Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là một chức năng thiết yếu của các tổ chức, nhằm xác định và quản lý rủi ro trong từng quy trình công việc Qua đó, các biện pháp ngăn chặn được triển khai để đảm bảo việc thực hiện hiệu quả các mục tiêu của đơn vị.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.”
Hệ thống kiểm soát nội bộ theo VAS 400 là các quy định và thủ tục do đơn vị được kiểm toán thiết lập nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định Hệ thống này giúp kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, đồng thời đảm bảo lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý Mục tiêu cuối cùng là bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị.
Theo định nghĩa của Ủy ban Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trong báo cáo tài chính (COSO), KSNB là một quá trình được ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức, nhằm đảm bảo một cách hợp lý việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.
⚫ Báo cáo tài chính đáng tin cậy
⚫ Các luật lệ và quy định được tuân thủ
⚫ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Hệ thống kiểm soát nội bộ (HT KSNB) bao gồm các phương pháp, chính sách và thủ tục do Hội đồng quản trị và Ban giám đốc thiết kế nhằm quản lý hiệu quả hoạt động của đơn vị Mục tiêu của HT KSNB là ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập.
Sự cần thiết, nguyên tắc xây dựng và những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HT KSNB) là một nhiệm vụ thiết yếu và liên tục mà mọi công ty đều phải thực hiện Đây là quy luật tự nhiên trong quá trình phát triển và vận động của tổ chức.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại cho tổ chức các lợi ích như:
❖ Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;
❖ Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;
❖ Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;
❖ Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty
❖ Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra
❖ Bảo vệ quyền lợi của khách hàng, nhà đầu tư và gây dựng được lòng tin đối với họ
❖ Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ
Khi công ty phát triển, lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ càng trở nên quan trọng, giúp người chủ dễ dàng giám sát và kiểm soát rủi ro Đặc biệt, đối với các công ty có sự tách biệt giữa quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ nâng cao sự tin tưởng của cổ đông Hệ thống này không chỉ là yếu tố của quản trị doanh nghiệp vững mạnh mà còn rất cần thiết cho các công ty có nhà đầu tư bên ngoài, vì các nhà đầu tư thường sẵn sàng trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
1.1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:
Ban giám đốc có trách nhiệm thiết lập, quản lý và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) sao cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức Để đảm bảo hệ thống này hoạt động hiệu quả, cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản.
❖ Xây dựng một môi trường kiểm soát chú trọng đến sự liêm chính, chính trực, đạo đức nghề nghiệp và phân công trách nhiệm rõ ràng
Quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong công ty, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
❖ Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp
❖ Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao
❖ Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản
❖ Mọi nhân viên đều phải tuân thủ HT KSNB
❖ Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát
❖ Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ
1.1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ:
HT KSNB bản thân nó không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý do những hạn chế tiềm tàng như:
❖ Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;
❖ Yêu cầu thường là chi phí cao do HT KSNB không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại;
Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng giữa các thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những cá nhân khác, cả trong và ngoài đơn vị, có thể dẫn đến rủi ro nghiêm trọng cho tổ chức.
❖ Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi pham;
Phần lớn thủ tục kiểm soát nội bộ được xây dựng chủ yếu cho các nghiệp vụ thường xuyên và lặp lại, trong khi các nghiệp vụ không thường xuyên thường không được chú trọng.
❖ Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiên thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình;
Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO, một HT KSNB gồm các cấu phần sau:
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập nền tảng cho các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ, thông qua việc xây dựng và áp dụng các chính sách kiểm soát trong doanh nghiệp.
➢ Đánh ra rủi ro kiểm soát (Risk Assessment): Nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của công ty
Hoạt động kiểm soát (Control Activities) bao gồm tất cả các chính sách và thủ tục được triển khai nhằm hỗ trợ ban giám đốc công ty trong việc phát hiện và ngăn chặn rủi ro, từ đó đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Hệ thống thông tin và giao tiếp là công cụ quan trọng hỗ trợ việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong doanh nghiệp Hệ thống này giúp mỗi nhân viên và từng cấp quản lý thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
Hoạt động kiểm soát là quá trình đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp đảm bảo rằng hệ thống này vận hành một cách trơn tru và hiệu quả.
