TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC CÔNG TY CỔ PHẦN NHÂN LỰC QUỐC TẾ HRI Họ và tên sinh viên Trần Thị Thu Huê Mã số sinh viên 1814420053 Lớp Anh 8 – KTQT Khóa 57 Giảng viên hướng dẫn ThS Hồ Thị Hoài Thương Hà Nội, tháng 8 năm 2021 00 MỤC LỤC Danh mục các từ viết tắt DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC 3 1 1 Một số khái niệm cơ bản 3 1 1 1 Nhân lực 3 1.
Một số khái niệm cơ bản
Nhân lực
Nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này gồm có thể lực, trí lực và gồm cả tinh thần …
Thể lực là chỉ số sức khỏe của cơ thể, chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như sức vóc, tình trạng sức khỏe cá nhân, mức sống, thu nhập, chế độ dinh dưỡng, làm việc và nghỉ ngơi, cũng như hệ thống y tế Ngoài ra, thể lực còn phụ thuộc vào giới tính, thời gian làm việc và độ tuổi của mỗi người.
Trí lực là sức suy nghĩ, sự hiểu biết, tài năng và nhân cách của mỗi con người, đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh Trong khi tiềm năng thể lực đã được khai thác triệt để, tiềm năng trí lực vẫn còn nhiều điều bí ẩn và chưa được khai thác hết Đạo đức thể hiện tư tưởng, tình cảm và lối sống của mỗi người, ảnh hưởng đến cách đối xử với đồng nghiệp và xã hội, đồng thời phản ánh quan niệm về nhân dân và đất nước.
Tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng nhân lực là quá trình quan trọng nhằm tìm kiếm và thu hút những ứng viên phù hợp để đáp ứng nhu cầu lao động của doanh nghiệp Mục tiêu chính của tuyển dụng là lựa chọn nhân viên mới sở hữu kiến thức, kỹ năng và động lực phù hợp với yêu cầu công việc, đồng thời hỗ trợ các mục tiêu dài hạn của tổ chức.
Khái niệm tuyển dụng nhân sự bao gồm hai nội dung đó là tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực.
Tuyển mộ là quá trình thu hút ứng viên đến với tổ chức, giúp nhà tuyển dụng lựa chọn và sàng lọc những cá nhân đủ tiêu chuẩn cho vị trí công việc trong công ty.
Tuyển chọn là quá trình đánh giá ứng viên dựa trên các yêu cầu công việc và các tiêu chí khác nhau Quá trình này cần xác định rõ ràng các kỹ năng, kiến thức và đặc điểm cá nhân phù hợp với nhu cầu hiện tại của vị trí cũng như mục tiêu phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Vai trò của việc phân tích hoạt động tuyển dụng nhân lực
Đối với doanh nghiệp
Tuyển dụng hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ lao động lành nghề, năng động và sáng tạo, từ đó đáp ứng tốt nhu cầu hoạt động kinh doanh Quy trình tuyển dụng không chỉ đóng vai trò quan trọng trong quản trị nhân sự mà còn là nền tảng để thực hiện các bước tiếp theo một cách thành công.
Tuyển dụng hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh, bởi vì việc tìm kiếm nhân sự có năng lực và phẩm chất phù hợp sẽ nâng cao hiệu suất làm việc Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả kinh doanh mà còn phát triển đội ngũ nhân viên, đáp ứng tốt hơn các yêu cầu trong bối cảnh toàn cầu hóa.
Chất lượng đội ngũ nhân sự là yếu tố then chốt tạo ra năng lực cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp Việc tuyển dụng nhân lực tốt không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn đóng góp quan trọng vào sự phát triển lâu dài của tổ chức.
“đầu vào” của nguồn nhân lực, nó quyết định đến chất lượng, năng lực, trình độ cán bộ nhân viên, đáp ứng đòi hỏi nhân sự của doanh nghiệp.
Tuyển dụng nhân lực đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp Việc lựa chọn nhân viên không đủ năng lực sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả quản trị và hoạt động kinh doanh, dẫn đến những sản phẩm không đạt yêu cầu công việc.
Tình trạng tuyển dụng nhân viên không phù hợp có thể dẫn đến sự không ổn định trong tổ chức, gây mất đoàn kết và chia rẽ nội bộ, từ đó gây xáo trộn trong doanh nghiệp và lãng phí chi phí kinh doanh Việc sa thải nhân viên không phù hợp không chỉ tốn kém mà còn tạo tâm lý bất an cho các nhân viên còn lại.
Đối với người lao động
Quá trình tuyển dụng nhân lực hiệu quả và khoa học không chỉ giúp người lao động tìm kiếm công việc phù hợp với năng lực và nguyện vọng cá nhân, mà còn tạo điều kiện cho họ hiểu rõ hơn về ngành nghề và chuyên môn đã được đào tạo, từ đó định hướng cho việc tự đào tạo một cách hợp lý.
Đối với xã hội
Tuyển dụng nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc ổn định kinh tế xã hội, cân bằng cung cầu lao động và điều tiết nguồn nhân lực giữa các ngành và địa phương khác nhau Hơn nữa, quá trình này còn giúp giảm tỷ lệ thất nghiệp, hạn chế tệ nạn xã hội và nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân.
