tài sản hoặc tiền vốn mà doanh nghiệp đang bị chiếm dụng bởi các cá nhân hoặc tổ chức khác, và doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi số nợ này.
Công nợ phải trả là nguồn vốn kinh doanh được huy động từ bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm số tiền mà doanh nghiệp vay mượn hoặc chiếm dụng từ các tổ chức, cá nhân khác và có nghĩa vụ hoàn trả.
Quản lý công nợ là quá trình theo dõi và ghi nhận tình hình phát sinh, số lượng, thời hạn và giá trị của các khoản công nợ phải thu và phải trả Dựa trên dữ liệu quản lý này, các báo cáo định kỳ về tình hình thanh toán công nợ sẽ được lập, giúp nhà quản lý xây dựng kế hoạch thanh toán hợp lý, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
1.3.2 Vai trò của quản lý công nợ
Quản lý công nợ hiệu quả trong thanh toán giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh toán đúng hạn và thu hồi vốn kinh doanh kịp thời, từ đó giảm thiểu tối đa rủi ro liên quan đến thanh toán.
Dựa vào thông tin công nợ, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định quản lý như duy trì, tăng cường, mở rộng hoặc huỷ bỏ mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng Nếu điều kiện thanh toán quá khắt khe hoặc khách hàng không thể thanh toán nợ, doanh nghiệp cần điều chỉnh chính sách thanh toán để tối ưu hóa quan hệ kinh doanh.
Doanh nghiệp nên tận dụng thông tin về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, cũng như quản lý công nợ của các đối tượng khác, để lập kế hoạch quản lý và cân đối vốn Việc này giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả số vốn đi chiếm dụng và số vốn bị chiếm dụng, từ đó thực hiện các chiến lược kinh doanh một cách hiệu quả hơn.
1.3.3 Nhiệm vụ của quản lý công nợ
Kế toán cần mở sổ theo dõi thường xuyên các khoản công nợ, phân loại theo đối tượng khách hàng và tuổi nợ để kiểm soát hiệu quả Đối với nợ phải trả, doanh nghiệp nên duy trì lượng tiền mặt đủ để đảm bảo khả năng thanh toán, từ đó nâng cao uy tín và khẳng định tư cách tín dụng trên thị trường.
Lựa chọn các hình thức thanh toán phù hợp với từng quan hệ thanh toán nhằm phát huy đƣợc hiệu quả trong hoạt động kinh doanh
1.3.4 Phân tích tình hình công nợ
Phân tích tình hình công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp sử dụng một số chỉ tiêu phân tích sau:
Tỷ lệ các khoản nợ phải thu khách hàng so với các khoản phải trả nhà cung cấp
Tỷ lệ các khoản nợ phải thu khách hàng so với các khoản phải trả nhà cung cấp
Tỷ lệ giữa tổng số nợ phải thu khách hàng và tổng nợ phải trả nhà cung cấp cho thấy sự cân đối giữa các khoản công ty đang bị chiếm dụng và các khoản phải chiếm dụng Điều này giúp đánh giá tình hình tài chính và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Tỷ lệ này 1 số vốn công ty bị chiếm dụng lớn hơn số vốn công ty đi chiếm dụng
Tỷ lệ nợ phải trả nhà cung cấp trong tổng công nợ phải trả
Tỷ lệ nợ phải trả nhà cung cấp trong tổng nợ phải trả (%) = Tổng nợ phải trả nhà cung cấp x 100 Tổng nợ phải trả
Chỉ tiêu công nợ phải trả nhà cung cấp thể hiện ảnh hưởng của nó đối với tổng nợ phải trả của doanh nghiệp Đây là nguồn vốn tín dụng giá rẻ mà doanh nghiệp nên tận dụng Khi tỷ lệ công nợ này ở mức thấp, doanh nghiệp có cơ hội xây dựng kế hoạch để tăng cường huy động vốn từ các nhà cung cấp.
Tỷ lệ khoản nợ phải thu khách hàng trong tổng nợ phải thu:
Tỷ lệ nợ phải thu của khách hàng trong tổng nợ phải thu (%) = Nợ phải thu của khách hàng x x 100
Tổng nợ phải thu là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá vị trí của nợ phải thu khách hàng trong tổng nợ phải thu của doanh nghiệp Nếu tỷ trọng nợ phải thu từ khách hàng lớn, điều này cho thấy khách hàng là đối tượng nợ chính, và doanh nghiệp cần tập trung vào việc thu hồi nợ từ nhóm đối tượng này.
1.3.5 Phân tích khả năng thanh toán
Phân tích tình hình khả năng thanh toán tại doanh nghiệp sử dụng một số chỉ tiêu phân tích sau:
Hệ số khả năng thanh toán tổng quát:
Hệ số khả năng thanh toán tổng quát = Tổng tài sản
Hệ số thanh toán tổng quát cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ của công ty dựa trên giá trị thuần của tài sản hiện có Nó phản ánh số lần mà công ty có thể thanh toán các khoản nợ, từ đó đánh giá tình hình tài chính và khả năng thanh khoản của doanh nghiệp.
