NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Một số vấn đề chung về thanh toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên (cá nhân, công ty hoặc tổ chức) sang bên khác, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý.
Các phương thức thanh toán đã phát triển từ hình thức hàng đổi hàng cổ xưa đến nhiều lựa chọn hiện đại như tiền mặt, chuyển khoản, tín dụng, ghi nợ, séc, Bitcoin và các loại tiền mã hóa Trong giao dịch thương mại, thanh toán thường kèm theo hóa đơn và biên nhận, và trong các giao dịch phức tạp, nó còn bao gồm chuyển cổ phiếu và các dàn xếp khác giữa các bên.
1.1.2 Đặc điểm của nghiệp vụ thanh toán
Các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến nhiều đối tượng và thường xuyên phát sinh, do đó cần theo dõi chi tiết từng đối tượng thanh toán để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Thanh toán đóng vai trò quan trọng trong tình hình tài chính của doanh nghiệp, do đó, cần thiết phải có các quy định nghiêm ngặt để đảm bảo quy trình này được thực hiện đúng cách Việc giám sát và quản lý thường xuyên là cần thiết để đảm bảo các quy tắc thanh toán được tôn trọng và duy trì sự ổn định tài chính cho doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra trong cả quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa đầu vào và quá trình tiêu thụ sản phẩm Đối với doanh nghiệp thương mại, các nghiệp vụ này đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ chu trình kinh doanh, bao gồm cả việc mua hàng và bán hàng.
1.1.3 Vai trò của nghiệp vụ thanh toán
Quan hệ thanh toán không chỉ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp mà còn là nền tảng cho quản lý tài chính hiệu quả Đảm bảo hoạt động thanh toán diễn ra linh hoạt và hợp lý sẽ nâng cao khả năng thanh toán cũng như hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP
Một số vấn đề chung về thanh toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên (cá nhân, công ty hoặc tổ chức) sang bên kia, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính chất pháp lý ràng buộc.
Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng, từ hình thức cổ xưa như hàng đổi hàng đến các phương thức hiện đại như tiền mặt, chuyển khoản, tín dụng, ghi nợ, séc, Bitcoin và các loại tiền mã hóa Trong giao dịch thương mại, thanh toán thường đi kèm với hóa đơn và biên nhận, và trong các giao dịch phức tạp, nó còn bao gồm chuyển cổ phiếu và các dàn xếp khác giữa các bên.
1.1.2 Đặc điểm của nghiệp vụ thanh toán
Các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến nhiều đối tượng và thường xuyên phát sinh, do đó cần theo dõi chi tiết từng đối tượng thanh toán để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Thanh toán đóng vai trò quan trọng trong tình hình tài chính của doanh nghiệp, do đó, cần có các quy định nghiêm ngặt để đảm bảo tính tuân thủ Việc giám sát và quản lý thường xuyên là cần thiết để duy trì sự tôn trọng đối với các quy tắc thanh toán.
Các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến quá trình mua vật tư và hàng hóa đầu vào, cũng như quá trình tiêu thụ sản phẩm Đối với doanh nghiệp thương mại, các nghiệp vụ này đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ chu trình kinh doanh, từ việc mua hàng cho đến việc bán hàng.
1.1.3 Vai trò của nghiệp vụ thanh toán
Quan hệ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đồng thời là nền tảng cho công tác quản lý tài chính hiệu quả Đảm bảo hoạt động thanh toán diễn ra linh hoạt và hợp lý sẽ giúp nâng cao khả năng thanh toán và cải thiện hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng, vì nó cung cấp thông tin cần thiết cho quản trị tài chính, bao gồm số tiền nợ, tuổi nợ và tình hình thanh toán Những thông tin này giúp các nhà lãnh đạo xây dựng chính sách thu hồi nợ và cân đối tài chính hiệu quả Kế toán không chỉ là công cụ quản lý các khoản phải thu, phải trả mà còn đảm bảo rằng mọi nghiệp vụ đều được ghi chép chính xác, từ đó giúp giám đốc có biện pháp kịp thời trong việc chi trả và thu hồi nợ Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tự chủ về tình hình thanh toán mà còn duy trì mối quan hệ tốt với đối tác, nâng cao uy tín và sức cạnh tranh Do đó, hoạt động thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính và sự ổn định của doanh nghiệp.
1.1.4 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán a) Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán đƣợc chia làm hai loại :
Thanh toán các khoản phải thu là quá trình xử lý các khoản nợ từ cá nhân và tổ chức đối với doanh nghiệp, bao gồm tiền mua sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ chưa thanh toán Nợ phải thu được ghi chép chi tiết theo từng đối tượng và nội dung, cũng như từng lần thanh toán Ngược lại, thanh toán các khoản phải trả liên quan đến nợ phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm nợ vay, nợ người bán, và các khoản phải nộp cho Nhà nước, công nhân viên và các tổ chức khác.
- Thanh toán bên trong doanh nghiệp: Thanh toán tiền lương, thanh toán nội bộ, …
- Thanh toán bên ngoài doanh nghiệp: thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp, đối tác liên doanh, … c) Căn cứ theo đối tƣợng thanh toán:
Nghiệp vụ thanh toán với người bán diễn ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa và dịch vụ giữa doanh nghiệp và người bán Hoạt động này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước, tạo ra mối quan hệ nợ nần Khi doanh nghiệp mua chịu, nợ phải trả sẽ phát sinh, trong khi đó, nếu doanh nghiệp ứng trước tiền hàng, sẽ có khoản phải thu từ người bán.
Quan hệ thanh toán với khách hàng xuất hiện khi doanh nghiệp cung cấp vật tư, hàng hoá, tài sản hoặc dịch vụ theo hình thức trả trước Phương thức bán hàng này thường diễn ra trong các giao dịch bán buôn hoặc qua các đại lý của doanh nghiệp.
Thanh toán nội bộ là mối quan hệ tài chính diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp, bao gồm các giao dịch giữa doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên, cũng như giữa doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc Các hoạt động này liên quan đến việc phân phối vốn, thu hộ, chi hộ lẫn nhau và thực hiện mua bán nội bộ.
Doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ thanh toán với ngân sách nhà nước, bao gồm thuế và các khoản phí khác Các khoản thanh toán này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng thường bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, cùng với các phí và lệ phí liên quan Thời điểm thanh toán cũng là yếu tố quan trọng cần lưu ý.
Thanh toán trước là phương thức mà khách hàng chi trả tiền trước cho doanh nghiệp, đảm bảo giao dịch sẽ diễn ra Doanh nghiệp hưởng lợi từ việc chắc chắn bán được hàng và thu tiền, trong khi khách hàng có thể thiệt thòi vì bị chiếm dụng vốn mà chưa nhận hàng Tuy nhiên, khách hàng có cơ hội mua hàng với mức giá ưu đãi hơn và giảm thiểu rủi ro khi giá hàng hóa biến động.
Khi bên bán giao hàng cho bên mua, bên mua có trách nhiệm thanh toán ngay lập tức Hình thức thanh toán này thường được áp dụng trong các trường hợp mà các đối tác chưa hoàn toàn tin tưởng lẫn nhau, hoặc khi giao dịch liên quan đến những mặt hàng có giá trị nhỏ, người mua sẽ thực hiện việc thanh toán ngay khi nhận hàng.
Thanh toán chậm là hình thức mà người mua sẽ thanh toán cho người bán sau khi đã nhận đủ hàng, theo thỏa thuận đã định Hình thức này thường áp dụng giữa những đối tác quen thuộc, giúp người bán có cơ hội bán được nhiều hàng hơn, mặc dù họ sẽ bị chiếm dụng vốn trong thời gian này Hiện nay, thanh toán chậm và thanh toán trước là hai hình thức chủ yếu, tạo ra các khoản phải thu và phải trả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Một số vấn đề về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm về kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán là quá trình lập chứng từ thu chi trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi và quản lý dòng tiền cũng như hoạch toán các giao dịch kinh tế phát sinh Công việc này bao gồm việc thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến dòng tiền với các đối tượng trong và ngoài công ty.
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
- Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán thích hợp với từng đối tƣợng khách hàng nhà cung cấp của công ty
- Theo dõi kịp thời biến động về khả năng thanh toán của công ty, khách hàng cũng nhƣ nhà cung cấp
- Phản ánh đầy đủ các quan hệ kinh tế - pháp lý phát sinh trong quá trình thành lập, hoạt động, tổ chức lại công ty
- Lập báo cáo kế toán trung thực, kịp thời và chính xác
Tổ chức thanh toán khoa học cho các hoạt động thu, chi, tiền mặt, chuyển khoản và công nợ nhằm đảm bảo tính kịp thời và chính xác, phục vụ hiệu quả cho mọi hoạt động của đơn vị.
Tổ chức công tác thông tin nội bộ và phân tích hoạt động kinh tế là nhiệm vụ quan trọng Cần hướng dẫn các phòng ban và phân xưởng trong việc áp dụng các chế độ thanh toán một cách hiệu quả.
Thực hiện kiểm tra định kỳ và có hệ thống các chế độ quản lý kinh tế - tài chính trong đơn vị là rất quan trọng Cần tập hợp và kiểm soát chứng từ một cách chặt chẽ trước khi thực hiện các hoạt động thu, chi và thanh toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
1.2.3 Yêu cầu quản lý và nguyên tắc của kế toán thanh toán
+ Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu:
Nợ phải thu được ghi chép chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời theo dõi từng lần thanh toán Đối tượng phải thu chủ yếu là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp liên quan đến sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cung cấp.
- Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng)
Kế toán cần phân loại các khoản nợ thành nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi và nợ không có khả năng thu hồi Việc này giúp xác định số trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, đồng thời có biện pháp xử lý hiệu quả đối với các khoản nợ không thu hồi được.
+ Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả:
Nợ phải trả cho người bán và người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng Đối tượng phải trả bao gồm người bán, nhà cung cấp và các cá nhân có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp trong lĩnh vực bán hàng và cung cấp dịch vụ Trong hạch toán chi tiết, tài khoản này cũng phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc nhà cung cấp nhưng vẫn chưa nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Không phản ánh các nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán ngay (tiền mặt, séc)
Những vật tư, hàng hóa và dịch vụ đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn vào cuối tháng sẽ được ghi sổ theo giá tạm tính Khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán, cần điều chỉnh về giá thực tế Điều này cũng áp dụng cho các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước.
Nghiệp vụ thanh toán đối với Nhà nước là nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản khác vào ngân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm Doanh nghiệp cần đảm bảo việc nộp đầy đủ và đúng hạn các khoản phải nộp để tuân thủ pháp luật và góp phần vào sự phát triển kinh tế.
- Doanh nghiệp phải chủ động tính toán, xác định và kê khai số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác cho Nhà nước
- Có nghĩa vụ nộp các khoản phải nộp cho Nhà nước đúng hạn theo đúng quy định của Pháp luật
+ Đối với nghiệp vụ thanh toán cho người lao động
Lao động đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của doanh nghiệp Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, cần có đội ngũ nhân viên Do đó, việc thiết lập các thỏa thuận hợp lý về tiền lương, thưởng và thời gian làm việc là cần thiết, nhằm đảm bảo lợi ích cho cả người lao động và doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ và đúng hạn cho người lao động dựa trên công sức họ bỏ ra, trong khi người lao động cũng cần nghiêm túc thực hiện công việc và tôn trọng các thỏa thuận đã ký kết.
- Nếu một trong hai bên vi phạm điều khoản trong hợp đồng đã ký kết thì sẽ phải chịu trách nhiệm với đối phương theo đúng thỏa thuận
Để quản lý hiệu quả việc đi làm của người lao động, cần lập bảng chấm công hàng ngày nhằm theo dõi sát sao tình hình làm việc của từng nhân viên.
Kế toán cần ghi chép và phản ánh một cách trung thực, kịp thời và đầy đủ về tình hình lao động hiện có cũng như sự biến động về số lượng lao động.