Nội dung hoạt động tuyển dụng nhân lực
Nguyên tắc tuyển dụng
Nguyên tắc tuyển dụng là những yêu cầu cơ bản và bắt buộc mà nhà tuyển dụng cần tuân thủ trong quá trình tuyển dụng nhân lực Các nguyên tắc này đảm bảo tính công bằng, minh bạch và hiệu quả trong việc lựa chọn ứng viên phù hợp.
- Một, tuyển dụng nhân lực theo yêu cầu thực tiễn.
Tuyển dụng cần được thực hiện khi có nhu cầu bổ sung nhân lực cho các vị trí còn trống, đặc biệt sau khi đã áp dụng các biện pháp bù đắp mà vẫn không đáp ứng đủ yêu cầu công việc.
- Hai, tuyển dụng khách quan, dân chủ, công bằng.
Để đánh giá ứng cử viên một cách hiệu quả, cần thiết lập các tiêu chí rõ ràng ngay từ đầu Nhà tuyển dụng nên đảm bảo rằng ý kiến đánh giá là khách quan, tránh việc đưa vào các yếu tố chủ quan từ cá nhân hay đồng nghiệp.
- Ba, công tác tuyển dụng diễn ra công khai, minh bạch.
Thông tin tuyển dụng cần được công khai và rõ ràng, bao gồm số lượng, yêu cầu và vị trí tuyển dụng Mọi ứng viên đều có quyền tiếp cận thông tin một cách công bằng và được tạo điều kiện làm việc cũng như cơ hội thăng tiến như nhau.
- Bốn, quá trình tuyển dụng phải phù hợp.
Tuyển dụng cần phải tương thích với mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tổ chức, đồng thời phải phù hợp với khả năng tài chính trong quá trình tuyển mộ, lựa chọn và sử dụng ứng viên Bên cạnh đó, việc tuyển dụng cũng cần xem xét các yếu tố như văn hóa tổ chức và chính sách nhân lực để đảm bảo sự hòa hợp và hiệu quả.
- Năm, cán bộ tuyển dụng cần phải linh hoạt trong quá trình tuyển dụng nhân lực.
Để xây dựng kế hoạch tuyển dụng hiệu quả, công ty cần xác định nguồn và kênh tuyển dụng một cách linh hoạt, không nên cứng nhắc Việc sử dụng các phương pháp đánh giá ứng viên và chi phí phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng nhân lực.
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
1.3.2.1 Nguồn và phương pháp tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng bên trong tổ chức chủ yếu bao gồm cán bộ, công nhân và viên chức đang làm việc tại đây Để khai thác nguồn lực này, tổ chức có thể áp dụng nhiều phương pháp tuyển dụng khác nhau nhằm tìm kiếm và phát triển nhân tài từ chính đội ngũ hiện tại.
Để thu hút ứng viên, hãy gửi thông báo tuyển dụng đến từng đơn vị trong tổ chức, trong đó bao gồm thông tin chi tiết về nhiệm vụ công việc và yêu cầu của vị trí cần tuyển.
Hệ thống giới thiệu nhân viên từ cán bộ và công nhân viên trong tổ chức là một phương thức hiệu quả để thu hút nhân tài Qua kênh này, chúng ta có thể nhanh chóng xác định những ứng viên có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc.
Các tổ chức thường lập "Danh mục các kỹ năng" để thu hút nhân tài, trong đó lưu trữ thông tin về từng cá nhân người lao động Danh mục này bao gồm các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc, kinh nghiệm nghề nghiệp, cùng các yếu tố liên quan đến phẩm chất cá nhân phù hợp với yêu cầu công việc.
Nguồn và phương pháp tuyển dụng bên ngoài tổ chức bao gồm những ứng viên trong độ tuổi lao động không thuộc tổ chức Để thu hút ứng viên từ bên ngoài, tổ chức có thể áp dụng nhiều phương pháp tuyển dụng khác nhau nhằm tìm kiếm những nhân tài phù hợp.
Một, thu hút thông qua sự giới thiệu của các cán bộ công nhân viên trong tổ chức với các mối quan hệ bên ngoài của họ.
Hình thức niêm yết tại các khu công nghiệp và bảng tin ở nơi công cộng rất hiệu quả trong việc tuyển dụng lao động phổ thông.
Ba, thu hút ứng viên qua quảng cáo trên phương tiện thông tin đại chúng là phương pháp hiệu quả khi có nhu cầu tuyển dụng lớn trong thời gian ngắn Doanh nghiệp có thể quảng bá hình ảnh của mình đồng thời Khi thực hiện, cần chú ý đến việc chọn kênh quảng cáo, thời điểm và tần suất phù hợp, cũng như nội dung và hình thức quảng cáo để đạt hiệu quả cao nhất.
Hội chợ việc làm đang trở thành một phương pháp hiệu quả để thu hút ứng viên, cho phép họ gặp gỡ trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng Phương pháp này không chỉ mở rộng khả năng lựa chọn cho ứng viên mà còn giúp các doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận nhiều tài năng hơn Sự tương tác trực tiếp giữa hai bên tạo ra những căn cứ vững chắc để đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn.
Năm, để tìm kiếm ứng viên phù hợp, các tổ chức nên liên hệ trực tiếp với các cơ sở đào tạo như trường đại học, cao đẳng và trung học nghề Phương pháp này thường được sử dụng khi tổ chức cần tuyển dụng đội ngũ nhân lực trẻ, đã được đào tạo bài bản nhưng không yêu cầu kinh nghiệm.
