GIỚ I THI Ệ U
Lý do ch ọn đề tài
Sau giải phóng, Việt Nam vẫn là một quốc gia nghèo và kém phát triển, nguyên nhân chủ yếu đến từ sự co buộc và thiếu giao thương với thế giới Tuy nhiên, từ năm 1986, mọi thứ đã thay đổi nhanh chóng trên tất cả các lĩnh vực, bao gồm chính trị, văn hóa – xã hội, quân sự và đặc biệt là kinh tế.
Chính phủ Việt Nam đã quyết định mở cửa hội nhập quốc tế, dẫn đến sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế với mức tăng trưởng ổn định nhờ vào cải cách hạ tầng, chính sách đối ngoại tích cực và gia nhập các tổ chức kinh tế như AEC và WTO Ngành dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ Logistics, đã đóng góp quan trọng vào thành công này, với tốc độ tăng trưởng 20% theo VCSC (2015) và dự báo sẽ duy trì ổn định đến năm 2025 Tuy nhiên, chi phí Logistics tại Việt Nam vẫn còn cao, gây khó khăn cho khả năng cạnh tranh giữa doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp nước ngoài Hiện có 4,000 doanh nghiệp Logistics Việt Nam nhưng chỉ chiếm 20% thị phần, trong khi doanh nghiệp nước ngoài nắm giữ 80% thị phần Điều này cho thấy cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa Nhà nước và các công ty Logistics Việt Nam để vượt qua những thách thức hiện tại.
Công ty Cổ phần Giao nhận và Tiếp vận Quốc tế Interlogistics là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, với 12 năm kinh nghiệm Công ty đã trở thành đối tác tin cậy cho khách hàng cần dịch vụ vận chuyển nội địa và quốc tế Để hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển và những thách thức cũng như cơ hội trong hoạt động kinh doanh, tác giả đã chọn đề tài “Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận và Tiếp vận Quốc tế Interlogistics chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh” cho bài báo cáo của mình.
M ụ c tiêu nghiên c ứ u
Đề tài nghiên cứu này được thực hiện nhằm các mục tiêu sau đây:
Tổng hợp kiến thức về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đặc biệt là trong lĩnh vực ngoại thương, với trọng tâm là dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển.
Tìm hiểu và phân tích thực trạng kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Interlogistics trong khoảng thời gian gần đây, nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động và tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình vận chuyển.
• Đề xuất những giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của Công ty trong tương lai.
Ph ạ m vi nghiên c ứ u
Bài báo cáo này tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích và đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển của Công ty Cổ phần.
Giao nhận và Tiếp vận Quốc tếInterlogistics, để từđó đề xuất các giải pháp thúc đẩy hoạt động kinh doanh của Công ty trong tương lai
Nội dung nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Tiếp vận Quốc tế Interlogistics, chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, trong khoảng thời gian từ năm 2014 đến năm 2016.
K ế t c ấu đề tài
Dựa trên lý do, mục tiêu, phạm vi và phương pháp nghiên cứu, tác giả xây dựng bố cục đề tài gồm có các phần sau đây:
• Chương 2: Cơ sở lý luận
• Chương 3: Phương pháp nghiên cứu
• Chương 4: Kết quả nghiên cứu
• Chương 5: Kết luận và đề nghị
CƠ SỞ LÝ LU Ậ N
Khái quát chung v ề ho ạt độ ng giao nh ận hàng hóa và ngườ i giao nh ậ n
2.1.1 Khái ni ệ m giao nh ậ n hàng hóa
Giao nhận hàng hóa là một ngành dịch vụ lâu đời, với VANSAI (Thụy Sỹ) là đơn vị tiên phong Trước đây, việc giao nhận thường do người bán hoặc người mua tự tổ chức, hoặc thuê bên vận tải thứ ba Tuy nhiên, với sự gia tăng lượng hàng hóa cần vận chuyển, ngành này đã trở nên chuyên môn hóa và phát triển thành một dịch vụ độc lập Hiện nay, dịch vụ giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế toàn cầu, góp phần thúc đẩy giao thương hàng hóa một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi.
Trên toàn cầu, có nhiều định nghĩa về logistics từ các tổ chức và cơ quan chuyên môn Hai định nghĩa nổi bật đến từ Hiệp hội Giao nhận Kho vận, phản ánh sự đa dạng trong cách hiểu và áp dụng lĩnh vực này.
Quốc tếFIATA và Nhà nước Việt Nam đề ra
Người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder hay Forwarding Agent) là cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, hoạt động vì lợi ích của bên ủy thác mà không trực tiếp thực hiện việc vận chuyển Họ đảm bảo thực hiện tất cả các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm lưu kho, trung chuyển và làm thủ tục hải quan kiểm hóa.
(FIATA, Freight fowarders adopt an official description of “freight forwarding and logistics services”, 2004)
Giao nhận hàng hóa, hay dịch vụ Logistics, là hoạt động thương mại mà trong đó thương nhân tổ chức thực hiện nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì và giao hàng Tất cả các dịch vụ này được thực hiện theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.
Luật Thương mại Việt Nam, 2005, điều 233, mục 4)
Giao nhận hàng hóa là hoạt động thương mại, trong đó cá nhân hoặc tổ chức đại diện cho chủ hàng thực hiện các công việc logistics nhằm đảm bảo quá trình diễn ra liên tục, nhanh chóng, đúng thời gian và địa điểm, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật.
Tổ chức thay mặt chủ hàng thực hiện hoạt động giao nhận sẽđược hưởng thù lao sau khi hoàn thành nghĩa vụ của mình
2.1.2 Vai trò c ủ a ngành giao nh ậ n
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, hoạt động thương mại giữa các quốc gia ngày càng trở nên nhanh chóng và thiết yếu Việc vận chuyển hàng hóa đúng thời gian và địa điểm, đồng thời đảm bảo chất lượng cao, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì dòng chảy logistics Hàng hóa của công ty A thường là nguyên liệu cần thiết cho sản xuất của công ty B, trước khi được chuyển đến công ty C để hoàn thiện sản phẩm Nếu quá trình này bị gián đoạn, sẽ gây ra hiệu ứng "domino" và ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ hệ thống logistics.
Giao nhận hàng hóa là dịch vụ quan trọng cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, giúp họ kết nối hiệu quả với đối tác toàn cầu Dịch vụ này đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và an toàn đến tay khách hàng Các công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận thường có mối quan hệ tốt với các hãng vận tải, từ đó có thể thương thảo giá cước ưu đãi hơn so với việc tự thuê vận tải Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ giao nhận còn cho phép khách hàng nợ tiền vận chuyển, điều mà các hãng tàu hay hàng không không thực hiện, bởi họ yêu cầu thanh toán trước cho các chi phí tại cảng và chi phí phát sinh khác.
