MỞ ẦU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền kinh tế hiện nay, mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều phải duy trì nhiều mối quan hệ quan trọng, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, đối tác bên ngoài và cơ quan Nhà nước Các quan hệ này có thể được thể hiện qua hợp đồng thương mại, nghĩa vụ thuế và các chính sách pháp luật Bên cạnh đó, quan hệ nội bộ doanh nghiệp cũng rất quan trọng, từ việc cung cấp vật tư cho sản xuất đến việc trả lương cho nhân viên Đặc biệt, trong bối cảnh mua bán và trao đổi hàng hóa ngày càng đa dạng, việc tổ chức công tác kế toán về thanh toán trở nên cấp thiết Nhà quản lý cần phân tích tình hình tài chính để kiểm soát hiệu quả công nợ giữa doanh nghiệp và các bên liên quan.
Kế toán thanh toán là một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và tồn tại của tổ chức Nó liên quan chặt chẽ đến các hoạt động nội bộ, đảm bảo đáp ứng nhu cầu chi trả cho các khoản chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh Như một loại dầu nhờn, kế toán thanh toán giúp bôi trơn và duy trì sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh chuyên về xây dựng công trình, do đó, công ty thường xuyên đối mặt với nhiều nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu khách hàng, thanh toán cho người bán và người lao động Việc quản lý và giải quyết hiệu quả công nợ là yếu tố quan trọng giúp công ty thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Kế toán thanh toán là khâu trọng tâm trong công tác kế toán của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý thông tin kinh tế về nguồn thu chi Qua các số liệu thanh toán, nhà quản trị có thể đưa ra quyết định đầu tư phát triển sản xuất một cách tối ưu Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán thanh toán, tôi đã quyết định chọn đề tài “Kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí Hưng Thịnh” cho khóa luận tốt nghiệp của mình trong quá trình thực tập tại công ty.
Lịch sử nghiên cứu của đề tài
Kế toán thanh toán là yếu tố thiết yếu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Tại trường Đại học Hùng Vương, nhiều đề tài nghiên cứu khoa học từ giảng viên và sinh viên khoa Kinh tế và Quản trị Kinh doanh đã phân tích thực trạng kế toán thanh toán tại các doanh nghiệp ở tỉnh Phú Thọ và các tỉnh lân cận.
Khóa luận "Kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần Giấy Việt Trì" của tác giả Hoàn Thị Hà Thanh, sinh viên Trường Đại học Duy Tân năm 2016, đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp Bài viết phản ánh và đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần Giấy Việt Trì, chỉ ra một số hạn chế như quy trình thu hồi nợ phải thu chưa chặt chẽ, số nợ phải thu khách hàng lớn, và chính sách chiết khấu trong thanh toán chưa được áp dụng rộng rãi Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty, bao gồm việc quản lý chặt chẽ tình hình thu hồi nợ.
Khóa luận của Bùi Thị Nguyên, sinh viên trường Đại học Duy Tân năm 2016, nghiên cứu về "Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TN MTV Xổ số kiến thiết Phú Thọ" Tác giả đã hệ thống hóa lý luận về kế toán thanh toán và đánh giá thực trạng tại công ty, chỉ ra một số hạn chế như quản lý công nợ kém, thiếu thông tin kế toán chính xác, không trích lập dự phòng phải thu khó đòi, và không phân tích khả năng thanh toán Để cải thiện tình hình, tác giả đề xuất các giải pháp như nâng cao quản lý công nợ, tăng cường thu hồi nợ khách hàng, đào tạo nhân viên về đàm phán, trích lập dự phòng phải thu khó đòi, và bảo mật thông tin kế toán.