Doanh nghiệp có thể giao việc cho sinh viên thực tập trong quá trình tiếp nhận, từ đó đánh giá khả năng làm việc của họ Nếu sinh viên thể hiện năng lực tốt, doanh nghiệp có thể tuyển dụng họ vào làm việc chính thức Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm nhân sự và đồng thời hiểu rõ hơn về năng lực của sinh viên.
Đối với các vị trí nhân lực thời vụ và công việc đơn giản, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách phát tờ rơi để thu hút nhiều ứng viên.
1.3.2.2 Xác định chi phí tuyển dụng nhân sự
Hoạt động tuyển dụng nhân sự đòi hỏi một khoản chi phí nhất định Trước khi tiến hành tuyển dụng, phòng Hành chính – Nhân sự cần xác định rõ ràng các chi phí liên quan Để làm điều này, công ty cần dựa vào các yếu tố chi phí cụ thể.
+ Lương cho cán bộ tuyển dụng
+ Chi phí văn phòng phẩm cho bộ phận tuyển dụng
+ Chi phí địa điểm ngồi, điện nước, điện thoại cố định, quản lý cơ sở vật chất của bộ phận TD
+ Chi phí truyền thông tuyển dụng - đăng tuyển (các site tuyển dụng mất phí, báo giấy, báo mạng, quảng cáo fb, google)
Chi phí tổ chức sự kiện tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng, và cần phân biệt giữa chi phí truyền thông cho sự kiện với chi phí đăng tin tuyển dụng Bên cạnh đó, chi phí thuê dịch vụ tuyển dụng cũng là một yếu tố cần xem xét để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thu hút nhân tài.
+ Chi phí tiếp ứng viên (khách)
+ Chi phí công của cán bộ chuyên môn hỗ trợ tuyển dụng (trưởng phòng, giám đốc, chuyên gia )
+ Chi phí vận hành website tuyển dụng của công ty (tên miền, host, kỹ thuật)
+ Chi phí lương thử việc của ứng viên
+ Chi phí đào tạo hội nhập (lương theo giờ của cán bộ đào tạo, văn phòng phẩm)
+ Chi phí khác (10% của tổng các chi phí trên).
Tổ chức thực hiện hoạt động tuyển dụng nhân lực
Mục đích chính của giai đoạn tuyển mộ là thu hút số lượng lớn ứng viên cho vị trí cần tuyển trong tổ chức Quy trình tuyển mộ được thực hiện một cách có hệ thống để đảm bảo hiệu quả trong việc tìm kiếm và lựa chọn nhân sự phù hợp.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng của tổ chức xuất phát từ yêu cầu của Giám đốc, đề xuất của phòng Tổ chức-Hành chính và các bộ phận chức năng Để xác định đúng nhu cầu này, tổ chức cần tiến hành phân tích công việc, cung cấp thông tin cần thiết về yêu cầu và đặc điểm của công việc Phân tích công việc là cơ sở để xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc, đồng thời giúp nhà quản trị hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng công việc trong mối tương quan với các công việc khác Điều này hỗ trợ nhà quản trị trong việc trả lời các câu hỏi liên quan đến nhu cầu tuyển dụng.
- Công việc cần tuyển lao động là công việc lâu dài hay tạm thời ?
- Công việc đó đòi hỏi các kiến thức chuyên sâu và đặc biệt nào ?
- Có cần thiết phải tuyển thêm người để thực hiện công việc đó không?
- Nếu có thì người được tuyển dụng có kiêm thêm công việc nào nữa?
- Chức trách, nhiệm vụ và quan hệ với tổ chức như thế nào?
- Những tiêu chuẩn về kiến thức chuyên môn, sức khỏe, kinh nghiệm… của công việc mới đó là gì?
Sau khi doanh nghiệp trả lời chính xác các câu hỏi liên quan, họ có thể xác định cách thực hiện tối ưu, bao gồm việc tuyển dụng nhân sự hoặc áp dụng các phương pháp khác phù hợp với từng thời điểm và cơ hội kinh doanh.
Bước 2 Lập kế hoạch tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng rõ ràng và chi tiết là yếu tố quan trọng giúp tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí Nội dung chính của kế hoạch tuyển dụng bao gồm các bước cụ thể và mục tiêu rõ ràng để hướng dẫn công tác tuyển dụng.
- Xác định đúng số lượng và chất lượng lao động cần tuyển
Để đảm bảo tuyển dụng đủ số lượng và chất lượng nhân lực cho các vị trí còn thiếu, tổ chức cần xác định nguồn tuyển và phương pháp tuyển dụng phù hợp Việc lựa chọn nguồn và phương pháp sẽ dựa trên việc phân tích ưu, nhược điểm của từng nguồn tuyển mộ, từ đó tối ưu hóa quy trình tuyển dụng.
- Xác định nơi tuyển và thời gian tuyển mộ
Địa điểm tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của quá trình tuyển chọn Tùy thuộc vào chất lượng lao động cần thiết, các nhà tuyển dụng cần lựa chọn địa điểm phù hợp Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần xác định rõ ràng thời gian cho quá trình tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng chủ động hơn và đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất.