Kinh nghiệm của các công ty giao nhận lâu năm giúp hoàn tất hồ sơ chứng từ và thuế quan nhanh chóng, tránh gián đoạn trong quá trình vận chuyển Khi xảy ra khiếu nại hoặc tổn thất, các công ty này sẽ đứng ra giải quyết tranh chấp với các bên liên quan, giúp chủ hàng tập trung vào sản xuất kinh doanh, tiết kiệm thời gian và công sức Dịch vụ giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy nền kinh tế phát triển bền vững, không chỉ hỗ trợ hoạt động sản xuất trong nền kinh tế vi mô mà còn mở rộng thị trường quốc tế và cơ cấu hàng hóa trong nền kinh tế vĩ mô.
Dịch vụ giao nhận có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau tùy thuộc vào quan điểm của từng người Trong số nhiều tài liệu và giáo trình về nghiệp vụ giao nhận, dịch vụ này thường được chia thành bốn tiêu chí chính.
❖ Ph ạ m vi ho ạt độ ng
• Giao nhận quốc tế: Là hoạt động giao nhận diễn ra giữa người gửi hàng của quốc gia này với người nhận hàng ở quốc gia khác
• Giao nhận nội địa: Là hoạt động giao nhận chỉ chuyên chở hàng hóa trong phạm vi một nước
• Giao nhận thuần túy: Là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến
Giao nhận tổng hợp là hoạt động giao nhận không chỉ đơn thuần là giao nhận thuần túy mà còn bao gồm nhiều hoạt động khác như xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, vận chuyển đường ngắn và lưu trữ kho.
• Giao nhận hàng hóa bằng đường biển
• Giao nhận vận tải đa phương thức (Multimodal Transport Operator – MTO)
• Giao nhận riêng: Là hoạt động giao nhận do người xuất nhập khẩu tự tổ chức thực hiện chứ không sử dụng dịch vụ của người giao nhận
• Giao nhận chuyên nghiệp: Là hoạt động giao nhận do các tổ chức, công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận tiến hành
2.1.4 Khái ni ệm ngườ i giao nh ậ n
Người giao nhận, theo tổ chức FIATA, được định nghĩa đơn giản là cá nhân hoặc tổ chức ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận với khách hàng Khái niệm này có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau, tương tự như ngành giao nhận.
Người giao nhận hàng hóa là tổ chức hoặc cá nhân thực hiện công việc giao nhận theo ủy thác của khách hàng hoặc chủ hàng Họ thường được gọi là người kinh doanh dịch vụ giao nhận Trong một số trường hợp, người giao nhận có thể chính là chủ hàng nếu họ tự vận chuyển hàng hóa Tuy nhiên, việc này rất hiếm gặp do tính phức tạp của công việc giao nhận, khiến các công ty thường chọn thuê ngoài để tập trung vào sản xuất và kinh doanh.
2.1.5 Ch ức năng của ngườ i giao nh ậ n
Trước đây, dịch vụ giao nhận hàng hóa chỉ thực hiện những chức năng đơn giản như xếp dỡ, lưu kho và làm thủ tục hải quan Tuy nhiên, với sự phát triển của quy mô vận chuyển và các yếu tố liên quan, tính chất công việc giao nhận đã thay đổi đáng kể Hiện nay, ngoài các công việc truyền thống như đặt lịch tàu và khai báo hải quan, người giao nhận cung cấp dịch vụ trọn gói cho toàn bộ quá trình vận chuyển và phân phối hàng hóa, nhằm tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường.
• Chuẩn bị hàng hóa để chuyên chở;
• Tổ chức chuyên chở hàng hóa trong phạm vi ga, cảng;
• Tổ chức xếp dỡ hàng hóa;
• Làm tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hóa;
• Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước;
• Làm các thủ tục gửi hàng, nhận hàng;
• Làm thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch;
• Mua bảo hiểm cho hàng hóa;
• Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng;
• Thanh toán, thu đổi ngoại tệ;
• Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người chuyên chở và giao đại lý của người giao nhận tại nơi đến;
• Thu xếp chuyển tải hàng hóa;
• Nhận hàng từngười chuyên chởvà giao cho người nhận;
• Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp;
• Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hóa;
• Lưu kho, bảo quản hàng hóa;
• Nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết liên quan đến sự vận động của hàng hóa;
• Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi;
• Thông báo tình hình đi và đến của phương tiện vận tải;
• Thông báo tổn thất với người chuyên chở, người gửi hàng hoặc người nhận hàng;
• Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường
Trong những năm gần đây, người giao nhận đã chuyển các lô hàng trực tiếp đến kho của người nhận bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau Họ thực hiện điều này dựa trên một hợp đồng vận tải duy nhất với người gửi hàng, được gọi là MTO (Nhà điều hành vận tải đa phương thức), và thậm chí còn phát hành chứng từ vận tải.
2.1.6 M ố i quan h ệ gi ữa ngườ i giao nh ậ n và n gườ i làm d ị ch v ụ logistics Định nghĩa vềlogistics, cũng giống như dịch vụ giao nhận, được nhiều tổ chức, cá nhân tiếp cận và diễn giải theo các cách khác nhau Theo như Margaret Rouse (2009) đã định nghĩa thì logistics là một chuỗi hoạt động từ lên kế hoạch, thực thi, kiểm soát tiến trình bao gồm các dịch vụvà thông tin đi kèm từnơi bắt đầu đến nơi tiêu thụ cuối cùng, nhằm mục đích vận chuyển, lưu trữ hàng hóa sao cho hiệu quả nhất có thể Sự hiệu quảtrong định nghĩa trên được hiểu là tốn chi phí và thời gian thấp nhất, mà vẫn đảm bảo hàng hóa, vật phẩm cần có đến đúng nơi, đúng chỗ và đúng thời điểm
Khái quát chung v ề giao nh ậ n hàng hóa xu ấ t kh ẩ u b ằng đườ ng bi ể n
Theo Hiệp hội Vận tải Giao nhận Hàng hóa Quốc tế, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển bao gồm tất cả các nghiệp vụ liên quan đến vận tải hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Quá trình này thực chất là tổ chức chuyên chở và xử lý các thủ tục cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa qua đường biển.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển có thể được thực hiện bởi nhiều đối tượng, bao gồm chủ hàng, hãng vận tải, người giao nhận chuyên nghiệp hoặc bất kỳ cá nhân nào khác.
Cơ sở vật chất của vận tải đường biển bao gồm:
Các tuyến đường biển là những lộ trình kết nối hai hoặc nhiều cảng, nơi tàu biển thực hiện việc vận chuyển hành khách và hàng hóa Những tuyến đường này bao gồm đường biển quốc tế, đường biển ven bờ và các kênh đào.