Chỉ tiêu lớn hơn 1 cho thấy doanh nghiệp có tổng giá trị tài sản đủ để thanh toán các khoản nợ hiện tại Tuy nhiên, không phải tất cả tài sản đều có thể sử dụng để trả nợ ngay lập tức, và không phải mọi khoản nợ đều cần phải thanh toán ngay Vì vậy, việc đánh giá khả năng thanh toán cần xem xét từng trường hợp cụ thể.
Hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn:
Hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn = Tài sản ngắn hạn
Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn phản ánh khả năng của công ty trong việc thanh toán các khoản nợ ngắn hạn bằng tài sản ngắn hạn Chỉ tiêu này đo lường khả năng thanh toán các khoản nợ có thời hạn dưới 1 năm bằng các tài sản có thể chuyển đổi nhanh chóng Trị số càng lớn cho thấy khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp càng cao.
Khi hệ số lớn hơn 1, điều này cho thấy doanh nghiệp có vốn luân chuyển, tức là doanh nghiệp đã sử dụng một phần nợ dài hạn để tài trợ cho tài sản ngắn hạn, từ đó cho thấy tình hình tài chính của doanh nghiệp là an toàn.
TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THANH QUANG
Khái quát chung về công ty TNHH Thanh Quang
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thanh Quang a Tên và địa chỉ doanh nghiệp
- Tên công ty đăng ký bằng tiếng việt: Công ty TNHH Thanh Quang
- Tên đăng ký bằng tiếng nước ngoài: Thanh Quang Company Limited
- Tên viết tắt: Thanh Quang Co.,Ltd
- Địa chỉ trụ sở chính: Khu 1 – Phường Dữu Lâu – TP.Việt Trì - T.Phú Thọ
Công ty Thanh Quang, do Giám đốc Trần Hữu Hưng lãnh đạo, được thành lập vào ngày 28 tháng 3 năm 2005 theo quyết định của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ Trong bối cảnh đất nước chuyển mình vào nền kinh tế thị trường, với mục tiêu công nghiệp hóa - hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã đưa ra nhiều chính sách kinh tế nhằm khuyến khích các tổ chức và cá nhân phát triển kinh doanh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Công ty TNHH Thanh Quang được thành lập theo quyết định số 2520/QĐ-UB ngày 11 tháng 8 năm 2004 của UBND tỉnh Phú Thọ Giấy chứng nhận ĐKKD số 18 03 000 281 do Sở KH - ĐT tỉnh Phú Thọ cấp vào ngày 04/02/2005, đảm bảo công ty hoạt động dưới sự quản lý của nhà nước và tuân thủ các tiêu chuẩn chuyên môn.
Công ty TNHH Thanh Quang là một công ty có hai thành viên trở lên tự hạch toán kinh doanh bao gồm ngành nghề chủ yếu:
Chúng tôi chuyên sản xuất thiết bị kết cấu thép phục vụ cho ngành chế tạo và khai thác vật liệu xây dựng, đồng thời cung cấp các dụng cụ và phương tiện thiết yếu cho các ngành xây dựng cơ bản.
- Bảo dƣỡng sửa chữa trung đại tu các loại ô tô tải, ô tô khách , cần cẩu, bánh lốp, bánh xích và các loại xe, máy công trình
- Gia công cơ khí và kết cấu thép sản xuất phụ tùng, phụ kiện kim loại cho xây dựng
- Xây dựng các công trình giao thông,trạm biến áp
- Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng: cột điện ly tâm, ống cống các loại
Công ty chuyên mua bán vật tư, máy móc thiết bị và phụ tùng thay thế, cũng như vật tư thiết bị điện Những bước đi đúng đắn của công ty đã tạo dựng niềm tin và sự phấn khởi trong hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn thể doanh nghiệp.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ sản xuất của công ty
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ gia công cơ khí và sửa chữa vận tải thủy bộ, đồng thời thực hiện sửa chữa và trung đại tu máy móc thiết bị phục vụ cho ngành xây dựng, công trình dân dụng và công nghiệp.
- Hoạt động kinh doanh theo đúng các ngành, nghề đã đăng ký;
- Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật;
Hạch toán kinh tế độc lập giúp tổ chức tự chủ tài chính và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh Đồng thời, việc công bố công khai thông tin và báo cáo tài chính hàng năm theo quy định pháp luật là điều cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính.
Chúng tôi luôn mở rộng hoạt động sản xuất linh doanh và chú trọng đến đời sống vật chất lẫn tinh thần của cán bộ công nhân viên Đồng thời, chúng tôi cũng tập trung bồi dưỡng trình độ chuyên môn và nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân đối với công ty.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Thanh Quang
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy quản lý tại công ty TNHH Thanh Quang
Giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời là đại diện hợp pháp cho doanh nghiệp Vị trí này không chỉ đòi hỏi năng lực lãnh đạo mà còn yêu cầu giám đốc phải thực hiện các trách nhiệm và quyền hạn được giao.
+ Quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty
+ Quyết định các vấn đề tổ chức bộ máy, điều hành để đảm bảo hiệu quả cao
+ Quyết định hợp tác đầu tƣ, liên doanh kinh tế của công ty
+ Quyết định việc chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ của công ty theo quy định của Nhà nước
+ Quyết định việc đào tạo cán bộ, cử đi học và công tác trong và ngoài nước
+ Phê chuẩn quyết toán của công ty
+ Quyết định về việc cử phó giám đốc, kế toán trưởng của công ty
+ Quyết định việc thành lập mới và sát nhập công ty bằng nguồn vốn đầu tƣ của công ty
Quyết định tiến hành kiểm tra và xử lý các vi phạm liên quan đến điều lệ nội quy của công ty là rất cần thiết Đồng thời, việc báo cáo kết quả nộp ngân sách hàng năm theo quy định của Nhà nước và các chỉ tiêu được giao cũng cần được thực hiện đầy đủ và chính xác.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chỉ đạo các hoạt động kinh doanh của công ty, thực hiện khảo sát thị trường và nắm bắt xu hướng thị trường để đưa ra những tư vấn hữu ích.
Giám Đốc lập kế hoạch kinh doanh
Phòng tài chính có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán và quản lý tài sản, vốn của công ty, đồng thời thực hiện các chính sách kinh tế tài chính Phòng cũng thống kê kịp thời và chính xác tình hình biến động tài sản và nguồn vốn, tổng hợp báo cáo để Tổng Giám Đốc kiểm tra hoạt động kinh doanh Ngoài ra, phòng tài chính đề xuất các biện pháp, kế hoạch trong hoạt động kinh doanh, cân đối thu chi, giải quyết công nợ và nguồn vốn, nhằm phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh Cuối cùng, phòng cũng hướng dẫn các bộ phận trong công ty về nghiệp vụ kế toán để hỗ trợ công tác hạch toán.
2.1.4 Tình hình lao động của công ty TNHH ThanhQuang
Bảng 2.1 : Tình hình lao động của doanh nghiệp
Năm 2015 Năm 2016 Chênh lệch 2016 so 2015
Số LĐ Cơ cấu Số tuyệt đối
Bảng tình hình lao động qua ba thời điểm cho thấy sự thay đổi rõ rệt về cả số lượng và chất lượng nhân sự trong công ty.
Về tổng số lao động:
Năm 2015, công ty có 28 lao động, đến năm 2016, số lao động tăng lên 32 người, tương ứng với mức tăng 4 lao động, đạt 14,29% Sự biến động này chủ yếu do công ty thực hiện việc bố trí, điều chuyển và sắp xếp lại nhân sự một cách hợp lý và linh hoạt, nhằm tạo thêm nguồn lao động.
Về trình độ lao động:
Trình độ lao động phản ánh qua học vấn và tay nghề của người lao động Từ năm 2015 đến 2016, số lao động có trình độ đại học và cao đẳng được duy trì ổn định Trong năm 2015, tỷ lệ lao động có trình độ đại học tại công ty vẫn giữ vững.
2016 đều là 6 người.Trình độ chưa qua đào tạo năm 2016 tăng so với năm 2015 là 4 người tương ứng với 23,53%
Chính sách đãi ngộ tốt và thu hút nhân tài trong công ty đã nâng cao chất lượng lao động Công ty chú trọng đến việc đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên thông qua chương trình vừa học vừa làm Số lượng nhân viên có trình độ đại học ngày càng tăng, trong khi số lượng công nhân viên chưa qua đào tạo giảm Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và nâng cao chất lượng công việc của đội ngũ nhân viên.
Về cơ cấu lao động:
Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Thanh Quang
2.2.1 Đặc điểm kế toán thanh toán tại công ty TNHH Thanh Quang
2.2.1.1 Đặc điểm quan hệ thanh toán với khách hàng tại công ty
Công ty TNHH Thanh Quang chuyên gia công cơ khí và sửa chữa vận tải thủy bộ, đồng thời cung cấp dịch vụ sửa chữa và trung đại tu máy móc thiết bị Công ty cũng sản xuất một số thiết bị phục vụ cho ngành xây dựng và công trình dân dụng, đảm bảo cung cấp hàng hóa với số lượng lớn cho khách hàng Với nhiều mối quan hệ kinh doanh, công ty có khách hàng thường xuyên như Công ty TNHH MTV Thương mại Đồng Tâm và Công ty cổ phần khoáng sản Tây Bắc Thị trường tiêu thụ chủ yếu trong nước, bao gồm các doanh nghiệp, nhà máy sản xuất và nhà tiêu dùng trực tiếp Chính vì vậy, hình thức thanh toán của công ty chủ yếu là trả trước, trả ngay hoặc trả chậm trong thời gian ngắn theo hợp đồng.
2.2.1.2 Đặc điểm quan hệ thanh toán với nhà cung cấp tại công ty
Công ty kinh doanh đa dạng với nhiều loại hàng hóa, do đó việc mua sắm hàng hóa đầu vào phụ thuộc vào nhu cầu thị trường và đặc thù của từng dịch vụ Các loại vật liệu xây dựng mà công ty thường xuyên nhập khẩu bao gồm thép ống, thép hộp, tôn và cuộn inox.