- Tiến hành thành lập Hội đồng tuyển dụng
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Mục đích của bước này là thu hút nhiều ứng viên từ các nguồn khác nhau để dễ dàng lựa chọn và đạt kết quả mong muốn Để đạt được điều này, cần thực hiện ba bước: thiết kế thông báo, xác định đối tượng mục tiêu và phát hành thông tin tuyển dụng Thiết kế nội dung và hình thức thông báo rất quan trọng để thu hút sự quan tâm của ứng viên Nội dung thông báo cần cung cấp đầy đủ, rõ ràng và chi tiết các thông tin cần thiết.
- Quảng cáo về công ty, công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về uy tín, tính hấp dẫn trong công việc.
- Các chức năng, trách nhiêm, nhiệm vụ chính trong công việc để người xin việc có thể hình dung được công việc mà họ dự định xin tuyển.
- Quyền lợi nếu ứng viên được tuyển như lương bổng, cơ hội được đào tạo, thăng tiến, môi trường làm việc…
- Các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ với công tyTổ chức có thể lựa chọn hình thức thông báo tuyển dụng sau:
- Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng.
- Niêm yết các bản thông báo tại trụ sở doanh nghiệp, nơi đông người qua
- Gửi thông báo đến các trường đào tạo chuyên ngành nhờ giới thiệu các ứng viên phù hợp với tiêu chuẩn cần tuyển
- Kết hợp với các trung tâm tư vấn giới thiệu việc làm để thông báo, tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp.
- Thông báo trên mạng internet, mạng internet đã trở thành một phương tiện phổ biến để thông báo nhu cầu tuyển dụng và việc làm của doanh nghiệp
Mục tiêu của quá trình tuyển chọn là tìm kiếm những ứng viên có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của vị trí công việc Điều này đảm bảo rằng họ có khả năng hòa nhập nhanh chóng vào môi trường làm việc và thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tuyển chọn linh hoạt và phù hợp với đặc thù công việc và yêu cầu tuyển dụng riêng của mình.
Dưới đây là quy trình tuyển chọn điển hình của các doanh nghiệp:
Hình 1-1: Quy trình tuyển chọn
Cụ thể hóa mỗi bước:
Bước 1: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Bước này kiểm tra sự phù hợp của các ứng viên với tiêu chuẩn tuyển dụng, giúp loại bỏ những ứng viên không đủ điều kiện nhằm giảm chi phí cho doanh nghiệp và ứng viên Tất cả hồ sơ xin việc cần được ghi vào sổ và phân loại để dễ dàng sử dụng sau này Việc nghiên cứu và xử lý hồ sơ là cần thiết để loại bỏ các ứng viên không đáp ứng yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng khi có nhiều ứng viên tham gia.
Nghiên cứu hồ sơ ứng viên bao gồm việc xem xét lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc, sau đó so sánh với tiêu chuẩn công việc hiện tại Bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị báo cáo phân tích để đánh giá sự phù hợp của ứng viên với yêu cầu tuyển dụng.
Bước 1: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Bước 5: Phỏng vấn bởi NQL trực tiếp
Bước 6: Thẩm định lại thông tin
Bước 7: Tham quan công việc
Bước 8 trong quy trình tuyển dụng là ra quyết định đánh giá từng ứng viên dựa trên kết quả điều tra và nghiên cứu hồ sơ Sau khi phân tích kỹ lưỡng, sẽ lập danh sách các ứng viên đủ điều kiện tham gia thi trắc nghiệm.
Bước 2: Trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn là phương pháp hiệu quả để tìm kiếm ứng viên xuất sắc Các bài trắc nghiệm và sát hạch giúp đánh giá kiến thức cơ bản và khả năng thực hành của ứng viên Ngoài ra, một số hình thức trắc nghiệm còn đánh giá các khả năng đặc biệt như trí nhớ, sự khéo léo, thể lực, kiến thức, đặc điểm cá nhân, sở thích và thái độ đối với hành vi khác.
Phỏng vấn là cơ hội quan trọng để doanh nghiệp và ứng viên hiểu rõ về nhau, giúp người phỏng vấn đánh giá trực tiếp kiến thức, trình độ và khả năng ứng xử của ứng viên Trong quá trình phỏng vấn, cần chú ý đến phản ứng và khả năng giao tiếp của ứng viên, đồng thời họ cũng có cơ hội tìm hiểu về doanh nghiệp và vị trí công việc Trước khi phỏng vấn, người phỏng vấn nên nghiên cứu kỹ lý lịch của ứng viên để phát hiện các "dấu hiệu" quan trọng và chuẩn bị nội dung phỏng vấn một cách hiệu quả.
Người phỏng vấn cần thu thập thông tin chi tiết về kiến thức, trình độ, kỹ năng và năng lực của ứng viên Họ đánh giá xem ứng viên có những đặc điểm và cá tính phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không, đồng thời xem xét tổng thể về con người ứng viên Điều này bao gồm việc xác định nguyện vọng nghề nghiệp, mục tiêu và khả năng phát triển của ứng viên.
Kiểm tra, đánh giá hoạt động tuyển dụng nhân lực
Để nâng cao độ chính xác trong quyết định tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần hệ thống hóa thông tin ứng viên và phát triển bản tóm tắt về họ Sau khi ký hợp đồng thử việc, NQL cần thực hiện đánh giá kết quả thử việc và người lao động cũng phải tự đánh giá quá trình của mình Nếu kết quả thử việc tích cực, tổ chức sẽ tiến hành ký hợp đồng làm việc chính thức với nhân viên.