Cảng biển là khu vực quan trọng cho việc neo đậu và ra vào của tàu biển, đồng thời phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa Ngoài vai trò là điểm trung chuyển hàng hóa, cảng biển còn đóng góp vào hoạt động công nghiệp và giao thông vận tải biển, là đầu mối giao thông thiết yếu của quốc gia có biển.
• Phương tiện vận chuyển: chủ yếu là tàu biển, bao gồm: tàu buôn và tàu quân sự
1 Tàu buôn là những tàu biển được dùng vào mục đích kinh tế trong hàng hải Tàu chở hàng là một loại tàu buôn chiếm tỷ lệ cao nhất trong đội tàu buôn
2 Tàu quân sự là những tàu được trang trịvũ khí nhằm phục vụ cho mục đích quân sự
2.2.3 Đặc điể m ngành v ậ n t ải đườ ng bi ể n
So với những ngành vận tải khác thì vận tải đường biển có những ưu điểm như sau:
• Vận tải đường biển có thể phục vụ việc chuyên chở tất cả các loại hàng hóa trong buôn bán quốc tế;
• Các tuyến đường vận tải trên biển hầu hết là những tuyến đường giao tự nhiên và rất rộng rãi;
• Năng lực chuyên chở của vận tải đường biển rất lớn, không bị hạn chế nhiều như các phương tiện vận tải khác;
• Vận tải đường biển có giá thành thấp
Bên cạnh đó, phương thức vận tải này cũng có một sốnhược điểm như sau:
• Phụ thuộc nhiều vào điều kiện thiên nhiên, điều kiện hàng hải;
• Chứa đựng nhiều rủi ro hàng hải (mắc cạn, đâm va, cháy);
• Tốc độ vận chuyển thấp (14 – 20 hải lý/ giờ)
2.2.4 Cơ sở pháp lý liên quan đế n v ậ n t ả i bi ể n
Các điều ước quốc tế chính về vận tải đường biển gồm:
Công ước Brussels, chính thức mang tên công ước về thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển, được ký vào ngày 25/08/1924 và có hiệu lực từ ngày 02/06/1931 Sau đó, công ước này được sửa đổi bởi Nghị định thư Visby, ký ngày 23/02/1968 và có hiệu lực từ ngày 23/06/1977 Sự kết hợp giữa Quy tắc Hague và Nghị định Visby đã dẫn đến việc hình thành Quy tắc Hague – Visby.
Công ước của Liên Hiệp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, được thông qua tại Hamburg vào ngày 30 tháng 3 năm 1978, chính thức có hiệu lực từ ngày 1 tháng 11 năm 1993.
Các công ước và quy tắc về vận chuyển hàng hóa có sự khác biệt rõ rệt trong phạm vi áp dụng Quy tắc Hague-Visby chỉ được áp dụng khi vận đơn đường biển hoặc cảng xếp hàng thuộc lãnh thổ của nước thành viên, trong khi Quy tắc Hamburg áp dụng khi cảng xếp hàng hoặc cảng dỡ hàng nằm trên lãnh thổ của nước thành viên Điều này có nghĩa là Quy tắc Hague-Visby không áp dụng cho hợp đồng vận chuyển từ cảng ngoài lãnh thổ của nước thành viên đến cảng trong lãnh thổ của nước thành viên, và trong trường hợp này, Quy tắc Hamburg sẽ được áp dụng.
Theo Quy tắc Hague, trách nhiệm của người chuyên chở chỉ bắt đầu từ khi hàng hóa được xếp lên tàu cho đến khi được bốc dỡ xong, trong khi Quy tắc Hamburg mở rộng trách nhiệm này từ khi hàng hóa được giao cho người chuyên chở tại cảng xếp hàng, bao gồm cả quá trình vận chuyển trên biển và tại cảng dỡ hàng Hiện tại, Việt Nam là thành viên của Tổ chức Hàng hải Quốc tế và đã tham gia nhiều điều ước quốc tế trong lĩnh vực hàng hải.
Công ước Vienne 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế được thiết lập với mục tiêu tạo ra một hệ thống chung cho các hợp đồng mua bán hàng hóa, nhằm giảm thiểu xung đột trong các giao dịch thương mại quốc tế.
Incoterms là tập quán thương mại quốc tế do Phòng Thương mại Quốc tế ICC phát hành, nhằm giải thích các điều kiện thương mại trong hoạt động ngoại thương Bộ quy tắc này cung cấp hướng dẫn rõ ràng về trách nhiệm, chi phí và rủi ro của các bên liên quan trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Trong lĩnh vực vận tải hàng hóa bằng đường biển, Việt Nam chưa tham gia vào các quy tắc quốc tế như Quy tắc Hague, Quy tắc Hague – Visby hay Quy tắc Hamburg Mặc dù đã tham gia vào quá trình đàm phán và soạn thảo Quy tắc Rotterdam, Việt Nam vẫn chưa ký kết tham gia quy tắc này.
Việt Nam cũng đã ban hành các văn bản pháp lý liên quan đến vận tải biển như:
Bộ luật này quy định chi tiết về hoạt động hàng hải, bao gồm các vấn đề liên quan đến tàu biển, cảng biển, luồng hàng hải, vận tải biển, an toàn và an ninh hàng hải, cũng như phòng ngừa ô nhiễm môi trường Nó cũng đề cập đến các hoạt động sử dụng tàu biển cho mục đích kinh tế, văn hóa, xã hội, thể thao, công vụ và nghiên cứu khoa học Đặc biệt, Bộ luật nhấn mạnh nguyên tắc ưu tiên áp dụng các quy định của mình trong lĩnh vực hàng hải.
Trong trường hợp có sự khác biệt giữa quy định của Bộ luật Hàng hải Việt Nam và các luật khác liên quan đến hoạt động hàng hải, quy định của Bộ luật Hàng hải sẽ được ưu tiên áp dụng (Bộ luật Hàng Hải Việt Nam, 2005, Điều 2)
Bộ luật Thương mại Việt Nam quy định phạm vi hoạt động thương mại trên lãnh thổ nhằm mục đích sinh lời, nhấn mạnh các nguyên tắc cơ bản như bình đẳng, tự do và tự nguyện trong các giao dịch thương mại.
❖ Lu ậ t Thu ế Xu ấ t nh ậ p kh ẩ u
Quy định căn cứ tính thuế xuất khẩu, thếu nhập khẩu đối với hàng hóa, được ban hành vào ngày 14/06/2005
❖ Quy ết định 1951/QĐ – BTC
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨ U
Phương pháp thu thậ p s ố li ệ u
Phương pháp nghiên cứu này dựa trên thông tin từ cả nguồn sơ cấp và thứ cấp Nguồn sơ cấp bao gồm tài liệu do tác giả tự thu thập và ghi chép trong quá trình nghiên cứu Ngoài ra, còn có số liệu và báo cáo thường niên được cung cấp từ các phòng ban của Công ty Cổ phần Giao nhận và Tiếp vận Quốc tế.