Khóa luận của Lê Thị Thu, sinh viên đại học Kế toán tại trường Đại học Duy Vương năm 2016, tập trung vào "Kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Vĩnh Phú" Bài viết hệ thống hóa lý luận về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp thương mại, đồng thời đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty Tác giả chỉ ra một số hạn chế như kiểm soát nội bộ trong mua hàng, sổ sách kế toán, tài khoản nộp thuế, dự phòng phải thu khó đòi và chính sách chiết khấu Qua đó, tác giả tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán, như tăng cường thủ tục kiểm soát nội bộ và quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán với nhà cung cấp, nhà nước và khách hàng.
Bài viết này tổng hợp các nghiên cứu về kế toán thanh toán tại công ty xây dựng, nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận và đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh Mặc dù có nhiều đề tài nghiên cứu về kế toán thanh toán, nhưng ít đề tài đi sâu vào lĩnh vực này trong ngành xây dựng Do đó, đề tài này không chỉ phản ánh đúng thực trạng công tác kế toán mà còn chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty.
Mục tiêu của đề tài
Phản ánh và đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh
- ệ thống hoá cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
- Khái quát công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh
- Phản ánh và đánh giá thực trạng kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh
- ề xuất một số giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh
1.4 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh, cụ thể:
- Kế toán thanh toán với khách hàng
- Kế toán thanh toán với nhà cung cấp
- Kế toán thanh toán với người lao động
- n dun : Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty
- n n: Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh
- t n Số liệu nghiên cứu được thu thập từ năm 2014 – 2016 và tập trung vào quý 04 năm 2016
1.5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Sử dụng phương pháp so sánh giúp phân tích sự biến động của các chỉ tiêu doanh thu và chi phí của công ty qua các năm, từ đó đánh giá khách quan tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Trên cơ sở đó, có thể đưa ra kết luận, kiến nghị và định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán và nâng cao hiệu quả kinh tế.
1.5.2 Phương pháp thống kê kinh tế
Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp bao gồm việc sưu tầm và tổng hợp thông tin từ các tài liệu và số liệu đã được công bố tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh.
Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp bao gồm việc quan sát thực tiễn hoạt động thanh toán và phỏng vấn các cán bộ, nhân viên tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh Đối tượng phỏng vấn chủ yếu là ban giám đốc cùng với nhân viên phòng kế toán và tài chính của công ty.
Phương pháp xử lý số liệu
Dựa trên dữ liệu sơ cấp và thứ cấp đã thu thập, cùng với sự hỗ trợ của phần mềm Excel, chúng tôi đã tổng hợp và tính toán các số liệu tuyệt đối, số liệu tương đối và số liệu bình quân, sắp xếp chúng thành một hệ thống phù hợp với đề tài nghiên cứu.
Để hoàn thiện đề tài, cần tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn về cơ sở lý luận kế toán thanh toán nhằm có định hướng đúng đắn Bên cạnh đó, việc trao đổi với các chuyên gia kinh tế và kế toán trong công ty cũng rất quan trọng để phản ánh và đánh giá thực trạng một cách chính xác.
P ươn p áp c ứn từ ế toán
Phương pháp chứng từ kế toán là một kỹ thuật quan trọng trong kế toán, dùng để ghi nhận các hoạt động kinh tế tài chính đã xảy ra theo thời gian và địa điểm cụ thể Phương pháp này giúp phản ánh chính xác các nghiệp vụ tài chính vào bản chứng từ kế toán, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho công tác kế toán và quản lý tài chính.
Phương pháp tài khoản kế toán là cách thức phân loại và ghi chép thông tin kế toán một cách hệ thống, từ đối tượng chung đến đối tượng cụ thể Phương pháp này giúp theo dõi, phản ánh và kiểm tra tình hình hoạt động của từng đối tượng kế toán, cung cấp thông tin cần thiết về các hoạt động kinh tế và tài chính trong các đơn vị Điều này không chỉ hỗ trợ lãnh đạo trong việc quản lý kinh tế, tài chính mà còn phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán định kỳ.