1.3.3.2 Nguyên tắc kế toán các nghiệp vụ thanh toán Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc:
* Thanh toán với khách hàng:
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời theo dõi kỳ hạn thu hồi và ghi chép cho từng lần thanh toán.
Trong hạch toán chi tiết tài khoản phải thu, kế toán phân loại các khoản nợ thành nợ có khả năng trả đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thu hồi được Việc này giúp xác định số trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và áp dụng các biện pháp xử lý phù hợp đối với những khoản nợ không thể thu hồi.
Kế toán thanh toán với khách hàng
1.3.1 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng xảy ra khi doanh nghiệp tiến hành bán sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ theo hình thức bán chịu, hoặc khi khách hàng thanh toán trước tiền hàng.
Nợ phải thu là một phần tài sản của doanh nghiệp, thể hiện quyền nhận tiền, sản phẩm hoặc hàng hóa từ khách hàng, tổ chức và cá nhân khác trong quá trình kinh doanh.
Trong quá trình kinh doanh, khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ mà chưa nhận được thanh toán, sẽ hình thành khoản nợ phải thu Khoản nợ này cũng có thể phát sinh từ các trường hợp như bồi thường, cho mượn vốn tạm thời, hoặc khoản ứng trước cho người bán Do đó, nợ phải thu được coi là tài sản của doanh nghiệp do bên thứ ba nắm giữ.
- Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tƣợng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán
Tất cả các khoản nợ phải thu của đơn vị cần được kế toán ghi chép chi tiết theo từng đối tượng và từng nghiệp vụ thanh toán Số nợ phải thu trên tài khoản tổng hợp phải khớp với tổng số nợ phải thu trên các tài khoản chi tiết của từng con nợ.
- Trong kế toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời
Hợp đồng kinh tế là văn bản pháp lý ký kết giữa công ty và bên mua, quy định rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên Hợp đồng này không chỉ là căn cứ xác định tính hợp lệ của giao dịch thanh toán mà còn xác minh tính thực tế của nghiệp vụ Ngoài ra, hợp đồng còn ghi rõ số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề liên quan khác.
Hóa đơn bán hàng, hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, được lập thành ba liên: liên 1 lưu lại cuống, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 được chuyển lưu để làm chứng từ ghi sổ.
Phiếu xuất kho được lập bởi phòng kế toán thành 3 liên, có chữ ký của người yêu cầu và người phụ trách cung ứng Người yêu cầu sẽ mang phiếu xuống kho để nhận hàng hóa, trong khi thủ kho sẽ ghi nhận số lượng hàng hóa vào cột số lượng thực xuất.
Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để căn cứ ghi sổ
Giấy báo có là tài liệu do ngân hàng phát hành khi khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của công ty, thông báo cho công ty về số tiền đã được ghi có.
Phiếu thu tiền là tài liệu do kế toán lập khi có nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt Phiếu này được lập thành ba liên, bao gồm chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng Một liên sẽ được giao cho người nộp tiền, một liên lưu lại tại cuống, và liên còn lại sẽ được thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ.
Khi khách hàng thực hiện thanh toán ngay, kế toán sẽ không ghi nhận qua tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng mà sẽ hạch toán trực tiếp vào tài khoản 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt, hoặc tài khoản 112 nếu thanh toán bằng chuyển khoản.
TGNH, đồng thời ghi tăng các tài khoản liên quan nhƣ: TK 511, TK 711, TK
* Trường hợp khách hàng trả trước hoặc trả sau, kế toán sử dụng tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng Kết cấu của tài khoản 131 là:
(Theo TT 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Tài Chính)
Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng
- Số tiền phải thu từ khách hàng mua chịu vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp
- Số tiền thu thừa của khách đã trả lại
- Nợ phải thu từ khách hàng tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng
- Số nợ phải thu từ khách hàng đã thu đƣợc
- Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá, chiết khấu, hoặc do khách hàng trả lại hàng đã bán
- Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng
- Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm
Số Dƣ Nợ: Số tiền còn phải thu từ khách hàng
Số Dƣ Có: Số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hang
Tài khoản này ghi nhận các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán từ khách hàng đối với doanh nghiệp liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và dịch vụ cung cấp Mỗi khoản nợ được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng cụ thể, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản phải thu.
Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được trình bày ở sơ đồ sau (Sơ đồ 1.1)
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ phương pháp kế toán phải thu của khách hàng
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ [3]
Kế toán thanh toán với nhà cung cấp
1.4.1 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán
Trong mối quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa và dịch vụ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, nghiệp vụ thanh toán là một phần quan trọng Kế toán có nhiệm vụ theo dõi và quản lý các khoản phải trả cho nhà cung cấp, đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong các giao dịch tài chính.
Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng khoản phải trả,từng đơn mua hàng và từng lần thanh toán
Mọi khoản nợ phải trả của đơn vị cần được kế toán ghi chép chi tiết theo từng đối tượng và từng nghiệp vụ thanh toán Số nợ phải trả trên tài khoản tổng hợp phải khớp với tổng số nợ phải trả trên tài khoản chi tiết của các chủ nợ.
Thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các công nợ cho các chủ nợ, tránh gây ra tình trạng dây dƣa kéo dài thời hạn trả nợ
Trong quá trình mua hàng, cần phải có các chứng từ quan trọng như hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ) Những tài liệu này không chỉ giúp xác minh giao dịch mà còn đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong quá trình mua sắm.
- Chứng từ ứng trước tiền : phiếu thu do người bán lập
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: phiếu chi, giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi, séc
Doanh nghiệp cần lựa chọn số lượng và loại chứng từ phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý của mình Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng chứng từ không có trong quy định hiện hành để thuận lợi hóa công tác thanh toán, cần phải có văn bản cho phép từ Nhà nước.