Công ty áp dụng hai phương thức mua hàng chính là mua hàng trực tiếp và mua hàng trả chậm Đối với mua hàng trực tiếp, công ty cử cán bộ đến đơn vị bán hàng để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hoặc mua hàng tại cơ sở sản xuất và tự chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp Trong khi đó, phương thức mua hàng trả chậm thường được áp dụng với những nhà cung cấp có mối quan hệ truyền thống lâu năm, công ty sẽ thanh toán số tiền tương ứng với lượng hàng đã mua sau khoảng thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng, thường dao động từ 10 đến 30 ngày.
Công ty chủ yếu hợp tác với các nhà sản xuất trong nước và các doanh nghiệp thương mại trên toàn quốc, đồng thời luôn tìm kiếm các nhà cung cấp mới để thiết lập các mối quan hệ đối tác chất lượng lâu dài Việc này không chỉ giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn tận dụng các ưu đãi từ những nhà cung cấp mới gia nhập thị trường Một số nhà cung cấp thường xuyên của công ty bao gồm Công ty TNHH thương mại Chiến Phương, Công ty TNHH Thắm Thủy và Công ty TNHH sản xuất và thương mại inox Thịnh Hưng.
2.2.2 Kế toán thanh toán với khách hàng
Tài khoản 131 - Các khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu của khách hàng trong kế toán thanh toán của doanh nghiệp được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, từng khoản nợ và từng lần thanh toán.
Doanh nghiệp cần định kỳ kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ của khách hàng có giao dịch thường xuyên hoặc dƣ nợ lớn, bao gồm việc xác nhận nợ bằng văn bản nếu cần thiết Các khoản nợ được phân loại thành nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi, và nợ không có khả năng thu hồi, từ đó có thể trích lập dự phòng hoặc áp dụng biện pháp xử lý Để xem danh mục khách hàng, kế toán có thể truy cập vào phần mềm kế toán SAS INNOVA qua giao diện “Bán hàng” -> “Danh mục” -> “Khách hàng”.
Giao diện 2.2: Giao diện danh mục khách hàng 2.2.2.2 Chứng từ, sổ sách kế toán a, Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng, đơn đặt hàng
- Hóa đơn Giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001)
- Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) , phiếu báo giá
- Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra b, Sổ sách kế toán
- Sổ cái TK 131 (Mẫu số S03b – DNN)
- Sổ chi tiết TK 131 (Mẫu số S20 – DNN)
- Sổ nhật ký chung (Mẫu số S03a – DNN)
Khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán thanh toán dựa vào chứng từ gốc để ghi chép vào sổ chi tiết TK 131, mở riêng cho từng khách hàng Cuối kỳ kế toán, kế toán sẽ so sánh số liệu giữa sổ chi tiết và nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái Sổ chi tiết phải thu khách hàng được mở riêng cho từng khách hàng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp, giúp theo dõi tình hình công nợ hiệu quả Tất cả các trường hợp bán chịu, khách hàng ứng tiền trước hoặc thu tiền ngay đều được hạch toán qua TK 131 Kế toán cũng thực hiện mã hóa khách hàng để đảm bảo việc hạch toán chi tiết chính xác.
A Trường hợp khách hàng mua hàng, thanh toán sau:
Vào ngày 24/11/2016, Công ty cổ phần quản lý và sửa chữa đường bộ Vĩnh Phúc đã thực hiện giao dịch mua sắm gồm 1 chân vịt máy 80 với giá 5.000.000 VNĐ, 1 bộ xoa trục 60 giá 2.500.000 VNĐ, và chi phí căn chỉnh cùng lắp đặt là 1.500.000 VNĐ Tổng số tiền thanh toán, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, là 9.000.000 VNĐ, với khách hàng chịu trách nhiệm thanh toán nợ.
Các chứng từ liên quan: Hợp đồng kinh tế,Hóa đơn GTGT số 0000519 (Phụ lục
Trình tự hạch toán vào phần mềm nhƣ sau:
Để tạo hóa đơn bán hàng trong phần mềm kế toán SAS INNOVA, kế toán cần truy cập vào phân hệ “Bán hàng”, sau đó chọn “Hóa đơn bán hàng” và nhấn “Mới” Giao diện nhập dữ liệu sẽ hiển thị trên máy tính.
Giao diện 2.3: Giao diện hóa đơn bán hàng
Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ thông tin sau:
- Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
Mã khách hàng là CTVP, và hệ thống máy tính sẽ tự động ghi lại tên đối tượng cùng các thông tin liên quan, dựa trên những dữ liệu đã khai báo ban đầu từ Công ty Cổ phần Quản lý và Sửa chữa Đường bộ Vĩnh Phúc.