Tóm lại, một HT KSNB gồm 5 bộ phận cơ bản sau:
❖ Thông tin và truyền thông
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhận thức và quan điểm của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Nó không chỉ tạo ra sắc thái chung cho tổ chức mà còn ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên Điều này chính là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của tất cả các bộ phận trong đơn vị.
Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố:
❖ Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý của nhà quản lý ảnh hưởng mạnh mẽ đến môi trường kiểm soát và khả năng đạt được các mục tiêu của đơn vị Chẳng hạn, nếu nhà quản lý chú trọng thu hút nhà đầu tư và công bố báo cáo tài chính, họ có thể bỏ qua các rủi ro và quy trình kiểm soát Ngược lại, nếu mục tiêu chính là giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh, nhà quản lý sẽ tập trung vào các biện pháp kiểm soát để bảo vệ tổ chức khỏi những rủi ro tiềm ẩn.
Phong cách điều hành của nhà quản lý thể hiện qua tư cách và thái độ của họ, ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát của đơn vị Khi có tình trạng độc quyền trong quản lý, hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ gặp khó khăn trong việc tiếp cận những người nắm quyền Ngoài ra, nếu Ban Giám đốc giao phó toàn bộ quyền hạn và trách nhiệm cho nhân viên, môi trường kiểm soát sẽ trở nên thiếu chặt chẽ.
❖ Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan đến môi trường kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người tham gia kiểm soát là yếu tố thiết yếu để đảm bảo hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Nếu thiếu những yếu tố này, các quy trình kiểm soát, dù được thiết kế chặt chẽ, cũng khó có thể được thực hiện hiệu quả trong thực tế.
Nhà quản lý cần thiết lập các chuẩn mực đạo đức trong tổ chức và thể hiện hành vi đúng mực Họ phải là tấm gương cho cấp dưới trong việc tuân thủ những chuẩn mực này và cần truyền đạt các quy định đến tất cả thành viên bằng các phương thức phù hợp.
❖ Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:
Phân định quyền hạn và trách nhiệm là yếu tố quan trọng trong cơ cấu tổ chức, giúp làm rõ vai trò của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị Việc này không chỉ giúp họ nhận thức được nhiệm vụ của mình mà còn hiểu được tác động của hành vi đối với tổ chức Do đó, việc thể chế hóa bằng văn bản về quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và nhân viên là cần thiết để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu tổ chức Nó cung cấp nền tảng cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động, giúp phát hiện và ngăn ngừa sai sót cũng như gian lận.
Cơ cấu tổ chức phù hợp là nền tảng quan trọng cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Nó được thể hiện qua sơ đồ tổ chức và cần phải tương thích với quy mô cũng như đặc thù hoạt động của đơn vị.
Chất lượng đội ngũ nhân viên trong đơn vị được quyết định bởi các chính sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng và kỷ luật Do đó, các chính sách nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành môi trường kiểm soát của đơn vị.
❖ Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ
Việc xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, hoạt động tách biệt với các phòng ban khác và báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị cho thấy đơn vị đã chú trọng đến hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và môi trường kiểm soát trong tổ chức.
Môi trường kiểm soát có tác động trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, với một môi trường kiểm soát mạnh mẽ góp phần quan trọng vào sự thành công của các quy trình này Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với việc hệ thống kiểm soát cũng phải mạnh Để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), một hệ thống kiểm soát vững chắc là cần thiết nhưng không đủ.
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán
a) Đối với khâu mua hàng:
Khi mua hàng, cần đảm bảo chọn đúng loại sản phẩm, tuân thủ quy cách và chất lượng yêu cầu, cũng như số lượng cần thiết Việc lựa chọn nhà cung cấp phải chính xác và giá cả phải hợp lý Ngoài ra, quá trình mua sắm cũng cần tuân theo sự phân công và phân cấp của lãnh đạo để đạt hiệu quả tối ưu.