Khi doanh nghiệp thực hiện mua hàng và thanh toán ngay cho người bán, kế toán sẽ không sử dụng tài khoản 331 - Phải trả người bán Thay vào đó, kế toán sẽ ghi nhận trực tiếp vào tài khoản 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc tài khoản 112 nếu thanh toán qua ngân hàng Đồng thời, các tài khoản liên quan như TK 152 cũng sẽ được ghi tăng tương ứng.
* Trường hợp doanh nghiệp trả trước hoặc trả sau kế toán sử dụng tài khoản 331- Phải trả người bán
Tài khoản 331 - Phải trả người bán
(Theo TT 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Tài Chính)
- Số tiền đã trả cho người bán
- Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu
- Số nợ đƣợc giảm do hàng mua trả lại người bán
- Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng
- Xử lý nợ không có chủ
- Số tiền phải trả cho người bán
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
Số dƣ bên Nợ (nếu có): Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán
Số dƣ bên Có : Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu
-Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán
Khi lập bảng Cân đối kế toán, kế toán cần lấy số dư chi tiết từ từng đối tượng được phản ánh trong tài khoản để ghi vào hai chỉ tiêu "tài sản" và "nguồn vốn".
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp đối với người bán vật tư và nhà cung cấp theo hợp đồng kinh tế đã ký Đồng thời, tài khoản cũng phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ đối với người nhận thầu xây lắp chính và phụ Mỗi đối tượng phải trả sẽ được theo dõi riêng biệt trong tài khoản này.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác liên quan nhƣ: TK 111, TK
Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được trình bày ở sơ đồ hạch toán thanh toán với nhà cung cấp (Sơ đồ 1.2)
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ phương pháp kế toán phải trả cho người bán
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ [3]
Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán đối với khách hàng và nhà cung cấp
1.5.1 Một số vấn đề về công nợ
Công nợ trong doanh nghiệp bao gồm hai loại chính: công nợ phải thu và công nợ phải trả Những khoản công nợ này có tác động đáng kể đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khả năng thanh khoản và quản lý tài chính tổng thể.
Công nợ phải thu là tổng hợp tài sản hoặc tiền vốn của doanh nghiệp đang bị chiếm dụng bởi các đơn vị hoặc cá nhân khác, và doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi số nợ này.
Công nợ phải trả là nguồn vốn kinh doanh do doanh nghiệp vay mượn từ bên ngoài, bao gồm tiền nợ từ các tổ chức, cá nhân mà doanh nghiệp có nghĩa vụ hoàn trả.
Quản lý công nợ là quá trình theo dõi và kiểm soát các khoản nợ phải thu và phải trả, bao gồm tình hình phát sinh, số lượng, thời hạn và giá trị Dựa trên dữ liệu quản lý, việc lập báo cáo định kỳ về tình hình thanh toán công nợ giúp nhà quản lý xây dựng các kế hoạch thanh toán hợp lý, từ đó nâng cao hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.
1.5.2 Phân tích tình hình công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấ p Để phân tích tình hình công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp ta sử dụng một số chỉ tiêu phân tích sau:
* Tỷ lệ các khoản nợ phải thu khách hàng trong tổng nợ phải thu:
Tỷ lệ nợ phải thu của khách hàng trong tổng nợ phải trả (%)
Tổng số nợ phải thu khách hàng
Chỉ tiêu này đánh giá tỷ lệ nợ phải thu của khách hàng trong tổng nợ phải thu của doanh nghiệp Nếu tỷ lệ này lớn hơn 100%, điều đó cho thấy vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng nhiều hơn số vốn mà doanh nghiệp đã chiếm dụng Ngược lại, nếu tỷ lệ nhỏ hơn 100%, nghĩa là vốn doanh nghiệp bị chiếm dụng ít hơn số vốn đã chiếm dụng.
* Tỷ lệ nợ phải trả nhà cung cấp trong tổng nợ phải trả
Tỷ lệ nợ phải trả nhà cung cấp trong tổng nợ phải trả (%)
Tổng số nợ phải trả nhà cung cấp
Tổng nợ phải trả là chỉ tiêu quan trọng phản ánh ảnh hưởng của công nợ phải trả nhà cung cấp đối với tổng nợ của doanh nghiệp Đây là nguồn vốn tín dụng giá rẻ, vì vậy doanh nghiệp cần tận dụng hiệu quả Khi tỷ lệ công nợ này thấp, doanh nghiệp có cơ hội xây dựng kế hoạch tăng cường huy động vốn từ các đối tượng này để phát triển kinh doanh.
*Hệ số khoản nợ phải thu khách hàng so với các khoản phải trả nhà cung cấp
Hệ số khoản nợ phải thu khách hàng so với các khoản phải trả nhà cung cấp
Tổng số nợ phải thu của khách hàng
Tổng nợ phải trả nhà cung cấp
Nội dung: Hệ số này phản ánh các khoản công ty bị chiếm dụng so với các khoản đi chiếm dụng
Nếu hệ số này < 1 số vốn công ty bị chiếm dụng nhỏ hơn số vốn công ty đi chiếm dụng
Nếu hệ số này > 1 số vốn công ty bị chiếm dụng lớn hơn số vốn công ty đi chiếm dụng
* Số vòng luân chuyển các khoản nợ phải thu của khách hàng
Số vòng luân chuyển các khoản phải thu( vòng)
Số dƣ bình quân nợ phải thu khách hàng Trong đó
Số dƣ bình quân nợ phải thu của khách hàng
Tổng số dƣ nợ phải thu khách hàng đầu kỳ + cuối kỳ
Chỉ tiêu này thể hiện số vòng quay của các khoản phải thu trong kỳ kinh doanh, với mục tiêu là đạt được số vòng luân chuyển lớn Điều này cho thấy khả năng thu hồi các khoản phải thu từ khách hàng diễn ra nhanh chóng, giúp giảm thiểu vốn bị chiếm dụng, phản ánh hiệu quả của công tác quản lý nợ phải thu Để đánh giá mức độ vốn bị chiếm dụng, người ta còn sử dụng chỉ tiêu kỳ thu tiền bình quân.