+ Địa chỉ: Số 20-đường Kim Ngọc-phường Ngô Quyền-TP.Vĩnh Yên- T.Vĩnh Phúc
+ Người mua hàng: Phạm Văn Thiết
+ Diễn giải: Xuất bán hàng hóa
- Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Mã hàng 1: TP4213 + Mã kho: KTP
+ Tên hàng: TP-Chân vịt máy 80 + Số lƣợng: 01
+ Đvt: Cái + Giá bán VNĐ: 5.000.000
+ Mã hàng 2: TP3014 + Mã kho: KTP
+ Tên hàng: TP-Xoa trục phi 60 + Số lƣợng: 01
+ Đvt: Cái + Giá bán VNĐ: 2.500.000
+ Tên hàng : Công tháo dỡ và lắp đặt
- Trong trang thuế khai báo
+ Mã thuế: 10 Máy tính sẽ tự động ghi rõ nhƣ khai báo thông tin ban đầu: 10%
-Tiền hàng,tiền thuế,tổng tiền thanh toán : Máy tính tự động cập nhập
Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ kế toán liên quan
Giao diện 2.4: Giao diện nhập liệu hóa đơn bán hàng
Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu, cầu nhấn “ Lưu” để kết thúc Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán
Để xem và in hóa đơn bán hàng cho nghiệp vụ vừa nhập vào phần mềm kế toán, bạn chỉ cần chọn “In” trên thanh công cụ.
B Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
Ví dụ 2 : Ngày 05/12/2016 Công ty cổ phần khoáng sản Tây Bắc thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt
Chứng từ liên quan gồm: Hóa đơn GTGT số 0000524 (Phụ lục 2.2),Hợp đồng kinh tế số 98/HĐKT (Phụ luc 2.3),Phiếu thu số 15800 (Phụ lục 2.4)
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000524,kế toán hạch toán vào phần mềm nhƣ sau :
Để thực hiện thu tiền mặt trong phần mềm kế toán SAS INNOVA, kế toán cần chọn phân hệ “Vốn bằng tiền”, sau đó nhấp vào “Thu tiền mặt” và chọn “Mới” Khi đó, giao diện nhập dữ liệu sẽ hiển thị trên máy tính.
Giao diện 2.5: Giao diện thu tiền mặt
Bước 2 : Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau :
- Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
+ Mã đơn vị : CTY (máy tự động cập nhật)
+ Mã giao dịch : 2 Máy tính sẽ tự động hiện “Thu chi tiết theo khách hàng”
Mã khách hàng là CTCPKSTB, với tên đầy đủ là Công ty Cổ Phần Khoáng Sản Tây Bắc Máy tính sẽ tự động ghi lại tên đối tượng cùng các thông tin liên quan theo các dữ liệu đã khai báo ban đầu.
+ Địa chỉ: Bến Gót-Việt Trì-Phú Thọ
+ Người nộptiền : Trần Minh Thái
+ Lý do nộp: Thu tiền hàng của công ty Tây Bắc
- Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Diễn giải: Thu tiền bán hàng
Giao diện 2.6: Giao diện nhập liệu Phiếu thu tiền mặt
Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu, nhấn “Lưu” để kết thúc Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán
Để xem và in phiếu thu cho nghiệp vụ vừa nhập vào phần mềm kế toán, hãy chọn “In” trên thanh công cụ (Phụ lục 2.5)
C Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản
Ví Dụ 3 : Ngày 25/11/2016 Gia công lắp đặt máy inox nhà xưởng cho công ty cổ phần may Hùng Vương.Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản
Chứng từ bao gồm Hóa đơn GTGT số 0000520 (Phụ lục 2.6) và Giấy báo có của Ngân hàng Kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm SAS INNOVA theo trình tự: Bước 1, từ giao diện phần mềm, kế toán chọn phân hệ “Vốn bằng tiền” và sau đó chọn “Thu qua ngân hàng”.
>“Mới” Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu
Giao diện 2.7: Giao diện thu qua ngân hàng
Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau:
- Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
+ Mã giao dịch : 2 Máy tính sẽ tự động hiện “Thu chi tiết theo khách hàng”
Đánh giá thực trạng tình hình công nợ và khả năng thanh toán đối với khách hàng và nhà cung cấp
Để quản lý hiệu quả tình hình công nợ tại công ty TNHH Thanh Quang, việc phân tích công nợ và khả năng thanh toán là rất quan trọng Công nợ bao gồm khoản phải thu và khoản phải trả, ảnh hưởng lớn đến cơ cấu nguồn vốn và hiệu quả kinh doanh Sự biến động của các khoản nợ này có thể tác động đến sức mạnh tài chính của doanh nghiệp Khi tỷ lệ nợ cao, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nguồn lực bên ngoài, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và hoạt động kinh doanh Do đó, việc theo dõi tình hình thanh toán công nợ là cần thiết để đảm bảo sự ổn định tài chính.
Để xây dựng kế hoạch điều chỉnh cơ cấu tài chính hợp lý, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp hiệu quả nhằm thu hồi công nợ, hạn chế nợ quá hạn và nợ khó đòi Việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh sẽ giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào nguồn lực bên ngoài, đảm bảo khả năng thanh toán và tránh nguy cơ phá sản.