✓ Mua hàng đủ số lượng hàng hóa đã đề nghị, đã được phê duyệt
Mua hàng đúng thời hạn và theo kế hoạch đã đề ra là điều cần thiết để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và tiêu thụ của công ty Đối với quy trình thanh toán, việc thực hiện đúng hạn cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả hoạt động kinh doanh.
✓ Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế mua, đúng nhà cung cấp
✓ Thanh toán đúng giá đã thỏa thuận trên hợp đồng, trả đủ số tiền thực sự nợ nhà cung cấp
✓ Thanh toán đúng hạn đã ký kết trong hợp đồng, các khoản nợ nhà cung cấp, đã cam kết thời hạn thanh toán
✓ Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi Giám đốc
Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán cần được kế toán ghi nhận một cách chính xác và kịp thời, đồng thời báo cáo tình hình xuất nhập tồn hàng hóa cũng như công nợ rõ ràng cho từng khách hàng cụ thể.
Nghiệp vụ mua hàng cần đảm bảo đầy đủ các chứng từ quan trọng như hóa đơn của người bán, hợp đồng, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho, đồng thời phải có sự phê chuẩn từ người có thẩm quyền.
THỰC TẾ HT KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN
Tổng quan về công ty TNHH Thép Toàn Thiên
2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty:
Công ty chính thức được thành lập vào năm 2007, theo Giấy chứng nhận đăng ký Kinh doanh số 4102031963, do Phòng Đăng ký Kinh doanh - Sở Kế Hoạch & Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp ngày 13 tháng 09 năm 2007.
➢ Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thép Toàn Thiên
➢ Tên giao dịch quốc tế: Thep Toan Thien Corporation
➢ Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
➢ Trụ sở chính: 11/6 Hồ Đắc Di, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành Phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam
➢ Cửa hàng: 2172-2150/27/17, QL1A, P.Tân Chánh Hiệp, Q.12, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
➢ Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân
➢ Website: http://www.theptoanthien.com.vn
➢ Người đại diện theo pháp luật của Công ty là Bà: Trịnh Thị Hà Chức vụ: Giám Đốc
Số vốn là 3.500.000.000 đ (Ba tỷ năm trăm triệu đồng)
Công ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TOÀN THIÊN có trụ sở chính tại địa chỉ 11/6 Hồ Đắc Di, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, chuyên cung cấp các sản phẩm thép chất lượng cao phục vụ nhu cầu xây dựng và công nghiệp.
Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất Thương mại Thép Toàn Thiên bao gồm:
Chúng tôi chuyên cung cấp và kinh doanh sắt thép, kim loại màu, hàng trang trí nội thất cùng với vật liệu xây dựng Ngoài ra, chúng tôi còn là đại lý ký gửi hàng hóa và cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng ô tô.
Công ty chủ yếu tập trung vào việc mua sắm hàng hóa nội địa, nhưng sẽ thực hiện nhập khẩu một số mặt hàng theo nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là thép đặc chủng.
Công ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TOÀN THIÊN chuyên cung cấp đa dạng các loại thép như thép tấm, thép hình, thép góc, thép đặc chủng và thép xây dựng Đối với những loại thép khác mà khách hàng có nhu cầu, công ty sẵn sàng cung cấp theo yêu cầu.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty: a) Sơ đồ bộ máy tổ chức chung công ty:
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu chung công ty
Phòng hành chánh Phòng kế toán Phòng kinh doanh
Bộ phận giao nhận và Kho b) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Chịu trách nhiệm thừa hành và giải quyết các vấn đề do hội đồng thành viên đưa ra, người đứng đầu công ty phải điều hành mọi hoạt động theo quy định của nhà nước Họ cần tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của toàn bộ công ty, đồng thời đôn đốc cán bộ dưới quyền Đặc biệt, việc tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và các tổ chức khác là rất quan trọng để phát huy thế mạnh của công ty.
Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán của nhà nước, bao gồm ghi chép, thống kê và tổng hợp chứng từ, báo cáo tài chính, cũng như đánh giá các nghiệp vụ phát sinh Cần thường xuyên đối chiếu chứng từ công nợ và lập bảng thanh lý hợp đồng Đồng thời, theo dõi tình hình tín dụng, tài chính, vật tư và tài sản của Công ty, tổ chức kiểm kê và đánh giá tài sản, điều chỉnh các chênh lệch tài chính Cuối cùng, lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng và hàng quý để cung cấp thông tin cho lãnh đạo Công ty.