Cuối quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển mộ và tuyển chọn Việc này bao gồm phân tích nguồn và phương pháp tuyển dụng, cũng như kết quả đạt được Qua đó, nhà tuyển dụng có thể nhận diện rõ ưu nhược điểm của quy trình, từ đó rút ra kinh nghiệm cho các lần tuyển dụng sau.
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY HRI GIAI ĐOẠN 2018 – 2020
Giới thiệu chung về Công ty HRI
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty HRI
Vào ngày 10 tháng 8 năm 2017, Công ty Cổ phần Nhân sự Quốc tế HRI, viết tắt là Công ty HRI, chính thức được thành lập với sứ mệnh đặc biệt Trụ sở của công ty tọa lạc tại tòa nhà AC, số 78 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội.
Công ty HRI Việt Nam tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên tài năng, đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp Trong bối cảnh ngành công nghệ thông tin đang thiếu hụt nhân lực, HRI Việt Nam ra đời với sứ mệnh trở thành một trong những công ty hàng đầu cung ứng nguồn nhân lực IT cả trong nước và quốc tế.
HRI hướng đến 3 mục tiêu chính:
Cung cấp các dịch vụ có chất lượng tốt nhất dựa trên sự chuyên nghiệp
Chúng tôi cam kết trở thành đối tác tin cậy, hỗ trợ các doanh nghiệp tìm kiếm nhân tài xuất sắc, đồng thời cung cấp những môi trường làm việc lý tưởng cho các ứng viên.
Trở thành cầu nối vững chắc giữa ứng viên và nhà tuyển dụng
HRI sở hữu nguồn dữ liệu IT hàng đầu tại Việt Nam, với đội ngũ kỹ sư IT thông thạo tiếng Nhật và các chuyên gia tư vấn xuất sắc Những giá trị này tạo nền tảng vững chắc cho HRI trở thành đối tác lâu dài của các doanh nghiệp trong ngành CNTT HRI luôn ưu tiên lợi ích của Nhà tuyển dụng và Ứng viên, cung cấp dịch vụ tối ưu giúp khách hàng giải quyết vấn đề nhân sự và tiết kiệm chi phí Đồng thời, HRI cũng thấu hiểu ước mơ của các ứng viên và hỗ trợ họ phát triển kỹ năng cần thiết.
HRI tự hào là đối tác lâu dài của nhiều công ty lớn từ Nhật Bản, Mỹ, Châu Âu và Việt Nam như FPT, Viettel, Framgia, Panasonic, Fujitsu, Co-well, và Nash Tech Với vai trò là công ty chuyên cung cấp giải pháp nhân lực, HRI luôn coi trọng giá trị con người, thể hiện qua phương châm "Con người là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp." Đội ngũ nhân sự của HRI không chỉ tài giỏi mà còn nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm, công ty cam kết tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho họ.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Công ty HRI
Hình 2-2: Cơ cấu tổ chức Công ty HRI
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty HRI
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế theo kiểu chức năng, trong đó tất cả các công việc liên quan đến hoạt động chức năng được nhóm lại thành một bộ phận duy nhất Mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ được phân định rõ ràng, đồng thời có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình hoạt động để đảm bảo hiệu quả công việc.
Ban chức năng bao gồm các bộ phận Kiểm soát nội bộ, Nhân sự, Kế toán và Marketing, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển kinh doanh cũng như báo cáo tài chính của công ty.
Phòng kiểm soát nội bộ là cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong việc điều hành hoạt động kinh doanh cũng như báo cáo tài chính của công ty.
Phòng Hành chính – Nhân sự có nhiệm vụ xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức của công ty, quản lý nhân sự một cách hiệu quả và thực hiện công tác hành chính quản trị nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
Phòng Kế toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của công ty, đồng thời tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán thống kê và quản lý tài chính Nhà nước.
- Phòng Marketing: đưa ra các phương án truyền thông, thu hút khách hàng cho công ty.
Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược phát triển khoa học công nghệ và ứng dụng các công nghệ mới Đồng thời, phòng cũng giám sát hoạt động đầu tư vào máy móc và thiết bị của công ty.
Ban Trợ lí đóng vai trò hỗ trợ cho tổng công ty, chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được phân công Ban này chủ động giải quyết các công việc đã được ủy quyền, đảm bảo thực hiện đúng theo chế độ và chính sách của công ty.
Tại HRI Japan và HRI Singapore, các văn phòng quản lý nhân sự đảm nhận nhiệm vụ tính toán năng suất, lương, thưởng, bảo hiểm và các chế độ ốm đau cho nhân viên.
VTI Academy và IT Navi đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các quy trình và dự án mới của công ty, đặc biệt trong lĩnh vực đào tạo nhân sự công nghệ phần mềm.
2.1.3 Tổng quan về phòng Hành chính - Nhân sự Đây là phòng chức năng giữ vai trò rất quan trọng trong cơ cấu của công ty, quản lý công ty trong lĩnh vực nhân sự nhằm đáp ứng kịp thời và đúng nhất hoạt động công ty, đánh giá năng lực cán bộ nhân viên về hình thức và chất lượng lao động để tham mưu cho Ban lãnh đạo từ đó có sự phân công lao động phù hợp với năng lực nhất.