Interlogistics chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh
Các nguồn thông tin thứ cấp trong lĩnh vực logistics và ngoại thương quốc tế bao gồm nghiên cứu, báo cáo khoa học, bài báo, tạp chí và sách tham khảo Tác giả cũng thu thập số liệu về hoạt động xuất nhập khẩu hàng năm từ các cơ quan Chính phủ như Chi cục thống kê, Tổng cục thống kê và Hải quan Việt Nam.
Phương pháp thu thập số liệu đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng luận điểm và phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam Bên cạnh đó, nó cũng giúp đánh giá tình hình kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải tại đơn vị thực tập Qua đó, tác giả có thể làm rõ các vấn đề cần nghiên cứu trong bài viết này.
Phương pháp phân tích, so sánh
Dựa trên các thông tin đã thu thập và định hướng đề tài ban đầu, tác giả áp dụng những phương pháp nghiên cứu sau đây để tiến hành khảo sát về đề tài.
1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: xem xét những ý chính, thông tin chính trong các tài liệu thu thấp được
2 Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích từ những ý chính đã sàng lọc để thấy được các hiện tượng kinh tế, đặc biệt là lĩnh vực xuất nhập khẩu; thực trạng hoạt động bán cước và cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Interlogistics chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh
3 Phương pháp so sánh, thống kê: Bên cạnh đó, tác giảcũng sử dụng phương pháp so sánh, thống kê các số liệu đểđánh giá kết quả, xác định vịtrí và các xu hướng biến động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu trong giai đoạn từ năm 2014 – 2016 Từ đó có thể suy ra các xu hướng trong tương lai, cũng như các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam nói chung, cũng như tại Công ty Interlogistics nói riêng Phương pháp so sánh được sử dụng trong bài nghiên cứu này chủ yếu là phương pháp so sánh trực tiếp trị số của chỉ tiêu phân tích giữa hai hoặc ba kỳ khác nhau (so sánh giản đơn) Nội dung so sánh được sử dụng trong bài nghiên cứu này bao gồm:
So sánh số liệu thực hiện tại kỳ báo cáo với số liệu của cùng kỳ năm trước hoặc các năm trước giúp chúng ta nhận diện rõ ràng sự tăng giảm của các chỉ tiêu đã đề ra.
So sánh số liệu thực hiện tại kỳ báo cáo với chỉ tiêu đề ra từ đầu năm giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận của Công ty Interlogistics Việc này không chỉ phản ánh mức độ hoàn thành các mục tiêu đã xác định mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về sự phát triển và tiềm năng của công ty trong ngành.
KẾ T QU Ả NGHIÊN C Ứ U
Gi ớ i thi ệ u chung v ề Công ty C ổ ph ầ n Giao nh ậ n và Ti ế p v ậ n Qu ố c t ế Interlogistics
4.1.1 L ị ch s ử hình thành và phát tri ể n
Công ty Cổ phần Giao Nhận và Tiếp Vận Quốc Tế Interlogistics, trước đây là một thành viên của Interlink Group, chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần và tiếp vận quốc tế.
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam phát triển mạnh mẽ và gia tăng hội nhập quốc tế, nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu và nội địa ngày càng cao Để đáp ứng xu thế này, Công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế được thành lập vào năm 2005, tách ra từ Interlink Group Công ty hoạt động với 100% vốn trong nước, độc lập trong các hoạt động kinh doanh, tài chính và tổ chức nhân sự, từ đó đóng góp tích cực vào sự phát triển của ngành giao nhận tại Việt Nam.
Interlogistics đã trở thành một thương hiệu mạnh và được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng trong và ngoài nuớc
Căn cứ pháp lý của Công ty Cổ Phần Giao Nhận và Tiếp Vận Quốc Tế Interlogistics:
• Tên doanh nghiệp trong nuớc: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ TIẾP
• Tên giao dịch quốc tế: INTERNATIONAL LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY
• Tên viết tắt: INTER LOGISTICS JSC
• Trụ sở chính: Tầng 5 Tòa nhà Cảng Sài Gòn, số 03 duờng Nguyễn Tất Thành, phuờng 12, quận 04, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: info@interlogistics.com.vn
• Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần Quá trình phát triển của Interlogistics bao gồm các cột mốc quan trọng sau đây:
• Năm 2005: Thành lập Công ty Cổ phần Giao nhận và Tiếp vận Quốc tế Interlogistics, đạt chứng nhận ISO 9001:2000 của TUV
• Năm 2006: Đạt giải thưởng danh hiệu mạnh Việt Nam
• Năm 2007: Trởthành đại lý của PCI (Pacific Concord INTL)
Năm 2008, chúng tôi đã được công nhận là Đại lý hải quan chính thức của Hải Quan thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời trở thành thành viên chính thức của Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFFAS) và Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế FIATA.
• Năm 2011: Trởthành đối tác của AWS ở Việt Nam
• Năm 2012: Thành lập chi nhánh ở Hà Nội
• Năm 2013: Khai trương Hub ở Hà Nội
• Năm 2014: Khai trương Depot Nhơn Trạch
• Năm 2016: Thành lập chi nhánh ở Hải Phòng Công ty Cổ Phần Giao Nhận và Tiếp Vận Quốc Tế Interlogistics hoạt dộng trong các lĩnh vực sau:
• Vận chuyển và giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không và duờng biển (hàng lẻ và hàng nguyên container);
• Giao nhận hàng nghệ thuật;
• Kinh doanh vận tải đa phương thức;
• Xếp dỡ, bảo quản, lưu kho và đóng gói hàng hóa
Công ty không chỉ chuyên về vận chuyển và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển, mà còn mở rộng sang lĩnh vực vận chuyển hàng không, tổ chức gom hàng và lưu kho hàng hóa Với mạng lưới đại lý rộng khắp, công ty cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong và ngoài nước.
4.1.2 Ch ức nă ng và nhi ệ m v ụ c ủ a công ty
Công ty Cổ Phần Giao Nhận và Tiếp Vận Quốc Tế Interlogistics, thành lập từ năm 2005, là một doanh nghiệp 100% vốn trong nước và hoạt động độc lập theo giấy phép đăng ký theo luật doanh nghiệp Việt Nam Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận và tiếp vận quốc tế với các chức năng và nhiệm vụ chính được xác định rõ ràng.