Việc phân tích công nợ và khả năng thanh toán là rất quan trọng đối với doanh nghiệp, tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng các doanh nghiệp chưa chú trọng đến vấn đề này Sự thiếu sót trong việc phân tích công nợ dẫn đến việc không có những nhận định cụ thể và chi tiết về tình hình tài chính Do đó, các báo cáo tài chính chỉ cung cấp cái nhìn tổng quát, không đáp ứng được nhu cầu thông tin của nhà quản trị.
Khả năng thanh toán của công ty TNHH Thanh Quang đƣợc thể hiện qua các chỉ số thanh toán sau đây:
Bảng 2.4: Bảng cân đối kế toán năm 2016 Đơn vị tính: VND
STT Nội dung Số dƣ cuối năm Số dƣ đầu năm
2 Tiền và các khoản tương đương tiền 767,176,487 546,748,657
3 Các khoản đầu tƣ tài chính ngắn hạn 0 0
4 Các khoản phải thu ngắn hạn 616,478,398 476,587,349
9 Tài sản dài hạn khác 497,813,638 356,024,045
16 Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu 1,500,000,000 1,500,000,000
17 Lợi nhuận sau thuế chƣa phân phối 15,227,478 4,328,536
18 Nguồn kinh phí và quỹ khác 0 0
Bảng 2.5: Các chỉ tiêu phản ánh tình hình thanh toán của công ty năm 2014-2016
STT Chỉ tiêu Đơn vị
Tỷ số nợ trên tài sản
Hệ số thanh toán hiện hành
Hệ số thanh toán nhanh
Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả
Tỷ lệ các khoản phải trả so với các khoản phải thu
Tỷ số nợ trên tài sản
Tỷ số nợ trên tài sản = 100% x Tổng nợ
Tỷ số nợ cho biết tỷ lệ phần trăm tài sản của doanh nghiệp được hình thành từ nguồn vốn vay, từ đó giúp đánh giá khả năng tự chủ tài chính của doanh nghiệp.
Qua bảng trên ta thấy hệ số này tăng dần qua các năm 2014-2016 điều đó chƣng tỏ số vốn vay trong tổng tài sản tăng qua các năm
Vào năm 2014, nợ phải trả là 3.597.834.689 đồng trong khi tổng tài sản đạt 5.256.157.657 đồng Đến năm 2015, nợ phải trả giảm xuống còn 3.059.784.372 đồng, nhưng tổng tài sản cũng giảm theo, chỉ còn 4.564.112.908 đồng, dẫn đến tỷ số nợ trên tài sản giảm 0.0141 so với năm 2014 Tuy nhiên, vào năm 2016, tỷ số này lại tăng lên 0.1074 so với năm 2015.
Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn:
Hệ số thanh toán hiện hành = Tài sản ngắn hạn
Tỷ số thanh khoản hiện thời cho thấy khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp, với mỗi đồng nợ ngắn hạn, doanh nghiệp có bao nhiêu đồng tài sản lưu động để chi trả Qua các năm, chỉ số này luôn nhỏ hơn 1, cho thấy doanh nghiệp không đủ tài sản để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn đến hạn Sự biến động của tỷ số này là do nợ ngắn hạn năm 2015 giảm 538.050.317 đồng so với năm 2014, nhưng đến năm 2016, nợ phải trả lại tăng 2.243.160.231 đồng so với năm 2015, trong khi tài sản ngắn hạn tăng dần qua các năm.
Hệ số thanh toán nhanh
Hệ số thanh toán nhanh Tiền và các khoản đầu tƣ ngắn hạn + Các khoản phải thu
Hệ số này cao nhất vào năm 2015 đạt 0.3344 thấp nhất vào năm 2016 tỷ số này là 0.2609 cho thấy năm 2016 công ty sử dụng vốn có hiệu quả hơn năm
Hệ số khả năng hoàn trả nợ ngắn hạn càng cao cho thấy công ty có khả năng thanh toán nợ tốt hơn Ngược lại, hệ số thấp cho thấy công ty chưa khai thác hiệu quả vốn của các nguồn bên ngoài Do đó, việc quản lý chặt chẽ tiền mặt và các khoản đầu tư ngắn hạn là rất quan trọng để tránh thất thoát, điều này sẽ giúp công ty duy trì khả năng thanh toán công nợ một cách hiệu quả.
Tỷ lệ các khoản nợ phải thu so với các khoản nợ phải trả
Tỷ lệ các khoản nợ phải thu so với các khoản phải trả Tổng số nợ phải thu
Tỷ lệ các khoản nợ phải thu so với các khoản phải trả cho thấy sự chênh lệch giữa vốn công ty bị chiếm dụng và vốn đi chiếm dụng Trong ba năm qua, tỷ lệ này đều nhỏ hơn một, điều này chỉ ra rằng số vốn công ty bị chiếm dụng luôn thấp hơn số vốn đặc biệt đi chiếm dụng.