Hình 2-3: Cấu trúc tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty HRI
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty HRI
Phân tích hoạt động tuyển dụng nhân lực tại Công ty HRI
2.2.1 Nguyên tắc tuyển dụng nhân lực tại Công ty HRI
Công tác tuyển dụng nhân lực tại HRI được thực hiện theo ba nguyên tắc chính: Thứ nhất, đảm bảo tính khách quan và công bằng, tạo cơ hội bình đẳng cho tất cả ứng viên Thứ hai, quy trình tuyển dụng phải liên kết chặt chẽ với nhu cầu nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty, chỉ thực hiện khi thực sự cần thiết Thứ ba, việc tuyển dụng cần phải phù hợp với mục tiêu, tầm nhìn và sứ mệnh mà HRI theo đuổi.
2.2.2 Xây dụng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
2.2.2.1 Nguồn tuyển và phương pháp tuyển dụng tại Công ty HRI Để tuyển nhân sự đạt hiệu quả cao, trong thời gian vừa qua công ty đã áp dụng cả hai nguồn tuyển dụng là nguồn bên trong và bên ngoài công ty Dưới đây là kết quả tuyển dụng của công ty theo nguồn tuyển dụng:
Bảng 2-2: Cơ cấu lao động được tuyển thêm của công ty giai đoạn 2018-2020 Đơn vị: Người
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty HRI
Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài của Công ty HRI
Bảng số liệu cho thấy số hồ sơ thu được từ nguồn tuyển dụng bên ngoài luôn vượt trội so với nguồn nội bộ, với 88.28% tổng số nhân viên được tuyển trong năm 2020 Điều này khẳng định sự chú trọng của công ty đối với nguồn tuyển ngoài Công ty chủ yếu áp dụng các phương pháp tuyển dụng hiệu quả từ nguồn này.
Công ty ưu tiên tuyển dụng thông qua sự giới thiệu từ người thân, bạn bè của cán bộ công nhân viên, phương pháp này đã chứng minh hiệu quả trong 5 năm hoạt động trong lĩnh vực tuyển dụng nhân lực công nghệ phần mềm Đội ngũ nhân viên không chỉ giỏi chuyên môn mà còn tích lũy nhiều kinh nghiệm thực tế và có mối quan hệ rộng rãi trong xã hội, đặc biệt là trong lĩnh vực nghề nghiệp Họ hiểu rõ nhu cầu của tổ chức và có khả năng giới thiệu những ứng viên phù hợp nhất một cách nhanh chóng Phương pháp này đã giúp công ty thu hút nhiều nhân tài, góp phần quan trọng vào sự phát triển của công ty và mở rộng nguồn tuyển dụng.
Công ty thường xuyên đăng thông báo tuyển dụng trên các trang tuyển dụng chính thức, mạng xã hội và các trang web việc làm, giúp thu hút một lượng lớn ứng viên chất lượng Hiện nay, công ty đã tối ưu hóa nguồn tuyển dụng bên ngoài với các phương pháp hợp lý, đảm bảo rằng hầu hết lao động được tuyển đều có khả năng làm việc ngay Hơn nữa, những ứng viên này còn mang đến những phương pháp làm việc sáng tạo, góp phần thúc đẩy sự đổi mới và phát triển của công ty.
Đối với nguồn tuyển dụng bên trong của Công ty HRI
Công ty đặt ưu tiên cao cho việc sử dụng nguồn nhân lực nội bộ trong các vị trí thăng tiến và điều chuyển nhân sự, với tỷ lệ đạt 11,71% so với nguồn tuyển dụng bên ngoài.
2020 Đối với nguồn tuyển này, công ty chủ yếu áp dụng phương pháp tuyển dụng như sau:
Tuyển dụng qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong công ty là một phương pháp hiệu quả, đặc biệt cho các vị trí quản lý Những nhân viên này thường có mối quan hệ rộng và có khả năng đề cử những ứng viên phù hợp về kiến thức và kỹ năng cho công ty.
Khi tuyển dụng, thông tin trong hồ sơ cá nhân được sử dụng để lưu trữ bởi phòng Hành chính - Nhân sự ngay khi nhân viên mới gia nhập công ty Hồ sơ cá nhân bao gồm thông tin cá nhân, bằng cấp, mức lương, khen thưởng và đào tạo Dựa vào những dữ liệu này, cán bộ nhân sự có thể lựa chọn những ứng viên phù hợp cho các vị trí còn trống trong công ty.
Nhờ các phương pháp tuyển dụng hiệu quả, bộ phận nhân sự đã nhận được nhiều hồ sơ từ nhân viên hiện tại có nhu cầu và năng lực phù hợp với các vị trí cần tuyển Các ứng viên từ nguồn nội bộ thường có tỷ lệ trúng tuyển cao do họ đã quen thuộc với công việc và môi trường làm việc của công ty.
2.2.2.2 Xác định chi phí tuyển dụng nhân sự
Công ty không tính chi phí lương của nhân sự phục vụ tuyển dụng vào bảng chi phí tuyển dụng, vì những nhân sự này nhận lương cố định hàng tháng, bất kể có kỳ tuyển dụng hay không.
Kể từ năm 2018, khi trụ sở công ty được mở rộng tại tòa nhà ABC Tower, Công ty đã hoàn toàn cắt giảm chi phí thuê địa điểm tuyển dụng Đồng thời, các chi phí cho phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp, văn phòng phẩm, điện nước, máy lạnh, không gian làm việc, máy vi tính, máy in và điện thoại cũng đã được tối ưu hóa.
2 đến 3 triệu đồng, chiếm 10% đến 15% chi phí tuyển dụng nhân sự.
Chi phí truyền thông cho tuyển dụng hiện nay chủ yếu dựa vào các nguồn miễn phí như mạng xã hội, diễn đàn và hội nhóm ngành nghề Tuy nhiên, công ty cũng đầu tư từ 1,5 đến 2 triệu đồng cho các trang tuyển dụng trực tuyến như Vietnamworks, HRchannels và Careerbuilder Hầu hết các nguồn ứng viên thu phí thường mang lại hiệu quả cao hơn trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp.
Chi phí quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng bao gồm việc duy trì trang web tuyển dụng riêng, tham gia các sự kiện tuyển dụng do đơn vị khác tổ chức, và tự tổ chức sự kiện tuyển dụng Tổng chi phí này sẽ được chia đều cho số đợt tuyển dụng trong năm, trung bình mỗi tháng khoảng 1 triệu đồng trong năm 2020.
Chi phí thuê ngoài dịch vụ tuyển dụng trung bình từ 6-8 triệu đồng mỗi tháng, đặc biệt trong các dự án lớn, Công ty HRI, chuyên cung cấp nguồn nhân lực công nghệ phần mềm, thường phải thuê ngoài do nhân sự không đủ đáp ứng tiến độ công việc Điều này dẫn đến chi phí thuê ngoài chiếm khoảng 35% tổng chi phí hoạt động tuyển dụng của công ty trong năm 2020.
Về chi phí liên lạc đón tiếp ứng viên, công ty HRI thường sẽ dự trù khoảng
300 đến 500 nghìn đồng mỗi tháng.
Chi phí lương thử việc của ứng viên trúng tuyển thường dao động từ 8 đến 9 triệu đồng mỗi tháng trong năm 2020, chiếm khoảng 40% tổng chi phí tuyển dụng nhân sự Trong giai đoạn thử việc kéo dài từ 1 đến 2 tháng, ứng viên nhận lương thử việc tương đương 25% lương cứng, kèm theo các hỗ trợ như tiền ăn trưa và tiền xăng xe.
Đánh giá về hoạt động tuyển dụng nhân lực tại công ty Công ty HRI
2.3.1.1 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Nguồn và phương pháp tuyển dụng
Công ty áp dụng linh hoạt các nguồn và phương pháp tuyển dụng nhân lực, ưu tiên nguồn nội bộ hơn nguồn bên ngoài Các phương pháp tuyển dụng được sử dụng đơn giản và tiết kiệm chi phí, nhưng vẫn đạt hiệu quả cao Cán bộ tuyển dụng sẽ căn cứ vào tình hình tài chính và vị trí công việc để lựa chọn phương pháp phù hợp, với từng nguồn tuyển có cách thức khác nhau Cách làm này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho công ty.
Chi phí tuyển dụng của công ty được quản lý hiệu quả với thời gian tuyển dụng kéo dài trung bình khoảng 02 tháng, từ khi xác định nhu cầu đến khi hoàn tất Về mặt tài chính, chi phí tuyển dụng dao động từ 18 triệu đến 25 triệu đồng mỗi tháng nhờ vào phương pháp thu hút nhân lực hợp lý và tiết kiệm Công ty đã khai thác tốt thời gian và nguồn tài chính, tránh tình trạng kéo dài thời gian tuyển dụng gây lãng phí, điều này rất đáng quý vì không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách sử dụng hợp lý nguồn lực cho tuyển dụng, dẫn đến chi phí cao và tốn kém.
2.3.1.2 Tổ chức hoạt động tuyển dụng
Công ty HRI đã xây dựng quy trình tuyển dụng rõ ràng cho từng đối tượng lao động, từ công nhân đến nhân viên văn phòng và cán bộ quản lý Quy trình này được điều chỉnh theo đặc thù của từng nhóm, với quy trình đơn giản hơn cho thực tập sinh do số lượng lớn và yêu cầu không quá cao, trong khi quy trình nghiêm ngặt hơn cho nhân viên văn phòng và cán bộ quản lý với yêu cầu chuyên môn cao Nhờ vào quy trình tuyển dụng đã được thiết lập, công tác tuyển dụng nhân lực tại HRI trở nên hiệu quả, giúp cán bộ tuyển dụng dễ dàng lựa chọn ứng viên phù hợp, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý và thực tế sản xuất.
Trong giai đoạn tuyển chọn, công ty thực hiện phỏng vấn một cách khoa học và công bằng, đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí thống nhất của Hội đồng phỏng vấn Nhằm tìm kiếm nhân viên có năng lực, phẩm chất và đạo đức phù hợp, công ty đã chọn phương pháp phỏng vấn trực tiếp Hội đồng phỏng vấn bao gồm những người có thẩm quyền như Giám đốc, trưởng bộ phận nhân sự và trưởng phòng Hành chính – Nhân sự để đảm bảo quy trình diễn ra minh bạch và hiệu quả.
2.3.1.3 Kiểm tra đánh giá hoạt động tuyển dụng
Việc kiểm tra và đánh giá hoạt động tuyển dụng là yếu tố quan trọng giúp nhà tuyển dụng và ứng viên cân nhắc sự phù hợp lẫn nhau Công ty HRI đã áp dụng quy trình này để đưa ra quyết định chính xác trong việc ký hợp đồng với ứng viên, từ đó đảm bảo chất lượng nhân viên mới đạt yêu cầu công việc Tỷ lệ tiếp nhận chính thức so với số người thử việc của công ty đạt 92% qua các năm, cho thấy sự hiệu quả trong việc tuyển chọn Nhân viên mới hàng năm đều đáp ứng yêu cầu công việc, giúp giảm chi phí và thời gian đào tạo Kết quả đánh giá sau thời gian thử việc cho thấy 26% nhân viên được đánh giá xuất sắc, 50% tốt, và 24% khá, không có nhân viên nào yếu kém Điều này chứng tỏ công tác kiểm tra và đánh giá tuyển dụng của công ty đã thành công trong việc chọn đúng người, đúng việc và đúng thời điểm.
2.3.2 Hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân
2.3.2.1 Hạn chế còn tồn tại
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
- Về xác định nhu cầu tuyển dụng
Việc phân tích công việc là yếu tố quan trọng trong xác định nhu cầu tuyển dụng, nhưng Công ty HRI chưa chú trọng đến vấn đề này Phân tích công việc giúp nhà quản trị hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng chính xác hơn Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác này tại Công ty HRI vẫn chưa được lãnh đạo quan tâm, dẫn đến các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân lực còn rất sơ sài.
- Về phương pháp tuyển dụng
Áp dụng phương pháp tuyển dụng qua sự giới thiệu của nhân viên trong công ty có thể dẫn đến việc đánh giá ứng cử viên không khách quan và công bằng do ảnh hưởng của mối quan hệ quen biết Bên cạnh đó, sự thiếu đa dạng trong phương pháp tuyển dụng khiến công ty gặp khó khăn trong việc thu hút lao động có trình độ chuyên môn cao.
Việc đăng tin tuyển dụng trên website công ty không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn phù hợp với cả nguồn ứng viên nội bộ và bên ngoài Tuy nhiên, cán bộ tuyển dụng vẫn chưa khai thác và tận dụng hiệu quả phương tiện này.
Tổ chức thực hiện tuyển dụng
Một trong những khó khăn mà công ty đang gặp phải là thiếu các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự tuyển đồng bộ và thống nhất Điều này khiến nhân viên tuyển dụng gặp khó khăn trong việc đánh giá hồ sơ ứng viên, chủ yếu dựa vào sự hiểu biết và ý kiến chủ quan của người đánh giá Đặc biệt, các tiêu chí như đạo đức và tác phong trong công việc thường bị đánh giá một cách chủ quan, thiếu sự khách quan và minh bạch.
Quy trình tuyển dụng nhân lực hiện tại cần được cải thiện, vì việc định hướng nhân viên mới không nên nằm trong quy trình tuyển dụng Tuyển dụng chỉ bao gồm việc tuyển mộ và chọn lọc nhân lực, trong khi công tác định hướng thuộc về việc bố trí và sắp xếp nhân lực.
Việc kiểm tra sức khỏe của ứng viên trúng tuyển chưa được chú trọng đúng mức, khi công ty chỉ dựa vào giấy khám sức khỏe trong hồ sơ, mà thường không phản ánh chính xác tình trạng sức khỏe hiện tại của ứng viên Điều này có thể ảnh hưởng lớn đến chế độ đãi ngộ lao động sau này, đặc biệt là vấn đề bảo hiểm.
Công ty HRI không tiến hành xác minh độ chính xác của hồ sơ ứng viên, dẫn đến việc thông tin chỉ dựa trên sự tự nộp của ứng viên mà không có sự kiểm tra từ phía công ty Điều này có thể gây ra một số thiếu sót trong hồ sơ ứng viên.
Kiểm tra, đánh giá hiệu quả quá trình tuyển dụng
Sau khi hoàn tất quá trình tuyển dụng, công ty thường dành ít thời gian cho việc đánh giá lại quy trình này Việc đánh giá chủ yếu mang tính hình thức, dẫn đến việc không phát hiện được những ưu điểm và hạn chế thực sự mà công ty gặp phải Hệ quả là những nhược điểm vẫn lặp lại trong nhiều lần tuyển dụng tiếp theo.
Một, ban lãnh đạo công ty chưa thực sự quan tâm công tác tuyển dụng, trách nhiệm tuyển dụng chủ yếu vẫn là của phòng Hành chính – Nhân sự
Đội ngũ cán bộ phòng Hành chính – Nhân sự chủ yếu là những nhân viên trẻ, tuy có nền tảng đào tạo tốt nhưng thiếu kinh nghiệm thực tiễn trong tuyển dụng Điều này đã ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình tuyển dụng nhân lực tại công ty.
Hiện nay, công tác quản trị nguồn nhân lực của công ty cần phải đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong bối cảnh thị trường phát triển nhanh chóng Nếu công ty không đổi mới trong quy trình tuyển dụng và khắc phục những hạn chế hiện tại, điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng nguồn nhân lực và sự phát triển bền vững của công ty.