Công ty Interlogistics chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận, bốc dỡ hàng hóa, môi giới vận tải, và làm thủ tục hải quan, cùng với các dịch vụ liên quan đến ngành vận tải Chúng tôi cam kết tự tạo nguồn vốn kinh doanh, đảm bảo trang thiết bị hiện đại và mở rộng hoạt động, đồng thời thực hiện nghĩa vụ tài chính với ngân sách nhà nước Công ty cũng đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và cơ quan quản lý để hoạt động hiệu quả Với vai trò đại diện cho người gửi và nhận hàng, Interlogistics sẽ quản lý toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa đến tay người nhận cuối cùng.
❖ Nhi ệ m v ụ Để có thể đứng vững được trong một môi trường đầy sức ép cạnh tranh, công ty đã đưa ra những nhiệm vụcơ bản trước mắt như sau:
Đăng ký kinh doanh và hoạt động trong đúng ngành nghề đã được cấp phép là rất quan trọng Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật liên quan đến quản lý doanh nghiệp, thuế, tài chính, và lao động – tiền lương để đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả.
• Xây dựng và tổ chức kế hoạch kinh doanh nhằm đi đúng mục đích và nội dung hoạt động của công ty
• Phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và các Công ty trong ngành nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh
• Quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả
• Mở rộng thịtrường trong và ngoài nước, mở rộng quy mô kinh doanh, tích cực thâm nhập thịtrường mới tiềm năng.
• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tạo và giữ các mối quan hệ kinh doanh lâu dài, nhằm tạo tiền đề để đưa công ty phát triển đi lên
Công ty cam kết chịu trách nhiệm trước Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và khách hàng về chất lượng dịch vụ trong các hoạt động giao nhận mà công ty đang cung cấp hiện nay.
Công ty phải thực hiện báo cáo thống kê và báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước, đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác của các báo cáo này Ngoài ra, công ty cũng cần công khai báo cáo tài chính hàng năm và các thông tin liên quan để cung cấp cái nhìn đúng đắn và khách quan về hoạt động của mình.
• Thực hiện đầy đủ các cam kết hợp đồng ngoại thương và các hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động của công ty
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài chính, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý vốn, quản lý ngoại hối, tài sản, kế toán và hạch toán theo các chế độ do Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam quy định.
Quản lý cán bộ công nhân viên theo chính sách Nhà nước, đảm bảo thực hiện chế độ lương, thưởng và cam kết sử dụng lao động đúng theo bộ luật lao động hiện hành Đồng thời, chú trọng công tác bảo hộ an toàn lao động cho người lao động tại công ty.
Chúng tôi thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên Bên cạnh đó, chúng tôi cũng hỗ trợ chi phí phụ cấp và chăm sóc đời sống vật chất lẫn tinh thần cho đội ngũ nhân viên.
• Thực hiện nộp thuế đầy đủ theo quy định của Nhà nước đối với loại hình kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty
Công ty Cổ phần Giao nhận và Tiếp vận Quốc tế Interlogistics hiện có 09 phòng ban, bao gồm phòng kinh doanh xuất, phòng kinh doanh nhập, phòng Marketing tổng hợp, phòng vận tải quốc tế (chuyên trách chứng từ), phòng hiện trường, phòng kế toán, phòng dự án, và phòng Co.
Công ty có bộ phận kho bãi riêng đặt tại quận 7 và hoạt động theo mô hình quản lý trực tiếp, trong đó cấp trên lãnh đạo trực tiếp cấp dưới Ngoài ra, công ty còn có đội ngũ Loader và phòng phát triển kinh doanh để hỗ trợ hoạt động hiệu quả.
Hình 4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Interlogistics do Phòng nhân sự cung cấp
Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty Interlogistics
Nguyên tắc quản lý của Công ty Cổ phần Giao nhận và Tiếp vận Quốc tế Interlogistics tập trung vào việc điều hành nhân sự hiệu quả, với đội ngũ quản lý chuyên môn cao và nhân sự trẻ, nhằm tối ưu hóa tác phong chuyên nghiệp trong cung cấp dịch vụ Phong cách lãnh đạo của công ty gắn liền với môi trường văn hóa lành mạnh, tạo điều kiện cho cơ cấu Đại hội đồng cổ đông hoạt động hiệu quả.
Phó giám đốc Công ty Phó giám đốc Công ty
Phòng kinh doanh nhập (SCM) Phòng Marketing tổng hợp
Phòng phát triển kinh doanh
Phòng Kế toán – Tài chính
Phòng Vận tải Liên Minh
Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Interlogistics chi nhánh thành ph ố H ồ Chí Minh t ừ năm 2014 đế n nay
b ằng đườ ng bi ể n c ủ a Công ty Interlogistics chi nhánh thành ph ố H ồ Chí Minh t ừ năm 2014 đế n nay
Hiện nay, các công ty giao nhận vận tải, đặc biệt là Công ty Interlogistics, đang tập trung vào nhóm khách hàng đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) do họ có nguồn hàng xuất khẩu ổn định và sản lượng lớn Tuy nhiên, việc tiếp cận nhóm khách hàng này gặp nhiều khó khăn, chủ yếu vì họ thường sử dụng dịch vụ logistics của các công ty trong nước và ít khi thay đổi nhà cung cấp Thêm vào đó, một số công ty FDI đặt ra tiêu chuẩn hàng hóa xuất khẩu rất cao, khiến họ không an tâm khi sử dụng dịch vụ của các công ty Việt Nam Nhằm giải quyết vấn đề này, Ban Lãnh đạo Công ty đã triển khai các phương án tiếp cận, bao gồm tập trung nguồn lực và xây dựng các dự án mới Kết quả là vào năm 2016, Công ty Interlogistics đã ký kết thành công với hai công ty thuộc Nidec Group, Nidec Sankyo và Nidec Tosok, đánh dấu một thành công đáng tự hào và là động lực để công ty tiếp tục thu hút thêm các công ty FDI trong tương lai.
Interlogistics đang cung cấp dịch vụ vận tải cho các doanh nghiệp trong nước, bao gồm cả công ty trong và ngoài khu chế xuất – khu công nghiệp Việc tiếp cận các công ty trong khu chế xuất gặp khó khăn do các nhà vận tải lớn đã xây dựng niềm tin từ sớm, khiến khách hàng không muốn thay đổi dịch vụ Chẳng hạn, tại khu công nghiệp Amata, nhiều công ty xuất khẩu đang sử dụng dịch vụ của Yusen, Đông Á, Rocket và Dragon Logistics với giá cước thấp Hơn nữa, các công ty gia công thường do công ty mẹ quyết định về việc vận chuyển nguyên vật liệu và thành phẩm, dẫn đến việc họ không cần thuê dịch vụ bên ngoài Ngược lại, các khách hàng ngoài khu công nghiệp có cơ sở rải rác, tạo cơ hội cho các công ty vận tải nếu họ nắm bắt thông tin và thuyết phục hiệu quả Tuy nhiên, khối lượng hàng hóa xuất khẩu của các công ty này thường thấp hơn so với các doanh nghiệp trong khu công nghiệp, tạo ra những thách thức và cơ hội riêng cho từng nhóm khách hàng.