Phương pháp tính giá trong kế toán là cách sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị thực tế của tài sản theo các nguyên tắc nhất định Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc đánh giá tài sản.
Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán là một kỹ thuật kế toán nhằm tổng hợp dữ liệu từ các tổ kế toán dựa trên các mối quan hệ cân đối vốn của đối tượng kế toán Phương pháp này cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính quan trọng cho những người sử dụng thông tin kế toán, hỗ trợ trong việc quản lý các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
1.6 Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,
Chương 1 Cơ sở lý luận về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
Chương 2 Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh
Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Sử dụng phương pháp so sánh giúp phân tích sự biến động của doanh thu và chi phí của công ty qua các năm, từ đó đánh giá khách quan tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Trên cơ sở phân tích này, có thể đưa ra kết luận, kiến nghị và định hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh tế.
1.5.2 Phương pháp thống kê kinh tế
Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp là quá trình tìm kiếm và sưu tầm thông tin từ các tài liệu và số liệu đã được công bố tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh Việc sử dụng nguồn thông tin này giúp nâng cao độ tin cậy và tính chính xác trong nghiên cứu và phân tích dữ liệu.
Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp bao gồm việc quan sát thực tiễn hoạt động thanh toán và phỏng vấn một số cán bộ, nhân viên tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh Đối tượng phỏng vấn chủ yếu là ban giám đốc cùng với nhân viên phòng kế toán và tài chính của công ty.
Phương pháp xử lý số liệu
Dựa trên các số liệu sơ cấp và thứ cấp đã thu thập, cùng với sự hỗ trợ của phần mềm Excel, chúng tôi đã tổng hợp và tính toán các con số tuyệt đối, số tương đối và số bình quân, sắp xếp chúng thành một hệ thống phù hợp với đề tài nghiên cứu.
Để hoàn thiện đề tài một cách chính xác, cần tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn về cơ sở lý luận kế toán thanh toán Đồng thời, việc xin ý kiến từ các chuyên gia kinh tế và kế toán trong công ty cũng rất quan trọng để phản ánh và đánh giá thực trạng một cách hiệu quả.
P ươn p áp c ứn từ ế toán
Phương pháp chứng từ kế toán là một phương pháp quan trọng trong kế toán, được sử dụng để ghi nhận các hoạt động kinh tế tài chính đã xảy ra theo thời gian và địa điểm cụ thể Phương pháp này giúp phản ánh chính xác các nghiệp vụ phát sinh, từ đó hỗ trợ công tác kế toán và quản lý hiệu quả.
Phương pháp tài khoản kế toán là một phương pháp quan trọng trong kế toán, giúp phân loại và ghi chép các đối tượng kế toán một cách hệ thống và liên tục Phương pháp này cho phép phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể, từ đó cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động kinh tế và tài chính của đơn vị Thông tin này rất cần thiết cho lãnh đạo trong việc quản lý và ra quyết định, cũng như để lập báo cáo kế toán định kỳ.
Phương pháp tính giá trong kế toán là cách sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị thực tế của tài sản theo các nguyên tắc nhất định Phương pháp này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và quản lý tài sản hiệu quả.
Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán là một kỹ thuật kế toán nhằm tổng hợp số liệu từ các tổ kế toán dựa trên các mối quan hệ cân đối vốn của đối tượng kế toán Phương pháp này cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính thiết yếu cho những người sử dụng thông tin kế toán, phục vụ cho việc quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,
Chương 1 Cơ sở lý luận về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
Chương 2 Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh
Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh.
NỘ DUN
Một số vấn đề chung về hoạt động thanh toán tại doanh nghiệp
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản giữa cá nhân hoặc tổ chức, thường diễn ra khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong các giao dịch có tính pháp lý.
Quan hệ thanh toán là quá trình mà một bên có trách nhiệm hoàn trả cho bên thứ hai một tài sản có giá trị tương đương với những gì đã nhận từ bên kia.