Trong các năm 2014, 2015 và 2016, chỉ tiêu này đều thấp hơn 0.5, cho thấy rằng các khoản phải thu của doanh nghiệp ít hơn các khoản phải trả Tình trạng này cho thấy doanh nghiệp có nguy cơ bị chiếm dụng vốn nhiều hơn so với vốn bị chiếm dụng, thường dẫn đến việc tăng hiệu quả sử dụng vốn.
Tỷ lệ các khoản nợ phải trả so với các khoản nợ phải thu
Tỷ lệ các khoản nợ phải trả so với các khoản nợ phải thu
= Tổng số nợ phải trả
Tổng số nợ phải thu
Tỷ lệ nợ phải trả so với nợ phải thu cho thấy sự chênh lệch giữa vốn doanh nghiệp đi chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng Khi tỷ lệ này lớn hơn một, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang chiếm dụng nhiều vốn hơn so với số vốn mà mình bị chiếm dụng.
Qua các chỉ số thanh toán, có thể nhận thấy khả năng thanh toán của công ty trong ba năm gần đây Tỷ trọng các khoản phải trả cao hơn các khoản phải thu, điều này phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng, nơi thời gian hoàn thành sản phẩm dài và yêu cầu vốn đầu tư lớn Để giải quyết vấn đề này, công ty đã mở rộng thị trường và thu hút các nhà đầu tư cả trong và ngoài nước.
Tình hình thanh toán các khoản phải thu và phải trả của công ty rất khả quan, giúp ngăn ngừa tình trạng công nợ dây dưa và ứ động vốn kinh doanh.
Phân tích khả năng thanh toán
Bảng 2.6 : Phân tích khả năng thanh toán trong ba năm (2014-2016)
STT Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
4 Giá trị còn lại của TSCĐ 2,987,768,367 2,742,732,385 3,378,765,310 (245,035,982) (8) 636,032,925 23
5 Tiền và các khoản TĐ tiền 683,176,254 546,748,657 767,176,487 (136,427,597) (20) 220,427,830 40
Hệ số khả năng thanh toán tổng quát
Hệ số thanh toán hiện hành cho biết khả năng thanh toán các khoản nợ của công ty dựa trên giá trị thuần của tài sản hiện có.
Tỷ lệ thanh toán hiện hành cần phải lớn hơn 1; giá trị cao hơn cho thấy khả năng thanh toán của công ty tốt hơn Ngược lại, giá trị thấp hơn cho thấy khả năng thanh toán yếu kém.
Trong giai đoạn 2014-2016, hệ số thanh toán hiện hành của công ty luôn lớn hơn 1, thể hiện sự biến động qua các năm Cụ thể, hệ số này tăng 0,03 vào năm 2015 so với năm 2014, nhưng lại giảm 0,2 lần vào năm 2016 so với năm 2015 Giai đoạn này cũng đánh dấu sự phục hồi sau khủng hoảng kinh tế thế giới, đòi hỏi công ty phải đảm bảo vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả, và giải pháp chính là giảm thiểu các khoản nợ phải trả.
● Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn:
Đánh giá công tác kế toán tại công ty TNHH Thanh Quang
Công ty TNHH Thanh Quang chuyên gia công cơ khí và sửa chữa vận tải thủy bộ, đồng thời thực hiện trung đại tu máy móc thiết bị cho ngành xây dựng và công nghiệp Công ty luôn hoàn thành kế hoạch kinh tế và nghĩa vụ với Nhà nước, thực hiện công tác kế toán đúng niên độ và theo các nguyên tắc đã đề ra Trong bối cảnh thị trường khắc nghiệt, công ty đã linh hoạt trong quản lý và tìm kiếm những bước đi mới để nâng cao uy tín với các nhà đầu tư thông qua chất lượng công trình, đặc biệt là trong công tác quản lý và kế toán thanh toán Qua thời gian thực tập, đã nhận thấy những điểm nổi bật trong công tác kế toán và kế toán thanh toán tại công ty.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hoàn chỉnh, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Tất cả nhân viên kế toán đều có trình độ chuyên môn cao và được đào tạo bài bản, thể hiện sự nhiệt tình trong công việc Phần hành thanh toán được thực hiện nghiêm túc, giúp giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn Công ty luôn đảm bảo thanh toán đúng hẹn và đầy đủ với nhà nước, nhờ vào đội ngũ kế toán năng động và có nghiệp vụ vững vàng.
Công ty có đội ngũ kế toán viên dày dạn kinh nghiệm, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và kinh tế cho toàn bộ công ty Công tác kế toán được phân chia theo các phần hành, giúp kế toán viên chuyên môn hóa, tích lũy kinh nghiệm và xử lý công việc nhanh chóng Sự hợp tác chặt chẽ giữa các kế toán viên cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin, đảm bảo cung cấp số liệu và báo cáo kịp thời cho ban lãnh đạo khi cần thiết.
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính, sử dụng hình thức nhật ký chung để ghi chép Mọi căn cứ ghi sổ đều được xác nhận từ chứng từ gốc.