Tham mưu cho ban giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực hiện chào giá, đàm phán cũng như ký kết hợp đồng kinh tế Theo dõi và triển khai các hợp đồng một cách hiệu quả, đảm bảo tiến độ và đáp ứng nhu cầu khách hàng Nắm bắt thông tin thị trường để đề xuất các phương thức kinh doanh, chính sách giá cả và khuyến mãi nhằm duy trì và mở rộng lượng khách hàng.
❖ Phòng hành chánh nhân sự:
Tổ chức bộ máy nhân sự trong công ty bao gồm quản lý tình hình biến động nhân sự, tổ chức công tác tuyển dụng, khen thưởng và kỷ luật Để nâng cao trình độ và tay nghề cho nhân viên, cần lập kế hoạch đào tạo phù hợp Bên cạnh đó, việc thực hiện hành chính quản trị như mua sắm thiết bị và dụng cụ văn phòng cũng rất quan trọng.
❖ Bộ phận giao nhận và Kho:
Bốc xếp hàng hóa là quá trình nhận hàng từ xe và đưa vào kho, đảm bảo kiểm tra đúng quy cách và chất lượng Đội ngũ giao hàng có trách nhiệm giao hàng đúng thời gian và địa điểm theo yêu cầu của khách hàng, đặc biệt khi phòng kinh doanh có yêu cầu cụ thể.
Cung cấp hàng hóa cho bộ phận giao nhận dựa trên đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh Cần kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách hàng hóa Đối với hàng hóa bị lỗi, cần có biện pháp xử lý kịp thời Theo dõi lượng hàng tồn kho để bổ sung và lập kế hoạch xuất bán hiệu quả.
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán tại công ty:
2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty: a) Chế độ chứng từ kế toán:
Hiện nay, các doanh nghiệp đang triển khai hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Hiện nay, công ty áp dụng hệ thống tài khoản cấp 1 theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 20/03/2006 Dựa trên tình hình thực tế công tác kế toán, công ty đã xây dựng thêm các tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp hơn với nhu cầu quản lý tài chính.
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung và ghi sổ bằng máy vi tính
Công ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên hiện đã áp dụng phần mềm kế toán Arasoft vào quy trình kế toán, giúp nhân viên nhanh chóng cập nhật số liệu cần thiết Phần mềm này tự động xử lý và ghi chép các số liệu kế toán theo chương trình đã cài đặt, từ đó giảm thiểu khối lượng công việc và giải quyết vấn đề lưu trữ dữ liệu Thông tin kế toán được bảo mật chặt chẽ, cho phép truy cập nhanh chóng và hiệu quả.
: Ghi cuối tháng hay định kỳ
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Nguồn: trích sách kế toán doanh nghiệp ĐHCN)
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra để xác định tài khoản ghi nợ và ghi có, sau đó nhập liệu vào sheet nhật ký chung theo mẫu đã thiết kế Thông tin sẽ tự động được chuyển vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính, đồng thời đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Nhận xét chung về công ty TNHH Thép Toàn Thiên
2.2.1 Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức chặt chẽ và hoạt động ổn định, với đội ngũ cán bộ nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao Mọi quyết định trong công việc đều phải được sự đồng ý của Giám đốc, người nắm quyền hành cao nhất tại công ty.
Các bộ phận trong công ty chưa có sự liên kết chặt chẽ, dẫn đến việc lưu chuyển chứng từ không nhanh chóng và có thể bỏ sót nghiệp vụ, ảnh hưởng đến công tác kế toán Hơn nữa, việc chưa có một website riêng cũng hạn chế khả năng quảng bá thương hiệu và mở rộng thị trường.
Sản phẩm cung ứng hiện nay có giá cả nhạy cảm, và công ty chưa có bộ phận cập nhật giá hàng ngày, dẫn đến một số giao dịch bị lỗ do không kịp thời cập nhật giá Hơn nữa, đội ngũ marketing còn yếu, khiến khối lượng giao dịch không phản ánh đúng thực lực của công ty.