1.5.3 Phân tích tình hình thanh toán cho khách hàng và nhà cung cấ p
* Hệ số khả năng thanh toán tổng quát:
Hệ số khả năng thanh toán tổng quát
Hệ số này phản ánh khả năng thanh toán chung của doanh nghiệp Hệ số này càng lớn, khả năng thanh toán càng cao
*Hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn
Khả năng thanh toán hiện hành của doanh nghiệp là tỷ lệ giữa tổng tài sản lưu động và nợ ngắn hạn Chỉ số này phản ánh khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn.
Hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn
Hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn phản ánh khả năng của công ty trong việc thanh toán các khoản nợ ngắn hạn bằng tài sản ngắn hạn Chỉ tiêu này đo lường khả năng thanh toán tạm thời các khoản nợ có thời gian dưới 1 năm bằng các tài sản có thể chuyển đổi trong thời gian ngắn Trị số của hệ số này càng cao, cho thấy khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp càng tốt, và ngược lại.
*Hệ số khả năng thanh toán nhanh
Tùy mức độ kịp thời của việc thanh toán nợ hệ số khả năng thanh toán nhanh có thể đƣợc xác định theo công thức:
Hệ số khả năng thanh toán nhanh
Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho
Hệ số khả năng thanh toán nhanh là chỉ số quan trọng phản ánh khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp bằng các tài sản có thể chuyển đổi nhanh thành tiền, không bao gồm hàng tồn kho do tính thanh khoản thấp của nó Hệ số này càng cao cho thấy khả năng thanh toán hiện hành của công ty càng tốt, với mức biến động thường từ 0,5 đến 1.
* Hệ số khả năng thanh toán tức thời
Chỉ tiêu khả năng thanh toán tức thời chỉ xem xét các khoản có thể sử dụng để thanh toán nhanh nhất đó là tiền
Hệ số khả năng thanh toán tức thời
Tiền và các khoản tương đương tiền
Hệ số thanh toán tức thời thường dao động từ 0,5 đến 1, nhưng để đánh giá giá trị của chỉ số này ở một doanh nghiệp cụ thể, cần xem xét bản chất và điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp đó Nếu hệ số này quá thấp, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thanh toán nợ.
* Hệ số khả năng thanh toán dài hạn:
Hệ số khả năng thanh toán dài hạn
Tổng nợ dài hạn là chỉ số phản ánh khả năng thanh toán các khoản nợ dài hạn dựa trên giá trị còn lại của tài sản cố định.
* Hệ số khả năng thanh toán lãi vay:
Hệ số khả năng thanh toán lãi vay
Lợi nhuận trước thuế và lãi vay
Hệ số khả năng trả lãi phản ánh khả năng của doanh nghiệp trong việc thanh toán lãi vay Nếu tỷ số này lớn hơn 1, công ty có khả năng trả lãi vay đầy đủ Ngược lại, nếu tỷ số nhỏ hơn 1, điều này cho thấy công ty có thể đã vay quá nhiều hoặc hoạt động kinh doanh không hiệu quả, dẫn đến lợi nhuận không đủ để chi trả lãi vay.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DINH DƢỠNG QUỐC TẾ ĐÀI LOAN -
Tổng quan về Công ty Cổ phần Dinh dƣỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Dinh dưỡng
Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ
Công ty cổ phần dinh dưỡng quốc tế Đài Loan - Chi nhánh Phú Thọ là một chi nhánh độc lập, tọa lạc tại Khu 12, Xã Vạn Xuân, Huyện Tam Nông, Tỉnh Phú Thọ.
Giám đốc: Vũ Thế Vinh
Công ty cổ phần dinh dưỡng quốc tế Đài Loan được thành lập chính thức vào ngày 15 tháng 04 năm 2009, với mã số kinh doanh do phòng Đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp.
Công ty được thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu chăn nuôi lớn tại miền Bắc, xuất phát từ một cửa hàng phân phối thức ăn chăn nuôi nhỏ tại huyện Khoái Châu, tỉnh Hưng Yên Nhận thấy tiềm năng kinh doanh, chủ doanh nghiệp đã đầu tư xây dựng nhà xưởng và trang bị máy móc hiện đại, đồng thời áp dụng công nghệ mới để mở rộng sản xuất Trong bối cảnh nhiều cơ sở sản xuất thức ăn chăn nuôi gặp khó khăn và nhiều trang trại chịu thiệt hại do dịch bệnh, công ty đã triển khai các chiến lược kinh doanh hiệu quả để duy trì và phát triển Đặc biệt, công ty đã tối ưu hóa chất lượng sản phẩm bằng cách ứng dụng công nghệ Đài Loan, tạo ra sự khác biệt lớn so với các đối thủ trong ngành.
Công ty luôn chú trọng vào nghiên cứu và phát triển thị trường, nhận thấy tiềm năng của Phú Thọ trong lĩnh vực chăn nuôi và khả năng cung cấp sản phẩm cho các tỉnh miền Bắc Do đó, công ty đã quyết định thành lập chi nhánh tại Phú Thọ Vào ngày 03/10/2013, chi nhánh chính thức hoạt động với sự đồng ý của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ, nhằm mục tiêu sản xuất thức ăn chăn nuôi.
Công ty không chỉ tập trung vào việc phát triển sản xuất kinh doanh mà còn chú trọng nâng cấp công nghệ và dây chuyền sản xuất Đảm bảo an toàn lao động, tuân thủ nghĩa vụ với nhà nước và ngăn chặn ô nhiễm môi trường cũng là những ưu tiên hàng đầu của công ty.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp 2.1.2.1 Tình hình lao động tại công ty
Bảng 2.1: Tình hình lao động của công ty từ năm 2018-2020
Theo bảng 2.1, tổng số lao động của công ty có xu hướng gia tăng qua các năm, cụ thể năm 2018 là 53 người, năm 2019 tăng lên 55 người, tương đương 3,77% do công ty mở rộng hoạt động Đến năm 2020, tổng số lao động đạt 57 người, tăng 2 người so với năm 2019, tương đương 3,64%.