Interlogistics hiện đang phục vụ một bộ phận khách hàng là các tổ chức tôn giáo như nhà chùa và nhà thờ Công giáo, chủ yếu xuất đi các sản phẩm tín ngưỡng như sách kinh và tượng Phật đến các nước lân cận Tuy nhiên, do khách hàng này không thường xuyên sử dụng dịch vụ vận tải, doanh thu từ nhóm này chỉ chiếm khoảng 5% tổng doanh thu hằng năm Với quy mô tăng trưởng cao và định hướng tập trung vào nhóm khách hàng FDI, Interlogistics có thể sẽ giảm dần lượng khách hàng tôn giáo hoặc giới thiệu họ cho các công ty giao nhận khác để hưởng hoa hồng.
Hai biểu đồdưới đây sẽ thể hiện rõ đến sốlượng và doanh thu của từng nhóm khách hàng từnăm 2014 đến năm 2016.
Hình 4.4 Biểu đồ sốlượng khách hàng sử dụng vụ giao nhận xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Interlogistics qua các năm 2014 – 2016
Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất – Công ty Interlogistics
Hình 4.5 Biểu đồ doanh thu từ các nhóm khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận xuất khẩu đường biển của Công ty Interlogistics giai đoạn từnăm 2014 – 2016
Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất – Công ty Interlogistics
Khu công nghiệp - khu chế xuất Ngoài khu công nghiệp Cá nhân
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Đơ n vị : VNĐ
Khu công nghiệp - khu chế xuất Ngoài khu công nghiệp Cá nhân
Mặc dù nhóm khách hàng khu công nghiệp – khu chế xuất có số lượng ít hơn so với hai nhóm còn lại, nhưng doanh thu của họ lại chiếm tỉ trọng cao Cụ thể, trong năm 2014, số lượng khách hàng khu công nghiệp chỉ bằng một nửa so với khách hàng bên ngoài (25.88% so với 50.88%), nhưng doanh thu chênh lệch chỉ 3% Sau đó, nhờ vào chính sách tập trung vào các doanh nghiệp FDI trong khu công nghiệp, doanh thu và số lượng khách hàng của nhóm này đã tăng vượt bậc Trong khi đó, hai nhóm khách hàng còn lại không giảm sút doanh thu qua các năm, nhưng mức tăng không đáng kể khiến tỉ trọng của họ có xu hướng giảm.
Công ty đã quyết định cắt giảm sự tập trung vào các nhóm khách hàng ngoài khu công nghiệp và doanh nghiệp tư nhân, không chỉ vì lợi nhuận thấp mà còn để duy trì hiệu quả công việc tốt nhất Trong những năm gần đây, công ty luôn gặp tình trạng thiếu hụt nhân sự ở tất cả các phòng ban, và với tốc độ phát triển hiện tại, việc phân bổ nguồn lực con người để giải quyết mọi vấn đề phát sinh là rất khó khăn.
Ban Giám Đốc đã đề xuất một số phương án nhằm giảm bớt sự tập trung vào khai thác các nhóm khách hàng có lợi nhuận thấp, nhằm duy trì sự ổn định cho bộ máy tổ chức.
Theo hình 4.4, số lượng khách hàng mục tiêu của công ty đang tăng trưởng hàng năm, cho thấy kết quả khả quan Tuy nhiên, vẫn còn nhiều khách hàng tiềm năng chưa được khai thác hiệu quả bởi các nhân viên kinh doanh thiếu kinh nghiệm Việc này không chỉ lãng phí thời gian mà còn có thể dẫn đến việc mất cơ hội vào tay đối thủ cạnh tranh.
4.2.2 Cơ cấ u th ị trườ ng xu ấ t kh ẩ u
Trong những năm gần đây, công ty Interlogistics đã tích cực tìm kiếm các đối tác đại lý giao nhận tại các quốc gia để mở rộng dịch vụ Hiện nay, công ty đã tổ chức hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa trên toàn cầu, đặc biệt là tại thị trường châu Á Với xu hướng khách hàng ngày càng xuất khẩu sản phẩm sang châu Á, khả năng cung ứng dịch vụ vận chuyển của Interlogistics đang được cải thiện, giúp công ty chiếm được lòng tin của khách hàng Tỉ trọng hàng hóa xuất khẩu sang các thị trường trong năm 2016 sẽ được thể hiện qua bảng 4.8 dưới đây.
Bảng 4.8 Doanh thu và cơ cấu tỷ trọng các thịtrường xuất khẩu từnăm 2014 đến năm 2016
Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất
Châu Á luôn là thị trường mang lại doanh thu lớn cho công ty, với tỷ trọng cao qua các năm, đặc biệt năm 2016 chiếm một nửa doanh thu Thị trường châu Âu đã có sự chuyển biến tích cực trong năm 2015 và 2016, với doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng hóa tăng 7,886,702,283 đồng so với năm 2014, nhờ vào các đối tác FDI như Acrowel và Unired Ngược lại, doanh thu từ thị trường Châu Mỹ tăng không đáng kể và có dấu hiệu chững lại, do giá dịch vụ vận tải cao và ít đối tác đại lý trong khu vực Chỉ những khách hàng lâu năm, như công ty Dak Nguyên Hồng, mới sử dụng dịch vụ của Interlogistics Các thị trường khác như Úc, New Zealand và châu Phi có doanh thu thấp nhưng vẫn tăng trưởng đều qua các năm.
4.2.3 Cơ cấ u m ặ t hàng giao nh ậ n xu ấ t kh ẩ u Ở mảng dịch vụ giao nhận vận tải bẳng đường biển, Interlogistics hầu như chỉ cung cấp hai loại hình là FCL và LCL
Bảng 4.9 Doanh thu theo loại hình giao nhận vận tải đường biển của Công ty Interlogistics trong giai đoạn từ năm 2014 – 2016
Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất
Từ năm 2014 đến 2016, tổng doanh thu của hai loại hình giao nhận hàng hóa LCL và FCL đã tăng trưởng đáng kể, giữ vững tỉ trọng lớn nhất trong các dịch vụ của Interlogistics Dữ liệu cho thấy sự chuyển dịch nhỏ giữa hai loại hình này trong ba năm qua; cụ thể, LCL ban đầu thấp hơn FCL vào năm 2014 nhưng đã vượt trội hơn trong năm 2015 và 2016 Nguyên nhân chủ yếu là do Interlogistics chưa có hệ thống đại lý mạnh và giá thành cao trước đó Dự án TBS Tân Vạn, được triển khai từ năm 2015, đã giúp cắt giảm chi phí và thời gian vận chuyển cho hàng lẻ, đồng thời Ban Giám Đốc cũng đã điều chỉnh chiến lược để tập trung vào dịch vụ xuất hàng lẻ, mang lại lợi nhuận cao hơn so với FCL Do đó, trước năm 2014, LCL chưa thực sự vượt trội hơn FCL.