2.2.2 Về tổ chức bộ máy và mô hình kế toán tại công ty:
Mô hình kế toán tập trung giúp đơn giản hóa cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty, dễ dàng trong việc điều hành và phù hợp với quy mô hoạt động cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống kế toán của doanh nghiệp được tổ chức một cách khoa học và hoàn chỉnh, với đội ngũ kế toán viên dày dạn kinh nghiệm và năng động, giúp công tác kế toán trở nên nhạy bén và chuyên nghiệp.
Công ty chỉ có hai nhân viên kế toán, bao gồm một kế toán trưởng và một kế toán viên kiêm kế toán tổng hợp, dẫn đến việc kế toán tổng hợp phải đảm nhiệm tất cả các phần hành kế toán Sự hạn chế về số lượng nhân viên này tiềm ẩn nguy cơ gian lận và sai sót trong công tác kế toán.
Công ty hiện chưa thiết lập bộ phận kế toán quản trị, điều này dẫn đến việc thiếu thông tin cần thiết để hỗ trợ quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
2.2.3 Về tổ chức công tác kế toán tại công ty: a) Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ :
✓ Công ty đã áp dụng đúng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
✓ Chứng từ được lưu trữ theo từng file hồ sơ một cách khoa học và trình tự theo thời gian được Kế toán trưởng quản lý chặt chẽ
Chứng từ kế toán cần phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định để đảm bảo tính hợp lệ, nhưng hiện tại công ty chưa thực hiện đúng quy trình này, khi thường thiếu chữ ký của Kế toán trưởng và Giám Đốc Cuối tháng, kế toán mới tập hợp toàn bộ chứng từ và chuyển cho Giám Đốc và Kế toán trưởng ký một lần Việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cũng cần được chú trọng để nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính.
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản cấp I ban hành theo
Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, công ty đã điều chỉnh và phát triển các tài khoản cấp II và cấp III phù hợp với thực tế công tác kế toán Đồng thời, công ty tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán, thực hiện chế độ báo cáo một cách hiệu quả.
Công ty đã chính thức sử dụng phần mềm kế toán Arasoft, giúp tất cả các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện một cách hiệu quả Nhờ đó, công tác kế toán trở nên thuận lợi hơn và thông tin được xử lý nhanh chóng.
✓ Hệ thống mạng nội bộ và hệ thống cơ sở vật chất của công ty chưa phục vụ tốt
✓ Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học đảm bảo việc tổng hợp số liệu kế toán để lập các báo các kế toán
✓ Hệ thống Báo cáo tài chính năm theo đúng chế độ kế toán quy định
2.2.4 Về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty:
Công ty chưa thiết lập một cơ chế kiểm soát nội bộ bằng văn bản rõ ràng, điều này có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro gian lận và trộm cắp mà còn đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy trình kinh doanh của công ty.
Công ty chưa thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ, do đó, chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ để đánh giá quy mô, hiệu lực và hiệu quả của các cơ chế kiểm soát này.
Thực tế Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty
Công ty TNHH Thép Toàn Thiên chưa thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ (HT KSNB) bằng văn bản cho từng chu trình kế toán cụ thể, dẫn đến việc cán bộ nhân viên không có cơ sở để thực hiện tốt các mục tiêu đề ra Điều này cũng khiến Ban giám đốc gặp khó khăn trong việc kiểm soát các rủi ro liên quan đến gian lận và sai sót Tuy nhiên, trong khuôn khổ nghiên cứu này, tôi sẽ tập trung vào hệ thống KSNB trong chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty.
2.3.1 Môi trường kiểm soát: a) Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan:
Cán bộ và nhân viên công ty làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, chú trọng đến liêm chính và đạo đức nghề nghiệp Họ đảm bảo có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết, giúp công ty hoạt động hiệu quả dù số lượng nhân viên ít Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý cũng đóng vai trò quan trọng trong việc khẳng định vị thế của công ty trên thị trường khốc liệt.