+) Phân loại theo giới tính:
Do đặc thù công ty hoạt động bên lĩnh vực sản xuất nên số lƣợng lao động nam và nữ có sự chênh lệch khá rõ ràng, cụ thể:
Số lượng lao động nam của công ty năm 2018 là 37 người, tương đương 69,81%, lao động nữ là 16 người chiếm 30,19%
Năm 2019, số lao động nam của công ty giữ nguyên, trong khi số lao động nữ tăng thêm 18 người, tương đương với mức tăng 12,50% so với năm 2018 Điều này cho thấy công ty đã thành công trong việc thu hút lao động nữ có trình độ.
Năm 2020 số lao động nam của công ty tăng 1 người, tăng với 2,70% so với năm 2018, lao động nữ là 19 người, tăng thêm 1 người so với 2019 tương đương tăng 5,56%
+) Phân loại theo trình độ lao động:
Tính đến năm 2020, số lượng lao động phổ thông chưa qua đào tạo chuyên sâu tại công ty đã tăng lên 34 người, chiếm 59,65% tổng số lao động Cụ thể, năm 2018 có 31 người (58,49%), năm 2019 có 32 người (58,18%), cho thấy sự gia tăng dần về tỷ lệ lao động trình độ này qua các năm.
Giữa năm 2018 và 2020, số lượng lao động có trình độ cao đẳng trung cấp và lao động phổ thông trong công ty không có nhiều biến động, chỉ tăng thêm 2 người Đến năm 2020, số lao động ở trình độ này đã tăng thêm 1 người, đạt tỷ lệ 26,32%.
Với trình độ đại học năm 2018 công ty có 10 lao động, tương đương 18,87% Từ năm 2019-2020 số lao động ở trình độ này giảm xuống còn 8 lao động, tương đương với 14,04%
+) Phân loại theo loại hình lao động:
Nhìn chung lao động trực tiếp có xu hướng tăng qua các năm Trong năm
2018 lao động trực tiếp của công ty là 42 người tương ứng 79,2% Đến năm
2019 số lao động tăng 2 người tương ứng tăng 4,76% so với năm 2018 Năm
2020 lao động trực tiếp tăng 3 lao động tương ứng tăng 6,82%
Từ năm 2018 đến 2020, số lao động gián tiếp không có sự thay đổi đáng kể, nhưng đến năm 2020, số lao động gián tiếp giảm 1 người, tương ứng với mức giảm 9,09% so với năm 2019 Điều này cho thấy công ty đang phát triển và mở rộng quy mô, dẫn đến nhu cầu tăng cao về lao động trực tiếp Sự gia tăng này tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho những lao động có tay nghề nhưng chưa tìm được việc làm phù hợp.
2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty Cổ phần Dinh dưỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ a, Chức năng
Công ty cổ phần dinh dưỡng quốc tế Đài Loan – Chi nhánh Phú Thọ là một đơn vị độc lập uy tín trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thức ăn chăn nuôi Với công nghệ sản xuất tiên tiến từ công ty mẹ, chi nhánh chỉ tập trung vào sản xuất thức ăn cho gia súc, gia cầm và thủy sản Công ty đã cung cấp một lượng lớn thức ăn chăn nuôi cho tỉnh Phú Thọ và các tỉnh lân cận tại miền núi phía Bắc Nhiệm vụ của công ty là đáp ứng nhu cầu dinh dưỡng cho ngành chăn nuôi, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm nông nghiệp trong khu vực.
- Quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh, mở rộng sản xuất, đảm bảo kinh doanh có lãi
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả, cần tuân thủ các chính sách quản lý kinh tế, tôn trọng pháp luật và thực hiện đúng cam kết trong các hợp đồng kinh tế Cần thực hiện tốt các chế độ liên quan đến cán bộ, quản lý tài sản, tài chính, lao động và tiền lương Đồng thời, phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, không ngừng phát triển vốn quản lý và sử dụng ngoại tệ một cách hiệu quả.
Để đảm bảo công bằng xã hội và an ninh quốc phòng, cần thực hiện đầy đủ và chính xác các chính sách dành cho người lao động, đồng thời chú trọng đến công tác phân phối Quan trọng hơn, mọi hoạt động phải được thực hiện mà không gây ô nhiễm môi trường.
Hạch toán kinh tế độc lập giúp các đơn vị tự chủ về tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Nghiên cứu và thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng và khối lượng sản phẩm, hàng hóa là rất quan trọng Đồng thời, mở rộng thị trường và đẩy mạnh công tác bán hàng sẽ giúp tăng doanh thu và lợi nhuận.
- Thực hiện đầy đủ các cam kết hợp đồng với khách hàng nói chung (hợp đồng mua, hợp đồng bán, hợp đồng vận chuyển…)
- Đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thức ănchăn nuôi gia súc, gia cầm và thủy sản của thị trường
2.1.2.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần Dinh dƣỡng Quốc tế Đài
2.2.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán tại công ty Cổ phần Dinh dưỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ
Công ty Cổ phần Dinh dưỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ chuyên sản xuất thức ăn chăn nuôi cho gia súc, gia cầm và thủy sản Do đó, các nghiệp vụ thanh toán giữa công ty và khách hàng, nhà cung cấp diễn ra thường xuyên, yêu cầu tổ chức công tác kế toán thanh toán một cách hợp lý và hiệu quả Đặc biệt, thức ăn chăn nuôi không chịu thuế GTGT theo Điều 3 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP.
CP ngày 12/02/2015 nên khi mua nguyên vật liệu hoặc bán hàng sẽ không xuất hiện thuế GTGT
Để thuận tiện cho việc ghi chép và quản lý, khách hàng và nhà cung cấp được mã hóa do số lượng lớn Mã hóa dựa trên một số từ viết tắt trong tên mà không theo nguyên tắc cụ thể Thông tin mã hóa được thực hiện trên phần mềm kế toán, bao gồm địa chỉ và mã số thuế, giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu công nợ Các khoản nợ được theo dõi và quản lý chi tiết theo từng khách hàng và nhà cung cấp.
Việc theo dõi và đối chiếu công nợ phải thu và phải trả tại công ty được thực hiện định kỳ hàng năm hoặc mỗi khi có phát sinh nghiệp vụ, nhằm đáp ứng nhu cầu của cả hai bên.
Mặc dù phần mềm hạch toán của công ty đã được thiết kế để theo dõi thời hạn thanh toán, nhưng do hạn chế về nhân lực trong phòng kế toán, việc thực hiện còn rất ít Hơn nữa, công ty cũng không thường xuyên phân loại nợ và trích lập dự phòng cho nợ khó đòi.
2.2.2 Kế toán thanh toán với khách hàng
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ quy trình bán hàng
* Thủ tục thu tiền mặt
Thủ tục thu tiền mặt tại công ty Cổ phần Dinh dƣỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.5: Mô hình hóa hoạt động thu tiền mặt tại công ty Cổ phần Dinh dƣỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ
Bước 1: Nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu nợ khách hàng sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán tiền mặt
Sau khi nhận đề nghị nộp tiền từ nhân viên, kế toán tiền mặt sẽ đối chiếu các chứng từ và yêu cầu thu - chi để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ, bao gồm việc có đầy đủ phê duyệt từ phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ quy định tài chính của Công ty cũng như các quy định về hóa đơn chứng từ theo luật thuế Sau khi kiểm tra, kế toán sẽ lập phiếu thu tiền mặt và chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được phiếu thu sẽ xét duyệt và ký rồi chuyển cho kế toán
Bước 4: Kế toán nhận lại phiếu thu sau đó chuyển cho người nộp
Bước 5: Người nộp ký vào phiếu thu và nộp tiền
Bước 6: Thủ quỹ nhận lại phiếu thu và thu tiền của người nộp
Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ
Bước 8: Kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt
Tất cả các phiếu thu tiền mặt sẽ đƣợc kế toán tập hợp lại, cuối ngày sẽ trình lên giám đốc ký và đóng dấu
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên:
- Liên 1: Giao cho thủ quỹ
- Liên 2: Giao cho người nộp
- Liên 3: Làm căn cứ để ghi sổ
* Thủ tục nhận tiền gửi
Sơ đồ 2.6 Mô hình hóa hoạt động tăng tiền gửi ngân hàng
Bước 1: Ngân hàng nhận được tiền gửi của doanh nghiệp, tiền thanh toán nợ của khách hàng chuyển qua ngân hàng,…
Bước 2: Sau khi nhận được tiền, ngân hàng tiến hành lập giấy báo có và chuyển giấy báo có cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp
Bước 3: Kế toán ngân hàng của doanh nghiệp nhận được giấy báo có
Bước 4: Sau khi nhận được giấy báo có, kế toán ngân hàng lập chứng từ thu, sau đó chuyển chứng từ thu cho kế toán trưởng
Bước 5: Sau khi nhận được chứng từ thu kế toán trưởng ký và duyệt thu, sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán ngân hàng
Bước 6: Kế toán ngân hàng sau khi nhận lại chứng từ sẽ tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng
+ Hóa đơn GTGT (do doanh nghiệp lập)
+ Hóa đơn bán hàng (do doanh nghiệp lập)
+ Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
+ Phiếu thu, giấy báo có, phiếu thu tiền
+ Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng
+ Bảng kê hoàng hóa, dịch vụ bán ra
2.2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản 131- các khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu khách hàng trong kế toán thanh toán của doanh nghiệp được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, phân loại theo khoản nợ và từng lần thanh toán cụ thể.
Trong doanh nghiệp, việc kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ với khách hàng có giao dịch thường xuyên hoặc số dư nợ lớn là rất quan trọng Doanh nghiệp cần định kỳ xác nhận từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số nợ còn lại Nếu cần thiết, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản Các khoản nợ được phân loại thành nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi, từ đó doanh nghiệp có thể trích lập dự phòng hoặc áp dụng biện pháp xử lý đối với các khoản nợ không đòi được.
2.2.2.4 Sổ sách kế toán sử dụng
Khi thực hiện các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán thanh toán dựa vào chứng từ gốc để ghi vào sổ chi tiết TK 131, mở riêng cho từng khách hàng Cuối kỳ kế toán, số liệu trên sổ chi tiết sẽ được so sánh với nhật ký chung và ghi vào sổ cái Sổ chi tiết phải thu khách hàng cần được mở cho từng khách hàng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp nhằm theo dõi tình hình công nợ Tất cả các giao dịch bán chịu, ứng tiền trước hay thu tiền đều được hạch toán qua TK 131 Để thực hiện hạch toán chi tiết, kế toán sẽ mã hóa khách hàng.
Vào ngày 25/12/2020, công ty Cổ phần dinh dưỡng quốc tế Đài Loan, chi nhánh Phú Thọ, đã thu số tiền 10.000.000 đồng từ Nguyễn Thu Hương để thanh toán hàng ứng trước.
Chứng từ liên quan: phiếu thu số 0095 ( Phụ lục 2) kế toán tiến hành hạch toán:
Có TK 131: 10.000.000 Trình tự hạch toán vào máy nhƣ sau:
Bước 1: Mở phần mềm kế toán MISA
Bước 2: Chọn phân hệ Quỹ sau đó chọn Phiếu thu tiền mặt (Hình 2.2)
Bước 3: Vì đây là khách hàng mới nên cần tạo mã mới cho khách hàng
Ta tích vào dấu “+” mục khách khàng rồi điền các thông tin sau:
+ Họ và tên: Nguyễn Thu Hường
+ Địa chỉ: Thanh Sơn - Phú Thọ
Sau khi điền xong nhấn cất mọi thông tin sẽ đƣợc cập nhập vào phiếu thu
Hình 2.3: Giao diện nhập thông tin khách hàng
Bước 4: Nhập tiếp thông tin phiếu thu
+ Lý do nộp: thu tiền ứng trước tiền hàng
Hình 2.4: Giao diện phiếu thu số 0095
Vào ngày 05/11/2020, Công ty Cổ phần Dinh dưỡng Quốc tế Đài Loan, chi nhánh Phú Thọ, đã thực hiện giao dịch bán cám cho anh Phạm Tiến Vũ theo hóa đơn bán hàng số.