Quá trình hạch toán ban đầu chính xác và đầy đủ là yếu tố then chốt giúp phần mềm tạo ra sổ sách và báo cáo chính xác Các sổ kế toán thường có kết cấu đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu, đảm bảo phản ánh đầy đủ thông tin cần thiết cho công tác kế toán và quản lý Điều này giúp việc lưu trữ, tổng hợp và đối chiếu số liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng.
- Về hệ thống tài khoản:
Công ty đã phát triển một hệ thống tài khoản và danh mục từ điển thanh toán chi tiết, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của mình Việc sử dụng phần mềm kế toán máy tính không chỉ giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán mà còn cung cấp các sổ sách và báo cáo nhanh chóng, chính xác và chi tiết theo từng đối tượng quản lý, đảm bảo tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Về hạch toán kế toán thanh toán :
Công tác hạch toán kế toán thanh toán của công ty luôn được thực hiện đầy đủ và hiệu quả Công ty đã mở sổ chi tiết để theo dõi công nợ của từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp, phân chia theo từng công trình và các khoản phải thanh toán với nhà nước Việc theo dõi chi tiết này giúp kế toán thực hiện hạch toán tổng hợp nhanh chóng, từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý.
Công ty đã thiết lập hệ thống quản lý công nợ chính xác, giúp người quản lý nắm bắt tình hình tài chính và xây dựng chiến lược hiệu quả Việc theo dõi công nợ phải thu và phải trả được thực hiện một cách khoa học, với sự phối hợp và đối chiếu thường xuyên, đảm bảo rằng các số liệu công nợ luôn chính xác và đầy đủ, từ đó làm hài lòng khách hàng.
- Về hình thức kế toán sử dụng:
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy vi tính theo phương pháp Nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp giảm khối lượng công việc, đồng thời cung cấp sổ sách và báo cáo nhanh chóng, chính xác và chi tiết theo từng đối tượng quản lý, đảm bảo tuân thủ quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những ƣu điểm trên, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng,nhà cung cấp vẫn còn những tồn tại cần đƣợc khắc phục :
- Thứ nhất, Chức năng của nhân viên kế toán còn hạn chế ở chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh đạo
Hiện nay, kế toán không chỉ đơn thuần thực hiện ghi chép và tính toán thông tin mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho ban giám đốc về tài chính và kinh doanh Mặc dù công ty kế toán đã thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán cơ bản, nhưng chức năng tư vấn và tham mưu cho ban lãnh đạo vẫn chưa đạt hiệu quả tối ưu và cần được phát huy hơn nữa.
Vào thứ hai, bên cạnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có giá trị nhỏ, một số chứng từ không được phê duyệt theo quy định Cụ thể, phiếu thu, phiếu chi và phiếu thanh toán tạm ứng thiếu chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng Ngoài ra, một số phiếu thu, phiếu chi còn thiếu dấu đỏ của công ty, điều này có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của các giao dịch tài chính.
- Thứ ba, Công ty chƣa xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ mua hàng là quá trình quản lý chu trình mua sắm và thanh toán nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ, đúng quy trình và chức năng của từng bộ phận Mục tiêu của việc kiểm soát này là đảm bảo nhận hàng đúng thời gian, đúng giá trị và hạn chế gian lận, sai sót Tuy nhiên, tại công ty, hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được thực hiện hiệu quả, dẫn đến một số thiếu sót trong chu trình mua hàng và thanh toán, như việc luân chuyển chứng từ chậm và thiếu thông tin kịp thời.
Kiểm soát nội bộ bán hàng là quá trình giám sát chu trình bán hàng nhằm đảm bảo hiệu quả thu hồi nợ và chính xác trong lập hóa đơn Hiện nay, do hệ thống kiểm soát nội bộ chưa hoàn thiện, công ty đang phải đối mặt với nhiều khoản nợ lớn chưa thu hồi được Hệ thống kiểm soát không hiệu quả cũng dẫn đến việc lập hóa đơn sai về đơn giá và thành tiền, cũng như nhầm lẫn trong việc theo dõi chi tiết từng khách hàng.
Chính sách chiết khấu trong thanh toán chưa được áp dụng, điều này gây khó khăn trong việc thu hồi vốn và tăng chi phí cho các khoản phải trả Hiện tại, công ty không cung cấp chiết khấu cho khách hàng thanh toán ngay hoặc trả trước, dẫn đến việc khách hàng thường xuyên chậm thanh toán và không có động lực để thanh toán kịp thời.
- Thứ năm, Công ty chƣa tiến hành phân tích tình hình thanh toán công nợ
Công ty TNHH Thanh Quang hiện chưa thực hiện phân tích công nợ và khả năng thanh toán, dẫn đến tình hình thanh toán và công nợ gặp nhiều khó khăn Việc đòi nợ chưa được quản lý hiệu quả do thiếu bộ phận chuyên trách, gây cản trở trong việc phân loại tuổi nợ và thu hồi nợ kịp thời.
- Thứ sáu, Công tác thu hồi nợ phải thu chƣa chặt chẽ