Trong doanh nghiệp, nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý mối quan hệ với các đối tác như nhà cung cấp, khách hàng, nhà nước, nhân viên và các tổ chức khác Nó liên quan đến các khoản phải thu và phải trả trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
1.1.2 Vai trò của hoạt động thanh toán ối với tất cả các doanh nghiệp quan hệ thanh toán luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hoá đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, người bán và người lao động đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và luân chuyển vốn Để doanh nghiệp hoạt động ổn định và an toàn, việc điều tiết các mối quan hệ này là cần thiết Cần đạt được sự cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng, nhằm đảm bảo khả năng thanh toán và sử dụng nguồn vốn một cách tiết kiệm, hiệu quả Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần tận dụng nguồn vốn chiếm dụng từ nhà cung cấp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Quan hệ thanh toán với người bán là việc doanh nghiệp sử dụng vốn của nhà cung cấp, đồng thời duy trì uy tín trong việc thanh toán nợ Việc tạo dựng uy tín với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có được hàng hóa đầu vào chất lượng và giá cả ổn định, đặc biệt trong bối cảnh giá cả leo thang hiện nay Hàng hóa đầu vào ổn định sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Trong quan hệ thanh toán với khách hàng, doanh nghiệp cần duy trì mối quan hệ tốt để giữ chân khách hàng, đồng thời phải tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn và giảm hiệu quả sử dụng nguồn vốn trong kinh doanh.
Doanh nghiệp cần đảm bảo thanh toán đúng hạn và đủ số tiền công cho người lao động, điều này không chỉ tạo sự tin cậy mà còn giúp người lao động yên tâm công tác, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Quan hệ thanh toán giữa người mua, người bán và người lao động đóng vai trò quan trọng trong tình hình tài chính của doanh nghiệp Quản lý hiệu quả mối quan hệ này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và lành mạnh về tài chính.
1.1.3 Đặc điểm của hoạt động thanh toán
- Trong các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp vừa có thể là chủ nợ, vừa có thể là chủ thể chịu nợ
- Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán
Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do đó, việc thiết lập các chính sách và chế độ quản lý chặt chẽ là rất cần thiết.
Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra trong cả quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa đầu vào và trong quá trình tiêu thụ sản phẩm Đối với doanh nghiệp thương mại, thanh toán là một phần quan trọng, tham gia vào toàn bộ chu trình kinh doanh, bao gồm cả mua hàng và bán hàng.
Việc thanh toán đóng vai trò quan trọng trong tình hình tài chính của doanh nghiệp, do đó thường có các quy định nghiêm ngặt liên quan đến quy trình này Để đảm bảo các quy tắc được tuân thủ, cần thực hiện giám sát và quản lý thường xuyên.
1.1.4 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán
Các nghiệp vụ thanh toán được phân loại theo nhiều phương thức khác nhau như:
- Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán:
+ Thanh toán các khoản phải thu
+ Thanh toán các khoản phải trả
- Căn cứ theo quan hệ đối với doanh nghiệp:
+ Thanh toán bên trong doanh nghiệp (thanh toán tạm ứng, lương, nội bộ ) + Thanh toán với bên ngoài (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng )
- Căn cứ theo thời gian:
- Căn cứ theo thời hạn thanh toán:
- Căn cứ theo nghiệp vụ thanh toán:
+ Thanh toán với người mua
+ Thanh toán với người bán
+ Thanh toán với Nhà nước
+ Thanh toán nội bộ bên trong doanh nghiệp
+ Thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác góp vốn liên doanh
+ Các nghiệp vụ thanh toán khác
1.1.5 Các hình thức thanh toán trong doanh nghiệp
1.1.5.1 Thanh toán bằng ti n mặt
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, vàng bạc, ngoại tệ
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý mọi khoản thu chi bằng tiền mặt và không được phép thực hiện các giao dịch mua bán vật tư, hàng hóa hay kiêm nhiệm công việc kế toán Tất cả các giao dịch phải có chứng từ hợp lệ, được ký bởi kế toán trưởng và thủ quỹ Sau khi thu chi, thủ quỹ phải lưu giữ chứng từ để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ Báo cáo quỹ được in thành hai liên: một liên lưu lại sổ quỹ và một liên gửi cho kế toán quỹ kèm theo chứng từ Cuối ngày, số quỹ phải khớp đúng với số dư trên sổ quỹ.