Mặc dù sự chênh lệch doanh thu giữa hai loại hình LCL và FCL chưa lớn, nhưng dự án TBS Tân Vạn vẫn chưa hoạt động hiệu quả Khách hàng quen thuộc với quy trình xuất hàng từ cơ sở của họ đến Cát Lái nên họ lo ngại khi phải thay đổi hành trình Hơn nữa, hầu hết những người tiếp xúc với Interlogistics không có quyền quyết định về việc thay đổi phương thức xuất hàng, chỉ một số khách hàng lâu năm mới sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi Nếu trong tương lai có thể thuyết phục thêm nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ tại TBS Tân Vạn, doanh thu giữa LCL và FCL có thể sẽ có sự chênh lệch đáng kể.
4.2.4 Cơ cấ u m ặ t hàng giao nh ậ n xu ấ t kh ẩ u
Trong những năm gần đây, công ty Interlogistics đã cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cho nhiều loại mặt hàng Biểu đồ dưới đây (Hình 4.6) sẽ minh họa tỷ trọng doanh thu của các mặt hàng chính mà công ty đã vận chuyển trong năm 2016.
Hình 4.6 Biểu đồ thể hiện cơ cấu tỷ trọng các mặt hàng trong giao nhận xuất khẩu bằng đường biển năm 2016
Trong năm 2016, sản phẩm điện tử đã dẫn đầu danh sách các mặt hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhờ vào sự gia tăng khách hàng FDI như Nidec Group, chuyên sản xuất các sản phẩm này.
Suncall Technology Vietnam đang gặp nhiều khó khăn trong khâu vận chuyển hàng hóa do thời gian hợp tác kinh doanh còn ngắn Khách hàng Nidec Sankyo không chấp nhận container bị móp méo hoặc trầy xước, nhưng tài xế thường không kiểm tra kỹ lưỡng, dẫn đến việc sử dụng container không đạt yêu cầu và gây ra nhiều khiển trách cho công ty Bên cạnh đó, cách thức xếp hàng hóa lên container cũng là một vấn đề, khi khách hàng không muốn kiện gỗ hàng chồng lên nhau hoặc bị cấn trong quá trình sắp xếp Do đó, mỗi khi có đơn hàng từ Nidec Sankyo hay Nidec Tosok, trưởng phòng xuất thường phải cử nhân viên xuống kho của khách hàng để đảm bảo quy trình vận chuyển được thực hiện đúng cách.
Thực phẩm Thủ công, mỹ nghệ Phụ tùng, máy móc Dệt, giày da
Nghi ệ p v ụ bán cướ c và cung c ấ p d ị ch v ụ xu ấ t kh ẩ u v ậ n chuy ể n hàng hóa b ằ ng
Trong mỗi phòng kinh doanh xuất và nhập, có hai bộ phận chính: nhóm nhân viên tìm kiếm khách hàng mới và nhóm chăm sóc khách hàng Nhóm tìm kiếm khách hàng chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng mới để giới thiệu dịch vụ và báo giá, nhằm thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của Interlogistics Khi khách hàng đồng ý, nhân viên sẽ thực hiện các nghiệp vụ bán cước và theo dõi tiến trình vận chuyển hàng hóa Sau khi mối quan hệ đã ổn định, hồ sơ khách hàng sẽ được chuyển giao cho bộ phận chăm sóc khách hàng, cho phép nhóm tìm kiếm tiếp tục công việc của họ Như vậy, nhóm tìm kiếm khách hàng mới đảm nhận toàn bộ quy trình kinh doanh, từ giới thiệu dịch vụ đến chăm sóc khách hàng, nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là sơ đồ cơ bản và mô tả chi tiết quy trình nghiệp vụ bán cước cùng với việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển; thông tin chi tiết hơn được trình bày trong phụ lục 1.
Hình 4.7 Sơ đồ nghiệp vụ tìm kiếm và thực hiện công việc giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Interlogistics
Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất
❖ Tìm thông tin khách hàng
• Thông qua các trang mạng thương mại
Nhờ vào sự phát triển của công nghệ Internet, việc tìm kiếm thông tin về các công ty xuất khẩu hàng hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết Nhân viên kinh doanh mới thường rà soát danh sách khách hàng tại các khu công nghiệp mà các đồng nghiệp trước đã khai thác, đồng thời cập nhật và thêm khách hàng mới nếu có Họ có thể tham khảo thông tin từ các trang web như thongtincongty.com, danhba24.com và yellowpages.vn để hỗ trợ công việc.
• Thông qua các hội nghị hội chợ triển lãm quốc tế
Tìm kiếm khách hàng, báo giá các tuyến vận chuyển, ký kết hợp đồng
Nhận yêu cầu, thông tin lô hàng
Gửi thông tin đến các phòng ban, sắp xếp kế hoạch vận chuyển
Hoàn tất các thủ tục hải quan, chứng từ liên quan
Bàn giao chứng từ, gửi công nợ
Vận chuyển hàng hóa từ kho của khách hàng ra cảng
Các hội chợ và khu triển lãm là nơi tập trung đông đảo doanh nghiệp và tổ chức nước ngoài tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa Interlogistics, với vai trò là nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, cử nhân viên đến giới thiệu dịch vụ và thu thập thông tin từ các doanh nghiệp tham gia Sau hội chợ, nhân viên sẽ liên lạc lại để khai thác thêm thông tin về hoạt động xuất nhập khẩu, nhằm tạo mối quan hệ và nhắc nhở doanh nghiệp về dịch vụ của Interlogistics Công ty thường tham gia ba hội chợ lớn là Lifestyle, Vifa và Expo, cùng với sự tham gia gần đây tại hội chợ Automechanika, thu hút các nhà kinh doanh trong lĩnh vực phụ tùng cơ giới.
Ngoài việc tìm kiếm thông tin trên Internet và tham gia các hội chợ triển lãm, Interlogistics còn có thể thu thập dữ liệu về các công ty xuất nhập khẩu hàng hóa qua hải quan và các cảng ICD Ví dụ, khi làm việc tại kho hàng lẻ ở cảng Cát Lái, nhân viên Interlogistics sẽ ghi lại tên các công ty từ nhãn hàng hóa (shipping mark) Sau đó, họ sẽ liên hệ với các công ty này để giới thiệu dịch vụ của Interlogistics.