- Hóa đơn bán hàng số 0176 (Phụ lục 3),
- Phiếu thu số 0088 (Phụ lục 4) kế toán tiến hành hạch toán:
Có TK 5112: 42.124.250 Trình tự hạch toán vào máy nhƣ sau:
Bước 1: Mở phần mềm kế toán MISA
Bước 2: Vào nghiệp vụ “ bán hàng” chọn “ chứng từ bán hàng”
Bước 3: Kế toán vào thêm mới rồi nhập những thông tin cần thiết
+ Chọn thu tiền ngay: Tiền mặt
+ Mã khách hàng: P.VUPT - Phạm Tiến Vũ thông tin về khách hàng sẽ tự cập nhật theo thông tin đã khai báo trước
+ Chọn mã hàng hóa thông tin về sản phẩm sẽ tự cập nhập
- PT.S10.25 (HH Sữa viên cao cấp cho heo con từ tập ăn - 15kg)
- PT.S11A.25 (HH Thức ăn viên cho heo thịt siêu nạc ( từ 10kg- 25 kg)
- PT.S11.25 (HH thức ăn viên cho heo thịt siêu nạc (từ 15kg-30kg)
- PT.S12.25 (HH thức ăn viên cho heo siêu thịt ( từ 30kg- nhỏ hơn 60kg) hoặc cho heo lai 3/4 máu ngoại)
- PT.S16A.25 (HH viên cho heo nái mang thai)
- PT.S16B.25 (HH viên cho heo nái nuôi con)
- PT.R540.25 (Hỗn hợp dạng viên cho heo lai ( từ 20kg- 100kg)
- PT.T201.25 (HH viên cho gà thịt lông màu ( từ 29 ngày tuổi - XB)
- PT.S25.25 (HH viên cho gà đẻ siêu trứng ( từ 18 tuần tuổi)
- PT.S61.25 (HH viên cho vịt, ngan siêu thịt ( từ 29 ngày tuổi - XB)
- PT.R730.40 ( HH viên cho các loại vịt chăn nuôi thả ( vịt thịt - vịt đẻ)
Số lƣợng và đơn giá sẽ đƣợc nhập theo hóa đơn
Sau khi chuyển sang phần phiếu xuất, hãy kiểm tra lại các thông tin liên quan đến khách hàng, ngày tháng hạch toán và giá xuất kho Phần mềm sẽ tự động cập nhật các thông tin này.
Sau khi nhập xong ở phiếu xuất chuyển sang phần Hóa đơn
+ Các thông tin về khách hàng sẽ tự cập nhập
+ Mẫu số hóa đơn: 02GTTT3/001
+ Ký hiệu hóa đơn:DL/20P
+ Ngày hóa đơn tự cập nhập theo số đã điền ở chứng từ bán hàng
Hình 2.5: Giao diện Phiếu thu số PT0088
Hình 2.6: Giao diện Phiếu xuất kho số XK0056
Hình 2.7: Giao diện Hóa đơn số 0088 Nghiệp vụ 3: Ngày 02/11/2020 Công ty nhận đƣợc giấy báo có từ Tài khoản
Khách hàng Lê Thị Loan đã thực hiện chuyển khoản thanh toán 31.977.000 đồng tại ngân hàng Vietcombank chi nhánh Thanh Trì - Hà Nội, theo hóa đơn bán hàng từ kỳ trước Bộ chứng từ liên quan đến giao dịch này đã được chuẩn bị đầy đủ.
- Giấy Báo Có (Phụ lục 5)
Quy trình luân chuyển chứng từ bắt đầu khi kế toán thanh toán nhận được giấy báo có từ ngân hàng (Phụ lục 5) Sau đó, kế toán tiến hành kiểm tra, hạch toán và ghi chép vào sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm Misa
Bước 2: Chọn phân hệ Ngân hàng sau đó chọn Thu tiền (Hình 2.9)
Hình 2.8: giao diện phân hệ ngân hàng
Bước 3: Nhập số liệu vào phiếu thu tiền gửi nghiệp vụ 3 như sau:
+ Chọn mã đối tƣợng là khách hàng Lê Thị Loan
+ Nộp vào TK 0591000252313 ngân hàng Vietcombank
+ Lý do thu: Thu tiền của khách hàng trả nợ từ kỳ trước
+ Nhập mã nhân viên là Kế toán thanh toán
Phần chứng từ điền ngày hạch toán và ngày chứng từ 02/11/2020, số chứng từ NTTK00125
Hạch toán: TK nợ 1121, TK có 131 và ghi số tiền là 20.000.000 (Hình 2.10)
Hình 2.9: Giao diện nhập liệu theo GBC số 06307
Bước 4: Cất chứng từ để ghi sổ và in ra
Sau khi kế toán hoàn tất việc "cất" chứng từ, phần mềm sẽ tự động ghi sổ chi tiết tài khoản 131 cùng các sổ sách liên quan Để xem sổ chi tiết tài khoản 131, kế toán cần truy cập vào mục Báo cáo, sau đó chọn danh sách báo cáo và lựa chọn sổ chi tiết các tài khoản Cuối cùng, kế toán chỉ cần chọn kỳ báo cáo từ ngày 01/01/2020 đến 31/12/2020.
Để xem sổ nhật ký chung, kế toán cần thực hiện các bước sau: chọn mục Báo cáo, sau đó vào danh sách báo cáo và chọn sổ nhật ký chung Tiếp theo, hãy chỉ định kỳ báo cáo từ ngày 01/01/2020 đến 31/12/2020 và nhấn đồng ý để hoàn tất.
Hình 2.11: Giao diện sổ nhật ký chung
2.2.3 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình mua hàng
* Thủ tục chi tiền mặt
Thủ tục thi tiền mặt tại công ty Cổ phần Dinh dƣỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.7 Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt tại công ty Cổ phần Dinh dưỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ