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ và các giấy tờ có giá trị Khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ, bên mua sẽ xuất tiền mặt từ quỹ để trả trực tiếp cho người bán Hình thức này thường chỉ phù hợp với giao dịch nhỏ và đơn giản, vì thanh toán cho các khoản lớn có thể phức tạp và kém an toàn Thông thường, phương thức này được sử dụng trong thanh toán cho công nhân viên và các nhà cung cấp nhỏ.
1.1.5.2 Thanh toán không dùng ti n mặt ây là hình thức thanh toán được thực hiên bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng Các hình thức cụ thể bao gồm:
Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
1.2.1 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán thanh toán a) Vai trò của kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến quản lý các khoản nợ phải thu và nợ phải trả Việc quản lý công nợ hiệu quả không chỉ là yêu cầu mà còn là yếu tố cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm, quy mô và ngành nghề kinh doanh sẽ góp phần nâng cao tình hình tài chính Để cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về thanh toán với người bán, người mua và người lao động, kế toán thanh toán thực hiện các nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo chức năng thông tin và kiểm tra.
Kế toán cần tổ chức ghi chép một cách chặt chẽ để theo dõi các khoản phải thu và phải trả, chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ và từng thời gian Việc này giúp đôn đốc thanh toán kịp thời, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Đối với khách nợ có giao dịch mua bán thường xuyên hoặc số dư nợ lớn, kế toán cần định kỳ kiểm tra và đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ vào cuối niên độ kế toán Nếu cần thiết, kế toán có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán
- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý
Kế toán cần thiết lập hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết, tổng hợp để quản lý công nợ phải thu và phải trả Đồng thời, việc xây dựng nguyên tắc và quy trình kế toán cho thanh toán với người bán và người mua cũng rất quan trọng, đảm bảo tính khoa học, hợp lý và phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, đồng thời tuân thủ các quy định và chế độ hiện hành.
1.2.2 Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ể theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Cần theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu và phải trả theo từng đối tượng, đồng thời thực hiện việc đối chiếu và kiểm tra thường xuyên Điều này giúp đôn đốc việc thanh toán được thực hiện kịp thời.
Đối với những đối tượng có mối quan hệ giao dịch và mua bán thường xuyên với số dư nợ lớn, việc kiểm tra và đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn lại phải thanh toán là cần thiết vào cuối tháng hoặc định kỳ Quá trình này cần được xác nhận bằng văn bản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.
Đối với các khoản nợ phải thu và phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi chi tiết bằng nguyên tệ và quy đổi sang đồng tiền Việt Nam Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Đối với các khoản nợ phải trả và phải thu bằng vàng bạc, cần phải ghi chép chi tiết theo cả chỉ tiêu giá cả và hiện vật Vào cuối kỳ, số dư cần được điều chỉnh theo tỷ giá thực tế.
Để quản lý hiệu quả các khoản nợ phải trả và phải thu, cần phân loại chúng theo thời gian thanh toán và từng đối tượng có rủi ro Việc này giúp xây dựng kế hoạch thanh toán và thu hồi vốn phù hợp, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Không được phép bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp và khách hàng Việc lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ cần phải dựa vào số liệu từ sổ chi tiết.
1.2.3 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.2.3.1 Hạc toán n ệp vụ t n toán vớ n ư bán a) N dun các n ệp vụ t n toán vớ n ư bán
Nghiệp vụ thanh toán với người bán là một phần quan trọng trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp và người bán Nghiệp vụ này xảy ra khi doanh nghiệp thực hiện mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước, tạo ra mối quan hệ nợ nần giữa hai bên Khi doanh nghiệp mua chịu, nợ phải trả sẽ phát sinh, trong khi nếu doanh nghiệp ứng trước, sẽ có khoản phải thu từ người bán.
- Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp
- Tài khoản 331 không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay trực tiếp tại thời điểm giao hàng
Khi mua hàng đã nhập nhưng chưa nhận được chứng từ vào cuối kỳ, số nợ tạm thời sẽ được ghi theo giá tạm tính của hàng hóa đã nhận Sau khi nhận được chứng từ, sẽ tiến hành điều chỉnh số nợ theo giá thực tế đã thỏa thuận.
- Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán b) C ứn từ sử dụn
Các chứng từ liên quan đến mua hàng bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn T T do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận tài sản cố định.
- Chứng từ ứng trước tiền: phiếu thu (do người bán lập)
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi, séc
Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp, việc lựa chọn số lượng và loại chứng từ cần phải phù hợp Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng chứng từ không có trong quy định để thuận tiện cho công tác thanh toán, cần có văn bản cho phép từ Nhà nước Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả người bán, với cấu trúc và nội dung cụ thể.
- Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền trả trước)
- Số chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trừ vào số nợ phải trả
- Số nợ giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm
- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ…)
- Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán
- Số tiền ứng thừa được người bán trả lại
- Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh giá…)
Tài khoản 331 có thể vừa có số dư bên Nợ lại vừa có số dư bên Có
Số Dư Nợ: phản ánh số tiền ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa cho người bán
Số Dư Có: phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán d) P ươn p áp ạc toán
Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán
Kế toán chi tiết phải ghi chép vào sổ chi tiết TK 331 cho từng nhà cung cấp dựa trên chứng từ gốc thanh toán Mẫu sổ này đã được Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn cụ thể Theo quy định, tất cả các khoản phải thu và phải trả có gốc ngoại tệ cần có sổ chi tiết riêng biệt theo từng đối tượng thanh toán và từng loại ngoại tệ.
Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp
1.3.1 Một số vấn đề về công nợ và quản lý công nợ
Công nợ trong doanh nghiệp bao gồm hai loại chính: công nợ phải thu và công nợ phải trả Mặc dù chúng là hai khía cạnh trái ngược, nhưng chúng luôn tồn tại song song và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, ảnh hưởng đáng kể đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Công nợ phải thu là tổng hợp tài sản hoặc vốn của doanh nghiệp mà các cá nhân hoặc tổ chức khác đang nắm giữ, và doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi số nợ này.
Công nợ phải trả là nguồn vốn kinh doanh được huy động từ bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm số tiền mà doanh nghiệp vay mượn hoặc chiếm dụng từ các tổ chức, cá nhân, và có trách nhiệm hoàn trả.
Quản lý công nợ là quá trình theo dõi các khoản phải thu và phải trả, bao gồm tình hình phát sinh, số lượng, thời hạn và giá trị của chúng Dựa trên dữ liệu này, việc lập báo cáo định kỳ về tình hình thanh toán công nợ giúp nhà quản lý xây dựng kế hoạch thanh toán hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
1.3.2 Vai trò của quản lý công nợ
Quản lý công nợ hiệu quả trong thanh toán là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh toán đúng hạn các khoản nợ và thu hồi vốn kinh doanh kịp thời Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro trong thanh toán mà còn góp phần ổn định tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Dựa trên thông tin về tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể quyết định duy trì, tăng cường, mở rộng hoặc hủy bỏ mối quan hệ kinh doanh với nhà cung cấp và khách hàng Nếu điều kiện thanh toán quá khắt khe hoặc khách hàng có dấu hiệu không thể thanh toán nợ, doanh nghiệp cần điều chỉnh chính sách thanh toán để đảm bảo hiệu quả tài chính.
Doanh nghiệp nên khai thác thông tin về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, cùng với dữ liệu quản lý công nợ từ các đối tượng khác, để xây dựng kế hoạch quản lý hiệu quả Việc này giúp cân đối và sử dụng hợp lý số vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng, từ đó thực hiện các chiến lược kinh doanh một cách hiệu quả hơn.
1.3.3 Nhiệm vụ của quản lý công nợ
Kế toán cần thường xuyên mở sổ để theo dõi các khoản công nợ phát sinh, phân loại theo đối tượng khách hàng và tuổi nợ nhằm giám sát và kiểm tra hiệu quả Đối với nợ phải trả, doanh nghiệp nên duy trì lượng tiền mặt đủ để đáp ứng yêu cầu thanh toán, qua đó nâng cao uy tín với khách hàng và khẳng định tư cách tín dụng trên thị trường.
Lựa chọn các hình thức thanh toán phù hợp với từng quan hệ thanh toán nhằm phát huy được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh
1.3.4 Quản lý công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp và người lao động
Quản lý là quá trình có tổ chức và có mục đích, trong đó chủ thể quản lý tác động trực tiếp và gián tiếp lên đối tượng và khách thể quản lý Mục tiêu của quản lý là sử dụng hiệu quả các tiềm năng và cơ hội của hệ thống để đạt được những mục tiêu đã đề ra, ngay cả trong bối cảnh biến động của các mục tiêu đó.
Quản lý nợ phải thu và nợ phải trả là hoạt động quan trọng của nhà quản lý doanh nghiệp nhằm kiểm soát và duy trì tình hình tài chính ổn định Việc này giúp hạn chế nguồn vốn bị chiếm dụng và tối ưu hóa sử dụng vốn, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Công nợ trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh tình hình tài chính và tài sản nguồn vốn Do đó, quản lý công nợ, đặc biệt là công nợ đối với khách hàng, là một nhiệm vụ cần thiết để duy trì sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Công nợ phải thu khách hàng:
Công nợ phải thu từ khách hàng rất đa dạng và phức tạp, yêu cầu quản lý phải linh hoạt và phù hợp với thực tế Mục tiêu là thu hồi công nợ một cách nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời mà không ảnh hưởng đến doanh số và lợi nhuận Doanh nghiệp cần theo dõi các khoản nợ dựa trên tính chất, đối tượng và thời gian để xây dựng kế hoạch thu nợ hợp lý và có các biện pháp xử lý hiệu quả.
Doanh nghiệp cần phân loại nợ để quản lý hiệu quả, bắt đầu bằng việc mở sổ sách theo dõi công nợ của khách hàng Công việc này thường do bộ phận kế toán thực hiện nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho quá trình thu nợ và lập kế hoạch trả nợ Để đạt được điều này, việc ghi chép cần được thực hiện thường xuyên và liên tục, đồng thời phương pháp hạch toán phải chính xác và khoa học Tình hình nợ của khách hàng thường được theo dõi và quản lý trên nhiều khía cạnh khác nhau.
Quản lý theo đối tượng nợ là quy trình mà doanh nghiệp cần thiết lập sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng mua chịu, nhằm áp dụng chính sách linh hoạt và cụ thể Đối với các khoản nợ phát sinh từ giao dịch mua hàng thường xuyên hoặc có dư nợ lớn, doanh nghiệp nên định kỳ hoặc vào cuối tháng kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
Quản lý nợ hiệu quả, bao gồm nợ bằng tiền, vật tư và hàng hóa, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch thu tiền và nhận hàng đúng hạn Khi khách hàng không thanh toán nợ bằng tiền mặt hoặc séc, mà thực hiện thanh toán bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả, hoặc chuyển vào tài khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ chứng từ hợp pháp và hợp lệ liên quan.