❖ Khai thác thông tin c ầ n thi ế t t ừ khách hàng
Khi đã thu thập đủ thông tin về khách hàng, bao gồm tên công ty, địa chỉ và mặt hàng sản xuất, nhân viên sẽ tiến hành gọi điện thoại để giới thiệu dịch vụ của Interlogistics Trong quá trình này, họ sẽ khai thác thông tin liên quan đến hoạt động vận chuyển và xuất khẩu hàng hóa của khách hàng Những thông tin quan trọng cần được thu thập trong cuộc gọi này bao gồm các chi tiết về quy trình vận chuyển và nhu cầu xuất khẩu của khách hàng.
• Tên mặt hàng, cảng đi, cảng đến
Khi xuất khẩu hàng hóa nguyên container (FCL), các công ty thường lựa chọn container có thể tích 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC để chứa hàng hóa Trung bình, mỗi lô hàng có thể vận chuyển từ 1 đến 5 container, tùy thuộc vào loại hàng hóa và nhu cầu của khách hàng Thông thường, các công ty xuất khẩu có thể vận chuyển từ 5 đến 20 lô hàng mỗi tháng, với số lượng container dao động từ 10 đến 100 container.
• Nếu vận chuyển hàng lẻ(LCL) thì công ty thường xuất bao nhiêu m 3 cho mỗi lô hàng, một tháng có bao nhiêu lô
• Điều kiện xuất khẩu theo Incoterms 2010
Sau khi thu thập thông tin cần thiết, nhân viên kinh doanh sẽ ghi chép vào nhật ký giao dịch Tuy nhiên, khách hàng thường không cung cấp đầy đủ hoặc chính xác thông tin cho nhân viên Interlogistics Việc ghi chú lại thông tin giúp nhân viên kiểm chứng trong các cuộc gọi sau Đối với các công ty nước ngoài, đặc biệt là Nhật Bản, nhân viên gặp nhiều khó khăn hơn do sự cẩn trọng trong việc cung cấp thông tin và thường từ chối cho nhân viên Interlogistics nói chuyện với người phụ trách xuất khẩu Ngoài việc khai thác thông tin, nhân viên cũng sẽ đề nghị hẹn gặp người phụ trách xuất khẩu để hiểu rõ quy mô sản xuất, thu thập thông tin chính xác hơn và quan trọng nhất là xây dựng mối quan hệ với người phụ trách.
❖ G ử i báo giá cho khách hàng
Dựa trên thông tin từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ gửi yêu cầu báo giá đến phòng Vận tải cho hàng FCL và phòng Co-load cho hàng LCL Đối với dịch vụ hải quan và vận chuyển container, giá sẽ được trình bày với trưởng phòng Nếu khách hàng đã có giá từ các công ty khác, nhân viên có thể thảo luận với trưởng phòng để tìm giải pháp thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình Sau khi nhận được giá cước, nhân viên sẽ thông báo cho khách hàng qua email và điện thoại Việc báo giá cần được cập nhật liên tục, và nhân viên nên chủ động hỏi khách hàng về nhu cầu báo giá vào đầu hoặc giữa tháng Nếu giá cước được chấp thuận, nhân viên sẽ cùng trưởng phòng đến ký hợp đồng với khách hàng.
❖ Nh ậ n thông tin lô hàng, s ắ p x ế p k ế ho ạ ch v ậ n chuy ể n
Khi cần vận chuyển lô hàng ra nước ngoài, khách hàng nên thông báo cho nhân viên Interlogistics và cung cấp thông tin quan trọng về lô hàng, bao gồm các chi tiết cần thiết để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
1 Thông tin người gửi hàng (Shipper);
5 Tổng khối lượng hàng hóa (Gross weight), ETD;
6 Nếu đóng tại kho thì cần cung cấp địa chỉkho, ngày đóng, thời gian đóng, sốđiện thoại người liên hệ;
7 Nếu đóng trãi bãi thì cần biết cảng nào, thời gian hàng ra cảng, số điện thoại người liên hệ;
8 Các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có)
9 Invoice, packing list, hợp đồng xuất khẩu (nếu khách hàng có yêu cầu khai thuê hải quan, làm C/O, kiểm dịch thực vật, hun trùng)
Sau khi tiếp nhận các thông tin cần thiết, nhân viên kinh doanh liên hệ với phòng
Vận tải sẽ lấy lịch tàu và gửi cho khách hàng để họ lựa chọn Sau khi khách hàng chọn hãng tàu, hãng tàu sẽ gửi lại cho Interlogistics giấy xác nhận (booking confirmation) về chuyến đi Giấy xác nhận này sẽ được nhân viên kinh doanh chuyển tiếp cho khách hàng để thông báo chi tiết lịch trình, giúp họ chuẩn bị hàng hóa Cuối cùng, bộ phận Vận tải sẽ làm văn bản xin cấp container rỗng để đóng hàng.
Nhân viên kinh doanh cần thực hiện hai chứng từ quan trọng là S/I và VGM để gửi cho các bộ phận trong công ty và hãng tàu Đối với S/I, việc tính toán chi phí cụ thể và các yêu cầu đặc biệt trong Shipping sẽ dựa vào nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng, bao gồm thuê dịch vụ Hải quan, đặt cước tàu và vận chuyển hàng giao door.
Instruction đểcác phòng ban khác căn cứvào đó thực hiện lô hàng theo như chỉ dẫn trong tờ Shipping Instruction này
Ghi S/I là bước quan trọng giúp các phòng ban trong công ty thực hiện lô hàng một cách hiệu quả, đòi hỏi độ chính xác cao và yêu cầu cụ thể Khi khách hàng hoặc nhân viên kinh doanh có yêu cầu đặc biệt, cần ghi vào mục Special Inquiry để đảm bảo phối hợp tốt nhất, từ việc khách hàng tự ký tờ khai, kéo cont sớm, đến xuất hóa đơn từng lô và có hợp đồng đại lý Hải quan Điều này không chỉ mang lại sự hài lòng cho khách hàng mà còn tạo lợi ích cho công ty Đối với VGM, có hai cách thực hiện được nêu trong phụ lục.
1 Khách hàng sẽ cân khối lượng hàng hóa tại nhà máy và cộng thêm khối lượng container Cách này thông dụng và được nhiều doanh nghiệp chọn lựa nhất
2 Tài xếxe container sau khi đóng hàng xong sẽ chạy đến một trạm cân gần đó để cân trọng lượng hàng và container Phí cân này sẽ do khách hàng chịu và thanh toán vào lúc hoàn tất lô hàng
Tất cả chứng từ từ khách hàng và nhân viên kinh doanh sẽ được chuyển đến các phòng liên quan để tiến hành sắp xếp kế hoạch vận chuyển và thực hiện các chứng từ hàng hóa.