Giám đốc công ty sở hữu phong cách làm việc chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm cao, kết hợp với chuyên môn vững vàng và tính quyết đoán, giúp ông quản lý công ty một cách hiệu quả.
Việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong công ty được quy định rõ ràng bằng văn bản, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
Thừa hành và giải quyết các vấn đề từ hội đồng thành viên, người điều hành chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của Công ty theo quy định của nhà nước Họ tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của toàn bộ Công ty, đồng thời đôn đốc cán bộ dưới quyền Bên cạnh đó, việc xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và các tổ chức khác là rất quan trọng để phát huy thế mạnh của Công ty.
Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán của nhà nước, bao gồm ghi chép, thống kê và tổng hợp chứng từ, báo cáo để phản ánh chính xác các nghiệp vụ phát sinh và theo dõi tình hình tài chính trong Công ty Cần thường xuyên đối chiếu chứng từ công nợ, lập bảng thanh lý hợp đồng, cũng như theo dõi tình hình tín dụng, tài chính, vật tư và tài sản Ngoài ra, tổ chức kiểm kê, đánh giá tài sản và điều chỉnh xử lý chênh lệch tài chính Cuối cùng, lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng và hàng quý để cung cấp thông tin cho lãnh đạo Công ty.
Tham mưu cho ban giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực hiện chào giá, đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế Theo dõi và triển khai các hợp đồng đảm bảo tiến độ và đáp ứng nhu cầu khách hàng Nắm bắt thông tin thị trường để đề xuất phương thức kinh doanh, chính sách giá cả và các chương trình khuyến mãi nhằm duy trì và mở rộng lượng khách hàng.
❖ Phòng hành chánh nhân sự:
Tổ chức bộ máy nhân sự trong công ty bao gồm quản lý và theo dõi tình hình biến động nhân sự, tổ chức công tác tuyển dụng, khen thưởng và kỷ luật Đồng thời, lập kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ và tay nghề cho nhân viên Ngoài ra, cần thực hiện các công tác hành chính quản trị như mua sắm thiết bị và dụng cụ văn phòng.
❖ Bộ phận giao nhận và Kho:
Bốc xếp hàng hóa là quá trình nhận hàng từ xe tải tại kho đúng thời gian và địa điểm yêu cầu của khách hàng Khi phòng kinh doanh có yêu cầu, bộ phận giao hàng cần đảm bảo giao hàng đúng thời gian và địa chỉ đã được quy định.
Cung cấp hàng hóa cho bộ phận giao nhận dựa trên đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh, đồng thời kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách hàng hóa Đối với hàng hóa bị lỗi, cần có biện pháp xử lý kịp thời Ngoài ra, theo dõi lượng hàng tồn kho để bổ sung kịp thời và lập kế hoạch xuất bán hiệu quả.
Việc tuyển dụng và trả lương cho lao động phải tuân thủ hợp đồng lao động giữa Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) và người lao động, đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật.
Công ty chú trọng đến chính sách phúc lợi cho nhân viên thông qua các chế độ hỗ trợ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thưởng vào dịp lễ Tết và phụ cấp công tác.
Công ty thiếu một chính sách tuyển dụng rõ ràng, chủ yếu chỉ nhận nhân viên thông qua mối quan hệ quen biết, dẫn đến việc chất lượng lao động chưa đạt yêu cầu.
Công ty hiện chưa có chính sách đào tạo sau tuyển dụng cụ thể do quy mô nhỏ, dẫn đến việc nhân viên, đặc biệt là bộ phận kế toán, không có cơ hội tham gia các khóa tập huấn nâng cao chuyên môn Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến khen thưởng và kỷ luật cũng chưa được chú trọng và quy định rõ ràng, điều này cần thiết để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và kiểm soát hiệu quả.
Công ty vẫn chưa hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong quy trình mua hàng và thanh toán Hơn nữa, công ty chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập với các phòng ban khác, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và minh bạch tài chính.
2.3.2.1 Xác định mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty TNHH Thép Toàn Thiên:: a) Đối với khâu mua hàng:
